Estudo de Caso: A implantao da governana de TI

Para validar este estudo de caso para gesto de TI de uma editora internacional de livros religiosos. Inicialmente, ser exposto um breve comentrio sobre a editora, abordando sua histria, misso e estrutura de TI. Em seguida ser demonstrada a problemtica sobre a Governana de TI na empresa. Ao final, dever ser apresentada uma aplicao do modelo de governaa, focando na soluo do problema sofrida pela editora. A editora uma editora cujo principal objetivo a divulgao de assuntos religiosos. Ela fruto dos ideais de missionrios que implantaram em nosso pas a doutrina religosa Atravs de seus livros, lies bblicas, peridicos e cursos que ministra, a editora faz-se presente hoje no apenas no Brasil, como tambm na Amrica Latina, Estados Unidos, Europa e frica. A Editora foi organizada em 1978, no Rio de Janeiro. O seu parque grfico, hoje dos mais modernos, comeou a funcionar a partir de 1980. No incio dos anos 1990, para uma editora que representa a maior denominao religiosa brasileira, a editora ainda tinha uma presena muito tmida no mercado editorial brasileiro. Como atender a um povo cada vez mais exigente, e que apresentava constantes demandas nos mais diversos campos das cincias bblicas? Naquele momento, era urgente transforma-la numa editora moderna, dinmica e que pudesse atender todas as igrejas no Brasil e na Amrica Latina. E isso requeria uma mudana radical, tanto na maneira de pensar quanto no modo de agir da editora. E assim foi feito, atualmente com 14 filiais distribudas em todo Brasil e no exterior. A estrutura de TI O processo de informatizao se deu com mais nfase h 10 anos, quando comeou o uso efetivo dos computadores para a colaborao das tarefas do dia-a-dia. Pouco aps isso, comeou o desenvolvimento do sistema de gesto integrada da empresa, que atendia s rotinas financeiras, comerciais e de faturamento. Atualmente este sistema est sendo substitudo pelo ERP da Oracle, o Oracle EBusiness Sute. O projeto de implementao deste ERP j dura um ano. E a partir deste projeto surgiu a necessidade de um maior controle e apoio TI, e da a necessidade de promover a Governana de TI na empresa. A equipe de TI da editora composta por dez pessoas, sendo um gerente e nove tcnicos.

Atualmente a TI atende s 14 filiais, prestando suporte tcnico, apoio aos sistemas e mais recentemente apoio e treinamento equipe interna no novo ERP da empresa. Governana de TI

A partir de uma necessidade de maior controle e gerenciamento, a equipe tcnica da editora percebeu a necessidade de adoo de um processo que fornecesse subsdios para estas tarefas. Por se tratar de um conjunto de estruturas e processos que visa garantir que a TI suporte e maximize adequadamente os objetivos e estratgias de negcio da organizao, adicionando valores aos servios entregues, balanceando os riscos e obtendo o retorno sobre os investimentos em TI, a governana est sendo vista agora pela empresa como uma necessidade e no mais como um modismo. Identificada a necessidade, a equipe tcnica recorreu ao mercado em busca de algum processo, metodologia ou framework que os auxiliasse a solucionar seus problemas de gesto. Aps avaliar algumas metodologias e frameworks de mercado, a empresa percebeu no CobiT uma soluo para os seus problemas de controle e gerenciamento. A partir de uma viso preliminar do CobiT, a equipe tcnica decidiu investir no uso deste framework, mas precisava ainda de uma maneira eficaz de gerenciar os controles e resultados. Devido a essa complexidade e difcil implementao, tentou-se achar alguma variao do CobiT que fosse

mais amigvel e de fcil implementao; ento foi sugerido empresa (Pesquisar ferramentas para futura implementao).

Aplicao do COBIT
A construo do presente exerccio foi apoiada pelo gerente de TI da editora e pela necessidade iminente da implementao da governana de TI na empresa. Aqui comea a ser estruturado o modelo de governana de TI para a editora. A primeira atitude a ser tomada pelo gestor da rea foi a definio de um comit estratgico para que fosse definido o que ser controlado nesta primeira etapa do projeto. O framework CobiT por ser bem abrangente, torna sua implementao de forma mais ampla, s vezes complexa. Ento, se acordou que ele seria implementado na empresa por etapas, que seriam sob a demanda da necessidade de controle. Num primeiro momento, foram levantados pelo comit estratgico quais os problemas mais crticos que assolavam a tranqilidade do setor de TI. Aps a identificao, foram ordenados em grau de importncia e criticidade. O comit estratgico constatou ento que os problemas que necessitavam de um controle mais emergencial eram (exemplo): - Gesto de projetos; - Suporte aos usurios; e - Disponibilidade dos recursos de TI (Principalmente os servidores). Gesto e controle do projeto: a empresa est h um ano no processo de implantao do novo ERP (e-business Sute da Oracle). Devido a isso, a maior preocupao da empresa quanto ao seu controle efetivo. Apesar do projeto estar sendo seguido atravs do seu cronograma, algumas informaes passam de forma despercebida ao controle da empresa, tais como: situao do projeto no ms corrente (quanto a sua concluso), horas trabalhada pela equipe, horas extras trabalhadas pela equipe, quantidade de tarefas cumpridas no prazo, quantidade de tarefas atrasadas. Suporte aos usurios: a empresa desenvolveu uma ferramenta para gerenciar todas as solicitaes de suporte/chamados, mas faltava na ferramenta um maior controle, referente ao controle estatstico, pois s o controle bsico fornecido pela ferramenta no era satisfatrio para a sua completa gesto. Disponibilidade dos recursos de TI: existia uma reclamao generalizada por parte dos usurios da empresa de que alguns servios no estavam em sua totalidade disponveis para todos os funcionrios. Os usurios reclamavam que o servidor de e-mail no funcionava e que o ERP e a internet no estavam acessveis. Aps a definio do que seria controlado na primeira etapa da implantao da governana de TI, faltava agora avaliar junto metodologia onde estes problemas seriam controlados. Tomando como base o CobiT e seus controles, passou-se a avaliar em qual domnio CobiT os problemas seriam tratados. O CobiT est dividido em quatro domnios: (1) Planejamento e Organizao (PO); (2) Aquisio e Implementao (AI); (3) Entregar e dar Suportar (DS); e (4) Monitorar e Avaliar (M). Aps a identificao do domnio, o passo seguinte seria em qual objetivo de controle enquadrar o problema.

Problema
Gesto de Projetos

Domnio
PO - Planejar e Organizar

Objetivo de Controle
PO10 Gerenciar Projetos

Definidos os domnios e objetivos de controle, agora faltava definir em qual indicador cada problema melhor se enquadraria . Ento, o comit estratgico de TI fez o detalhamento de cada problema e quebrou os mesmos em indicadores. O Framework CobiT conta com 210 objetivos de controle detalhado que entendemos como indicadores de medio. Alguns problemas podem ser encaixados neste universo de indicadores pr-definidos, se houver a necessidade de um controle mais detalhado, outros indicadores podem ser agregados.

Problema
Gesto de Projetos

Detalhamento do Problema
Quantidade de tarefas cumpridas no prazo

Indicador
PO10.17 Quantidade de tarefas finalizadas no prazo.

Onde e como obter os dados a serem medidos? (Estabelecimento de mtricas) Aps a definio do que ser controlado o comit estratgico definiu como ser controlado e medido o desempenho de cada indicador.

Mtrica de Medio
Gesto de Projetos(PO-Planejar e Organizar). Ser gerada uma cpia do cronograma em formato Excel e PO10.13 Medio do ser criado um arquivo texto com todas as tarefas, Desempenho do Projeto, no cabealho geral ser recuperado o percentual de concluso Reporte e do cronograma e ser carregado neste indicador Monitoramento. atravs de um executvel desenvolvido para esta tarefa. Este processo ser mensal