TITULO DEL PUESTO: ADMINISTRADOR(A) Asistente de Gerente I.

DESCRIPCION GENERICA
Bajo la supervisin directa del Gerente de Facilidad, ejecuta y colabora en los programas de ventas, mercadeo, servicio al cliente, administracin, operaciones y mantenimiento diseados para asegurar los servicios de calidad consistentes con los estndares establecidos a travs de las siguientes responsabilidades ya sea personalmente o por medio de subordinados.

II. PRINCIPALES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

En coordinacin con el Gerente de Facilidad supervisa a los empleados asignados, tales como: Mecnico(a) de Mantenimiento (Handyman), Celador(a) Guardia de Seguridad u otro personal contratado o que rinda servicios subcontratado en las instalaciones asignadas. Colabora en los programas, procedimientos y controles de las facilidades o instalaciones asignadas. Asegura que la funcionalidad, servicio al cliente y objetivos de ventas estn de acuerdo con lo establecido por la Empresa y los estndares que regulan la actividad. Atiende de forma corts y respetuosamente a visitantes, clientes u otras personas que solicite informacin tanto personalmente como telefnicamente. Muestra las facilidades a clientes. Cumple con las guas de estrategias de venta y mercadeo, mostrando y brindando siempre toda la informacin de los servicios, facilidades y beneficios que ofrece la Empresa. Ejecuta efectivamente los programas de ventas, mercadeo y servicio al cliente. Colabora con el Gerente de Facilidad en el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas o para resolver los problemas de administracin, operacin, mantenimiento o tcnicos. Establece contacto con clientes y complementa todos los procedimientos requeridos para completar el contrato de arrendamiento, adems de colaborar en la ejecucin de un plan agresivo de mercadeo, renta de unidades y venta de productos de acuerdo a los objetivos y segn los procedimientos y metas establecidas en colaboracin con su supervisor(a). Lleva a cabos constantes llamadas de telfono, envo de material informativo y promocional va fax, correo regular y correo electrnico, manteniendo y cumpliendo con el Plan de Mercadeo. Responsable de mantener en orden todos los registros, informes o reportes administrativos, operacionales, mercadeo, seguros y mantenimiento que le sean requeridos por su Supervisor inmediato o Gerencia. Conduce visitas de mercadeo, actividades de promocin o ventas fuera de las facilidades en coordinacin y aprobacin del Gerente de Facilidad. Mantiene los registros y certificaciones de la compaa de seguro, enviando peridicamente los documentos y certificaciones a clientes y compaa aseguradora. Cumple efectivamente con el servicio al cliente, mercadeo, calidad de los servicios, y con las normas, manuales y regulaciones de la Empresa.

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 Colabora en mantener las facilidades con una apariencia de excelencia, limpieza, seguridad y control de plagas. Responsable por mantener todos los procedimientos asociados con la administracin de las instalaciones, incluyendo transacciones electrnicas, gestiones de cobro, depsitos bancarios y otras segn sea necesario. Cumplimenta los contratos, expedientes y record computarizado de los clientes para asegurar la actividad financiera y actualizacin de datos e informacin. Colabora efectuando los depsitos bancarios diarios, en la eventualidad de que el Gerente de Facilidad ente no pueda efectuarlos. Genera directamente o a travs de los sistemas electrnicos los debitos bancarios a clientes. Colabora en las gestiones de cobro efectivas, con el fin de lograr el cobro y el objetivo y/o porcentaje establecido por la Gerencia, evitando contratar una agencia de cobro o iniciar un proceso legal o de subasta. Colabora en el proceso de Inventarios de Productos y requisicin de materiales. Colabora con el control, registro e inventario de todas las llaves y cerraduras de las instalaciones. Atender e investigar cualquier emergencia o llamada de activacin de alarma que ocurra, en la eventualidad de que el Gerente de Facilidad no pueda acudir, no sin antes reportar a su supervisor inmediato o al Gerente General. Cuando sea necesario y requerido por su supervisor, llevar o buscar materiales, equipo y/o documentos que sean necesarios para el buen funcionamiento y operacin del complejo. Asistir a reuniones, adiestramientos, seminarios, y programas de educacin continua, u otras gestiones relacionadas con sus funciones o requeridas por Gerencia. Asesora y mantiene informado(a) Gerente de Facilidad sobre los procesos administrativos y cualquier otra ocurrencia fuera de los procedimientos normales tan pronto sean detectados o de conocimiento preventivo. Responsable de mantenerse al corriente con la informacin ms reciente en las tcnicas de administracin, almacenamiento, mercadeo, ventas, servicio al cliente y en las tecnologas de proceso, servicios y productos de la empresa. Efecta las transacciones Banco-Electrnicas, recargos, descuentos, cargos recurrentes, cargos automticos, alteraciones, crditos, pre-pagos, cheques devueltos, gestiones de cobro, y Registro de Depsitos conforme sea requerido o necesario. Prepara y somete los reportes peridicos (Diarios, Semanales, Mensuales) o informes especiales requeridos. Responsable por el cumplimiento con todas las regulaciones, polticas y procedimientos Federales, Estatales, locales y de la empresa tambin con Seguridad en el Trabajo, Departamento de Bomberos, y Departamento de Salud. Desempea otras tareas relacionadas a su puesto o designadas por su supervisor.

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III. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO 1. Conocimientos y habilidades. Uso de computadoras y programas asociados. Habilidad de tratar en forma cortes y respetuosa al negociar con los clientes o tratar con visitantes y suplidores. Excelentes habilidades de comunicacin en Ingles tanto escrita como oral. Se requiere esfuerzo fsico para levantar al menos cincuenta (50) libras de peso y usar herramientas de trabajo para mantenimiento menor o corte de cerraduras. Excelente historial de conducta y Certificado Negativo de Antecedentes Penales. 2. Experiencia: 1-2 aos de experiencia relacionada y/o entrenamiento; o una combinacin de experiencia y educacin en Administracin o Mercadeo. 3. Escolaridad: Grado Asociado en Administracin o Mercadeo. Bachillerato en un rea aplicable ser una gran ventaja. III. CONDICIONES DE TRABAJO Las condiciones de trabajo son caractersticas de la actividad que se describe. Mientras desarrolla su funcin puede estar expuesta ocasionalmente a trabajar expuesto a rayos ultravioleta y/o cerca de vehculos o maquinas en movimiento. Se puede requerir que el empleado trabaje turnos rotativos y fines de semanas. Todos los empleados podrn ser trasladados temporal o permanentemente segn las necesidades de la Empresa. COMENTARIO Esta descripcin es una gua de la mayor parte de las responsabilidades del trabajo. Se deja entendido que otras responsabilidades especiales relacionadas y/o de menor responsabilidad pueden ser asignadas. __________________________________ Nombre Consultor Recursos Humanos _________________________________ Nombre del Empleado

__________________________________ Firma

_________________________________ Firma

__________________________________ Fecha

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