Anlise de Processos e Fluxogramas (Grficos de Processamento)

O que um Processo?
Um processo uma combinao dos elementos, equipamentos, insumos, mtodos ou procedimentos, condies ambientes, pessoas e informaes do processo ou medidas tendo como objetivo a fabricao de um bem ou o fornecimento de um servio.

Processos Empresariais
Uma srie de tarefas ou etapas que recebeminsumos (materiais, informaes, pessoas, mquinas, mtodos) e geram produtos (produtofsico, informao, servio), com valor agregado, usados para fins especficos por seu receptor.Qualquer tipo de trabalho deve integrar um processo.

Processo
Processo empresarial um conjunto de atividades com uma ou mais espcies de entrada e que cria uma sada de valor para o cliente. Hammer & Champy, 1994

Caractersticas de um Processo
Ser interdependente: ter relacionamentos; Receber entradas; Fazer algo, gerar um valor agregado Gerar sadas; Ser repetitivo.

Classificao dos processos

Processos Inter-organizacionais: empresa-cliente, empresa-fornecedor, empresa-parceiros. Processos Interfuncionais: relao entre os vrios negcios da empresa; Gesto, Primrios e de Apoio. Processos interpessoais: relao entre pessoas de um mesmo grupo de trabalho.

Exemplos de Tipos de Processos

Processos de Gesto: planejamento estratgico,planejamento de um PDI, gesto da qualidadetotal; ProcessosPrimrios: Produo, Logstica, Marketing, P&D, vendas; Processos de Apoio: finanas, recursos humanos, planejamento produo, imobilizado.

Hierarquia dos Processos Subprocessos atividades tarefas

Processo Sub-processos Atividades Tarefas Desenvolvimento de produtos - Testagem - Pesquisa Estudo de novos materiais Visita a fornecedor de materiais

Atividade e Tarefa
Atividade - Conjunto de tarefas necessrias para que um servio seja executado dentro de um setor da empresa. Tarefa - Indica os passos para a execuo de uma atividade, onde prevalece a diviso do trabalho.

Anlise de Processos - Fluxogramas

Indicadores de problemas no processo: a) Filas; b) Reclamaes de outros pontos da organizao; Objetivo do estudo de processo: Assegurar a fluidez da movimentao de papis, pessoas e informaes na organizao, mantendo os limites decisrios dentro de padres de eficcia e eficincia.

Estratgia para estudo de processos

Escolha do processo a estudar; Coleta dos passos e representao grfica; Anlise dos mtodos do processamento atual; Implantao do novo processo; e Manualizao do processo.

Tcnicas
_ Fluxograma sinttico; _ Fluxograma de blocos; _ Fluxograma esqueleto; _ Fluxograma de procedimentos; _ Fluxograma vertical e horizontal; _ Fluxograma vertical; _ Fluxograma de documentos; e _ Planilha de fluxograma integrado.

Tcnica do Fluxograma
_ O fluxograma a representao grfica de rotinas e procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informaes recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsveis e/ou unidades organizacionais. _ A utilizao de fluxogramas se d, principalmente, na pesquisa de falhas na distribuio de cargos e funes nas relaes funcionais, na delegao de autoridade, na atribuio de responsabilidade e em outros aspectos do funcionamento do processo administrativo

Objetivos do Fluxograma
_ Padronizar a representao dos mtodos e procedimentos administrativos; _ Maior rapidez na descrio destes mtodos; _ Facilitar a leitura e entendimento destes; _ Facilitar a localizao e identificao dos aspectos mais importantes; _ Melhor grau de anlise

Vantagens do Fluxograma
_ Apresentao real do funcionamento de todos os componentes de um mtodo administrativo, facilitando a anlise da eficincia do sistema; _ Permite a apresentao de uma filosofia de administrao; _ Permite uma visualizao integrada de um mtodo administrativo;

Anlise pelo Fluxograma

_ Para que serve esta fase? (utilidade) _ Por que esta fase necessria? (influncia no resultado final) _ Onde esta fase deve ser feita? (localizao ideal) _ Quando essa fase deve ser feita? (seqncia) _ Quem deve executar a fase? _ Como a fase est sendo executada?

Simbologia do Fluxograma
_ Os

smbolos tm por objetivo evidenciar origem, processo e destino da informao escrita e/ou verbal. _ possvel utilizar smbolos diferentes dos convencionais, desde que no ofeream dificuldade de compreenso para o leitor e que sejam definidos previamente.

Fluxograma Global ou de Coluna

_ Esse o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas. _ utilizado tanto no levantamento quanto na descrio de novas rotinas e procedimentos. _ Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informaes e documentos dentro e fora da unidade organizacional considerada. _ Apresenta maior versatilidade pela maior diversidade de smbolos.

Gesto de Processos de Negcio

A Organizao um conjunto de processos que para ter sucesso precisa ser gerido Gesto de Processos

Formulrios
Na era da informao, com os microcomputadores ligados em rede, correio eletrnico, datawarehouses, software para workflow e um sem nmero de outros recursos da Tecnologia daInformao, imaginou-se que em breve os papis seriam banidos das empresas, Infelizmente isso no aconteceu, pois os documentos da mdia digital so criados mais facilmente e em maior nmero e constantemente baixados para papel. Assim, est muito distante o momento queeles podero ser eliminados. Anlise e desenho de formulrios Indicadores de problemas em formulrios: a) contnua dificuldade na compreenso e preenchimento; b) formao de filas; c) permanncia de problemas aps a racionalizao do trabalho; e d) demoras na utilizao. Objetivos: Facilitar o fluxo de informaes, Uniformizar procedimentos, Centralizar controles, Promover a criao e desenvolvimento de formulrios, Fixar padres para projeto e especificaes fsicas para formulrios, Harmonizar o seu uso junto aos demais componentes organizacionais e Compatibilizar sua ao com as expectativas dos funcionrios. Tipos de Formulrios _ Planos normalmente so apresentados em folhas soltas e/ou em blocos (Requisio de Material). _ Jatos so apresentados em jogos individuais presos e devidamente carbonados (passagem area). _ OBS: os formulrios Planos e jatos so confeccionados em papel, de acordo com os padres internacionais ISO e nacionais ABNT. _ Contnuos so confeccionados em papel, obedecem a padres internacionais direcionados para utilizao em equipamentos de impresso computadorizados. _ Eletrnicos so aqueles que guardam os padres dos formulrios acima citados. Preenchidos via teclado dos computadores e/ou por meio de interao com o banco de dados. _ Virtuais so formulrios disponibilizados nos sites das empresas os quais visam facilitar / agilizar o fluxo de informaes. _ Fichas so confeccionados em papel de maior gramatura, obedecem aos padres anteriores e so destinados ao registro de dados sintticos. Princpios para elaborao de Formulrios _ Antes de elaborar um formulrio, deve-se verificar qual a sua contribuio para o fluxo do trabalho. _ Analisar a possibilidade de incluir novas informaes, as desejadas, em outros formulrios j existentes. _ Conceb-los de forma a facilitar a vida de que vai utiliz-los; com campos bem definidos, com espao suficiente para o seu preenchimento e, sempre que possvel incluir a resposta que se deseja. _ Deve possuir somente os campos necessrios, aqueles, realmente, relevantes e que sero preenchidos. _ Atentar para sua utilizao (grande nmero de usurios / uso especfico) (cliente interno ou externo). _ No confeccionar o formulrio de forma definitiva antes de test-lo

Anlise de Formulrios Para processar a anlise deve-se fazer as seguintes perguntas: _ Qual o seu objetivo? _ Por que de cada campo? _ Todas as vias so necessrias? _ Existem formulrios semelhantes ou com dados de mesma natureza? _ Os campos esto dispostos dentro de uma ordem lgica e racional? _ Possui muitas informaes? Existe um detalhamento excessivo? _ As respostas as estas perguntas daro condies de: _ ELIMIN-LOS, se suprfluos ou obsoletos; _ COMBIN-LOS, se semelhantes ou possurem objetivos comuns; _ REORGANIZ-LOS, se incompletos ou malfeitos; _ SIMPLIFIC-LOS, se complicados ou excessivamente detalhados. Formulrios - Tipos de papis _ Apergaminhado ou sulfite - o tipo de papel mais utilizado na confeco de formulrios, sendo empregado na confeco de formulrios contnuos. _ Offset utilizado na confeco de formulrios impressos somente pelo sistema offset. _ Flor-post quando um formulrio possuir mais de uma via este o papel ideal para confeco das demais vias. _ Kraft papel de grande resistncia, bastante utilizado para confeco de envelopes e capa de bloco de formulrios. _ Bufon a segunda linha dos papis apergaminhados, de custo inferior, utilizados para a confeco dos formulrios internos. _ Jornal papel de baixo custo, uso interno (papel rascunho). Elaborao de Formulrios _ Ttulo a identificao do formulrio, deve ser colocado na parte superior e no centro da folha, de forma destacada e suficientemente descritiva, mas breve, para a sua imediata identificao. _ Logotipo / logomarca a representao visual de uma marca, formada graficamente por meio de letras e/ou smbolos que identificam a empresa. Normalmente colocado no canto superior esquerdo. _ Margeamento o espao destinado ao arquivamento do formulrio. _ Disposio dos campos os campos devem estar dispostos numa ordem lgica e racional, para que os assuntos sejam agrupados de forma homognea. _ Adequao do preenchimento deve-se prever espaos adequados para o seu preenchimento, manuscrito, mquina ou equipamento eletrnico. _ Codificao destinado a caracterizar cada formulrio individualmente. _ Padronizao por razes funcionais, econmicas, estticas, de visualizao grfica, os formulrios de uma empresa devero ser padronizados.

Elaborao e uso e manuais

Os indicadores para o uso de manuais esto ligados a: a) divulgao; b) coordenao; c) anlise; e d) treinamento. Objetivo Permitir a reunio de informaes de forma organizada e criteriosa.

Estratgia para manualizao

a) Itemizar os modelos manualizados; b) Qualificar a manualizao; c) Elaborar o manual; e d) Distribuir o manual