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APUNTE TEMA: INTRODUCCION A EXCEL

I.- Introduccin a Excel. Excel es un programa que permite crear libros de trabajo, permitiendo las siguientes tareas: Realizar planillas de clculo. Representar los datos grficamente. Manejar base de datos. Crear mdulos de Visual Basic.

Excel maneja el concepto de libros de trabajo para guardar archivos de hojas de clculo, grficos, mdulos de macros. Un libro puede contener las hojas que se quieran por defecto aparecen 3. En un libro se pueden.: Insertar hojas Eliminar hojas. Ocultar hojas. Cambiar nombres. Mover hojas.

Partes de la ventana activa de Excel (su entorno) Barra de men Celda Barra de Herramientas Barra de frmulas

Barra de estado

Hoja Activa

BARRA DE ESTADO : Esta barra se encuentra ubicada en la parte inferior de la pantalla y esta dividida en

2 zonas: a) Area de Mensajes : Situada en la parte izq., tiene varios usos de acuerdo a la funcin que este realizando. Si se ejecuta un comando, muestra una breve explicacin de lo que est ejecutando. Los distintos modos son los sgtes: AYUDA BUSCAR CALCULAR COPIAR CORTAR DIVIDIR EDITAR SEALAR GRABAR LISTO

b) Indicador de teclado : Situado en la parte inferior derecha, proporciona informacin acerca de estado actual de algunas teclas del teclado como por ej.: MAYUS NUM SO Men y Comandos La comunicacin con el usuario se realiza a travs de mens desplegables situados en la barra de mens de la ventana de aplicacin. Debajo de cada Men hay una lista de opciones, que para acceder a ellos se seleccionan , ubicandose en ellos y presionando el botn izquierdo. FIJO DESPL AGR

Men Contextuales Excel ofrece la posibilidad de trabajar con un segundo tipo de men denominados men contextuales, que solo contienen los comandos necesarios para editar las celdas seleccionadas de la hoja. A los mens contextuales se accede presionando el botn derecho del mouse

Barras de Herramientas Las barras de herramientas son grupos de botones o iconos que permiten trabajar de forma fcil y rpida Mensajes de Error Cuando se desea realizar una tarea que no se puede ejecutar, excel visualiza un mensaje de error en la celda donde se ha cometido el error. Es necesario tener en cuenta que la celda donde aparece el error no siempre es la fuente donde se origina el error, ya que si se est referenciando a otra , ambas pueden contenerlo. Los mensajes de ERROR son los sgtes: - #DIV/0! : Se est intentando dividir por cero - #N/A : La celda no contiene ningn dato - #NOMBRE? : El nombre usado en la frmula no es conocido - #NULO! : La interseccin de 2 rangos no tienen celdas en - #NUM! : El argumento de la funcin matemtica es Planilla Excel Excel es una matriz que est compuesta de columnas y filas , Las filas se enumeran de 1 en 1 hasta llegar a la fila 65384. Las columnas se denominan por letras que van desde la letra A hasta la letra IV, teniendo en total 256 columnas Celda : Es la interseccin de una columna con una fila, y se referencia a travs de las llamadas coordenadas indicando primero la columna y luego la fila (P.ej. A1) En una celda se pueden ingresar tres tipos de datos : a)Valor : Quedan por defecto a lado derecho de la celda, pero pueden alinearse luego con los botones de la barra Estndar que representan informacin alineada a la Izq, Derecha y Centro. b) Texto : Quedan por defecto al lado izquierdo , pero pueden alinearse al centro o derecha de la celda. c) Frmulas y Funciones : Para hacer uso de ellas se antepone el signo = Ingreso de datos : Para ingresar informacin se ubican en la celda correspondiente y se digita la informacin correspondiente , la que aparece tanto en la celda como en la barra de frmulas Cancelar Informacin Si se desea corregir una informacin que an no ha sido ingresado , se puede cancelar activando el recuadro de cancelacin o presionando la tecla ESC. Corregir Informacin Si se desea corregir informacin que ya ha sido ingresada, se debe realizar lo sgte : * Ubicarse en la celda a corregir * Presionar la tecla F2 o Activar la barra de frmula con el mouse * Ubicarse en la barra de frmulas

comn incorrecto

* Corregir * Presionar enter o pasar a otra celda Borrar informacin Para borrar una o varias celdas es necesario previamente seleccionar el rango correspondiente y luego presionar la tecla SUPR del teclado o elegir la opcin Borrar desde el Men Edicin a) Todo : Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, las notas ligadas a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. b) Formatos : Borra el formato de la celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato estndar, conservando sus notas y contenido c) Frmulas : Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantiene sus notas y formato d) Notas : Suprime cualquier nota ligada al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos Seleccionar Una fila o Columna Para seleccionar toda una fila, utilizando el mouse se marca una de las cabeceras de fila del lado izq. de la hoja Para seleccionar toda una columna, utilizando el mouse se marca una de las cabeceras de columna del lado superior de la hoja. Ampliar ancho de Columnas Todas las columnas en Excel tienen un ancho mximo de 10,71 caracteres, entiendo que por defecto excel maneja un tamao de letra de 10 puntos. Una columna puede tener una ancho mximo de 255 caracteres. Cuando se escribe un texto que sobrepasa el ancho estndar ,la informacin se trunca, en cambio cuando se escribe un valor numrica que sobrepasa los 10,71 car. el valor aparece en notacin cientfica o aparecen en la celda un conjunto de #. Para cambiar el ancho de una columna, se puede realizar de varias formas : Antes es necesario seleccionar la columna o dejar el cursor en una celda que corresponda a la columna que se quiere ampliar

a) Ancho de Columna : Es una caja de texto que nos permite modificar el ancho b) Usar ancho Estndar : Restablece el ancho de una columna a 10,71 caracteres. c) Ajuste Perfecto : Establece un ancho de acuerdo al texto ms largo de la columna correspondiente. d) Ocultar : Permite ocultar una o varias columnas e) Mostrar : Permite visualizar la columna oculta. Es necesario seleccionar antes la columna anterior y posterior de la columna oculta. f) Ancho Estndar : Cambia el ancho de todas las columnas de la hoja.

Ampliar altura de fila Excel por defecto maneja una altura estndar para las filas de 12,75 puntos, entendiendo que el tamao de la letra que se asume es de 10 puntos. Para modificar la altura se realiza lo sgte.: - Se selecciona la fila correspondiente - Se Seleccione el men Formato y luego la opcin Altura de Fila, desplegndose la sgte. caja de dilogo : a) Alto de fila : Por defecto se asume 12,75 puntos b) Usar Alto Estndar : Restablece la altura de fila a 12,75 c) Ocultar : Permite ocultar una o varias filas(depende de la cantidad de filas seleccionadas) d)Mostrar : Se visualiza la fila oculta, previamente teniendo seleccionado la fila anterior o posterior a la fila oculta. Insertar fila o columna Es necesario mucha en la planilla insertar filas y/o columnas para agregar nuevos datos. El comando Insertar se encuentra en el men Edicin o en los mens contextuales. Para insertar una o varias filas/columnas es necesario previamente tenerlas seleccionadas. Luego se presiona el botn derecho del mouse Se selecciona la opcin Insertar, desplegando la sgte, caja de dilogo : a) Desplazar celdas hacia la derecha : Inserta parte de una columna en la planilla b) Desplazar celdas hacia abajo : Inserta parte una fila en la hoja c) Inserta toda una Fila: Inserta una fila entera de la hoja d) Inserta Toda una columna : Inserta una columna entera en la planilla Nota : Si se tienen la filas o columnas seleccionadas no aparece el cuadro de dilogo Eliminar Filas/Columnas Permite eliminar filas o columnas de una planilla. La forma de eliminar es idntica a la de insertar, pero con la opcin Eliminar del men Edicin o desde los mens contextuales. Comando DESHACER El comando deshacer del men Edicin , o el botn deshacer de la barra de herramientas de Utilidades, deshace el efecto del ltimo comando ejecutado Esta opcin es til ya que permite eliminar la ltima operacin realizada. Formatos de CELDAS Cuando se ingresa un valor a una celda por defecto, el valor queda con formato estndar, visualizando los nmeros tal como se han ingresado y bajo el men FORMATO opcin Nmero se puede modificar la presentacin del nmero.

a) General : Deja el nmero en forma natural b) Nmero : Permite dejar el nmero con una cantidad de decimales. c) Moneda : Permite dejar un nmero con formato Monetario, es decir le antepone el signo monetario a la cantidad y luego separa las unidades de miles con punto y 2 decimales. Fecha : Convierte un nmero a la fecha correspondiente o viceversa y presenta varios formatos de fecha : d/mm/aa; d-mmm-aa; d-mmm; etc. Las otras etiquetas de este cuadro de dilogo permiten entre otras cosas : Alinear texto, modificar tipografa, color, tamao de la letra, manejar bordes con color, colocar rellenos o tramas a una celda o a un rango. Comando COPIAR Al ubicarse con el cursor en una celda, se activa y aparece en la esquina inferior derecha un pequeo cuadrado llamado Manejador de relleno. Para copiar celdas contiguas se utiliza el manejador de relleno Coordenadas Relativas y Absolutas Direccin Relativa : Corresponde a las coordenadas que se indican en frmulas/funciones y aparece solo la columna y fila (A1). Al copiar esta celda a un rango ella varia con respecto a la fila (A2;A3;A4;A5;etc) Direccin Absoluta : Corresponde a las coordenadas que se indican en frmulas/funciones y aparecen indicadas la columna y fila entre smbolos $ ($A$1) Como operar en Excel. Frmulas. Las frmulas consisten en realizar operaciones matemticas con respecto a los datos que se encuentran en la planilla. Para realizar una frmula se debe colocar el cursor en la celda correspondiente, luego anteponer el smbolo igualdad con las coordenadas que se desean operar. En la creacin de frmulas, intervienen los siguientes operadores.:

Suma Resta Divisin Multiplicacin Exponenciacin. Coordenadas Relativas. Ej.: A5 Son coordenadas que en una frmula se utiliza para ser copiada, sta va variando su fila de 1 en 1. Coordenada con direccin relativa.

Copia con direccin relativa. Coordenadas Absolutas Corresponden a aquellas en que las coordenadas al ser utilizada en una frmula no varia, queda fila al ser copiada, sta coordenada para que no vare debe tener la siguiente forma: $A $5

Nota: una forma fcil de dejar la coordenada en direccin absoluta, es una vez digitada, precionar la tecla F4.

Funciones. Las funciones de la planilla Excel son herramientas especiales que permiten efectuar clculos complejos en forma rpida y sencilla. Las funciones se ingresan en una celda y es en la misma en donde entrega el resultado. Excel dispone de diversas categoras de funciones las que pueden ser invocadas desde la Barra de Herramientas bajo el icono fx. El formato de toda funcin de Excel es.: El smbolo = : Permite interpretar el ingreso como funcin y no como texto. El nombre de la funcin : Corresponde a la funcin que se desea realizar. Los argumentos : Son opcionales y depende de la funcin que se est utilizando, stos pueden ir separados por un ; o por : dependiendo de la funcin. Los argumentos pueden ser nmeros, referencias de celdas, texto, condiciones, nombre de celdas, etc.

Funciones matemticas. 1).- =ENTERO(X) : Permite dejar la parte entera de un nmero en donde X corresponde a una coordenada en donde se encuentra el nmero decimal. Ej.: Si tenemos en A1 32,5799 B1 =ENTERO(A1) Finalmente quedara en B1 el valor 32. 2).- =REDONDEAR(X;N) : Permite redondear un nmero X a una cantidad N de decimales. Ej.: Si tenemos en A1 32,5799 B1 =REDONDEAR(A1;A2) Finalmente quedara en B1 el valor 32,58 3).- =ALEATORIO() : Permite generar nmeros decimales al azar entre 0 y 1. 4).- =SUMA(rango) : Permite sumar un conjunto de valores numricos que se encuentran en el rango sealado.

Funciones Estadsticas 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) =CONTAR(rango) : Permite contabilizar la cantidad de celdas numricas especificadas en el argumento. =CONTARA(rango) : Entrega la cantidad de celdas no vacas en un rango. =PROMEDIO(rango) : Determina la media aritmtica de un conjunto de celdas numricas. =MAX(rango) : Permite obtener el valor ms alto de un conjunto de celdas numricas. =MIN(rango) : Permite obtener el valor ms bajo de un conjunto de celdas numricas. =DESVEST(rango) : Permite calcular la desviacin estndar de una muestra determinada en el rango. =VAR(rango) : Permite calcular la varianza de una muestra.

Funcin Lgica. Consiste en utilizar condiciones lgicas en una planilla, utilizando la funcin lgica llamada SI. Existen los llamados SI simples que permiten comparar, utilizando condiciones lgicas. Para las funciones lgicas se utilizan los llamados operadores lgicos que son los siguientes.: OPERACIN Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto a Igual a Si condicional simple. =Si(condicin lgica; x;y) La condicin lgica corresponde a una pregunta lgica, que al ser evaluada toma 2 resultados posibles que son, VERDADERO o FALSO. Si la condicin lgica es VERDADERO, se realiza el argumento X, en caso contrario, es decir si es FALSO, se realiza el argumento Y. Los argumentos X e Y pueden ser valores, frmulas, funciones o texto los que deben aparecer entre comillas. Ej.: OPERADOR > < >= <= <> =

En la celda E2, ira la siguiente funcin lgica =Si(D2>800000;D2*10%;D2*5%) Es decir en la columna E, hay un impuesto a cobrar a todos los productos que tienen un valor mayor a 800.000. el impuesto es de un 10% si es sobre $800.000, en caso contrario es de 5%.

Base de datos. Una base de datos en Excel, es un banco de datos, en el cual se puede organizar, extraer, ordenar y administrar la informacin en forma eficiente. Es muy conveniente cuando existe una gran cantidad de

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datos. Tambin se dice que una base de datos es un conjunto de registros. En la planilla de clculo, los registros son las filas.

Un campo, es cualquiera de las columnas de la base de datos, el nombre del campo es generalmente el rtulo o encabezado de la columna (ej. Nombre, cargo, edad, etc). Los registros son las filas de la hoja, desde el primer al ltimo campo. Este conjunto de campos y registros se conoce con el nombre de Base de Datos. El men Datos presenta las siguientes opciones: Ordenar : Ordena una base de datos, segn el contenido de algunas columnas en particular. Basta tener seleccionada una celda del rango que se ordenar, para que Excel seleccione automticamente la base de datos, es conveniente tener el mismo tipo de datos en la columna. Su ventana es la siguiente:

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Criterios : Se puede definir tres criterios de ordenamiento. En las ventanas de criterio se despliegan cada uno de los campos, se debe seleccionar un campo por criterio, luego indicar el orden (ascendente o descendente). El segundo y tercer criterio, se emplea cuando existen datos repetidos dentro de la columna del primer criterio. Existe fila de encabezado : Si la base tiene nombres en los encabezados de columnas, se debe seleccionar la opcin SI. Esto permite indicar que la primera fila est incluida o excluida de los datos de ordenamiento. Botn opcin : Permite seleccionar algunas opciones como, diferenciar entre mayscula y minscula, cambiar la orientacin del orden (filas o columnas). Filtros : Permite mostrar slo los registros que cumplan con un criterio de bsqueda. Filtros automticos : Automticamente aplica flechas desplegables en los nombres de las columnas. Al desplegar estas ventanas permite elegir los datos a buscar. La opcin Mostrar todo despliega la base completa y la opcin Personalizar permite definir un criterio de bsqueda. Para anular este filtro, elegir nuevamente el comando en el men. Filtros Avanzados : Permite usar criterios ms complejos para filtrar datos, se pueden usar rangos de criterios y rangos de bsqueda.

Estos filtros permiten extraer los registros y copiarlos a otro lugar de la planilla: Para extraer los registros, se debe crear los criterios en la planilla, los que estn conformados por el nombre del campo y la informacin buscada: Ejemplo 1: El criterio que est a continuacin entregar todos los alumnos que se encuentran en la carrera de diseo.

Ejemplo 2 : El criterio que est a continuacin entrega todos los alumnos que tienen deuda sobre :

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Grficos. Un grfico es la representacin de los datos seleccionados de una planilla de clculo, incluyendo las cabeceras de filas y columnas. En Excel un grfico puede estar: a).- Incrustado en la propia planilla, como un objeto grfico que se visualiza con los datos de la planilla. b).- En una ventana diferente a la de los datos y visualizarlo independientemente. Un grfico se actualiza cada vez que se modifican los datos que los ha generado. Excel dispone de 14 tipos de grficos en 90 formatos preestablecidos. Aunque el grfico se haya creado en un tipo determinado se puede cambiar a otro por medio del men GALERIA de la barra del Men o desde la barra de Grficos. Las opciones del men Formato o desde la barra de Grficos se pueden hacer modificaciones al grfico como por ejemplo: Incluir leyenda, texto, aadir flechas, cambiar color del texto o barras.

Precio de frutas
800 600 400 200 0 Pia Naranjas Fresas Frutas Precio

Elementos de un grfico. Grfico : Area donde se encuentra el grfico. Area de trazado : Zona donde est la serie de datos representada grficamente. Serie de Datos : Conjunto de valores numricos relacionados que van a ser representados grficamente. Los componentes individuales de una serie se llaman puntos y se representan por S1, S1, etc. Categoras : Nombre de las series de datos.

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Eje de categoras : Eje de las X. Si hay ms de una categora contiene etiquetas que definen a cada una de ellas. Eje de valores : Eje Y, refleja los valores de las columnas o puntos de datos. Lneas divisorias : Lneas verticales o horizontales que comienzan en las marcas de graduacin de la escala y cortan a los ejes. Texto : Texto que describe a las etiquetas u objetos en el grfico. El texto puede ser : Fijo : Formato por los rtulos de los ejes que no pueden cambiar de posicin. Cuando se selecciona aparece con delimitadores blancos. Independiente : Datos que se ingresa desde el teclado y puede colocarse en cualquier lugar y al seleccionarlo aparece con delimitadores negros. Leyendas : Cuadro con la informacin de las series de datos. El asistente est constituido por 5 pasos, y en cada uno de ellos se va seleccionando o ingresando informacin, hasta finalizar en el paso 5 de 5.

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