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Maitrisez vos achats

Prparation et conduite dune ngociation


Imprim le 1er octobre 2008

Formaction la conduite du changement


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Sommaire

1-oct.-08

Formaction la conduite du changement

Evolution de la fonction achat


Maitrisez vos achats

Comptences et missions de lacheteur Ngociation achat Les outils de lacheteur Ngocier, cest . Les 9 points cls

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Ngociation achat : Evolution de la fonction


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Formaction la conduite du changement

L'acheteur a souvent t considr comme un simple excutant, son rle pouvant se traduire de la faon suivante : trouver les produits, dans les plus brefs dlais et au prix le plus bas. L'image qu'il dgageait tait celle d'un "employ administratif".

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De nos jours, la fonction achat a pris une place dcisive dans l'entreprise, c'est un vritable centre de profit contribuant de faon significative la rduction des cots et la comptitivit de l'entreprise : le poids des achats pouvant reprsenter de 30 70% du C.A de l'entreprise.

Les missions de l'acheteur, hier dominante administratives, sont devenues hautement stratgiques. Les acheteurs interviennent de plus en plus en amont des dcisions, ds le stade de la recherche et du dveloppement d'un projet et travaillent en troite collaboration avec les autres services (techniques commerciales), les incitant prendre en considration la dimension "conomique" dans leur approche : la gestion des achats s'avre capitale, chaque point gagn contribue la ralisation de la marge !

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Evolution de la fonction achat


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Comptences et missions de lacheteur Ngociation achat Les outils de lacheteur Ngocier, cest . Les 9 points cls

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Ngociation achat : Comptences et missions de lacheteur


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Tout ceci ncessite pour un acheteur certaines comptences :


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Connaissance prvisions (projets de l'entreprise)


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Faire l'inventaire des projets urgents/dangereux Analyse des cots des produits et des diffrents marchs La capacit comprendre la technologie en terme de fonctionnalit ("fait pour") Connaissance des marchs fournisseurs Matriser les critres de slection des fournisseurs tablir un diagnostic des fournisseurs Ngocier avec les fournisseurs Assurer la synergie achats/autres fonctions de l'entreprise

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Ngociation achat : Comptences et missions de lacheteur


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Les missions de l'acheteur ont volu, les achats sont devenus un levier stratgique pour l'entreprise.
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Un acheteur doit mener des actions sur cinq plans :


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Technique Commercial Industriel Administratif

- Reprer les bons fournisseurs - Introduire les produits de demain - Vhiculer une image - Ngocier et conclure des contrats clairs, complets, quilibrs - Gestion de production mise en uvre par l'entreprise

- Grer les ordres de commandes/livraison - Vrifier, valuer, contrler

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- Organiser une communication plus large avec les autres fonctions de l'entreprise Communication - Prospecter le march fournisseur

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Evolution de la fonction achat


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Comptences et missions de lacheteur Ngociation achat Les outils de lacheteur Ngocier, cest . Les 9 points cls

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Ngociation achat : Mieux grer ses achats


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Tous les achats n'ont pas les mmes enjeux, il ne s'agit pas de les ngocier de la mme manire : il est conseill d'tablir un plan d'achat qui dgagera des priorits.
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A/ Le plan d'achat:
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- Outil indispensable, il est destin mieux connatre son portefeuille fournisseurs et mieux choisir la nature des accords (commandes ponctuelles, contrats annuels) selon le type de produits acheter. Pour tablir celui -ci vous pouvez classer vos achats en trois zones :
Achats de zone A
Zone B

- Produits stratgiques, engagements les plus lourds pour l'entreprise - Mettre en place une stratgie moyen/long terme (matrise des contraintes) - Limiter les risques : recherche de fournisseurs potentiels - Terrain de prdilection de l'acheteur - Rle de ngociateur - Deux catgories de clauses ngocier :
* principales : - quantits, prix, dlais, qualits - rglements, livraisons .... * annexes : - formules de rvisions des prix - grille tarifaire - systme d'ordre de livraison - pnalits .....

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Zone C

- viter de perdre du temps (5% du chiffre total des achats) - Pratiquer par regroupements - Stratgie d'externalisation

Ngociation achat : Connatre les besoins de lentreprise


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Il faut prendre en compte deux situations


Rapprovisionnement Ouverture d'un march : nouveau produit

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- Le produit est dj dfini - Le besoin s'exprime en termes commerciaux (quantit, prix, SAV, Dlais, .....) - Le rle de l'acheteur est commercial, il doit :
* Se remmorer les principales caractristiques du produit acheter et suivre l'volution du cot. * Procder une recherche historique : enqute sur les diffrents achats.
- source de renseignements : Fichiers produits : Renseignements sur les prix, quantit, tat du stock, ... Fichier fournisseurs qui consigne les performances des fournisseurs dj connus (valuation P.D.Q.S) Enqute interne : degr de satisfaction/ insatisfaction

- Le produit n'est pas dfini, le besoin s'exprime en termes techniques et commerciaux. - Les pices matresses de l'acheteur
Cahier des charges : caractristiques et fonctionnalits du produit acheter. Appel d'offre : communication auprs des fournisseurs slectionns :
conditions d'achat dlai de ralisation quantits minimales / livraison chelonnement Transport / assurances maintenance, SAV ...

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Ceci permet un acheteur de dfinir des objectifs de ngociations : qualification (performances passes, rfrences, capacit de production, ...) et/ou ngociation (garanties, prix, assurances qualit, dlai, formation .....).

Ngociation achat : Cotation / valuation des offres


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Cotation des offres


- Pour analyser les offres fournisseurs, il s'agit d'tablir la liste des paramtres les plus importants concernant l'achat effectuer et d'attribuer un coefficient de pondration en fonction de l'importance qu'on leur accorde ! Vous dterminerez ainsi les clauses ngocier.

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valuation des performances fournisseurs


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- Bien connatre les performances de vos fournisseurs est souvent une garantie d'efficacit dans vos ngociations ! Les points valuer sont les suivants : valuation de la position concurrentielle des fournisseurs (fournisseur leader ? Poids mort !) valuation de la reprsentativit financire de l'acheteur : le poids de vos achats ! valuation des performances * Qualit * Dlais * Service * Prix - En fonction de ces valuations, vous tablirez une note de synthse qui dterminera votre position vis vis du fournisseur ! - Deux mthodes sont votre disposition : par points pondrs ou par reprsentation graphique (graphique cible).

Ngociation achat : Prparation


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- La ngociation est la recherche volontaire, entre des partenaires, d'une situation d'accord, admise par tous et ralisable par chacun. - Ngocier, c'est manipuler les dilemmes entre : Ses objectifs propres et les objectifs communs Intransigeance et conciliation - Comme toute stratgie, ngocier suppose une bonne rflexion (prparation, 90%des chances de russir vos ngociations).

Prparation de la ngociation
- Il s'agit de dfinir les lments suivants :
De quoi s'agit t-il ? Quels sont les risques encourus ? Qu'est-ce que je veux ? Qu'est-ce que je peux donner ? Comment m'adapter ? Comment progresser ?
- Quel est l'objet de la ngociation ? - Analyse des faits : diagnostic - Dfinir de faon prcise les enjeux ! - Toute stratgie doit permettre de minimiser les risques ! - Dfinir les objectifs quantitatifs et qualitatifs (crdibles, acceptables) ! - Quelles concessions/contreparties - Quels comportements adopter (dtermin, conciliant,.....) - Quelles stratgies/tactiques mettre en place

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Ngociation achat : Dfinir lobjet de la ngociation


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- Il est important de dfinir de faon claire, nette et prcise l'objet de la ngociation :que va t-on acheter? Sachant que le produit n'est pas une fin en soi. Ce qui compte, c'est le besoin qu'il va satisfaire ? - Les caractristiques techniques indiquent ce qu'est le produit et de quoi il est fait ! Ce que l'acheteur recherche, c'est de savoir ce que le produit peut apporter l'entreprise : quoi il sert ? Quelle est sa fonctionnalit ? Sa valeur d'usage ? - Vous ne devez pas acheter la qualit pour la qualit, l'avantage pour l'avantage! Il faut donc que vous soyez capable de rechercher ce que le produit apporte de plus, de mieux, de diffrent que les autres. - Les amricains disent : "Quelle est votre promesse ?" YOUR USP : YOUR UNIC SELLING PROPOSITION !

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Qu'est-ce que l'offre du fournisseur me promet que les autres n'ont pas ? - Il est vident que l'objet de votre ngociation se dtermine en terme de : * Prix : niveau de prix souhait * Dlais : installation, livraison, intervention * Qualit : qualits souhaites/cahier des charges * Service : niveau de service souhait

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Ngociation achat : Matrice de ngociation


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L'acheteur dtermine l'ensemble des clauses ngocier ainsi que l'ordre dans lequel il souhaite ngocier. - Pour ceci, il s'agit d'tablir les points sur lesquels l'acheteur peut faire des concessions puis de dfinir le chemin pertinent qu'il suivra au cours de la ngociation et qui l'aidera matriser l'entretien. - Cette notion de concessions est fondamentale. S'il n'y a pas de concessions possibles, les objectifs de l'acheteur paraissent trop ambitieux et la ngociation peut finir en affrontement. Si au contraire l'acheteur est trop laxiste, cela peut tre traduit comme un signal de mconnaissance du march. - Pour dterminer les concessions possibles, l'acheteur doit soumettre chaque clause une rflexion et la noter selon le rsultat.

RFLEXIONS
L' ACHETEUR NE CDERA PAS SUR CE POINT IL N' EST PAS EN MESURE DE TRANCHER, CE POINT EST SUJET DE DISCUSSION LA MARGE DE MANUVRE EST CONFORTABLE, IL PEUT MME CDER

NOTE
1 2 3

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Ngociation achat : Matrice de ngociation


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- L'acheteur peut alors noter les clauses qu'il a l'intention de ngocier. A partir de la valeur que lui-mme et le vendeur (d'aprs les suppositions de l'acheteur) leur accordent. - Il s'agit donc dans un mme tableau de consigner : * la liste des clauses, * l'offre faite par le fournisseur, * les objectifs atteindre, * la cotation des clauses (acheteur-vendeur) en appliquant le barme indiqu (1-2-3) - L'acheteur peut construire une matrice de ngociation qui permet de mettre en vidence les zones de blocage et les zones de fluidit de la ngociation :

Acheteur Vendeur

1
V II I DEPART

2
II IV II

3
I II III

1 2

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Ngociation achat : Matrice de ngociation


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zone I :
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correspond une ngociation facile. L'un des deux interlocuteurs est dispos faire une concession alors que l'autre ne veut pas cder. zone II : correspond une zone de ngociation possible, l'un des deux interlocuteurs est ouvert une discussion ventuelle. zone III : reprsente un point sur lequel l'acheteur et le vendeur sont prts cder, c'est le joker. zone IV : chacun des deux interlocuteurs est prt discuter, c'est la zone de troc. zone V : point de blocage potentiel : aucun des deux voulant cder. (Interruption de sance ! joker !) L'acheteur peut alors dterminer le chemin pertinent en respectant les rgles suivantes - Ngocier les clauses suivant une ordre de difficults croissantes, - Inciter le vendeur faire le premier une concession, - Prvoir les concessions mutuelles. Vous devez vous efforcer de tracer un chemin qui suit les lignes horizontales et verticales de la matrice. - Le dplacement en diagonale signifie que la difficult de la ngociation des clauses croit trop rapidement. - A utiliser lorsque vous avez de nombreuses clauses ngocier.

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Ngociation achat : Evaluation des forces en prsence


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Forces acheteur
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Attractivit de l'entreprise (prestige, rfrences.....) Volume achats passs Importance des commandes venir (perspective de croissance) Poids relatif dans le portefeuille d'activit du fournisseur (dpendance) Situation financire (rglements) Mobilit stratgique (intgrer ! changer de source)

Forces fournisseur
- Qualit produit (fiabilit/conformit) - Qualit service - Image de marque/rputation/SAV - Information ajoute (matrise technologie) - Capacit de progrs/croissance - Situation financire - Comptitivit/prix

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Ngociation achat : Qualits ngociation / Dfauts viter


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Qualits
Imagination/crativit Confiance en soi/matrise de soi coute active Adaptation/courtoisie/tact Ambition Raisonnable/rationnel/raliste Contrler les incertitudes tre imprvisible
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Dfauts viter
-Trop chercher plaire -Navet/anglisme -motivit et agressivit incontrle -Irascibilit -Raisonner

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Ngociation achat : Structurer sa dmarche


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- Toute ngociation repose sur des rapports humains. La seule prparation ne saurait garantir le succs : cela dpend galement de l'change entre les deux interlocuteurs.
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- Il s'agit donc d'imaginer quelle sorte de relation vous tablirez avec le vendeur, de connatre son propre style d'acheteur afin de s'adapter au style du vendeur.
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Les attitudes acheteurs


- Connatre son propre style, mais galement reconnatre celui du vendeur : * Aspect faible * Moyen * Important

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Ngociation achat : Structurer sa dmarche


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Pour un acheteur, trois tapes sont respecter :

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L'ouverture de la ngociation achat


Ce sont les civilits d'usage. Pour un acheteur, cela correspond des objectifs prcis :
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- S'affirmer en exprimant : * Qui il est * Ce qu'il fait * Ce que sont entreprise reprsente (climat de la ngociation) - Mieux connatre l'entreprise du vendeur : en lui demandant des infos (faire au pralable une liste d'information obtenir : Part de march ? Effectifs ? Organisation ?) - Ouvrir la discussion sur un ou plusieurs points d'accord, de cette faon l'acheteur cite un ou plusieurs arguments que le vendeur se rservait (couper l'herbe sous le pied) - viter de commencer par un ordre du jour, vous dvoilerez vos intentions ! - Soyez matre du lieu et du temps !

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Ngociation achat : Structurer sa dmarche


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La ngociation proprement dite


Il s'agit de ngocier autour des clauses prtablies. Cette ngociation repose sur l'change d'arguments et de contre-arguments A ce niveau, l'acheteur bnficie d'aide tactique
AIDES TACTIQUES AVANTAGES EXEMPLES PRCAUTIONS A PRENDRE

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- Vous obtiendrez des prcisions - "Qu'entendez-vous par...? sur les propos du vendeur, - Evitez de faon trop POSER DES QUESTIONS - Vous obligerez le vendeur vous importante le pourquoi : OUVERTES soumettre de nouvelles dstabilisation du vendeur. propositions. - Veillez ne pas employer un ton provocateur. - A utiliser face un groupe pour - "Mr DUPONT, en tant que vous adresser directement un Responsable de production, interlocuteur. pouvez-vous vous engager QUESTIONS DIRECTES sur un dlai de fabrication et lequel?" - Elles prennent appui sur des - V : "Quand avez-vous besoin interrogations du vendeur, de matriel? QUESTIONS - Permet bien souvent de se - A : Quels sont vos dlais de RORIENTES sortir d'une situation de livraison?" blocage.

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AIDES TACTIQUES
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AVANTAGES

EXEMPLES PRCAUTIONS A PRENDRE

- Ce sont des questions dont les - Comment parvenez-vous rponses peuvent tre aussi bien une estimation de X heures l'avantage ou au dsavantage pour cet outillage?" QUESTIONS AMBIGUES de celui qui rpond. Rien n'indique dans quel sens y rpondre pour obtenir l'approbation de l'acheteur. - Pour obtenir un point d'accord - Pouvez-vous raliser cet (conclure la ngociation). outillage en x heures? QUESTIONS FERMEES Attention ne pas obtenir de rponses ngatives. - Pour instaurer un climat, un - "Vous m'avez dit que..." dialogue, REFORMULER CERTAINS - Se mettre en phase, PROPOS DU VENDEUR - Relancer le dialogue

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INTERROMPRE LINTERLOCUTEUR

- Peut-tre indispensable pour claircir certains points, - Laisse le temps de la rflexion

- Cela vous oblige recrer le climat ncessaire.

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AIDES TACTIQUES
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AVANTAGES
- Le vendeur se sent oblig de commenter ce qu'il dit - Instaurer un climat - Montrer que vous avez confiance en vous. - Faire comprendre que vous apprciez un concurrent - Forcer le vendeur argumenter - Si le vendeur amne un point que vous souhaitez ngocier plus tard

EXEMPLES PRCAUTIONS A PRENDRE


- Ne pas trop en abuser - Ne pas tomber dans la familiarit - A ne pas utiliser en dbut d'entretien : dcouragement - "Je vous propose que nous parlions de ceci plus tard"

REFUSER LE SILENCE PRATIQUER LHUMOUR


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ACHETER A LA CHINOISE LECRAN

Mme s'il a prpar son entretien avec soin, l'acheteur peut rencontrer deux types de difficults - Traiter les objections que le vendeur lui oppose soit en les rfutant l'aide de contrearguments, soit en les contournant avec habilet. - Dnouer les situations de blocage (interruptions de sance, utilisation de la carte joker !)

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La conclusion de la ngociation
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- Dans une ngociation, c'est celui des deux interlocuteurs qui estime avoir atteint ses
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objectifs qui essaie de prendre l'initiative de la conclusion, - En tant qu'acheteur, soyez vigilant, ne faites pas en sorte que le vendeur prenne l'initiative de la conclusion : prenez le temps de la rflexion, comparez les rsultats, * Si vous jugez les rsultats satisfaisants, rsumez les points d'accords ngocis avec le vendeur, * organisez les diffrentes tapes faisant suite l'entretien (commande, livraison, aprsvente !) : ne prenez jamais une dcision la hte.

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Evolution de la fonction achat


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Ngociation achat : Les outils de lacheteur


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Pour un acheteur, il existe plusieurs natures outils/d'aides utiliser et matriser.

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L'argumentation de l'acheteur
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C'est le cur de la ngociation, c'est grce elle que l'acheteur peut faire valoir sa connaissance du march, de l'entreprise, ainsi que ses comptences de ngociateur. Pour tablir son argumentation, l'acheteur se souciera de savoir si le vendeur est dcideur ou non : un bon argument ne porte que sur un dcideur. Un argumentaire est un ensemble de propositions relatives une clause ngocier : il s'agit de convaincre le vendeur faire des efforts et atteindre ainsi les objectifs fixs. Pour un acheteur, il existe deux types d'argumentaires : - Argumentaire gnral : c'est la liste des points forts de l'entreprise, il peut s'appliquer toute situation de ngociation, il s'agit de "vendre" son entreprise: il cre un lien de scurit avec le vendeur. - Argumentaire particulier : mettre en avant les particularits de l'achat concern (avantages rels pour le fournisseur : quantit produits, volution des besoins, priodicit des livraisons,.....).

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ARGUMENTAIRE GNRAL

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ARGUMENTS Notorit de l'entreprise Appartenance un groupe industriel important Nous proposons nos fournisseurs une homologation Nous entretenons avec nos fournisseurs des liens de fidlit Nous travaillons dans le cadre d'un budget Les prvisions de l'entreprise sont plus importantes

INTRTS POUR LE VENDEUR Rfrence client Possibilit de consultations futures Possibilit d'tre rfrenc, Assurance de travail Garantie de rglement rapide Possibilits de contrats plus importants

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Ngocier cest prparer


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L' OBJET DE LA NGOCIATION SE PRCISE


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laboration du dossier technique : que veut-on? Se dfinit avec clart. Les informations se collectent. Plus l'information est objective et quantifie, plus elle a de poids. Que veulent mes clients internes ? Qu'est ce que je veux ? Que veut le vendeur ? Inventaire de nos forces, de nos faiblesses, et ... celles du vendeur. Identification des critres de choix, classement de ces critres, choix des critres ngocier. Utilisation de la matrice des concessions. Prvoir les ripostes,..... c'est tester ses arguments. Qui intervient dans le processus d'achat ? Quel est le meneur de jeu? Quels sont les rles, les codes ? Date, heure, lieu, matriel, document, secrtariat, .....

LE MARCHE S' ANALYSE

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LES ENJEUX SONT HIRARCHISS LES ATOUTS SONT RECENSES LES OBJECTIFS SE FIXENT

LA STRATGIE S' LABORE LES SCNARIOS S' EXPLORENT L' QUIPE S' ORGANISE

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LES CONDITIONS MATRIELLES SE PRPARENT

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Ngocier cest crer le climat


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L' ACCUEIL CONDITIONNE


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Le premier contact et les premiers changes influent l'entretien.

LE LIEU IMPORTE

Le dcor et l'environnement ont leur importance.

LE CLIMAT INFLUENCE

L'art et la manire de dire sont souvent dterminants. Crer des impulsions plutt positives si on a la volont de parvenir un accord.

LES ATTITUDES CRENT LES IMPULSIONS

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Ngocier cest matriser les tactiques


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L' IMPLICATION AFFAIBLIT


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Impliquer l'autre, c'est le faire se dcouvrir. Paternit et proprit de la parole. Se mettre dans la "peau" de l'autre. C'est l'autre qui compte S'adapter aux circonstances. viter le non.

L' EMPATHIE SE PRATIQUE


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LE NGOCIATEUR COUTE LES OBJECTIONS SE RDUISENT LE SILENCE SE RESPECTE LE QUESTIONNEMENT S' UTILISE LA REFORMULATION EST INDISPENSABLE

Savoir lui rsister Permet de conserver la matrise de la ngociation. Permet de vrifier la comprhension et confirmer les acquis ngocis.

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Ngocier cest savoir manier les tactiques


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TYPE DE TYPE DE TACTIQUE NGOCIATION


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PANORAMA DES TACTIQUES


PROPOSITIONS, CONTRE-PROPOSITIONS. COMPROMIS, CONCESSIONS, CHANGES, CONTREPARTIES, COMPENSATIONS. APPEL A DES TIERS EXTRIEURS. APPEL A LA CRATIVIT. PROMESSES (NON FICTIVES). BALLONS D' ESSAI (SI ... ALORS). RFRENCES A DES SOLUTIONS HISTORIQUES, A DES NORMES, A DES USAGES COURANTS. SUSPENSIONS, RUNIONS INFORMELLES, "COULOIR", "BAR". SURPRISE, FAITS NOUVEAUX. DROBADE, ESQUIVE, RENVOIS INCESSANTS A D' AUTRES INSTANCES. ALIBIS (TELEPHONE, .....). SOUFFLER "LE CHAUD ET LE FROID". RTENTION D' INFORMATION. SILENCES. ACTIONS PERTURBATRICES, INTERVENTION DE L' ENVIRONNEMENT ET/OU DE TIERS, CONCURRENCE MTHODE DE SAUCISSONNAGE.

INTGRATIVE

RAPPROCHEMENT GAGNANT/GAGNANT

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MIXTE

DSTABILISATION

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Ngocier cest savoir manier les tactiques


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TYPE DE NGOCIATION DISTRIBUTIVE


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TYPE DE TACTIQUE
TENDANT A EXERCER UNE PRESSION COERCITIVE

PANORAMA DES TACTIQUES


MENACE (LA MAIN SUR LA POIGNE DE LA PORTE). CHANTAGE, INTIMIDATION. MANIPULATION. BLUFF. SURENCHRE. FAIT ACCOMPLI. "CHAISE VIDE", RETRAIT MOMENTAN. HARCLEMENT. ENGAGEMENT IRRVOCABLE. ULTIMATUM, DELAI-LIMITE. ................................................

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Ngociation achat : Les neuf points cls


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BIEN SE CONNATRE - Quel est mon type de personnalit ? - Ai-je tendance utiliser des gnralisations, des omissions, des distorsions ? - Comment clarifier ma pense ? - Comment rendre mes propos plus comprhensibles par mon interlocuteur ? BIEN CONNATRE L' AUTRE - Quel est son type de personnalit ? - Comment agir avec lui en fonction de ma propre personnalit ? - Comment me synchroniser avec lui de faon favoriser un change positif ? - Quel est son style de ngociation ? - Quelles sont ses motivations ? - Quel est son pouvoir de dcision ? BIEN CONNATRE LES BESOINS DE L' ENTREPRISE - Quelle est la destination du produit ? - A-t-il dj t command ? Si oui : Quand ? Comment ? O ? Combien ? ... - Quelle est ma marge de manuvre ? en terme de besoin ? de dlai ? de quantit ? de choix du fournisseur ? BIEN CONNATRE SON ENTREPRISE - Qui sommes-nous ? - Quel est notre pouvoir attractif sur le march ?

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Ngociation achat : Les neuf points cls


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BIEN CONNATRE LE FOURNISSEUR - Qui est-il ? - Que pouvons-nous faire ensemble ? - Quelles raisons particulires avons-nous de travailler en commun ? - Que reprsentons-nous vis--vis de lui ? ORGANISER LA RENCONTRE - Comment les objectifs ont-ils t fixs : trop peu ambitieux, ralistes ou excessivement ambitieux ? - Sur quelles clauses dois-je rester ferme ? - Quels sont les points de concessions possibles ? DFINIR LE COMPORTEMENT A ADOPTER - Comment "vendre" mon besoin et ma socit ? CONDUIRE L' ENTRETIEN CONCLURE

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