Administracin financiera

1.- DEFINICIN DE ADMINISTRACIN FINANCIERA: 1.- Se encarga de ciertos aspectos especficos de una organizacin que varan de acuerdo con la naturaleza de acuerdo con la naturaleza de cada una de estas funciones, las funciones ms bsicas que desarrolla la Administracin Financiera son: La Inversin, El Financiamiento y las decisiones sobre los dividendos de una organizacin. 2.- La Administracin financiera es el rea de la Administracin que cuida de los recursos financieros de la empresa. La Administracin Financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez. Esto significa que la Administracin Financiera busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y lquidos al mismo tiempo. 2.- FUNCIONES DE UN ADMINISTRATIVO FINANCIERO:

El Administrador interacta con otros Administradores para que la empresa funcione de manera eficiente. Este a su vez trata de crear planes financieros para que la empresa obtenga los recursos financieros y lograr as que la empresa pueda funcionar y a largo expandir todas sus actividades. Debe saber Administrar los recursos financieros de la empresa para realizar operaciones como: compra de materia prima, adquisiciones de maquinas y equipos, pago de salarios entre otros. Debe saber invertir los recursos financieros excedentes en operaciones como: inversiones en el mercado de capitales, adquisicin de inmuebles, terrenos u otros bienes para la empresa. Manejar de forma adecuada la eleccin de productos y de los mercados de la empresa. La responsabilidad de la obtencin de calidad a bajo costo y de manera eficiente. Y por ltimo la meta de un Administrador Financiero consiste en planear, obtener y usar los fondos para maximizar el valor de la organizacin.

3.- VALOR HISTRICO DEL DINERO: Este concepto surge para estudiar de qu manera el valor o suma de dinero en el presente, se convierte en otra cantidad el da de maana, un mes despus, un trimestre despus, un semestre despus o al ao despus. Esta transferencia o cambio del valor del dinero en el tiempo es producto de la agregacin o influencia de la tasa de inters, la cual constituye el precio que la empresa o persona debe pagar por disponer de cierta suma de dinero, en el presente, para devolver una suma mayor en el futuro, o la inversin en el presente compensar en el futuro una cantidad adicional en la invertida. De all que, hablar del valor agregado del dinero en el tiempo, implique hablar de tasas de inters anualizadas, nominales, reales y efectivas de periodos, de las fechas en las que se dan los movimientos de dinero y de la naturaleza de estos movimientos inicindose siempre con un valor presente para llegar a un valor futuro. El primer (VP), se refiere a la cantidad de dinero que ser invertida o tomada en prstamos al principio de un periodo determinado, y el segundo (VF), se refiere a la cantidad de dinero que ser obtenida por el inversionista o pagada por el solicitante en una fecha futura al final del plazo.

4.- POR QU SE ESTABLECE UN PERIODO DE EVALUACIN FINANCIERA EN UNA OPERACIN DE ESTE TIPO?: Se establece para que determine el valor de la modificacin que sufre el dinero o capital, y el efecto que sufre la Tasa de Intereses a travs del tiempo. 5.- LETRA DE CAMBIO: La Letra de Cambio, denominada en nuestro pas como "giro" es un documento mercantil que contiene una promesa u obligacin de pagar una determinada cantidad de dinero a una convenida fecha de vencimiento. Y constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado. 6.- EL PAGAR: Es un ttulo valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener recursos financieros. Documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagars ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero. Los pagar pueden emitirlos individuales particulares, empresas o el Estado; aunque este instrumento de crdito se suele usar entre banqueros y compaas de financiamiento, en las relaciones con sus clientes cuando precisan efectivo para operaciones, generalmente a corto o mediano plazo.

Administracin De Recursos Financieros

Administracin De Recursos Financieros
ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS UNIDAD I 1.1 CONCEPTOS BSICOS DE ADMINISTRACIN FINANCIERA Y SU PAPEL EN LA EMPRESA. Es el rea de la Administracin que cuida de los recursos financieros de la empresa. La Administracin Financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez. Esto significa que la Administracin Financiera busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y lquidos al mismo tiempo. 1.2 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA Se encarga de ciertos aspectos especficos de una organizacin que varan de acuerdo con la naturaleza de cada una de estas funciones; las funciones ms bsicas que desarrolla la Administracin Financiera son: La Inversin, El Financiamiento y las decisiones sobre los dividendos de una organizacin. 1.3 CONTABILIDAD FINANCIERA Es el arte de usar ciertos principios al registrar, clasificar y sumar izar en trminos monetarios datos financieros y econmicos, para informar en forma oportuna y fehaciente de las operaciones de la vida de una empresa. Es la tcnica mediante la cual se recolectan, se clasifican, se registran, se sumar izan y se informa de las operaciones cuantificables en dinero, realizadas por una entidad econmica. La funcin principal de la contabilidad financiera es llevar en forma histrica la vida econmica de una empresa, los registros de cifras pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien al presente u al futuro. Tambin

proporciona estados financieros que son sujetos al anlisis e interpretacin, informando a los administradores, a terceras personas ya a oficinas gubernamentales del desarrollo de las operaciones de la empresa. Caractersticas de la Contabilidad Financiera: a) Rendicin de informes a terceras personas sobre el movimiento financiero de la empresa. b) Cubre la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemtica, histrica y cronolgica. c) Debe implantarse necesariamente...

Auditoria administrativa
1. INTRODUCCIN En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a una velocidad vertiginosa, aunado a este siglo en donde la globalizacin impera y en consecuencia donde las empresas estn cada vez ms inmersas en un ambiente de mercados abiertos, implicando para ellas, la necesidad de ser cada da ms competitivas. La administracin es el eje central sobre el cual gira la empresa, por lo que resulta importante el revisar y hacer un diagnstico de la misma, con el propsito de detectar problemas y solucionarlos. 2. DEFINICINES La auditora Administrativa es una rama de la Auditora que tiene por objeto investigar, revisar y evaluar a la administracin de la empresa ya sea en forma total o por reas especficas para luego presentar un informe y dar las recomendaciones que se juzguen necesarias. Es un examen detallado de la administracin de un organismo realizado por un profesional de la administracin con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organizacin, sus recursos humanos, financieros, materiales, mtodos y controles, y su forma de operar. 3. OBJETIVOS Constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda a su vez que permite detectar en qu reas se requiere de un estudio ms profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar las deficiencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir mayor cohesin al funcionamiento de dichas reas y, sobre todo, realizar un anlisis causa efecto que concibe en forma congruente los hechos con las ideas. 4. PRINCIPIOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA o Se debe analizar el criterio a utilizar en la Auditoria, tomando en consideracin las siguientes premisas: o Debe ser objetiva o Debe tener relacin con el presente y el futuro o El resultado de la Auditoria debe ser fcil de entender y aplicar. 5. PARTES DE AUDITORA ADMINISTRATIVA o Evaluacin de la planeacin de la empresa. o Evaluacin de contabilidad y finanzas. o Evaluacin de la funcin de mercadotecnia. o Evaluacin de la funcin de produccin. o Evaluacin de la funcin de personal. 6. El AUDITOR El Auditor Administrativo es la persona con capacidad tcnica y analtica suficiente para investigar, revisar y evaluar a la empresa y con conocimientos adecuados que acrediten su idoneidad profesional. o El trabajo puede desarrollarlo: o Un Contador Pblico (especializado en Administracin). o Un Administrador de Empresas. o Un Ingeniero Industrial. o Un Economista. o Un profesional especializado en Administracin Pblica. o Otros profesionales. 7. AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO La investigacin y evaluacin del proceso administrativo puede enfocarse a nivel general de la empresa, a nivel de departamento, o de un puesto especfico. As pues, habr ocasiones en que corresponde hacer un examen sistemtico de toda la empresa, en otro ser necesario una investigacin profunda sobre algn rea especfica. 8. AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Auditoria Administrativa Investiga, revisa y evala La empresa En sus aspectos INTERNOS EXTERNOS Analtico Procesal Medio Ambiente Puestos Tiempos Proceso Administrativo Demanda. Precio. Comunicacin Otros 9. AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO JUNTA DIRECTIVA GERENTE VENTAS ASAMBLEA GENERAL PERSONAL PRODUCCIN FINANZAS AUDITORA ADMINSITRATIVA 10. AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ORGANIZACIN Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos tcnicos PLANEACIN Visin Misin Objetivos Metas Estrategias / tcticas Procesos Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizontes DIRECCIN Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrs, el conflicto y la crisis

Tecnologa de la informacin Toma de decisiones Creatividad e innovacin CONTROL Naturaleza Sistemas Niveles Proceso reas de aplicacin Herramientas Calidad 11. METODOLOGA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA Estudios preliminares Planeacin del Trabajo La Investigacin Anlisis y evaluacin de informacin Elaboracin del informe Implementar recomendaciones. 12. ESTUDIOS PRELIMINARES Visita en la planta. Entrevistas. Definir reas a investigar. Captacin de necesidades. Estadsticas. Observacin de graficas Identificacin de los problemas. ACTIVIDADES Formarse un criterio sobre el campo de trabajo y tener un concepto general sobre el desarrollo de las operaciones PARA 13. PLANEACIN DEL TRABAJO. o Definir el alcance y limitaciones del estudio o Conocer los recursos, disponibles y los necesarios o tales como: Costos, tiempo, personal, etc. o Tipo de informacin requerida. ACTIVIDADES Prever el trabajo que se va a desarrollar Mtodos de investigacin, hojas de anlisis cuestionarios. Integrar todos los elementos que se necesitan y a la vez definir las guas a seguir para la generacin de las actividades y analizar los controles existentes PARA 14. INVESTIGACIN o Descomponer los problemas en sus elementos. o Anlisis de documentos legales. o Medio ambiente. o El proceso administrativo. o reas funcionales. o Registros Contables. o Grficas y diagramas. o Aspectos generales y administrativos. o Elaboracin de papeles de trabajo: Cuestionarios de evaluacin, encuestas, entrevistas, etc. ACTIVIDADES Obtener la informacin necesaria y concreta para efectuar un anlisis y dar las recomendaciones. PARA 15. ANLISIS Y EVALUACIN DE INFORMACIN. o Compilacin de hiptesis o Obtencin de evidencias. o Comparacin de lo que existe con un patrn previsto. Qu falta o qu o sobra? ACTIVIDADES Conocer la eficiencia con que se ha operado en la empresa. Detectar causas que impiden el logro de los objetivos. PARA 16. ELABORACIN DEL INFORME Una vez definida la parte preliminar, su contenido y el uso que va a drsele, se elabora el mismo, teniendo el cuidado de redactarlo adecuadamente y presentarlo oportunamente: Debe contener la apreciacin sobre la empresa y las conclusiones y recomendaciones. ACTIVIDADES Dar a conocer a los directivos la situacin administrativa actual, discutir sus fallas y dar recomendaciones o proponer medidas correctivas PARA 17. IMPLEMENTAR RECOMENDACIONES Poner en prctica las medidas de mejoramiento administrativo. ACTIVIDADES Dar solucin a los diferentes problemas que se presentan PARA 18. IMPORTANCIA Cualquier tipo de organizacin, sea pblica o privada, grande, mediana o pequea tiene la necesidad de examinar su situacin, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja son los ptimos de acuerdo a su realidad. Mediante la Auditoria administrativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. 19. CONCLUSIONES La Auditora Administrativa es una tcnica de control preventivo que debe ejercer la direccin de una organizacin, pues mediante su aplicacin se revisan objetivos, polticas, programas de trabajo, estructura orgnica, controles operativos, sistemas y procedimientos, utilizacin de recursos y aprovechamiento del personal. Asimismo, se determinan objetivamente, posibles anomalas, que limitan el funcionamiento de un organismo social, que le permite, de forma oportuna, considerar en sus decisiones los factores determinantes que afectan su operacin. El proceso de la Auditora Administrativa permite apreciar a la organizacin en su conjunto, partiendo de un anlisis sistemtico, riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro de su contexto estructural y con relacin a las perspectivas de trabajo presentes y futuras. Todo ello,

derivado de una actitud reflexiva y crtica por parte de sus integrantes, como va para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y requerimientos del entorno.

Auditora administrativa
Economa. Empresa. Ciencias empresariales. Auditora administrativa. Asesoramiento jurdico. Asesoramiento financiero. Asesoramiento
Auditoria Administrativa ndice Introduccin Conociendo a la empresa Papeles de Trabajo Planes y Objetivos Plan estratgico Operaciones de la empresa Eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y materiales Equilibrio de las cargas de trabajo Mtodos de control Control de calidad Control de presupuesto Toma de decisiones Clasificacin de riesgos identificados Recomendaciones Bibliografa Anexos Registro jurdico Aprobado por cliente: Control de Calidad Ejemplo de un `dummy' Listado de precios para cotizacin Asignacin semanal de proyectos

 Ejemplo de Plan Estratgico para MGZ Editorial Introduccin Importancia de la Auditoria Administrativa Auditoria - proviene del latn `auditorius', y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de or. La Auditoria es un examen crtico (pero no mecnico) que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una seccin, un organismo, etc. La auditoria implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una seccin o de un organismo. ... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos. -Holmes Qu es la Auditoria Administrativa? Es el revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operacin de los reportes y asegurar que la organizacin los est cumpliendo y respetando. La Auditoria Administrativa examen metdico y ordenado de los objetivos de una empresa de su estructura orgnica y de la utilizacin del elemento humano a fin de informar los hechos investigados. Su importancia: proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como est siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos revelados exigen una mayor o pronta atencin. Cul es la importancia de la Auditoria Administrativa? La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin. Adems de esto, tambin se valora la capacidad y lo apropiado a la prctica administrativa. Es necesaria una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en la organizacin. Debido a esto, cada auditoria administrativa deber realizarse de forma distinta dependiendo de la organizacin. Objetivo de una Auditoria: sealar las fallas y los problemas; presentar sugerencias y soluciones; y apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas. Objetivos de la Auditoria Administrativa:

Control: Orientan los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. Productividad: Dirigen las acciones para optimizar el beneficio de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa establecida por la organizacin. Organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin de la competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. Servicio: Representan la manera en que se puede comprobar que la organizacin posee un proceso que la enlaza cualitativamente y cuantitativa con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.

Calidad: Orientan que tienda a elevar los niveles de desempeo de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos- con el fin de producir bienes y servicios altamente competitivos. Cambio: Transforman en un instrumento que hace ms transparente y receptiva a la organizacin (flexibilidad.) Aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional con el fin de que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. Toma de decisiones.

Conociendo a la Empresa

Misin Visin Los empleados y sus funciones

Las empresas que contratan sus servicios cuentan con los siguientes servicios a su disposicin:

Diseo de logos y revistas Escritura y edicin de artculos Traducciones Impresiones

Misin de la Empresa: Satisfacer de forma personalizada las necesidades de diseo, edicin, traduccin y manejo de impresin de nuestros clientes, buscando siempre dar el mejor servicio a travs de la innovacin, la calidad y la excelencia en cada una de nuestras tareas. Visin de la Empresa: Empresa lder en el mercado en brindar servicio uno a uno a sus clientes a travs de la innovacin y un servicio personalizado con mrgenes sostenibles de rentabilidad. Los Empleados y sus funciones:

Ana Matilde Icaza: Socia Mayoritaria. Sus funciones incluyen los siguientes:

o o o o o

Toma de decisiones Aprobacin de cotizaciones Establecer contactos Venta de pautas para revistas Escribir artculos (ocasionalmente)

Yani Daz: Socia Minoritaria. Sus funciones incluyen las siguientes:

o o o o

Supervisin de proyectos Diseo Toma de decisiones Aprobacin de cotizaciones

Silvia Mrquez

o o o o

Diseo Diagramacin de revistas Cotizar Retoque de fotos digitales

Sofa Costarangos

o o

Ventas Mercadeo

Marie Boyd (eventual)

Traducir revistas/brochures/etc.

Papeles de Trabajo Planes y Objetivos Plan Estratgico La implementacin de un Plan estratgico tiene como objetivo primordial la toma de decisiones lgicas para alcanzar el objetivo empresarial, minimizando las posibilidades de error y maximizando las posibilidades de xito. Por ende, es necesario hacer un estudio, planteamiento e implementacin de un plan estratgico, para cubrir el rea de necesidad empresarial, tomando siempre la empresa como un TODO. Actualmente, la empresa no cuenta con un PLAN ESTRATGICO. La empresa no ha resaltado su importancia debido a su tamao. La empresa tampoco ha destacado objetivos a corto y largo plazo. El nico objetivo considerado a corto plazo es el de mantener 3-5 clientes por semana. El Plan Estratgico debe realizarse en base a un anlisis FODA como es detallado a continuacin: FORTALEZAS:

Abarca bajo una sola empresa los servicios de:

o o o

Diseo grfico Editorial Traduccin

Manejo de impresin

Manejo y contacto directo con los clientes no se utilizan intermediarios, por lo tanto, se trata al cliente de manera personalizada. Por tratarse de una empresa pequea no se dilata la toma de decisiones y se minimiza la burocracia administrativa. Clientes leales

OPORTUNIDADES

Oportunidad de crecimiento a travs de su base de clientes leales Oportunidad de expansin hacia otras reas como:

o o
DEBILIDADES

Web Impresin directa

Falta de experiencia en el manejo de una empresa y su mercado. Planeacin estratgica Riesgo de posibles productos sustitutos Personal joven

AMENAZAS

Que un competidor con ms capacidad econmica copie la idea de la empresa (servicio personalizado) Fusiones / Compra Capacidad administrativa (emprendedor no administrador) Estabilidad del personal

Operaciones de la empresa

Medicin de la Productividad Medicin de Ventas Estrategia para realizar mejoras Consideracin sobre los Competidores Estudios de Mercado Alineacin de objetivos de ventas y objetivos de mercadeo

Comunicacin Medicin de la Productividad: las operaciones de la empresa deben ser medidas y registradas para realizar una acertada toma de decisiones. La productividad, siendo la relacin que existe entre la cantidad total de bienes y servicios que se producen y los insumos utilizadosno es de gran dificultad medir, principalmente porque los gastos de la empresa no son muy altos.

Los insumos que incurre la empresa constituyen principalmente de los gastos de oficina (gastos bsicos como la electricidad) y el personal. El producto que se obtiene es un trabajo especializado de diseo.

La empresa para mantener una alta productividad, cuando recibe el proyecto, realiza una estimacin del tiempo que tomara, y realiza una cotizacin en base al listado determinado de precios. Las socias aprueban la cotizacin y se realiza el proyecto en el tiempo estipulado, es decir, se puede realizar una medicin IMMEDIATA sobre cada proyecto. (Referirse a anexo (d)) El tamao de la empresa facilita que se mantenga un cierto grado de informalidad en cuanto al tema de la medicin de productividad cuando nos referimos especficamente a la produccin del trabajo ya que se lleva un control de cumplimiento de asignaciones donde lo ms importante es el seguimiento de las tareas asignadas a cada uno de los diseadores de la empresa. (Referirse al anexo (e)). Este control se realiza con un tablero donde se seala para cada diseador la tarea por cliente asignada. Dado que tiempo de ejecucin de cada tarea es dependiente de la complejidad, no existe una fecha lmite de entrega. Esto es debido a que en ocasiones algunos trabajos son tan sencillos que se pueden entregar el mismo da, tal es el caso de un diseo de un logo pequeo y sencillo, y en ocasiones es un tema de varios meses, ms cuando se trata de entregar una revista que contiene una cierta informacin.

Medicin de ventas:

Cada semana se realiza una reunin donde participan todos los miembros de la empresa (recordemos que son 4) y en ella se revisa el cumplimiento de las asignaciones encargadas, entregadas y cobradas. En situaciones donde no se ha cumplido con alguna asignacin se procede a indagar con el diseador a cargo la razn donde sale a relucir normalmente que esto se debe a un retraso provocado por el cliente, ya que el debe aprobar el diseo o el trabajo solicitado antes de proceder al diseo final y elaboracin. Este es un paso que no puede ser omitido ya que el trabajo finalizado que no es aceptado o revisado previamente por el cliente puede no contar con el aval de este ltimo lo que provocara una prdida en lo referente materiales, tiempo y esfuerzo empleado. No existe una previsin de ventas a realizar como parte de un plan comercial de ventas para el ao, en su lugar se ha optado por el sealar al vendedor (solo hay uno) que debe mantener una venta fija mensual con la clara intencin de mantenerse por encima del punto de equilibrio. Ante lo pequeo pero significativo del volumen de facturacin se tiene que se realiza un reporte semanal de ingresos/gastos a los dos socios de la empresa, quienes forman parte de la empresa como empleados. Esto facilita que muchas veces el anlisis se haga en cuestin de minutos y muy informal.

Estrategia para realizar mejoras:

La empresa mantiene un plan de observar a las grandes empresas del entorno que liderizan el mercado del diseo, con la intencin de adaptar las grandes ideas a un nicho especfico de clientes que han logrado a base de dar un buen servicio, siendo rpidos en la entrega, con trato personalizado y ofreciendo una serie de valores agregados que algunos de sus competidores no ofrecen, tales como la traduccin de documentos, elaboracin de textos, artculos especficos, editoriales y hasta la venta misma del producto final; recordemos que la empresa tiene como fuerte el diseo grfico.

Consideracin sobre los competidores

No se ha detectado por el momento competidores que ofrezcan el mismo servicio, en su lugar se han dedicado exclusivamente al diseo grfico. Y esto se puede deber a que muchos de los diseadores que son competencia, actan en un sector un tanto informal, ya que estn empleados para grandes empresas y mantienen un bajo perfil comercial, ofreciendo solo el servicio de diseo.

Estudio de Mercado

No existe un equipo de estudio de mercado, en su lugar, prefieren mantener el contacto directo personalizado con sus clientes, beneficindose en esta estrecha relacin por la comunicacin, lo que les permite conocer directamente las necesidades de los actuales clientes, sus inquietudes y atender sus sugerencias. Este trato directo y personalizado ha redundado en recomendaciones escritas de sus clientes, permitiendo incorporar a su portafolio como parte de un dossier de presentacin al momento de acercarse a nuevos clientes. Al momento los nuevos competidores solo se han integrado en un solo sector el cual es el del diseo, por lo que la amenaza an existe, mientras ellos procuran el mantener las relaciones directas e integrar en su cartera de servicios nuevas opciones que en cierta forma garanticen la fidelidad de los actuales clientes.

Alineacin de objetivos de ventas y objetivos de mercadeo:

No existen objetivos definidos a corto plazo. Han establecido como prioridad principal el mantener sus clientes como lo han estado haciendo y ganar cada semana entre 3 y 5 clientes nuevos, aunque en la mayora de los casos son clientes eventuales o de temporadas, es decir que solicitan trabajos especficos para cierta poca del ao.

Comunicacin: la comunicacin es un factor importante a considerar dentro de las Operaciones de la Empresa debido a que la eficiencia y eficacia de cada operacin dependen de la misma- de la interrelacin y la unificacin en un objetivo final.

No existe una comunicacin formal (escrita) y no se considera necesario a la escala de la empresa. El nivel de la empresa o el volumen de los trabajadores permite que la comunicacin sea tan fluida que se realizan reuniones semanales con los 4 trabajadores de la empresa y se revisan todos los trabajos realizados y pendientes de cada semana, as como se analizan las cotizaciones pendientes en convertirse en facturacin.

Eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y materiales Factores importantes en la Eficiencia de la utilizacin de Recursos Humanos

Incentivos Capacitacin del Personal Capacidad para solucionar problemas Clima Laboral Modelo de interrelaciones humanas Interaccin de RRHH con el medio ambiente Gestin de comunicacin

Factores importantes en la Eficiencia de la utilizacin de Materiales

Gastos

Factores importantes en la eficiencia de la utilizacin de RECURSOS HUMANOS La auditoria de recursos humanos puede definirse como el anlisis de las polticas y prcticas de personal de una empresa y la evaluacin de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar. El propsito principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar cmo est funcionado el programa, localizando prcticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no estn justificando su costo, o prcticas y condiciones que deben incrementarse.

Incentivos

o o

Poseen un plan de incentivo, premios inmediatos y son enviados a cursos Peridicamente para que los empleados estn actualizados. Los incentivos son de tipo monetario. Por cada venta que haga un miembro sin importar que departamento recibe la ganancia, se le otorga una remuneracin por dicha venta.

Capacitacin del personal

o o

Se comparten conocimientos. Ocasionalmente, se les enva a cursos.

La empresa cuenta capacidades para solucionar problemas, entrenar al personal, mejorar procesos, optimizar recursos e innovar El clima laboral es de gran importancia en cuanto al aprovechamiento mximo de los recursos humanos. Los empleados deben sentirse a gusto con su funcin dentro de la empresa- lo ideal es que existiera un clima laboral ameno, en el cual los empleados tienen un fin comn- las siguientes cualidades:

o o o o o

Autonoma en los Conflictos Relaciones sociales y Estructura fuera del ambiente laboral Calidad de recompensa y retribucin en culminaciones de proyectos Motivacin y Flexibilidad e innovacin para la toma de decisiones Apoyo mutuo e inters recproco de los miembros con quien trabajan

Los Trabajadores en la empresa poseen: flexibilidad, responsabilidad, reconocimientos, espritu de equipo y claridad en su trabajo. El clima laboral dentro de la empresa es muy ameno, agradable y acogedor para el desarrollo de las funciones de los trabajadores. Los integrantes de la empresa son todas jvenes mujeres con actividades en comn que hace esto un ambiente ms agradable.

Modelo de interrelaciones humanas adecuado mediante el cual operan el producto, la tecnologa, el proceso y la gente: la empresa no la posee. Hoy se conocen las caractersticas generales de la organizacin del futuro; en cambio, an falta elaborar el contrato social del futuro, que motivar a la gente para trabajar con ella. Como sistema la Empresa interacta constantemente con el medio ambiente lo que la contribuye a su dinmica en los Recursos Humanos. Implica que tiene una capacidad de

flexibilidad, prevencin y reaccin al cambio que le permita adaptarse a las demandas del entorno que la rodea.

Existe una buena gestin de la comunicacin, en el cual se anticipa la crisis, a travs de reuniones de comunicacin pro-activas y fluida con determinados targets. En momentos de crisis se realizan reuniones para determinar el plan de accin a tomar.

Factores importantes en la eficiencia de la utilizacin de MATERIALES La importancia en la eficiencia de la utilizacin de materiales es un factor sumamente importante- al no manejarlo adecuadamente, puede llevar a la empresa a la quiebra. La compaa MGZ Editorial no tiene gastos mayores en materiales. Las entregas de sus productos finales no se dan impreso. En caso tal de que el cliente requiera de la impresin, se hace OUTSOURCING- se subcontrata a COLOR DPI y se le cobra un 10% adicional sobre la impresin. Los gastos de compra de cualquier material que se requiera, viene aprobados formalmente por parte de las dos socias de la Empresa. No existe mayor riesgo en la utilizacin de Materiales. Equilibrio de las cargas de trabajo

Asignacin de Responsabilidades Alineacin del personal con las necesidades del negocio Dependencia del personal clave

Sin una clara asignacin de responsabilidades, que permita un monitoreo efectivo del desempeo, pueden fallar los mecanismos de responsabilidad y rendicin de cuentas. Bajo el clima de presin en algunos proyectos, es muy fcil olvidar tareas aparentemente irrelevantes pero crticas, a menos que los responsables estn claramente identificados y sepan que de ellos depende concluir debidamente esa tarea. Es muy importante que las personas a quienes se asigne una responsabilidad estn plenamente conscientes de ella y de cmo se relaciona con otras actividades de la Empresa.

Asignacin de Responsabilidades:

o o o

Semanalmente, se realiza una reunin para discutir las responsabilidades de cada persona sobre los proyectos. Referirse a Anexo (d) Cada empleado posee un claro conocimiento sobre cada funcin que le corresponde. No existe una documentacin formal sobre la asignacin de responsabilidades, sin embargo esto no es de mayor consideracin debido al tamao reducido del personal.

Alineacin del personal con las necesidades del negocio

Al momento, el personal con el cual cuenta la empresa le permite cumplir eficientemente con todas las funciones. En el momento en que se aumenten la cantidad de proyectos se considerara la contratacin. La empresa, ofrece los estndares adecuados para que el trabajador se desarrolle en un ambiente laboral satisfactorio. En caso tal de que se requiera del contrato de personal: en el proceso de reclutamiento y seleccin como se menciona se selecciona a las personas con el mejor perfil al puesto aspirado, siempre y cuando lleguen las exigencias de este. El aspirante debe contar con ciertas competencias que se exijan.

Dependencia del personal clave

Los empleados de la empresa tienen conocimientos de los proyectos entre s. La dependencia del personal clave es menor- en el momento en que no se pueda contar con un empleado, otro puede tomar control sobre el proyecto. Es decir, en caso de que no se pueda contar con una de las diseadoras, la otra toma control sobre el proyecto.

Mtodos de control Es importante reconocer el proceso por el cual se opera la empresa para tener una visin amplia sobre los factores de control involucrados. Proceso

Llega la venta, pasa al departamento de Arte (Jefe de Arte) Se asigna el proyecto por orden de entrada. En caso tal de que la persona que le corresponde el proyecto no es la ms apta, se reasigna con el fin de obtener los mejores resultados. Debido al tamao de la empresa, la asignacin de proyectos no ocasiona conflictos entre los empleados. Se realiza una pequea reunin con ventas y/o el cliente para adquirir los datos deseados y necesarios especficos que debe tener el diseo. El diseador realiza un boceto de la idea.

o o o
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Primero a lpiz (incluyendo diagramas generales de posicin) Despus a colores a colores (incluyendo figuras y texturas pensadas). Se procede a diagramar, vectorizar y colocar textos (de tenerlos)

Impresin y `dummy'

o o

Se imprime una muestra del diseo, la cual ser revisada por el jefe del departamento de diseo luego por gerencia, antes que el cliente. Se realiza un "dummy" (es la maqueta o modelo de un peridico, libro, anuncio impreso, producto, o brochure, entre otros; esto es necesario porque a veces se quiere ver como un panfleto va a ir doblado, poder tener en consideracin los tamaos finales, o porque el objeto real todava no existe.)

De estar correcto todo lo creado y cada texto corregido por "la empresa" pasa a manos del cliente, quien determinar si es de su agrado y/o funcionalidad.

*** nota: por lo regular se trata de trabajar en base a una prueba y a las correcciones y cambios que le pueda hacer el cliente a esta, sin embargo si solicita ms opciones estos pasan por los mismos procesos. *** nota: la presentacin del arte depender del mismo. Dependiendo del tipo de diseo se presentar en un cartn vieta en un atril, o a la mano si es algo que se deba manipular.

Una vez todo corregido y revisado y con firma de "aprobado" por el cliente, pasa al diseador para que proceda a finalizar con los procesos de montaje y revisin para su reproduccin. (si la requiere). Referirse a Anexo (b)

Control de Calidad

Creacin de un `dummy': determina si su reproduccin ser efectiva, exitosa y rentable en cuanto a ahorro de material (de ser algo que requiera reproduccin: revistas, calendarios, POP, etc.). Es una forma de prevenir perdidas como gastos innecesarios en materiales- y tambin de prevenir que ocurran situaciones en que el cliente no se sienta complacido con el producto finalocasionando la prdida del cliente. Documentacin de aprobacin del cliente: permite mantener una constancia que el cliente ha recibido el producto final satisfactoriamente.

Control de presupuesto Planear y presupuestar es el mejor mtodo para anticiparse al futuro, esto asegura de alguna forma la consecucin de los objetivos que la empresa se ha trazado. En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para la administracin de las empresas, las decisiones de tipo gerencial no se toma nicamente sobre una base de resultados histricos, al contrario se debe realizar sobre proyecciones efectivas que nos permita anticiparnos a corregir hechos negativos que perjudique la economa de una empresa, por ende se presenta un material sobre los aspectos sobresalientes para la elaboracin de un presupuesto financiero y la aplicacin de un caso prctico. Facilita el equilibrio entre los ingresos y gastos, y define a travs del empleo de unos recursos la posibilidad de obtencin de unos objetivos concretos. El sistema utilizado descansa en una comparacin y anlisis entre cifras presupuestadas y reales, y permite comunicar al responsable oportuno, cuando la cuanta de la desviacin lo justifique, las diferencias detectadas. El seguimiento debe ser permanente si se pretende alcanzar los objetivos bsicos. En el caso de MGZ Editorial, el presupuesto se encuentra completamente bajo control de las dos accionistas. La comunicacin entre ambas es directa mediante reuniones. La empresa no requiere de grandes anlisis sobre presupuestos debido a que su funcin principal es el de un servicio transformado a producto final. La empresa trabaja bajo inversin- en caso tal de que se necesite de algn `programa' o `tinta', se consigue de forma inmediata. Aunque no exista un control formal sobre el presupuesto, no es muy relevante debido al objetivo y el tamao de la empresa. Toma de decisiones

Toma de decisiones de cambio de paradigmas Toma de decisiones- costos/gastos/inversiones Toma de decisiones- asignacin de proyectos y clientes

La toma de decisiones en una organizacin se circunscribe a una serie de personas que estn apoyando el mismo proyecto. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo as como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada seleccin de alternativas depende en gran parte el xito de cualquier organizacin.

Toma de decisiones de cambio de paradigmas: Las decisiones son tomadas por la junta de socios que es compuesta por 2 personas que adems prestan sus servicios como empleados de la empresa. Pese a que la decisin final recae en los socios-accionistas se realizan reuniones peridicas con el resto del personal donde se escrutinio la opinin sobre ciertos temas que afectan el servicio o las labores de la empresa, por lo que la opinin de los empleados es tomada en cuenta.

Toma de decisiones- costos/gastos/inversiones: son tomadas luego de ser cuidadosamente evaluadas por las dos socias. Toma de decisiones- asignacin de proyectos y clientes: esta decisin es tomada por todos los empleados en conjunto. Durante la reunin semanal, en un ambiente participativo, cada empleado discute sobre su cliente dentro de su cartera. En caso tal de que exista una sobrecarga de proyectos para un empleado, y entra un nueva trabajo para el mismo, se reasigna ese proyecto segn la disponibilidad de tiempo. No se han producido disputas o malentendidos en cuanto a la asignacin de proyectos.

Recomendaciones RIESGOS Y RECOMENDACIONES Factor CAT Riesgos Recomendaciones

La inexistencia de un anlisis que indique los pro's y contra's pueden conllevan a decisiones poco acertadas por parte de la gerencia. Los planes no documentados son fcilmente descuidados, conllevando a la perdida de oportunidades. Los planes no documentados conllevan a una mayor susceptibilidad a ser mal interpretados u olvidados por parte del personal.

Inexistencia de un Plan Estratgico

Elaborar un plan estratgico detallado que indique: Plan de accin secuencial que defina objetivos, etapas, tiempos, responsables y un presupuesto determinado.

Se reduce la posibilidad de evaluar resultados al no contar con una especificacin de responsabilidades documentadas. Se pierde la posibilidad de obtener financiamientos debido a que el plan indica la seriedad de la empresa por cumplir sus objetivos. Puede percibirse como una resistencia en acatar las preferencias de los clientesconllevando a la prdida de clientes. Perdida de la ventaja competitiva sobre el mercado conllevando a la prdida de clientes

Estudio eficiente y formal del mercado

Establecer una estrategia/visin de mercadeo ms agresivo tomando en cuenta: preferencias de clientes actuales y clientes potenciales, aumentar publicidad paralelamente para expandir el mercado meta y no limitarse a

potenciales.

clientes actuales.

Inexistencia de la documentacin de Asignacin de Responsabilidades

Ineficiencia productiva por parte de los empleados.

Documentacin formal y detallada de la asignacin de responsabilidades y la autorizacin por parte de las socias.

Inexistencia de un control formal sobre presupuesto/inversi ones

ANEXOS a. Registros Jurdicos