DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION

REDES Y TELECOMUNICACIONES

POLITICAS DE MANEJO DE LOS USUARIOS Y CORREO CORPORATIVO DE LA RED INFORMATICA DE LA UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO TRUJILLO

CONTENIDO

INTRODUCCION.........................................................................3 CORREO INSTITUCIONAL............................................................4

INTRODUCCION
El consorcio UCV-USS proporciona Recursos Informticos y de Telecomunicaciones a los usuarios autorizados, a ser usados para los intereses propios de la empresa. Estas polticas, entre otras, se establecen con el fin de optimizar el uso de los recursos antes mencionados. Todos los usuarios de TI debern respetar lo contemplado en este y/o otros documentos similares, a fin de asegurar un uso adecuado de los recursos tecnolgicos.

CORREO INSTITUCIONAL
El servicio de correo electrnico hace referencia a la transferencia de informacin en forma de mensajes de texto y de archivos adjuntos (attachments) a dichos mensajes. 1. DESCRIPCION Estos mensajes son elaborados por un remitente y son enviados a uno o ms destinatarios a travs de la red de datos del Consorcio. Es importante recordar que el servicio de correo electrnico no slo comprende el uso de los sistemas y redes proporcionados por el Consorcio, pues tambin incluye el hecho de enviar y/o recibir mensajes a travs de Internet. 1.1. Dominios ucv.edu.pe (Asignado a los correos de Administrativos y Docentes tiempo completo de la Universidad Csar Vallejo)

Estos dominios son asignados a los usuarios de acuerdo a su labor que realizan y la Universidad en que laboren. 2. POLTICAS Usar su cuenta con fines acadmicos, laborales y/o investigacin. Respetar las cuentas de otros usuarios. No usar su cuenta para fines comerciales. No se debe transmitir virus, programas de uso mal intencionado, o spam (mensajes de correo no deseado). Los usuarios no deben leer correo ajeno ni generar o enviar correos electrnicos a nombre de otra persona sin autorizacin o suplantndola. No mandar ni contestar cadenas de correo o cualquier otro esquema de "pirmide" de mensajes. Se prohben las violaciones de los derechos de cualquier persona o institucin protegidos por derechos de autor, patentes o cualquier otra forma de propiedad intelectual. Entre otras actividades, se incluye la distribucin o instalacin de software sin la licencia de uso adecuada adquirida por el Consorcio Universidad Cesar Vallejo Universidad Seor de Sipan (software "pirata"). No introducir software malicioso en la red o en los servidores (virus, worms, rfagas de correo electrnico no solicitado, etctera). No revelar la clave cdigo de su cuenta, o permitir su uso a terceros para actividades ajenas a la misin del Consorcio. Se prohbe el uso del sistema con el fin de realizar algn tipo de acoso, difamacin, calumnia, con intencin de intimidar, insultar o cualquier otra forma de actividad hostil. No hacer ofrecimientos fraudulentos de productos o servicios cuyo origen sean los recursos o servicios propios del Consorcio. Uso de comandos o programas o el envo de mensajes de cualquier tipo con el propsito de interferir o deshabilitar una sesin de usuario a travs de cualquier medio, local o remoto (Internet o Intranet).

 Enviar mensajes de correo no solicitados, incluyendo junk-mail (material publicitario enviado por correo) o cualquier otro tipo de anuncio comercial a personas que nunca han solicitado ese tipo de material (email spam, mensajes electrnicos masivos, no solicitados y no autorizados en el correo electrnico). 3. INFORMACIN SOBRE USUARIO Y PASSWORD Contamos con un directorio LDAP, donde varios sistemas autentican al usuario para hacer uso de diversos servicios. Es por esto que los servicios ofrecidos como los actuales, Correo Electrnico, Acceso a Red (Equipos de Computo) y acceso a Internet, tienen la misma clave y el mismo usuario. Para solicitar la creacin de una nueva cuenta de usuario, siga los procedimientos correspondientes. Tipos de Cuentas: Se cuenta con tres tipos de correos electrnicos. Grupales. Para enviar un mensaje a un grupo de personas o usuarios. Considrese instituciones o reas Administrativas Ejm. ucvtrujillo@ucv.edu.pe Institucionales. Correo para uso segn la funcin que desempea dentro del Consorcio, asignados por unidad organizacional. A cargo de los asistentes de cada rea, definidas por el director de la misma. Ejm: dti@ucv.edu.pe, ing-civil@ucv.edu.pe Personales. Correos utilizados por cada integrante del consorcio, su responsabilidad es individual. Ejm. mwco@ucv.edu.pe, ahuanca@ucv.edu.pe 4. ANTISPAM Y SEGURIDAD La seguridad y confiabilidad del correo electrnico esta garantizada por herramientas tecnolgicas que ayudan a controlar el acceso (Salvo el usuario haya olvidado o comunicado su clave a una tercera persona). La recepcin y envo de correos masivos (spam) y la deteccin y eliminacin de virus informticos dentro de los correos o archivos adjuntos enviados. Se ha adquirido software informtico que permite controlar el acceso a los sitios Web visitados (Trend Micro) por lo tanto ser controlado el acceso a sitios de Internet, filtrando aquellos sitios con contenido daino para la red. Archivos no permitidos para envo o recepcin de mensajes: Se ha adquirido el Trend Micro Interscan Messaging Security Suite, que es un software que permite controlar los virus y los mensajes de correo no deseado (Spam) que llegan a nuestro correo institucional, y para seguridad de los correos no podemos adjuntar los siguientes tipos de archivos: *.AD?,*.APP,*.ASP,*.ASX,*.BAS,*.BAT,*.CHM, *.CMD*.COM*.CPL, *.CRT, *.CSH, *.EXE, *.FXP, *.HLP, *.HTA, *.INF, *.INS, *.ISP, *.JS?, *.KSH, *.LNK, *.MDA, *.MDB, *.MDE, *.MDT, *.MDW, *.MDZ, *.MSC, *.MSI, *.MSP, *.MST, *.OPS, 5

*.PCD, *.PIF, *.PRF, *.REG, *.SCF, *.SCR, *.SCT, *.SH?, *.URL, *.VB?, *.VSD, *.VSS, *.VST, *.VSW, *.WS? Es responsabilidad de la Direccin de TI la confiabilidad y seguridad de los correos electrnicos, as como su continuo funcionamiento, salvo excepciones en las cuales los usuarios infrinjan cualquier poltica de seguridad. 5. MANEJO DEL CORREO CORPORATIVO 5.1. DESCRIPCIN DEL ENTORNO OUTLOOK Ventana de Inicio de Correo Electrnico Esta ventana se abrir al cargar el Outlook en su computadora.

Barra de navegacin

Lista de carpetas: Lista de todas las carpetas de nuestro buzn de correo. Lista de mensajes: Aparecen todos los mensajes de la carpeta actual. Por defecto, se muestran 25 mensajes por pgina. Para moverse entre las pginas de mensajes, han de utilizarse los iconos de la parte superior derecha. En opciones, en el ltimo recuadro de accesos directos, en la parte inferior izquierda, es posible cambiar el nmero de mensajes que se visualizan por pgina. Barra de navegacin: En la barra de navegacin, figuran los elementos siguientes: Nombre de la carpeta: Nombre de la carpeta actual, en nuestro ejemplo, la Bandeja de entrada. Vista de la carpeta: Es un desplegable que permite seleccionar el modo en que se ve la lista de mensajes de la carpeta. Algunas de las opciones son: 6

Lista de mensaje

Lista de carpet as

 Mensajes: Visualizacin de todos los mensajes. Mensajes no ledos: Visualizacin nicamente de los mensajes sin leer los mensajes ledos quedan ocultos. Mensajes en dos lneas: La primera lnea est asignada al remitente a la segunda al asunto. Por remitente: Visualizacin de los mensajes agrupados por remitente. Por asunto: Visualizacin de los mensajes agrupados por asunto. Elementos: Muestra el mensaje (nmero) que se est visualizando de todos los mensajes de la carpeta. Iconos de desplazamiento: Permiten desplazarnos entre las diferentes pginas de mensajes de la carpeta. Pgina anterior , Pgina siguiente , Primera pgina , ltima pgina . Barra de herramientas: En la barra de herramientas, se ven los iconos siguientes: o o Nuevo: Permite escribir un mensaje nuevo. Mover o copiar: Mueve o copia el mensaje o los mensajes seleccionados en la Lista de mensajes a otra carpeta. Para seleccionar varios mensajes, pulse la tecla Control y haga clic sobre los mensajes que desee seleccionar. Eliminar: Elimina el mensaje o los mensajes seleccionados. Responder: Responde al mensaje seleccionado. Responder a todos: Responde a todas las personas que aparecen en el mensaje seleccionado. Reenviar: Remite el mensaje seleccionado a otra o a otras personas. Panel de lectura: Permite leer el mensaje seleccionado sin necesidad de abrirlo, esta opcin se puede deshabilitar. Buscar mensajes nuevos: Activa la bsqueda en el servidor de mensajes nuevos. Buscar: Permite buscar mensajes que contengan ciertas palabras en el asunto, en el cuerpo del mensaje, mensajes enviados o recibidos de alguien. Si queremos buscar en todos los mensajes del buzn, accediendo a todas las carpetas, debemos seleccionar primero la carpeta Apellido, Nombre que aparece justo debajo de Carpetas (es la carpeta principal de donde cuelgan todas las dems carpetas), ir al icono Buscar y despus marcar la casilla Buscar en subcarpetas. Ayuda: Ayuda sobre el sistema de correo. Cerrar sesin: Abandonar el sistema de correo. Es recomendable usar esta a opcin a cerrar el navegador.

o o o o o o o

o o

Panel de Exploracin: Iconos que aparecen en la parte inferior izquierda

o o o

Bandeja de Entrada: Acceso a la Bandeja de entrada o Inbox. Es la carpeta donde llegan los mensajes nuevos. Calendario: Acceso a la carpeta Calendario. Es una carpeta que podemos usar como agenda. Contactos: Acceso a la carpeta Contactos. Es una carpeta que sirve de libreta de direcciones personal y permite guardar fichas de personas o grupos de personas. Tareas: Carpeta para gestin de tareas. Las tareas son cosas que hay que hacer y que tienen fecha de inicio y final y un porcentaje de realizacin Carpetas Publicas: Son carpetas que permiten compartir informacin de tipo mensajes/calendario/contactos entre varios usuarios. Reglas: Son carpetas que permiten compartir informacin de tipo mensajes/calendario/contactos entre varios usuarios. Opciones: Configuracin de diferentes opciones del sistema de correo

o o

5.2. ACCESO AL CORREO Las formas de acceder al correo son: Va Web y va Outlook. Para ingresar va Web lo podemos hacer de varias formas. DESDE CUALQUIER LUGAR CON ACCESO A INTERNET: 1. Ud. podr acceder al correo de la universidad Cesar Vallejo a travs del sitio Web www.ucv.edu.pe, ubique el link correo corporativo. ste le permitir consultar su correo desde cualquier PC que est conectada a Internet. Solo tendr que recordar, su cuenta de usuario y su contrasea. SOLAMENTE DESDE LA INTRANET: Para usuarios desde un equipo de computo de nuestra Intranet (Campus Universitario o locales anexos), adems de las formas anteriores, podemos acceder desde: https://srv-dc-trujillo/exchange o desde 8

https://172.16.10.10/exchange luego ingresamos el usuario y la clave respectiva. De cualesquier forma, aparecer una ventana solicitando tus datos de acceso.

Ingrselas y visualizar su buzn de correo.

usuario

carpetas

Detalle del mensaje seleccionado

5.3.

MENSAJERA

ABRIR MENSAJES Los mensajes de correo electrnico nuevos llegan siempre a la bandeja de entrada y aparecen en negrita. Seleccinelos y haga doble click sobre ellos o presione Enter. CREAR NUEVOS MENSAJES Para crear un nuevo mensaje se debe hacer clic k sobre la opcin Nuevo

Crear un nuevo mensaje

Seleccione el mensaje q desee leer.

Vista directa del mensaje seleccionado

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Si desea que sus nuevos mensajes este predeterminado su firma debe hacer clic k en el Panel de exploracin (parte inferior izquierda), haga clic en Opciones

Le aparecer la siguiente ventana Se debe activar la opcin que dice incluir automticamente mi firma en los mensajes salientes.

Activar esta opcin

Luego digitara su firma que aparecer en los mensajes salientes no olvidar guardar los cambios.

Click aqu

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 ADJUNTAR UN ARCHIVO Puede adjuntar a un mensaje de correo electrnico cualquier tipo de archivo al que se pueda tener acceso desde su equipo o desde la red, a continuacin se detallar los pasos para adjuntar un archivo a un mensaje. A. Haga click en Agregar datos adjuntos que se encuentra en la barra de herramientas en la parte superior de la ventana.

B. Aparecer un cuadro de dialogo con el botn Examinar, hacer clic en el y ubicar el archivo que se desea adjuntar. C. Luego de encontrar el archivo hacer clic en el botn adjuntar.

ELIMINAR MENSAJES Seleccionar los mensajes y hacer click en Eliminar . Si desea eliminar mensajes consecutivos haga click en el primer y en el ltimo mensaje de la serie manteniendo presionada la tecla SHIFT. Para seleccionar mensajes que no sean consecutivos, mantenga presionada la tecla CTRL mientras da clic en cada mensaje que desee eliminar. Hacer click

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Para eliminar un mensaje abierto, haga clic en Eliminar en la barra de herramientas. Nota: Si desea recuperar sus mensajes estos se encuentran en la carpeta elementos eliminados, similar a la Papelera de reciclaje de Windows. ELEMENTOS ELIMINADOS Equivale a la Papelera de Windows y es donde puede encontrar todos los elementos que ha eliminado. Para evitar que esta carpeta crezca indefinidamente y ocupe espacio, el sistema de correo borra los elementos que llevan en esta carpeta ms de 60 das. Aun as, si desea borrar todos los mensajes de Elementos Eliminados puede hacer click sobre el botn Vaciar elementos eliminados.

Hacer clic en

ELIMINAR PERMANENTEMENTE MENSAJES En el Panel de exploracin (parte inferior izquierda), haga clic en Opciones

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Luego busque la opcin recuperar elementos eliminados

Haga clic en Ver elementos

Aparecer la siguiente ventana.

Haga clic en la opcin Eliminar Permanentemente

Elija el elemento (mensaje) que desea eliminar.

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 RECUPERAR ELEMENTOS ELIMINADOS En el Panel de exploracin (parte inferior izquierda), haga clic en Opciones

Luego busque la opcin recuperar elementos eliminados

Haga clic en Ver elementos

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Aparecer la siguiente ventana. Haga clic en la Opcin Recuperar

Elija el elemento (mensaje) que desea recuperar. 5.4. CONFIGURACIN Y SEGURIDAD

Opciones de Aviso 1. Para recibir mensajes de aviso para las tareas que vayan a vencer prximamente, seleccione la casilla Habilitar los avisos para los elementos de las tareas. 2. Para recibir tambin un aviso sonoro, seleccione la casilla Reproducir un sonido cuando venza el aviso. 3. En la lista Aviso predeterminado, seleccione la antelacin con la que desea recibir el aviso antes de que se produzca un elemento.

Opciones de Aviso y Mensajera Para recibir mensajes de aviso cuando le llegue un mensaje nuevo a su bandeja de entrada, vaya al panel de exploracin, Opciones y elija opciones de mensajera . En Opciones de mensajera, seleccione la casilla Mostrar un mensaje de notificacin cuando llegue correo nuevo. Para recibir un aviso sonoro cuando llegue correo nuevo Seleccione la casilla Reproducir un sonido cuando llegue correo nuevo. Para anexar una firma personalizada a cada uno de los mensajes que enve Haga clic en Modificar firma. 17

 En el cuadro de dilogo Firma, escriba y formatee la firma que desee utilizar y, a continuacin, haga clic en Guardar y cerrar. Seleccione la casilla Incluir automticamente mi firma en los mensajes salientes. Para definir la fuente que se utilizar en los mensajes nuevos, respondidos y reenviados Haga clic en Elegir fuente. En el cuadro de dilogo Fuente, seleccione la fuente, estilo y tamao y haga clic en Aceptar. Solicitar confirmacin mensaje enviado Al solicitar la confirmacin del mensaje, se entrega una notificacin a la bandeja de entrada indicando que el mensaje que ha enviado se ha entregado satisfactoriamente. Adems, podr solicitar una notificacin cuando el destinatario abra el mensaje Al redactar el mensaje, en la barra de herramientas, haga clic en Opciones .

Para solicitar una notificacin cuando el destinatario abra el mensaje, en el cuadro de dilogo Opciones de mensaje, seleccione la casilla Solicitar confirmacin de lectura para este mensaje. Para solicitar una notificacin al entregar el mensaje, seleccione la casilla Solicitar confirmacin de entrega para este mensaje. CAMBIO DE CONTRASEA El cambiar la contrasea de tu correo electrnico te permite tener mayor seguridad de tus mensajes, es recomendable modificarla de vez en cuando con un mnimo de 7 caracteres (letras o nmeros), y utiliza palabras difciles de averiguar. No utilices como contrasea tu usuario. En el panel de exploracin, haga click en Opciones

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Aparecer la siguiente ventana.

Hacer clic k en la opcin cambiar contrasea

En contrasea, haga click en Cambiar contrasea. Le mostrara la siguiente ventana donde UD tendr que ingresar su usuario y contrasea actual:

Le mostrara la ventana del Administrador de servicios de Internet.

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Aqu tendr que especificar Dominio (UCV-TRUJILLO), cuenta (usuario), contrasea anterior, la contrasea nueva que desea ingresar y confirmar su contrasea para darle validez. Elija el botn Aceptar y Restablecer. Cambio de aspecto del entorno Puede personalizar el aspecto de Outlook Web Access seleccionando un esquema de colores que coincida con el esquema o el aspecto actual de Windows. Haga clic en Opciones .

En Aspecto , en el men desplegable, seleccione un color. Haga clic en Guardar y cerrar.

Configuracin de correo No deseado El Outlook Web Access le ayuda controlar los mensajes no deseados y no solicitados y bloquea los vnculos al contenido externo que pueden convertirle en receptor de este tipo de mensajes. Activar el filtro de correo no deseado: En le panel de exploracin de correo, accesos directos y elija Opciones En la seccin Prevencin de correo electrnico no deseado y privacidad. Active la casilla Filtre el correo electrnico no deseado. Haga click Administrar listas de correo no deseado. Como opcin predeterminada aparece la lista de remitentes seguros.

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 En el men desplegable seleccione Remitentes bloqueados. Para agregar un remitente a la lista, haga clic en Agregar, especifique una direccin de correo electrnico o un dominio que no desee en el cuadro de texto y haga clic en Aceptar en el cuadro de dialogo del administrador de listas correo no deseado y a continuacin Guardar y Cerrar. 5.5. ACCESOS DIRECTOS

Calendario Carpeta especial que permite gestionar nuestra agenda, es decir permite crear citas y hacer un seguimiento de las mismas. Tambin podr organizar y programar reuniones con compaeros de trabajo, y actualizar o modificar los datos (hora, ubicacin o asistentes) en funcin sus necesidades. Para poder acceder al calendario vaya a ventana principal de correo (accesos directos) y elija calendario (se mostrara la ventana siguiente).

Descripcin de Uso:

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Los botones (diaria), (semanal), (mensual), le permite cambiar la visualizacin, es decir para mostrar un da, una semana o todo un mes de su calendario. Como crear una cita? En calendario barra de herramientas haga click en Nueva. O hacer doble click en la franja horaria. En el casillero Asunto escriba una descripcin de la cita. en el cuadro Ubicacin es criba donde se llevara acabo la cita. En las listas Inicio/Fin seleccione la fecha y hora correspondientes En la lista mostrar la hora como indique como quiere que aparezca la programacin durante la cita. Para recibir un aviso de la cita seleccione la casilla aviso. Por ltimo en le cuerpo del mensaje escriba la informacin que desee.

Modificar una cita: Haga doble clic sobre la cita del calendario que desea modificar Para cambiar el Asunto o la ubicacin de la cita vuelva a escribir de nuevo en los cuadros correspondientes. Para cambiar la fecha y la hora de la cita, en las listas Inicio y Fin, modifique la hora de inicio y final de las entradas nuevas. Haga click en Guardar y Enviar Adjuntar un archivo a una cita En la ventana cita haga click en agregar Datos Adjuntos o en la barra de herramientas seleccionar el icono . En el cuadro de dialogo datos adjuntos introduzca la ruta de acceso donde se encuentra el archivo. Haga clic en Adjuntar; el archivo aparecer en la opcin Archivos adjuntos actuales. Repita los pasos para los archivos adicionales que desee adjuntar. Para volver a la cita, haga clic en Cerrar. Los archivos adjuntos aparecern junto a la opcin Datos adjuntos.

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Contactos Carpeta especial que nos permite disponer de nuestra propia libreta personal de direcciones de correo electrnico y el lugar para almacenar los datos acerca de las personas y las empresas con los que se comunica habitualmente.

Cmo crear un contacto? Un contacto almacena la ficha de una persona: nombre, apellidos, diferentes telfonos, direccin, etc. Para crear un contacto Nuevo desplegu la flecha del lado de Nuevo y seleccion Contacto. Aparecer el siguiente cuadro de dialogo.

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En la ventana del contacto nuevo, en la ficha General, escriba los datos que desee incluir acerca del contacto. Ingrese los datos en los casilleros respectivos, utilice las listas desplegables para ingresar datos, la lista desplegable junto al correo electrnico le permite ingresar hasta tres correos distintos. En la ficha Detalles podr completar los datos adicionales de un contacto. Haga clic en Guardar y cerrar y, a continuacin, actualice la ventana del explorador para ver el contacto nuevo.

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 Como crear una lista de distribucin? Una lista de distribucin nos permite agrupar personas para facilitar la tarea de enviar mensajes. Para crear una lista de distribucin desplegu la flecha de al lado de Nuevo y seleccione lista de distribucin. Le mostrara el siguiente cuadro de dialogo.

En la ventana de la nueva lista de distribucin, en el cuadro de texto Nombre de la lista, escriba el nombre de la nueva lista de distribucin. Para agregar un miembro de su organizacin a la lista de distribucin, haga clic en Buscar nombres. Utilice el cuadro de dilogo Buscar nombres para localizar a la persona en la lista. Para agregar a su lista de distribucin a un contacto personal o a alguien externo a la organizacin, escriba el nombre del contacto o la direccin de correo electrnico de la persona en el cuadro de texto Agregar a la lista de distribucin y, a continuacin, haga clic en Agregar. Guardar y cerrar.

Tareas En Tareas, en la barra de herramientas, haga clic en Nueva

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 En la ficha Tarea, escriba el nombre de la tarea en el cuadro Asunto. Seleccione las opciones adecuadas para la tarea. Haga clic en Frecuencia para que la tarea sea peridica. En el cuadro de dilogo Frecuencia, establezca la frecuencia de la tarea y haga clic en Aceptar. Haga clic en Guardar y cerrar. Crear una tarea peridica: Hay algunas tareas, como la de crear un informe de estado mensual, que se llevan a cabo con periodicidad. En lugar de crear una tarea distinta para cada ocasin, puede crear una tarea que se repita en un periodo de tiempo determinado. En la barra de herramientas, haga clic en Periodicidad

En Frecuencia, seleccione la frecuencia con la que se produce la tarea. En Intervalo de repeticin, seleccione el momento de inicio y finalizacin del intervalo de frecuencia. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Guardar y cerrar.

6. COMENTARIOS, CONSULTAS Y SUGERENCIAS Con la finalidad de mejorar el servicio de correo electrnico, convocamos a todos los integrantes del consorcio a realizar sugerencias con respecto al servicio. Estamos a su servicio para cualquier tipo de consultas. Las consultas y sugerencias lo pueden realizar a: Enviando un correo electrnico a: dti@ucv.edu.pe, mwco@ucv.edu.pe. Llamando al anexo 5044 O en la Oficina de la Direccin de Tecnologas de la Informacin, en el Tercer Piso del edificio A, Campus Universitario.

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