2005 APDSI e Justiça - 3033 01 - 20060406

Associao para a Promoo e Desenvolvimento da Sociedade da Informao
e-Justia
O que o sector da Justia em Portugal tem a ganhar com o desenvolvimento da Sociedade da Informao
Maro 2006
Estudo desenvolvido durante 2005
Patrocnio
e-Justia
ndice
Prefcio.................................................................................................................................................... iii Agradecimentos...................................................................................................................................... vii 1. Introduo ....................................................................................................................................... 1 1.1. 2. A metodologia usada pelo Grupo de Trabalho e os respectivos contributos ........................ 3
O Edifcio Integrado e-Justia.................................................................................................... 11 2.1. 2.2. A Sociedade da Informao e a Justia............................................................................... 11 Os diferentes objectos do Edifcio da e- Justia .................................................................. 15
3.
Alguns dos Processos da Administrao da Justia .................................................................... 21 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. A Gesto do Processo Judicial ............................................................................................ 21 A Gesto do Conhecimento para a Prtica da Justia ........................................................ 24 A Gesto dos Processos Extrajudiciais - Actos Registrais e Actos Notariais...................... 29 A Gesto dos Recursos na Administrao da Justia ......................................................... 33
4.
Concluses ................................................................................................................................... 37
APNDICES - TEXTOS (Obtidos atravs dos elementos do Grupo de Trabalho) ............................ 41
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Pgina em branco, por razes de paginao
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Prefcio
Portugal ser confrontado ao longo desta dcada com um conjunto de desafios decorrentes do inevitvel crescimento da importncia da Sociedade da Informao e do alargamento do espao econmico da Unio Europeia com a integrao de vrios pases do Leste Europeu. Torna-se ainda absolutamente necessrio recuperar os valores tradicionais e desenvolver a capacidade estratgica dos portugueses o que s possvel, criando grupos de pessoas que se entendam e complementem durante perodos de tempo considerveis. Estes dois factores so de tal forma crticos que, numa sociedade baseada na informao e no conhecimento, sero determinantes para a produtividade e a competitividade do pas no futuro. A justia a par da educao so factores de competitividade decisivos para atingir um desenvolvimento econmico e social sustentvel com elevadas taxas de crescimento e de justia social. Este conjunto de novas situaes implica a definio de um novo paradigma de competitividade para Portugal, baseado na capacidade de conceptualizar, analisar e perspectivar o desenvolvimento de novos produtos, servios ou negcios em vez de um modelo baseado na competio pelo preo baixo ou pela encomenda de terceiros. Esta alterao de paradigma obriga a uma maior capacidade acadmica, cientfica e tecnolgica dos recursos humanos do pas, das empresas e na necessidade de criar uma maior competitividade dos nossos sistemas de ensino, formao profissional e educao ao longo da vida. Implica tambm a capacidade de desenvolver uma nova cultura empresarial baseada na inovao, na competncia e no empreendedorismo e uma administrao pblica magra, gil e flexvel onde o esprito de misso e de servio sejam reencontrados. A justia ser sem qualquer dvida um dos pontos cruciais para que tal desgnio se possa cumprir mas ser tambm por si s um factor de atractibilidade e potenciador de novas oportunidades de negcio se os empreendedores virem uma justia fcil, actuante em tempo til e capaz de os proteger contra o protelamento no tempo de decises que os torna muitas vezes prisioneiros da burocracia da justia.
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Hoje um dado base da sociedade que o desemprego s pode ser combatido com a criao cada vez de um maior nmero de empresas que sejam capazes de substituir os empregos que a administrao pblica ter de eliminar nos prximos anos. Tem vindo a ser assim nas sociedades que comungam o paradigma da Sociedade de Informao onde a prioridade das polticas pblicas est na criao de empresas, quer sejam de base tecnolgica, quer sejam nos sectores tradicionais embora consideravelmente mais embebidas em novas tecnologias da comunicao, quer sejam do sector da terceira economia ou da economia social onde h um mundo de novas oportunidades de empreender nos prximos anos. Mas de seguida a este impulso na criao de empresas vem um outro que a criao de condies de falncia num prazo muito curto para que aquelas empresas que no tenham condies de continuar no mercado, sejam de imediato retiradas para que a concorrncia entre este tipo de novas empresas no sofra distores no mercado e em particular no mercado de capitais com a drenagem de dinheiro em projectos sem viabilidade. Aqui a e-justia tem de ser um ponto de honra da modernidade do estado e da garantia de bom funcionamento do mercado absolutamente necessrio promover o aparecimento de uma nova classe empresarial, assente num profundo conhecimento acadmico, cientfico, tecnolgico e da histria do pas, virada para negcios de base tecnolgica e com uma crescente componente de informao e conhecimento. E neste aspecto uma classe empresarial que veja na justia um factor de competitividade e no um motivo para afastar o investimento e o aparecimento de novas empresas e como consequncia directa, o crescimento do desemprego e em especial o de jovens licenciados sem esprito empreendedor. Na Sociedade da Informao, a competitividade dos pases e das empresas assenta na informao, no conhecimento e na competncia dos seus recursos humanos e por isso os factores de competitividade decisivos foram a inovao, a tecnologia, a capacidade estratgica e de organizao das pessoas e das empresas. Isto s possvel numa sociedade onde a educao e a justia so, entre outros mais, factores decisivos para o desenvolvimento sustentvel. A Sociedade da Informao caracterizada pelo curto ciclo de vida dos produtos e servios, o que conduz a uma maior necessidade e capacidade de conceptualizao, de anlise e perspectivao da evoluo dos negcios; de anlise do impacto das tecnologias avanadas de informao na redefinio da cadeia de valor e da cadeia de operaes dos negcios e de perspectivar novos modelos de negcios conduzindo a novos produtos e servios centrados nas necessidades dos clientes. Tambm neste aspecto, uma justia clere, ser um factor de competitividade do pas.
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A Sociedade da Informao coloca-nos alguns desafios que devero mobilizar a sociedade portuguesa em que factores como a capacidade estratgica, a inovao, a informao e a internacionalizao sero decisivos. S atravs da educao poderemos ser capazes de atingir um conjunto de desafios que se colocam ao nosso pas dos quais podemos destacar a promoo: de uma cultura do saber cientfico e tecnolgico, assente numa forte cultura dos valores tradicionais; de um esprito empreendedor e de uma capacidade de inovao; de capacidade estratgica e de viso sobre novas oportunidades de negcios ou novas actividades; da capacidade de auto-aprendizagem ao longo da vida, criando estmulos para a melhoria da produtividade individual e de grupo/equipa; da capacidade de liderana, de organizao por processos e de gesto por projectos.
Tudo isto educao e mais educao, o grande compromisso de todos ns na construo de um pas com futuro. E a justia ser um dos factores que nunca poderemos descurar para que esse do futuro esteja cada vez mais perto. Este trabalho produzido por um conjunto de personalidades de elevado mrito e com muita experincia escreveram diversos documentos com o cunho de quem j fez e em cima da sua experincia, incluram o conhecimento cientfico que lhes permite dar um contributo muito importante para uma viso de largo espectro sobre os principais tpicos da Justia e da Sociedade de Informao. Estou certo de que este trabalho ser muitssimo til a todos quantos neste pas se interessam pelo desenvolvimento da Sociedade da Informao e pela modernizao e desburocratizao da Administrao Pblica, mas tambm para acadmicos, empresrios e empreendedores e, ainda para todos aqueles, que gostam de estudar os novos desafios que se colocam a construo de um Portugal moderno, na linha da frente da Sociedade de Informao. Este trabalho dar um grande prazer a quem o ler e estudar pois encontrar nele, as pistas de modernidade que com certeza procura na construo da Sociedade de Informao com especial incidncia para a Justia,
Joaquim Borges Gouveia Prof. Catedrtico da U. de Aveiro bgouveia@egi.ua.pt
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Agradecimentos
Este trabalho no poderia ter sido desenvolvido sem a participao e empenho de todos os elementos do Grupo de Trabalho. As nossas conversas, discusses, reflexes, ansiedades, vontades e ainda desgostos e esperana... todos envolvidos pelo conhecimento do sector, da realidade da prtica da Justia, em Portugal e fora de Portugal, das novas ferramentas de SI/TICs e ainda das abordagens de transformaes e mudanas organizacionais, deram como resultante este documento. A coordenao deste trabalho pretendeu constituir um Grupo de Trabalho abrangente e, como podemos verificar pelas tabelas seguintes, o grupo constitudo incluiu uma representao significativa da Sociedade Portuguesa, no contexto dos temas em apreciao. Para alm do Professor Doutor Joo Bilhim e de mim prpria, os elementos do Grupo de Trabalho com actividade profissional principal no Sector da Justia, com quem interagimos durante 2005, foram os seguintes:
Entidades do Sector da Justia e Individualidades ITIJ Instituto Tecnologias de Informao na Justia Ponto de Contacto Portugus da Rede Judiciria Europeia em Matria Civil e Comercial Conselho Superior de Magistratura Direco Geral. Administrao da Justia Tribunal Constitucional Polcia Judiciria Procuradoria-Geral da Repblica
Elementos do Grupo de Trabalho
Dr. Mrio Valente
Dr. Carlos Manuel G. de Melo Marinho
Dr. Joaquim Delgado Eng. Antnio Taborda Dr. Maria Lusa Proena Dr. Carlos Sousa Mendes
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Direco Geral dos Servios Prisionais Direco Geral dos Registos e Notariado Cmara dos Solicitadores Ordem dos Advogados Individualidade ( Advogado )
Dr. Lus Miranda Pereira Dr. Antnio Ferreira Santos Dr. Antnio Figueiredo Dr. Armando A. Oliveira [Braga] Dr. Manuel Lopes Rocha Dr. Joo Miguel Barros
Fizeram tambm parte do Grupo de Trabalho diversas personalidades com actividade profissional principal ligada prestao de Servios nas reas de Consultoria de Gesto, Sistemas e Tecnologias de Informao e Comunicao e ainda outras pertencentes a algumas empresas portuguesas com voz na rea da prtica da Justia, com quem interagimos durante 2005, e que foram as seguintes:
Empresas e Associaes
Elementos do Grupo de Trabalho Dr. Manuel Elsio Dr. Miguel Pupo Correia Eng. Joo Melo Dr. Pedro Neves Dr. Cristina Martins Eng. Nuno Carvalho Dr. Paula Silva Simes Eng. Eduardo Fonseca Eng. Jos Lus Costa Oliveira Dr. Paulo Pereira Eng. Paulo Luz Eng. Filipe Romo Eng. Carlos Marques Dr. Teresa Serafino Dr. Nuno Guerra Santos
CGD - Caixa Geral de Depsitos PT - Portugal Telecom SGPS CTT - Correios de Portugal AIP - Associao Industrial Portuguesa No Limits Consulting SAP Portugal IBM - Companhia IBM Portuguesa Siemens Compta Novabase Quidgest Municpia Accenture
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SUN Link Consulting Deloitte. Getronics
Eng. Paulo Vilela Eng. Rui Gonalves Alexandre Eng. Victor Fernandes Dr. Marcelo Reis Eng. Paulo Rodrigues
A todos agradecemos a participao e o empenho manifestado na prossecuo do objectivo inicial a que todos nos propusemos. Conseguimos igualmente, como resultante destes meses, uma conscincia colectiva ligada a resultados concretos, observveis e com utilidade para a Sociedade Portuguesa. Pela APDSI, pelo Professor Doutor Joo Bilhim e por mim prpria - Obrigada a todos.
Maria Helena Monteiro
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1. Introduo
A Associao para a Promoo e Desenvolvimento da Sociedade da Informao (APDSI) vem actuando, desde a sua constituio em 2001, como uma associao de vanguarda, focada, de forma activa e continuada, no desenvolvimento da Sociedade de Informao em Portugal. Nas mltiplas iniciativas da APDSI encontra-se sempre presente a preocupao de divulgar e dinamizar a reflexo sobre a criao de valor pela aplicao das tecnologias de informao e comunicao, nos mais distintos sectores da sociedade portuguesa. neste contexto que surge o presente trabalho, iniciado em 2004 e desenvolvido ao longo do ano de 2005, focado no sector da Justia e, mais especificamente, no que o Sector da Justia em Portugal tem a ganhar com o desenvolvimento da Sociedade da Informao. Este trabalho foi supervisionado pelo Professor Doutor Joo Abreu de Faria Bilhim, Professor Catedrtico do Instituto Superior de Cincias Sociais e Polticas da Universidade Tcnica de Lisboa, que presidiu ao encerramento do evento que decorreu em Janeiro de 2004, na Fundao Calouste Gulbenkian, subordinado ao tema e-Justia em Portugal e organizado pela APDSI; a coordenao operacional e organizao so da responsabilidade da Dr. Maria Helena Monteiro, docente do mesmo Instituto. Este desafio da e-Justia que j o era em 2004 confronta-se agora, no incio de 2006, com a obrigatoriedade de mudana na sociedade portuguesa protagonizada pela sociedade civil, pela comunidade empresarial e, acima de tudo, pelo Governo, que tem expressado muito vigorosamente uma vontade poltica neste sentido. A realidade exige, porm, patrocnios e capacidade de realizao de programas e projectos que permitam concretizar a viso j em curso. este clima geral que constitui o pano de fundo para este tipo de reflexes, muito particularmente no sector da Justia, onde a evidncia das mudanas tem carcter de urgncia, sob pena de o sector econmico e os cidados no poderem avanar na modernidade exigida pelo tempo e pelos contextos de insero do pas (nomeadamente os compromissos europeus) devido aos prprios impedimentos, bloqueios e ambiguidades decorrentes da actual legislao e da enorme ineficcia dos processos responsveis pela sua aplicao. O trabalho agora apresentado rene e resume o pensamento de uma equipa de professores universitrios, profissionais do sector, representantes de associaes profissionais e ainda representantes de empresas de prestao de servios em reas de mudana organizacional e
1. Introduo
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solues de sistemas e tecnologias de informao e comunicao, com experincia na Administrao Pblica e no sector da Justia. Perante os resultados das discusses e os contributos dos vrios elementos do grupo de trabalho, ao longo dos diversos contactos efectuados em 2005, optou-se por dividir este estudo em quatro partes, para uma maior homogeneidade dos temas abordados em cada uma e tambm para proporcionar aos leitores alternativas de leitura, de acordo com os seus prprios objectivos. Assim, a estrutura do presente documento a seguinte: Uma primeira parte relacionada com a Justia e a Sociedade da Informao em geral, onde situaremos ambas num modelo conceptual integrado edifcio integrado que nos ajudar a situar o tema, os conceitos e, acima de tudo, a perspectivar um futuro, sem perder de vista os riscos e impactos de cada um dos possveis caminhos de mudana; Uma segunda parte dirigida a alguns dos principais processos da administrao da justia onde se torna evidente a necessidade da interveno das tecnologias de informao como meios indispensveis para catapultarem estes processos de trabalho para os desgnios possveis, desejados e j experimentados em outros pases e/ou indstrias; Uma terceira parte onde se encontram enumeradas e apresentadas as grandes concluses do estudo; Uma quarta parte onde o leitor pode encontrar alguns dos textos originais que acompanharam a contribuio de vrios dos membros do Grupo de Trabalho, ao longo do perodo de discusso e reflexo sobre este tema. Ao findar a edio deste trabalho, fica-nos uma sensao mista entre o bem estar gerado entre os elementos do grupo, pela sintonia e complementaridade de opinies sobre a importncia e necessidade da e-Justia em Portugal (o que foi nossa inteno ao organizar o presente documento) e a multiplicidade de temas que foram surgindo em complemento aos que se encontravam em explorao e que, numa ptica de eficcia, tivemos de afastar para outros momentos futuros Chegmos ao fim desta etapa. Esperamos que os resultados justifiquem os meios e os esforos desenvolvidos por todos ns e que este texto seja uma base de referncia, um alerta e um estmulo para toda a sociedade para o muito que ainda h a fazer neste domnio.
1. Introduo
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Desejamos a todos uma excelente leitura e esperamos com expectativa os vossos comentrios e sugestes. Maria Helena Monteiro Lisboa, Janeiro de 2006
Docente Universitria Instituto Superior de Cincias Sociais e Polticas Universidade Tcnica de Lisboa helena.monteiro@iscsp.utl.pt
1.1.
A metodologia usada pelo Grupo de Trabalho e os respectivos contributos
Aps uma primeira reunio de apresentao, o grupo de trabalho iniciou a actividade em 24 de Junho de 2005, numa segunda reunio, onde foram acordadas algumas das orientaes que nortearam os trabalhos subsequentes. Desde logo se salientou a necessidade de um grande rigor, mediante o apoio em situaes concretas, conforme o Dr. Carlos Manuel Marinho relembra, na nota prvia com que inicia o seu contributo escrito para este documento (ver Apndice):
Nota prvia - conforme patenteado na segunda reunio do Grupo de Estudo, realizada no dia 24 de Junho, assume-se como axilar para este projecto o rigor do diagnstico da realidade da administrao da Justia, de forma a no se persistir na assuno de solues desfasadas dos problemas. A aquisio de noo incidente sobre as questes a solver deve emergir de uma anlise assente na experincia e na avaliao profunda dos factos e nunca em preconceitos, meras abstraces, ideias genricas, notcias, extrapolaes ou simples trocas de opinies em crculos no especializados.
Esta foi a orientao principal resultante do encontro do dia 24 de Junho de 2005. Tambm se acordou que os representantes do sector empresarial de fornecedores de solues e de servios em SI/TICs deveriam contribuir para o trabalho final evidenciando Produtos/Solues para o sector da Justia, assim como experincias retiradas de outros contextos, nomeadamente internacionais, que pudessem trazer mais valia ao trabalho.
1. Introduo
e-Justia
Enfim, foi unnime que a distribuio de temas no estudo se poderia fazer tendo em ateno os seguintes grandes marcos: 1- Desenvolver uma Sociedade da Informao no Sector da Justia (perspectiva estratgica at 2010 Diagnstico e Futuro 2- Produtos e Servios 3- Parceria Cliente - Fornecedor 4- Grandes Concluses Cada elemento do Grupo foi convidado a escolher um ou vrios temas, de acordo com o seu interesse, sobre o qual redigiria um pequeno texto. Admitiu-se que esses textos, contributos dos elementos do grupo de trabalho, pudessem vir a fazer parte integrante do documento final. Ficaram tambm marcadas datas de entregas e de prximas reunies, assim como o processo de colaborao entre todos os elementos do grupo de trabalho. Para alm dos contnuos contactos, realizaram-se ainda mais duas reunies do grupo (Outubro e Dezembro), onde se sintetizaram os resultados at a obtidos, se discutiram os temas, identificaram outros tantos temas e intervenientes, e se definiu progressivamente o formato final do estudo, face aos contributos recebidos. Recebemos os ltimos contributos escritos em Janeiro ltimo. Estamos cientes de que ficaram alguns por chegar, no podendo j ser includos no presente documento, o que, naturalmente, se lamenta. Com esta riqueza de informao e opinio, tentmos sintetizar e evidenciar os pareceres de cada um dos membros, inserindo-os numa verso comum de grupo. No entanto, no podamos deixar de apresentar os diversos textos originais, uma vez que, cada um per si e todos no seu conjunto, constituem uma realidade de observao e interpretao, em 2005, sobre partes do comportamento do sector da Justia, hipteses de melhoria, propostas de solues e ainda preocupaes de foco e amplitudes muito diferentes. Tambm em relao ao Instituto das Tecnologias de Informao para a Justia, Direco Geral de Registos e Notariado e Procuradoria-Geral da Repblica, optmos por incluir neste estudo excertos de documentos obtidos junto destes organismos, que foram abordadas durante as discusses e que, de algum modo, complementavam a viso do grupo sobre os diagnsticos apresentados, solues propostas e casos em desenvolvimento, em arranque ou j em marcha. Desta forma, este estudo poder proporcionar distintas abordagens sua leitura, consoante o interesse particular de cada leitor.
1. Introduo
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Foi nossa preocupao proporcionar a todos os elementos do Grupo de Trabalho um perodo de validao sobre a primeira verso do documento escrito. Temos uma conscincia muito clara sobre os benefcios das sugestes que em qualquer trabalho surgem nestes momentos finais. Em duas semanas de perodo de correces e sugestes, este documento, no seu todo, teve melhorias quer em terminologia quer em rigor de contedos e apresentao. As sugestes dos elementos do Grupo que nos enviaram as suas propostas foram muito pertinentes. Esta metodologia assegurou assim, o consenso de todo o Grupo de Trabalho com o texto final. Passamos a apresentar a lista de contributos recebidos. A seguinte lista, ordenada alfabeticamente pelas organizaes representadas por cada autor, ajudar o leitor a percorrer ou escolher o texto (ou os textos) que mais lhe possam interessar. Nessa lista encontram-se: 1- o(s) autor(es) 2- o ttulo original 3- os temas principais recolhidos do texto (da iniciativa da coordenao da edio) 4- a entidade a que o autor pertence durante 2005 5- o numero de ordem da insero do texto nos Apndices a este Estudo, de acordo com a ordenao seguida.
1 Nuno Guerra Santos Contributo da Sociedade da Informao para a Justia Uma reforma da Justia em 3-D Descongestionamento, Desmaterializao e Desenvolvimento 2 Cristina Martins O que o sector da Justia em Portugal tem a ganhar com o desenvolvimento da Sociedade da Informao Duas situaes sobre o relacionamento das Empresas com o Ministrio da Justia 3 Manuel Elsio Levantamento de Prticas ou Omisses que constituem entraves celeridade da realizao da Justia Levantamento de Prticas ou Omisses que constituem entraves celeridade da realizao da Justia Caixa Geral de Depsitos (CGD) (Contencioso da CGD) Associao Industrial Portuguesa (AIP) Accenture
1. Introduo
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4 Armando Oliveira (Braga) O acesso do Solicitador Administrao desmaterializada O acesso do Solicitador Administrao desmaterializada 5 Paulo Pereira Compta - Produtos e Servios Produtos / Solues e Servios de SI/TICs para a Justia 6 Carlos Manuel Gonalves de Melo Marinho Contributo para os trabalhos do Grupo de Estudo sobre e- Justia o que tem o sector da Justia a ganhar com o desenvolvimento da SI Desmaterializao do Processo A Formao O Contacto com os Autos Acesso Informao de apoio por parte dos magistrados e demais profissionais que actuam nos tribunais Redes de Cooperao Registo da Prova e a sua Transmisso Citaes, Notificaes e as Comunicaes em Geral Conselho Superior de Magistratura (CSM)
Ponto de Contacto Portugus da Rede Judiciria Europeia em Matria Civil e Comercial
Cmara de Solicitadores
Compta
7 Joo Melo e Pedro Neves O contributo dos CTT para a e-Justia Hub Postal Plataforma integrada de Servios de Comunicao Electrnica MDDE- Tecnologia de Certificao Digital Gesto Documental
O Servio MDDE dos CTT conforme as disposies da Portaria n642/2004 de 16 de Junho, cujo mbito refere: 1 A presente portaria regula a forma de apresentao a juzo dos actos processuais enviados atravs de Correio electrnico, nos termos ...
Correios de Portugal (CTT)
8 Marcelo Reis / Vtor Jorge Fernandes / Rui Santos Deloitte e-Justia Contributo Deloitte Vertentes da transformao global na Justia-EstratgiaLegislao-Organizao-Processos-Pessoas-Tecnologia 9 Antnio Figueiredo Excertos de textos (de 2005) da DGRN Empresa na Hora; Ciclo de Vida Empresa - Informatizao Global dos Registos e do Notariado : SIRCOM- Sist. Integrado do Registo Comercial, SIRIC- Sist. Integrado do Registo e da Identificao Civil, SIRP- Sist. Integrado do Registo Predial Direco Geral de Registos e Notariado (DGRN)
1. Introduo
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10 Joaquim Paulo Rodrigues Getronics e-Justia : Papel da Segurana na Justia

ICT Solutions and Services
Segurana fsica integrada Experincias Itlia SITA Information System for Environment Protection 11 Eduardo Fonseca IBM APDSI - Grupo de Trabalho e-Justia Desenvolver uma SI no sector da Justia (perspectiva estratgica at 2010, Produtos e Servios, Parceria Cliente Fornecedor 12 Mrio Valente Excertos do Plano Orientador 2006-2008 do ITIJ datado de 9 de Setembro de 2005 ....Estratgia SI/TI (MJ) Mudanas Necessrias ITIJ Medidas/Aces ITIJ ... 13 Rui Alexandre Link Consulting , SA Que contribuio podero dar as Tecnologias de Informao Justia? A utilizao estratgica das TIs - Arquitectura Empresarial Uma Arquitectura orientada a Servios 14 Teresa Serafino Municpia, S.A Informao Geogrfica Estrutura de Inovao no Sistema Judicial A Inf. Geogrfica na Justia Electrnica - Servios de informao Geogrfica - a Inf. Geogrfica e a acessibilidade 15 Nuno Silva Carvalho NoLimits Consulting Comunicao para o Estudo e-Justia Contributos para uma maior eficincia do programa de transformao e-Justia A eficcia na procura das solues tecnolgicas adequadas O programa de modernizao da AP e os Modelos de Relacionamento entre as entidades da AP e as entidades fornecedoras de solues e servios do sector privado (Contratos PPP- Parceria Pblico Privada ) 16 Paulo Luz Novabase Consulting A Modernizao da Justia com base nas novas tecnologias Uma (r)evoluo focada no Cidado? Instituto das Tecnologias de Informao na Justia (ITIJ)
1. Introduo
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Modelos operacionais- integrao tecnolgica Qualidade Reformulao de Perfis e Competncias 17 Lusa Proena Polcia Judiciria (PJ) O Sistema Integrado de Apoio Investigao Criminal (SIAC) O Projecto SIAC- dois Sub Projectos 1-ERP Enterprise Resources Management - Recursos Humanos - Administrao Financeira - Aprovisionamento e Gesto de Stocks 2-ECM - Enterprise Content Management - G Contedos G Documental - Workflow - Portal Internet - Intranet e Extranet 18 Miguel Pupo Correia PT SGPS -- Coordenao Colaborao de : Nuno Miguel Guerreiro Dias PT Corporate, Francisco Jos Gama Fernandes PT PRO , Joo Trindade Leal TMN, Paulo Pontes Oliveira PT Comunicaes Contributo para o estudo e-justia O que tem o sector da Justia a ganhar com o desenvolvimento da Sociedade de Informao A perspectiva da PT como provedor de bens e servios da Sociedade de Informao A perspectiva da PT como utilizador do Sistema Judicial 19 Carlos Sousa Mendes Excerto do texto La gestion de la justice pnale - Recommandation nR(95) 12 et rapport Edition du Conseil de lurope 20 Filipe Romo - Carlos Marques Quidgest Solues Quidgest para e-Justia na Sociedade do Conhecimento SINGAP BSC, EQA, CRM SINGAP Sistema integrado para a nova gesto da AP - RH, GDoc, Comunicao, G. Patrimonial, G. Financeira, G. Global e Gesto da rea Nuclear da Instituio da Justia 21 Paula Silva Simes SAP Experincias de Sucesso Ministrio da Justia em Israel Portal, Gesto de Contedos e Business Intelligence ; Polcia Judiciria em Portugal 22 Jos Costa Oliveira Contributo para o estudo e-Justia da APDSI Siemens Procuradoria-Geral da Repblica (PGR) Portugal Telecom (PT)
1. Introduo
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Diagnsticos e Solues. A Inovao como base da soluo Processos Mentalidades Legislao da Sociedade da Informao Exemplos de Aplicao: Forum Star Alemanha / Baviera, Associao Austraca de Notrios 23 Paulo Vilela E-Justia O que tem o sector da justia a ganhar com o desenvolvimento da Sociedade da Informao Diagnstico - Contributos para Resoluo - Sistemas Integrados de Justia, Segurana, Cartes de Identidade digitais, Normas abertas de documentos Sun Microsystems
1. Introduo
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1. Introduo
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2. O Edifcio Integrado e-Justia
2.1.
A Sociedade da Informao e a Justia
Quando falamos de Justia, estamos a falar da aco concertada de diferentes organismos que, no seu todo, so o garante da aplicao da Constituio na sociedade civil e no meio empresarial portugus. Na figura seguinte apresentamos, de forma esquemtica, algumas das entidades que intervm na rea da Justia.
Orgos de Soberania do Estado Portugus Presidente da Repblica, Assembleia da Repblica, Governo e Tribunais Repblica, Repblica,
CEPEJ Comisso Europeia para a Eficincia da Justia PCRJEMCC Ponto Contacto da Rede Judiciaries Europeia em Matria Civil e Comercial
Governo
Ministro da Justia Secretrios de Estado PGR Procuradoria Geral da Repblica CSMP Cons.Superior Ministrio Pblico GDDC Gabinete Documentao e Direito Comparado CEJ Centro de Estudos Judicirios PJ Polcia Judiciria IGFPJ - Instituto Gesto Financeira e Patrimonial da Justia ITIJ - Instituto Tecnologias Informao da Justia
Tribunais
Secretaria Geral do Ministrio da Justia Auditoria Jurdica do Ministrio da Justia GPLP - Gabinete Poltica Legislativa e Planeamento do M.Justia DGAJ Direco Geral Administrao da Justia DGRN Direco Geral Registos e Notariado DGSP Direco Geral Servios Prisionais
TC - Tribunal Constitucional
Tribunal de Contas
CSM Cons.Superior Magistratura
CSTAF Cons.Superior Trib.Administrativos e Fiscais STA - Supremo Tribunal Administrativo TAF - Tribunais Administrativos e Fiscais
OA Ordem dos Advogados
Cmara dos Solicitadores
Advogados Advogados
STJ- Supremo Tribunal de Justia Tribunais (da Relao) 2 Instncia Tribunais 1 Instncia (Comarca,
Especializaes,)
Solicitadores de Solicitadores de Execuo Execuo
PROVEDORIA DE JUSTIA
Julgados de Paz
Estas entidades existem para servir o cidado, os agentes econmicos e as demais organizaes, por forma a que o pas funcione com um grau de certeza e confiana que lhe permita um desenvolvimento transparente e sustentado em democracia. necessrio que a Justia funcione em tempo e qualidade, de acordo com a necessidade do mercado sociedade civil e empresarial.
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Se analisarmos a actividade do sector da Justia, verificamos que esta actividade essencialmente uma actividade de transformao de informao, facto que se pode comprovar atravs da enumerao de alguns dos verbos-aco que rodeiam o dia a dia desta actividade, como, por exemplo: observar analisar sintetizar recolher (observao e documentos) transformar (as observaes em factos documentveis) transcrever (os factos para contedos armazenveis em diferentes suportes) classificar (contedos a armazenar para optimizar as consultas futuras) armazenar (contedos, em diferentes suportes) consultar (contedos existentes) interpretar (contedos existentes) decidir ( com base e sobre contedos existentes) criar - preparar (novos contedos) receber, interpretar (contedos) modificar (contedos) encaminhar (contedos) aprovar (contedos) eliminar (contedos) etc...
Neste contexto, no h qualquer dvida sobre a adequabilidade da utilizao das tecnologias de informao e de comunicao na execuo das actividades da Justia. Desde o incio dos processamentos de dados com recurso aos computadores (processamentos em batch) que a Justia um grande utilizador destes processamentos em Portugal, nomeadamente para sistemas de identificao nacional, identificao de pessoas colectivas, processos eleitorais e muitos outros. Tambm a partir de meados de 90, com a utilizao da Internet, vemos vrias instituies da Administrao da Justia e da Magistratura a criarem os seus stios (por exemplo, o STJ, a PGR, o CSM em 1996) para alm de iniciativas de magistrados, juzes e advogados em criar stios jurdicos, alguns deles j para partilha de informao e para debate entre grupos limitados. Os diagnsticos sobre a operao e desempenho das actividades da Justia tm vindo a ser feitos. Algumas comparaes com os demais pases da Europa esto igualmente feitas (European Judicial
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Systems 2002 Dezembro de 2004 European Commission for the Efficiency of Justice (CEPEJ)) e, se consultarmos o site www.coe.int/cepej, do Conselho da Europa, podemos encontrar sempre as recomendaes dirigidas a este tema, a nvel europeu, e, por conseguinte, destinadas a ser adoptadas adequadamente por cada um dos pases da Comunidade. Neste documento sobre a e-Justia encontramos alguns textos que nos apresentam diagnsticos localizados de actividades e procedimentos que viriam a ganhar com a utilizao progressiva das referidas tecnologias. Neste mbito de diagnstico, sugerimos a consulta dos textos dos elementos no grupo de trabalho representantes da CGD, da PT, dos CTT, da AIP, do CSM, da IBM, da Accenture, da Deloitte, entre outros. Estes diagnsticos surgem em 2005, naturalmente com maior evidncia que em anos anteriores (mais diagnsticos, mais rigorosos e mais focados), com uma clareza de apresentao directamente relacionada com as diferenas percebidas no s com outras realidades externas mas tambm, por comparao com experincias equivalentes em Portugal, como por exemplo o confronto da prtica da justia com a prtica dos servios financeiros: a) Justia - A realidade do dia a dia da Justia estimulada em tempo real por fora do contexto econmico e social em que vivemos em 2006; no entanto, o desenvolvimento das respostas da justia segue os procedimentos em vigor (Cdigos de Processo,...), que vm de tempos em que as condies externas eram abissalmente distintas, quer na disponibilidade das ferramentas especficas de tecnologias de informao e comunicao (TICs), quer nas exigncias de aco e resposta do meio circundante b) Servios Financeiros O cidado e os agentes econmicos vivem a realidade do dia a dia com outros sectores, para alm da Justia, com os quais mantm uma forte interaco como, por exemplo, o sector financeiro. Neste sector, onde a actividade fundamentalmente de transformao de informao, como no da Justia, as respostas j esto pensadas, delineadas, planeadas e so executadas tirando desde logo partido das hipteses e alternativas proporcionadas pelas novas ferramentas de TICs. O Cidado e a Empresa vivem, no seu quotidiano, estas duas realidades completamente distintas. A exigncia dos clientes na resposta da Justia aumenta exponencialmente com o nvel de conhecimento que adquire sobre as alternativas possveis s praticadas nos organismos da Justia.
Assim, a movimentao para a transformao e a transformao propriamente dita j esto em marcha.
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No podemos e no devemos esquecer a diferena de dimenso entre estes dois sectores. Se olharmos para o total de funcionrios e magistrados na justia e para o total de funcionrios em uma instituio financeira, verificamos, perante estas dimenses e os diferentes modelos organizacionais, que os mecanismos indutores da mudana tm de ser pensados partida de forma diferente para estes contextos. Assim, no sector da Justia de forma cautelosa e segura, mas sem return point, esta transformao para uma sociedade de informao mais convincente, actuante, eficaz e eficiente, de facto, dentro do sector e na sua ligao com o meio, tem de ocorrer. Com esta dimenso, atraso e conteno financeira, qualquer mudana ter de ir sendo feita simultaneamente a vrios nveis, nomeadamente atravs de (a) Os chamados Quick Wins melhorias pontuais e progressivas, pela entrada de novas ferramentas tecnolgicas, sem pr em causa uma qualquer transformao substantiva mais profunda. Ex: Portal da Justia, que arrancou em Dezembro de 2005. (b) Desenvolvimento progressivo de novos conhecimentos sobre Sistemas e Tecnologias de Informao no corpo dos profissionais da justia (juizes, magistrados do Ministrio Pblico e demais funcionrios da justia). Estes conhecimentos devem ser ajustados aos perfis profissionais, de acordo com as expectativas de interveno, quer do profissional, quer do sector em geral. Por exemplo, teremos de vir a desenvolver competncias alargadas na rea de Sistemas e Tecnologias de Informao, entre as quais: -- Utilizao de ferramentas de office automation - Carta Europeia de Conduo Informtica ECDL
(European Computer Driving Licence) ;
-- Utilizao de Bases de Dados e motores de busca; -- Utilizao de ferramentas de Gesto Documental; -- Utilizao de ferramentas de planeamento e de controlo da actividade para alm da gesto de programas e projectos; -- Utilizao de ferramentas de workflow e desenho de fluxos e procedimentos (BPA-Business
Process Automation e BPM Business Process Management tools); e ainda, -- Anlise e Estrutura de Sistemas de Informao Organizacionais, -- Arquitecturas de Solues Integradas - Informao/Organizaes -- Gesto de Sistemas de Informao; Gesto de Programas e de Projectos de Mudana,...
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-- Gesto de Estabelecimento e Acompanhamento de Parcerias e Contratos (c) Concepo de novos Cdigos de Processos, mais leves, mais fceis e evidentes e
pensando desde logo no uso de tipos de ferramentas e de tecnologias (de informao e comunicao) j experimentadas e seguras, para a execuo das actividades e tarefas a constar da regulamentao formal dos Cdigos e procedimentos. (d) Concepo, Desenvolvimento e Difuso de um Programa Integrado e Alargado de Transformao da Justia que inclua necessariamente aspectos de mudana nas vrias camadas do edifcio da Justia, - Legislao, Organizao, Pessoas, Processos, Procedimentos, Ferramentas Tecnolgicas, Seguranas,... (e) Concretizao, preparao, montagem e operao de novas Solues de Tratamento, Armazenamento e Comunicao de Informao, utilizando recursos internos da Justia e/ou contratando fornecimentos e servios da forma mais profcua para ambas as partes ( modelos de parcerias). Em sntese, para alm das iniciativas em marcha, indispensvel ir pensando (e repensando) a progressiva mudana do funcionamento da Justia, em contexto controlado, no sentido da obteno de uma eficcia e eficincia necessrias ao bom desempenho do sector, em face dos desafios e expectativas que os cidados, o Pas e a Europa tm para os dias de hoje e prximos anos. Aconselhamos a leitura do texto Recommendation Rec (2003) 14 of the Committee of Ministers to member states on the interoperability of information systems in the justice sector. (Adopted by the Committee of Ministers on 9 September 2003 at the 851st meeting of Ministers Deputies) Este texto pode ser lido em www.coe.int
2.2. Os diferentes objectos do Edifcio da e- Justia
Para facilitar a comunicao entre diversas pessoas, com referncias e interesses distintos, somos convidados a desenhar esquemas e modelos que nos unam no que do interesse comum, e permitam ainda, aps a adopo dos esquemas representados, discutir e criar mais valias, agora pela conjugao da diversidade de opinies.
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Neste sentido, decidimos desenhar o seguinte esquema, que este grupo considerou ser uma boa aproximao de um edifcio integrado de componentes que permitem sustentar a prtica de uma justia electrnica.
O ed ifcio integrad o ob jectos que com pem o e-justia

Perspectiv a Interna
e- Justia
V IS O INTE GRAD A CAN AIS SMS S E GURAN A INTE GRA O
Perspectiv a Externa
TV Interactiv a FORMAO / INFORMAO
P ortal
Call Centre
Balco
QUALIDADE (Eficcia)
QUALIDADE (Eficincia Operacional)
P rocessos / P rocedimentos Aplicaes Infor mticas Dados Tecnologias COL ABOR A O
FORMAO
MUDANA
Institu i es d a Justia
INTE GRA O S E GURAN A DADOS
M aria H elena M onteiro 2005-12-14
Associao para a Prom oo e Desenvolv im ento da Sociedad e da Inform ao TE CNOLO GIAS
Todas estas camadas so indispensveis a uma operao conveniente e segura para o contexto global e integrado das infra-estruturas tecnolgicas de processamento de informao e de comunicao de suporte actividade. Esta uma das preocupaes e desafios do ITIJ, conforme poder ser verificado pelo texto junto. No esquecer que as exigncias desta camada de tecnologia so elevadas, uma vez que a circulao de informao ser cada vez maior, os contedos sero cada vez mais completos e complexos, a populao utilizadora desta informao ser, apesar de aumentarem as especializaes e os limites de acessos, cada vez maior, e os ataques externos segurana tambm se perspectivam com aumentos significativos. Todo este cenrio obriga a planeamento, a execuo e a uma gesto de risco muito atentos e especficos. Apesar de os dados terem origem em organismos e entidades diferentes, no seio da Justia, imperioso que a sua proteco e segurana faam parte de uma preocupao global do Ministrio. Tambm os fluxos de informao intra-entidades e inter-entidades (sendo a circulao de informao uma das prticas fundamentais da justia...) tm de ser assegurados electronicamente, por forma a manter o sigilo de quem intervm, a confiana nos contedos, a prova das alteraes e as datas das
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ocorrncias inerentes ao envio, circulao, recepo, acesso e modificao. Sugerimos que se veja a propsito, o caso da Portaria n. 642 de 16 de Julho de 2004, que regulamenta o envio das peas processuais para os tribunais. Os mecanismos de auditabilidade tm de estar continuamente activos e em estado de deteco de anomalias e emisso de alertas quando se identificarem situaes de potencial risco. De facto, assegurar os nveis de segurana obrigatrios no s os preconizados pela Comisso Nacional de Proteco de Dados (CNPD) mas tambm os que se destinam a manter a continuidade da actividade em situao de anomalia (Business Continuity Planning) --preocupaes vitais do Ministrio. A integrao planeada entre as diferentes aplicaes tem de ser estabelecida (tendo tambm que ser gerida a qualidade do funcionamento da mesma), uma vez que a articulao entre as aces promovidas por diferentes actores, actuando sobre situaes comuns e muitas vezes em geografias distintas, advm do bom funcionamento desta camada. A Arquitectura Organizacional do sector da Justia e os respectivos Sistemas de Informao devero necessariamente ter partes especficas de cada uma das entidades e, simultaneamente, fazerem uso de partes comuns que asseguram a colaborao e o desenvolvimento de actividades em rede. Passamos a apresentar uma sntese de possveis solues, extradas dos diversos contributos dos elementos do Grupo de Trabalho, que se encontram em Apndice. Estas solues contribuiro para a coerncia e resposta do edifcio e-Justia, como instrumento de optimizao das prticas em curso, Identificao nica do Cidado (est em marcha em 2005-2006) tem de ser uma das
Estabelecimento de uma Rede de Comunicaes Integrada, capaz, fivel e segura com capacidade de circulao de contedos de diversos suportes (VoIP) ao nvel da integrao de todos os organismos da Justia
Portal da Justia Internet para o Exterior (Interactividade, contedos ajustados e acessos autorizados, FAQs, ...) (a primeira verso entrou em funcionamento em Dezembro de 2005) a. Cidado em contacto com o Direito, com o registo civil, c/ as conservatrias, c/ a Justia,... b. Empresa em contacto com o Direito, com o registo comercial, c/ as conservatrias, c/ a Justia (espera-se uma primeira verso do portal da justia para a empresa em 2006)
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c.
Redes Internacionais como por exemplo a Rede Judiciria Europeia em Matria Civil e Comercial
d. Outros Organismos (Governo, AP, ONGs, Associaes ...) e. Pagamentos on-line ... f. Pontos de acesso a sites da Justia, Consultas a processos, garantindo a todas as partes a confidencialidade, a integridade e o contedo das comunicaes, bem como o momento preciso da sua realizao h. ... g. Envio e recepo de notificaes e comunicaes entre o cidado e a justia
Centro de Atendimento e Interaco com a Justia (Contact Centre c/ integrao de Canais Integrao com Back Office outbound contacts avisos -SMS,... tirando partido dos canais mveis) a. Canais de Acesso - nmeros com chamadas paga ou chamada local, Internet, SMS, Voz, E-mail, Fax , Carta, ... b. Actividades apoio aos juzes de direito, magistrados do Ministrio Pblico e demais profissionais da Justia, comunidade civil, s empresas, s associaes, etc. c. 2 linha de atendimento altamente especializada no sector d. Construo de FAQs e respectivas respostas e. ...
Canal Presencial para o Cidado / Balco renovado a. Rede de contacto directo com o cidado / empresa apoio populao infoexcluda em Portugal b. Integrao do canal presencial com os canais no presenciais (Portal, Call Centre, SMS, ...) c. Utilizao dos balces de conservatrias / cartrios, como pontos possveis de acesso do cidado ao e-Gov
Portal Interno da Justia Intranet + Extranets da Justia d. Rede de Contactos dos rgos da Justia a nvel Nacional que no devam passar pela Internet e. A plataforma de trabalho de cada Magistrado e de cada outro Profissional da Justia f. Suporte execuo de Processos Horizontais ao longo dos diversos intervenientes da Justia - Processo Judicirio
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g. Suporte execuo de Processos Horizontais ao longo dos diversos organismos da Justia Formao, Investigao Cruzada Discusso -, ... h. ... Camada de Segurana Rede da Justia a. Fiabilidade, Privacidade, Confidencialidade, Segurana nas comunicaes, Assinaturas Digitais, Time Stamping, ... b. Transaces Electrnicas Seguras c. Business Continuity Plan & Disaster - Recovery Plan d. Integrao de Aplicaes implica o redesenho e reorganizao da execuo de procedimentos e tarefas a. Front office com back office b. Back office com front office c. ...
e-Learning cursos virtuais ensino e avaliao a distncia a. Objectivos, intervenientes, novos perfis e novas competncias, contedos (matrias tcnico jurdicas, TICs, ...) b. ...
Capacidade de Recuperao e Criao de Dados a. Recuperao de Arquivos Histricos b. Criao de Estruturas de Dados fiveis, seguras e acessveis c. Integrao de Bases de Dados d. ...
Corporate TV Contedos de Informao ao Cidado em lugares pblicos (Salas dos Tribunais)
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3. Alguns dos Processos da Administrao da Justia
3.1. A Gesto do Processo Judicial
Um Processo Judicial desenvolve-se ao longo de um percurso que se inicia com a sua instaurao e que termina com o trnsito em julgado da deciso do tribunal1. Durante a sua pendncia, poder ter que ser apreciado pelos vrios nveis de Tribunais, ou seja, pelos Tribunais judiciais de primeira instncia, pelos Tribunais judiciais de segunda instncia (Tribunais da Relao) e pelo Supremo Tribunal de Justia. As regras relativas prtica e ao contedo dos actos processuais das partes, de terceiros, dos juizes, dos magistrados do Ministrio Pblico e da secretaria esto definidos nos respectivos cdigos de processo (Cdigo de Processo Civil, de Processo Penal, de Processo de Trabalho, etc.). Sabemos que existem vrias solues informticas para apoio ao processo judicial nos Tribunais, ou para tribunais especializados, ou para partes do processo , apresentando diferentes nveis de automatismo e desenvolvidas em eras tecnolgicas distintas. Esta situao obrigar necessariamente a uma reflexo, por parte das instncias adequadas do Ministrio da Justia, para a identificao, desenvolvimento e expanso das solues mais apropriadas aos tribunais, passando por reutilizar ou no, as solues (ou partes delas) j existentes. De entre as solues existentes nos Tribunais, as mais referenciadas so: H@bilus aplicao de apoio gesto processual com produo automtica de
documentos. Esta soluo apesar de contribuir para uma acelerao do percurso do processo
Tribunais - so os rgos de soberania com competncia para administrar a justia em nome do povo. CRP- Art.202 Categorias de tribunais Tribunal Constitucional, Supremo Tribunal de Justia, tribunais judiciais de 1 (de Comarca) e 2 instncias (da Relao); Supremo Tribunal Administrativo e os demais tribunais administrativos e fiscais e o Tribunal de Contas. CRP- Arts.209 e 210 Competncia e especializao dos tribunais Tribunais Judiciais Os tribunais judiciais so os tribunais comuns em matria cvel e criminal e exercem jurisdio em todas as reas no atribudas a outras ordens judiciais. CRP- Art.211 -1. Tribunais Administrativos e Fiscais Compete aos tribunais administrativos e fiscais o julgamento das aces e recursos contenciosos que tenham por objecto dirimir os litgios emergentes das relaes jurdicas administrativas e fiscais. CRP-Art.212-3. Tribunais Militares - ... CRP-Art.213 Tribunais de Contas - ... CRP-Art.214 CRP- Constituio da Repblica Portuguesa
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judicial
apresenta ainda algumas insuficincias que em futuro prximo tm de ser
contornadas. SITAF Sistema de Informao dos Tribunais Administrativos e Fiscais - aplicao baseada em Web, com acesso seguro, com workflow para suporte gesto dos processos, com registo, digitalizao e arquivo electrnico de documentos. Sistema de Gesto das Custas Judiciais Sistema de informao dos tribunais que permitiu implementar a gesto de uma conta corrente de custas judiciais por processo judicial com ligao ao sistema bancrio. As experincias generalizadas sobre este tipo e abrangncia de solues permitem um nvel de conhecimento, nos tribunais, que auxilia as mudanas para contextos automatizados mais exigentes com a contribuio e colaborao de todos os intervenientes. Para abarcarmos a globalidade do processo judicial e pensarmos de forma mais focada nos em
benefcios que as TICs lhe podem proporcionar, desenhmos um esquema onde situmos judiciais.
grandes blocos as diferentes actividades que constituem o caminho e a gesto dos processos
Sabemos, tambm que, as tecnologias de informao e comunicao de hoje permitem-nos abordar as diferentes partes da gesto do Processo com uma vasta amplitude de opes conducentes a uma maior eficcia e eficincia na sua execuo.
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Assim, quando pensamos na possibilidade de aplicao dos automatismos e ferramentas, disponibilizados pela sociedade da informao de hoje, Gesto do Processo Judicial, chegamos a um conjunto alargado de possibilidades com impactos muito distintos. Podemos variar desde uma simples acelerao dos actos processuais e procedimentos at constituio de um novo meio informacional disponvel para os diferentes actores deste quadro de aco. Esta realidade propicia nveis de conhecimento mais profundos e intervenes mais visveis e transparentes a todos os actores do processo, sejam advogados, magistrados judiciais e do Ministrio Pblico, elementos das diferentes partes at aos profissionais administrativos dos tribunais. Decorre assim, desta nova forma de actuar, a transformao do actual sistema de informao subjacente gesto dos processos judiciais num outro, onde a varivel tempo adquire uma nova realidade (a morosidade decorrente da manipulao de suportes no digitais e comunicaes no electrnicas dever ser progressivamente diminuda) e a varivel qualidade, quer ao nvel da execuo das tarefas da tramitao, quer ao nvel dos resultados das decises, ser necessariamente mais adequada proteco jurdica atravs dos tribunais que implica o direito de obter, em prazo razovel, uma deciso judicial que aprecie, com fora de caso julgado, a pretenso regularmente deduzida em juzo, bem como a possibilidade de a fazer executar (CPCivil-Art.2-Garantia de acesso aos tribunais). A possibilidade de fazer o acompanhamento e controlo do progresso dos processos conduzir a uma maior qualidade no desenvolvimento das aces. Passamos agora a enumerar algumas das sugestes identificadas pelos elementos do grupo de trabalho nos seus diversos contributos para este estudo. Gesto Documental - Gesto de Documentos Desmaterializao dos Registos Arquivos especializados Workflows automticos Identificao das tarefas e fluxos contedos predefinidos e ajustados s diferentes situaes e momentos Identificao dos actores e atribuio de permisses e autorizaes respondendo a quem faz o qu? e tambm quem fez o qu? em cada uma das tarefas do Processo, em cada actividade do fluxo de trabalho desenhado e automatizado Ferramentas vocacionadas para apoiar a construo do Planeamento dos Processos, Distribuio de Actividades e Tarefas, Criao de Agendas, Activao de Alertas, Criao de Avisos em momentos e condies especficas
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Ferramentas de Colaborao e Comunicao entre os diferentes intervenientes dos processos que forneam todas as garantias inerentes natureza formal do seu relacionamento
SMS Center activar avisos de dias e horas para presena em tribunal, para julgamentos, avisos de datas limites de intervenes, avisos de concluso de certides e outros documentos pela parte do tribunal, avisos de atraso em pagamentos
Ferramentas de Acesso Informao atravs da Web ou outros canais Bases de Dados Jurdicas e outras fontes de Informao nacionais e internacionais europeias, iberoamericanas, outras
Ferramentas especficas para apoio Gesto de Actividades e Tarefas como por exemplo, planear, confirmar, suspender,... reclamar, aprovar, acompanhar, enviar, receber, actualizar, contactar, atribuir, consultar, notificar, avisar
Ferramentas destinadas a possibilitar fazer pesquisas e consultas simples ou complexas sobre domnios de informao
Ferramentas capazes de gerar documentos - com base em templates e regras de negcio previamente definidas
Ferramentas capazes de produzir indicadores de gesto sobre o andamento dos processos para permitir a tomada de opes e decises em conformidade com objectivos estabelecidos
Ferramentas de integrao com outras Aplicaes informticas ERP, Internet, Intranet, Call Center, Contact Center, Help Desk, Estatsticas
...
3.2. A Gesto do Conhecimento para a Prtica da Justia
Ao longo dos anos, as interpretaes sobre a gesto da informao nas organizaes foi evoluindo, medida que as capacidades de recolha, processamento e transformao dos dados foram
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aumentando, atravs do uso de meios computacionais e de armazenamento de dados cada vez mais potentes. Podemos identificar trs eras completamente distintas, aps o aparecimento dos meios computacionais, no que respeita gesto do aprender, do saber e do utilizar a informao nas Organizaes, nomeadamente: Gesto dos Dados, onde as organizaes utilizaram as capacidades dos computadores para tratar grandes quantidades de dados em tempo adequado. O processamento era dirigido a reconhecer os temas e a observ-los, traduzi-los em factos relevantes, que eram recolhidos, guardados e usados com o mximo de automatismo possvel data. Gesto de Recursos de Informao, onde o processamento automtico sobre a quantidade de dados armazenados viabiliza o encontrar novas informaes no visveis, tendncias traduzidas em padres de comportamentos sobre os ambientes e os contextos; contribui para dar mais certeza aos processos de deciso. Gesto do Conhecimento, onde a diferena j no se faz por meio das tecnologias, como nas duas eras anteriores, mas sim pela atitude e comportamentos das pessoas que, nos respectivos contextos, aprendem, utilizam, experimentam e ganham mais entendimento sobre as realidades onde actuam e sucessivamente conduzem transformao dos meios. interessante observar que, no momento presente, o sector da Justia, no s no nosso Pas como em muitos outros, convive com elementos das trs eras referidas, pretendendo-se, naturalmente, que, o mais rapidamente possvel e de forma integrada, todo o sector se desloque definitivamente para a terceira. importante visitar alguns dos Locais de Conhecimento no sector da Justia que aqui apresentamos, entre muitos outros: 1 - Portal do Conselho Europeu - Comisso Europeia para a Eficincia da Justia (CEPEJ) www.coe.int/cepej www.portugal.gov.pt www.portaldajustica.pt www.portaldocidadao.pt
2 - Portal do Governo
3 - Portal da Justia 4 - Portal do Cidado
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5 - ITIJ www.itij.mj.pt onde se poder aceder a uma pgina de Bases Jurdico-Documentais que conduz a centenas de documentos residentes em Base de Dados Jurdicas e Bases de Dados Documentais. Tambm deste stio h um link para o Portal para o Direito da Unio Europeia, entre muitos outros links. Tambm neste stio encontra uma pgina s com Legislao no mbito da Sociedade da Informao em Portugal.
6 - Ponto de Contacto Portugus da Rede Judiciria Europeia em Matria Cvil e Comercial www.redecivil.mj.pt entre muitas outras informaes, disponibiliza a todos os cidados um conjunto de 19 fichas informativas sobre o funcionamento da Justia. Estas questes, produzidas pela referida Rede com o apoio da Comisso Europeia, pretendem prever e dar resposta s dvidas dos utentes dos sistemas de Justia sobre os principais temas de direito interno dos vrios Estados da Unio integrantes do projecto. Fornece, ainda, a informao necessria cooperao entre os tribunais europeus no domnio do direito civil e comercial. De referir ainda que, nesta pgina pode-se aceder, e por temas, a todas as bases de dados que contm as decises dos tribunais superiores portugueses. 7 - Ordem dos Advogados (OA) www.oa.pt que inclui uma parte destinada a Informao jurdica www.informacaojurdica.com e outra tambm destinada a formao on-line - www.cdl.oa.pt/cfonline/ entre muitas outras destinadas actividade dos advogados, como seja, o envio de peas processuais para os Tribunais por correio electrnico 2. www.dgrn.mj.pt www.conselhosuperiordamagistratura.pt www.cej.pt www.pgr.pt
8 - Direco Geral de Registos e Notariados
9 - Conselho Superior da Magistratura
10 - Centro de Estudos Judicirios 11 - Procuradoria Geral da. Repblica .
12 - Gabinete de Documentao e Direito Comparado da PGR www.gddc.pt 13 - Gabinete de Poltica Legislativa e Planeamento do Ministrio da Justia www.gplp.mj.pt Este Gabinete responsvel pela produo de estatsticas e de um vasto conjunto de estudos. Referimos ainda que o sistema de estatsticas Projecto HERMES - integra informao sobre o funcionamento de todo o sector da Justia, constituindo um instrumento de gesto fundamental para o sector.
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http://www.oa.pt/Conteudos/Artigos/LISTA_artigoS.aspx?idc=31559&idsc=1365
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De uma forma geral podemos dizer que a informao necessria gesto do conhecimento, no sector da Justia, contempla vrias camadas, como se pode ilustrar, de forma no exaustiva, nos diagramas seguintes.
A Gesto do Conhecimento
A informao a armazenar e disponibilizar
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Resultado da Actividade da Justia em Portugal - Estatsticas Resultados da Actividade dos Tribunais Resultados da execuo dos Processos
Jurisprudncia - Bibliografia nacional e estrangeira Leis e Regulamentao especializada Leis, DL, Regulamentos,Actos Jurdicos Cdigos - Cdigo Civil, Cdigo Penal, Cdigo Processo Civil, Constituio da Repblica Portuguesa Direito ComunitrioDireito Comparado
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A Gesto do Conhecimento
A informao a armazenar e disponibilizar
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Resultados - Actividade da Polcia Judiciria Resultados - Actividade do Procuradoria Geral da Repblica Resultados- Actividade Rede Judiciria Europeia Matria Civil e Comercial Resultados - Actividade da Direco Geral Registos e Notariado Resultados - Actividade da Direco Geral Administrao da Justia Resultados Actividade da Direco Geral de Servios Prisionais
.. Roteiro Digital (c/ Informao georeferenciada)

Patrimnio intelectual de cada instituioe da rede
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Em relao a esta temtica, igualmente se identificaram diversos aspectos surgidos durante o presente estudo, que passamos a enumerar: Instalar / fortalecer actividades relacionadas com Preparao Classificao Indexao (simples e complexa) Recolha Criao Actualizao e Apresentao de Contedos consoante os respectivos Clientes desses Contedos Montar actividades de Armazenamento dos Contedos, Construo de Queries e Gerao de Pesquisas (simples e complexas) Criar e expandir Bases de Dados electrnicas tais como Dirio da Repblica, e outras especficas consoante as respectivas matrias Estabelecer os Canais mais adequados aos perfis de utilizao personalizao do modelo de interaco consoante os actores da utilizao da informao juizes, magistrados do Ministrio Pblico, advogados, outros profissionais da Justia, professores, alunos, ... -- e tendo sempre presente as garantias de autenticao, integridade e confidencialidade no acesso Avanar para o mundo da Mobilidade - Preparar e adaptar contedos para os dispositivos mveis Telemveis, PDA, Smartphones, ... Preparar a Integrao de contedos em outros contedos, novos ou no. Esta situao pode advir de aplicaes diferentes, ou da natureza e complementaridade dos prprios contedos na mesma aplicao, vindos de origens diferentes Desenvolver a adequada Formao e Treino sobre ambientes e motores de busca e tambm, sobre a elaborao de condies de pesquisa simples ou complexas. Desenvolver campanhas informativas para o utente, acerca do acesso informao relevante sobre aspectos do direito civil e comercial (direitos de autor, segurana em comrcio electrnico, uso de chaves lgicas de segurana, ...) Fortalecer e maximizar a colaborao e partilha de contedos e modos de interrogao com as diferentes redes judicirias da Europa e fora da Europa.
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Como podemos ver, estas iniciativas, aces e ferramentas distribuem-se pelos diferentes objectivos de cada uma das eras da gesto da informao e conhecimento anteriormente apresentadas. O caminho a percorrer, apesar de j encetado h j alguns anos, ainda muito longo. Salientamos como factores fundamentais para esta rea a existncia de: 1- Portal Documental da Justia, integrando as vrias opes encontradas em mltiplos portais e stios. Este Portal dever estar preparado para responder aos diferentes interessados sobre essas matrias consoante a sua especificidade e funo, prioridade de resposta, formato dos contedos, ... Levar em ateno as dinmicas geradas pelas redes internacionais de cooperao no mbito da Justia. 2- Portal de Formao - Justia, integrando as vrias opes j encontradas em mltiplos portais e stios. Este portal poderia ser uma entrada para vrios ambientes de formao consoante os requisitos do servio de formao procurado. Ver Centro de Formao on-line da OA, ver Textos de Apoio do Centro de Formao da Direco Geral da Administrao da Justia (DGAJ).
3.3. A Gesto dos Processos Extrajudiciais - Actos Registrais e Actos Notariais
Neste estudo sobre a e-Justia consideramos indispensvel referir tambm os processos extrajudiciais (actos registrais e actos notariais), que tm a ganhar sobremaneira com a introduo de mecanismos electrnicos na sua tramitao e execuo. Na figura junta, pretendemos visualizar a localizao daqueles actos atravs da identificao simplificada das entidades onde os mesmos ocorrem e so processados. Associmos tambm a designao dos grandes Projectos que esto em curso na DGRN Direco Geral de Registos e Notariado. Estes projectos envolvem todos eles o ITIJ Instituto das Tecnologias de Informao da Justia. Aproveitmos ainda para associar a cada um dos grandes objectos (Prdio Rstico ou Urbano , Automvel, Pessoa Colectiva ou Pessoa Singular) algumas das entidades da Administrao Pblica Central e/ou Local que exercem tambm a sua observao e actividade sobre os mesmos objectos, com perspectivas diferentes. A realidade que cada organizao atribui um nmero de identificao e
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tem actuado isoladamente na sua esfera de interveno, de forma completamente independente das outras entidades e das respectivas necessidades sobre os mesmos objectos. Uma excepo se faa ao Documento nico Automvel, que associou recentemente duas Direces Gerais vindas de ministrios diferentes, simplificando a actuao do CLIENTE nestas interaces.
Actos Registrais e Actos Notariais
Governo Ministro da Justia Comisso para a Desformalizao DGRN Direco Geral Registos e Notariado
desde Julho 2005
SIN SIRIC
Conservatria Conservatria Registo Registo Automvel Automvel Conservatria Conservatria Registo Registo Civil Civil
SIRP
Conservatria Conservatria Registo Registo Predial Predial Registo Artigo de Identificao Prdio
SIRCOM
Conservatria Conservatria Registo Registo Comercial Comercial
Actividade Notarial
CARTRIO CARTRIO NOTARIAL NOTARIAL
Documento nico Automvel
Direco Servios de Identificao Civil (DSIC)
Conservatria -Registo Nacional de Pessoas Colectivas (RNPC)
Cartrio Notarial Cartrio Notarial Competncia Competncia Especializada Especializada (CNCE) (CNCE)
DG Viao Matrcula
DG Contribuies e Impostos NIFiscal
Cmara Municipal (Artigo - n Polcia) DG-Contribuies e Impostos-RFs (Artigo Caderneta Predial ou Certido Matricial)
CARTRIO CARTRIO NOTARIAL NOTARIAL (privatizado) (privatizado)
Assim, esto em curso os projectos de desenvolvimento, montagem, teste, converso e migrao de dados e/ou digitalizao de contedos com a correspondente implementao destes sistemas de informao, agora com mltiplas funcionalidades acrescidas, destinadas s conservatrias e notrios. Esto j em curso, para os projectos mais avanados, as etapas de expanso destes sistemas s entidades que os tm de usar conservatrias e/ou notrios. Os projectos referem: Registo Civil SIRIC Sistema Integrado do Registo e da Informao Civil Registo Predial SIRP Sistema Integrado de Registos Predial Registo Comercial - SIRCOM - Sistema Integrado do Registo Comercial Registo Automvel Documento nico automvel (lanado em 31 de Outubro de 2005 com a
coordenao da UCMA - Unidade para a Coordenao da Modernizao Administrativa)
o o o o
Actividade Notarial SIN - Sistema de Informao Notarial.
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Estes Sistemas vo permitir: a) Armazenar nas suas Bases de Dados os contedos dos seus Registos e de todas as modificaes aos mesmos (assentos), derivados dos acontecimentos que vo acompanhando a vida dos objectos ou pessoas a que eles se referem. b) Disponibilizar a informao armazenada a quem tiver autorizao para a ver (Cidado, a Empresa, os organismos da Justia e outros). c) Vir a obter documentos (Certides, ...) em tempo real, com base na informao armazenada. A ttulo de exemplo da adeso deste tipo de servios em Portugal, referimos que, dois meses aps o lanamento da actual verso deste servio j havia mais de 27 mil utilizadores registados e mais de 30.000 pedidos de certides recebidos. esperado que este servio evolua para uma real integrao com as bases de dados especficas de back-end. d) Fazer fluir informao de forma automtica entre os diferentes organismos da Justia e tambm entre os organismos da Justia e os demais organismos da Administrao Pblica (ex: INE, Recrutamento Militar, ...), permitindo celeridade, certeza e independncia de geografia. e) Actualizar directamente, de forma automtica, os assentos aos registos, no momento da ocorrncia dos actos correspondentes. f) Produzir informao operacional e para gesto da actividade interna das respectivas entidades (conservatrias, notrios, ...), por forma a optimizar o planeamento e a utilizao dos respectivos recursos. Desta forma, ficam lanadas as bases para: 1- a eliminao de papel na transmisso de dados e nas peas processuais entre duas ocorrncias de utilizao diferentes, independentemente do tempo e da geografia onde as entidades responsveis pela sua execuo actuam (no caso destas ltimas j se encontram reunidas as condies regulamentares, constituindo-se o MDDE dos CTT uma best practice a nvel mundial, a funcionar no envio de peas processuais por correio electrnico para os tribunais); 2 - o acesso imediato s informaes armazenadas por quem detenha autorizao para tal;
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3 o aumento da qualidade da informao, uma vez que tambm passa a ser validada, em tempo real, pelos seus donos (owners a quem de facto pertence a informao); 4 - a reduo de desperdcios em tempo e recursos (nomeadamente no que refere utilizao de recursos humanos, quer quando dedicados a cpias de documentos quer quando provocando ausncias de actividades de criao de valor, por necessidade de deslocao fsica, ao que acrescem custos com despesas e estadias por deslocaes, ...), devido simplificao de procedimentos e acessos integrados a contedos dispersos, de forma on-line e nos momentos de necessidade, sem restries temporais (24*7* 365); 5 - a optimizao progressiva do planeamento e controlo de actividades e recursos das conservatrias e notrios (estes j em processo de privatizao ...), de acordo com a produo real, virada ao cidado e s empresas, em contexto de contnua mais valia nas intervenes e actos. Sugere-se, nesta matria, a leitura dos textos em apndice, disponibilizados por: AIP, CTT, DGRN, ITIJ e Cmara de Solicitadores. Est em aco, desde Julho de 2005, a Comisso para a Desformalizao, eliminao e simplificao de actos notariais e de actos registrais. O objectivo simplificar a vida do Cidado e da Empresa e, nesse sentido, est j identificado um conjunto de simplificaes destinadas s empresas e esto tambm perspectivadas, para 2006, vrias simplificaes para os cidados. Partindo do princpio de que as Conservatrias detm os dados dos factos relevantes da vida das pessoas, empresas, prdios, etc., e que estes estaro disponveis e sero facilmente consultados, ento, sempre que a prpria Administrao necessitar destes dados, no ter de recorrer ao Cidado ou Empresa para servir de fluxo externo de comunicao entre as diversas entidades da Administrao. Neste sentido, s necessrio acautelar as regras de sigilo e cruzamento de informao vigentes na Constituio. A Comisso para a Desformalizao composta por diversas entidades e associaes, dentro e fora da Administrao Pblica, todas elas partes interessadas no processo de simplificao dos procedimentos para as Empresas e para os Cidados, a saber: ACP - Associao Comercial do Porto; AIP - Associao Industrial Portuguesa; CIP - Confederao Industrial Portuguesa; CCP - Confederao do Comrcio e Servios de Portugal; CEC - Conselho Empresarial Centro; Cmara dos Solicitadores;
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DECO - Associao para a Defesa do Consumidor; OA - Ordem dos Advogados PME Portugal - Associao das Micro, Pequenas e Mdias Empresas de Portugal; CGTP - Confederao Geral dos Trabalhadores Portugueses, UGT - Unio Geral dos Trabalhadores; UCMA - Unidade de Coordenao da Modernizao Administrativa; Ministrio da Economia; Ministrio das Finanas. Sugere-se, neste domnio, a leitura continuada do Portal da Justia (www.mj.gov.pt), A Justia ao servio do Cidado e das Empresas. Resta-nos evidenciar, de uma forma geral, que estes projectos deveriam ter mecanismos de gesto que permitissem uma maior acelerao em termos de obteno de resultados, visveis e teis, para o cidado e para as empresas.
3.4. A Gesto dos Recursos na Administrao da Justia
(Direces Gerais, Tribunais, Polcia Judiciria,...)
O sector da Justia, assim como todos os outros sectores da Administrao Pblica (e tambm como os sectores/indstrias da actividade privada), tm de praticar actividades de gesto de recursos. Os recursos so sempre finitos e escassos. Mais ainda, quando o contexto socio-econmico de elevada conteno de custos, como no momento actual, a gesto dos recursos torna-se ainda mais critica. Consideramos que podemos partir para este tema atravs da seguinte decomposio do Processo de Gesto de Recursos em vrios Sub-Processos:
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A Gesto dos Recursos na Administrao da Justia - DGxx, Tribunais, Polcia Judiciria,...

Estratgia - Prioridades Marcos- Orientaes Planos Oramentos
Competncias, Carreiras, Formao, Atribuio Objectivos, Avaliao Desempenho,
Recursos Humanos
OGE, Financiamentos Projectos de Desenvolvimento, Custas, Emolumentos,...
Recursos Financeiros
Recursos Logsticos, Materiais, Equipamentos, Infraestruturas tecnolgicas e segurana Recursos Informacionais (Gesto Documental)
Documentos, Bases de Dados Internas, Acessos a B.Dados externas, Receber e Enviar Informao de suporte Actividade
Recursos de Atendimento e Comunicao

Contedos, Redes, Canais e Interaces
MHM-2005-12-14
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Cada um destes sub-processos apresenta objectivos muito determinados e a sua operao pode ser profundamente optimizada atravs de instrumentos e ferramentas aplicacionais existentes no mercado exactamente para este fim. Este tipo de ferramentas, designadas genericamente por ERP - Enterprise Resource Planning, tambm se encontram preparadas para lidar com a operao individual de cada unidade e integrar os resultados das diversas entidades de um mesmo grupo organizacional. Desta forma, possvel manter a leitura precisa de cada unidade do grupo e simultaneamente tomar opes com base na informao integrada do grupo. Como consequncia, possvel trazer uma maior racionalidade econmica gesto e simultaneamente caminhar para uma maior eficincia operacional. Sobre esta rea, passamos igualmente a enumerar algumas aces / solues que foram identificadas pelo grupo de trabalho. Necessidade de definio de uma estratgia integrada de gesto de recursos para o sector da Justia, tirando partido de solues j residentes em algum dos organismos da rea da Justia ou da Administrao Pblica em geral
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Opo por um ERP Enterprise Resource Planning para a Administrao dos Recursos da Justia com potencialidades de multi-entidades. Ver exemplo recente da Polcia Judiciria (contributo da Dra. Lusa Proena)
Promover uma Integrao da Rede da Justia, permitindo o o o o o Planeamento integrado da produo optimizao dos Recursos Help Desk da Rede Actividades operacionais comuns montagem de servios partilhados Obteno de Estatsticas integradas ...
Implementao alargada das compras electrnicas na Justia (como parte das compras do Estado). Referimos que est em curso na Secretaria Geral do Ministrio da Justia um programa de compras electrnicas integrado na implementao do Programa Nacional das Compras Electrnicas.
Caminhar para a Facturao electrnica
CIRM - Citizen Relationship Management o Montagem de um Centro de Atendimento e Interaco com o Cidado 1 linha, 2 linha e 3 linha de atendimento. o Estabelecimento de uma Base de Contactos com objectivos operacionais de resposta imediata a questes colocadas pelo cidado assim como, criar uma base de factos para entendimento e aprendizagem na forma e contedo de interagir com o cidado.
Dinamizar a Qualidade na Prtica da Justia atravs de Sistemas de Gesto da Qualidade obter Indicadores de desempenho da actividade por organismo, por redes especializadas e por rede global.
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4.
Concluses
Perante os temas, preocupaes, realidades e perspectivas apresentadas neste documento, quer nos Captulos Sntese Partes 2 e 3 , quer atravs da globalidade dos textos em Apndice, obtidos e disponibilizados pelos diversos elementos do Grupo de Trabalho, durante os ltimos seis meses de 2005, chegamos a um certo nmero de concluses e observaes sobre o tema principal deste trabalho, que O que que o Sector da Justia em Portugal tem a ganhar com o desenvolvimento da Sociedade da Informao .
Com este estudo, verificmos que todas as iniciativas apresentadas para a mudana, optimizao ou simples melhoria da aco da Justia passam por uma maior e mais profunda utilizao das inovaes (tcnicas e comportamentais) proporcionadas pelo desenvolvimento da Sociedade da Informao. Passamos, ento, a enunciar trs grandes concluses: Concluso 1 - O Sector da Justia tem de aprender a actuar de forma diferente, ou seja, em tempo til, com evidncia e transparncia processual, em segurana, com a certeza e confidencialidade esperadas e, por fim, com qualidade nos resultados atingidos. Concluso 2 - Para que a concluso anterior se verifique, necessrio: a. Mudar a legislao processual, de forma a poderem ferramentas e instrumentos modernos de ser usados novos meios, e
comunicao,
armazenamento
processamento de informao (SI/TICs), tendo sempre presente o conhecimento, os resultados e a avaliao das experincias j em curso no sector da Justia. b. Reconfigurar a Arquitectura Organizacional da Administrao e Execuo da Justia redesenhar as estruturas organizativas, os processos de trabalho e os modelos de gesto, em conformidade com o caminho definido. c. Formar os diferentes profissionais da Justia nas novas alternativas e caminhos.
d. Fazer contribuir para esta mudana os esforos concertados de todas as entidades do sector da Justia e entidades e associaes afins.
4. Concluses
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e. Que a liderana desta mudana seja conduzida pelo poder poltico em conjugao e articulao com os demais rgos de soberania. f. Que os Programas e Projectos de Transformao e Inovao na rea da Justia sejam desenvolvidos, acompanhados e avaliados de acordo com as melhores prticas de gesto (aspectos tecnolgicos, tcnicos, organizacionais e comportamentais). Concluso 3 - preciso que a Sociedade de Informao, em Portugal, siga, de uma forma global, um percurso de maior viabilidade, vitalidade e universalidade. S assim o sector da justia se poder aproximar cada vez mais da atitude e comportamentos gerados num seio de competncia e modernidade exigidos pela sociedade da informao. E qual o estado da nossa percepo para a concretizao destas mudanas? Respondemos com uma lista de observaes que, daqui em diante, esperamos venham a ser comprovadas com factos concretos. Assim, 1 - O actual Governo de Portugal, na senda da Unio Europeia, est fortemente comprometido com o desenvolvimento de uma Sociedade de Informao em Portugal, a. mais abrangente --- maior cobertura da populao, integrao em rede dos organismos da Administrao Pblica, apoio ao desenvolvimento de empresas de cariz tecnolgico , ..., b. mais profunda --- maior competncia na execuo e utilizao de ferramentas TICs, maior produtividade no desempenho das organizaes, por eliminao de actividades sem valor acrescentado e maior foco em resultados transaccionveis, ou seja, transformveis em valor bruto nacional, c. mais rigorosa --- urgncia na adaptao/reformulao da legislao relacionada com a Sociedade da Informao em Portugal Leis sobre o Comrcio Electrnico, o Crime Informtico, o Direito de Autor, a Confidencialidade dos Dados Pessoais, Direito Privacidade, ... 2 - O Programa do Governo e os Programas operacionais em marcha demonstram que a Mudana da Justia est na Agenda do Governo. As mudanas esto focadas numa maior simplicidade e eficcia da Justia para o Cidado e para as Empresas e esto fortemente aliceradas em Sistemas e Tecnologias de Informao. Recordamos uma frase do discurso de Jos Scrates, na Assembleia da Repblica em 29/04/2005,
Uma segunda nota para referir a importncia da inovao tecnolgica no sistema de Justia. tempo de avanar decisivamente na instalao de novas aplicaes informticas que permitam a progressiva
4. Concluses
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desmaterializao dos processos judiciais, evitando a circulao do processo fsico em papel. Por outro lado, as opes tecnolgicas devem garantir uma efectiva reduo da despesa pblica, promovendo a cooperao entre os servios da Justia, os operadores judicirios e as universidades portuguesas. o que faremos ainda este ano, com a adopo de tecnologia de software livre, com distribuies nacionais e especficas para o sector da Justia .
3 - O Programa de desenvolvimento de competncias em Gesto e em Sistemas e Tecnologias de Informao para os profissionais da Justia est tambm na Agenda do Governo. 4 - As Empresas prestadoras de Servios de Consultoria de Gesto e de Servios de fornecimento de Sistemas e Solues em Tecnologias de Informao e Comunicao para o sector da Justia tm vises equivalentes sobre as mudanas que devem ocorrer no sector da Justia. Este mercado est tecnicamente preparado para apoiar o sector da Justia. 5 - Existe, no domnio da Administrao Pblica, uma forte sensibilizao para a renovao dos modelos de contratualizao de prestao de servios tais como, Business Process Outsourcing (BPO) e Parcerias Pblico-Privadas (PPP). As exigncias de cumprimento oramental, a necessidade de partilhar riscos e a oportunidade de capitalizar na eficcia da prestao de servios por entidades privadas conduzem a situaes que obrigam a respostas inovadoras. 6 - A legislao tem de mudar. O Governo assim o diz e as Comisses para as mudanas (cdigos de processos civil, penal, ...cdigos penal, civil,...) esto j em funcionamento. So exemplos a Comisso de Desformalizao e a Unidade de Misso para a Reforma Penal. Consulte-se mais uma vez, a este propsito, o Portal da Justia. 7 - O ITIJ est comprometido e tem aces em marcha conforme o seu plano orientador. ....... Pela nossa experincia, sabemos que:
- Estas mudanas no so imediatas, mas a mudana para a mudana imediata e visvel.
- Constri-se construindo e fortalece-se com o somatrio dos resultados obtidos, com o feedback dos mais relutantes e com a conscincia colectiva de o processo de mudana j estar em marcha e no ser possvel par-lo.
4. Concluses
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APNDICES - TEXTOS
(Obtidos atravs dos elementos do Grupo de Trabalho)
Apndices Textos (obtidos dos elementos do Grupo de Trabalho)
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Contributo da Sociedade da Informao para a Justia Uma reforma da Justia em 3-D

Dr. Nuno Guerra Santos Senior Manager do Grupo de Administrao Pblica Accenture
A Justia um sector amplo e diversificado, constitudo por subsectores com caractersticas muito especficas, como os Tribunais, os Registos e o Notariado, ou as Prises, cada um formando um sistema complexo de pessoas, organizaes, normas formais e informais, e tecnologia. Falar, nesta perspectiva, sobre a reforma da Justia, como se houvesse uma receita nica e imediata para a transformao de todo este sector, certamente difcil e potencialmente intil, porque superficial e susceptvel de se recorrer de lugares comuns ou de se basear em diagnsticos j inmeras vezes repetidos. Mas no ousar falar sobre a reforma da Justia e, sobretudo, no tentar concretizar essa transformao indispensvel, certamente menos defensvel ainda, pelo que julgamos valer a pena correr esse risco. Fazemo-lo, naturalmente, com a perspectiva de quem v de fora, embora conhecendo a mquina, tentando contribuir com a experincia que temos no sector e na transformao de mltiplas organizaes pblicas e privadas. Na realidade, no s os estudos e as estatsticas demonstram inequivocamente as suas fragilidades, como se vive hoje intensamente na sociedade um sentimento de descrena em relao Justia, pela sua incapacidade de responder em tempo til s solicitaes que lhe so dirigidas, pela opacidade da sua organizao e da sua linguagem para o cidado comum, pelo clima de suspeita quanto aos mtodos e resultados da sua actuao. Tentemos a reforma da Justia em 3-D. No precisamos de culos especiais tomemos a perspectiva do cidado comum, olhando para a Justia, para compreender o seu sentimento de descrena. Olhemos simultaneamente para a Justia numa perspectiva de gesto e, em particular, para os Tribunais, como unidades produtivas de justia. Dessacralizemos o debate, tendo como certo que a melhor forma de defender a dignidade da Justia e dos seus agentes empreender a mudana.
O que queremos dizer com uma reforma da Justia em 3-D? Antes de mais, 3-D, porque apela tecnologia e, nesse sentido, insero da Justia na Sociedade da Informao, tema subjacente e motivador do presente trabalho da APDSI. A tecnologia no como um fim em si mesmo, mas como um elemento estruturante da sociedade actual e um instrumento poderoso na mudana da forma de funcionamento das organizaes. 3-D, tambm, porque introduz a dimenso profundidade, indispensvel a uma transformao efectiva da Justia. Representa a necessidade de centrar o debate e, em particular, a aco, nos
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aspectos fundamentais da Justia, deixando o acessrio. Representa tambm a necessidade de encarar a mudana numa perspectiva sistmica, em que o pacote de alteraes legislativas apenas uma das peas. Traduz, finalmente, a necessidade de encarar a reforma da Justia como um programa estruturado de mudana, que importa gerir nas suas mltiplas intervenes e dependncias. 3-D, ainda, porque pode ser estruturada em 3 eixos fundamentais e porque, por coincidncia (forada, claro, na jogo das palavras) os mesmos podem ser designados por D - D de Descongestionamento, D de Desmaterializao e D de Desenvolvimento. Abordemos estes eixos de forma rpida, recorrendo sempre que necessrio a alguns exemplos concretos (recorrendo maioritariamente ao caso da jurisdio administrativa e tributria).
1 D Descongestionamento O tema do descongestionamento, podendo ter mltiplas interpretaes, est em geral associado ao desvio do recurso aos tribunais para estruturas alternativas vocacionadas para a resoluo de determinados litgios, recentrando dessa forma o funcionamento dos tribunais no que se considera ser a sua funo essencial. Toca, nesse sentido, na prpria definio da funo dos Tribunais na sociedade, bem como na concepo do papel do Estado na criao ou na promoo da iniciativa dos interessados na constituio desses meios alternativos de resoluo de litgios. No trazendo esse debate para este frum, importa garantir que, qualquer que seja a definio adoptada, a mesma se traduza numa resposta ajustada s expectativas criadas. Na tal perspectiva de gesto, importa que a constituio das novas estruturas tenha subjacente uma avaliao da sua procura futura, que os meios humanos e materiais adoptados sejam os necessrios para garantir nveis de resposta adequados, que os processos e as ferramentas utilizadas promovam nveis elevados de eficincia. Em concreto, neste contexto, importa reavaliar os resultados das reformas j empreendidas, por exemplo no mbito da aco executiva ou das injunes, retirando os ensinamentos que estas possam transmitir, tomando medidas correctivas necessrias nos respectivos processos, organizao ou tecnologia, transportando as solues de sucesso para as novas estruturas a criar. Outra questo estratgica relacionada prende-se com a definio do prprio acesso aos Tribunais, e traduz-se no difcil equilbrio entre um acesso universal e generalizado Justia por parte dos cidados, e o recurso mesma de forma indiscriminada e desproporcionada. Esta questo encerra assim, por um lado, a necessidade de garantir um apoio judicirio eficaz e ajustado realidade social actual, e por outro, a necessidade de penalizar a utilizao abusiva e ilegtima do recurso Justia, designadamente atravs das respectivas custas. H certamente trabalho a realizar
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nas duas vertentes, tendo em conta as lacunas apontadas por agentes do sector eficcia actual do apoio judicirio, ou as incoerncias identificadas na imputao das custas, que levaram, por exemplo, proposta de eliminao da iseno do respectivo pagamento por parte da Administrao (nos tribunais administrativos). J dentro do mbito da Justia, descongestionamento pode significar a clarificao do mbito das diferentes jurisdies, de forma a evitar conflitos de jurisdio, consumidores desnecessrios de recursos e de tempo. Naturalmente que esta clarificao, partindo da Lei, transcende na sua aplicao o mbito restrito da Justia, na medida em que implica um esforo que envolve as entidades com responsabilidades na educao e na formao jurdica. Finalmente, descongestionamento pode significar no nosso entender retirar dos Tribunais a litigncia de m qualidade (e eventualmente de m f), no sentido em que esta representa igualmente uma utilizao desadequada dos recursos escassos da Justia, obrigando tramitao de processos que maioritariamente se concluem por razes formais. claro que este tema pode ser tambm visto pela ptica da excessiva complexidade e formalizao dos processos e da sua apreciao voltando viso do cidado comum, em qualquer dos casos incompreensvel que um to grande nmero de processos no chegue a ser julgado no seu contedo (por exemplo, 61% dos processos nos Tribunais Administrativos de Crculo terminaram em 1999 sem julgamento de fundo). Foram j propostas, neste contexto, diversas medidas, quer ao nvel da formao dos agentes envolvidos, quer inclusivamente de organizao mais rgida das peas processuais (por exemplo obrigando discriminao de determinados elementos na petio inicial de uma forma estruturada), que pensamos valer a pena aprofundar e concretizar. Para terminar, importa ter em conta que um dos desafios que a Justia colocar aos seus agentes resultar do prprio sucesso da sua transformao, isto , quanto maior, melhor e mais acessvel for a oferta de Justia aos Cidados, maior ser a sua procura (ainda que com taxas de crescimento decrescentes e at que se atinja um determinado nvel de saturao).
2 D Desmaterializao A desmaterializao (a par de outros conceitos, como a desintermediao), constitui um elemento basilar da Sociedade da Informao e, nesse sentido, um dos seus principais contributos para a reforma da Justia. No seu sentido estrito, permite que a informao tradicionalmente residente em papel passe a traduzir-se em suportes digitais, o que por si s oferece um conjunto imenso de oportunidades. Analisemos este assunto por partes
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De uma forma imediata, a desmaterializao dos processos significa a possibilidade de eliminar ou reduzir substancialmente o papel em circulao nos Tribunais (e nos Registos e Notariado, e em todos os outros subsectores), com ganhos evidentes na utilizao do espao fsico dos Tribunais e nas actividades inerentes sua circulao, registo, arquivo e actualizao do estado dos processos. Esta ter sido alis a perspectiva adoptada nas primeiras fases de informatizao dos tribunais, associada automatizao ou suporte informtico de outras funes, como a distribuio aleatria dos processos ou a produo de notificaes. A informatizao das actividades administrativas e a digitalizao da informao , nesse sentido, inevitvel e inadivel em todos os subsectores. Para o efeito, devero promover-se solues em que a informao seja preferencialmente construda desde o incio em formato digital, quer pela recepo das peas processuais externas ao Tribunal em formato electrnico, quer pela utilizao dos instrumentos informticos adequados por todos os intervenientes internos aos Tribunais. Dever prever-se tambm a necessidade de digitalizao total ou parcial do acervo histrico nalguns subsectores (caso dos Registos e Notariado) ou em casos particulares nos Tribunais (processos sujeitos a recurso, por exemplo). Numa segunda camada de valor providenciada pela desmaterializao dos processos, podemos identificar as oportunidades para a simplificao e optimizao das formas de tramitao e at de algumas figuras organizacionais. Note-se que estas, sendo intrnsecas ao exerccio jurdico, resultam em grande medida de opes de gesto e das condicionantes colocadas pela tecnologia. Assim, por exemplo, actividades que o processo determina que ocorram de forma sequencial (por exemplo, vistas de juizes adjuntos), resultam apenas do facto de serem historicamente suportadas em papel (nico e, como tal, tendo que circular sequencialmente entre os intervenientes), podendo passar a decorrer em paralelo (uma vez que o processo desmaterializado passa a ser passvel de consulta simultnea por parte de todos os intervenientes). Importa analisar as formas processuais luz das novas tecnologias disponveis e proceder sua simplificao e optimizao. Foram, por exemplo, propostas inmeras alteraes ao processo administrativo que permitiram redues significativas nos prazos associados (um dos exerccios iniciais permitiu uma reduo linear do somatrio dos prazos de 300 para 170 dias numa das formas processuais), sendo verificado que parte dessas medidas seriam transportveis para o processo tributrio. Num terceiro nvel, a desmaterializao faculta oportunidades de introduzir na tramitao processual novas caractersticas pela incorporao de tecnologia, de que so exemplo mecanismos de distribuio de processos mais sofisticados (que incorporem no processo automtico, sem prejuzo do princpio do juiz natural, critrios relacionados com a disponibilidade e a carga
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processual dos magistrados, e potencialmente at da sua especializao), a produo implcita da informao de resumo para jurisprudncia, o acesso simultneo a bases de dados de legislao e jurisprudncia, a centralizao ou a externalizao de tarefas de produo de notificaes (por recurso a correio hbrido), entre outros. So inmeras as oportunidades neste domnio que importa identificar e concretizar, permitindo aumentar a eficcia e a eficincia dos processos judiciais. Muitas destas oportunidades foram identificadas no estudo de organizao e funcionamento dos Tribunais Administrativos (no as esgotando, naturalmente) e foram j vertidas nos novos sistemas de informao, pelo que podero ser transportadas para as restantes jurisdies. No ltimo nvel explorado neste eixo de desmaterializao, destacamos as inmeras oportunidades de explorao da informao que o mesmo faculta, quer a nvel de gesto a todos os nveis da Justia, quer no prprio exerccio das funes de cada interveniente. Incluem-se, neste domnio, as mltiplas formas de explorao de informao de gesto, permitindo saber em cada momento, em cada nvel (individual, tribunal e Justia como um todo), quais os processos em curso e em que estado, onde se verificam os maiores atrasos e estrangulamentos, qual a origem dos processos e a sua natureza, etc. S com base nesta informao se poder definir com rigor quais os recursos necessrios em cada tribunal, como deve ser distribuda eficazmente a carga processual, como distribuir geograficamente os recursos materiais e humanos, com afectar recursos para resposta a picos de actividade... O projecto de desenvolvimento do novo sistema de estatsticas da Justia pretende ser um passo neste sentido, constituindo j um repositrio amplo de informao de todos os subsectores e dispondo de ferramentas sofisticadas de explorao da informao. No entanto, a sua concepo enquanto sistema de informao de gesto s ser alcanada se a sua alimentao evoluir para uma integrao automtica e permanente com os sistemas de informao a montante, o que por sua vez implica a respectiva informatizao
3 D Desenvolvimento O terceiro eixo, relativo ao desenvolvimento da Justia, bastante lato e, nesse sentido, depende e integra os anteriores. Pretendemos com este eixo, no entanto, focar alguns aspectos do desenvolvimento da Justia que, no resultando directamente da sua vocao estratgica nem decorrendo dos seus aspectos processuais, condicionam o seu desempenho. Referimo-nos aqui, sobretudo, s oportunidades de desenvolvimento da Justia na sua relao com a envolvente
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(nos aspectos funcionais, culturais e na imagem que projecta), bem como nas diversas vertentes de gesto dos seus recursos humanos.
Colocar o cidado no centro da actividade da Justia assim tambm um imperativo e um contributo da sociedade da informao. Este objectivo materializa-se nos mecanismos colocados ao dispor dos cidados para se relacionarem com a Justia, na abertura, na comunicao e na linguagem utilizada, na gesto da sua presena nos media. Importa, neste contexto, de forma corajosa e descomplexada, aproximar o discurso da Justia do Cidado, desformalizando-o, tornando-o acessvel e compreensvel (veja-se, a ttulo de exemplo, a evoluo do sector financeiro). Urge disponibilizar informao til atravs de canais pblicos sobre o acesso Justia, gerir de forma integrada o atendimento atravs de mltiplos canais (nas secretarias judiciais, por telefone ou na internet), generalizar os mecanismos de self service para consulta de informao sobre os processos e para a entrega de peas processuais, gerir a relao com os media atravs de estruturas adequadas. Tambm sem receios nem demagogias, desenvolver a Justia significa desenvolver as competncias dos seus agentes e implica instituir mecanismos de avaliao de desempenho, clarificar e ajustar modelos de carreira e remuneratrios realidade actual. Neste sentido, importa reavaliar e actualizar o modelo de formao de magistrados e funcionrios judiciais de forma a garantir uma formao contnua e as competncias adequadas s respectivas funes. Importa instituir mecanismos de avaliao que, sem prejuzo da sua gesto permanecer nos Conselhos respectivos de cada carreira, tenham uma periodicidade e um contedo que permita deles extrair indicaes para o desenvolvimento individual. Implica instituir um contexto de meritocracia mais evidente, em que os melhores desempenhos sejam recompensados (e os piores penalizados) em termos remuneratrios ou de carreira (se necessrio com recurso a carreiras planas). Implica criar mecanismos de responsabilizao que, sem prejuzo da inatacvel autonomia e independncia dos magistrados, permitam agir de forma clere e eficaz sobre prticas inadequadas. imperativo acabar com as desconfianas e com as insinuaes sobre benefcios desproporcionados, revendo os modelos remuneratrios e adequando-os realidade profissional e social actual (no deixando de reconhecer a relevncia social das funes, o nvel de exigncia tcnica e as suas eventuais caractersticas particulares, por exemplo de mobilidade). Importa tornar mais transparentes e justos os montantes pagos Justia pelos servios prestados, designadamente nas custas e emolumentos cobrados, ajustando-os tambm nova realidade social e profissional (caso das transferncias para a Caixa de Previdncia dos Advogados e Solicitadores ou dos montantes associados a determinados actos de registo).
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Os eixos propostos no so completamente novos no contexto da Justia? Certamente que no. No esto provavelmente muito distantes dos usados no discurso poltico, no destoaro tambm radicalmente das concluses dos estudos acadmicos ou de agentes da Justia, nem so muito diferentes do que afirmmos em ocasies anteriores. A novidade, na sociedade da informao de hoje, efmera, porque a informao corre a uma velocidade vertiginosa, porque as experincias se partilham a uma escala global, porque o saber est ao alcance de cada um. Mas isso s ser realidade na Justia se houver capacidade de concretizar a transformao das suas organizaes, dos seus mtodos de trabalho, das suas ferramentas e dos seus processos de gesto. E isso s ser possvel com o envolvimento e a abertura dos seus mltiplos agentes, de uma forma integrada e com um objectivo comum. Na Accenture, para alm de contribuirmos para o debate, estamos tambm disponveis para colaborar na concretizao da mudana. Algumas das nossas referncias no sector da Justia: Implementao do SIDDAMB - Sistema de Informao Documental sobre Direito do Ambiente; 1996-1998; CEJ, ITIJ (DGSI) e Instituto do Ambiente (DGA) Estudo do Novo Modelo de Funcionamento das Conservatrias dos Registos Civil, Comercial e Predial; 2000; Secretaria de Estado da Justia Estudo de Organizao e Funcionamento dos Tribunais Administrativos; 2000; Ministrio da Justia Assessoria na Implementao da Reforma do Contencioso Administrativo; 2001-2002; GPLP Estudo de Dimensionamento dos Tribunais Tributrios; 2002; GPLP Implementao do Sistema de Informao das Estatsticas da Justia; 2002-2004 (Projecto Inicial), 2004-2006 (Manuteno); GPLP Implementao do SIN Sistema de Informao Notarial, SIRIC Sistema Integrado do Registo e da Identificao Civil, e SIRCOM Sistema Integrado do Registo Comercial; 2002-2004 (Projecto Inicial), 2004-2005 (Novas Verses, Formao e Manuteno); ITIJ Implementao do Stio de Certides Online e Respectivo Back-Office, 2005; UMIC Consultoria Tecnolgica no mbito do Carto do Cidado e sua Articulao com o Portal do Cidado, Consultoria Organizacional, Funcional e de Gesto no mbito do Projecto Carto do Cidado; 2005-2006; UCMA, UMIC
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O que o sector da Justia em Portugal tem a ganhar com o desenvolvimento da Sociedade da Informao
Dra. Cristina Martins Directora de Informtica AIP Associao Industrial Portuguesa
1.
Introduo Os sistemas de informao e as tecnologias de informao so, sem margem para dvida, um dos pilares fundamentais na resposta a um dos desafios apresentados pelo Sr. Primeiro Ministro na apresentao do programa de governo o desafio da qualificao da nossa democracia e da melhoria do nosso sistema de Justia. tambm inquestionvel que os sistemas de informao e as tecnologias de informao no so a resoluo para os problemas de uma qualquer Organizao pblica ou privada podem sim ser um contributo importante desde que correcta e efectivamente conjugados com outros pilares como sejam os processos e os recursos humanos. Neste contexto o documento que vos apresentamos traz uma reflexo sobre duas situaes concretas do relacionamento das empresas com a Justia. Haver outras situaes que igualmente poderiam ser reportadas mas neste mbito optamos por focar a nossa anlise nos exemplos apresentados uma vez que fazem parte do dia a dia de muitas empresas nacionais.
2.
Relacionamento das empresas com o Ministrio da Justia As empresas, ao longo do seu ciclo de vida, interagem em diferentes momentos com o Ministrio da Justia. De uma forma simples podemos referir trs momentos: no processo de criao registo nas Conservatrias do Registo Comercial, anualmente na prestao de contas e quando encerram a sua actividade seja porque razo for. Por outro lado sempre que uma empresa se prope fornecer servios ao Estado tem que apresentar um conjunto de documentos incluindo entre outros a declarao de identificao e de quem obriga a empresa. As duas situaes que optmos por abordar neste documento so: O processo de prestao de contas; O processo de avaliao enquanto fornecedoras do estado.
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Em qualquer das situaes estamos firmemente convencidos que existem no mercado sistemas de informao e tecnologias de informao amplamente testadas e capazes de apoiar e agilizar estes processos. Para cada um dos processos vamos fazer uma breve caracterizao da situao actual e de seguida a apresentao da nossa viso do modelo futuro e do contributo que os sistemas de informao e tecnologias de informao podem prestar.
3.
Situaes Concretas
3.1.
O processo de prestao de contas
Caracterizao da situao actual A realidade actual mostra que a prestao de contas e respectivo depsito nas Conservatrias de Registo Comercial, embora obrigatrio, efectuada apenas por cerca de 80.000 Sociedades de um universo estimado de 300.000 que deveriam cumprir esta imposio legal. Contudo, a prestao e publicitao de contas constitui uma pea essencial ao bom funcionamento do mercado e proteco de interesses legtimos de acesso a informao que retracte, de forma adequada, a situao das sociedades sujeitas a esta obrigao.
Contribuio dos SI Importa pois facilitar e incentivar o cumprimento desta obrigao atravs sem dvida do uso de meios electrnicos e da utilizao efectiva das Cmaras de Comercio e Industria j com competncias atribudas para este efeito: Simplificando e agilizando o processo de recepo, qualificao, depsito e publicitao; Adoptando modelos normalizados e simplificados de certificao de documentos sujeitos por lei a publicitao, permitindo por exemplo a dispensa a depsito dos documentos objecto dessa certificao a micro e pequenas empresas Isentando micro empresas de depsito do relatrio de gesto e adoptando um modelo simplificado de relatrio de gesto, com elementos fundamentalmente financeiros, para pequenas empresas; Adoptando 2 modelos de prestao e depsito de contas, ambos em suporte digital: O modelo simplificado, constitudo por certificao normalizada de documentos sujeitos a depsito e publicitao;
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O modelo normal, constitudo por certificao normalizada de documentos e cpias dos documentos sujeitos a depsito e publicitao; A informao contida nos processos de prestao de contas depositadas nas Cmaras de Comrcio e Indstria dever ser gerida de forma a garantir: O acesso das conservatrias para efeitos quer de controlo das competncias atribudas s CCIs quer para a verificao dos factos e promoo do procedimento contra-ordenacional; A transferncia para o ITIJ de toda a informao contida nos documentos de prestao de contas, que far a gesto centralizada da sua disponibilizao s conservatrias e a outras entidades s quais a lei confira direitos de acesso; A assinatura electrnica a utilizar dever ter em conta os avanos dos respectivos processos de certificao e de suporte tecnolgico e as prticas seguidas pelas empresas na sua utilizao, pelo que a autenticao dos utilizadores do sistema informtico de suporte prestao de contas e sua publicitao por via electrnica efectuada atravs de registo prvio no sistema, atribuio / utilizao de password secreta, nas condies estabelecidas no Dec. Lei 290-D/99, Art 2, alnia b), com as alteraes introduzidas pelo Dec. Lei 62/2003, para a assinatura electrnica avanada; Mantm-se, para o processamento electrnico da prestao de contas e sua publicitao, o princpio de que documentos integralmente copiados, em papel ou em suporte digital, no carecem de autenticao; As solues de sistemas de informao e as tecnologias de informao existentes no mercado permitem suportar integralmente este processo quer na perspectiva de recolha de dados quer na perspectiva de recolha de documentos. A Implementao de um portal pode ser a face visvel para as empresas podendo ser complementada de uma soluo de pagamentos. Os meios de segurana devero ser igualmente ponderados e implementados em conformidade.
3.2.
O processo de avaliao enquanto fornecedoras do estado
Caracterizao da situao actual O processo de compras na Administrao Publica regulado pelo DL 197/99 de 8 de Junho de 1999. Nele se regula, funo dos montantes a adquirir, o procedimento a seguir bem como a
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informao que o Organismo Pblico deve solicitar ao proponente para uma efectiva avaliao da sua situao financeira. Neste mbito tambm as empresas devem fazer prova de que no esto em divida para com o Estado, quer de carcter Fiscal quer no que se refere Segurana Social. Na generalidade das situaes este processo faz-se em dois tempos: no momento de apresentao das propostas as empresas entregam um conjunto de declaraes emitidas pelos seus responsveis e posteriormente, caso venham a ser seleccionados para proceder ao fornecimento dos produtos ou servios mbito da proposta e antes da assinatura dos contratos, devem fazer prova da sua situao. Esta realidade faz com que para cada proposta que uma empresa apresente junto da Administrao Publica tenha um acrscimo significativo de trabalho e de custos para enviar um conjunto de informao ao Organismo da Administrao Publica que lanou o procedimento, de que a prpria Administrao Publica depositria e conhecedora. Posteriormente, no mbito de cada procedimento, feita a avaliao de cada uma das empresas preponentes. Estamos perante um processo moroso com custos para as empresas e para a Administrao Pblica e que no acrescenta valor a qualquer um dos intervenientes. Muita da informao subjacente a estes procedimentos j hoje suportada em diferentes sistemas de informao de Organismos Pblicos de diferentes Ministrios com particular relevncia para o Ministrio da Justia, Ministrio das Finanas e Ministrio do Trabalho e da Solidariedade Social.
Contribuio dos SI Por recurso a sistemas de informao possvel agregar todo este conhecimento num repositrio nico permitindo: s empresas registarem-se para fornecedores do estado, gerirem todo o seu processo de registo colocarem/actualizarem dados e/ou documentos; Administrao Publica a consolidao de toda a informao que tem disponvel relativamente a cada empresa em diferentes Organismos Conservatrias, Administrao Fiscal e Segurana Social; Administrao Publica a definio de um conjunto de critrios que possibilitem a avaliao administrativa e financeira das empresas e a disponibilizao dessa mesma avaliao aos diferentes organismos adquirentes, a emisso de certificados, gerao de alarmes e de notificaes em situaes predefinidas; ainda possvel prever a incluso de solues de pagamento de registos e certides bem como a disponibilizao da informao em diferentes lnguas.
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Toda a soluo pode ser implementada sobre um portal tirando partido da facilidade de acesso da internet e mediante a implementao de solues de segurana de acesso.
4.
Factores crticos de sucesso Existem diferentes factores crticos de sucesso para a implementao de sistemas de informao na Administrao Pblica que venham a suportar estes processos de entre eles destacamos os trs que consideramos mais abrangentes: O enquadramento legal tem de ser revisto de forma a suportar um novo modelo de funcionamento; O redesenho dos processos tendo em vista a sua simplificao e a utilizao de sistemas e tecnologias de informao; A vertente recursos humanos quer na ptica da formao quer na adopo de novos mtodos e novas ferramentas.
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Levantamento de Prticas ou Omisses que constituem Entraves Celeridade da Realizao da Justia

Dr. Manuel Elsio Direco de Assessoria Jurdica e Contencioso Caixa Geral de Depsitos
I. ACO EXECUTIVA 1. Execuo para pagamento de quantia certa:
Tendo como finalidade a cobrana de dividas, as aces tm o mesmo tratamento, independentemente do valor exequendo e das garantias de que goza o crdito, tramitando, na mesma Secretaria de Execuo, segundo a ordem de entrada. Uma e outra realidade no so de desprezar na celeridade a imprimir aos processos, porquanto: - quanto maior a divida, maior o agravamento que correr na pendncia de execuo, com prejuzo para o credor e para o devedor executado. E ser maior ainda se o crdito gozar de garantia real, por exemplo, de hipoteca. - Entrada em juzo uma aco hipotecria, o credor ter mais hipteses de ver ressarcido o seu crdito se, de forma clere, for vendido o bem que o garante. E se o credor obtiver o pagamento com a venda desse bem, o devedor no ver, depois, o resto do patrimnio, maxime o seu ordenado, na parte legalmente penhorvel, sujeito execuo3. Se o bem hipotecado demorar 4 ou 5 anos a ser vendido judicialmente, dificilmente se obter do mercado valor que chegue para o pagamento do crdito peticionado e do agravamento ocorrido na pendncia da aco. - Do mesmo modo e se houver fiador, tambm este ver o seu patrimnio livre de penhora se na venda for feito o valor suficiente para pagar a divida que ele afianou. Na insuficincia desse valor, responder com o seu patrimnio perante o credor. O atraso na venda tem, assim, reflexos negativos no credor, no devedor e no garante, se o houver, gerando situaes dramticas em, pelo menos, duas famlias, se a fiana for prestada por pessoa singular.
2.
Execuo para entrega de coisa certa Como o ttulo o refere, tem como finalidade a entrega judicial de coisa pr-determinada, certa. , por essa razo, uma aco clere, pelo menos em teoria.
3 Note-se que quando existe garantia real, a penhora comea sempre por esse bem, no podendo ser penhorados outros sem que se reconhea a insuficincia daquele para o fim da execuo art. 835 do Cdigo Processo Civil. Na insuficincia do valor apurado na venda da garantia real respondem todos os demais bens do patrimnio do devedor art. 601 do Cdigo Civil.
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A proposta de lei que visa alterar o regime do arrendamento urbano, admite que o senhorio possa recorrer a este tipo de aco, se o fundamento (causa de pedir) invocado for a falta de pagamento de renda e junte a prova da notificao do inquilino para pagar os valores vencidos. A ser aprovada a proposta e se no for alterado o regime da execuo para entrega do locado, teremos os senhorios condenados a esperar que a sua execuo aguarde por vrios anos at que chegue a sua vez, sabendo-se que esto, neste momento, cerca de 70.000 aces sua frente por distribuir e tratar. Valem estes mesmos considerandos quando se est em presena de execuo para prestao de facto, que, igualmente em teoria, deveria ser uma aco clere, estando condenada morosidade por ficar amarrada a milhares de aces executivas em que, face ao valor reduzido, apenas tm um fim nico - permitir que o Fisco inscrevam aqueles valores como prejuzos.
Soluo preconizada: diviso das secretarias de execuo, cabendo numas as aces executivas para cobrana de valor inferior a 25.000, por exemplo, e noutra secretaria as aces executivas para cobrana de crditos superiores a esse valor e sempre e independentemente do montante, as execues hipotecrias e para entrega de coisa certa.
3.
Penhora de ordenados ou outras prestaes peridicas, como, por exemplo, rendas. As regras aplicveis aos processos entrados em juzo antes de 15 de Setembro de 2003 so estas: Iniciada a penhora, continua a haver agravamento da divida at ao pagamento integral. Acontece, muitas vezes, que essa divida to grande que em circunstncia alguma ser paga, tanto mais que o agravamento mensal superior ao valor do desconto mensal. Na execuo fiscal, requerida a penhora da parte legal do ordenado apurado o montante em divida a essa data, e iniciados os descontos, a divida no sofrer mais agravamento at liquidao total, se vier a ocorrer cfr. art. 227 do Cdigo de Procedimento e Processo Tributrio. Mais grave do que isso, o regime do depsito dos valores descontados. Estes ficam depositados em Instituio de crdito ordem do juiz do processo para serem entregues ao exequente quando estiver arrecadado todo o valor. Quem ganha com este regime? A Instituio de crdito depositria. Quem perde? O exequente, designadamente se for pessoa singular com fracos rendimentos, mantendo-se despojado desses valores por cinco, dez, quinze anos, os que durar a pendncia da aco.
Soluo preconizada: Requerida a penhora do ordenado, na parte legal, dever a divida ser apurada data, no tendo agravamento futuro, tal como ocorre na execuo fiscal; Os valores descontados devem ser entregues ao exequente findo que seja um trimestre, um semestre, ou,
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no mximo, um ano, arrecadando o Tribunal as custas proporcionalmente aos valores entregues. Carece de norma que preveja um primeiro pagamento dos valores j depositados, passando, a partir da a ser pagos como se sugere: ao trimestre, ao semestre ou, no mximo ao fim de um ano de descontos, dispensando-se, neste caso, a reclamao de crditos, ou antecipando-a para a fase antecedente ao primeiro pagamento sugerido. s execues futuras dever aplicar-se o regime hoje em vigor na execuo fiscal, deixando a divida de sofrer agravamento logo que se inicie a penhora dos ordenados.
II. NA ACO DECLARATIVA
4.
Notificaes entre mandatrios previstas nos artigos 229-A e 260 do Cdigo de Processo Civil. Tem sido fonte de incidentes processuais, que visam retardar a marcha do processo. H advogados que usam e abusam da notificao aos colegas, sem provar em concreto que a pea notificada entrou em juzo, alegando s ... Fica notificado do , entregue em juzo. Perante tal notificao, h quem entenda que esta no operou os seus efeitos; h quem tente suprir a omisso, consultando os autos e certificando-se do dia em que entrou para, a partir da, contar o prazo para exercer o contraditrio.
Soluo preconizada: alterao do artigo 260 do Cdigo de Processo Civil, ficando a constar do mesmo que a notificao s vlida se na cpia constar o recibo de entrada em juzo.
5.
Audio de testemunhas por teleconferncia. Dificilmente se realiza uma diligncia desta primeira marcao, devido s dificuldades do sistema operativo, falta de sala, etc. Dever ser repensado todo o sistema, procurando dotar os tribunais com os meios adequados realizao da diligncia no dia em que estiver designada.
6.
Audincia preliminar No colheu nos senhores magistrados, no aderindo s mesmas, perdendo-se uma hiptese de conciliao das partes. Efectivamente so realizadas muito poucas audincias preliminares, com o fundamento de que a simplicidade da causa, ou a posio marcada das partes dispensam a realizao da mesma, fazendo ento o saneador e notificando o mesmo s partes. A reforma de 97 no atingiu, nesta matria, os objectivos desejados
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7.
Aces no contestadas No se compreende que uma aco no contestada demore anos para ser decidida.
Efectivamente, se o Ru no contestou a aco confessa, implicitamente os factos invocados pelo Autor e conforma-se com o pedido. Nestes casos, cabe ao Juiz aferir do cumprimento integral das formalidades da citao, da competncia do Tribunal e do processo, legitimidade das partes e, atribuindo a lei efeitos cominatrios falta de contestao, proferir sentena, reduzida a 6 ou 7 linhas. No obstante isso, estas sentenas demoram anos a ser proferidas, s porque ficam na ordem de entrada no Gabinete do Magistrado entre outras contestadas.
Preconiza-se que estas aces no contestadas devero ser separadas das restantes, devendo o Juiz decidi-las num prazo relativamente curto, dando-lhe aco carcter urgente a partir do momento em que no foi deduzida contestao.
8.
Recursos Admitido o recurso, abre-se prazo, em regra de 30 dias, para o recorrente alegar. Notificado o mandatrio da parte recorrida, tem este um prazo igual para produzir as suas alegaes. Muitas vezes a parte recorrida decide no fazer alegaes, porque entende que a sentena sufraga a tese de direito correcta e as alegaes no trazem algo de novo que leve o Tribunal ad quem a revogar o decidido em 1 Instncia. O Processo aguarda religiosamente o decurso do prazo (30 dias) para entrega das alegaes da parte recorrida, sendo depois disso presente ao Meritssimo Juiz para que ordene a sua subida.
Preconiza-se: a parte recorrida que decida no alegar dever levar aos autos no prazo supletivo (10 dias) requerimento em que diga que no alega, seguindo os autos os seus termos, alterando-se a redaco do artigo 698 do Cdigo de Processo Civil. Nada dizendo, o processo continuar na Secretaria a aguardar a entrega das alegaes. 9. Solicitadores de Execuo Tem-se verificado que apresentam muitas certides negativas de citao. Relatam que vo casa do citando, que no o encontraram, que no obtiveram informaes sobre o local de trabalho, etc. Juntam aos autos e notificam o mandatrio do Autor da mesma certido negativa, sentindo-se desobrigados de praticar quaisquer actos a partir da.
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O A., depois de pagar os 40,00 no viu feita a citao e desencadeia ele prprio os mecanismos tendentes localizao do trabalho do citando, com requerimento ao juiz do processo para que notifique as entidades oficiais (Direco Geral dos Impostos e Centro Regional de Segurana Social) para virem aos autos identificar a entidade patronal, etc.. Em resumo, o A. viu-se obrigado a pagar mais 40,00, sem qualquer resultado prtico.
Preconiza-se: uma regulamentao das funes do solicitador de execuo, mormente na fase de citao, com discriminao dos actos a realizar quando no encontre o citando .
10.
Sobreposio de diligncias, mormente de julgamentos Especialmente no foro criminal, comum os Magistrados marcarem para o mesmo dia e hora vrias diligncias, designadamente julgamentos. bvio que no se podem realizar todos os julgamentos. Da resulta prejuzo directo para os advogados que perdem tempo nas deslocaes; prejuzos para a parte que apresenta as testemunhas, que se v obrigada a pagar despesas de deslocao inutilmente; descrena na justia, designadamente perante as testemunhas que se cansam de ir a juzo inutilmente.
bvio que urge pr termo a esta prtica, com a interveno do Conselho Superior de Magistratura, ou atravs de imposio legal, com definio do nmero mximo de diligncias a marcar para a mesma hora.
III. FALNCIAS/INSOLVNCIAS 11. Tribunais de Comrcio O processo falimentar no domnio do Cdigo de Processos Especiais de Recuperao de Empresas e da Falncia e o de insolvncia no actual Cdigo de Insolvncia e de Recuperao de Empresa tm carcter urgente, sobrepondo-se aos actos normais do tribunal, com prazos curtos para a prtica de actos quer pelas partes, quer pelos auxiliares (gestores judiciais, liquidatrios e administradores de insolvncia) quer pelos magistrados. Qual a realidade actual no Tribunal de Comrcio de Lisboa? Os processos de falncia, com muitos atrasos, vo tramitando at venda dos activos. A partir da mantm-se por longos anos sem haver pagamento aos credores, e isto por duas razes: - Ou porque no h sentena de graduao de crditos; - Ou porque no h conta final a realizar pela Secretaria. Criados inicialmente para julgar os processos falimentares, vieram a ser inundados com outros actos de comrcio, como questes de marcas, patentes, concorrncia etc., estando hoje numa situao de quase ruptura.
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Os prejuzos so enormes para os credores da massa falida, que esto anos longos sem receber os seus crditos, no podendo reinvestir aqueles capitais, que se mantm na conta da massa falida a gerar uns mseros juros. Em tempos de graves e reconhecidas dificuldades financeiras pblicas, no se percebe que o Estado continue, de forma inconsciente, a desprezar, de forma visvel, milhes de euros que, feita a conta final em cada um dos processos, iria receber a ttulo de crditos directos por ele reclamados por impostos; que no permita Segurana Social ao Instituto de Emprego e Formao Profissional receber tambm os seus crditos e, com muita importncia, at porque representam valores muito significativos, as custas judiciais devidas nestes processos, que sairo sempre frente de todos os outros crditos. H processos que se encontram na situao descrita h cerca de 10 anos; com mais de 5 anos so a generalidade. Mas este atraso tambm verificado nos tribunais de comarca onde a situao , infelizmente, pouco diferente, designadamente tambm espera da sentena de graduao de crditos e da conta final para se poder fazer os pagamentos. A situao to grave que ainda h processos de falncia por findar do tempo em que existiam as Cmaras de Falncia, extintas em 1993, com a entrada em vigor do CPEREF. Mas o atraso na realizao das contas e pagamentos tambm se verifica na execuo singular onde surge tambm o Estado como lesado, ao no receber os crditos que detm, quer a ttulo de impostos, quer por custas judiciais. Neste caso, preconizamos que o Governo mande fazer um levantamento dos valores que o Estado iria receber, quer por impostos e contribuies Segurana Social e ao IEFP, revele-se o valor ao Sr. Ministro das Finanas e ser e surgir vontade poltica para resolver esta questo.
12.
Outras situaes comuns a todos os processos a) Deslocaes em vo de advogados e credores a tribunais, quando estes sabem que a diligncia no se vai realizar. Estas deslocaes acontecem, com grande grau de frequncia, nas aces recuperatrias e falimentares, hoje de insolvncia. Efectivamente, o nmero de credores , por norma, grande. Acontece que alguns gestores judiciais, hoje administradores de insolvncia, no conseguem ter prontos os relatrios. Nesse caso comunicam ao Tribunal por deferncia pelo Meritssimo Juiz. A Secretaria sabe tambm dessa impossibilidade, nas como so muitos credores, no notifica nem avisa nenhum deles. Resultado: despesas com deslocaes e com a ausncia do trabalho para regressar sem qualquer ganho processual.
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b) Idem quando o Tribunal no pode realizar a diligncia por razes prprias e a Secretaria no avisa por esquecimento ou por falta de tempo, porque s soube no dia antes, j tarde. c) Demora na notificao dos despachos judiciais aos mandatrios. Tribunais h em que entre o Despacho/sentena judicial e a notificao decorrem mais de 6 meses; d) Idem quanto juno dos documentos aos autos. Preconizamos: A criao de um sistema informtico onde sejam registadas as datas da prtica dos actos pela secretaria e pelos Magistrados, os adiamento das diligncias, com leitura pelos advogados e partes interessadas via internet, evitando-se deslocaes desnecessrias e sabendo da evoluo do processo, mormente quando haja atraso injustificado da Secretaria.
Lisboa, 1 de Agosto de 2005
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O acesso do Solicitador Administrao desmaterializada

Dr. Armando A. Oliveira Cmara dos Solicitadores
Ao longo dos anos o solicitador tem assumido um importante papel enquanto mediador na relao dos seus clientes com os Servios Pblicos, muito particularmente: Tribunais Administrao fiscal; Registos e notariado; Segurana Social; Cmaras Municipais; Esta mediao prende-se no s com a componente de aconselhamento, mas tambm como forma de ultrapassar as dificuldades de acesso prpria administrao, quer pelos entraves fsicos, procedimentais ou mesmo de expresso. Tem a Administrao vindo a envidar esforos no derrube dessas barreiras, seja na tentativa de melhorar a sua imagem perante o cidado bem como no louvvel de esforo de optimizao dos seus recursos, aumentando a eficcia e diminuindo o seu peso no oramento de estado. Tais medidas passam em grande medida pela disponibilizao de servios na Internet. Numa primeira fase tratavam-se de publicao de informaes, disponibilizando legislao, conselhos prticos e contactos dos rgos da administrao. Em regra no se obtinha qualquer tipo de interaco, ou seja, tratavam-se de servios unidireccionais e estticos, onde no era permitido ao contribuinte obter qualquer tipo de interaco ou informao actualizada sobre o seu caso concreto. Nos ltimos 2 anos temos no entanto vindo a constatar um incremento na qualidade e alcance dos servios disponibilizados, que mais adiante vo ser descritos de forma sucinta.
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Servio Pblico Segurana Social
Endereo www.seg-social.pt
Servios Disponveis Declarao de Remuneraes Publicidade da venda coerciva Consulta de situao contributiva Pesquisas na Base de Dados de Firmas e Denominaes Sociais Pedido de certificado de admissibilidade Pedido de certides de registo civil, comercial e predial Consulta registo automvel para Solicitadores de Execuo Consulta dos dados de Arquivo de identificao Civil Pautas pblicas de distribuio Publicidade da Venda Diligncias marcadas Entrega de requerimento executivo Consulta do historial processual Acrdos de vrias instncias Entrega e consulta de declaraes (IRS, IVA, IRC) Participao de prdios (declarao Mod 1 IMI) Liquidao de IMT Obteno de cadernetas prediais Pedido de Iseno de IMI
www.dgrn.mj.pt www.dgrn.mj.pt Direco Geral dos Registos e Notariado http://certidoes.portaldocidadao.pt www.solicitador.org
Fora de acesso Acessvel pelo prprio contribuinte aps registo on-line Pblico (5) Acessvel pelo prprio contribuinte aps registo on-line Pblico (2) Pblico (2) Pblico (3) S para Solicitadores de Execuo (3) (4) (5) S para Solicitadores de Execuo Pblico Pblico Pblico Acessvel a Advogados e Solicitadores aps registo prvio. Pblico (1) Ao contribuinte ou TOC (1) S permitida ao prprio contribuinte (1) Qualquer contribuinte (1) S permitida ao prprio contribuinte (1) S permitida ao prprio contribuinte (1) S permitida ao prprio contribuinte (1) S para Notrios previamente registados (1) Aps pedido on-line para atribuio de senha de acesso e validao da nomeao feita pelo contribuinte. (1) S permitida ao prprio contribuinte
Tribunais
www.tribunaisnet.mj.pt
http://www.dgsi.pt/
Administrao Fiscal
www.e-financas.gov.pt
Alterao de Domiclio Fiscal Entrega de declaraes modelo 11 (Notrios) Entrega de declaraes (TOC)
Servios Aduaneiros (diversos servios)
(1) O registo de utilizador feito por pedido on-line sendo posteriormente remetida a password de acesso. (2) No pedido inserida a identificao do requerente no existindo no entanto qualquer tipo de verificao da sua identidade ou qualidade. (3) A consulta s pode ser feita dentro de um processo determinado, ficando registado no histrico do processo todas as consultas efectuadas. (4) Prdio despacho judicial que autorize a consulta e, menos frequentemente, a profissionais que normalmente se relacionam com determinado Servio Pblico. (5) Servio em fase de implementao
QUEM PODE ACEDER INFORMAO: Verificam-se diferenas significativas no que toca forma de controlar o acesso aos servios bem como por que forma permitido a terceiros (que no o prprio cidado) o acesso a esses mesmos servios. TRIBUNAIS Nas reas privadas o acesso no permitido ao cidado mas to s aos seus mandatrios (Advogados e Solicitadores). Os mandatrios podem consultar os processos em que estejam constitudos. Para ser constitudo mandatrio necessrio a juno de um documento fsico (mandato) em cada um dos processos.
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SEGURANA SOCIAL O acesso s permitido ao prprio contribuinte. No h forma de constituir mandatrio. REGISTOS E NOTARIADO No existe qualquer controlo de acesso. Nos actos que impliquem identificao no existe qualquer controlo sobre quem requer o servio, permitindo assim que terceiros se faam passar pelo prprio contribuinte. ADMINISTRAO FISCAL O acesso permitido ao prprio contribuinte ou, em alguns casos, ao tcnico de contas constitudo. A liquidao de IMT pode ser efectuada como gestor de negcios por qualquer contribuinte registado. Os Notrios procedem apresentao de declaraes sobre os actos praticados. ENQUADRAR O MANDATO NA RELAO SOLICITADOR ADMINISTRAO S as aplicaes disponibilizadas pelos tribunais prevem o acesso pelo Solicitador aos processos dos seus constituintes (acesso este como j se disse exclusivo dos mandatrios e interdito ao prprio cliente). No entanto este acesso depende da juno de procurao em cada um dos processos. Todos os restantes servios no prevem a constituio de procuradores/mandatrios, pelo fica o Solicitador arredado das relaes desmaterializadas com a Administrao. Quanto permitido ao Solicitador o acesso em nome de terceira pessoa, tal facilidade igualmente conferida a qualquer outro indivduo, sem qualquer controlo de identidade ou de legitimidade, conforme se pode comprovar nos servios disponibilizados pela DGRN. Est assim posto em causa: O direito do cidado em ver-se representado; O direito do Solicitador em relacionar-se com a Administrao, acesso esse por lei deveria ser preferencial; O combate procuradoria Ilcita.
O QUE FAZER? Devem ser implementadas vrias solues que visem a criao de regras de autenticao do cidado bem assim de acesso dos Solicitadores aos servios da Administrao Pblica, quando em representao dos seus clientes.
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I Autenticao do Utilizador Os servios de obteno de documentos devem obrigar ao registo prvio de utilizador com autenticao da sua identidade. Desta forma evita-se a utilizao ilegal desses servios, uma vez que as prticas continuadas que denotassem actividade de procuradoria ilcita seriam comunicadas s entidades competentes . II Acesso a dados no confidenciais Ao solicitador deve ser permitido o acesso a todos os documentos que no estejam sujeitos a regime de confidencialidade, tais como cadernetas prediais, certides de teor predial, comercial, etc, sem necessidade de apresentao de mandato. III Acesso a dados confidenciais As aplicaes informticas desenvolvidas pelas Administrao Pblica devem prever a possibilidade do cidado conferir poderes aos Solicitadores, para que estes possam praticar os actos em nome e por conta do seu cliente. precisamente quanto concesso de poderes que dever ser desenvolvida um conceito transversal a toda a Administrao, podendo a Cmara dos Solicitadores neste tema assumir um papel nuclear, disponibilizando desde logo os recurso disponveis pela sua infra-estrutura informtica. Este conceito dever passar por um repositrio electrnico de mandatos, que permita uma gesto integrada e padronizada dos poderes conferidos e a validao em tempo real desses mesmos poderes por parte de qualquer entidade da administrao pblica. Para tal propem-se: I Elaborao de uma proposta que tenha em considerao os aspectos jurdicos; II Desenvolvimento de um modelo tecnolgico que aproveite a infra-estrutura actualmente detida pela Cmara dos Solicitadores; III Negociao de protocolos entre a Cmara dos Solicitadores e os diversos rgos da Administrao; IV Implementao da plataforma;
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Compta - Produtos & Servios

Dr. Paulo Pereira Consultor Marketing Compta
Ser cidado um conceito que est a ser interiorizado com um renovado nvel de responsabilidade. Uma base cada vez mais alargada de indivduos exige que os servios proporcionados pelo estado estejam adaptados, o melhor possvel, aos seus ritmos de vida e mais prximos dos espaos onde exercem as suas actividades dirias. A Internet um espao de proximidade por excelncia e pode potenciar em diferentes dimenses os servios proporcionados pelo estado. Desta forma, ter a possibilidade de aceder a informao segura em formato electrnico proveniente dos diferentes organismos ligados justia, e a possibilidade de disponibilizar informao segura em formato electrnico a estes mesmo servios, uma aspirao legtima para qualquer cidado do sculo XXI que habita no espao comunitrio. Os profissionais da justia, tal como o cidado em geral, podem retirar da Internet e de todos os canais digitais a ela associados, um conjunto de vantagens que, em muitos casos, se revelam de valor imensurvel. A partilha de informao segura, sejam voz, dados ou imagem, a reutilizao de alguma informao que se encontra dispersa, a celeridade processual, a transparncia, so alguns desses exemplos que podem alavancar, de forma significativa, os servios prestados pelos organismos com responsabilidade nestas matrias. E neste contexto que a Compta disponibiliza para este estudo uma panplia de servios e solues que, em nosso entender, podem contribuir de forma decisiva para que, com ele, se atinjam os objectivos esperados:
Produtos/Solues: Solues de Gesto de Documentos e Contedos. Com a evoluo das tecnologias e metodologias associadas aos processos de trabalho produz-se cada vez mais informao de diferentes formatos e correlacionada entre si. Este facto faz aumentar a complexidade do armazenamento, da procura e da disponibilizao da informao, criando novas necessidades de optimizao de recursos e de processos. H que saber como arquivar, que tipo de contedo deve ser arquivado e de que forma. H que saber como disponibilizar a informao e a quem. Tudo isto, sem se perder a eficcia de
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facultar a informao a quem dela precise, seja para a tomada de decises estratgicas, seja para a resoluo, com a celeridade necessria, de uma situao operacional. Este facto aumenta de criticidade nos casos em que o conhecimento organizacional, resultante da interaco entre pessoas e meios, no est quantificado ou estruturado e existe disperso pela organizao, evoluindo de forma avulsa e em diferentes direces, muitas vezes dissociadas do foco organizacional que o delineia. Acompanhando esta realidade, a desmaterializao da informao e da gesto processual so tendncias generalizadas, que exteriorizam as fronteiras das organizaes, conferindo ainda maior responsabilidade ao tratamento e divulgao da informao. De forma a reduzir custos e a facilitar a exequibilidade de tarefas e processos, a Compta introduz no mercado solues e prticas inovadoras, baseadas nos standards processuais e tecnolgicos e em plataformas com reconhecimento nacional e internacional. Workflow de processos. Existe uma tendncia generalizada para a modernizao e optimizao continuada de processos, motivada, em muitos casos, no apenas pela necessidade de transparncia, mas sobretudo pela necessidade de responder eficazmente s solicitaes de cidados, de parceiros ou a imperativos organizacionais internos. O maior desafio transformar esta necessidade crescente de optimizao em criao de valor para cidados e colaboradores, reflectindo-se, desta forma, em substanciais ganhos organizacionais. Este objectivo pode ser conseguido a dois nveis: A identificao de pontos de estrangulamento dos fluxos de informao, que geralmente afectam a circulao da informao a quem dela necessite, diminuindo a quantidade e qualidade do servio prestado; a reengenharia e optimizao de fluxos de trabalho com vista reduo de custos operacionais e incremento da qualidade de servio prestado. Quer num caso, quer noutro, as organizaes devem fazer uso de toda a tecnologia actualmente ao dispor e que melhor se enquadre na sua realidade especifica. Desta forma, tendncias tecnolgicas como a disponibilizao de contedos dinmicos a canais digitais, capacidade de relacionar processos e contedos/documentos, o imperativo de criar politicas de disponibilizao e acesso a processos e contedos/documentos, definio de wokflows que permitam estabelecer ciclos de vida para a informao que se disponibiliza, garantindo assim uma correcta gesto do conhecimento organizacional existente. Para que se consigam colocar em prtica estes projectos de modernizao e optimizao processual, as empresas tm de reunir um conjunto de condies essenciais para que os projectos obtenham o desejado sucesso a vrios nveis organizacionais, para que da
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resultem melhorias incrementais que justifiquem a sua viabilidade. Entre as quais, destacamse as seguintes: Capacidade de envolver colaboradores das diferentes reas sobre as quais o projecto vai ter impacto, quer na inventariao da situao actual, quer nas propostas de melhoria e na discusso dos resultados finais; forte orientao por parte das equipas de gesto para o projecto; capacidade de gerir a mudana; prioritizar; Escolher um parceiro experiente com capacidade de execuo e que se responsabilize por todo o projecto.
Solues de Customer Care Contact Center Help-Desk Gestor de Contactos Integrao de canais assistidos e self-service Integrao com Aplicaes, Processos e Servios de Back-Office
Solues de Colaborao Remota e Servios de Videoconferncia;
Servios:
Integrao de aplicaes e processos e interoperabilidade entre diferentes bases de dados dispersas geograficamente. Na maioria das organizaes coabitam vrias plataformas tecnolgicas de diferentes geraes. Esta heterogeneidade tecnolgica exige prticas de gesto que garantam a interoperabilidade e a evoluo dos diferentes sistemas. S desta forma os sistemas de informao podem ser utilizados como pea fundamental da capacidade competitiva das organizaes. Ao invs, nos caso em que a gesto da heterogeneidade dos sistemas de informao no resulta de uma viso consolidada, a degradao na eficcia da utilizao dos sistemas de informao como meio facilitador do negcio pode ser uma realidade, levando criao de estrangulamentos internos com prejuzos nefastos para a rentabilizao do negcio/prestao do servio.. Esta heterogeneidade existe em mltiplas dimenses. Nomeadamente, ao nvel dos sistemas, ao nvel das aplicaes, ao nvel dos workflows organizacionais, ao nvel da informao dispersa por diferentes repositrios. A necessidade de integrar tornou-se ainda mais relevante com a utilizao da Internet como ampla plataforma de negcio, que vem adicionar, realidade actual da empresa, a capacidade de dar respostas em tempo real sempre assentes num processamento automtico e escalvel.
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A capacidade de transformar todas estas peas num conjunto de ferramentas interligadas, que dialoguem entre si e que, em conjunto, produzam o que delas esperado, um imperativo dos actuais modelos organizacionais. Como resposta forte heterogeneidade que se tende a acumular nos sistemas de informao, a Compta desenvolveu e continua a desenvolver um conjunto de boas prticas que possibilitem desenhar Arquitecturas de Integrao que possam assegurar a flexibilidade do negcio e garantir o controle e gesto da sua evoluo.
Desenvolvimentos medida para necessidades especificas e/ou pontuais; Servios de Recuperao de Histrico. Os arquivos mortos tm, regra geral, um custo de manuteno bastante elevado para as organizaes. E no se trata apenas dos custos com o papel e com o armazenamento! A principal ineficcia advm da necessidade da empresa em interagir com este activo e da ineficiente resposta que obtm durante a interaco. Esta situao agrava-se sempre que existe um cidado espera de respostas. Quantas vezes necessrio identificar um documento entre milhares e quantas vezes esse documento no est onde se procura? A Compta usufrui de uma larga experincia em fornecer servios de recuperao de histrico, atravs das suas equipas de digitalizao, estruturao, catalogao, arquivo e disponibilizao de documentos, sempre apoiadas com o que de melhor a tecnologia tem para oferecer, quer em termos de digitalizao e reconhecimento OCR/ICR, quer em termos de definio de politicas de arquivo, integrao e disponibilizao da informao a pessoas ou a outras aplicaes.
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Contributo para os trabalhos do Grupo de Estudo sobre "e-Justia o que tem o sector da Justia a ganhar com o desenvolvimento da SI"
Dr. Carlos Manuel Gonalves de Melo Marinho Juiz de Direito Ponto de Contacto Portugus da Rede Judiciria Europeia em Matria Civil e Comercial Conselho Superior da Magistratura
Nota prvia: conforme patenteado na segunda reunio do Grupo de Estudo, realizada no dia 24 de Junho, assume-se como axilar para este projecto o rigor do diagnstico da realidade da administrao da Justia, de forma a no se persistir na assuno de solues desfasadas dos problemas. A aquisio de noo incidente sobre as questes a solver deve emergir de uma anlise assente na experincia e na avaliao profunda dos factos e nunca em preconceitos, meras abstraces, ideias genricas, notcias, extrapolaes ou simples trocas de opinies em crculos no especializados.
A desmaterializao do processo: Facto: o uso intensivo do papel na tramitao processual produz dispndios acrescidos, dificuldades de gesto de espaos, obsta utilizao plena dos benefcios associados sociedade da informao e complica o quotidiano dos profissionais e dos utentes da Justia. Soluo: louvvel que se percorra a senda j iniciada, no sentido da total desmaterializao do processo em todas as jurisdies. Porm, fundamental apostar em sistemas de segurana de grande fiabilidade. Lida-se, aqui, com dados crticos que necessrio preservar a todo o custo, sendo de optar no s por instrumentos de qualidade mas tambm por critrios de gesto da estrutura que garantam a replicao em espelho, em tempo real, das peas processuais, a redundncia dos meios de backup e a disperso geogrfica dos suportes fsicos das cpias de segurana. Da mesma forma, necessrio assegurar o recurso a fiveis mecanismos de certificao temporal e de assinatura, autenticao, garantia da imutabilidade dos autos produzidos e dos documentos apresentados e encriptao das comunicaes. Talvez se deva assentar em solues integralmente assentes na Internet, no se encerrando a administrao da Justia numa mera Intranet, j que no estamos perante uma grande empresa encerrada sobre si prpria mas face ao exerccio de uma funo do Estado para o cidado e em seu nome, sendo que na rede global que este se movimenta e reclamar Justia para o seu caso concreto. H que mudar as mentalidades, evitando-se que tudo o que se encontre em formato digital seja, na primeira oportunidade, transposto para papel.
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A formao: Facto: At ao momento, no tm sido realizados esforos sistemticos e consistentes de formao dos magistrados na rea das tecnologias da informao, antes se tendo feito assentar a informatizao, no que a tais profissionais tange, no autodidactismo e na eventual existncia de interesse pessoal pelo fenmeno. A desmaterializao do processo exige profissionais muito bem preparados para utilizar os instrumentos informticos, sendo necessrio demonstrar as vantagens da substituio do despacho, sentena ou acrdo sobre papel pela deciso digital. Soluo: necessrio institucionalizar a formao continua obrigatria na rea das novas tecnologias, com as concomitantes dispensa de servio e da apresentao de processos conclusos durante os perodos de formatura. Nesta rea, e considerando que os profissionais que exercem funes nos Tribunais, geralmente submetidos a elevadas cargas de trabalho, sabem aceder Internet, poder-se-ia optar, a exemplo do que ocorre com alguma formao patrocinada pelo Consejo General del Poder Judicial de Espanha, pela realizao de cursos virtuais, ou seja, de aces pedaggicas baseadas em tal meio e contendo processos de avaliao da aprendizagem tambm em linha. Esta estratgia de ensino distncia poderia, alis, ser tambm utilizada nas reas tcnico-jurdicas. Talvez se possa, da mesma forma, institucionalizar um espao ciberntico de apoio permanente em linha (soluo que ultrapassa a mera troca de correio electrnico com os servios de apoio informtico).
O contacto com os autos: Facto: os cidados no tm, ainda, acesso pleno aos processos que lhes respeitam o que, entre outras limitaes, determina que vejam a administrao da Justia como algo distante e criptogrfico e obvia ao cabal exerccio dos direitos que lhes assistem. Aqueles, por regra, apenas acompanham o que vai ocorrendo nos autos atravs de informaes eventualmente fornecidas pelos seus advogados ou quando so destinatrios de notificaes. Soluo: Uma vez tornado virtual, o processo dever poder ser acedido em linha. Este acesso dever assentar na atribuio s partes de meios de autenticao directa e privativa perante o sistema (atendendo, sempre, s regras de acesso constantes do Cdigo de Processo Civil ou do encadeado de normas de direito adjectivo sectorialmente aplicveis). Estas formas de contacto directo com as peas dos autos sero tambm utilizveis pelos mandatrios judiciais.
O acesso informao de apoio, por parte dos magistrados e demais profissionais que actuam nos tribunais: Facto: Existe, por regra, em cada tribunal, uma pequena biblioteca convencional, construda com base em oramentos anuais extremamente reduzidos e de pouca utilidade concreta;
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h, presentemente, vrias bases de dados de jurisprudncia, sendo necessrio fazer consultas parcelares at se obter uma noo alargada dos arestos existentes; h disperso de meios de apoio documental e, consequentemente, menor aproveitamento dos dispndios pecunirios. No existe uma biblioteca virtual abrangente e centralizada, que congregue toda a informao jurisprudencial e bibliogrfica e que disponibilize as verses integrais actualizadas dos diplomas legais. Soluo: Parece defensvel que se construa um espao de documentao virtual centralizador (que se poderia denominar, por exemplo, Centro de Documentao da Justia ou Portal Documental da Justia) que poderia funcionar num conjunto de servidores nico, ou por interligao, mediante o uso da linguagem XML, de todas as bases preexistentes, s quais se acrescentaria um acervo informativo complementar proveniente da estrutura central do projecto, que cobriria as reas descobertas, assegurando o pleno acesso jurisprudncia, bibliografia nacional e estrangeira e s verses integrais actualizadas dos textos legais bem como s suas verses intercalares.
As redes de cooperao: Factos: No espao judicirio europeu, quer na rea civil quer na penal, cada vez mais se estruturam mecanismos de cooperao assentes no contacto directo entre os tribunais dos vrios Estados e em ferramentas informticas orientadas para produzir a agilizao do apoio recproco no domnio da cooperao transfronteiria. Os vrios Estados construram, no sector da Justia, bases de dados e repositrios de informao tcnica que, por regra, esto dispostos a partilhar. O mesmo ocorre, ainda que a um nvel por ora mais incipiente, no domnio da cooperao judiciria com os Pases da rea ibero-americana. At ao momento no existe, porm, utilizao conjunta dos recursos disponveis e o uso dos sistemas de cooperao pode ser largamente intensificado. H pginas de Internet especificamente voltadas para a cooperao e ferramentas assentes nesta rede, cuja utilizao deve ser dinamizada. Soluo: Dever procurar interligar-se em rede os acervos documentais de apoio tcnico dos vrios Estados envolvidos nos projectos de cooperao criando-se, por exemplo, estruturas comuns de interrogao de bases de dados assentes em XML, linguagem que, como se sabe, permite fazer pesquisas em bases assentes em distintos sistemas de construo e emergentes em diferentes momentos temporais. Deve acentuar-se o uso das pginas de Internet voltadas para o apoio neste domnio, designadamente no que tange localizao dos tribunais estrangeiros competentes, preenchimento e envio em linha de formulrios de cooperao e colheita de elementos tcnicos de apoio, tais como: a) http://www.redecivil.mj.pt/; b) http://europa.eu.int/comm/justice_home/ejn/;
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c) http://europa.eu.int/comm/justice_home/judicialatlascivil/html/ index.htm; d) http://www.ejn-crimjust.eu.int/.
O registo da prova e a sua transmisso: Factos: A gravao da prova em fita magntica revela-se falvel, j que no invulgar a perda de dados em virtude da mera passagem do tempo ou da desmagnetizao do suporte. A simples gravao udio deixa de fora do processo de reapreciao da prova um acervo crucial de informao sobre a audincia, ou seja, o que tem a ver com a apreenso visual do ocorrido. Solues: Seria recomendvel a gravao de som e imagem em sistema multi-cmara, em ficheiros mp2 ou mp4. Tais ficheiros poderiam ser directamente enviados em rede ao tribunal superior ou, na pior das hipteses, gravados em DVD e remetidos. Nos Tribunais em que os recursos financeiros no permitam a instalao de sistema de captao de imagem, o registo do som dever ser feito em formato mp3, por via informtica. Em todos os casos, o backup dos dados da audincia ser, conforme se props, feito em tempo real. A qualidade tcnica dos registos e a fiabilidade do sistema devero dispensar, em absoluto, os mecanismos de transcrio das gravaes.
As citaes, as notificaes e as comunicaes em geral: Facto: As citaes e notificaes constituem, nos moldes actuais, actos processuais geradores de grandes atrasos, elevados dispndios pecunirios e grande mobilizao de meios humanos. So muito dilatadas as despesas quotidianas com as comunicaes. Solues: Com a paulatina generalizao do uso dos meios informticos ou com a eventual materializao de uma boa ideia, abandonada, no mbito da luta contra a info-excluso, de criao de uma caixa de correio electrnico para cada cidado, defensvel que as citaes e notificaes passem a assentar, privilegiadamente, no correio electrnico. Na rea dos contratos, poderia ser aconselhada ou imposta a incluso, entre as respectivas clusulas, de declarao de aceitao de citaes e notificaes por email, no quadro dos processos de resoluo dos litgios deles emergentes, com fornecimento prvio e recproco de endereos electrnicos. Devero ser as secretarias judiciais a assumir a responsabilidade pela realizao destas diligncias abandonando-se, progressivamente, as solues assentes na obteno do concurso de sujeitos no vinculados ao Estado, na prtica de tais actos. O sistema de comunicaes deve assentar em mecanismos informticos, designadamente em voz sobre IP e correio electrnico.
Lisboa, 14 de Julho de 2005
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O contributo dos CTT para a e-Justia

Coordenao do Eng. Joo Manuel Melo Participao de Dr. Pedro Neves CTT
1. Introduo
A Administrao Pblica, em particular a rea da Justia, carece de uma reforma cujo diagnstico tem vindo a ser feito pelas mais diversas fontes e atravs de vrias legislaturas mas que tarda em se concretizar. do conhecimento comum que, de cada vez que se inicia uma novo ciclo poltico, os diversos actores quer sejam os que fazem parte do problema quer os que pretendem fazer parte da soluo avanam, muito bem intencionados, com novas solues e propostas. No entanto verifica-se que os novos diagnsticos e solues : ou tendem, as mais das vezes, a propor solues que combatem sobretudo os efeitos e no as causas (e, quando tal no acontece, so muito sectoriais incidindo sobre a rvore e no sobre a floresta ...) ou de alguma forma cancelam parcial ou totalmente ou colidem mesmo com os anteriores diagnsticos e solues, no tanto porque o enquadramento dos problemas tenha mudado, mas isso sim porque o ciclo poltico mudou e com ele a agenda das prioridades polticas e logo o prisma segundo o qual a realidade analisada. Como j foi sublinhado neste grupo e*justice a reforma da Administrao Pblica e em particular a rea da justia carece de um (...) pacto de regime alargado (...) por forma a se eliminar definitivamente o sndroma das descontinuidades das polticas pblicas (...). Dito isto, em nosso entender a correcta aproximao deste problema deve ser feita tendo em conta, por um lado e em primeiro lugar, um levantamento abrangente do problema e o mais possvel unbiased por quaisquer agendas polticas com vista a propor-se um modelo conceptual que abranja toda a rea da Justia. Por outro lado, sabendo as diversas solues / produtos / servios que os diversos actores (empresas, associaes, organizaes pblicas e privadas, etc) disponibilizam e tendo em contas as melhores prticas internacionais, os responsveis da Justia podero mais eficiente e eficazmente
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realizar o matching entre uma coisa e outra, ou seja para um certo conjunto de problemas propor um certo e adequado conjunto de solues. A reforma da Justia, ou seja, a proposta de um novo modelo conceptual acima referido e relativamente ao qual novas solues devem ser procuradas sobretudo responsabilidade do Governo e/ou de agncias governamentais mas em parceria com diversos agentes da sociedade; a estes, como o caso dos CTT, conhecedores tambm dos problemas com que a Justia se defronta, caber sobretudo divulgar os servios / produtos de que dispem e que podero contribuir para concretizar o modelo, bem como trabalhar em parceria com os primeiros para que os servios e produtos disponveis possam aportar valor ao modelo referido. Neste particular, os CTT apresentam-se como parceiro que detm know how para ajudar na resoluo de um problema com que se debatem os actores judiciais, a saber : a confidencialidade dos contedos dos processos. De facto, se hoje em dia a segurana dos suportes fsicos dos processos uma preocupao que est na ordem do dia, a segurana dos contedos digitais no o menos. Tanto mais, que a replicao de um contedo desta natureza costless quando comparada com a de um contedo em suporte fsico.
2. O potencial dos CTT face ao ejustice

Nestas condies, em termos de e*justice os CTT esto particularmente bem posicionados em 3 grandes reas : a) atravs do seu Hub Postal Plataforma Integrada de Servios de Comunicao Electrnica podero providenciar um meio permanente, seguro e universal de comunicao entre a Justia e o cidado; trata-se das CEPU Caixas Electrnicas Postais Universais b) utilizando as tecnologias de Certificao Digital, por via das competncias detidas nesta rea pela MultiCert, empresa participada dos CTT, podero ser disponibilizadas solues - umas que j existem, tal como o servio MDDE, outras a desenvolver - com o fim de garantir a segurana, confidencialidade, integridade das comunicaes electrnicas entre a Justia e o cidado c) por via das competncias em termos de Gesto Documental os CTT disponibilizam um conjunto completo de servios de digitalizao, custdia fsica e lgica de documentos e de consultoria em gesto documental, garantindo solues integradas
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Como concluso, parece por demais evidente, que no haver modelo de e*justice que vingue sem haver uma viso global para o sistema judicirio, na qual onde os sistemas de informao so apenas uma das peas que importa (urgentemente) enquadrar e desenvolver. Em resumo, o e*justice claramente impotente para, como meio instrumental por si s, resolver os problemas mais gritantes do sistema judicirio.
3. HUB POSTAL
Hub Postal dos CTT Plataforma Integrada de Servi os de Comunicao Electrnica

Facturas, notificaes, correspondncia simples, publicidade, etc.
Distribu
Disponibilizao de Caixa de Correio Electrnica
Empresas Grandes Remetentes Telecomunica es; Bancos; Utilities .
Electrnica Caixa Correio Electrnica dos CTT
Pagamentos, correspondncia e aviso de recepo.
Consolidao dos dados e configurao de layouts Fsica Administra o Pblica DGCI/DGITA; Tribunais; DGV; Cmaras; Etc. Aviso de Recepo Entrega electrnica, fsica ou mista Notificaes Identificao de preferncias
Futuro
SMS, MMS, Voz, etc.
Qual o racional deste Hub e das Caixas Electrnicas de Correio Universais? Reduo de Custos Considerando que o envio electrnico pode ir gradualmente substituindo os envios fsicos, a adeso ao novo produto por parte do Ministrio da Justia ir proporcionar uma reduo de custos significativa, nas parcelas relativas ao registo, aviso de recepo e finishing.
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Integridade O mundo electrnico em nada ir alterar o posicionamento dos CTT, como entidade responsvel pelo envio de correspondncia que assegura a confidencialidade e a integridade da informao expedida. Segurana Os CTT, em parceria tecnolgica com a sua participada Multicert, disponibiliza j actualmente servios de segurana de troca electrnica de dados (ex: MDDE), constitui-se como o garante de que sero satisfeitos os nveis de segurana electrnica que este novo produto requer. Contribuio para a Sociedade de Inovao e Conhecimento e para a Reforma da Administrao Pblica A adeso do Ministrio da Justia a um produto que se baseia na desmaterializao do envio de correspondncia registada, constitui uma contribuio de valor inegvel para o desenvolvimento da Sociedade de Inovao e Conhecimento e da Reforma da Administrao Pblica, e que satisfaz, em simultneo, os objectivos do Governo de reduo de custos e de alargamento dos servios prestados atravs da via electrnica.
Modelo Conceptual
Remetentes Senders Service Providers
CTT
Customer Service Providers
Destinatrios
Bi EE1
BSPi Extraco
CSP1 Apresentao
Formatao
Entrega Distribuio
Correio Electrnico Pginas de internet Correio Fsico
E1 C1
Agregao
Formulrios
EEn
En Cn
Repositrio Interactivos
Integrao
Pagamento
Gesto de Remetentes Disputing de Contas e Facturas
Gesto de Endereos Correio Electrnico Familiar
Gesto de Preferncias de Envio Certificao Digital e Aposio de MDDE
Gesto de Avisos de Recepo Custdia de Documentos
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4. MDDE
MDDE um servio inovador, criado pelos CTT-Correios de Portugal e a Multicert, empresa sua subsidiria, que permite o uso do e-mail com um alto grau de segurana e confiana. Este servio totalmente providenciado pelos CTT-Correios de Portugal. O servio consiste em colocar um selo temporal electrnico nas mensagens a enviar por e-mail. Assim, no apenas certifica a hora e a data do envio, mas certifica tambm a integridade e no repdio do seu contedo; isto , fornece uma prova que a mensagem no foi adulterada. A marca do dia electrnica emitida por uma terceira parte independente e de confiana, e contm informao que caracteriza a transaco, permitindo quer ao remetente quer ao(s) destinatrio(s) verificarem a data e hora da expedio electrnica e tambm a integridade da totalidade da mensagem incluindo o assunto, destinatrio(s), corpo principal da mensagem e anexos. Na ausncia desta prova da data e hora, no h evidncia do envio da mensagem pelo remetente nem da integridade do seu contedo quando recebida nas caixas de correio electrnicas no destino. Componentes: MDDE plug-in (a ser instalado no computador do remetente) - adiciona funcionalidades aos clientes de e-mail de uso corrente e comunica com o MDDE Proxy. MDDE Proxy (a ser instalado centralmente ou nas instalaes do cliente) - Autentica o MDDE Plug-in e/ou o remetente; - Comunica com o Servidor MDDE; - Adiciona o selo MDDE ao e-mail original; - Envia recibo ao remetente; - Envia uma mensagem que inclui o e-mail original bem como o selo MDDE a todos os destinatrios (TO, CC, BCC). Servidor MDDE (a ser instalado centralmente) - Efectua os pedidos de selo temporal Autoridade de Selo Temporal (usa a hora fornecida pela fonte Oficial Portuguesa de Tempo)
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- Devolve o selo MDDE ao MDDE Proxy; - Grava a hash da transaco; - Envia mensalmente ficheiro com a facturao do servio MDDE para o fornecedor ERP; - Valida os selos MDDE. Caractersticas: Legal Est em conformidade com as directivas sobre assinaturas electrnicas; Standard Est em conformidade com o RFC de "timestamp" e OCSP, e standards X.509, XML e CRL; Flexvel O remetente e o(s) destinatrio(s) usam os seus clientes de e-mail habituais; Selo de data e Hora seguro O selo temporal adicionado s mensagens de e-mail sem alterar o respectivo contedo; Deteco de adulterao e no repdio Funciona como uma terceira parte de confiana, quer para o remetente quer para o(s) destinatrio(s) do e-mail, garantindo a integridade e o no repdio do e-mail original; Privacidade A mensagem mantm a sua privacidade apenas o cdigo hash guardado nos logsdo servio; Prova efectiva de envio Prova da data e da hora em que o e-mail foi recebido pelo servio MDDE e prova da integridade do contedo do e-mail so enviadas ao remetente e ao(s) destinatrio(s); Validao e verificao via Internet gratuita Quer o remetente, quer o(s) destinatrio(s) podem usar um interface web intuitivo para verificar e validar a marca do dia electrnica. Vantagens: - CTT - Correios de Portugal garantem ao remetente que a mensagem foi enviada tal como qualquer objecto fsico ordinrio; - Convenincia usa o software do e-mail do cliente para enviar qualquer tipo de documento para qualquer nmero de destinatrios;
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- No adulterao do contedo devido ao uso do TTS (Trusted Time Stamping); - No repdio do selo temporal usado pois a hora emitida pela entidade oficial Portuguesa responsvel (OAL Observatrio Astronmico de Lisboa); - Rapidez a transao efectuada em poucos minutos; - Disponvel 24h por dia, 7 dias da semana, 365 dias por ano; - O remetente recebe um recibo comprovando a hora legal do envio; - Possibilidade de validao da mensagem enviada com MDDE, quer pelo remetente quer pelo(s) destinatrio(s) de uma forma simples. Possveis Utilizaes: - Envio de peas processuais dos advogados para terceiros na rea da justia; (j em uso) - Envio de comunicados oficiais por parte Entidades Pblicas ou equiparadas; - Envio de notificaes para levantamento de certides; - Envio de certides vrias por e-mail (PDF assinados digitalmente); - Envio de resposta electrnica aos pedidos de informao e de certificao de registos; - Envio de documentos em formato digital que caream de assinaturas (digitais) das diversas partes envolvidas.
5. Gesto Documental
Digitalizao Actividades Recepo / recolha Preparao do documento Captura de imagem Envio para arquivo
Arquivo corrente Recepo / recolha Classificao e indexao Arquivo Disponibilizao para consulta Migrao para arquivo intermdio
Arquivo intermdio/ Final Recepo / recolha Classificao e indexao Arquivo Disponibilizao para consulta Destruio
Arquivo lgico Recepo / recolha Classificao e indexao Integrao na base de dados Disponibilizao para consulta
Consultoria Sistemas de classificao Tabelas de avaliao e seleco Regulamentos de arquivo Sistemas de gesto documental Criao de portarias Layout de documentos
Aplicaes
Digitalizao Catlogo de arquivo1)
Gesto de armazns Aplicao de arquivo2)
O insourcing do arquivo de grandes clientes uma das opes que os CTT colocam disposio dos seus clientes assegurando os CTT a gesto de todo o processo de gesto documental.
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Abertura de sacos e tratamento da informao

Recepo da documentao enviada pelos balces Separao de documentao por tipo de destino Arquivo fsico Microfilmagem Digitalizao Separao de documentao por tipo de documento Crditos Dbitos Contabilidade Movimentos de tesouraria Cheques
Classificao manual de documentos

Classificao e indexao de outro tipo de documentos, p.e. Crditos ( habitao, pessoal) Propostas de desconto Correspondncia de clientes Estrangeiros Aberturas de conta, etc.
Microfilmagem e Digitalizao
Microfilmagem e indexao por lote Cheques
Arquivo
Recepo de documentao consultada e devolvida
Consultas
Preparao de mquinas de microfilmagem para consulta in loco de fitas
Depsito de documentao classificada e indexada Recepo e confirmao de Notas de movimentos de pedidos (balces, tribunais, balces, etc. Procura de documentao e reas do banco, etc.) disponibilizao para consulta Revelao e controlo de Recolha e encaminhamento qualidade do microfilme Identificao de de informao de documentao cujo prazo de Digitalizao e indexao documentos vida expirou e com interveno manual encaminhamento para Dbitos directos destruio Alteraes de carto Pedidos de resgate Pedidos de liberao de aplices Proposta de entrega adicional PPR/E, etc.
Os CTT prestam ainda servios de consultoria apoiando os seus clientes ao nvel da definio de sistemas de classificao, na definio de tabelas de avaliao e seleco, na definio de regulamentos de arquivo, na formao em arquivo e gesto documental e na redefinio de layout de documentos. Todos estes servios tm como principal objectivo a optimizao/rentabilizao do arquivo e consequente reduo de custos. Especificamente para o sector financeiro os CTT tm uma soluo integrada de servios que passa pela recolha, digitalizao, custdia fsica e digital e destruio de documentos, cumprindo sempre os padres de qualidade, segurana e confidencialidade tradicionais nos CTT.
Sistemas de classificao
Estabelecimento de mtodo uniforme de classificao e codificao Definio de critrios de ordenao da documentao produzida de forma lgica e hierrquica
Registo dos resultados da avaliao sob a forma de relao codificada das sries documentais produzidas/recebidas Tabelas de avaliao e seleco Fixao de prazos de conservao em fase activa, semi activa e destino final
Regulamentos de arquivo Sistemas de gesto documental Formao em arquivo e gesto documental Criao de portarias1) Layout de documentos
1)
Constituio e atribuies do Arquivo Geral Entrada, seleco, tratamento, difuso, eliminao da documentao no Arquivo Geral Dimensionamento e atribuies do pessoal afecto funo Avaliao e diagnstico dos Sistemas de Informao da empresa Criao de instrumentos de gesto e controlo documental com fornecimento/ indicao de aplicaes Aces de formao a elementos internos da empresa para administrao das bases de gesto de arquivo Implementao de Tabelas de Avaliao e Seleco Documental e criao de Regulamentos de Arquivo (obrigatoriamente aprovados pelo INA/TT) Definio de layouts de documentos (exc. matrias de imagem de marca)
Servios destinado ao Governo e Empresas Pblicas
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Os servios de Gesto Documental oferecidos pelos CTT proporcionam um conjunto de vantagens aos seus clientes, entre elas a racionalizao de custos relacionados com o arquivo de documentos.
Vantagens de outsourcing de gesto documental para o cliente

I
Digitalizao
II-IV
Arquivo
Consultoria
Integrao de diferentes fontes de informao (mensagens electrnicas, imagens, outputs de SIs, etc.) Duplicao a baixo custo Utilizao de espao negligencivel Transmisso integral de dados e informao Acesso mltiplo e instantneo a informao Potenciao de rentabilidade de anlise, diagnstico e aco Aumentos de eficincia na prestao de servios core ao cliente
Reduo de custos Recuperao de documentos histricos Libertao do espao para outras actividades / alienao Soluo para ultrapassar capacidade de armazenagem limitada Desafectao/ rentabilizao de recursos Optimizao de processos internos dependentes da consulta Garantia da hermetizao dos documentos quando confidencialidade factor chave Controlo sobre os processos de destruio
Acesso a know-how de gesto documental Possibilidade de optimizao dos processos internos e rentabilizao de recursos quando o outsourcing alternativa no desejada Alavancagem dos sistemas de workflow eventualmente existentes Garantia de implementao de solues adaptadas realidade da empresa Adaptao arquitectura de SIs Adaptao a requisitos legais (ex. Governo)
6. Concluso
A problemtica do e*justice ter, em nosso entender, de ser enquadrada dentro de uma estratgia mais vasta do e*government, j que nos parece que o e*justice, a par do e*health, do e*training, etc so componentes de uma viso mais alargada que se dever ter de modo a garantir o sucesso efectivo do e*justice. De facto, analisar os benefcios que os produtos, servios e solues no s dos CTT mas tambm dos outros participantes neste grupo de trabalho, podem trazer para o e*justice e para todos os e*... no mbito do e*gov acabar, por via dos efeitos de economia de escala que acarretam, por beneficiar em geral a implementao do e*gov e em particular do e*justice. Parece-nos tambm que o aprofundamento da aplicabilidade das solues dos CTT bem como as de qualquer outro prestador de servios (independentemente da sua natureza) participante neste grupo de trabalho depende primeiro da elaborao de uma matriz conceptual para o e*justice, tendo em vista os objectivos que se pretendero atingir : maior celeridade na aplicao da justia, mais facilidade e simplicidade no acesso dos cidados justia, simplificao dos processos com vista reduo do tempo que os mesmos demoram e dos respectivos custos.
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Enfim, s depois de identificados os problemas que se dever partir para a seleco das melhores solues mas sem prejuzo de em paralelo se terem identificado estas mesmas; de facto o diagnstico do problema e a estruturao da sua soluo ter tudo a lucrar se se tiver sempre presente a oferta do mercado, mas sabendo que o verdadeiro driver da soluo em primeiro lugar o diagnstico da doena e o exerccio conceptual de prescrever a cura. Esta metodologia parece-nos a mais adequada pois se assim no for, os responsveis pela construo do e*justice podero dispor de uma pilha de solues, servios e produtos que correm o risco de pouco mais serem do que um conjunto de solues procura de um problema em vez do contrrio. Nesta altura, a oferta dos CTT est caracterizada e at exemplificada mas para ser mais aprofundada, ajustada enfim customizada tal como, provavelmente, as solues de todos os outros participantes necessrio trabalhar em conjunto com os responsveis apropriados; deste exerccio resultar, estamos certos, um fine tuning da prpria arquitectura conceptual do e*justice e uma melhor adequao da oferta dos Correios.
Dezembro de 2005
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e-Justia Contributo Deloitte

Dr. Marcelo Reis / Eng. Vtor Jorge Fernandes / Dr. Rui Santos Managers Deloitte
Introduo
Tratando-se de um dos pilares fundamentais de uma sociedade que se pretende verdadeiramente democrtica e por isso transparente e capaz de responder adequadamente aos enormes desafios que as sociedades em geral enfrentam actualmente, a Justia sem dvida um sector perante o qual a desconfiana e descrena geral tm sobressado e se encontra cada vez mais na ordem do dia. Nos ltimos anos, os casos mais mediticos que tm sido alvo da justia contriburam para colocar a nu as suas fragilidades, falta de transparncia, morosidade e at a aparente falta de imparcialidade, pelo menos aos olhos do que se considera ser o cidado comum. Para isto tambm tem contribudo grandemente o facto do Estado em geral, e a justia em particular, demonstrarem sistematicamente uma clara dificuldade de comunicar eficazmente com os cidados. O Estado e a Justia tardam em perceber que a sociedade actualmente mais conhecedora e interessada pelos assuntos, tem ao seu dispor ao alcance se um simples click mais e melhor informao e essencialmente muito mais exigente de um ponto de vista de eficincia, transparncia e justia. Neste sentido, urge que a Justia se modernize em todas as suas vertentes, se adapte sociedade moderna actual e que se revele o que foi outrora um meio ao dispor de todos os cidados sem excepo capaz de resolver os conflitos entre as partes de forma clere, justa, transparente e eficaz. Como diz o ditado popular, mais vale tarde que nunca. Face ao enunciado, a Deloitte entende que a abordagem modernizao da Justia passa por um processo de transformao global, abrangendo medidas concretas em todas as vertentes de anlise, de acordo com a seguinte figura.
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Informao e avaliao
Estratgia e Legislao
Oportunidade de mudana
Gesto da mudana e comunicao Processos Organizao Gesto da mudana e comunicao

Viso sistmica
Tecnologia
Pessoas
Implementao
As vertentes do processo de transformao global

Qualquer processo de mudana deve ser entendido como contnuo e a sua abordagem deve perspectivar um conjunto de medidas de aco de curta durao, com princpio e fim, devidamente enquadradas para um determinado objectivo ou viso. Neste sentido, e de forma a manter sucinta a abordagem a este documento, iremos apenas relevar, em cada uma das vertentes enunciadas, o que entendemos serem as aces de curto prazo a implementar pelo sector da Justia em Portugal, para que possa retomar o caminho que lhe permita recuperar a imagem de credibilidade, celeridade e eficcia, que tem vindo a perder ao longo das ltimas dcadas, perante o cidado comum. Ainda face ao tema em discusso, e-Justia O que tem o sector da Justia a ganhar com o desenvolvimento da Sociedade de Informao, promovido pela APDSI, optmos por no tratar a vertente Tecnologia per si, mas devidamente enquadrada em cada uma das solues concretas que propomos para as restantes vertentes. Esperamos assim contribuir com uma viso assente em solues concretas no mbito do tema.
Solues abordadas Estratgia e Legislao Organizao Reviso dos cdigos (penal, civil, etc.) e desformalizao Interoperabilidade, gesto da performance e comunicao entre todos os organismos do Estado, entre estes e as entidades profissionais e entre os cidados em geral Gesto Documental, Workflow e Desmaterializao de Processos Formao atravs de ferramentas de e-Learning
Processos Pessoas
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Estratgia e Legislao
A implementao de novas tecnologias para suportar a aplicao de leis frequentemente desajustadas realidade actual no faz sentido. Muitas das leis que hoje mantemos datam do incio do sculo passado, tendo, no seu tempo, cumprido correctamente o seu papel. No entanto, a burocracia que encerram em si mesmas cria, no presente momento, dificuldades ao sistema e a todos que com ele lidam. Deste modo, consideramos essencial que os cdigos actuais penal, civil, de famlia, etc. sejam alvo de reviso com o intuito de os adequar e preparar para o novo sculo e para todos os meios que esto hoje ao dispor da sociedade, nomeadamente para as novas tecnologias de informao. A desformalizao de alguns tipos de actos em todas estas matrias permitir retirar uma carga muito significativa de trabalho dos tribunais, actos esses que actualmente contribuem em grande escala para um congestionamento do funcionamento dos mesmos. Adicionalmente, consideramos fundamental simplificar a legislao que, no decorrer dos ltimos anos, tem-se tornado mais complexa, mais entrelaada devido a sucessivas mini revises sobre uma base antiga. Consideramos que a melhoria da celeridade do sistema no reside apenas na sua automao ou desmaterializao, ou seja, na aplicao directa de tecnologias de informao, reside essencialmente na simplicidade do sistema.
Organizao
O tema organizao lato senso abrange a forma como a Justia se encontra organizada para o exterior ou para o Cidado, ou seja, como que organiza a sua oferta para fazer face procura, e tambm de um ponto de vista interno, ou seja, como que os Tribunais, que podemos designar como agentes operacionais da Justia, se organizam internamente para dar resposta aos processos que lhe so dados a tratar. Em ambas as vertentes (externa e interna) as novas tecnologias de informao podem e devem desempenhar um papel importante na senda da Justia para encontrar o caminho da credibilidade, celeridade e eficcia. A vertente externa ser visada sob os temas da interoperabilidade e gesto da performance, enquanto a viso interna ser visada especificamente aos tribunais, em termos da melhoria do workflow de tarefas e atribuies.
Interoperabilidade Interoperabilidade a capacidade de um sistema se comunicar de forma transparente com outro sistema homo ou heterogneo.
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Numa sociedade que se pretende de conhecimento, a partilha de informao est no centro da discusso. Como cidados comuns, no somos porventura alheios ao sentimento de que em muitas ocasies, estamos literalmente a trabalhar para o Estado. O exemplo mais paradigmtico surte efeito na necessidade de o prprio Estado solicitar a ns cidados, a confirmao de determinada informao (as to conhecidas certides) que se obtm noutros organismos do prprio Estado. Este sintoma aflige de forma preocupante a Justia, quer sejam os tribunais, as conservatrias, os notrios, etc., onde necessrio apresentar certides de dvida ou de no dvida, casamento, nascimento, prova disto e daquilo. So episdios que s contribuem para gerar entropia aos processos, tornando-os penosos para o cidado e para o prprio Estado, revertendo, em ltima instncia, sempre para o cidado. Neste sentido o tema da interoperabilidade, ou numa linguagem simples e acessvel, a simples capacidade de vrios sistemas de informao poderem trocar informao entre si de forma clere e que ambos consigam ler, deve ser considerado como um factor crtico de sucesso, devendo por isso ser considerado neste processo de transformao global da Justia. No entanto, cumpre-nos esclarecer que a componente mais difcil no reside na componente tecnolgica, reside na gesto do processo de mudana abrir os meus sistemas para outro organismo ou entidade uma realidade difcil de aceitar para a maneira de pensar tradicional que normalmente caracteriza o Estado. As boas notcias so que muito embora os projectos se iniciem tradicionalmente sem qualquer tipo de preocupao com possveis interligaes com outros sistemas (sistemas externos, quer para receber quer para fornecer informao), este tema pode ser abordado posteriormente, sendo no entanto necessrio passar por um processo de estandardizao complexo. Neste contexto, a utilizao de standards conhecidos (tradicionalmente designados como abertos) no desenho e implementao destes sistemas um factor chave para que se possa garantir a interoperabilidade de futuro.
Gesto da Performance A gesto da performance associada ao tema de organizao permite-nos ter uma percepo sempre actualizada de como a nossa organizao est a responder procura, Neste mbito, a Deloitte esteve recentemente envolvida numa iniciativa que visou o desenvolvimento para os tribunais de primeira instncia, de um Plano de Gesto Previsional de Oficiais de Justia para um perodo de quatro anos. Atravs da aplicao de tecnologias de informao, foi possvel concluir de imediato que, de um ponto de vista estritamente logstico, a oferta se encontra realmente desfasada da procura existem Tribunais que no possuem um volume de processos suficiente para justificar a sua existncia, enquanto outros se encontram sistematicamente a lutar com falta de pessoal. Na prtica, a aplicao das Tecnologias de Informao ao tema da gesto da performance permitir:
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Fornecer informao adequada e em tempo real para quem gere operacionalmente os meios da Justia, contribuindo para a tomada de deciso relativamente ao mapa judicirio, permitindo ajustar a oferta procura na medida do razovel;
Fornecer informao em tempo real sobre a carga que cada rgo da Justia (tribunais, conservatrias, etc.) apresenta permitindo a tomada de deciso de forma clere e com capacidade real de actuar sobre os problemas;
Essencialmente, tornar-se mais transparente para as entidades profissionais que lidam com o sector de forma permanente e para o cidado em comum.
A organizao interna dos tribunais Actualmente, os tribunais apresentam uma estrutura orgnica semelhante a um conjunto de ilhas, constituda por uma seco central e vrias seces de processos (ilhas) sob a alada operacional de um juiz. Entendemos que esta forma de organizao afecta directamente o modus operandi dos tribunais e no se encontra adequada s necessidades actuais. Consideramos portanto, importante reestruturar a composio dos tribunais de forma a enderear os seguintes pontos chave: Eliminar as seces de processos, centralizando-as numa nica rea de processos, beneficiando a distribuio de processos nos tribunais e, consequente carga; Criar uma nova funo de Gestor de Processo, que ficar responsvel pela organizao e distribuio dos mesmos; Criar uma pool de recursos para a tramitao de processos; Desenvolver uma gesto processual por filas de espera.
Para evitar a alocao massiva de recursos a dada seco, influenciada pela responsabilidade do juiz na mesma, a criao da figura de Gestor de Processo iria controlar todos os passos de tramitao dos processos em conjunto com os recursos que os trabalham. Estamos convictos que esta abordagem possibilita uma maior celeridade na tramitao, sem riscos de perda de responsabilidade no fluxo processual, j que, apesar de existirem vrios intervenientes no processo, a sua responsabilidade se mantm no Gestor de Processo.
Processos
Na Administrao Pblica em geral, a utilizao do papel est para o funcionamento dos organismos como o leite materno est para um recm-nascido nos tribunais este paradigma ainda mais agudizante, elevando o arquivo a um nvel de importncia fora do comum. Neste sentido, torna-se pertinente abordar os temas de gesto documental e workflow.
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Gesto Documental e Workflow de Processos Para alm da evidente melhoria de organizao e controlo que implicam, os temas de gesto documental e workflow tm um impacto relevante no factor da transparncia. A utilizao deste tipo de ferramentas apresenta benefcios a diversos nveis: Perspectiva Interna: (i) viabilizar o acesso rpido aos processos, evitando-se de imediato a necessidade de proceder a buscas manuais dos processos nas pilhas de papis acumuladas na generalidade nos tribunais; (ii) reduzir o tempo de anlise dos documentos e consequente concluso das vrias fases dos processos; (iii) proceder a aces de desformalizao dos cdigos de processo baseadas na simplificao e agilizao da tramitao processual; (iv) valorizar os princpios de gesto providenciando uma maior capacidade de resposta face s necessidades atravs de mtodos de planeamento e previso permanentes na gesto dos tribunais; (v) um aumento significativo dos nveis de produtividade e eficincia dos Oficiais de Justia, uma vez que este tipo de ferramentas possibilitam que processos em sequncia sejam despoletados de forma autnoma a ttulo de exemplo, a transferncia de informao entre as seces e os Juzes poder ser efectuada totalmente por via electrnica, bem como as sentenas, as actas de julgamento que podero ser escritas em tempo real e inseridas em sistema, despoletando os eventos seguintes; Perspectiva externa: (vi) dispor de uma maior flexibilidade de relacionamento com o cidado e com os profissionais do sector, atravs da possibilidade da consulta de processos via Internet e entrega de peas processuais por via electrnica; (vii) a gerao de avisos automticos relacionados com os prazos que esto subjacentes a determinada aco, nomeadamente, as partes envolvidas, os advogados, etc.. Todas estas vantagens tm implicao directa no arquivo, primeiro ao nvel de quantidades de papel geradas e depois no tempo e complexidade que a sua gesto exige.
Desmaterializao de Processos A existncia de inmeras pequenas tarefas associadas tramitao de um determinado processo tem como consequncia um volume muito elevado de papel, tornando-se por isso preponderante a sua desmaterializao.
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Estamos convictos que o conceito de desmaterializao, possibilitado pelas Tecnologias de Informao representa o caminho do futuro, tal como a inveno do papel representou uma autntica revoluo no seu tempo. Este conceito deve ser um conceito base para a reforma da Justia. A definio elementar do conceito passa simplesmente por guardar toda a informao normalmente guardada em papel em suportes digitais, eliminando em grande nmero a logstica necessria actualmente para arquivar os mesmos documentos e aumentar a rapidez de consulta dos mesmos e a prpria transmisso de informao associada. Desta forma, pretende-se reduzir a informao recebida em suporte de papel, atravs do preenchimento dos mesmos em formulrios electrnicos, gerar menor volume de informao em papel, permitir assinaturas e despachos digitais, Mas o principal benefcio de fundo da desmaterializao a transparncia: a capacidade de acesso remoto, ubquo e simultneo para os diversos intervenientes ao processo, desde o Juiz at ao prprio cidado enquanto parte do processo, transmite aos cidados e sociedade em geral uma sensao de confiana e clareza to essencial Justia. Mais uma vez, cumpre-nos informar que o grande desafio no reside na implementao das tecnologias de informao associadas, mas na gesto do processo de mudana a que o quebrar de um paradigma desta natureza obriga. A implementao deste tipo de soluo obriga mudana organizacional e operacional na Justia, que j referimos neste documento, com o envolvimento e suporte dos elementos chave de cada processo. A implementao destas capacidades ter de passar pela informatizao do processo de trabalho com automatizao dos procedimentos internos e externos, tendo por base o levantamento e, consequente esquematizao dos processos actualmente realizados manualmente.
Pessoas
A formao dos Oficiais de Justia e demais funcionrios da Justia atravs da utilizao de ferramentas de e-learning
O que ouo esqueo, o que vejo recordo e o que fao aprendo Confcio 510 A.C. O elevado grau de disperso geogrfica natural e necessrio da grande maioria dos rgos da Justia, aliado exacerbncia de trabalho gerado pela actividade em si, cria dificuldades acrescidas para actuar sobre um dos factores que tem sido repetidamente elencado por todo o tipo de diagnsticos como um dos mais importantes a suprir a formao. Neste sentido, a adopo do conceito de e-learning assenta que nem uma luva na ajuda do suprimento desta enorme lacuna.
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O e-learning uma abordagem de desenvolvimento profissional que tem como base um aproveitamento das tecnologias Internet, potenciando a possibilidade de fornecer formao em tempo real, em qualquer parte do mundo a uma audincia ilimitada. Com um processo de aprendizagem baseado nestas ferramentas, perde-se a necessidade da proximidade fsica entre professor e aluno, mantendo-se no entanto a comunicao bi-direccional entre estes intervenientes, recorrendo s novas tecnologias. O e-Learning possibilita que cada aluno prossiga o estudo ao seu ritmo educando-se a nvel da autoaprendizagem e da auto-disciplina, permitindo uma total flexibilidade em relao ao local de estudo e ao respectivo horrio. sem dvida um primeiro passo para a auto-responsabilizao, factor que concorre directamente para o que se pretende que seja uma mudana gradual da actual cultura da Administrao Pblica. Ao optar pela implementao de sistemas deste tipo, os organismos da Justia iro enfrentar desafios crticos na sua constituio e at na filosofia de gerir o seu negcio a experincia diz-nos que melhor e mais formao para os colaboradores gera um impacto directo na sua performance, e por sua vez num aumento da produtividade. O e-Learning permitir agilizar o acesso informao, com uma curva tpica de aprendizagem 60% mais rpida. Estudos revelam que a maioria das pessoas formadas atravs do e-Learning tm melhor performance, j que uma ferramenta nova e aliciante que prende os seus utilizadores s ferramentas/ tpicos alvo de formao. O mtodo de ensino implementado colaborativo e de acesso global, minimizando o tempo e despesas em deslocaes. Adicionalmente, a actualizao dos contedos torna-se menos dispendiosa. Utilizadas em conjunto com os sistemas de avaliao de performance SIADAP as ferramentas de e-learning permitem que se passe a gerir de forma proactiva a formao e o plano de carreiras dos funcionrios, obtendo as suas mtricas de performance de forma automtica no sentido de orientar de forma consistente as suas carreiras. Novamente, a gesto da mudana e a comunicao desempenham um papel fulcral na implementao deste tipo de ferramentas. Assegurar uma implementao com sucesso dos novos mtodos de formao na Justia, passa por actuar sobre o universo de pessoas que so directamente afectadas por ele e sobre aquelas que de forma indirecta sofram o seu impacto, permitindo que a conheam, compreendam, se envolvam e a aceitem de forma positiva no mbito da mudana, em todas as fases da implementao.
Experincia Deloitte
A Deloitte possui uma ampla experincia na implementao de iniciativas de transformao profunda em organizaes do sector pblico e privado. A Deloitte possui um posicionamento nico neste tipo de iniciativas, pois requerem um conjunto distinto de valncias e competncias: reorganizao,
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reengenharia de processos, implementao de sistemas de informao, gesto da mudana, entre outros. No mbito da Justia, destacamos duas experincias relevantes para o tema de eJustia. Estas experincias permitiram-nos ter um conhecimento profundo da realidade actual da Justia e dos seus desafios, e que procuramos com este documento partilhar com a sociedade de uma forma geral.
SITAF Da vasta experincia que a Deloitte detm nos projectos de Sistemas de Informao, incluindo Gesto Documental e o Workflow, destacamos o projecto SITAF Sistema de Informao de Gesto dos Tribunais Administrativos e Fiscais realizado em conjunto com o ITIJ Instituto das Tecnologias de Informao na Justia. Implementado no mbito da reforma do processo administrativo, o projecto SITAF deteve uma relevante importncia para o Ministrio da Justia, abrangendo os Tribunais Administrativos e Fiscais. O desenvolvimento deste projecto, no ITIJ, teve como principais objectivos a desmaterializao de processos, a tramitao processual com gesto de prazos e alertas pessoais com definio de workflow on-line, entrega de peas processuais por via electrnica por parte dos mandatrios, consulta de processos via Internet, mtodos de planeamento e previso permanentes na gesto dos tribunais, certificao dos documentos com assinatura digital pessoal, autenticao de utilizadores com certificados digitais, transferncia automtica de processos entre tribunais e interoperabilidade com sistemas de outros organismos, onde se destacam a Ordem dos Advogados e o Sistema de Estatsticas do Gabinete de Poltica Legislativa e Planeamento. Destacamos o facto do SITAF ter sido galardoado com o Prmio Fernandes Costa, ex-Prmio Descartes, patrocinado pelo Instituto de Informtica, Unidade de Misso Inovao e Conhecimento e Direco-Geral da Administrao Pblica.
Plano de Gesto Previsional de Oficiais de Justia Conforme referido anteriormente, a Deloitte esteve tambm envolvida numa outra iniciativa onde colaborou com a DGAJ Direco-Geral da Administrao da Justia para auxiliar no processo de Reforma do Processo Administrativo para definir um Plano de Gesto Previsional de Oficiais de Justia para um horizonte temporal de quatro anos. Os objectivos desta colaborao foram a definio de um modelo de anlise que, considerando todas as condicionantes actuais e futuras, permitiram realizar uma projeco das necessidades de dimensionamento do quadro de Oficiais de Justia, permitindo estimar os nmeros mnimos e mximos de Oficiais de Justia necessrios para o perodo de 2004 a 2008. Este intervalo de Oficiais de Justia ter de assegurar o funcionamento eficaz dos tribunais durante o perodo compreendido.
Novembro de 2005
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Compilao de excertos de textos (de 2005) obtidos junto da DGRN

Texto disponibilizados por Dr. Antnio Figueiredo Director Geral Direco Geral dos Registos e do Notariado
Informatizao global dos Registos e do Notariado

O Ministrio da Justia, atravs da DGRN Direco-Geral dos Registos e do Notariado, com a colaborao do Instituto para as Tecnologias da Informao na Justia (ITIJ), est a levar a cabo um programa de informatizao global dos servios dos registos e do notariado com o intuito de modernizar e agilizar procedimentos, melhorando substancialmente a prestao dos diversos tipos de servio pblico a cargo das conservatrias dos registos e dos cartrios notariais. O programa de informatizao dos registos e do notariado pretende contribuir, de uma forma global e gradual, para a modernizao do actual modelo de funcionamento e visa a criao de infra-estruturas tecnolgicas e aplicacionais modernas, introduzindo novas tecnologias de informao com o objectivo de transformar os tradicionais suportes de informao existentes em papel para formato digital, automatizar diversas tarefas e procedimentos e possibilitar a transmisso electrnica como modalidade de comunicao privilegiada nos servios dos registos e do notariado. Este projecto tem como objectivo fundamental a informatizao generalizada e global da produo de actos notariais e de registo, por recurso a bases de dados centrais com capacidade para suportarem acessos descentralizados, oriundos dos vrios servios, para a elaborao de actos, alteraes, consulta de dados e emisso de documentos. Pretende-se assim, agilizar procedimentos, racionalizar mtodos de trabalho e eliminar duplicaes eventuais de tarefas, bem como automatizar comunicaes, pesquisar informao e aligeirar a burocracia actualmente existente. Por esta via eliminam-se duplicaes de tarefas e facilita-se o acesso informao, que se encontra em formato digital. A uniformizao de solues permite ainda a partilha de recursos e equipamentos minimizando-se por esta via os custos associados. A opo por bases de dados centrais pressupe a ligao generalizada Rede de Comunicaes do Ministrio da Justia permitindo igualmente que os servios disponham de acesso internet e e-mail. Neste plano esto contemplados os seguintes projectos:
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SIRCOM Sistema Integrado do Registo Comercial. Tem como finalidade centralizar numa
nica base de dados a informao relativa a sociedades e entidades equiparadas permitindo o acesso descentralizado por parte do Registo Nacional de Pessoas Colectivas e das conservatrias do registo comercial com possibilidades de criar, actualizar, corrigir e consultar a informao, de acordo com as autorizaes que vierem a ser definidas. A aplicao entrou j em explorao, com uma primeira release do desenvolvimento dos trabalhos, em 18 Conservatrias, e j com a segunda release da aplicao, tem-se o objectivo de informatizar as restantes Conservatrias de 1 e 2 classes, at ao final de 2005, num total de 62 Conservatrias, prevendo-se a informatizao das restantes Conservatrias durante o ano de 2006.
SIRIC Sistema integrado do Registo e Identificao Civil. Tem por objectivo a criao de
um sistema de informao, por recurso a uma base de dados central, que integre os servios de registo civil e da identificao civil e nacionalidade. Recorrendo a este sistema pretende-se agilizar procedimentos, racionalizar mtodos de trabalho e eliminar duplicao de tarefas. Aps testes de aceitao nas instalaes do ITIJ nos meses de Dezembro de 2003 e Janeiro de 2004, esteve a ser testado em experincia de pr piloto, na Conservatria de Registo Civil de Torres Vedras. Foi tomada uma deciso sobre o desenvolvimento dos trabalhos, j que resultou da experincia referida ser necessrio proceder ao desenvolvimento de outras funcionalidades no contratadas bem como reformular procedimentos que facilitem a sua utilizao. Assim, iniciaram-se no incio de Maro de 2005 os trabalhos de uma nova fase funcional. Em Outubro de 2005 passou a piloto nas Conservatrias de Oliveira do Bairro e Coimbra. Prev-se que se inicie a sua implementao em Janeiro de 2006, levando-a s cerca de 327 Conservatrias do Registo Civil, tarefa que se estima durar 18 meses.
SIRP Sistema de Informao do Registo Predial. Visa alargar a todas as conservatrias de

registo predial do pas a aplicao informtica depois de adaptada, revista e actualizada, pela constituio de uma base de dados central contendo a informao nacional em matria de registo predial a que os servios devero aceder, via rede de comunicaes do Ministrio da Justia. Entrou em explorao no dia 16 de Dezembro de 2003 na 2 Conservatria do Registo Predial de Coimbra, tendo alargada a sua implementao em meados de Outubro a 161 Conservatrias, onde se inclui j trs por processo de migrao da anterior aplicao. Prevendo-se atingir 198 at ao final do ano, onde se incluem 8 por processo de migrao, aguarda-se a sua disponibilizao s restantes Conservatrias do Registo Predial durante o ano de 2006, estimando-se ainda em 7 meses a sua total implementao.
Extraco = Desmaterializao das certides = Recuperao para as bases de dados do arquivo actualmente em papel
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Na sequncia da implementao das aplicaes informticas desenvolvidas para suporte da actividade levada a cabo pelos Servios Externos dos Registos e do Notariado, j descritas, dever ser programado o transporte do actual arquivo em papel dos registos referentes s pessoas singulares, colectivas e prdios, (entidades comerciais, descries prediais e registos civis, com os respectivos averbamentos, descries subordinadas fraces horizontais e peridicas e inscries), para o suporte electrnico (bases de dados) que serve de base s aplicaes informticas em desenvolvimento/explorao a tais registos. Pela converso para suporte electrnico de um volume imenso de informao actualmente dispersa em fichas e livros ocupando um arquivo em papel de grande dimenso - para as aplicaes informticas e respectivas bases de dados, pretende-se criar assim elementos de trabalho (electrnicos) passveis de serem explorados na actividade diria das Conservatrias e libertando os funcionrios das mesmas para outras tarefas, perante o pedido de atendimento rpido e imediato exigido pelo pblico aliado a uma crescente exigncia de desmaterializao dos elementos registais para que possam ser passveis de produzir efeitos via Internet (requisitados, consultados ou eventualmente certificados no mais curto espao de tempo, bem como eventualmente traduzveis para lnguas oficiais como previsvel que venha a ser imposto), permitindo uma resposta mais clere, eficaz, fidedigna, a ela podendo aceder a qualquer momento e a partir de qualquer lugar, acabando com a competncia territorial na emisso de certides, s possvel pela desmaterializao da informao que sustenta a certido. Tal carregamento um elemento crtico informatizao, para que das aplicaes informticas se possam retirar todas funcionalidades. Permitir ainda comunicaes automticas a outros organismos da Administrao Pblica, interligao com outras bases de dados e criao de uma base de dados do cidado. Tal tarefa comporta para recuperar o arquivo das cerca de 309 Conservatrias do Registo Comercial, 338 Conservatrias do Registo Predial e 323 Conservatrias do Registo Civil, abrangendo um universo fsico de 474 Conservatrias (vrias so as Conservatrias que se encontram em regime de anexao de duas ou mesmo trs das reas a informatizar. Existem 680.481 sociedades do registo comercial, 11.586.276 registos prediais e 14.876.009 registos civis (11.209.605 nascimentos desde 1940, 3.435.308 casamentos desde 1960, 134.568 consulares e 96.528 transcries) a recuperar em todo o pas.
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Pretendendo-se carregar as bases de dados no mais curto espao de tempo, esta tarefa, pelo elevado nmero de registos a carregar exigir um elevado nmero de funcionrios com formao tcnica e jurdica:
Projecto da Empresa na Hora
Data do arranque do projecto 14/7/2005
Objectivo do projecto Constituio imediata de sociedades mediante uma nica deslocao dos scios conservatria do registo comercial ou posto de atendimento junto dos Centros de Formalidade das Empresas colocando Portugal em 1 lugar do ranking relativo ao tempo necessrio para a constituio de uma sociedade. Este projecto a concretizao da simplificao do relacionamento das empresas com a Administrao Pblica ao longo de todo o seu ciclo de vida. O projecto constitui uma parceria entre as seguintes entidades: - Ministrio das Finanas e da Administrao Pblica. - Ministrio da Justia. - Ministrio da Economia e da Inovao. - Segurana Social. - UCMA. A partir de 1/3/2006 o projecto em causa passa a cobrir todos os distritos do continente.
Nmero de entidades constitudas At 31 de Dezembro de 2005 foram constitudas 1902 empresas na hora sendo actualmente o tempo mdio verificado para o atendimento de cada uma delas de 56 minutos.
Recursos Humanos afectos ao projecto Formadores 5 Formandos no mnimo 2 por servio (conservatria e posto de atendimento).
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Ciclo de Vida da Empresa

mbito Concurso Internacional para Aquisio de Bens e Servios para a Implementao de uma Soluo Integrada no mbito do Ciclo de Vida da Empresa. Este concurso foi tornado pblico por anncio publicado no dirio da Repblica, III, n. 47, de 8/3/2005 e no Jornal Oficial das comunidades Europeias de 16/2/2005. O concurso abrange as seguintes linhas de interveno: 1 Diagnstico e Proposta de Reformulao do Ciclo de Vida da Empresa. 2 Implementao do Dossier electrnico da Empresa e do Processo de Criao da Empresa. 3 Reposicionamento do RNPC na Administrao Pblica. 4 Implementao do Portal da Empresa. Este concurso foi lanado pela UMIC Unidade de Misso para a Inovao e Conhecimento..
Janeiro de 2006
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e-Justia: Papel da Segurana na Justia

Eng. Joaquim Paulo Rodrigues Consultor Senior Getronics
Segurana Fsica Integrada proporciona maior eficincia na cooperao dos servios judiciais.
Os crescentes impactos, dos desastres ambientais ou mesmo actos de terrorismo, implicam uma interveno rpida na preveno e recuperao da informao e sistemas. Deste modo, surge aqui o papel crescente da componente de segurana, nomeadamente no que diz respeito gesto integrada da segurana perimetral, de forma a garantir o controlo, atravs de conhecimento de eventos, comportamentos anmalos e anlise de dados e comunicaes. As Principais reas de interveno so: Control Networks: Gesto das infra-estruturas de segurana de edifcios; Control Rooms: Controlo e comando de suporte operao dos servios, gesto dos recursos, intervenes, eventos e chamadas de emergncia. Subsistemas funcionais de suporte ao Comando e Controlo de Edifcios, incidem sobre as reas de controlo ambiental (Climatizao, Electricidade, Iluminao, Abastecimento de gua, Elevadores), tambm a este nvel os sistemas de vdeo Vigilncia, Controlo de Acessos, Deteco de Intruso, Deteco de incndio e Deteco de inundao, tm um papel importante na segurana de pessoas e bens. A unificao dos servios operacionais (urgncia mdica, bombeiros, proteco civil e foras policiais e judiciais) proporcionam uma maior eficincia na utilizao dos recursos e permitem prevenir as situaes de contencioso, assim, relativamente aos subsistemas funcionais de suporte ao Comando e Controlo Territorial, estes incidem na inter-conexo de alarmes, localizao de veculos, vdeoconferncia e registo de intercambio de informao de suporte cooperao entre os servios operacionais. Desta forma podero ser obtidos os seguintes resultados: Aumentar os nveis de segurana Promover a colaborao entre foras operacionais; Prevenir a criminalidade Reduzir o nmero de processos judiciais e respectivos custos Reduzir tempos de resposta e aumentar a qualidade dos servios Judiciais
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Exemplo de uma iniciativa com sucesso: SITA - Information System for Environment Protection Os principais componentes deste sistema respondem s necessidades de: Vdeo Vigilncia (objectos abandonados); Controlo de acessos; Sala de comando e controlo de crise (Desastres naturais incndios, sismos e ataques terrorista); Controlo da Poluio de gua e ar; CallCenter de emergncia; Analise de dados, preveno e suporte deciso; Gesto Documental, Planeamento Operacional e Backoffice.
Dezembro de 2005
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IBM - APDSI Grupo de Trabalho e-Justice

Eng. Eduardo Fonseca Gestor de Clientes Sector Pblico IBM
Introduo
A reforma da Administrao Pblica tem sido sistematicamente veiculada por todos os quadrantes da sociedade portuguesa, como um dos grandes desafios de maior impacto na vida colectiva do Pas, pelas implicaes directas e indirectas que comporta no mdio e longo prazo, ao nvel do desenvolvimento social e econmico. Trata-se portanto, de um dos maiores desafios que temos de enfrentar com determinao e persistncia, enquanto colectivo e que em certa medida ir condicionar o nosso futuro, tal a sua dimenso, variveis presentes e complexidade. Uma das reas na primeira linha da reforma, sem dvida a Justia, pela sua visvel inrcia, existncia reconhecida de processos e procedimentos excessivamente burocrticos, pouco eficientes e em grande medida inteis e pouco claros para o cidado, para as empresas e demais agentes econmicos. Uma anlise simples e estruturada sobre a situao da Justia em Portugal, permite-nos observar que ao longo dos ltimos cinco anos, investimentos massivos foram realizados, fortemente suportados por financiamentos provenientes da Unio Europeia, em linha com o esforo de modernizao e actualizao acordado entre os Estados membros da EU. A dimenso dos avultados investimentos efectuados e o seu alinhamento com a estratgia europeia para o sector, fariam prever uma efectiva modernizao dos servios, dos processos e das prticas associadas Justia, ganhos significativos de eficincia e resposta das Instituies, de acordo com as expectativas e ambies dos cidados e das empresas. A realidade conhecida evidencia resultados diversos dos acima mencionados, ou seja, os investimentos traduziram-se sobretudo pela melhoria e maior abrangncia das infra-estruturas de comunicao e processamento de informao, tendo faltado uma aposta clara, inequvoca e politicamente suportada ao longo do tempo, relativamente ao processo de transformao e mudana que urge concretizar. Determinante para esta situao, ter sido tambm a inrcia e imobilismo no que respeita ao estabelecimento da viso sobre o que deveria ser feito e a definio clara de um caminho e um plano de aco sustentado. A dificuldade inicial parece residir ciclicamente na definio de uma metodologia
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de resultados comprovados, que permita estabelecer um caminho claro e mecanismos de controlo e mtricas de aferio dos resultados. Em paralelo merece particular relevo a necessidade de se alterar a legislao vigente no sentido da sua simplificao e normalizao, a cargo e da responsabilidade do poder legislativo, de modo a simplificar e agilizar as reformas prioritrias. Finalmente, factor crtico de sucesso igualmente a capacidade de mobilizar e motivar o conjunto de recursos humanos da Administrao Pblica, desde os quadros dirigentes, estruturas intermdias e funcionrios directamente envolvidos na conduo e execuo do processo de transformao. Procuraremos nos pargrafos seguintes identificar e sistematizar estas e outras questes de importncia central para o sucesso das polticas pblicas na Justia.
1. Desenvolver uma SI no sector da Justia (perspectiva estratgica at 2010)

a. Diagnstico
O sistema judicial portugus, est suportado essencialmente num conjunto de processos e procedimentos obsoletos e muitas vezes redundantes, de sistemas, arquitecturas e solues ainda pouco vocacionadas para a participao activa do cidado de forma interactiva. Esta situao decorre do facto de que os diferentes subsistemas da justia terem sido pensados e implementados sem atenderem a critrios de uniformizao e interoperabilidade entre si e com os cidados.
A adopo deste tipo de soluo, permitir a integrao e uniformizao dos diferentes procedimentos relacionados com as vrias fases de tratamento dos processos, envolvendo de forma interactiva e participativa todos os agentes judiciais e cidados associados ao tratamento de cada caso.
Esta realidade evidencia a existncia de um conjunto de solues tecnolgicas que foram desenvolvidas e colocadas em utilizao, unicamente com a preocupao de atender e responder a um problema concreto e de forma isolada do contexto mais vasto de integrao funcional e operativa com outros subsistemas, dentro do universo em causa. Torna-se portanto necessrio rever, simplificar e optimizar as componentes de processos de negcio associados, sendo agora mandatria a necessidade de concretizar a interoperabilidade funcional e tecnolgica entre as diversas solues existentes em explorao nos servios.
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De referir igualmente, a importncia de se pensar neste processo de mudana no omitindo nem subvalorizando as dependncias que o sector da Justia tem relativamente a outras reas de servios da sociedade, onde cada vez mais, a necessidade de integrar e cruzar informao uma realidade dos nossos dias. Contudo todo este processo enfrenta algumas ameaas e desafios, sendo que uma estratgia de modernizao tem necessariamente de enfrentar nomeadamente, dois grandes inibidores, por um lado a resistncia natural mudana, por outro, o problema da adaptao envolvente externa. Tudo isto se resume a atitude, cultura e a capacidade de os dirigentes serem capazes de estimular e envolver responsavelmente as pessoas no processo de mudana, conferindo-lhes em paralelo autoridade e poder de deciso de modo a se tornarem agentes activos da mudana. Adicionalmente, esta situao levanta outro tipo de questes, nomeadamente, a capacidade dos recursos humanos disponveis e a sua convergncia real para o processo de mudana, factores crticos para o sucesso deste enorme desafio, com que os agentes impulsionadores da mudana tero de lidar activamente como uma das principais prioridades a enderear. De referir ainda como factor de estagnao e dificuldade adicional, a questo de sistematicamente sermos confrontados com uma agenda poltica pouco esclarecida, conflituosa e sem uma estratgia clara relativamente a propostas estruturantes de mdio e longo prazo.
b. Futuro O desenvolvimento gradual de uma sociedade de informao na justia, ter de contar necessariamente com uma componente forte ao nvel das tecnologias de informao e comunicao, funcionando primeiro como motor e depois como veculo e facilitador do processo de transformao requerido. Contudo, no nos iludamos, muito h ainda a fazer antes de se extrair real valor e retorno dos investimentos em TI, na perspectiva da sua maximizao, sendo imperativo intervir nos seguintes domnios:
Poltico / processual / modelos de negcio estabelecimento de uma pacto de regime alargado, entre as principais foras polticas representativas, por forma a se eliminar definitivamente o sndroma das descontinuidades das polticas pblicas, no sector; clarificao da relao e dependncia entre a agenda politica e a estratgia (ou sua ausncia) de modernizao e transformao do sector;
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definio clara de uma metodologia de abordagem aos processos e procedimentos crticos para o funcionamento do sector, estimulando a reinveno e reformulao dos processos e sua posterior reutilizao, permitindo projectar elevados ganhos de eficincia, quer horizontal, quer verticalmente na cadeia de valor;
definio clara e objectiva e execuo de uma poltica de motivao dos recursos, envolvendo-os na cadeia de deciso, e de incentivos que premeiem desempenhos de excelncia, formao contnua e partilha de conhecimento entre os recursos envolvidos no processo de mudana;
utilizao das melhores prticas do sector desenvolvidas e implementadas com sucesso, recorrendo a benchmarking das melhores prticas internacionais, escolhendo cuidadosa e criteriosamente os parceiros mais adequados para este efeito;
estabelecimento
de
novos
modelos
de
negcio(investimento
explorao),
designadamente a evoluo para modelos de PPP (Parcerias Pblico Privadas) em domnios no crticos da actividade do Estado, partilhando o risco e o resultado, aliviando o esforo inicial de investimento; definio de novos modelos de sourcing e funding dos investimentos pblicos a realizar; privatizao de reas de clara vocao e apetncia da iniciativa privada
Modelizao de processos de negcio / tecnologia identificao e seleco do(s) parceiro(s) que reconhecidamente detenha(m) as melhores competncias para apoiar o estabelecimento da viso e a estratgia a seguir, sua operacionalizao, consistncia e garantia de capacidade de execuo com sucesso; adopo crescente de uma estratgia baseada em produtos e solues
preferencialmente baseadas em open source, tecnologia (SOAP, XML, WSDL,) e Linux, transversal aos diferentes organismos do sector; generalizao da adopo de web services como instrumento fundamental de suporte e resoluo de cenrios complexos de integrao aplicacional; criao e implementao de solues que permitam responder de forma expedita e eficiente, on demand, a solicitaes no previstas, quer ao nvel aplicacional, quer de infra-estrutura permitindo flexibilizar e rentabilizar os recursos e os encargos associados,
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atravs da aplicao de novos modelos de contratao e gesto de recursos tecnolgicos; promover a evoluo das arquitecturas de sistemas e redes de comunicao, de forma a poder tirar partido dos novos paradigmas da computao em rede, com partilha e afectao dinmica de recursos geograficamente dispersos, optimizando custos e time to market; externalizao selectiva ou global da infra-estrutura de TI e gesto, manuteno e evoluo das aplicaes de suporte actividade do sector, tendo por base ganhos de eficincia e eficcia, mensurveis numa base anual, bem como redues significativas nos encargos globais com as TI.
2. Produtos e Servios
A IBM disponibiliza um vasto conjunto de valncias, quer ao nvel de servios quer de produtos, que podem contribuir activamente para o processo de mudana e transformao do sector da Justia:
BCS (Business Consulting Services) Estratgia Planeamento Estratgico de Sistemas de Informao Servios de BTO (Business Transformation Outsourcing) e BPO (Business Process Outsourcing) Tecnologias emergentes e integradas Planeamento dos recursos da organizao Outsourcing de aplicaes Customer Relationship Management Capital humano e solues de e-learning Solues de gesto financeira E-government.
reas Emergentes de Novas Solues Digital Media Grid Computing IBM On Demand Workplace
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Learning Solutions Linux Product Lifecycle Management Wireless
Servios de Tecnologia Segurana e Privacidade Technical Support Services Networking & Connectivity Services Infrastructure and System Management Services Business Continuity & Recovery Services IT Education Services
Plataformas de Software - Rational (modelizao e engenharia de software) - Data Management (base de dados) - LOTUS (messaging, colaborao, e-mail) - TIVOLI (gesto de sistemas, redes e aplicaes) - Websphere (servidores aplicacionais, integrao, portais)
Plataformas de Hardware Computadores pessoais (desktops e laptops) Servidores Intel Servidores pSeries (power 4 e 5) Servidores iSeries, AS/400 Servidores zSeries (elevada capacidade de processamento)
Parcerias de Negcio A IBM detm um vasto conjunto de parcerias locais e internacionais com empresas do sector, cuja motivao a criao de valor acrescentado sobre as plataformas tecnolgicas disponibilizadas pela IBM, estando igualmente presentes em diversas reas da Justia.
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3. Parceria Cliente-Fornecedor
A IBM Portugal um dos principais parceiros do Ministrio da Justia, colaborando desde h cerca de doze anos com o Ministrio. O universo da participao tem-se baseado essencialmente nos seguintes domnios:
a. Infra-estrutura Fornecimento e implementao da plataforma central de processamento (Z800, bases de dados DB2 e IMS, Linux); Fornecimento de plataformas (UNIX) e Intel de suporte a diversos projectos centralizados e descentralizados; Estudo, concepo e implementao do projecto de centralizao e automatizao dos back-ups de dados residentes no centro de dados do ITIJ (componentes de hardware e software); Estudo, concepo e implementao do backbone central da rede da Justia; Estudo, concepo e implementao de IP Telephony nos Tribunais Administrativos e Fiscais; Implementao de diversas redes locais, componentes (activos e passivos) em Tribunais, Conservatrias, Notrios e EP (Estabelecimentos Prisionais)
b. Negcio Concepo, desenvolvimento e implementao das solues de suporte actividade de: registo criminal conservatrias do Registo Predial (SIRP); escrutnio em tempo real dos processos eleitorais; web services (integrao c/ Camra dos Solicitadores, PJ, Eleies (televises e jornais) Adicionalmente, a IBM detm um conjunto significativo de referncias de projectos na rea da Justia, em particular na Europa, que podem ser referenciados e estudados, no sentido de uma avaliao da sua aplicabilidade e replicao no nosso mercado. Em complemento, a IBM est disponvel para, em conjunto, com o Ministrio da Justia, identificar uma rea de negcio alvo, dentro da perspectiva de estudar um investimento partilhado, em beneficio da modernizao da rea em anlise.
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4. Concluso
O desafio da modernizao da Justia um imperativo nacional inadivel, sob pena de comprometermos e lesarmos seriamente as melhores expectativas que a sociedade civil deposita na nossa capacidade colectiva de realizao e de resposta aos problemas, de que aqui se procurou enunciar os mais prementes. Est portanto no nosso horizonte a co-responsabilidade de contribuirmos colectiva e activamente, com iniciativa, criatividade e solues de valor acrescentado, em beneficio do sucesso das medidas que venham a ser concretizadas no mdio e longo prazo. Como sempre, a IBM est disponvel para continuar a prestar o seu contributo no sentido da criao de uma Justia mais clere, moderna, dotada de solues inovadoras, criativas e centrada no cidado e na criao de valor.
Setembro 2005
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Excertos do Plano Orientador 2006-2008 do ITIJ datado de 9 de Setembro 2005

Documento original disponibilizado por Dr. Mrio Valente Presidente do Conselho Directivo do ITIJ Instituto das Tecnologias de Informao na Justia
INTRODUO Mensagem do Conselho Directivo do ITIJ

Caros colegas, Se h actividade da qual o Estado no se pode divorciar, essa actividade a proviso de uma Justia rpida, eficaz e eficiente. A Justia o pilar de um sistema democrtico e de um Estado de Direito. ela a tarefa fundamental de qualquer Governo, a sua tarefa mais bsica e a nica justificao moral para a sua necessidade e existncia. Como referiu o Sr. Primeiro-Ministro num dos seus debates mensais na Assembleia da Repblica ningum pode hoje duvidar que as ineficincias do nosso sistema de Justia constituem um factor srio de bloqueio ao desenvolvimento do Pas. Embora as Tecnologias e os Sistemas de Informao no possam nem devam ser considerados como solues para todos os problemas, so sem sombra de dvida importantes ferramentas e fortes aliados nas mudanas de processos de trabalho que preciso levar a cabo na Justia portuguesa. O ITIJ, como conjunto de especialistas responsveis pela rea de Tecnologias de Informao dentro do Ministrio da Justia, tem e ter nos prximos tempos um papel importante a desempenhar neste processo de mudana. Para isso ter tambm ele prprio de mudar e prestar maior e melhor servio aos seus colegas profissionais do Ministrio da Justia. O plano orientador que agora se apresenta no pretende ser esttico e conter todas as solues. Dever ser modificado e alterado medida que as condies contextuais se alterem. Representa por isso um ponto de partida para um processo colaborativo, sustentado e de longo prazo, com o objectivo final de servir os propsitos do programa de Governo e os desgnios da Justia.
Nota do Editor: Excertos do documento original seleccionados por Maria Helena Monteiro
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A agenda de trabalhos complexa e intensa. No entanto, estamos confiantes que, com a ajuda e suporte de todos os profissionais do ITIJ e de todo o Ministrio da Justia, seremos bem sucedidos no cumprimento desta misso.
NDICE
Introduo ndice Enquadramento Discurso do Sr. Primeiro-Ministro na apresentao do programa de Governo Programa do XVII Governo Constitucional Grandes Opes do Plano Misso/Viso/Valores Estratgia SI/TI (MJ) Anlise Anlise Interna (ITIJ) Anlise Externa (MJ) Mudanas Necessrias Medidas/Aces Organizao Processos ITIL e CoBIT Tecnologia Portfolio de Servios Portfolio de Aplicaes Oramento Definio de Modelo de Custos Modelo Federado Calendrio Avaliao do Desempenho Anexos 2 3 4 4 5 7 9 10 11 11 11 13 14 15 18 21 22 24 26 29 30 31 31 32
ENQUADRAMENTO
O Instituto das Tecnologias de Informao na Justia (ITIJ) um instituto pblico dotado de personalidade jurdica e de autonomia administrativa e financeira, sujeito superintendncia e tutela do Ministro da Justia, regendo-se por Estatutos aprovados pelo Decreto-Lei n103/2001, publicado no DR 75, I-A, de 29 de Maro. O ITIJ o organismo responsvel pelo estudo, concepo, conduo, execuo e avaliao dos planos de informatizao e actualizao tecnolgica da actividade dos rgos, servios e organismos integrados na rea da justia. Decorre do atrs referido que compete ao ITIJ a prossecuo e implementao das polticas definidas pelo Governo e pelo Ministrio da Justia. Nesse sentido importante para a definio deste plano ter presentes:
O discurso do Sr. Primeiro-Ministro durante a apresentao do programa do Governo, do qual se
transcrevem a seguir algumas partes;
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O programa do XVII Governo, do qual a seguir se referem as partes relevantes no que diz respeito
Justia;
As Grandes Opes do Plano, em particular aquelas que dizem respeito rea da Justia.
Discurso do Sr. Primeiro-Ministro na apresentao do programa de Governo
O quarto desafio que o Programa do Governo assume e para o qual quero chamar a vossa ateno, o desafio da qualificao da nossa democracia e da melhoria do nosso sistema de justia. [...] A reforma da justia, por seu turno, essencial para a modernizao do Pas, para o desenvolvimento empresarial e para o prprio crescimento econmico. Os diagnsticos esto feitos. No vamos mais ficar a lamentar o ponto em que estamos. O nosso objectivo dar passos para inverter a situao actual e fazer do sistema da justia um factor de competitividade e desenvolvimento, tornando tambm mais efectiva a garantia dos direitos e dos deveres. Vamos, por isso, desburocratizar - nos documentos, nos actos, na repetio dos controlos, no predomnio do papel (quando o que temos de desmaterializar). Queremos menos papis e vamos reduzir drasticamente o nmero de documentos que so exigidos aos cidados, por tudo e por nada. No prazo de um ano, teremos adoptado o documento nico automvel - um documento, em vez dos dois que actualmente existem. A esta medida soma-se outra de grande impacto contra a burocracia: a criao do carto comum do cidado, que nos dispensar a todos de coleccionar bilhete de identidade, carto de eleitor, carto de contribuinte, carto de sade e carto da segurana social. Temos conscincia de que hoje recorrem ao sistema judicial centenas de milhares de utentes que, por diferentes motivos, recorrem uma vez na vida ao tribunal e, a par deles, algumas centenas de utentes que instauram milhares de aces todos os meses. E no possvel continuar a tratar todas as situaes como se fossem iguais. Vamos actuar, portanto, sobre os diversos pontos de estrangulamento da resposta judicial, somando aos instrumentos j existentes, como a bolsa de juizes, novas solues mais adaptadas aos diferentes tipos de processo, particularmente, os chamados processos de massa que quase transformaram os tribunais em meras agncias de cobrana de dvidas ao servio predominante de um restrito grupo de utentes do tribunal. Mas vamos, tambm, promover uma gesto mais racional do sistema, que incluir a reavaliao do perodo de funcionamento dos tribunais. [...] Desburocratizar, racionalizar a resposta judicial, clarificar a garantia de direitos fundamentais, dotar de mais critrio e eficcia o combate ao crime - estes so os caminhos pelos quais o Governo pretende fazer do sistema de justia, no um contrapeso, mas um factor de desenvolvimento cvico, econmico e social.
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Programa do XVII Governo Constitucional

(Pgina 23 de 26)
CAPTULO IV QUALIDADE DA DEMOCRACIA, CIDADANIA, JUSTIA E SEGURANA
II. Justia 1. A justia ao servio do desenvolvimento econmico e social O objectivo do Governo para a legislatura garantir a efectividade dos direitos e deveres e tornar o sistema de justia um factor de desenvolvimento econmico e social. Para alcanar esse objectivo, necessrio qualificar a resposta judicial, promover a eliminao da burocracia e de actos inteis, assegurar a eficcia no combate ao crime e na Justia penal, responsabilizar o Estado e os demais entes pblicos, progredir na desjudicializao e resoluo alternativa de litgios, reforar a cooperao internacional e impulsionar a abertura do sistema inovao tecnolgica. 2. Eliminar a burocracia e os actos inteis Uma parte substancial dos meios afectos aos servios da Justia continua a praticar actos inteis ou dispensveis. Os cidados e as empresas no podem ser onerados com imposies burocrticas que nada acrescentam qualidade do servio e representam um encargo financeiro para o Estado, quando apenas persistem por tradio ou inrcia. Para desonerar os cidados destas imposies burocrticas, o Governo prope-se criar o carto comum do cidado, reunindo as informaes de identificao civil, do contribuinte, do utente de sade, do eleitor e todas as demais que possam ser associadas nos termos constitucionais; adoptar o documento nico automvel, reunindo o registo automvel e as informaes da Direco-Geral de Viao; e criar a informao predial nica, reconciliando e condensando sistematicamente a realidade factual da propriedade imobiliria com o registo predial, as inscries matriciais e as informaes cadastrais. No que respeita s empresas, sero reduzidos os actos e diligncias para a sua criao jurdica, possibilitando que ela se concretize em apenas um dia e pondo disposio dos interessados empresas pr-constitudas, sendo instituda tambm a informao empresarial unificada, reunindo, reconciliando e mantendo actualizado um conjunto informativo nico, completo, desmaterializado e universalmente acessvel. No interesse conjunto dos cidados e das empresas, sero simplificados os controlos de natureza administrativa, eliminando-se actos e prticas registrais e notariais que no importem um valor acrescentado e dificultem a vida do cidado e da empresa (como sucede com a sistemtica duplicao de controlos notariais e registrais). Sero ainda extintas as circunscries e competncias
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territoriais, nomeadamente em matria de registos, tendo em conta a desmaterializao e a informatizao de procedimentos.
[...]
4. A inovao tecnolgica na Justia O Governo pretende que a Justia e os servios por esta prestados aos cidados e s empresas sejam cada vez mais qualificados, cmodos e cleres. Uma adopo decisiva dos novos meios tecnolgicos como via para a obteno destes fins essencial. Neste contexto, promover-se- a utilizao intensiva das novas tecnologias nos servios de Justia, como forma de assegurar servios mais rpidos e eficazes e uma gesto dos tribunais que permita, desde o incio de cada processo, planear a afectao de recursos humanos e controlar a satisfao de objectivos fixados. Este objectivo ser prosseguido, designadamente, atravs de uma progressiva desmaterializao dos processos judiciais, acompanhada de programas de formao abertos a todos os utilizadores do sistema. Desenvolver-se- o Portal da Justia na Internet, permitindo-se o acesso ao processo judicial digital e a servios on-line que incluam a consulta e a prtica da generalidade dos actos de registo e notariais e disponibilizando-se o acesso ao Dirio da Repblica e a bases de dados jurdicas. A rede informtica do Ministrio da Justia ser usada para os servios comunicarem atravs de videoconferncia e, por exemplo, da tecnologia Voz sobre IP, tornando-se assim as comunicaes mais eficientes e reduzindo-se os custos.
Grandes Opes do Plano

Impulsionar a inovao tecnolgica na justia e qualificar a resposta judicial O Governo pretende que a Justia e os servios por esta prestados aos cidados e s empresas sejam cada vez mais qualificados, cmodos e cleres. Uma adopo decisiva dos novos meios tecnolgicos como via para a obteno destes fins essencial. Neste contexto, promover-se- a utilizao intensiva das novas tecnologias nos servios de Justia, como forma de assegurar servios mais rpidos e eficazes e uma gesto dos tribunais que permita planear a afectao de recursos humanos e controlar a satisfao de objectivos fixados. Para o Governo, a melhoria da resposta judicial uma prioridade que passa por medidas de descongestionamento processual eficazes, pela garantia do acesso dos cidados ao sistema judicial, dando-se cumprimento ao disposto no artigo 20 da Constituio, pela gesto racional dos recursos humanos e materiais do sistema judicial e pela valorizao da formao e das carreiras dos profissionais da Justia. 4 OPO - VALORIZAR A JUSTIA
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Visando os objectivos estratgicos fixados para a poltica de justia e em desenvolvimento do programa do XVII Governo Constitucional, so fixadas como prioritrias as seguintes medidas de poltica a concretizar em 2005/ 2006: Criar o carto comum do cidado, reunindo as informaes de identificao civil, do contribuinte, do utente de sade, do eleitor e todas as demais que possam ser associadas nos termos constitucionais; Adoptar o documento nico automvel, reunindo o registo automvel e as informaes da Direco-Geral de Viao; Desencadear o processo com vista criao da informao predial nica, reconciliando e condensando a realidade factual da propriedade imobiliria com o registo predial, as inscries matriciais e as informaes cadastrais; Reduzir os actos e diligncias para a criao jurdica de empresas, possibilitando que se concretize em apenas um dia a colocao disposio dos interessados de empresas prconstitudas, visando instituir tambm a informao empresarial unificada, reunindo, reconciliando e mantendo actualizado um conjunto informativo nico, completo, desmaterializado e universalmente acessvel; Simplificar os controlos de natureza administrativa, eliminando-se actos e prticas registrais e notariais que no importem um valor acrescentado e dificultem a vida do cidado e da empresa (como sucede com a duplicao de controlos notariais e registrais); Reavaliar as circunscries e competncias territoriais, nomeadamente em matria de registos, e promover a desmaterializao dos procedimentos administrativos no Ministrio da Justia, reorganizando os servios do Ministrio e desenvolvendo ferramentas de software adequadas referida desmaterializao. Para promover a desjudicializao e a resoluo alternativa de litgios: Desenvolver o Portal da Justia na Internet, permitindo-se o acesso ao processo judicial digital e a servios on-line criando condies que possibilitem a consulta e a prtica da generalidade dos actos de registo e notariais e o acesso ao Dirio da Repblica e a bases de dados jurdicas; Usar a rede informtica do Ministrio da Justia para os servios comunicarem atravs de videoconferncia e, por exemplo, da tecnologia Voz sobre IP, tornando-se assim as comunicaes mais eficientes e reduzindo-se os custos; Adoptar ferramentas de software livre nos servios do Ministrio da Justia com o intuito de reduzir custos e acelerar o processo de adopo de novas tecnologias de informao. Para conseguir o descongestionamento processual: Adoptar medidas de racionalizao, permitindo-se que, por um lado, o sistema de Justia assegure resposta litigncia de massa e, por outro, o mesmo sistema garanta uma resposta real para os utilizadores pontuais;
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Criar um novo dispositivo para a resoluo rpida de conflitos de competncia entre os tribunais, procedendo-se designadamente modernizao da legislao sobre o Tribunal de Conflitos; Facultar aos cidados a informao relevante, incluindo o Dirio da Repblica e as bases de dados jurdicas; Realizar uma monitorizao do sistema de acesso ao Direito e apoio judicirio para assegurar a qualidade dos servios, impedir abusos e garantir que o seu mbito corresponde s necessidades sociais efectivas; Adoptar medidas que tornem o funcionamento dos Tribunais mais transparente, nomeadamente atravs da utilizao das novas tecnologias. Visando a gesto racional do sistema judicial: Ajustar o mapa judicirio ao movimento processual; Adoptar um modelo de gesto assente na valorizao do presidente e do administrador do tribunal; Agilizar os mecanismos de gesto de recursos humanos, designadamente atravs da possibilidade de colocao de magistrados e oficiais de justia em tribunais que se insiram numa determinada rea geogrfica; Criar as condies necessrias ao recrutamento extraordinrio de magistrados para os Tribunais Tributrios; Desenvolvimento de ferramentas de software adequadas desmaterializao processual e continuar o processo de informatizao dos tribunais e do uso generalizado de equipamentos audiovisuais; Desenvolvimento de uma plataforma logstica da Justia proporcionando uma gesto profissionalizada e centralizada dos veculos automveis e outros tipos de bens apreendidos pelos Tribunais; Estudo de parcerias pblico-privadas para a melhoria dos servios prestados ao cidado e s empresas; Adopo de ferramentas de software livre para reduo de custos e acelerao da adopo de novas tecnologias de informao.
MISSO/VISO/VALORES
Valores: Os funcionrios do ITIJ actuam de acordo com os princpios estabelecidos na Carta tica da Administrao Pblica, dando particular relevncia aos princpios da lealdade, solidariedade e colaborao com os seus colegas do Instituto; com os restantes colegas do Ministrio da Justia, especialmente aquando da prestao de servios e apoio informtico, actuam de acordo com os princpios do profissionalismo, qualidade e confiana.
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Misso: Somos especialistas na prestao de servios de SI/IT ao Ministrio da Justia, ferramentas indispensveis na mudana de processos necessria na Justia, pilar da democracia e da Repblica Portuguesa O ITIJ o organismo responsvel pelo estudo, concepo, conduo, execuo e avaliao dos planos de informatizao e actualizao tecnolgica da actividade dos rgos, servios e organismos integrados na rea da justia. Viso: Ser o primeiro organismo da Administrao Pblica a obter certificao ISO 20000 (a publicar em 2006/2007), se possvel dentro dos prximos 3 anos.
So atribuies do Instituto das Tecnologias de Informao na Justia:

Assegurar a permanente e completa adequao dos sistemas de informao s necessidades
de gesto e operacionalidade dos rgos, servios e organismos integrados na rea da justia, em articulao com estes;
Assegurar a gesto dos meios afectos execuo da poltica de informtica da rea da
justia;
Definir normas e procedimentos relativos aquisio e utilizao de equipamento informtico; Gerir a rede de comunicaes da justia, garantindo a sua segurana e operacionalidade e
promovendo a unificao de mtodos e processos;

Promover a elaborao e articulao do plano estratgico de recursos humanos da rea da
justia no que respeita s necessidades do sistema de informao, tendo em ateno a evoluo tecnolgica, bem como as necessidades globais de formao;
Coordenar e dar parecer sobre a elaborao dos projectos de investimento, em matria de
informtica e comunicaes, dos rgos, servios e organismos do Ministrio, bem como controlar a sua execuo em articulao com estes;
Exercer as competncias de entidade de coordenao sectorial previstas no Decreto-Lei n
196/99, de 8 de Junho;
Construir e manter bases de dados de informao na rea da justia, designadamente as de
acesso geral;
Prestar servios a entidades pblicas e privadas no domnio da informtica;
ESTRATGIA SI/TI (MJ)

O Ministrio da Justia pretende modernizar os processos de trabalho na Justia, utilizando para isso as ferramentas disponveis ao nvel das Tecnologias e Sistemas de Informao. Defronta-se no
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entanto com uma plataforma tecnolgica de SI/TI que evoluiu de forma autnoma e orgnica, sem que lhe estivessem subjacentes planeamento ou arquitectura explcitas. Este tipo de evoluo perfeitamente normal e frequente, em particular tendo em conta a fase recente de descentralizao tecnolgica. No entanto, essa mesma descentralizao introduz problemas tanto no que diz respeito integrao de informao e complexidade tecnolgica como no que diz respeito capacidade de controlo de custos. Face a uma proliferao tecnolgica e complexidade inerente, que dificultam a gesto dos SI/TI e o controlo dos seus custos, urge recentralizar alguns dos processos de gesto de SI/TI, com vista diminuio dos custos operacionais com TI, nomeadamente atravs da inovao e novas tecnologias e com vista ao aumento da eficincia, eficcia e produtividade da Justia atravs da inovao e uso das tecnologias. Pretende-se atingir com estas medidas uma infra-estrutura de portfolio de servios de SI/TI adequados e flexveis, capazes de reduzir os custos atravs da reduo da complexidade e capazes de prestar servios de qualidade de forma eficaz.
ANLISE
[...]
MUDANAS NECESSRIAS
Tendo em conta a anlise feita anteriormente, apresentam-se de seguida as mudanas necessrias para corrigir os problemas encontrados tendo em conta os objectivos do Governo e do Ministrio da Justia:
ALTERAES INTERNAS (ITIJ) / EXTERNAS (MJ)
Pessoas & Organizao

Preenchimento e implementao do quadro orgnico definido Contratao de recursos humanos adicionais Formao adicional dos recursos humanos existentes Reconstruo e revalorizao das competncias internas e do papel do ITIJ Maior foco no cliente
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Processos Internos

Definio clara de processos de trabalho e reas de responsabilidade Foco na prestao de servios de qualidade Diviso eficiente do trabalho e aproveitamento dos recursos internos
Processos Externos

Definio de um modelo federado de colaborao dos vrios organismos Definio de um portfolio de servios, nveis de servio e modelo de custos
Tecnologia

Documentao e consolidao das tecnologias existentes Definio de arquitectura e standards de troca e de integrao de informao Definio de standards de SI/TI a usar no MJ Alavancagem da rede do MJ como mecanismo de integrao e prestao de servios
MEDIDAS/ACES
Para efectuar as mudanas referidas anteriormente, ser necessrio desenvolver um conjunto de medidas e aces que se resumem de seguida:
Implementao e preenchimento do quadro

Definio das responsabilidades do quadro orgnico Nomeao de responsveis Contratao de recursos Melhoria da organizao e condies de trabalho Definio do regulamento interno e horrios de trabalho
Processos ITIL/Cobit

Implementao gradual das best practices ITIL e processos Cobit Definio da responsabilidade departamental por processos ITIL Definio de polticas de segurana e continuidade no MJ e implementao do projecto de PKI e Single-Sign-On
Consolidao & Integrao Tecnolgica
Documentao das tecnologias existentes e criao de uma CMDB
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Implementao de uma arquitectura SOA (orientada a servios) baseada num canal de comunicao organizacional (Enterprise Service Bus)
Continuidade da aposta na estruturao da rede do MJ (wireless, acesso remoto) como mecanismo de integrao e plataforma de prestao de servios (videoconferncia, ferramentas colaborativas e de gesto do conhecimento)
Implementao do projecto de VoIP na rede do MJ Utilizao de tecnologias abertas e open source sempre que possvel
Orientao de servio ao cliente

Criao de rea responsvel pela relao com os clientes Definio do portfolio de servios e SLAs Definio do modelo de gesto de projectos (equipas; releases) Definio de um modelo de custeio e preos de transferncia Implementao do service desk Definio de um modelo federado de colaborao Maior presena na web/internet por parte do ITIJ e do MJ (portal, intranet/extranet, blogs e wikis), contribuindo para o aumento do e-government
[...]
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Que contribuio podero dar as Tecnologias de Informao Justia?

Eng. Rui Gonalves Alexandre Director Engenharia de Software Link Consulting, SA
Introduo
Neste documento e com base na nossa experincia no geral, e em particular com o Ministrio da Justia, salientamos alguns pontos que consideramos fundamentais para um bom contributo das TIC para a transformao do actual cenrio da justia: o o o A utilizao estratgica da Tecnologia de Informao Que Contribuies? Os Factores Crticos de Sucesso do Processo de Inovao o o A Tecnologia A Operao
A Utilizao Estratgica das Tecnologias de Informao

A tecnologia no deve ser encarada como uma simples ferramenta, ela deve fazer parte do contexto decisional, criando alternativas que em conjunto com o restante contexto humano e organizacional permitem desenvolver solues inovadoras e estratgicas, ultrapassando as expectativas e promovendo a evoluo social e econmica. Neste sentido a concepo de nova legislao deve ter uma articulao forte com o contexto tecnolgico em que esta ser aplicada, e a maturidade em termos organizacionais e tecnolgicos dos recursos humanos. Esta dialctica Legislador (na vertente de processos) - Sistemas de Informao - Competncias Humanas uma das bases fundamentais para a construo de uma mudana estrutural que de forma serena mas irrevogvel mude o actual panorama da Justia.
Que Contribuies?
Uma interveno ao nvel de todo o sistema de Justia, agilizando processos, orientando-os ao cidado e integrando intervenientes em plataformas comuns obriga construo de uma representao que auxilie o planeamento, prevendo as implicaes das alteraes a realizar, quer ao nvel dos processos como da informao, tecnologia e estrutura.
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Do ponto de vista tecnolgico esta infra-estrutura dever potenciar a flexibilidade (build-to-change) e uma elevada integrao seguindo o state-of-the-art tecnolgico. Para alm destas questes estruturais, fundamentais para uma boa soluo ser necessrio todo um conjunto de ferramentas que suportem os processos e a gesto da informao (Portais, Workflow, CRM, Datawarehouse, etc.) dos quais no irei falar por considerar fazerem j parte do conhecimento geral. Salientar assim dois pontos: o o Arquitectura Empresarial (EA) Arquitectura de Servios (SOA)
Arquitectura Empresarial A ausncia de representaes partilhadas e compreensveis por todos no permite detectar as diferenas entre a realidade, o que deveria ser e o que cada um julga que . Nas grandes organizaes, cada um tem um conhecimento profundo da realidade que lhe mais prxima, mas divergente do conhecimento dos restantes colaboradores. Neste sentido, o conhecimento que a gesto tem da prpria organizao , de facto, reduzido. Porm, este conhecimento fundamental para preparar e definir as mudanas numa organizao. Hoje, sabemos que as organizaes tm que estar continuamente a mudar para se manterem competitivas. Quando maiores e mais rpidas forem estas mudanas, mais crtico o conhecimento que a gesto tem da prpria organizao. A Arquitectura Empresarial um instrumento de representao da organizao com vista ao conhecimento da organizao e ao alinhamento dos seus diversos aspectos. Noutros domnios, como o da Arquitectura e Engenharia civil este conceito no novo. Engenheiros, arquitectos e construtores, trabalham sobre representaes coerentes e articuladas dos edifcios que constrem, assegurando o alinhamento entre os artefactos que cada um produz. O conceito de Arquitectura Empresarial tem sido desenvolvido e enriquecido nas ltimas dcadas por diversos profissionais e investigadores quer na vertente prtica da sua aplicao s organizaes reais, quer na vertente acadmica e de investigao sobre estas matrias. Na gnese desta comunidade est o trabalho de John Zachman que criou um instrumento (Zachman Framework for Enterprise Architecture) suficientemente genrico e flexvel para ser usado como base para as representaes dos vrios aspectos da organizao. Sustentado nesse Framework, a Link Consulting tem desenvolvido um trabalho continuado no mbito das Arquitecturas Empresariais, materializado num vasto conjunto de projectos realizados em
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organizaes de diversos sectores como a Administrao Pblica, a Indstria, os Servios, as Telecomunicaes e as Ordens Profissionais. Embora com mbitos e objectivos diferentes, a Link Consulting seguiu em todos estes projectos duas premissas que caracterizam a sua abordagem Arquitectura Empresarial, designadamente, a existncia de um problema que necessita de resoluo e a necessidade de o resolver com um forte e real empenho do cliente. Embora a Arquitectura Empresarial possa envolver mltiplas competncias, as que tm sido amplamente aplicadas pela Link Consulting esto relacionadas com as seguintes reas: Arquitectura de Sistemas de Informao, na qual se pretende assegurar o alinhamento entre os Sistemas de Informao, processos de negcio e informao de negcio. Este alinhamento no deve ser considerado como um todo indivisvel. Na verdade cada um dos alinhamentos - entre processos e informao, entre processos e sistemas e entre sistemas e informao - deve ser considerado de forma independente, pois tem critrios e anlises de custo/benefcio prprios. A Segurana na organizao, a qual no se esgota na implementao de sistemas de segurana, como Firewalls, Intrusion Detection Systems ou Anti-virus, abrangendo todas as entidades organizacionais, nomeadamente os utilizadores, processos, informao, sistemas, equipamentos, e os prprios locais onde esto instalados, aplicando normas e prticas internacionalmente reconhecidas, nomeadamente Standards ISO e normas NATO/UEO/Nacional (SEGNACs/ANS). A gesto de projecto e gesto da mudana. Na viso que a Link Consulting preconiza, o sucesso da gesto de um projecto no se limita gesto dos objectivos expressos no seu mbito mas tambm gesto da mudana que este cria na organizao. A melhoria contnua, a qual deve ser estabelecida atravs de ciclos de melhoria, procurando assegurar a articulao entre as mltiplas iniciativas em curso, prprias da dinmica organizacional. A qualidade, que abrange todas as dimenses da organizao, devendo ser estabelecida tendo por base referenciais normativos internacionais, nomeadamente a ISO 9001:2000, ISO 9004:2000.
Tecnologia para uma Arquitectura Orientada a Servios A transformao das realidades empresariais e dos mercados em ambientes dinmicos, onde factores como a flexibilizao e a agilizao dos processos de negcios se traduzem em vantagens competitivas, exige que as organizaes adaptem os seus processos de forma rpida e efectiva. A adopo de um novo paradigma de estruturao dos sistemas dentro das organizaes, suportado por uma plataforma baseada numa arquitectura orientada a servios (SOA), permite o desenvolvimento de solues empresariais flexveis e adaptveis.
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Tecnologicamente este tipo de soluo deve ser suportado em Enterprise Service Bus e no conjunto de ferramentas necessrias gesto dos processos da organizao (Business Process Management). Os principais objectivos e vantagens deste tipo de soluo so: o o o Flexibilidade dos sistemas e aplicaes (build to change) Partilha e orquestrao de processos de negcio (baseados em funes de negcio) Reutilizao de processos de negcio multi-funcionais, atravs de mltiplos sistemas, departamentos (ou divises), colaboradores e parceiros Este tipo de soluo permite integrar o desenho dos processos de negcio (recorrendo a standards como o BPEL4WS e a ferramentas de modelao grfica) com os motores que garantem a sua execuo (realizando a coordenao e a orquestrao de web services). Existe neste momento a correr um concurso (Framework de Servios Comuns) que prope este tipo de arquitectura.
Os Factores Crticos de Sucesso do Processo de Inovao

Depois de uma boa estratgia e concepo necessria uma boa implementao e gesto dos novos processos e sistemas. Esta execuo fundamental e no entanto muitas vezes minimizada. De forma a salientar a sua relevncia saliento um conjunto de factores que considero crticos num processo de mudana transversal a vrias direces e institutos.
Governance
Do ponto de vista da gesto, a estrutura das organizaes por funes aumenta a especializao mas dificulta a comunicao entre departamentos/direces e no promove o trabalho conjunto, alm de dificultar a viso global do servio prestado. A implementao de processos transversais estrutura e de mbito nacional depara com dificuldades significativas de coordenao e jogos de poder, que bloqueiam as iniciativas de mudana em curso, ao que acresce a actual situao de conteno que condena algumas destas iniciativas ao fracasso ou a funcionamentos deficientes por sub dimensionamento de recursos.
Facto: A partilha de responsabilidade entre organismos funciona mal e sujeita a mal entendidos e divergncias que bloqueiam a implementao da mudana.
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Aco: Parece-me essencial existir uma liderana forte do processo, com responsabilidade hierrquica clara sobre os restantes (Funcional e Gesto Operacional), o que s poder acontecer ao nvel da Secretaria de Estado ou mesmo do Ministrio.
A Concepo
Os sistemas concebidos centralmente sem uma medio da sua eficcia no terreno, pecam por autismo, existindo muitas vezes informao filtrada e manipulada sobre as necessidades reais.
Facto: Concepes afastadas da realidade provocam reaces adversas aquando da sua implementao no terreno.
Aco: A concepo dever ser alargada e sujeita a testes de campo que despistem ms percepes de gabinete sobre a forma de funcionamento ou necessidades operacionais.
Informao, Formao e Gesto da Mudana

Entre as maiores dificuldades existentes na gesto de sistemas com milhares de utilizadores consiste na sua formao e informao, para a qual so necessrios meios humanos e temporais muito elevados. Parece-nos essencial a criao de um sistema de e-Learning que de forma efectiva permita a disponibilizao da informao a milhares de utilizadores e cidados. Este sistema deve suportar uma poltica de informao e formao que responda s necessidades dos funcionrios judiciais e possibilite a adaptao rpida a novos procedimentos e legislaes: Definir claramente as responsabilidades existentes (Cdigos Judiciais, procedimentos e sistemas) e os recursos necessrios. Desenvolver ferramentas de e-learning e/ou vdeos de formao. Criar Helpdesk Tcnico/Funcional que apoie quem quer resolver os problemas e est na linha da frente de toda a mquina judicial (proporcional ao nmero de utilizadores).
Segurana
No Ministrio da Justia e considerando a criticidade da informao gerida a segurana devia ser uma questo central.
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Facto: No existe poltica de segurana difundida e alguns sistemas tm informao crtica em claro.
Aces: Definio de Polticas e Procedimentos em termos de infra estrutura e Aplicaes Aumento do controlo e segurana dos acessos nomeadamente com difuso da utilizao de recursos a Cartes com Certificados Digitais
Operao
S medindo possvel gerir a mxima que se deve aplicar nesta fase. Aps a implementao no terreno essencial planear o acompanhamento operacional do sistema e utilizadores de forma a garantir as condies necessrias ao sucesso. Do ponto de vista da infra estrutura existe uma distribuio de responsabilidades que juntamente com alguma escassez de recursos provoca diagnsticos inconclusivos ou pouco claros. No trazendo nenhuma vantagem particular a Infra Estrutura tem de garantir uma Qualidade de Servio suficiente aos sistemas que suporta. Para tal necessita de mecanismos de gesto e medio (Este tipo de servio mensurvel, sendo possvel acordar mtricas de qualidade de servio).
Facto: No existe gesto integrada da qualidade de servio fornecida aos utilizadores e que assegurem o correcto funcionamento das aplicaes no seu posto de trabalho.
Aces: A gesto da infra estrutura do Ministrio deveria ser centralizada promovendo a gesto homognea de redes e sistemas: Gesto das redes centrais e equipamentos dos tribunais, com monitorizao online que permita medidas eficazes. Gesto da Qualidade de Servio (polticas, prioridades, limitaes por tipo de trfego, aplicaes, etc.). Monitorizao de Sistemas (Central ou Integrado nas Aplicaes)
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Informao Geogrfica - Estrutura de Inovao no Sistema Judicial

Dra. Teresa Serafino Gesto de Negcio Municpia, S.A.
Ciente da importncia na obteno de um servio pblico de informao geogrfica, a MUNICPIA, S.A., desenvolveu, em tecnologia WebSig, a maior base de dados de contedos georeferenciados relativos a Portugal, ao seu territrio, populao, patrimnio, espaos de valor turstico, informaes de ndole administrativa, Poltica e Econmica, todos estes contedos, que so contextualizados com informao de base, como seja as: estradas, a hidrografia, o relevo, limites administrativos, representam uma base de informao fundamental e disponvel para todos os sectores de actividade da sociedade portuguesa. A Informao Geogrfica tem vindo ao longo dos tempos a ganhar um importante papel na modernizao e optimizao dos servios pblicos, na medida em que a tecnologia utilizada, cada vez mais se dimensiona e se adequa s necessidades destes. Presentemente os Sistemas de Informao Geogrfica so constitudos por infra-estruturas tecnolgicas abertas a qualquer equipamento computorizado que a baixo custo pode integrar variadssimos tipos de sistemas de dados disponveis para a Sociedade de Informao. Destes salientamos a localizao de patrimnio, representao de todo o tipo de equipamentos, gesto de actividades: Escolares, Judiciais, Emergncia, Tursticas, Proteco Civil, Divulgao de Entidades; enfim uma gama diversificada de aplicaes, que ao serem integradas com contedos geo-referenciados se obtm uma base de informao completa e total. A mobilidade j representa para a Informao Geogrfica um obstculo superado, porque actualmente se consegue obter uma localizao imediata dos recursos que em articulao com equipamentos mveis (Telemveis, PDA) e utilizao de mapas digitais se obtm a visualizao no territrio nacional das mais variadas entidades: de equipas, de viaturas, de edifcios, entre outros. A experincia e os projectos realizados no territrio nacional consubstancia a nossa convico de que a utilizao da Informao Geogrfica constitui um vector determinante e de inovao na gesto, quer dos organismos pblicos quer dos privados. O valor acrescentado adicional nas experincias j realizadas demonstra os benefcios e a importncia da utilizao desta tecnologia na modernizao dos servios pblicos.
1 - A INFORMAO GEOGRFICA NA JUSTIA ELECTRNICA:

O contributo da Informao Geogrfica na e-Justia centra-se fundamentalmente na possibilidade de relacionar contedos, que sero fornecidos pelos operadores judiciais
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nomeadamente: Comarcas Judiciais, Servios Prisionais, Patrimnio Judicial, Magistrados, Advogados, Julgados de Paz, solicitadores, com a georeferenciao dos mesmos como por exemplo: equipamentos, edifcios, pessoas (utentes com pulseiras WI-FI), e associar com outras informaes geogrficas (pesquisa por proximidade de lugares, Foras de Segurana, Policias, eixos de via, limites de Concelho, Barragens, operadores judiciais e tursticos, entre outros) que atravs da Internet ou Intranet, se poder obter de imediato informao relevante para divulgao institucional, Gesto e Colocao de Recursos, Equipas, Planeamento de Aces, Suporte deciso a tomar. Nesta vertente tambm possvel adicionar equipamento mvel s diversas viaturas que integrados na informao geogrfica ou fotografia area reportam de imediato ao utente a movimentao ou situao das mesmas, relacionando-as com os objectivos que inicialmente forem definidos: Segurana, Apoio a Equipas de Reinsero Social, Planeamento na colocao nacional dos operadores judiciais (Julgados de Paz, Magistrados, Advogados, Funcionrios, entre outros). Tambm outra rea de inovao de melhoria e forte desenvolvimento para a Justia Electrnica a implementao de solues de apoio a aces e planeamento judicial que visam a disponibilizao de informao estatstica em ambiente S.I.G. Inclui o desenvolvimento de aplicaes com vista operacionalizao e gesto da referida informao geo-referenciada, disponibilizando funcionalidades de pesquisa de informao relativa a determinada rea geogrfica, de produo de mapas temticos medida de cada utilizador e de quadros resumo com a informao estatstica, permitindo a impresso destes documentos. A Justia Electrnica (e-Justia) pressupe na sua essncia a disponibilizao de informao geral ao utente, que poder ser por exemplo a obteno do endereo do Tribunal, e respectiva Vara, via Internet e com representao em mapa da localizao do mesmo. Tambm englobada nesta funcionalidade podero estar disponveis dados de promoo da Comarca judicial, como seja: Despacho de Processos, Patrimnio Cultural e Histrico, Competncias Judiciais, entre outros. Tambm a implementao do Roteiro Digital ao servio da e-Justia ser uma soluo disponvel para Internet e Intranet, tendo por objectivo proporcionar uma visita virtual ao Directrio da Justia. Partindo de uma base de dados sistematizada, possvel pesquisar nomes de ruas ou moradas, pesquisar estabelecimentos de servios e qualquer outro tipo de actividade econmica, com base em critrios espaciais. Inclui igualmente funcionalidades para obteno de informao acerca das ruas, das caractersticas dos edifcios e a descrio das actividades econmicas, sendo sempre possvel imprimir os resultados das pesquisas, potenciando desta forma a oferta existente no territrio nacional.
2 - SERVIOS DE INFORMAO GEOGRFICA:

A MUNICIPIA, S.A. tem vindo ao longo da sua actividade a apostar e a concretizar projectos de envergadura nacional e regional onde tem contribudo fortemente para a desburocratizao dos servios pblicos. Na medida em que promove a concepo de solues em estrita colaborao com
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a entidade, atravs de uma parceria sustentada, desde a fase de planeamento e concepo at fase de implementao e apoio ps-venda. Para o RIBATEJO DIGITAL, por exemplo, foi efectuado: - Diagnstico da Situao Existente e Proposta do Projecto; Definio da soluo tcnica e funcional; definio da infra-estrutura fsica de suporte para a implementao da Rede Local de 1 Nvel (Comunidade Urbana da Lezria do Tejo C.U.L.T), a Rede Local de 2 Nvel (11 Cmaras Municipais associadas); - Identificao dos contedos incluindo a informao geogrfica; definio de requisitos para as aplicaes necessrias organizao dos backoffices das entidades intervenientes; Concepo, desenvolvimento e implementao do Portal Regional e dos web sites das Cmaras Municipais e C.U.L.T (estrutura informativa e servios online incluindo servios de informao geogrfica); - Plano de formao; proposta de implementao; identificao de cenrios de evoluo, nomeadamente a integrao com os Servios Desconcentrados da Administrao Central (Agricultura, Sade, Justia e Segurana Social), com o Governo Electrnico Nacional.
3 - A INFORMAO GEOGRFICA E A ACESSIBLIDADE:

A informao Geogrfica adiciona aos procedimentos administrativos maior visibilidade, na medida em que reduz a descrio exaustiva e escrita, tanto para as entidades de administrao central como autrquica. A Consultoria SIG de suporte realizao do Estudo Prvio e Anteprojecto da Rede de Alta Velocidade: Lote B - troo Soure Mealhada, para a Gibb Portugal, que a MUNICIPIA, S.A. efectuou de suporte s cerca de 30 equipas tcnicas, nacionais e estrangeiras, do consrcio com vista realizao do Estudo Prvio e Anteprojecto, foi uma tarefa de coordenao e optimizao processual. Na medida em que incluiu: - Definio do Modelo de Dados, Apoio no processo de aquisio e integrao de dados em SIG; Produo de mapas temticos; - Utilizao de anlise espacial e modelao cartogrfica; Integrao dos dados residentes no SIG em aplicaes especficas desenvolvidas e criadas pelo consrcio, criao de bases de dados e de relatrios. - Concepo e implementao de uma Extranet de suporte ao funcionamento e articulao das diferentes equipas tcnicas do consrcio. Definio de requisitos, desenvolvimento do Portal, criao de normas para a produo de informao geogrfica, regra e procedimentos para a manipulao e utilizao de informao documental e informao geogrfica no Portal, criao de Frum de discusso, etc. O know-how e a experincia da MUNICPIA, S.A., que se caracteriza por abarcar uma completa gama de servios (Fotografia Area, Cartografia Digital, Desenvolvimento de SIG e
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WebSig, Solues OpenSource, Consultoria, Formao, Edio de Publicaes) nos projectos que implementou atestam sobre a capacidade tcnica e tecnolgica das empresas portuguesas nas reas das Tecnologias de Informao e Comunicaes, que ao servio dos principais grupos intervenientes, resultar em sucesso e de fulcral importncia para a implementao da e-Justia.
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Comunicao para o Estudo e-Justia - Contributos para uma maior eficincia do Programa de Transformao e-Justia
Eng. Nuno Silva Carvalho Business Manager No Limits Consulting
O Desenvolvimento de uma sociedade da informao no sector da Justia, que chamaremos programa e-Justia, tem como objectivos nucleares: Alterar relaes entre o Estado e o Cidado Reinventar a Organizao do Estado orientando-o para o Cidado O programa e-Justia, inserido num programa mais vasto de modernizao da Administrao Pblica, um programa de transformao organizacional complexo que comporta elevados riscos. Esta comunicao debrua-se, sem a preocupao de exaustividade, sobre alguns instrumentos que permitem lidar melhor com essa complexidade e risco.
1. Ser que a Administrao Pblica est a aplicar com eficcia os investimentos em SI/TI e a procurar de modo adequado as solues tecnolgicas necessrias sua modernizao?
Comearemos por reflectir sobre o modo como as vrias organizaes da AP, em geral, e as do sector da Justia, em particular, procuram obter no mercado solues, nomeadamente de origem tecnolgica, para suprir as suas necessidades nos projectos de modernizao. Defenderemos que a Administrao Pblica dever ser inovadora e exigente no procurement de servios que necessita. A AP dever reduzir o seu footprint na cadeia de valor do desenvolvimento de solues abandonando a sua participao nas fases mais a jusante nessa cadeia, como sejam o desenvolvimento, instalao e operacionalizao de solues, concentrando as suas capacidades e recursos nas fases decisivas de concepo e fiscalizao das mesmas. Devero ser dados passos para a AP passar de uma postura Eu fao isto! Faz-me isto! para Resolve-me este problema!. Os sistemas de informao tm uma importncia fulcral no funcionamento das organizaes e no suporte aos seus processos. Inclusive, em muitas situaes, os sistemas de informao extravasam o seu papel de suporte para assumirem uma importncia decisiva no desenvolvimento do negcio, pela introduo de novos factores competitivos, pela viabilizao de novos modelos de negcio, ou pela criao de novos canais de relacionamento e de prestao de servios aos seus clientes. Os
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Sistemas de Informao so fundamentais e estratgicos para o cumprimento da misso da AP e sero um dos factores decisivos para o sucesso do processo de modernizao dos servios da AP! No caso da Administrao Pblica portuguesa deve ser unnime o reconhecimento que apesar dos investimentos realizados em Sistemas e Tecnologias da Informao (SI/TI) os resultados atingidos deixam a desejar e os benefcios obtidos tm ficado aqum do que o sector privado obteve com os seus investimentos em SI/TI. Existe uma grande expectativa no contributo que as SI/TI podero ter no desafio da modernizao da AP, nomeadamente por poderem vir a possibilitar novos canais de relacionamento com as empresas e os cidados. No entanto, no suporte dos processos de retaguarda, como sejam os de controlo financeiro, de logstica, de recursos humanos, etc, que se verificou a maior falncia da aplicao das tecnologias de informao no sector pblico. A comparao da realidade nesta rea da AP com os progressos realizados no sector privado revela um grande atraso e recomenda que se encontre uma forma de ultrapassar rapidamente e com eficcia este atraso, que contribui para dificultar os processos de gesto dos recursos, financeiros e outros, que o Estado pe disposio da sua administrao. A necessidade de modernizao da AP, de recuperar o atraso na utilizao eficiente de SI/TI no suporte aos seus processos de retaguarda e o histrico de ineficincia na realizao de grandes projectos SI/TI, apontam para a necessidade de encontrar novas formas de realizao desses investimentos e de conduo dos respectivos projectos. A soluo no passa por uma mudana nica mas sim pela adopo de um conjunto de medidas e de boas prticas. No entanto, as mudanas que se afiguram como fundamentais passam pelo modo como a AP procura no mercado as solues para as suas necessidades de SI/TI e pelo modelo adoptado no relacionamento com mercado fornecedor das solues que necessita. Existe uma tendncia na AP para adoptar prticas de auto-suficincia na obteno das solues para modernizar a sua organizao. Sempre que se revela necessrio fazer investimentos em novas solues SI/TI opta-se, quase sempre, por iniciar um longo processo de especificao, de desenho e de configurao tcnica das mesmas. Esta presena da AP na cadeia de valor de produo de solues SI/TI pode prolongar-se, inclusive, para as fases de desenvolvimento e implementao das necessrias solues, recorrendo para isso s vrias entidades com competncias em sistemas de informao que proliferam na sua organizao. Neste caso a AP actua como software house e integrador das solues que necessita.
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Noutras circunstncias, quando pretende obter do mercado as solues tecnolgicas que entretanto especificou, lana processos administrativos de compra com base num caderno de encargos que, exaustivamente especificam para o mercado as necessidades que pretende suprir, as solues que se quer adquirir e os itens de avaliao a usar na escolha da melhor proposta. Esta prtica, por procurar individualmente desenvolver ou obter do mercado peas que faro parte de uma soluo mais global que constituir a resposta s necessidades / problemas a resolver, encerra um risco elevado de afectar a eficcia das solues obtidas, por desadequao do resultado ao pretendido, e tambm a sua eficincia, por poder inflacionar o tempo e/ou o oramento necessrio ao procurement das mesmas. Esta inflao de riscos deve-se a vrios factores: Afunilamento das especificaes Muitos dos projectos de modernizao da AP so iniciados por processos abrangentes que envolvem a participao enriquecedora de vrias reas da AP com vista ao esboo das solues pretendidas. A riqueza dos resultados desses processos dificilmente consegue passar para o mercado atravs do funil que constitui um Caderno de Encargos condicionando a sua percepo das solues globais pretendidas. Este facto pode resultar em respostas do mercado no totalmente alinhadas com o pretendido; Desadequao e complexidade do processo administrativo de compras da Administrao Pblica o enquadramento legal dos processos de compras da AP foi desenhado para assegurar a sua transparncia e a concorrencialidade. A prtica da aplicao deste enquadramento legal tem revelado dificuldades na satisfao das necessidades da AP. Se verdade que na maioria das situaes assegurada a transparncia dos processos, tambm verdade, que o enquadramento legal praticado acaba por prolongar significativamente o tempo dos projectos e acaba por dificultar a obteno da melhor soluo que o mercado tem para oferecer. Os procedimentos legais em vigor, que enquadram o processo de aquisio de bens mveis e servios, deveriam estar concebidos de modo a maximizar a capacidade de obter do mercado as solues mais adequadas s necessidades e permitirem prazos de aquisio razoveis. Dificuldade de integrao A aquisio caso a caso de bens e servios de forma sectorial que depois tm de ser integrados a nvel tcnico, funcional, processual, dificulta a obteno da SOLUO que a AP necessita. Em muitas circunstncias acontece a aquisio de infraestruturas e licenciamento de software de forma independente dos projectos a que se destinam, o que posteriori tem como consequncia dificultar a sua correlao com as solues que justificaram a sua aquisio. Este facto, para alm de dificultar uma correcta avaliao do custo benefcio das solues, potencia a perpetuao de custos de explorao para alm do tempo de vida das solues que os justificaram.
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Medidas pontuais de maior ou menos facilidade de adopo permitem mitigar, pelo menos em parte, alguns deste riscos: Realizao de roadshows dos projectos junto do mercado antes do lanamento dos concursos de aquisio de solues; Realizao prvia de RFIs (Request For Information), de pilotos, desenho de tentative solutions, cujos resultados podem ser usados na elaborao dos procedimentos de aquisio; Utilizao de procedimentos de aquisio com qualificao prvia de fornecedores; Reviso do Dec-Lei 197/99 e afins (aquisio de bens mveis e servios pela AP) de modo a agiliz-lo e a ter como primeira prioridade potenciar e facilitar o dilogo com o sector privado para adquirir os bens mveis e servios que mais sirvam os interesses da AP; Mas nesta rea, e no contexto do programa estratgico de modernizao da AP, prope-se que esta evolua para um modelo de contratao que, pelo menos para alguns dos seus projectos mais importantes, recorra a outro envolvimento do mercado permitindo a sua participao mais alargada, e iniciada numa fase mais a montante na cadeia de valor de disponibilizao de solues para a modernizao administrativa. Em termos prticos, sugere-se que se recorra ao mercado para que este proponha solues para as necessidades / problemas da AP. Pretende evitar-se um processo de complexo e demorado de especificao e de procura de peas de uma soluo e, substitui-lo por um processo mais simples de procurar no mercado uma soluo global, assegurando que este consegue responder com maior eficcia, rapidez e qualidade. A ttulo de exemplo ilustrativo, considere-se que o Ministrio da Justia pretende montar um centro de atendimento com os fins de orientao jurdica do cidado. Numa abordagem tradicional o projecto seria desenhado desde o nvel mais conceptual at ao nvel mais detalhado pelos servios do Ministrio da Justia e proceder-se-ia a um processo de aquisio, entre outras solues, de uma soluo tcnica de call center que suportaria os vrios protocolos especficos para o fim pretendido para o centro. Seria elaborado um caderno de encargos especificando a soluo tcnica a adquirir, incluindo, entre outras, especificaes das centrais telefnicas, ACD, software de atendimento, etc. Procedendo-se aquisio da plataforma de call centre esta teria de ser integrada com uma central telefnica, com uma infra-estrutura de rede, etc. Seriam necessrias instalaes, recursos humanos, formao. Os protocolos de atendimento teriam de ser elaborados e transcritos para a soluo de call centre, etc. etc. Em alternativa seria mais fcil de especificar o servio de atendimento e, procurar uma entidade que o prestasse nas condies mais vantajosas para o Estado. A soluo a procurar podia, dependendo do
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caso concreto e da estratgia a seguir, ser mais abrangente (incluindo a prestao do servio de atendimento) ou mais restrito (limitar-se prestao de servios genricos de infra-estrutura de centro de atendimento) cabendo aos servios do Ministrio as funes de atendimento e orientao. Esta alternativa tem a vantagem de concentrar os recursos da AP na especificao do servio segundo as necessidades do negcio deixando para o mercado especializado o papel de desenvolver e fornecer a melhor soluo.
A Administrao Pblica tem de encontrar alternativas mais eficazes ao modo como actualmente procura solues tecnolgicas para suportar os seus processos de
transformao organizacional. Incentivando o mercado a fornecer solues para as suas necessidades / problemas (Resolve-me esta necessidade / problema?) o Estado far uma utilizao mais eficaz dos seus recursos, aumentar a taxa de sucesso dos seus investimentos e implementar solues com muita maior rapidez. Simultaneamente, adoptando esta atitude o Estado est a dinamizar o sector privado ajudando a evoluir para o fornecimento de solues integradas e de maior valor acrescentado, induzindo, por esta via, o aumento da competitividade do sector das SI/TI portugus. claro que esta estratgia encerra riscos e complexidades que esta anlise sucinta no possibilita analisar, mas desde que exista a preocupao de abordar de forma correcta todas as especificidades desta nova abordagem, sero obtidos os resultados esperados.
2. Existe um modelo de relacionamento mais favorvel entre as entidades da AP e as entidades do sector privado para a realizao do programa de modernizao da AP?
Procuraremos demonstrar as vantagens e oportunidades da alterao do modelo de relacionamento da AP com o sector privado no que diz respeito ao desenvolvimento de projectos complexos. Falaremos de Parcerias Pblico Privadas, nomeadamente de natureza tecnolgica, salientando as caractersticas mais importantes e menos conhecidas da opinio pblica, e mesmo dos decisores, destas parcerias. Existe mais vida para alm do factor financiamento associado s PPP. As PPP fazem sentido em projectos de mdia dimenso! As PPP fazem sentido nos projectos de natureza tecnolgica! As PPP permitem partilhar riscos associados complexidade dos projectos com o parceiro privado! As PPP permitem dinamizar os processos de transformao! As PPP so tambm um bom meio de incentivar o desenvolvimento do sector privado da economia, principalmente o sector das TI/SI.
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Um programa to complexo e envolvendo investimentos to significativos como o programa de modernizao da AP no consegue ser levado a bom termo, dentro de uma racionalidade de custos e tempo, sem se encontrar modelos mais eficazes de envolvimento do sector privado. No s a AP tem que alterar o modo como procura as solues que necessita, nomeadamente as de natureza tecnolgica, como tem de recorrer a modelos de relacionamento com mercado que permitam usar melhor as competncia e capacidades destes e assegurar uma partilha dos riscos dos projectos a realizar. Entre os novos modelos de relacionamento possvel encontram-se o BPO e as PPP. Se os BPOs constituem um modelo de relacionamento sofisticado que se baseia em a AP contratar a privados a execuo, em regime de outsourcing, de processos ou partes de processos. Fazendo isto a AP vai beneficiar do facto dos processos objecto do BPO, por no serem especficos, poderem rentabilizar a utilizao de infra-estruturas, processos e recursos humanos que estes fornecedores j detm para suportar processos semelhantes de outras entidades suas clientes. Neste caso existe uma simples contratao de um servio, eventualmente envolvendo uma reduzida transferncia de activos e de recursos humanos. O processo caracteriza-se tambm por no envolver a realizao de grandes investimentos especficos para suportar o processo em questo. Como exemplo ilustrativo pode ser dado o caso da cobrana da taxa de udio visual na Inglaterra que integralmente realizada por um Business Outsourcer, incluindo todos os processos de gesto de pagamentos, de gesto de dvidas etc. As Parcerias Pblico Privadas perfilam-se como um outro modelo de relacionamento da AP com sector privado muito interessante para o processo de modernizao da AP por permitirem suportar uma componente de financiamento pelos privados dos projectos e por poderem ser aplicadas em projectos de forte componente tecnolgica. A PPP consiste no estabelecimento de uma relao contratual entre uma entidade da AP e uma entidade do sector privado, com carcter duradouro, tendo como objecto a prestao de um servio pblico ou de um servio instrumental prestao de um servio pblico (onde se enquadram os projectos de natureza predominantemente tecnolgica), cujo financiamento assegurado pelo sector privado. O recurso ao modelo de relacionamento PPP justifica-se por permitir obter uma soluo globalmente mais econmica, eficiente e eficaz, do que aquela que resultaria se a actividade objecto de parceria fosse desenvolvida directamente pela entidade da AP, ou seja, a AP ao optar pela PPP assegura a obteno de Valor Acrescentado na ptica do errio pblico.
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condio necessria para a constituio de uma PPP que o Estado partilhe parte dos riscos associados realizao das actividades objecto da parceria com a entidade privada. Esta caracterstica das PPP muitas vezes subestimada nas grandes parcerias realizadas em Portugal na rea das infra-estruturas, um factor decisivo para a sua utilizao nos projectos de natureza predominantemente tecnolgica. Os riscos de derrapagem de tempo e de budget, bem como os riscos tecnolgicos tantas vezes sentidos pela AP na realizao dos seus grandes projectos de SI/TI podem, atravs da adopo do modelo PPP, ser em parte substancial transferidos para os privados. Estes assumiro de uma forma mais eficaz este risco j que o podem gerir melhor devido sua experincia e capacidade para desenvolver projectos do tipo em questo. A uma PPP est tambm associada a possibilidade de retorno, aps um perodo de tempo estabelecido contratualmente, para o errio pblico dos activos, devidamente conservados, necessrios prestao do servio contratado. Concluindo as PPP constituem uma ferramenta estratgica para o desenvolvimento do programa de modernizao da AP, porque permitem a partilha de risco e obteno de financiamento junto do sector privado, e possibilitam que, tanto as entidades da AP, como as do sector privado, desempenhem os papeis para os quais se encontram mais vocacionados e nos quais se revelam mais eficientes. S um poltica de adopo ponderada pela AP de PPPs, e tambm BPOs, permitir AP levar a bom termo, com uma utilizao eficaz dos recursos disponveis, num curto espao de tempo e mitigando os riscos associados, o programa da sua modernizao.
3. Que outros aspectos, nomeadamente de organizao interna, devero ser cuidados pelo Ministrio da Justia para assegurar um correcta conduo e acompanhamento do seu programa de modernizao, e-Justia?
Abordaremos, por ltimo, alguns aspectos relacionados com a organizao, desenho e preparao do programa de transformao e-Justia, nomeadamente a importncia:
do modelo de Governana do programa; da criao de bolsas de competncia transversais a todo o programa na rea da anlise de negcio, de processos e organizacional, de gesto de projectos e de negociao e gesto de contratos;
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da existncia de projectos ncora no programa, transversais ao sector da justia, que devero ser seguidos de modo especial de modo a os seus resultados serem indutores em todos os nveis da organizao de boas prticas. Um programa com a complexidade do e-Justia necessita de estrutura de governo transversal a toda a organizao do Ministrio que centralize a conduo e acompanhamento estratgico do projecto. Esta estrutura, no permanente, dever reportar ao mais alto nvel da organizao, por exemplo a um Secretrio de Estado, e dever estar constituda formalmente e ter atribudas misso, funes, responsabilidades e pessoal atravs de quadro orgnico. A existncia desta estrutura permitir que os investimentos e projectos a realizar em vrias reas possam ter uma existncia de conjunto, sendo realizados de forma coordenada e partilhando orientaes estratgicas, boas prticas e eventualmente recursos corporativos. A esta estrutura de governo do programa de modernizao caber, tambm, fazer um acompanhamento das necessidades de recursos, nomeadamente financeiros, segundo um planeamento / oramento global previamente estabelecido. Caber tambm a esta estrutura responsabilidades de natureza mais operacional relacionadas com necessidades do programa que s possam ser asseguradas a um nvel que atravesse toda a organizao, a saber: criao e gesto de bolsas de recursos, humanos e outros, a partilhar por todo o programa e pelas entidades envolvidas criao e gesto de centros de competncia indutores activos de boas prticas transversalmente a todo o programa gesto de projectos transversais a toda a organizao
Cabe tambm a esta estrutura a responsabilidade de reporting do programa pelo que dever desenhar e implementar um modelo de indicadores e um processo de recolha de informao sobre os vrios projectos e iniciativas em curso. A existncia de centros de competncia um factor crtico de sucesso para o programa de modernizao. Anteriormente defendemos a concentrao das entidades da AP no desempenho de papeis para os quais se encontrem mais vocacionadas e onde se revelem mais eficientes. A criao de centros de competncia tem o objectivo de temporariamente, durante a durao do programa, agregar as competncias necessrias e que se encontrem em carncia na organizao e funcionar
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como viveiro das mesmas de modo a com o tempo poder plant-las permanentemente em todas as reas da organizao onde sejam necessrias. Dependendo da realidade de cada organizao poder fazer sentido constituir os seguintes centros de competncia (CC):
CC de Anlise de Negcio, Processos e Organizao: Centro que concentrar competncias no negcio da justia com o fim de produzir estudos prvios que incluam, entre outra informao, o desenho das solues a desenvolver para a modernizao da organizao. Necessita de recursos com conhecimento da rea da justia e com a capacidade de proceder anlise das possibilidades de melhoria da organizao e dos seus processos.
CC de Gesto de Projectos: Centro de competncia com uma pool de recursos humanos especializados na gesto de projectos que induziro em toda a organizao a adopo de boas prticas na conduo do lado do Ministrio da Justia dos vrios projectos de modernizao. Este CC dever tambm ser responsvel pela adopo de standards e de metodologias da rea e proceder sua difuso e adopo pela organizao.
CC de Negociao e Gesto de Contratos: Com a adopo de modelos de relacionamento PPP e BPO necessrio constituir um CC que acumule competncias na rea do desenho dessas parcerias, que proceda elaborao e negociao dos contratos que as sustentam e, aps a sua contratualizao, proceda gesto dos mesmos ou, em alternativa, formao de outros elementos da organizao para poderem proceder gesto eficaz desses contratos.
Para terminar esta comunicao salienta-se a importncia que tem a realizao, num programa de modernizao de uma organizao complexa, de projecto ncora e transversais. Esta importncia sustenta-se em trs razes distintas: A capacidade dos projectos ncora gerarem um sentido de programa que afecta e atravessa TODA a organizao; A importncia de realizao de investimentos em infra-estruturas e servios estruturantes para toda a organizao e que sustentaro solues sectoriais; A possibilidade de elevar a ambio da reforma a um nvel superior, atravs da realizao de projectos que rompam com as fronteiras (barreiras) entre sectores / organismos, possibilitando ganhos de eficincia que de outro modo seriam impossveis de obter.
Janeiro de 2006
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A Modernizao da Justia com base nas novas tecnologias Uma (r)evoluo focada no Cidado?
Eng. Paulo Magro da Luz Partner Government & Health Care Novabase Consulting
A necessidade de uma interveno profunda ao nvel da Administrao directa do Estado que suporte transformaes ao nvel de Organizao, Processos e Recursos Humanos por forma a torn-la mais gil, eficiente e compatvel com os actuais nveis de exigncia da sociedade mas tambm com as capacidades financeiras do Pas, tem hoje uma aceitao alargada. A Reforma ou Modernizao Administrativa do Estado envolve mltiplas componentes, que merecem abordagens parcelares e especficas, preferencialmente enquadradas por mecanismos de Governo gradualmente mais estveis. O impulso que o actual Governo imprimiu nesta abordagem poder (e dever) constituir uma alavanca chave para que se possa passar de uma fase focada em debates conceptuais para uma fase de Execuo, que permita a implementao de projectos concretos nica forma de gerar benefcios tangveis para os Cidados, as Empresas e a prpria Administrao. Existindo vrias competncias, ofertas e produtos no mercado com relevncia para os fins em vista, pensamos que a gerao de resultados concretos e do valor acrescentado pretendido exija uma viso clara aliada a uma ptica focada na implementao e operacionalizao, que combine eficazmente as necessidades de mudanas organizacionais existentes com os modelos conceptuais j abundantemente discutidos. O actual Governo definiu um novo impulso neste processo, que poder constituir uma alavanca chave para se passar para uma fase de Execuo, focada na implementao de projectos orientados a resultados nica forma de gerar benefcios tangveis para os Cidados. Definiram-se objectivos ambiciosos em duas reas centrais: a) Os temas relacionados com a Gesto da Relao com o Cidado e a Empresa, como o Carto do Cidado, a Empresa na Hora e a evoluo para modelos de Balco nico; b) Os projectos focados na transformao interna da Administrao Central, segundo objectivos ambiciosos, reflectidos na RCM n 124/2005, que visa a Reestruturao da
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Administrao Pblica, visando uma racionalizao das suas estruturas centrais e promovendo a descentralizao de funes, a desconcentrao coordenada e a modernizao e automatizao de Processos; Estes objectivos transversais no excluem, obviamente, a evoluo e as necessidades especficas de cada sector, antes deveriam constituir uma alavanca para os mesmos. No caso especfico das alteraes necessrias na rea da Justia e da forma como a tecnologia pode potenciar estes processos parece-nos que uma das componentes fundamentais no nica - se prende com a eficcia com que se conseguirem introduzir mudanas concretas e prticas nas varias reas que compem a Gesto da Relao da Justia com o Cidado e que aqui existe um caminho claro.
Uma abordagem inovadora aos problemas das estruturas da Justia na ptica do Cidado A este nvel, e do ponto de vista da interveno em termos de Processos e Sistemas de Informao, o diagnstico conhecido: atrasos muito grandes nos processos, fracos nveis de atendimento, demoras, pouca integrao, repeties., processos pouco desmaterializados, etc. Concordaremos que esta uma rea de aco crtica para a melhoria efectiva da interaco da AP com a sociedade e para contribuir para uma resoluo gradual dos problemas da Justia em Portugal. O problema complexo? Sim. Tem soluo? Sim, com as abordagens correctas. Existem vrios problemas relacionados com a estrutura e motivao dos funcionrios pblicos e da justia em particular, com os perfis e competncias envolvidos, com as carreiras, etc. mas existem tambm inmeras pessoas dedicadas e de qualidade e esta apenas uma das dimenses do problema, no impeditiva de um progresso efectivo. Quem viveu a evoluo do Sector Financeiro nos ltimos 15 anos sabe que os problemas enfrentados pela Banca em meados da dcada de 90 no eram assim to diferentes: A uma estrutura envelhecida e pouco competitiva, a Banca no respondeu com despedimentos em massa Respondeu com reformulaes operacionais graduais e focadas em vertentes claras, igualmente relevantes para este desafio: 1. A reformulao dos modelos operacionais das reas de Atendimento Numa fase inicial, foram realizados investimentos na redefinio dos Modelos de Organizao e (Multi)
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Atendimento dos Balces. Deste modo, introduziram-se vectores de eficcia e organizao com um enorme impacto no Atendimento e nos Custos Operacionais, sem a necessidade de alteraes radicais nas estruturas de suporte; A reformulao das estruturas organizacionais de modelos clssicos para modelos de atendimento multifuno e orientao a produto, nos backoffices, permitiu ganhos operacionais relevantes, sendo que o mesmo tipo de abordagem transponvel para os problemas enfrentados hoje pela rede de Tribunais e respectivas estruturas de apoio. Sugerimos que este deve ser uma componente prioritria em qualquer viso estruturada de criao de um novo modelo operacional para o sector da Justia em Portugal. 2. A integrao tecnolgica Confrontados com processos e sistemas de back-office pesados, foram rpidos a reconhecer o potencial das novas arquitecturas orientadas a servios (SOA), das solues integradas com componentes de CRM, etc. existindo hoje solues provadas que permitem graus elevados de flexibilidade na reformulao de processos sem alteraes profundas nos sistemas de BO; A variedade de solues a este nvel hoje enorme. A forma de aprotar valor tem muito mais a ver com a aplicao focada dessas solues do que com os mritos especificas de cada uma delas. A este nvel, salientamos 3 nveis de actuao que nos parecem essenciais: O aumento das capacidades de integrao e colaborao entre reas, organismos, etc por dissiminao e massificao ainda mais elevada de solues de colaborao; O incremento das capacidades de interoperabilidade,, por aplicao efectiva das solues previstas nos concursos em curso ou equivalentes, que permitam uma maior flexibilidade na alterao de processos e componentes de front-office, com alteraes mnimas nos sistemas de back-office, muito mais rgidos; A massificao de solues de Workflow/Digitalizao/Gesto Documental, que permita uma reformulao gradual e focada dos processos prioritrios, eliminando passos redundantes e racionalizando as suas vrias componentes. 3. A implementao de processos de Qualidade Ficou tambm demonstrada a validade da implementao simultnea de processos de Gesto da Qualidade e do valor que tm na re-
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alimentao dos ecossistemas envolvidos. A visibilidade crescente sobre as falhas e potenciais melhorias tem um efeito exponencial (multiplicado por nveis de integrao tecnolgica que antes no eram possveis) com benefcios que podem ser comprovados diariamente; Actualmente existe uma experincia profunda destes temas, oriunda, por exemplo, do Sector Bancrio e que deveria ser aplicada a estes desafios. 4. A reformulao de Perfis e Competncias Este mantm-se como vector importante mas complementar. Esta abordagem permite uma gesto mais cuidadosa e compatvel com as necessidades de alterao gradual que se impem neste campo. Pensamos que ser a conjugao efectiva destas componentes que permitir caminhar no sentido de uma maior eficcia nos processos e numa maior orientao as necessidades reais do Cidado e das Empresas.
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O Sistema Integrado de Apoio Investigao Criminal (SIAIC)

Dra. Maria Lusa Proena Chefe da rea de Planeamento e Assessoria Tcnica Polcia Judiciria
A Polcia Judiciria tem em curso o Projecto de criao de um Sistema Integrado de Apoio Investigao Criminal SIAIC. Resulta de uma forte conscincia de que os desafios que se colocam a este rgo de Polcia Criminal no se compadecem com uma estrutura pesada, fortemente burocratizada, assente em processos e procedimentos complexos, que dificultam os esforos de prestao de um servio de qualidade ao Cidado. Numa poca marcada pelos objectivos da competncia, da celeridade, da eficcia, da gesto rigorosa de recursos - humanos e financeiros e consequente reduo dos custos de funcionamento dos rgos do Estado, a Polcia Judiciria, lanou a si prpria o desafio da inovao, da desmaterializao e da excelncia. O Projecto SIAIC pretende ser a resposta a um problema global da Instituio e que poderia resumir da seguinte forma:
Diagnstico da situao global / identificao do problema:

Comunicao deficiente, assente nos canais tradicionais, maioritariamente em suporte papel, no favorecendo a celeridade e a segurana o o o o A informao acumula-se em papel em todos os sectores da Instituio Os processos e procedimentos so repetitivos, por vezes excessivamente burocrticos Os circuitos de aprovao e deciso so normalmente lentos Os despachos e ordens de servio nem sempre chegam em tempo real ao conhecimento dos funcionrios o o o o o Os servios regionais tm um acesso ainda mais deficiente informao No existe informao tratada, de suporte tomada de deciso A informao nem sempre fivel e no est disponvel em tempo oportuno A informao propriedade do funcionrio e no da Instituio Existem solues informticas, mas no contribuem para a organizao do trabalho, nem para a partilha da informao o Embora tendo uma Intranet, a PJ carece de um canal de comunicao e partilha de informao entre todas as unidades orgnicas internas e de interaco com entidades nacionais e internacionais
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Definio de objectivos
1 Modernizar as estruturas internas: Intervir ao nvel dos sectores ditos administrativos, pilares de qualquer instituio, dotando-os de solues adequadas, que permitam modernizar, desburocratizar, alterar e agilizar processos e procedimentos; 2 Para alm de uma emergncia interna, a legislao comunitria e nacional lanam o desafio do e-government, o que pressupe, para um servio de investigao criminal como a Polcia Judiciria: o o o o o Uma melhor relao com o cidado Apresentao de queixa on-line Utilizao da assinatura digital Transferncia electrnica de processos Aquisio de bens e servios por via electrnica
3 Prestar um melhor servio ao cidado e colocar-se num patamar de desenvolvimento tecnolgico e organizacional idntico s suas congneres europeias e internacionais O Projecto SIAIC traduz a estratgia da Polcia Judiciria para abandonar, definitivamente, um modelo de funcionamento caduco e caminhar no sentido da modernizao, da desburocratizao e da excelncia, fazendo pleno uso das mais modernas tecnologias da informao e da comunicao. Contudo, consciente de que os problemas no se resolvem apenas com tecnologia, o SIAIC reflecte uma grande preocupao com os funcionrios, sem os quais nenhuma reforma acontece. O funcionrio um elemento chave ao longo de todo o projecto, participando no levantamento de processos, no levantamento de necessidades, na identificao de solues de melhoria e, sobretudo, adquirindo a formao e a qualificao de que necessita para acompanhar e sustentar o processo em curso. Consciente da dimenso do projecto e face habitual insuficincia de recursos, a Polcia Judiciria apresentou, em Dezembro de 2001, uma candidatura a financiamento comunitrio, ao abrigo do III QCA, Eixo prioritrio 3, Modernizar a Administrao Pblica. A deciso de financiamento viria a ser tomada em Maro de 2003. semelhana do que acontece em muitos outros organismos da Administrao Pblica, as reas administrativas da Instituio no dispunham de tecnologias adequadas para realizar os seus processos. Tentando minimizar os riscos de insucesso, o primeiro passo do SIAIC consistiu na construo da Arquitectura de Sistemas de Informao (ASI) da Polcia Judiciria. Desta maneira, foi possvel traar o as is da Instituio e, ao mesmo tempo, perspectivar a implementao das solues tendentes a resolver os graves problemas internos com que a Instituio se debatia - to be.
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Da ASI resultaram dois grandes sub-projectos, desencadeados em fases autnomas, com vista a garantir, por um lado a capacidade da Instituio em implementar cada um dos sub-projectos e, por outro lado, garantir que a Instituio era capaz de assimilar todas as transformaes que se iriam seguir.
O Projecto SIAIC materializa-se em dois sub-projectos:

1 Implementao de uma soluo integrada de gesto, normalmente designada ERP (Enterprise Resource Planning), para as reas de Recursos Humanos, Administrao Financeira e Aprovisionamento. Na sequncia de um concurso pblico internacional, foi adjudicada a aquisio e implementao da soluo mySAP Business Suite, apresentada pela empresa Capgemini. A proposta seleccionada pela Polcia Judiciria contou com uma forte participao do INA, nas reas de consultoria e formao, assegurando a formao dos utilizadores e efectuando o controlo de qualidade, absolutamente indispensveis em intervenes desta dimenso. A participao do INA revelou-se de extrema importncia para este projecto, na medida em que detm o know-how em matria de integrao com o SIC (Sistema de Informao Contabilstica) e de aplicao das regras do POCP (Plano Oficial da Contabilidade Pblica).
Principais benefcios:
Melhoria da qualidade dos servios e aumento da eficcia das funes de gesto de Recursos Humanos, Financeiros, Aprovisionamento e Gesto de Stocks, bem como a reduo de custos associados a estas funes, nomeadamente: Gesto de Recursos Humanos: Processamento de vencimentos e outros abonos Recrutamento e seleco Gesto de competncias Avaliao de desempenho Gesto de tempos (turnos, escalas, piquetes) Gesto de deslocaes e eventos Gesto da formao Gesto organizacional Planeamento de recursos humanos Aumento da produtividade e da eficcia
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Administrao financeira, aprovisionamento e gesto de stocks: Contabilidade financeira (POCP) Contabilidade analtica Gesto de tesouraria Gesto de imobilizado Gesto de aquisies Gesto de stocks Aquisio de bens e servios Elaborao de oramento; gesto e controlo oramental
Alm da simplificao e celeridade dos procedimentos, com consequente reduo do peso da informao em papel, a automatizao de fluxos de trabalho e de informao das reas de recursos humanos, financeiros e aprovisionamento permitir, nomeadamente, gerir, de forma integrada, todos os recursos da Instituio, tornando possvel um planeamento mais ajustado s reais necessidades de funcionamento, com uma viso clara e imediata das repercusses financeiras respectivas. A Polcia Judiciria entende que o funcionrio o principal agente da mudana e, por essa razo, dedicou uma especial ateno e empenho estratgia de gesto da mudana. Foi feito um importante trabalho nesta matria, com uma enorme congregao de esforos da equipa formada pela Polcia Judiciria, Capgemini e INA. 2 Implementao de uma soluo integrada de Gesto de Contedos, Gesto Documental, Arquivo Digital, Workflow, normalmente designada ECM (Enterprise Content Management), bem como de Portal, nas vertentes de Internet, Intranet e Extranet. Foi lanado o concurso pblico para aquisio e implementao da soluo, tendo a deciso recado sobre a proposta apresentada pela empresa Accenture, em parceria com a IDW, a qual prope uma combinao de FileNet e Bea. Espera-se que o contrato venha a ser adjudicado em breve, depois de descongelada a parte nacional (25%) dos fundos afectos ao SIAIC. A implementao da soluo ECM e Portal dever trazer os seguintes benefcios:
Para a Instituio:
Criar um ambiente nico de informao, de trabalho e de comunicao, que ligar todas as unidades orgnicas (Direces Centrais, Directorias e Departamentos de Investigao Criminal), em todo o pas, incluindo o Instituto Superior de Polcia Judiciria e Cincias Criminais Integrar e gerir a informao produzida em todas as unidades orgnicas, permitindo registar, armazenar e recuperar todos os contedos produzidos internamente ou recebidos do exterior, em qualquer formato
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Funcionar como repositrio de toda a informao da Instituio Tratar electronicamente e automatizar procedimentos e processos, atravs de workflow e de Business Process Management Gerir contedos e disponibiliz-los aos vrios destinatrios, atravs dos vrios canais: Internet, Intranet e Extranet Gerir todo o tipo de comunicaes: e-mail, fax, papel Dispor de um arquivo organizado, em suporte digital Reduzir significativamente o volume de papel em circulao na Instituio, os custos de funcionamento e tempo na execuo de tarefas Possibilidade de usufruir das melhores condies contratuais, na aquisio de bens e servios.
Para o Cidado:
Canal privilegiado de interaco com o Cidado Concretizao do processo de aquisio de bens e servios por via electrnica, estabelecendo-se uma nova relao com fornecedores e prestadores de servios Possibilidade de apresentao de queixa on line Concretizao do processo de candidatura on line
Principais benefcios globais do SIAIC:

Atravs da automatizao de processos, da (re)engenharia de processos, da optimizao dos fluxos de informao com recurso a funcionalidades de workflow e de Business Process Management e mediante o tratamento e a gesto da informao, os dois sub-projectos do SIAIC permitiro alcanar, por um lado, uma mudana profunda ao nvel dos sectores ditos administrativos, pilares da Instituio, introduzindo a lgica de processo e permitindo planear e gerir, de forma integrada, todos os recursos humanos e financeiros e, por outro, a criao de um espao nico de informao, de trabalho e de comunicao, que permitir a partilha de informao e conhecimento, ligar todas as unidades orgnicas internas (Intranet) e permitir estabelecer canais privilegiados de comunicao, quer com outras entidades, nacionais e estrangeiras (Extranet) com as quais a Polcia Judiciria se articula Polcias, tribunais, bancos, antiqurios, Interpol, Europol, - quer com o Cidado (Internet). Com a entrada em explorao das vrias componentes do SIAIC, a Polcia Judiciria acredita reduzir, numa primeira fase, em 60% o volume de papel em circulao na Instituio, com resultados quantificveis sobretudo em matria de consumveis. Como corolrio, esta abordagem integrada permitir, nomeadamente, uma melhor relao com o Cidado, quer no papel de vtima de crime, de advogado, de testemunha, de denunciante, de
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candidato a um lugar na Instituio ou de simples fornecedor de bens e servios; a aquisio de bens e servios por via electrnica, conduzindo a uma nova dinmica de relacionamento com o sector privado e permitindo beneficiar dos melhores preos e das melhores condies de fornecimento; a utilizao da assinatura digital; a transferncia electrnica de processos, em articulao com os tribunais e a possibilidade de apresentao de queixa on-line.
17 de Outubro de 2005
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Contributo para o estudo e-Justia O que tem o sector da Justia a ganhar com o desenvolvimento da Sociedade de Informao
Coordenao do Dr. Miguel Pupo Correia Direco Jurdica Portugal Telecom, SGPS
O presente texto tem por objectivo apontar, de forma directa e sucinta, os pontos de vista dos elementos do grupo de colaboradores de Empresas do Grupo PT(*) que o elaborou acerca da temtica do Estudo e-Justia O que tem o sector da Justia a ganhar com o desenvolvimento da Sociedade de Informao, que a APDSI se props promover e apresentar. Naturalmente, as opinies expressas emanam exclusivamente dos seus autores, no constituindo de nenhum modo posies assumidas pelas Empresas em que trabalham. Exprimem, de todo o modo, o propsito de colaborar na prossecuo do objectivo do referido Estudo luz da sua vivncia profissional da interaco dos meios da Sociedade de Informao com os problemas do Sistema Judicirio. A estrutura deste contributo reflecte as duas perspectivas em que as Empresas do Grupo PT se posicionam, face ao Sistema Judicirio: a) a de fornecedores de servios de comunicaes e outros bens e servios da Sociedade de Informao; e b) a de utilizadores do Sistema Judicirio, merc da circunstncia de se tratar de prestadoras de servios a grandes massas de clientes, da resultando grande nmero de situaes litigiosas (mormente de cobrana de crditos).
I A perspectiva do provedor de bens e servios da Sociedade de Informao

A utilizao das Tecnologias de Informao e da Comunicao (TIC) apresenta-se, hoje em dia, como uma das formas mais importantes de melhorar a produtividade das Instituies. Assim, nos ltimos anos temos vindo a assistir ao desenvolvimento da Sociedade de Informao como pilar da modernizao da Administrao Pblica Portuguesa.
Colaborao de: Dr. Nuno Miguel Guerreiro Dias (PT Corporate) Dr. Francisco Jos Gama Fernandes (PT PRO) Dr. Joo Trindade Leal (TMN) Dr. Jos Manuel Macedo Vilaa (PT Multimdia) Dr. Paulo Pontes Oliveira (PT Comunicaes)
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No entanto, a introduo de novas solues no tem sido efectuada ao ritmo necessrio e desejado, pelo que se torna urgente a adopo de medidas que visem a adopo sustentada e integrada das novas tecnologias por parte da Administrao Pblica. No caso concreto da do Sistema Judicial, a realidade no muito diferente da globalidade do Sector Pblico, se bem que se tenha vindo a assistir, nos ltimos anos, a um esforo do Ministrio da Justia em dotar os seus servios de meios informticos mais actuais.
I.1. Situao actual

Conforme referido, o Ministrio da Justia tem feito um esforo de modernizao dos seus servios, contando hoje com uma infra-estrutura moderna com capacidade para suportar novos projectos. Em seguida fazemos uma breve apresentao da rede de comunicaes do Ministrio da Justia, assim como dos projectos de sistemas de informao de que temos conhecimento
- Telecomunicaes
- Sistemas de Informao
GPLP: Projecto Hermes (estatisticas) / Concurso em 2001 Accenture (a iniciar produo) ITIJ: Informatizao dos TAFs / Concurso em 2001 Delloite (em produo) ITIJ: Sistema de Custas Judiciais / KGemini (em produo)
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DGAJ Sistema para os tribunais: Habilus desenvolvimento Interno (em produo) DGAJ Cadastro Tribunais desenvolvimento interno (em produo)
I.2. Recomendaes
Em nossa opinio, ser importante reflectir sobre os objectivos do Ministrio da Justia e sobre qual o papel a desempenhar pelas TIC nesses objectivos. O uso de tecnologias ser sempre um meio para atingir os objectivos, ou seja, no deveremos separar o desenvolvimento dos meios da Sociedade de Informao do prprio negcio, isto , das concretas caractersticas e condies das organizaes e actividades em que sero utilizados, a fim de que se obtenham graus convenientes de adequao, eficcia e economicidade de recursos. A realidade de hoje mostra-nos, infelizmente, que a organizao de muitos dos servios do Ministrio da Justia, especialmente dos Tribunais, no est adequadamente preparada para receber solues informticas, por muito eficazes que sejam. Muita da tecnologia que hoje est disponvel aos diversos agentes da Justia pura e simplesmente no utilizada, ou -o em medida bastante elementar, conduzindo a um desperdcio de recursos e meios disponveis. No entanto, nosso dever lutar pela modernizao da nossa justia e dinamizar a utilizao das TIC. Nesse sentido, apresentamos em seguida algumas sugestes para discusso, que em nosso entender podero contribuir para a melhoria dos servios prestados pelo Sistema Judicial. Ser importante referir, em todo o caso, que estas sugestes no tiveram em linha de conta eventuais constrangimentos legais na utilizao das TIC. Assim: - Interao com o cidado/empresa Internet o Sites interactivos
o Pagamentos on-line o Sistemas Multicanal (Voz, mail, Internet, SMS, etc.) o Pontos de acesso Internet (a sites especficos do Ministrio) para consulta de
processos (atravs de username e password), introduo de informao, consulta de legislao, grupos de discusso sobre determinado assunto. Utilizao de wi-fi, por ex Objectivos: facilidade no acesso justia; rapidez; transparncia; reduo de custos para o sistema judicial e para o cidado.
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SMS Center - aviso de horas de julgamentos, datas, concluso de certides, atraso nos pagamentos,...; Corporate TV - nas salas de espera dos Tribunais e outros edifcios pblicos, com informaes relevantes para o cidado Contact Center - ponto nico e contacto com o cidado/empresa para assuntos relacionados com o Ministrio da Justia
- Recursos humanos e-learning - formao no presencial que permite uma maior flexibilidade na aprendizagem. Este tipo de processo no s reduz os custos de formao como permite aos utilizadores escolherem o seu horrio.
- Fornecedores / classes envolvidas (ex. advogados; companhias de seguros) extranets - informao dirigida a grupos especficos Grupos de discusso sobre o sistema judicial; SMS Center (aviso de horas de julgamentos, pontos de situao de processos, etc.); Certificados digitais Documentao on line:
- Dentro do ministrio Faxes centralizados que permitam a digitalizao automtica dos faxes recebidos e enviados; Sistemas de gesto documental; Controlo e registos de correspondncia;
II A perspectiva do utilizador do Sistema Judicial

Com base na experincia vivencial de empresas grandes utilizadoras, apresentam-se sumariamente algumas sugestes de medidas que se pensa poderem contribuir para melhorar a celeridade dos processos judiciais.
- Processo executivo 1) Criao de Secretarias de execuo como unidades de trabalho para as diligncias dos processos executivos, semelhanas das Secretarias de Injuno; 2) Criao de depsitos (partilhados) nos quais com facilidade se pudessem transportar e fazer o armazenamento de bens penhorados; 3) Agilizar e/ou simplificar a venda de bens em tempo til;
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4) Acabar com a distribuio quando o requerimento entregue por via electrnica: a distribuio no dia da chegada do requerimento permite ganhar dias e simplificar a tramitao do processo por via informtica; 5) Fixao de prazo peremptrio para a distribuio efectiva ao Solicitador da Execuo: o processo electrnico tem de chegar efectivamente ao Solicitador; 6) Reviso da tabela de despesas do Solicitador: o preo das despesas est manifestamente exagerado, para este tipo de processos; 7) Conceber um procedimento simplificado de justificao das despesas com solicitadores (em empresas com um grande volume de processos necessrio um trabalhador dedicado gesto de documentos de contabilidade); 8) Implementar mais formao em informtica e solues informticas para os profissionais do foro.
- Conflitos de Competncia Criao de um tribunal especializado (ou seco especializada de um tribunal superior), com uma forma simplificada de processo para soluo destes conflitos, que com enorme frequncia entravam durante meses o andamento dos processos.
- Procedimentos de natureza fiscal Rever as regras de recuperao do IVA em facturas no pagas.
- Outras 1) Fixar prazos para o cumprimento de diligncias por parte dos magistrados, prevendo e efectivando consequncias para o seu incumprimento. 2) Possibilitar a juno da procurao em documento digitalizado.
Julho de 2005
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Excerto do Texto La gestion da la justice pnale

Recommandation nR(95)12 et rapport
dition du Conseil de lEurope Publicao disponibilizada por Dr. Carlos Sousa Mendes Secretrio da Procuradoria Geral da Repblica
Recommandation nR (95)12
Du Comit des Ministres aux Etats membres sur la gestion de la justice pnale e (Adopte para le Comit des Ministres le 11 Septembre 1995, lors de la 543 runion des Dlgus des Ministres)
Le Comit des Ministres, en vertu de larticle 15.b du Statut du Conseil de lEurope,
Nota: Optmos por incluir no nosso estudo excertos deste texto, por trs razes:
1- Na nossa conversa com o Dr. Carlos Sousa Mendes, sobre a problemtica dos SI/TICs no funcionamento da Justia e da PGR em particular, assim como nos aspectos de mudana inerentes, tornou-se patente a oportunidade e actualidade do documento em causa, que o Dr. Carlos Sousa Mendes muito gentilmente nos facultou. 2- Os princpios que esto apontados neste documento, que j tem 10 anos, mantm-se presentes hoje nas agendas de aco de 2006 a 2010, dos responsveis da gesto da justia em Portugal e na Europa. 3- Apesar de tecnologicamente distante (10 anos na perspectiva dos SI/TICs uma durao muito longa), a abordagem ao pensamento, aco e transformao sobre as questes determinantes de mudana no sector da Justia (objectivos, regras e mtodos, gesto da actividade processos, pessoas, tecnologias gesto da comunicao, gesto da informao, gesto da mudana) mantmse. Esta realidade pode ser observada pelo confronto entre este texto de 1995 e os diversos outros textos de 2005/2006, presentes neste estudo.
Editions du Conseil de l Europe dition franaise - ISBN 92-871-3067-1 The management of criminal justice (Recommendation No. R (95) 12 and report) Edition anglaise. ISBN 92-871-3068-X
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Considrant quune justice pnale quitable et efficace est un pralable fondamental toute socit base sur la prminence du droit; Considrant quau cours des dernires annes les systmes de justice pnale, partout en Europe, ont connu une augmentation du nombre et souvent de la complexit des contentieux, des lenteurs injustifies, des contraintes budgtaires et des exigences croissantes du public et du personnel; () Considrant que des principes, stratgies et techniques de gestion spcifiques, tels quils sont dvelopps dans le rapport sur la gestion de la justice pnale labor par le comit europen pour les problmes criminels, peuvent contribuer considrablement une mise en uvre efficace e efficiente de la justice pnale; Soulignant que toute action entreprise en vue daccrotre lefficacit et lefficience de la justice pnale doit tenir compte des conditions prvues par la Convention europenne des Droits de lHomme, notamment des droits de laccus, des garanties lgales offertes aux parties et de lindpendances des juges; () Recommande aux gouvernements des Etats membres: 1. de sinspirer, lorsquils rviseront leur lgislation et leur pratique, des principes, stratgies et techniques de gestion contenus dans lannexe cette recommandation; 2. de porter la recommandation et le rapport sur la gestion de la justice pnale, labor par le Comit europen pour les problmes criminels, lattention de leurs autorits comptentes et de les inviter tenir compte de ces textes lorsquelles examinent le fonctionnement des organisations de la justice pnale et quelles envisagent d apporter des amliorations. Annexe la Recommandation nR(95) 12
I La dtermination dobjectifs 1. Les principes, stratgies et techniques de gestion peuvent contribuer considrablement un fonctionnement efficace et efficient de la justice pnale. cette fin, les services concerns devraient dterminer des objectifs relatifs la gestion de leur charge de travail, de leurs finances, de leurs infrastructures, de leurs ressources humaines et de la communication. La ralisation dune justice pnale plus efficace et efficiente peut tre facilite considrablement si les objectifs des diffrents services fon lobjet dune concertation sinscrivant dans le contexte plus large des politiques relatives au contrle de la criminalit et la justice pnale.
2.
II La gestion de la charge de travail 3. Des procdures priodiques et permanentes de monitorage devraient tre en place, permettant de faire le diagnostic du fonctionnement des services de la justice pnale, dvaluer leur efficacit et leurs efficience et de promouvoir des amliorations utiles. () La gestion de la justice pnale ne peut pas toujours ni partout tre soumise aux mmes rgles en raison de lvolution des circonstances. Pour cette raison, la planification de la charge de travail et des ressources devrait tenir compte dindicateurs relatifs aux conditions et changements dmographiques, sociaux, conomiques et autres. Des critres dune gestion efficace de la charge de travail e dun traitement adquat des diverses catgories daffaires devraient tre dfinis. Ceux-ci devraient tres labors en collaboration avec les personnels judiciaire et autres concerns. ()
4.
5.
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6. 7.
A cet gard, des procds de tri des affaires devraient tre mis au point afin de permettre aux juges et aux procureurs, ds les premiers stades de la procdure, de traiter celles-ci de faon diffrencie. ()
III La gestion de linfrastructure 8. 9. () ()
IV La gestion des ressources humaines 10. Lintroduction de principes, stratgies et techniques de gestion devrait tenir compte de la culture et des conditions particulires du contexte judiciaire, et soprer par la persuasion plutt que par lobligation. 11. Les dossiers professionnels systmatiques (comptences, formation, etc.) devraient tre constitus afin de faciliter la bonne gestion des ressources humaines et la ralisation dun quilibre adquat entre les tches excuter et les personnes. Ces dossiers, tenus au sein des organes comptents, devraient tre accessibles aus personnes quils concernent. 12. Les programmes de formation initiale et continue lintention des juges et des procureurs devraient tenir compte des principes et des pratiques de la gestion moderne dans un contexte judicaire. 13. Il faudrait semployer activement planifier le droulement des carrires, notamment en facilitant la spcialisation, en dissociant, le cas chant, grade et fonction, et en donnant au personnel dautres possibilits dacqurir de nouvelles connaissances thoriques et pratiques. () VLa gestion de linformation et de la communication 14. Des systmes plus fiables et efficaces permettant de collecter, de conserver, dutiliser et de diffuser des donnes devraient tre introduits. Ils devraient assurer le ncessaire protection des donnes personnelles. 15. Les technologies dinformation devraient tres adapts au travail et aux besoins des organes de la justice pnale concerns et aux utilisateurs directs de linformation. Ceux-ci devraient tre consults sur leurs exigences en la matire. 16. Dans le contexte de la gestion de la justice pnale, laccent devrai tre mis sur une bonne communication interne au sein de chaque organe de la justice pnale. 17. Les services de justice pnale devraient sengager dans une politique de diffusion de linformation. Les diffrents niveaux de ladministration de la justice (central, rgional, e local), les autorits judiciaires et les autres services impliqus dans le contrle de la criminalit devraient acclrer les flux dinformations et mieux rpercuter linformation relative laboutissement des affaires traites. 18. Une plus grande importance devrait tre donne llaboration de meilleures relations publiques, notamment afin de rpondre aux besoins et proccupations spcifiques des usagers de la justice pnale, des mdias, du secteur associatif (associations des victimes, par exemple), des citoyens et de leurs institutions dmocratiques (parlements, collectivits locales).
Rapport sur la gestion de la justice pnale [...]
Janeiro de 2006
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Solues Quidgest para e-Justia na Sociedade do Conhecimento

Eng. Filipe Romo e Eng. Carlos Marques Consultores Quidgest
Enquadramento
Em relao aos Sistemas de Informao para o sector da Justia, o diagnstico est feito. Passemos, ento, aco! Est perfeitamente identificado o papel estruturante dos sistemas de informao, sendo comum a utilizao dos processos de implementao de novos sistemas, para levar a cabo as mudanas necessrias nas organizaes. No possvel contudo descurar o papel fundamental do factor humano, e a extrema importncia que reveste o processo de gesto da mudana, baseado numa comunicao clara das mltiplas vantagens associadas aos novos processos a implementar, e de como estas afectam positivamente a todos e cada um dos intervenientes. Aqui o maior inimigo o medo, medo de no saber fazer, de no conseguir aprender, de ser substitudo por umas linhas quaisquer de cdigo, por isso insistimos no processo de gesto da mudana, aberto e participativo, na necessidade do envolvimento e responsabilizao das chefias de todos os nveis e na componente formao, muitas vezes subalternizada, mas sempre de crucial importncia na conquista da adeso generalizada dos utilizadores finais. Contrariamente ao que comummente aceite, acreditamos que as pessoas gostam de mudar, todos ns mudamos vrias vezes na vida, de local de frias, de carro, de casa, apenas para dar alguns exemplos, e os interveniente no actual sistema de justia em Portugal, tm vindo a manifestar cada vez mais a necessidade de mudana, e sua predisposio para participar nesse processo. A Quidgest tem, j, mais de 17 anos de experincia na implementao de sistemas complexos e urgentes, nos mais variados organismos da Administrao Pblica portuguesa, contando com inmeros casos de sucesso, detendo o maior portflio de sistemas especficos para as instituies Pblicas em Portugal. Vamos, em seguida, apresentar algumas solues ao nvel dos sistemas de informao, que nos parecem mais apropriadas para apoiar e estruturar os processos de mudana que se desejam e planeiam para o futuro da Justia portuguesa.
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Solues Quidgest para e-Justia
Balanced Scorecard A Ferramenta Estratgica

O SINGAP BSC uma ferramenta de anlise dinmica que permite visualizar, em tempo real, o desempenho da instituio, permitindo aos gestores da Justia definir a sua estratgia de actuao futura e acompanhar a realizao da mesma de forma simples e integrada com os sistemas da Organizao. Assim, o Balanced Scorecard apoia a gesto estratgica, a avaliao do desempenho e permite acompanhar indicadores de performance organizados em mltiplas dimenses. uma referncia para a organizao, de modo a tornar explcita a estratgia que prossegue, promover o alinhamento estratgico de todas as estruturas, avaliar os resultados alcanados (colectiva e individualmente) e promover objectivos dinmicos. Pelo seu papel estruturante, pela abrangncia e transversalidade em relao ao todo da instituio, consideramos o SINGAP BSC como factor essencial de sucesso de todo e qualquer processo de mudana que se pretenda implementar.
EQA Sistema de Avaliao de Qualidade e Benchmarking

O EQA External Quality Assurance, a ferramenta colaborativa de Benchmarking que a Quidgest disponibiliza s instituies suas clientes. O Benchmarking uma das mais intuitivas formas de deteco de pontos fortes e fracos das organizaes, de avaliao comparativa de desempenhos entre iguais, de anlise de evoluo entre diferentes perodos, para a organizao, e por ltimo de comparao sistematizada face a amostras
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externas devidamente seleccionadas, geralmente de instituies lderes de outros sectores, ou pases. No caso da Justia, a aplicao prtica desta ferramenta permitir o conhecimento real do estado de cada Instituio da justia, nomeadamente ao nvel dos Tribunais, permitindo uma fcil comparao entre o desempenho destes e deteco das respectivas causas. O principal objectivo , acima de tudo, produzir um melhor conhecimento da prpria instituio, das outras instituies da mesma rea, e de modelos ou exemplos de referncia, que facilita a tomada de decises estratgicas, identifica facilmente os pontos de estrangulamento, e incentiva melhoria contnua num ambiente saudavelmente competitivo.
CRM Conhecer o Cidado

O conhecimento do utente dos servios, a sua segmentao, uma vez que existem vrias classes de intervenientes no processo de Justia, ter como consequncia uma melhor e mais adequada capacidade de resposta por parte das instituies, face s solicitaes que so colocadas. Este conhecimento permitir organizar os processos internos de trabalho, no em funo de caractersticas administrativas ditadas por condicionantes organizacionais ou tecnolgicas, mas sim em funo dos vrios intervenientes e das necessidades especficas de cada um, com benefcios bvios para todos, por melhoria da capacidade de resposta dos servios, por melhoria global de imagem percepcionada pelos utentes, e por um aumento significativo da satisfao destes face ao atendimento e servios prestados. Nesta perspectiva os sistemas de CRM da Quidgest constituem uma nova forma de conceber e gerir o relacionamento com o utente, articulando e conciliando novas tecnologias da computao com uma anlise aprofundada da instituio e dos seus utentes.
SINGAP Sistema Integrado para a Nova Gesto da Administrao Pblica

A estruturao e organizao de toda e qualquer instituio comea necessariamente pelo controlo da situao financeira, pelo controlo do patrimnio, bens activos e economatos, e pelo controlo e gesto dos recursos humanos. O SINGAP Sistema Integrado para a Nova Gesto da Administrao Pblica, um ERP de 2 gerao, integrado, concebido exclusivamente para a Administrao Pblica portuguesa, com eficincia e eficcia comprovada em inmeros organismos pblicos das mais diversas reas.
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Ainda como exemplo, a comunicao entre alguns dos subsistemas processa-se de acordo com a seguinte figura:
WorkFlows base do Sistema Integrado para a Nova Administrao Pblica
O SINGAP da Quidgest unifica os processos da instituio criando uma cadeia de funes integrada. A Gesto Global, a Gesto Financeira e a Contabilidade Pblica, a Gesto de Recursos Humanos e a Gesto Patrimonial so conjugadas de forma a criar um processo de integrao rpido e facilitado. Por exemplo, as tarefas relacionadas como a gesto de bens patrimoniais (mveis, imveis e viaturas) e a gesto de existncias esto coerentes com os registos contabilsticos associados, ou as verbas que resultam do processamento de vencimentos, com os respectivos abonos e descontos, esto interligadas s rubricas oramentais e contas do POCP. Imagine-se a possibilidade de a Justia nacional poder conhecer, em tempo real, o patrimnio existente em cada Tribunal, de se poder obter informao sobre PCs obsoletos para renovao do parque informtico a nvel global (com evidentes vantagens de custo por aquisio em quantidade) ou poder fazer comparao entre funcionrios a nvel nacional! Em suma, o SINGAP permite: Obter informao de gesto em tempo real Avaliar o desempenho dos funcionrios Cumprir com a legislao em vigor, nomeadamente nas reas de vencimentos, CIBE, aquisies pblicas e POCP Gerir de forma centralizada descentralizando o tratamento da informao.
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Sendo parametrizado de acordo com os requisitos pretendidos por cada instituio cliente. Cada soluo corresponde, deste modo, aos objectivos e necessidades especficas de cada organismo, em funo do enquadramento estratgico e da avaliao inicial da situao existente na perspectiva orgnica, funcional e tecnolgica.
Esquema dos mdulos do SINGAP
Sistema de Gesto de Centro de Atendimento Multicanal

O sistema no funciona fechado sobre si mesmo, mas sim em permanente contacto com o exterior, com todos os agentes e intervenientes com o processo de Justia. Torna-se pois necessrio criar condies para uma ampla e clara plataforma de comunicao, de que paradigma o Atendimento Multicanal. Com o sistema de gesto Multicanal, o Centro de Atendimento dispe de um interface de comunicao profissional, no qual todas as chamadas telefnicas, faxes, e-mail, correspondncia e consultas via Web, podem ser atendidas e respondidas de forma rpida e eficaz. A Quidgest disponibiliza desta forma um sistema de distribuio profissional de chamadas para determinadas funes operacionais como recepo de pedidos, processamento de ordens, help-desk, reclamaes, etc.
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A integrao do Centro de Atendimento em plataformas de Messaging como Microsoft Exchange ou Lotus Notes tambm uma componente importante do Contact Center para a distribuio de mensagens offline como e-mail, fax e voice-mail. a extenso lgica de sistema de WorkFlows existente, por exemplo para processamento de pedidos e correspondncia ou responder a questes tcnicas.
Esquema de Centro de Atendimento multicanal
SINGAP Gesto Documental

O carcter processual da Justia leva-nos obrigatoriamente necessidade de organizar a gesto de documentos e processos, incluindo a utilizao preferencial de documentos em suporte digital, substituindo a circulao em papel, tornando mais gil e eficaz o tratamento processual, bem como reduzindo o tempo de resposta. A disponibilidade imediata de todo e qualquer documento ou processo aos responsveis pela tramitao do mesmo, a possibilidade de recorrer a bases de dados generalizadas de informao corrente, entre outras funcionalidades, sero seguramente factores que tero um efeito exponencial na capacidade de resposta global do sistema. A Gesto Global de Documentos da Quidgest, perfeitamente integrada com o sistema de gesto de WorkFlows, apresenta um interface intuitivo com um conjunto de caractersticas que o tornam muito eficaz: Controlo de prazos de entradas, deslocaes internas, sadas, e processos; Agregao de entradas, sadas e documentao interna em processos virtuais e funcionalidades de gesto destes processos;
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Pesquisas e listagens que permitem responder em segundos a um leque diversificado de questes Digitalizao de documentos Links para documentos de qualquer tipo, abrindo directamente as respectivas aplicaes Agendas individuais ou colectivas com as tarefas a realizar Amplo conjunto de estatsticas que permitem compreender melhor o funcionamento do organismo em termos de assuntos tratados e volume de informao; ter uma percepo mais objectiva da repartio do trabalho pelos diversos servios e identificar a eventual sazonalidade do trabalho em termos de volume e tipo de entradas e sadas, avaliar o desempenho dos tcnicos e dos servios, entre outras.
Sistema de Gesto de WorkFlows

A um conjunto de actividades ordenadas por uma certa sequncia atribudo o nome de fluxo de trabalho ou workflow. Qualquer procedimento definido por uma instituio pode ser decomposto em vrios passos que seguem uma certa ordem e determinados parmetros. Com uma soluo que ordena e suporta os fluxos de trabalho existentes nas instituies, a gesto das tarefas facilitada, porque existe uma partilha e organizao das informaes. O sistema de WorkFlows disponibilizado pela QUIDGEST, permite a construo e alterao de fluxos de trabalho atravs de uma ferramenta visual integrada no sistema, sendo os fluxos de trabalho definidos de acordo com as necessidades da aplicao, e as actividades a incluir nos fluxos definidas pelo cliente. Como principais vantagens resultantes da utilizao da ferramenta de WorkFlows destacamos a Velocidade de execuo das tarefas, a Distribuio automtica das tarefas, o Controlo de execuo das tarefas, a Simplificao de processos e tarefas, e a melhoria da Organizao dos processos.
Gesto da Mudana e Formao

No possvel efectuar qualquer implementao de sistemas, sem devidamente acautelar a Gesto da Mudana e a Formao dos futuros utilizadores. A prtica de Gesto da Mudana da Quidgest assenta, para alm do envolvimento natural de vrios colaboradores ao longo das sesses de levantamento e recolha de informao, na execuo em vrias fases do projecto, de diversas iniciativas com o intuito de gerir as expectativas dos futuros utilizadores do sistema.
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Os objectivos desta actividade so os seguintes: Planeamento do trabalho das equipas de forma a garantir a participao de todos os elementos chave da Instituio nas diversas fases do projecto, em articulao com os membros da equipa de projecto da Quidgest; Realizao de actividades de ice breaking e sesses de teambuilding, com equipas interdisciplinares adaptadas realidade constatada no terreno; Definio de um plano de comunicao interno, logo na fase de arranque do projecto, adequada realidade encontrada na Instituio e contemplando aspectos como mailings peridicos sobre o projecto, eventuais questionrios, sesses inter-departamentais e merchandising. Para alm da formao especfica ministrada em projectos de implementao de sistemas, a Quidgest, entidade formadora acreditada pelo IQF, disponibiliza servios formativos, econmicos e eficazes, seja em cursos temticos, abertos a vrias instituies, mediante inscrio de formandos, seja em cursos especficos, elaborados para dar resposta a necessidades especficas de uma dada instituio, e ministrados na Instituio e apenas a colaboradores da mesma, para a qual o curso foi elaborado.
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Experincias de Sucesso
Dra. Paula Silva Simes Account Manager SAP Portugal
Ministrio da Justia Israelita - Soluo de Portal, Gesto de Contedos e Business Intelligence

O Ministrio da Justia Israelita o brao legal do seu Governo, disponibilizando um leque alargado de servios e aconselhamento ao governo e Cidados de Israel. O Ministrio compreende 37 departamentos e agncias, incluindo: procuradoria, direito legal e civil, defensores oficiosos, registo de propriedades, centro nacional de mediao, registo de empresas, patentes e marcas, etc. Cada uma destas organizaes tinha a sua prpria infra-estrutura tecnolgica, solues e pessoal de suporte, o que se tornava dispendioso e complicado. Neste contexto, o Ministrio da Justia Israelita decidiu avanar para um projecto de normalizao da tecnologia utilizada, criando uma infra-estrutura que melhor suportasse cada departamento e potenciasse a melhoria dos servios prestados aos cidados. Tipicamente, os cidados esperam de antemo que os seus pedidos demorem longos dias a serem executados, por outro lado desconhecem a forma de funcionamento das instituies e portanto a desconhecem qual a melhor forma para conduzir o seu processo. O Ministrio da Justia Israelita tinha como objectivo prioritrio prestar um servio melhor aos seus contribuintes e aos seus colaboradores. Os cidados no devem ser enredados em processos complicados s porque estes funcionam para o Estado afirma Ronnen Brunner, CIO do Ministrio da Justia Israelita. Os processos devem ser pensados para funcionar em primeira instncia para os cidados. Com o compromisso de prestar um servio melhor e mais clere aos cidados, o Ministrio da Justia Israelita avanou com a adopo de uma nova infra-estrutura tecnolgica como veculo para garantir o alcanar dos objectivos propostos. A nova infra-estrutura integra e normaliza todos os sistemas do ministrio, sendo uma ferramenta nica e um mecanismo de fcil utilizao. Pelas funcionalidades, robustez e segurana apresentadas, a escolha desta nova infra-estrutura recaiu sobre a soluo SAP Netweaver. Chave para esta nova infra-estrutura unificada foi a soluo de portal escolhida j que permitiu integrar todos os servios e fornecer um ponto nico de acesso s aplicaes e informao, necessrios para os empregados do ministrio. A soluo de portal hoje a ferramenta que permite
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aos empregados do ministrio prestar esclarecimentos e servios aos cidados de forma mais rpida e eficiente. A administrao do ministrio tambm procurava uma soluo de gesto de contedos que facilitasse o acesso vasta informao existente nos diversos ministrios, s pessoas certas e na altura correcta. A soluo deveria tambm garantir acesso dos directores a uma ferramenta de business intelligence que suportasse a tarefa de tomada de deciso. Ronnen Brunner, CIO do Ministrio da Justia Israelita, afirma: estamos bastante satisfeitos com o conceito e performance do SAP NetWeaver. A soluo respondeu realmente s nossas necessidades de sustentar aplicaes diversas e de interligar outras infra-estruturas e sistemas processuais, viabilizando que aplicaes SAP e no SAP trabalhem em conjunto. O ministrio procurava uma soluo de portal que suportasse vrios standards, trabalhasse com diversas tecnologias, fornecesse integrao simples e trabalhasse com produtos SAP e no SAP. O portal da soluo SAP Netweaver hoje o nico ponto de acesso s diversas aplicaes do ministrio, garantindo vrios nveis de segurana e uma forte capacidade de personalizao de forma a adequar o portal s funes e preferncias de cada colaborador. Os aspectos estticos e funcionais tambm no foram descorados j que o portal tem que ser apelativo para atrair os utilizadores. Hoje, todos os colaboradores do ministrio utilizam o portal diariamente como a sua ferramenta de eleio. A equipa de projecto integrou pessoas da SAP e do ministrio que trabalharam no mapeamento das necessidades da organizao e dos servios que a soluo deveria disponibilizar. Desta forma garantiu-se tambm a passagem de conhecimento. Aps o trmino do projecto o desafio seguinte foi o de encetar os 3.000 utilizadores do organismo no portal. A forma encontrada para que os utilizadores compreendessem o funcionamento do portal foi introduzir no mesmo vrios servios de convenincia. Por exemplo, o pedido de cafs e bolos para uma reunio passaram a ter que ser efectuados via portal. Ao definir quem tinha autorizao para fazer estes pedidos de coffee-break, quem aprovava os pedidos, o que era permitido encomendar e a que empresa, o ministrio conseguiu um decrscimo para metade nos gastos anuais neste tipo de encomendas. Cada novo servio disponibilizado no portal contribui para que o ministrio se torne mais organizado. Utilizar as ferramentas do portal implica definir regras e permisses o que obriga os departamentos a melhor definirem as suas actividades e responsabilidades.
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Com mais de 100 sistemas de informao dispersos e pastas cheias de referncias a documentos, o Ministrio da Justia Israelita viu uma clara oportunidade para utilizar as capacidades da funcionalidade de gesto de contedos como um veiculo para facilitar o acesso informao, gerando ganhos significativos tanto de tempo, como de dinheiro. O primeiro organismo a ser alvo da implementao desta soluo foi a Procuradoria onde os advogados se queixavam das inmeras horas perdidas a pesquisar informao. S na Procuradoria, com cerca de 1.000 advogados, e depois da adopo desta soluo contabilizou-se uma poupana de 20 horas por ms e por advogado. Se Procuradoria ainda se juntar os demais advogados do ministrio, o ganho enorme. Outro objectivo do projecto foi o de integrar os dados oriundos das diversas fontes em informao utilizvel pelos gestores para a tomada de decises. Para tal, o ministrio implementou tambm a soluo SAP Business Intelligence. Com integrao directa com as outras componentes SAP NetWeaver, SAP BI disponibiliza funcionalidades de data warehousing, ferramentas de reporting e de anlise e modelos de melhores prticas. A informao agregada e disponibilizada aos gestores atravs do portal. Pela primeira vez, informao critica como estatsticas e execuo oramental so disponibilizadas online a todas as pessoas do ministrio com responsabilidades de deciso.
Polcia Judiciria Portuguesa - Sistema de Gesto Integrada

A Polcia Judiciria o rgo de coadjuvao das autoridades judicirias, Magistratura Judicial e Ministrio Pblico de Portugal, estando sob a tutela do Ministrio da Justia e assumindo como misso colher provas para, no plano factual e jurdico, serem jurisdicionalmente sustentadas. Presentemente, a instituio integra mais de 2.000 funcionrios dispersos por todo o territrio de Portugal. A sensibilidade da informao e a actividade da Polcia Judiciria levaram a um algum isolamento das novas ferramentas de tecnologias de informao para a gesto administrativa e organizacional, considerando-se que, dada as especificidades da Polcia Judiciria, no existiriam solues no mercado que respondessem aos requisitos da organizao. Em Dezembro de 2001 avanam para o projecto SIAIC - Sistema Integrado de Apoio Investigao Criminal, no mbito do qual se pretende modernizar as diversas reas funcionais da Polcia Judiciria e optimizar a sua comunicao com o cidado. O projecto define como prioridade a modernizao da estrutura administrativa.
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Por falta de uma ferramenta tecnolgica a Polcia Judiciria mantinha muitos processos manuais e muitas vezes em repetido, no existindo integrao entre os diversos servios, ocasionando fragmentao da informao e dos processos. Em concurso pblico a Polcia Judiciria seleccionou a aplicao mySAP Business Suite, aplicao que melhor respondeu aos requisitos do caderno de encargos, apresentando tambm um conjunto muito positivo de referncias no mercado. O projecto de implementao foi designado mySAP Inovao, foi faseado no tempo, tendo a primeira fase a durao de cerca de 6 meses. Para a implementao deste sistema de gesto integrada foi necessrio proceder harmonizao dos processos da instituio. Neste contexto, houve que gerir diferentes hbitos e procedimentos dos funcionrios de cada um dos Departamentos de Investigao Criminal, onde existe um brao das reas administrativas. Outro desafio foi a disperso geogrfica da Polcia Judiciria, na medida em que, a cada localizao, havia processos diferentes. Cada diviso modelava os processos em consonncia com as suas necessidades especificas mas em desarticulao com a organizao com um todo. Segundo os representantes da Polcia Judiciria o impacto da soluo na rea administrativa significativo em termos de produtividade e eficcia nas actividades dirias, abrangendo as reas de informao no criminal, de recursos humanos e financeiros. No obstante, os efeitos sentem-se em toda a Instituio, o impacto do projecto global, tendo trazido uma maior celeridade no processamento dos vencimentos e aprovisionamento e tambm na possibilidade de consultar, de forma rpida, a informao.
Setembro de 2005
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Contributo para o estudo da e-Justia da APDSI

Eng. Jos Lus Costa Oliveira Business Development Manger Siemens, S.A.
1. Introduo
Ao prepararmos este contributo para o estudo e-Justia coordenado pela APDSI, no pudemos deixar de constatar que muitos dos problemas encontrados so comuns a quase todas as reas da administrao pblica central e que as solues tambm no diferem das que seriam recomendadas para outros organismos. As diferenas encontram-se, naturalmente, ao nvel das especificidades de cada rea, que no caso deste estudo no deixaro de ser tratadas por especialistas qualificados de vrios organismos que igualmente colaboram no estudo. Por isso o nosso contributo se resume a aspectos mais gerais da utilizao das TIC e do seu enquadramento no processo de transformao da administrao pblica e a referir dois exemplos da sua utilizao na rea da Justia noutros pases europeus.
2. Diagnsticos e solues
Na rea da Justia, como em tantas outras reas de actividade em Portugal, tm-se feitos inmeros diagnsticos ao longo dos anos, com resultados que variam, mas que apontam todos na mesma direco: a Justia no responde aos anseios dos cidados, essencialmente devido a falta de meios. Destes meios so referidos os mais diversos, em funo do ponto de observao de quem faz o diagnstico e dos interesses das vrias reas profissionais envolvidas, mas sempre referida a falta de investimento em tecnologias da informao (TI). De todos os meios que so constantemente reivindicados, os mais fceis de satisfazer so sem dvida os meios tecnolgicos, especialmente os equipamentos e o software de base para a sua utilizao. Como consequncia, os sucessivos governos tm gasto verbas considerveis na modernizao dos equipamentos e na implementao de novas aplicaes para a rea da Justia, sem que a percepo sobre a sua ineficcia seja substancialmente alterada aos olhos dos cidados e dos agentes econmicos. Naturalmente que no mbito desta contribuio para o estudo e-Justia no cabe uma anlise detalhada de todos os meios que so ou no, postos disposio do sistema de Justia, mas no
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podemos deixar de referir que talvez esteja por fazer o estudo sobre a utilizao que feita de todos os recursos existentes e sobre as reais possibilidades da sua optimizao. Este o caminho que tem sido seguido pelas empresas privadas de sucesso, que lhes permite de forma permanente fazer mais e melhor, sem o correspondente aumento de meios que a necessidade de competir num mercado global no comporta. Dito de outra forma, as empresas tm que inovar constantemente, simplificando os seus processos de actuao e adoptando novos modelos de funcionamento que lhes permitam prestar melhores servios a preos sempre mais competitivos, com elevados graus de satisfao dos seus Clientes. Este tambm o desafio que se coloca s organizaes do governo central, nomeadamente ao sistema de justia.
3. Uma viso de futuro

Do ponto de vista dos cidados e dos agentes econmicos, destinatrios ltimos do sistema de justia, o grande objectivo ser a evoluo de um estado de direito para um estado de justia. Para tal, o sistema de justia tem que deixar de ser hermtico e dirigido apenas s classes profissionais que o compem, para se tornar aberto, universal, clere e inteligvel pelo comum dos cidados. Para que se atinjam estes objectivos, h que reformular profundamente o sistema e o seu modo de funcionamento, usando as TI como a base da sua transformao.
4. A Inovao como base da soluo

A soluo para o chamado problema da Justia passa em grande parte pela Inovao que ter que ser feita a vrios nveis: Nos processos de funcionamento das organizaes que fazem parte do sistema de Justia e na sua articulao entre si. Nas mentalidades, com os agentes da Justia a adoptarem uma posio de empenho na reformulao dos processos e das organizaes. Na utilizao das tecnologias, como suporte Inovao e articulao entre as vrias organizaes e os vrios actores do sistema de Justia. Na legislao relacionada com a Sociedade da Informao, que necessita ser mais clara e menos dispersa. A correcta utilizao da tecnologia um factor crtico de sucesso para a transformao do sistema, mas no de todo suficiente, se no actuarmos ao nvel dos processos, das mentalidades e da legislao.
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As TI so um meio e no um fim em si mesmo, pelo que o investimento feito nesta rea corre o risco de ser desaproveitado, se no for acompanhado de uma reforma profunda dos processos de funcionamento e se no contribuir para um melhor servio prestado aos destinatrios do sistema de Justia.
4.1 Processos A reformulao dos processos tem que fazer-se verticalmente e horizontalmente dentro de cada organismo e horizontalmente entre os vrios organismos que tm que cooperar entre si. urgente acelerar a comunicao entre Conservatrias e Notrios e permitir aos tribunais acesso directo a informaes sobre registos e actos notariais, de forma a evitar que os funcionrios e, em ltima anlise, os cidados e empresas tenham que fazer o papel de estafetas da administrao, pedindo e transportando documentos de um organismo para outros para fornecer informao que j est na sua posse. Naturalmente que as tecnologias de informao e comunicao tero um papel fundamental na viabilizao desta reformulao de processos, sem as quais ela no seria de todo possvel.
4.2 Mentalidades Tem-se feito um esforo considervel na formao ligada s TIC a todos os nveis das organizaes governamentais, mas pensamos que muito est por fazer na formao dos quadros aos variados nveis para que seja adoptada uma atitude de Inovao dentro da administrao. Com efeito, o que transparece para fora do sistema, nomeadamente atravs da comunicao social, uma permanente preocupao dos vrios sectores da Justia com a sua rea especfica de actividade, sem uma viso de conjunto do sistema orientada para os destinatrios ltimos da sua actividade que so os cidados e os agentes econmicos. Sem uma verdadeira evoluo neste captulo ser difcil atingirem-se os objectivos de reformulao de processos, que reputamos de essenciais para a evoluo do sistema de justia.
4.3 Legislao da Sociedade da Informao A nossa prtica de muitos anos de trabalho com a Administrao Pblica e com as tecnologias de informao leva-nos a constatar que o edifcio legislativo que enquadra esta actividade complexo e est muito disperso, dificultando a sua utilizao. A ttulo de exemplo refira-se que a obra Sociedade da Informao Colectnea de legislao, de Nuno Victorino e Joo Ricardo Catarino, 1 edio, publicada por Vislis Editores em Abril de 2004,
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refere a existncia nessa altura de um total de 100 diplomas legais relacionados com a Sociedade da Informao, divididos em 17 reas temticas. Realidades como 11 diplomas diferentes para regular o acesso s TIC, outros tantos para o comrcio electrnico, 5 para a assinatura electrnica e 3 para a factura electrnica certamente no facilitam a adopo destas tecnologias, tanto pelo estado, como pelos cidados e pelas empresas. Para elucidao fica o quadro com os 17 temas e o nmero de diplomas para cada um.
reas temticas Acessibilidade Acesso s TIC Acesso aos documentos Administrao pblica Assinatura electrnica Base de dados Comrcio electrnico Criminalidade informtica Dados pessoais e-Government (Governo electrnico) Factura electrnica Fiscalidade e Segurana Social Justia Moeda electrnica Nomes de domnio Patrimnio intelectual Diversos
Diplomas 2 11 3 9 5 6 11 2 5 14 3 18 4 1 1 2 3
Total de temas Total de diplomas
17 100
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5. Exemplos de utilizao
A Siemens tem participado em muitos projectos relacionados com a rea da Justia, em que as TI so usadas como suporte de modernizao administrativa e como elemento facilitador da reformulao de processos das organizaes abrangidas. Destes exemplos mencionamos dois que nos parecem elucidativos.
5.1 Projecto ForumSTAR no estado alemo da Baviera Com o seu projecto designado por uma Justia moderna usando forumSTAR o estado alemo da Baviera est a equipar os rgos judicirios com tecnologia de ponta numa filosofia de interligao de todos os organismos relacionados com o servio de Justia. A utilizao de PCs em rede permite a magistrados, oficiais de justia, funcionrios dos tribunais e outros colaboradores participar de forma integrada em processos de trabalho comuns, fazendo uso de todas as facilidades electrnicas disponveis, nomeadamente correio electrnico, acesso Internet e acesso Intranet. O projecto forumSTAR compreende as seguintes actividades: Equipar aproximadamente 12.300 postos de trabalho com PCs de ltima tecnologia e integr-los numa rede de comunicaes que abrange todos os organismos judiciais, com ligaes seguras s restantes autoridades do estado da Baviera. Migrao para ambiente Web das aplicaes relacionadas com gesto de coimas, gesto dos tribunais e processamento de texto do Ministrio Pblico. Concepo e desenvolvimento dos sistemas relacionados com: Tribunais criminais, de famlia, menores, execuo de penas e cvel Gesto de custas para procedimentos especializados Registo predial (SolumSTAR) Registo comercial (RegisSTAR) Gesto e operao de um centro de Help Desk de TI para apoio aos utilizadores dos sistemas judicirios Para alm do fornecimento, instalao e integrao dos equipamentos e da concepo e desenvolvimento dos sistemas, a Siemens encarregou-se tambm da gesto do projecto e da consultoria tcnica, envolvendo no projecto um total de cerca de 100 pessoas.
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5.2 Associao austraca de notrios A Siemens e a Associao Austraca de Notrios implementaram uma soluo que permite a todos os notrios do pas arquivar documentos num sistema central de arquivo que gerido pela empresa CyberDOC, criada expressamente para o efeito, com participao de ambas as entidades. Nos sistemas da CyberDOC so arquivadas e geridas todas as escrituras e outros documentos notariais em suportes no regravveis que garantem a sua integridade e perenidade, devidamente codificadas para evitar a sua consulta por pessoas no autorizadas. Para garantir a segurana dos documentos arquivados so usadas tcnicas de assinatura digital com cartes inteligentes, de acordo com a legislao austraca de assinaturas electrnicas. Aos documentos notariais arquivados no sistema podem aceder os notrios e outras entidades devidamente autorizadas, de acordo com normas de segurana previamente definidas. O sistema usado actualmente por cerca de 460 notrios em todo o pas que arquivam cerca de 100.000 documentos por ano, prevendo-se que outras entidades venham tambm a aceder aos documentos arquivados, nomeadamente o Ministrio da Justia (Registo Predial e Comercial, j informatizados), advogados e o Ministrio das Finanas para efeito de verificao e controlo dos documentos em que haja clculos de impostos feitos pelos notrios.
Amadora, 16 de Janeiro de 2006
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E-Justia O que tem o sector da Justia a ganhar com o desenvolvimento da Sociedade da Informao
Eng. Paulo Vilela Arquitecto de Sistemas Sun Microsystems
1. Diagnstico
1.1 Lentido dos processos A queixa mais comum em Portugal sobre o sistema de justia que ele lento. Processos que se arrastam anos, cidados a quem no feita justia em tempo til. A justia lenta uma forma de perpetuao da injustia. As razes desta lentido sero principalmente de ordem processual e organizativa. Creio ser consensual que os Sistemas de Informao podem contribuir para acelerar os processos, com a desmaterializao da informao e a utilizao de ferramentas de partilha de informao e de Gesto Documental.
1.2 Abismo entre Legislao e Lgica dos Sistemas de Informao Uma questo que tem sido bastante ignorada a da dificuldade de transcrio da legislao para os sistemas de informao. Vrios projectos na rea da Justia tiveram dificuldades de implementao devido dificuldade de efectuar a correspondncia entre a linguagem formal legislativa e a lgica processual dos sistemas de informao. Neste momento o mundo empresarial comea a utilizar de uma forma sistemtica metodologias processuais como o Business Process Management , que so depois transcritas em termos de software para disciplinas de modelizao de alto nvel como o UML (Universal Modeling Language). Seria de extrema utilidade em termos de eficincia que a produo legislativa evolusse do sculo XIX para o sculo XXI e fosse acompanhada por um modelo formal do ponto de vista de lgica de processos.
1.3 Segurana A confiana na Justia tem vindo a ser ameaada pelo problema do acesso informao dos processos judiciais. Os processos em papel so os de mais fceis acesso e desvio. Os processos registados em computadores individuais ficam tambm bastante inseguros, podendo normalmente ser facilmente acessveis, e sendo os computadores pessoais muito susceptveis a roubo. Esta questo tem vindo a ser tratada no mbito dos sistemas de informao da Defesa, com sistemas rigorosos de controlo e registo de acessos, com a utilizao de sistemas fortes de autenticao, e com o armazenamento de informao em cofres-fortes virtuais.
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1.4 Representao digital da identidade No mundo da Sociedade da Informao somos cada vez mais confrontados com a questo da representao digital da nossa identidade. Quer seja como indivduos negociando com outras pessoas ou empresas na Internet, como cidados interagindo com a Administrao Pblica ou como magistrados, agentes ou funcionrios judiciais utilizando os sistemas informticos da Justia, a nossa identidade passou a ter esta componente digital. O edifcio legal tem de a tomar em conta, e os sistemas informticos tm de ser abertos aos cidados de uma forma digital, preservando embora a segurana. Este no um tema fcil, at porque a nossa identidade digital pode ser multifacetada. Assim como temos mltiplos cartes de identificao na carteira, tambm iremos ter mltiplas identidades digitais com maior flexibilidade ... e ocupando muito menos espao...
1.5 Representao digital da informao medida que a informao passa a ter um suporte digital passa a ser cada vez mais relevante a forma do seu armazenamento. Corre-se o risco de existir informao em silos que so acessveis apenas atravs de programas informticos das empresas fornecedoras de software, quer adquirido num pacotes ou programado medida. A Administrao Pblica cria assim relaes de dependncia com quem lhe vendeu ou lhe programou uma determinada aplicao, e os prprios cidados sero confrontados com esse problema quando finalmente lhe for disponibilizada a informao processual e outra de uma forma pblica. J so vrias as entidades europeias que tomam posio sobre este tema, impondo normas abertas de documentos digitais e a abertura do cdigo de sistemas crticos.
2. Contributos para resoluo

2.1 Sistemas Integrados de Justia Uma contribuio significativa que os Sistemas de Informao podem dar Justia relativa sua lentido. Processos que se arrastam anos, cidados a quem no feita justia em tempo til. Se bem que o alterar desse estado de coisas deva passar sobretudo por mudanas organizativas e processuais, a tecnologia pode dar uma ajuda. Um dos elementos que poder contribuir bastante para o acelerar da Justia em Portugal a implementao de um Sistema Integrado de Justia. A implementao actual de sistemas de informao dever incluir conceitos como SOA (Service Oriented Architecture) e ESB (Enterprise System Bus), que tornem os sistemas mais flexveis mudana e interoperabilidade. Sistemas desses j existem, por exemplo no Canad e Reino Unido, permitindo que os vrios organismos do sistema judicial troquem informao processual. Neste documento descrevemos brevemente essas duas experincias.
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The Justice Information System (JUSTIN) Este sistema foi implementado pelo governo da British Columbia, no Canad, com os seguintes objectivos:

Integrar as numerosas aplicaes de justia criminal num nico sistema Assegurar a participao activa de todas as agncias de justia criminal Melhorar a partilha de informao atravs de um repositrio de dados desde o incio dos processos at s sentenas Suportar o sistema de justia criminal atravs da disponibilidade de acesso electrnico a informao processual de todas as jurisdies
O sistema JUSTIN comeou a ser implementado na provncia da British Columbia em 1998. Neste momento utilizado por 400 entidades, incluindo os Tribunais, Conselhos de Magistratura, Polcias de Segurana e Judiciria, Ministrio Pblico, Institutos de Correco de Menores, Institutos de Reinsero e Servios de Apoio Vtima. De um ponto de vista funcional o sistema JUSTIN permite:

Relatrios de polcia e agendamentos. Avaliao e aprovao de processos a levar a julgamento Notificao de vtimas e testemunhas Agendamento de julgamentos Registo de resultados e produo de documentos JUSTIN trata sobretudo de processos, mas contem tambm informao corrente e
O sistema
histrica sobre os arguidos condenados em juizo, desde a priso, sentena, custdia judicial, liberdade condicional e libertao definitiva. Este sistema integra o fluxo processual entre os sistemas policial, o Ministrio Pblico e os Tribunais. O sistema JUSTIN integra-se num contexto mais alargado, que inclui os sistemas PRIME BC,
CORNET, and Lockup Management System (LMS). O sistema PRIME - Police Records Information Management Environment reune toda a informao operacional da Polcia, e est a ser alargado para permitir o acesso online s patrulhas de informao sobre suspeitos.
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O sistema CORNET - Corrections Offender Management System utilizado pelo sistema prisional para acesso a informao sobre os indivduos sobre sua custdia, desde a entrada no sistema at libertao e aos processos de reintegrao. Na implementao do sistema JUSTIN aprenderam-se vrias lies. Antes deste sistema existiram outras tentativas de integrar todos os componentes da justia criminal e civil de uma s vez. Esta aproximao do tipo big bang falhou completamente. Era demasiado complexo e agressivo. Aprendeu-se a experimentar e no se tentar fazer tudo de uma nica vez. A aproximao seguinte foi bastante diferente modular, metdica e incremental, em vez de tudo de uma s vez. O primeiro passo foi construir o sistema JUSTIN como um sistema de gesto de processos utilizada pelo Ministrio Pblico e pelos Tribunais, mas partilhada com as instituies de correco e a polcia. Foi feito um piloto inicial, avaliado e corrigido de acordo com a avaliao feita. S depois foram desenvolvidos e integrados novos mdulos. Outra lio foi a importncia da gesto da mudana. Uma das razes do falhano de grandes projectos tecnolgicos no a tecnologia, a falta de planeamento da mudana. Na implementao do JUSTIN foram desenvolvidos modelos de negcio ao longo de seis meses, de forma a assegurar um correcto fluxo de informao entre os vrios mdulos e respectivos utilizadores. Foram desenvolvidas aces de formao com cursos de 5 a 7 dias. O ritmo da mudana foi tambm considerado, tendo-se aprendido que os esforos para as mudanas de cultura necessitam de um passo lento e cauteloso. Prticas antigas enraizadas so difceis de ultrapassar, tendo sido encontrada muita resistncia inicial. Antes da implementao do sistema
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JUSTIN no havia praticamente contacto entre as vrias entidades da Justia Criminal. Mas tal no era possvel com o novo sistema, em que era necessria a cooperao entre os vrios grupos para desenvolver processos e normas comuns. Como resultado do processo de gesto da mudana muitas prticas tiveram de ser revistas ou alteradas. Por exemplo, a numerao dos processos, que era gerida pelos funcionrios dos tribunais, passou a ser gerida pelos funcionrios do Ministrio Pblico. Criminal Justice System Os objectivos de implementao do um sistema integrado de Justia no Reino Unido o Criminal Justice System, foram:
Aumentar a produtividade e eficincia do sistema judicial atravs de um Sistema de Justia Criminal integrado Efectuar poupanas financeiras Melhorar as relaes com o pblico Reduzir o nvel de criminalidade no Reino Unido
O projecto CJS visa assegurar ligaes seguras entre todos os departamentos judiciais Procuradoria, Tribunais, Prises, Polcia, Servios de Reinsero e Servios Correccionais de Menores A implementao foi faseada:

Correio electrnico entre os profissionais ligados justia criminal, Comunicao segura entre os departamentos de forma a permitir a partilha de casos de forma electrnica (em fase final de implementao) Acesso ao andamento dos processos por parte das vtimas e testemunhas ( em implementao)
O sistema est a ser implementado numa arquitectura de hub and spoke , ou seja, com um sistema central em Java a efectuar as ligaes entre os vrios organismos.
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2.2 Segurana Os processos em papel so os de mais fceis acesso e os mais susceptveis a desvios. Os computadores individuais so tambm bastante inseguros, podendo a informao neles residente ser facilmente acessvel, quer directamente quer atravs de vrus informticos. So tambm muito susceptveis a roubo. A questo da Segurana da Informao tem vindo a ser tratada de uma forma integrada no mbito da Defesa, com sistemas rigorosos de controlo e registo de acessos, pela utilizao de sistemas fortes de autenticao, e pelo armazenamento de informao em cofres-fortes virtuais. Estes implicam uma segurana a vrios nveis. A mesma aproximao possvel e desejvel no caso da Justia, com definio de vrios nveis de segurana no acesso informao, e dos actores (magistrados, funcionrios) que podem ter acesso a cada bloco de informao. Classificao da Informao
Um componente essencial segurana da informao a sua classificao segundo a sua confidencialidade e os grupos de acesso. A informao poder ser Muito Secreta (casos de alta criminalidade), Secreta (casos em segredos de justia), Confidencial (apenas acessvel aos envolvidos no processo- juizes, advogados de acusao e de defesa, rus e queixosos) ou No Classificada ( aberta a todos). Esta uma classificao sugerida, poder haver outra que faa mais sentido. Para o acesso informao ter de haver uma identificao rigorosa dos utilizadores, e tero de existir regras claras de atribuio e alterao de nveis de acesso
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Plataforma Segura
A nvel militar a informao confidencial tem vindo a ser armazenada em plataformas com provas dadas, em sistemas operativos com comprovado controlo de acesso. Nestes sistemas os administradores informticos no tm acesso informao dos utilizadores. Um exemplo o Trusted Solaris, utilizados h largos anos nas Foras Armadas norte-americanas, e incorporado recentemente no Solaris 10. Estes sistemas operativos passaram a certificao Common Criteria, nvel EAL4+ com o Controlled Access Protection Profile e o Role Based Access Control Protection Profile. O controlo de acesso por meios informticos dever ser efectuado atravs de ferramentas como firewalls, sistemas de deteco de intruso e a utilizao de sistemas operativos seguros. Controlo de acesso
O acesso a sistemas informticos em rede deve ser protegido de utilizadores no autorizados, quer externos quer internos, quer por acesso directo que atravs de programas informticos. O controlo de acesso humano dever ser reforado atravs de meios como cartes de identificao inteligentes e/ou biometria, e por limitao de acesso s reas a que necessite aceder, e apenas a essas. Este controlo implica a existncia de um sistema de gesto de identidade dos funcionrios e magistrados judiciais, com uma definio rigorosa dos respectivos privilgios de acesso informao. Este sistema de gesto de identidade dever ser comum a todo o sistema judicial. O armazenamento de dados confidenciais em computadores pessoais (j para no falar de papel) um risco de segurana devido sua grande vulnerabilidade a acesso fsico ou atravs de ataques informticos, e pelo no-registo de acessos. Uma alternativa segura a utilizao de cofres-fortes virtuais, de comunicao encriptada e de terminais de acesso tipo cliente fino, sem armazenamento local ( exemplo: Sun Ray). Registo de Acessos
O controlo de acessos ficar incompleto se no ficar registado em sistema inalterveis quem acedeu, a que formao, e quando. Este registo est includo em sistemas operativos seguros, como o Trusted Solaris, e em sistemas de gesto de identidade que incluem a funo de Auditing, como o Java Systems Identity Suite. Um exemplo de aplicao destes conceitos de segurana o Comando de Sistemas de Guerra Naval e Espacial nos Estados Unidos.
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Space and Naval Warfare Systems Command (SPAWAR) O Comando de Sistemas de Guerra Naval e Espacial (SPAWAR) dos Estados Unidos, em San Diego, tem como misso implementar sistemas utilizados nas foras navais norte-americanas, quer no mar quer em terra. At recentemente, utilizavam sistemas distribudos. Estes sistemas tinham vrios problemas: a existncia de silos de informao; a falta de segurana, por via de vrus ou de ataques; as redes telefnicas caras e limitadas; a dificuldade de integrao; a dificuldade e o custo elevado de efectuar upgrades. Tornou-se claro que o SPAWAR tinha de rumar noutra direco. Em 2002, a Marinha instalou 54 clientes ultra-finos Sun Ray no navio de guerra USS Coronado. Um dos primeiros resultados foi a reduo de postos de trabalho, pois anteriormente a nveis de acesso informao diferentes correspondiam terminais fsicos distintos. Com os Sun Rays o acesso passou a ser controlado a nvel pessoal com a utilizao de Java Cards, e no pelo posto de trabalho. Os Sun Ray apenas processam a que vem do teclado e rato, estando a aplicao e os dados residentes em servidores seguros com sistema operativo Solaris. A administrao destes sistemas Sun Rays inteiramente centralizada, e so perfeitamente substituveis sem qualquer tipo de configurao. A Marinha implementou encriptao dinmica das comunicaes com sistemas Crypteks Secure UTC. Estes sistemas criam tneis VPN aps identificao dos utilizadores, efectuada atravs da insero do carto, de utilizao de userID e password , e da entrada de um PIN. Esta autenticao desencadeia a permisso de acesso aos domnios de segurana pr-determinados para aquele utilizador, e apenas a esses domnios. O teste de verificao do sistema envolveu vrios domnios de segurana : Comando do Pacfico (PACOM) em Camp Smith, no Havai, o Comando da Componente Martima em San Diego, o Comando da Componente Terrestre em Dahlgren, na Virgnia, e parceiros navais da Austrlia, Nova Zelndia, Reino Unido e Canad. A questo determinante era se a arquitectura suportava a interoperabilidade de dados e aplicaes entre estes domnios, mantendo um ambiente de colaborao completamente seguro. A resposta foi um rotundo SIM. O ambiente seguro implementado permitiu o envio da informao correcta s pessoas correctas, no local e tempo desejados. Ficou provado que permitia aumentar a interoperabilidade e centralizar a gesto da segurana. Aps a certificao pela Agncia Nacional de Segurana, esta arquitectura foi implementada em toda a rea de responsabilidade do Comando do Pacfico da Marinha norteamericana
2.3 Cartes de identidade digitais A Identidade Digital a tecnologia que combina sistemas, processos e atributos de um indivduo para garantir, num ambiente de rede, que ele quem diz ser. Os cartes de identificao com chip (vulgo smartcards) permitem que a uma identificao visvel aos olhos humanos se adicione uma identificao electrnica com uma muito maior segurana que os actuais cartes de banda magntica.
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Mais de 80 % dos cartes inteligentes utilizam a tecnologia Java para permitir a existncia de mltiplas aplicaes dentro de um mesmo carto, ou mesmo fazer funcionar um carto como se fossem vrios cartes isolados entre si. Estes cartes, denominados JavaCards, e de que exemplo o novo Carto de Identidade belga, fornecem aos cidados identificao, autenticao e validao da assinatura electrnica. As interaces dos cidados com a Administrao Pblica pode assim ser efectuada de forma rpida e segura. Podem ser utilizados para identificao, autenticao e autorizao de diversos servios pblicos, incluindo declarao de impostos, requisies de documentos oficiais (certido de casamento, certido de nascimento, etc.), submisso electrnica de concluses de casos judiciais, bem como aceder a uma livraria electrnica, piscinas municipais e outros servios comunitrios.
2.4 Normas abertas de documentos Cada vez mais documentos so arquivados em forma electrnica em vez de papel. O papel um formato neutro, pode ser utilizado independente do fabricante. No mundo electrnico no tem existido essa neutralidade, e as vrias administraes pblicas esto em muitos casos dependentes de um nico fornecedor de software para poderem aceder aos seus prprios documentos. Os documentos da Administrao Pblica correm o risco de serem tornados inacessveis a no ser pela perpetuao da utilizao de uma nica aplicao. Esta situao est em conflito com a promoo da concorrncia, e com a independncia da Administrao Pblica em geral, e da justia em particular. Reconhecendo este facto, a 15 de Maro de 2004 um orgo da Unio Europeia, o TAC (Telematics between Administrations Committee) , recomendou a utilizao de formatos de documentos abertos e normalizados, com os seguintes fundamentos: - o sector pblico europeu tem uma responsabilidade especial de assegurar a acessibilidade da sua informao, e devido ao seu papel especfico na sociedade, deve evitar que qualquer produto especfico seja forado em quem tem que aceder a informao pblica electrnica - o sector pblico europeu deve racionalizar e melhorar as interaces com os cidados e as empresas - o sector pblico europeu tem uma importncia especial como comprador de servios e produtos da Tecnologia de Informao, e deve utilizar a normalizao como meio de assegurar um mercado aberto e competitivo , assegurando tambm a interoperabilidade das solues. Este mesmo orgo saudou a adopo, pela primeira vez nos 25 anos da histria das aplicaes de escritrio de um formato de documento electrnico por uma organizao de normalizao independente o OASIS (Organization for the Advancement of Stractured Information Systems). Esse formato, o Open Document Format, especifica formatos de texto, apresentaes, folhas de clculo, grficos e frmulas.
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Entre as aplicaes que j suportam esta norma contam-se o OpenOffice.org, o StarOffice da Sun Microsystems, o Koffice, e o IBM Workplace Manager. Estas aplicaes so j utilizadas ou foi anunciada a sua prxima utilizao por numerosos servios pblicos, como o Supremo tribunal da Sua, os Servios de Finanas da Alemanha e da Frana, a polcia francesa, o Departamento de Defesa dos Estados Unidos, as cidades de Munique, Bergen, Mannheim, Bristol e Viena, as Juntas da Extremadura e da Andaluzia, o Ministrio da Defesa de Singapura, o Ministrio da Sade do Brasil.
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APNDICES - TEXTOS (Obtidos atravs dos elementos do Grupo de Trabalho) ............................ 41

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Joaquim Borges Gouveia Prof. Catedrtico da U. de Aveiro bgouveia@egi.ua.pt

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Dr. Mrio Valente

Dr. Carlos Manuel G. de Melo Marinho

SUN Link Consulting Deloitte. Getronics

Maria Helena Monteiro

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A metodologia usada pelo Grupo de Trabalho e os respectivos contributos

Correios de Portugal (CTT)

10 Joaquim Paulo Rodrigues Getronics e-Justia : Papel da Segurana na Justia

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2. O Edifcio Integrado e-Justia

A Sociedade da Informao e a Justia

CSM Cons.Superior Magistratura

OA Ordem dos Advogados

Cmara dos Solicitadores

Solicitadores de Solicitadores de Execuo Execuo

2. O Edifcio Integrado e-Justia

2. O Edifcio Integrado e-Justia

Assim, a movimentao para a transformao e a transformao propriamente dita j esto em marcha.

2. O Edifcio Integrado e-Justia

2. O Edifcio Integrado e-Justia

2.2. Os diferentes objectos do Edifcio da e- Justia

2. O Edifcio Integrado e-Justia

O ed ifcio integrad o ob jectos que com pem o e-justia

QUALIDADE (Eficincia Operacional)

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Corporate TV Contedos de Informao ao Cidado em lugares pblicos (Salas dos Tribunais)

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3. Alguns dos Processos da Administrao da Justia

3.1. A Gesto do Processo Judicial

3. Alguns dos Processos da Administrao da Justia

apresenta ainda algumas insuficincias que em futuro prximo tm de ser

3. Alguns dos Processos da Administrao da Justia

3. Alguns dos Processos da Administrao da Justia

3.2. A Gesto do Conhecimento para a Prtica da Justia

3. Alguns dos Processos da Administrao da Justia

3 - Portal da Justia 4 - Portal do Cidado

3. Alguns dos Processos da Administrao da Justia

8 - Direco Geral de Registos e Notariados

9 - Conselho Superior da Magistratura

10 - Centro de Estudos Judicirios 11 - Procuradoria Geral da. Repblica .

3. Alguns dos Processos da Administrao da Justia

.. Roteiro Digital (c/ Informao georeferenciada)

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3.3. A Gesto dos Processos Extrajudiciais - Actos Registrais e Actos Notariais

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