SCI - 2010 - Relatorio

INSPECO-GERAL DA EDUCAO
SISTEMA CONTROLO INTERNO

ESCOLAS E SERVIOS DA ADMINISTRAO EDUCATIVA
Relatrio 2010
Coleco Relatrios
FICHA TCNICA
Ttulo Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010 Autoria Inspeco-Geral da Educao Elaborao: Joo Carlos Ramalho Coleco Relatrios Edio Inspeco-Geral da Educao (IGE) Av. 24 de Julho, 136 1350346 LISBOA Tel.: 213 924 800 / 213 924 801 Fax: 213 924 950 / 213 924 960 e-mail: ige@ige.min-edu.pt URL: http://www.ige.min-edu.pt Coordenao editorial, copidesque, design grfico, reviso tipogrfica e divulgao IGE Diviso de Comunicao e Documentao (DCD) Julho 2011
Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010
NDICE
SUMRIO EXECUTIVO ....................................................................................................................................... 5 1 Caracterizao da actividade .................................................................................................................... 8 2 Metodologia de desenvolvimento da actividade ..................................................................................... 9 3 Execuo do plano de controlo de 2010 ............................................................................................... 11 4 Desenvolvimento da actividade .............................................................................................................. 12 4.1 Estrutura organizacional e ambiente de controlo .......................................................................... 12 4.2 Oramento e planeamento .............................................................................................................. 13 4.3 Disponibilidades ............................................................................................................................... 14 4.4 Imobilizado ........................................................................................................................................ 15 4.5 Receita e cobrana........................................................................................................................... 16 4.6 Aquisio de bens e servios........................................................................................................... 17 4.7 Custos com pessoal ......................................................................................................................... 18 4.8 Sistemas de informao .................................................................................................................. 20 4.9 Prestao de contas ......................................................................................................................... 20 4.10 Avaliao do sistema de controlo interno .................................................................................... 21 4.11 Recomendaes formuladas......................................................................................................... 22 5 Resultado das auditorias ........................................................................................................................ 32 6 Concluses ............................................................................................................................................... 34 7 Recomendaes ...................................................................................................................................... 38
ANEXO ............................................................................................................................................................. 41 Lista de Escolas/Agrupamentos de Escolas auditados ........................................................................... 42
Lista de quadros e grficos

Quadro I Auditorias realizadas no ano 2010..................................................................................................... 11 Quadro II Execuo e controlo oramental ........................................................................................................ 11 Quadro III Aplicaes informticas por rea funcional ..................................................................................... 20 Grfico 1 Avaliao do sistema de controlo interno implementado nas escolas ........................................... 21 Grfico 2 N. de recomendaes formuladas por rea de auditoria ............................................................... 22 Grfico 3 Estrutura organizacional e ambiente de controlo ............................................................................. 23 Quadro IV Recomendaes mais frequentes: Estrutura organizacional e ambiente de controlo ................. 23 Grfico 4 - Oramento e Planeamento .................................................................................................................. 24 Quadro V Recomendaes mais frequentes: Oramento e planeamento ...................................................... 24 Grfico 5 Disponibilidades.................................................................................................................................. 25 Quadro VI Recomendaes mais frequentes: Disponibilidades ...................................................................... 25 Grfico 6 Imobilizado .......................................................................................................................................... 26 Quadro VII Recomendaes mais frequentes: Imobilizado .............................................................................. 26 Grfico 7 Receita e Cobrana............................................................................................................................. 27 Quadro VIII Recomendaes mais frequentes: Receita e cobrana ................................................................ 27 Grfico 8 Aquisio de bens e servios ............................................................................................................. 28 Quadro IX Recomendaes mais frequentes: Aquisio de bens e servios .................................................. 28 Grfico 9 Custos com pessoal ............................................................................................................................ 29 Quadro X Recomendaes mais frequentes: Custos com pessoal.................................................................. 29 Grfico 10 Sistemas de informao .................................................................................................................. 30 Quadro XI Recomendaes mais frequentes: Sistemas de informao ......................................................... 30 Grfico 11 Prestao de contas ......................................................................................................................... 31 Quadro XII Recomendaes mais frequentes: Prestao de contas ............................................................... 31 Grfico 12 Implementao das recomendaes formuladas .......................................................................... 32 Quadro XIII Recomendaes no implementadas ............................................................................................ 33 Quadro XIV Correces financeiras .................................................................................................................... 33
SUMRIO EXECUTIVO
A avaliao dos sistemas e procedimentos de controlo interno das operaes de execuo do Oramento do Estado (OE) constituram o objectivo central das 69 auditorias 67 em agrupamentos de escolas e escolas no agrupadas e 2 em servios da administrao educativa realizadas em 2010. Visou-se no apenas verificar a legalidade, a adequao e a operacionalidade dos actos e procedimentos das escolas e servios na execuo do OE, mas tambm apresentar recomendaes que possam contribuir para a melhoria do sistema e colmatar eventuais fragilidades detectadas. Apresenta-se seguidamente uma sntese das principais concluses por objectivos de controlo:
POSITIVO a existncia de:
Projectos educativos actualizados. Actualizao dos planos de actividades quanto apresentao de estimativas de custos Estrutura organizacional e ambiente de controlo Implementao de todas as recomendaes que visavam a regulamentao do modo de funcionamento dos conselhos administrativos das escolas. Normas de competncia para cada uma das unidades funcionais nos servios de administrao educativa. Propostas de oramento das escolas e dos servios da administrao educativa elaboradas de acordo com o enquadramento legal previsto. Definio pelo conselho geral de linhas orientadoras para elaborao do oramento. Cumprimento do princpio da unidade de tesouraria pelos servios da administrao educativa. Disponibilidades Implementao de todas as recomendaes referentes observao do procedimento de segregao de funes na elaborao de reconciliaes bancrias. Regulamentao do modo de funcionamento dos conselhos administrativos em 66% (44) das escolas auditadas.
NEGATIVO situaes de ausncia de:
Oramento e Planeamento
Implementao do mecanismo de segregao de funes no procedimento de reconciliaes bancrias por parte de 51% (34) escolas.
POSITIVO a existncia de:
NEGATIVO situaes de ausncia de:

Inventrios do imobilizado, elaborados nos termos das instrues aprovadas pela Portaria n. 671/2000, de 17 de Abril, em 88% (59) das escolas. Inventrios do imobilizado, actualizados nos dois servios da administrao educativa auditados.
Imobilizado
Receita e cobrana
Implementao das recomendaes que visavam a definio de normas internas e de procedimentos, a serem observados no circuito de cobrana da receita, e a afixao de tabelas de preos actualizadas e aprovadas. Implementao pelas escolas de todas as recomendaes formuladas no sentido de atender ao legalmente estabelecido quanto a procedimentos a desenvolver na contratao pblica e a executar o oramento da despesa observando as fases de realizao da mesma. Cumprimento das fases de realizao da despesa pblica previstas no Decreto-Lei n. 155/92, de 28 de Julho, pelos servios da administrao educativa auditados. Conformidade no processamento e pagamento das remuneraes-base em 97% (65) as escolas auditadas. Conformidade no pagamento de suplementos e gratificaes na maioria das escolas.
Normas e procedimentos definidos para a cobrana da receita em 75% (50) das escolas. Actualizao e aprovao das tabelas de preos afixadas em 40% (27) das escolas auditadas. Observao, por 79% (53) das escolas auditadas, do disposto no Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro quanto aquisio de bens e servios. Realizao de despesa pblica pelas escolas auditadas assumindo diferentes formas de cumprimento das fases de cabimentao, autorizao da despesa e autorizao do pagamento.
Aquisio de bens e servios
Custos com pessoal Implementao de recomendaes que visavam a regularizao de pagamentos de abonos variveis e individuais, nas escolas. Definio de procedimentos de autorizao prvia para efectuar deslocaes implementados pelas escolas. Utilizao no processo de tomada de deciso da informao produzida pelas diferentes aplicaes informticas, nas entidades auditadas. Cumprimento dos prazos de envio ao Tribunal de Contas dos documentos de prestao de contas.
Autorizao prvia para a realizao de deslocaes em 64% (43) das escolas.
Sistemas de informao
Prestao de contas
O sistema de controlo interno implementado na maioria das entidades foi considerado suficiente. Foram formuladas 2048 recomendaes com vista induo de melhorias nos sistemas e procedimentos de controlo interno das escolas e dos servios da administrao educativa, tendo sido acompanhada a implementao de 1922. O acompanhamento realizado permitiu concluir que foram acolhidas pelas entidades auditadas 98% (1883) das recomendaes verificadas. Efectuaram-se correces financeiras no montante de 121.848.
1 CARACTERIZAO DA ACTIVIDADE
A Lei de Enquadramento Oramental (LEO), aprovada pela Lei n. 91/2001, de 20 de Agosto 1, estabelece no seu artigo 62., referente ao controlo da despesa pblica, que o sistema e os procedimentos de controlo interno das operaes de execuo do Oramento devem ser sujeitos a auditoria no domnio do funcionamento do Sistema de Controlo Interno da Administrao Financeira do Estado (SCI), luz dos respectivos princpios de coordenao e observando os princpios de auditoria internacionalmente consagrados. O SCI, institudo pelo Decreto-Lei n. 166/98, de 25 de Junho, visa assegurar, no mbito da Administrao Pblica, o exerccio coerente e articulado do controlo nos domnios oramental, econmico, financeiro e patrimonial. Inspeco-Geral da Educao (IGE), enquanto organismo de controlo sectorial integrado no SCI, cabe assegurar, no mbito do Ministrio da Educao, a sua verificao, acompanhamento e informao, com especial enfoque na avaliao do controlo operacional e na adequao da insero de cada unidade operativa e respectivo sistema de gesto. Atendendo s competncias de auditoria dos sistemas de controlo interno das entidades sob tutela do Ministrio da Educao e visando dar cumprimento ao previsto na LEO, a IGE consagrou, no seu Plano de Actividades de 2010, uma actividade designada Sistema de Controlo Interno Escolas e Servios da Administrao Educativa, que prossegue o seguinte objectivo:
Auditar o sistema e os procedimentos de controlo interno das operaes de execuo do Oramento, no quadro de funcionamento do Sistema de Controlo Interno da Administrao Financeira do Estado (SCI), luz dos princpios de coordenao desse mesmo Sistema e tendo presentes os princpios de auditoria internacionalmente consagrados.
Republicada pela Lei n. 22/2011, de 20 de Maio.
2 METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO DA ACTIVIDADE

O objectivo das auditorias consistia em avaliar os sistemas e os procedimentos de controlo interno das operaes de execuo do Oramento do Estado institudos, nos termos do n. 5 do artigo 58. da LEO, verificando no s a sua adequao e operacionalidade, mas tambm a apresentao de recomendaes que possam contribuir para a melhoria do sistema e colmatar eventuais fragilidades detectadas. No desenvolvimento das auditorias realizadas esteve sempre presente a ideia-base de que um sistema de controlo interno de qualquer entidade deve garantir, com razovel segurana, a prossecuo dos seguintes objectivos de gesto: a salvaguarda da legalidade e regularidade na elaborao e modificao dos documentos oramentais, financeiros e contabilsticos e na execuo oramental; o cumprimento das deliberaes dos rgos de gesto e das decises dos respectivos titulares; a salvaguarda do patrimnio; a preveno e deteco de fraudes e erros; a aprovao e o controlo de documentos; a exactido e integridade dos registos contabilsticos e a garantia da fiabilidade da informao produzida; a utilizao eficaz e adequada dos fundos e o cumprimento dos limites legais assuno de encargos; o controlo das aplicaes e do ambiente informticos; a transparncia nas contas pblicas; o incremento de critrios rigorosos que garantam a adequada gesto dos recursos pblicos e proporcionem uma resposta eficaz e eficiente a todas as solicitaes.
Para a prossecuo dos objectivos acima descritos, os procedimentos de controlo interno devero sustentar-se em princpios bsicos, designadamente: numa clara definio e atribuio de funes e responsabilidades; numa adequada segregao de funes, que assegure, designadamente, a separao entre o controlo fsico e o processamento dos correspondentes registos; na manuteno de sistemas eficazes que assegurem um satisfatrio desempenho de funes e a salvaguarda de activos; no controlo das operaes, materializado na realizao de validaes e conferncias da informao.
Considerando o exposto anteriormente, adoptaram-se os princpios e metodologias preconizados para as auditorias desenvolvidas, no mbito do SCI, vertidos no Manual de Auditoria adoptado pelo respectivo Conselho Coordenador e corporizados nos Termos de Referncia de suporte s auditorias a realizar no quadro do n. 2 do artigo 62. da LEO.
Neste contexto, as intervenes compreenderam as seguintes fases: Caracterizao geral da entidade auditada e das actividades prosseguidas com base na documentao solicitada e em entrevistas com o Conselho Executivo/Director/DirectorGeral e outros responsveis, tendo sempre presente que a entidade se insere no sector da Educao, que possui um enquadramento legal especfico; Caracterizao do sistema de informao contabilstica e oramental, com base em entrevistas com os responsveis das reas relevantes e outros trabalhadores, incluindo informao sobre aplicaes informticas utilizadas; Anlise do ambiente de controlo, tendo por base a identificao das principais reas de risco presentes na prossecuo das actividades e a importncia conferida ao controlo interno pelo rgo de gesto e pela organizao como um todo; Levantamento/descrio do sistema e dos procedimentos de controlo interno institudos, em especial, na rea oramental e nas reas relacionadas com a salvaguarda de activos (disponibilidades, imobilizado e existncias), aplicando os Termos de Referncia e os questionrios de controlo interno desenvolvidos pelo Conselho Coordenador do SCI para a operacionalizao destas auditorias, adaptados realidade das escolas pela IGE; Avaliao da fiabilidade do sistema institudo atravs da realizao de testes de controlo destinados a validar a informao obtida e a assegurar a adequada concepo do sistema e o seu funcionamento; Aplicao dos testes e sua extenso, determinados, caso a caso, atenta a natureza da entidade e a relevncia das reas em anlise, e incidindo sobre amostras representativas, quer em extenso quer em valor, do universo dos pagamentos e recebimentos efectuados no ano 2009, atravs da utilizao da tcnica de amostragem por escolha aleatria; Avaliao qualitativa do sistema de controlo interno institudo por cada entidade; Elaborao do relatrio da aco; Procedimento de contraditrio realizado nos termos dos artigos 100. e 101. do Cdigo do Procedimento Administrativo (CPA); Aco sequencial de verificao das recomendaes formuladas (follow-up).
Optou-se, neste relatrio, em todas as situaes passveis de quantificao, por apresentar a percentagem seguida do correspondente valor absoluto.
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3 EXECUO DO PLANO DE CONTROLO DE 2010

Em 2010, foram realizadas 69 auditorias com a distribuio apresentada no QUADRO I.
QUADRO I AUDITORIAS REALIZADAS NO ANO 2010

Servio da IGE responsvel DRN DRC DRLVT DRA DRAlg TOTAL Agrupamentos de escolas 23 10 11 1 4 49 Escolas no agrupadas 7 4 4 2 1 18 Tipologia Servios Centrais do ME 0 0 1 0 0 1 Servios Regionais do ME 0 1 0 0 0 1 TOTAL 30 15 16 3 5 69
Os 67 agrupamentos de escolas e escolas no agrupadas onde se desenvolveram os trabalhos de auditoria eram frequentados por 81 036 alunos, nos mesmos leccionavam e desenvolviam funes de direco 9059 docentes e desempenhavam funes no docentes 3433 trabalhadores. A execuo oramental da receita e da despesa e os montantes controlados referentes a esses agregados evidenciam-se no quadro seguinte:
QUADRO II EXECUO E CONTROLO ORAMENTAL

Execuo oramental Receita Universo auditado Receita Universo controlado Despesa Universo auditado Despesa Universo controlado Agrupamentos de escolas e escolas no agrupadas 339.882.629 24.807.504 334.785.273 22.709.466 % 100 7,3 100 6,8 Servios de Administrao Educativa 249.829.702 59.004.326 231.679.202 19.301.804 % 100 23,6 100 8,3
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4 DESENVOLVIMENTO DA ACTIVIDADE
No desenvolvimento das intervenes adoptaram-se os princpios e as metodologias preconizados para as auditorias desenvolvidas no mbito do SCI, vertidos nos Termos de Referncia e nos questionrios de suporte s auditorias a realizar no quadro do n. 2 do artigo 62. da LEO. Os questionrios, para alm de uma rea referente avaliao preliminar do sistema de controlo interno, incidiram em nove reas a auditar relativamente aos sistemas e procedimentos de controlo interno: Estrutura organizacional e ambiente de controlo; Oramento e planeamento; Disponibilidades; Imobilizado; Receita e cobrana; Aquisio de bens e servios; Custos com pessoal; Sistemas de informao; Prestao de contas.
O preenchimento do questionrio, relativo a cada uma das nove reas anteriormente referidas, obedeceu a um sistema de pontuao atribuda a cada um dos objectivos verificados por rea auditada, que conduziu a um score destinado a ser posteriormente utilizado na avaliao do sistema de controlo interno implementado na entidade auditada. Na aplicao dos questionrios aos trabalhos de auditoria desenvolvidos nos agrupamentos de escolas, nas escolas no agrupadas e nos servios da administrao educativa, foram sempre consideradas as especificidades da legislao aplicvel, dos sistemas de informao contabilstica e dos sistemas e procedimentos de controlo interno existentes nos diferentes tipos de entidades auditadas. O presente relatrio caracteriza por rea auditada a situao encontrada em cada entidade, no momento da interveno, relativamente implementao de sistemas e procedimentos de controlo interno e sintetiza a informao constante nos 69 relatrios das auditorias realizadas. Os agrupamentos de escolas e escolas no agrupadas designar-se-o sempre por escolas e far-se- sempre meno s especificidades encontradas nos servios da administrao educativa.
4.1 Estrutura organizacional e ambiente de controlo

4.1.1 Dos agrupamentos de escolas e escolas no agrupadas
O universo das escolas auditadas estava organizado de acordo com o regime de autonomia, administrao e gesto dos estabelecimentos pblicos da educao pr-escolar e dos ensinos bsico e secundrio, aprovado pelo Decreto-Lei n. 75/2008, de 22 de Abril.
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Em 2009, as escolas auditadas dispunham, na sua quase totalidade, de instrumentos de gesto previsional estratgicos e operacionais. Assim, todas as unidades auditadas (67) possuam plano anual de actividades e 99% (66) dispunham de projecto educativo actualizado. No entanto, verificou-se que apenas em 21% (14) das escolas, as actividades inscritas nos planos apresentavam correspondncia com as actividades oramentadas, observando o disposto na alnea c) do n. 1 do artigo 9. do DecretoLei n. 75/2008, de 22 de Abril. A totalidade das escolas auditadas possua regulamento interno aprovado. Em 69% (46) destas entidades estavam delegadas competncias nos membros das direces executivas e em 72% (48) das escolas as estruturas de coordenao e superviso mantinham regimentos aprovados. O modo de funcionamento dos conselhos administrativos encontrava-se regulamentado em 66% (44) das escolas auditadas. A anlise das actas dos rgos colegiais evidenciou o cumprimento das deliberaes tomadas em 76% (51) das escolas auditadas. Em 72% (48), encontraram-se formalizadas em regimento ou acta as delegaes de competncias dos membros do rgo executivo. Em 51%, a que correspondem 34 escolas, existiam circuitos documentais formalizados e, em 81% (54), os despachos exarados identificavam o nome e o cargo de acordo com o estabelecido no n. 2 do artigo 23. do Decreto-Lei n. 135/99, de 22 de Abril. Em 27 escolas, que representam 40% do universo das escolas auditadas, os planos de formao de pessoal no docente encontravam-se formalizados.
4.1.2 Dos servios da administrao educativa

No ano de 2009, os servios da administrao educativa dispunham de plano anual de actividades que espelhava o prosseguimento da misso das entidades e possuam um Quadro de Avaliao e Responsabilizao (QUAR) aprovado e publicitado nos termos do n. 5 do artigo 10. da Lei n. 66B/2007, de 28 de Dezembro. As estruturas organizativas dos servios obedeciam s regras legalmente definidas para a prossecuo das actividades a que se propunham. As referidas estruturas, formalizadas em organigramas, eram constitudas por um nmero reduzido de nveis hierrquicos, estando adaptadas s condies humanas e materiais dos servios. Nos dois organismos, existiam normas de competncia para cada uma das unidades funcionais. Os nveis de responsabilidade estavam formalizados em delegaes de competncias publicadas, sendo imediato o reconhecimento de responsabilidades.
4.2 Oramento e planeamento

4.2.1. Dos agrupamentos de escolas e escolas no agrupadas
Os projectos de oramento anual de 99% (66) das escolas foram enviados ao Gabinete de Gesto Financeira (GGF) do Ministrio da Educao dentro dos prazos estipulados e observavam o enquadramento legal previsto. No entanto, a aprovao do referido projecto pelo conselho administrativo (CA), nos termos do estabelecido na alnea a) do artigo 38. do Decreto-Lei n. 75/2008, de 22 de Abril, apenas foi observada em 66% (44) das escolas.
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Competindo ao conselho geral definir as linhas orientadoras para a elaborao do oramento, nos termos do previsto na alnea h) do artigo 13. do Decreto-Lei n. 75/2008, de 22 de Abril, constatou-se que em 43% (29) das escolas auditadas foi exercida essa competncia. Na execuo oramental do ano 2009, foram observadas pelas escolas as disposies constantes no Decreto de Execuo Oramental quanto ao regime duodecimal. As disposies constantes no artigo 23. do Decreto-Lei n. 43/89, de 3 de Fevereiro, quanto distribuio das dotaes oramentais, foram tambm observadas. As auditorias realizadas mostraram que foram efectuadas alteraes oramentais em 50 escolas; 58% (39) das entidades que procederam a alteraes oramentais fizeram-no de acordo com o estabelecido nas Circulares do GGF referentes execuo oramental do ano 2009, observando as competncias do CA para o acto e as formas de movimentao das verbas relativas ao aumento de receitas, diferente repartio do total da receita pelas vrias rubricas oramentais da receita e diferente afectao s rubricas da despesa.
4.2.2. Dos servios da administrao educativa

As propostas de oramento dos servios da administrao educativa foram enviadas ao GGF dentro dos prazos estipulados e observavam o enquadramento legal previsto. Na execuo oramental do ano 2009, foram observadas, pelos servios da administrao educativa, as disposies constantes do Decreto de Execuo Oramental quanto ao regime duodecimal. Nos dois servios da administrao educativa auditados, as alteraes oramentais produzidas respeitaram os princpios e regras oramentais, bem como os montantes de transferncia de verbas e as competncias para o acto definidas no Decreto-Lei n. 71/95, de 15 de Abril, na Circular n. 1235, Srie A, da Direco-Geral do Oramento (DGO), de 24 de Abril de 1995, conjugada com a Circular n. 1316, Srie A, da DGO, de 11 de Janeiro de 2005, e no Decreto-Lei n. 229/2007, de 11 de Junho. Verificou-se a existncia de segregao de funes definidas no artigo 42. da LEO quanto execuo dos oramentos da despesa e da receita.
4.3 Disponibilidades
O mecanismo da segregao de funes estabelecido entre o manuseamento de valores e o registo contabilstico dos mesmos foi implementado em 79% (53) das escolas. Todas as escolas auditadas detinham contas bancrias abertas na banca comercial. Constatou-se que em 49% (33) das escolas, as contas bancrias eram movimentadas com as assinaturas dos membros do CA e obrigatoriamente com a do trabalhador que desempenhava funes de tesoureiro, que tambm procedia emisso dos cheques. Existia, em todas as escolas, um sector de Tesouraria.
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Em 2009, todas as escolas tinham implementado o procedimento de controlo interno designado por reconciliao bancria. No entanto, verificou-se que 51% (34) das entidades auditadas no asseguravam o mecanismo da segregao de funes na implementao do referido procedimento, uma vez que a reconciliao foi efectuada pelo trabalhador que desempenhava funes de tesoureiro, o mesmo que, no exerccio das suas funes, tinha acesso ao depsito de valores e emisso de cheques. O desenvolvimento do trabalho de auditoria evidenciou que a conferncia das operaes de tesouraria era realizada diariamente em 54% (36) das entidades auditadas e que 75% (50) das escolas procediam diariamente ao depsito bancrio da totalidade das verbas arrecadadas. O desenvolvimento do trabalho evidenciou, ainda, a existncia de numerrio em cofre para fazer face a pagamentos de reduzido valor em 12 das entidades auditadas, sem que as mesmas tivessem regulamentado os moldes em que haveria lugar aos pagamentos realizados.

No ano de 2009, para alm das contas bancrias em regime de homebanking domiciliadas no Instituto de Gesto da Tesouraria e do Crdito Pblico (IGCP), os servios auditados tinham quatro contas abertas na banca comercial, sendo trs delas destinadas a movimentar as verbas do fundo de maneio e uma destinada a depositar verbas com origem em garantias e caues decorrentes da execuo de empreitadas. Foram realizadas reconciliaes bancrias referentes s contas abertas na banca comercial. Na constituio dos fundos de maneio foram tidos em conta, pelos dois servios, os limites estabelecidos no Decreto de Execuo Oramental para o ano 2009, aprovado pelo Decreto-Lei n. 69A/2009, de 24 de Maro. O suporte documental dos pagamentos efectuados atravs dos fundos era adequado, as despesas tinham carcter urgente e inadivel. A periodicidade e o montante das reconstituies dos fundos justificaram o valor por que foram constitudos. Os servios auditados cumpriam o princpio da unidade de tesouraria estabelecido no n. 2, do artigo 2., do Decreto-Lei n. 191/99, de 5 de Junho, que aprovou o regime de tesouraria do Estado. Foi utilizado o servio de homebanking do IGCP e todos os pagamentos, com excepo dos realizados recorrendo a verbas do fundo de maneio, foram efectuados atravs dos meios fornecidos pelo mesmo Instituto.
4.4 Imobilizado
Em 2009, 12% (8) das escolas possuam inventrio actualizado e 39% (26) das escolas auditadas possuam inventrio do imobilizado elaborado de acordo com as instrues reguladoras do Cadastro e Inventrio dos Bens do Estado (CIBE), aprovadas pela Portaria n. 671/2000, de 17 de Abril. Em 36% (24) das escolas a movimentao diria dos bens do imobilizado estava sujeita a mecanismos de articulao entre sectores, permitindo um controlo de todos os factos relacionados com a utilizao e movimentao diria dos mesmos. Procederam ao abate de bens do imobilizado ou sua reafectao 16% (11) das escolas.
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Nos servios da administrao educativa auditados apenas um possua inventrio do imobilizado, actualizado e elaborado de acordo com as instrues do CIBE aprovadas pela Portaria n. 671/2000, de 17 de Abril, tendo procedido ao abate de bens do imobilizado.
4.5 Receita e cobrana

As escolas auditadas cobraram e contabilizaram, em 2009, receita geral do Estado, prpria e alheia, da qual se destaca o pagamento pelos encarregados de educao do seguro escolar. No ano de 2009, verificou-se que 99% (66) das escolas auditadas fundamentaram correctamente as requisies de fundos face aos encargos assumidos e que 93% (62) das mesmas escolas procederam a uma correcta inscrio oramental da receita. No mesmo horizonte temporal, 81% (54) das entidades auditadas procederam ao registo das receitas cobradas. Dispunham de normas internas e procedimentos definidos para o circuito de cobrana da receita 25% (17) das escolas e 40% (27) possuam tabelas de preos aprovadas e afixadas. O trabalho de auditoria desenvolvido nas escolas mostrou que 82% (55) das instituies transferiam atempadamente para o Tesouro os lucros realizados com a venda de produtos e a prestao de servios. Nas 40 entidades que emitiram guias de reposio, 95% (38) procederam sua emisso no prazo definido pelo n. 2 do artigo 7. do Decreto-Lei n. 324/80, de 25 de Agosto, todas cumprindo, no entanto, o prazo de pagamento das guias de reposio emitidas.

Os dois servios da administrao educativa auditados asseguraram, coordenaram e foram responsveis, no ano 2009, pela liquidao e contabilizao da receita geral do Estado, da receita prpria e da receita proveniente de fundos comunitrios. Verificou-se, pela anlise dos balancetes da receita dos dois servios, que a mesma foi objecto de correcta inscrio oramental, que foram cumpridos os princpios oramentais da no compensao e da especificao e que a receita estava adequadamente classificada. Nos dois servios da administrao educativa auditados, existiam procedimentos e normas internas definidos para a cobrana de receita. O processamento e a emisso de guias de reposio, realizado nos servios intervencionados, evidenciaram que foi cumprido o artigo 41. do Decreto-Lei n. 155/92, de 28 de Julho. Verificou-se tambm ter sido cumprido o prazo de pagamento das guias emitidas.
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4.6 Aquisio de bens e servios

Existiam fornecimentos de bens e servios contratualizados em todas as escolas intervencionadas. Em apenas 21% (14) das entidades auditadas foi observado o disposto no Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro, quanto escolha do tipo de procedimento aplicvel na aquisio de bens e servios e na seleco de fornecedores. No desenvolvimento do processo de aquisio de bens e servios, constatou-se a existncia de segregao de funes entre a autorizao de pagamento e o pagamento. O processo de auditoria relativo observao do cumprimento, em 2009, das normas legais aplicveis realizao de despesa pblica com a aquisio de bens e servios nas 67 escolas auditadas evidenciou que procederam a: Cabimento prvio da despesa 37 das escolas auditadas, representando 55% do universo; Autorizao para a realizao da despesa 35 escolas, representando 52% do universo; Autorizao de pagamento 57 escolas, representando 85% do universo.
Em 69% (46) das escolas auditadas, as requisies oficiais, devidamente assinadas pelo Chefe dos Servios de Administrao Escolar (CSAE), foram enviadas aos fornecedores no acto da encomenda. Registaram, em 2009, os compromissos assumidos no livro de registo dirio de facturas, 73% (49) das escolas auditadas. Os processos de aquisio de bens e servios integravam toda a documentao em 33% (22) das unidades intervencionadas. Definiram prazos de pagamento com fornecedores 37% (25) das escolas auditadas. A conferncia e o registo das quantidades e da qualidade dos bens adquiridos foram, em 2009, realizados em presena das guias de remessa ou facturas correspondentes por 39% (26) das escolas auditadas. Dispunham de procedimentos com vista a proceder reclamao de falhas decorrentes do processo de aquisio de bens e servios 25% (17) dos mesmos estabelecimentos. A inventariao de existncias, em 2009, teve lugar em 21% (14) das escolas. No mesmo ano, no foram recolhidas evidncias referentes a abates de existncias ocorridos nas entidades auditadas.

Nos servios da administrao educativa, a aquisio de bens e servios processou--se considerando o estabelecido no Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro, tendo a escolha do procedimento a adoptar sido suportada em estimativas de encargos e informao de cabimento oramental. A autorizao da despesa a efectuar foi assegurada pelos dirigentes com competncia para o acto. Em ambos os servios foi prestada informao DGO relativamente aos contratos que envolveram encargos plurianuais.
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Nos servios referidos anteriormente, as fases de realizao da despesa pblica cumpriram o disposto nos artigos 21. a 23. e 29. do Decreto-Lei n. 155/92, de 28 de Julho, que estabelece o Regime de Administrao Financeira do Estado, quanto aos procedimentos de cabimentao, autorizao da despesa e autorizao de pagamento. O envio das requisies oficiais aos fornecedores no acto da encomenda foi observado nos dois servios auditados. Integraram toda a documentao os processos de aquisio de bens e servios analisados nos dois servios intervencionados. Nos mesmos servios foram definidos prazos de pagamento com os fornecedores. Os processos de aquisio analisados referentes aos dois servios auditados evidenciaram que, quando se realizou o procedimento de recepo e conferncia das encomendas efectuadas, foram anotados os desvios, quer da quantidade quer da qualidade, dos produtos entregues. Constatou-se, ainda, que ambos os servios dispunham de procedimentos com vista a assegurar a reclamao de falhas decorrentes do processo de aquisio de bens e servios.
4.7 Custos com pessoal

Nos Servios Administrativos (SA), das escolas auditadas, existia, de acordo com o Decreto Regulamentar n. 74/84, de 18 de Setembro, uma rea destinada gesto do pessoal docente e no docente. Todas as escolas possuam processo individual e registo biogrfico de cada trabalhador. As auditorias realizadas evidenciaram que, em 48% (32) das escolas, os processos e registos referidos no se encontravam actualizados. Existiam procedimentos formalizados de controlo de assiduidade do pessoal em 84% (56) das escolas auditadas. No se verificou a celebrao de contratos de avena nas escolas auditadas. Dos 52 contratos individuais de trabalho celebrados, nas escolas constantes da amostra, 4 no se encontravam regularmente instrudos. O processamento e o pagamento de abonos foram efectuados, em 2009, em conformidade com os normativos legais relativamente s remuneraes base em 97% (65) das entidades auditadas. Os suplementos remuneratrios e gratificaes foram processados e pagos em conformidade, no mesmo ano, em 94% (63) das mesmas entidades. As desconformidades no processamento e pagamento de suplementos remuneratrios e gratificaes, face aos normativos vigentes, foram verificadas em 18 das escolas auditadas, representando 27% do universo. Das 18 entidades referidas, 22% (4) apresentavam desconformidades no processamento e pagamento do suplemento referente a funes de coordenao das estruturas de coordenao educativa e superviso pedaggica da educao pr-escolar e do 1. ciclo do ensino bsico; 39% (7) evidenciava desconformidades no processamento e pagamento da gratificao a docentes da
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educao especial; 22% (4) apresentava desconformidades no processamento e pagamento do suplemento referente ao desempenho de funes em cargo de direco executiva e 17% (3) apresentava desconformidades no processamento e pagamento do abono para falhas. O processamento de descontos para regimes de proteco social foi efectuado em conformidade com os normativos em 96% (64) das escolas auditadas. A reteno de rendimentos efectuada em sede de IRS foi realizada em 97% (65) das escolas, observando-se as taxas fixadas. A anlise realizada atribuio, processamento e pagamento de abonos variveis e eventuais evidenciou que, em 82% (55) das escolas, o processo observou o disposto legalmente. Relativamente a 12 escolas, que representam 18% do universo considerado, constatou-se a existncia de desconformidades: no pagamento de horas referentes a trabalho extraordinrio em 10 escolas; na atribuio, processamento e pagamento dos abonos de ajudas de custo em 1 escola; no processamento e pagamento de subsdio de refeio em 1 escola.
O trabalho de auditoria realizado mostrou que o maior nmero de situaes no conformes com os normativos em vigor e com os procedimentos de controlo interno implementados para a verificao de documentos de suporte se referiu atribuio do abono de ajudas de custo e de transporte, tendo-se constatado situaes de desconformidade em 64% (43) das escolas. Nas escolas referidas, para alm de algumas desconformidades referentes aos clculos dos montantes a abonar e inexistncia no processo de despesa de documento justificativo da atribuio dos abonos, constatou-se que no foram autorizados previamente os abonos de ajudas de custo e de transporte pelo presidente do conselho administrativo. A anlise realizada em 41 escolas ao processamento e pagamento de abonos devidos por motivo de cessao definitiva de funes evidenciou que, em 80% (33) dessas entidades, o processamento dos abonos apresentava desconformidades. As desconformidades detectadas resultaram da aplicao da Circular Conjunta n. 1/DGO/DGAP/2004 e conduziram realizao de pagamentos a trabalhadores que passaram situao de aposentao, quer para mais do que lhes era devido (44) quer para menos do que tinham direito a receber (74). Em consequncia do trabalho de auditoria, foram regularizadas as situaes identificadas, tendo sido emitidas guias de reposio nos casos em que ocorreram pagamentos de montante superior ao devido (44) e ressarcidos os 74 aposentados que, no momento da cessao do vnculo laboral, receberam montantes inferiores aos que tinham direito.

Nos servios da administrao educativa existiam sectores de recursos humanos que processavam os abonos a pessoal, suportando-se num conjunto de normas escritas, respeitando a segregao de funes entre a preparao das folhas de abonos e o pagamento das mesmas. Em 2009, os servios da administrao educativa intervencionados celebraram dois contratos de avena referentes prestao de servios mdicos e jurdicos, os quais obtiveram despacho favorvel do Secretrio de Estado da Administrao Pblica. Os pagamentos analisados referentes aos contratos celebrados cumpriram as disposies legais em vigor relativamente reteno e liquidao de impostos.
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Existiam, nos dois servios, normas escritas relativas ao pagamento de subsdios e abonos. Os clculos dos abonos e respectivos descontos foram efectuados por pessoal especializado. As folhas de pagamentos foram conferidas por pessoas diferentes das que as elaboraram e as remuneraes foram sempre pagas em data prpria. Nestes servios, em 2009, os abonos variveis atribudos tiveram enquadramento legal, o seu registo contabilstico estava de acordo com o disposto no classificador da receita e da despesa, aprovado pelo Decreto-Lei n. 26/2002, de 14 de Fevereiro, e os montantes pagos foram calculados de acordo com os normativos em vigor. Em 2009, os servios da administrao educativa auditados elaboraram o Balano Social, de acordo com o modelo previsto no Decreto-Lei n. 190/96, de 9 de Outubro, retratando o mesmo a natureza dos vnculos laborais e o nmero de efectivos.
4.8 Sistemas de informao

Em 2009, nas escolas auditadas, a existncia de aplicaes informticas, por rea funcional nos servios administrativos, era a constante do QUADRO III.
QUADRO III APLICAES INFORMTICAS POR REA FUNCIONAL

Contabilidade 99% Vencimentos 100% Expediente 46% Alunos 99% Imobilizado 84% Aco Social Escolar 100%
A anlise do quadro evidencia que nos estabelecimentos auditados, com excepo da rea de expediente em que os valores so mais baixos (46%), as diferentes reas funcionais dos servios administrativos recorriam massivamente a aplicaes informticas para o desenvolvimento da sua actividade, com valores que oscilam entre 84% e 100%. No processo de tomada de deciso foi utilizada, em 97% (65) das escolas, a informao produzida pelas diferentes aplicaes informticas.

Nos servios da administrao educativa intervencionados, as diferentes reas onde foi desenvolvida actividade administrativa encontravam-se totalmente informatizadas, sendo utilizada, no processo de tomada de deciso, a informao produzida pelas diferentes aplicaes.
4.9 Prestao de contas

Em 2009, as 67 escolas auditadas elaboraram e enviaram ao Tribunal de Contas (TC) os documentos de prestao de contas. Por sua vez, 76% (51) das escolas cumpriram o prazo de remessa ao TC dos
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documentos de prestao de contas e 87% (58) enviaram as contas de gerncia integrando toda a documentao contabilstica de suporte. O TC devolveu para rectificao a conta de gerncia a um agrupamento de escolas. No mesmo ano, 94% (63) das escolas auditadas enviaram, dentro do prazo estabelecido, s Direces Regionais de Educao, as contas de gerncia relativas Aco Social Escolar.

Nesse mesmo ano, os 2 servios da administrao educativa enviaram ao TC, dentro do prazo legal, os documentos de prestao de contas.
4.10 Avaliao do sistema de controlo interno

Atendendo metodologia traada para o desenvolvimento desta actividade, aps a realizao do trabalho de campo nas nove reas propostas, foi classificado o sistema de controlo interno institudo por cada entidade. A classificao do sistema de controlo interno foi efectuada com recurso a uma escala com 4 nveis de classificao, caracterizando-se cada um deles da seguinte forma: Muito Bom se todos os riscos estavam devidamente cobertos por controlos que funcionaram eficazmente; Bom se todos os riscos estavam devidamente cobertos por controlos que funcionaram eficazmente, apenas com ligeiras excepes; Suficiente se todos os riscos estavam cobertos at certo ponto por controlos que puderam ocasionalmente apresentar deficincias; Insuficiente se nem todos os riscos estavam cobertos por controlos e/ou existiu a probabilidade de deficincias de controlo frequentes.
O GRFICO 1 apresenta a distribuio das classificaes dos sistemas de controlo interno das escolas auditadas.
GRFICO 1 AVALIAO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO IMPLEMENTADO NAS ESCOLAS

41
21 2
Insuficiente Suficiente Bom
3
Muito Bom
Nos dois servios da administrao educativa, o sistema de controlo interno implementado foi avaliado como Muito Bom.
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4.11 Recomendaes formuladas

No ano de 2010, foram elaborados 69 relatrios contendo 2048 recomendaes cuja repartio pelas nove reas de auditoria consideradas a que se apresenta no GRFICO 2.
GRFICO 2 N. DE RECOMENDAES FORMULADAS POR REA DE AUDITORIA

Estrutura organizacional e ambiente de controlo Oramento e planeamento Disponibilidades Imobilizado Receita e cobrana Aquisio de bens e servios Custos com pessoal Sistemas de informao Prestao de contas
346 145 248 175 218 372 394 103 47
Apresenta-se em seguida um conjunto de grficos ilustrativos do tipo de recomendaes feitas s escolas e aos servios da administrao educativa em cada uma das reas de auditoria, com vista melhoria dos procedimentos e sistemas de controlo interno existentes. Apresenta-se tambm, para cada rea de auditoria, um quadro onde se sintetizam as recomendaes formuladas com maior frequncia. As recomendaes referentes implementao de procedimentos de controlo interno e de boas prticas de gesto relativamente aos quais no foi possvel construir uma categoria expressiva em termos numricos foram classificadas como Outras recomendaes.
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4.11.1. Estrutura organizacional e ambiente de controlo

Nesta rea de auditoria, em que se procedeu anlise da existncia e actualizao de instrumentos de gesto, do funcionamento e regulamentao interna dos rgos de administrao e gesto, da existncia de uma poltica de formao do pessoal e da definio de procedimentos e circuitos relativos produo e circulao de suportes documentais, foram formuladas 346 recomendaes apresentadas no GRFICO 3.
GRFICO 3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E AMBIENTE DE CONTROLO

Actualizar o Projecto Educativo Actualizar o Plano de Actividades Elaborar o regimento do Conselho Geral Elaborar o regimento da Direco Executiva Elaborar o regimento do Conselho Administrativo Cumprir as deliberaes dos rgos colegiais Definir os pelouros dos membros da Direco Executiva Elaborar plano de formao do pessoal docente e no docente Definir os circuitos dos documentos Exarar desp. nos termos do n. 2 do art. 23. do DL n. 135/99, de 22 de Abril Outras recomendaes
3 39 5 6 20 51 50 35 57 1 1 18 60
Escolas Servios
A leitura do grfico evidencia que as recomendaes formuladas com maior frequncia nos relatrios de auditoria foram as apresentadas no QUADRO IV.
QUADRO IV RECOMENDAES MAIS FREQUENTES: ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E AMBIENTE DE CONTROLO

rea de auditoria Recomendaes efectuadas com maior frequncia Definir os circuitos dos documentos Estrutura organizacional e ambiente de controlo Cumprir as deliberaes dos rgos colegiais Definir os pelouros dos membros da Direco Executiva Actualizar o Plano de Actividades relativamente a estimativas de custos % 16,5 14,7 14,5 11,3
23
4.11.2 Oramento e planeamento

Na rea em anlise, que se refere preparao e execuo do oramento das entidades auditadas, foram produzidas 145 recomendaes que se apresentam no GRFICO 4.
GRFICO 4 - ORAMENTO E PLANEAMENTO

Cumprir prazos na elaborao e envio do oramento Aprovar linhas orientadoras para elaborao do oramento por parte do Conselho Geral Aprovar o projecto de oramento pelo Conselho Administrativo Realizar alteraes oramentais observando a competncia para o acto Definir responsabilidades referentes s autorizaoes de despesa e de pagamento (art. 42. da LEO) Outras recomendaes
2 33 26 29 23 32
Escolas
A anlise do GRFICO 4 mostra que as recomendaes formuladas nesta rea de auditoria se destinaram apenas s escolas, destacando-se as evidenciadas no QUADRO V.
QUADRO V RECOMENDAES MAIS FREQUENTES: ORAMENTO E PLANEAMENTO

rea de auditoria Oramento e planeamento Recomendaes efectuadas com maior frequncia Aprovar as linhas orientadoras para elaborao do oramento por parte do Conselho Geral Realizar alteraes oramentais observando a competncia para o acto Aprovar o projecto de oramento pelo Conselho Administrativo % 22,8 20,0 17,9
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4.11.3 Disponibilidades
Os trabalhos de auditoria realizados nesta rea de auditoria, relativa essencialmente gesto da tesouraria das entidades observadas, levaram produo de 248 recomendaes que se apresentam no GRFICO 5.
GRFICO 5 DISPONIBILIDADES
Implementar segregao de funes entre manuseamento de valores e registo contabilstico Conferncia diria das operaes de tesouraria pela rea de contabilidade Conferncia diria e preparao do depsito integral da receita apurada Contas bancrias - movimentao
15 30 17 18
Escolas
Contas bancrias - periodicidade dos depsitos Implementar segregao de funes na realizao da reconciliao bancria Fundo de maneio - regulamentao
20 45
Servios
2 1 43
57
Outras recomendaes
Das recomendaes elaboradas referentes implementao de procedimentos de controlo interno na gesto de tesouraria das entidades auditadas destacam-se as constantes do QUADRO VI.
QUADRO VI RECOMENDAES MAIS FREQUENTES: DISPONIBILIDADES

rea de auditoria Recomendaes efectuadas com maior frequncia Regulamentar o fundo de maneio Implementar segregao de funes na realizao da reconciliao bancria Conferncia diria das operaes de tesouraria pela rea de contabilidade % 23,8 18,1 12,1
Disponibilidades
25
4.11.4 Imobilizado
A verificao dos procedimentos de controlo interno implementados pelas entidades auditadas na rea de gesto do imobilizado levou a que fossem elaboradas 175 recomendaes que constam no GRFICO 6.
GRFICO 6 IMOBILIZADO
Actualizar o inventrio Realizar o inventrio de acordo com as instrues do CIBE Afixar folhas de bens carga em diferentes locais Elaborar autos de abate ou de reafectao de bens do imobilizado Instituir procedimentos de controlo de movimentao diria dos bens Outras recomendaes
16 52 27
Escolas
15 36 25
Servios
Nesta rea de auditoria destaca-se a recomendao destinada s escolas referente realizao do inventrio de acordo com o estabelecido nas instrues reguladoras do CIBE, aprovadas pela Portaria n. 671/2000, de 17 de Abril. A par da recomendao referida foi ainda formulado um nmero significativo de recomendaes referenciadas no QUADRO VII.
QUADRO VII RECOMENDAES MAIS FREQUENTES: IMOBILIZADO

rea de auditoria Imobilizado Recomendaes efectuadas com maior frequncia Realizar o inventrio de acordo com as instrues CIBE Instituir procedimentos de controlo de movimentao diria dos bens Afixar folhas de bens carga em diferentes locais % 29,7 20,6 15,4
26
4.11.5 Receita e cobrana

A anlise dos sistemas e procedimentos de controlo interno implementados pelos organismos auditados referentes ao tratamento da receita arrecadada levou a que fossem formuladas 218 recomendaes que se apresentam no GRFICO 7.
GRFICO 7 RECEITA E COBRANA

Elaborar normas e procedimentos para circuito de cobrana da receita Fundamentar as requisies de fundos face aos encargos assumidos Proceder inscrio oramental da receita Escriturar a receita Proceder entrega de receita ao Tesouro atempadamente Emitir e pagar guias de reposio dentro do prazo Aprovar e afixar tabelas de preos Outras recomendaes
53 2 12 54 8 9 31 49
Escolas
Com base no GRFICO 7 apresentam-se no QUADRO VIII as recomendaes mais expressivas formuladas na rea da receita e cobrana.
QUADRO VIII RECOMENDAES MAIS FREQUENTES: RECEITA E COBRANA

rea de auditoria Receita e cobrana Recomendaes efectuadas com maior frequncia Escriturar a receita Elaborar normas e procedimentos para circuito de cobrana da receita Aprovar e afixar tabelas de preos % 24,8 24,3 14,2
27
4.11.6 Aquisio de bens e servios

Os trabalhos de auditoria realizados para anlise do desenvolvimento do processo de aquisio de bens e servios conduziram formulao de 372 recomendaes, evidenciadas no GRFICO 8.
GRFICO 8 AQUISIO DE BENS E SERVIOS

Observar o disposto no DL n. 18/2008, de 29 de Janeiro Cabimentar a despesa Autorizar a despesa Autorizar o pagamento Emitir requisio oficial Registar o compromisso - RDF Completar os processos de aquisio Definir prazos de pagamento com fornecedores Escriturar correctamente os livros de contabilidade Instituir procedimentos de controlo de bens adquiridos Implementar procedimentos para reclamao de falhas Inventariar existncias Outras recomendaes
55 34 41 26 1 1 18 7 19 5 9 57 31 38 30
Escolas Servios
As recomendaes decorrentes dos trabalhos de auditoria realizados e que assumiram maior expresso foram as constantes do QUADRO IX.
QUADRO IX RECOMENDAES MAIS FREQUENTES: AQUISIO DE BENS E SERVIOS

rea de auditoria Recomendaes efectuadas com maior frequncia Instituir procedimentos de controlo de bens adquiridos Observar no processo de aquisio de bens e servios o disposto no Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro Aquisio de bens e servios Autorizar a despesa Inventariar as existncias Cabimentar a despesa Implementar procedimentos para reclamao de falhas Autorizar o pagamento % 15,3 14,8 11,0 10,2 9,1 8,3 7,0
28
4.11.7 Custos com pessoal

A anlise realizada aos diferentes processos que integram a gesto de pessoal das entidades auditadas conduziu elaborao de 394 recomendaes apresentadas no GRFICO 9.
GRFICO 9 CUSTOS COM PESSOAL

Processamento de remuneraes-base Descontos efectuados para regimes de proteco social Retenes em sede de IRS Pagamento de suplementos remuneratrios e gratificaes Pagamento de abonos variaveis e eventuais Pagamentos por cessao de funes Celebrao de contratos Procedimentos de controlo da assiduidade Actualizar processos individuais e registos biogrficos Autorizar o pagamento de ajudas de custo e deslocaes Outras recomendaes
34 14 9 20 44 1 1 1 46 1 46 44 4 53 76
Escolas Servios
Nos relatrios de auditoria, as recomendaes referentes actualizao de processos individuais e registos biogrficos foram efectuadas separadamente. As referidas recomendaes foram, porm, por razes de apresentao grfica, agregadas na categoria Actualizar processos individuais e registos biogrficos, razo pela qual o nmero de recomendaes da referida categoria superior ao nmero de escolas auditadas (67). Decorrido o trabalho de auditoria realizado na rea de custos com pessoal, o nmero de recomendaes que assumiu maior expresso o que se apresenta no QUADRO X.
QUADRO X RECOMENDAES MAIS FREQUENTES: CUSTOS COM PESSOAL

rea de auditoria Recomendaes efectuadas com maior frequncia Actualizar os processos individuais e registos biogrficos Implementar procedimentos de controlo da assiduidade Custos com pessoal Autorizar a despesa com ajudas de custo e deslocaes Observar o legalmente disposto para a realizao de pagamentos decorrentes de cessao de funes Observar o legalmente disposto no pagamento de abonos variveis e eventuais % 19,5 13,7 11,7 11,2 11,2
29
4.11.8 Sistemas de informao

O trabalho de auditoria realizado na rea dos sistemas de informao incidiu essencialmente na anlise dos procedimentos de controlo interno referentes utilizao das aplicaes informticas existentes nas entidades auditadas e conduziu elaborao de 103 recomendaes que se apresentam no GRFICO 10.
GRFICO 10 SISTEMAS DE INFORMAO

Optimizar a utilizao de aplicaes informticas
39
Actualizar o sistema de informao contabilstico
20
Escolas
Elaborar manual de procedimentos para utilizao de aplicaes informticas
30
Outras recomendaes
14
As recomendaes formuladas nesta rea de auditoria destinaram-se apenas s escolas, destacandose as apresentadas no QUADRO XI.
QUADRO XI RECOMENDAES MAIS FREQUENTES: SISTEMAS DE INFORMAO

rea de auditoria Sistemas de Informao Recomendaes efectuadas com maior frequncia Optimizar a utilizao de aplicaes informticas Elaborar manual de procedimentos para utilizao de aplicaes informticas % 37,9 29,1
30
4.11.9 Prestao de contas

O GRFICO 11 mostra as 47 recomendaes elaboradas na rea da prestao de contas.
GRFICO 11 PRESTAO DE CONTAS

Conta de Gerncia - entrega ao TC no prazo legal Conta de Gerncia ASE - entrega DRE no prazo legal Integrar toda a documentao contablistica na CG Rectificao da CG Outras
11 2 18 6 10
Escolas
Destacam-se as recomendaes constantes no QUADRO XII relativas s escolas.
QUADRO XII RECOMENDAES MAIS FREQUENTES: PRESTAO DE CONTAS

rea de auditoria Prestao de contas Recomendaes efectuadas com maior frequncia Integrar na conta de gerncia toda a documentao contabilstica Observar o prazo legal para entrega da conta de gerncia no Tribunal de Contas % 38,3 23,4
31
5 RESULTADO DAS AUDITORIAS

Os 69 relatrios foram enviados s entidades auditadas sob a forma de projecto para pronncia nos termos do disposto nos artigos 100. e 101. do CPA. Aps pronncia, os projectos de relatrio tornaram-se relatrios definitivos, sendo dado um prazo mdio de 60 dias s entidades auditadas para implementao das 2048 recomendaes formuladas. Decorrido o prazo para implementao das recomendaes, as equipas auditoras procederam a aces sequenciais de verificao. Realizaram-se 64 2 aces sequenciais de verificao, das quais 62 em escolas e duas em servios da administrao educativa. Foi verificada a implementao de 1922 recomendaes, das quais 1907 em escolas e 15 nos dois servios da administrao educativa auditados. O GRFICO 12 evidencia o acolhimento, por parte das entidades auditadas, das recomendaes constantes dos relatrios de auditoria que visavam a induo de melhorias nos procedimentos e nos sistemas de controlo interno.
GRFICO 12 IMPLEMENTAO DAS RECOMENDAES FORMULADAS

Totalmente implementadas
11
1372
Parcialmente implementadas
272
Servios
Prevista a implementao em momento definido
224
Escolas
No implementadas
39
A anlise do grfico mostra que no foram implementadas 39 recomendaes formuladas nos relatrios das auditorias realizadas nas escolas. As 39 recomendaes no implementadas referiam-se adopo de boas prticas de gesto e de procedimentos de controlo interno, no tendo ficado por aplicar nenhuma recomendao de carcter imperativo. A execuo das recomendaes formuladas cabe aos rgos de gesto das entidades auditadas e visa a optimizao da utilizao dos recursos pblicos. No QUADRO XIII, a par do nmero e frequncia de cada uma das recomendaes no implementadas por rea de auditoria, apresenta-se tambm a descrio das mesmas, sendo que, dada a disperso da sua frequncia, no foram representadas 8 delas.
2 Trs das aces sequenciais de verificao realizaram-se j no ano de 2011 e duas no se realizaram porque os agrupamentos de escolas auditados foram extintos, pelo que no foram consideradas para efeitos do presente relatrio.
32
QUADRO XIII RECOMENDAES NO IMPLEMENTADAS

rea de auditoria Estrutura organizacional e ambiente de controlo Oramento e planeamento Disponibilidades N. 1 Descrio da recomendao Elaborao de manual de controlo interno Utilizao prioritria de receita prpria Identificar as fontes de financiamento que suportam as estimativas de custos do plano de actividades Ponderar acerca da constituio de um fundo de maneio Afixar folhas de bens carga nos diferentes espaos Imobilizado 7 Designar responsvel pela actualizao do inventrio Elaborar um regulamento para proceder ao inventrio Receita e cobrana Aquisio de bens e servios 3 7 Formalizar o circuito de cobrana da receita prpria Elaborar um plano de compras Segregar funes entre o controlo da assiduidade e o processamento de salrios Formalizar regras atinentes aos procedimentos de controlo de assiduidade Elaborar regulamento de atribuio de ajudas de custo Sistemas de Informao Prestao de contas TOTAL 2 1 39 Optimizar a utilizao de aplicaes informticas Organizar a documentao referente prestao de contas Frequncia da no implementao 1 2 1 6 3 2 1 2 4 2 2 2 2 1 31
3 9
Custos com pessoal
Nos 69 relatrios elaborados, as recomendaes apresentadas, com destaque para as referentes rea de custos com pessoal, indicavam a necessidade de se proceder a correces financeiras nos montantes pagos. Assim, no universo auditado efectuaram-se as correces financeiras, cujos montantes se apresentam no QUADRO XIV
QUADRO XIV CORRECES FINANCEIRAS

Agrupamentos de escolas e escolas no agrupadas Servios da administrao educativa TOTAL 121.227 621 121.848
33
6 CONCLUSES
No ano de 2010 foram realizadas 69 auditorias aos sistemas e procedimentos de controlo interno implementados em 67 escolas e 2 servios da administrao educativa. Na sequncia do trabalho de campo realizado foram produzidos relatrios em que eram apontadas concluses e formuladas recomendaes com vista correco ou melhoria dos sistemas e procedimentos de controlo interno que se encontravam em funcionamento. Foram realizadas em 62 escolas e nos 2 servios da administrao educativa aces sequenciais de verificao da implementao das recomendaes formuladas. Apresenta-se, de seguida, a sntese das principais concluses por rea de auditoria, o nmero de recomendaes formuladas para cada uma das concluses enunciadas e o seu nvel de implementao.
Estrutura organizacional e ambiente de controlo

Dispunham de projecto educativo actualizado 99% (66) das escolas auditadas e a totalidade (67) das mesmas entidades tinham plano anual de actividades actualizado. Verificou-se, no entanto, que apenas em 21% (14) das escolas as actividades inscritas nos planos evidenciavam uma estimativa de custos. Foram formuladas 48 recomendaes no sentido de se proceder actualizao dos instrumentos de gesto referidos, tendo sido todas implementadas. O modo de funcionamento dos conselhos administrativos encontrava-se regulamentado em 66% (44) das escolas auditadas. No sentido de regulamentar o funcionamento do referido rgo foram produzidas 41 recomendaes, tendo sido todas acolhidas. Nos servios da administrao educativa, existiam normas de competncia para cada uma das unidades funcionais. Os nveis de responsabilidade estavam formalizados em delegaes de competncias publicadas.
Oramento e planeamento
As propostas de oramento de 99% (66) das escolas e dos servios da administrao educativa foram enviadas ao GGF dentro dos prazos estipulados e todas observaram o enquadramento legal previsto. Foi recomendado a 1 escola o cumprimento do prazo no envio ao GGF da proposta de oramento, tendo a recomendao sido implementada pela mesma. A aprovao do projecto de oramento pelo conselho administrativo, nos termos do estabelecido na alnea a) do artigo 38. do Decreto-Lei n. 75/2008, de 22 de Abril, apenas foi observada em 66% (44) das escolas. Verificada a situao, recomendou-se a 18 escolas o cumprimento do preceito legal referido, tendo a recomendao sido acolhida por todas as escolas. A competncia do conselho geral para definir as linhas orientadoras para a elaborao do oramento foi exercida em 43% (29) das escolas auditadas. Constatado o facto, recomendouse a 31 escolas que passassem a exercer a competncia referida, tendo todas implementado a recomendao.
34
Disponibilidades
51% (34) das escolas auditadas no asseguravam o mecanismo da segregao de funes na implementao do procedimento de reconciliao bancria. No sentido de dar cumprimento a esta disposio legal formularam-se 28 recomendaes tendo sido todas implementadas. Os servios da administrao educativa auditados cumpriram o princpio da unidade de tesouraria estabelecido no n. 2, do artigo 2. do Decreto-Lei n. 191/99, de 5 de Junho, que aprovou o regime de tesouraria do Estado.
Imobilizado
No ano de 2009, no se encontravam actualizados os inventrios do imobilizado em 88% (59) dos estabelecimentos de ensino e nos 2 servios da administrao educativa. Nos relatrios de auditoria foram formuladas recomendaes no sentido de se proceder actualizao dos inventrios que foram acolhidas por todas as escolas e pelos servios auditados.
Receita e cobrana
Dispunham de normas internas e procedimentos definidos para o circuito de cobrana da receita 25% (17) das escolas. Das mesmas entidades, 40% (27) possuam tabelas de preos aprovadas. Tendo sido efectuadas recomendaes a 45 escolas para que definissem normas e procedimentos a utilizar no circuito de cobrana da receita e a 35 escolas para que aprovassem e afixassem tabelas de preos, verificou-se que apenas em 3% (2) das escolas no foi acolhida a recomendao relativa definio de procedimentos a utilizar na cobrana da receita. Transferiam atempadamente, para o Tesouro, os lucros realizados com a venda de produtos e a prestao de servios, 82% (55) das escolas auditadas. Formuladas 7 recomendaes relativas entrega atempada de lucros ao Tesouro verificou-se terem sido todas implementadas.
Aquisio de bens e servios

O tipo de procedimento aplicvel na aquisio de bens e servios e na seleco de fornecedores, efectuado de acordo com o disposto no Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro, foi observado em 21% (14) das escolas e nos 2 servios da administrao educativa auditados. Com o intuito de passar a observar o disposto no diploma legal referido foram efectuadas 55 recomendaes a 48 escolas, tendo sido todas implementadas. As fases de realizao da despesa pblica assumiram diferentes formas de cumprimento por parte das 67 escolas auditadas. A sujeio a cabimento prvio da despesa dos processos de aquisio de bens e servios foi verificada em 55% (37) das escolas. Foi proferida autorizao para realizao da despesa com a aquisio de bens e servios em 52% (35) das unidades de gesto e foram sujeitos a autorizao de pagamento os processos de aquisio de bens e servios em 85% (57) das escolas. No sentido de se proceder ao legalmente disposto quanto ao processo de realizao da despesa pblica com aquisio de bens e servios foram formuladas 101 recomendaes s escolas, que as acolheram na totalidade.
35
Nos servios da administrao educativa, as fases de realizao da despesa pblica cumpriram o disposto nos artigos 21. a 23. e 29. do Decreto-Lei n. 155/92, de 28 de Julho, quanto aos procedimentos de cabimentao, autorizao da despesa e autorizao de pagamento.
Custos com pessoal

Todas as escolas auditadas possuam processo individual e registo biogrfico referente a cada trabalhador. No entanto, em 48% (32) das unidades de gesto, os processos e registos referidos no se encontravam actualizados. Formuladas 73 recomendaes destinadas a proceder actualizao de processos e registos biogrficos, verificou-se que foram todas implementadas. O processamento e o pagamento das remuneraes-base foram efectuados em conformidade com os normativos legais em 97% (65) das escolas auditadas. Os suplementos remuneratrios e gratificaes foram processados e pagos em conformidade em 94% (63) das escolas. Por sua vez, 64% (43) das escolas auditadas observaram o disposto legalmente quanto ao processamento e pagamento de abonos variveis e eventuais. Atendendo aos normativos em vigor foram efectuadas 15 recomendaes com vista reposio da legalidade financeira decorrente do pagamento desconforme de suplementos remuneratrios e gratificaes. Foram ainda formuladas 19 recomendaes que visavam a regularizao dos pagamentos de abonos variveis e eventuais. As recomendaes efectuadas foram todas acolhidas pelas escolas visadas. No foram observados procedimentos de controlo interno implementados para a autorizao prvia de deslocaes que impliquem o pagamento de abonos de ajudas de custo e transportes em 64% (43) das escolas. De modo a serem institudos procedimentos que permitam um maior controlo na autorizao prvia de deslocaes que impliquem o pagamento de abonos foram formuladas 46 recomendaes, das quais 2 no foram acolhidas.
Sistemas de informao
A informao produzida pelas diferentes aplicaes informticas foi utilizada no processo de tomada de deciso em 97% (65) das escolas e nos dois servios da administrao educativa.
Prestao de contas
Todas as escolas auditadas elaboraram e enviaram para o TC os documentos de prestao de contas, sendo que 76% (51) cumpriram o respectivo prazo de envio. As 18 recomendaes referentes integrao da documentao contabilstica nos documentos de prestao de contas foram todas implementadas.
36
Concludo o trabalho de campo procedeu-se avaliao do sistema de controlo interno implementado pelas entidades auditadas. A avaliao realizada evidenciou que o sistema implementado na maioria das entidades (41) foi considerado suficiente. Com vista induo de melhorias nos sistemas e procedimentos de controlo interno das escolas e dos servios da administrao educativa, a IGE formulou 2048 recomendaes, tendo acompanhado, atravs da realizao de aces sequenciais de verificao, a implementao de 1922. Concluiu-se que foram acolhidas pelas entidades auditadas 98% (1883) das recomendaes acompanhadas atravs de aces sequenciais. As recomendaes produzidas originaram correces financeiras no montante de 121.848.
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7 RECOMENDAES
O objectivo das auditorias realizadas consistiu em avaliar os sistemas e os procedimentos de controlo interno das operaes de execuo do Oramento do Estado institudos, nos termos do n. 5 do artigo 58. da LEO, verificando no s a sua adequao e operacionalidade, mas tambm a apresentao de recomendaes a cada uma das entidades auditadas, tendo em vista contribuir para a melhoria dos sistemas implementados e colmatar eventuais fragilidades detectadas. No desenvolvimento das auditorias realizadas esteve sempre presente a ideia de que qualquer sistema de controlo interno deve garantir, com razovel segurana, a prossecuo de objectivos de gesto. Com vista prossecuo destes objectivos, foi formulado um conjunto de recomendaes por rea de auditoria, destacando-se seguidamente as que tiveram maior incidncia, maior relevncia e que foram consideradas mais necessrias. O planeamento estratgico e anual das actividades desenvolvidas nas escolas foi alvo de um conjunto de recomendaes que visava a actualizao dos projectos educativos e dos planos anuais de actividades. A no incluso nos planos anuais de actividades dos recursos financeiros necessrios ao desenvolvimento das mesmas constituiu o motivo mais frequente para a formulao das recomendaes, considerando o disposto na alnea c) do n. 1 do artigo 9. do Decreto-Lei n. 75/2008, de 22 de Abril. A regulamentao do modo de funcionamento do conselho administrativo, previsto no artigo 55. do Decreto-Lei anteriormente referido, foi recomendada e visou poder aferir do cumprimento das deliberaes deste rgo de gesto e das decises dos respectivos titulares, num quadro de definio e atribuio de funes e responsabilidades, e de aprovao e controlo de documentos. Num mesmo quadro de definio e atribuio de funes e responsabilidades por parte dos rgos de gesto das escolas foi recomendado, de acordo com o estabelecido na alnea h) do n. 1 do artigo 13. do Decreto-Lei n. 75/2008, de 22 de Abril, que fossem definidas as linhas orientadoras para elaborao da proposta de oramento por parte do Conselho Geral, A execuo do procedimento de reconciliao bancria observando o mecanismo de segregao de funes, definido nas Instrues do Tribunal de Contas, foi alvo de um conjunto de recomendaes que visavam o controlo das operaes de tesouraria, materializado na realizao de validaes e conferncias da informao. A salvaguarda do patrimnio e uma adequada segregao de funes, que assegurasse, designadamente, a separao entre o controlo fsico e o processamento dos correspondentes registos, foram recomendadas s escolas e aos servios da administrao educativa auditados. Os procedimentos aplicveis no processo de aquisio de bens e servios foram objecto de um conjunto de recomendaes numa parte significativa das escolas auditadas, visando o incremento de critrios rigorosos que garantam a adequada gesto dos recursos pblicos e proporcionem uma resposta eficaz e eficiente a todas as solicitaes. As fases de realizao da despesa pblica assumiram diferentes formas de cumprimento por parte das escolas auditadas, tendo sido formulado um nmero significativo de recomendaes com vista
38
salvaguarda da legalidade e regularidade na elaborao e modificao dos documentos oramentais, financeiros e contabilsticos e na execuo oramental, preveno e deteco de fraudes e erros e exactido e integridade dos registos contabilsticos e garantia da fiabilidade da informao produzida. O trabalho de auditoria realizado na rea de pessoal evidenciou que os documentos que servem de base realizao da despesa, processo individual e registo biogrfico, no se encontravam actualizados em sensivelmente metade das escolas auditadas. O referido trabalho evidenciou tambm que se verificaram desconformidades no pagamento de abonos variveis e eventuais. No sentido de colmatar as desconformidades identificadas foi formulado um conjunto de recomendaes que visou a adopo de critrios rigorosos que garantam a adequada gesto dos recursos pblicos e proporcionem uma resposta eficaz e eficiente a todas as solicitaes e o controlo das operaes, materializado na realizao de validaes e conferncias da informao. Considerando o exposto verificou-se que o trabalho de auditoria realizado no ano 2010, referente anlise dos sistemas e procedimentos de controlo interno implementados nas escolas e nos servios da administrao educativa, permitiu identificar a existncia de pontos fortes e fracos nas diferentes reas auditadas. Nas escolas, as reas de gesto do imobilizado, disponibilidades, aquisio de bens e servios e custos com pessoal destacaram-se pela fragilidade, ou mesmo inexistncia, de procedimentos de controlo interno. Atendendo aos resultados do trabalho desenvolvido, enunciam-se um conjunto de recomendaes destinadas s Direces Regionais de Educao e aos agrupamentos de escolas e escolas no agrupadas. Direces Regionais de Educao Desenvolver um programa de aces de formao nas reas da aquisio de bens e servios e de custos com pessoal, com vista salvaguarda da legalidade e regularidade da execuo oramental e ao controlo das operaes, materializado na realizao de validaes e conferncias da informao;
Agrupamentos de escolas e escolas no agrupadas Actualizar os planos de actividades, os quais devem observar o disposto na alnea c) do n. 1 do artigo 9. do Decreto-Lei n. 75/2008, de 22 de Abril, relativamente quantificao dos recursos financeiros; Regulamentar o modo de funcionamento dos conselhos administrativos, considerando o previsto no artigo 38. do Decreto-Lei n. 75/2008, de 22 de Abril; Definir as linhas orientadoras para elaborao da proposta de oramento por parte do Conselho Geral, de acordo com o estabelecido na alnea h) do n. 1 do artigo 13. do Decreto-Lei n. 75/2008, de 22 de Abril; Assegurar a segregao de funes no procedimento de reconciliao bancria, observando as Instrues do Tribunal de Contas; Elaborar o inventrio do imobilizado nos termos das instrues aprovadas pela Portaria n. 671/2000, de 17 de Abril; Cumprir o estabelecido no Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro, relativamente ao desenvolvimento de procedimentos de contratao e de realizao de despesa pblica;
39
Observar, no processo de realizao de despesa pblica, a fase do cabimento prvio e a competncia para autorizao definida na alnea c) do artigo 38. do Decreto-Lei n. 75/2008, de 22 de Abril; Actualizar os processos individuais e os registos biogrficos dos trabalhadores; Reforar os procedimentos e sistemas de controlo interno existentes, com destaque para os institudos na rea de custos com pessoal.
40
ANEXOS
ANEXOS
41
42
Lista de Escolas/Agrupamentos de Escolas auditados

Delegao Regional do Norte
ESCOLAS/AGRUPAMENTO DE ESCOLAS Agrupamento de Escolas Arquelogo Mrio Cardoso Agrupamento de Escolas Augusto Gil Agrupamento de Escolas Bernardino Machado Agrupamento de Escolas de Eiriz Agrupamento de Escolas de A Ver-O-Mar Agrupamento de Escolas de Abao Agrupamento de Escolas de Castelo de Paiva Agrupamento de Escolas de Dairas Agrupamento de Escolas de Escariz Agrupamento de Escolas de Fajes Agrupamento de Escolas de Freixo Agrupamento de Escolas de Lea do Balio Agrupamento de Escolas de Milheirs de Poiares Agrupamento de Escolas de Mura Agrupamento de Escolas de Paos Brando Agrupamento de Escolas de Paos de Ferreira Agrupamento de Escolas de Pevidm Agrupamento de Escolas de Rio Tinto Agrupamento de Escolas de Tarouca Agrupamento de Escolas Gomes Monteiro Agrupamento de Escolas Gomes Teixeira Agrupamento de Escolas Monsenhor Elsio Arajo Agrupamento de Escolas Prof. Carlos Teixeira Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico Carolina Michaelis Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico de Alfena Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico de Henrique Medina Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico de Mirandela Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico Dr. Manuel Gomes de Almeida Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico Joaquim de Arajo Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico Padre Benjamim Salgado CONCELHO Guimares Porto Vila Nova de Famalico Paos de Ferreira Pvoa de Varzim Guimares Castelo de Paiva Vale de Cambra Arouca Oliveira de Azemis Ponte de Lima Matosinhos Santa Maria da Feira Mura Santa Maria da Feira Paos de Ferreira Guimares Gondomar Tarouca Boticas Porto Vila Verde Fafe Porto Valongo Esposende Mirandela Espinho Penafiel Vila Nova de Famalico
43
Delegao Regional do Centro

ESCOLAS/AGRUPAMENTO DE ESCOLAS Agrupamento de Escolas D. Dinis Agrupamento de Escolas de Albergaria-a-Velha Agrupamento de Escolas de Coja Agrupamento de Escolas de Avelar Agrupamento de Escolas de Gis Agrupamento de Escolas de Valongo do Vouga Agrupamento de Escolas de Vila de Rei Agrupamento de Escolas Ins de Castro Agrupamento de Escolas Joo Roiz Agrupamento de Escolas Verde Horizonte Direco Regional de Educao do Centro* Escola Bsica Integrada com Jardim de Infncia de So Vicente de Pereira Jus Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico Dr. Mrio Sacramento Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico Emdio Navarro Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico ES/3 da S
* Equipa mista integrando inspectores da Delegao Regional do Centro e dos Servios Centrais.
CONCELHO Leiria Albergaria-a-Velha Arganil Ansio Gis gueda Vila de Rei Coimbra Castelo Branco Mao Coimbra Ovar Aveiro Viseu Guarda
Delegao Regional de Lisboa e Vale do Tejo

ESCOLAS/AGRUPAMENTO DE ESCOLAS Agrupamento de Escolas D. Loureno Vicente Agrupamento de Escolas AE Jos Maria dos Santos Agrupamento de Escolas Avelar Brotero Agrupamento de Escolas Cnego Dr. Manuel Lopes Perdigo Agrupamento de Escolas D. Joana de Castro Agrupamento de Escolas D. Joo II Agrupamento de Escolas da Ericeira Agrupamento de Escolas de Pernes Agrupamento de Escolas de Vialonga Agrupamento de Escolas Elias Garcia Agrupamento de Escolas n. 1 de Loures Escola Bsica Integrada com Jardim de Infncia Vasco da Gama Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico de Bombarral Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico de Caneas Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico do Restelo Secretaria-Geral do Ministrio da Educao*
* Equipa mista integrando inspectores da Delegao Regional de Lisboa e Vale do Tejo e dos Servios Centrais.
CONCELHO Lourinh Palmela Odivelas Ourm Lourinh Caldas da Rainha Mafra Santarm Vila Franca de Xira Almada Loures Lisboa Bombarral Odivelas Lisboa Lisboa
44
Delegao Regional do Alentejo

ESCOLAS/AGRUPAMENTO DE ESCOLAS Agrupamento de Escolas de Mrtola Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico Andr de Gouveia Escola Secundria com 3. Ciclo do Ensino Bsico de Alccer do Sal CONCELHO Mrtola vora Alccer do Sal
Delegao Regional do Algarve

ESCOLAS/AGRUPAMENTO DE ESCOLAS Agrupamento de Escolas de Algoz Agrupamento de Escolas de Ferreiras Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Cacela Agrupamento de Escolas Dr. Jos Neves Jnior Escola Secundria de Toms Cabreira CONCELHO Silves Albufeira Vila Real de Santo Antnio Faro Faro
45

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INSPECO-GERAL DA EDUCAO

SISTEMA CONTROLO INTERNO

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

ANEXO ............................................................................................................................................................. 41 Lista de Escolas/Agrupamentos de Escolas auditados ........................................................................... 42

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

Lista de quadros e grficos

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

NEGATIVO situaes de ausncia de:

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

POSITIVO a existncia de:

NEGATIVO situaes de ausncia de:

Aquisio de bens e servios

Autorizao prvia para a realizao de deslocaes em 64% (43) das escolas.

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

Republicada pela Lei n. 22/2011, de 20 de Maio.

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

2 METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO DA ACTIVIDADE

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

3 EXECUO DO PLANO DE CONTROLO DE 2010

QUADRO I AUDITORIAS REALIZADAS NO ANO 2010

QUADRO II EXECUO E CONTROLO ORAMENTAL

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

4.1 Estrutura organizacional e ambiente de controlo

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

4.1.2 Dos servios da administrao educativa

4.2 Oramento e planeamento

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4.2.2. Dos servios da administrao educativa

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

4.3.2. Dos servios da administrao educativa

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

4.4.2. Dos servios da administrao educativa

4.5 Receita e cobrana

4.5.2. Dos servios da administrao educativa

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

4.6 Aquisio de bens e servios

4.6.2 Dos servios da administrao educativa

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

4.7 Custos com pessoal

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4.7.2 Dos servios da administrao educativa

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

4.8 Sistemas de informao

QUADRO III APLICAES INFORMTICAS POR REA FUNCIONAL

4.8.2. Dos servios da administrao educativa

4.9 Prestao de contas

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

4.9.2. Dos servios da administrao educativa

4.10 Avaliao do sistema de controlo interno

GRFICO 1 AVALIAO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO IMPLEMENTADO NAS ESCOLAS

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

4.11 Recomendaes formuladas

GRFICO 2 N. DE RECOMENDAES FORMULADAS POR REA DE AUDITORIA

346 145 248 175 218 372 394 103 47

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

4.11.1. Estrutura organizacional e ambiente de controlo

GRFICO 3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E AMBIENTE DE CONTROLO

QUADRO IV RECOMENDAES MAIS FREQUENTES: ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E AMBIENTE DE CONTROLO

Sistema Controlo Interno: Escolas e Servios da Administrao Educativa Relatrio 2010

4.11.2 Oramento e planeamento

GRFICO 4 - ORAMENTO E PLANEAMENTO