Apostila de MicroSoft-Project

Souza, Carlos E. S. de
Copyright 1998 by Carlos Eduardo Selonke de Souza. Nenhuma parte desta publicao poder ser reproduzida ou transmitida por qualquer outro meio, seja este eletrnico, fotogrfico, mecnico, fotocpia ou outros, sem autorizao prvia e escrita do autor. Registrado na Fundao Biblioteca Nacional. Numero do Registro: 172.683 Livro : 290 Folha : 329 Microsofte Microsoft Projectso de propriedades da Microsoft. O autor pode ser contatado atravs do email: Carlos@eps.ufsc.br

ndice
ndice * Caractersticas Bsicas do Gerenciamento de Projetos * O Que um Projeto? *

Definindo os Objetivos do Projeto * Partes do Projeto * Tarefas * Marcos * Recursos * Conhecendo o MS- Project * Porque usar o MS Project? * Novos Limites do MS Project 98 * Iniciando o MS Project * Abrindo um Arquivo de Projeto * Salvando um arquivo de projeto * Visualizaes do MS Project * Movendo-se no Grfico de Gantt * Definindo um Cronograma em um Projeto * Iniciando um projeto * Exemplo de Projeto * Definindo uma data de incio * Trabalhando com as Tarefas do Projeto * Inserindo uma Tarefa * Trabalhando com Tarefas * Acrescentando tarefas * Movendo Tarefas * Excluindo tarefas * Desfazendo a excluso * Inserindo Marcos *

Vinculando Tarefas * Estabelecendo Relaes entre Tarefas * Tipos de Relaes entre Tarefas * Especificando as Relaes entre Tarefas * Folga e Antecipao * Especificando o tempo de folga * Especificando Antecipao * Tarefas Resumidas * Indentando atividades * Visualizando Estrutura de Nveis * Recursos * Criando e Excluindo Recursos * Editando um Recurso * Atribuindo Custos a um Recurso * Vinculando Recursos * Perfis de Alocao de Recursos nas Atividades * Taxas de Custo * Cronograma de Recursos * Entendendo a Formula do Cronograma de Recursos * Usando a Formula do Trabalho para novas Alocaes * Usando a Formula do Trabalho para Alocaes Existentes * Alterando o Cronograma de Recursos * Calendrios * Criando Calendrios * Editando Calendrio *

Opes avanadas dos calendrios * Alocando Recursos a um Novo Calendrio * Imprimindo Visualizaes e Relatrios * Exibindo Relatrios * Tipos de Relatrios * Personalizando Relatrios * Especificando Cabealhos, Rodaps e Legendas * Modificando Cabealho e Rodaps * Gerenciamento de Carga de Trabalho de Recursos * Resolvendo os Conflitos de Recursos * Barra de ferramentas de Gerenciamento de Recursos * Nivelando Recursos * Restries e Prioridades para o Nivelamento * Criando uma linha de base * Mltiplos Projetos * Inserindo um Projeto num Projeto j existente * Excluindo um subprojeto de um projeto principal * Consolidando Projetos * Relaes de Dependncia entre Projetos Consolidados * Recursos em Projetos Consolidados * Controlando o Projeto * Calculando os Custos * Visualizando informaes * Oramento atual e a linha de base * Informaes de Custo na Tabela de Custos *

Acompanhando o Progresso * Inserindo informaes reais * Atualizando Tarefas Especficas * Comparando Resultados * Trabalhando com o Caminho Crtico * Caminho Critico * Ultrapassando o Caminho Crtico * Utilizao de Redes PERT * Caractersticas Bsicas * Inserindo Informaes sobre Tarefas * Exerccios * Exerccio 1 * Exerccio 2 * Bibliografia *

Caractersticas Bsicas do Gerenciamento de Projetos

O Que um Projeto?
De acordo com Casarotto "define-se projeto como um conjunto de atividades interdisciplinares, interdependentes, finitas e no repetitivas. Elas visam a um objetivo com cronograma e oramento preestabelecido.." Para Valeriano projeto entendido como um conjunto de aes, executadas de forma coordenada por uma organizao transitria, ao qual so alocados os insumos necessrios para, em um dado prazo, alcanar um objetivo determinado.

Um projeto requer planejamento!

Exemplos de projeto:

Construir uma casa Realizar a mudana para uma nova fbrica Desenvolver um novo produto Escrever um livro Planejar um curso

Definindo os Objetivos do Projeto

O primeiro passo na organizao do projeto definir clara e especificamente os seus objetivos. Para isso fundamental que se tenha em mente a complexidade e as restries do futuro projeto, ou seja, os recursos envolvidos, os prazos, etc. Alguns passos que podem ajudar na definio dos objetivos do projeto: 1. O projeto complexo e requer muito planejamento? 2. O projeto requer muitas pessoas, novas tecnologias, controle rigoroso de custos, muitas variveis, etapas que dependem de outras etapas ou vrias fases que requerem coordenao? 3. Quais os parmetros ou restries dentro dos quais voc precisa trabalhar para que o projeto seja bem sucedido? Tenha a certeza que o seu objetivo inclua o alcance, quais ou quantas pessoas sero afetadas, e o cronograma. Considere a possibilidade de identificar critrios que determinaro quando o projeto esta completo.

Partes do Projeto

Para o MS-Project Um projeto tpico possui trs componentes bsicos que definiro as suas fases:

Tarefas Marcos Recursos

Tarefas
As etapas necessrias para completar um projeto so chamadas tarefas. As tarefas so executadas em uma seqncia determinada pela natureza do projeto. Algumas tarefas ocorrem seqencialmente, uma aps a outra, ao passo que outras podem ocorrer paralelamente. Exemplos de tarefas: Categoria do projeto Construo Tarefas Fazer a terraplenajem no local Entregar os materiais para a construo do Instalar sistema de segurana Colocar asfalto no estacionamento Planejamento de eventos

Contratar empresas que forneam refeies Embalar computadores Instalar prateleiras Pintar faixas indicando o caminho a seguir

Desenvolvimento de produto

Desenvolver especificaes para os usurio Escrever manuais Testar uma receita para o mercado

Marcos
Um marco representa um evento ou condio que marca a execuo de um grupo de tarefas relacionadas ou o trmino de uma fase do projeto. Quando voc completa um grupo de tarefas relacionadas, alcana um marco do projeto. Exemplos de marcos: Categoria do projeto Exemplos de marcos

Construo

Canteiro de obras pronto Telhado pronto Sistema de segurana ligado Estacionamento asfaltado

Planejamento de eventos

Prestadores de servios contratados Equipamentos de escritrio embalados Inventrio armazenado Rota de maratona definida

Desenvolvimento de produtos

Testes do produto Especificaes terminadas Receita para fabricao

Recursos
Para executar uma tarefa, voc precisa de recursos, os quais podem incluir pessoas, equipamentos e instalaes especiais necessrias execuo da tarefa. Como os recursos raramente se encontram disponveis 24 horas por dia, sete dias por semana, freqentemente voc ter de levar em conta a sua disponibilidade. No deixe de levar em conta as variveis, tais como programao de frias, durao da jornada de trabalho e acesso a prdios e equipamentos. Importante tambm definir os custos destes recursos. Os recursos no MS Project sero alocados as atividades. Pelo calculo da formula do cronograma de recursos o MS Project utilizar o custo do recurso associado a tarefa para definir o custo da tarefa. Exemplos de recursos: Tipo de recurso Pessoas Exemplos Vice-presidente Carpinteiros Fornecedores de refeies Programadores

Redatores Nomes de determinados indivduos Equipamentos Computadores Impressoras Copiadoras Mquinas de terraplenajem Caminhes de mudana Veculos da frota Instalaes Salas de reunio Centros de processamento de dados Salas de inspeo ou seleo Depsitos

Conhecendo o MS- Project

Porque usar o MS Project?
O gerenciamento de projetos envolve muitas etapas. Um gerente de projetos deve poder controlar todos os estgios do projeto desde o planejamento at a concluso e a criao de relatrios para anlise. O MS-Project 98 vem preencher este espao atuando como ferramenta de trabalho possibilitando que o gerente consiga planejar, organizar, controlar, coordenar e comandar de forma rpida e eficiente. Para Casarotto "um sistema de informaes a projetos deve possuir as seguintes caracteristicas bsicas:

Interligao das informaes da WBS, Pert/CPM, cronograma e oramentos, de modo que a alterao de determinada informao por meio de uma das ferramentas citadas seja mantida tambm nas demais... Sumarizao das informaes do nvel operacional para os nveis superiores, gerando relatrios de controle com detalhamento compatvel com os nveis de deciso a que se destinam

Armazenamento das informaes referentes aos documentos do projeto.. "

O MS Project 98 uma ferramenta de planejamento e organizao para gerentes de projetos , ele possui numeras ferramentas de uso fcil mas tambm possui inmeras ferramentas para ajuda-lo nas suas tarefas complexas. O MS Project 98 uma ferramenta de planejamento para:

Organizar o plano e ajuda-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos; Agendar metas que devem ser alcanadas; Agendar as tarefas nas seqncias corretas; Alocar recursos e custos e agend-los de forma correta sem sobre aloc-los; Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o oramento; Preparar relatrios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores e fornecedores.

Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o MS Project pode ajuda-lo em:

Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para verificar se tudo ficar dentro do oramento e tempo; Revisar o agendamento para acomodar mudanas no previstas; Testar diversos cenrios antes de mudar o plano; Comunicar automaticamente os afetados por mudanas feitas no projeto e solicitar feed-back sobre os seus progressos; Colocar atualizaes instantneas do seu projeto na Internet ou Intranet; Produzir relatrios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham afetando o mesmo.

Novos Limites do MS Project 98

Item Numero de Tarefas Numero de Recursos Numero de Recursos alocados na mesma Tarefa Numero de tarefas que o recurso pode ser alocado. Project 4.x 9,999 9,999 Project 98 1,048,575 1,048,575 Notas

100

Sem limite

Limite de 1,048,575 alocaes num mesmo arquivo de projeto. Limite de 1,048,575 alocaes num mesmo arquivo de projeto.

1,000

Sem limite

Unidades Mximas de um recurso alocado. Numero de predecessores de uma tarefa Numero de Sucessores de uma tarefa Numero de nveis de projeto Numero de Projetos Numero de Projetos Consolidados.

100 unidades

10,000 unidades ou 1,000,000% Sem limite Limite de 1,048,575 links de tarefa por arquivo de projeto.

100

100

Sem limite

Limite de 1,048,575 links de tarefa por arquivo de projeto.

10

65,535

255

1000

No MS-Project 98 sub -projetos e projetos consolidados so tratados de maneira similar.

80 Numero de projetos abertos Numero de arquivos conectados a um pool de recurso Numero de janelas abertas Numero de excees de calendrio para cada calendrio Valor mximo de custo Valor mximo de trabalho Valor mximo de trabalho de um recurso. 80 1000

79

999

20

50

250

1000

1012 1

1012 - 1

1011 -1 minutes 8,471,480 minutes

1011 -1 minutes 1011 -1 minutes

Iniciando o MS Project

Inicie o MS Project com um duplo clique no cone do Microsoft Project 1. Icone do MS Project

2. Abrindo um Arquivo de Projeto

Para abrir um arquivo de projeto existente, voc escolhe o comando Abrir a partir do menu ou d um clique no boto Abrir na barra de ferramentas Standard. 3. Barra de Ferramentas e Menus do MS Project 1. Na barra de ferramentas Standard, D um clique no boto Abrir;

1. Abrir Arquivo 1. Escolha o arquivo que voc queira abrir. Arquivos com extenso mpp so arquivos do MS Project; 2. Clique no boto OK 3. Pressione ALT+HOME para ir para o incio do projeto.

1. Abrindo Arquivo

2. Salvando um arquivo de projeto

Toda vez que voc fizer mudanas no seu projeto importante salvlas. Para salvar um projeto voc possui 2 maneiras. Voc pode usar o comando Salvar no menu Arquivo ou dar um clique no boto Salvar da barra de ferramenta Padro

3. Salvar Arquivo 4. Voc tambm pode usar o comando Salvar Como no menu Arquivo para salvar uma nova verso do arquivo de projeto com um nome diferente ou em um local diferente. Quando voc usa o comando Salvar Como, o Microsoft Project fecha o arquivo original, e o arquivo de projeto com o novo nome se torna o arquivo atual.

5. Salvar Arquivo No momento de salvar o seu projeto o Planning Wizard aparece e pergunta se voc deseja salvar o seu projeto com uma Linha de Base. Uma Linha de Base um registro instantneo do projeto. Veremos mais tarde o significado da linha de base.

Visualizaes do MS Project
Uma visualizao uma entre vrias maneiras pelas quais voc pode inserir e exibir informaes sobre o projeto. As visualizaes se enquadram em 3 tipos bsicos: as visualizaes de planilha, as visualizaes de tabela e grfico e visualizaes de formulrio.

Movendo-se no Grfico de Gantt

Para mover-se no Grfico de Gannt voc pode utilizar as barras de rolagem verticais e as barras de rolagem horizontais. Na barra de tarefas tambm existe a funo Zoom + e Zoom com elas voc pode visualizar o grfico de Gannt com mais ou menos detalhes. Perceba que o grfico de Gannt possui no alto uma escala do tempo, esta escala varia conforme voc aumenta ou diminui o Zoom.

 muito comum o seu projeto possuir muitas tarefas ou mesmo ser muito grande. Normalmente ficamos perdidos com o grande nmeros de tarefas que o MS Project nos apresenta. Quando desejamos olhar uma tarefa especfica do projeto utilizamos a funo ir para a tarefa selecionada. 1. Seleciona-se a tarefa na visualizao de planilha 2. Na barra de ferramentas seleciona-se a funo ir para a tarefa selecionada. Colocar imagem da funo aqui. 3. Ao clicar na funo o MS Project desloca o grfico de Gannt at a data de incio da tarefa.

1. Ir para a Tarefe Selecionada 2. 3. Movendo-se no diagrama deGantt

Definindo um Cronograma em um Projeto

Iniciando um projeto
Para criar um cronograma bsico de projeto voc utiliza a caixa de dilogo Informaes sobre o projeto . Caso voc no insira uma data de incio ou de fim de projeto o MS-Project inicia o seu projeto no dia em que o relgio do sistema do computador estiver marcando.

Exemplo de Projeto Definindo uma data de incio

1. No menu Projeto escolha Informaes sobre o Projeto; 2. De um clique na seta para baixo do quadro Agendar a partir de: e selecione Data de incio do Projeto; 3. No quadro Data de incio escolha a data de incio.

1. Informaes sobre o Projeto O MS Project permite 2 tipos de agendamento de datas: A partir da data de incio: Voc define a data de incio do seu projeto

Trabalhando com as Tarefas do Projeto

Ao inserir uma tarefa voc pode ser to detalhista ou generalista quanto quiser. Isso depender do nvel de controle que voc necessita no seu projeto. Quando voc insere uma tarefa um numero de tarefa atribudo a ela. Aps inserir uma tarefa, voc pode inserir uma durao para a tarefa em unidades de dias (d), horas (h) ou minutos (m).

Inserindo uma Tarefa

1. D um clique na primeira clula na coluna Nome da tarefa para inserir a primeira tarefa do projeto; 2. Digite o nome da sua tarefa; 3. D um clique na coluna Durao para a tarefa 1. Observe que o valor de um dia automaticamente oferecido pelo MS-Project. A durao de 1 dia o padro do MS-Project; 4. Tecle ENTER.

Trabalhando com Tarefas Acrescentando tarefas

O MS-Project insere uma linha em branco acima da linha que est selecionada no momento

Caso voc queira inserir uma tarefa entre duas j existentes proceda da seguinte forma: 1. Selecione a linha que deseja inserir a tarefa; 2. No menu Inserir escolha Inserir tarefa; Ou clique no boto direito do mouse e selecione Inserir tarefa ; 3. Insira a nova tarefa.

Movendo Tarefas
O MS-Project pode mover tarefas de uma localizao para outra. A grande vantagem que o MS-Project mantm todas as caractersticas da tarefa na sua nova posio Para mover uma tarefa: 1. Selecione na extrema esquerda da tabela de Gantt o numero da tarefa a ser movida 2. Arraste com o mouse a tarefa para a sua nova localizao

Excluindo tarefas
1. Selecione a tarefa; 2. No menu Editar escolha Excluir tarefa. Voc tambm pode usar a tecla Delete do teclado.

Desfazendo a excluso
Caso voc tenha errado no momento de fazer a excluso ou voc queira "voltar atrs" sobre alguma ao cometida clique no boto Desfazer na barra de ferramentas Padro. O Desfazer tambm pode ser acessado no menu Editar na opo Desfazer

Inserindo Marcos
Uma marco um objetivo ou ponto de verificao intermedirio do seu projeto. Para inserir um marco voc procede da mesma maneira que para inserir uma tarefa, no entanto a tarefa ter durao 0 (zero). Para inserir um marco: 1. Digite uma tarefa; 2. Clique na coluna Durao; 3. Digite 0. O grfico de Gantt exibe ento o marco como um diamante preto, com a data do lado.

Vinculando Tarefas
Um projeto mais do que apenas uma lista de tarefas isoladas. Muitas tarefas (ou todas elas) so relacionadas com outras tarefas. Estas relaes podem ser de fim-para-nicio, fim-para-fim, incio-para-incio ou incio-para-fim. Veremos todos os tipos de relaes no decorrer do curso. O MS-Project por padro vincula tarefas de fim-para-incio. Para vincular tarefas proceda da seguinte forma: 1. Selecione a tarefa 1; 2. Selecione a tarefa 2. Voc pode usar CTRL+Clique do Mouse para selecionar tarefas que no seja adjacentes; 3. Clique em Vincular Tarefas na barra de ferramentas.

1. Vinculando Tarefas

Estabelecendo Relaes entre Tarefas

Tipos de Relaes entre Tarefas
As relaes entre as tarefas tambm podem ser conhecidas como relaes de dependncia ou precedncia. Uma tarefa que deva comear ou finalizar antes de outra tarefa possa comear chamada tarefa predecessora. Uma tarefa que dependa do incio ou fim de outra tarefa chamada tarefa sucessora. Tipos de relaes: Fim-para-incio ou Finish-to-Start (FS) a relao padro quando voc vincula tarefas. Assim que a primeira tarefa finaliza, a prxima tarefa tem incio. Fim-para-Fim ou Finish-to-Finish (FF) uma em que ambas as tarefas finalizam ao mesmo tempo. Incio-para-Incio ou Start-to-Start (SS) duas tarefas comeam ao mesmo tempo. Incio-para-Fim ou Start-to-Finish (SF) a menos comum. Pode ocorrer quando o fim de uma tarefa depende do incio de uma tarefa posterior.

Especificando as Relaes entre Tarefas

1. Acrescente 2 tarefas ao seu projeto ; 2. Selecione as 2 tarefas com o mouse; 3. Na barra de ferramenta escolha Link Tasks. O MS-Project estabelece uma relao de Fim-para-Incio entre as tarefas. A alterao entre os tipos de tarefas podem ser feitas de 2 formas. 1. 2. 3. 4.

Na tabela de Gantt de um clique duplo na tarefa que ser alterada; A caixa de dialogo Informaes sobre a Tarefa aparecera; De um clique na tabulao Predecessoras para ativ-la; Dentro da tabulao Predecessor existem os seguintes campos:
Nome: Nome da tarefa Durao: Durao Predecessores: Predecessores ID: Numero identificador da tarefa. O mesmo da tabela de Gantt Nome da Tarefa: Nome da tarefa predecessora Tipo: Tipo (FS,FF,SS,SF)

Retardo: Folga ou Antecipao

5. No campo Tipo especifique o tipo de relao entre as tarefas.

1. Informaes sobre a Tarefa 2. Voc tambm dar um clique duplo na linha de conexo entre duas tarefas no Grfico de Gantt. Isso exibe a caixa de dilogo Dependncia entre as tarefas, na qual voc pode especificar o tipo de relao e um tempo de antecedncia ou folga.

3. Dependncia entre tarefas

Folga e Antecipao
Com o MS-Project voc pode especificar um tempo de folga ou antecipao entre as tarefas para que possa Ter um modelo preciso das dependncias que ocorrem na prtica. Um tempo de antecipao quando o incio de uma tarefa precede o fim da predecessora. Um intervalo entre duas tarefas chamado tempo de folga. Voc pode inserir a antecipao ou folga entre tarefas em minutos, horas, dias ou semanas; minutos, horas, dias ou semanas decorridas; ou como porcentagem da durao das tarefas das predecessoras.

Especificando o tempo de folga

Quando voc especifica um tempo de folga voc digita um sinal de + frente da durao. Para especificar um tempo de folga decorrido em porcentagem, voc pode inserir a letra "e" antes do sinal de porcentagem. 1. Selecione a tarefa que recebera a folga; 2. De um clique duplo na tarefa. A caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa aparecer; 3. Selecione a tabulao Predecessores; 4. Clique no campo Retardo; 5. Voc pode agora especificar o tempo de folga em dias (d), semanas(w), horas (h), minutos (m); 6. Digite + antes do tempo de folga; 7. Clique em OK. Exemplo de uma folga de cinco semanas

1. Tempo de Folga

Especificando Antecipao
1. De um clique duplo na linha de conexo entre as tarefas; 2. Digite no campo Lag a antecipao. Exemplo de antecipao: -5d

1. Dependncia entre as tarefas Tanto a folga ou a antecipao pode ser inseridas da mesma forma. A nica diferena o valor da folga (+) ou da antecipao (-).

Tarefas Resumidas Indentando atividades

Para criar nveis em um conjunto de atividades: 1. Digite todas as atividades na tabela de entrada; 2. Selecione as atividades que sero indentadas, isto , as atividades que estaro diretamente vinculadas atividade da linha superior primeira linha da seleo; 3. Pressione o boto recuo para tornar as atividades selecionadas elementos das atividades resumo. Para remover uma atividade, isto , para remover a estrutura de tpicos criada, basta pressionar a ferramenta Recuo para a esquerda.

1. Identando Atividades

2. Visualizando Estrutura de Nveis

3. Visualizando estrutura de nveis

Recursos
Criando e Excluindo Recursos
Os recursos do MS-Project so criados atravs da Planilha de Recursos Para criar Recursos 1. Escolha Planilha de Recursos atravs da Barra de Modos ou do Menu Vizualizaes; 2. Preencha os dados para cada recurso, onde:

Recurso: nome do recurso; Iniciais: iniciais do nome do recurso; Grupo: o grupo a que o recurso pertence (departamento, setor, localizao na empresa ou espcie); Unidades Mximas: quantidade mxima de recursos disponveis simultaneamente; Taxa Padro: custo do recurso por hora de trabalho normal; Taxa h. extra: custo de recurso por hora extra de trabalho; Custo/uso: custo por utilizao de uma unidade de recurso; Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, incio e fim) Calendrio Base: tipo do calendrio que o recurso utiliza; Cdigo: cdigo do recurso

1. Planilha de Recursos

Editando um Recurso
1. Na planilha de recursos, d um clique duplo no recurso; 2. Quando o quadro Informaes sobre o recurso estiver disponvel, faa as alteraes necessrias e pressione OK.

1. Informaes sobre o Recurso A disponibilidade do recurso utilizada quando o recurso est disponvel em apenas uma parte do projeto. Os campos correio eletrnico e Grupo de Trabalho so utilizados quando o recurso estiver vinculado a um projeto em rede ou Internet.

Atribuindo Custos a um Recurso

Os custos de um recurso podem ser de 3 maneiras distintas.

Custo por Hora: Calcula-se o custo do recurso como a taxa por hora X durao da atividade; Custo por hora extra: Utilizado para quando o recurso possuir diferenciao de preo de trabalho para horas extras Custo por Uso: O custo uma funo da quantidade solicitada e no do tempo de realizao da atividade.

Vinculando Recursos
Para vincular um recursos a uma atividade: 1. Clique em Grfico de Gantt na Barra de Modos; 2. No campo nome da tarefa, selecione a tarefa qual deseja atribuir um recurso e, em seguida clique em Atribuir Recurso; 3. No campo nome, selecione o recurso que deseja atribuir tarefa; 4. Determine a quantidade de recursos a ser alocada;

5. Repita os passos 3 e 4 para os outros recursos a serem inseridos; 6. Clique em atribuir.

1. Atribuir Recursos

Perfis de Alocao de Recursos nas Atividades

O MS-Project 98 possui novos perfis de alocao para os recursos nas atividades. So eles:

Crescente: o trabalho agendado na forma gradativa at que, no ltimo dia, esteja plenamente utilizado. Decrescente: o trabalho agendado na atividade de forma decrescente at que, no ltimo dia, no esteja mais sendo utilizado. Pico duplo: O trabalho agendado com dois picos de trabalho Pico inicial: O trabalho agendado com um pico nos primeiros momentos do trabalho, ocorrendo uma queda nos valores de trabalho logo aps esse pico. A velocidade de queda mais lenta que a velocidade de crescimento. Pico Final: O trabalho realizado em um crescente at que o valor mximo do trabalho atingindo, ocorrendo uma queda aps este mximo. A velocidade de queda mais rpida do que a velocidade de crescimento. Sino: O trabalho realizado em um crescente, atinge um mximo e cai logo em seguida, mantendo a velocidade de crescimento e queda na mesma proporo. Tartaruga: O trabalho realizado em um crescente, atinge um mximo, permanece nesse mximo de trabalho por algum perodo e cai, mantendo a queda na mesma proporo.

Para escolher um perfil de alocao de trabalho no recurso: 1. Altere o modo de exibio para Uso da tarefa; 2. D um clique duplo sobre o recurso alocado na atividade que ter seu perfil de alocao de trabalho definido ou alterado;

3. No campo delimitao do trabalho, escolha o tipo de agendamento de trabalho desejado; 4. Clique OK

1. Informaes sobre Atribuies

Taxas de Custo
Atravs das Taxas de custo voc pode atribuir custos personalizados. As diferentes tabelas de taxas de custo disponveis podem ser usadas para dar a um recurso at cinco conjuntos de taxas de custo, para suportar diferentes encargos para diferentes perodos de projeto. Cada recurso permite at 25 taxas diferentes em cada uma das cinco tabelas de taxas de custo, suportando aumentos ou diminuies para diferentes taxas iniciais de recursos. 1. De um clique duplo no recurso que se deseja na Planilha de Recursos; 2. Acesse a guia Custos; 3. Digite a data efetiva, data para qual o custo ir assumir o novo valor em cada uma das guias desejadas. Cada guia representar um conjunto de datas efetivas. Para alterar a Tabela de Custo para o recurso 1. Altere o modo de exibio para o Uso da tarefa ou Uso do recurso, clicando na Barra de modos; 2. Selecione o recurso que ter sua tabela de custo alterada; 3. De um clique duplo no recurso ou pressione a ferramenta informaes sobre a atribuio; 4. Escolha a tabela de custos desejada no campo tabela de taxas de custo.

1. Informaes sobre recursos

Cronograma de Recursos
O Microsoft Project calcula a durao de projetos tendo por base ou no a alterao da quantidade de recursos da atividade. Os tipos de controle que a tarefa pode Ter so:

Unidades fixas: a atribuio de unidades de recursos adicionais encurtar na durao da atividade. Durao Fixa: a atribuio de recursos adicionais no influenciar a durao da atividade. Trabalho Fixo: a atribuio de recursos adicionais encurtar a durao da atividade.

Quando voc aloca um recurso a uma tarefa o MS-Project calcula o tempo de trabalho do recurso baseado em valores de alguns campos.

Normalmente o MS-Project ir agendar o recurso para iniciar o trabalho no mesmo momento do incio da tarefa, a qual foi alocado. O MS-Project ento ir distribuir de forma uniforme o trabalho agendado ao recurso ao longo da tarefa. MS- Project ir somente agendar trabalho durante as datas e horrios definidas como horas de trabalho do recurso, definidas no calendrio do recurso.

Caso voc defina que as unidades do recurso sero menores que 100%, isto , o recurso no estar alocado o tempo todo para a tarefa, o MSProject ir agendar o tempo de uso do recurso de acordo com o percentual, dividindo de forma uniforme o trabalho. Por exemplo, caso voc tenha uma tarefa que dure 40 horas e alocar um recurso com 50% (0,5) de unidades, este recurso ir ento trabalhar 20 horas nesta tarefa. O mesmo vale para caso voc aloque mais de 100% de unidades de recurso.

Para entender melhor estes conceitos preciso entender como o MS-Project calcula a alocao de recursos.

Entendendo a Formula do Cronograma de Recursos

A formula do calculo de alocao de recursos do MS-Project de vital importncia, pois com ela que o MS-Project calcula os tempos e os custos do seu projeto. A formula composta por 3 variveis.

D = durao W = trabalho U = unidades

A formula diz que o trabalho igual as unidades dos recursos alocados multiplicadas pela durao de suas tarefas. De maneira matemtica: W=UxD Com algebrismo simples pode-se chegar a outras variaes desta formula. U=W/D Ou D=W/U Quando voc aloca um recurso a uma tarefa voc precisa ao menos fornecer o nome do recurso. Voc pode opcionalmente informar as unidades de cada recurso e (ou) o trabalho alocado a cada recurso. A durao da tarefa foi informada quando voc a criou. O campo unidades do recurso define quanto do recurso em unidades ser alocado a cada tarefa. Este campo pode ser em valor decimal ou percentual. Para alterar o modo de exibio do campo Unidades faa da seguinte maneira: 1. Escolha o menu Ferramentas; 2. Entre em Opes;

3. Escolha Agendamento; 4. No campo Mostre as unidades alocadas como; 5. Escolha decimal ou percentual. Voc pode alocar as unidades do recurso de modo que seja maiores que 100%, o que corresponde a 1 decimal, valores menores que 100% ou valor zero. Caso voc aloque o recurso com valor igual a 100% (1) o MS-Project ira calcular o trabalho e dividi-lo de forma uniforme na tarefa. Caso voc aloque o recurso com valor menor que 100%, por exemplo, o MSProject ira calcular o trabalho do recurso e dividi-lo ao longo do tempo da tarefa. Exemplo: Voc pode Ter uma tarefa que dure 4 dias (32h), voc aloca um recurso a esta tarefa e informa que as unidades do recurso sero iguais a 50% (0,5). O MS-Project usa ento a formula de alocao de recursos para calcular o trabalho. D = 32 horas U = 0,5 W=DxU Portanto: W= 16 horas.

Usando a Formula do Trabalho para novas Alocaes

Quando voc aloca um recurso a uma tarefa o tempo da tarefa j est definido, campo durao.

Caso voc somente entra como o nome do recurso, mas no informar o valor de unidades nem trabalho, o MS-Project ir assumir que o valor de unidades 100% (1) e ir calcular o trabalho. Caso voc informe um valor para o campo unidades, MS-Project usar este valor, e o valor da durao da tarefa para calcular o trabalho. Caso voc informe o valor do trabalho , MS-Project ir assumir que o valor da unidades 100% (1) e ir calcular um novo valor para a durao da atividade.

Voc pode se perguntar porque o MS-Project calcula um novo valor para durao em vez de calcular o valor de unidades? A razo que o MS-Project no calcula novos valores para unidades, exceto quando no possui alternativa.

Caso voc entre com os valores de unidades e de trabalho o MS-Project ir calcular a durao da tarefa.

Usando a Formula do Trabalho para Alocaes Existentes

A aritmtica que vimos anteriormente vale para novas alocaes. Caso voc for alterar um recurso j existente a uma tarefa ou alterar o valor dos recursos (quantidade) alocados a uma tarefa, o MS-Project sempre usar a formula do trabalho para manter a equao de formula equilibrada. De forma geral quando voc muda o valor das unidades ou trabalho o MSProject mudar o valor da durao para manter a equao correta. Mudando o valor da durao o MS-Project ir alterar o trabalho antes de alterar as unidades. O MS-Project est programado com a seguinte seqncia de calculo. Primeiro alterar a durao ,depois e trabalho e por ultimo as unidades.

Alterando o Cronograma de Recursos

Na seo anterior vimos como o MS-Project trata o calculo de unidades, trabalho e durao. Veremos agora como podemos alterar alguns destes parmetros e como trabalhar com eles. Voc pode precisar que uma tarefa possui a durao fixa, no importando o numero de recursos alocados. Neste caso a tarefa ser de durao fixa. Voc pode querer que o MS-Project mantenha o trabalho fixo, ou as unidades. possvel definir estes parmetros de forma a alterar o modo como o MS-Project calcula a forma do trabalho. 1. D um clique duplo na atividade; 2. Selecione a guia Avanado; 3. Na caixa Tipo de Tarefa, escolha o tipo de Atividade desejado.

1. Informaes sobre a Tarefa, Tipo de Tarefa

Calendrios
O MS-Project trabalha com 2 tipos de calendrios:

Calendrios de projetos; Calendrios de recursos.

O calendrio de projetos designa a agenda de trabalho padro de todos os recursos atribudos a um projeto. Os calendrios padro do MS-Project so:

Padro: De Segunda-feira a Sexta-feira das 09:00 s 13:00 e das 14:00 s 18:00; 24 horas: Diariamente de 00:00 s 00:00; Turno da noite: De Segunda-feira a Sbado, de 23:00 s 03:00 e de 04:00 s 08:00.

O calendrio de recurso o calendrio nico para o recurso. Todo os recursos tem por padro o calendrio do projeto. Se todos os recursos utilizam o calendrio padro do projeto no ser necessrio modific-lo.

Criando Calendrios
1. Acesse o menu Ferramentas alterar perodo de trabalho; 2. Pressione o boto Novo e escolha um nome para o calendrio; 3. Escolha se o calendrio ser criado a partir do calendrio padro ou ser criado a partir de uma cpia de um outro calendrio j criado; 4. Pressione OK para confirmar a criao.

Editando Calendrio
1. Acesse o menu Ferramentas alterar perodo de trabalho; 2. Escolha o calendrio a ser alterado na caixa Para. Se o projeto no possuir recursos. Os nicos calendrios que iro aparecer sero os calendrios padro do projeto; 3. Clique na data a ser alterada; 4. Na rea Para as Datas Selecionadas, escolha dia de folga ou digite o novo horrio de trabalho; 5. Pressione OK para confirmar as modificaes. Para selecionar todas as atividades clique em um determinado dia da semana clique sobre a inicial do dia da semana.

1. Alterar o perodo de trabalho

Opes avanadas dos calendrios

1. 2. 3. 4. Acesse o menu Ferramentas alterar perodo de trabalho; Pressione Opes; Defina o dia inicial da semana e o ms do incio do ano fiscal; Defina o horrio de trabalho dirio, as horas de trabalho por dia e por semana.

1. Para tornar essas alteraes permanentes para todos os projetos, clique em Definir como padro.

Alocando Recursos a um Novo Calendrio

1. 2. 3. 4. 5. Acesse o menu Exibir e escolha Planilha de Recursos; De um clique duplo no recurso que ter o calendrio modificado; Selecione a guia Perodo de Trabalho; Na opo calendrio base selecione o novo calendrio para o recurso; Digite OK.

1. Calendrio Base de Recursos

Imprimindo Visualizaes e Relatrios

Exibindo Relatrios
Para exibir os relatrios predefinidos: 1. Acesse o menu Exibir Relatrios; 2. Escolha o relatrio desejado; 3. Pressione selecionar.

Tipos de Relatrios

Viso Geral- Apresenta relatrios Genricos do projeto, tais como calendrios, etapas, atividades criticas e de primeiro nvel. Atividades Atuais so relatrios que analisam o acompanhamento e o controle do projeto, identificando atividades pendentes, atrasadas, concludas e em andamento. Custos So os relatrios financeiros do projeto, incluindo fluxo de caixa, oramento, valos adquirido, atividades e recursos com oramento estourado. Atribuies So relatrios que identificam as atribuies dos recursos nas atividades. Dizem respeito s funes, aos prazos, lista de atividades pendentes e os recursos super alocados. Carga de Trabalho So relatrios que distribuem os recursos e as atividades ao longo do tempo, com suas respectivas cargas de trabalho.

1. Tipos de relatrios

Personalizando Relatrios
O MS-Project inclui mais de 20 relatrios predefinidos de tarefas, recursos e tabelas de referncia cruzada. Entretanto se nenhum deles for suficiente voc pode criar os seus prprios relatrios personalizados. Para criar um relatrio personalizado: Acesse o menu Exibir Relatrios; Clique em Personalizado; Clique em Novo; Selecione o tipo do relatrio a ser criado; Preencha as informaes relativas a cada tipo de relatrio, incluindo nomes, filtros e classificao; 6. Pressione OK para criar o relatrio; 7. Para utilizar o relatrio criado, d um clique duplo no relatrio. 1. 2. 3. 4. 5.

Especificando Cabealhos, Rodaps e Legendas

Um cabealho um texto que aparece na extremidade superior de cada pgina; um rodap um texto que aparece na extremidade inferior de cada pgina. Tanto no cabealho quanto no rodap, voc pode especificar o tipo de informaes que aparece em cada pgina. Voc pode especificar o alinhamento das informaes do cabealho e rodap. Alem do texto que voc inserir voc tambm possvel incluir as seguintes informaes no cabealho ou rodap. Numero da pgina Numero total de pginas Ttulo do Projeto

Nome da Empresa Nome do Gerente Data de Incio do Projeto Data de Trmino do Projeto Data Atual do Projeto Data de Status do Projeto Nome do modo de exibio Nome do filtro Nome do relatrio Nome do filtro Data da ultima Gravao Data do sistema Hora do sistema Assunto Autor palavra-chave

Modificando Cabealho e Rodaps

1. 2. 3. 4. 5. No menu Arquivo selecione Configurar Pgina; Escolha a guia cabealho ou rodap; Escolha o alinhamento; Escolha as informaes para colocar no cabealho ou rodap; Visualize o seu cabealho ou rodap na janela Exemplo.

Utilize SHITH+ENTER para pular de linha na janela Alinhamento. Se voc digitar somente ENTER ser o mesmo que clicar em OK.

1. Configurar a pgina Cabealho e Rodap

Gerenciamento de Carga de Trabalho de Recursos

O nivelamento de recursos tem como objetivo reagendar a atividade para um momento em que o recurso esteja disponvel.

Resolvendo os Conflitos de Recursos

Quando voc mesmo precisa resolver os conflitos, pode usar qualquer uma das estratgias que se seguem ou uma combinao delas.

Aumentar o nmero mximo de unidades disponveis de um recurso. Se voc realmente possui recursos adicionais disponveis, insira um nmero grande de unidades na caixa de dilogo Informaes do Recurso ou na Tabela de Recursos. Aloque um recurso diferente tarefa com excesso de alocao. Determine se voc tem ou no outro recurso disponvel que pode fazer o trabalho. Ajuste relaes ou restries de tarefas. Quando duas tarefas que se sobrepem causam um conflito de alocao, voc pode ser capaz de reprogramar uma tarefa de modo que uma tarefa comece mais tarde.

Deixe um espao para horas extras. Voc pode inserir o trabalho em regime de horas extras para o recurso no campo trabalho hora extra. Estenda os dias e horas de trabalho no calendrio de recurso. Use este mtodo se voc quiser que o trabalho adicional seja pago como horas extras e que nenhum trabalho adicional seja includo no cronograma da tarefa.

Barra de ferramentas de Gerenciamento de Recursos

Para acessar a barra de ferramentas: 1. Clique em qualquer parte de qualquer ferramenta disponvel na tela com o boto direito do mouse; 2. Clique em Gerenciamento de Recursos na caixa de seleo exibida.

1. Barra de Gerenciamento de Recursos

Nivelando Recursos
Verifique atravs do modo de exibio Uso do recurso, se algum recurso est super alocado. Caso algum recurso estiver super alocado ele ser apresentado na cor vermelha. 1. Acesse o menu Exibir Mais modos de visualizao e escolha o modo de exibio Gantt de redistribuiro Esta visualizao permite o acompanhamento do projeto antes e depois do nivelamento, bem como a defasagem de cada atividade atravs do campo Atraso de redistribuio; 2. Acesse o menu Ferramentas Redistribuir Recursos; 3. Determine se o nivelamento ser manual ou automtico; 4. Escolha a forma de procura por super alocaes (preciso). A procura poder ser realizada minuto a minuto, hora a hora, dia a dia, semana a semana ou ms a ms; 5. Determine o intervalo em que o nivelamento ser realizado; 6. Escolha a ordem do nivelamento no campo Ordem de redistribuio. Existem 3 ordens de nivelamento:

Somente identificao: determina como critrio de desempate entre duas atividades super alocadas, o numero de identificao. Padro: analisa inicialmente a folga de cada atividade. Quanto maior a folga, maior a possibilidade de deslocamento durante o nivelamento. Se ocorrer empate na folga, o critrio passa a ser o ID da atividade. Prioridade, Padro: utiliza inicialmente o critrio de prioridade da atividade como critrio de desempate. Caso as atividades envolvidas no nivelamento tenham a mesma prioridade, a ordem de controle do nivelamento passa a ser a Padro.

1. Defina os outros parmetros para o nivelamento, dentre eles, se o nivelamento deve ser dentro da folga permitida, sem atrasar o projeto, se o nivelamento pode alterar os perfis de alocao de recursos e se o trabalho pode ser interrompido e retomado posteriormente; 2. Clique em Redistribuir agora; 3. Compare as situaes antes e depois do nivelamento atravs do modo de exibio Gantt de Distribuio.

1. Redistribuio de Recursos

Restries e Prioridades para o Nivelamento

As restries limitam os ajustes que o MS-Project pode fazer ao determinar quais atividades devem ser distribudas. Os principais tipos de restrio so:

mais breve possvel A Atividade deve se iniciar o mais breve possvel mais tarde possvel A atividade deve se iniciar o mais tarde possvel, no permitindo folga entra as atividades; Deve iniciar em A atividade deve iniciar em uma data especfica; Deve terminar em A atividade terminar em uma data especfica; No iniciar antes de: A atividade somente se inicia aps uma determinada data; No iniciar depois de: A atividade tem um limite mximo de data para se iniciar;

No terminar antes de A atividade somente concluda aps uma determinada data; No terminar depois de A atividade tem um limite mximo de data para ser concluda.

Para atribuir uma restrio: 1. 2. 3. 4. Selecione a atividade que ter alterada suas restries D um clique duplo para abrir o formulrio de informao da tarefa; Clique em guia Avanado; No campo restringir tarefa, selecione o tipo desejado e clique OK.

1. Tipos de Restrio sobre a tarefa A prioridade indica a importncia de uma atividade e a disponibilidade para o nivelamento. As tarefas com prioridade mais baixa so atrasadas ou divididas primeiro. Os principais tipos de prioridade so:

No redistribuir A atividade no ser nivelada em nenhuma hiptese. Mxima A atividade ser nivelada somente em casos extremos. Muito Alta A Atividade ser nivelada em casos especiais e estratgicos. Alta A atividade ser nivelada se em conflito com atividades de prioridade mais elevada. Mdia a configurao padro do MS-Project Baixa A atividade ser nivelada com grande facilidade e freqncia. Muito Baixa A Atividade ser nivelada na maioria absoluta dos casos. Mnima A atividade ser a primeira a ser nivelada caso algum conflito ocorra e a envolva.

Para atribuir uma prioridade:

1. 2. 3. 4.

Selecione a atividade; D um clique duplo para abrir o formulrio de informaes da tarefa; Clique na guia Geral; No campo Prioridade, selecione o tipo desejado e clique OK.

1. Prioridade para as Tarefas

Criando uma linha de base

Para se obter um melhor resultado possvel durante a execuo do projeto, deve-se criar um plano de linha de base (base-line) representando o que foi planejado para o projeto. Com o acompanhamento, podem-se determinar as atividades iniciadas antes ou depois do planejamento, as que ultrapassaram o oramento original, as que demoraram mais tempo do que o previsto e assim por diante. Para gravar uma linha de base: 1. Alterne o modo de exibio Gantt de Controle; 2. Acesse o menu Ferramentas Controle Salvar Linha de Base; 3. No formulrio Salvar Linha de Base escolha Salvar Linha de Base e defina se a gravao da linha de base ser para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas.

1. Salvar linha de base

Mltiplos Projetos
Os mltiplos projetos So utilizados em diversas reas, a saber:

Um nico coordenador precisa analisar globalmente vrios projetos diferentes; gerente de projeto precisa trabalhar com vrios projetos de lideranas diferentes, e h necessidade de consolidados; projeto tem predecessores e sucessores externos.

Inserindo um Projeto num Projeto j existente

1. Abra o projeto que funcionar como projeto principal; 2. Na barra de modos, clique em Grfico de Gantt; 3. Clique na linha imediatamente inferior linha que se deseja inserir o projeto; 4. No menu Inserir selecione Projeto; 5. Escolha o arquivo de projeto a ser inserido; 6. Determine se o projeto ser vinculado ao projeto de origem; 7. Caso no se deseja que as alteraes no projeto inserido sejam feitas no projeto de origem, marque a caixa somente leitura; 8. Desmarque a caixa de seleo Ocultar sub-tarefas se desejar que as atividades do projeto inserido sejam mostradas imediatamente no projeto principal; 9. Clique em Inserir.

1. Inserir Projeto

Excluindo um subprojeto de um projeto principal

1. Selecione a linha do projeto inserido; 2. Pressione a tecla Delete; 3. Se o quadro Assistente de Planejamento aparecer, pressione OK.

Consolidando Projetos
A melhor maneira de organizar projetos grandes ou complexos consolidar projetos. Os projetos consolidados permitem manter o nmero de tarefas visualizadas e acompanhadas em um nvel gerencivel. Para consolidar projetos: 1. Abras os projetos que sero consolidados; 2. Acesse o menu Janela Nova Janela; 3. Pressione e mantenha pressione a tecla CTRL, clicando nos projetos que sero consolidados temporariamente; 4. Clique em OK.

1. Consolidando Projetos

Relaes de Dependncia entre Projetos Consolidados

Projetos consolidados podem possuir tarefas com relacionamento entre si. Ao vincular as tarefas, o MS-Project exibe uma barra externa em cada um dos projetos com a qual a dependncia entre as atividades ser exibida. 1. Consolide os projetos que tero atividades interdependentes, como visto anteriormente; 2. Clique e mantenha o mouse pressionado na barra de atividades predecessora; 3. Arraste at a barra da atividade sucessora no outro projeto, uma relao trmino para incio automaticamente criada. Quando se abre um projeto que possua predecessoras ou sucessoras externas observa-se que uma tarefa predecessora externa adicionada ao projeto que contm a tarefas sucessora, e uma tarefa sucessora externa adicionada ao projeto que contm a tarefa predecessora.

Recursos em Projetos Consolidados

Abra o projeto que contm o pool de recursos ou crie um novo projeto e coloque todos os recursos que constituiro o pool nesse novo projeto; 1. 2. 3. 4. Acesse o menu Ferramentas Recursos Compartilhar Recursos; Clique no item Usar Recursos; Na caixa De, clique no projeto que contm o pool de recurso; Clique em OK.

O pool de recursos passa a ficar disponvel no projeto ativo, podendo-se atribuir os recursos s atividades normalmente. Caso o projeto ativo j tenha seus prprios recursos, os recursos de ambos os projetos sero combinados e exibidos.

Controlando o Projeto
Calculando os Custos
O custo de uma tarefa a soma do custo fixo, se houver, mais o custo das suas alocaes de recursos. O custo do recurso calculado a partir das informaes de custo unitrio do recurso custo normal, custo de hora extra, custo por utilizao e mtodo de acmulo que voc define para o recurso.

Visualizando informaes Oramento atual e a linha de base

1. Na menu Projeto escolha Informaes sobre projeto e d um clique no boto Estatsticas; 2. Clique no boto Fechar.

1. Estatsticas do Projeto

Informaes de Custo na Tabela de Custos

1. No menu Exibir escolha Tabela: e em seguida escolha Custo.

1. Planilha de Custos

Acompanhando o Progresso
Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho do seu projeto assim que o projeto est em andamento. Antes de o projeto comear, voc cria uma linha de base que uma cpia do cronograma original que permanece inalterado Ao acompanhar o projeto voc trabalha com trs tipos de informaes: Linha de Base: o modelo fixo de como o projeto deveria prosseguir. Tambm pode chamar-se informaes planejada. Essa informao no muda a menos que voc especifique que deseja mudar a linha de base. Atual: Este um modelo funcional, que est sempre mudando, para as tarefas que vo ocorrer, depois que o projeto se encontra em andamento. O cronograma pode mudar medida que voc recebe novas informaes e faz ajustes. Real: As informaes reais so tarefas que j esto em andamento ou que j foram finalizadas. medida que voc insere datas reais para as tarefas completadas, as datas de incio e fim para as tarefas programadas remanescentes so finalizadas.

Inserindo informaes reais

Voc insere informaes reais medida que as tarefas ocorrem. 1. Com o boto direito do Mouse, d um clique em uma barra de ferramentas para exibir o atalho Barra de Tarefas e em seguida escolha Controle; 2. Selecione as tarefas que sero atualizadas; 3. Na barra de ferramentas Controle, de um clique no boto Atualizar como agendado

1. Barra de ferramentas de Controle

Atualizando Tarefas Especficas

1. Selecione a tarefa; 2. Na barra Controle selecione Atualizar Tarefas; 3. Selecione o modo de atualizar a Tarefa;

Em percentual Indicando a data de incio e trmino

1. Atualizar Tarefas

Comparando Resultados
Quando voc salva uma linha de base, o MS-Project proporciona formas para voc comparar o seu cronograma atual e os dados reais com a linha de base. 1. No menu Exibir, escolha Tabela e em seguida escolha Variao. D um clique duplo nas bordas das colunas, se necessrio, para ajustar as larguras das colunas.

Alem da tabela Variao, a visualizao Gantt de Acompanhamento permite comparar visualmente o progresso planejado com o progresso realizado, exibindo as barras de Gantt tanto para o cronograma de linha de base quanto para o cronograma real. 1. No menu Exibir escolha Mais modos de Exibio; 2. Na lista Exibir escolha Gannt de Acompanhamento; 3. De um clique no boto Aplicar.

Trabalhando com o Caminho Crtico

O caminho crtico a srie de atividades que precisam ser concludas de acordo com o previsto no cronograma para que o projeto seja concludo dentro do prazo determinado.

Caminho Critico
o caminho crtico nico do projeto. A determinao do caminho crtico simples realizada atravs do Assistente de grficos de Gantt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pressione a ferramenta Assistente de Grfico de Gantt; Pressione Avanar; Selecione a caixa Caminho Crtico no campo tipo de informaes; Pressione Concluir; Pressione Formatar; Pressione Sair do Assistente.

Ultrapassando o Caminho Crtico

A reduo da durao do caminho crtico geralmente mencionada como estouro do caminho crtico. Como as tarefas crticas afetam diretamente a data de fim do projeto, as seguintes estratgias para estourar o caminho crtico so focalizadas na reduo da durao das tarefas.

Mudana nas relaes das tarefas: Esta estratgia encurta o caminho crtico sem acrescentar recursos ou estender o nmero de horas de trabalho. Programao de Horas Extras: Esta estratgia encurta a durao. Acrscimo de mais Recursos: Esta estratgia encurta a durao das tarefas orientadas a recurso. Removendo predecessoras desnecessrias. Esta estratgia elimina os atrasos causados pelas tarefas predecessoras que no afetam a tarefa.

Utilizao de Redes PERT

Caractersticas Bsicas

De acordo com Casarroto[2] o mtodo PERT Program Evaluation and Review Technique ou, em portugus, Tcnica de Avaliao e Reviso de Projetos, foi elaborado em 1965 pela Marinha americana e utilizado inicialmente no planejamento e controle do projeto Polaris, um mssil norte-americano. O mtodo CPM Critical Path Method ou Mtodo do Caminho Crtico atribudo a James Kelly Jr., da Remington Rand, e Morgan Walker, da Dupont de Nemours, que o desenvolveram em 1957. Ambos os mtodos so considerados tcnicas de redes baseados na Teoria dos Grafos, e classificados como modelos pictricos de pesquisa operacional. PERT-CPM diferem entre si basicamente pela forma como tratado o tempo: o CPM utiliza valores determinsticos , enquanto o PERT permite utilizar trs estimativas de tempo e a distribuio Beta parra a determinao do tempo mais provvel, sendo portanto um modelo probabilstico. Mas hoje em dia normalmente se diz diagrama PERT/CPM.

1. Exemplo de Diagrama de Setas com Caminho Critico 2. O MS-Project no trabalha com o PERT/CPM da mesma maneira com que a literatura apresenta e define o PERT/CPM. O MS-Project faz

algumas mudanas, conhecedores da teoria PERT iro sentir a diferena. Uma rede PERT pode representar cada tarefa como uma caixa, conhecida como n. No n, voc poder ver at cinco campos de informaes. Embora voc possa mudar facilmente os campos exibidos nos ns, os campos padres dos ns so nome da tarefa, nmero ID da tarefa, durao, data programada para incio e data programada para o fim. O MS-Project utiliza a rede do tipo caixas para montar um diagrama PERT/CPM. As linhas que ligam os ns refletem as relaes das tarefas. Voc pode visualizar a Rede PERT usando o comando PERT no menu Exibir. As bordas em torno de cada n indicam se um n uma tarefa resumida, uma sub-tarefa ou um marco, e se est no caminho crtico. Como padro, os ns no caminho crtico possuem uma borda espessa, vermelha ou hachurada; as tarefas no crticas possuem uma borda fina e preta; as tarefas resumidas possuem uma borda em forma de caixa sombreada; e os marcos possuem uma borda dupla ou tipo moldura.

Inserindo Informaes sobre Tarefas

H duas maneiras pelas quais voc pode inserir informaes sobre tarefas em uma Rede PERT. Voc pode digitar diretamente nos campos dos ns, ou pode arrastar para criar e mover tarefas diretamente na Rede PERT. Voc pode tambm dar um clique duplo em um n para exibir a caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa. Use esta tcnica quando quiser inserir informaes sobre tarefas se voc tiver afastado a visualizao e o tamanho da fonte estiver pequeno demais.

3.
de Rede Pert no MS Project

Exemplo

Exerccios
Exerccio 1
Uma empresa de desenvolvimento de softwares, ciente da lacuna existente em um determinado segmento de sua rea de atuao, resolveu investir no desenvolvimento de um sistema que estivesse em conformidade com os requisitos esperados por sua potencial clientela. Sabe-se que uma outra empresa j vem concentrando esforos para atingir este objetivo pois o ganho desta fatia de mercado abriria novas portas. O que faz deste projeto uma ao estratgica para aumentar o portiflio de negcios da empresa. Assim a administrao requisitou ao gerente de projetos para "ontem" a primeira fase deste projeto que consistiria do planejamento dos requisitos do software.

De acordo com sua experincia de projetos passados, o gerente de projeto identificou as seguintes tarefas.

Identificao 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Planejamento de Requisitos Revisar sistemas existentes Processo de modelagem Desenvolver anlise do fluxo de trabalho Desenvolver cronograma das atividades Calcular oramento Identificar requisitos do usurio Identificar requisitos de performance Identificar requisitos de interface Preparar Especificaes de requisitos do software Planejamento dos requisitos prontos

Durao (dias)

3 7 2 2 2 3 3 3 1

A tarefa "3" s poder ser iniciada depois da tarefa "2". A tarefa "6" s pode iniciar depois de terminada a tarefa "5" e esta por sua vez dever esperar o trmino da tarefa "4". As tarefas "7", "8" e "9" s devem iniciar depois de terminada a tarefa "2". A tarefa "10" deve esperar o trmino das tarefas "7", "8" e "9". Considerando que iniciaremos o projeto na data de hoje, qual ser a data de trmino? Visualize o caminho crtico. Quais as folgas que poderemos ter nas tarefas, sem alterarmos a data final?

Fomos informados de ultima hora que o analista que ficar responsvel pela tarefa "7" realizar uma viagem e ficara ausente durante 3 dias, qual a nova data de final? Qual o novo caminho crtico? Mostre esta tarefa na barra de tarefa resumida. Remova a restrio da tarefa "7". Foi percebido que a tarefa 9 necessita de alguns dados da tarefa 8 para se iniciar, ou seja, 50% da tarefa 8 deve estar concluda para que a 9 se inicie.

Exerccio 2
Uma empresa de revendas, devido a diversos fatores, decidiu se mudar para um novo local mais apropriado para o seu momento atual. Para no atrapalhar em demasiado o funcionamento normal da empresa durante a mudana, o gerente de projetos elaborou a sequncia de tarefas necessrias, tentando causar o menor transtorno possvel, pois sabe-se que quanto mais rpido for a mudana, mais rapidamente a empresa poder voltar a trabalhar normalmente. Devido ser uma mudana, uma atividade fora da rotina da empresa os recursos disponveis so limitados, e tambm pela crise que a mesma vem enfrentando, foi optado pela administrao, que todas as tarefas sero realizadas pelos prprios funcionrios da empresa. Tarefa 1 2 3 4 5 6 7 8 Reforma Instalar prateleiras do depsito Reformar Sala de Reunies Eletricidade Pintar Instalar carpete Sala Reunies Completa Reformar Sala do CPD 8h 16 h 8h 0h 120 h Horas de Trabalho

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Eletricidade Sistema de Incndio Pintar Sala de CPD Completa Reforma completa Mudana Fazer Mudana do Escritrio Desconectar Computadores Desmontar Mveis Transportar Mveis e Computadores Remontar Mveis Reconectar os computadores Instalar o Software de rede Mudana do escritrio pronta Mudar o depsito Mudana completa

16 h 8h 16 h

16 h 16 h 24 h 16 h 24 h 16 h

80 h

Na reforma da sala de reunies, deve-se pintar somente depois de pronta a instalao eltrica, e colocar o carpete somente depois de pintado. Na reforma da sala de CPD, deve-se pintar somente depois dos sistemas de eletricidade e incndio tiverem sido instalados. A mudana do depsito deve se iniciar depois que as prateleiras tiverem sido instaladas. O mveis devem comear a ser desmontados depois que os computadores estiverem sido desconectados. O transporte dos mveis e computadores deve se iniciar assim que comearem a desmontar os mveis.

Deve-se remontar os mveis depois que os mveis e computadores forem transportados. Deve-se iniciar a reconectar os computadores depois que os mveis forem montados. Deve-se iniciar a instalao dos softwares depois que os computadores forem reconectados. As tarefas de mudar o depsito e transportar os mveis necessitam do recurso transporte. O recurso transporte constitudo por um caminho da empresa do tipo ba, estando apto para a mudana. O custo deste recurso envolve somente o custo com combustvel e depreciao. Para usar este recurso necessrio alocar recursos humanos para carregar e descarregar o caminho assim como dirigir o mesmo, ou seja, este recurso no poder ser alocado sozinho. A sala de reunies receber uma pintura de decorao onde se utilizar uma tinta especial em duas cores, devido ao tipo de pintura, deve-se esperar um dia parado esperando secar as primeiras 8 horas de pintura, para somente depois terminar as 8 horas que faltam. Todas as pessoas envolvidas esto aptas a fazerem o trabalho de transporte, mudana e desmontagem e remontagem dos mveis. Somente os funcionrios do depsito sabem instalar as prateleiras. Para o trabalho de pintura, sistema de incndio, eletricidade e instalao do carpete, cabe aos funcionrios da manuteno. Desconectar os computadores, Reconectar os Computadores e instalar software de rede, cabe aos funcionrios de suporte a pc. Os recursos disponveis so: Recurso Manuteno Depsito Suporte Transporte Motorista Quantidade 2 3 2 1 1 Custo/hora 5,00 3,00 8,00 10,00 2,00

Os custos fixos com pintura foram orados: Sala de reunies: 600,00 Sala de CPD: 400,00 Os custos fixos com instalaes eltricas Sala de reunies: 200,00 Sala de CPD: 1100,00 Os custos fixos com instalao de capete: 1200,00 Os custos fixos com instalao do sistema de incndio: 2100,00 Fica liberado o uso de horas-extras, obedecendo as normas da empresa que d direito ao dobro do salrio normal, por hora-extra trabalhada. Determine: Data de trmino do projeto: Custo do projeto: Durao em horas do projeto: Quais so as tarefas criticas do projeto?

Bibliografia
1. VARGAS, Ricardo Viana.Gerenciamento de Projetos com MS-Project 98: estratgia, planejanento e controle.Rio de Janeiro: Brasport, 1998 2. CASAROTTO FILHO, Nelson. Gerncia de Projetos/ engenharia simultnea. Nelson Casarotto Filho, Severino Fvero, Joo Ernesto Escosteguy Castro. So Paulo: Atlas. 1999. 3. VALERIANO, Dalton L. Gerncia em Projetos Pesquisa, Desenvolvimento e Engenharia. Dalton l .Valeriano So Paulo: Makron Books, 1998 4. CATAPULT , INC. Microsoft Project 4 for Windows: passo a passo.So Paulo: Makron Books, 1995 5. PYRON, Tim. Special Edition Using Microsoft Project 98. QUE, 1998 6. VIEIRA, Newton Lemos. PERT-CPM. Rio de Janeiro: Manuais CNI, 1984

7. Gerencia de Projetos. Disciplina do curso de Engenharia de Produo e Sistemas da Universidade Federal de Santa Catarina. http://www.lsad.eps.ufsc.br/gerencia