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Concevoir une liste qui en alimente une autre

par Jean-Philippe AMBROSINO (home page)


Date de publication : 30/12/2007 Dernire mise jour : 30/12/2007

Ce document a pour but de vous montrer comment concevoir une liste qui permet de rafrachir le contenu d'une autre liste en fonction de ce qui est slectionn dans la premire. Vous devez tre relativement l'aise avec Microsoft Access et connatre la conception de formulaires mais galement avoir des notions du langage Visual Basic for Application afin mettre en pratique cet exemple.

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1 - Avant propos.......................................................................................................................................................... 3 1-1 - Niveau............................................................................................................................................................3 1-2 - Contact...........................................................................................................................................................3 2 - Prsentation du projet............................................................................................................................................4 2-1 - Cration des tables....................................................................................................................................... 4 2-1-1 - Vue des tables en mode cration.........................................................................................................4 2-2 - Remplissage des tables................................................................................................................................ 6 2-2-1 - Vue des tables en mode feuille de donnes........................................................................................ 6 3 - Cration du formulaire......................................................................................................................................... 10 3-1 - Affectation des proprits aux contrles..................................................................................................... 11 3-1-1 - Proprits de la liste des catgories.................................................................................................. 11 3-1-2 - Proprits de la liste des mtiers.......................................................................................................14 3-1-3 - Disposition des contrles....................................................................................................................16 3-1-4 - Mise en place du code vnement.................................................................................................... 17 3-1-5 - Rdaction de l'vnement.................................................................................................................. 20 4 - Mise en excution................................................................................................................................................23 5 - Conclusion............................................................................................................................................................26 6 - Sujets corrlatifs...................................................................................................................................................27 7 - Remerciements.................................................................................................................................................... 28

-2Ce document est issu de http://www.developpez.com et reste la proprit exclusive de son auteur. La copie, modification et/ou distribution par quelque moyen que ce soit est soumise l'obtention pralable de l'autorisation de l'auteur.
http://argyronet.developpez.com/office/access/selectitemlistAB/

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1 - Avant propos
Ce document a pour but de vous montrer comment concevoir une liste qui permet de rafrachir le contenu d'une autre liste en fonction de ce qui est slectionn dans la premire. Vous devez tre relativement l'aise avec Microsoft Access et connatre la conception de formulaires mais galement avoir des notions du langage Visual Basic for Application afin mettre en pratique cet exemple.

1-1 - Niveau
Ce tutoriel s'adresse plus particulirement aux personnes qui dbutent sur la gestion des vnements avec Visual Basic sur Microsoft Access

1-2 - Contact
Pour tous renseignements complmentaires, veuillez me contacter directement (Argyronet) par MP.

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2 - Prsentation du projet
Ce petit projet sans prtention permet de comprendre comment mettre en oeuvre la possibilit d'obtenir les enregistrements correspondants une slection dans une liste. Bien entendu, la liste o est puise la valeur faire correspondre peut trs bien tre une zone de texte o tout autre contrle capable de retourner une valeur. Je prcise qu'aucun peaufinage n'est mis en application dans la conception de ce projet du fait que l'objectif se limite la comprhension du phnomne de pseudo-communication entre deux contrles Zone de liste droulante via une procdure VBA traduite par un vnement AfterUpdate() (Aprs MAJ). Pour mettre en oeuvre ce projet, j'ai pris une liste de catgories de mtiers et les mtiers correspondants. Pour crer ces listes, je me suis rendu sur le site de Wikipedia afin de remplir mes tables. Note: Ce tutoriel peut, dans son ensemble, tre mis en application pour toutes les versions d'Access. Toutefois, certaines mthodes seront inexistantes dans les versions antrieures la version 97.

2-1 - Cration des tables


Vous devez donc concevoir une table de catgories qui contient toutes les catgories possibles souhaites. Dans cette table il existe 2 champs : er - le 1 champ dfinissant l'identifiant de la catgorie reprsente par ce que l'on appelle une cl primaire ; Pour plus de commodit, nous appellerons ce champ IDCategorie. Le prfixe ID dfinit le fait que ce champ est l'identifiant de l'enregistrement. me - Le 2 champ Categorie, quant lui, dfinit le nom de la catgorie. En guise de proprits, vous affectez IDCategorie le type Numro auto afin que celui-ci soit un compteur et affectez Texte avec une longueur de 100 pour le champ Categorie. Vous enregistrez la table sous le nom TBLcategories. Vous devez ensuite crer la seconde table des Mtiers qui elle contient trois champs : er - le 1 champ champ dfinissant l'identifiant du mtier reprsent par le nom IDMetier ; En guise de proprit, vous lui affectez le type Numro auto afin que celui-ci soit un compteur. me - Le 2 champ Mtier qui reprsente le mtier ; me - Le 3 champ qui dfinit la catgorie laquelle le mtier appartient. Plus de commodit, vous nommez ce champ avec le mme nom que l'identifiant spcifi dans la table dont il dpend savoir IDCategorie. Par principe, ne mettez jamais d'accents dans les noms des champs. Vous enregistrez la table sous le nom TBLMetiers.

2-1-1 - Vue des tables en mode cration


Les deux tables en mode cration une fois les champs crs et les tables enregistres.

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2-2 - Remplissage des tables


Pour pouvoir tester le bon fonctionnement de ce projet, vous devez entrer des catgories de mtier ainsi que des mtiers qui leur correspondent. Libre vous de procder comme bon vous semble. Personnellement, j'ai utilis Excel comme phase intermdiaire du fait que j'ai puis les donnes depuis un site internet. Le principe consiste saisir d'abord toutes les catgories afin d'obtenir un numro de catgorie reprsentant l'identifiant de chacune d'elles. Ces numros s'incrmentent d'eux-mmes du fait qu'ils sont stocks dans un champ Numro Auto.

2-2-1 - Vue des tables en mode feuille de donnes


Les deux tables en mode feuille de donnes une fois les enregistrements saisis.

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Le numro de catgorie pour chaque mtier est issu de la table des catgories... Vous pouvez d'ailleurs faire en sorte que ce champ aille chercher directement la valeur du N de catgorie partir d'une liste droulante dans la table elle-mme.

A partir des proprits du champ IDCategorie de la table TBLMetiers, vous dfinissez les valeurs suivantes :

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Cette personnalisation n'est utile que si vous saisissez les mtiers un par un dans la table.

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3 - Cration du formulaire
Vous crez donc un nouveau formulaire vide en Mode cration o vous posez deux contrles Zone de liste modifiable (ComboBox).

Vous intitulez l'tiquette de chacune des listes respectivement avec les valeurs Catgories et Mtiers. Vous nommez chacune des listes respectivement avec les noms cmbCategories et cmbMetiers.

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Pour plus d'information sur la convention de nommage des objets, vous pouvez lire ce tutoriel.

3-1 - Affectation des proprits aux contrles


Les zones de liste modifiables doivent recevoir certaines proprits pour pouvoir aboutir au rsultat souhait. Bien que trs nombreuses, seules quelques-unes nous intressent pour ce projet dans le sens o il n'est pas voqu de faon exhaustive l'interfaage des contrles.

3-1-1 - Proprits de la liste des catgories


Pour la liste des Catgories, vous allez affecter les proprits suivantes :
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Nom = cmbCategories Contenu = (voir ci-aprs) Nombre de colonnes = 2 Largeurs colonnes = 0cm;10cm Largeur liste = 10cm

Explications : - 0cm pour la premire colonne puisque nous ne voulons pas voir l'identifiant de la catgorie (Numro Auto) ; - 10cm rservs au nom de la catgorie que nous voulons effectivement voir apparatre dans la liste droulante ; Nous choisissons 10cm mais cette largeur pourrait trs bien tre +/- grande ; cela dpend de la longueur du mot (ici, la catgorie est parfois dfinie par plusieurs mots). Lorsque vous prenez l'Assistant Cration Contrle et que vous lui demandez de vous aider dans la conception d'une zone de liste droulante sur telle table ou telle requte, il vous propose par dfaut de masquer la colonne numro 1 puisqu'il est sousentendu (normalisation oblige), que vous avez effectivement mis un identifiant UNIQUE pour reprsenter chacun des enregistrements de la table source. Bien entendu, cela est le cas si votre table possde au moins deux champs tels que vous les avez conus dans les tables de ce projet. Il en est de mme si vous construisez le contrle manuellement Ce sera alors vous d'ajuster en consquence... Vous la nommez cmbCategories et laissez sa proprit Activ (Enabled) Oui (True)

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La proprit Contenu (RowSource) est ici reprsente par une chane SQL que vous pouvez crire directement. Vous pouvez aussi affecter une requte existante ou la gnrer sur le pouce... Proprit Contenu (RowSource) de la liste des catgories
SELECT * FROM TBLCategories ORDER BY [Categorie];

Pour gnrer la chane SQL partir d'une requte, cliquez sur le petit bouton dot de trois petit points qui juxtapose la proprit Contenu.

3-1-2 - Proprits de la liste des mtiers


Pour la liste des Mtiers, vous allez affecter les proprits suivantes : Nom = cmbMetiers Contenu = Rien (Laissez vide) Nombre de colonnes = 3 Largeurs colonnes = 0cm;10cm;0cm Largeur liste = 10cm

Explications : - 0cm pour la premire colonne puisque nous ne voulons pas voir l'identifiant du mtier (Numro Auto), - 10cm rservs au mtier que nous voulons le voir effectivement apparatre dans la liste droulante, - Et nouveau 0cm parce nous ne voulons pas voir non plus la catgorie laquelle il appartient (Numrique). De faon identique et votre apprciation, vous affectez 10cm pour la largeur, celle-ci tout comme la prcdente pouvant tre +/- grande ; cela dpend de la longueur du mot (ici, le mtier est parfois dfini par plusieurs mots). Ce sera alors vous d'ajuster en consquence... Vous la nommez cmbMetiers et sa proprit Activ (Enabled) sera gale Non (False)

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3-1-3 - Disposition des contrles


Vous disposez vos deux contrles juxtaposs sur le formulaire avec la liste cmbCategories gauche, et l'autre liste droulante, cmbMetiers droite. Vous passez en Mode Formulaire pour pouvoir contrler le bon fonctionnement de la liste droulante des catgories :

=> lorsque vous cliquez dessus, vous devez obtenir la liste de toutes les catgories tries par ordre alphabtique. La liste droulante des mtiers est quant elle verrouille pour l'instant. Vous repassez alors en Mode Cration et effectuez un clic droit sur le contrle de liste droulante cmbCategories : => dans le menu contextuel qui apparat, vous choisissez "Crer code vnement".

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3-1-4 - Mise en place du code vnement


Pour mettre en place le code vnement, effectuez un clic droit sur le contrle de liste droulante des catgories...

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Cliquez alors sur le menu "Crer code vnement".


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Si vous n'avez pas l'habitude d'utiliser l'diteur Visual Basic ou bien si vous n'avez pas coch dans les options d'Access, la rubrique intitule "Toujours utiliser les procdures vnementielles"...

...une bote de dialogue de confirmation du choix de la rdaction de l'vnement apparat et propose travers 3 rubriques la possibilit de mettre en place l'vnement.

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Dans cette bote de dialogue intermdiaire, si elle apparat, vous slectionnez "Gnrateur de code". Ce choix va instantanment ouvrir l'diteur Visual Basic appel plus exactement Visual Basic Editor et abrg VBE. Dans l'diteur Visual Basic, une fentre blanche va vous proposer d'crire un bout de code correspondant l'vnement de votre choix. Ici, c'est l'vnement BeforeUpdate() (Avant mise jour) qui est propos... C'est le code vnement par dfaut chaque fois que vous fates ce genre d'opration mais dans ce projet, ce n'est pas cet vnement qui nous intresse puisque nous souhaitons pouvoir dclencher quelque chose aprs avoir choisi une catgorie dans la liste et non avant.
Private Sub cmbCategorie_BeforeUpdate(Cancel As Integer) End Sub

Pour plus d'informations sur les vnements des contrles et autres objets, veuillez vous rfrer l'aide en ligne en mettant en surbrillance l'vnement souhait et appuyez sur la touche F1. Rappelez-vous qu'un vnement est quelque chose qui se passe lorsque l'utilisateur effectue une certaine opration "avant", "pendant", "aprs", etc. sur tel ou tel contrle. L'vnement qui nous intresse est celui qui se nomme "Aprs MAJ" savoir AfterUpdate(). Dans la partie haute de la fentre blanche sur laquelle vous tes actuellement focalise, vous voyez apparatre 2 petites listes droulantes : => l'une porte le nom du contrle en cours savoir "cmbCategorie" => l'autre porte le nom de l'vnement en cours savoir "BeforeUpdate" Ces deux listes droulantes reprsentent respectivement pour l'une, la liste des contrles de votre formulaire et pour l'autre, la liste des vnements potentiellement affectables chacun de ces contrles. Il faut savoir qu'un contrle de type liste droulante ne possde pas les mmes vnements d'un contrle bouton de commande par exemple et pour autant, ils ont des vnements communs. Il vous appartiendra alors de choisir l'vnement le plus appropri lorsque tel ou tel contrle est utilis dans votre formulaire.

3-1-5 - Rdaction de l'vnement


Vous choisissez donc dans la liste de droite l'vnement AfterUpdate. Le code correspondant cet vnement prend place au-dessus du prcdent, chaque bloc de code tant par dfaut tri alphabtiquement...

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Vous pouvez si vous le souhaitez supprimer le bloc de code affairant l'vnement BeforeUpdate() car il ne sera pas utilis.
Private Sub cmbCategorie_AfterUpdate() End Sub

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Ensuite, dans la zone de cet vnement, vous pouvez saisir ce code :


Private Sub cmbCategories_AfterUpdate() Dim lngIDCat As Long Dim SQL As String '' Vrifie que l'on a cliqu sur une catgorie pour viter le NULL If Not IsNumeric(Me!cmbCategories) Then Exit Sub '' Affecte la valeur de IDCategorie la variable lngIDCat lngIDCat = Me!cmbCategories '' Construit la chane SQL avec la catgorie concerne SQL = "SELECT IDMetier, Metier, IDCategorie FROM TBLMetiers WHERE IDCategorie =" & lngIDCat & " ORDER BY Metier" '' Affecte la chane SQL la liste des mtiers cmbMetiers.RowSource = SQL '' Dverrouille la liste des mtiers cmbMetiers.Enabled = True '' Donne le focus la liste des mtiers cmbMetiers.SetFocus '' Droule la liste des mtiers cmbMetiers.Dropdown End Sub

Explications du droulement : Le code est comment pour une meilleure comprhension: en voici le dtail : Sur le principe, le code vrifie qu'une catgorie a t slectionne. Du fait qu'un contrle de type liste droulante retourne la valeur de la proprit Colonne lie que nous avons dfinit 1, lorsque vous slectionnerez une catgorie dans la liste de gauche, le numro reprsentant l'identifiant de l'enregistrement sera retourn. C'est cette valeur que nous stockons dans la variable de type Long lngIDCat. Une vrification de cette variable est effectue par la fonction IsNumeric() de manire contrler si elle est affecte avec un nombre sans quoi, la sortie de la procdure par l'intermdiaire de l'instruction Exit Sub est excute. La variable SQL de type String est affecte par une chane SQL qui reprsente la slection de tous les mtiers ayant pour IDCategorie la valeur de la variable qui, comme cela vient d'tre cit, reprsente la catgorie slectionne dans la liste... Par la suite, la proprit RowSource (Contenu) du contrle de liste des mtiers initialement vide se voit affecte par la valeur de cette chane SQL... Enfin, le code procde au dverrouillage du contrle via la proprit Enabled affecte True puis lui donne le focus. Le code termine son excution par la mthode Dropdownqui permet de drouler la liste des mtiers, disons, pour faire plus joli.

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4 - Mise en excution
Une fois cela termin, vous basculez de nouveau sur votre formulaire (Alt+Tab) ou bien vous quittez l'diteur Visual Basic depuis le menu Fichier.

Vous enregistrez de manire ne pas perdre votre travail et vous passez en Mode Formulaire une seconde fois. cet instant, lorsque vous cliquez sur la liste de gauche et que vous choisissez une catgorie,

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la liste droulante de droite se dverrouille et vous affiche les mtiers correspondant la catgorie slectionne.

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5 - Conclusion
Ce petit tutoriel tout simple permettra aux personnes dbutant avec la programmation des vnements dans Microsoft Access, de mettre en place cette routine fort pratique dans bien des cas. Je suis conscient qu'il existe bien d'autres faons de faire pour aboutir un rsultat identique, pour autant, j'apprcie celle-ci par sa simplicit de mise en oeuvre et j'ai souhait vous en faire profiter.

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6 - Sujets corrlatifs
Dans la FAQ du forum Access, vous pouvez trouver de nombreux sujets sur les zones de liste et zones de liste modifiables en cliquant ici. FRED.G vous propose par ailleurs la mthode (si souvent oublie qu'elle est souvent pose comme question) o vous apprenez rcuprer la valeur de la colonne d'une liste...

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7 - Remerciements
Je tiens remercier toutes celles et ceux qui ont particip la relecture de ce document en y incluant leurs remarques et en particulier : Lou Pitchoun, Starec et Heureux-oli (Pour sa judicieuse remarque sur l'ombre de la souris )

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