1

SISTEMA CONTROL DE GESTIN

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

Temario

Conceptos Bsicos de Control de Gestin.

Proceso Bsico de Control (PBC). Principios de Control de Gestin (PCG). Componente de un Sistema Control de Gestin (SGC). Indicadores de Gestin (IG).

Cuadro de Mando Integral (CMI).

Trabajo Grupal N 2.

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

CONCEPTOS BSICOS DE CONTROL DE GESTIN

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

Conceptos Bsicos Control de Gestin Visin limitada

Verificacin ex-post del cumplimiento de los objetivos. Control de gastos invertido en el proceso. Se ejecuta a nivel directivo. Proceso concentrado en estandarizacin en trminos cuantitativos.

Visin amplia
Involucra a todos los estamentos y miembros de la organizacin. Herramienta que mide el cumplimiento de los objetivos cualitativos y cuantitativos. Hincapi en factores sociales y culturales presentes. Comportamiento individual define en ltima instancia la eficacia de los mtodos de control.

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

Definicin de Control

Henry Fayol

Robert B. Buchele

George R. Terry

Bur K. Scanlan

El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Es el proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

Es el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

Definicin de Control

Robert C. Appleby La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica y eficazmente.

R. Eckles, R. Carmichael y B. Sarchet Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

H. Koontz y C. ODonell
Implica la medicin de lo logrado en relacin con los estndares y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan.

Adalberto Chiavenato
El control es una funcin administrativa, es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

Definicin de Control

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

Definicin de Control

Existe para verificar el logro de objetivos establecidos en la planificacin

Permite detectar e indicar errores de organizacin y direccin

Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados

Requiere la obtencin y anlisis de datos (cualitativos y cuantitativos)

Permite detectar desviaciones o descubrir diferencias entre la ejecucin y la planificacin

Permite la identificacin y establecimiento de acciones correctivas

Al detectar e indicar errores actuales, permite prevenir errores futuros

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

Las Relaciones del Control

PLANIFICAR

MEJORAR

ORGANIZAR

CONTROL

EVALUAR

HACER

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

reas de Aplicacin del Control

PRODUCCIN
Operaciones
Cantidad Calidad Tiempos Inventarios

COMERCIAL
Ventas
Publicidad Satisfaccin

FINANZAS
Presupuesto
Costos

PERSONAL
Desempeo
Asistencia Remuneraciones Licencias Permisos

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

10

Momentos de Aplicacin del control

Recursos
personal, material, instalaciones

Proceso
actividades

Salida
productos, resultados

Control Preliminar

Control en Tiempo Real Control del Proceso: Control automtico, estandarizacin, control interno
Curso de Oficial Policial Profesional 2011

Control Final

Control de Recursos: Seleccin, entrenamiento, definicin de mtodos de trabajo

Control de Resultados: Evaluacin de productos y resultados

11

PROCESO BSICO DE CONTROL

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

12

Modelos de Control

Familiar
Organizaciones pequeas Fuerte liderazgo, decisiones concentradas Supervisin directa La cultura, principal mecanismo de control Actividades rutinarias y sin formalizacin Entorno estable y/o local

Burocrtico
De preferencia en el sector pblico Direccin impersonal y formal, alguna delegacin Escasa descentralizacin de las decisiones Actividades rutinarias predecibles y programables Control descansa en normas y procedimientos Entorno estable y local

Por resultados
Organizaciones grandes y complejas, orientadas al mercado

Adhocrtico
Organizaciones que requieren de una alta creatividad Direccin personalista e informal. Alta incertidumbre, dificultad para evaluar resultados Difcil formalizacin, tareas poco programables Control basado en objetivos y en valores compartidos Entorno competitivo y cambiante

Decisiones descentralizadas

Responsabilidades fcilmente asignables

Control basado en la medicin de objetivos

Entorno altamente competitivo.

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

13

Proceso Bsico de Control

ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES
Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa

OBSERVACIN Y MEDICIN DE RESULTADOS

Requiere la existencia de un sistema de informacin que proporcione datos para evaluar lo que se est haciendo.

COMPARACIN DEL DESEMPEO

Consiste en verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado.

RETROALIMENTACIN
Uso de la informacin obtenida en la mejora de procesos y cumplimiento de objetivos

ACCIN CORRECTIVA
Es una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado.

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

14

Tipos de Control

No son excluyentes, son complementarios, se combinan y superponen.

Control de calidad Control Control Control de de financiero procesos proyectos Control de gestin

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

15

Proceso Bsico de Control

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

16

Proceso Bsico de Control

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

17

Proceso Bsico de Control

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

18

Proceso Bsico de Control

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

19

Proceso Bsico de Control

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

20

Proceso Bsico de Control

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

21

Proceso Bsico de Control

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

22

INDICADORES DE GESTIN

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

23

Indicadores de Gestin

Lo que no se define, no se puede medir Lo que no se mide, no se puede mejorar Lo que no se mejora, siempre se degrada William Thomson

Conceptos de Indicadores Son instrumentos de medicin de las variables asociadas a los objetivos. Pueden ser cualitativos o cuantitativos. Los cualitativos se expresan en trminos de logros, normalmente utilizan escalas. Los cuantitativos son una relacin entre dos o ms datos significativos, que tienen un nexo lgico entre ellos. Proporcionan informacin sobre aspectos crticos o de importancia vital para la organizacin.

Cada indicador debe tener un valor de referencia o meta sobre el cual se confronta para su interpretacin

Tipos de Indicadores

Los indicadores nacen a partir de la definicin de las variables crticas para cada objetivo. Hay indicadores que describen: - Los resultados de la actuacin pasada - Los que se est haciendo (desempeo) y son conocidos como inductores. Los indicadores de resultados y de desempeo forman una cadena en la que los resultados del nivel inferior pueden ser los inductores del nivel superior.

Tipos de Indicadores

Indicadores de resultados:
Reflejan resultados de decisiones o acciones pasadas Generalmente no son claros para el personal operativo Nadie se siente responsable por el resultado Inductores o indicadores de desempeo: Dicen cmo estamos haciendo nuestro trabajo Muestran avances da a da Son ms accesibles al personal operativo Personal se siente responsable de las variaciones Generalmente miden el desempeo de los procesos

Ejemplo de Indicador

Objetivo y meta: Entregar insumos en Arica en 3 das. - Indicador de resultado: - Tiempo de entrega. - Indicador de desempeo o inductor: - Velocidad durante el trayecto. Conclusin: si se controla la velocidad durante el trayecto y est dentro de lo planeado, es muy probable que se logre el resultado.

Ejemplo de Indicador

Objetivo y meta:

Aumentar la cartera de clientes en un 15% anual. - Indicador de resultado: - Porcentaje de crecimiento de la cartera. - Indicador de desempeo o inductor: - Porcentaje mensual de crecimiento de las cotizaciones a clientes nuevos. Conclusin: si se controla mensualmente el crecimiento de las cotizaciones a nuevos clientes durante el ao y su cantidad no aumenta, es improbable que se logre el resultado.

Requisitos de los Indicadores

Pertinentes, deben referirse a lo que se quiere o debe medir.

Comparables.

Orientados a temas especficos.

La informacin debe estar disponible y ser fcil de recopilar.

El costo de recopilar la informacin debe ser razonable.

Deben ser conocidos por los integrantes de la organizacin.

El nmero no puede exceder la capacidad de anlisis de quien los utiliza.

Indicadores de Gestin

CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

32

Concepto Cuadro de Mando Integral

Modelo de gestin estratgica -operacional.

Permite desarrollar, comunicar e implementar una estrategia, posibilitando la obtencin de resultados de corto, mediano y largo plazo.
Propuesta para superar limitaciones de la gestin basada exclusivamente en:

- Informacin financiera - Indicadores de resultado.

Curso de Oficial Policial Profesional 2011 33

Cuadro de Mando Integral

Incorpora mediciones relacionadas con factores predictivos o causantes de resultados, asociados a clientes, proveedores, personal, tecnologa e innovacin.
Es un conjunto reducido de indicadores claves, que reflejan equilibrio entre: - objetivos de corto y largo plazo - indicadores financieros y no financieros - indicadores inductores e histricos - perspectivas de actuacin interna y externa.
Curso de Oficial Policial Profesional 2011 34

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

35

MAPA DE OBJETIVOS ESTRATGICOS

Representacin grfica y simplificada de la estrategia de una organizacin. Proporciona una manera uniforme y coherente de describir la estrategia para establecer y gestionar objetivos e indicadores. Expone los objetivos estratgicos, en cuatro perspectivas y sus respectivas relaciones causa -efecto

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

36

VALORACIN

MISIN Formar Detectives profesionales por medio de programas de enseanza de alto nivel acadmico, desarrollados en el marco de una adecuada formacin valrica y personal.

Desarrollar alto nivel de conocimiento y habilidad policial

Contribuir al ejercicio eficiente de la labor policial

Generar una adecuada formacin valrica y personal

PROCESOS

Generar programas de formacin personal y valrica adecuados

Desarrollar rigurosos planes de estudios

Generar buenas tcnicas de enseanza

Seleccionar eficientemente postulantes

DESARROLLO

Desarrollar y mantener infraestructura adecuada

Generar alianzas estratgicas de colaboracin acadmica

Disponer de docentes e instructores de Alta calidad

Desarrollar y mantener plataforma tecnolgica adecuada

Generar un ambiente de excelencia acadmica

RECURSOS

Asignar eficientemente el presupuesto anual

Mantener un adecuado personal de apoyo

Incrementar calidad y cantidad de postulantes

PILARES ESTRATGICOS

GENERAR DETECTIVES DE ALTO ESTNDAR ACADMICO Y VALRICO

ELABORAR UN ENTORNO DE EXCELENCIA ACADMICA

MAPA DE OBJETIVOS ESTRATGICOS

La perspectiva financiera: - forma de aumentar el valor de la empresa para sus dueos. La perspectiva de los clientes: - propuesta de valor a los clientes, y posicionamiento en los segmentos de mercado escogidos. La perspectiva de los procesos de negocio internos: - medios que la empresa emplear para cumplir con la propuesta de valor a los clientes.

La perspectiva del aprendizaje o de la formacin y el crecimiento: - competencias estratgicas, tecnologa, y aspectos de cultura corporativa requeridos.
Curso de Oficial Policial Profesional 2011 38

Perspectiva de los Procesos

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

39

Perspectiva Financiera

Constituye el punto de partida de un mapa estratgico. El aumento del valor de la empresa para sus dueos es el objetivo final dominante de todo trabajo de diseo estratgico. Las mediciones financieras constituyen la esencia de todo sistema de mediciones. Muestran la contribucin o impacto de las diferentes acciones que realiza la empresa sobre el resultado financiero final.
Curso de Oficial Policial Profesional 2011 40

Perspectiva Financiera

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

41

Perspectiva Financiera

Los indicadores financieros miden los resultados obtenidos, buscando resumir las consecuencias econmicas de las acciones realizadas. La crtica fundamental a esta perspectiva apunta a que los indicadores financieros muestran el resultado de acciones ya adoptadas. No proporcionan una gua adecuada para las acciones orientadas a crear valor a futuro.

Curso de Oficial Policial Profesional 2011

42

Perspectiva Cliente

Busca establecer objetivos relacionados con: - los clientes escogidos - los segmentos de mercado relevantes en los cuales la organizacin busca competir.
Contempla la propuesta de valor que la organizacin decide formular a los clientes escogidos, y que incluye: - Los atributos del producto (funcionalidad, precio, calidad y oportunidad) - Las relaciones con el cliente (proximidad y servicio) - La imagen corporativa (o de marca) que se busca difundir
Curso de Oficial Policial Profesional 2011 43