INSTITUTO DE ALTOS ESTUDIOS NACIONALES

SISTEMA DE GESTIN POR PROCESOS EN LA UNIDAD DEL SERVICIO DE NUTRICIN Y DIETTICA DEL HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO.

Ney Francisco Osorio Molina

Tesis de grado presentada como requisito para la obtencin del ttulo de Maestra en Alta Gerencia.

Quito. Septiembre 2010.

INTRODUCCIN

Este trabajo de investigacin es el resultado de una propuesta abierta, de pensamientos, de reflexiones, que forman parte del Sistema de gestin por Procesos en la Unidad de Servicio de Nutricin y Diettica del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo. Originado de una idea de superacin, regeneracin, de valores, de preparacin, de mejorar lo existente, de transformacin, de aplicacin de principios de calidad, de esfuerzo constante consciente hacia una finalidad del desarrollo institucional. Los altos niveles de competencia que caracterizan al actual mundo globalizado, exigen excelencia, innovacin y prevencin como bases fundamentales de las organizaciones y de las personas, cualidades sin las cuales las instituciones pblicas y privadas se vern enfrentadas a serios problemas de eficiencia y eficacia. Esta situacin, se torna ms importante en razn de que, en nuestro medio, empezamos a crear conciencia de la necesidad de incorporar principios de calidad en las actividades pblicas y privadas, como un medio que posibilite la implantacin de la nueva modalidad de trabajo por procesos, en reemplazo de la tradicional modalidad de trabajo por funciones. La gestin por procesos constituye una importante herramienta de administracin que opera bajo paradigmas diferentes a los convencionales; fundamentada en un enfoque sistmico, prevalece el trabajo en equipo como un conjunto integrado de actividades y recursos que persiguen un objetivo comn, en el que la calidad es el estndar obligado de trabajo. La importancia del Servicio de Nutricin y Diettica, es el medio fundamental para una efectiva gestin del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo; adems de que el

sector pblico se trabaje con eficiencia dentro de estndares de calidad que permitan elevar los niveles de productividad, que es una poltica estratgica de la Presidencia de la Repblica.

El propsito de esta Tesis, es lograr excelencia en la gestin administrativa de esta Unidad.

La Tesis est orientada a presentar una propuesta del Sistema de gestin por Procesos en la Unidad de Servicio de Nutricin y Diettica del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo, con la finalidad de obtener beneficios en la atencin y tiempos para sus clientes. El Captulo I se refiere a los aspectos generales del Hospital, como tambin de la descripcin de las definiciones utilizadas en el anlisis y estructuracin de los procesos. El Captulo II se realiza un Diagnstico Situacional, en el cual se analizan los factores que se Inter-relacionan con el Hospital y la Unidad materia de estudio, tanto a nivel externo como es el microambiente y macroambiente, como tambin a nivel interno, evaluando las capacidades de talento humano, infraestructura, equipamiento, sistemas de informacin y produccin. Lo que permite finalmente realizar un anlisis FODA e identificar los problemas de la organizacin para luego disear estrategias que permitan solucionarlas. El Captulo III se realiza el portafolio de productos primarios y secundarios, para luego identificar la cadena de valor y proceder con el diseo del mapa de procesos como de la estructura orgnica del Hospital como de la Unidad de Nutricin y Diettica; posteriormente se realiza el mejoramiento de los procesos, en base a la disminucin de tiempos, presentando el beneficio esperado. El Captulo IV de detallan las conclusiones y recomendaciones de la Tesis hacia la Unidad de Nutricin y Diettica.

INDICE
INTRODUCCIN RESUMEN SISTEMA DE GESTIN POR PROCESOS EN LA UNIDAD DE SERVICIO DE NUTRICIN Y DIETTICA DEL HOSPITAL DE 1 ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO Antecedentes 1 Delimitacin del problema 2 Factibildiad 2 Justificacin 2 Objetivos 5 Objetivo General 5 Objetivo Especfico 5 Formulacin de Hiptesis 6 Hipotesis Nula 6 Hiptesis Estadistica 6 Variables 6 Variable Dependiente 6 Variable Independiente 6 Alcance de la Investigacin 7 Marco Terico 8 Filosofa de la administracin por procesos 9 Que es un proceso 10 Elementos de un proceso 10 Componentes del proceso de diseo de reglamento o Estatuto Orgnico de Gestin Organizacional 11 Portafolio de productos 11 Cadena de Valor Institucional 13 Diseo de la Estructura Orgnica 13 Clasificacin de los procesos 15 Jerarqua de los procesos 17 Responsable del proceso 18 Representacin grfica del proceso 18 Manual de procesos 19 Anlisis de valor 21 Glosario de trminos 22 Metodologa 25 Bibliografa 31 CAPTULO II DIAGNOSTICO DE LA UNIDAD DE NUTRICIN Y DIETTICA Anlisis Externo Macroambiente Factor Econmico Integracin Producto Interno Bruto Inflacin Riesgo Pas Poltico Legal Factores Polticos Factores Legales

1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.5.1 1.5.2 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.3.1 1.6.3.2 1.7 1.8 1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.8.4 1.8.4.1 1.8.4.2 1.8.4.3 1.8.5 1.8.6 1.8.7 1.8.8 1.8.9 1.8.10 1.8.11 1.8.12 1.9

2 2.1. 2.1.1 2.1.1.1 2.1.1.1.1 2.1.1.1.2 2.1.1.1.3 2.1.1.1.4 2.1.1.2 2.1.1.2.1 2.1.1.2.2

32 32 32 32 34 35 38 39 41 41 43

2.1.1.3 2.1.1.3.1 2.1.1.3.2 2.1.1.3.3 2.1.1.3.4 2.1.1.3.5 2.1.1.3.6 2.1.1.4 2.1.2 2.1.2.1 2.1.2.2 2.1.2.3 2.1.2.4 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8 2.2.9 2.3

Socio Cultural Sociales Desempleo Subempleo Pobreza Corrupcin Cultural Tecnolgico Microambiente Clientes Proveedores Competencia Productos sustitutivos Anlsis Interno Diagnstico Situacional Talento Humano Informacin financiera Infraestructura Equipamiento Sistemas de Informacin y Produccin Identificacin y Priorizacin de Problemas Matriz de Priorizacin FODA Bibliografa CAPTULO III SISTEMA DE GESTIN POR PROCESOS DE LA UNIDAD DE NUTRICIN Y DIETTICA Portafolio de productos Cadena de valor institucin Mapa de Procesos Diseo de la estructura orgnica Diseo de los procesos Portafolio de productos Cadena de valor Nutricin y Diettica Mapa de procesos Nutricin y Diettica Diseo de la estructura orgnica Nutricin y Diettica Diseo de los procesos Nutricin y Diettica Manual de procesos Nutricin y Diettica CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

44 44 44 46 47 48 50 51 52 52 53 54 55 55 56 57 58 58 58 58 59 59 60 62

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11

63 64 71 72 74 76 77 80 81 82 82 86

4 4.1 4.2

181 181 182 183

CAPTULO I 1. GENERALIDADES 1.1. ANTECEDENTES Y ASPECTOS HISTRICOS DEL HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO El Hospital Eugenio Espejo es un hospital de tercer nivel se encuentra ubicado en la provincia de Pichincha, en el cantn Quito en la Av. Colombia s/n y Yaguachi; la construccin de Hospital Eugenio Espejo se inici el 23 de mayo de 1901 y culmin en el ao 1933. El 28 de Junio de 1931 la Junta Central de Asistencia Pblica de Quito acuerda que: El nuevo hospital civil que la Junta ha construido Santa Cruz y Espejo1. Bajo la presidencia del Dr. Juan de Dios Martnez Mera el 24 de mayo de 1933 se inaugur el Hospital Eugenio Espejo. En el ao 1979 se conforma un gran frente, cuyo propsito era construir un nuevo Hospital, hasta que en el mes de mayo de 1982 y con la presidencia del Sr. Dr. Jaime Rolds Aguilera se coloca la simblica primera piedra del nuevo edificio2. Despus de muchos aos de construccin se abren las puertas de atencin al pblico en sus nuevas reas de consulta externa y emergencia en el mes de mayo de 1992, para que en el ao 1994 se traslada por completo la atencin al edificio nuevo brindando hasta la actualidad una atencin continua, las 24 horas del da, los 365 das del ao3. llevar el nombre de Eugenio Espejo en homenaje al ilustre prcer de la independencia Dr. Francisco Eugenio de

Hospital Eugenio Espejo (2008), Planificacin Estratgica. Recuperada el 01 de marzo de 2010 de: http://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:E9uwOAqGhUgJ:www.hee.gov.ec/index.php%3Foption%3Dcom_docman %26task%3Ddoc_download%26gid%3D5%26Itemid%3D%26lang%3Des+El+Hospital+Eugenio+Espejo+es+un+hospi tal+de+tercer+nivel+se+encuentra+ubicado+en+la+provincia+de+Pichincha,+en+el+cant%C3%B3n+Quito+en+la+ Av.+Colombia+s/n+y+Yaguachi%3B+la+construcci%C3%B3n+de+Hospital+Eugenio+Espejo+se+inici%C3%B3+el+2 3+de+mayo+de+1901+y+culmin%C3%B3+en+el+a%C3%B1o+1933.+El+28+de+Junio+de+1931+la+Junta+Central +de+Asistencia+P%C3%BAblica+de+Quito+acuerda+que:+El+nuevo+hospital+civil+que+la+Junta+ha+construido+ll evar%C3%A1+el+nombre+de+Eugenio+Espejo+en+homenaje+al+ilustre+pr%C3%B3cer+de+la+independencia+Dr. +Francisco+Eugenio+de+Santa+Cruz+y+Espejo.&hl=es&gl=ec&pid=bl&srcid=ADGEESiqAg8et06zzeqUZdNAJSYTRFrE2l7XuDuoTab6dTidywTkL8AbQeyh1fl_92bltMbTGPPVF3g2uDEzylNucwIRzOm7LTIHkCAqC7v0k C0OvIZYldiBX3Vii8v7f4GbEJ-3Dqt&sig=AHIEtbQNkpXnuMlMg6caFdlIHBGqsFqH_A 2 Ibid. 3 Ibid.

El Hospital de Especialidades Eugenio Espejo, cuenta con las siguientes especialidades: emergencia, terapia intensiva, Senacodif, Piso plvico, Unidad Urologa, de Quemados, Nefrologa, Cardiologa, Ciruga, Neurociruga, Neurologa, Cardiotoraxica, Oncologia, Hematolgica, Neumologa, Otorrinolaringologa, Ginecologa, Oftalmologa, Pediatra, Medicina Interna, Traumatologa, consulta externa, hospitalizacin, servicios tcnicos complementarios, control y mejoramiento. 1.2. DELIMITACIN DEL PROBLEMA

En la unidad de Servicio de Nutricin y Diettica, se proceder a identificar actividades que se realizan de forma manual, con lo que estaran afectando a varias unidades administrativas del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo, se analizarn tambin algunos procesos que pueden ser simplificados y mejorados, bien por medio de cambios estructurales o con la utilizacin de la tecnologa de la informacin. 1.3. FACTIBILIDAD

Es factible realizar el presente estudio, ya que el tiempo con el que se cuenta es de 6 meses, adems se tiene el apoyo de la mxima autoridad de la Institucin, Dr. Ortega, Director del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo adems porque se debe dar cumplimiento a lo dispuesto a una de las polticas emitidas por el Gobierno Nacional. La informacin bibliogrfica requerida ser obtenida en las bibliotecas de las principales universidades de Quito, as como del Internet. Los costos que se incurrirn para el desarrollo de la tesis corrern por cuenta del estudiante cuyo valor es de $1.500 USD. 1.4. JUSTIFICACIN

Tradicionalmente los hospitales han sido instituciones cuyas instalaciones y sistemas estn diseados para facilitarles a los mdicos su labor de sanar a 2

los pacientes, cuentan con personal mdico, equipos e instalaciones que permiten obtener buenos resultados, en beneficio directo para el paciente; sin embargo existe descuido en lo que se relaciona a confort, e higiene en que a los enfermos no se les cambie la ropa de cama , sus habitaciones no se limpian nunca y los alimentos que les proporciona no es la correcta; es decir que tanto las atenciones de enfermera, como las mdicas, deben prestarse conjuntamente hotelera. Con el propsito de solucionar estos problemas y alcanzar la satisfaccin de los clientes externos e internos, el Gobierno Nacional, a travs de los Decretos Ejecutivos Ns 109 y 195 expedido en los Registros Oficiales Ns 71 del 20 de Noviembre de 2009 y 150 del 15 de marzo de 2010 respectivamente, ha emprendido una reforma administrativa en el mbito de la organizacin y funcionamiento de los organismos e instituciones, acorde a las polticas de reforma democrtica del Estado. Polticas que obligan a replantear sus estructuras y procesos a fin de lograr eficiencia en la entrega de sus productos y servicios propios de su mbito y competencia, contribuyendo a la consecucin de los objetivos sectoriales y nacionales establecidos en el marco del Plan Nacional del Buen Vivir. Siendo ste un trabajo de investigacin, los contenidos terico-cientficos que permiten acrecentar los conocimientos, de igual manera los contenidos prcticos adquiridos en el IAEN durante la V maestra de Alta Gerencia sern aplicados durante el desarrollo del presente estudio. ste proyecto podr beneficiar a otros similares tanto en el sector de la salud como para otros, por lo que puede establecerse como un modelo, de igual forma podr servir como un sistema de mejoramiento continuo de la atencin de salud, por lo que el Instituto de Altos Estudio Nacionales se beneficia al disponer del documento formal que puede utilizarse para dictar conferencias y de igual manera como una contribucin a nuestro pas. con las de alimentacin, limpieza, lencera y seguridad personal, aspectos bsicos que conforman una actividad

Es importante sealar que tanto en hospitales pblicos como privados cuentan con procesos que se han convertido en una herramienta til e indispensable en su gestin hacindose necesario mantenerle en funcionamiento continuo y constante. La medicina privada es responsable de buena parte de la salud, en la que se encuentran marcadas tres diferencias en relacin con las del sector pblico: 1 Eficiencia: la efectividad en la resolucin de los problemas que acuden a los hospitales se puede medir por la permanencia o promedio de estancia de un paciente en hospitalizacin y por el costo de la misma. Es conocido que mientras un paciente se encuentra hospitalizado en un privado puede esperar la solucin de su problema en cuestin de pocos das, mientras que en un hospital pblico puede pasar semanas y a veces meses para que se resuelva el mismo, se sabe tambin que el costo en un hospital pblico es tres o cuatro veces mayor que en uno privado. 2 Tecnologa mdica: anteriormente, cuando un paciente necesitaba un examen mdico complejo, era referido a hospitales pblicos donde estaba la tecnologa de punta. Desde hace aos esa situacin se ha invertido, al punto que es a las instituciones privadas a donde son referidos los pacientes internados en diferentes hospitales pblicos y a donde acuden provenientes de hospitales pblicos mdicos en formacin para entrenarse en diferentes tcnicas y procedimientos con los que no se cuenta en el sector pblico4. 3 Calidad de la atencin, reflejada no slo en el trato que se le dispensa al paciente y la prontitud en su atencin, sino tambin en el nivel de las instalaciones donde es atendido y el confort que se le ofrece. Mientras que un paciente puede tardar meses en conseguir una cita en un hospital pblico o ser operado de alguna enfermedad que le afecte, en las
Jos Ramn Poleo (2007), La regulacin de la medicina privada. Recuperada el 02 de Marzo de 2010 de: http://venezuelareal.zoomblog.com/archivo/2007/05/08/la-regulacion-de-la-medicina-privada.html
4

instituciones privadas esta espera es mucho ms corta, su atencin mucho ms efectiva y en condiciones de mayor calidad5. 1.5. OBJETIVOS

1.5.1. OBJETIVO GENERAL Mejorar la administracin en la unidad de Nutricin y Diettica del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo bajo la filosofa de procesos, con el fin de optimizar los recursos disponibles lo que coadyuvar a mejorar la productividad de la unidad y la satisfaccin de los clientes internos y externos. 1.5.2. OBJETIVOS ESPECFICOS 1. Realizar el diagnstico organizacional a fin de conocer la situacin real de la unidad y determinar las necesidades administrativas y de modernizacin. 2. Realizar la identificacin de procesos existentes con el propsito de obtener informacin actual de sus proveedores, actividades, clientes y productos que genera la Unidad. 3. Definir procesos administrativos y organizacional de la Unidad. 4. Disear los procesos administrativos para agilitar los trmites que se generan en esta unidad. disear la nueva estructura

Ibid.

1.6.

FORMULACIN DE HIPTESIS

Disponer de un sistema de gestin por procesos en la Unidad de Servicio de Nutricin y Diettica del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo le permitir optimizar los recursos humanos, materiales, tecnolgicos y ofrecer un mejor servicio para satisfaccin de los clientes internos y externos. Ms del 70% de las empresas no cuentan con un modelo organizacional que permita una gestin administrativa eficiente. 1.6.1. Hiptesis Nula. Menos del 70% de las instituciones pblicas no cuentan con un modelo organizacional que permita una gestin administrativa eficiente. 1.6.2. Hiptesis Estadstica.

Hi: x > 70% Ho: x < 70% Ha: x = 70% 1.6.3. Variables. 1.6.3.1. Variable Dependiente.

La variable dependiente expresada en la hiptesis es: gestin administrativa eficiente. 1.6.3.2. Variable Independiente.

La variable independiente que expresada en la hiptesis es: Las empresas no cuentan con una estructura organizacional.

1.7.

ALCANCE DE LA INVESTIGACIN

Este proyecto permitir una mejor comprensin de los procesos sus relaciones e identificar en forma tcnica los procedimientos, los responsables y las diferentes actividades que servirn como soporte de la modalidad de gestin por procesos en la Unidad de Nutricin y Diettica. Se conformar el equipo de mejoramiento; quien realizar un diagnstico de la unidad; para posteriormente proceder con el levantamiento e inventario de los procesos; se elaborar el mapa de procesos como la optimizacin de las actividades, eliminando las que no agregan valor; medir el grado de cumplimiento de las tareas La automatizacin de los principales procesos y procedimientos ser realizada en una etapa posterior ya que al momento no se cuenta con los recursos necesarios para la adquisicin de equipos, personal, software y hardware. El desarrollo del proyecto comprende: a) Identificacin de los productos que generan cada uno de los departamentos y unidades administrativas de la Direccin. b) Anlisis de los procesos actuales. c) Inventario de los procesos y procedimientos. d) Clasificacin de los procesos en gobernantes o estratgicos, agregadores de valor y habilitantes. e) Elaboracin del mapa de procesos de la Direccin. f) Diseo del sistema de Gestin por Procesos. g) Anlisis y rediseo de los procesos propuestos. h) Documentacin de los procesos: Preparacin de la Hoja de Procesos Diagramacin Anlisis de tiempos 7

i) Utilizacin de herramienta Micrsoft Office, (Word, Excel, Power Point, Visio). Respecto al Balanced Scorecard, es una herramienta que mide la actuacin de la organizacin desde cuatro perspectivas, la de finanzas, de los clientes, de los procesos internos y de formacin; no se puede implementar an en esta casa de salud debido a que no cuenta con recursos econmicos asignados por el Ministerio de Finanzas ya que este proyecto no fue considerado para este ao en los planes plurianuales que se enva al SENPLADES. 1.8. MARCO TERICO

La existencia de estructuras burocrticas jerarquizadas conlleva una orientacin interna, hacia la propia organizacin, con la multiplicacin de actividades que, a veces, poco o nada tienen que ver con el ciudadano6. En la Administracin Pblica la jerarquizacin de la estructura organizativa alcanza un grado ms que notable. En ella, suele ser muy elevadas la proliferacin de actividades sin valor aadido, y la reduccin de la eficiencia. Orientar la gestin hacia los procesos, lleva implcita la idea de que el proceso es la forma natural de organizacin del trabajo. Igualmente, debera significar la posibilidad de centrar las actividades de la organizacin en el cliente que, en definitiva, es quien recibe el resultado final del conjunto de los procesos. Este enfoque, en el que la empresa privada posee ya una cierta experiencia, est comenzando a ser utilizado por algunas administraciones pblicas como un valioso instrumento para gestionar recursos cada vez ms escasos, y para afrontar la acuciante presin de

Niurka Rodrguez G. (2009), Mejora del proceso de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo en la Sucursal Centro Cimex. Recuperada el 05 de Marzo de 2010 de: http://www.monografias.com/trabajos16/centro-cimex/centrocimex.shtml

una sociedad que demanda acciones, procedimientos y resultados ms eficaces. Al mismo tiempo, permite ofrecer respuestas ms giles para procurar la satisfaccin de los clientes7. Las estrategias desde las que se pueden abordar los procesos, van desde la mejora continua de los mismos, hasta su rediseo o reingeniera, esta ltima vista como una respuesta radical, de ruptura. La aplicacin de unas u otras, depender de la realidad organizativa actual, as como del ajuste real entre los resultados de la organizacin y las demandas del entorno, sin olvidar la voluntad de decisin de polticos y gestores de alto nivel para asumir cambios ms o menos radicales. En definitiva, prestar atencin a los procesos y gestionarlos decididamente, constituye en la actualidad una alternativa consistente para la mejora de la eficiencia de las administraciones y servicios pblicos, su eficacia y calidad. El Marco Terico es el conjunto en las definiciones utilizadas en el anlisis y estructuracin de los procesos, los mismos que estn determinados de la siguiente manera: 1.8.1. FILOSOFA DE LA ADMINISTRACIN POR PROCESOS

Entender los procesos para definirlos Definirlos para medirlos Medirlos para comunicar su desempeo Comunicar su desempeo para administrarlos Administrarlos para mejorarlos continuamente Mejorarlos continuamente para proveer mayor valor al usuario

Area 2 Gua Tcnica ( 2009), Gestin de Procesos. Recuperada el 05 de Marzo de 2010 de: http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:ua0dRiZKBTsJ:www.cfnavarra.es/infolocal/CALIDAD/CONVOCATORIAS%2520CALIDAD-INNOV/CONVOCATORIA2005/Fichas/2B3GESTIONPROCESOS.doc+Al+mismo+tiempo,+permite+ofrecer+respuestas+m%C3%A1s+%C3%A1giles+para+procur ar+la+satisfacci%C3%B3n+de+los+clientes&cd=1&hl=es&ct=clnk&gl=ec

Como metodologa, del despliegue de la estrategia se definen los procesos institucionales agrupados en Estratgicos, Agregadores de Valor y de Soporte. 1.8.2. QUE ES UN PROCESO Se entiende cualquier actitud o grupo de actividades que emplea un insumo, le agregue valor y suministre un producto a un cliente externo o interno de esta manera todas las actividades presentes en desarrollo de un proceso deben tener un propsito comn orientado a la satisfaccin de la necesidad del cliente8. Grfico N 1 CONTENIDO DE UN PROCESO

C O N T E N ID O D E U N P R O C E S O
C O N T R O L E S

P O L T IC A S , L E Y E S , P R O C E D IM IE N T O S , N O R M A T IV A S

P R O V E E D O R

EN TR A D A IN S U M O S

P R O CESO

S A L ID A S P R O D U C TO S

C L I E N T E

M E C A N I S M O S

RECURSOS: H U M A N O S , F S IC O S , T E C N O L G IC O S , E C O N M IC O S , IN F R A E S T R U C T U R A

Elaborado por:

Ney Osorio

1.8.3. ELEMENTOS DE UN PROCESO Misin: La misin de un proceso determina el fin para el cual fue concebido en relacin directa a los objetivos del mismo.

James Harrington H. Mejoramiento de los procesos de la empresa Mc.Graw Hill 2000 pgina 67

10

Entrada: Las entradas del proceso pueden ser tangibles o intangibles y son los insumos para realizar el servicio (equipos, materiales, componentes, energa, informacin, etc.) Transformacin: La transformacin es el conjunto de actividades y tareas que recibiendo una entrada, le agrega valor y genera una salida para el usuario, el cual puede ser interno o externo. Salida: Es el producto o servicio generado por un proceso, para el usuario. Controles: Sistemas de medida y control que mediante la generacin de datos, permiten analizar el desempeo de los procesos Recursos: Constituyen el apoyo humano, econmico, logstico, tecnolgico y de infraestructura que interacta en distintas relaciones dentro de la organizacin. Lmites de Proceso: Se definen por el alcance de las actividades incluidas, las entradas requeridas, las salidas generadas, y los recursos relacionados. 1.8.4. COMPONENTES DEL PROCESO DE DISEO DE REGLAMENTO O ESTATUTO ORGNICO DE GESTIN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS9 El proceso de diseo de reglamento por procesos est integrado por:

Portafolio de Productos Cadena de Valor Estructura Orgnica Procesos Portafolio de productos (Matriz de Procesos):

1.8.4.1.

Constituye el conjunto integrado de productos que la institucin ofrece a la sociedad para satisfacer sus
9

Registro Oficial 251 de 17 de abril de 1996 CAPTULO III Art. 10.

11

necesidades y expectativas; y se encuentra constituido por productos primarios que son aquellos que desarrollan las organizaciones del Estado en cumplimiento de su normativa legal de creacin, misin y aquella que la complementa con la finalidad de satisfacer a sus clientes externos; el levantamiento de estos comprende las siguientes fases: Investigacin.Consiste en identificar los Productos y de

Primarios a travs del anlisis de la base legal de Constitucin Institucional, leyes conexas

direccionamiento estratgico. Validacin.- Es revisar, depurar y consensuar el inventario general de productos verificar la primarios importancia antes y obtenidos, su pretendiendo asegurar

consistencia a travs de la revisin del inventario general de los productos, y socializacin con el inventario. Complementariamente tenemos los Productos

Secundarios, los mismos que se generan en los niveles jerrquicos administrativos de Apoyo y Asesora, su naturaleza no cambia y siempre se encargan de facilitar la entrega de recursos y prestacin de servicios para el normal desarrollo de la gestin interna de la organizacin; siendo necesario estandarizarlos considerando los productos bsicos que se deben elaborar en dichos niveles, sin que esto signifique que las organizaciones deban limitar la generacin de productos, sino ms bien, ampliar su portafolio de productos, de acuerdo a las necesidades institucionales. De esta manera, se define el portafolio de productos de los procesos habilitantes.

12

1.8.4.2.

Cadena de valor institucional: Es la representacin grfica de las macro actividades estratgicas relevantes de la institucin. Se define del anlisis realizado a los productos primarios, y que identifican el aporte de valor de las macro actividades en el cumplimiento de la misin institucional, insumos con los cuales se constituye la cadena de valor, con la finalidad de estructurar la organizacin de tal manera que represente un cambio radical en la forma de operar, incorporando as un nuevo sistema de gestin.

1.8.4.3.

Diseo de la estructura orgnica: En este elemento se debe considerar y analizar los siguientes componentes:

Unidades administrativas.- Una estructura organizacional puede estar conformada por direcciones y departamentos, a las cuales se les denominarn unidades administrativas, las mismas que dependern de las necesidades basadas en la misin, visin y productos institucionales, y reflejar la optimizacin del funcionamiento de la organizacin as como de sus procesos internos. Niveles jerrquicos.- Se refiere al nmero de niveles de administracin que adopta la organizacin, para garantizar la realizacin de sus productos y logro de sus objetivos. En este sentido se consideran los siguientes niveles jerrquicos: Directivo.- Responsable de direccionar a la organizacin al cumplimiento de su misin. Asesor.- Comprometido en proporcionar asesora o asistencia tcnica especfica, para la toma de decisiones y la solucin de problemas organizacionales.

13

Apoyo.- Responsable de proveer apoyo administrativo y logstico, entregando oportunamente recursos a la organizacin y permitindole alcanzar sus objetivos. Operativo.- Responsable de la ejecucin de los productos directamente relacionados con el cliente externo. Cuadro N 1 NIVELES ORGANIZACIONALES UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Directivo

Directorios; y/o Despacho de la primera y segunda autoridad de las instituciones pblicas.

Asesor

Auditora Interna Asesora Jurdica Planificacin Comunicacin Social

Apoyo

Administracin de Recursos Humanos Gestin Financiera Gestin Tecnolgica Gestin Administrativa Secretara General

Operativo

Se identificarn en relacin a la misin y objetivos institucionales.

Lneas de autoridad y responsabilidad.- Canal formal que define la autoridad y responsabilidad desde el ms alto nivel hasta la base de la organizacin y viceversa. 14

Cuadro N 2 SIMBOLOGA DESCRIPCIN CONFORME

Lnea de dependencia y responsabilidad

Lnea de Asesora

Lnea de Apoyo

Organigrama estructural.- Es la representacin grfica de la estructura organizacional, sustenta y articula todas sus partes integrantes e indica la relacin con el ambiente externo de la organizacin10. 1.8.5. CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS

Los procesos al interior de cada institucin se agrupan en funcin del grado de contribucin y valor agregado al cumplimiento de la misin institucional, se clasifican por su responsabilidad en11: Gobernantes: tambin denominados gobernadores, estratgicos, de direccin, de regulacin o de gerenciamiento. Estos procesos son responsables de emitir polticas, directrices y planes estratgicos para el funcionamiento de la organizacin. Agregadores de Valor: Tambin denominados especficos, principales, productivos, de lnea, de operacin, de produccin,
10 11

Registro Oficial 251 de 17 de abril de 1996 CAPTULO III Art. 13.

Norma Tcnica De Diseo De Reglamentos O Estatutos Orgnicos De Gestin Organizacional Por Procesos. Registro Oficial N 251 Captulo III Art. 14.

15

institucionales, primarios, claves o sustantivos. Son responsables de generar productos y/o servicios que responden a la misin y objetivos estratgicos de la institucin. Habilitantes: Se clasifican en procesos habilitantes de asesora y procesos habilitantes de apoyo, estos ltimos conocidos como de sustento, accesorios, de soporte, de staff o administrativos. Son responsables de brindar productos institucionales demandados por los procesos gobernantes, agregadores de valor y por ellos mismos. Cuadro N 3 UNIDADES ADMINISTRATIVAS DIRECTORIOS Despacho de la primera o segunda autoridad de las instituciones pblicas DE ASESORA Auditora Interna Asesora Jurdica Planificacin DE APOYO Administracin de Recursos Humanos Gestin Financiera Gestin Tecnolgica Gestin Administrativa Secretara General Procesos Habilitantes o de Soporte Procesos Habilitantes de Apoyo PROCESOS ORGANIZACIONALES Procesos Gobernantes

OPERATIVOS Se identifican en relacin a la misin y objetivos institucionales

Procesos Agregadores de Valor

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Es importante enunciar que para todos los procesos institucionales se definirn su misin. En los procesos gobernantes, se determinar las atribuciones y responsabilidades conforme a su base legal constitutiva. Para los procesos agregadores de valor y habilitantes se trasladarn los productos establecidos en el portafolio de productos. 1.8.6. JERARQUA DE PROCESOS: Macro procesos: Es el conjunto de procesos interrelacionados de una institucin. Procesos: Descripcin de las actividades realizadas en el proceso. Subprocesos: Constituyen elementos componentes de un proceso. Actividad: Conjunto de tareas involucradas en un proceso. Tarea: Trabajo o labor que debe ejecutarse en un tiempo establecido. Grfico N 2 JERARQUA

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

ACTIVIDADES

TAREAS

Elaborado por:

Ney Osorio

Procedimiento: Es el conjunto de reglas e

instrucciones que

determinan la manera de proceder o de obrar para conseguir un resultado. 17

1.8.7. RESPONSABLE DEL PROCESO El Responsable de un proceso debe cumplir unos requisitos bsicos: Saber: Conocer con profundidad el proceso que va a administrar Poder: Capacidad para la toma de decisiones y para facultar al personal ('empowerment') en la toma de decisiones. Querer: Asumir voluntariamente la responsabilidad de la gestin del proceso. Las funciones del Responsable del proceso son: 1. Establecer medidas y fijar objetivos para mejorar el proceso 2. Garantizar que las metas globales del proceso se cumplan 3. Definir los lmites y el alcance del proceso 4. Identificar necesidades de capacitacin del personal de apoyo del proceso 5. Identificar los factores fundamentales de xito del proceso 6. Preparar documentos de trabajo, en caso de ser necesario 7. Definir los subprocesos y sus correspondientes responsables 8. Mantener el contacto con los usuarios del proceso para garantizar que se satisfagan y se conozcan sus expectativas 1.8.8. REPRESENTACIN GRFICA DEL PROCESO A travs de la diagramacin se puede visualizar de una mejor manera el desenvolvimiento del proceso como tal; con la ayuda de los diagramas de flujo los cuales se basan en la utilizacin de diversos smbolos para representar operaciones especficas conectadas por medio de flechas para indicar la secuencia de una operacin12 .

12

Universidad Pro Desarrollo de Mxico (2007), Reglas para dibujar un diagrama de flujo. Recuperada el 18 de Febrero de 2010 de: http://uproprod.blogspot.com/2007/08/aprenda-crear-diagramas-de-flujo.html

18

Los smbolos que se utilizarn tanto en el levantamiento de la informacin como en el mejoramiento de los procesos se describen a continuacin13. Grfico N 3 SMBOLOS

Operacin: Rectngulo o Actividad

Base de Datos: Programa / Sistemas

Punto de decision: Diamante

Conector de pgina: Conecta 2 ms partes de un diagrama a diferentes hojas con un N en el medio

Documentacin: Rectngulo con la Parte inferior en Forma de onda

Direccin de flujo: Flecha

Almacenamiento: Tringulo

Inicio o Fin del Proceso

1.8.9. MANUAL DE PROCESOS

Es el documento que contiene polticas, mtodos y procedimientos que permiten identificar y describir las entradas, actividades, salidas, controles recursos e interrelacionamiento de las unidades y procesos

Arvalo Chvez Freddy. (2009). Gerencia de la Calidad y Procesos, Introduccin a la Administracin por Procesos pg. 35

13

19

de la institucin en funcin del cliente. Para cada uno de los productos se disear el proceso y procedimiento correspondiente14. Objetivo del Manual de Procesos.- Fortalecer la gestin de las instituciones, organismos, entidades y empresas del Estado, sobre la base del estatuto y estructura orgnica, fundamentando la gestin institucional en hechos documentados, con las derivaciones que se genere y que facilite la operatividad y establecimiento de estndares de medicin y control de la gestin organizacional y la satisfaccin de los clientes y usuarios15. Levantamiento de Procedimientos.- Permiten establecer las tareas, las cuales deben ser descritas en forma secuencial al detalle. El levantamiento de procedimientos contiene la siguiente informacin: Nombre de la unidad administrativa.- Denominaciones de las unidades administrativas identificadas en el estatuto. Producto.- Cualquier bien o servicio que satisface las necesidades y expectativas de los clientes, se considerar las denominaciones de los productos identificados en el portafolio de productos. Volumen y frecuencia.- Descripcin del nmero de veces que se realiza el producto en un tiempo determinado que puede ser diario, semanal, mensual, trimestral. Tarea.- Descripcin al detalle de todos los pasos que deben ser realizados dentro de una actividad para la obtencin de un determinado producto.

14 15

Registro Oficial 251 de 17 de abril de 1996 CAPTULO IV Art. 15. Registro Oficial 251 de 17 de abril de 1996 CAPTULO IV Art. 16.

20

Responsables.- De conformidad con la tarea se deber describir la denominacin del puesto del responsable de su ejecucin, y si son varios con la misma denominacin se describir el nmero de personas que intervienen en su desarrollo. Tiempo real.- Tiempo que efectivamente una persona una persona est realizando una tarea, considerando los tiempos promedios entre lo mnimo y lo mximo de datos histricos. Tiempo de demora.- Tiempo en el cual el documento est en espera de una respuesta o de alguna accin que permita su continuidad, se considerar los tiempos promedios ente lo mnimo y lo mximo de los datos histricos. La sumatoria del tiempo real y el de demora ser el tiempo total de la ejecucin de la tarea16. 1.8.10. ANLISIS DE VALOR

Valor: Es la percepcin que tiene un usuario sobre la capacidad de un servicio para satisfacer su necesidad. Anlisis de Valor Agregado Para hacer el anlisis de valor agregado de las actividades partimos con el Diagrama de Procesos, para obtener la secuencia de actividades. Luego mediante el uso de la hoja de medicin de tiempos de proceso obtenemos los tiempos correspondientes de cada una de las actividades. El anlisis de valor agregado Permite clasificar las actividades que intervienen para ofrecer un producto o servicio, y ayuda a establecer la relacin proporcional

16

Registro Oficial 251 de 17 de abril de 1996 CAPTULO IV Art. 17.

21

entre las actividades, las cuales se dividen en actividades de valor agregado y actividades de no-valor agregado17. El objetivo del anlisis consiste en: 1. Eliminar dentro de los procesos las actividades que no agregan valor. 2. Combinar las actividades que no pueden ser eliminadas, buscando que ellas sean ejecutadas de la forma ms eficiente y/o con el menor costo posible 3. Mejorar las actividades restantes que no agregan valor. Una vez realizado el anlisis, se determinan actividades que necesitan ser modificadas y/o eliminadas, combinadas, procesadas aquellas que eran inconsistentes con el fin de mejorar el desempeo del proceso y de esta manera evitar demoras innecesarias y los cuellos de botella18. 1.8.11. GLOSARIO DE TRMINOS19

1. Calidad como base de un producto / servicio: Conjunto de caractersticas de un producto o servicio que tiene la propiedad de satisfacer las necesidades implcitas o explcitas de usuarios internos o externos. Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos bajo estndares. Cultura de calidad: Conjunto de valores que constituyen la filosofa de una organizacin.

17

Dr. Csar Guanoluisa V. 2008, Gestin por Procesos en el Laboratorio Clnico. Recuperada el 17 de febrero de 2010 de: http://www.bioquimifarma.org/JornadasC_2008/Procesos%20en%20Lab.pdf 18 GAINTER, N. Administracin y produccin y operaciones/Mxico/Mxico Internacional Thompson Editores XVUII
19

(2010), Glosario de Trminos relacionados con la calidad. Recuperada 20 febrero de 2010 de : http://www.calidad.ugto.mx/archivos/Glosario.pdf

22

 Diagnstico: Conocimiento de la situacin actual de una organizacin. Estrategia: Conjunto de actividades organizadas y planificadas para alcanzar un objetivo especifico. Equipo de trabajo: Conjunto de 5 o 7 personas que trabajan ejecutando actividades definidas hacia el cumplimiento de un objetivo comn Insumo: Recursos que se transforma durante el proceso. Macro proceso: Es el conjunto de procesos de una institucin. Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la

capacidad para cumplir los requisitos. Oportuno: Se considera el tiempo que permita organizar el trabajo para atender el requerimiento del usuario con la holgura suficiente. Planificacin estratgica: Es el anlisis sistemtico de las variables externas e internas de la organizacin, permitiendo la definicin de la misin, visin, objetivos y estrategias corporativas, las mismas que deben ser actualizadas en funcin del estudio del cambio que se vaya operando en el ambiente interno y externo. Planificacin operativa:

Conjunto

de

actividades

ser

desarrolladas sistemtica y cronolgicamente en un determinado tiempo, en funcin de los objetivos institucionales. Proceso:

Conjunto

de

actividades

interrelacionadas

que

transforman insumos, agregan valor y dan lugar a un producto o

23

servicio que satisfacen las necesidades de un usuario interno o externo. Producto: Resultado de la ejecucin de actividades de un proceso. Proveedor: Suministra productos o servicios a una unidad administrativa. Sistema: Conjunto de elementos que actan interrelacionada e interdependientemente hacia la consecucin de un solo objetivo. Subproceso: proceso. Tiempo de ciclo: Es el tiempo de intervalo entre un producto final y otro, del mismo proceso. Tiempo de transporte: Es el tiempo que se utiliza para enviar el producto intermedio de una unidad a otra. Tiempo del proceso: Es el utilizado para desarrollar las actividades. Usuario: Receptor de un producto o servicio suministrado por un proveedor. Valor: Es la percepcin que tienen un usuario sobre la capacidad de un servicio para satisfacer su necesidad. Valor Agregado: Actividades que aportan valor en la generacin del producto o servicio.

Constituyen elementos componentes de un

24

1.8.12.

METODOLOGA

El proceso investigativo a aplicarse cubrir varias fases, partiendo de la recopilacin de informacin, anlisis de datos y elaboracin de resultados, obedeciendo a distintos temas ofrecidos en los estudios de corte acadmico general. Diseo de Investigacin Mtodos Los mtodos que se utilizaran para la presente investigacin son los siguientes: Inductivo.- Este mtodo ayudar a estudiar los hechos particulares relativos al tema, para luego llegar a establecer los hechos reales generales. Deductivo.- Partiendo de una ley general conocida, este mtodo contribuir a desarrollar, estudiar, analizar y sintetizar el proceso de la creacin de un proyecto de Gestin por Procesos. Analtico.- Este mtodo permitir analizar independientemente el problema expuesto a travs de un estudio objetivo y ordenado. Alineamiento Institucional

De acuerdo al diccionario de la Real Academia Espaola alineacin es: accin y efecto de alinear y vincular a otros a una tendencia ideolgica, poltica etc. De tal forma que podemos definir el concepto de alineamiento como: Vincular a las diferentes unidades y departamentos hacia la estrategia de la organizacin, llegando en este procesos de vinculacin, hasta el nivel de empleado, de tal forma de asegurar 25

que el trabajo, actuaciones, decisiones y el comportamiento diario de todos los individuos, de todas la reas, de todos los niveles, todos los das, este directamente ligado a apoyar la estrategia de la organizacin20. El alineamiento estratgico es un proceso continuo de vinculacin de los diferentes elementos de una organizacin hacia la estrategia de la organizacin y bsqueda de una misin y visin comn para todas las personas. Como un proceso, este es susceptible de ser definido, evaluado y mejorado consistentemente21. La misin, el plan estratgico y las mediciones del desempeo, hacen posible conocer cuando una accin no est alineada adecuadamente, para eliminarla o reajustarla en funcin de buscar una mejor vinculacin de sta con la estrategia de la organizacin y de esta forma garantizar optimizacin de recursos. Varios son los diversos componentes de la organizacin que debemos alinear a la estrategia, entre las cuales las ms importantes son: objetivos, metas, mediciones, incentivos, proyectos, recursos y presupuestos, estructura, procesos, cultura, competencias y comportamientos, conocimientos y habilidades y sistemas de informacin22. Indicadores de gestin Son factores que establecen el nivel de logro y cumplimiento de la misin, objetivos y metas, mediante la aplicacin de sistemas de informacin estadstica, que permiten tomar decisiones acertadas y oportunas; adoptar las medidas correctivas o de mejoramiento y controlar la evolucin de las principales variables y procesos.

Universidad Politcnica de Nicaragua (2004). Planeacin estratgica de RRHH. Recuperada el 18 de Febrero de 2010 de: http://www.quality-consultant.com/gerentica/aportes/aporte_002.pdf 21 Reynoso lvaro. Grupo Kaizen S.A. Alineamiento Estratgico la eliminacin de la teora de la conspiracin. Recuperada el 20 de febrero de 2010 de: http://www.grupokaizen.com/bsce/Alineamiento_estrategico_la_eliminacion_de_la_teoria.pdf 22 Ibid.

20

26

Su aplicacin se basa en el principio segn el cual si se puede medir el trabajo que se realiza y sus resultados, se puede controlar; si se puede controlar se puede organizar, dirigir y en consecuencia mejorar. Es decir, la medicin del trabajo permite una evaluacin objetiva del desempeo de los procesos, procedimientos, actividades y resultados, factores que al ser comparados en forma sistemtica con estndares, metas y objetivos exigen acciones de correccin y mejoramiento, que nos ubican en el campo del mejoramiento continuo o ruta de la excelencia. Los indicadores sirven para medir el comportamiento de una actividad o de un proceso y compararlos con los estndares metas u objetivos previamente fijados, dentro de un perodo de tiempo determinado. Pueden aplicarse al sistema de gestin en cuyo caso toman el nombre de indicadores de gestin, o a las actividades o procesos indicadores operativos. Los indicadores de gestin son signos vitales de una unidad administrativa y su monitoreo continuo permite identificar, oportunamente, las desviaciones de los resultados con respecto a estndares, metas y objetivos fijados. Permiten medir el grado de eficiencia, eficacia, productividad, cumplimiento del presupuesto y la calidad de los servicios generados; por lo tanto, pueden ser valores, unidades, ndices, series estadsticas, que constituyen la expresin cuantitativa del comportamiento o desempeo de esta unidad, que al ser comparados con un nivel o estndar de referencia, sealan la magnitud de las desviaciones y permite tomar acciones preventivas, correctivas o de mejoramiento, segn los casos.

27

DESCRIPCIN DE LOS INDICADORES CS CALIDAD Y SATISFACCIN Descripcin Grado de satisfaccin de los usuarios internos y externos, con respecto a los servicios generados y a los proyectos y procesos ejecutados en la Auditora Interna. Medicin

Aplicacin de encuestas sobre el rendimiento de los servicios, en relacin con las expectativas de los usuarios internos y externos. EF EFICIENCIA EN LA PRODUCCIN DE SERVICIOS, PROYECTOS Y PROCESOS Descripcin

Forma

de

utilizacin

de

los

recursos,

previamente

determinados, en la planificacin, servicios, proyectos y procesos. Medicin Determinacin y valoracin de los recursos realmente utilizados en la produccin de los servicios, proyectos y procesos, en comparacin con los recursos previstos y planificados.

28

EFC EFICACIA EN LA PRODUCCIN DE LOS SERVICIOS, PROYECTOS Y PROCESOS Descripcin Relacin entre los resultados logrados en los servicios, proyectos y procesos, frente a los resultados previstos y planificados. Medicin

Cuantificacin y valoracin de los resultados reales y su relacin con estndares, metas u objetivos. PS PP PRODUCTIVIDAD EN LOS SERVICIOS, PROYECTOS Y PROCESOS Descripcin

Determinacin del grado de optimizacin de los recursos utilizados en la produccin de los servicios, proyectos y procesos, en perodos de tiempo determinados y en el ejercicio econmico. Medicin Cuantificacin y valoracin de los resultados obtenidos, sobre el monto de los recursos realmente utilizados. eficiencia en el perodo. Eficacia sobre eficiencia de los servicios, proyectos y procesos; eficacia sobre

29

Estos indicadores aplicados individualmente en cada uno de los servicios, proyectos y procesos, son indicadores operativos; y, aplicados a los resultados del Plan Operativo Anual y a la finalizacin del perodo, se convierten en indicadores de gestin. Cuadro N 4

I N D I C AD O R E S
INDICADOR CS
CALIDAD Y SATISFACCIN DE LOS SERVICIOS O PROYECTOS

FRMULA DE CLCULO CS =
DESEMPEO REAL DEL SEVICIO EXPECTATIVA DEL USUARIO

META
OBTENER UN ND ICE IGUAL O MAYOR A UNO

RESPONSABLE
LDER DEL PROCESO O PROYECTO

FRECUENCIA

A QUIN REPORTA
DIR EC TOR

TRIM ESTRAL.

CS = 1
OBTENER UN ND ICE IGUAL O MENOR A UNO EN CADA CASO UNA VEZ CONCLUID O EL SERVICIO O PRYECTO. CUMPLIDA LA PLANIFICACIN UNA VEZ CONCLUID O EL SERVICIO O PROYECTO. CUMPLIDA LA PLANIFICACIN UNA VEZ CONCLUID O EL SERVICIO, PROYECTO O EL PERODO

EF
EFICIENCIA EN LA PRODUCCIN DE SERVICIOS, PROYECTOS Y PERODO

EF = RECUR. UTILIZAD. RECUR. PREVISTEF EF = TIEMPO REAL TIEMPO PREVISTO

COSTO REAL = COSTO PREVISTO

EF = 1
OBTENER UN ND ICE IGUAL O MAYOR A UNO EN CADA CASO

LDER DEL PROCESO O PROYECTO

DIR EC TOR

EFC
EFICACIA EN LA PRODUCCIN DE SERVICIOS, PROYECTOS Y PERODO

EFC =

RESULTAD. R EALES RESUL. PR EVISTOS

LDER DEL PROCESO O PROYECTO

DIR EC TOR

EFC = 1
REAL PS = VAL.RESULT.EMPL. VAL.RECUR. OBTENER UN ND ICE SUPERIOR A UNO

PS - PP
PRODUCTIVIDAD DEL SERVICIO, PROYECTO O PERODO

PP= VAL.TOT.RESULT. FIN. VAL- TOTAL RECUR.

PS > 1 PP > 1

LDER DEL PROCESO O PROYECTO

DIR EC TOR

30

1.9.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Arvalo F. (2007). Administracin por procesos. Gaither N. Frazier (2000) Administracin y produccin y operaciones/ Mxico. Harrington James (2000) Mejoramiento de los procesos de la empresa. http://www.bioquimifarma.org/JornadasC_2008/Procesos%20en%20Lab.pd f http://www.calidad.ugto.mx/archivos/Glosario.pdf http://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:E9uwOAqGhUgJ:www.hee.go v.ec/index.php%3Foption%3Dcom_docman%26task%3Ddoc_download%2 6gid%3D5%26Itemid%3D%26lang%3Des+El+Hospital+Eugenio+Espejo+e s+un+hospital+de+tercer+nivel+se+encuentra+ubicado+en+la+provincia+d e+Pichincha,+en+el+cant%C3%B3n+Quito+en+la+Av.+Colombia+s/n+y+Y aguachi%3B+la+construcci%C3%B3n+de+Hospital+Eugenio+Espejo+se+i nici%C3%B3+el+23+de+mayo+de+1901+y+culmin%C3%B3+en+el+a%C3 %B1o+1933.+El+28+de+Junio+de+1931+la+Junta+Central+de+Asistencia +P%C3%BAblica+de+Quito+acuerda+que:+El+nuevo+hospital+civil+que+l a+Junta+ha+construido+llevar%C3%A1+el+nombre+de+Eugenio+Espejo+ en+homenaje+al+ilustre+pr%C3%B3cer+de+la+independencia+Dr.+Franci sco+Eugenio+de+Santa+Cruz+y+Espejo.&hl=es&gl=ec&pid=bl&srcid=ADG EESiqAg8et06zzeqUZdNAJSYTRFrE2l7XuDuoTab6dTidywTkL8AbQeyh1fl_92bltMb TGPPVF3g2uDEzylNucwIRzOm7LTIHkCAqC7v0kC0OvIZYldiBX3Vii8v7f4 GbEJ-3Dqt&sig=AHIEtbQNkpXnuMlMg6caFdlIHBGqsFqH_A http://www.grupokaizen.com/bsce/Alineamiento_estrategico_la_eliminacion _de_la_teoria.pdf http://www.monografias.com/trabajos16/centro-cimex/centro-cimex.shtml http://www.quality-consultant.com/gerentica/aportes/aporte_002.pdf http://uproprod.blogspot.com/2007/08/aprenda-crear-diagramas-deflujo.html http://venezuelareal.zoomblog.com/archivo/2007/05/08/la-regulacion-de-lamedicina-privada.html http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:ua0dRiZKBTsJ:w ww.cfnavarra.es/info-local/CALIDAD/CONVOCATORIAS%2520CALIDADINNOV/CONVOCATORIA2005/Fichas/2B3GESTIONPROCESOS.doc+Al+mismo+tiempo,+permite+ofrecer+respuesta s+m%C3%A1s+%C3%A1giles+para+procurar+la+satisfacci%C3%B3n+de +los+clientes&cd=1&hl=es&ct=clnk&gl=ec 31

CAPTULO II 2. DIAGNOSTICO DE LA UNIDAD DE NUTRICIN Y DIETTICA Grfico N 4 Entorno empresarial

Elaborado por:

Ney Osorio

2.1. Anlisis Externo 2.1.1. Macroambiente Los factores que se detallarn a continuacin inciden directamente en la gestin institucional del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo son: el econmico, poltico, social y tecnolgico. 2.1.1.1. Factor Econmico: Luego de varios aos de crecimiento vigoroso la economa mundial afronta varios desafos como consecuencia de la crisis originada en Estados Unidos con problemas crediticios e hipotecarios que afect al sector inmobiliario cuyo origen se dio cuando los bancos centrales tuvieron que intervenir para proporcionar liquidez al sistema bancario, cuando ste colapso causo la quiebra de bancos y entidades financieras arrastrando a los valores burstiles y a la capacidad de consumo y ahorro de la poblacin. 32

Este fenmeno se expandi por los pases europeos como Dinamarca que entr en recesin en el primer trimestre del 2008, a mediados del mismo ao la economa de la zona euro se contrajo en un -0.2% encabezada por los retrocesos en Francia y Alemania. Otras economas como la espaola evitaron la contraccin pero su crecimiento fue dbil.23 Estos efectos repercuten en el Continente Americano especialmente en los pases subdesarrollados donde es preocupante la ola de desempleo y aumento de la pobreza. La cada de los precios de los productos bsicos, el debilitamiento de la demanda externa y el giro en los flujos de capital afectarn a las perspectivas econmicas de la regin. 24 Las remesas empezaron a desacelerarse en Amrica Latina y el Caribe para el 2008 se registr una cifra rcord de $69.200 millones pero para enero del presente ao Mxico registr una cada del 12%, Colombia del 16%, El Salvador y Guatemala del 8%. Los pases andinos con familiares en Espaa se beneficiaron del euro fuerte a principios del ao pasado pero se han visto afectados por la cada de la divisa. Ecuador fue afectado ya que tiene una economa fuertemente dolarizada y una gran cantidad de poblacin en Espaa. Connotacin: Los impactos de la crisis econmica se sienten con

creciente fuerza en todos los pases de Amrica latina; en Ecuador empeor desde el primer trimestre del 2009; los principales canales por las cuales se ve afectada su economa son las remesas y el precio del petrleo, sin embargo hay que destacar que los gastos en atencin mdica y entrega de medicinas gratuita han sido ampliadas especialmente para nios y mujeres embarazadas. Hay que tomar en cuenta la disminucin del crdito e inversin extranjera, lo que afectar de manera directa a los ciudadanos, ya que al no contar con recursos necesarios para atenderse en Hospitales, clnicas y consultorios mdicos privados, debern recurrir a casas de salud pblicas; lo que Constituye una AMENAZA de alto impacto

23 24

La zona euro tambin entra en crecimiento negativo El Economista, 14 de Agosto del 2008 Situacin Econmica Mundial y Perspectivas, Estudio de las Naciones Unidas 2009, Pg.:1

33

2.1.1.1.1. Integracin La economa ms integrada actualmente entre naciones independientes es la Unin Europea (UE) que ha superado ya los tres grados iniciales de integracin: rea de libre comercio, unin aduanera, mercado comn y tiene muy avanzado el proceso de unin econmica. Representa el 20 % 25 de todas las importaciones y exportaciones lo que la convierte en la primera potencia comercial del mundo. Sus principales socios comerciales son EE.UU., seguidos de China y Rusia. En Amrica Latina y el Caribe existen cuatro grupos subregionales de integracin que aspiran a formar mercados comunes: Mercado Comn del Sur (MERCOSUR), La Comunidad Andina de Naciones (CAN), El Mercado Comn Centroamericano (MCCA) y Comunidad el Caribe (CARICOM) todos ellos han avanzado hacia la constitucin de uniones aduaneras26. Adems existe la Asociacin latinoamericana de integracin (ALADI) que mantiene un rea de preferencias econmicas e intenta lograr la convergencia de los esquemas subregionales. Dos acuerdos adicionales renen a pases miembros de diferentes acuerdos de integracin: el Grupo de los Tres y la Asociacin de Estados del Caribe (AEC). Otro grupo de alcance extrarregional est conformado por los pases firmantes del Tratado de Libre Comercio de Amrica del Norte (TLCAN) como su nombre lo indica este acuerdo no aspira a formar un mercado comn o una unin aduanera. El problema en Latinoamrica son las barreras arancelarias y no arancelarias existentes, la escasez de estructuras productivas complementarias y el retraso tecnolgico de la regin, pero an as a diferencia de otras alianzas latinoamericanas MERCOSUR ha mostrado un dinamismo excepcional. El TLC ha tenido crticas a favor y en contra 27 ,
25

Europa (2010), El compromiso con un comercio libre y justo. Recuperada 22 de febrero de 2010 de: http://europa.eu/pol/comm/index_es.htm 26 Ing. Juan Carlos Morales (2010), Unin Aduanera Caso Mercosur. Recuperada el 15 de marzo de 2010 de: http://www.gestiopolis.com/canales7/eco/mercosur-y-el-manejo-de-aduanas.htm 27 Ecuador inmediato. Com ( 2006), 65% del Ecuador est en contra o no conoce el TLC. Recuperada el 05 de Marzo de 2010 de: http://www.ecuadorinmediato.com/Noticias/news_user_view/65_del_ecuador_esta_en_contra_o_no_conoce_del_tlc-31416

34

nuestro pas an evala la posibilidad de pertenecer a este tratado pero esta negociacin ha servido para descubrir la precaria situacin del aparato productivo, la desarticulacin del sector pblico y el escaso liderazgo del gobierno. Desde el 22 de enero del ao anterior Ecuador adopt restricciones arancelarias donde se prohben ciertas partidas y se limitan otras con la imposicin de fuertes aranceles para frenar la salida de dlares ante la reduccin de ingresos por la baja de los precios del petrleo, de las remesas y las exportaciones. Connotacin: La falta de agilidad de los organismos de integracin regionales para negociar polticas comerciales uniones aduaneras y mercados comunes con el fin de eliminar barreras al comercio y aranceles externos comunes para acceder a los mercados y atraer la inversin extranjera constituye en una AMENAZA de impacto alto en el pas, a ello se suma la salida de ciertas empresas debido a las fuertes imposiciones arancelarias por lo que deciden instalar sus plantas de produccin en otros pases como Per que manejan mejores condiciones para el mercado, razn por la cual la mayora de insumos adquiridos por el Hospital Eugenio Espejo son de origen importado, esto provoca un desequilibrio en el presupuesto por los ajustes peridicos de precios que realizan los proveedores a esta casa de salud. 2.1.1.1. 2. Producto Interno Bruto (PIB)

Estados Unidos, la Unin Europea (UE) y Japn representan el 51% del PIB mundial con tan solo el 13% de la poblacin, China y la India abonan en conjunto el 4% del PIB aglutinando al 38% de la poblacin mundial. Para el caso de Amrica Latina la distribucin de poblacin es menos desigual ya que aporta con el 4% del PIB mundial y tiene el 7% de la poblacin.

35

El FMI divulg las ltimas estimaciones por primera vez en ms de 60 aos, el PIB global retroceder, la intensidad de la crisis tambin aleja el horizonte de la recuperacin28 El PIB de Estados Unidos retroceder un 2.6% este ao el crecimiento solo reaparecer en el tercer trimestre del 2010 si el Presidente Barack Obama impulsa una mejora de las condiciones del mercado financiero. En la zona euro el PIB bajara 3.2% acompaado del colapso de la demanda externa pases. El comportamiento del PIB en nuestro pas durante los ltimos 9 aos es el siguiente: Tabla N 1 PIB Ecuador FECHA Al 31 de Enero VALOR (millones de USD) 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 2002 2001 52022.00 54209.00 45504.00 41705.00 36942.00 32646.00 28409.00 24718.00 21271.00 y el impacto de la correccin inmobiliaria de algunos

FUENTE: Banco Central del Ecuador29

28 29

Diario El Pas, Seccin Economa, A. Bolaos, Madrid - 2009

Banco Central del Ecuador (2010), PIB. Recuperada el 05 de Marzo de 2010 de: http://www.bce.fin.ec/indicador.php?tbl=pib

36

Grfico N 5 Evolucin del PIB

EVOLUCIN DEL PIB

60000 MILLONES DE $ 50000 40000 30000 20000 10000 0
20 01 20 02 20 03 20 04 20 05 20 06 20 07 20 08 20 09

VA LOR

AO

FUENTE: Banco Central del Ecuador30 Elaborado por: Ney Osorio

Connotacin: Aunque el PIB se ha duplicado en los ltimos aos, la economa del pas tiene un crecimiento reducido por debajo del promedio de los pases latinoamericanos, lo que indica una limitada expansin de la produccin y por ende un escaso desarrollo nacional, situacin que demanda de productos importados y su correspondiente salida de divisas, afectando directamente a la empresa por el incremento en el precio de los materiales necesarios para proporcionar los servicios. El bajo crecimiento de la produccin generado en el Pas, constituye una AMENAZA de bajo impacto, razn por la cual resulta necesaria la compra de productos extranjeros debido a que la mayora de estos no se encuentran en el mercado nacional. El gobierno aumento el gasto de consumo en el sector pblico ya que ha tenido que comprar ms bienes y servicios en la prestacin de la atencin mdica y la educacin.

30

Ibid.

37

2.1.1.1.3. Inflacin En el 2009 la inflacin mundial subi a niveles histricos en los pases exportadores de petrleo por al aumento de las reservas de divisas extranjeras, en Amrica Latina se mantuvo elevada siendo Venezuela quien ocupe el primer lugar en el ranking de pases latinos con altos niveles de inflacin con el 28%, nuestro pas con el 4,31%31. Los sectores que ms incidieron en el aumento de los precios el de los alimentos y bebidas no alcohlicas seguido del de bienes y servicios y el de prendas de vestir y calzado. Este comportamiento se refleja en la siguiente tabla: Tabla N 2 Inflacin del Ecuador FECHA Enero 2010 Diciembre 2009 Noviembre 2009 Octubre 2009 Septiembre 2009 Agosto 2009 Julio 2009 Junio 2009 Mayo 2009 Abril 2009 Marzo 2009 Febrero 2009 Enero 2009 Diciembre 2008 Noviembre 2008 VALOR 4.44 % 4.31 % 4.02 % 3.50 % 3.29 % 3.33 % 3.85 % 4,54 % 5,41 % 6.52 % 7.44 % 7.85 % 8.36 % 8.83 % 9.13 %

FUENTE: Banco Central del Ecuador32

31

Hoy. Com. Ec (2010), Inflacin alcanz el 4,31% en el 2009. Recuperada el 06 de Marzo de 2010 de: http://www.hoy.com.ec/noticias-ecuador/inflacion-alcanzo-el-431-en-2009-386113.html 32 Banco Central del Ecuador (2010), PIB. Recuperada el 05 de Marzo de 2010 de: http://www.bce.fin.ec/resumen_ticker.php?ticker_value=inflacion

38

Grfico N 6 Inflacin

INFLACIN
10,00% P O R C E N T A JE 8,00% 6,00% 4,00% 2,00% 0,00% N ov -08 N ov -09 J un-09 A br-09 J ul-09 E ne-09 A go-09 M ay -09 S ep-09 E ne-10 M ar-09 D ic -08 F eb-09 O c t-09 D ic -09 VALOR

AOS

FUENTE: Banco Central Del Ecuador33

Elaborado por:

Ney Osorio

Connotacin: La tendencia a la baja inflacin se prev que contine durante el resto del ao a medida que los efectos de choque de los precios externos desaparezcan, segn las ltimas proyecciones del Fondo Monetario Internacional (FMI) indican que para el Ecuador la inflacin se reducir al 2% lo que beneficiara a los hospitales pblicos y al gobierno a no incrementar sus presupuestos en la adquisicin de alimentos e insumos (sbanas, colchas, colchones) para dar atencin a pacientes que ingresan a estas casas de salud, lo que se presenta como una AMENAZA de medio impacto. 2.1.1.1. 4. RIESGO PAS El riesgo pas es un concepto econmico que ha sido abordado mediante la aplicacin de metodologas de la ms variada ndole: desde la utilizacin de ndices de mercado como el
33

EMBI (ndice de bonos de mercados

Ibid.

39

emergentes) hasta sistemas que incorpora variables econmicas, polticas y financieras.34. El alto riesgo pas es un efecto de la crisis de las empresas estadounidenses que llev a la venta de unas y al millonario salvataje de otras. Las declaraciones en torno a la crisis financiera de EE.UU. subieron el nivel de riesgo ecuatoriano. Desde que nuestro pas adopt la dolarizacin en el 2000 el riesgo pas se hallaba en 4.712 puntos y en ao anterior este valor se situaba en 859 puntos. Pero en el ltimo trimestre del 2008 la deuda externa incidi directamente en la puntuacin del riesgo pas que en el ltimo mes lleg por primera vez en la historia al mximo de 5.055 puntos disparndose el 15 de diciembre fecha que venca el plazo del periodo de gracia para el pago de los intereses de los bonos Global 2012 y el pago de intereses de los Global 2015. Para enero del presente ao el ndice de Riesgo Pas se ubica en los 806 puntos. Tabla N 3 Riesgo Pas AO* 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 PUNTOS 564 1023 728 630 609 603 3089 859

FUENTE: Banco Central del Ecuador35 * Se tom como referencia el mes de octubre de cada ao

34

Banco Central del Ecuador (2010), Riesgo Pas. Recuperada el 05 de Marzo de 2010 de: http://www.bce.fin.ec/resumen_ticker.php?ticker_value=riesgo_pais 35 Banco Central del Ecuador (2010), Cifras Econmicas del Ecuador. Recuperada el 06 de Marzo de 2010 de: http://www.bce.fin.ec/frame.php?CNT=ARB0000947

40

Grfico N 7 Riesgo Pas

FUENTE: Banco Central del Ecuador36

Elaborado por:

Ney Osorio

Connotacin: Los niveles de riesgo pas en Ecuador constituyen una OPORTUNIDAD de impacto medio, fortaleciendo a la industria ecuatoriana para vender sus productos, las mismas que generan fuentes de trabajo que mejoraran la economa y reactivaran la produccin en el Ecuador y por ende al gobierno y a las entidades pblicas en las que se encuentran los hospitales que a travs del portal de compras pblicas podrn adquirir insumos y productos nacionales. 2.1.1.2. POLTICO - LEGAL 2.1.1.2.1. FACTORES POLTICOS La situacin poltica actual est caracterizada por la hegemona de los EE.UU. sobre todo el mundo, sin embargo existen cambios de tendencias polticas como es el caso de pases como Venezuela con el antiimperialista
36

Ibid.

41

Hugo Chvez y sus brigadas bolivarianas, Per, Bolivia y Argentina con un sentimiento nacionalista en contra del imperialismo; situacin que ha cobrado un nuevo auge, convirtindose en un peligro para los afanes totalitarios de EE.UU. y sus aliados de control absoluto del mundo occidental. Ecuador se encuentra en la disputa por configurar una identidad nacional, indujo que en los ltimos 10 aos la lucha de sectores sociales provoque la cada de 3 presidentes (Abdal Bucaram, Jamil Mahuad y Lucio Gutirrez), aun as no se ha logrado un cambio general y profundo de las estructuras del estado ecuatoriano, ms bien ha servido para capitalizar grupos de poder econmico y poltico a favor de sus intereses de clase. La actual presidencia del Econ. Rafael Correa ha estado marcada por duras confrontaciones con los grupos tradicionales de poder y medios de comunicacin, este gobierno ha impulsado la revolucin ciudadana, el mayor triunfo fue la instalacin de la Asamblea Constituyente 37 y la aprobacin de la asamblea de su proyecto de Ley Tributaria que obliga a pagar ms impuestos a quienes tienen ms. La situacin poltica por la que se encuentra atravesando el pas y por ende todos los que estamos dentro del mismo, produce reacciones que trascienden las fronteras de nuestro territorio, debido a que la imagen que proyectamos internacionalmente es de poca credibilidad, nadie quiere invertir, principalmente por la incertidumbre poltica generada por el actual gobierno. Connotacin: La inestabilidad poltica en Ecuador constituye una AMENAZA de alto impacto por su inseguridad y falta de garantas; as como la credibilidad ante inversionistas extranjeros. En nuestro pas existe un problema latente, por la falta de confianza y seguridad en el gobierno y el marco jurdico existente.
Ecuador construye (2010), Arrollador triunfo del s a la Constituyente. Recuperada el 06 de Marzo de 2010 de:http://ecuadorconstruye.blogspot.com/2007/04/arrollador-triunfo-del-si-la-asamblea_15.html
37

42

Dentro del Hospital tambin se genera un ambiente hostil ya que se generan cambios radicales debido a que si no existe una estabilidad poltica interna, se presentan cambios drsticos por el cambio de Directores dentro de la Institucin por ser cargos de libre remocin, llegando a tener hasta 10 directores por ao en pocas anteriores que atrasan el trabajo y los planes establecidos. 2.1.1.2.2. FACTORES LEGALES Mundialmente la falta de seguridad jurdica es un atenuante para el progreso y desarrollo de las naciones. Se produce el abuso del poder y de la capacidad de decisin mientras la falta de control institucional y social no permite una organizacin y participacin ciudadana. El Ecuador se caracteriza por el incumplimiento de leyes y normas, la falta de apego a los contratos y la prdida de credibilidad y respeto a los jueces, las leyes ecuatorianas estn devaluadas debido a que hay una serie de organismos que sobre producen normas, esta situacin convierte a nuestro pas en un estado dictatorial ya que en nuestra sociedad las funciones no estn claramente definidas. del pas. Connotacin: Constituye una AMENAZA de mediano impacto debido al incumplimiento de contratos, porque no se cumplen con las bases tcnicas o porque a su personal no se le ha homologado segn lo que determina el ente Rector. Las violaciones a la seguridad jurdica se repiten diariamente a tal punto que estn convirtindose en un mal endmico

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2.1.1.3. SOCIO CULTURAL 2.1.1.3.1. SOCIALES La inexistencia de oportunidades de empleo, as como la pobreza son los principales propulsores del factor social ms influyente como lo es la migracin internacional. A escala macroeconmica, los impactos de la migracin se perciben positivos generalmente, por ejemplo al disminuir el nivel de desempleo o al aumentar la capacidad de compra del pas gracias al ingreso de divisas. La migracin influye en el factor econmico, en el que se determina

claramente que aunque los hogares de los migrantes estn ahorrando ms y en mayor medida; pueden invertir tanto en capital fsico (vivienda), como en financiero (ahorro formal) y humano (salud y educacin), el ahorro e inversin no son prcticas extendidas en los hogares de la comunidad. Una explicacin a estos hechos es que los recursos que obtienen los hogares, independientemente de que cuenten con los ingresos adicionales de las remesas, prcticamente se estn destinando a satisfacer necesidades bsicas, especialmente alimentacin y salud. Un comprador escoge productos que reflejen su propio papel y estatus dentro de su crculo social y este pensamiento es compartido por las personas que conforman la poblacin con grandes recursos econmicos. 2.1.1.3.2. DESEMPLEO El desempleo se est moviendo por oleadas inici en Estados Unidos para avanzar por el resto del mundo, para enero del presente ao la tasa de desempleo fue de 7.6% la ms elevada en casi 15 aos.

44

El desempleo en el mundo aumento en el 2009 en una cifra de entre 18 y 30 millones de trabajadores sin empleo a causa de la crisis econmica y en hasta ms de 50 millones si la situacin sigue deteriorndose38 La crisis internacional golpea al mundo entero, en Espaa el nivel de desempleo es del 15%, en Colombia es del 12%, en nuestro pas, en el rea urbana, el mes de marzo el nivel llego al 8.6% frente al 7.3% registrado en diciembre del 2008. En el primer trimestre de 2009 el Ecuador se ubic como el segundo pas de la regin con mayor aumento de desempleo urbano despus de Colombia. La siguiente tabla refleja el porcentaje de desempleo en el ao 2009 en nuestro pas: Tabla 4 Evolucin de Desempleo AO 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 VALOR 7,70% 9,30% 9,90% 9,30% 9,03% 6,34% 7,50% 7,90%

FUENTE: Banco Central Del Ecuador 39 A Diciembre de cada ao

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Portal sobre la gestin de recursos humanos en las organizaciones, Informe de la Organizacin Internacional de Trabajo, Diciembre del 2009. 39 Banco Central (2010). Desempleo. Recuperada el 07 de Marzo de 2010 de: http://www.bce.fin.ec/compare.php?dt1=inflacion&dt2=desempleo&anio_inicio=2002&mes_inicio=01&dia_inicio=1&anio _final=2009&mes_final=01&dia_final=1&Submit=Comparar

45

Grfico N 8 Evolucin del Desempleo

FUENTE: Banco Central Del Ecuador 40

Elaborado por:

Ney Osorio

2.1.1.3.3. SUBEMPLEO Las personas subempleadas son aquellas que no tienen sueldo fijo, ni contrato de trabajo y por ende no cuentan con todos los derechos segn el Cdigo de Trabajo. Connotacin: los niveles de desempleo son una AMENAZA de impacto medio ya que las personas no poseen dinero para fluir en el mercado y se generan problemas de delincuencia, inseguridad para la industria y disminucin en la produccin; significa que la economa de las familias ecuatorianas no ha mejorado, de manera que se van generando problemas como la mala alimentacin debido a que al no contar con recursos la poblacin se alimenta con carbohidratos que a la final van a generar trastornos dentro del organismo, proliferando enfermedades que se pueden convertir en incurables y hasta mortales, lo que incrementara su afluencia a los hospitales pblicos como es el caso del Hospital Eugenio Espejo.
40

Ibit

46

2.1.1.3.4. POBREZA En los pases en desarrollo viven 1300 millones de personas por debajo de la lnea de pobreza ms de 100 millones de personas viven en estas condiciones en los pases industrializados y 120 millones en Europa Oriental y Asia Central. Las disparidades de la pobreza realmente alcanzan cifras alarmantes Asia Meridional concentra la mayor cantidad de poblacin que subsiste con $ 1, es decir 515 millones de personas. Seguida por Asia Oriental y Suroriental y el Pacfico donde 446 millones de gentes viven en estas condiciones. 219 millones en frica del Sur del Sahara. Y 11 millones en los Estados rabes. En Amrica Latina y el Caribe 110 millones de personas viven con $2 diarios, en Europa Oriental y en los pases de Asia Central 120 millones de personas viven con $4 al da. En los pases industrializados como los europeos Japn o Canad su lnea de pobreza est fijada en $14.4 diarios por persona y su porcentaje de pobres no llega al 15%41. A pesar de que los indicadores sociales de crecimiento, pobreza e inequidad de Ecuador han mejorado en los ltimos 10 aos, la pobreza sigue concentrada geogrficamente y por grupos tnicos: - La Amazona y la Costa son las regiones de mayor incidencia de pobreza y extrema pobreza en el pas, sin embargo en la Sierra, provincias como Cotopaxi, Bolvar y Loja en cuyas zonas rurales la pobreza afecta a gran parte de la poblacin. - El rea urbana de la Sierra es la de menor pobreza - En el rea rural de las cuatro regiones ecuatorianas la incidencia de la extrema pobreza es mayor para las mujeres que para los hombres. - En la Amazona y la Regin Insular la incidencia de la pobreza en las mujeres es mayor que la de los hombres, tanto en rea rural como en la urbana42.
41

Facebook (2010). El Banco Mundial su lema Trabajamos por un mundo sin pobreza. Recuperada el 06 de Marzo de 2010 de: http://www.facebook.com/group.php?gid=22442667889 42 Armas Amparo, (2005). CEPAL. Recuperada el 06 de Marzo de: http://www.eclac.org/publicaciones/xml/4/23294/lcl2405e.pdf

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En los ltimos aos gran cantidad de ecuatorianos ha optado por emigrar a Estado Unidos y a pases europeos en busca de mejores condiciones de vida que no pueden encontrar en el pas. Connotacin: La pobreza en nuestro pas constituye una AMENAZA de medio impacto ya que refleja la falta de oportunidades que el pas ofrece para desarrollarse haciendo que las personas no cuenten con dinero para sobrevivir, esto es palpable en la actualidad con los pacientes que reciben atencin mdica y nutricional dentro del Hospital, estos salen controlados de sus problemas patolgicos pero vuelven a ingresar debido a sus recadas generadas por una mala alimentacin, siendo su segundo ingreso o estada ms larga que la anterior, problema que resulta grave para la Institucin ya que disminuye la velocidad de rotacin de los pacientes dentro del Hospital. 2.1.1.3.5. CORRUPCIN

Venezuela, Paraguay, Nicaragua, Ecuador y Argentina recibieron las peores notas en corrupcin del conjunto de Amrica Latina mientras que los ms transparentes correspondieron a Chile y Uruguay en el informe anual 2009 de la Organizacin no Gubernamental (ONG).Transparencia Internacional.43 La experiencia ecuatoriana denuncia corrupcin en los organismos de control y juzgamiento lo que provoca desconfianza ciudadana en las instituciones del pas dejando de ser coyuntural para ser estructural, su existencia no depende de un gobierno de un partido poltico o de una familia afecta nuestro sistema poltico y econmico, se ha convertido en un problema cultural y funcional.

43

Publicar Online (2010). Transparencia Internacional. Recuperada el 16 de Narzo de 2010 de: http://publicaronline.net/2009/11/17/actualidad/transparencia-internacional-venezuela-el-mas-corrupto-en-l-a/

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Una de las mayores fuentes de corrupcin reside en las aduanas donde algunas empresas privadas ofrecen coimas a los funcionarios aduaneros para pagar menos aranceles en la mercadera importada44. El siguiente grfico muestra los comportamientos ticos negativos en el mbito pblico segn la Encuesta Nacional de Corrupcin y Buen Gobierno: Grfico N 9 Comportamientos ticos negativos mbito Pblico

FUENTE: Encuesta Nacional de Corrupcin y Buen Gobierno ENCBG

Connotacin: La corrupcin es una AMENAZA de impacto medio ya que frena el desarrollo econmico, espanta la inversin y alimenta la pobreza. Dentro de las instituciones pblicas en el proceso de adquisiciones se ha tratado de erradicarlo mediante el Sistema de Compras Pblicas manejado por el INCOP, el mismo que permite ver como se encuentran los procesos de compra y no a dedo como era anteriormente y a un solo proveedor, generando de esta manera ahorro al pas.

La corrupcin en Ecuador, (2010). Recuperada 22 febrero de 2010 de: http://comosonlascosasahora.blogspot.com/p/la-corrupcion-en-ecuador.html

44

49

2.1.1.3.6. CULTURAL La corriente globalizante de la economa de la cual no podemos aislarnos presenta variables socioculturales que afectan al comercio mostrando una tendencia caracterizada por hacer ms hincapi en la calidad de vida que en la cantidad de bienes que consumimos. La cultura ecuatoriana est caracterizada por un creciente porcentaje de migracin hacia pases europeos, si bien muchos ecuatorianos han logrado salir adelante ha tenido que superar grandes desafos, uno de ellos es el cambio cultural con una nueva lengua, costumbres y tradiciones. Los ecuatorianos preferimos que venga gente de afuera a explotar recursos nuestros, no existe una visin nacionalista a la hora de adquirir productos ya siempre prevalecen marcas extranjeras sobre productos de iguales condiciones hecho con manos ecuatorianas. Aunque en lo inmediato buscamos el valor la calidad y la seguridad de los productos la preocupacin real va ms all extendindose al ambiente fsico. Connotacin: El aspecto cultural constituye una AMENAZA de medio impacto ya que los valores individuales y sociales cambian, privilegiando lo de afuera y no lo que el pas puede ofrecer. La produccin nacional se deteriora por la presencia de productos extranjeros. De igual modo ocurre con los profesionales nacionales al no pensar que son tan capaces como los profesionales extranjeros, esto sucede desde el punto de vista presidencial al no tratarse con mdicos especialistas nacionales sino que decide realizarse sus chequeos mdicos y operaciones con profesionales Cubanos en lugar de realizrselos dentro del pas, esta forma de pensar debe cambiar, en la actualidad dentro de esta casa de salud para contratar personal en todas las reas que se requieran, primero se toma en cuenta al personal capacitado de nacionalidad ecuatoriana y luego al personal extranjero.

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2.1.1.4. TECNOLGICO La humanidad est dando pasos tecnolgicos agigantados, invirtiendo enormes presupuestos con retos que se resuelven en invenciones que rozan algunas aportaciones de ciencia ficcin, la innovacin tecnolgica pude hacer posible una segunda revolucin industrial. El Informe Global sobre Tecnologa 2008-2009 desarrollado por el Foro Econmico Mundial y realizado a 127 pases coloc a Estados Unidos, Singapur, Dinamarca, Islandia, Finlandia y Canad como lderes en el ranking mundial de desarrollo tecnolgico. Latinoamrica se coloc al final de este informe solo 4 economas se encuentran entre los 55 primeros puestos: Barbados, Puerto Rico, Jamaica y Chile, Ecuador se sita en el puesto 107. La nueva tecnologa del Internet cuenta con ms de 1.000 millones de usuarios que supone un 16.8% de penetracin en el total de la poblacin mundial, en cuanto al nmero de usuarios en Internet a nivel mundial Estados Unidos ocupa el primer lugar seguido de China y Japn. El siguiente grfico muestra el porcentaje de usuarios de Internet en el mundo: Grfico N 10 Usuarios de Internet en el mundo

ASIA EUROPA NORTE AMERICA LATINOAMERICA/CARIBE AFRICA MEDIO ESTE OCEANIA / AUSTRALIA

FUENTE: Internet World Stats

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La situacin que enfrenta Ecuador es el reducido presupuesto que se destina a investigacin y desarrollo la falta de regulacin clara o la demora en la emisin de leyes y reglamentos no ha permitido la implementacin y difusin de nuevas tecnologas para incrementar la penetracin de Internet en nuestro pas. Connotacin: El aspecto tecnolgico constituye una OPORTUNIDAD de medio impacto ya que la nueva tecnologa crea nuevos mercados, en el caso de la empresa cuenta con tecnologa para desarrollar sus productos y est en la posibilidad de invertir para acceder a la misma, es as que desde el ao anterior se ha implementado la pgina web del hospital de Especialidades Eugenio Espejo en la que se puede acceder a los servicios que este ofrece a la ciudadana en general y se espera que para el mes de junio de este ao se puedan realizar las solicitudes de turnos para asistencia mdica de todas las especialidades va Internet. 2.1.2. Microambiente 2.1.2.1. Clientes Para identificar los clientes, tenemos que partir de una interrogante, a quin vendemos nuestro servicio?; es decir, investigar quines son nuestros clientes, porqu compran, la temporalidad de compra, la cantidad de compra, la finalidad de compra. A su vez, para que este anlisis sea ms fructfero, se deber bsicamente considerar la cantidad de compra y, de acuerdo a ello ubicar su importancia. Nuestro clientes son bsicamente el personal que labora dentro de un horario en el que se encuentre, dentro de las 8 horas laborables, como son los mdicos residentes, mdicos postgradistas, mdicos tratantes de turno, enfermeras, tecnlogos mdicos, internos de medicina, internos de enfermera, internos de nutricin, auxiliares de enfermera, auxiliares de servicios, auxiliares de alimentacin, personal tcnico administrativo, personal de albergue y guardera. 52

Actualmente este servicio se encuentra sirviendo 180 desayunos, 480 almuerzos, 80 meriendas y 90 cenas al personal que se encuentra de turno. Otros clientes son los pacientes que se encuentran internos a los que hay que darles atencin en su alimentacin y son aquellos que tienen diferentes patologas; que deben someterse a cirugas o necesitan tener un perodo de tiempo para estabilizarse en su salud. Actualmente registra un promedio 380 desayunos, 380 almuerzos y 380 meriendas a los pacientes ingresados en esta casa de salud con diferentes tipos de dietas como generales, blandas, hiperproticas, intestinales, gstricas, Hiposdicas, hipohidrcarbonada y los suplementos que son administrados por sonda y parenterales. Connotacin: Para el Hospital la cantidad de clientes que tiene es un nmero limitado tanto para atencin como para ser atendidos; por su capacidad instalada que se genera, se le considera que es una OPORTUNIDAD de medio impacto. 2.1.2.2. Proveedores El proceso de seleccin de ofertas de cualquier ndole puede que a veces revele nuestros excesivos requerimientos; debemos enumerar nuestras necesidades reales, a las cuales debemos agregarle algunas caractersticas para guardar cierto margen de error, para de esa forma obtener el producto adecuado45. Debido al proceso burocrtico y a la demora existente en los pedidos que se realiza mediante la matriz de requerimientos cuatrimestrales, solicitado al Ministerio de Finanzas lo que hace necesario realizar pedidos adicionales debido a que este servicio trabaja los 365 das del ao y no puede quedar desprovisto de alimentos, para lo cual se proceden a realizar compras de menor cuanta que no rebasen los 4,100.00 dlares a travs de
45

Aljate. Com, (2010). Seleccin de proveedores. Recuperada 20 febrero de 2010 de : http://www.alojate.com/blog/2481/seleccion-de-proveedores/

53

invitaciones a proveedores que se conocen por haber realizado ventas anteriores al Hospital y que no hayan tenido problemas al momento de la entrega. Existe un proceso de adquisicin que se lo realiza a travs del portal de compras pblicas, siempre se lo realiza mediante el SIE (Subasta Inversa Electrnica) Connotacin: existe una serie de inconvenientes en este proceso debido a que la mayora de proveedores todava no se encuentran calificados, no saben utilizar el computador o desconocen el procedimiento a seguir debido a que todo proceso se realiza a travs de la subasta inversa electrnica por lo que no pueden acceder a ofrecer los productos o servicios al hospital; lo que representa una oportunidad de medio impacto. 2.1.2.3. Competencia La competencia es una variable no controlable, en una sociedad libre, la competencia es imposible de regular, por lo que la administracin de la empresa debe estar alerta a las actividades de la competencia. Los empresarios nunca pueden tener la seguridad absoluta, de que no se enfrentarn a la competencia; y, tampoco pueden evitar que otras empresas entren al mercado. La competencia se complica an ms con la globalizacin y los Tratados de libre Comercio. El Hospital ha realizado estudios de las propuestas realizadas por

Directores anteriores para que ingrese un servicio de catering a la institucin, no ha sido factible debido a que el presupuesto no alcanza para la alimentacin de clientes internos y externos, debido a que nicamente cuenta con 600.000,00 dlares al ao. Para brindar un mejor servicio y atencin se ha contratado personal que ha tenido experiencia dentro de servicios de catering y en hoteles de renombre

54

internacional pero que han adquirido sus conocimientos de forma emprica logrando reducir costos y obtener mejores resultados. Connotacin: La competencia genera una AMENAZA de mediano impacto en razn de que el servicio depende del presupuesto asignado para cubrir las necesidades del recurso humano, material y servicio. 2.1.2.4. Productos sustitutos Los productos sustitutos son aquellos que si no se consiguen en el mercado, o su precio es elevado y no pueden satisfacer una necesidad se pueden reemplazarlos por otros que satisfagan la misma necesidad. Debido a que los suplementos nutricionales son casi imposibles adquirirlos por sus altos costos y debido a razones presupuestarias, el servicio de nutricin ha logrado desarrollar y mantener frmulas nutricionales tradicionales que permiten al paciente obtener el mismo resultado que estos, logrando de esta manera conseguir una pronta mejora del paciente y mejorar la rotacin de pacientes. Connotacin: El hecho de que el hospital ha logrado desarrollar frmulas nutricionales es una OPORTUNIDAD de alto impacto, permitiendo a que los pacientes obtengan el mismo resultado nutricional a menor costo. 2.2 . Anlisis interno Al realizar un diagnstico administrativo situacional de las Direcciones y Unidades Administrativas del Hospital Eugenio Espejo se inicia con la conformacin de grupos de trabajo interdisciplinarios conformados por representantes de las direcciones y unidades administrativas, cuyo objetivo es identificar necesidades y alternativas de solucin a los problemas 55

administrativos e informticos, con el propsito de conocer la situacin real de la institucin y determinar las necesidades administrativas y de modernizacin. El anlisis de involucrados con relacin al problema del LIMITADO APOYO A LA GESTION INSTITUCIONAL de las Unidades Administrativas del Hospital comprende la identificacin de problemas de la unidad con los grupos o unidades que mantiene relaciones de trabajo, identificacin de necesidades informticas y el planteamiento de posibles alternativas de solucin a los problemas planteados. 2.2.1 Diagnstico situacional En 1933 el hospital Eugenio Espejo inicia su funcionamiento con atencin de la alimentacin a pacientes y personal, bajo la administracin de las religiosas y la responsabilidad directa de la denominada ECNOMA persona emprica, sin instruccin acadmica ni conocimientos en tcnica culinaria. La atencin alimentaria privilegiaba a los profesionales quienes eran servidos en comedores especiales y con atencin personalizada, de igual forma a las religiosas quienes eran atendidas en vajillas especiales y en sus dominios, alimentacin de menor calidad y en vajilla trada desde sus hogares constitua la alimentacin del personal dedicado a tareas manuales. Al final de las preferencias estaba el paciente quienes eran acreedores a una alimentacin sin ningn tipo de estudio nutricional. Muchos aos transcurriran para que la denominada Cocina cambie la nominacin a Servicio de Alimentacin, sin un cambio significativo en la atencin alimentario nutricional se refiere; es en el ao de 1992 que este Servicio se traslada al nuevo edificio, con una estructura fsica y equipamiento acorde a las demandas de un hospital de tercer nivel; este sera el inicio para una tecnificacin de parte del talento humano y la asignacin del presupuesto bsico para la consecucin de mens que permitan cubrir con las necesidades fisiolgicas y fisiopatolgicas 56 de

usuarios internos y externos y no solamente enfatizando en alimentarse sino en nutrirse con la denominacin de Servicio de Nutricin y Diettica con atencin los 365 das del ao. 2.2.2. Talento humano

El Servicio de Nutricin y Diettica cuenta con el siguiente personal: Cuadro N 5 PERSONAL CON EL QUE CUENTA EL SERVICIO DE NUTRICIN Y DIETTICA Lder del Servicio Profesional 5 Profesional 5 Profesional 3 Profesional 3 Personal Administrativo Secretaria Bodeguero Auxiliar de Bodega Auxiliares de Alimentacin Auxiliares Administrativos de Salud Auxiliares de Limpieza TOTAL

CANTIDAD 1 1 1 1 1 1 1 1 20 31 2 61

Al momento se encuentra con dficit de personal (32.2%), debido a la magnitud del Servicio y a la capacidad del Hospital ya que de acuerdo a estndares de productividad internacional (8%) el Servicio debera contar con 90 miembros de equipo para brindar una atencin ptima.

57

2.2.3. Informacin financiera El presupuesto asignado para Alimentos y Bebidas para el ao 2010 es de $600.000,00 sin considerar los rubros de equipamiento, infraestructura, adecuacin, capacitacin, el Servicio de Nutricin no cuenta con fondos de autogestin. 2.2.4. Infraestructura El Servicio de Nutricin y Diettica posee una extensin de 1.200 m2 en promedio en las cuales tenemos las siguientes reas: Bodega Comedor Central de preparaciones rea administrativa rea de Distribucin a pacientes rea de lavado de vajilla 2.2.5. Equipamiento

Actualmente el Servicio de Nutricin y Diettica se encuentra en un proceso de renovacin de sus equipos debido a que los existentes ya cumplieron su vida til y es fundamental realizar su canje. 2.2.6. Sistemas de Informacin y Produccin

La informacin del Servicio se la lleva de manera computarizada con sus respectivos respaldos impresos, actualmente contamos con el programa Megan, el mismo que sirve para obtener informacin real sobre los movimientos realizados diarios, semanal y mensual.

58

2.2.7. Identificacin y Priorizacin de Problemas Un problema es una determinada cuestin o asunto que requiere de una solucin. A nivel social, se trata de algn asunto particular que, en el momento en que se solucione, aportar beneficios a la sociedad. Los problemas existentes dentro del Servicio de Nutricin y Diettica son: 1. Personal insuficiente para cubrir a los clientes de manera ptima 2. Presupuesto deficiente para cubrir con las necesidades del Servicio 3. Personal con responsabilidades que cuentan con un sueldo bajo 4. Falta de un plan de mantenimiento preventivo. 5. Recursos materiales insuficientes. 2.2.8. Matriz de Priorizacin Tabla N 5 POSIBILIDAD DE APLICACIN 3 4 3

PROBLEMA Personal insuficiente Bajo presupuesto Sueldos Bajos por responsabilidad Mantenimiento inadecuado Materiales insuficientes

VIABILIDAD

TOTAL

4 5 3

7 9 6

4,5

8,5

59

2.2.9. FODA Cuadro N 6

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

Infraestructura capacitado

Apoyo de las autoridades. externos

Personal profesional calificado y Atencin a usuarios internos y Atencin de interconsultas por Autogestin que permite ampliar especialidad Atencin nutricional. Equipamiento Disponibilidad impresos. de archivos la capacidad de recursos materiales y alimentos.

DEBILIDADES Desconocimientos estratgico. Falta de capacitacin de y del

AMENAZAS plan Estancamiento de la gestin por cambio de autoridades. sobre Eliminacin por adquisiciones chica). para Pago atrasado a proveedores. Retraso y Nutricin. Seleccin y escogitamiento de personal operativo del sin los de requisitos adecuados y sin la participacin Nutricin. Falta de canales de Servicio en la entrega de productos para el Servicio de de fondo para (caja

administracin procesos

pequeas

Falta de espacio fsico atencin nutricional.

Falta de socializacin del nuevo manual de normas procedimientos Falta de incentivo y motivacin al personal Falta de una base de datos. Falta de software para manejo de informacin.

comunicacin adecuados entre

60

 Falta de trabajo en equipo Nmero diferentes hospitalizacin, investigacin. Relaciones inadecuadas. Resistencia del personal Auxiliar Administrativo y utensilios. de Salud a responsabilizarse de los bienes interpersonales insuficiente servicios Nutricionistas para atender los de educacin,

autoridades y el Servicio. de Tiempo insuficiente para cubrir las solicitudes de informes y productos autoridad. Entrega partes. de prendas de solicitados por la

proteccin descontinuada o por

61

2.3 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

http://www.alojate.com/blog/2481/seleccion-de-proveedores/ http://www.bce.fin.ec/frame.php?CNT=ARB0000947 http://www.bce.fin.ec/indicador.php?tbl=pib http://www.bce.fin.ec/resumen_ticker.php?ticker_value=inflacion http://www.bce.fin.ec/resumen_ticker.php?ticker_value=riesgo_pais http://www.bce.fin.ec/compare.php?dt1=inflacion&dt2=desempleo&anio_ini cio=2002&mes_inicio=01&dia_inicio=1&anio_final=2009&mes_final=01&dia _final=1&Submit=Comparar http://comosonlascosasahora.blogspot.com/p/la-corrupcion-enecuador.html http://www.eclac.org/publicaciones/xml/4/23294/lcl2405e.pdf http://europa.eu/pol/comm/index_es.htm http://ecuadorconstruye.blogspot.com/2007/04/arrollador-triunfo-del-si-laasamblea_15.html http://www.ecuadorinmediato.com/Noticias/news_user_view/65_del_ecuad or_esta_en_contra_o_no_conoce_del_tlc--31416 http://www.facebook.com/group.php?gid=22442667889 http://www.gestiopolis.com/canales7/eco/mercosur-y-el-manejo-deaduanas.htm http://www.hoy.com.ec/noticias-ecuador/inflacion-alcanzo-el-431-en-2009386113.html http://publicaronline.net/2009/11/17/actualidad/transparencia-internacionalvenezuela-el-mas-corrupto-en-l-a/

62

CAPTULO III 3. SISTEMA DE GESTIN POR PROCESOS DE LA UNIDAD DE NUTRICIN Y DIETTICA Los procesos del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo estn enmarcados dentro de la Poltica Nacional de Salud, emanada por los organismos e instituciones rectoras del Sistema Nacional de Salud. En tal contexto su matriz de competencias organizacionales refleja su integracin a la red nacional de prestadores de servicio de salud enmarcados en el cumplimiento de Polticas del Estado, reflejadas en el Objetivo 3 del Plan Nacional del Buen Vivir concerniente a Mejorar la Calidad de Vida de la Poblacin, dentro del rea de su competencia referente a garantizar la atencin integral de salud. El Ministerio de Salud Pblica en su calidad de rgano rector del Sistema Nacional de Salud, emite polticas, normas y directrices que promueven el funcionamiento integrado de este sistema a travs de los Consejos Cantonales y Provinciales; sobre la base de esta normativa el Hospital de Especialidades Eugenio Espejo ajusta su planificacin Estratgica trianual as como los planes operativos anuales que rigen su gestionar cotidiano. En la Planificacin Estratgica 2008-2012 del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo define a la Misin de la siguiente manera: EL HOSPITAL EUGENIO ESPEJO RECUPERA LA SALUD FSICA, MENTAL Y SOCIAL DE LA COMUNIDAD DE TODO EL PAS, A TRAVS DE ACCIONES NECESARIAS Y OPORTUNAS, CON ATENCIN DE ESPECIALIDADES, DESARROLLO MANEJANDO TECNOLOGA DE Y PUNTA, DENTRO DE DE UN LOS Y AMBIENTE DE CALIDEZ Y EFICIENCIA; PREOCUPNDONOS DEL PERSONAL LOS ACADMICOS EN TODOS HONESTA COLABORADORES, TRABAJAMOS EN FORMA TICA Y MORAL, RECURSOS 63 FORMA

COMPARTIENDO LA OBLIGACIN MUNDIAL DE PROTEGER EL MEDIO AMBIENTE A TRAVS DEL ADECUADO MANEJO DE LOS DESECHOS. Con lo dispuesto en los Decretos Ejecutivos sealados en el captulo I, corresponde redefinir la nueva estructura por procesos, diseando los procesos que no constaban y rediseando otros a los que las nuevas condiciones creadas por los organismos de control as lo determinaron. Para ello utilizaremos O la NORMA TCNICA DE DISEO DE DE

REGLAMENTOS

ESTATUTOS

ORGNICOS

GESTIN

ORGANIZACIONAL POR PROCESOS 46 emitida por la ex - Secretara Nacional Tcnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Pblico ex - SENRES con el propsito de dotar a las instituciones pblicas de polticas, normas e instrumentos tcnicos, que permita mejorar la calidad, productividad y competitividad de los servicios pblicos, para optimizar y aprovechar los recursos del Estado. 3.1 Portafolio de productos La modalidad de trabajo por procesos parte de la determinacin de las principales actividades o factores crticos del xito, que para el cumplimiento de misin y alcance de los objetivos, debe realizar con excelencia el Hospital; por lo que es necesario identificar al conjunto integrado de productos primarios que esta casa de salud ofrece para satisfacer las necesidades de los pacientes o usuarios externos; los mismos que se especifican en el siguiente Inventario:

46

Registro Oficial 251 de 17 de abril de 1996

64

Cuadro N 7

INVENTARIO GENERAL DE PRODUCTOS PRIMARIOS

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO BASE LEGAL DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO REGLAMENTO CONSTITUTIV OBJETIVOS CONEXAS

MISIN

PRODUCTOS

Artculos

PRODUCTOS

Ref./ Tcnica

Programas de: Promocin, Prevencin y Atencin de la salud

360

Tratamiento adecuado a pacientes que ingresan por: Admisin, Consulta externa y Emergencias e Interconsulta

Servicios de: Diagnostico, Tratamiento, Medicamento y Rehabilitacin

362 X

Estada cmoda de pacientes

Atencin de la salud y proteccin

Captulo I Informes de Ley Orgnica tratamiento al de Salud paciente hospitalizado Formacin continua de los preprofesiona les y profesionales

65

de la salud, como del desarrollo de la investigacin mdica Tratamiento adecuado a pacientes que ingresan por: Admisin, Consulta externa y Emergencias e Interconsulta

Como segunda fase procederemos a revisar el inventario anteriormente descrito a fin de identificar duplicaciones y realizar ajustes de tal manera que los productos tengan la connotacin de ser tangibles, y permita la eliminacin, fusin o incorporacin de productos. Cuadro N 8

MATRIZ DE PORTAFOLIO DE PRODUCTOS HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO SEGN SU F I N A L I D A D BASE LEGAL DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO a Promocin, Prevencin y Atencin de la salud b Tratamiento adecuado a pacientes que ingresan por: Admisin, Consulta externa y c d e Formacin Informes de continua de los tratamiento preprofesionales al paciente y profesionales hospitalizado de la salud, como del desarrollo de la investigacin 66

Emergencias e Interconsulta Diagnostico, Tratamiento, Medicamento y Rehabilitacin Atencin de la salud y proteccin DENOMINACIN Estada cmoda de pacientes

mdica

ADMISIN: ESPECIALIDADES EMERGENCIA HOSPITALIZACIN DOCENCIA MEDICAS CONSULTA EXTERNA Insumos que servirn para elaborar la cadena de valor institucional Con relacin a los productos secundarios que se generan en el nivel de apoyo y asesora, ya que su naturaleza no cambia y siempre se encargan de facilitar la entrega de recursos y prestacin de servicios para el normal desarrollo de la gestin interna del Hospital son: PRODUCTOS SECUNDARIOS DE ASESORA Asesora Jurdica

Asesoramiento legal al Director General y funcionarios que solicitan su intervencin.

Asesorar en el correcto cumplimiento de la normativa del Procesos de Contratacin Pblica.

Coordinar con las unidades del Hospital en la aplicacin de leyes y reglamentos.

67

Conformar el comit de adquisiciones dispuestos por el Director General.

Informes escritos que contengan sus criterios y pronunciamientos legales que fueren sometidos a su consideracin y absolver consultas de carcter procedimental legal.

Proyectos viables de cambios y modificaciones a las leyes, reglamentos e instructivos que regulan las actividades del Hospital, segn cambios del entorno para consideracin de la autoridad competente.

Registros de informes de asesoramientos jurdicos formulados; Estudios documentados sobre instrumentos legales y reglamentos relacionados con la institucin;

Control Interno

Plan anual de Actividades de auditora interna y control. Asesorar al Director General. Informes de auditoras operacionales y de gestin. Informes de exmenes especiales. Informe de seguimiento y evaluacin de las recomendaciones presentadas en informes de auditora o exmenes especiales.

Instructivo para

la aplicacin sistemtica de los procesos

de

auditora, en base a las polticas emitidas por la Contralora General del Estado y el Ministerio de Salud; Registro de Informes tramitados a las personas relacionadas sobre hallazgos ubicados en el transcurso de la auditoria; Comunicacin Social

Registros de monitoreo y anlisis de informacin; Informe de anlisis y diagnsticos proyectada; de la imagen institucional

Plan para el manejo de la imagen institucional;

68

Agenda de entrevistas del Director con los medios de comunicacin Fomentar las relaciones interinstitucionales Registro de coordinaciones en el mbito de la Comunicacin social con organismos internos y externos;

Registro de coordinaciones Hospital;

protocolarias de las autoridades del

Informes de asesoramiento a las autoridades del Hospital en temas de comunicacin social;

Planes y proyectos para mantener y mejorar la imagen institucional; Productos comunicacionales difundidos a travs de medios impresos, digitales, visuales, informticos, electrnicos;

PRODUCTOS SECUNDARIOS DE APOYO Desarrollo Organizacional

Proyecto de Plan Estratgico del perodo as como del proyecto del Plan Operativo Anual.

Evaluacin y publicacin interna del grado de cumplimiento de las metas y objetivos institucionales de los proyectos del Hospital.

Informes peridicos al Director General de eficiencia, eficacia y efectividad de los proyectos.

Estudios de factibilidad operativa para la creacin o ampliacin de servicios.

Plan anual de actividades.

Gestin Administrativa

Plan Anual de Contrataciones (PAC) Institucional; Pliegos para contrataciones; Ordenes de Gasto para pago de adquisiciones; Plan y reportes de mantenimiento preventivo y correctivo de vehculos.

69

Plan de servicio de limpieza y desinfeccin de instalaciones en coordinacin con el responsable de Hotelera Hospitalaria.

Informe consolidado institucional de gastos de mantenimiento preventivo, correctivo y de combustible, de vehculos;

Informes de establecimiento, ejecucin, avance y liquidacin de contratos

Actas de entrega - recepcin de mantenimientos; Seguros de vehculos; Reporte mensual de proveedura y bodega; Krdex valorado actualizado de ingresos y egresos de bienes suministros; y, y

Inventario actualizado de activos fijos; Actas de entrega / recepcin de bienes;

Gestin Financiera

Oficio de autorizacin presupuestaria; Oficio de aprobacin presupuestaria; Proforma, reformas y certificaciones presupuestaria; Cdulas presupuestarias; Aplicaciones presupuestarias; Liquidacin presupuestaria; Comprobantes de pago y transferencias; y retencin de impuestos; Reporte de garantas y valores; Reporte de recuperaciones de valores; Liquidaciones de viticos y subsistencias. Reportes de depreciacin de activos; y, Regularizaciones y ajustes contables.

Gestin de Recursos Humanos

Contratos y nombramientos; Informes tcnicos de los subsistemas de Recursos Humanos; 70

Informes tcnicos de sanciones disciplinarias; Plan anual de vacaciones; Acciones de personal; Rol de pagos y nmina; Liquidacin de Haberes; y, Plan de capacitacin institucional. Plan de fortalecimiento Institucional. Proyectos de reglamentos o estatutos orgnicos institucionales y su reforma;

Comits

Manual de Clasificacin de Puestos; Implementacin y seguimiento de procesos y procedimientos;

Se conforma y rene conforme determine la normativa vigente y son:

Comit de Participacin Social Comit Tcnico Mdico Comit Tcnico Administrativo

3.2 Cadena de valor institucional Es un enfoque que consiste en la revisin sistemtica y continua de los procesos del Hospital, con el propsito de identificarlos, establecer objetivos, describir los elementos bsicos y sus relaciones, representarlos grficamente, medir sus caractersticas, resultados y someterlos a mejora continua. La cadena de valor es la representacin grfica de las macro actividades estratgicas relevantes del Hospital, para ello ordenamos el portafolio de productos primarios de acuerdo al grado de contribucin que stos aportan en el cumplimiento de la misin institucional, obtenindose varios grupos de productos, con visin al cliente externo de la siguiente manera:

71

Grfico N 11 HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO CADENA DE VALOR

Elaborado por:

Ney Osorio

3.3 Mapa de Procesos

Constituye una aproximacin que define la organizacin como un sistema de procesos interrelacionados, impulsa a la organizacin a poseer una visin ms all de sus lmites geogrficos y funcionales. Para el anlisis de procesos se ha procedido a graficar el mapa de procesos del Hospital, para lo cual se ha tomado como base los procesos considerados en la cadena de valor, los mismos que son aquellos que agregan valor a la institucin.

72

Grfico N 12

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO MAPA DE PROCESOS

PROCESOS GOBERNANTES DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

CLIENTES CLIENTES PROCESOS AGREGADORES DE VALOR

SERVICIO DE SALUD AMBULATORIA

GESTIN TCNICA HOSPITALARIA

SERVICIO DE HOSPITALIZACIN SERVICIO TCNICO COMPLEMENTARIO

POBLACIN EN GENERAL

DOCENCIA E INVESTIGACIN

FORMACIN INVESTIGACIN BSICA Y CIENTFICA

POBLACIN EN GENERAL

GESTIN ADMINISTRATIVA GESTIN FINANCIERA

GESTIN DE TECNOLOGA GESTIN DOCUMENTAL

GESTIN ASESORA JURDICA GESTIN DESARROLLO ORGANIZACIONL GESTIN COMUNICACIN SOCIAL

GESTIN DE RR. HH.

GESTIN CONTTROL INTERNO

Elaborado por:

Ney Osorio

Por su importancia detallaremos nicamente los Procesos Agregadores de Valor para identificar el alineamiento de la Unidad de Servicio de Nutricin y Diettica materia de nuestro estudio Gestin Tcnica Hospitalaria Servicios de Salud Ambulatoria Consulta Externa Emergencia Admisin Servicios de Salud de Hospitalizacin Cnico Quirrgico

73

Servicios Tcnicos Complementarios Nutricin y Diettica Enfermera Farmacia Laboratorio Docencia e Investigacin Formacin Investigacin Bsica y Cientfica 3.4 Diseo de la estructura orgnica La estructura organizacional del Hospital estar conformada por

Subsecretarias, Direcciones y departamentos; y, contar con tres niveles de administracin que adopta la organizacin para garantizar la realizacin de sus productos o servicios.

74

Grfico N 13
HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUG ENIO ESPEJO PRO YECTO ESTRUCTURA O RGNICA POR PRO CESOS
DIREC TOR/A GENERA L NIVEL DIREC TIVO
DIR EC C IN D E AS ESO R A JUR D ICA C O M ITES

DIR EC C I N AU D ITO R IA INT ER NA

DIR EC C IN D E C OM UN IC AC IN SO C IAL D IRE CC I N D E D ES AR RO LLO O RG AN IZA CIO N AL

N IV EL ASES OR

SU BD IR EC C I N A DM IN IST RA TIVA FIN AN IC ER A

D IR EC CI N AD M IN IST RA TIVA

D IRE CC I N FINA NC IER A

D IRE CC I N R EC U RS OS H UM AN OS

D IRE CC I N D E T EC NO LO GA S DE LA INF OR M A CI N

D IR EC C I N S EC RE TAR A GE NE RA L

NIVEL A POYO

SU BD IR EC CI N TC N ICA HO SP ITALAR IA

DIR EC C IN D E SER VIC IO S D E S ALUD AM BU LA TO RIA

D IR EC C IN D E SER VIC IO DE HO SP ITALIZAC I N

D IRE CC I N D E S ER VICIO S T CN IC O S C OM PLEM EN T AR IO S

D IR E CC I N D E D O CE NC IA E IN VE STIG AC IN

C O N SU LTA EXT ER NA

C LN ICO

N U TR ICI N Y D IET TIC A

F OR M A CI N

EM ER GE NC IA

Q UIR R GIC O

EN FER M ER A

INV EST IG AC I N B SIC A Y C IEN TF .

A DM ISIN

F AR M AC IA

LABO R ATO R IO

NIVEL OPERATIV O

Elaborado por:

Ney Osorio

75

3.5 Diseo de procesos

Luego de este anlisis se procede a recopilar la informacin que se ha podido obtener sobre lo que generalmente se hace en el Hospital, en el que se plantear formas para lograr los procesos, es decir en que hay que poner gran nfasis en su mejoramiento, que es otra de las etapas que el Hospital tendr que realizar. Una vez presentada la propuesta de estructura del Hospital, en donde incluye a los organismos de asesoramiento, apoyo y los de la razn de ser del hospital; como es la Subsecretara Tcnica, sta se rigen exclusivamente a los procesos y productos que se requiere para brindar servicio de salud, hospitalizacin y complementarios; como tambin a la docencia e investigacin. Esta Subsecretara dirigir y administrar los procesos tcnico mdicos del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo, acorde a las directrices de la Direccin General; quien deber garantizar calidad en la prestacin de los Servicios de Salud Ambulatoria; Hospitalizacin y Tcnico Complementario. En los Servicios Tcnicos Complementarios, cuya misin es garantizar la atencin directa y cuidados brindados al enfermo, que se traducen en las condiciones fsico-ambientales, psicolgicas, y biolgicas necesarias. Siendo el cuidado mdico-asistencial la actividad principal que se desarrolla en un hospital, las mismas se han de complementar con esas otras, sencillas aparentemente, pero igualmente necesarias, para que el hospital pueda alcanzar no obstante su naturaleza cientfica como la humana, componente cualitativo representado por actividades positivas de comprensin y afecto47, cuando se proporciona a los enfermos tranquilidad, confort y seguridad, como

47

Garca Serven (200), Hotelera Hospitalaria. Recuperada 20 febrero de 2010 de :

http://garciaserven.com/?p=12

76

expresin agregada de asistencia y atenciones recibidas y percibidas mientras permanece hospitalizado, para que de esta forma, pueda abandonar la antigua expresin los hospitales curan, mas no cuidan. Para estos cuidados brindados, identificamos a la unidad de Nutricin y Diettica que pertenece a la Direccin de Servicios Tcnicos Complementarios. De forma similar que en los numerales anteriores de este captulo identificaremos al Portafolio de Productos (productos primarios y secundarios), Cadena de Valor; mapa de procesos, diseo de la estructura orgnica y procesos de la Unidad de Nutricin y Diettica; cuya misin es: BRINDAR ATENCIN A ALIMENTARIO USUARIOS NUTRICIONAL E Y

DIETOTERAPEUTICA

EXTERNOS

INTERNOS,

BASNDOSE EN PRINCIPIOS TCNICO-CIENTFICOS, CON CALIDAD, CALIDEZ, OPORTUNIDAD Y EFECTIVIDAD, DE ACUERDO A SUS REQUERIMIENTOS CONTRIBUIR EN ENERGTICOS LA Y NUTRICIONALES DE LA SALUD, PARA EN RECUPERACIN

CONCORDANCIA A LOS RECURSOS DISPONIBLES. 3.6 Portafolio de productos

En la Unidad de Nutricin y Diettica se han identificado al conjunto integrado de productos primarios que esta unidad ofrece para satisfacer las necesidades de los pacientes o usuarios; los mismos que se especifican en el siguiente Inventario:

77

Cuadro N 9

INVENTARIO GENERAL DE PRODUCTOS PRIMARIOS

UNIDAD DE SERVICIO DE NUTRICIN Y DIETTICA DEL HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO BASE LEGAL DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO REGLAMENTO CONSTITUTIV OBJETIVOS CONEXAS

PRODUCTOS

Artculos

PRODUCTO S

MISIN

Ref./ Tcnica

Reporte Control Dietas Servidas Pacientes Reporte Control Dietas Servidas Personal

de de a de de al

Alimentos nutricional y Dietoterapeu - tica

Partes Dietas

de X

Reporte de Control Diettico Nutricional Cumplimiento de polticas y normas tcnicas de alimento

Ciclos Mens

de

78

nutricional y Dioterapeutica Reporte de Monitoreo Nutricional

Procedemos a revisar el inventario anteriormente descrito a fin de identificar duplicaciones y realizar ajustes. Cuadro N 10

MATRIZ DE PORTAFOLIO DE PRODUCTOS UNIDAD DE SERVICIO DE NUTRICIN Y DIETTICA DEL HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

SEGN SU F I N A L I D A D BASE LEGAL DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO a b c d e

Alimentos Reporte de nutricional y Control de Dietoteraputica Dietas Servidas a Pacientes Reporte de Control de Partes de Dietas Dietas Servidas al Personal Ciclos Reporte de Control de

79

Mens Cumplimiento de polticas y normas tcnicas de alimento nutricional y Dioterapeutica

Diettico Nutricional Reporte de Control de Dietas Servidas a Pacientes

Los productos secundarios de apoyo para el normal desarrollo de la gestin de esta unidad son:

Krdex valorado actualizado de ingresos y egresos de bienes suministros;

Formulario de solicitud de suministros y materiales; Inventario actualizado de suministro y materiales Agenda del Director Registro de ingreso y salida de informacin

3.7 Cadena de valor Nutricin y Diettica

Se lo ha definido del anlisis realizado a los productos primarios de acuerdo al grado de contribucin que aportan al cumplimiento de su misin.

80

Grfico N 14 UNIDAD DE SERVICIOS DE NUTRICIN Y DIETTICA CADENA DE VALOR

Elaborado por:

Ney Osorio

3.8 Mapa de Procesos Nutricin y Diettica

Para el anlisis de procesos se ha procedido a graficar el mapa de procesos de la Unidad. Grfico N 15

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO UNIDAD DE SERVICIO DE NUTRICIN Y DIETTICA MAPA DE PROCESOS

PROCESOS GOBERNANTES ALINEAMIENTO AL DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO CLIENTES CLIENTES

PROCESOS AGREGADORES DE VALOR

ADMINISTRACIN ALIMENTICIA NUTRICIONAL CONTROL DIETTICO NUTRICIONAL

PACIENTES

PACIENTES

ACCIONES ADMINISTRATIVAS

BODEGA

Elaborado por:

Ney Osorio

81

3.9 Diseo de la estructura orgnica Nutricin y Diettica

La estructura organizacional de esta unidad estar conformada por tres niveles de administracin que adopta la organizacin para garantizar la realizacin de sus productos o servicios
Grfico N 16

Elaborado por:

Ney Osorio

3.10

Diseo de los procesos Nutricin y Diettica

Luego de este anlisis se procede a recopilar la informacin que se ha podido obtener sobre lo que generalmente se hace en el hospital, en el que se plantear formas para lograr los procesos, es decir en que hay que poner gran nfasis en su mejoramiento, por esta razn en la continuacin del desarrollo de este captulo se propone realizar ya sea en los procesos actividad que as lo requiera: 82 como en alguna

Mejorar Fusionar Eliminar Crear

Se disear la Hoja de Caracterizacin de Procesos en el que se visualizar los pasos que se llevarn a cabo en cada proceso y est formado por las siguientes partes:

83

Cuadro N 11

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

HOJA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROCESO: Responsable: Elaboro: Nombre del proceso detallado en esta Hoja de Caracterizacin Nombre del subproceso detallado en esta Hoja de Caracterizacin Reviso: Nombre de quien revisa la caracterizacin Codigo: Fecha: 28/2/10 1 de 1
Nombre de quien ejecuta el proceso Nombre de quien elabora la caracterizacin

SUBPROCESO (Dpto):

Aprobo: Nombre de quien aprueba la caracterizacin Hoja: ALCANCE: Determina el mbito de aplicacin del proceso

OBJETIVO: Establece el objetivo al cual esta encaminado el Proceso

CONTROLES: Leyes, reglamentos, directivas y demas normativas que rigen el proceso

PROVEEDOR ENTRADA

SUBPROCESOS / ACTIVIDAD

RESPONSABLE

SALIDA
Resultado (producto

USUARIO

Persona o entidad Producto o servicioDescripcin del Subproceso o actividad Cargo de quien que genera y que se realizan dentro del proceso o ejecuta la actividad que entra para entrega una entrada la transformacion subproceso en el proceso

Persona o entidad o servicio) generado que recibe la salida en el proceso (producto) generado en el proceso

RECURSOS Humanos:
Cargos de las personas que intervienen en la ejecucion del proceso

Tecnolgicos / Equipos
Tecnologa (programas informaticos, redes de comunicacin, etc) y equipos (Computadora, impresora, etc) uitlizados en la ejecucion del proceso

Elaborado por:

Ney Osorio

84

Para desarrollar los procedimientos se utilizar la siguiente matriz:

REVISO: Nombre de quien revisa APROBO: Nombre de quien aprueba VERSION: No PAG: 85/184

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

FECHA: 01/03/10

CODIGO: cdigo del procedimiento

1. OBJETIVO:

Establece el objetivo al cual est encaminado el procedimiento

2. ALCANCE:

Determina el mbito de aplicacin del proceso

3. CONTROLES:

Leyes, reglamentos, directivas y dems normativas que rigen el procedimiento

4. DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
Cuadro N 12 TIEMPO ID 1 Tareas Responsables APROX

85

5. REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar, los datos.
3.11 Manual de procesos

La

gestin

por

procesos

constituye

una

importante

herramienta

de

administracin que opera bajo paradigmas diferentes a los convencionales; fundamentada en un enfoque sistmico, prevalece el trabajo en equipo como un conjunto integrado de actividades y recursos que persiguen un objetivo comn, en el que la calidad es el estndar obligado de trabajo. La eficiencia y eficacia en la gestin est en el grado de precisin, agilidad y oportunidad en la produccin de los servicios dirigidos a satisfacer las necesidades y demandas de los usuarios externos, internos y dems grupos de inters, eliminando burocracia e incrementando la productividad de los procesos. La importancia estratgica de la gestin y su conservacin, hacen de la Unidad de Nutricin y Dietoteraptica del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo, el medio fundamental para la operatividad eficiente de sus dependencias.

86

Por otra parte, la decisin de que el sector pblico trabaje con eficiencia dentro de estndares de calidad que permitan elevar los niveles de productividad, es una poltica estratgica de la Presidencia de la Repblica. El Decreto Ejecutivo 1275, publicado en los Registros Oficiales No. 389, del 6 de Marzo de 1990 y en el No. 375 del 24 de Junio del 2001, dispone a todas las instituciones del sector pblico redisear su organizacin en base a procesos. De igual manera, la Norma tcnica de diseo de reglamentos o estatutos orgnicos de gestin organizacional por procesos, emitido por la ex - SENRES y publicada en el Registro Oficial No. 251 del 17 de abril del 2006, es de cumplimiento obligatorio. El propsito especfico del presente Manual de Organizacin Procesos y Procedimientos de la Unidad de Nutricin y Dietoteraputica, es lograr excelencia en la gestin administrativa. El cumplimiento de sus disposiciones permitir alcanzar ndices adecuados de productividad en las operaciones, que son el propsito del cambio de la modalidad de trabajo por funciones al trabajo por procesos, lo que demanda el ptimo aprovechamiento del talento humano, de los recursos materiales, financieros y tecnolgicos en el cumplimiento de la misin y objetivos institucionales.

87

HOSPITAL DE ESPECILIDADES EUGENIO ESPEJO UNIDAD DE NUTRICIN Y DIETTICA

MISIN

Brindar atencin alimentario nutricional y dietoteraputica a usuarios externos e internos, basndose en principios tcnico-cientficos, con calidad, calidez, oportunidad y efectividad, de acuerdo a sus requerimientos energticos y nutricionales para contribuir en la recuperacin de la salud, en concordancia a los recursos disponibles.
VISIN

Alcanzar los estndares de calidad y productividad certificados por normativas en la produccin de alimentos y comidas para colectividades sanas y enfermas a travs de una permanente capacitacin del talento humano, acorde a las exigencias de la atencin en salud, alimentacin y dieto terapia.
PRINCIPIOS

Dedicacin completa en la formulacin, elaboracin y entrega de alimentos en atencin de las necesidades del paciente que requiere de cuidados alimenticios en base de una diete que contenga los nutrientes adecuados.
VALORES

Cuerpo de nutricionistas comprometido con la calidad diettica.

nutricional y

Honestidad y eficiencia en el cumplimiento de sus responsabilidades.

88

 Iniciativa, creatividad e innovacin en los procesos de nutricional y diettica.

PARADIGMAS

El trabajo por procesos es un modelo que contiene normas de actuacin eficiente y eficaz para alcanzar los resultados previstos y satisfacer oportunamente los requerimientos de los usuarios.

El talento humano permite evitar el desperdicio de recursos, haciendo bien los procesos y actividades a la primera vez.

Experiencia laboral, es alcanzar nuevas habilidades dentro del desempeo del puesto de trabajo, no es realizar la misma actividad por tiempo indeterminado.
RESPONSABILIDADES GENERALES

Promover un adecuado estado nutricional de los usuarios internos y externos, a fin de fomentar, mantener y/o recuperar la salud, que permita mejorar la calidad de vida, en concordancia con la dotacin de talento humano de acuerdo a perfiles; equipamiento y presupuesto.
RESPONSABILIDADES ESPECFICAS

Planificar, organizar, dirigir, coordinar y evaluar el Servicio de Nutricin y Diettica

Entregar una alimentacin y nutricin adecuada de acuerdo a la demanda y requerimientos de los usuarios internos y externos, de acuerdo al recurso econmico disponible.

89

 Intervenir en el

fomento, prevencin y tratamiento de enfermedades

prevalentes con nfasis en desrdenes alimentarios nutricionales.

Implantar acciones de educacin alimentaria, nutricional y dieto teraputica. Para usuarios internos y externos.

Capacitar al personal para mejorar el desempeo en el Servicio. Participar en los programas de docencia e investigacin en el campo de la salud, alimentacin, nutricin y diettica.

Mejorar el Servicio de Nutricin y Diettica.

Participar en la seleccin y dotacin de talento humano de acuerdo a perfiles.

DEFINICIN DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y PRODUCTOS

La modalidad de trabajo por procesos parte de la determinacin de las principales actividades o factores crticos del xito, que para el cumplimiento de la misin y alcance de los objetivos, debe realizar con excelencia la Unidad de Nutricin y Dietorepetica del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo; de la definicin de los procesos, subprocesos, procedimientos necesarios para la generacin de servicios de calidad, orientados a la satisfaccin de los requerimientos y necesidades de los usuarios internos y externos; del anlisis de valor aadido de cada actividad, de los tiempos de proceso y de ciclo de proceso; aspectos indispensables para coadyuvar al alcance de los objetivos estratgicos institucionales.

90

Proceso, es el conjunto de actividades relacionadas que agregan valor e

interactan para transformar insumos (entradas) en productos o resultados (salidas). La realizacin eficiente de las actividades requiere de la asignacin oportuna de los recursos suficientes y apropiados de acuerdo a su naturaleza y caractersticas. Los elementos o insumos de entrada y los resultados o salidas, pueden ser materiales, bienes; o inmateriales, servicios. Los resultados o salidas de un proceso pueden ser y con frecuencia lo son, entradas de otros procesos. Los procesos se disean, ejecutan y gestionan, tomando en consideracin la satisfaccin de los grupos de inters, que en el presente caso son el Directores, Jefes Departamentales, los usuarios internos y externos de los servicios que genera esta unidad.
Eficiencia del proceso.

Es la relacin que existe entre los resultados

previstos y los recursos realmente utilizados en su ejecucin.

Eficacia del proceso.

Es la relacin que existe entre los resultados

alcanzados o produccin real y los resultados previstos o programados.

Subproceso. Conjunto de actividades relacionadas entre s, que generan un

producto que se integra o complementa a otro de mayor valor agregado.

Procedimiento.

Es la forma especfica de realizar o llevar a cabo una

actividad o un proceso.
Producto. Es la salida o resultado del proceso. Puede ser bien o servicio.

91

Actividad. Relacin secuencial e integrada de acciones necesarias para

alcanzar los objetivos especficos de un proceso.

Tarea. Accin que operativiza una actividad con coordinacin y especialidad. MAPA DE PROCESOS

El correcto desarrollo de ste marco conceptual requiere de acciones dirigidas a: Conocer con precisin los requerimientos y demandas de los usuarios de sus servicios, como medio de lograr la satisfaccin de los requerimientos de esos importantes grupos de inters, a travs de resultados. Establecer las relaciones entre los procesos, subprocesos y procedimientos. Clasificar los procesos en categoras de acuerdo a su rol o funcin en:
Procesos Gobernantes, que dirigen y orientan las acciones de la Direccin

alineadas a la estrategia institucional; Procesos Operativos o Agregadores

de Valor, enmarcados de manera expresa en la naturaleza de las

actividades y servicios propios de la Direccin y que conforman la Cadena

de Valor; y, Procesos Habilitantes o de Apoyo, que complementan o

suministran insumos a los dems procesos.

92

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO UNIDAD DE SERVICIO DE NUTRICIN Y DIETTICA MAPA DE PROCESOS

PROCESOS GOBERNANTES ALINEAMIENTO AL DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO CLIENTES CLIENTES

PROCESOS AGREGADORES DE VALOR

ADMINISTRACIN ALIMENTICIA NUTRICIONAL CONTROL DIETTICO NUTRICIONAL

PACIENTES

PACIENTES

ACCIONES ADMINISTRATIVAS

BODEGA

ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE NUTRICIN Y DIETTICA

La estructura por procesos de la Unidad de Nutricin y Diettica, parte de la aplicacin de un principio bsico de calidad orientado hacia la satisfaccin de los requerimientos de los usuarios internos y externos, mediante la definicin de procesos diseados en atencin a las necesidades y al logro oportuno de los resultados. Los procesos de Alineamiento al Direccionamiento Estratgico, la Administracin Alimenticia Nutricional y Diettica; el Control diettico nutricional, las Acciones Administrativas y Bodega, son dirigidos por sus lderes; los subprocesos y procedimientos derivados, con la designacin de responsables en cada uno de los casos; el control de ejecucin y evaluacin de resultados, permiten acciones correctivas y de mejoramiento.

93

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO UNIDAD DE NUTRICIN Y DIETTICA PROYECTO DE ESTRUCTURA

JEFE/A

ACCIONES ADMINISTRATIVAS

BODEGA

ADMINISTRACIN ALIMENTICIA

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Elaborado por:

Ney Osorio

INDICADORES DE GESTIN

Los indicadores de gestin son signos vitales de la Unidad de Nutricin y Diettica, y su monitoreo continuo permite identificar, oportunamente, las desviaciones de los resultados con respecto a estndares, metas y objetivos fijados. Permiten medir el grado de eficiencia, eficacia, productividad, cumplimiento del presupuesto y la calidad de los servicios generados; por lo tanto, pueden ser valores, unidades, ndices, series estadsticas, que constituyen la expresin cuantitativa del comportamiento o desempeo de la Unidad, que al ser comparados con un nivel o estndar de referencia, sealan la magnitud de las desviaciones y permite tomar acciones preventivas, correctivas o de mejoramiento, segn los casos.

94

DESCRIPCIN DE LOS INDICADORES CS CALIDAD Y SATISFACCIN Descripcin

Grado de satisfaccin de los usuarios internos y externos, con respecto a los servicios generados y a los proyectos y procesos ejecutados en la Unidad.
Medicin

Aplicacin de encuestas sobre el rendimiento de los servicios, en relacin con las expectativas de los usuarios internos y externos.

EF EFICIENCIA EN LA PRODUCCIN DE SERVICIOS Y PROCESOS Descripcin

Forma de utilizacin de los recursos, previamente determinados en la planificacin, para la generacin de servicios y procesos.
Medicin

Determinacin y valoracin de los recursos realmente utilizados en la produccin de los servicios y procesos, en comparacin con los recursos previstos y planificados.

95

EFC EFICACIA EN LA PRODUCCIN DE LOS SERVICIOS Y PROCESOS Descripcin

Relacin entre los resultados logrados en los servicios y procesos, frente a los resultados previstos y planificados.
Medicin

Cuantificacin y valoracin de los resultados reales y su relacin con estndares, metas u objetivos.
PS

PRODUCTIVIDAD EN LOS SERVICIOS Y PROCESOS Descripcin

Determinacin del grado de optimizacin de los recursos utilizados en la produccin de los servicios y procesos, en perodos de tiempo determinados y en el ejercicio econmico.
Medicin

Cuantificacin y valoracin de los resultados obtenidos, sobre el monto de los recursos realmente utilizados. Eficacia sobre eficiencia de los servicios y procesos; eficacia sobre eficiencia en el perodo.

96

Estos indicadores aplicados individualmente en cada uno de los servicios y procesos, son indicadores operativos; y, aplicados a los resultados del Plan Operativo Anual y a la finalizacin del perodo, se convierten en indicadores de gestin.

I N D I C AD O R E S
INDICADOR CS
CALIDAD Y SATISFACCIN DE LOS SERVICIOS O PROYECTOS

FRMULA DE CLCULO CS =
DESEMPEO REAL DEL SEVICIO EXPECTATIVA DEL USUARIO

META
OBTENER UN ND ICE IGUAL O MAYOR A UNO

RESPONSABLE
LDER DEL PROCESO O PROYECTO

FRECUENCIA

A QUIN REPORTA
DIR EC TOR

TRIM ESTRAL.

CS = 1
OBTENER UN ND ICE IGUAL O MENOR A UNO EN CADA CASO UNA VEZ CONCLUID O EL SERVICIO O PRYECTO. CUMPLIDA LA PLANIFICACIN UNA VEZ CONCLUID O EL SERVICIO O PROYECTO. CUMPLIDA LA PLANIFICACIN UNA VEZ CONCLUID O EL SERVICIO, PROYECTO O EL PERODO

EF
EFICIENCIA EN LA PRODUCCIN DE SERVICIOS, PROYECTOS Y PERODO

EF = RECUR. UTILIZAD. RECUR. PREVISTEF = TIEMPO REAL TIEMPO PREVISTO EF = COSTO REAL COSTO PREVISTO
RESULTAD. R EALES RESUL. PR EVISTOS

EF = 1
OBTENER UN ND ICE IGUAL O MAYOR A UNO EN CADA CASO

LDER DEL PROCESO O PROYECTO

DIR EC TOR

EFC
EFICACIA EN LA PRODUCCIN DE SERVICIOS, PROYECTOS Y PERODO

EFC =

LDER DEL PROCESO O PROYECTO

DIR EC TOR

EFC = 1
REAL PS = VAL.RESULT.EMPL. VAL.RECUR. OBTENER UN ND ICE SUPERIOR A UNO

PS - PP
PRODUCTIVIDAD DEL SERVICIO, PROYECTO O PERODO

PP= VAL.TOT.RESULT. FIN. VAL- TOTAL RECUR.

PS > 1 PP > 1

LDER DEL PROCESO O PROYECTO

DIR EC TOR

97

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

HOJA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROCESO:
PLANIFICACIN

SUBPROCESO (Dpto): Responsable: Elaboro:

OBJETIVO:
Alinear al Direccionamiento Estratgico Institucional los objetivos, planes y programas de Nutricin y Diettica y conocer los resultados de su ejecucin.

Codigo: Reviso: Aprobo:

ALCANCE:
Este proceso comprende la elaboracindel Plan OperativoAnual y el Controlde Ejecucin y Evaluacin de Resultados. Dra. Rosa Montero L. Lic. Fanny Victoria

Lider del Servicio Ney Osorio

Fecha: Hoja:

20/4/10

1 de 1

CONTROLES:

Leyes y normas aplicables a la gestin de salud pblica.

PROVEEDOR ENTRADA

ACTIVIDADES
ELABORAR PLAN OPERATIVO ANUAL

RESPONSABLE
Director

SALIDA
Plan Operativo Anual Informes de Evaluacin

USUARIO

CONTROLAR LA EJECUCIN Y EVALUACIN Lder del Servicio Plan Estratgico DE RESULTADOS Institucional Ministerio de Salud Pblica. Gua de Planificacin Direccin Porvincial de Salud Presupuesto de Pichincha. Aprobado Presidencia

Clientes Internos y Externos

RECURSOS Humanos:
Director Lder del Servicio Nutricionistas

Tecnolgicos / Equipos
Office, Software especializado Computador, impresora.

98

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: ELABORACIN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 99/184 CODIGO: FECHA: 20/04/10

OBJETIVO:

Elaborar una planificacin que permita mantener una continuidad en las acciones realizadas dentro del Servicio con los recursos con los que se cuenta.
ALCANCE:

Permite ser Operacionales y establecer nuestras metas.

CONTROLES:

Normativas Nutricionales que rigen el procedimiento

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 Tareas Responsables APROX DAS

Evaluar la ejecucin del POA del ao Lder del Servicio, Nutricionistas anterior. Determinar los planes, programas y Director proyectos a desarrollar.

2 1 4

Elaborar el borrador (POA) para el Nutricionistas ejercicio fiscal correspondiente, segn los formatos enviados por la Direccin de Desarrollo Institucional. 99

Revisar borrador
Correcto? NO Disponer cambios o ajustes. SI Aprobar y enviar a la Direccin de Planificacin

Director

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

100

Diagrama de Flujo
Elaboracin del Plan Operativo Anual
LDER DEL SERVICIO Y NUTRICIONISTAS DIRECTOR NUTRICIONISTAS

Inicio

Evaluar POA del ao anterior

Determinar los planes a desarrollar 1

Elaborar el borrador (POA)

Revisar borrador (POA)

NO CORRECTO?

Disponer cambios o ajustes

si

Aprobar y enviar a la Direccin de Planificacin

FIN

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

101

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: CONTROLAR LA EJECUCIN Y EVALUACIN DE RESULTADOS

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 102/184 CODIGO: FECHA: 20/04/10

OBJETIVO:

Actividades de medicin de los resultados, relacin con los objetivos establecidos y las acciones que se debern tomar.
ALCANCE:

Permite estar acorde las exigencias gubernamentales.

CONTROLES:

Normativas Nutricionales que rigen el procedimiento

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 Tareas Responsables APROX

Conocer los planes, programas y Lder del Servicio actividades, aprobados y determinar puntos de control y perodos de evaluacin. Identificar y medir los resultados, segn indicadores. Comprobar con indicadores, metas u objetivos previamente establecidos.

2 3

1 3

102

Es correcto? SI Realizar acciones de mantenimiento. Determinar estndares o metas ms altas y tomar acciones de mejoramiento.

Continuar en la actividad segunda.

No? La desviacin es aceptable? SI Tomar acciones de mejoramiento

Continuar en la actividad segunda

NO El estndar es correcto? SI Definir el problema, conocer las causas. Tomar acciones de correccin. NO?

Revisar estndares o metas y redefinir. Continuar en la actividad segunda

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar, los datos.

103

Diagrama de Flujo
Controlar la ejecucin y evaluacin de resultados
LDER DEL SERVICIO

Inicio

Determinar puntos de control y perodos de evaluacin 1 Identificar y medir los resultados, segn indicadores

Comprobar con indicadores, metas u objetivos previamente establecidos

SI

Tomar Acciones mejoramiento

Correcto?

NO

Desviacin aceptable?

si Tomar Acciones mantenimiento

NO

Estndar correcto?

NO

Definir estndar o meta

SI

Definir metas ms altas acciones de mejoramiento

Definir Problemas y las causas

Tomar acciones de correccin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

104

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: PLAN DE COMPRAS

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 105/184 CODIGO: FECHA: 22/04/10

OBJETIVO:

Actualizacin del Plan de Compras.

ALCANCE:

Permite

estar

acorde

las

exigencias

gubernamentales

respecto

las

adquisiciones.
CONTROLES:

Normativas Nutricionales que rigen el procedimiento.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 4 Tareas Responsables APROX

Actualizar del Plan de Compras Aprobar del Plan de Compras Publicar del Plan de Compras Entregar del Plan de Compras al Gerente

Lder del Servicio y 3 Profesional de Apoyo semanas Lder del Servicio Lder del Servicio Lder del Servicio

12H00 da 01H30 00H15

105

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar, los datos.

Diagrama de Flujo
Plan de Compras
LDER DEL SERVICIO Y PROFESIONAL DE APOYO LDER DEL SERVICIO

Inicio

Actualizar Plan de Compras

Aprobar Plan de Compras

Publicar Plan de Compras

Entregar Plan de Compras

FIN

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

106

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

HOJA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS PROCESO:
ADMINISTRACIN ALIMENTICIA NUTRICIONAL Y DIETORERAPEUTICA

SUBPROCESO (Dpto): Responsable: Elaboro:

OBJETIVO:
Elaborar y Proporcionar una alimentacin saludable y balanceada acorde a las recomendaciones y requermientos de usuarios internos y externos. Lder del Servicio Ney Osorio

Codigo: Reviso: Aprobo:

ALCANCE:
Este proceso comprende la formulacin de normas de nutricin y dittica asi como de la preparacin de alimentos Dra. Rosa Montero L Lic. Fanny Victoria

Fecha: Hoja:

23/4/10

1 de 1

CONTROLES:
Leyes y normas aplicables a la gestin de salud pblica. Manual y reglamento interno.

PROVEEDOR

ENTRADA
Necesidades institucionales

SUBPROCESO

RESPONSABLE

SALIDA
Modelos Dietoteraputicos

USUARIO

Ministerio de Salud Pblica. Direccin Porvincial de Salud de Pichincha.

FORMULACIN DE NORMAS DE NUTRICION Y Lder del Servicio DIETETICA

Variables externas e internas y actores relacionados

Clientes Internos y Externos PREPARACIN DE ALIMENTOS Nutricionistas Informes de Estado Nutricional

RECURSOS Humanos:
Lder del Servicio Nutricionistas Profesional e Apoyo Bodeguero Personal Auxiliar

Tecnolgicos / Equipos
Office, Software especializado Computador, impresora.

107

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

HOJA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS PROCESO: Responsable: Elaboro:
OBJETIVO:
Elaborar y Proporcionar una alimentacin saludable y balanceada acorde a las recomendaciones y requermientos de usuarios internos y externos de acuerdo a sus requerimientos energticos y nutricionales en concordancia con los recursos disponibles.

ADMINISTRACIN ALIMENTICIA NUTRICIONAL Y DIETORERAPEUTICA FORMULACIN DE NORMAS DE NUTRICIN Y DIETTICA

SUBPROCESO (Dpto):
Lder del Servicio Ney Osorio

Codigo: 2.2.1.8.1. Fecha: Hoja:

23/4/10

Reviso: Aprobo:
ALCANCE:

Dra. Rosa Montero L Lic. Fanny Victoria

2 de 3

Comprende la formulacin de normas de aplicacin para el mejoramiento del estado nutricional de los usuarios internos y externos, a fin de fomentar, mantener y/o recuperar la salud, que permita mejorar la calidad de vida. Planificar y dirigir la evolucin de las dietas segn la patologa que presenta el paciente.

CONTROLES:

Leyes y normas aplicables a la gestin de salud pblica. Manual interno.

PROVEEDOR

ENTRADA

ACTIVIDAD
Elaborar manuales de Dietas Elaborar Ciclo del Men

RESPONSABLE
Lder del Servicio

SALIDA
Modelos Dietoteraputicos

USUARIO

Informes sobre la Nutricionistas y/o Profesional de apoyo alimentacin Informes de Stock de Profesional de Apoyo productos Nutricionistas Clnicas Parte Diario de Dietas Clientes Internos y Externos

Necesidades institucionales Ministerio de Salud Pblica. Direccin Porvincial de Salud de Pichincha. Variables externas e internas y actores relacionados

Elaborar matrices de requerimientos

Elaborar el Parte Diario General de Dietas

RECURSOS Humanos:
Lder del Servicio Nutricionistas Profesional e Apoyo

Tecnolgicos / Equipos
Office, Software especializado Computador, impresora.

108

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: ELABORAR MANUALES DE DIETA

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 109/184 CODIGO: FECHA: 23/04/10

OBJETIVO:

Elaboracin de Manuales que permitan la adecuada administracin de Dietas.

ALCANCE:

Aplicado.
CONTROLES:

Normativas Nutricionales que rigen el procedimiento.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 Tareas Responsables Nutricionista Clnica Lder del Servicio Nutricionista Clnica APROX

Elaborar Manuales de Dietas Aprobar Manuales de Dietas Publicar Manual de Dietas

01H00 da 00H20 da 00H30 da

p p p

109

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar, etc, los datos.

Diagrama de Flujo
Elaborar Manuales de dietas
NUTRICIONISTA CLINICA LDER DEL SERVICIO

Inicio

Elaborar Manuales de Dietas

Aprobar Manual de Dietas

Publicar Manual de Dietas

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

110

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: ELABORAR CICLO DEL MEN

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 111/184 CODIGO: FECHA: 23/04/10

OBJETIVO:

Elaboracin de Mens acorde a las exigencias nutricionales de clientes internos y externos.

ALCANCE:

Mantener y mejorar el estado de salud del paciente mediante una dieta equilibrada
CONTROLES:

Normativas Alimentarias.
DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 Tareas Responsables Nutricionista Clnica y/o Profesional de Apoyo Nutricionista Clnica y/o Profesional de Apoyo Lder del Servicio APROX

Planificar Mens

02H00 sem 00H20

Elaborar Ciclo de Mens

Aprobar Ciclo de Mens

03H00

111

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el recopilar, analizar, procesar, los datos.

proceso

para

Diagrama de Flujo
Elaborar ciclo del men
NUTRICIONISTA CLNICA Y/O PROFESIONAL DE APOYO LDER DEL SERVICIO

Inicio

Planificar mens

Elaborar ciclo de mens

Aprobar ciclo de mens

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

112

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: ELABORAR MATRICES DE REQUERIMIENTOS

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 113/184 CODIGO: FECHA: 23/04/10

OBJETIVO:

Elaboracin de Matrices de Productos necesarios para la preparacin de dietas acordes al rgimen alimentario.
ALCANCE:

Mantener y mejorar el estado de salud del paciente mediante una dieta equilibrada y variada.
CONTROLES:

Normativas Alimentarias y Cuadro Bsico de Alimentos

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 4 Tareas Responsables APROX

Ingresar al Programa Megan Imprimir Bodega reportes de Saldos en

Profesional de Apoyo 00H10 mes Profesional de Apoyo 00H20 Lder del Servicio y/o 03H00 Profesional de Apoyo Lder del Servicio

Elaborar Matrices de Requerimientos de acuerdo a Stocks en Bodega Aprobar Matrices

00H30

113

Enviar Matrices al Gerente para su compra.

Lder del Servicio

00H15

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar, los datos.

Diagrama de Flujo
Elaborar Matrices de Requerimientos
PROFESIONAL DE APOYO LDER DEL SERVICIO

Inicio

Ingresar al programa MEGAN

Imprimir reporte de saldos en bodega

Elaborar Matrices de requerimientos

Aprobar Matrices de requerimientos

Enviar Matrices al Gerente para su compra

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

114

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: ELABORAR EL PARTE DIARIO GENERAL DE DIETAS

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 115/184 CODIGO: FECHA: 23/04/10

OBJETIVO:

Elaboracin de Parte General de Dietas de todos los clientes externos.

ALCANCE:

Controlar el tipo de dieta que necesita cada paciente para su pronta mejora.
CONTROLES:

Partes Diarios por Servicio, Kardex realizados por Mdico Especialista.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 4 Tareas Responsables Secretaria Nutricionista Clnica Nutricionista Clnica Lder del Servicio APROX

Recibir los partes de dietas por cada Servicio o rea Realizar el conteo de dietas por cada Servicio Realizar el Parte General de Dietas diario Aprobar el Parte General de Dietas

03H00 da 00H40 da 00H40 da 00H10 da

c c c c

115

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

Diagrama de Flujo
Elaborar el parte diario de dietas
SECRETARIA NUTRICIONISTA CLNICA LDER DEL SERVICIO

Inicio

Recibir los partes de dietas por cada rea

Realizar el conteo de dietas por cada rea

Realizar el Parte General de Dietas diario

Aprobar el Parte General de Dietas

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

116

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

HOJA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS PROCESO: Responsable: Elaboro:
OBJETIVO:
Elaborar y Proporcionar una alimentacin saludable y balanceada acorde a las recomendaciones y requermientos de usuarios internos y externos

ADMINISTRACIN ALIMENTICIA NUTRICIONAL Y DIETORERAPEUTICA SUBPROCESO PREPRACIN DE ALIMENTOS

SUBPROCESO (Dpto):
Lder del Servicio Ney Osorio

Codigo: 2.2.1.8.2. Fecha: Hoja:

25/4/10

Reviso: Aprobo:
ALCANCE:

Dra. Rosa Montero L Lic. Fanny Victoria

3 de 3

Planificar y la evolucin de las dietas segn la patologa del paciente

CONTROLES:
Leyes y normas aplicables a la gestin de salud pblica. Manual interno.

PROVEEDOR

ENTRADA

ACTIVIDAD
Adquirir Suplementos Nutricionales

RESPONSABLE
Nutricionistas y/o Lder Servicio

SALIDA
Estabilizar la salud de pacientes crticos

USUARIO

Adquirir Productos Perecibles

Mantener un Lder del Servicio y/o adecuado stock de Profesional de Apoyo productos Bodeguero Realizar un adecuado almacenamiento Realizar preparaciones de dietas de acuerdo a rgimen alimentario y Ciclo de Mens Clientes Internos y Externos

Ingreso de Productos a Bodega

Preparacin de Alimentos Personal Auxiliar Administrativo Informacion, bienes, servicios, insumos

Preparacin de Dietas

Realizar preparaciones de raciones de acuerdo Profesional de Apoyo a Ciclo de Mens Entregar de manera ptima y oportuna las Lder del Servicio y/o Dietas al Cliente Profesional de Apoyo externo Entregar de manera ptima y oportuna las Lder del Servicio y/o raciones al Personal Profesional de Apoyo de turno

Distribucin de Dietas

Distribucin de Alimentacin al Cliente Interno

RECURSOS Humanos:
Lder del Servicio Nutricionistas Profesional e Apoyo Bodeguero Personal Auxiliar

Tecnolgicos / Equipos
Office, Software especializado Computador, impresora.

117

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: ADQUIRIR SUPLEMENTOS NUTRICIONALES

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 118/184 CODIGO: FECHA: 25/04/10

OBJETIVO:

Realizar la adquisicin de Suplementos Nutricionales.

ALCANCE:

Brindar atencin nutricional a pacientes que no pueden realizar la ingesta por va oral (nutricin enteral).
CONTROLES:

Criterios para Nutricin Parenteral.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 4 Tareas Responsables Nutricionista Clnica Bodeguero Nutricionista Clnica Lder del Servicio APROX

Solicitar a Bodega el informe del stock del producto Entregar informe de saldos Informar a Lder de Servicio para su adquisicin Elaborar pedido de Suplementos Nutricionales a Gerente

00H10 mes 00H20 mes 00H10 00H20

c c

118

5 6 7 8 9

Solicitar Disponibilidad Presupuestaria a Financiero Entregar Disponibilidad Presupuestaria y enviar a Jurdico Subir informacin compras pblicas al portal de

Gerente Financiero Jurdico Jurdico Bodeguero

01H30 01H30 1 semana 3 das 02H00

Entregar contratos de adjudicacin con respectivos beneficiarios Receptar productos

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesarlos datos.

119

Diagrama de Flujo
A dquirir suplem entos nutricionales
NUTRICIO NISTA CLINICA BO DEG UERO LDER DEL SERVICIO G ERENTE FINANCIERO JURDICO

Inicio

Solicitar a Bodega el inform e del stock del producto

Entregar inform e de saldos

Inform ar a Lder de Servicio para su adquisicin

Elaborar pedido de Suplem entos Nutricionales a G erente

Solicitar Disponibilidad Presupuestaria a Financiero

Entregar Disponibilidad Presupuestaria y enviar a Jurdico

Subir informacin al portal de com pras pblicas

Entregar contratos de adjudicacin con respectivos beneficiarios

Receptar productos

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

120

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: ADQUIRIR PRODUCTOS PERECIBLES

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 121/184 CODIGO: FECHA: 25/04/10

OBJETIVO:

Realizar la adquisicin de Productos Alimenticios.

ALCANCE:

Mantener un eficiente stock de productos perecibles.

CONTROLES:

Cuadro Bsico de Alimentos.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 4 5 6 Tareas Responsables APROX

Solicitar a Bodega el informe del stock del producto Entregar informe de saldos impresos del Programa Megan Elaborar Matrices de Adquisiciones Revisar las Matrices Elaborar pedido adjuntando Matrices a Gerente Solicitar Disponibilidad

Profesional de Apoyo 00H10 mes Bodeguero

c c

00H40 mes

Profesional de Apoyo 00H10 Lder del Servicio Lder del Servicio Gerente

00H40 00H20

121

Presupuestaria a Financiero
7 8 9 10

24H00
Financiero

Entregar Disponibilidad Presupuestaria y enviar a Jurdico Subir informacin compras pblicas al portal de

01H30
Jurdico

1 semana
Jurdico

Entregar contratos de adjudicacin con respectivos beneficiarios Recepcin de productos

3 das
Bodeguero

02H00
REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesarlos datos.

122

Diagrama de Flujo
Adquirir Productos perecibles
PROFESIONAL DE APOYO BODEGUERO LDER DEL SERVICIO GERENTE FINANCIERO JURDICO

Inicio

Solicitar a Bodega el informe del stock del producto

Entregar informe de saldos

Elaborar Matrices de Adquisiciones

Revisar las Matrices

Elaborar pedido adjuntando Matrices a Gerente

Solicitar Disponibilidad Presupuestaria

Entregar Disponibilidad Presupuestaria y enviar a Jurdico

Subir informacin al portal de compras pblicas

Entregar contratos de adjudicacin con respectivos beneficiarios

Receptar productos

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

123

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: PREPARACIN DE ALIMENTOS

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 124/184 CODIGO: FECHA: 25/04/10

OBJETIVO:

Realizar la preparacin de Productos Alimenticios.

ALCANCE:

Realizar la preparacin de regmenes alimentarios de acuerdo a Mens establecidos.

CONTROLES:

Cuadro Bsico de Alimentos, Ciclos de Mens.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.

TIEMPO ID 1 2 Tareas Responsables APROX

Solicitar el Men Diario de Personal Elaborar el Pedido Diario de Vveres a Bodega Entrega del pedido Diario de Vveres a Bodeguero

Profesional de Apoyo 00H10 mes Profesional de Apoyo 00H50 y/o Nutricionista mes Clnica Profesional de Apoyo 00H10 y/o Nutricionista Clnica 00H30

c c

124

Entregar productos a Jefe de Cocina encargado bajo supervisin del Profesional de Apoyo Repartir productos de acuerdo a Men Planificado a personal Auxiliar Preparar productos Entregar preparaciones para su distribucin a personal Auxiliar del Comedor

Bodeguero

5 6 7

Jefe de Cocina Encargado Personal Auxiliar Personal Auxiliar y/o Jefe de Cocina Encargado

00H20 08H00 00H50

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

125

Diagrama de Flujo
Preparacin de alimentos
PROFESIONAL DE APOYO PROFESIONAL DE APOYO Y/ O NUTRICIONISTA BODEGUERO JEFE DE COCINA PERSONAL AUXILIAR PERSONAL AUXILIAR O JEFE DE COCINA

Inicio

Solicitar el Men Diario de Personal

Elaborar el Pedido Diario de Vveres a Bodega

Entrega del pedido Diario de Vveres a Bodeguero

Entregar productos

Repartir productos de acuerdo a Men Planificado

Preparar productos

Entregar preparaciones para su distribucin

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

126

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: PREPARACIN DE DIETAS

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 127/184 CODIGO: FECHA: 25/04/10

OBJETIVO:

Realizar la preparacin de Dietas

ALCANCE:

Realizar la preparacin de regmenes alimentarios de acuerdo a dietas establecidas.

CONTROLES:

Cuadro Bsico de Alimentos, Manual de Dietas, Ciclos de Mens.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.

TIEMPO ID 1 2 Tareas Responsables APROX

Solicitar el Men Diario de Pacientes Elaborar el Pedido Diario de Vveres a Bodega Entrega del pedido Diario de Vveres a Bodeguero

Profesional de Apoyo 00H10 da Profesional de Apoyo 00H50 y/o Nutricionista da Clnica Profesional de Apoyo 00H10 y/o Nutricionista Clnica

c c

127

Entregar productos a Jefe de Cocina encargado bajo supervisin del Profesional de Apoyo Repartir productos de acuerdo a Men Planificado a personal Auxiliar de Alimentacin Preparar productos Entregar preparaciones distribucin a pacientes. para su

Bodeguero

00H30

Jefe de Cocina Encargado Personal Auxiliar Personal Auxiliar y/o Jefe de Cocina Encargado

00H20 08H00 00H50

6 7

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar, los datos.

128

Diagrama de Flujo
Preparacin de dietas
PROFESIONAL DE APOYO PROFESIONAL DE APOYO Y/ O NUTRICIONISTA BODEGUERO JEFE DE COCINA PERSONAL AUXILIAR PERSONAL AUXILIAR O JEFE DE COCINA

Inicio

Solicitar el Men Diario de Pacientes

Elaborar el Pedido Diario de Vveres a Bodega

Entrega del pedido Diario de Vveres a Bodeguero

Entregar productos

Repartir productos de acuerdo a Men Planificado

Preparar productos

Entregar preparaciones para su distribucin

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

129

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIN DE DIETAS

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 130/184 CODIGO: FECHA: 25/04/10

OBJETIVO:

Realizar la Distribucin de Dietas.

ALCANCE:

Realizar la Distribucin de Dietas a los pacientes que se encuentran ingresados en esta casa de salud.
CONTROLES:

Cuadro Bsico de Alimentos, Manual de Dietas, Ciclos de Mens.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 Tareas Responsables Nutricionista Nutricionista APROX

Solicitar el Parte General de Dietas Solicitar las raciones de acuerdo al Parte General de Dietas al Jefe de Cocina Entregar en presencia del Personal Auxiliar de Alimentacin y el Jefe de Cocina la cantidad exacta de raciones

00H10 c. da 00H30 da 00H10 da c

Nutricionista

130

4 5 6 7 8

Cargar coches de transporte de alimentos Llevar los coches de transporte de alimentos a los diferentes pisos Repartir dietas de acuerdo a Parte Diario de Dietas a cada paciente Informar Novedades al Lder del Servicio Reportar novedades a Lderes de Servicios y de Enfermeras.

Personal Auxiliar de Alimentacin Personal Auxiliar de Alimentacin Personal Auxiliar de Alimentacin Personal Auxiliar de Alimentacin Lder el servicio

01H0 da 00H20 da 03H00 da 00H10 da 00H30 da

c c c c c

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

131

Diagrama de Flujo
Distribucin de dietas
NUTRICIONISTA PERSONAL AUXILIAR DE ALIMENTACIN LDER DEL SERVICIO

Inicio

Solicitar el Parte General de Dietas

Solicitar las raciones de acuerdo al Parte General de Dietas

Entregar la cantidad exacta de raciones

Cargar coches de transporte de alimentos

Llevar los coches de transporte de alimentos a los diferentes pisos

Repartir dietas de acuerdo a Parte Diario de Dietas a cada paciente

Informar Novedades al Lder del Servicio

Reportar novedades a Lderes de Servicios y de Enfermeras

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

132

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIN DE ALIMENTACIN AL CLIENTE INTERNO

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1

PAG: 133/184
CODIGO:

FECHA: 25/04/10

OBJETIVO:

Realizar la Distribucin de la Alimentacin al personal de turno

ALCANCE:

Realizar la Distribucin de raciones alimenticias al personal que tiene derecho por encontrarse de turno en el horario de comidas
CONTROLES:

Cuadro Bsico de Alimentos, Manual de Dietas, Ciclos de Mens.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 Tareas Responsables APROX

Solicitar la cantidad de raciones a prepararse a Recursos Humanos Solicitar las raciones de acuerdo al cambio de turnos por das Entregar en presencia del Personal Auxiliar de Comedor y el Jefe de Cocina la cantidad exacta de raciones Cargar en el self service los

Profesional de Apoyo 00H10 c. da Profesional de Apoyo 00H10 c. da Profesional de Apoyo 00H30 da

Personal Auxiliar de

00H25

133

alimentos preparados
5 6 7

Comedor

da 01H0 da 00H20 da 03H00 da c c c

Repartir raciones personal

alimenticias

al

Personal Auxiliar de Comedor Personal Auxiliar de Comedor Lder del servicio

Informar Novedades al Lder del Servicio Reportar novedades a Lderes de Servicios y de Enfermeras.

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

134

Diagrama de Flujo
Distribucin de alimentacin al cliente interno
PROFESIONAL DE APOYO PERSONAL AUXILIAR DE COMEDOR LDER DEL SERVICIO

Inicio

Solicitar la cantidad de raciones a prepararse a Recursos Humanos

Solicitar las raciones de acuerdo al cambio de turnos por das

Entregar la cantidad exacta de raciones

Cargar en el self service los alimentos preparados

Repartir raciones alimenticias al personal

Informar Novedades al Lder del Servicio

Reportar novedades a Lderes de Servicios y de Enfermeras

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

135

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

HOJA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS PROCESO:
CONTROL DIETTICO NUTRICIONAL

SUBPROCESO (Dpto): Responsable: Elaboro:

OBJETIVO:
Desarrollar normas de control que permitan entregar un producto de calidad al cliente Lder del Servicio Ney Osorio

Codigo: 2.2.1.9. Reviso: Aprobo:

ALCANCE:
Este proceso comprende el control de la preparacin de alimentos Dra. Rosa Montero L Lic. Fanny Victoria

Fecha: Hoja:

26/4/10

1 de 1

CONTROLES:
Leyes y normas aplicables a la gestin de salud pblica. Manual y reglamento interno.

PROVEEDOR

ENTRADA

SUBPROCESO
CONTROL DE DIETAS SERVIDAS CONTROL DE PREPARACIN DE DIETAS

RESPONSABLE
Lder del Servicio

SALIDA
Modelos Dietoteraputicos Informes de Estado Nutricional

USUARIO

Nutricionistas

Necesidades institucionales Ministerio de Salud Pblica. Direccin Porvincial de Salud de Pichincha. CONTROL Y EDUCACIN NUTRICIONAL Variables externas e internas y actores relacionados

Clientes Internos y Externos

RECURSOS Humanos:
Lder del Servicio Nutricionistas Profesional e Apoyo Bodeguero Personal Auxiliar

Tecnolgicos / Equipos
Office, Software especializado Computador, impresora.

136

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

HOJA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS PROCESO: Responsable: Elaboro:
OBJETIVO:
Desarrollar un mecanismo que permita brindar al paciente una dieta de calidad que le facilite la pronta mejora del cliente externo

CONTROL DIETTICO NUTRICIONAL CONTROL DE DIETAS SERVIDAS

SUBPROCESO (Dpto):
Lder del Servicio Ney Osorio

Codigo: 2.2.1.9.1.
Dra. Rosa Montero L Lic. Fanny Victoria

Reviso: Aprobo:
ALCANCE:

Fecha: Hoja:

26/4/10

1 de 1

Comprende la formulacin de normas de control para el mejoramiento del estado nutricional de los usuarios internos .

CONTROLES:
Manual de Dietas Parte General de Dietas Manual de Estandarizacin de Dietas

PROVEEDOR

ENTRADA

ACTIVIDAD
Control Dietoteraputico

RESPONSABLE
Nutricionistas Clnicas

SALIDA
Manejo Diettico

USUARIO

Controlar las dietas Servidas al cliente interno

Reportes de raciones Profesional de Apoyo Servidas Nutricionistas Clnicas Reportes de Dietas Servidas

Controlar las dietas Servidas al cliente externo

RECURSOS Humanos:
Lder del Servicio Nutricionistas Profesional e Apoyo Bodeguero Personal Auxiliar

Tecnolgicos / Equipos
Office, Software especializado Computador, impresora.

137

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: CONTROL DIETOTERAPUTICO

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 138/184 CODIGO: FECHA: 26/04/10

OBJETIVO:

Control Dietoteraputico del Cliente Externo que se encuentra hospitalizado.

ALCANCE:

Comprende la formulacin de normas de control para el mejoramiento del estado nutricional de los usuarios internos.
CONTROLES:

Historia clnica Nutricional, evaluacin antropomtrica y tratamiento diettico.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 4 5 Tareas Responsables Nutricionista Clnica Nutricionista Clnica Nutricionista Clnica Nutricionista Clnica Lder del Servicio APROX

Solicitar la Historia Clnica Nutricional Solicitar el pedido de dietas sugerido por el mdico Verificar la dieta suministrada al paciente Realizar Informe de novedades encontradas a Lder del Servicio Enviar novedades informadas a los Lderes de Cada Servicio

00H10 da 00H10 da 00H40 da 00H30 da 00H20 da

c c c c c

138

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

Diagrama de Flujo
Control Dietoteraputico
NUTRICIONISTA CLNICA LDER DEL SERVICIO

Inicio

Solicitar la Historia Clnica Nutricional

Solicitar el pedido de dietas sugerido por el mdico

Verificar la dieta suministrada al paciente

Realizar Informe de novedades encontradas a Lder del Servicio

Enviar novedades informadas a los Lderes de Cada Servicio

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

139

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DIETAS SERVIDAS AL CLIENTE INTERNO

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 140/184 CODIGO: FECHA: 26/04/10

OBJETIVO:

Mantener un sistema que permita controlar las raciones alimenticias servidas al cliente interno.
ALCANCE:

Mantener un correcto uso del comedor, evitando de esta manera prdidas, horarios a destiempo y desperdicios.
CONTROLES:

Cuadros de trabajo, reloj digital.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 Tareas Responsables APROX

Solicitar la lista del personal con cambios de horarios Solicitar el registro con la cantidad de comensales atendidos Solicitar la cantidad de raciones preparadas al Jefe de Cocina de turno Realizar Informe de novedades

Profesional de Apoyo 00H20 da Profesional de Apoyo 00H10 da Profesional de Apoyo 00H40 da Profesional de Apoyo 00H10

c c c

140

encontradas al Lder del Servicio

5

da
Lder del Servicio

Enviar novedades informadas a Lder de Recursos Humanos

00H20 da

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

Diagrama de Flujo
Control de dietas servidas al cliente interno
PROFESIONAL DE APOYO LDER DEL SERVICIO

Inicio

Solicitar la lista del personal con cambios de horarios

Solicitar el registro con la cantidad de comensales atendidos

Solicitar la cantidad de raciones preparadas al Jefe de Cocina

Realizar Informe de novedades encontradas al Lder del Servicio

Enviar novedades informadas a los Lderes de RRHH

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

141

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DIETAS SERVIDAS AL CLIENTE EXTERNO

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 142/184 CODIGO: FECHA: 26/04/10

OBJETIVO:

Mantener un sistema que permita controlar las raciones alimenticias servidas al cliente externo.
ALCANCE:

Mantener un correcto control de las dietas proporcionadas al paciente ingresado en los diferentes servicios.
CONTROLES:

Partes Diarios de Dietas por Servicios, Parte Diario General de Dietas.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 Tareas Responsables Nutricionistas Nutricionistas Nutricionistas APROX

Solicitar el parte diario General de Dietas Solicitar el parte diario de Dietas por Servicios Solicitar la cantidad de raciones preparadas al personal de dietas de turno 142

00H10 da 00H10 da 00H40 da

c c c

4 5

Realizar Informe de novedades encontradas al Lder del Servicio Enviar novedades informadas a Lder de Recursos Humanos

Nutricionistas Lder del Servicio

00H10 da 00H20 da

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

143

Diagrama de Flujo
Control de dietas servidas al cliente externo
NUTRICIONISTAS LDER DEL SERVICIO

Inicio

Solicitar el parte diario General de Dietas

Solicitar el parte diario de Dietas por Servicios

Solicitar la cantidad de raciones preparadas al personal de dietas

Realizar Informe de novedades encontradas al Lder del Servicio

Enviar novedades informadas a los Lderes de RRHH

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

144

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

HOJA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS PROCESO: Responsable: Elaboro:
OBJETIVO:
Desarrollar un ptimo control en la Preparcin de Dietas que se servir para un mejoramiento y equilibrio en el estado nutricional de los clientes internos y externos

ADMINISTRACIN ALIMENTICIA NUTRICIONAL Y DIETORERAPEUTICA CONTROL DE PREPARACIN DE DIETAS

SUBPROCESO (Dpto):
Lder del Servicio Ney Osorio

Codigo: 2.2.1.9.2. Fecha: Hoja:

27/4/10

Reviso: Aprobo:
ALCANCE:

Dra. Rosa Montero L Lic. Fanny Victoria

1 de 1

Comprende la formulacin de normas de aplicacin para el mejoramiento del estado nutricional de los usuarios internos y externos, a fin de fomentar, mantener y/o recuperar la salud, que permita mejorar la calidad de vida.

CONTROLES:

Leyes y normas aplicables a la gestin de salud pblica. Manual interno.

PROVEEDOR

ENTRADA

ACTIVIDAD
Realizar control de productos

RESPONSABLE Nutricionistas y/o Profesional de Apoyo Nutricionistas

SALIDA
Establecer % de efectividad en frmulas Establecer % de efectividad en frmulas

USUARIO

Informacion, bienes, servicios, insumos

Clientes Internos y Externos

Realizar controles muestrales de preparaciones

RECURSOS Humanos:
Lder del Servicio Nutricionistas Profesional e Apoyo Bodeguero Personal Auxiliar

Tecnolgicos / Equipos
Office, Software especializado Computador, impresora.

145

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 146/184 CODIGO:

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE PRODUCTOS

FECHA: 27/04/10

OBJETIVO:

Mantener un sistema que permita controlar los productos con los que se cuenta para las diversas preparaciones.
ALCANCE:

Evitar manejar productos en mal estado que puede afectar la saluda tanto de clientes internos como externos.
CONTROLES:

Control Organolptico, Normas HACPP.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 Tareas Responsables APROX

Solicitar producto al azar a persona encargada de Bodega

la

Nutricionistas y/o 00H10 Profesional de Apoyo da Bodeguero Bodeguero

c c c

Entregar producto al Nutricionista y/o Profesional de Apoyo Entregar el producto al Jefe de Cocina de turno para su verificacin y/o preparacin Preparar del producto

00H10 da 00H10 da 00H20

Jefe de Cocina

146

5 6 7

Entrega de producto a Nutricionistas y/o Profesional de Apoyo Realizar Informe de novedades encontradas al Lder del Servicio Enviar novedades informadas Proveedores y a Gerente a

Jefe de Cocina

da 00H20 da

c c c

Nutricionistas y/o 00H20 Profesional de Apoyo da Lder del Servicio

00H30 da

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

147

Diagrama de Flujo
Control de productos
NUTRICIONISTAS Y/O PROFESIONALES DE APOYO BODEGUERO JEFE DE COCINA LDER DEL SERVICIO

Inicio

Solicitar producto al Bodeguero

Entregar producto al Nutricionista y/o Profesional de Apoyo

Entregar el producto al Jefe de Cocina para su preparacin

Preparar del producto

Entregar productos a Nutricionistas y/o Profesional de Apoyo

Realizar Informe de novedades encontradas al Lder del Servicio

Enviar novedades a Proveedores y a Gerente

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

148

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: CONTROLAR MUESTRALMENTE LOS PRODUCTOS

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 149/184 CODIGO: FECHA: 27/04/10

OBJETIVO:

Mantener un sistema que permita controlar la preparacin de los productos.

ALCANCE:

Evitar entregar preparaciones en mal estado que puede afectar la saluda tanto de clientes internos como externos.
CONTROLES:

Control Organolptico, Normas HACPP

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 4 5 Tareas Responsables APROX

Solicitar preparacin al azar al Jefe de Cocina Encargado Entregar producto al Nutricionista y/o Profesional de Apoyo Entregar el producto al Jefe de Cocina de turno para su verificacin Preparar el producto Entregar preparacin a Nutricionistas

Nutricionistas y/o 00H05 Profesional de Apoyo da Jefe de Cocina Bodeguero Jefe de Cocina Jefe de Cocina

c c c c c

00H05 da 00H10 da 00H20 da 00H20

149

y/o Profesional de Apoyo

6 7

da
Nutricionistas y/o 00H20 Profesional de Apoyo da Lder del Servicio

Realizar Informe de novedades encontradas al Lder del Servicio Enviar novedades informadas Proveedores y a Gerente a

c c

00H30 da

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

150

Diagrama de Flujo
Controlar muestralmente los productos
NUTRICIONISTAS Y/O PROFESIONALES DE APOYO JEFE DE COCINA BODEGUERO LDER DEL SERVICIO

Inicio

Solicitar preparacin al Jefe de Cocina

Entregar producto al Nutricionista y/o Profesional de Apoyo

Entregar el producto al Jefe de Cocina para su preparacin

Preparar del producto

Entregar producto a Nutricionistas y/o Profesional de Apoyo

Realizar Informe de novedades encontradas al Lder del Servicio

Enviar novedades a Proveedores y a Gerente

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

151

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

HOJA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS PROCESO: Responsable: Elaboro:
OBJETIVO:
Desarrollar un ptimo control en la Preparcin de Dietas que se servir para un mejoramiento y equilibrio en el estado nutricional de los clientes internos y externos

ADMINISTRACIN ALIMENTICIA NUTRICIONAL Y DIETORERAPEUTICA CONTROL Y EDUCACIN NUTRICIONAL

SUBPROCESO (Dpto):
Lder del Servicio Ney Osorio

Codigo: 2.2.1.9.3. Fecha: Hoja:

28/4/10

Reviso: Aprobo:
ALCANCE:

Dra. Rosa Montero L Lic. Fanny Victoria

1 de 1

Comprende la formulacin de normas de aplicacin para el mejoramiento del estado nutricional de los usuarios internos y externos, a fin de fomentar, mantener y/o recuperar la salud, que permita mejorar la calidad de vida.

CONTROLES:
Leyes y normas aplicables a la gestin de salud pblica. Manual interno.

PROVEEDOR

ENTRADA
Informacion, bienes, servicios, insumos

ACTIVIDAD
Formular y evaluar el estado Nutricional del Paciente

RESPONSABLE
Nutricionistas

SALIDA
Informes de Estado Nutricional Modelos Dietoteraputicos

USUARIO

Realizar Educacin Nutricional

Clientes Internos y Externos

Nutricionistas Clnicas

RECURSOS Humanos:
Lder del Servicio Nutricionistas Profesional e Apoyo Bodeguero Personal Auxiliar

Tecnolgicos / Equipos
Office, Software especializado Computador, impresora.

152

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: FORMULAR Y EVALUAR EL ESTADO NUTRICIONAL DEL PACIENTE

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 153/184 CODIGO: FECHA: 28/04/10

OBJETIVO:

Formular y evaluar el estado Nutricional del Paciente que permita mantener un sistema de control que permita monitorear conjuntamente con el Servicio de Nutricin y los diferentes servicios las dietas demandadas por los clientes externos para los diferentes tipos de patologas.
ALCANCE:

Mantener un correcto control de las dietas que sern proporcionadas al paciente en los diferentes servicios.
CONTROLES:

Historia Clnica Mdica, Historia Clnica Nutricional.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 Tareas Responsables Nutricionista Clnica Nutricionista Clnica Nutricionista Clnica APROX

Solicitar la Historia Clnica a la Enfermera de turno Solicitar la Historia Clnica Nutricional a la Enfermera de turno Solicitar informacin de antecedentes patolgicos personales al mdico de

00H10 da 00H10 da 00H40 da

c c c

153

turno
4 5

Realizar la evaluacin Nutricional del paciente con los datos obtenidos Enviar evaluacin Nutricional a Mdico Lder del rea para constancia en el parte de dietas del Servicio

Nutricionista Clnica e 00H35 Internos de Nutricin da Nutricionista Clnica

c c

00H30 da

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

154

Diagrama de Flujo
Formular y evaluar el estado nutricional del paciente
NUTRICIONISTA CLNICA NUTRICIONISTA CLNICA E INTERNOS DE NUTRICIN

Inicio

Solicitar la Historia Clnica a la Enfermera de turno

Solicitar la Historia Clnica Nutricional a la Enfermera de turno

Solicitar informacin de antecedentes patolgicos personales al mdico de turno

Realizar la evaluacin Nutricional del paciente con los datos obtenidos

Enviar evaluacin Nutricional a Mdico Lder del rea para constancia en el parte de dietas del Servicio

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

155

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: REALIZAR EDUCACIN NUTRICIONAL

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 156/184 CODIGO: FECHA: 28/04/10

OBJETIVO:

Realizar Educacin Nutricional a pacientes y familiares del paciente de manera que generen una conciencia alimentaria.
ALCANCE:

Proporcionar informacin nutricional a base de charlas dentro de los servicios de esta casa de salud.
CONTROLES:

Normativas Alimentarias y Nutricionales.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 Tareas Responsables Lder del Servicio APROX

Informar a Gerente y Lderes de Enfermera sobre Charlas Nutricionales Aprobar Charlas Disponer a Nutricionistas e Internos de Nutricin la preparacin de

02H00 c semana 24H00 c semana 00H10

2 3

Gerente Lder del Servicio

156

charlas nutricionales
4 5 6 7

Elaborar Material Didctico Informar a Lder del Servicio para su aprobacin Solicitar horario de charlas Dictar Charlas

Nutricionistas y/o Internos de Nutricin Nutricionistas y/o Internos de Nutricin Lder del Servicio Nutricionistas y/o Internos de Nutricin

48H00 00H30 01H30 00H10

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

157

Diagrama de Flujo
Realizar Educacin Nutricional
LDER DEL SERVICIO GERENTE NUTRICIONISTA CLNICA E INTERNOS DE NUTRICIN

Inicio

Informar a Gerente y Lderes de Enfermera sobre Charlas Nutricionales

Aprobar Charlas

Disponer a Nutricionistas e Internos de Nutricin la preparacin de charlas nutricionales

Elaborar Material Didctico

Informar a Lder del Servicio para su aprobacin

Solicitar horario de charlas

Dictar charlas

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

158

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

HOJA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS PROCESO:
CONTROL ADMINISTRATIVO

SUBPROCESO (Dpto): Responsable: Elaboro:

OBJETIVO:
Proporcionar herramientas que permitan el fortalecimiento de manera que se cumplan con los planes establecidos Lder del Servicio Ney Osorio

Codigo: 2.2.1.10 Reviso: Aprobo:

ALCANCE:
Comprende el control de los recursos disponibles dentro del Servicio Dra. Rosa Montero L Lic. Fanny Victoria

Fecha: Hoja:

28/4/10

1 de 1

CONTROLES:

Leyes y normas aplicables a la gestin de salud pblica. Manual y reglamento interno.

PROVEEDOR

ENTRADA

SUBPROCESO
CONTROL DE PERSONAL CONTROL DE PRODUCTOS

RESPONSABLE

SALIDA

USUARIO

Necesidades institucionales Ministerio de Salud Pblica. Direccin Porvincial de Salud de Pichincha. CONTROL DE BODEGA Variables externas e internas y actores relacionados

Lder del Servicio, Modelos Profesional de Dietoteraputicos Apoyo, Nutricionistas Lder del Servicio, Informes de Estado Profesional de Nutricional Apoyo, Nutricionistas Lder del Servicio, Profesional de Apoyo Clientes Internos y Externos

RECURSOS Humanos:
Lder del Servicio Nutricionistas Profesional e Apoyo Bodeguero Personal Auxiliar

Tecnolgicos / Equipos
Office, Software especializado Computador, impresora.

159

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

HOJA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROCESO: Responsable: Elaboro:
OBJETIVO:
Manejar de una manera ptima los disponibles recursos humanos

CONTROL ADMINISTRATIVO CONTROL DE PERSONAL

SUBPROCESO (Dpto):
Lder del Servicio Ney Osorio

Codigo: 2.2.1.10.1
Dra. Rosa Montero L Lic. Fanny Victoria

Reviso: Aprobo:
ALCANCE:

Fecha: Hoja:

28/4/10

1 de 1

Comprende el control que se tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos

CONTROLES: Leyes y normas aplicables a la gestin de salud pblica. LOSCA Cdigo de Trabajo

PROVEEDOR ENTRADA

ACTIVIDAD
Elaborar cuadros de trabajo Elaborar cuadro de vacaciones

RESPONSABLE
Lder del Servicio

SALIDA
Modelos Dietoteraputicos Informes sobre la alimentacin Informes de Stock de productos

USUARIO

Ministerio de Salud Pblica. Direccin Porvincial de Salud de Pichincha. Ministerio de Trabajo

Necesidades institucionales Variables externas e internas y actores relacionados

Parte Diario de Dietas Clientes Internos y Externos

Manejo Diettico Reportes de raciones Servidas Reportes Diarios de Dietas Informes de Estado Nutricional Modelos Dietoteraputicos

RECURSOS Humanos:
Lder del Servicio Nutricionistas Profesional e Apoyo Bodeguero Personal Auxiliar

Tecnolgicos / Equipos
Office, Software especializado Computador, impresora.

160

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: ELABORAR CUADROS DE TRABAJO

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 161/184 CODIGO: FECHA: 28/04/10

OBJETIVO:

Elaboracin de Cuadros de Trabajo.

ALCANCE:

Establecer un control sobre el personal en los turnos de trabajo, estableciendo turnos y das de descanso.
CONTROLES:

Normativas Nutricionales que rigen el procedimiento.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 Tareas Responsables Lder del Servicio APROX

Solicitar a Recursos Humanos el saldo de vacaciones y das libres del personal Entregar reportes de vacaciones y das libres saldos de

00H10

2 3 4

Recursos Humanos

24H00

Elaborar Cuadros de Trabajo Enviar Cuadros de Recursos Humanos Trabajo a

Lder del Servicio y/o 03H30 Profesional de Apoyo Lder del Servicio y/o 00H15 Profesional de Apoyo

161

Publicar Cuadros de Trabajo

Secretaria

00H10

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

Diagrama de Flujo
Elaborar cuadros de Trabajo
LDER DEL SERVICIO RECURSOS HUMANOS LDER DEL SERVICIO Y/O PROFESIONAL DE APOYO SECRETARIA

Inicio

Solicitar a Recursos Humanos el saldo de vacaciones y das libres del personal

Entregar reportes de saldos de vacaciones y das libres

Elaborar Cuadros de Trabajo

Enviar Cuadros de Trabajo a Recursos Humanos

Publicar Cuadros de Trabajo

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

162

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: ELABORAR CUADROS DE VACACIONES

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 163/184 CODIGO: FECHA: 28/04/10

OBJETIVO:

Elaboracin de Cuadros de Vacaciones.

ALCANCE:

Establecer un control sobre el personal en los turnos de trabajo, estableciendo turnos y das de descanso.
CONTROLES:

Normativas Nutricionales que rigen el procedimiento.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 4 5 Tareas Responsables Lder del Servicio Recursos Humanos APROX

Solicitar a Recursos Humanos el saldo de vacaciones del personal Entregar reportes de vacaciones del personal saldos de

00H10 24H00

Elaborar Cuadros de Vacaciones Enviar Cuadros de Vacaciones a Recursos Humanos Aprobar Cuadro de Vacaciones 163

Lder del Servicio y/o 03H30 Profesional de Apoyo Lder del Servicio y/o 00H15 Profesional de Apoyo Recursos Humanos

24H00

Publicar Cuadros de Vacaciones

Secretaria

00H10

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

Diagrama de Flujo
Elaborar cuadro de vacaciones
LDER DEL SERVICIO Y/O PROFESIONAL DE APOYO LDER DEL SERVICIO RECURSOS HUMANOS SECRETARIA

Inicio

Solicitar a Recursos Humanos el saldo de vacaciones del personal

Entregar reportes de saldos de vacaciones del personal

Elaborar Cuadros de Vacaciones

Enviar Cuadros de Vacaciones a Recursos Humanos

Aprobar Cuadros de Vacaciones

Publicar Cuadros de Trabajo

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

164

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

HOJA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROCESO: Responsable: Elaboro:
OBJETIVO:
Elaborar y Proporcionar una alimentacin saludable y balanceada acorde a las recomendaciones y requermientos de usuarios internos y externos

ADMINISTRACIN ALIMENTICIA NUTRICIONAL Y DIETORERAPEUTICA CONTROL DE PRODUCTOS

SUBPROCESO (Dpto):
Lder del Servicio Ney Osorio

Codigo: 2.2.1.10.2
Dra. Rosa Montero L Lic. Fanny Victoria

Reviso: Aprobo:
ALCANCE:

Fecha: Hoja:

28/4/10

1 de 1

Comprende la formulacin de normas de aplicacin para el mejoramiento del estado nutricional de los usuarios internos y externos, a fin de fomentar, mantener y/o recuperar la salud, que permita mejorar la calidad de vida.

CONTROLES:
Leyes y normas aplicables a la gestin de salud pblica. Manual interno.

PROVEEDOR ENTRADA

ACTIVIDAD
Realizar tomas fsicas oportunas

RESPONSABLE Profesional de Apoyo y/o Lder Profesional de Apoyo y/o Lder Servicio

SALIDA
Control de Stocks de productos

USUARIO

Informacion, Verificar el estado de productos bienes, servicios, insumos

Control de caducidad Clientes Internos y y calidad Externos

RECURSOS Humanos:
Lder del Servicio Nutricionistas Profesional e Apoyo Bodeguero Personal Auxiliar

Tecnolgicos / Equipos
Office, Software especializado Computador, impresora.

165

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: REALIZAR TOMAS FSICAS OPORTUNAS

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 166/184 CODIGO: FECHA: 28/04/10

OBJETIVO:

Realizacin de tomas fsicas oportunas.

ALCANCE:

Establecer un control sobre los productos con los que se cuentan.

CONTROLES:

Normativas Nutricionales que rigen el procedimiento.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 4 5 Tareas Responsables APROX

Solicitar a Bodeguero el reporte de ingresos y egresos diarios Entregar reportes de ingresos y egresos diarios Imprimir Megan reportes del programa

Lder del Servicio y/o 00H10 Profesional de Apoyo Bodeguero

01H00

Profesional de Apoyo 00H15 Profesional de Apoyo 02H00 Profesional de Apoyo 00H15

Realizar el arqueo respectivo Realizar informes de novedades en la constatacin fsica

166

6 7

Entregar Servicio

informes

Lder

del

Profesional de Apoyo 00H10 Lder del Servicio

Entregar informe al Gerente

00H30

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

167

Diagrama de Flujo
Realizar tomas fsicas oportunas
LDER DEL SERVICIO Y/O PROFESIONAL DE APOYO BODEGUERO PROFESIONAL DE APOYO LDER DEL SERVICIO

Inicio

Solicitar a Bodeguero el reporte de ingresos y egresos diarios

Entregar reportes de ingresos y egresos diarios

Imprimir reportes del programa Megan

Realizar el arqueo respectivo

Realizar informes de novedades en la constatacin fsica

Entregar informes a Lder del Servicio

Entregar informes al Gerente

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

168

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: VERIFICAR EL ESTADO DE LOS PRODUCTOS

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 169/184 CODIGO: FECHA: 28/04/10

OBJETIVO:

Verificar el Estado de Productos.

ALCANCE:

Establecer un control de calidad sobre los productos que se poseen.

CONTROLES:

Normativas Nutricionales que rigen el procedimiento.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 Tareas Responsables APROX

Solicitar a Bodeguero el reporte de ingresos con documentos de respaldo Entregar reportes de ingresos y egresos diarios Verificar fechas de elaboracin y caducidad Verificar los empaques Realizar informes de novedades

Lder del Servicio y/o 00H10 Profesional de Apoyo Bodeguero Profesional de Apoyo Profesional de Apoyo Profesional de Apoyo

2 3 4 5

01H00 00H15 02H00 00H15 00H10

169

6 7

Entregar Servicio

informes

a al

Lder Gerente

del y

Profesional de Apoyo

00H30
Lder del Servicio

Entregar informe Proveedores

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar, etc, los datos.

170

Diagrama de Flujo
Verificar el estado de los productos
LDER DEL SERVICIO Y/O PROFESIONAL DE APOYO BODEGUERO PROFESIONAL DE APOYO LDER DEL SERVICIO

Inicio

Solicitar a Bodeguero el reporte de ingresos y egresos diarios

Entregar reportes de ingresos y egresos diarios

Verificar fechas de elaboracin y caducidad

Verificar los empaques

Realizar informes de novedades

Entregar informes a Lder del Servicio

Entregar informes al Gerente

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

171

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO

HOJA DE CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROCESO: Responsable: Elaboro:
OBJETIVO:
Elaborar y Proporcionar una alimentacin saludable y balanceada acorde a las recomendaciones y requermientos de usuarios internos y externos

ADMINISTRACIN ALIMENTICIA NUTRICIONAL Y DIETORERAPEUTICA CONTROL DE BODEGA

SUBPROCESO (Dpto):
Lder del Servicio Ney Osorio

Codigo: 2.2.1.10.3
Dra. Rosa Montero L Lic. Fanny Victoria

Reviso: Aprobo:
ALCANCE:

Fecha: Hoja:

28/4/10

1 de 1

Comprende la formulacin de normas de aplicacin para el mejoramiento del estado nutricional de los usuarios internos y externos, a fin de fomentar, mantener y/o recuperar la salud, que permita mejorar la calidad de vida.

CONTROLES:
Leyes y normas aplicables a la gestin de salud pblica. Manual interno.

PROVEEDOR ENTRADA

ACTIVIDAD
Recepcin de Productos

RESPONSABLE Bodeguero

SALIDA
Ingreso de Productos

USUARIO

Informacion, Conservacin de Productos bienes, servicios, insumos Entrega de Productos

Bodeguero

Control de almacenamiento en lugares ptimos Distribucin

Clientes Internos y Externos

Bodeguero

RECURSOS Humanos:
Lder del Servicio Nutricionistas Profesional e Apoyo Bodeguero Personal Auxiliar

Tecnolgicos / Equipos
Office, Software especializado Computador, impresora.

172

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: RECEPTAR LOS PRODUCTOS

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 173/184 CODIGO: FECHA: 28/04/10

OBJETIVO:

Recepcin de Productos.
ALCANCE:

Establecer un control en el ingreso de los productos.

CONTROLES:

Normativas Nutricionales que rigen el procedimiento.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 Tareas Responsables APROX

Solicitar a Jurdico el Contrato de Adjudicacin de Proveedores Realizar la verificacin de productos de acuerdo a la Matriz de Requerimientos enviadas Verificar fechas de elaboracin y caducidad Verificar los empaques Ingresar el producto

Lder del Servicio y/o 01H10 Profesional de Apoyo Profesional de Apoyo 00H30

3 4 5

Bodeguero Bodeguero Bodeguero

01H15 00H20 02H00

173

6 7 8 9

Realizar actas de entrega Entregar actas a Pagadura Receptar Actas en Pagadura Ingresar el Producto al Sistema Megan

Profesional de Apoyo 00H10 Profesional de Apoyo 00H30 Bodeguero

00H15

Profesional de Apoyo 00H50

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

174

Diagrama de Flujo
R eceptar los productos
LDER DEL SERVICIO Y/O PROFESIONAL DE APOYO PROFESIONAL DE APOYO BODEGUERO

Inicio

Solicitar a Jurdico el Contrato de Adjudicacin de Proveedores

Realizar la verificacin de productos de acuerdo a la Matriz de Requerimientos enviadas

Verificar fechas de elaboracin y caducidad

Verificar los em paques

Ingresar el producto

Ingresar el producto

Realizar actas de entrega

Entregar actas a Pagadura

Receptar Actas en Pagadura

Ingresar el Producto al Sistema Megan

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

175

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: CONSERVAR LOS PRODUCTOS

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 176/184 CODIGO: FECHA: 28/04/10

OBJETIVO:

Conservacin de Productos.
ALCANCE:

Establecer un control en el ingreso de los productos.

CONTROLES:

Normativas Nutricionales que rigen el procedimiento.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 Tareas Responsables Bodeguero Bodeguero Bodeguero APROX

Ingresar el producto en Bodega Analizar el tipo de producto que se est recibiendo Almacenar en el rea de acuerdo a especificaciones tcnicas y manuales de bodegaje

01H10 00H20 01H00

176

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

Diagrama de Flujo
Conservar los productos
BODEGUERO

Inicio

Ingresar el producto en Bodega

Analizar el tipo de producto que se est recibiendo

Almacenar en el rea de acuerdo a especificaciones tcnicas y manuales de bodegaje

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

177

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES EUGENIO ESPEJO PROCEDIMIENTO: ENTREGAR LOS PRODUCTOS

REVISO: Dra. Rosa Montero APROBO: Lic. Fanny Victoria VERSION: No 1 PAG: 178/184 CODIGO: FECHA: 28/0410

OBJETIVO:

Entrega de Productos.
ALCANCE:

Establecer un control en egresos de productos.

CONTROLES:

Normativas Nutricionales que rigen el procedimiento.

DETALLE:

En la tabla a continuacin se debe describir detalladamente las tareas que se ejecutan durante el proceso, con el responsable de cada actividad y el tiempo aproximado en das.
TIEMPO ID 1 2 3 4 Tareas Responsables APROX

Entregar Pedido Diario de Vveres a Bodega y pedidos adicionales Realizar el pesaje de productos a ser despachados Registrar en el libro de Egresos Diarios Entregar al Jefe de Cocina de turno en Supervisin del Profesional de Apoyo

Nutricionistas y/o 00H10 Profesional de Apoyo Bodeguero Bodeguero Bodeguero

00H20 00H30 00H20

178

Realizar el Egreso en el Sistema Megan

Profesional de Apoyo 00H15

REGISTROS Y FORMULARIOS:

Formularios, tablas y dems registros que se utilicen durante el proceso para recopilar, analizar, procesar los datos.

179

Diagrama de Flujo
Entregar los productos
NUTRICIONISTAS Y/O PROFESIONAL DE APOYO BODEGUERO PROFESIONAL DE APOYO

Inicio

Entregar Pedido Diario de Vveres a Bodega y pedidos adicionales

Realizar el pesaje de productos a ser despachados

Registrar en el libro de Egresos Diarios

Entregar al Jefe de Cocina de turno en Supervisin del Profesional de Apoyo

Realizar el Egreso en el Sistema Megan

Fin

Elabor: Ney Osorio

Revis:

Autoriz:

180

CAPTULO IV

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Para iniciar el estudio de los procesos de forma conceptual y lgica, es importante el conocimiento global de la Direccin de Nutricin y Diettica del Hospital de Especialidades Eugenio Espejo, disponer de sus objetivos y estructura interna como gua para determinar los servicios que genera, a travs de los diferentes procesos de esta unidad administrativa identificando sus necesidades para generar sus servicios, de tal forma que se ajuste a los objetivos del mejorar su gestin.
4.1. CONCLUSIONES

El anlisis de procesos fue realizado a travs de una investigacin muy minuciosa de cada actividad realizada en los diferentes departamentos.

Se revis la organizacin y funciones, observando que esta unidad se basa en una estructura funcional, por lo que se plantea implementar bajo la filosofa de procesos, con el fin de optimizar los recursos disponibles incidiendo en la mejora de la productividad de la Direccin, para lo cual se plantea el enfoque a los procesos.

Se procedi con la identificacin de los procesos para lo cual se obtuvo como resultado el inventario de procesos contemplando los macro procesos, procesos, subprocesos o actividades por producto; obteniendo la seleccin de los procesos claves.

Se plante la aplicacin prctica de la metodologa de procesos, para lo cual se efectu el relevamiento de informacin de los procesos de la Direccin.

181

Esta propuesta organizacional define cuales son los niveles jerrquicos de la direccin permitiendo as visualizar correctamente sus unidades administrativas.

4.2. RECOMENDACIONES

Se recomienda realizar una retroalimentacin de estos procesos, mediante la cual se deber corregir los errores que se vayan presentando a medida que se vayan presentando.

Utilizar este trabajo de investigacin para todo el Hospital como gua para plantear la organizacin por procesos y encaminar su implantacin a todas las unidades administrativas como lo exige el ente rector ex-SENRES.

Capacitar al personal, esto har que los procesos sean ms eficientes y que la calidad del producto final sea mejor, a travs del manual de procesos y de la supervisin de los Jefes Departamentales.

182

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Arvalo F. (2007). Administracin por procesos. Gaither N. Frazier (2000) Administracin y produccin y operaciones/ Mxico. Harrington James (2000) Mejoramiento de los procesos de la empresa.

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183

http://ecuadorconstruye.blogspot.com/2007/04/arrollador-triunfo-del-si-laasamblea_15.html http://www.ecuadorinmediato.com/Noticias/news_user_view/65_del_ecuador_ esta_en_contra_o_no_conoce_del_tlc--31416 http://europa.eu/pol/comm/index_es.htm http://www.facebook.com/group.php?gid=22442667889 http://www.gestiopolis.com/canales7/eco/mercosur-y-el-manejo-deaduanas.htm http://www.grupokaizen.com/bsce/Alineamiento_estrategico_la_eliminacion_de _la_teoria.pdf http://www.hoy.com.ec/noticias-ecuador/inflacion-alcanzo-el-431-en-2009386113.html http://publicaronline.net/2009/11/17/actualidad/transparencia-internacionalvenezuela-el-mas-corrupto-en-l-a/ http://www.quality-consultant.com/gerentica/aportes/aporte_002.pdf http://www.monografias.com/trabajos16/centro-cimex/centro-cimex.shtml http://uproprod.blogspot.com/2007/08/aprenda-crear-diagramas-de-flujo.html http://venezuelareal.zoomblog.com/archivo/2007/05/08/la-regulacion-de-lamedicina-privada.html http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:ua0dRiZKBTsJ:www. cfnavarra.es/info-local/CALIDAD/CONVOCATORIAS%2520CALIDADINNOV/CONVOCATORIA2005/Fichas/2B3GESTIONPROCESOS.doc+Al+mismo+tiempo,+permite+ofrecer+respuestas+ m%C3%A1s+%C3%A1giles+para+procurar+la+satisfacci%C3%B3n+de+los+c lientes&cd=1&hl=es&ct=clnk&gl=ec

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