EVALUACION DE LOS SISTEMAS

Existen diversas formas por medio de las cuales las organizaciones pueden contar con el software necesario para cumplir con sus requerimientos; entre ellas se encuentran: Elaborado por un usuario, o bien un software comercial Software compartido o regalado Software transportable Un solo usuario o multiusuario Categorizacin del Software de aplicacin por usuario Software a la medida de la Oficina

La elaboracin o adquisicin de sistemas debe evaluarse tomando en cuenta varios detalles, para lo cual se debe verificar desde la planeacin y elaboracin de los sistemas hasta su desarrollo e implementacin. Se deber evaluar si: Existen realmente sistemas entrelazados como un todo o bien si existen programas aislados. Existe un plan estratgico para la elaboracin de los sistemas o bien si se estn elaborando sin el adecuado sealamiento de prioridades y objetivos. Los recursos son los adecuados y si se estn utilizando en forma eficaz y eficiente.

El proceso de planeacin de sistemas deber asegurarse de que todos los recursos requeridos estn claramente identificados en el plan de desarrollo de aplicaciones y datos. Dichos recursos (hardware, software y comunicaciones) debern ser compatibles la estrategia de la arquitectura de la tecnologa con que se cuenta actualmente. Los sistemas deben ser evaluados de acuerdo con el ciclo de vida que normalmente siguen. Para ello se recomienda los siguientes pasos:

a) b) c) d) e) f)

Definicin del problema y requerimiento del usuario Estudio de factibilidad Diseo general y anlisis del sistema Si Diseo del sistema Diseo detallado Implementacin y desarrollo fsico

g) Pruebas del sistema, evaluacin y aceptacin por parte del usuario y contralora interna h) Soporte cotidiano, cambios y mejoras al sistema

La primera etapa de evaluar en el sistema es el estudio de factibilidad, el cual debe analizar si el sistema es susceptible de realizarse y cul es su relacin beneficio-costo y si es conductualmente favorable. Se deber solicitar el estudio de factibilidad de los diferentes sistemas que se encuentren en operacin, as como los que estn en la fase de anlisis para evaluar si se considera la disponibilidad y caractersticas del equipo, los sistemas operativos y lenguajes disponibles, la necesidad de los usuarios, las formas de utilizacin de los sistemas, el costo y los beneficios que reportar el sistema, el efecto que producir en quienes lo usarn y el efecto que stos tendrn sobre el sistema y la congruencia de los diferentes sistemas Los beneficios que justifican el desarrollo de un sistema pueden ser el ahorro en los costos de operacin, la reduccin del tiempo de proceso de un sistema, una mayor exactitud, un mejor servicio, una mejora de los procedimientos de control, una mayor confiabilidad y seguridad, una mejor comunicacin y en forma mas eficiente .

Entre los problemas ms comunes en los sistemas estn:

Falta de estndares en el desarrollo, en el anlisis y en la programacin Falta de participacin de los usuarios Falta de participacin y revisin por parte de la gerencia Procedimientos incorrectos o no autorizados Deficiente anlisis costo-beneficio Documentacin inadecuada o inexistente Control dbil o falta de control sobre las fases de elaboracin en la elaboracin del sistema o sobre el sistema en s.

EVALUACION DEL ANALISIS

En esta etapa se evaluaran las polticas, procedimientos y normas que se tienen para llevar a cabo el anlisis, si los mismos se cumplen y son los adecuados para la organizacin. Es importante adems, revisar la situacin en que se encuentran los manuales de anlisis y ver si estn acordes con las necesidades de la organizacin. Tambin se debe evaluar la obtencin de datos sobre la operacin, el flujo, el nivel, la jerarqua de la informacin que se tendr a travs del sistema, as como sus lmites e interfases con otros sistemas. Se han de comparar los objetivos de los sistemas desarrollados con las operaciones actuales para ver si el estudio de la ejecucin deseada corresponde al actual.

El auditor en informtica debe evaluar los documentos y registros usados en la elaboracin del sistema, as como todas las salidas (pantallas) y reportes, la descripcin de las actividades de flujo de la informacin y procedimientos, los archivos almacenados, las bases de datos, su uso y su relacin con otros archivos y sistemas, su frecuencia de acceso, su conservacin, su seguridad y los documentos fuentes a usarse.

ANALISIS Y DISEO ESTRUCTURADO

Su mayor objetivo es determinar los requerimientos exactos, de tal forma que se disee el sistema correcto. Este emplea una serie de herramientas graficas y tcnicas que permiten el anlisis de tal forma que sea posible conocer los errores antes de que ocurran y una vez detectados podremos proceder a eliminarlos en las fases iniciales. En los casos de los sistemas tradicionales la informacin puede estar incompleta o no actualizada y estos problemas puede que no sean detectados, mientras que la programacin estructurada el analista recolecta informacin sobre procedimientos actuales, reportes, etc. y as construye un modelo lgico de la situacin actual, usando herramientas conocidas como diagrama lgico de flujo de datos. El diagrama de flujo: detecta los procesos lgicos, los requerimientos de informacin, el flujo de informacin y provee un modelo grafico del sistema actual, que se puede utilizar para detectar mejoras y desarrollar los objetivos del nuevo sistema. El diagrama lgico de flujo de datos del sistema propuesto se convierte en la base para desarrollar y evaluar las diferentes alternativas del diseo para el nuevo sistema.

EVALUACION DEL DISEO LOGICO DEL SISTEMA

En esta etapa de debern analizar las especificaciones del sistema: Que deber hacer? Como lo deber hacer? Cul es la justificacin para que se haga de la forma sealada? Cul es la secuencia y ocurrencia de los datos? La definicin del proceso? Los archivos y base de datos utilizados? La salida y reportes? Una vez que hemos analizado estas partes se deber estudiar la participacin que tuvo el usuario en la identificacin del nuevo sistema, la participacin de auditora interna en el diseo de los controles y la determinacin de los procedimientos de operacin y decisin.

PROGRAMAS DE DESARROLLO
Estos incluyen software que solo puede ser usado por el personal que ha tenido entrenamiento y experiencia; este software incluye: a) Lenguaje de programacin Lenguaje de maquina Ensambladores De tercera generacin De cuarta generacin Query lenguaje 4GLS Generadores de reportes

Lenguajes naturales Generadores de aplicaciones

b) CASE (Computer aided software engineering) c) Programacion orientada a objetos.

Al utilizar un determinado software se debe tener en cuenta lo siguiente: Seguridad y confiabilidad Capacidad de trabajar en redes De fcil instalacin Costo Compatibles con perifricos Grado de sofisticacin Requerimiento de memoria Capacidad de trabajar en multiplataforma

BASES DE DATOS
Una base de datos es una coleccin de informacin organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rpidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrnicos. Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos, tambin se encargan de facilitar el acceso recuperacin y actualizacin de datos que estn relacionados los unos con los otros y son tratados como una entidad. Un campo es una pieza nica de informacin; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una coleccin de registros. Por ejemplo, una gua de telfono es anloga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, direccin, y nmero de telfono

Componentes de una Base de Datos: Hardware: constituido por dispositivo de almacenamiento como discos, tambores, cintas, etc. Software: que es el DBMS o Sistema Administrador de Base de Datos. Datos: los cuales estn almacenados de acuerdo a la estructura externa y van a ser procesados para convertirse en informacin.

Tipos de Usuarios en Base de Datos

Usuario Final: es la persona que utiliza los datos, esta persona ve datos convertidos en informacin: Desarrollador de Aplicaciones: es la persona que desarrolla los sistemas que interactan con la Base de Datos. DBA: es la persona que asegura integridad, consistencia, redundancia, seguridad este es el Administrador de Base de Datos quien se encarga de realizar el mantenimiento diario o peridico de los datos.

Las personas tienen acceso DBMS se clasifican de la siguiente manera:

USUARIOS INGENUOS. Son aquellos que interactan con el sistema por medio de aplicaciones permanentes.

USUARIOS SOFISTICADOS.- son aquellos con la capacidad de acceder a la informacin por medios de lenguajes de consulta. PROGRAMADORES DE APLICACIN.- son aquellos con un amplio dominio del DML capaces de generar nuevos mdulos o utileras capaces de manejar nuevos datos en el sistema. USUARIOS ESPECIALIZADOS.- son aquellos que desarrollan mdulos que no se refieren precisamente al manejo de los datos, si no a aplicaciones avanzadas como sistemas expertos, reconocimientos de imgenes, procesamiento de audio y dems.

Niveles de Abstraccin en Base de datos

Externo: esa es la visin del usuario final, se ve cmo se maneja los datos ya convertidos en informacin. Es aquel en el que se presenta al usuario final y que puede combinaciones o relaciones entre los datos que conforman a la base de datos global. Puede definirse como la forma en el que el usuario aprecia la informacin y sus relaciones.

Conceptual: se ve como est estructurada la Base Datos, equipos de campo tiene como estn estructurados los registros. Es aquel en el que se definen las estructuras lgicas de almacenamiento y las relaciones que se darn entre ellas. Ejemplos comunes de este nivel son: El diseo de los registros y las ligas que permitirn la conexin entre registros de un mismo archivo, de archivos distintos incluso, de ligas hacia archivos. Interno: se ve como se almacena los datos fsicamente. Es aquel en el que se determinan las caractersticas de almacenamiento en el medio secundario. Los diseadores de este nivel poseen un amplio dominio de cuestiones tcnicas y de manejo de hardware. Muchas

veces se opta por mantener el nivel fsico proporcionado por el sistema operativo para facilitar y agilizar el desarrollo.

DBMS (Data Managment System (Sistema Administrador de Base de Datos))

Los Sistemas Gestores de Bases de Datos son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre las bases de datos y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definicin de datos, de un lenguaje de manipulacin de datos y de un lenguaje de consulta. Como su nombre lo dice la funcin de este administrador es planear, disear, organizar, operar, entrenar as como dar soporte a los usuarios, seguridad y mantenimiento. Un sistema de bases de datos es un conjunto de programas que, almacena, organiza los datos en archivos en forma uniforme y consistente, tambin permite el acceso a la informacin y elimina la redundancia innecesaria en los archivos.

VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS

Dentro de las ventajas de las BD, est el compartir datos, la reduccin de redundancia de datos, la independencia de los datos, la mejora, el control y la administracin de los datos. Entre otras. En termodinmica, la entropa (simbolizada como S) es una magnitud fsica que permite, mediante clculo, determinar la parte de la energa que no puede utilizarse para producir trabajo. Es una funcin de estado de carcter extensivo y su valor, en un sistema aislado, crece en el transcurso de un proceso que se d, de forma natural. irreversible de los sistemas termodinmicos. La La entropa describe lo palabra entropa procede

del griego () y significa evolucin o transformacin. Por ende la entropa es la cantidad de energa que por su degradacin no puede aprovecharse. Fue Rudolf

Clausius quien le dio nombre y la desarroll durante la dcada de 1850 y Ludwig Boltzmann, quien encontr la manera de expresar matemticamente este concepto, desde el punto de vista de la probabilidad.

CARACTERISTICAS ASOCIADAS A LA ENTROPIA

La entropa se define solamente para estados de equilibrio, pueden calcularse como una funcin de las variables termodinmicas del sistema tales como: la presin y el volumen. La entropa de un sistema en estado de equilibrio es nicamente funcin del estado del sistema y es independiente de su historia pasada. Esta a su vez en un sistema aislado aumenta cuando el sistema experimenta un cambio irreversible.

EVALUACION DEL DESARROLLO DE SISTEMA

En esta etapa del sistema se debern auditar los programas, su diseo, el leguaje utilizado, interconexin entre los programas y caractersticas del hardware empleado (total o parcial) para el desarrollo del sistema. Al evaluar un sistema de informacin se tendr presente que todo sistema debe proporcionar informacin para planear, organizar y controlar de manera eficaz y oportuna, para reducir la duplicidad de datos y de reportes y obtener una mayor seguridad en la forma ms econmica posible. El proceso de planeacin de sistemas debe definir la red ptima de comunicaciones, los tipos de mensajes requeridos, el trfico esperado en las lneas de comunicacin y otros factores que afectan el diseo.

Las caractersticas que deben evaluarse en los sistemas son: Dinmicos (susceptibles de modificarse). Estructurados (las interacciones de sus componentes o subsistemas deben actuar como un todo). Integrados (un solo objetivo). En l habr sistemas que puedan ser interrelacionados y no programas aislados. Accesibles (que estn disponibles). Necesarios (que se pruebe su utilizacin). Comprensibles (que contengan todos los atributos). Oportunos (que est la informacin en el momento que se requiere). Funcionales (que proporcionen la informacin adecuada a cada nivel). Estndar (que la informacin tenga la misma interpretacin en los distintos niveles). Modulares (facilidad para ser expandidos o reducidos).

Jerrquicos (por niveles funcionales). Seguros (que slo las personas autorizadas tengan acceso). nicos (que no duplique informacin).

CONTROL DE PROYECTOS
Para poder controlar el avance de los sistemas, ya que sta es una actividad de difcil evaluacin, se recomienda que se utilice la tcnica de administracin por proyectos para su adecuado control. Para tener una buena administracin por proyectos se requiere que el analista o el programador y su jefe inmediato elaboren un plan de trabajo en el cual se especifiquen actividades, metas, personal participante y tiempos. Este plan debe ser revisado peridicamente (semanal, mensual, etc.) para evaluar el avance respecto a lo programado

CONTROL DE DISEO DE SISTEMAS Y PROGRAMACIN

El objetivo es asegurarse de que el sistema funcione conforme a las especificaciones funcionales, a fin de que el usuario tenga la suficiente informacin para su manejo, operacin y aceptacin. Las revisiones se efectan en forma paralela desde el anlisis hasta la programacin y sus objetivos son los siguientes: ETAPA DE ANLISIS Identificar inexactitudes, ambigedades y omisiones en las especificaciones. ETAPA DE DISEO Descubrir errores, debilidades, omisiones antes de iniciarla codificacin. ETAPA DE PROGRAMACIN Buscar la claridad, modularidad y verificar con base en las especificaciones. Esta actividad es muy importante ya que el costo de corregir errores es directamente proporcional al momento que se detectan: si se descubren en el momento de programacin ser ms alto que si se detecta en la etapa de anlisis. El siguiente cuestionario se presenta como ejemplo para la evaluacin del diseo y prueba de los sistemas: 1. Quines intervienen al disear un sistema? Usuario. Analista. Programadores. Operadores. Gerente de departamento. Auditores internos. Asesores

INSTRUCTIVOS DE OPERACIN Se debe evaluar los instructivos de operacin de los sistemas para evitar que los programadores tengan acceso a los sistemas en operacin, y el contenido mnimo de los instructivos de operacin se puedan verificar mediante el siguiente cuestionario. El instructivo de operacin deber comprender.- Diagrama de flujo por cada programa. ( )Diagrama particular de entrada/salida ( )- Mensaje y su explicacin ( )- Parmetros y su explicacin ( )- Diseo de impresin de resultados ( )- Cifras de control ( )- Frmulas de verificacin ( )- Observaciones ( )- Instrucciones en caso de error ( )- Calendario de proceso y resultados. FORMA DE IMPLEMENTACION La finalidad es la de evaluar los trabajos que se realizan para iniciar la operacin de un sistema; esto comprender: prueba integral del sistema, adecuacin, aceptacin por parte del usuario, entrenamiento de los responsables del sistema. Para ello deben de considerarse los siguientes aspectos. Los puntos que se deben tomar en cuenta para la prueba de un sistema son: Prueba particular de cada programa. Prueba por fase, validacin, actualizacin. Prueba en sistema paralelo. Pruebas de seguridad y confidencialidad. Entre otros.

En la implementacin se debe de analizar la forma en que se van a cargar inicialmente los datos del sistema, lo cual puede ser por captura o por transferencia de informacin. Estos datos pueden ser de todo el sistema, o bien en forma parcial. Lo que es necesario evaluar es la forma en que se van a cargar las cifras de control o bien los datos acumulados. Tambin se debe de hacer un plan de trabajo para la implantacin, el cual debe contener las fechas en que se realizaran uno de los procesos.

EQUIPOS Y FACILIDADES DE PROGRAMACION

La seleccin de la configuracin de un sistema de cmputo incluye la interaccin de numerosas y complejas decisiones de carcter tcnico. Es conveniente solicitar pruebas y comparaciones entre equipos para evaluar la situacin del equipo y del software en relacin con otros que se encuentran en el mercado.

ENTREVISTA A USUARIOS
Las entrevistas se debern llevar a cabo para comparar los datos proporcionados y la situacin de la direccin de informtica desde el punto de vista de los usuarios. Aunque la entrevista es una de las fuentes de informacin ms importante para saber cmo opera un sistema, no siempre tiene la efectividad que se desea, ya que en ocasiones las personas entrevistadas pueden ser presionadas por los analistas de sistemas, o piensan que si se hacen algunos cambios, estos podran afectar su trabajo. Gua para la entrevista: Preprese para la entrevista estudiando los puesto de las personas que van a ser entrevistadas y sus funciones dentro de la organizacin. Presntese y de un panorama del motivo de la entrevista. Comience con preguntas generales sobre las funciones, la organizacin los mtodos de trabajo. Haga pregunta especfica sobre los procedimientos que puedan dar con el resultado. Siga los temas tratados en la entrevista. Limite el tomar notas a lo ms relevante, para evitar distractores. Al final de la entrevista, ofrezca un resumen de la informacin obtenida pregunte como se le podr dar seguimiento.

CUESTIONARIO
El diseo de un cuestionario debe tener una adecuada preparacin, elaboracin, reevaluacin y evaluacin. Desde el punto de vista del usuario los sistemas deben: Cumplir con los requerimientos totales del usuario. Cubrir todos los controles necesarios. No exceder las estimaciones del presupuesto inicial, en tiempo y costo. Ser confiables y seguros. Poderlos usar a tiempo, y con el menor tiempo y esfuerzo posible. Ser amigable.

Para que un sistema cumpla con los requerimientos del usuario se necesita una comunicacin completa ente este y el responsable del desarrollo del sistema. En ella se deben definir claramente los elementos con que cuenta el usuario, las necesidades del proceso de informacin y los requerimientos de informacin de salida, almacenada o impresa. Para lograr una entrevista efectiva debe tomar en cuenta esta informaciones y conocer bien la definicin del puesto del usuario a entrevistar.

DERECHO DE AUTOR Y SECRETOS INDUSTRIALES

Dentro del concepto de propiedad intelectual, uno de los aspectos ms importantes es el que se refiere a los derechos de autor, el cual involucra la parte ms importante del desarrollo intelectual de las personas, ya que se refiere a las rama literaria, cientfica, tcnica, jurdica, musical, pictrica, escultrica, arquitectnica fotogrfica, televisiva, as como los programas de cmputo, las base de datos y los medios de comunicacin, entre las ms importantes. En la mayora de los pases existen leyes protectoras de las obras intelectuales que producen los poetas, los novelistas, los compositores, los pintores, los escultores, y de manera reciente se han protegido los programas de computadora y las bases de datos.

En generar, se admiten cinco razones para la proteccin: Por razn de justicia social: el autor debe obtener provecho de su trabajo. Por una razn de desarrollo cultural; si est protegido, el autor se ver estimulado para crear nuevas obras, enriqueciendo de esta manera la literatura, el teatro la msica, los programas de computadora elaborado en su pas. Por una razn de orden econmico; las inversiones que son necesaria, por ejemplo, para la elaboracin de un sistema de cmputo sern ms fciles de obtener si existe una proteccin efectiva. Por una razn de orden moral; al ser la obra la exposicin personal del pensamiento del autor, este debe tener derecho a que se respete. Por una razn de prestigio nacional: el conjunto de las obras de los autores de un pas refleja el alma de la nacin y permite conocer mejor sus costumbres, sus usos, sus aspiraciones.

SECRETOS INDUSTRIALES
Se considera secreto industrial a toda informacin de aplicacin industrial o comercial que guarde una persona fsica o moral con carcter confidencial, que le signifique obtener o mantener una ventaja competitiva o econmica frente a tercero.