Ministerio de Hacienda de Costa Rica Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificacin Econmica y Social (ILPES) DIRECCIN GENERAL DE PRESUPUESTO

NACIONAL

PLANIFICACIN ESTRATGICA Y CONSTRUCCIN DE INDICADORES EN EL SECTOR PBLICO DE COSTA RICA Metodologa para la Construccin de Indicadores

Roberto Jimnez M. Consultor ILPES / CEPAL

Indicadores de Desempeo Es una herramienta que entrega informacin cuantitativa respecto del logro o resultado en la entrega de productos (bienes o servicios) generados por la institucin, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos Para qu sirve esta informacin?

TOMAR DECISIONES

Indicadores de Desempeo Que indica o sirve para indicar Latn = Indicare = Mostrar o significar algo, con indicios y seales

39,5
Indica algo? Puedo tomar alguna decisin?

39,5 grados celsius

La temperatura de mi hijo

AL MDICO !!!

PRESUPUESTO Recursos Bienes y Servicios

(mbito de producto)

Usuarios
(mbito de resultados: Intermedio - final)

PRESUPUESTO Produccin (Q) Presupuesto ($) -Cobertura

-Focalizacin

Resultados
(desde punto de vista de los usuarios)

Insumos / Procesos

-Oportunidad -Ciertas caractersticas -Costos -Etc.

Indicadores mbito de proceso -Programas de trabajo

-Programacin -Ejecucin de recursos

Indicadores mbito de producto -Eficacia

-Eficiencia -Economa -Calidad

Indicadores mbito de resultado

-Intermedio -Final

ATENCIN DE SALUD
Proceso productivo Productos Resultados

Alimentacin

Consultas Atencin mdica

Controles

Vacunacin

Insumos Y Recursos

SECTOR PUBLICO

Objetivos Gubernamentales

Ministerios

Ministerios

Ministerios

Ministerios

Servicios

Servicios

Servicios

Divisin

Divisin

Divisin

Dpto.

Dpto.

SECTOR PUBLICO

Objetivos Gubernamentales

Agregacin de mediciones

Ministerios

O B J E T I V O S

Ministerios

Ministerios

Ministerios
I N D I C A D O R E S

Servicios

Servicios

Servicios

Divisin

Divisin

Divisin

Dpto.

Dpto.

Operacionalizacin de objetivos

MBITOS DE MEDICIN Procesos productivos: Actividades vinculadas con la ejecucin o forma en que el trabajo es realizado para elaborar los productos (bienes y/o servicios): procedimientos de compra licitaciones procesos tecnolgicos administracin financiera etc. - Porcentaje de ejecucin del presupuesto - Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado

MBITOS DE MEDICIN

Productos:

Bienes y/o servicios producidos o entregados a los usuarios. Primer resultado de la accin de un servicio o accin pblica Es el efecto ms inmediato que tiene la poblacin beneficiaria - Porcentaje de familias sin vivienda que reciben aportes del Estado - Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda - Metros de cuadrados construidos promedio por vivienda entregada

MBITOS DE MEDICIN
Resultados

intermedios:

Cambios en el comportamiento, estado, actitud o certificacin de los beneficiarios una vez que han recibido los bienes o servicios de una institucin. La entrega de los bienes y servicios supone que conduce a la obtencin de los resultados finales Es una aproximacin a los resultados finales - % de lneas areas que cumplen las normas de mantenimiento

MBITOS DE MEDICIN

Resultados finales (impacto): Mejoramiento significativo, y en algunos casos perdurable en el tiempo, en alguna de las condiciones o caractersticas de la poblacin una vez que han recibido los bienes o servicios de una institucin. Es el beneficio de mediano y largo plazo obtenido por la poblacin atendida.

MBITOS DE MEDICIN

Resultados finales (impacto): Complejidad de medir Impacto o Resultado Final: Un programas pblico contribuye a alcanzar un fin (resultado final) se complementa con la accin de otros programas Cmo identificar el Impacto de nuestro programa? El impacto no se produce inmediatamente, es difcil medirlo con un indicador (mejoramiento de la calidad de vida), por lo general no se dispone de informacin de punto de partida (lnea base) - Tasa de accidentes de aviacin

DIMENSIONES DEL DESEMPEO Eficacia: Grado de cumplimiento de los objetivos planteados. En qu medida la institucin est cumpliendo con sus objetivos No considera necesariamente los recursos asignados para ello - Cumplimiento de la normativa aeronutica

DIMENSIONES DEL DESEMPEO

Eficiencia:

Relacin entre la produccin fsica de un producto y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de producto. Alcanzar un cierto nivel de produccin utilizando el mnimo de recursos posibles. Aproximaciones a este concepto: productividad media de los distintos factores de produccin (nivel de actividad y recursos utilizados) costos de produccin (costos medios, costos unitarios gastos administrativos en relacin al gasto total)

DIMENSIONES DEL DESEMPEO Economa: Capacidad de una institucin para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros - Ingresos propios generados - Ejecucin presupuestaria

DIMENSIONES DEL DESEMPEO

Calidad

(eficacia):

Capacidad para responder en forma rpida y adecuada a sus usuarios. Evala atributos del producto entregado por la institucin. - Grado de satisfaccin de usuarios - Tiempo de respuesta a requerimientos de usuarios

MBITOS DE MEDICIN
PROCESO PRODUCTO RESULTADO

D I M E N S I O N E S

EFICACIA EFICIENCIA ECONOMA CALIDAD

5. Matriz de indicadores
PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO RESULTADO FINAL

EFICACIA

EFICIENCIA

ECONOMIA

CALIDAD

10 PASOS PARA CONSTRUIR INDICADORES:

1. Establecer las Definiciones Estratgicas 2. Establecer los Aspectos Relevantes a medir 3. Formular los Indicadores 4. Validar los Indicadores 5. Recopilar la Informacin 6. Establecer metas y periodicidad de medicin 7. Establecer la Fuente de Informacin 8. Establecer Supuestos 9. Evaluar los Resultados 10. Informar los Resultados y la Evaluacin

Paso 1: Establecer las Definiciones Estratgicas Las Definiciones Estratgicas son el referente para la medicin del desempeo Cimientos de un sistema de informacin de gestin Misin Objetivos estratgicos Productos

Paso 2: Establecer los Aspectos Relevantes a medir De las Definiciones Estratgicas extraer los aspectos relevantes que deben ser medidos para una institucin.

LISTA DE ASPECTOS RELEVANTES

SUBRAYAR

Misin: Contribuir a mejorar la calidad de vida de los costarricenses y la competitividad del pas, facilitando la movilizacin de personas y mercancas por tierra, aire y mar, en forma segura, rpida, agradable y a un justo precio Ministerio de Obras Pblicas y Transportes

Misin: Contribuir a mejorar la calidad de vida de los costarricenses y la competitividad del pas, facilitando la movilizacin de personas y mercancas por tierra, aire y mar, en forma segura, rpida, agradable y a un justo precio. Ministerio de Obras Pblicas y Transportes

Objetivos Estratgicos: Planificar, coordinar, dirigir, controlar y fiscalizar las acciones del Sector Transporte, a fin que ste responda a las necesidades del pas Ministerio de Obras Pblicas y Transportes

Objetivos Estratgicos: Lograr que los sistemas y servicios de Transporte sean eficientes y seguros, en trminos econmicos, ambientales y sociales. Ministerio de Obras Pblicas y Transportes

Productos: Regular y controlar el transporte y el trnsito areo Ministerio de Obras Pblicas y Transportes

Productos: Regular y controlar el transporte y el trnsito areo Ministerio de Obras Pblicas y Transportes

LISTA DE ASPECTOS RELEVANTES Calidad de vida de la poblacin Competitividad del pas Seguridad del transporte Rapidez del transporte Precio del transporte Eficiencia del transporte Efectos ambientales del transporte Efectos sociales del transporte Regulacin del transporte Fiscalizacin del transporte

Paso 3: Formular los Indicadores Para cada aspecto relevante se deben definir los indicadores ms relevantes

AGREGAR 1 COLUMNA AL CUADRO ANTERIOR

PROPONER INDICADORES

Aspectos Relevantes
Calidad de vida de la poblacin

Indicadores
Tasa de desempleo Variacin en las remuneraciones Tasa de incidencia de enfermedades Tasa de variacin de exportaciones Porcentaje de accidentes de transporte Tasa de variacin en los tiempos de viaje Costo promedio de viaje por pasajero Costo de promedio de transporte de carga Pasajeros promedio mensual transportados % de das del ao que superan norma de contaminacin % de zonas aisladas que adquieren conectividad % de normas transporte areo actualizadas segn norma internacional % de lneas areas que no cumplen normas % de lneas areas refiscalizadas que reinciden en incumplimiento

Competitividad del pas Seguridad del transporte Rapidez del transporte Precio del transporte Eficiencia del transporte Efectos ambientales del transporte Efectos sociales del transporte Regulacin del transporte Fiscalizacin del transporte

Para cada indicador relevante propuesto se debe definir la frmula de clculo

AGREGAR OTRA COLUMNA AL CUADRO ANTERIOR

CONSTRUIR FRMULAS

Aspectos Relevantes
Calidad de vida de la poblacin

Indicadores
Tasa de desempleo Variacin en las remuneraciones Tasa de incidencia de enfermedades Tasa de variacin de exportaciones

Frmulas
(Total desempleados / total fuerza de trabajo)*100 ((ndice remuneraciones t / ndice remuneraciones t-1)-1)*100 (Nmero personas enfermas / 100.000 habitantes)*100 ((Total exportaciones t / Total exportaciones t-1)-1)*100

Competitividad del pas

Seguridad del transporte

Porcentaje de accidentes de transporte

(Total de accidentes / Total de viajes)*100

Rapidez del transporte

Tasa de variacin en los tiempos de viaje

((Tiempo promedio de viaje t / Tiempo promedio de viaje t-1)1)*100

Precio del transporte

Costo promedio de viaje por pasajero Costo de promedio de transporte de carga

Total costo de operacin transporte de pasajeros / Total pasajeros transportados Total pago por transporte de carga / Total toneladas transportadas Total pasajeros transportados en el ao / 12 (Total das sobre norma / 365)*100 (Total zonas aisladas conectadas / Total zonas aisladas)*100 (Total normas actualizadas / Total normas vigentes)*100

Eficiencia del transporte Efectos ambientales del transporte Efectos sociales del transporte Regulacin del transporte

Pasajeros promedio mensual transportados % de das del ao que superan norma de contaminacin % de zonas aisladas que adquieren conectividad % de normas transporte areo actualizadas segn norma internacional

Fiscalizacin del transporte

% de lneas areas que no cumplen normas % de lneas areas refiscalizadas que reinciden en incumplimiento

(Total lneas areas que no cumplen normas / Total lneas fiscalizadas)*100 (Total lneas refiscalizadas que no cumplen normas / Total lneas refiscalizadas)*100

Paso 4: Validar los Indicadores Cada indicador propuesto debe ser validado tcnicamente

Criterios de Validacin:
Por la importancia de la variable medida para mejorar el desempeo a partir de la evaluacin Por la disponibilidad de datos que tengo Por la capacidad de controlar el desempeo Indicadores que permitan medir continuamente (ao a ao) variables relevantes en el cumplimiento de la misin y de inters para la ciudadana

Evitar indicadores que generen incentivos perversos

Aumento en los porcentajes de recaudacin por multas a contribuyentes evasores Puede incentivarse a destinar mayores recursos de los necesarios a las acciones de fiscalizacin en reas donde las multas sean ms onerosas; desestimando otros que tienen mayor importancia desde el punto de vista de la economa, la competencia, la seguridad para los usuarios, calidad de los productos, etc.

Evitar indicadores que generen incentivos perversos

Porcentaje de detenciones por delitos Puede incentivarse una accin represiva no acorde con la situacin delictiva, o destinar recursos extras para la represin del delito, dejando otras acciones preventivas, etc)

Evitar indicadores que generen incentivos perversos

Disminucin de tiempos de respuestas, sin llevar asociado una meta de calidad del producto entregado. Nmero de fallos judiciales en un tiempo X., puede implicar que el juicio no se ajuste a derecho, que los fallos sean inapropiados, generando problemas de seguridad, reincidencia, etc)

INDICADORES VALIDADOS
Aspectos Relevantes
Calidad de vida de la poblacin

Indicadores
Tasa de desempleo Variacin en las remuneraciones Tasa de incidencia de enfermedades Tasa de variacin de exportaciones Porcentaje de accidentes de transporte Tasa de variacin en los tiempos de viaje

Frmulas
(Total desempleados / total fuerza de trabajo)*100 ((ndice remuneraciones t / ndice remuneraciones t-1)-1)*100 (Nmero personas enfermas / 100.000 habitantes)*100 ((Total exportaciones t / Total exportaciones t-1)-1)*100 (Total de accidentes / Total de viajes)*100 ((Tiempo promedio de viaje t / Tiempo promedio de viaje t-1)1)*100

Competitividad del pas Seguridad del transporte Rapidez del transporte

Precio del transporte

Costo promedio de viaje por pasajero Costo de promedio de transporte de carga

Total costo de operacin transporte de pasajeros / Total pasajeros transportados Total pago por transporte de carga / Total toneladas transportadas Total pasajeros transportados en el ao / 12 (Total das sobre norma / 365)*100 (Total zonas aisladas conectadas / Total zonas aisladas)*100 (Total normas actualizadas / Total normas vigentes)*100

Eficiencia del transporte Efectos ambientales del transporte Efectos sociales del transporte Regulacin del transporte

Pasajeros promedio mensual transportados % de das del ao que superan norma de contaminacin % de zonas aisladas que adquieren conectividad % de normas transporte areo actualizadas segn norma internacional

Fiscalizacin del transporte

% de lneas areas que no cumplen normas % de lneas areas refiscalizadas que reinciden en incumplimiento

(Total lneas areas que no cumplen normas / Total lneas fiscalizadas)*100 (Total lneas refiscalizadas que no cumplen normas / Total lneas refiscalizadas)*100

Paso 5: Recopilar la Informacin Informacin contable-presupuestaria Estadsticas de produccin fsica, cargas de trabajo del personal Encuestas, estudios especiales Benchmarking, etc.

Est disponible la informacin en mi institucin? S No S Solicitar Puedo medir Est en otra institucin? No Disear medicin futura

Paso 6: Establecer metas y periodicidad de medicin Sentido de la Medicin: Ascendente Descendente Qu es mejor como desempeo institucional?

Meta = resultado esperado al final de un periodo Desempeo histrico Estndar Objetivos definidos Desempeo instituciones similares, procesos o programas

Paso 7: Establecer la Fuente de Informacin Para verificar el cumplimiento de las metas (auditoria) Registros de la institucin Estadsticas oficiales Encuestas (externas)

Paso 8: Establecer Supuestos Factores externos no controlables por la institucin: Tipo de cambio Ingresos esperados Tarifas Nivel de demanda de los ciudadanos Aprobacin de procesos por entes externos Flujo de recursos internacionales

Comprometo X meta siempre y cuando se cumplan los siguientes supuestos: Tipo de cambio no aumente ms de 10% La solicitudes de tramitacin no aumenten ms de 15% Que Contralora apruebe las bases de licitacin en un plazo no superior a 60 das hbiles

Paso 9: Evaluar los Resultados Valor real alcanzado al final del periodo v/s meta No cumplimientos y sobrecumplimientos Anlisis de las causas de los resultados Recomendaciones Compromisos Plazos Responsables Programa de seguimiento de compromisos

Paso 10: Informar los Resultados y la Evaluacin Resultados de la institucin Evaluacin del cumplimiento Relevancia de los resultados Relacin con los recursos presupuestarios Efectos de los resultados Recomendaciones

Ministerio de Hacienda de Costa Rica Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificacin Econmica y Social (ILPES) DIRECCIN GENERAL DE PRESUPUESTO NACIONAL

PLANIFICACIN ESTRATGICA Y CONSTRUCCIN DE INDICADORES EN EL SECTOR PBLICO DE COSTA RICA Metodologa para la Construccin de Indicadores

Roberto Jimnez M. Consultor ILPES / CEPAL