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NOVAS TECNOLOGIAS NA COMUNICAO ORGANIZACIONAL DE UMA INSTITUIO DE ENSINO SUPERIOR Edilaine de Avila1 Angela Lovato Dellazzana2 Tas Steffenello

Ghisleni3
RESUMO As novas tecnologias tm influenciado o processo comunicacional das organizaes, deixandoo mais rpido, dinmico e aumentando o volume de circulao das informaes. As organizaes vm, ao mesmo tempo, aproveitando-se dessas novas possibilidades para se aproximar de seus pblicos, no intuito de alcanar melhores resultados. A internet consolida-se como um meio forte para divulgao de informaes, e a construo de um website permite s organizaes ampliar as formas de contato com seus pblicos. Este estudo investigou o aproveitamento do website como ferramenta de divulgao de informaes institucionais pelo Centro Universitrio Franciscano, atravs de anlise descritiva, observando as categorias de funes que podem ser desempenhadas pelo mesmo. Assim, percebeu-se o aproveitamento e a evoluo das formas de se fazer comunicao digital nos ltimos anos. Palavras-chave: novas tecnologias; comunicao organizacional; website.

COMUNICAO ORGANIZACIONAL E NOVAS TECNOLOGIAS Para Kunsch (2003), a comunicao organizacional4 envolve todo o espectro das atividades comunicacionais e pode ser aplicada a qualquer tipo de organizao privada, pblica, ONGs, fundaes, entre outras. Essa possibilidade permite que as organizaes se relacionem com seus pblicos e com a sociedade. A comunicao organizacional sofreu importantes transformaes nos ltimos anos, principalmente em funo do surgimento de novas formas de comunicao com os pblicos. Conforme Angeloni (2010), as novas tecnologias da informao e da comunicao surgidas nas ltimas dcadas transformaram as formas de comunicao entre as pessoas e esto deixando profundas marcas no mundo dos negcios, pois esto permitindo a emergncia da economia digital, que vem se sobrepondo velha economia industrial. Com isto, constata-se que os impactos das novas tecnologias so incontestveis, esto em todos os lugares, no trabalho, no lazer, nos servios, na educao (WOLTON, 2003, p. 107). Neste caso, as prticas comunicacionais esto acompanhando estas transies e adaptam-se s novas modalidades, sempre na perspectiva de
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Acadmica do Curso de Publicidade e Propaganda do Centro Universitrio Franciscano (UNIFRA), Santa Maria, RS, Brasil. avilaedi@hotmail.com 2 Professora do Curso de Publicidade e Propaganda do Centro Universitrio Franciscano (UNIFRA), Santa Maria, RS, Brasil. angelalovato@terra.com.br 3 Professora do Curso de Publicidade e Propaganda do Centro Universitrio Franciscano (UNIFRA), Santa Maria, RS, Brasil. taisghisleni@yahoo.com.br 4 Comunicao organizacional composta por comunicao mercadolgica, comunicao interna, comunicao administrativa e comunicao institucional (KUNSCH, 2003).

aproveitamento das alternativas existentes. Angeloni (2010) destaca as tecnologias da informao e da comunicao (TICs), observando que elas apiam os processos de gesto da informao e do conhecimento. A autora ressalta o papel desempenhado pelas TICs no armazenamento de dados, de informaes e de conhecimento, implicando tambm na capacidade de aprendizagem e inter-relacionamento dos elementos organizacionais internos e externos organizao. Assim, possvel perceber que as novas tecnologias da informao e da comunicao influem diretamente sobre as prticas comunicacionais entre

organizaes e pblicos. Embora esta realidade seja bastante evidente no momento social e tecnolgico atual, Angeloni (2010) ressalta tambm que os meios tradicionais ainda continuam sendo utilizados, deixando o sistema de comunicao mais rico em possibilidades de veiculao. Neste contexto, encontra-se a internet, caracterizada como uma integrao entre computadores de todos os portes e funes com diferentes tipos de usurios, tornando-se, evidentemente, um canal de informao (ANGELONI, 2010). Dentre as possibilidades que este canal apresenta, a construo e formatao de um website representam uma forma muito usada por organizaes para se comunicar com seus pblicos, sejam de cunho administrativo, mercadolgico, interno ou institucional. Scroferneker (2006, p.1) informa que:
Nos sites as organizaes se apresentam, tornam-se visveis, se do a conhecer. Preocupam-se com o seu contedo, mas tambm com a forma como este apresentado, buscando atender aos diferentes perfis de seus usurios. A localizao dos links, a posio da logomarca, a utilizao de slogan, a seleo das cores, a existncia (ou no) de animao, a presena de fotos, propaganda, e janelas pop-up, e os servios e as formas de interatividade disponibilizadas assumem relevncia nesse meio de comunicao.

A partir do que foi exposto, este trabalho objetiva identificar como o Centro Universitrio Franciscano Unifra est trabalhando a comunicao organizacional, via internet, atravs do seu website5. Trata-se, ento, de um estudo de caso (GIL, 2006), que permite a aplicao de diversas tcnicas de coleta de dados. Realizou-se uma anlise de nvel descritivo (GIL, 2006), que permite levantar dados sobre o fenmeno estudado, observando as caractersticas e ferramentas de interao do website. Segundo Dotta (2000), essas formas de contato constituem elementos fundamentais para a usabilidade do website, porque permitem ao usurio receber mais informaes, esclarecer dvidas, fazer crticas ou sugestes, contatar pessoas ou setores. Ainda, foram observadas as categorias que Carvalho (2005)
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As informaes foram adquiridas atravs da ferramenta WayBack Machine e as possibilidades exploradas esto limitadas pela mesma.

identifica como funes de um website e, a partir disso, as informaes disponibilizadas pela Unifra so classificadas. MEIOS E TECNOLOGIAS DE COMUNICAO NAS ORGANIZAES

A era da informao e do conhecimento no mais novidade, posto que o volume de informaes cresce exponencialmente na sociedade. Nas organizaes, este mesmo cenrio se repete, com informaes provenientes tanto do ambiente interno quanto externo (ANGELONI, 2010). A escolha de uma das possibilidades de meios existentes de contatos com os pblicos determinante na eficincia do processo comunicacional. Para que os resultados sejam satisfatrios, necessria a adequao entre as caractersticas da organizao, o contedo das informaes e o perfil dos meios. A partir disso, as mensagens agregam valor s organizaes, contribuindo para sua consolidao no mercado onde esto inseridas. Lemos e Lvy (2010, p. 23) informam que a sociedade da informao uma realidade mundial. A internet j uma realidade mundial, e isto fez surgir uma nova relao entre a tecnologia e os processos comunicacionais. Neste contexto, estudar as influncias da tecnologia se engajar na busca de compreenso do destino do homem no mundo. Lemos e Lvy (2010, p. 30) deixam claro que
a sociedade da informao vem transformando a sociedade industrial em trs pilares fundamentais: a estrutura em rede (informao, comunicao), as redes sociais (o outro, as relaes sociais, a comunicao), e a globalizao (a desterritorializao, a mundializao).

Isso significa reconhecer a evoluo das tecnologias da comunicao e tambm da computao. Os chamados novos meios de comunicao surgiram, conforme Angeloni (2010), no final da dcada de 1960 e possibilitaram a emergncia de uma economia digital de servios, que est sobrepondo-se economia industrial. A palavra de ordem atualmente a convergncia dos meios de comunicao, caracterizada como a integrao entre as diversas tecnologias da informao e das

telecomunicaces em um nico equipamento (ANGELONI, 2010). A autora lembra que a grande aposta para este novo cenrio so os telefones celulares, que j esto competindo com os computadores no acesso internet, concentrando funes variadas. Boff e Vargas apud Angeloni (2010) destacam que as evolues no campo da informtica so aliadas do processo de comunicao, pois criam ambientes comunicacionais mais eficientes, rpidos, precisos e integrados. E a maior evoluo

neste contexto est ligada migrao dos meios de comunicao de suportes fsicos, como cartas e informativos impressos, para suportes digitais, como e-mails e mensagens instntaneas. Diante disso, a grande diferena est na velocidade de transmisso das mensagens e no volume de informaes que pode ser transportada, alm da instantaneidade. Neste novo ambiente virtualizado, as redes de computadores constituem-se em um conjunto de meios de comunicao, dispositivos e softwares necessrios para conectar dois ou mais sistemas de computador (ANGELONI, 2010, p. 118). A Internet j se transformou num veculo de comunicao com uma linguagem acessvel maior parte dos usurios. Desse modo, h uma explorao das palavras e termos especficos dessa rea, os quais so transferidos para o contexto social e divulgados como uma linguagem global, tais como link, login, bit, chat, download, upload, on-line, spam, entre outros. Ou seja, a linguagem da Internet tem seus pressupostos que, naturalmente, esto influenciando a comunicao entre organizao e pblicos. Nesse sentido, as mensagens veiculadas nos sites so destinadas a todo tipo de pblico. No entanto, o locutor precisa estar sempre atento ao emprego de uma linguagem adequada, uma vez que, no s quem escreve que significa; quem l tambm produz sentidos, afirma Orlandi (2000, p.101). Pode-se dizer tambm que a Internet tem um grande poder mercadolgico que pode ser usado, tanto para a realizao de vendas de produtos e servios, quanto para a disponibilizao de informaes. Atentas a isso, a maioria das organizaes disponibiliza um website prprio. Um site, tambm designado em portugus por stio, uma coleo estruturada de pginas Web, representando uma entidade (empresa, organizao, grupo) ou algum (uma pessoa) (CARVALHO, 2005, p.3). Amaral e Guimares (2008) afirmam que os websites esto se transformando em ferramentas de amplo potencial de

relacionamento entre as organizaes e seus pblicos. Atravs desta ferramenta, as organizaes podem captar informaes sobre seus pblicos, mant-los atualizados sobre suas atividades, fornecer informaes para a mdia de massa, ofertar servios e produtos, entre outras possibilidades de comunicao (AMARAL; GUIMARES, 2008). Para as autoras, o crescimento da Internet permitiu tambm o aprimoramento dos produtos e servios das organizaes, pois ampliou o horizonte de atuao das mesmas e, consequentemente, aprimorou as funcionalidades do processo de comunicao. Carvalho (2005) informa que um website dispe de funcionalidades que permitem ao utilizador fazer mais do que observar e navegar. Estas funes do website podem ser: a) Expositor de informao: em que o site visto como um lbum,

uma exposio ou um portflio que possibilita uma leitura, mais ou menos organizada, numa rea de interesse; b) Coletor de informao: a informao fornecida pelo utilizador, por exemplo, atravs de um formulrio; c) Meio de comunicao entre utilizadores interessados num dado assunto, atravs de uma ferramenta de comunicao, podendo o site ser considerado como um ponto de encontro entre utilizadores; e ainda, d) Instrumento de trabalho para os utilizadores desenvolverem uma atividade especfica previamente planificada pelo seu autor. Outros aspectos importantes que devem ser considerados a usabilidade, qualidade das informaes, credibilidade e novidades. COMUNICAO DA UNIFRA VIA INTERNET: O WEBSITE DA INSTITUIO

O website do Centro Universitrio Franciscano acessado pelo endereo eletrnico <http://www.unifra.br>. Tomando como referncia a ferramenta WayBack Machine6, o primeiro registro do website da Unifra data de fevereiro de 20017. A partir disso, outros registros so encontrados nos anos posteriores. Em 2008, o website da instituio apresentava basicamente texto, distribudo preferencialmente na horizontal (Figura 1). O uso de imagens era restrito a uma coluna, deslocada direita, com banners referentes aos eventos, campanhas e demais destaques da instituio.

Figura 1: Website Unifra em 17 dez. 2008.

Em 2009, o website sofreu algumas mudanas, principalmente em relao insero de imagens e distribio das informaes (Figura 2). Observa-se que existem quatro grandes colunas, espao lateral de ambos os lados e agrupamento de informaes de acordo com o tipo de pblico, segmentando a disposio dos dados. Em 2010, o website da Unifra apresenta novamente outra configurao. Em sua pgina inicial (Figura 3), na parte superior, encontram-se trs cones, que representam: contato institucional, links para outros sites de interesse na rea da

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Disponvel em http://www.archive.org/web/web.php. Disponvel em http://web.archive.org/web/*/http://unifra.br. Acesso em 26 out. 2010.

educao e utilitrios, que fornecem informaes importantes sobre a instituio. Ao lado, uma caixa de texto e uma seta de seleo, com Atalhos, onde o usurio pode localizar de maneira mais gil as possibilidades de navegao.

Figura 2: Website Unifra em 25 jan. 2009.

Logo abaixo, encontram-se quatro tpicos de navegao rpida: Unifra, Cursos, Biblioteca e Vestibular, sendo que cada um possibilita que o internauta tenha acesso a novos links que o conduziro informao procurada. Em sequncia, h um banner animado com imagens de estudantes na instituio, que se alternam com a logomarca institucional e os textos Contempornea e inovadora e H mais de meio sculo formando inteligncia no ensino superior. As demais informaes da pgina se desenvolvem em quatro grandes colunas, sendo que nas duas colunas centrais, aparecem dois banners menores.

Figura 03: Website Unifra em 03 nov. 2010.

A primeira coluna destaca um bloco de links denominado Acadmicos, que traz informaes relacionadas e destinadas aos alunos, como: Matrculas, Alunonet, Calendrio Acadmico, Bolsas e Financiamentos, Pgina dos Cursos, Pgina dos Professores, Avaliao do Egresso e Calendrio de formatura. Ainda na primeira coluna, observa-se outro bloco de links intitulado Professores/Funcionrios, com reas de interesse dos funcionrios da instituio, como: Unifranet, ambiente restrito aos professores da Unifra; Audiovisual, para a reserva de equipamentos para as aulas; Agncia de Projetos, com os projetos desenvolvidos no centro de ensino; e Webmail, de uso dos professores e funcionrios cadastrados. Aps, tem-se outro bloco, Comunidade, destinado sociedade em geral, com informaes de interesse coletivo, como: Inscries, onde se pode ter acesso s inscries para os cursos ofertados pela Unifra; Jornal da Unifra, com disponibilidade de acesso s edies anteriores do jornal da instituio; Publicaes,

compreendendo trs revistas da casa: Vidya, Disciplinarum Scienta e Thaumazein; Custo de Vida, com boletins mensais sobre o custo de vida em Santa Maria; e Catlogo de Cursos, com informaes do ltimo vestibular realizado, bem como pginas dos cursos, laboratrios, equipamentos e encargos financeiros. Por fim, nesta coluna, tem-se o quarto bloco de links, denominado Outros Sites, onde possvel encontrar: Histrico Institucional, Avaliao Institucional, Pastoral, ENADE, Comit de tica, Unifra Idiomas, Agncia Central Sul, CIPA, AAII (Assessoria para Assuntos Interinstitucionais e Internacionais), e Planto Contbil. A segunda coluna evidencia o bloco ltimas notcias, com destaques referentes s notcias que so postadas pela Assessoria de Comunicao da instituio. Para ter acesso s notcias anteriores, necessrio clicar no smbolo + e uma nova janela abrir com os links disponveis. A terceira coluna contempla Editais, que so postados tambm pela Assessoria de Comunicao da Unifra. J na quarta coluna, encontra-se Newsletter, onde o usurio pode cadastrar seu nome e e-mail e, a partir disso, receber notcias referentes instituio. Logo abaixo, h um conjunto de banners que do acesso aos eventos em destaque, como simpsios, fruns e oficinas. Na base da Home Page, h cinco divises de informaes. A primeira diz respeito insero da Unifra nas redes sociais e no meio audiovisual, sendo que o primeiro link d acesso ao Twitter, o segundo, ao vdeo institucional intitulado Conhea a Unifra, e o terceiro, ao canal da Unifra Online no Youtube. As demais divises correspondem, respectivamente, aos cursos de Graduao, Ps-graduao, Extenso e Capacitao Profissional e Tcnicos.

WEBSITE UNIFRA E SUAS FUNCIONALIDADES

Fundamentado na abordagem das novas tecnologias de comunicao, este estudo levantou as caractersticas do website Unifra ao longo dos anos (2001-2010), e sua evoluo categorizada conforme as classificaes de Carvalho (2005) referentes funcionalidade desta ferramenta. O website da Unifra sofreu transformaes ao longo do tempo, principalmente, no que se refere formatao grfica. Enquanto em 2008, mantinha uma linha fortemente marcada pelo acmulo de informaes de forma pouco ordenada, em 2009, j estava mais organizado. Ao mesmo tempo, as inseres de imagens foram incorporadas gradativamente pgina. Em 2010, pode-se perceber a inteno do centro de ensino de padronizar as informaes, adequando-as, de maneira segmentada, aos diferentes pblicos que abrange. Esta adequao permite a interligao entre as caractersticas

organizacionais, o contedo das informaes e o perfil da internet, que requer uma linguagem de apropriao rpida.
FUNES DO WEBSITE (Carvalho, 2005) Expositor de Informaes Coletor de Informaes Meio de Comunicao Instrumento de Trabalho WEBSITE UNIFRA Editais, ltimas notcias, Eventos, Cursos, Outros Sites, Twitter, YouTube, Conhea a Unifra. Newsletter, Twitter, D sua opinio sobre o novo Jornal da Unifra, Inscries. Contato, Alunonet. Pgina dos professores, Audiovisual, Webmail.

Tabela 1: Funes do Website da Unifra em 2010

Como representao da organizao, o website funciona como expositor de informao atravs dos espaos para editais, notcias, programao de eventos, detalhamento de cursos oferecidos, e da utilizao do Twitter e do canal no YouTube, bem como da divulgao do vdeo institucional. Como coletor de informao, percebese que o site media a interao proporcionada pelo cadastro na Newsletter e no acesso ao Twitter, que tambm um campo de exposio de dados (Tabela 1). Ainda, disponilizado um link para que o internauta d sua opinio sobre a nova apresentao do jornal do centro de ensino e outro para que o usurio efetue sua inscrio nos cursos, cadastrando seus dados. Observa-se, tambm, o fato de que o website opera como um meio de comunicao entre vrias frentes, tanto internas como externas. O link Contato, na parte superior da pgina, possibilita que o internauta estabelea ligao com a organizao, ainda que temporria. O Alunonet outra forma de comunicao que a

Unifra utiliza para se relacionar com os alunos matriculados, pois um espao de navegao com acesso privado aos alunos, que agiliza processos acadmicos. Como instrumento de trabalho, o website permite que os professores postem materiais de aula em suas pginas. Esta possibilidade ajuda na organizao das informaes, principalmente, em relao s datas previstas nos planos de ensino. Ainda, atravs do website, possvel que o professor acesse um endereo de e-mail prprio da instituio, faa reservas de equipamentos para as aulas, poste informaes, como notas e faltas de cada aluno, e deixe recados para turmas.
WEBSITE UNIFRA Banner horizontal Notcias Editais Cursos Vestibular Biblioteca Eventos Links Newsletter Twitter YouTube Endereo da instituio na Home Page 2008 2009 2010 -

Tabela 2: Evoluo do website Unifra

Em relao evoluo do website nos ltimos trs anos (Tabela 2), pode-se notar que poucas informaes mudaram, mas a distribuio das mesmas sofreu fortes interferncias. Os tpicos de informaes permanecem os mesmos em sua grande maioria, j a parte grfica passou por uma releitura e a formatao da pgina se transformou, ficando mais harmnica. No que diz respeito s formas de interao, mudanas tambm so percebidas, pois a insero da Unifra nas redes sociais trouxe ao website links que sistematizam a interao com os usurios. No que tange localizao fsica da Unifra, outra mudana percebida: em 2008, a pgina inicial contava com o endereo da instituio, que foi retirado em 2009 e no mais se visualizou at os dias atuais. Por fim, pode-se considerar tambm que algumas informaes ganharam novas denominaes ou foram deslocadas na pgina. Assim, ganhou-se espao e dinamicidade, o que permite ao usurio localizar-se melhor no ambiente virtual da organizao. Essas modificaes refletem a inteno da Unifra de se manter atualizada com os dispositivos oferecidos pelas novas tecnologias ao processo comunicacional. Tomando como base o pblico externo do centro de ensino predominantemente

jovem e tambm as eminentes tranformaes ocasionadas pelo avano tecnolgico, a Unifra segue em direo ao aprimoramento de seus tcnicas de comunicao. Assim, consolida-se como um centro tradicional de ensino, e, ao mesmo tempo, atualizado e inovador em suas prticas de relacionamentoe comunicao.

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