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MINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL

VICEMINISTERIO DE SALUD VICEMINISTERIO TECNICO DIRECCION GENERAL DE PLANEACIN Y ANALISIS DE POLITICA Grupo de Sistemas de Informacin

LINEAMIENTOS TCNICOS PARA EL REGISTRO DE LOS DATOS DEL REGISTRO INDIVIDUAL DE LA PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD RIPS

VALIDADOR EAPB

Bogot. D.C. Octubre de 2009

INTRODUCCION
En el ao 2000 se expidi la norma que estableci el Sistema de Informacin de las Prestaciones de Salud, cuya base es el registro individual (RIPS), con el propsito de facilitar la relacin entre prestadores y pagadores en materia de informacin y de soportes de los servicios efectivamente prestados a la poblacin protegida en cualesquiera de los regmenes definidos por la Ley 100 o en transicin a stos.

La informacin de los registros individuales de prestacin de servicios de salud, (RIPS), con todas sus estructuras se constituye en un subsistema de informacin prioritario para la evaluacin y monitoreo del funcionamiento del Sistema General de Seguridad Social en Salud en cada uno de sus planes, programas y estrategias, frente a las metas fijadas a corto y mediano plazo, y de las acciones clnicas de los prestadores.

Sin embargo, y pese a que los distintos generadores y usuarios de los datos y la informacin reconocen su valor e importancia, en la actualidad se han identificado grandes falencias tanto en la calidad del registro primario como en la utilizacin para la gestin de IPS y EAPB, as como para la formulacin de la poltica sobre la salud pblica y el aseguramiento. Esta situacin muestra la necesidad de mejorar la calidad, oportunidad y confiabilidad de los datos que se reportan para que contribuyan a la toma de decisiones en condiciones de mayor certidumbre.

Tambin se requiere que el anlisis de la informacin que se realice hoy supere la visin de la agregacin estadstica de eventos y atenciones por edad y sexo y la ordenacin de los diagnsticos ms frecuentes encontrados en la atencin hospitalaria, ambulatoria o de urgencias de las instituciones prestadoras y orientarse a la construccin de visiones mas integrales y completas sobre la dinmica general y especfica de la demanda de la poblacin y la respuesta del Sistema, la caracterizacin de la demanda en el entendido que est determinada por las condiciones de vida y las oportunidades que el propio Sistema le ofrezca. Para ello se requiere del desarrollo de referentes conceptuales de

los escenarios posibles de explicacin del funcionamiento del Sistema de Salud y Seguridad Social, en sus componentes de demanda de la poblacin, respuesta institucional, comportamiento de las patologas y su respuesta al manejo que hacen los servicios de salud, cambios en el perfil de salud, entre otros, as como del procesamiento multidimensional de los datos en anlisis prospectivos y estratgicos.

Aceptar el RIPS como nico soporte de la factura (segn lo establecido en la norma que regula el Sistema de Informacin de Prestaciones de Salud, Resolucin N 3374 del ao 2000) depende del grado de conocimiento y comprensin de los anlisis que el pagador puede hacer sobre los datos y sus relaciones, y la aceptacin de que estos le permiten de manera automtica y total, la revisin minuciosa de la prestacin del servicio y la confirmacin de la certeza de la informacin.

A su vez el prestador entender la ventaja de soportar sus facturas slo con el registro en medio magntico, cuando aprenda a: registrar correctamente la atencin, a ingresar correctamente los datos en el sistema automatizado, a garantizar que todas las atenciones prestadas y registradas en la historia clnica hayan sido cargadas al sistema; a facturar las atenciones y los servicios segn los precios (tarifas) que hayan sido convenidos y a generar la facturacin en forma eficiente y consistente.

As mismo el esfuerzo de prestadores y pagadores por garantizar el registro y la calidad de los datos debe verse compensado con el uso que el Ministerio de la Proteccin Social haga de los mismos y la difusin de los resultados, con las restricciones de confiabilidad que dicha calidad genere.

Por las razones expuestas se requiere llevar a cabo un proyecto dirigido a superar los problemas surgidos en los procesos de generacin de los datos, su transferencia con calidad y oportunidad, el reconocimiento por parte de las EAPB de su capacidad como soporte de las atenciones efectivamente prestadas y la riqueza de informacin que es posible obtener, si su procesamiento es adecuado y avanzado.

EL REGISTRO DE LOS DATOS

Este proceso es el ms importante del Sistema de Informacin de las Prestaciones de Salud. De su calidad, oportunidad y completitud depende la confiabilidad que se produzca y disponga para soportar las decisiones del Ministerio como ente regulador, y las de las EPS para su gestin del riesgo y las de IPS para su gestin y sostenibilidad.

El RIPS provee los datos mnimos y bsicos que se requieren para hacer seguimiento al Sistema de Prestaciones de Salud en el SGSSS, en relacin con el paquete obligatorio de servicios (POS y POSS). Igualmente el objetivo del Registro es facilitar las relaciones comerciales entre las entidades administradoras (pagadores) y las instituciones y profesionales independientes (prestadores) mediante la presentacin del detalle de la factura de venta de servicios en medio magntico, con una estructura, que al ser estndar, facilita la comunicacin y los procesos de transferencia de datos y revisin de cuentas, independientemente de las soluciones informticas que cada prestador utilice.

Lo anterior quiere decir que estos datos bsicos, son bsicos y mnimos para los procesos de control del Ministerio como ente regulador del Sistema, y para que los pagadores puedan tener los elementos de juicio necesarios, pero el prestador generar todos los que sus requerimientos propios le exijan.

Por lo anterior el Plan de Accin formulado para el mejoramiento de la calidad, oportunidad y control de cobertura de los datos, centrar gran parte del esfuerzo de la primera fase en la gestin de DATOS, y en la segunda fase el fortalecimiento ser a nivel de la retroalimentacin con informacin especfica y de buena calidad.

COMO REGISTRAR LOS DATOS CON CALIDAD


Si los registras con cuidado y siguiendo estas reglas . Muy buenos te quedarn

1. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES


La estructura vigente de datos del RIPS es la establecida en el Anexo tcnico de la Resolucin N 3374 del 2000, excepto para los ajustes introducidos en la tabla de valores de Tipo de usuario para dar cabida a la identificacin de poblacin en condicin de desplazamiento, la longitud del campo cdigo de la IPS a 12 caracteres para permitir el reporte de datos por sucursal. El Decreto 4747 de 2007 ratifica la obligatoriedad del envo de los datos RIPS y recalca la funcin del Ministerio en cuanto a la revisin, ajuste y actualizacin del anexo tcnico, as: Decreto 4747 de 2007: Artculo 20. Registro Individual de Prestaciones de Salud - RIPS. El Ministerio de la Proteccin Social revisar y ajustar el formato, codificaciones, procedimientos y malla de validacin de obligatoria adopcin por todas las entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud, para el reporte del Registro Individual de Prestaciones de Salud - RIPS. Contenido de los archivos planos: Los RIPS se presentan en 9 archivos que tienen estructuras y datos especficos (aunque algunos de estos se repiten en varias estructuras por constituirse en las llaves que permiten las relaciones entre estos).

IDENTIFICACION DE ARCHIVOS
La presentacin de los datos en el medio magntico (CD) debe cumplir con las siguientes especificaciones: 1. Identificacin externa del medio magntico - CD Externamente, el CD, deber tener una identificacin con el siguiente contenido: DATO Cdigo de la entidad que enva los datos. Nombre de la entidad que enva los datos. Fecha de la remisin de los datos Nmero del volumen enviado DESCRIPCIN Cdigo asignado a la Entidad Administradora de Planes de Beneficios, segn sea el caso. Nombre asignado a la Entidad Administradora de Planes de Beneficios, segn sea el caso Fecha de la remisin Colocar el nmero del volumen (CD) de tantos volmenes que contienen los datos que se estn reportando (Ej: 1/3, 2/3, 3/3) Nombre completo y legible Indicativo y nmero telefnico

Nombre del responsable del envo Telfono del responsable del envo RIPS Ao 2009

2. Estndar del archivo plano Solo se aceptan los archivos planos de datos que cumplan el estndar TXT.

2.1 Caractersticas de los archivos planos Nombres de los archivos

Los archivos de datos debern identificarse con el Tipo de archivo (dos caracteres), el nmero de la remisin de los datos (de uno a seis caracteres), es decir que el nombre queda un total mximo de ocho caracteres ms la extensin del archivo, que debe ser txt. Los tipos de archivos son los siguientes: US = Archivo de usuarios de los servicios de salud AC = Archivo de consulta AP = Archivo de procedimientos AH = Archivo de hospitalizacin AU = Archivo de urgencias AN = Archivo de recin nacidos AM = Archivo de medicamentos El archivo plano debe contener: Archivo de control:

Corresponde al archivo del registro de control de los archivos enviados en el o los medios magnticos. Este es el primer archivo e ir en el primer volumen de los medios magnticos que contengan los archivos. Archivos de registro de datos

Son los archivos que contienen los datos de los usuarios, de las consultas, de los procedimientos, de hospitalizacin, de las urgencias con observacin, recin nacidos y de medicamentos. Estos archivos de datos deben cumplir con las siguientes especificaciones: Los campos de las variables del archivo deben estar separados por comas. La coma solamente debe ser utilizada para este fin. Cuando el dato no lleve valor (blanco) igual se debe incluir el campo separado por comas (,,).

Los campos tipo texto no deben tener ningn tipo de separador, solo se acepta el espacio en blanco. Los campos numricos que incluyan decimales, deben utilizar como separadores de decimales el punto (.). Los valores deben venir sin separacin de miles. Los campos del dato fecha deben tener el formato Da/Mes/Ao (dd/mm/aaaa), incluido el carcter (/). Ningn dato debe venir encerrado entre comillas ( ), ni ningn otro carcter especial. Los campos que contienen horas y minutos deben tener el formato hora: minutos (hh:mm), incluye los dos puntos. Sistemas de veinticuatro (24) horas. El nmero total de registros por cada volumen, no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magntico. Para optimizar el proceso del envo de los archivos, se pueden comprimir con formato ZIP. No colocar ningn carcter especial de fin de registro o archivo.

2.2 Calidad de los datos: En cumplimiento de la Resolucin N3374 de 2000, en su ARTCULO DCIMO.- Procesos informticos en las entidades administradoras de planes de beneficios: Las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios estn obligadas a garantizar la confiabilidad, seguridad y calidad de los datos sobre la prestacin individual de servicios de salud; la entrega oportuna al Ministerio de Salud y la conformacin de su propia base de datos sobre los servicios prestados, de manera individualizada , la EPS debe verificar en la recepcin de los datos a sus prestadores, que el registro cumpla con todos los criterios de validacin (estndares que ha definido el Ministerio de la Proteccin Social con la participacin de EPS e IPS, entes territoriales, asociaciones y gremios), para lo cual debe utilizar el validador que se est disponiendo, como nico instrumento de validacin. 2.3 Cobertura de los datos reportados

Para poder garantizar confiabilidad y representatividad de los datos reportados y de los cuales se generar informacin sobre el comportamiento de la demanda, oferta, perfil epidemiolgico, cobertura de acciones de P y P y otra, se requiere que la EPS adicione al archivo plano de RIPS, una informacin sobre las IPS que le prestaron servicios en ese perodo y el porcentaje que representan sus datos en el volumen total de registros. As:

IPS QUE PRESTARON TIPO DE PORCENTAJE DE SUS SERVICIOS EN EL CONTRATACIN* REGISTROS PERODO RESPECTO DEL TOTAL. (ESTIMADO SI NO LO PUEDEN GENERAR DE SU BD)

*Las modalidades solo las deben categorizar as: 1: cualquier modalidad de cpita, 2: cualquier modalidad de paquete o grupo, y 3: evento

ARCHIVO DE CONTROL: CT

DATO

VALORES PERMITIDOS

COMO REGISTRAR

Cdigo de la Entidad Administradora de Planes de Beneficios. Fecha de remisin Cdigo del archivo

Valor nico

Valor nico Valor nico

Nmero completo del cdigo de la Entidad Administradora de Planes de Beneficio, asignado por la Superintendencia Nacional de salud.. Fecha de envo de los datos, con la estructura de fecha: dd/mm/aaaa Dos caracteres para identificar el tipo de archivo, seis caracteres como mximo para el nmero de la remisin de envo. El nmero de registros que contiene respectivo archivo, en nmero entero. el

VALIDACIONES Valida que el valor se encuentre en la tabla de EAPB.

Total de registros

Valor nico

Valida formato fecha. Que no sea mayor a la actual Validar que las dos primeras letras correspondan a los nombres definidos para los archivos Que los nombres no se encuentren repetidos. Que sea numrico y entero

El archivo de control debe tener todos los datos correctos para continuar con la validacin de los siguientes archivos.

ARCHIVO DE USUARIOS
En este archivo van los datos de los usuarios atendidos en el perodo, correspondientes a su identificacin, caractersticas bsicas, lugar de residencia y pertenencia al Sistema de Seguridad Social. Decreto N 4747 de 2007 Artculo 11. Verificacin de derechos de los usuarios. La verificacin de derechos de los usuarios es el procedimiento por medio del cual se identifica la entidad responsable del pago de los servicios de salud que demanda el usuario y el derecho del mismo a ser cubierto por dicha entidad. Para el efecto, el prestador de servicios de salud deber verificar la identificacin del usuario en la base de datos provista por los responsables del pago, la cual deber cumplir con lo previsto en el Pargrafo 1 del Artculo 44 de la Ley 1122 de 2007, a ms tardar el primer da hbil del mes de marzo de 2008. Dicha verificacin, podr hacerse a travs del documento de identidad o cualquier otro mecanismo tecnolgico que permita demostrarla y slo podr exigirse adicionalmente el carn que demuestre la afiliacin cuando la entidad responsable del pago est obligada a entregarlo y el usuario lo porte. No podrn exigirse al usuario copias, fotocopias o autenticaciones de ningn documento. En el caso de afiliados al rgimen contributivo a los que se les haya realizado el descuento de la cotizacin, y el empleador no haya efectuado el pago a la entidad promotora de salud del rgimen contributivo, el afiliado acreditar su derecho mediante la presentacin del comprobante del descuento por parte del empleador, as como la fotocopia de ser necesaria. Pargrafo 2. El Ministerio de la Proteccin Social establecer el procedimiento y formato para que los prestadores de servicios de salud informen las posibles inconsistencias que detecten en las bases de datos, al momento de verificar los derechos de los usuarios que demandan sus servicios, sin que su diligenciamiento y trmite afecte la prestacin y el pago de los servicios.

Estructura de los datos de identificacin Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el archivo de control y contenga el mismo nmero de registros
DATO Cdigo entidad administradora VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR VALIDACIONES Valida que el valor se encuentre en la tabla de EAPB.

Valor nico

Nmero completo del cdigo de la Entidad Administradora de Planes de Beneficio, asignado por la Superintendencia Nacional de salud..
Para los adultos, mayores de 18 aos de nacionalidad colombiana, el documento con el cual se deben identificar es la cdula de ciudadana. Para los extranjeros que se encuentran de paso en el pas se identifican con el pasaporte, y para los residentes o con permiso de permanencia, es decir, no turistas, se deben identificar con la cdula de extranjera. Los nios entre 7 y 17 aos, deben identificarse con la tarjeta de identidad. Para nios menores de 7 aos, el tipo documento ser el registro civil. MS: Solo se debe utilizar para el Recin Nacido vivo sin identificar (hasta los 30 das de nacido), y se registra: Nmero de documento de la madre si existe o el nmero de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno (1). Si ya est registrado el documento ser el RC: Segn el anexo tcnico de la Resolucin N 812 de 2007, se entiende como recin nacido SIN IDENTIFICAR al menor nacido vivo con una edad menor o igual a treinta (30) das. Segn el mismo anexo, el tipo de documento MS lo puede utilizar el Rgimen Contributivo, el Rgimen Subsidiado, el

Tipo de identificacin del usuario.

Valores
CC = Cdula ciudadana CE = Cdula de extranjera PA = Pasaporte RC = Registro civil TI = Tarjeta de identidad AS = Adulto sin identificacin MS = Menor sin identificacin

Se valida que el valor seleccionado est en los valores permitidos: CC, CE, PA, RC, TI, AS, MS Si el tipo de documento es TI o CC el campo debe ser numrico. El tipo de documento AS solo aplica para rgimen subsidiado. Se valida que el tipo de documento corresponda a la edad: Si valor de la edad es 3: el tipo de documento debe ser: RC o MS. Si Edad > 17 aos, no puede ser RC, TI, MS, Si la unidad de medida de la edad es 2 o 3 el tipo de documento no puede ser CC, TI, AS Si la unidad medida de la Edad es 3 el tipo de documento tiene que ser RC Si tipo documento es MS la edad debe estar entre 1 a 30 das. Si tipo documento es AS la edad debe ser mayor a 17 aos.

DATO

VALORES PERMITIDOS

COMO REGISTRAR Rgimen de Excepcin, Medicina Pre pagada, Seguros de Salud y Planes Complementarios de Salud, para el afiliado menor de edad recin nacido vivo SIN IDENTIFICAR con edad menor o igual a 30 das, mientras se registra ante la Registradura Nacional del Estado Civil. Si no tiene el documento (despus de haber verificado que en realidad no ha sido registrado) el tipo ser: MS El personal de la IPS debe insistir en la exigencia del registro civil a todos los nios. MS y AS en poblaciones especiales, el registro se debe ceir al lo contenido en el siguiente cuadro del anexo tcnico de la Resolucin 812/2007

VALIDACIONES

Nmero de identificacin

Un nico valor

El personal de admisin de pacientes de la IPS debe tener en cuenta la siguiente tabla de longitudes mximas segn el tipo de documento: CC = 10 posiciones CE = 6 posiciones PA = 16 posiciones RC = 11 posiciones TI = 11 posiciones AS = 10 posiciones MS = 12 posiciones

Se valida: Que la longitud sea menor o igual a la mxima permitida para cada tipo de documento. Si es menor de 30 das y el tipo de documento es MS, se valida que la longitud del nmero sea de mximo 11 caracteres que debe corresponder a la cdula de la mam o el cabeza de familia mas el dgito de orden. Se valida que el valor seleccionado est dentro del rango de la tabla: de 1 a 8

Tipo de usuario

Los valores de este dato quedan as: 1: Contributivo 2: Subsidiado 3: Vinculado 4: Particular 5: Otro 6: Desplazado con afiliacin al Rgimen Contributivo 7: Desplazado con afiliacin al rgimen subsidiado 8: Desplazado no asegurado (vinculado)

Esta tabla de valores ha sido ajustada para poder identificar la poblacin desplazada, con y sin subsidios, y poder tener control sobre la obligatoriedad de atenderlos prioritariamente por el ente que corresponda (SLS con cargo a recursos de oferta y las ARS con cargo a la UPC del subsidio, o con recursos de destinacin especfica que se entrega a los hospitales mediante convenio con el Ministerio). La condicin de desplazado se acredita, inicialmente, con la carta que expide Accin Social a la persona y su inclusin en el comprobador de derechos que expide mensualmente la SDS Direccin de Aseguramiento, con base en la informacin entregada por la Red de Solidaridad.

DATO

VALORES PERMITIDOS Otro: corresponde a usuarios de los Regmenes Especiales (Fuerzas Armadas, Magisterio, ECOPETROL, Congreso de la Repblica) o a Entidades Obligadas a Compensar (EOC). 1 = Cotizante 2 = Beneficiario 3 = Adicional

COMO REGISTRAR

VALIDACIONES

Tipo de Afiliado

Identificador para determinar la condicin del usuario en el Sistema. Diligenciable nicamente para usuarios del rgimen contributivo. Para los dems tipos de usuario dejar en blanco. Cdigo de la ocupacin del usuario en el Sistema, segn la codificacin vigente. Diligenciable nicamente para usuarios del rgimen contributivo y subsidiado Este dato se refiere a la edad del usuario en valores enteros, en el momento de la atencin

Se valida que el valor seleccionado est dentro del rango de la tabla: de 1 a 3

Cdigo de ocupacin Edad Un nico valor.

Se valida que el valor seleccionado est dentro del rango de la tabla Se valida que est dentro de los siguientes rangos: Si la unidad de medida de la edad es 1: El rango va de 1 a 120 Si Unidad medida de la Edad es 2, el rango va de 1 a 11 Si Unidad medida de la Edad es 3, el rango va de 1 a 29 Se valida que el valor seleccionado en el campo anterior est dentro de los valores permitidos. Se valida que est dentro del rango de valores permitidos. Se valida que est dentro del rango de valores permitido (tabla de referencia DIVIPOLA).

Unidad de medida de la edad Sexo Cdigo del departamento de residencia habitual Cdigo del municipio de residencia habitual Zona de residencia habitual

1 = Aos 2 = Meses 3 = Das M = Masculino F = Femenino Un nico valor

Se registra marcando la opcin que corresponda a: aos, meses o das. Se registra marcando la opcin que corresponda Se entiende por residencia habitual, el lugar donde la persona lleva 6 mas meses viviendo de manera permanente. Se registra el cdigo correspondiente al departamento en la tabla DIVIPOLA. Igual consideracin que para el departamento.

Un nico valor

Se valida que est dentro del rango de valores permitido (tabla de referencia DIVIPOLA)..

U = Urbana R = Rural

Debe registrarse si la persona reside en zona rural o urbana.

Se valida que est dentro del rango de valores permitidos.

*Tabla para la identificacin de poblacin especial sin documento de identidad de la Registradura General de la Nacin, segn el Anexo Tcnico de la Resolucin N 812 de 2007

CONDICIN

TIPO DOCUMENTO

Longitud Mxima del dato

COMPOSICIN DEL NMERO DE IDENTIFICACIN

Personas de la tercera edad en proteccin de ancianatos. Comunidad Indgena que no este identificada por la Registradura Nacional del Estado Civil Poblacin indigente adulta que no este identificada por la Registradura Nacional del Estado Civil. Poblacin infantil a cargo del ICBF.

AS AS

10 10

Cdigo departamento+ cdigo municipio + S+ consecutivo por afiliado (Alfanumrico). Ej: 08001S8125 Cdigo departamento+ cdigo municipio + I+ consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4). Ej: 76001I8125 Departamento + municipio +D + consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4). Ej: 05001D0008 Departamento + municipio +A + consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4). Ej: 25001A0009 Cdigo departamento+ cdigo municipio + I+ consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4). Ej: 080014I8125. NO APLICA PARA MENORES SIN IDENTIFICAR ENTRE CERO (0) Y TREINTA (30) DAS DE NACIDOS. SOLO APLICA PARA REGIMEN SUBSIDIADO. Departamento + municipio +D + consecutivo por afiliado (4 dgitos). Ej: 05001D0008

AS

10 10

MS

Comunidad indgena menor de edad no identificada por la RNEC.

MS

10

Poblacin indigente menor de edad que no est identificada por la Registradura Nacional del Estado Civil

MS

10

DATOS DE LAS ATENCIONES


1. ARCHIVO DE CONSULTA: AC Estructura de los datos de la consulta Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el archivo de control y contenga el mismo nmero de registros.
DATO Cdigo entidad administradora Cdigo del prestador de servicios de salud Nmero de la factura VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR VALIDACIONES Valida que el valor se encuentre en la tabla de EAPB. Igual validacin que en el archivo de transaccin.

Valor nico

Nmero completo del cdigo de la Entidad Administradora de Planes de Beneficio, asignado por la Superintendencia Nacional de salud..
Igual regla de registro que en archivo de transaccin

nico valor: cdigo del prestador.

nico valor: nmero de la factura.

Se registra el nmero de la factura segn las reglas establecidas para el archivo de transaccin.

Se valida que el nmero de factura est contenida en el archivo de transacciones. Que cumpla las reglas de registro de la factura: un solo nmero para contratos de capitacin.

Tipo de identificacin Nmero de identificacin Fecha de la consulta

Igual regla que en registro de usuarios Igual regla que en registro de usuarios Se registra la fecha en que fue realizada la consulta. Esto implica que el Hospital registre diariamente en el Sistema las consultas realizadas, pues si el software coloca como fecha de realizacin la del da en que se ingresa el dato, no permite registros con fecha anterior o posterior, quedando entonces la fecha de la consulta el da en que ingresa el dato y la verdadera en que se realiz la atencin. Este dato corresponde al cdigo de la consulta, segn disciplina (medicina, odontologa, enfermera, nutricin, sicologa, optometra, etc).

Igual validacin que en el archivo de usuarios. Igual validacin que en el archivo de usuarios. Se valida que se use el formato estndar de fecha. Verifica que la fecha de la consulta no supere la actual.

Cdigo de la consulta

Un nico valor posible de esa variable: el cdigo

Que exista en la tabla de procedimientos en salud: CUPS

DATO

VALORES PERMITIDOS

COMO REGISTRAR Especifica si es de primera vez, o de control y si es general o especializada, cuando aplica. Los cdigos que deben usarse son los siguientes: Consulta mdica electiva: Cuando la consulta es solicitada por un usuario que acude al mdico porque se siente enfermo, presenta alguna sintomatologa o disfuncionalidad, pero no la percibe como riesgo de agravamiento o muerte se considera que es una consulta electiva, de tipo resolutivo (quiere decir para resolver un problema de salud, un cuadro mrbido o una patologa o sndrome). Cuando al usuario se le hace una consulta para valoracin y deteccin temprana de alteraciones o enfermedades del crecimiento y desarrollo, del embarazo, de patologas como el VIH, ya sea por demanda espontnea (cuando dice que solicita que le hagan un chequeo general, o de su cavidad bucal) o dentro de una actividad de tamizaje a usuarios con perfil de riesgo, o cuando se hace una actividad de promocin de la salud mediante educacin, por demanda del usuario o dentro de un programa del cual es referido, se considera una Consulta de P y P, de tipo electivo, es decir, programable. Los cdigos de las consultas no permiten la diferenciacin entre resolutivo y P y P, por lo cual debe complementarse con la variable de finalidad. Los cdigos de consulta electiva de primera vez son los siguientes: Consulta de Medicina General electiva: 89.02.01 Consulta de Medicina Especializada electiva: 89.02.02

VALIDACIONES

Cuando el paciente es atendido para hacer un control de su estado de salud, despus de haber seguido un tratamiento, o para confirmar o descartar el diagnstico con los resultados de ayudas diagnsticas realizadas, se considera una consulta de control, y se usan los siguientes

DATO

VALORES PERMITIDOS cdigos: -

COMO REGISTRAR

VALIDACIONES

Consulta de Medicina General de control: 89.03.01 Consulta de Medicina Especializada de control: 89.03.02

Consulta Mdica de urgencias: La que se presta en los servicios de urgencias: Consulta de urgencia por medicina general: 89.07.01 Consulta de urgencia por medicina especializada 89.07.02

Consulta Mdica domiciliaria o al sitio de trabajo Es la consulta que se realiza en el domicilio del usuario, como parte de programas de cuidado domiciliario, o en el sitio de trabajo como parte de las acciones de prevencin de riesgos ocupacionales, o de tamizaje por parte de la EPS. Consulta por medicina general: 89.01.01 Consulta por medicina especializada: 89.01.02

Consulta odontolgica electiva: Cuando la consulta es solicitada por un usuario que acude al odontlogo porque presenta alguna sintomatologa de salud oral, incluyendo el dolor y la disfuncionalidad (por ejemplo, se muerde la lengua), pero el dolor no es tan grave como para una consulta de urgencias, se considera que es una consulta electiva: Consulta odontolgica general de primera vez: 89.02.03 Consulta odontolgica especializada de primera vez: 89.02.04

Las consultas de control en odontologa se realizan cuando un tratamiento ha sido terminado, para evaluar la funcionalidad y la respuesta del tratamiento a la problemtica general. Se codifican as: Consulta odontolgica especializada de control: 89.03.04

DATO

VALORES PERMITIDOS -

COMO REGISTRAR Consulta odontolgica general de control: 89.03.03

VALIDACIONES

Consulta odontolgica de urgencias: El usuario solicita atencin en un servicio de urgencias, o en la consulta ambulatoria que destina franjas horarias o profesionales a este tipo de atencin. El motivo mas frecuente es el dolor, pero tambin puede ser por accidentes y traumas que requieran una atencin inmediata. Para estos casos los cdigos a utilizarse son: 89.07.03: 89.07.04: Consulta de odontologa general: Consulta de odontologa especializada:

Consulta de enfermera: de P y P Las consultas que realizan los profesionales de Enfermera son de P y P, y los cdigos que deben utilizarse son: Consulta de primera vez por enfermera: 890205 Consulta de control o seguimiento por enfermera: 890305 Atencin (visita) domiciliaria por enfermera: 890105

Consultas por otros profesionales: Las consultas por otros profesionales se realizan cuando se requiere una valoracin general del usuario desde el punto de vista de la disciplina y su rol en el equipo de salud, para iniciar un tratamiento. Estas consultas se consideran de primera vez. De primera vez: Trabajo Social: 890209 Foniatra y fonoaudiologa: 890210 Fisioterapia: 890211 Terapia respiratoria : 890212 Terapia ocupacional: 89.02.13 Sicologa: 890208 Optometra: 890207 Nutricin y diettica: 890206

DATO

VALORES PERMITIDOS

COMO REGISTRAR Si el profesional realiza intervenciones propias de su disciplina y despus de stas debe valorar el avance o la evolucin, se considera una consulta de control. Consulta de control: 890309: 890310: 890311: 890312: 890313: 890308: 890307: 890306: Trabajo Social: Foniatra y fonoaudiologa Fisioterapia: Terapia respiratoria : Terapia ocupacional: Sicologa: Optometra: Nutricin y diettica:

VALIDACIONES

Interconsultas Las interconsultas son consultas mediante las cuales un mdico general o especialista u otro profesional de salud, a solicitud del mdico tratante (general o especialista), emite opinin diagnstica o teraputica, sin asumir la responsabilidad directa en el manejo del usuario, tanto en el mbito ambulatorio como intrahospitalario. Los cdigos correspondientes a las interconsultas son: Del 89.04.02 al 89.04.13 Junta mdica La junta mdica es una consulta que se realiza a un usuario por varios mdicos generales o especialistas simultneamente, con el fin de decidir una conducta de manejo y tratamiento. Independientemente de cuantos profesionales participen y de la forma como se pague por cada profesional, se registra una sola consulta. Los cdigos para la Junta Mdica son: 89.05.01: Participacin en Junta mdica, por medicina general, cuando la Junta Mdica sea de mdicos generales:

DATO

VALORES PERMITIDOS

COMO REGISTRAR 89.05.02: Participacin en Junta mdica por medicina especializada, cuando la Junta Mdica sea de mdicos especialistas 89.05.03: Participacin en Junta mdica por otro profesional de salud, cuando en la Junta Mdica participen distintos profesionales. Consulta de Medicina alternativa 890214: De primera vez: 890314: De control: Salud mental: La primera consulta de valoracin, diagnstico y definicin del plan de tratamiento, se codifica como una consulta global o de primera vez, y los cdigos son: 89.02.02: Consulta de primera vez por medicina especializada 89.02.08: Consulta de primera vez por sicologa Las consultas de control o seguimiento a la evolucin y cumplimiento de tratamiento, se codifican con: 89.03.02: Consulta de control o seguimiento por medicina especializada: 89.03.08: Consulta de control o seguimiento por sicologa: Las dems atenciones en salud mental se registran como procedimientos, con los cdigos: Del 94.01.00 al 94.14.00 con finalidad diagnstica, De la 94.26.00 a la 94.49.15 con finalidad teraputica. Nota: Odontologa: cuando el odontlogo realiza una consulta con fines de deteccin temprana de patologa oral, sta se considera de P y P, pero no se puede diferenciar a posteriori porque no existe una finalidad referida a sta.

VALIDACIONES

Finalidad de la

01 = Atencin del parto

La consulta puede ser realizada al usuario con fines de resolucin

1. Que la finalidad exista en la tabla de

DATO consulta

VALORES PERMITIDOS (puerperio) 02 = Atencin del recin nacido 03 = Atencin en planificacin familiar 04 = Deteccin de alteraciones De crecimiento y desarrollo Del menor de diez aos 05 = Deteccin de alteracin del desarrollo joven 06 = Deteccin de alteraciones del embarazo 07 = Deteccin de alteraciones del adulto 08 = Deteccin de alteraciones de agudeza visual 09 = Deteccin de enfermedad profesional 10 = No aplica 01 = Accidente de trabajo 02 = Accidente de trnsito 03 = Accidente rbico 04 = Accidente ofdico 05 = Otro tipo de accidente 06 = Evento catastrfico 07 = Lesin por agresin 08 = Lesin auto infligida 09 = Sospecha de maltrato fsico 10 = Sospecha de abuso sexual 11 = Sospecha de violencia sexual 12 = Sospecha de maltrato emocional 13 = Enfermedad general 14 = Enfermedad profesional 15 = Otra Un nico valor del diagnstico: el cdigo de cuatro dgitos.

COMO REGISTRAR de problemas de salud (diagnsticos y teraputicos) o de Promocin de la salud y Prevencin de la enfermedad ( deteccin temprana o proteccin especfica). Los valores del 01 al 09 corresponden a una finalidad de PROMOCIN Y PREVENCIN. La finalidad 10 corresponde a una finalidad RESOLUTIVA, es decir cuando el paciente acude al mdico porque se siente enfermo, presenta alguna sintomatologa o ha sido vctima de un evento de causa externa, tales como accidentes, maltrato, agresin, violencia.

VALIDACIONES finalidad. 2. Referencia cruzada: si la finalidad est en el rango de 1 a 9, el diagnstico principal debe ser un cdigo Z y el primer diagnstico relacionado puede ser un cdigo correspondiente a una patologa o un signo o sntoma. 3. Si la finalidad es 10 el diagnstico no puede tener con cdigo Z .

Causa externa

Los valores del 1 al 12 se refieren algunas de las verdaderas causas externas que originaron la atencin. El valor 13 se refiere a la enfermedad cuya etiologa no corresponde a una causa externa, y cae en el mbito de la enfermedad general ; el 14 corresponde a una posible enfermedad profesional y la 15 a otras causas no contempladas en esta tabla, como podran ser las dems que incluye la CIE en su dcima versin, es decir, las del captulo XX.

Se valida que la causa externa se encuentre en la tabla de valores permitidos.

Cdigo diagnstico principal

del

La afeccin principal se define como la afeccin diagnosticada al final del proceso de atencin de la salud o de la consulta, como la causante primaria de la solicitud de atencin del paciente. Si no se hace ningn diagnstico, se selecciona el sntoma principal, hallazgo anormal o problema ms importante, como afeccin principal (CIE 10 Vol 2)

Si la consulta es de P y P (finalidad 1 al 9) lleva un cdigo Z , si es resolutiva (finalidad 10) no puede llevar un cdigo Z. Validar referencia cruzada entre: datos de edad y sexo y los diagnsticos de la CIE 10, tabla de referencia con rangos

DATO

VALORES PERMITIDOS

COMO REGISTRAR * Consultar reglas de codificacin dispuestas en los distintos medios Otras afecciones o problemas relacionados con la afeccin principal, es decir, coexistieron durante el manejo de la afeccin principal, y/o que fueron atendidos durante el episodio de atencin de la salud. Igual especificacin que en el anterior, cuando se requiera.

VALIDACIONES permitidos para edad y sexo. Se verifica que exista en la tabla de CIE 10

Cdigo del diagnstico relacionado No. 1 Cdigo del diagnstico relacionado No. 2 Cdigo del diagnstico relacionado No. 3 Tipo de diagnstico principal Valor de la consulta

Un nico valor del diagnstico: el cdigo de cuatro dgitos.

Un nico valor del diagnstico: el cdigo de cuatro dgitos.

Se verifica que exista en la tabla de CIE 10.

Un nico valor del diagnstico: el cdigo de cuatro dgitos.

Igual especificacin que en el anterior, cuando se requiera.

Se verifica que exista en la tabla de CIE 10.

Un nico valor del diagnstico: el cdigo de cuatro dgitos. Un nico valor del dato: un nmero de mximo 15 caracteres.

Debe registrarse el tipo de diagnstico segn el grado de aproximacin y confirmacin del diagnstico, que tenga el mdico en el momento de la atencin. Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar al pagador por esa consulta, cuando sta se paga por evento. Si las consultas se realizan como parte de un paquete de servicios, cualquiera sea ste (capitacin, pago fijo por actividad final, DRG, atencin integral por patologa o condicin del paciente), sta no tiene valor unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete. Se debe registrar en este campo 0 (cero).

Se valida que el tipo de diagnstico corresponda a los valores permitidos en la tabla de Tipo de Diagnstico. Se valida que el campo sea numrico.

Valor de la cuota moderadora

Un nico valor del dato: un nmero de mximo 15 caracteres.

Corresponde al pago que debe hacer el usuario del servicio, como cuota de recuperacin, cuota moderadora o copago. En los dos ltimos casos el prestador acta como recaudador de ingresos a terceros, pues estos dineros corresponden al pagador. Se debe registrar el valor pagado por el usuario. Este dato corresponde al valor neto que el prestador cobrar al pagador, de acuerdo con los precios pactados. Se registra slo cuando el pago se hace por evento; Si las consultas se realizan como parte de un paquete de servicios, cualquiera sea ste (capitacin, pago fijo por actividad final, DRG, atencin integral por patologa o condicin del paciente), la consulta no tiene valor unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete. Se debe registrar en este campo 0 (cero).

Se valida que el campo sea numrico.

Valor neto a pagar

Un nico valor del dato: un nmero de mximo 15 caracteres.

Se valida que el campo sea numrico.

2. ARCHIVO DE PROCEDIMIENTOS: AP
Decreto 4747 de 2007: Artculo 19. Clasificacin nica de Procedimientos en Salud - CUPS. Para la codificacin de procedimientos se utilizar la Clasificacin nica de Procedimientos en Salud - CUPS, la cual ser de obligatoria aplicacin en todo el territorio nacional en todos los procesos del sector que impliquen identificacin y denominacin de los procedimientos en salud. Estructura de los datos de identificacin Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el archivo de control y contenga el mismo nmero de registros.
DATO Cdigo entidad administradora Nmero de la factura Cdigo del prestador de servicios de salud Tipo de identificacin del usuario Nmero de identificacin del usuario en el Sistema Fecha del procedimiento Nmero de autorizacin Cdigo del procedimiento VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR VALIDACIONES Valida que el valor se encuentre en la tabla de EAPB. Este cdigo debe coincidir con el archivo de control. Igual validacin que para la consulta. Igual validacin que para la consulta. Igual validacin que para la consulta. Igual validacin que para la consulta. Igual validacin que para la consulta. Igual validacin que para la consulta. Verifica que el procedimiento exista en la tabla de procedimientos: CUPS

Valor nico

Nmero completo del cdigo de la Entidad Administradora de Planes de Beneficio, asignado por la Superintendencia Nacional de salud..
Igual regla que para consulta Igual regla que para consulta Igual regla que para consulta Igual regla que para consulta Igual regla que para consulta Igual regla que para consulta En este campo se registra el cdigo del procedimiento, segn corresponda en la Clasificacin nica de Procedimientos en Salud (CUPS) Colombia. El prestador debe codificar primariamente con CUPS, y cuando requiera facturar los eventos a tarifas SOAT har la conversin a este codificador, para efectos de la transaccin. Los registros individuales en el archivo plano irn codificados con CUPS. En este campo se registra en qu mbito se realiza el procedimiento, es decir, en qu tipo de servicio est siendo atendido el usuario. Si su atencin es de consulta

Un valor nico Un valor nico Un valor nico Un valor nico Un valor nico Un valor nico Un valor nico

mbito de realizacin del procedimiento

1 = Ambulatorio 2 = Hospitalario 3 = En urgencias

Verifica que el valor seleccionado est dentro del rango de valores de esa variable.

externa los procedimientos que se le realicen durante sta atencin sern: mbito 1: AMBULATORIO. Y si el paciente se encuentra hospitalizado, los procedimientos que se hagan en ste perodo sern de mbito: 2: HOSPITALARIO Si el paciente est siendo atendido en el servicio de urgencias, ya sea en consulta o en observacin, el mbito del procedimiento que le realicen durante sta atencin es: 3: URGENCIAS. Finalidad del procedimiento 1= 2= 3= 4= Diagnstico Teraputico Proteccin especfica Deteccin temprana de Enfermedad general 5 = Deteccin temprana de Enfermedad profesional Los procedimientos tienen la finalidad diagnstica cuando se realizan para establecer (confirmar o descartar) un diagnstico presuntivo; o an si no existiere un diagnstico presuntivo, se realizan para establecer las condiciones del paciente en relacin con la sintomatologa, la causa o motivo de la solicitud de atencin y la anamnesis. Los procedimientos tienen la finalidad teraputica, cuando se realizan para tratar el problema de salud por el cual consult el paciente, tanto en la consulta externa como en la urgencia o la hospitalizacin. Los procedimientos tienen una finalidad de proteccin especfica cuando se realizan para evitar una condicin de salud especfica (embarazo) o una enfermedad (inmunoprevenible) mediante la aplicacin de un dispositivo o una vacuna. Los procedimientos se realizan con una finalidad de deteccin temprana, cuando se busca identificar valores de los indicadores vitales que indiquen un riesgo de desarrollar una enfermedad. Personal que atiende 1 = Mdico (a) especialista 2 = Mdico (a) general 3 = Enfermera (o) 4 = Auxiliar de enfermera 5 = Otro Un nico valor Solo debe registrarse para el procedimiento: Atencin del parto . Verifica que el valor seleccionado est dentro del rango de valores de esa variable, cuando el procedimiento es: atencin del parto. Verifica que el campo est lleno cuando el procedimiento se encuentre en la tabla de Verifica que el valor seleccionado est dentro del rango de valores de esa variable.

Diagnstico principal

Solo se diligencia cuando se trata de procedimientos quirrgicos.

Se codifica segn Reglas de Codificacin de la CIE 10 Diagnstico relacionado Un nico valor Se diligencia cuando se trata de procedimientos quirrgicos, y solo cuando en la ciruga se encuentra una condicin adicional a la inicialmente identificada, segn Reglas de Codificacin. Se registra segn reglas de codificacin con CIE 10, cuando surja una complicacin directamente relacionada con el procedimiento (el acto quirrgico, la administracin de la anestesia, la aplicacin de sangre, lquidos, prtesis u otros). La IPS lo registra cuando las atenciones son contratadas por evento y se convienen las reglas de liquidacin segn el nmero de procedimientos quirrgicos realizados en una misma intervencin. Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar al pagador por ese procedimiento, cuando ste se paga por evento. Si las consultas se realizan como parte de un paquete de servicios, cualquiera sea ste (capitacin, pago fijo por actividad final, DRG, atencin integral por patologa o condicin del paciente), sta no tiene valor unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete. Se debe registrar en este campo 0 (cero).

CUPS marcada como Procedimiento quirrgico. Que el diagnstico est en la tabla de referencia de los diagnsticos (CIE 10 versin) en los rangos permitidos para edad y sexo. Que el diagnstico est en la tabla de referencia de los diagnsticos (CIE 10 versin) en los rangos permitidos para edad y sexo.

Complicacin

Un nico valor

Forma de realizacin del acto quirrgico

Valida que el valor est en la tabla de valores permitidos.

Valor del procedimiento

Se valida que el campo sea numrico.

3. ARCHIVO DE URGENCIA CON OBSERVACIN: AU


Estructura de los datos de la consulta Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el archivo de control y contenga el mismo nmero de registros.

DATO N de la factura Cdigo del prestador Tipo de identificacin del usuario Nmero de identificacin Fecha de ingreso

VALORES PERMITIDOS Un valor nico Un valor nico Un valor nico Un valor nico Un valor nico

COMO REGISTRAR Igual regla que para consulta Igual regla que para consulta Igual regla que para consulta Igual regla que para consulta Debe registrarse la fecha en que el usuario pasa a la unidad de observacin, con el formato estndar de fecha. Formato = dd/mm/aaaa Debe registrarse la hora en que el usuario pasa a la unidad de observacin, con el formato estndar de hora militar. Formato = hh:mm (hora militar)

VALIDACIONES Igual validacin que para la consulta. Igual validacin que para la consulta. Igual validacin que para la consulta. Igual validacin que para la consulta. Se valida que fecha de ingreso no sea mayor a la fecha actual Debe ser anterior o igual a la fecha de salida o egreso de urgencias Valida formato hora Que el valor no exceda de: 24 horas ni 60 minutos. Si Fecha Ingreso = Fecha Salida => Hora de Ingreso debe ser anterior a Hora de Salida No se valida

Hora de ingreso

Un valor nico

Nmero de autorizacin

Un valor nico

Solo deben registrar este dato si lo necesitan para soportar el pago de la atencin. Del 1 al 12 son las causas externas que mas interesan para la vigilancia de la salud pblica. Si hubieren otras causas externas no contempladas en estas 12, deben seleccionar el valor: 15 otra; y si se requiere una mayor precisin en la causa que origin la atencin pueden hacerlo en el campo de diagnstico relacionado, con los diagnsticos de los

Causa externa

01 = Accidente de trabajo 02 = Accidente de trnsito 03 = Accidente rbico 04 = Accidente ofdico 05 = Otro tipo de accidente 06 = Evento catastrfico 07 = Lesin por agresin 08 = Lesin auto infligida

Valida que se encuentre en la tabla de causa externa.

Diagnstico a la salida

09 = Sospecha de maltrato fsico 10 = Sospecha de abuso sexual 11 = Sospecha de violencia sexual 12 = Sospecha de maltrato emocional 13 = Enfermedad general 14 = Enfermedad profesional 15 = Otra Un valor nico: cdigo alfanumrico

captulo XX, letras V a la Y.

Debe registrarse el diagnstico que justific la estada en observacin, sea ste un diagnstico de una patologa o uno sintomtico. En ste campo no debe ir un Dx de causa externa.

Se valida que el cdigo est en la tabla CIE 10

Diagnstico relacionado 1 a la salida

Un valor nico: cdigo alfanumrico

Debe registrarse el diagnstico relacionado (si lo hay) ms prximo al principal, o la causa externa si existe. Ej: Dx de salida: fractura de los huesos de la narz. Dx relacionado 1: Luxacin del maxilar Dx relacionado 2: V23 Motociclista lesionado por colisin con vehculo de transporte pesado o autobs. Puede corresponder a: 1) un segundo diagnstico relacionado con el principal o de salida, o 2) a la causa externa como se muestra en el anterior ejemplo. Puede corresponder a: 1) un tercer diagnstico relacionado con el principal o de salida, o 2) a la causa externa

Iguales validaciones que para Dx a la salida.

Diagnstico relacionado 2 a la salida

Un valor nico: cdigo alfanumrico

Iguales validaciones que para Dx a la salida

Diagnstico relacionado 3 a la salida

Un valor nico: cdigo alfanumrico

Iguales validaciones que para Dx a la salida.

Destino del usuario a la salida

1 = Alta de urgencias 2 = Remisin a otro nivel de complejidad 3 = Hospitalizacin

Debe seleccionarse uno de los posibles valores de sta variable.

Estado a la salida

1 = Vivo (a)

Sealar si el paciente sale vivo de la

Si el destino es hospitalizacin, deber aparecer un registro de hospitalizacin en la misma fecha o del da siguiente. Si Estado = 2 => el usuario no debe aparecer en AC de urgencias con fecha posterior Si Estado = 2 => el usuario no debe aparecer en AP con fecha posterior a la fecha de salida. Que el valor est en el rango permitido

2 = Muerto (a)

Causa bsica de muerte

Un valor nico: cdigo alfanumrico

observacin, o muerto. Si su condicin a la salida es sta ltima, el siguiente campo no puede ir en blanco. La causa bsica de muerte, segn la Clasificacin Internacional, es la causa primaria que origina la secuencia de hechos que terminaron en la muerte, ya sea una causa externa o una enfermedad. Obligatorio si el estado a la salida es =2 Es la fecha en que el paciente termina su estancia en observacin, sin importar el nmero de horas o das que permanezca en este servicio y su destino inmediato. Si el paciente permanece ms de 6 horas en urgencias y la EPS exige al hospital la hospitalizacin pero no hay camas disponibles, no se puede reportar como hospitalizacin. Es la hora en que el paciente deja efectivamente el servicio de urgencias, con el formato estndar de hora militar. Formato = hh:mm (hora militar)

Validar que el campo causa bsica de muerte no sea nulo, si el estado es igual a 2.

Fecha de la salida

Un valor nico: formato fecha: dd/mm/aaaa

Valida formato fecha Valida que la fecha de la salida no sea mayor a la actual Valida que la fecha de salida no puede ser anterior a la fecha de ingreso.

Hora de la salida

Un valor nico: formato

Valida formato hora Que el valor no exceda de: 24 horas ni 60 minutos. Si Fecha Ingreso = Fecha Salida => Hora de Ingreso debe ser anterior a Hora de Salida.

4. ARCHIVO DE HOSPITALIZACIN: AH
Estructura de los datos de la consulta Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el archivo de control y contenga el mismo nmero de registros.

DATOS N de la factura

VALORES PERMITIDOS Nmero de la factura

CMO REGISTRAR Se registra el nmero de la factura segn las reglas establecidas para el archivo de transaccin. Igual regla de registro que en archivo de transaccin Igual regla que en registro de usuarios Igual regla que en registro de usuarios Las opciones 1,2 y 4 se refieren a la misma institucin, es decir, si fue atendido en urgencias o consulta programada o si naci en ese hospital. Remitido se refiere a que el paciente proviene de otro servicio en otra institucin que no puede ofrecerle los servicios que su condicin requiere, y por tanto se remite. Esta remisin est determinada por las condiciones convenidas con el pagador, por lo general requiere autorizacin previa.

VALIDACIONES Igual validacin que para la consulta.

Cdigo del prestador Tipo de documento de identificacin Nmero de identificacin Va de ingreso institucin a la

Cdigo del prestador de servicios de salud. Tipo de identificacin Nmero de identificacin del usuario en el Sistema 1 = Urgencias 2 = Consulta externa programada 3 = Remitido 4 = Nacido en la institucin

Igual validacin que para la consulta. Igual validacin que para la consulta. Igual validacin que para la consulta. Si Va = 1 => El usuario debe aparecer en AU Si Va = 1 y no aparece en AU => El usuario debe aparecer en AC con consulta de urgencias Si Va = 2 => El usuario debe aparecer en AC, con consultas generales o especializadas. Si Va = 4 => debe aparecer la hospitalizacin y el procedimiento parto, de la mam.

Fecha de ingreso a la institucin

Un valor nico: formato fecha: dd/mm/aaaa

Se registra la fecha (da, mes y ao) en que el paciente ha sido ingresado al servicio de hospitalizacin. Si el paciente se encuentra en urgencias y

Se valida que fecha de ingreso no sea mayor a la fecha actual Debe ser anterior o igual a la fecha de salida o egreso de urgencias

lleva 6 horas o ms pero el hospital no cuenta con camas disponibles para su hospitalizacin, se debe seguir registrando como atencin de urgencias y no como hospitalizacin. Hora de ingreso del usuario a la institucin Debe registrarse la hora en que el usuario pasa a hospitalizacin, con el formato estndar de hora militar. Formato = hh:mm (hora militar) Valida formato hora Que el valor no exceda de: 24 horas ni 60 minutos. Si Fecha Ingreso = Fecha Salida => Hora de Ingreso debe ser anterior a Hora de Salida No se valida

Nmero de autorizacin

Un valor nico

Solo se registra si se ha solicitado y la EPS ha autorizado mediante la asignacin de un nmero de autorizacin. Es importante para efectos de la auditoria y el pago. Del 1 al 12 son las causas externas que ms interesan para la vigilancia de la salud pblica. Si hubieren otras causas externas no contempladas en estas 12, deben seleccionar el valor: 15 otra; y si se requiere una mayor precisin en la causa que origin la atencin pueden hacerlo en el campo de diagnstico relacionado, con los diagnsticos de los captulo XX, letras V a la Y. Los valores 13 y 14 corresponden a las causas de demanda de enfermedad general o profesional.

Causa externa

01 = Accidente de trabajo 02 = Accidente de trnsito 03 = Accidente rbico 04 = Accidente ofdico 05 = Otro tipo de accidente 06 = Evento catastrfico 07 = Lesin por agresin 08 = Lesin auto infligida 09 = Sospecha de maltrato fsico 10 = Sospecha de abuso sexual 11 = Sospecha de violencia sexual 12 = Sospecha de maltrato emocional 13 = Enfermedad general 14 = Enfermedad profesional 15 = Otra de Un valor nico: cdigo alfanumrico

Valida que el valor registrado se encuentre en el rango de los valores permitidos.

Diagnstico ingreso Diagnstico egreso

principal

principal

de

Un valor nico: cdigo alfanumrico

Diagnstico relacionado 1

Un valor nico: cdigo alfanumrico

Corresponde al diagnstico que dio origen a la hospitalizacin, en urgencias, consulta externa o remisin. El diagnstico principal de egreso debe ser un diagnstico confirmado en la mayora de los casos. Solo habr algunos casos en que no se pudo confirmar. Corresponde al diagnstico que justific la mayor parte de la estancia. Los diagnsticos relacionados son todos

Se valida que no sea un cdigo Z Se valida que est en la tabla de referencia de CIE, 10 revisin. Se valida que est en la tabla de referencia de CIE, 10 revisin

Se valida que est en la tabla de referencia

de egreso Diagnstico relacionado 2 de egreso Diagnstico relacionado 3 de egreso. Diagnstico complicacin Estado a la salida de Un valor nico: cdigo alfanumrico

Un valor nico: cdigo alfanumrico

Un valor nico: cdigo alfanumrico 1 = Vivo (a) 2 = Muerto (a)

aquellos que hacen parte del estado de salud que justific la estada en el hospital. Los diagnsticos relacionados son todos aquellos que hacen parte del estado de salud que justific la estada en el hospital. Los diagnsticos relacionados son todos aquellos que hacen parte del estado de salud que justific la estada en el hospital. Se diligencia si hubo una complicacin. Sealar si el paciente sale vivo de la hospitalizacin o muerto. Si su condicin a la salida es sta ltima, el siguiente campo no puede ir en blanco. La causa bsica de muerte, segn la Clasificacin Internacional, es la causa primaria que origina la secuencia de hechos que terminaron en la muerte, ya sea una causa externa o una enfermedad. Obligatorio si el estado a la salida es =2 Es la fecha en que el paciente deja el servicio de urgencias.

de CIE, 10 revisin Se valida que est en la tabla de referencia de CIE, 10 revisin Se valida que est en la tabla de referencia de CIE, 10 revisin Se valida que est en la tabla de referencia de CIE, 10 revisin Que el valor est en el rango permitido

Diagnstico de la causa bsica de muerte

Un valor nico: cdigo alfanumrico

Validar que el campo causa bsica de muerte no sea nulo, si el estado es igual a 2. Valida que el cdigo est en la tabla de CIE 10.

Fecha de egreso

Un valor nico: formato fecha: dd/mm/aaaa

Hora de egreso

Un valor nico: formato fecha: dd/mm/aaaa

Es la hora en que el paciente deja efectivamente el servicio de hospitalizacin.

Valida formato fecha Valida que la fecha de la salida no sea mayor a la actual Valida que la fecha de salida no puede ser anterior a la fecha de ingreso. Valida formato hora Que el valor no exceda de: 24 horas ni 60 minutos. Si Fecha Ingreso = Fecha Salida => Hora de Ingreso debe ser anterior a Hora de Salida.

5. ARCHIVO DE RECIEN NACIDOS: AN

Estructura de los datos de la consulta

Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el archivo de control y contenga el mismo nmero de registros

DATO
Nmero de la factura

VALORES PERMITIDOS
Un valor nico: cdigo alfanumrico

COMO REGISTRAR

VALIDACIONES

Se registra el nmero de la factura segn las Igual validacin que para la consulta. reglas establecidas para el archivo de transaccin. La madre ha sido registrada con un documento de identificacin al ingreso a la atencin de parto y a la hospitalizacin. Ese mismo tipo de documento se debe colocar en este campo para poder hacer trazabilidad cuando se requiera. Se valida estructura Se valida que el valor seleccionado est en los valores permitidos: CC, CE, PA, RC, TI, AS, MS Se valida que el tipo de documento corresponda a la edad

Tipo de identificacin de la CC madre CE PA RC TI AS MS

= = = = = = =

Cdula ciudadana Cdula de extranjera Pasaporte Registro civil Tarjeta de identidad Adulto sin identificacin Menor sin identificacin

Nmero de identificacin de Un valor nico la madre en el Sistema

Corresponde al nmero del documento de Se valida igual que en usuarios identificacin del usuario o el que le asigne la entidad administradora del plan de beneficios Fecha de nacimiento del recin nacido Valida formato fecha Valida que la fecha de la salida no sea mayor a la actual Valida que la fecha de salida no puede ser anterior a la fecha de ingreso. Es la hora del alumbramiento. Valida formato hora Que el valor no exceda de: 24 horas ni 60 minutos. Si Fecha Ingreso = Fecha Salida => Hora de Ingreso debe ser anterior a Hora de Salida. Nmero de semanas de gestacin de la madre No se valida al momento del parto Identificador para determinar si la madre tuvo Que el valor seleccionado est dentro del control prenatal rango permitido. Identificador del sexo del recin nacido Que el valor seleccionado est dentro del rango permitido Peso en gramos del recin nacido Se valida que sea numrico Si el nio presenta alguna patologa, se debe Que el valor seleccionado est dentro del

Fecha de nacimiento

Un valor nico

Hora de nacimiento

Un valor nico

Edad gestacional Control prenatal Sexo Peso Diagnstico

Un valor nico 1= Si 2= No M= Masculino F =Femenino Un valor nico recin Un valor nico

del

DATO
nacido

VALORES PERMITIDOS

COMO REGISTRAR
colocar un Cdigo del diagnstico, segn la Clasificacin Internacional de Enfermedades vigente. Puede ser un Dx presuntivo Si el RN fallece antes de las 24 horas de nacido, y sin que se hubiera hospitalizado por alguna patologa, se debe colocar el Cdigo de la causa bsica de muerte, segn la CIE 10 Debe ser igual a la registrada en el registro de defuncin.

VALIDACIONES
rango permitido de la tabla de referencia

Causa bsica de muerte

Fecha de muerte

Un valor nico

Fecha de muerte del recin nacido

Hora de muerte del recin Un valor nico nacido

Hora de muerte del recin nacido

Validar que el campo causa bsica de muerte no sea nulo, si el estado es igual a 2. Valida que el cdigo est en la tabla de CIE 10. Si este campo no es nulo, la fecha y hora de muerte son variables obligatorias. Valida formato fecha Valida que la fecha muerte no sea mayor a la actual Valida que la fecha de muerte no sea anterior a la fecha de nacimiento. Valida formato hora Que el valor no exceda de: 24 horas ni 60 minutos.