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Departamento de Auditora y Sistemas de nformacin.

SISTEMAS DE INF. ADMINISTRATIVOS II Trabajo N1



UNIVERSIDAD ARTURO PRAT


Nombre deI Trabajo: roponer un s|stema de |nformac|n Adm|n|strat|vos Lk basado
en un software ||bre




Nombre profesor asignatura: Sr. Sergio Etcheverry


Nombre y apeIIidos aIumnos participantes en eI desarroIIo deI trabajo:

- Juan PabIo RenauIt Ramrez
- Hernn OrIando Castro Inostroza
- Andrs AIejandro Pavs AIvjar
- Mario AIberto Mesas PaIma





Fecha, 04 de Noviembre de 2011.
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INDICE PGINA
.- ntroduccin................................3
2.- Estructura bsica y caractersticas de un ERP...............4
3.- Plataforma de Hardware y Software...................6
4.- Costo del proyecto............................9
5.- Datos que ingresan y Captura......................3
6.- nformes que entrega............................
.- CONCLUSN.............................





















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INTRODUCCION

Dada la temtica entregada y luego de muchas reuniones, nuestro grupo se decidi por
proponer un sistema de informacin administrativo para la Automotora Comercial Costabal y
Echenique (Coseche S.A.) del cual es empleado uno de nuestros integrantes.
En primer lugar queremos hacer una pequea resea histrica de Coseche y su operativa en
cuanto a los sistemas de informacin que esta tiene actualmente.
Coseche S.A. es una empresa lder en venta de vehculos de la marca Chevrolet. Cuenta con
una red de ms de 20 sucursales a lo largo de todo Chile, las cuales estn en lnea tanto para
la venta de vehculos, repuestos y servicio tcnico.
Coseche trabaja hoy con sus propios sistemas para la operacin del negocio, sean estos de
ventas de vehculos nuevos y usados, manejo de todo lo que concierne a servicio tcnico,
control y venta de repuestos y un sistema contable tambin propietario.










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Descripcin deI probIema



Como hemos mencionado en nuestra introduccin Coseche hoy trabaja con sistemas de
informacin propietarios, los cuales no son integrados, la informacin no es oportuna,
confiable, requiere de muchos procesos para integrar la informacin, lo cual genera
desconfianza y no permite gestionar y controlar todos los procesos operativos y administrativos
que una empresa de estas caractersticas debiera tener.

El sistema contable propietario que tiene actualmente data del ao 995, el cual inicialmente
fue planificado para una vida til de aos. Cabe destacar que en el transcurso del tiempo se
han obtenido los mximos beneficios que pudieron haber entregado este sistema e incluso
ms. Sin embargo, con el crecimiento tecnolgico y las diversas necesidades requeridas por
esta compaa, tanto en sus sistemas operativos, bases de datos, RFS, indicadores de
gestin, entre otros, creemos que obliga a buscar opciones que cubran los requerimientos
actuales que la empresa necesita.

Dado lo anterior hemos analizado algunos software estndar que existen actualmente en el
mercado, que pudieran cubrir las necesidades y la proyeccin que requiere la organizacin,
orientndola al manejo de la informacin financiera contable tanto a nivel operacional,
administrativa, gestin y tecnolgica.

El software evaluado fue:
O Sap R/3
O Flexline
O Sap Business one
O Softland
O Desarrollo con 3eros. ntegrados con Softland.

Como opcin y propuesta hemos optado por ERP Flexline el cual nos permite integrar los
sistemas propietarios mediante Web Service y a travs de un proceso de interface. Lo anterior
a cargo de la empresa TFC representante del software.

Las variables o caractersticas consideradas en la eleccin de este ERP son las siguientes.

O Herramienta que permitir a esta organizacin, obtener un nivel de informacin
oportuna y confiable que la empresa requiere.
O Realizar sus procesos transaccionales de manera segura y un soporte tecnolgico de
primer nivel a su operacin diaria.
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O Permite obtener una gran capacidad de hacer gestin en diferentes niveles, tanto
operacionales como ejecutivos.
O Activa participacin del proveedor en todo el proceso de implementacin y apoyo activo
hasta la elaboracin de los primeros informes contables.
O Apoyo tcnico constante no solo en el periodo de implementacin, si no posterior a el y
a lo largo que la organizacin lo requiera.
O ERP que tiene la potencia y flexibilidad como para adaptarse en gran medida a los
flujos de informacin y procesos propios que requiere esta organizacin.
O Permite integrar sus sistemas propietarios a travs de una interface con Flexline ERP

En resumen durante la evaluacin y anlisis del producto, se consideraron factores como lo
descrito anteriormente, trayectoria de la empresa que estar a cargo de la implementacin del
proyecto, numero de implementaciones exitosas en diversas industrias, visita a clientes,
crecimiento tecnolgico, aspectos legales, funcionales, tributarios y lo ms importante creemos
que es el sistema de informacin administrativa que ms se adecua a las reales necesidades
que tiene actualmente esta organizacin.


Necesidades de informacin.

Las necesidades de informacin segn nuestro anlisis, tiene como alcance el rea financiera
contable, Tesorera, control y gestin de inventarios, compras, ventas, Recursos Humanos,
activo fijo, considerando a dems la integridad con los sistemas propietarios que actualmente
tiene Coseche, tales como Repges para la venta de repuestos, Serviges para el rea de
servicio tcnico y autoges para la comercializacin de vehculos nuevos y usados.

rea financiera contable.
Objetivos.
O Plan de cuentas: Estructuracin del plan de cuentas de la empresa de modo que de el,
se generen todos los movimientos contables tanto de este sistema como de los
sistemas relacionados. (tesorera, recursos humanos, etc.)
O Apoyo en la definicin del plan de cuentas.
O Seguridad por grupos de cuentas.
O Modelo Balance clasificado y estado de resultado.
O Asesora e integracin.
O Emisin de comprobantes
O Proceso de correccin monetaria.
O nformes.

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Tesorera.
Es el sistema encargado del registro de los ingresos y los egresos. Recupera compromisos
registrados en contabilidad, de pago o cobro, y genera asientos contables para cancelarlos.
Emite documentos de pago o cobro, tales como cheques y letras y controla los talonarios de
estos documentos. Ejecuta los procesos de conciliacin bancaria.


nventarios.
Este modulo permite, enlazado con ventas, produccin y compras, llevar el control de
existencias fsicas y valorizadas, permitiendo manejar ubicaciones por bodegas, series, lotes
de produccin, etc.



Compras.
Permite el control de las compras efectuadas por la empresa, asegurando los controles que
esta se imponga para estos efectos y registrando el libro de compras respectivo. Enlazado con
el modulo de inventarios, hace el registro de los stocks por las compras.



Ventas.
Permite el control de las ventas efectuadas por la empresa, asegurando los controles que esta
se imponga para estos efectos y registrando el libro de ventas respectivo. Enlazado con el
modulo de inventario, hace el registro de las salidas de stocks por las ventas si procede.
Permite la integracin de documentos provenientes de otros sistemas.



Activo Fijo.
A travs de las parametrizaciones, permite llevar un control altamente eficaz, de los bienes del
activo fijo, a travs de ubicaciones, responsables, informes de altas, bajas y traspasos, como
asimismo determinar correcciones monetarias y depreciacin y centralizar automticamente
estos clculos a la contabilidad de la empresa.



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Integrador de Maestros.

El integrador de maestros permite al cliente inyectar los maestros de:

O Clientes y proveedores.
O Productos
O Empleados
O Bienes y cartolas de Activo Fijo.



Esta aplicacin se encarga de leer desde un archivo del tipo CSV (archivo de texto separa por
comas) la informacin y la inyectara en el maestro correspondiente del Flexline ERP





Resumen Propuesta ComerciaI de Productos y Servicios.

Dada las reales necesidades y de acuerdo a lo evaluado en terreno, hemos solicitado una
cotizacin formal a TFC. Adjuntamos cotizacin del proyecto.
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Notas
. Dependiendo del cupo SENCE, la empresa podra descontar hasta el 00% del servicio
de implementacin (consultora), equivalente a UF 9,6.


Costos de Mantenimiento.

Para efectos de cobro de mantenimiento del primer ao, el costo del Soporte Base est
incluido dentro del servicio de Soporte de implantacin inicial y la Actualizacin de Versiones
es gratis.

A contar del segundo ao, el servicio de Mantenimiento es el siguiente:








PIan de Capacitacin.

Se incluye y describe las funcionalidades bsicas a implementar. Estas funcionalidades, as
como los documentos u otras herramientas presentadas, son una propuesta que nos ha
permitido darnos un marco de trabajo apropiado y elaborar la carta Gantt.
Es importante mencionar que esta puede sufrir variaciones y modificaciones durante la
implementacin del proyecto presentado.





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DETALLE DE LOS SERVICIOS

FuncionaIidades transaccionaIes de FLELINE ERP.

Flexline ERP es una herramienta tecnolgica que trabaja sobre la base de datos relacional
SQL server de Microsoft., Ha sido construido con lenguajes nativos de Microsoft (como Visual
Basic y Net), e incorpora tecnologa Datawarehousing y OLAP; todo esto bajo arquitectura
cliente/servidor.

MduIo Gestin

La licencia de FLEXLNE ERP, incluye un poderoso modulo de gestin que complementa el
rea transaacional propia de un ERP para proporcionar una herramienta de anlisis y a nivel
agregado tanto de carcter contable como comercial.
Basado en tecnologa de Cubos OLAP permite extraer informes agregados en ambas
dimensiones (comercial y contable), sin afectar la performance de flexline al operar sobre una
base de datos separada.

Entre otras caractersticas el modulo de gestin tiene las siguientes funcionalidades y
atributos.
O Es muy til por lo tanto permite analizar el comportamiento de cada empresa, del
conjunto de ellas o del comparativo entre estas.
O Permite el diseo de planes de gestin propios de cada usuario, definiendo modelos en
base a los cuales se analizara la informacin, con mltiples niveles de agregacin o
desagregacin.
O Dispone de un amplio conjunto de dimensiones o variables, las que se pueden
estructurar como filtros o cruces con distintos niveles de detalle, para obtener informes
a la medida.
O Control presupuestario por centros de costos.
O Anlisis de informacin por distintas monedas.
O Sus informes son interactivos, y permiten al usuario realizar cambios en su estructura
en todo momento.
O Comparacin con informes de aos anteriores.



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CONCLUSIN

Como resumen a este proyecto presentado, creemos que con el constante cambiar del
mercado, Coseche requiere un Socio tecnolgico que permita adaptarse a estas necesidades
cambiantes de informacin, la cual le permita mantenerse y crecer en el tiempo.
Creemos dado nuestro anlisis a esta organizacin, que TFC a travs de este ERP con ms
de 30 aos en el mercado del desarrollo de software, mas de 600 empresas principales y ms
de 2.000 empresas relacionadas instaladas, consideramos que cumple a cabalidad con las
necesidades de esta organizacin para enfrentar los nuevos desafos que el mercado le
impone y este sistema de informacin administrativo ERP flexline es el puente y la ayuda que
esta organizacin necesita.

Adjuntamos un pequeo flujo como operaria Coseche dado el proyecto presentado.









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F|ex||ne
RepCes
Ventas
6ompras Nac|ona|es
(8|st sate||tes}
8erv|Ces
Adm 0T
(8|st sate||tes}
6onsu|ta de crd|tos d|spon|b|es para gest|onar venta
6ontro| de b|oqueo
6onsu|ta 6arto|as de 6||entes
Traspaso de 0ocumentos de Venta, compra, c||entes nuevos
(s| no ex|ste crea nuevo c||ente o d|recc|n}
asentam|ento
Traspaso de 0ocumentos
de Venta, c||entes nuevos
Traspaso de Pagos
(s| no ex|ste crea nuevo
c||ente o d|recc|n}
AutoCes
(8|st sate||tes}
Traspaso de Facturas de
Venta y Notas de 6rd|to, c||entes nuevos
(s| no ex|ste crea nuevo c||ente o d|recc|n}
w|nper
(8|st sate||tes}
6entra||zac|n de
Remunerac|ones
Asentam|ento
asentam|ento
Traspaso Formas de pago
asentam|ento
6onsu|ta de crd|tos d|spon|b|es para
gest|onar venta
6ontro| de b|oqueo
6onsu|ta 6arto|as de 6||entes



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