CAPITULO VI

La propuesta

Prembulo Este capitulo presenta la documentacin derivada del desarrollo del proyecto denominado Sistema automatizado para el control de existencias de calzados en el almacn de depsito de la empresa CREACIONES MIS MON PETITS, se utiliz metodologa estructurada orientada a datos con desarrollo en cascada. Las fases del modelo son: Anlisis de requerimientos, Diseo del sistema, Diseo del programa, Codificacin, Pruebas, Implantacin y Mantenimiento. Anlisis de requerimientos Estudio Preliminar El estudio se centra en el proceso actual de control de existencias de calzados en el almacn de depsito de la empresa Creaciones Miss Mon Petits. El proceso esta definido mediante las transacciones de entradas y salidas del calzado del almacn y los mecanismos de bsquedas para las consultas de los stocks. A continuacin se detalla el funcionamiento del proceso. Objetivo del Proceso. El control de existencias de calzado tiene como objetivo tener en el almacn de depsito la cantidad apropiada de calzado en el tiempo

oportuno y al menor costo posible. Para ello el control de existencias debe vigilar las transacciones de entradas y salidas del almacn con la finalidad de proteger los stocks

de calzados y poder suministrar a la gerencia de ventas, informacin veraz y oportuna necesaria para la toma de decisiones en cuanto al abastecimiento del almacn. Entrada de Calzados. El origen de una entrada deriva por dos (2) situaciones concretas; Abastecimiento del almacn por parte de la gerencia de ventas, al adquirir productos por medio de sus proveedores y a la devolucin de productos por parte de los empleados del departamento de ventas, al no requerir los mismos en los muestrarios. El responsable por el calzado entrante es el Jefe del almacn por lo cual realiza las siguientes actividades: depsito. Salida de Calzados. El origen de una salida deriva por tres (3) situaciones concretas; Abastecer el departamento de ventas, retiro del calzado daado y por robo o extravo del calzado. El responsable por el calzado saliente es el Jefe del almacn por lo cual realiza las siguientes actividades: Recibe solicitudes de los empleados del departamento de ventas para abastecer muestrarios. Verifica la existencia de calzados en los registros manuales de stocks. Verifica existencia fsica del calzado. Verifica estado fsico en que se encuentra el calzado. Registra manualmente la salida en hojas de anotaciones, tomando en cuenta el tipo de salida. En el caso de una salida por solicitud de un empleado, el Jefe de almacn registra los datos de identificacin del solicitante como parte del registro de salida. Las salidas por calzado Recepciona fsicamente el calzado entrante. Registra manualmente la entrada en hojas de anotaciones. Actualiza existencias en registros manuales de stocks. Ubica fsicamente el calzado en las instalaciones del almacn de

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daado, robo o extravo deben ser autorizadas por la gerencia de ventas. Actualiza existencias en registros manuales de stocks. Despacha fsicamente el calzado. Mecanismos de Bsquedas para consultas de stocks. El Jefe de almacn utiliza dos (2) mecanismos; bsqueda lgica en los registros manuales de stocks y bsqueda fsica del calzado en las instalaciones del almacn, en el cual se realiza un conteo manual del calzado existentes. Estos mecanismos permiten generar reportes de existencias que son enviados a la gerencia de ventas, as como dar respuesta a solicitudes hechas al almacn. Situacin Actual. El proceso de control de existencias de calzado en el almacn de depsito no est cumpliendo con el objetivo para el cual fue creado, ya que constantemente el almacn queda desabastecido por no contar con informacin real de los stocks de calzados, acarreando esto, costos de oportunidad a la empresa. El rea de la organizacin afectada es la gerencia de ventas, la cual no cuenta con un mecanismo de suministro de informacin eficiente que le provea de informacin veraz y oportuna de los stocks de calzado para que la gerencia pueda abastecer oportunamente el almacn de depsito y no tener que incurrir en gastos extras por adquisicin urgente de productos de gran demanda. Este inconveniente surge por la presencia de registros con informacin inconsistentes en las hojas de anotaciones que controlan el almacn de depsito. Por otra parte el proceso es netamente manual, provocando tiempos de respuestas muy lentos, afectando otro proceso organizacional como la venta del calzado.

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Requerimientos En la fase de investigacin del proyecto se observ una problemtica en el proceso de control de existencias de calzados, derivando una serie de necesidades a ser cubiertas, validadas por la gerencia de ventas de la organizacin. A continuacin dichas necesidades: Informacin veraz y oportuna de la existencia de calzados en el almacn. Informacin sobre las entradas y salidas de calzados en el almacn. Control de seguridad para el movimiento del calzado dentro de la empresa. Organizacin del trabajo operativo en el almacn de depsito.

Para satisfacer estas necesidades, el sistema automatizado deber cubrir ciertas especificaciones de requisitos de los usuarios finales (Empleados de Creaciones Miss Mon Petits). A continuacin requerimientos definidos por los usuarios finales. Requerimientos tcnicos: Sistema en formato Web, debido a que los usuarios finales estn familiarizados con dicho formato. Gestor de base de datos con licencia de software libre, para no incurrir en gastos por este concepto. Base de datos centralizada, con el objetivo de permitir concurrencias de usuarios desde diferentes estaciones de trabajo. Codificacin del software bajo cdigo abierto, con la finalidad que los cdigos fuentes generados estn a la completa disposicin de la organizacin. Requerimientos funcionales: El sistema debe registrar informacin de los calzados, tomando en cuenta: Marcas, tipos y modelos, generando para esta combinacin un cdigo de referencia que identifique de manera nica un calzado.

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El sistema debe manejar la existencia por tallas y colores de cada referencia de calzados. El sistema debe registrar informacin de los proveedores por marcas, teniendo en cuenta que una marca solo puede ser suministrada por un proveedor.

El sistema debe registrar la informacin correspondiente a las entradas y salidas de calzados del almacn de depsito, tomando en cuenta el empleado responsable de estas transacciones y la debida actualizacin de las existencias.

El sistema debe permitir realizar consultas de las existencias de los calzados, utilizando filtros con diferentes criterios de bsquedas: Marca, tipo, modelo, talla, color.

El sistema debe registrar informacin correspondiente a datos personales de los empleados que sern usuarios finales del mismo, para poder identificar los responsables de las transacciones registradas.

El sistema debe tener un control de acceso y seguridad para los usuarios, delimitado en dos (2) niveles: Nivel administrativo sin restriccin y un nivel de usuario con restricciones, en este nivel los usuarios solo podrn realizar consultas.

El sistema debe emitir reportes en formato de documentos portables sobre los stocks del calzado en almacn y sus respectivas transacciones.

En las siguientes fases de la metodologa se trabaja en base a estos requerimientos.

Diseo del sistema En esta fase se descompone y organiza el sistema en elementos que se pueden elaborar por separado. Se describe la estructura relacional global del sistema y la especificacin de lo que debe hacer cada una de sus partes. A continuacin se identifican los mdulos que define la arquitectura de la solucin informtica.

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Men

Archivos Maestros

Procesos

Reportes

Seguridad

Ayuda

Entradas

Existencia de Calzados Transacciones en Almacn

Usuarios Permisologa

Uso de SACEC

Calzado Colores Tipos Empleados Marcas Proveedores

Salidas

Actualizar, insertar, eliminar

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Figura 12. Diagrama Modular de SACEC Fuente: La Autora (2010)

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Mdulos de SACEC Archivos Maestros: Este mdulo esta compuesto por un conjunto de formularios que permiten recabar informacin bsica de las entidades inmersas en los procesos de entradas y salidas de productos de un almacn. Estos formularios son accedidos a travs de un men de opciones especfico para este mdulo. Calzado Colores Tipos Empleados Marcas Proveedores Salir

Procesos: Este mdulo esta compuesto por un conjunto de formularios que permiten recabar informacin de las entradas y salidas de productos de un almacn. Estos formularios son accedidos a travs de un men de opciones especfico para este mdulo. Entradas Salidas

Reportes: Este mdulo permite generar reportes de existencias de calzados y transacciones en almacn en formato PDF. Estos son accedidos a travs de un men de opciones especfico para este mdulo. Existencia de Calzados Transacciones en Almacn

Seguridad: Este mdulo permite configurar las cuentas de los usuarios que utilizan o utilizarn el sistema. Las cuentas generadas estn basadas en dos perfiles:

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Administrador (Cuenta sin restriccin), Almacenista (Cuenta restringida). Este mdulo solo es accedido por un usuario Administrador. Ayuda: Este mdulo permite acceder a la documentacin de Uso de SACEC, as como a informacin relativa a los desarrolladores de este sistema. Estos elementos son accedidos a travs de un men de opciones especfico para este mdulo. Uso de SACEC Acerca de SACEC

Diseo del programa Esta fase es la antesala a la codificacin, aqu se especifica las herramientas necesarias a utilizar en la prxima fase, se disea el modelo relacional de base de datos y las interfaces graficas de usuario. Especificacin de herramientas. La Tecnologa a utilizar es basada en formato Web con servidor local de procesamiento de peticiones y servidor de datos centralizado para Intranet. Este proyecto es desarrollado bajo un marco de trabajo
hibrido Web conformado por los siguientes elementos Lenguajes de Programacin: HTML 4, XHTML 1.0, PHP 5.3, JavaScript 1.2. Tecnologas: CSS3, AJAX FrameWork: JSCALENDAR 1.0, XAJAX 0.5, FPDF 1.6 Sistema Gestor de Bases de Datos: MySQL 5.1.37 (Recomendado)

Servidor Web : XAMPP 1.7.2 (Recomendado para Intranet) Navegadores Web para Pruebas: Internet Explorer 7(Recomendado), Firefox 3.6.8, Google Chrome 6.0.

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Figura 13. Modelo Relacional de la base de datos Fuente: La Autora (2010).

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Diccionario de Datos Tabla 12. Calzado

Nombre del Campo cod_cal cod_tipo cod_mod Tipo varchar int int Longitud 8 11 11 Descripcin Cdigo Referencia del Calzado. Tipo de Calzado. Modelo del Calzado.

Fuente: La Autora (2010). Tabla 13. Colores

Nombre del Campo cod_color nom_color Tipo int varchar Longitud 11 40 Descripcin Cdigo del Color. Nombre del Color del Calzado.

Fuente: La Autora (2010). Tabla 14. Tipos

Nombre del Campo cod_tipo descripcion Tipo int varchar Longitud 11 40 Descripcin Tipo de Calzado. Descripcin de Tipo de Calzado.

Fuente: La Autora (2010). Tabla 15. Empleados

Nombre del Campo ced_emp nom_emp dir_emp tel_emp login clave Tipo varchar varchar varchar varchar varchar varchar int Longitud 12 40 64 20 12 8 1 Descripcin Cdula del Empleado. Nombre del Empleado. Direccin del Empleado. Tlefono del Empleado. Login de Usuario. Clave de Usuario. Perfil de Acceso: Admin - Sin Restricciones = (1) Usuario (0) Con restricciones =

perfil_acceso

Fuente: La Autora (2010). Tabla 16. Existencias

Nombre del Campo cod_cal cod_color Talla Stock Tipo varchar int float int Longitud 8 11 5 Descripcin Cdigo Referencia del Calzado. Cdigo del Color del Calzado. Talla del Calzado Cantidad Disponible del Calzado.

Fuente: La Autora (2010).

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Tabla 17. Marcas

Nombre del Campo cod_marca descripcin cod_proveedor Tipo int varchar varchar Longitud 11 40 15 Descripcin Cdigo de Marca. Descripcin de Marca. Cdigo de Proveedor.

Fuente: La Autora (2010).

Tabla 18. Modelos

Nombre del Campo cod_mod nom_mod des_mod cod_marca Tipo int varchar varchar int Longitud 11 40 64 11 Descripcin Cdigo de Modelo. Nombre del Modelo. Descripcin del Modelo. Cdigo de Marca.

Fuente: La Autora (2010).

Tabla 19. Proveedores

Nombre del Campo cod_proveedor nom_proveedor Telefono dir_proveedor Email Tipo varchar varchar varchar varchar varchar Longitud 15 50 20 64 40 Descripcin Cdigo de Proveedor. Nombre de Proveedor. Telfono de Proveedor Direccin del Proveedor. Correo de Proveedor.

Fuente: La Autora (2010). Tabla 20. Transacciones

Nombre del Campo Id Fecha ced_emp Tipo int datetime varchar Longitud 11 Descripcin Identificador de Transaccin. Fecha en que se Realiza Transaccin. Responsable de la Transaccin. Tipo de Transaccin : Entrada Normal tipo_trans int 11 Entrada por Devolucin Salida Normal =1 =2 =3

la

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Salida por Calzado Daado = 4 observaciones varchar 64 Salida por Robo Extravo = 5 Observaciones.

Fuente: La Autora (2010).

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Tabla 21. Detalle_transac

Nombre del Campo id cod_cal cod_color Talla cantidad observaciones Tipo int varchar int float int varchar Longitud 11 8 11 11 64 Descripcin Id de la Transaccin. Cdigo Referencia del Calzado. Cdigo del Color. Talla del Calzado. Cantidad del Calzado. Observaciones del tem de transaccin

la

Fuente: La Autora (2010).

Interfaces graficas de usuario. Est conformada por un entorno visual sencillo que permite una fcil comunicacin entre los usuarios finales y el sistema. Las interfaces fueron estructuradas en base a formularios HTML A continuacin interfaces diseadas.

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Caja de Texto para Entrada de Datos al Formulario

Hipervnculo

Botn de Comando para Procesar Entrada

Lista de Opciones para Entrada de Datos

Figura 14. Interfaz Grfica para el Registro de Calzado Fuente: La Autora (2010).

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Cuerpo -> Listado de Calzados

Figura 15. Interfaz Grfica para listar Calzados Fuente: La Autora (2010).

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Hipervnculo Caja de Texto para Entrada de Datos al Formulario

Lista de Opciones para Entrada de Datos

Botn de Comando para Procesar Entrada

Figura 16. Interfaz Grfica para el Registro de Modelos Fuente: La Autora (2010).

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Cuerpo -> Listado de Modelos

Figura 17. Interfaz Grfica para listar Modelos Fuente: La Autora (2010).

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Hipervnculo Caja de Texto para Entrada de Datos al Formulario

Lista de Opciones para Entrada de Datos

Botn de Comando para Procesar Entrada

Figura 18. Interfaz Grfica para el Registro de Marcas Fuente: La Autora (2010).

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Cuerpo -> Listado de Marcas

Figura 19. Interfaz Grfica para listar Marcas Fuente: La Autora (2010).

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Cdigo de Texto para visualizar cdigo autoincrementable

Hipervnculo

Caja de Texto para Entrada de Datos al Formulario

Botn de Comando para Procesar Entrada

Figura 20. Interfaz Grfica para el Registro de Tipos de Calzado Fuente: La Autora (2010).

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Cuerpo -> Listado de Tipos de Calzados

Figura 21. Interfaz Grfica para listar Tipos de Calzados Fuente: La Autora (2010).

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Hipervnculo Caja de Texto para Entrada de Datos al Formulario

Botn de Comando para Procesar Entrada

Figura 22. Interfaz Grfica para el Registro de Proveedores Fuente: La Autora (2010).

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Cuerpo -> Listado de Proveedores

Figura 23. Interfaz Grfica para listar Proveedores Fuente: La Autora (2010).

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Caja de Texto para Entrada de Datos al Formulario

Hipervnculo

Lista de Opciones para Entrada de Datos

Botn de Comando para Procesar Entrada

Figura 24. Interfaz Grfica para el Registro de Empleados Fuente: La Autora (2010).

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Cuerpo -> Listado de Empleados

Figura 25. Interfaz Grfica para listar Empleados Fuente: La Autora (2010).

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Cdigo de Texto para visualizar cdigo autoincrementable

Hipervnculo

Caja de Texto para Entrada de Datos al Formulario

Botn de Comando para Procesar Entrada

Figura 26. Interfaz Grfica para el Registro de Colores Fuente: La Autora (2010).

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Cuerpo -> Listado de Colores

Figura 27. Interfaz Grfica para listar Colores Fuente: La Autora (2010).

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Codificacin Esta fase corresponde a la programacin del sistema, para ello se utilizaron cuatro (4) semanas de desarrollo para los diferentes componentes: Bibliotecas, Archivos maestros, Procesos y reportes. Pruebas Se aplicaron pruebas unitarias al sistema desarrollado para verificar el correcto funcionamiento del sistema desde el punto de vista integral de sus mdulos. Las pruebas fueron satisfactorias por lo cual se decidi proceder a la implantacin. Implantacin Se instal una red de tres equipos de computacin, configurando cada equipo para que sea un Host del sistema, posteriormente se instal un servidor de datos centralizado en un equipo de computacin en la gerencia de ventas. Se procedi a instalar el sistema automatizado en tres equipos de computacin: En la gerencia de ventas, en el almacn de depsito y en el departamento de ventas. Seguidamente se realizaron pruebas de aceptacin con los usuarios finales, las cuales fueron positivas.

Mantenimiento El mantenimiento consisti en el adiestramiento del personal por medio de asesoras tcnicas mientras los usuarios hacan uso del sistema. Adicionalmente se suministr con el software un manual de ayuda en formato PDF vinculado al sistema bajo peticin Web. Por otra parte se supervis la interaccin usuario sistema, durante las dos semanas posteriores a la implantacin del mismo con el objetivo de mantener en correcto funcionamiento el sistema en el entorno empresarial.

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Pantallas finales del sistema

Figura 28. Pantalla Inicial para acceder a SACEC Fuente: La Autora (2010).

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Figura 29. Pantalla para el Registro de Calzado Fuente: La Autora (2010).

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Figura 30. Pantalla que visualiza los Calzados Registrados Fuente: La Autora (2010).

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para el de La Autora (2010).

Figura 31 Pantalla Registro Modelos Fuente:

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Figura 32. Pantalla que visualiza los Modelos Registrados Fuente: La Autora (2010).

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Figura 33. Pantalla para el Registro de Marcas Fuente: La Autora (2010).

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Figura 34. Pantalla que visualiza las Marcas Registradas Fuente: La Autora (2010).

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Figura 35. Pantalla registra los de Calzado Fuente: La

que Tipos

Autora (2010).

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Figura 36. Pantalla que visualiza los Tipos de Calzado Fuente: La Autora (2010).

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Figura 37. Pantalla que registra los Proveedores Fuente: La Autora (2010).

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Figura 38. Pantalla que visualiza los Proveedores Fuente: La Autora (2010).

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Figura 39. Pantalla que registra los Empleados Fuente: La Autora (2010).

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Figura 40. Pantalla que visualiza los Empleados Fuente: La Autora (2010).

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41. que los Colores Fuente: La Autora (2010).

Figura Pantalla registra

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Figura 42. Pantalla que visualiza los Colores Fuente: La Autora (2010).

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Figura 43. Pantalla que registra los Transacciones y sus Detalles de Transaccin Fuente: La Autora (2010).

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