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4- Un processus Commande

Devis demand par un client Proposition au client (gestion des ventes) Si confirmation de sa commande (gestion des ventes) Cration de la facture brouillon qui doit tre vrifie par un comptable (gestion des ventes) Cration de la facture et enregistrement de la facture dans le journal des ventes (comptabilit) Enregistrement du paiement de la facture (comptabilit)

4-1 Cration dun journal


Cliquez sur Comptabilit\Configuration\Comptabilit financire\Journaux\Crer pour afficher le formulaire de cration dun journal. Remplissez le avec les valeurs suivantes : Nom du journal : Journal de banque Code : BNQ Type : Liquidits Vue : Cash Journal View (utilisez le bouton de recherche pour slectionner cette valeur et les 3 valeurs suivantes) Compte de crdit par dfaut : 554100 Compte de dbit par dfaut : 514100 Devise : MAD (il faut crer cette devise avec le taux actuel suivant : 0,0886).

Renommez le journal Current (nouveau nom : chques).

4-2 Cration et traitement dune commande


Droulez le menu Ventes\Ventes\Bon de Commandes, et cliquez sur Crer.

Remplissez le formulaire avec les valeurs suivantes : Nom du client : Atelier de lOuche (utilisez le bouton de recherche situ droite du champ Client dans longlet Commande client). Les zones obligatoires se remplissent automatiquement :

Pour la bonne excution de la suite du processus, vrifiez dans longlet Autres informations que les valeurs de ces trois champs, choisies par dfaut lors de la configuration, sont bien celles-ci : Pour crer une 1re ligne de commande, cliquez sur le bouton Crer Cliquez sur ce bouton, un nouveau formulaire souvre. Dans la partie Ligne de commande, cliquez sur le bouton de recherche droite du champ Produit. Slectionnez Sminaire rsidentiel single, les zones descriptives du produit sont remplies automatiquement. Modifiez la quantit, mettez 5. Enregistrez. Vous pouvez choisir un nouveau produit. Recommencez la mme procdure pour un Sminaire rsidentiel double avec une quantit de 6. Aprs enregistrement, fermez le formulaire de saisie des lignes de commande pour retourner au devis. Cliquez sur Calculer. Enregistrez le devis.

Remarquez ltat de la commande

Confirmez ensuite la commande. Son tat a chang.

Crez ensuite la facture. La facture souvre automatiquement dans une nouvelle fentre.

Etat de la facture :Cliquez sur Valider .

Vous pouvez imprimer la facture au format PDF en utilisant le bouton facture sera en franais puisque cest la langue choisie pour ce partenaire).

(cette

Vrifiez lenregistrement de la commande en ouvrant Comptabilit\Rapports\Rapports officiels\Journaux\Journal. Aprs cliquez sur Imprimer

les

journaux

dans

le

menu

4-3 Rglement de la facture


Droulez le menu Comptabilit\Clients\ Factures Clients :

Ouvrez la facture rgler, et cliquez sur Paiement Aprs avoir saisi le nom de lcriture, choisissez le Journal Chques , Rfrence : CDES05

Cliquez sur Valider (ltat de la facture passe Pay .) Vrifiez que le paiement a t enregistr dans le journal de banque dans les journaux du menu Comptabilit\Rapports\Rapports officiels\Journaux\Journaux (volet paiments):

Journal de banque : Vrifiez aussi que la facture a bien t clture :

5 Workflow PROCESSUS
Le suivi de la commande et de sa facturation peuvent tre visualis graphiquement. Cliquez sur le menu Ventes \ Ventes \ Bons de commande de la barre doutils. Ouvrez la commande et cliquez sur le bouton Processus (Dcisionnel)

Le processus est affich :

A laide de la souris, parcourez tous les symboles. Un commentaire est affich pour chacun dentre eux

L'tat actuel de cette commande est reprsent par les nuds dont le bord gauche est de couleur marron plutt que gris.

Les noms des sous-processus sont indiqus en haut gauche de la fentre. Un sous-processus peut tre ouvert soit en cliquant sur son nom, soit en cliquant sur le symbole qui lappelle.

Exemple avec le processus de la facture client. Cliquez soit sur son nom Processus de la facture client, soit sur Facture

Dans les deux cas le sous-processus est affich :

Cration et traitement dune commande avec le graphique des processus Une nouvelle commande va tre cre en utilisant le graphique des processus (la mthode ne sera prsente ici que pour le dbut du processus, vous pourrez bien sr le terminer). Cliquez sur le menu Ventes \ Ventes \ Bons de commande, et ouvrez la reprsentation graphique du processus des ventes avec le bouton Processus (Dcisionnel)

Dans le symbole Devis, positionnez-vous sur la flche verte, prenez connaissance du formulaire qui va tre ouvert, puis cliquez pour louvrir.

Remplissez le formulaire devis avec les valeurs que vous voulez.

Un exemple :

Aprs avoir enregistr le devis, nutilisez pas le bouton Confirmer la commande pour la confirmer, mais rappelez le processus avec le bouton Processus (Dcisionnel, en haut gauche). Graphique avant cration du devis Graphique aprs enregistrement du devis

Cliquez sur la flche verte du nud qui est devenu actif (rouge) entre Devis et Commande de vente pour afficher laction effectuer. Confirmez la commande.et terminez les autres tapes de la mme manire

La facture brouillon est cre, elle doit maintenant tre vrifie par le comptable. Ce sera fait en cliquant sur la flche verte.

Cochez la case correspondant votre facture client, et affichez de nouveau le processus :

Gardez le Processus de la facture client, slectionnez le :

Gnrez les critures en cliquant sur la flche active rouge. Cette cration dcritures est effectue par le comptable charg des factures (son rle)

Les critures peuvent ensuite tre valides, et la facture paye (rgle).