Manual Time Factura

Manual do Utilizador
O Time Factura um software de gesto, criado especialmente a pensar na sua empresa.
Time Factura
ndice Manual do Utilizador .......................................................................... 1 Time Factura ....................................................................................... 1 Instalar o Time Factura ...................................................................... 7
1. 2. 3. 4. 5. Requisitos mnimos .......................................................................................... 7 Instalao do Time Factura .............................................................................. 7 Invocar o Time Factura ..................................................................................... 7 Importao SAFT-PT ........................................................................................ 8 O sistema de ajuda ........................................................................................... 8
5.1 A ajuda geral..................................................................................................................8 5.2 O Agente .......................................................................................................................9 5.3 A ajuda interactiva .........................................................................................................9
Preparar o Time Factura .................................................................. 10

6. Administrao da aplicao ............................................................................ 10
6.1 Empresas .................................................................................................................... 10 6.2 Utilizadores .................................................................................................................. 11 6.3 Mdulos ....................................................................................................................... 11 6.4 Bases de dados ........................................................................................................... 12
7.
Mudar de utilizador ou empresa ..................................................................... 13

7.1 Login............................................................................................................................ 14
8. Impressora ........................................................................................................ 14
Configuraes .................................................................................. 15
9. Organizaes.................................................................................................. 15
9.1 Criar organizaes ....................................................................................................... 16 9.2 Editar organizaes ..................................................................................................... 17 9.3 Apagar organizaes ................................................................................................... 17
10. Cmbios .......................................................................................................... 17

10.1 Criar cmbios............................................................................................................. 18 10.2 Editar cmbios ........................................................................................................... 18 10.3 Apagar cmbios ......................................................................................................... 18
11. Condies de pagamento................................................................................ 19

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Ac logik, Lda _ Zona Industrial I _ 3060-197 Cantanhede _ http://www.aclogik.com
11.1 Criar condies de pagamento ................................................................................... 19 11.2 Editar condies de pagamento ................................................................................. 19 11.3 Apagar condies de pagamento ............................................................................... 20
12. Modos de expedio ....................................................................................... 20 13. Taxas de IVA ................................................................................................... 20 14. Unidades de Medida ....................................................................................... 21 15. Descontos ....................................................................................................... 21 16. Bancos ............................................................................................................ 22 17. Estrutura organizacional .................................................................................. 22
17.1 Criar uma seco ou um estabelecimento .................................................................. 22 17.2 Editar uma seco ou um estabelecimento ................................................................ 23 17.3 Apagar uma seco ou um estabelecimento .............................................................. 23
18. Tipos de funcionrios ...................................................................................... 23

18.1 Criar e apagar tipos de funcionrios ........................................................................... 24
19. Tipos de equipamentos ................................................................................... 24

19.1 Criar e apagar tipos de equipamentos ........................................................................ 24
20. Operaes ....................................................................................................... 25

20.1 Criar Operaes......................................................................................................... 25 20.2 Editar Operaes ....................................................................................................... 26 20.3 Apagar Operaes ..................................................................................................... 26
21. Armazns ........................................................................................................ 26

21.1 Criar armazns .......................................................................................................... 26 21.2 Editar armazns ......................................................................................................... 27 21.3 Apagar armazns....................................................................................................... 27
22. Classificao de produtos ............................................................................... 27

22.1 Criar uma classificao .............................................................................................. 28 22.2 Editar uma classificao............................................................................................. 29 22.3 Apagar uma classificao........................................................................................... 29
23. Produtos .......................................................................................................... 29

23.1 Criar produtos ............................................................................................................ 29 23.2 Editar produtos........................................................................................................... 30 23.3 Apagar produtos ........................................................................................................ 30
24. Existncias ...................................................................................................... 31

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24.1 Regularizao de existncias ..................................................................................... 31 24.2 Movimentos de existncias ........................................................................................ 31
O Time Factura e os documentos de facturao ......................... 33 Lanar documentos ligados s compras ...................................... 34
25. Encomendas ................................................................................................... 34
25.1 Criar uma encomenda ................................................................................................ 34 25.2 Editar uma encomenda .............................................................................................. 35 25.3 Apagar uma encomenda ............................................................................................ 36
26. Guias de remessa ........................................................................................... 36

26.1 Criar uma guia de remessa ........................................................................................ 36 26.2 Editar uma guia de remessa ....................................................................................... 37 26.3 Apagar uma guia de remessa..................................................................................... 37
27. Facturas .......................................................................................................... 38

27.1 Criar uma factura ....................................................................................................... 38 27.2 Editar uma factura...................................................................................................... 39
28. Vendas a dinheiro ........................................................................................... 40

28.1 Criar uma venda a dinheiro ........................................................................................ 40
29. Pagamentos .................................................................................................... 41

29.1 Criar um pagamento .................................................................................................. 42 29.2 Editar um pagamento ................................................................................................. 42 29.3 Apagar um pagamento ............................................................................................... 43
30. Recibos ........................................................................................................... 43

30.1 Editar um recibo ......................................................................................................... 44
31. Notas de Crdito ............................................................................................. 44

31.1 Criar uma nota de crdito ........................................................................................... 45 31.2 Editar uma nota de crdito ......................................................................................... 46
32. Notas de Dbito............................................................................................... 46

32.1 Criar uma nota de dbito ............................................................................................ 47
33. Anlise Grfica ................................................................................................ 48
Lanar documentos ligados s vendas ........................................ 49

34. Oramentos ..................................................................................................... 49
34.1 Criar um oramento ................................................................................................... 49
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34.2 Editar um oramento .................................................................................................. 51 34.3 Apagar um oramento................................................................................................ 51
35. Encomendas ................................................................................................... 51

35.1 Criar uma encomenda ................................................................................................ 52 35.2 Editar uma encomenda .............................................................................................. 53 35.3 Apagar uma encomenda ............................................................................................ 53
36. Guias de remessa ........................................................................................... 53

36.1 Criar uma guia de remessa ........................................................................................ 54 36.2 Editar uma guia de remessa ....................................................................................... 55 36.3 Apagar uma guia de remessa..................................................................................... 55
37. Guias de consignao ..................................................................................... 56

37.1 Criar uma guia de consignao .................................................................................. 56 37.2 Editar uma guia de consignao ................................................................................ 57 37.3 Apagar uma guia de consignao .............................................................................. 58
38. Guias de transporte ......................................................................................... 58

38.1 Criar uma guia de transporte ...................................................................................... 59 38.2 Editar uma guia de transporte .................................................................................... 59 38.3 Apagar uma guia de transporte .................................................................................. 60
39. Facturas .......................................................................................................... 60

39.1 Criar uma factura ....................................................................................................... 61
40. Vendas a dinheiro ........................................................................................... 62

40.1 Criar uma venda a dinheiro ........................................................................................ 62
41. Recibos ........................................................................................................... 63

41.1 Editar um recibo ......................................................................................................... 64
42. Notas de crdito .............................................................................................. 65

42.1 Criar uma nota de crdito ........................................................................................... 65 42.2 Editar uma nota de crdito ......................................................................................... 66
43. Notas de dbito ............................................................................................... 66

43.1 Criar uma nota de dbito ............................................................................................ 67
44. Anlise grfica ................................................................................................. 68
Alguns conceitos complementares ............................................... 69

45. O menu Principal .......................................................................................... 69 46. Importar documentos ...................................................................................... 69
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47. Utilizar o filtro................................................................................................... 71 48. Visualizar e imprimir relatrios ........................................................................ 71 49. Exportao para SAFT-PT .............................................................................. 72
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Instalar o Time Factura

Este captulo contm instrues rpidas e simples para instalar e comear a trabalhar com o Time Factura. Alm disso, tambm ir aprender a utilizar o seu sistema de ajuda.
1. Requisitos mnimos
Os requisitos necessrios para o funcionamento do Time Factura so: Computador pessoal; Processador Pentium 4 3.0GHz / Centrino 1.4GHz; Disco duro com 50 MB de espao livre para instalao completa; 512 MB de memria RAM (recomenda-se 1GB); Leitor CD-ROM; Rato ou dispositivo compatvel ( ); Sistema operativo Windows XP SP2 ou Vista, j instalado.
2. Instalao do Time Factura

Para alm da aplicao do Time Factura, no CD de instalao tambm se encontram includos dois programas: Microsoft Windows Installer 3.1 e Microsoft Visual C++2008 Redistributable Package. Consoante a configurao do seu computador, estes dois aplicativos suplementares podero ser instalados, ou no, aquando o processo de instalao do Time Factura. Repare que caso tenham que ser instalados o processo poder ser algo mais demorado. Para instalar o Time Factura, comece por ligar o seu computador, espere que este conclua o seu incio e insira o CD de instalao no leitor. A instalao iniciar-se- automaticamente, pelo que s ter que seguir as instrues da caixa de dilogo.
3. Invocar o Time Factura

Para invocar o Time Factura, dever em primeiro lugar estar a trabalhar no sistema operativo Iniciar, aps o que adequado e de seguida chamar a lista de programas atravs do boto possvel visualizar e aceder aos programas, onde bastar executar "Time Factura".
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4. Importao SAFT-PT
O Time Factura inclui um importador SAFT-PT que lhe permite fazer a transio do seu antigo software de facturao para este, desde que aquele tenha um exportador para SAFT-PT. Para importar os dados existentes no seu antigo software de facturao para o Time Factura, dever comear por efectuar uma exportao para SAFT-PT a partir do primeiro. Essa exportao faz com que seja criado automaticamente um ficheiro XML, o qual indispensvel realizao da importao. Uma vez esse ficheiro pronto, bastar-lhe- invocar o Time Factura (reporte-se ao captulo 3. Invocar o Time Factura), ir ao menu Janela e clicar no boto Uma caixa de dilogo aparece no ecr. Clique ento em procurar o ficheiro acima referido e carregue no boto Importador SAFT-PT. para poder .
O processo decorrer aps ter confirmado o seu desejo de realizar a importao. Note que, ao fazer a importao, todos os dados de facturao que j possa ter registado nas bases de dados do Time Factura sero apagados. Aconselha-se que reinicie o Time Factura uma vez a importao concluda.
5. O sistema de ajuda
A maioria dos utilizadores, independentemente do seu grau de conhecimentos em informtica, acaba sempre por necessitar de recorrer ao sistema de ajuda existente na aplicao.
5.1 A ajuda geral Este sistema de ajuda pode ser invocado seleccionando a opo Contedo do menu Ajuda ou quando carregar na tecla F1. possvel pesquisar a ajuda por trs mtodos diferentes: Efectuando uma procura com o auxlio de um ndice, que atravs de um sistema de ramificaes, ajuda a encontrar a informao pretendida; Atravs do ndice remissivo, que lhe permite seleccionar de entre todos os tpicos disponveis, aquele que melhor o poder esclarecer; Utilizando a opo procurar, que lhe mostra todos os tpicos de ajuda existentes acerca de um assunto por si indicado.
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5.2 O Agente Quando tiver uma questo sobre o Time Factura, poder perguntar ao Agente. Pode-se seleccionar de entre trs Agentes diferentes. Todos eles vo avisar o utilizador quando algum procedimento est incorrecto ou quando ocorrem erros, oferece conselhos e informaes diversas para uma melhor utilizao do programa. Para invocar o balo do Agente, v ao menu Ajuda e seleccione o cone Pesquisa, ou ento, clique sobre o Agente com a ajuda do rato. Atravs do balo do Agente pode configurar qual o agente a utilizar e ainda algumas caractersticas do seu comportamento, carregando no boto Opes. Alm disso, se clicar no boto Dicas, o Agente transmitir-lhe- alguns conselhos para que possa utilizar, de um modo mais eficaz, todas as potencialidades do Time Factura. Note que, caso no queira ver o Agente, pode escond-lo clicando sobre ele com o boto direito do rato.
5.3 A ajuda interactiva . Ao clicar nesse boto, ir chamar o Em todas as janelas pode encontrar um boto de ajuda Agente que ir apresentar-lhe a informao mais adequada consoante a situao. Este tipo de ajuda a de mais fcil utilizao, uma vez que pode ser activada dentro da janela em que reside o utilizador, no momento exacto em que surge a dvida. Desta forma, toda a informao disponibilizada pelo Agente corresponde unicamente janela onde se encontra o boto de ajuda em que o utilizador carregou.
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Preparar o Time Factura

Alguns parmetros ligados ao sistema de administrao da aplicao, tais como utilizadores, empresas, bases de dados, etc., so muito importantes para a futura utilizao deste software. Por este motivo, conveniente tentar obter um bom nvel de conhecimento destes parmetros, com vista a no desperdiar as capacidades da aplicao.
6. Administrao da aplicao
O Time Factura possui um sistema de administrao que lhe confere uma grande flexibilidade. Situado no topo do ecr, mais exactamente no canto esquerdo, encontra-se o cone Ficheiro que lhe vai permitir ter acesso ao menu Administrao. Este menu permitir-lhe- configurar todas as propriedades relacionadas com o(s) utilizador(es), empresa(s), relatrios e bases de dados. Os dados relacionados com a administrao da aplicao esto configurados logo aps a instalao do software, exceptuando os das empresas. No entanto, se for necessrio o utilizador Admin poder alterar ou criar empresas, utilizadores ou relatrios.
6.1 Empresas Na janela Administrao da Aplicao, dentro do separador Empresas, pode inserir, apagar ou editar as propriedades de uma empresa, clicando com boto direito do rato na empresa em questo. Caso seleccione Apagar, a empresa ser eliminada assim como todos os seus dados. O acesso aos mesmos ser impossvel e no haver qualquer hiptese de recuperao. Caso seleccione Inserir Empresa, aparecer no ecr uma caixa de dilogo que lhe permitir a introduo dos dados respectivos nova empresa. Se seleccionar Propriedades, a mesma caixa ir aparecer e permitir-lhe- alterar dados, mas somente se tiver o cursor posicionado sobre uma das empresas j existentes. Nessa caixa de dilogo, clicando no boto e escolhendo uma imagem (bitmap) com as dimenses apropriadas, possvel introduzir o logtipo da empresa. Os dados introduzidos podero servir para apresentao nalguns relatrios gerados pelo Time Factura.
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Se dentro do separador Empresas clicar com o boto direito do rato sobre uma empresa e seleccionar Utilizadores, poder definir os utilizadores que tm acesso aos dados da empresa.
6.2 Utilizadores Na Administrao da Aplicao, dentro do separador Utilizadores, ao clicar no boto direito do rato pode inserir, apagar ou editar as propriedades de um utilizador. Quando o Time Factura instalado pela primeira vez, apenas existe um utilizador: o Admin. Este nunca poder ser removido. Na caixa de dilogo Novo Utilizador, possvel introduzir ou modificar no s o nome e a descrio, mas tambm a password de cada utilizador. Apesar de o Admin ser o nico a poder criar novos utilizadores, estes tem a possibilidade de alterar as suas passwords. Quando estiver no separador Empresas, clicar sobre um dos utilizadores com o boto direito do rato e seleccionar Acessos, poder determinar quais as empresas e mdulos aos quais o utilizador tem acesso. Consoante o mdulo em questo, ser tambm possvel condicionar o acesso para editar, inserir ou apagar dados contidos naquele.
6.3 Mdulos Os mdulos so as partes constituintes da aplicao. Sendo assim, todas as janelas, caixas de dilogo e assistentes que sirvam para visualizar, introduzir ou alterar dados consideram-se como mdulos.
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Dentro do separador Mdulos encontram-se alguns relatrios que podem ser utilizados nos mdulos para impresso de dados.
Se pretender visualizar todos os mdulos da aplicao, basta seleccionar o separador Mdulos, presente na janela Administrao da Aplicao. Ao clicar com o boto direito do rato sobre um dos mdulos poder escolher uma das seguintes opes: Inserir relatrio: cria um relatrio que posteriormente necessita de ser construdo (a construo de relatrios exige alguns conhecimentos de bases de dados SQL); Importar relatrio: carrega um relatrio j criado para dentro da aplicao (os relatrios passveis de importao so ficheiros com a extenso .drl.); Colar relatrio: cria um relatrio igual a outro do qual se tenha efectuado cpia (apenas relatrios existentes no Time Factura podem ser copiados); Acesso ao mdulo: permite configurar os acessos de utilizadores a um determinado mdulo para alterar, inserir ou apagar. As configuraes relacionadas com os mdulos s podem ser efectuadas pelo Admin. Ao fazer um duplo clique sobre um dos relatrios apresentados do lado direito da janela Administrao da Aplicao, poder edit-lo.
6.4 Bases de dados Toda a informao usada pela aplicao encontra-se guardada em bases de dados. Estas, bem como os seus contedos, podem ser analisadas seleccionando o separador Bases de dados dentro da janela Administrao da Aplicao. Se seleccionar uma base de dados no separador, do lado direito da janela poder visualizar as tabelas que a constituem. Estas podem ser abertas atravs de um duplo clique, permitindo desse modo a alterao dos seus contedos (no recomendado alterar os dados existentes nas tabelas uma vez que isso poderia prejudicar o normal funcionamento da aplicao). Para configurar as propriedades de uma das bases de dados ou aceder aos utilitrios da mesma, dever clicar sobre ela com o boto direito do rato.
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Em caso de necessidade, o responsvel pela manuteno da aplicao poder, com o assistente apresentado na figura, realizar um conjunto de operaes tais como reparar, compactar ou fazer e restabelecer cpias de segurana. No topo da caixa de dilogo, est indicada a base de dados sobre a qual ir recair o processo escolhido, caso este seja iniciado. Este utilitrio pode tambm ser utilizado em bases de dados de outras aplicaes para reparar e compactar (isto s vlido para bases de dados Access da Microsoft). A caixa de dilogo Propriedades da Base de Dados, a qual invocada seleccionando a opo Propriedades depois de clicar com o boto direito do rato sobre uma das bases de dados, permite ver qual a base de dados atribuda aquando a instalao do Time Factura, ou eventualmente, escolher outra. Esta poder ou no encontrar-se na mesma directoria ou no mesmo computador. Caso escolha outra, recomendado reiniciar o Time Factura. Esta opo muito til, pois permite utilizar o Time Factura em mais do que um computador de uma mesma rede, tornando assim este software numa aplicao multiposto.
7. Mudar de utilizador ou empresa

Esta aplicao permite-lhe mudar de utilizador a qualquer momento, bastando para isso clicar no cone Ficheiro e seleccionar o menu Mudar de Utilizador. Ter ento de fazer um novo login e escolher um outro utilizador j existente. De forma anloga, poder mudar de empresa caso exista outra, seleccionando o menu Mudar de Empresa. Desta forma, possvel proceder a uma troca de utilizador ou empresa sem reiniciar a aplicao.
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7.1 Login A realizao de um login no mais do que a escolha de um utilizador e a introduo da password que lhe est associada. Caso o utilizador escolhido tenha acesso a mais do que uma empresa ento ser tambm necessrio optar por uma das empresas. Se entrar na aplicao como sendo o administrador Admin, poder aceder a todas as empresas criadas, a todos os mdulos, e ainda, ao sistema de administrao.
8. Impressora
Para configurar a impressora, basta clicar no submenu Configurar Impressora do menu Impressora, depois de ter seleccionado o cone Ficheiro.
No ecr, ir ento aparecer a caixa de dilogo do Windows que permite configurar a impressora com a qual pretende imprimir os relatrios que o Time Factura fornece.
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Configuraes
Com vista a facilitar a posterior utilizao deste software, deve proceder a algumas configuraes, ou seja, introduo de alguns dados bsicos e teis que permitam lanar os documentos mais rapidamente.
9. Organizaes
Atendendo ao facto da facturao ser o resultado da interaco entre vrias organizaes, o Time Factura dispe de uma janela cuja finalidade consiste na edio, insero ou eliminao de toda a informao relativa a essas mesmas organizaes. As organizaes a ter em conta so as seguintes: Clientes: devem estar includos todos aqueles que compram produtos empresa. Fornecedores: no s devem constar aqueles que fornecem empresa o material essencial para que ela possa funcionar e produzir os seus produtos, como tambm todos os que fornecem produtos acabados para comercializao. Vendedores: so todos aqueles que procuram angariar clientes, ajudando assim a empresa a atingir um determinado patamar de vendas. Outras: so todas as pessoas ou entidades que no se encaixem em nenhuma das categorias anteriores.
Todas estas organizaes podem ser introduzidas, modificadas ou apagadas na janela Organizaes, a qual deve ser invocada indo ao menu Configuraes e seleccionando o sub-menu Organizaes.
Ao seleccionar um dos quatro tipos de organizaes na rvore situada do lado esquerdo, poder visualizar, do lado direito dessa janela, as instituies j criadas.
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9.1 Criar organizaes Para criar uma nova organizao dever comear por escolher o seu tipo, seleccionando um de entre os quatro disponveis na rvore. Supondo que seleccionou Clientes, tem de clicar no cone Novo para que no ecr aparea uma caixa de dilogo que lhe permita introduzir os dados. Tem que inserir o nome e n de contribuinte do novo cliente, assim como outros dados que possam facilitar o contacto com o mesmo. Atendendo ao facto de alguns clientes poderem ser simultaneamente fornecedores e/ou vendedores, da rea Relao. possvel atribuir-lhes mais do que uma relao atravs do cone No canto superior direito, uma barra de ferramentas permite-lhe: - Recuar para a primeira organizao criada, neste caso para o primeiro cliente; - Recuar para a organizao anterior, - Avanar para a organizao seguinte; - Avanar para a ltima organizao criada; - Criar uma nova organizao; - Apagar a organizao que est a ser visualizada no momento. Na base da caixa de dilogo, encontram-se cinco separadores que permitem a introduo de diversa informao tal que: - A morada principal da organizao em questo; - As vrias moradas comerciais da mesma; - Os vrios contactos da organizao; - Anotaes adicionais que no estejam previstas na prpria caixa de dilogo; - Dados ligados facturao. Uma vez os campos da caixa de dilogo preenchidos, carregue no boto Confirmar para que os dados sejam registados.
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9.2 Editar organizaes Para editar uma organizao, ou seja para alterar os seus dados, necessrio seleccionar o tipo pretendido com o auxlio da rvore. Depois, seleccione a organizao pretendida do lado direito e clique no cone Editar.
No ecr ir aparecer a mesma caixa de dilogo que aquela utilizada aquando a criao da organizao, mas deste vez j com os campos preenchidos. Proceda s alteraes que entenda necessrias e clique no boto .
9.3 Apagar organizaes Antes de apagar uma qualquer organizao, certifique-se que esta no est a ser utilizada pelo Time Factura ou por qualquer outra aplicao Acronym. Para apagar uma organizao, deve seleccion-la e de seguida clicar no cone Apagar (o mtodo a seguir para seleccionar uma organizao idntico ao enunciado anteriormente em 9.2 Editar organizaes).
10. Cmbios
A janela que permite visualizar os cmbios registados na aplicao pode ser invocada indo ao menu Configuraes e seleccionando o cone Cmbios.
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Quando iniciar a aplicao pela primeira vez, verificar que o cmbio j se encontra predefinido para cada pas. No entanto, a partir dessa janela poder editar, criar ou apagar cmbios, sempre que necessitar.
10.1 Criar cmbios Para criar cmbios bastar-lhe- seleccionar o cone aberta. Na caixa de dilogo que se abriu, introduza o cdigo e a descrio da moeda, colocando de seguida o seu valor em relao moeda base. Utilizando o boto , poder ainda escolher uma imagem (bitmap) a associar ao cmbio que est a criar. No se esquea de clicar em Confirmar antes de sair. A barra de ferramentas situada do lado direito da caixa de dilogo permite navegar entre os cmbios criados, criar ou apagar um registo. Novo, depois de j ter a janela dos cmbios
10.2 Editar cmbios A edio de cmbios semelhante criao dos mesmos, devendo clicar-se no boto vez de Novo, depois de seleccionado o cmbio que se pretende alterar. Editar em
A caixa de dilogo Cmbios que aparece no ecr permitir-lhe- alterar a designao e valor do cmbio seleccionado. No se esquea de carregar no boto antes de sair.
10.3 Apagar cmbios Este processo deve ser feito com bastante cuidado, uma vez que poder afectar o correcto funcionamento da aplicao. Antes de apagar um cmbio, certifique-se que o mesmo no se encontre adjudicado a nenhuma organizao existente. Se apagar um cmbio, clicando no cone Apagar, no s apagar as ligaes do mesmo com as organizaes, como tambm a ligao deste cmbio com todas as facturas, guias de remessa, encomendas, etc.
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11. Condies de pagamento

Para visualizar as condies de pagamento registadas na aplicao, basta ir ao menu Configuraes e seleccionar o cone Na janela Condies Pagamento, poder ver os vrios modos de pagamento predefinidos e os prazos associados a cada um deles. Da mesma forma que aconteceu com os cmbios, apesar de algumas condies de pagamento j se encontrarem predefinidas, a partir desta janela poder editar, criar ou apagar condies de pagamento sempre que necessrio. Condies de Pagamento.
11.1 Criar condies de pagamento Para criar uma condio de pagamento, v ao menu Configuraes, seleccione o cone Condies de Pagamento e clique em Novo.
Uma caixa de dilogo intitulada Condies de Pagamento aparece no ecr. Dever ento introduzir um cdigo, uma descrio e o(s) prazo(s) associados condio de pagamento que pretende criar. Lembre-se que deve carregar em Confirmar para os dados ficarem registados.
11.2 Editar condies de pagamento Para editar uma condio de pagamento, parta do menu Configuraes, seleccione o cone Condies de Pagamento, clique em cima de uma das condies existentes na janela Condies Pagamento e carregue no cone Editar. Pode tambm
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optar por fazer simplesmente um duplo clique sobre a condio de pagamento a alterar. A mesma caixa de dilogo que aquela utilizada aquando a criao de uma condio de pagamento aparece no ecr, s que desta vez com os campos j preenchidos. Proceda s alteraes que entender necessrias e carregue no boto .
11.3 Apagar condies de pagamento Antes de apagar uma condio de pagamento, certifique que esta no se encontre adjudicada a nenhum cliente e/ou fornecedor. Pois ao eliminar uma condio que est interligada a uma organizao, poder estar a afectar o bom funcionamento da aplicao. Para apagar uma condio, deve seleccion-la e de seguida clicar no cone Apagar (o mtodo a seguir para seleccionar uma condio de pagamento idntico ao enunciado anteriormente em 11.2 Editar condies de pagamento).
12. Modos de expedio

A partir do menu Configuraes e seleccionando o cone Modos de Expedio, pode definir diversos modos de transporte. Na base da janela que apareceu no ecr, introduza um cdigo seguido de uma descrio e clique no boto situado do lado direito para que seja registado o novo modo de expedio. Quando acabar de criar os modos de expedio clique em .
13. Taxas de IVA

Seleccionando o menu Configuraes e clicando no cone Taxas de IVA, uma janela intitulada Taxas de IVA abrir-se-. Poder ento verificar que as taxas em vigor j se encontram predefinidas. No entanto, ser-lhe- possvel criar novas taxas sempre que tal seja necessrio. Para introduzir uma taxa nova, insira a
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descrio e valor da mesma. Com a ajuda dos botes espao fiscal a que respeita e carregue no boto . Quando terminar saia, clicando no boto .
, indique qual o seu tipo assim como o
14. Unidades de Medida

Mais uma vez, poder verificar logo na primeira utilizao da aplicao que j se encontram definidas uma srie de unidades de medida, estas sendo as mais conhecidas e utilizadas. Colocando um cdigo e uma descrio na janela Unidades de Medida, a qual invocada a partir do menu Configuraes e clicando no cone Unidades de Medida, poder criar uma nova unidade de medida. Lembre-se que necessrio carregar no boto registo seja efectuado. para que o
15. Descontos
Quer seja nos documentos relacionados com clientes, quer seja com aqueles ligados a fornecedores, comum o uso de descontos. Ao seleccionar o menu Configuraes e clicando no cone Descontos, ir aparecer no ecr uma janela que permite a criao de descontos a atribuir a cada produto e/ou ao documento. Na base da janela, coloque uma descrio, o valor dos descontos e carregue do lado direito no boto . Aquando a criao de um desconto, tem a possibilidade de associar trs valores uma s descrio. Caso introduza os trs valores ento quando escolher esse tipo de desconto na elaborao de um documento, para alm do desconto por produto a aplicao ir ainda efectuar os trs descontos nesse documento. No campo superior, com a ajuda do boto , pode seleccionar o desconto por defeito que deseja atribuir aos produtos. Este ser o desconto aplicado por defeito a cada produto de um dado documento. Antes de sair, dever clicar em para que a aplicao o assuma como tal.
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16. Bancos
Esta aplicao permite-lhe a definio de vrios bancos, os quais sero usados aquando a elaborao dos recibos. Para registar um novo banco, basta ir ao menu
Configuraes, seleccionar o cone Bancos e introduzir um cdigo, uma descrio e eventuais observaes na linha situada na base da janela Bancos. No se esquea de carregar no boto antes de sair.
17. Estrutura organizacional

Esta aplicao permite-lhe definir uma estrutura organizacional. Para ter acesso a essa estrutura, v ao menu Produo e seleccione o cone Estrutura Organizacional. Uma janela intitulada Estrutura Organizacional, atravs da qual pode editar, criar ou apagar uma seco ou estabelecimento, aparece no ecr.
Do lado esquerdo dessa janela, poder visualizar todos os estabelecimentos, seces e subseces que j se encontram criados.
17.1 Criar uma seco ou um estabelecimento Para criar uma seco ou um estabelecimento a partir da janela Estrutura Organizacional, seleccione o cone Novo.
Uma caixa de dilogo surge. Na rea Seco Superior, escolha uma das seces disponveis. Caso opte por Nenhuma ento no estar a criar uma seco mas sim um estabelecimento. Se escolher um dos estabelecimentos, estar a criar uma seco enquanto que
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se seleccionar uma seco (isto, caso j tenha procedido sua criao) estar a criar uma subseco. Preenche os campos da rea Descrio e clique em antes de sair.
A barra de ferramentas situada do lado direito da caixa de dilogo permite navegar entre os estabelecimentos e seces criados, criar ou apagar um registo.
17.2 Editar uma seco ou um estabelecimento A partir da janela Estrutura Organizacional, seleccione a seco ou o estabelecimento que pretende alterar e clique no cone Editar, ou ento, faa um duplo clique sobre o mesmo.
No ecr poder visualizar a mesma caixa de dilogo que aquela utilizada aquando a criao de uma seco ou de um estabelecimento, mas desta vez com os campos j preenchidos. Altere a informao que entender necessrio e carregue no boto Confirmar para as modificaes ficarem registadas.
17.3 Apagar uma seco ou um estabelecimento Para apagar uma seco ou um estabelecimento, deve primeiro seleccion-lo do lado direito da janela Estrutura Organizacional e de seguida clicar no cone Apagar.
Ao apagar uma seco ou um estabelecimento, dever ter o cuidado de verificar se existem subseces que lhe esto atribudas de maneira a evitar um incorrecto funcionamento da aplicao e uma possvel perda de dados.
18. Tipos de funcionrios

Com vista a facilitar a determinao dos custeios de servios ou de operaes, esta aplicao permite definir os tipos de funcionrios e associar-lhes um custo por hora. Para poder visualizar os diversos tipos de funcionrios, v ao menu Produo e seleccione o cone Tipos de Funcionrios.
Na janela Tipos de Funcionrios, poder ver o cdigo associado a cada tipo de funcionrios, assim como a descrio, o custo por hora e a
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quantidade respectiva. A partir desta janela, pode criar e apagar novos tipos de funcionrios sempre que necessitar.
18.1 Criar e apagar tipos de funcionrios Para criar um novo tipo de funcionrios, abra a janela Tipos de Funcionrios seguindo o processo indicado anteriormente (veja na seco 18. Tipos de funcionrios). Introduza um cdigo, uma descrio, um custo por hora e a quantidade e carregue no boto de sair. antes
Caso necessite de apagar um tipo de funcionrios, certifique-se primeiro que este no se encontra associado a nenhum servio ou operao, pois isso poderia afectar o correcto funcionamento da aplicao. Para apagar um tipo de funcionrios, seleccione-o na janela Tipos de Funcionrios e carregue no boto Delete do seu teclado.
19. Tipos de equipamentos

A partir do menu Produo e seleccionando o cone visualizar no ecr uma janela intitulada Tipos de Equipamentos. Essa janela permite-lhe visualizar os tipos de equipamentos j registados na aplicao e criar novos. A criao dos diferentes tipos de equipamentos utilizados revelar-se- bastante importante na determinao dos preos dos servios e dos custos das vrias operaes. Para alm da criao de tipos de equipamentos, atravs desta janela tambm pode proceder eliminao dos mesmos. Tipos de Equipamentos, poder
19.1 Criar e apagar tipos de equipamentos Para criar um tipo de equipamentos, basta invocar a janela Tipos de Equipamentos, como referido acima, e preencher os campos situados na base da mesma. No se esquea de clicar no boto para os dados serem registados.
Quando necessitar de apagar um tipo de equipamentos, basta seleccion-lo e carregar na tecla Delete. No entanto, da mesma forma que foi referido na seco 18.1 Criar e apagar tipos de
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funcionrios, tambm aqui dever verificar se o tipo de equipamentos que pretende eliminar no se encontra relacionado com o custeio de nenhum servio ou operao, sob pena de afectar o bom funcionamento da aplicao.
20. Operaes
Esta aplicao permite-lhe definir diversas operaes para cada estabelecimento ou seco que constitui a estrutura organizacional. Ao seleccionar o menu Produo e clicar no cone Operaes, poder visualizar todas as operaes existentes ou apenas aquelas associadas a um departamento ou seco da estrutura organizacional, caso o tenha seleccionado do lado esquerdo da janela.
A partir da janela Operaes pode criar, editar ou apagar operaes.
20.1 Criar Operaes Para criar operaes v ao menu Produo, seleccione o cone Operaes e clique no boto Novo. Preencha os campos em branco da caixa de dilogo que aparece no ecr, introduzindo um cdigo e uma descrio para a nova operao e determinando a que departamento ou seco pertence, entre outros. No se esquea de clicar no boto quando acabar. A barra de ferramentas situada do lado direito da caixa de dilogo permite navegar entre as operaes criadas, criar ou apagar um registo.
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20.2 Editar Operaes Sempre que necessite de alterar uma operao, v ao menu Produo e seleccione o cone Operaes. Do lado direito da janela Operaes, seleccione a operao que deseja modificar e clique no boto Editar, ou se preferir, faa um duplo clique sobre a mesma.
Poder ento alterar os dados que entender necessrios na caixa de dilogo que surge o ecr. Antes de sair, carregue no boto Confirmar para as alteraes ficarem guardadas.
20.3 Apagar Operaes Quando sentir a necessidade de apagar operaes, invoque a janela Operaes indo ao menu Produo e seleccionando o cone Operaes. Do lado direito dessa janela, seleccione a operao que pretende eliminar e clique no cone Apagar.
21. Armazns
Com vista a facilitar a localizao e contabilizao dos diversos produtos, esta aplicao permite criar, editar e apagar armazns. Em cada armazm podero ser guardados vrios tipos de produtos.
21.1 Criar armazns Para criar armazns, basta ir ao menu Produtos, seleccionar o cone Novo. Armazns e clicar em
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Uma caixa de dilogo intitulada Armazns aparece no ecr, convidando-o a introduzir um cdigo, uma descrio e ainda a morada e os contactos do novo armazm. Quando acabar de inserir a informao que acha . relevante, clique em Convm relembrar que a barra de ferramentas situada do lado direito da caixa de dilogo permite navegar entre os armazns criados, criar ou apagar um registo.
21.2 Editar armazns Para editar um armazm, seleccione um armazm j existente na janela Armazns (v ao menu Produtos e seleccione o cone Armazns) e clique no cone Editar.
Uma caixa de dilogo em tudo idntica preenchida para a criao do armazm aparece no ecr. Altere os dados que entender necessrio e carregue em Confirmar.
21.3 Apagar armazns Para apagar um armazm deve seleccion-lo, seguindo o mesmo processo que o indicado anteriormente (reporte-se a 21.2 Editar armazns), e clicar no cone Apagar.
Ateno porque ao apagar um armazm poder estar a comprometer o bom funcionamento da aplicao, pelo que conveniente verificar primeiro se existem produtos armazenados nesse armazm.
22. Classificao de produtos

O Time Factura permite fazer uma classificao dos produtos, agrupando-os por categorias. Quer seja para proceder classificao de produtos ou simplesmente para visualiz-la, seleccione o menu Produtos e clique no cone Classificao.
Uma janela intitulada Classificao ir aparecer o ecr. Enquanto que do lado direito dessa janela pode analisar os diferentes ramos da rvore de classificao, do lado esquerdo, pode ver o cdigo e descrio atribudos a cada produto classificado.
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A partir desta janela -lhe possvel criar, editar ou apagar a classificao de um dado produto.
22.1 Criar uma classificao Se quiser classificar um produto, invoque a janela Classificao seguindo o processo acima indicado (reporte-se a 22. Classificao de produtos). Uma vez essa janela aberta, clique no cone Novo de modo a que uma caixa de dilogo aparea no ecr. Escolha o n da classificao, o qual para a criao da primeira classificao no poder ser outro a no ser Nenhuma, ou seja, o n de raiz. De seguida, introduza um cdigo e uma descrio para essa classificao. No se esquea de clicar no boto antes de sair.
No canto superior direito, uma barra de ferramentas permite-lhe: - Recuar para a primeira classificao registada; - Recuar para a classificao anterior, - Avanar para a classificao seguinte; - Avanar para a ltima classificao criada; - Criar uma nova classificao; - Apagar a classificao que est a ser visualizada no momento.
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22.2 Editar uma classificao Para editar uma classificao a partir da janela Classificao, seleccione do lado direito da mesma a classificao que deseja alterar e clique no cone Editar.
A mesma caixa de dilogo que aquela utilizada aquando a criao dessa classificao ir aparecer no ecr, s que desta vez com os campos j preenchidos. Altere os dados que entender necessrio e carregue em Confirmar.
22.3 Apagar uma classificao Quando sentir a necessidade de apagar a classificao de um produto, proceda conforme indicado no caso da sua edio (reporte-se a 22.2 Editar uma classificao), mas clicando no cone em vez de Editar. Deste modo, essa classificao ser eliminada. Convm notar que ao apagar uma classificao poder estar a contribuir para o deficiente funcionamento da aplicao. Por este motivo, antes de proceder eliminao certifique-se que no existe nenhum produto pertencente a essa classificao ou categoria. Apagar
23. Produtos
Atendendo ao facto dos produtos serem a base de toda a facturao, essencial registar na base de dados toda a informao que possa vir a facilitar o controlo das suas existncias e que permita determinar o seu preo com base no seu custo de aquisio ou produo.
23.1 Criar produtos Para criar um produto v ao menu Produtos, seleccione o cone Produtos e carregue em Novo.
Uma caixa de dilogo com campos em branco aparece no ecr. Comece por introduzir um cdigo e a descrio do novo produto. De seguida, escolha o tipo de produto tendo em conta se se trata de um servio, de um produto que comprado com vista revenda ou de um produto que resulta da produo.
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Caso pretenda criar um produto que comprado ao fornecedor mas que no para revenda ento clique no correspondente visto venda. Escolha a classificao do produto e introduza o cdigo EAN. Na rea Detalhes, possvel visualizar quatro ou apenas trs separadores, consoante o tipo de produto. Preencha os campos em branco em cada um desses separadores e carregue em antes de sair. Lembre-se que a barra de ferramentas situada do lado direito da caixa de dilogo permite navegar entre os produtos criados, criar ou apagar um registo.
23.2 Editar produtos Para editar um produto, v ao menu Produtos, clique no cone Produtos e seleccione um dos produtos presentes do lado direito da janela. Ao carregar no boto com os campos preenchidos aparece no ecr. Editar, uma caixa de dilogo
Tambm pode invocar essa caixa de dilogo atravs de um duplo clique em cima do produto em questo. Faa as alteraes que entender necessrias e carregue no boto Confirmar.
23.3 Apagar produtos Antes de apagar um produto, certifique-se que este no faz parte das existncias de um dado armazm. Caso contrrio, a quantidade total de existncias nesse armazm passar a estar errada. Para apagar um produto, v ao menu Produtos, clique no cone direito da janela o produto que deseja apagar e clique no boto Produtos, seleccione do lado Apagar.
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24. Existncias
A partir do menu Produtos e seleccionando o cone Existncias, uma janela que lhe permite visualizar as existncias de cada armazm aparece no ecr.
A partir dessa janela, ser-lhe- possvel regularizar as existncias existentes em cada armazm ou movimentar existncias entre armazns.
24.1 Regularizao de existncias Para regularizar existncias, clique no Regularizao por forma a fazer cone aparecer uma caixa de dilogo. No topo dessa caixa, seleccione o armazm no qual necessrio proceder regularizao. Na base da mesma caixa de dilogo, seleccione o produto desejado recorrendo ao boto , defina a quantidade e carregue no boto para que a regularizao seja efectuada.
24.2 Movimentos de existncias Para movimentar existncias entre armazns, clique no boto dilogo aparece no ecr. Movimentos. Uma caixa de
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Seleccione os armazns de origem e de destino das existncias. De seguida, recorrendo ao boto escolha quais os produtos a movimentar, coloque a quantidade e carregue em . Quando acabar, confirme clicando em OK.
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O Time Factura e os documentos de facturao

Com o Time factura pode lanar todos os documentos, desde a encomenda at ao recibo. Obviamente, quando se est a lanar um documento necessrio ter o cuidado de verificar se este resulta de uma compra ou de uma venda. Pois com esta aplicao no existe lugar para dvidas e at os principiantes vo achar fcil lanar uma factura ou uma nota de dbito, uma vez que o Time Factura apresenta de forma bem clara quais os documentos relacionados com as compras e quais os que esto ligados s vendas. Alm disso, os diversos documentos e operaes encontram-se agrupados por categorias, o que pode ser muito til para quem est a dar os seus primeiros passos na gesto mas tambm para quem j tem alguma experincia.
Por exemplo, como podemos ver na figura ao lado, as encomendas, guias de remessa, facturas e vendas a dinheiro pertencem categoria Facturao. medida que for lanando os documentos, verificar a presena de pequenas bandeiras. Estas tm como objectivo indicar se o documento se encontra facturado, liquidado/pago ou em atraso, ou no. Por exemplo, suponhamos que se trate de uma factura, se a bandeira for verde ento significa que esta se encontra liquidada, se for branca porque a factura ainda est por liquidar, mas se for vermelha quer dizer que est atrasada.
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Lanar documentos ligados s compras

A realizao de uma compra a fornecedores requer a passagem por diferentes passos. Esta aplicao permite no s o registo da encomenda, mas tambm o da guia de remessa, da factura, do recibo, etc, bastando ir ao menu Compras e seleccionar um dos cones disponveis. Convm referir que os lanamentos relacionados com operaes realizadas com fornecedores no podem ser feitos com base na importao de dados de documentos j existentes, o que pode tornar a sua elaborao algo mais trabalhosa.
25. Encomendas
Para registar uma encomenda feita a um fornecedor, v ao menu Compras e seleccione o cone Encomendas. Uma janela denominada Encomendas a Fornecedores que lhe permite visualizar as encomendas e os produtos a elas associados aparece no ecr. Os botes situados no topo da janela permitem-lhe determinar as encomendas e os respectivos produtos que pretende visualizar. Para alm de poder optar entre ver todas as encomendas efectuadas ou apenas aquelas recebidas ou no, tem ainda a possibilidade de estabelecer um perodo. Para que a aplicao assuma as suas opes dever carregar em . A partir desta janela, pode criar, editar ou apagar uma encomenda feita a um fornecedor.
25.1 Criar uma encomenda Para criar uma encomenda, v ao menu Compras, seleccione o cone Encomendas e clique em Novo.
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Uma caixa de dilogo intitulada Encomenda a Fornecedor aparece no ecr. Na rea Diversos poder verificar que a data e o estado da encomenda so assumidos por defeito, sendo que a data a do dia e o estado no recebida. Comece por seleccionar o fornecedor, com a . ajuda do boto Repare que os restantes campos das reas Descrio e Diversos ficaram automaticamente preenchidos com os dados da ficha desse fornecedor. Na base da caixa de dilogo, proceda introduo da informao relativa aos produtos que deseja encomendar e carregue no boto . No separador Observaes, pode indicar o meio de expedio dos produtos ou um outro tipo de observao. Quando terminar no se esquea de clicar em .
A barra de ferramentas situada no canto superior direito da caixa de dilogo permite-lhe navegar entre as encomendas criadas, criar ou apagar um registo. Convm referir que no conseguir criar a encomenda caso no tenha anteriormente criado produtos de tipo Compra.
25.2 Editar uma encomenda Comece por invocar a janela Encomendas a Fornecedores seguindo as indicaes dadas no incio da seco 25. Encomendas. Do lado direito dessa janela, seleccione a encomenda que deseja alterar e clique no cone Editar. Uma caixa de dilogo idntica quela utilizada para a criao de encomendas surge no ecr. Modifique os dados que entender necessrios e carregue no boto antes de sair.
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25.3 Apagar uma encomenda Para apagar uma encomenda, v ao menu Compras, seleccione o cone no boto Encomendas e clique
Apagar aps j ter seleccionado, do lado direito da janela, a encomenda em questo.
26. Guias de remessa

Este documento deve acompanhar as mercadorias desde a sua sada das instalaes do fornecedor at sua chegada ao destino. A guia de remessa permite controlar a mercadoria que compramos ao fornecedor, no momento em que essa chega ao seu destino. A partir do menu Compras e seleccionando o cone Guias de Remessa, poder no s visualizar as guias de remessa criadas, como tambm os produtos respeitantes a cada uma delas, atravs da janela Guias de Remessa de Fornecedores.
26.1 Criar uma guia de remessa Para criar uma guia de remessa, invoque a janela Guias de Remessa de Fornecedores seguindo o processo anteriormente indicado (reporte-se seco 26. Guias de remessa). Quando clicar no boto ecr. Novo uma caixa de dilogo semelhante da figura ao lado aparecer no
Ao olhar para os campos dessa caixa, poder verificar que a data do dia e o estado no facturada so assumidos por defeito.
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Introduza um cdigo para essa nova guia e seleccione o fornecedor com ajuda do boto . Aps a escolha do fornecedor, os restantes campos em branco das reas Descrio e Diversos so automaticamente preenchidos pelo sistema de acordo com a informao associada a esse fornecedor. Feito isto, no separador Produtos seleccione o cdigo do(s) produto(s), coloque a taxa de IVA correcta, a quantidade desejada e verifique o desconto. A aplicao encarregar-se- de fazer as contas, pelo que s ter de clicar no boto . Caso queira fazer alguma observao acerca do meio de transporte, por exemplo, ento recorra ao segundo separador. Quando acabar de preencher a guia de remessa, carregue em registados. para que os dados sejam
26.2 Editar uma guia de remessa Para editar a guia de remessa de um fornecedor, v ao menu Compras e seleccione o cone Guias de Remessa. Do lado direito da janela Guias de Remessa de Fornecedores, seleccione a guia que deseja alterar e clique no boto Editar situado no canto esquerdo, ou ento faa um duplo clique sobre ela.
Uma caixa de dilogo semelhante quela preenchida para efectuar a criao da guia de remessa aparece no ecr. Altere os dados que entender necessrio e prime o boto antes de sair.
26.3 Apagar uma guia de remessa Tendo em conta que nos lanamentos relacionados com os fornecedores no possvel a importao de documentos, a eliminao de uma guia de remessa no ir ter qualquer impacto nos outros documentos.
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Para apagar uma guia de remessa de fornecedor, parta do menu Compras e seleccione o cone Guias de Remessa. Na janela que surgiu no ecr, seleccione a guia que pretende apagar e clique no cone Apagar.
27. Facturas
A factura um dos documentos que se revestem de maior importncia. De facto, a realizao de uma compra implica sempre a existncia de uma factura, excepto quando se trata de uma venda a dinheiro. Indo ao menu Compras e seleccionando o cone Fornecedores aparece no ecr. Facturas, uma janela intitulada Facturas de
A partir dessa janela, poder no s visualizar todas as facturas existentes e os produtos que esto associados a cada uma delas, como tambm criar ou editar facturas.
de notar que, recorrendo aos botes situados no topo da janela, pode optar por visualizar todas as facturas existentes, apenas aquelas que se encontram liquidadas, as no liquidadas, as pendentes, ou ainda as atrasadas. Alm disso, pode tambm seleccionar um dado perodo de tempo, com vista a para que as que somente as facturas respeitantes ao mesmo apaream no ecr. Dever clicar em suas opes sejam assumidas pela aplicao.
27.1 Criar uma factura Para criar uma factura, invoque a janela Facturas a Fornecedores indo ao menu Compras e seleccionando o cone Facturas.
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Carregue no boto Novo para que aparea uma caixa de dilogo com os campos em branco. de notar que mais uma vez a data e o estado do documento so definidos por defeito. Introduza um cdigo para a nova factura e seleccione o fornecedor atravs do boto . A aplicao encarrega-se de preencher os restantes campos das reas Descrio e Diversos, atendendo informao da ficha desse fornecedor. No separador Produtos, seleccione os produtos correspondentes factura, coloque o IVA, a quantidade e verifique se o desconto est correcto. Clique no boto . Se tiver algumas observaes a registar ento utilize os campos do separador Observaes. Quando terminar, lembre-se de primir o boto Confirmar. Repare que no momento em que carrega em simultaneamente o recibo correspondente a essa factura. , o Time Factura cria automtico e
27.2 Editar uma factura A alterao de uma factura seria em tudo idntico a de uma guia de remessa se tal processo no fosse proibido por lei. Para editar a factura bastaria invocar a janela Facturas a Fornecedores seguindo o processo acima descrito (veja a seco 27.1 Criar uma factura) e clicar em Editar depois de ter seleccionado a factura em questo. Apesar da aplicao possuir um boto a alterao de facturas ilegal. Editar para as facturas, no o dever utilizar uma vez que
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28. Vendas a dinheiro

Caso pretenda lanar uma venda a dinheiro, ento v ao menu Compras e seleccione o cone Vendas a Dinheiro. Uma janela, semelhante da figura e onde pode visualizar todas as vendas a dinheiro de fornecedores e os produtos correspondentes a cada uma delas, aparece no ecr.
de notar que, tal como acontece com os outros documentos, tambm aqui pode seleccionar um dado perodo de tempo, com vista a que somente as vendas a dinheiro respeitantes ao mesmo apaream no ecr. No se esquea de clicar em para que a aplicao assuma o perodo de tempo que escolheu.
A partir dessa janela pode lanar, sempre que seja necessrio, uma nova venda a dinheiro. Embora o Editar se encontre disponvel, no ir conseguir alterar uma venda a dinheiro porque a boto aplicao no permite a edio de documentos liquidados. Convm notar que o Time Factura se encarrega de criar um recibo para cada venda a dinheiro lanada, pelo que no tem que se preocupar com isso.
28.1 Criar uma venda a dinheiro Para criar uma venda a dinheiro, v ao menu Compras, seleccione o cone Vendas a Dinheiro e clique em Novo.
Uma caixa de dilogo semelhante quela preenchida aquando a criao de facturas surge.
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Mais uma vez poder notar que os campos Data e Estado da rea Diversos j se encontram preenchidos. Preencha os campos desta caixa de dilogo seguindo as indicaes da seco 27.1 Criar uma factura (reporte-se a essa seco). Lembre-se que tem de pressionar o para boto que a venda a dinheiro fique realmente registada.
29. Pagamentos
Sempre que efectuar um pagamento e que o quiser lanar, v ao menu Compras e seleccione o cone Pagamentos.
No ecr, uma janela intitulada Pagamentos a Fornecedores aparece.
Nessa janela pode visualizar todos os pagamentos a fornecedores realizados, assim como os dados do recibo associado a cada um.
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Com ajuda dos botes situados no topo da janela, pode seleccionar um perodo de tempo segundo a sua vontade, sendo que desse modo a aplicao apenas lhe mostrar os pagamentos respeitantes a esse perodo. de referir que a partir da janela Pagamentos a Fornecedores pode no s criar novos pagamentos, como tambm edit-los ou apag-los.
29.1 Criar um pagamento Esta aplicao permite-lhe efectuar pagamentos consoante os recibos que se encontram por pagar. Repare que embora possa efectuar um pagamento antes da data de vencimento do respectivo recibo, a data deste ltimo nunca alterada. Assim, supondo que no dia 5 de Maio foi pago um recibo cujo vencimento era no dia 25 desse mesmo ms, a data do recibo continua a ser a de 25 de Maio. Para criar um pagamento, invoque a janela Pagamentos a Fornecedores, seguindo as indicaes dadas na seco 29. Pagamentos, e clique em Uma caixa de dilogo com os campos em branco surge no ecr. Comece por seleccionar o fornecedor a quem dirigido o pagamento atravs do boto . De seguida, escolha um banco e introduza o nmero do cheque que vai ser utilizado. Na rea Diversos, confirme se o tipo de desconto e a data assumidos pela aplicao esto correctos. Na base da rea Documentos a liquidar, seleccione um dos recibos respeitantes ao fornecedor que escolheu e que se encontram por pagar e prima no boto . muito importante ter em ateno que ao efectuar um pagamento o recibo correspondente no passa automaticamente ao estado pago, pelo que dever faz-lo manualmente (reporte-se seco 30.1 Editar um recibo). A factura s aparece com o estado liquidada aps o estado do recibo ter sido alterado. Novo.
29.2 Editar um pagamento Se por algo motivo necessitar de alterar os dados de um pagamento, abra a janela Pagamentos a Fornecedores procedendo do mesmo modo que quando criou aquele e clique em Editar.
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Na caixa de dilogo, pode alterar toda a informao que desejar. Se necessitar de eliminar o recibo anteriormente escolhido para colocar outro no seu lugar, ento recorra tecla Delete do seu teclado. Quando acabar carregue em para que as alteraes sejam guardadas.
29.3 Apagar um pagamento Se achar necessrio apagar um pagamento, pode faz-lo. Contudo, ao eliminar um pagamento poder estar a interferir no bom funcionamento da aplicao. Note que ao apagar um pagamento somente a informao do mesmo desaparecer, mas nem a factura nem o recibo que lhe est associado eliminado. Para apagar um pagamento, v ao menu Compras e seleccione o cone Fornecedores. Pagamentos a
Do lado direito da janela que se abriu, seleccione o pagamento que deseja apagar e clique em Apagar.
30. Recibos
Para visualizar os recibos existentes, estejam eles pagos ou no, v ao menu Compras e seleccione o cone Recibos.
Uma janela que lhe permite visualizar os recibos existentes e as respectivas datas de vencimento aparece no ecr.
Recorrendo aos botes situados no topo da janela, pode optar por ver todos os recibos, os que se encontram liquidados, os que esto pendentes, ou ainda os que se encontram em atraso. Tal como
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acontece com os outros documentos poder tambm definir o perodo de tempo que entender ser adequado. No se esquea de carregar em para que as suas opes sejam assumidas. No caso dos recibos, no lhe dada a possibilidade de os criar, o que normal visto a aplicao proceder sua criao logo que uma factura ou uma venda a dinheiro lanada. Porm, -lhe permitida a sua alterao.
30.1 Editar um recibo Para editar um recibo, v ao menu Compras e seleccione o cone Recibos.
Do lado direito da janela Recibos de Fornecedores, seleccione o recibo que pretende alterar e clique em Editar. Uma caixa de dilogo idntica da figura aparece no ecr.
Repare que a rea Estado a nica onde pode efectuar alteraes. Caso assim o queira, altere ento o estado do recibo e clique no boto . Lembre-se que ao alterar o estado do recibo, tambm est a modificar o estado da factura ou da venda a dinheiro que lhe est associada. Alm disso de referir que, caso algum pagamento esteja associado ao recibo, a alterao do estado do mesmo no produz quaisquer efeitos ao nvel do lanamento do seu pagamento. Isto , caso se atribua a um recibo pago o estado no pago ento a anulao do pagamento deve ser feito manualmente.
31. Notas de Crdito

As notas de crditos so emitidas pelo fornecedor quando a mercadoria no entregue na sua totalidade ou quando se verificam devolues. A partir do menu Compras e seleccionando o cone Notas de Crdito, atravs da janela Notas Crdito de Fornecedores pode visualizar todas as notas de crdito existentes e os produtos associados a cada uma delas. Com a ajuda dos botes situados no topo da janela, tal como acontece com os outros documentos, tambm aqui pode seleccionar um dado perodo de tempo, com vista a que somente as notas de crdito respeitantes ao mesmo apaream no ecr. Pode optar por visualizar todos os crditos, apenas aqueles que se encontram abatidos, ou ento, os que esto por abater.
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No se esquea de clicar em
para que a aplicao assuma as opes que escolheu.
A partir daquela janela possvel criar e editar notas de crdito. Todavia, no que toca sua alterao, esta s pode ser feita ao nvel do estado do documento.
31.1 Criar uma nota de crdito Para criar uma nota de crdito invoque a janela Notas Crditos de Fornecedores, seguindo o processo acima indicado (reporte-se seco 31. Notas de crdito). De seguida, clique Novo para em que uma caixa de dilogo com campos em branco surja no ecr. Introduza um cdigo para a nova nota de crdito e seleccione um fornecedor utilizando o boto . Os restantes campos sero mais uma vez preenchidos automaticamente. Repare que a data do dia e o estado no abatida so assumidos por defeito. No separador Produtos, seleccione os produtos, coloque o IVA, a quantidade, verifique se o desconto est correcto e carregue em .
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Antes de confirmar, poder eventualmente fazer algumas observaes atravs do segundo separador. Quando terminar clique em para que a nota de crdito seja efectivamente lanada.
31.2 Editar uma nota de crdito Para editar uma nota de crdito, v ao menu Compras, escolha o cone clique em Editar aps ter seleccionado o crdito que deseja alterar. Notas de Crdito e
Uma caixa de dilogo idntica quela utilizada aquando a criao dessa nota aparece no ecr. Como j foi referido anteriormente, apenas o estado da nota de crdito pode ser alterado. Portanto, escolha o estado pretendido recorrendo ao boto e clique em Confirmar. Note que, devido impossibilidade de importao de documentos, quando aproveitar uma nova compra para proceder ao abatimento de uma nota de crdito dever alterar o estado desse crdito manualmente.
32. Notas de Dbito

Para visualizar as notas de dbito existentes, v ao menu Compras e seleccione o cone de Dbito. Uma janela intitulada Notas de Dbito de Fornecedores aparece no ecr. Nessa janela, de forma semelhante ao caso das notas de crdito, consegue ver todas as notas de dbito existentes e os produtos correspondentes a cada uma delas. Notas
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Recorrendo aos botes situados no topo da janela, pode optar por ver todas as notas de dbito, apenas as que se encontram liquidadas, as que esto atrasadas, ou ainda as que esto pendentes. Tal como acontece com os outros documentos poder tambm definir o perodo de tempo que se adequar sua pesquisa. No se esquea de carregar em para que as suas opes sejam assumidas pela aplicao. Ser a partir desta janela que poder criar notas de dbito. de notar que embora o cone se encontre disponvel, as alteraes no so aceites pela aplicao. Editar
32.1 Criar uma nota de dbito Para criar uma nota de dbito, invoque a janela Notas de Dbito de Fornecedores seguindo o processo acima referido (reporte-se seco 32. Notas de dbito) e clique no boto Na caixa de dilogo que surgiu no ecr, comece por introduzir um cdigo e seleccione um fornecedor utilizando o boto . Da mesma forma que aconteceu nos outros documentos, tambm aqui os restantes campos em branco sero preenchidos automaticamente. Novo.
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Resta-lhe ento tratar dos dois separadores situados na parte inferior da caixa de dilogo. Proceda da mesma forma que no caso das notas de crdito (reporta-se seco 31.1 Criar uma nota de crdito) e prime o boto . Convm referir que para cada nota de dbito lanada, o Time Factura cria automaticamente um recibo. Somente alterando o estado do recibo poder modificar o estado da nota de dbito.
33. Anlise Grfica

O Time Factura permite analisar graficamente a facturao de fornecedores. Para poder visualizar uma listagem geral de todos os documentos de facturao e o grfico correspondente, v ao menu Compras e seleccione o cone Anlise.
Uma janela dividida em trs partes surge no ecr. Enquanto do lado esquerdo pode visualizar uma rvore e o total da facturao, do lado direito possvel visualizar um grfico e uma listagem de todos os documentos facturados. No topo da janela, vrios botes se encontram disponveis. Estes permitem-lhe escolher o tipo de consulta que deseja fazer, o tipo de grfico e as suas propriedades. Atravs destas opes a anlise da facturao torna-se muito mais simples. de referir que a rvore apresentar um aspecto diferente consoante o tipo de consulta escolhida.
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Lanar documentos ligados s vendas

Do mesmo modo que acontece com as compras, tambm a realizao de uma venda implica a passagem por diversas etapas. Ao nvel dos documentos relacionados com as transaces com clientes, o Time Factura dispe de uma funcionalidade que permite importar dados, pelo que todo o processo de lanamento se torna mais rpido e simples.
34. Oramentos
Geralmente, a maioria dos clientes pede um oramento antes de fazer uma encomenda. A partir do menu Vendas e seleccionando o cone Oramentos, pode no s visualizar os oramentos pedidos por cada cliente como tambm os produtos que lhes esto associados.
Recorrendo aos botes situados no topo da janela Oramentos a Clientes, pode optar por ver todos os oramentos, apenas os que j deram lugar a uma encomenda, ou ainda os que no originaram nenhuma encomenda. Tal como acontece com os documentos das compras pode tambm definir o para que as perodo de tempo que se adequa sua pesquisa. No se esquea de carregar em suas opes sejam assumidas pela aplicao. Atravs desta janela, poder criar, editar ou apagar oramentos.
34.1 Criar um oramento Para criar um novo oramento, v ao menu Vendas, seleccione o cone Oramentos e clique em Novo. Uma caixa de dilogo com os campos em branco aparece no ecr.
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Repare que na rea Diversos a data do dia e o estado no encomendada so assumidos por defeito. Comece por introduzir uma descrio, em frente ao cdigo do oramento, e uma validade para esse documento. De seguida, seleccione um cliente utilizando o boto . Verificar que os restantes campos das reas Descrio e Diversos preencher-se-o automaticamente, de acordo com os dados da ficha desse cliente. Na base do separador Produtos, seleccione um dos produtos que vai compor o oramento, introduza o IVA, a sua quantidade e certifique-se que o desconto est correcto antes de clicar no boto . Repita a operao caso necessite de seleccionar mais produtos. Antes de carregar em separador. , se quiser deixar alguma observao complementar recorra ao segundo
No canto superior da caixa de dilogo, uma barra de ferramenta permite-lhe: - Recuar para a primeira encomenda registada; - Recuar para a encomenda anterior, - Avanar para a encomenda seguinte; - Avanar para a ltima encomenda criada; - Criar uma nova encomenda; - Apagar a encomenda que est a ser visualizada no momento; - Importar documentos. Convm referir que a criao de um novo oramento pode ser feita com base na importao de encomendas j existentes. Para saber como deve proceder reporte-se ao captulo 46. Importar documentos.
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34.2 Editar um oramento Para alterar um oramento, invoque a janela Oramento a Cliente indo ao menu Vendas e seleccionando o cone Oramentos. Editar.
Do lado direito da janela, seleccione o oramento que deseja alterar e clique em
Uma caixa de dilogo idntica quela preenchida aquando a criao do oramento aparece no ecr, s que desta vez j est completada. Altere os dados que entender necessrios e pressione o boto Confirmar para que as modificaes fiquem registadas.
34.3 Apagar um oramento Invoque a janela Oramento a Cliente seguindo o processo acima indicado (reporte-se seco 34.2 Editar um oramento). Do lado direito da janela, seleccione o oramento que pretende eliminar e carregue em Apagar.
Ao apagar um oramento dever ter o cuidado de verificar se este j deu origem a uma encomenda ou no, uma vez que em caso afirmativo poder estar a interferir no normal funcionamento da aplicao.
35. Encomendas
Na sequncia de um pedido de oramento vem normalmente o processamento de uma encomenda. Para visualizar as encomendas feitas pelos clientes bem como os produtos associadas a cada uma, v ao menu Vendas e seleccione o cone Encomendas.
Uma janela intitulada Encomendas de Clientes surge no ecr.
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De forma semelhante situao dos oramentos, recorrendo aos botes situados no topo da janela, pode optar por ver todas as encomendas, apenas as que j foram processadas, ou ento as que ainda no tiveram qualquer tipo de seguimento. Tal como acontece com os documentos das compras, pode tambm definir o perodo de tempo que se adequa sua pesquisa. No se esquea de carregar em para que as suas opes sejam assumidas pela aplicao. A partir desta janela, o Time Factura permite-lhe criar, editar ou apagar uma encomenda.
35.1 Criar uma encomenda Quando quiser criar uma nova encomenda, v ao menu Vendas e seleccione o cone Encomendas para que a janela Encomendas de Clientes seja invocada. Ao clicar em Novo, uma caixa de dilogo ir aparecer no ecr. Na rea Diversos poder verificar que a data e o estado da encomenda so assumidos por defeito, sendo que a data a do dia e o estado no processada. Comece por seleccionar o cliente, com a ajuda do boto . Repare que os restantes campos das reas Descrio e Diversos, excepto o da referncia do cliente, ficaram automaticamente preenchidos com os dados da ficha desse cliente. Na base da caixa de dilogo, proceda introduo da informao relativa aos produtos que deseja encomendar e carregue no boto . No se esquea de colocar o IVA, a quantidade e a que se considera satisfeita. No separador Observaes, pode indicar o meio de expedio dos produtos ou um outro tipo de observao. Quando terminar lembre-se de clicar em .
A barra de ferramentas situada no canto superior direito da caixa de dilogo permite-lhe navegar entre as encomendas criadas, criar ou apagar um registo, para alm de importar documentos. Mais uma vez, convm referir que a criao de uma encomenda pode ser feita com base na
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importao de oramentos j existentes. Para saber como deve proceder reporte-se ao captulo 46. Importar Documentos. Se desejar que um oramento passe automaticamente ao estado encomendado depois da criao da encomenda correspondente, ento dever utilizar esta funcionalidade da aplicao.
35.2 Editar uma encomenda Para editar uma encomenda, invoque a janela Encomendas de Clientes indo ao menu Vendas e seleccionando o cone Encomendas. Editar.
Do lado direito da janela, seleccione a encomenda que deseja alterar e clique em
Uma caixa de dilogo idntica quela preenchida aquando a criao da encomenda aparece no ecr, s que desta vez j completada. Altere os dados que entender necessrios e pressione o boto fiquem registadas. para que as modificaes
35.3 Apagar uma encomenda Se desejar apagar uma dada encomenda, v ao menu Vendas, seleccione o cone Encomendas e clique em Apagar, depois de a ter seleccionado do lado direito da janela.
Note que, caso a encomenda tenha sido lanada com base na importao de um oramento, a eliminao pode interferir no bom funcionamento da aplicao, uma vez que essa encomenda deixa de existir mas o oramento que lhe corresponde continua a estar considerado como encomendado.
36. Guias de remessa

Este documento deve acompanhar as mercadorias desde a sua sada do armazm at sua chegada s instalaes do cliente. Guias de Remessa, pode visualizar a lista Partindo do menu Vendas e seleccionando o cone das guias de remessa j existentes e os produtos associados a cada uma delas. Atravs da janela Guias de Remessa a Clientes, pode criar, editar ou apagar guias de remessa.
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36.1 Criar uma guia de remessa Para criar uma guia de remessa, v ao menu Vendas e seleccione o cone Uma vez a janela Guias de Remessa a Clientes aberta, Novo clique em para que uma caixa de dilogo com os campos em branco surja no ecr. Ao olhar para os campos dessa caixa, poder verificar que a data do dia e o estado no facturada so assumidos por defeito. Com a ajuda do boto , seleccione o cliente a quem se destina a guia. Aps a escolha do cliente, os restantes campos em branco das reas Descrio e Diversos, exceptuando a da referncia, so automaticamente preenchidos pelo sistema de acordo com a informao patente na ficha desse cliente. Feito isto, no separador Produtos seleccione o cdigo do(s) produto(s), coloque a quantidade desejada e verifique a taxa de IVA e o desconto. A aplicao encarregar-se- de fazer as contas, pelo que s ter de clicar no boto . Caso queira fazer alguma observao acerca do meio de transporte, por exemplo, ento recorra ao segundo separador. Guias de Remessa.
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Quando acabar de preencher a guia de remessa, carregue em registados.
para que os dados sejam
A barra de ferramentas situada no canto superior direito da caixa de dilogo permite-lhe navegar entre as guias criadas, criar ou apagar um registo, para alm de importar documentos. de relembrar que todo este processo pode ser feito com base na importao de oramentos ou de encomendas, o que acaba por torn-lo muito mais fcil e rpido (reporte-se ao captulo 46. Importar documentos).
36.2 Editar uma guia de remessa Para editar a guia de remessa de um cliente, v ao menu Vendas e seleccione o cone Guias de Remessa. Do lado direito da janela Guias de Remessa a Clientes, seleccione a guia que deseja alterar e clique no Editar boto situado no canto esquerdo. Uma caixa de dilogo semelhante quela preenchida para efectuar a criao da guia de remessa aparece no ecr. Altere os dados que entender necessrio e prime o boto Confirmar antes de sair.
36.3 Apagar uma guia de remessa Para apagar uma guia de remessa a cliente, parta do menu Vendas e seleccione o cone Guias de Remessa. Na janela que surgiu no ecr, seleccione a guia que pretende apagar e clique no cone Apagar. No recomendado apagar uma guia de remessa que j se encontra facturada. Alm disso, note que, caso a guia tenha sido lanada com base na importao de um oramento ou encomenda, a eliminao pode interferir no bom funcionamento da aplicao, uma vez que essa guia
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deixa de existir mas o documento que lhe corresponde continua a apresentar o estado de encomendado ou processada.
37. Guias de consignao

As guias de consignao devem acompanhar as mercadorias quando so realizadas vendas consignao. Para invocar a janela Guias de Consignao a Clientes, v ao menu Vendas e seleccione o cone Guias de Consignao. A partir dessa janela, pode visualizar as guias existentes e os produtos correspondentes a cada uma.
De forma semelhante ao que acontece com os outros documentos, tambm aqui possvel optar por ver todos as guias, apenas aquelas que se encontram facturadas ou as que no esto facturadas, recorrendo aos botes situados no topo da janela. Alm disso, pode tambm definir o perodo de para que as suas opes tempo que se adequa sua pesquisa. No se esquea de carregar em sejam assumidas pela aplicao. Atravs desta janela poder criar, editar ou apagar guias de remessa.
37.1 Criar uma guia de consignao Para criar uma guia de remessa, invoque a janela Guias de Consignao a Clientes, seguindo as indicaes dadas na seco anterior (reporte-se a 37. Guias de consignao). Ao clicar em Novo, uma caixa de dilogo com os campos em branco aprece no ecr.
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Mais uma vez, ao olhar para os campos dessa caixa, poder verificar que a data do dia e o estado no facturada so assumidos por defeito. Com a ajuda do boto , seleccione o cliente a quem se destina a guia. Aps a escolha do cliente, os restantes campos em branco das reas Descrio e Diversos, exceptuando a da referncia, so automaticamente preenchidos pelo sistema de acordo com a informao patente na ficha desse cliente. Feito isto, no separador Produtos seleccione o cdigo do(s) produto(s), coloque a quantidade desejada e verifique a taxa de IVA e o desconto. A aplicao encarregar-se- de fazer as contas, pelo que s ter de clicar no boto . Caso queira fazer alguma observao acerca do meio de transporte, por exemplo, ento recorra ao segundo separador. Quando acabar de preencher a guia de remessa, carregue em registados. para que os dados sejam
A barra de ferramentas situada no canto superior direito da caixa de dilogo permite-lhe navegar entre as guias criadas, criar ou apagar um registo, para alm de importar documentos. de relembrar que todo este processo pode ser feito com base na importao de oramentos ou de encomendas, o que acaba por torn-lo muito mais fcil e rpido (reporte-se ao captulo 46. Importar documentos).
37.2 Editar uma guia de consignao Para editar a guia de consignao de um cliente, v ao menu Vendas e seleccione o cone Guias de Consignao. Do lado direito da janela Guias de Consignao a Clientes, seleccione a guia que deseja alterar e clique no boto Editar situado no canto esquerdo.
Uma caixa de dilogo semelhante quela preenchida para efectuar a criao da guia de consignao aparece no ecr. Altere os dados que entender necessrio e prime o boto antes de sair.
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37.3 Apagar uma guia de consignao Para apagar uma guia de consignao a cliente, parta do menu Vendas e seleccione o cone Guias de Consignao. Na janela que surgiu no ecr, seleccione a guia que pretende apagar e clique no cone Apagar.
No recomendado apagar uma guia de remessa que j se encontra facturada. Alm disso, note que, caso a guia tenha sido lanada com base na importao de um oramento ou encomenda, a eliminao pode interferir no bom funcionamento da aplicao, uma vez que essa guia deixa de existir mas o documento que lhe corresponde continua a apresentar o estado de encomendado ou processada.
38. Guias de transporte

As guias de transporte devem ser emitidas em triplicado e assinadas pelo expedidor e pelo transportador. Com o Time Factura, pode visualizar todas as guias de transporte existentes e os produtos associados a cada uma graas janela Guias de Transporte.
Para invocar essa janela, basta ir ao menu Vendas e seleccionar o cone
Guias de Transporte.
Tal como acontece com os outros documentos, pode tambm definir o perodo de tempo que se adequa sua pesquisa. No se esquea de carregar em para que as suas opes sejam assumidas pela aplicao.
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38.1 Criar uma guia de transporte Para criar uma guia de transporte, v ao menu Vendas, seleccione o cone Guias de Transporte e clique em Novo.
Uma caixa de dilogo semelhe quela preenchida aquando a criao de guias de remessa surge. Mais uma vez poder notar que os campos Data e Estado da rea Diversos j se encontram preenchidos. Comece introduzir um cdigo para a guia de remessa seleccione o cliente, com a ajuda do boto . Repare que os restantes campos das reas Descrio e Diversos, excepto o da referncia do cliente, ficaram automaticamente preenchidos com os dados da ficha desse cliente. Na base da caixa de dilogo, proceda introduo da informao relativa aos produtos que vo ser transportados e carregue no boto . No se esquea de verificar o IVA e de colocar a quantidade. No separador Observaes, pode indicar o meio de expedio dos produtos ou um outro tipo de observao. Lembre-se que tem de pressionar o boto registada. para que a guia de transporte fique realmente
A barra de ferramentas situada no canto superior direito da caixa de dilogo permite-lhe navegar entre as guias criadas, criar ou apagar um registo, para alm de importar documentos. Assim como possvel faz-lo com os outros tipos de documentos ligados s vendas, no caso das guias de transporte tambm poder recorrer importao de documentos, utilizando o boto da barra de ferramentas situada do lado direito (reporte-se ao captulo 46. Importar documentos).
38.2 Editar uma guia de transporte Para editar uma guia de transporte, v ao menu Vendas e seleccione o cone Transporte. Guias de
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Do lado direito da janela Guias de Transporte, seleccione a guia que deseja alterar e clique no boto Editar situado no canto esquerdo, ou ento faa um duplo clique sobre essa guia. Uma caixa de dilogo semelhante quela preenchida para efectuar a criao dessa guia aparece no antes de sair. ecr. Altere os dados que entender necessrio e prime o boto
38.3 Apagar uma guia de transporte Para apagar uma guia de transporte, parta do menu Vendas e seleccione o cone Guias de Transporte. Do lado direito da janela que surgiu no ecr, seleccione a guia que pretende apagar e clique no cone Apagar.
39. Facturas
A factura um dos documentos que se revestem de maior importncia. De facto, a realizao de uma venda implica sempre a existncia de uma factura, excepto quando se trata de uma venda a dinheiro. Indo ao menu Vendas e seleccionando o cone Clientes aparece no ecr. Facturas, uma janela intitulada Facturas a
A partir dessa janela, poder no s visualizar todas as facturas existentes e os produtos que esto associados a cada uma delas, como tambm criar facturas.
Apesar da aplicao possuir um boto a alterao de facturas ilegal.
Editar para as facturas, no o dever utilizar uma vez que
Se tentar apagar uma factura, o Time Factura mostrar-lhe- uma caixa de dilogo a informar que a factura no pode ser alterada depois da sua criao. de notar que, recorrendo aos botes situados no topo da janela, pode optar por visualizar todas as facturas existentes, apenas aquelas que se encontram liquidadas, as no liquidadas, as pendentes,
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ou ainda as atrasadas. Alm disso, pode tambm seleccionar um dado perodo de tempo, com vista a que somente as facturas respeitantes ao mesmo apaream no ecr. Dever clicar em para que as suas opes sejam assumidas pela aplicao.
39.1 Criar uma factura Para lanar uma factura, invoque a janela Facturas a Clientes indo ao menu Vendas e seleccionando o cone Facturas. Carregue no boto Novo para que aparea uma caixa de dilogo com os campos em branco. de notar que desta vez a data definida por defeito mas o campo do estado est protegido. Seleccione um cliente atravs do boto . A aplicao encarrega-se de preencher os restantes campos das reas Descrio e Diversos, atendendo informao da ficha desse cliente. Contudo, a referncia do cliente no introduzida automaticamente. No separador Produtos, seleccione os produtos correspondentes factura, coloque a quantidade e verifique se o IVA e o desconto esto correctos. Clique no boto . Se tiver algumas observaes a registar ento utilize os campos do separador Observaes. Quando terminar, lembre-se de premir o boto Confirmar. Repare que no momento em que carrega em simultaneamente o recibo correspondente a essa factura. , o Time Factura cria automtico e
A barra de ferramentas situada no canto superior direito da caixa de dilogo permite-lhe navegar entre as facturas criadas e criar um registo novo, para alm de importar documentos. De forma semelhante s situaes vistas anteriormente, o lanamento de facturas pode ser feito atravs de importao de oramentos, encomendas ou guias de remessa (reporte-se ao captulo 46. Importar documentos). Para tal, dever utilizar o boto da barra de ferramentas situada do lado direito da caixa de dilogo.
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40. Vendas a dinheiro

Caso pretenda lanar uma venda a dinheiro, ento v ao menu Vendas e seleccione o cone Vendas a Dinheiro. Uma janela, semelhante da figura e onde pode visualizar todas as vendas a dinheiro a clientes e os produtos correspondentes a cada uma delas, aparece no ecr.
de notar que, tal como acontece com os outros documentos, tambm aqui pode seleccionar um dado perodo de tempo, com vista a que somente as vendas a dinheiro respeitantes ao mesmo apaream no ecr. No se esquea de clicar em para que a aplicao assuma o perodo de tempo que escolheu.
A partir dessa janela pode lanar, sempre que seja necessrio, uma nova venda a dinheiro. Embora o Editar se encontre disponvel, no ir conseguir alterar uma venda a dinheiro porque a boto aplicao no permite a edio de documentos liquidados. Convm notar que o Time Factura se encarrega de criar um recibo para cada venda a dinheiro lanada, pelo que no tem que se preocupar com isso.
40.1 Criar uma venda a dinheiro Para criar uma venda a dinheiro, v ao menu Vendas, seleccione o cone Vendas a Dinheiro e clique em Novo.
Uma caixa de dilogo semelhante quela preenchida aquando a criao de facturas surge. Mais uma vez, poder notar que no s o campo da data j se encontra preenchido, como o campo Estado da rea Diversos no pode ser alterado manualmente.
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Preencha os campos desta caixa de dilogo seguindo as indicaes da seco 39.1 Criar uma factura (reporte-se a essa seco). Lembre-se que tem de pressionar o para boto que a venda a dinheiro fique realmente registada. A barra de ferramentas situada no canto superior direito da caixa de dilogo permite-lhe navegar entre as vendas dinheiro criadas ou criar registos novos, para alm de importar documentos. De forma semelhante s situaes vistas anteriormente, o lanamento de facturas pode ser feito atravs de importao de oramentos, encomendas ou guias de remessa (reporte-se ao captulo 46. Importar documentos). Para tal, dever utilizar o boto da barra de ferramentas situada no canto superior direito da caixa de dilogo.
41. Recibos
Para visualizar os recibos existentes, estejam eles pagos ou no, v ao menu Vendas e seleccione o cone Recibos.
Uma janela que lhe permite visualizar os recibos existentes e as respectivas datas de vencimento aparece no ecr. Recorrendo aos botes situados no topo da janela, pode optar por ver todos os recibos, os que se encontram liquidados, os que esto pendentes, ou ainda os que se encontram em atraso. Tal como acontece com os outros documentos poder tambm definir o perodo de tempo que entender ser para que as suas opes sejam assumidas. adequado. No se esquea de carregar em No caso dos recibos, no lhe dada a possibilidade de os criar, o que normal visto a aplicao proceder sua criao logo que uma factura ou uma venda a dinheiro lanada. Porm, -lhe permitida a sua alterao.
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41.1 Editar um recibo Para editar um recibo, v ao menu Vendas e seleccione o cone Recibos.
Do lado direito da janela Recibos a Cientes, seleccione o recibo que pretende alterar e clique em Editar. Se prefire, pode simplesmente fazer um duplo clique sobre o recibo a alterar. Uma caixa de dilogo idntica da figura aparece no ecr. Na rea Modos de pagamento, clique numa das trs opes. Caso opte por cheque ou transferncia uma nova rea, relativa aos dados do pagamento, surgir. Introduza ento os dados do pagamento, altere o estado do recibo e prime o boto . A barra de ferramentas situada no canto superior direito da caixa de dilogo permite-lhe navegar entre os recibos criados ou criar um registo novo, para alm de importar documentos. Lembre-se que ao alterar o estado do recibo, tambm est a modificar o estado da factura ou da venda a dinheiro que lhe est associada.
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42. Notas de crdito

A partir do menu Vendas e seleccionando o cone Notas de Crdito, atravs da janela Notas Crdito a Clientes pode visualizar todas as notas de crdito existentes e os produtos associados a cada uma delas.
Com a ajuda dos botes situados no topo da janela, tal como acontece com os outros documentos, tambm aqui pode seleccionar um dado perodo de tempo, com vista a que somente as notas de crdito respeitantes ao mesmo apaream no ecr. Pode optar por visualizar todos os crditos, apenas aqueles que se encontram abatidos, ou ento, os que esto por abater. No se esquea de clicar em para que a aplicao assuma as opes que escolheu.
A partir daquela janela possvel criar e editar notas de crdito. Todavia, no que toca sua alterao, esta s pode ser feita ao nvel do estado do documento.
42.1 Criar uma nota de crdito Para criar uma nota de crdito invoque a janela Notas Crdito a Clientes, seguindo o processo acima indicado (reporte-se seco 42. Notas de crdito). De seguida, clique em ecr. Novo para que uma caixa de dilogo com campos em branco surja no . Os restantes campos sero mais uma vez preenchidos
Seleccione um cliente utilizando o boto automaticamente.
Repare que a data do dia e o estado no abatida so assumidos por defeito. No separador Produtos, seleccione os produtos, coloque a quantidade, verifique se a quantidade e o desconto esto correctos e carregue em . Antes de confirmar, poder eventualmente fazer algumas observaes atravs do segundo separador. Quando terminar clique em para que a nota de crdito seja efectivamente lanada.
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A barra de ferramentas situada no canto superior direito da caixa de dilogo permite-lhe navegar entre as notas criadas ou criar novos registos, para alm de importar documentos. Repare que aquando o lanamento de uma nota de crdito, pode recorrer ao boto da barra de ferramentas situada no canto superior direito da caixa de dilogo (reporte-se ao captulo 46. Importar documentos). Desta forma, estar a utilizar a funcionalidade de importao de documentos do Time Factura.
42.2 Editar uma nota de crdito Para editar uma nota de crdito, v ao menu Vendas, escolha o cone em Editar aps ter seleccionado o crdito que deseja alterar. Notas de Crdito e clique
Uma caixa de dilogo idntica quela utilizada aquando a criao dessa nota aparece no ecr. Como j foi referido anteriormente, apenas o estado da nota de crdito pode ser alterado. Portanto, escolha o estado pretendido recorrendo ao boto e clique em Confirmar.
Note que, devido ao facto da aplicao no possibilitar a importao deste tipo de documento, quando lanar uma venda e proceder ao abatimento de uma nota de crdito em simultneo dever alterar o estado desse crdito manualmente.
43. Notas de dbito

Para visualizar as notas de dbito existentes, v ao menu Vendas e seleccione o cone de Dbito. Uma janela intitulada Notas de Dbito a Clientes aparece no ecr. Notas
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Nessa janela, de forma semelhante ao caso das notas de crdito, consegue ver todas as notas de dbito existentes e os produtos correspondentes a cada uma delas. Recorrendo aos botes situados no topo da janela, pode optar por ver todas as notas de dbito, apenas as que se encontram liquidadas, as que esto atrasadas, ou ainda as que esto pendentes. Tal como acontece com os outros documentos poder tambm definir o perodo de tempo que se para que as suas opes sejam adequar sua pesquisa. No se esquea de carregar em assumidas pela aplicao. a partir desta janela que pode criar notas de dbito. de notar que embora o cone encontre disponvel, as alteraes no so aceites pela aplicao. Editar se
Convm notar que o Time Factura se encarrega de criar um recibo para cada nota de dbito lanada, pelo que no tem que se preocupar com isso.
43.1 Criar uma nota de dbito Para criar uma nota de dbito, invoque a janela Notas de Dbito a Clientes seguindo o processo acima referido (reporte-se seco 43. Notas de dbito) e clique no boto Novo. Na caixa de dilogo que surgiu no ecr, comece por seleccionar um cliente utilizando o boto . Da mesma forma que aconteceu nos outros documentos, tambm
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aqui os restantes campos em branco sero preenchidos automaticamente. Resta-lhe ento tratar dos dois separadores situados na parte inferior da caixa de dilogo. Proceda da mesma forma que no caso das notas de crdito (reporta-se seco 42.1 Criar uma nota de crdito) e prime o boto . Como j foi referido, para cada nota de dbito lanada o Time Factura cria automaticamente um recibo. Somente alterando o estado do recibo poder modificar o estado da nota de dbito.
44. Anlise grfica

O Time Factura permite analisar graficamente a facturao a clientes. Para poder visualizar uma listagem geral de todos os documentos de facturao e o grfico correspondente, v ao menu Vendas e seleccione o cone Anlise.
Uma janela dividida em trs partes surge no ecr. Enquanto do lado esquerdo pode visualizar uma rvore e o total da facturao, do lado direito possvel visualizar um grfico e uma listagem de todos os documentos facturados.
No topo da janela, vrios botes se encontram disponveis. Estes permitem-lhe escolher o tipo de consulta que deseja fazer, o tipo de grfico e as suas propriedades. Atravs destas opes a anlise da facturao torna-se muito mais simples. de referir que a rvore apresentar um aspecto diferente consoante o tipo de consulta escolhida.
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Alguns conceitos complementares

Este captulo vai dar-lhe algumas informaes complementares que se podem revestir de grande utilidade. Para alm de encontrar aqui assuntos j referidos ao longo do manual, tambm sero abordadas outras potencialidades do Time Factura.
45. O menu Principal

O menu Principal foi elaborado com vista a facilitar o trabalho do utilizador. De facto, este menu visa permitir ao utilizador a realizao de diversas tarefas sem andar constantemente de menu em menu. Por este motivo, o menu Principal permite aceder aos cones normalmente mais usados no dia-a-dia de quem utiliza softwares de facturao. Sendo assim, a partir dum nico menu pode no s mudar de empresa ou proceder criao de produtos, como tambm lanar documentos respeitantes a compras e a vendas.
46. Importar documentos

A importao de documentos permite no s facilitar o lanamento de alguns documentos como tambm poupar tempo. Embora j tenha sido referido, lembre-se que esta aplicao s possibilita a importao de documentos quando se est a trabalhar com documentos destinados a clientes. O processo a seguir para importar
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documentos j existentes semelhante nas diversas situaes em que ele pode ser feito, pelo que somente uma dessas situaes ser aqui tratada. Suponhamos que se est a lanar uma nova factura para um dado cliente. Comece por invocar a janela Facturas a Clientes, indo ao menu Vendas e seleccionando o cone Uma vez a janela aberta, clique em Facturas.
Novo para que uma caixa de dilogo aparea no ecr. .
Na barra de ferramentas situada no canto superior esquerdo, seleccione o cone Uma outra caixa de dilogo, intitulada Importar Documentos ir aparecer no ecr. Do lado esquerdo dessa caixa, poder visualizar todos os clientes registados. Note que, se do lado esquerdo clicar no n da rvore, do lado direito da caixa de dilogo aparecem os documentos relacionados com todos os clientes. Porm, se escolher o nome de um s cliente, os trs separadores apenas lhe mostram os documentos correpondentes ao mesmo.
Do lado esquerdo da caixa, seleccione o nome do cliente a quem vai ser dirigida a factura. De seguida, opte por um dos separadores e clique em cima do documento que quer importar. No momento em que clica em , a caixa Importar Documentos desaparece e a caixa de dilogo Facturas a Clientes fica automaticamente com os campos todos preenchidos. Depois de ter verificado se toda a informao est correcta, basta-lhe clicar em para que a factura seja criada. Ao fazer isto, o oamento, encomenda ou guia de remessa que utilizou como base no lanamento da factura podem ficar automaticamente encomendado, processada ou facturada, respectivamente. Convm referir que embora a factura possa ser feita com base num oramento, encomenda ou guia de remessa, outros documentos podero ser feitos apenas com base na importao de oramento, por exemplo. Alm disso, o estado e perodo de tempo dos documentos que aparecem na caixa de dilogo Importar Documentos so definidos por defeito pela aplicao. Todavia se assim o desejar, poder fazer as suas prprias escolhas recorrendo aos diversos botes.
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47. Utilizar o filtro

Esta aplicao tem um filtro que lhe permite efectuar pesquisa mais rapidamente. O filtro pode ser utilizado em qualquer uma das janelas, bastando para isso clicar do lado direito da mesma com o boto direito do rato e escolher a opo Filtrar. Uma caixa de dilogo intitulada Filtrar aparece no ecr. Recorrendo aos botes , igual um dos critrios disponveis aos dados reais que tem em sua posse. Note que pode estabelecer mais de que uma equao. Prime o boto efectuada. para que a filtragem seja
Somente os registos para os quais os parmetros que estabeleceu so vlidos passaro a aparecer na janela de onde partiu. A filtragem pode ser bastante til quando se pretende analisar a ficha de um cliente em particular, pois evita que se perca tempo a procurar o nome desse cliente na gigantesca lista de clientes.
48. Visualizar e imprimir relatrios

O Time Factura permite-lhe visualizar e imprimir uma diversidade de relatrios, pelo que neste captulo s ser abordado o exemplo de um tipo de relatrio. Suponhamos que pretende visualizar um mapa que est ligado s vendas, ento comece por ir ao menu Vendas. Dentro das Vendas, escolha o cone que mais se relaciona com o tipo de relatrio que deseja. Por exemplo, se quiser ver um mapa de facturao por cliente dever seleccionar o cone Facturas.
No canto superior esquerdo da janela que aparece no ecr, clique na seta do boto e escolha uma das opes apresentadas. Neste caso em concreto, dever optar por Mapa de Facturao por Clientes. Uma janela idntica da figura abaixo apresentada surge no ecr. Caso deseje imprimir ento bastar-lhe- clicar no boto impresso. Print e tratar das questes relativas
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Se quiser fechar a janela utilize o boto
Close.
49. Exportao para SAFT-PT

Para alm do importador de SAFT-PT, o Time Factura tambm contm um exportador para SAFT-PT, de acordo com as novas regras do ministrio das finanas. Para utilizar este exportador, v ao menu Janela e clique no cone Uma caixa de dilogo que lhe pede para indicar o ano fiscal aparece no ecr. Basta-lhe ento verificar o ano fiscal e pressione o boto . Exportar para SAFT-PT.
Note que, caso assim o deseje, pode dar o nome diferente ao ficheiro desde que esse tenha a extenso xml.
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Manual do Utilizador

O Time Factura um software de gesto, criado especialmente a pensar na sua empresa.

Preparar o Time Factura .................................................................. 10

Mudar de utilizador ou empresa ..................................................................... 13

10. Cmbios .......................................................................................................... 17

11. Condies de pagamento................................................................................ 19

18. Tipos de funcionrios ...................................................................................... 23

19. Tipos de equipamentos ................................................................................... 24

20. Operaes ....................................................................................................... 25

21. Armazns ........................................................................................................ 26

22. Classificao de produtos ............................................................................... 27

23. Produtos .......................................................................................................... 29

24. Existncias ...................................................................................................... 31

24.1 Regularizao de existncias ..................................................................................... 31 24.2 Movimentos de existncias ........................................................................................ 31

26. Guias de remessa ........................................................................................... 36

27. Facturas .......................................................................................................... 38

28. Vendas a dinheiro ........................................................................................... 40

29. Pagamentos .................................................................................................... 41

30. Recibos ........................................................................................................... 43

31. Notas de Crdito ............................................................................................. 44

32. Notas de Dbito............................................................................................... 46

33. Anlise Grfica ................................................................................................ 48

Lanar documentos ligados s vendas ........................................ 49

34.2 Editar um oramento .................................................................................................. 51 34.3 Apagar um oramento................................................................................................ 51

35. Encomendas ................................................................................................... 51

36. Guias de remessa ........................................................................................... 53

37. Guias de consignao ..................................................................................... 56

38. Guias de transporte ......................................................................................... 58

39. Facturas .......................................................................................................... 60

40. Vendas a dinheiro ........................................................................................... 62

41. Recibos ........................................................................................................... 63

42. Notas de crdito .............................................................................................. 65

43. Notas de dbito ............................................................................................... 66

44. Anlise grfica ................................................................................................. 68

Alguns conceitos complementares ............................................... 69

Instalar o Time Factura

2. Instalao do Time Factura

3. Invocar o Time Factura

Preparar o Time Factura

7. Mudar de utilizador ou empresa

11. Condies de pagamento

12. Modos de expedio

13. Taxas de IVA

, indique qual o seu tipo assim como o

14. Unidades de Medida

17. Estrutura organizacional

18. Tipos de funcionrios

19. Tipos de equipamentos

A partir da janela Operaes pode criar, editar ou apagar operaes.

22. Classificao de produtos

O Time Factura e os documentos de facturao

Lanar documentos ligados s compras

Apagar aps j ter seleccionado, do lado direito da janela, a encomenda em questo.

26. Guias de remessa

28. Vendas a dinheiro

No ecr, uma janela intitulada Pagamentos a Fornecedores aparece.

31. Notas de Crdito

para que a aplicao assuma as opes que escolheu.

32. Notas de Dbito

33. Anlise Grfica

Lanar documentos ligados s vendas

Do lado direito da janela, seleccione o oramento que deseja alterar e clique em

Uma janela intitulada Encomendas de Clientes surge no ecr.

Do lado direito da janela, seleccione a encomenda que deseja alterar e clique em