MANUAL DE USUARIO PAGOS MASIVOS AMV

MANUAL DE USUARIO PAGOS MASIVOS AMV

01 de junio de 2011

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MANUAL DE USUARIO PAGOS MASIVOS AMV

Historia de revisiones

Fecha <29/10/2010>

Versin 1.0

Descripcin Manual de Usuario de Pagos correspondiente a la versin 1.5.0.3 del software Primera revisin del Manual de Usuario, modificacin a la versin 1.5.0.5 del software Segunda revisin del Manual de Usuario, modificacin a la versin 1.5.0.5 del software Tercera revisin del Manual de Usuarios, versin final 1.5.6.5 del software

Autor EDESA

<10/11/2010>

1.1

EDESA

<04/01/2011>

AMV

<29/03/2011>

AMV

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Contenido
Introduccin Definiciones Ingreso al SIAMV Men 1. PLANILLA PREINSCRIPCIN 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. Crear Planilla Buscar Planilla Eliminar Planilla Pagar Planilla Detalles Crear Detalle Ver Detalle Eliminar Detalle 4 5 6 7 8 8 10 12 13 15 15 17 19 20 20 22 22 26 26 26 27 29 30 31 31 32 34 34 36 36 38 39 40 40 42 42 44 44

1.5.1. 1.5.2. 1.5.3. 2. 2.1. 2.2.

PROGRAMACIN PLANILLAS Buscar Planilla Detalles Ver Detalle Programar Examen

2.2.1. 2.2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

Guardar Examen Desprogramar Examen Modificacin de Profesional y Examen Generacin de Informes Informacin del Pago Crear Planilla Buscar Planilla Eliminar Planilla Pagar Planilla Detalles Crear Detalle Ver Detalle Eliminar Detalle

PLANILLA ANTECEDENTES

3.5.1. 3.5.2. 3.5.3. 4. 4.1. 4.2.

FACTURAS PROFESIONAL Buscar Factura Detalles Ver Detalle Programar Examen

4.2.1. 4.2.2. 4.3.

Guardar Examen

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Herramienta de Pagos Masivos

Introduccin
El propsito del Sistema de Informacin de AMV (SIAMV) es mantener permanentemente actualizada la informacin de las personas naturales sujetas a dicho sistema, para el ejercicio de las funciones de AMV como organismo de autorregulacin y como certificador de profesionales del mercado de valores. Este Sistema est a cargo de la Direccin de Certificacin e Informacin de AMV, quien llevar a cabo todas las actividades o gestiones que sean necesarias para que dicho sistema funcione debidamente y cumpla su propsito. La informacin ingresada al SIAMV es requerida para la planeacin del servicio de Certificacin de profesionales y la eficiencia en la prestacin del servicio.

En funcin de lo anterior, la Herramienta de Pagos Masivos contenida en el SIAMV responde a la necesidad de presentar profesionales vinculados a un intermediario del mercado de valores ante AMV para su respectivo Proceso de Certificacin. El mdulo de pagos masivos permite a sus entidades miembro agilizar los procesos de preinscripcin, pago y programacin de exmenes de idoneidad tcnica y profesional de sus profesionales vinculados, como tambin sirve de medio de control sobre sus procesos de certificacin.

Este documento explica el proceso que una entidad miembro de AMV debe seguir para inscribir, pagar y programar a sus profesionales a los diferentes exmenes de idoneidad tcnica y profesional, de igual forma, el proceso para realizar el pago de la verificacin de antecedentes, en las diferentes modalidades y especialidades de certificacin que ofrece esta entidad.

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MANUAL DE USUARIO PAGOS MASIVOS AMV Definiciones

Para los efectos de este Manual se aplicarn las siguientes definiciones: Planilla: es el conjunto de datos (Preinscripciones a exmenes y/o Verificacin de Antecedentes) que son almacenados en un formato organizado. Informacin de la Planilla de Pagos: contiene los datos relacionados con la Planilla y su Factura asociada. A partir de los MDULOS: PLANILLA PREINSCRIPCIN y PLANILLA ANTECEDENTES se podr consultar esta informacin. De la Planilla de Pagos se visualizan los siguientes campos: o o Cdigo Planilla: corresponde al cdigo nico de la Planilla en el Sistema de Informacin de AMV (SIAMV). No. Factura: cdigo de soporte que genera el SIAMV posterior al pago de cada Planilla. El cdigo asociado a cada factura es diferente al cdigo de Planilla. En caso que no haya sido aprobado el pago, el campo Factura dir No existe factura. Fecha actualizacin: fecha asociada a la ltima adicin, cancelacin, eliminacin, modificacin o cualquier cambio presentado en la Planilla. Valor sin IVA: es el valor total de la Planilla antes de IVA. Saldo por Amortizar: corresponde al saldo pendiente por amortizar del total del valor de la Factura. Para un da cualquiera significa que si la Factura contiene 3 exmenes y se han presentado dos, el Saldo por Amortizar corresponde al Valor sin IVA del examen pendiente por programar o presentar. No. Profesionales: corresponde a la cantidad de profesionales inscritos en la Planilla. No. tems: cantidad de exmenes o verificaciones de antecedentes registrados en la planilla y/o factura consultada. Pago Aprobado: informa si el pago est aprobado o no. El pago se entiende como Aprobado cuando el dinero se haya debitado de la cuenta asociada y la factura haya sido emitida por el Sistema de Informacin de AMV (SIAMV). En todos los casos en los cuales no haya sido pagada la Planilla o el pago no haya sido aprobado, este campo aparece en estado de Pago Aprobado: N. Fecha Fago: fecha en la que se realiz el pago de la Planilla y se asign una Factura asociada.

o o o

o o o

Tipo Documento / Nmero de documento: corresponde al tipo de documento del profesional aspirante a presentar los exmenes. El nmero de documento corresponde al aspirante sin puntos ni comas. Botones Verificar, Volver y Limpiar: el botn Verificar valida si el profesional se encuentra inscrito en el SIAMV y si se encuentra vinculado a la entidad creadora de la Planilla. El botn Volver regresa a la pgina anterior o deshace la ltima accin realizada en el momento de la preinscripcin o adicin en una planilla no pagada. El botn Limpiar borra los datos de Tipo y Nmero de documento cargados en la ltima accin realizada dentro de la planilla.

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Informacin de la Entidad: hace referencia a la entidad a la cual se encuentra asociada la Planilla. Esto es, la entidad a la cual se encuentra vinculada la persona que cre la Planilla y realiz el pago de la misma. De la entidad se visualizan los siguientes datos: o o o NIT: corresponde al nmero asociado al NIT de la entidad incluyendo el cdigo de verificacin. Nombre Entidad: es el nombre registrado en la Superintendencia Financiera de Colombia de la entidad que genera la Factura. Tipo Entidad: es el tipo de entidad asociado en la Superintendencia Financiera de Colombia de la entidad genera la Factura.

Detalle: son los registros que conforman una Planilla y corresponden a la informacin por cada preinscripcin de exmenes o verificacin de antecedentes asociado a un profesional. Fecha Creacin: corresponde a la fecha de creacin de la Planilla.

Ingreso al SIAMV
1. Para ingresar al SIAMV, es necesario que digite manualmente en la barra de direcciones de Internet el siguiente link: https://wayuu.amvcolombia.org.co/siamv/app 2. Posteriormente con el usuario y contraseas asignadas por AMV, proceda a digitarlas en el campo destinado para cada una. A continuacin ingrese el usuario y claves asignadas por AMV.

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MANUAL DE USUARIO PAGOS MASIVOS AMV ATENCIN: una vez haya ingresado al SIAMV, usted podr modificar sus claves por medio del mdulo SEGURIDAD / Cambio de clave. All debe ingresar las dos nuevas de su seleccin. Recuerde anotarlas en un lugar seguro puesto que usted las requerir en adelante. Men
La siguiente figura muestra la pantalla inicial mostrada al funcionario de la entidad miembro cada vez que ingresa con sus claves al Sistema de Informacin de AMV (SIAMV).

Figura 1. Men Principal Planillas de Pagos

A la izquierda se encuentra disponible el Men sobre el cual se pueden realizar las acciones de las Planillas de pagos. Este men est conformado por los siguientes tems: Seguridad / Cambio de Clave Programacin Planillas Planilla Preinscripcin Planilla Antecedentes Facturas Profesional

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MANUAL DE USUARIO PAGOS MASIVOS AMV 1. PLANILLA PREINSCRIPCIN

Las Planillas de Preinscripcin hacen referencia a la preinscripcin de exmenes de los profesionales de una entidad miembro. Sobre estas Planillas se pueden realizar varias acciones que sern explicadas a continuacin:

1.1. Crear Planilla

Para crear una Planilla de Preinscripcin por primera vez se debe ingresar al men PLANILLA PREINSCRIPCION en donde le aparecer una ventana como la que se muestra en la figura 4. y donde deber hacer clic en el botn Crear Planilla para continuar al siguiente paso.

Figura 2. Crear Planilla Preinscripcin primera vez

Si ya ha creado una Planilla de preinscripcin con anterioridad, la ventana disponible debe ser igual a la figura 5., solamente que en esta ventana deber hacer clic en el botn Nueva Planilla, y continuar al siguiente paso.

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Figura 3. Crear Planilla Preinscripcin

La siguiente ventana que se muestra (figura 6), corresponde a una Planilla ya creada. Para iniciar el ingreso de un detalle en la Planilla, por favor dirigirse a la seccin 1.5.2 (creacin de detalles) de este documento.

Figura 4. Planilla Preinscripcin creada

La anterior corresponde a una Planilla ya creada sin ningn detalle asociado. Esta Planilla corresponde al nmero 16556.

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MANUAL DE USUARIO PAGOS MASIVOS AMV 1.2. Buscar Planilla

Para buscar una Planilla debe acceder a la seccin de PLANILLA PREINSCRIPCION, que se encuentra en el men de SIAMV. Luego, si ya tiene creada al menos una Planilla en el sistema, tendr la posibilidad de buscar la Planilla por fecha de creacin o buscar todas las Planillas; si usted conoce la fecha de creacin de la Planilla en el Sistema, ingrsela en los campos Fecha Inicial y Fecha Final y luego haga clic en el botn Buscar como se muestra en la Figura 2., si no tiene clara la fecha de creacin de la Planilla slo debe hacer clic en el mismo botn pero sin llenar los campos de fecha y as buscar todas las Planillas existentes creadas por la entidad Miembro. De no tener una Planilla creada, por favor dirjase a la seccin 1.2 de este documento.

Figura 5. Buscar Planilla Preinscripcin

Una vez que se haya realizado la bsqueda, se listarn la(s) Planilla(s) creada (s) dentro del rango definido como lo muestra la Figura 3.

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Figura 6. Ver Planilla Preinscripcin

Cada fila corresponde a una Planilla de Preinscripcin de Exmenes. Adicionalmente, esta muestra datos importantes de la Planilla como son: Detalle: haga clic sobre esta imagen para poder ver en detalle cada concepto incluido en la Planilla. Factura: cdigo de soporte que genera el SIAMV posterior al pago de cada Planilla. El cdigo asociado a cada factura es diferente al cdigo de Planilla. En caso que no haya sido aprobado el pago, el campo Factura dir No existe factura). Cdigo Planilla: corresponde al cdigo nico de la Planilla en el sistema. Fecha Actualizacin Planilla: es la fecha de la ltima actualizacin o cambio realizado sobre la Planilla. Saldo por Amortizar: es el saldo pendiente por amortizar del total del valor de la factura. Esto es, si la Planilla contiene 3 exmenes y se han presentado dos, el Saldo por Amortizar corresponde al valor del examen pendiente por presentar. Valor sin IVA: es el valor total de la Planilla antes de IVA. Pago Aprobado: indica si el pago est aprobado o no. En todos los casos en los cuales no ha sido pagada la Planilla, el pago aparece en estado de Pago Aprobado: N. Fecha Fago: fecha en la que se pag la Planilla. Botn eliminar: dentro del sistema solamente se pueden eliminar Planillas que no hayan sido pagadas.

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MANUAL DE USUARIO PAGOS MASIVOS AMV 1.3. Eliminar Planilla

Para eliminar una Planilla de Preinscripcin de exmenes se debe buscar la misma en el Sistema, luego se debe hacer clic en el botn la figura 7. de la Planilla correspondiente a lo que el SIAMV mostrar la pantalla de

Figura 7. Eliminar Planilla Preinscripcin

Despus de hacer clic en el botn ACEPTAR, la Planilla ser eliminada del sistema. Es necesario tener en cuenta que si la Planilla ya esta pagada, NO se podr eliminar.

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1.4. Pagar Planilla

Para pagar una Planilla, esta debe contar con detalles creados (ver seccin 1.5.2). Una vez que los tenga, se debe buscar la Planilla, ver los detalles disponibles (seccin 1.5.1) y hacer clic en el botn Pagar, que se encuentra en la parte inferior de la ventana de detalles de la Planilla.

Figura 8. Pagar Planilla Preinscripcin

A continuacin se mostrar una pantalla desde donde usted podr realizar el pago electrnico de la planilla creada anteriormente desde la entidad bancaria seleccionada por usted. Recuerde que cada entidad tiene sus procesos y claves de seguridad para realizar el correspondiente pago. Una vez se realice el pago, usted podr volver al SIAMV mediante el botn Salida Segura para que el SIAMV lo retorne a una ventana similar a la siguiente:

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Figura 9. Pago Planilla Preinscripciones

El recuadro de Informacin de la Transaccin contiene los datos iniciales del pago: Estado de la Transaccin, Nombre del Banco y Cdigo de Confirmacin. Haciendo clic en Planilla Preinscripcin Examen, el SIAMV lo llevar a la siguiente ventana:

Figura 10. Detalles Pago Planilla Preinscripciones

Adicionalmente, en esta ventana se muestra informacin ms detallada con respecto al pago de la Planilla de Preinscripcin. Entre los datos nuevos encontramos: Pago Aprobado, Fecha y Hora del pago, TicketId, Nmero de factura y un link para descargar la Factura en formato .pdf mediante el botn .

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1.5. Detalles
Esta seccin se dedica a la inclusin de los detalles (exmenes para cada persona) sobre la Planilla de Preinscripcin de Exmenes. Para crear ms de un detalle es necesario que se repita varias veces el siguiente procedimiento. 1.5.1. Crear Detalle

Para crear un detalle sobre una Planilla de Preinscripcin ya creada, se debe acceder a los detalles como se explic en el numeral 1.5.1. Una vez se listen los detalles, se debe hacer clic en el botn Nuevo Detalle, el cual slo estar disponible si la Planilla no ha sido pagada. Para crear un nuevo detalle y como muestra la figura 13, se debe seleccionar el Tipo de Documento e ingresar el nmero de documento del profesional sobre el cual se va a realizar el detalle nuevo; una vez ingresados estos datos, se hace clic sobre el botn Verificar, el cual comprobar que este profesional haya sido previamente inscrito en el SIAMV y as mismo que pertenezca dentro de su INFORMACIN LABORAL ACTUAL a la entidad que est creando la Planilla actual. Posteriormente el SIAMV desplegar la siguiente ventana:

Figura 11. Crear Detalle Planilla Preinscripcin

En caso que despus de hacer clic en Validar, el SIAMV no permita incluir a la persona se debe validar con dicho profesional sobre su registro en el SIAMV y su diligenciamiento de la hoja de vida en el sistema.

En caso que la validacin sea exitosa y como se muestra en la siguiente Figura, para cada profesional aparecern los exmenes disponibles de acuerdo con la informacin ingresada por el profesional en sus

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datos bsicos del SIAMV (se puede inscribir a ms de uno por Planilla). Estos exmenes corresponden a la modalidad seleccionada en los datos bsicos del profesional.

Figura 12. Crear Detalle Planilla Preinscripcin 2

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Los datos adicionales en este momento mostrados son: Ciudad de Presentacin: es la ciudad donde se est preinscribiendo el examen y donde se presentar el mismo. Examen: es el nombre del examen al cual el profesional est aspirando. Valor: es el valor sin IVA incluido del examen de acuerdo con las tarifas vigentes publicadas por AMV. Incluir: este campo se selecciona para incluir el examen correspondiente en la Planilla.

Cada vez que se seleccione el (los) examen (es), se deber hacer clic en Guardar. En caso que se deseen ingresar ms detalles se deber repetir este procedimiento el nmero de veces requerido. Posteriormente, el SIAMV lo enviar a la pantalla de detalles, donde se podrn ver los detalles ingresados. 1.5.2. Ver Detalle

Para ver los detalles creados en una Planilla en particular, usted debe hacer clic en el botn acuerdo a como se muestra en la figura 11.

de

Figura 13. Detalle Planilla Preinscripcin

Posterior a este clic y como se muestra a continuacin en la figura 12., se pueden ver tanto los detalles de la Planilla como otros datos de inters como son:

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Informacin de la Entidad: hace referencia a la entidad que es duea de la Planilla. De la entidad se tienen los siguientes datos: o NIT o Nombre Entidad o Tipo Entidad

Figura 14. Detalles Planilla Preinscripcin

Informacin de la Planilla de Pagos: esta tabla contiene informacin referente a la Planilla en particular. Muestra la siguiente informacin: o Cdigo Planilla: este nmero es el cdigo nico de la Planilla en la aplicacin. o No. Factura: cdigo de soporte que genera el SIAMV posterior al pago de cada Planilla. El cdigo asociado a cada factura es diferente al cdigo de Planilla. En caso que no haya sido aprobado el pago, el campo Factura dir No existe factura). o Fecha Actualizacin: es la ltima fecha de actualizacin de la Planilla. o Valor sin IVA: es el valor total de la Planilla, sin tener en cuenta el IVA. o Saldo por Amortizar: es el saldo pendiente por amortizar del total de la Planilla. o No. Profesionales: es la cantidad de profesionales que han sido inscritos en la Planilla. o No. tems: es el nmero de detalles con que cuenta la Planilla. Esto es para cada caso, cantidad de exmenes o de verificacin de antecedentes segn el caso. o Pago Aprobado: este campo indica si el pago esta aprobado. o Fecha de Pago: es la fecha de pago de la factura.

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Tabla de Detalles: Esta tabla tiene informacin relacionada con los detalles de la Planilla, y tiene los siguientes campos: o Ciudad Presentacin: corresponde a la ciudad en la cual se presentar el examen. Esta ciudad podr ser modificada solamente cuando se haya pagado la Planilla y en cualquier momento antes de la presentacin de cada examen. Fecha Programacin: hace referencia a la fecha de programacin del examen (si la tiene). Corresponde a la fecha en la cual el interlocutor reserv fecha para cada sesin. Tipo Doc: es el tipo de documento del profesional al que pertenece el detalle. No. Documento: es el nmero de documento del profesional al que pertenece el detalle. Nombre: es el nombre del profesional al que pertenece el detalle. Examen Preinscripcin: es el examen al cual se le est preinscribiendo al profesional del detalle. Valor Examen: es el valor sin IVA del examen del detalle.

o o o o o o

1.5.3.

Eliminar Detalle

Para eliminar un detalle se debe ingresar a la ventana de detalles de la Planilla, y luego hacer clic en el botn del detalle que se desea eliminar. Tenga en cuenta que los detalles no pueden ser eliminados si la Planilla ya ha sido pagada.

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MANUAL DE USUARIO PAGOS MASIVOS AMV 2. PROGRAMACIN PLANILLAS

Esta seccin corresponde a la asignacin de fechas para la presentacin de exmenes para cada uno de los profesionales incluidos en cada Planilla de Preinscripcin de Exmenes.

2.1. Buscar Planilla

Para programar un profesional registrado en una Planilla es indispensable que sta se encuentre pagada. Para buscar una Planilla (de Preinscripcin de Exmenes) en Programacin Planillas, se debe acceder a la seccin de PROGRAMACION PLANILLAS, que se encuentra en el men izquierdo de SIAMV (Figura 15). La bsqueda podr realizarse por fecha de creacin o buscar todas las Planillas; si usted conoce la fecha de creacin de la Planilla en el sistema, ingrsela en los campos Fecha Inicial y Fecha Final y luego haga clic en el botn Buscar, si no recuerda la fecha clara de creacin de la Planilla slo debe hacer clic en el mismo botn pero sin llenar los campos de fecha, accin que buscar todas las Planillas existentes creadas por la entidad y que cumplan con los rangos de fechas dado el caso. De no tener una Planilla (de exmenes) creada y con un pago realizado, por favor dirjase a la seccin 1 de este documento.

Figura 15. Buscar Planilla Preinscripcin Programacin Planillas

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La siguiente figura muestra el resultado de la bsqueda de Planillas:

Figura 16. Buscar Planilla Preinscripcin Programacin Planillas 2

Cada fila publicada, corresponde a una Planilla de Preinscripcin de Exmenes. Adicionalmente, sta muestra datos de la Planilla como son: Cdigo Planilla: corresponde al cdigo nico de la Planilla en el sistema. Fecha Creacin: es la fecha de la creacin de la Planilla. Saldo por Amortizar: es el saldo que queda pendiente por amortizar del total del valor de la factura. Valor sin IVA: es el valor total de la Planilla y como su nombre lo dice, no tiene en cuenta el valor del IVA. No. Profesionales: este campo corresponde a la cantidad de profesionales inscritos en la Planilla. Pago Aprobado: dice si el pago est aprobado o no. Fecha Fago: fecha en que se realiz el pago de la Planilla.

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2.2. Detalles
Esta seccin se dedica a la consulta de de los detalles pendientes de programacin sobre la Planilla de exmenes:

2.2.1. Ver Detalle

Para ver los detalles que tiene una Planilla en particular, se debe hacer clic en el botn muestra la figura 17.

como lo

Figura 17. Detalle Programacin Planillas

La Figura 18 muestra tanto los diferentes detalles de la Planilla como otros datos de inters de la Planilla como son:

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Informacin de la Entidad: hace referencia a la entidad que es duea de la Planilla. De la entidad se tienen los siguientes datos: o NIT o Nombre Empresa o Tipo Entidad Informacin de la Planilla de Pagos: esta tabla muestra la siguiente informacin de la Planilla: o o Cdigo Planilla: este nmero es el cdigo nico de la Planilla en la aplicacin. No. Factura: cdigo de soporte que genera el SIAMV posterior al pago de cada Planilla. El cdigo asociado a cada factura es diferente al cdigo de Planilla. En caso que no haya sido aprobado el pago, el campo Factura dir No existe factura). Fecha Actualizacin: es la ltima fecha de actualizacin de la Planilla. Valor sin IVA: es el valor total de la Planilla, sin tener en cuenta el IVA. Saldo por Amortizar: es el saldo pendiente por amortizar del total de la Planilla. No. Profesionales: es la cantidad de profesionales que son inscritos en la Planilla. No. tems: es el nmero de detalles con que cuenta la Planilla. Pago Aprobado: este campo dice si el pago est aprobado. Fecha de Pago: es la fecha de pago de la factura.

o o o o o o o

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Figura 18. Detalles Programacin Planillas 1

Detalle (Sealado con rojo): esta tabla tiene informacin relacionada con los detalles de la Planilla, y tiene los siguientes campos: o o o o o o o o o Guardar: corresponde a un campo de seleccin que permite el guardado del detalle. (Debe ser seleccionada para guardar los cambios actuales sobre el detalle). Cancelar: es un campo de seleccin que permite cancelar una preinscripcin (Ver numeral 2.6). Doc: es el tipo y nmero de documento del profesional inscrito en el detalle. Nombre: es el nombre del profesional al que pertenece el detalle. Ciudad Presentacin: corresponde a la ciudad en la cual se presentar el examen. Correo de Contacto: es el correo electrnico del profesional del detalle. Cdigo: es el cdigo nico del detalle en el sistema. Examen: es el nombre del examen al cual el profesional est inscrito. Fecha Programacin: hace referencia a la fecha de programacin del examen. Esta ser la fecha en la cual el profesional deba presentarse para su sesin.

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La figura 19 muestra los dems elementos contenidos en esta pgina: Botn Guardar: este botn guarda los detalles que hayan sido modificados y seleccionados en el campo Guardar (ver figura 18, campo Guardar). Botn PDF: este botn permite descargar un reporte en formato Pdf sobre los detalles contenidos en la Planilla. Botn Plano: realiza la misma funcin anterior pero en archivo cvs. Este formato permite su visualizacin en Microsoft Excel. Botn Factura: permite ver los detalles del pago de la Planilla.

Figura 19. Detalles Programacin Planillas 2

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2.2.2. Programar Examen

Para programar uno o ms exmenes se deben buscar los detalles correspondientes en cada planilla mediante la opcin PROGRAMACION PLANILLAS. Sobre el detalle que se quiera programar se selecciona la Ciudad de Presentacin y la Sesin (fechas disponibles de acuerdo con el cronograma de AMV), como lo muestra la siguiente figura:

Figura 20. Programacin de Detalles

Luego, se hace clic en la casilla de verificacin de la columna Guardar con el fin de guardar este cambio y la correspondiente sesin (ver siguiente seccin).

2.3. Guardar Examen

Para guardar uno o ms exmenes, despus de realizar los cambios sobre los detalles correspondientes, se debe seleccionar en los mismos el campo Guardar. Cuando todos los profesionales seleccionados han sido modificados, se debe hacer clic en el botn Guardar ubicado al final de la pgina, como lo muestra la figura 21.

Figura 21. Guardar Detalles

En este ejemplo se programaron 2 detalles (exmenes), y luego se guardaron.

2.4. Desprogramar Examen

Para desprogramar/reprogramar (remover o quitar la sesin actual asignada a un profesional para una preinscripcin de un examen), se debe seleccionar la ciudad de presentacin del examen en blanco (es la primera opcin), y realizar el proceso de guardado correspondiente.

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MANUAL DE USUARIO PAGOS MASIVOS AMV 2.5. Modificacin de Profesional y Examen

Esta opcin permite en el sistema modificar el profesional y el examen al cual se encuentran asignados en un detalle (preinscripcin a examen) de una Planilla, lo anterior sin tener en cuenta si el detalle ya tiene una fecha de examen programada. El sistema habilita esta opcin a menos que el detalle haya sido Cancelado de acuerdo con el literal 2.4. Para realizar este proceso es necesario acceder a la Planilla por la opcin PROGRAMACION PLANILLAS y hacer clic en el nombre del profesional o en el nombre del examen del detalle, segn sea el requerimiento:

Figura 22. Ejemplo Modificacin de Profesional y Examen 1

Para cambiar el nombre del profesional: de acuerdo con la pantalla siguiente (figura 24), dentro del campo Nmero de Documento, se debe ingresar el documento del nuevo profesional al que se va a realizar el cambio. Para cambiar el examen asignado al profesional: de acuerdo con la pantalla siguiente (figura 24), dentro del campo Nmero de Documento, se debe ingresar el mismo documento del profesional al que se le va a realizar al cambio teniendo en cuenta que es solamente el examen el que va a ser cambiado.

Figura 23. Ejemplo Modificacin de Profesional y Examen 2

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En ambos casos se hace clic en Verificar, para comprobar que el profesional se encuentra inscrito en el SIAMV y que pertenece dentro de la INFORMACIN LABORAL ACTUAL a la entidad creadora de la Planilla. De esta forma podr usted continuar con la siguiente ventana:

Figura 24. Ejemplo Modificacin de Profesional y Examen 3

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En esta nueva ventana, se puede modificar tanto la ciudad de presentacin como el examen asociado. Los exmenes mostrados corresponden a los que actualmente tienen el mismo valor del examen original. Una vez seleccionado el examen y la ciudad de presentacin deseada, se debe hacer clic en el botn Guardar, y luego Volver. Al volver a ver los detalles de la Planilla, el orden del detalle modificado puede cambiar, ya que la pgina organiza los detalles por profesional y fecha de sesin.

Figura 25. Ejemplo Modificacin de Profesional y Examen 4

Comparando la figura 26 y la figura 23, se puede ver de qu manera cambi el orden en los detalles por el cambio en el profesional y el examen.

2.6. Generacin de Informes

Para generar un informe sobre una Planilla de Programacin de Planillas, es necesario acceder a los detalles de la Planilla. Al final de la pgina se pueden encontrar los siguientes botones desde los cuales se puede descargar un informe de la Planilla actual, tanto en pdf como en cvs:

Figura 26. Generacin de Informes

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2.7. Informacin del Pago

Con respecto a esta opcin, al final de la ventana de detalles se encuentra el siguiente botn:

Figura 27. Informacin del Pago Detalle

Al hacer clic sobre el mismo, muestra la informacin relacionada al pago de la Planilla:

Figura 28. Informacin del Pago Ventana

En la ventana de la figura 29, se puede encontrar informacin del Pago electrnico. Adicionalmente, se puede descargar la factura haciendo clic en la imagen: .

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3. PLANILLA ANTECEDENTES
Hacen referencia a las Planillas para la solicitud de certificacin y/o verificacin de antecedentes de los profesionales vinculados a un miembro. Sobre estas Planillas se pueden realizar varias acciones que sern descritas a continuacin:

3.1. Crear Planilla

Se debe acceder al men PLANILLA ANTECEDENTES, si no ha creado una Planilla antes, le aparecer una ventana similar a la que se muestra en la figura 32, en esta ventana debe hacer clic en el botn Crear Planilla, y continuar con el siguiente paso.

Figura 29. Crear Planilla Antecedentes primera vez

Por otra parte, si ya ha creado una Planilla de antecedentes con anterioridad, la ventana disponible debe ser igual a la figura 30. En esta ventana debe hacer clic en el botn Nueva Planilla, y continuar con el siguiente paso. La siguiente ventana (figura 33) corresponde a la Planilla ya creada. Si se requiere ingresar un detalle en la Planilla, por favor dirjase a la seccin 3.5.2 de este documento.

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Figura 30. Planilla Antecedentes

3.2. Buscar Planilla

Para buscar una Planilla Antecedentes, se debe acceder al Mdulo PLANILLA ANTECEDENTES que se encuentra en el men izquierdo de SIAMV. Luego, si ya tiene creada al menos una Planilla en el sistema, tendr la posibilidad de buscar la Planilla por fecha de creacin o buscar todas las Planillas; si usted conoce la fecha de creacin de la Planilla en el sistema ingrsela en los campos Fecha Inicial y Fecha Final y luego haga clic en el botn Buscar como se muestra en la Figura 30., si no recuerda la fecha de creacin de la Planilla slo debe hacer clic en el mismo botn pero sin llenar los campos de fecha, lo cual buscar todas las Planillas existentes creadas por la entidad miembro. De no tener una Planilla creada por favor dirjase a la seccin 3.2 de este documento.

Figura 31. Buscar Planilla Antecedentes

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Una vez se haya realizado la bsqueda, se listar (n) la(s) Planilla(s) seleccionada(s) como lo muestra la Figura 31. Cada fila corresponde a una Planilla de Preinscripcin de Exmenes. Esta plantilla muestra datos importantes de la Planilla como son:

Factura: cdigo de soporte que genera el SIAMV posterior al pago de cada Planilla. El cdigo asociado a cada factura es diferente al cdigo de Planilla. En caso que no haya sido aprobado el pago, el campo Factura dir No existe factura). Cdigo Planilla: corresponde al cdigo nico de la Planilla en el sistema. Fecha Act. Planilla: es la fecha de la ltima actualizacin realizada sobre la Planilla. Saldo por Amortizar: es el saldo que queda pendiente por amortizar del total del valor de la factura. Valor sin IVA: es el valor total de la Planilla y como su nombre lo dice, no tiene en cuenta el valor del IVA. Pago Aprobado: campo que indica si el pago est aprobado o no. Fecha Fago: fecha en la cual se realiz el pago de la Planilla.

Figura 32. Ver Planilla Antecedentes

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MANUAL DE USUARIO PAGOS MASIVOS AMV 3.3. Eliminar Planilla

Para eliminar una Planilla de Antecedentes, sta se debe buscar en el sistema, luego se debe hacer clic en el botn , mostrando una pantalla como la figura 34.

Figura 33. Eliminar Planilla Antecedentes

Despus de hacer clic en el botn OK, la Planilla ser eliminada del sistema, no obstante hay que tener en cuenta que si la Planilla ya se encuentra paga, no se podr eliminar.

3.4. Pagar Planilla

Para pagar una Planilla, esta debe contar con detalles. Una vez que los tenga, se debe buscar la Planilla, ver los detalles disponibles (seccin 3.5.1) y hacer clic en el botn Pagar, que se encuentra en la parte inferior.

Figura 34. Pagar Planilla Antecedentes

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A continuacin, se mostrar una pantalla donde se tramitar el pago electrnico de la Planilla. Una vez se realice el pago, se podr volver a la siguiente ventana (Figura 36) del SIAMV mediante el botn Salida Segura:

Figura 35. Pago Planilla Antecedentes

Esta ventana contiene datos iniciales del pago Estado de la Transaccin, Nombre del Banco y Cdigo de Confirmacin. Haciendo clic en el link Planilla Solicitud de Certificacin, el sistema lo llevar a una nueva ventana (Figura 37):

Figura 36. Detalles Pago Planilla Antecedentes

En la presente ventana se mostrar informacin ms detallada con respecto al pago de la Planilla de antecedentes. Entre los datos nuevos encontramos entre otros: Pago Aprobado, Fecha y Hora, TicketId y la Factura; esta ltima podr ser descargada mediante el botn .

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3.5. Detalles
Esta seccin se dedica al tratamiento de los detalles sobre la Planilla de Antecedentes: 3.5.1. Crear Detalle

Para crear un detalle sobre una Planilla de Antecedentes, se debe acceder a los detalles como se explic en el numeral 3.5.1. Una vez se listen los detalles, se hace clic en el botn Nuevo Detalle, el cual slo estar disponible si la Planilla no est pagada.

Figura 37. Crear Detalle Planilla Antecedente

La figura 40, permite seleccionar el Tipo de Documento, e ingresar el nmero de documento del profesional sobre el que se va a realizar el detalle nuevo; una vez ingresados estos datos, se debe hacer clic sobre el botn Verificar, el cual comprobar que dicho profesional se encuentra vinculado en su INFORMACIN LABORAL ACTUAL en el SIAMV con la entidad que lo est incluyendo y desplegar la siguiente ventana:

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Figura 38. Crear Detalle Planilla Antecedente 2

En esta ventana aparecen las certificaciones posibles que el profesional puede solicitar (estas posibilidades van de acuerdo con la modalidad de certificacin de cada profesional, teniendo en cuenta que para cada uno se puede solicitar solamente un tipo de certificacin por Planilla). Los datos adicionales mostrados son: Certificacin: es el concepto asociado a la verificacin de antecedentes de la certificacin a la cual el profesional puede aspirar de acuerdo con su modalidad. Incluir: este campo se selecciona para incluir la certificacin correspondiente en la Planilla.

Una vez seleccionado (s) el (los) examen (exmenes), se debe hacer clic en Guardar. Luego, la aplicacin lo enva a la pantalla de detalles, donde se podrn ver los ingresados previamente.

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3.5.2. Ver Detalle Para ver los detalles que tiene una Planilla en particular, haga clic en el botn figura 38: , como lo muestra la

Figura 39. Detalle Planilla Antecedentes

La ventana mostrada en la figura 39., permite ver los diferentes detalles de la Planilla, junto con otros datos de inters como son: Informacin de la Entidad: hace referencia a la entidad que es duea de la Planilla. A su vez, de la entidad se tendrn los siguientes datos: o NIT o Nombre Empresa o Tipo Entidad

Figura 40. Detalles Planilla Antecedentes

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Informacin de la Planilla de Pagos: esta tabla contiene informacin referente a la Planilla en particular. Muestra la siguiente informacin: o o Cdigo Planilla: este nmero es el cdigo nico de la Planilla en la aplicacin. Factura: cdigo de soporte que genera el SIAMV posterior al pago de cada Planilla. El cdigo asociado a cada factura es diferente al cdigo de Planilla. En caso que no haya sido aprobado el pago, el campo Factura dir No existe factura). Fecha Actualizacin: es la ltima fecha de actualizacin de la Planilla. Valor sin IVA: es el valor total de la Planilla, sin tener en cuenta el IVA. Saldo por Amortizar: es el saldo pendiente por amortizar del total de la Planilla. No. Profesionales: es la cantidad de profesionales inscritos en la Planilla. No. tems: es el nmero de detalles con que cuenta la Planilla. Pago Aprobado: este campo dice si el pago esta aprobado o no. Fecha de Pago: es la fecha de pago de la factura.

o o o o o o o -

Tabla de Detalles: esta tabla tiene informacin relacionada con los detalles de la Planilla, y tiene los siguientes campos: o o o o o Tipo Documento: es el tipo de documento del profesional al que pertenece el detalle. No. Documento: es el nmero de documento del profesional al que pertenece el detalle. Nombre: el nombre del profesional al que pertenece el detalle. Certificacin: es la certificacin a la cual est inscrita la verificacin de antecedentes. Valor: es el valor antes de IVA de la verificacin de antecedentes por cada profesional.

3.5.3.

Eliminar Detalle

Para eliminar un detalle se debe ingresar a la ventana de detalles de la Planilla, y luego hacer clic en el botn del detalle que se desea eliminar. Tenga en cuenta que los detalles no pueden ser eliminados si la Planilla ya ha sido pagada.

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4. FACTURAS PROFESIONAL

El mdulo Facturas Profesional hace referencia a las planillas para la Preinscripcin de exmenes en las que se pueden consultar todos los profesionales vinculados a la entidad miembro que gener la factura se encuentra. Desde all, se podrn buscar todas las programaciones pendientes por profesional, esto es, los exmenes que se encuentran pagados y cuya fecha de programacin bien est vigente (posterior a la fecha actual) o no ha sido asignada fecha para su presentacin.

4.1. Buscar Factura

Para buscar una factura en Planillas de Preinscripcin de Exmenes, debe acceder a la seccin de FACTURAS PROFESIONAL, que se encuentra en el men izquierdo de SIAMV. Despus mediante las diferentes opciones (Tipo Identificacin, nmero identificacin, Primer y segundo nombre, primer y segundo apellido) se podr buscar al profesional que se desea programar a su sesin de exmenes. Posteriormente, mediante el icono , se podr acceder revisar si el profesional est vinculado a su entidad y posteriormente validar aquellas facturas en donde dicho profesional se encuentra sin programar como lo muestra la siguiente figura:

Figura 41. Buscar Profesional en Facturas Profesional

Una vez se acceda al profesional, se tendr la posibilidad de buscar las planillas por fecha de creacin o buscar todas las planillas. Si usted conoce la fecha de creacin de la planilla en el sistema, ingrsela en los campos Fecha Inicial y Fecha Final y luego clic en el botn Buscar como se muestra en la Figura 41., en el caso que no recuerde dicha fecha, slo debe dar clic en el mismo botn pero sin completar los campos de fecha, as el sistema buscar todas las planillas existentes creadas por el miembro.

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Figura 42. Buscar Planilla Preinscripcin en Facturas Profesional

Una vez que se haya realizado la bsqueda, se listar (n) la(s) planilla(s) seleccionada(s) como lo muestra la Figura 42.

Figura 43. Ver Planilla Preinscripcin en Facturas Profesional

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Cada fila corresponde a una planilla de preinscripcin de exmenes. Adicionalmente, esta muestra datos importantes de la planilla como son: Factura: corresponde al nmero de la Factura de pago de la planilla, de no estar paga la factura, mostrara diferentes mensajes respecto al estado de la planilla o factura. Cdigo Planilla: corresponde al cdigo nico de la planilla en el sistema. Fecha Actualizacin Planilla: es la fecha de la ltima actualizacin realizada sobre la planilla. Saldo por Amortizar: es el saldo que queda pendiente por amortizar del total del valor de la factura. Valor sin Iva: es el valor total de la planilla antes de IVA. Pago Aprobado: dice si el pago est aprobado o no. Fecha Fago: fecha en que se pag la planilla.

4.2. Detalles
Esta seccin se dedica al tratamiento de los detalles sobre las facturas del profesional en sesiones de planillas de exmenes:

4.2.1. Ver Detalle

Para ver los detalles que tiene una Planilla en particular, de clic en el botn Como lo muestra la figura 42.

para ver los detalles.

Figura 44. Detalle Facturas Profesional

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La ventana mostrada a continuacin, corresponde a la figura 43, en la que se puede ver los diferentes detalles de la planilla, junto con otros datos de inters como son:

Figura 45. Detalles Facturas Profesional Programacin Planillas Detalle (Sealado con rojo): esta tabla contiene informacin relacionada con los detalles de la planilla, y tiene los siguientes campos: Guardar: corresponde a un campo de seleccin que permite el guardado del detalle. (Debe ser seleccionada para guardar los cambios actuales sobre el detalle). o Doc: es el tipo y nmero de identificacin del profesional inscrito en el detalle. o Nombre: es el nombre del profesional al que pertenece el detalle. o Ciudad Presentacin: corresponde a la ciudad en la cual se presentar el examen. o Correo de Contacto: es el correo electrnico del profesional del detalle. o Cdigo: es el cdigo nico del detalle en el sistema. o Examen: es el nombre del examen al cual el profesional est inscrito. o Fecha Programacin: hace referencia a la fecha de programacin del examen. Botn Guardar: este botn guarda los detalles que hayan sido modificados y seleccionados en el campo Guardar. o

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4.2.2. Programar Examen

Sobre el detalle que se quiera programar se selecciona la ciudad de presentacin y la sesin, como lo muestra la siguiente figura:

Figura 46. Programacin de Detalles Luego, se selecciona Guardar (ver siguiente seccin).

4.3. Guardar Examen

Para guardar uno o ms exmenes, despus de realizar los cambios sobre los detalles correspondientes, se debe seleccionar en los mismos el campo Guardar. Cuando todos los detalles hayan sido modificados y estn seleccionados, se debe hacer clic en el botn Guardar ubicado al final de la pgina, como lo muestra la figura 45.

Figura 47. Guardar Detalles

En este ejemplo se program un detalle, y luego se guard.

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