DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD Y/O AMBIENTAL ISO 19011

INTRODUCCIN La serie de normas internacionales ISO 9000 e ISO 14000 enfatiza la importancia de las auditoras como una herramienta de la direccin para hacer el seguimiento y verificar la implementacin efectiva de la poltica de una organizacin para gestin de la calidad y/o gestin ambiental. Las auditoras tambin son parte esencial de actividades tales como certificacin/registro externos y la evaluacin y seguimiento de la cadena de suministro. Esta norma internacional proporciona orientacin sobre la realizacin de auditoras de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental internas o externas, al igual que sobre la gestin de los programas de auditora. Los usuarios previstos de esta norma incluyen auditores, organizaciones que implementan sistemas de gestin de calidad y/o ambiental, y las organizaciones involucradas en certificacin o formacin de auditores, certificacin/registro de sistemas de gestin, acreditacin o normalizacin en el rea de evaluacin de la conformidad. La orientacin que brinda esta norma internacional pretende ser flexible y de aplicacin a una amplia gama de usuarios potenciales. Como se indica en diferentes puntos del texto, el uso de estas directrices puede variar de acuerdo con el tamao, naturaleza y complejidad de las organizaciones, al igual que en los objetivos y alcance de las auditoras por realizar. Aunque esta norma internacional proporciona solamente orientacin, los usuarios pueden aplicarla para desarrollar sus propios requisitos relacionados con las auditoras. Los numerales 1, 2 y 3 de esta norma tratan sobre el alcance, referencias normativas y trminos y definiciones, respectivamente. El numeral 4 describe los principios de auditora. Entender estos principios ayudar al usuario a apreciar la naturaleza esencial de las auditoras y es una introduccin necesaria a los numerales 5, 6 y 7. El numeral 5 proporciona orientacin acerca del establecimiento y gestin de programas de auditora, es decir, grupos de una o ms auditoras planeadas dentro de un perodo de tiempo especfico y dirigidas hacia un propsito especfico. En este numeral se tratan aspectos tales como la asignacin de responsabilidades para la gestin de programas de auditora, el establecimiento de objetivos, la coordinacin de actividades de auditora y el suministro de recursos suficientes a los equipos de auditora. El numeral 6 brinda orientacin acerca de la realizacin de auditoras de sistemas de gestin y/o ambientales, incluida la seleccin de los equipos auditores. El numeral 7 proporciona orientacin sobre la competencia de los auditores. Presenta a grandes rasgos las habilidades y el conocimiento necesarios para ser competentes en el manejo de una auditora. Proporciona orientacin sobre los atributos personales necesarios para ser un auditor, sobre educacin, experiencia laboral, formacin del
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auditor y experiencia en auditora, que son los indicadores que revelan si una persona ha adquirido las habilidades y conocimiento apropiados. Finalmente, el numeral 7 esboza un proceso para la evaluacin de auditores. En varios sitios de esta norma se presentan guas suplementarias o ejemplos sobre tpicos especficos, en forma de ayudas prcticas que se encuentran en recuadros de texto. En muchos casos, tienen como fin ayudar al uso de esta norma en pequeas organizaciones. En donde se implementan tanto sistemas de gestin de la calidad como de gestin ambiental, se deja al usuario de esta norma la decisin de llevarlas a cabo en forma separada o conjunta. Aunque esta norma se aplica a la auditora de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental, el usuario puede considerar adaptar o ampliar la orientacin suministrada aqu, para aplicarla a otros tipos de auditoras, incluidas las de otros sistemas de gestin. Adems, cualquier otro individuo u organizacin con inters en hacer seguimiento a la conformidad con los requisitos, como por ejemplo las especificaciones de producto o leyes y regulaciones, puede encontrar que la orientacin proporcionada por esta norma internacional es til.

1.

Alcance

Esta norma suministra orientacin sobre los principios de auditora, la gestin de los programas de auditora, la realizacin de auditoras de sistemas de gestin de calidad y de gestin ambiental, as como la competencia de los auditores de sistemas de gestin de calidad y ambiental. Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar y gestionar auditoras de sistemas de calidad y/o ambiental, internas o externas. La aplicacin de esta norma a otro tipo de auditoras es posible en principio, pero se recomienda prestar consideracin especial a la definicin de la competencia necesaria de los miembros del equipo auditor en tales casos.

2.

Referencias normativas

Los siguientes documentos normativos contienen disposiciones que, a travs de la referencia en este texto, constituyen disposiciones de la presente norma. Para las referencias fechadas, no se aplican las enmiendas posteriores o revisiones de cualquiera de estas publicaciones. Sin embargo, se invita a las partes que realizan acuerdos con base en esta norma, a investigar la posibilidad de aplicar la edicin ms reciente de los documentos normativos indicados abajo. Para referencias no fechadas, se aplica la ltima edicin del documento normativo citado. Los miembros de la IEC e ISO mantienen registros de las Normas Internacionales vigentes en la actualidad. ISO 9000:2000, Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario. ISO 14050: 1998, Environmental Management Vocabulary.

3.

Trminos y definiciones

Para los propsitos de esta norma se aplican los trminos y las definiciones dadas en la norma ISO 9000:2000 y en la ISO 14050:1998, a menos que sean reemplazados por las definiciones presentadas en seguida: Un trmino en una definicin o nota que se define en otra parte de este numeral se indica mediante negrilla, seguido por su nmero de entrada entre parntesis. 3.1 Auditora Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditora (3.3) y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de auditora (3.2).
NOTA Las auditoras internas, algunas veces llamadas auditoras por primera parte, son realizadas por la propia organizacin o en nombre de sta, para revisin por la direccin y otros propsitos internos, y pueden formar la base de una autodeclaracin de conformidad por parte de la organizacin. Las auditoras externas incluyen las que se denominan generalmente auditoras de segunda y tercera parte. Las auditoras de segunda parte las realizan las partes que tienen inters en la organizacin, por ejemplo los clientes, u otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte las realizan organizaciones auditoras externas e independientes, como por ejemplo las que ofrecen registro o certificacin de conformidad con los requisitos de la ISO 90001 e ISO 14001. Cuando se realiza la auditora conjunta de los sistemas de gestin de la calidad y gestin ambiental, sta se denomina auditora combinada. Cuando dos o ms organizaciones auditoras cooperan en la realizacin de una auditora a un solo auditado, sta se denomina auditora conjunta.

3.2 Criterios de la auditora Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia. 3.3 Evidencia de la auditora Registros, declaraciones de hecho u otra informacin que sea pertinente para los criterios de auditora (3.2) y que son verificables.
NOTA La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.

3.4 Hallazgos de la auditora Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora (3.3) reunida, contra los criterios de auditora (3.2).
NOTA Los hallazgos de la auditora pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora, u oportunidades de mejora.

3.5 Conclusiones de la auditora Resultado de una auditora (3.1) que proporciona el equipo auditor (3.10) tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora (3.4). 3.6 Cliente de la auditora
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Organizacin (3.3.1) o persona que solicita una auditora (3.1).

NOTA El cliente puede ser el auditado o cualquier otra organizacin que tenga derecho reglamentario o contractual para solicitar una auditora.

3.7 Auditado Organizacin que es auditada. 3.8 Auditor Persona con la competencia (3.14) para llevar a cabo una auditora (3.9.1) 3.9 Equipo auditor Uno o ms auditores (3.8) que llevan a cabo una auditora (3.1), con el apoyo de expertos tcnicos (3.10), si se requiere.
NOTA 1 Un auditor del equipo auditor se nombra como el lder del equipo auditor. NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.

3.10 Experto tcnico Persona que suministra un conocimiento especfico o experiencia al equipo auditor (3.9).
NOTA 1 El conocimiento especfico o experiencia es aquel relacionado con la organizacin, proceso o actividad que van a ser auditados, con el idioma o la cultura. NOTA 2 Un experto tcnico no acta como auditor en el equipo auditor.

3.11 Programa de la auditora Conjunto de una o ms auditoras (3.1) planificadas para un perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. 3.12 Plan de la auditora Descripcin de las actividades en el sitio y arreglos para una auditora (3.1). 3.13 Alcance de la auditora Extensin y lmites de una auditora (3.1).
NOTA Tpicamente el alcance incluye una descripcin de las instalaciones fsicas, las unidades organizacionales, las actividades y procesos, al igual que el perodo de tiempo cobijado.

3.14 Competencia Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

4. Principios de auditora La auditora se caracteriza por la confianza en muchos principios. Dichos principios hacen que la auditora sea una herramienta confiable para apoyar las polticas y
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controles de gestin, suministrando informacin sobre cmo puede actuar una organizacin para mejorar su desempeo. La adhesin a estos principios es un prerrequisito para suministrar conclusiones de la auditora que sean pertinentes y suficientes, y para asegurar que los auditores que trabajan independientemente entre s lleguen a conclusiones similares en circunstancias similares. Los siguientes principios se relacionan con los propios auditores: Conducta tica - Fundamento del profesionalismo. En auditora son esenciales la confianza, la integridad, la confidencialidad y la discrecin. Presentacin justa - La obligacin de informar verazmente y con exactitud. Los hallazgos, conclusiones y reportes de la auditora reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditora. Se reportan los obstculos significativos encontrados durante la auditora, los aspectos no resueltos o las opiniones divergentes entre el equipo auditor y el auditado. Debido cuidado profesional La aplicacin de diligencia y juicio en la auditora. Los auditores proceden con el cuidado requerido de acuerdo con la importancia de la tarea que realizan y la confianza depositada en ellos por los clientes de la auditora y las partes interesadas. Un prerrequisito es poseer la competencia necesaria. Otros principios de auditora se relacionan con el proceso de la auditora. Una auditora es, por definicin, independiente y sistemtica y estas caractersticas estn estrechamente relacionadas con los siguientes principios de auditora:

Independencia La base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditora. Los auditores son independientes de la actividad auditada, no estn parcializados y no tienen conflictos de intereses. Los auditores mantienen un estado mental objetivo durante todo el proceso de auditora, para asegurar que los hallazgos y conclusiones se basarn solamente en evidencias. Evidencia La base racional para llegar a conclusiones de auditora confiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico. La evidencia de la auditora es verificable. Se basa en muestras de informacin disponible, ya que una auditora se realiza durante un perodo de tiempo limitado y con recursos limitados. El uso apropiado del muestro est muy relacionado con la confianza que se puede tener en las conclusiones de las auditoras. La orientacin presentada en los numerales restantes de esta norma se basa en los principios establecidos anteriormente.

5.

Gestin de un programa de auditora

5.1 Generalidades Una organizacin que necesite realizar auditoras debera implementar y gestionar un programa de auditora efectivo. El propsito de un programa es planear el tipo y nmero de auditoras, e identificar y suministrar los recursos necesarios para realizarlas. El programa de auditora puede incluir auditoras con una variedad de objetivos. Dependiendo del tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin por auditar, el programa de auditora puede incluir una, algunas o muchas auditoras, y auditoras conjuntas y combinadas. Una organizacin puede establecer ms de un programa de auditora. La alta gerencia de la organizacin debera conceder la autoridad para dirigir el programa de auditora. Los responsables de dirigir el proceso de auditora deberan: a) Establecer los objetivos y extensin del programa de auditora. b) Establecer las responsabilidades, recursos y procedimientos. c) Asegurar la implementacin del programa de auditora. d) Hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditora, y e) Asegurar que se llevan los registros apropiados del programa de auditora. La Figura 1 ilustra la aplicacin del ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar para la gestin de un programa de auditora.

Autoridad para el programa de auditora (5.1)

Definicin del programa de auditora (5.2, 5.3) - Objetivos / extensin - Responsabilidades - recursos - Procedimientos Planear

Implementacin del programa de auditora (5.4, 5.5) - Evaluacin de auditores - Asignacin de equipos auditores - Direccin de las actividades de auditora - Registro Actuar Mejora del programa de auditora

Competencia de los auditores (7) Hacer Actividades de auditora (6)

Seguimiento y revisin del programa de auditora (5.6) - Identificacin de oportunidades de mejora

Verificar

Figura 1. Ilustracin de la aplicacin del ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar, para la gestin de un programa de auditora
NOTA Los nmeros de esta figura y de las siguientes hacen referencia a los numerales correspondientes de esta norma.

Si una organizacin opera sistemas de gestin de la calidad y ambiental, puede decidir que el programa de auditora incluya auditoras combinadas. En este caso, se debera prestar atencin especial a la competencia del equipo auditor. Como parte de sus programas de auditoras, dos o ms organizaciones auditoras pueden cooperar en la realizacin de una auditora conjunta. En este caso, se debera prestar atencin especial a la divisin de responsabilidades, el suministro de recursos adicionales, la competencia adicional necesaria en el equipo de auditora y los procedimientos apropiados. Se debera llegar a un acuerdo sobre estos procedimientos antes de comenzar la auditora.

Ayuda prctica Ejemplos de programas de auditoras La gestin de un programa de auditora incluye la planificacin apropiada, suministro de recursos y establecimiento de procedimientos para realizar auditoras dentro del programa. Algunos ejemplos de programas de auditoras pueden ser: a) Una serie de normas internas que comprendan todo el sistema de calidad de una organizacin para el ao en curso. b) Auditoras de certificacin/registro y de seguimiento realizadas por un organismo de certificacin/registro por tercera parte, a un sistema de gestin ambiental dentro de un perodo de tiempo acordado contractualmente entre el organismo de certificacin y el cliente. c) Auditoras de sistemas de gestin por segunda parte, a los proveedores de productos crticos, por realizar en un lapso de 6 meses.

5.2 Objetivos y extensin del programa de auditora 5.2.1 Objetivos de un programa de auditora Se deberan establecer los objetivos de un programa de auditora, para dirigir la planeacin y realizacin de las auditoras. Estos objetivos se pueden basar en: a) Prioridades de la direccin. b) Intenciones comerciales. c) Requisitos del sistema de gestin. d) Requisitos reglamentarios o contractuales. e) Necesidad de evaluacin de proveedores. f) Requisitos de los clientes. g) Necesidades de las partes interesadas. h) Riesgos potenciales para la organizacin.

Ayuda prctica Ejemplos de objetivos de un programa de auditora Algunos ejemplos de diferentes objetivos de un programa de auditora son: a) Cumplir los requisitos para certificacin con una norma de sistema de gestin. b) Asegurar la conformidad con los requisitos contractuales. c) Obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor.

5.2.2 Extensin de un programa de auditora La extensin de un programa de auditora puede variar y estar influenciada por: a) El alcance, el objetivo y la duracin de cada auditora por realizar. b) La frecuencia de las auditoras por realizar. c) El tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin auditada. d) El nmero, importancia, complejidad, similitud y ubicacin de las actividades por auditar. e) Normas, requisitos reglamentarios y contractuales y otros criterios de auditora. f) Necesidad de acreditacin o certificacin/registro. g) Los resultados de las auditoras previas o una revisin del programa de auditora previo. h) Aspectos lingsticos, culturales y sociales. I) Preocupaciones de las partes interesadas. j) Cambios significativos para una organizacin o sus operaciones. 5.3 Responsabilidades, recursos y procedimientos del programa de auditora

5.3.1 Responsabilidades La responsabilidad de dirigir un programa de auditora se debera asignar a una o ms personas que tengan una comprensin general de los principios de auditora, competencia del auditor y aplicacin de tcnicas de auditora. Tambin deberan poseer habilidades gerenciales y conocimiento tcnico y del negocio pertinentes a las actividades por auditar. Las personas a quienes se asigne la responsabilidad de dirigir el programa de auditora, deberan: a) Definir, implementar, hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditora.
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b) Identificar y suministrar los recursos para el programa de auditora. 5.3.2 Recursos Al identificar los recursos para el programa de auditora, se deberan considerar: a) Los recursos financieros necesarios para el desarrollo, implementacin, gestin y mejora de las actividades de auditora. b) Las tcnicas de auditora. c) Los procesos para lograr y mantener la competencia de los auditores, y mejorar el desempeo de estos. d) La disponibilidad de los auditores y expertos tcnicos que posean la competencia apropiada para los objetivos del programa de auditora particular. e) La duracin de las auditoras. f) El tiempo de desplazamiento, el alojamiento y otras necesidades durante la realizacin de la auditora. 5.3.3 Procedimientos Se deberan establecer procedimientos de auditora, que incluyeran: a) Planificar y programar las auditoras. b) Asegurar la competencia de los auditores y de los lderes del equipo auditor. c) Seleccionar los equipos auditores adecuados. d) Realizar las auditoras. e) Realizar las acciones complementarias de la auditora. f) Llevar registros del programa de auditora. g) Hacer seguimiento del desempeo y mejora del programa de auditora. 5.4 Implementacin del programa de auditora La implementacin de un programa de auditora debera incluir: a) Comunicar el programa de auditora a las partes pertinentes. b) Coordinar y programar las auditoras y otras actividades del programa de auditora. c) Establecer y mantener un proceso para la evaluacin inicial de los auditores y la evaluacin progresiva de las necesidades de formacin y desarrollo profesional continuado de los auditores, de acuerdo con los numerales 7.6 y 7.5. d) Asegurar la asignacin de los equipos auditores.

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e) Suministrar los recursos requeridos para los equipos auditores. f) Asegurar la realizacin de las auditoras de acuerdo con el programa de auditora. g) Asegurar el control de registros de las actividades de auditora. h) Asegurar la revisin y aprobacin de los reportes de auditora y asegurar su distribucin al cliente de la auditora y a las dems partes especificadas. i) Asegurar las acciones complementarias de la auditora, si son aplicables.

5.5

Registros del programa de auditora

Se deberan mantener registros para demostrar la implementacin del programa de auditora y deberan incluir: a) Los registros de auditora individuales, tales como: - Planes de auditora. - Reportes de auditora. - Reportes de no conformidades, y - Reportes de acciones correctivas y preventivas b) Los resultados de la revisin del programa. c) Los registros del personal de auditora, tales como: Evaluacin del auditor. Seleccin del equipo auditor, y Formacin.

Los registros se deberan conservar y controlar con la seguridad apropiada. 5.6 Seguimiento y revisin de los programas de auditora

Se debera hacer seguimiento a la implementacin del programa de auditora y se debera revisar a intervalos apropiados, para evaluar si sus objetivos se han cumplido y para identificar oportunidades de mejora. El seguimiento se debera llevar a cabo utilizando indicadores de desempeo que midan, por ejemplo: - La capacidad de los equipos auditores para implementar el plan de auditora. - La conformidad con los programas y cronogramas de la auditora. - La retroalimentacin de los clientes de la auditora, de los auditados y de los auditores.
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- El tiempo empleado para cerrar las acciones correctivas del programa de auditora. Este revisin del programa de auditora debera considerar, por ejemplo: a) Los resultados y tendencias del seguimiento. b) La conformidad con los procedimientos. c) La evolucin de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. d) Los registros de auditora. e) Las prcticas de auditora alternativas o nuevas. f) La coherencia entre los equipos de auditora. Los resultados de las revisiones del programa de auditora pueden conducir a acciones correctivas o preventivas y a la mejora del programa de auditora. 6 Actividades de auditora

6.1 Generalidades Este numeral presenta una gua acerca de cmo dirigir y realizar una auditora de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental. La figura 2 proporciona una visin general de las actividades de auditora como se describen en este numeral.

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Inicio de la auditora (6.2) Nombramiento del lder del equipo auditor Definicin de objetivos, alcance y criterios Determinacin de la viabilidad de la auditora Conformacin del equipo auditor Establecimiento del contacto inicial con el auditado

Revisin de documentos (6.3) Revisin de los documentos del sistema de gestin pertinentes, incluidos registros y determinacin de su conveniencia.

Preparacin de actividades de auditora en el sitio (6.4) - Preparacin del plan de auditora - Asignacin de trabajo al equipo auditor - Preparacin de documentos de trabajo

Realizacin de actividades de auditora en el sitio (6.5) - Realizacin de reunin de apertura - Comunicacin durante la auditora - Funciones y responsabilidades de los guas y observadores - Recoleccin y verificacin de informacin - Generacin de hallazgos de auditora - Preparacin de las conclusiones de la auditora - Realizacin de la reunin de cierre

Preparcin, aprobacin y distribucin del reporte de auditora (6.6) - Preparacin del reporte de auditora - Aprobacin y distribucin del reporte de auditora

Terminacin de la auditora (6.7) - Retencin de documentos - Finalizacin de la auditora

Realizacin de actividades complementarias a la auditora (6.8)

Figura 2. Visin general de las actividades de auditora

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Al finalizar una auditora pueden llevarse a cabo acciones complementarias de la auditora. Estas acciones no se consideran como parte de la auditora, a menos que estn incluidas en el plan de auditora. 6.2 Iniciacin de la auditora

6.2.1 Nombramiento del lder del equipo auditor Las personas responsables de dirigir el programa de auditora deberan nombrar el lder del equipo auditor para la auditora especfica. Cuando se realiza una auditora conjunta, es importante que las organizaciones de auditora lleguen a un acuerdo con relacin a las responsabilidades especficas de cada organizacin, antes de comenzar la auditora, particularmente acerca de la autoridad del lder del equipo nombrado para la auditora.

6.2.2 Definicin de los objetivos, alcance y criterio de la auditora Dentro de los objetivos generales de un programa de auditora, una auditora debera estar basada en objetivos, alcance y criterios documentados. Los objetivos de la auditora los debera definir el cliente de la auditora. El alcance y los criterios de la auditora se deberan definir entre el cliente de la auditora y el lder del equipo auditor, de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora. Cualquier cambio en los objetivos, alcance o criterios se debera acordar por las mismas partes. Los objetivos de la auditora definen lo que se va a lograr con dicha auditora. Los objetivos de una auditora pueden incluir: a) Determinacin del grado de conformidad del sistema de gestin del auditado, o partes de l, con los criterios de la auditora. b) Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin para asegurar el cumplimiento con los requisitos reglamentarios y contractuales. c) Evaluar la eficacia del sistema de gestin para cumplir los objetivos especificados, o d) Identificar reas de mejora potencial del sistema de gestin. El alcance de la auditora describe la extensin y lmites de la auditora en trminos de localizacin fsica, unidades organizacionales, actividades y procesos por auditar, y el perodo de tiempo cubierto por la auditora. Los criterios de la auditora pueden incluir las polticas, procedimientos, normas, leyes y regulaciones, requisitos del sistema de gestin, requisitos contractuales o cdigos de conducta del sector industrial/comercial. Cuando se realiza una auditora combinada, es importante que el lder del equipo auditor asegure que los objetivos, alcance y criterios de la auditora, y la composicin del equipo auditor, son apropiados para la naturaleza de la auditora combinada. 6.2.3 Determinacin de la viabilidad de la auditora

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Las personas responsables de dirigir el programa de auditora deberan determinar la viabilidad de la auditora, teniendo en cuenta los siguientes factores: a) Informacin suficiente y apropiada para planificar la auditora. b) Disponibilidad de la cooperacin adecuada del auditado. c) Disponibilidad de tiempo y recursos adecuados. Cuando la auditora no sea viable, las personas responsables del programa de auditora deberan proponer una alternativa al cliente de la auditora, en consulta con el auditado. 6.2.4 Conformacin del equipo auditor Cuando se ha declarado que la auditora es viable, se debera conformar un equipo auditor, teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditora. Cuando solamente hay un auditor, ste debera realizar todos los deberes aplicables de un lder del equipo auditor. Las personas responsables de dirigir el programa de auditora y/o el lder del equipo auditor, en consulta con el cliente, y si es necesario, con el auditado, deberan identificar los recursos necesarios. Una vez decidido el tamao y composicin del equipo auditor, se debera considerar lo siguiente: a) Los objetivos de la auditora, alcance, criterios y duracin estimada de la auditora. b) La competencia general del equipo auditor, necesaria para lograr los objetivos de la auditora. c) Los requisitos de los organismos de acreditacin/certificacin, segn el caso. d) La necesidad de asegurar la independencia del equipo auditor, en relacin con las actividades por auditar, y de evitar conflictos de intereses. e) La capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar efectivamente con el auditado y trabajar conjuntamente. f) El idioma de la auditora y la comprensin de las caractersticas sociales y culturales del auditado, ya sea gracias a las propias habilidades del auditor o mediante la ayuda de un experto tcnico. El proceso de asegurar la competencia general del equipo auditor debera incluir los siguientes pasos: 1) Identificar el conocimiento y las habilidades necesarias para lograr los objetivos de la auditora. 2) Seleccionar los miembros del equipo auditor, de manera que todo el conocimiento y habilidades estn presentes en el equipo auditor. El numeral 7.6 describe un proceso para la evaluacin de la competencia de los auditores que se puede usar para la seleccin del equipo auditor.

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Si los auditores del equipo auditor no renen el conocimiento y habilidades necesarias, estos se pueden conseguir mediante la inclusin de expertos tcnicos. Los expertos tcnicos deberan operar bajo la direccin de un auditor. Tanto el cliente como el auditado pueden solicitar el reemplazo de miembros particulares del equipo de auditora por motivos razonables, con base en los principios de auditora descritos en el numeral 4. Estos motivos se deberan comunicar al lder del equipo auditor y a las personas responsables de dirigir el programa de auditora, quienes deben tomar decisiones en cuanto al reemplazo de los miembros del equipo. Algunos ejemplos de motivos razonables pueden ser situaciones que involucran conflictos de intereses (por ejemplo que un miembro del equipo auditor haya sido empleado del auditado o le haya suministrado servicios de consultora) y comportamiento anterior no tico. 6.2.4 Establecimiento del contacto inicial con el auditado El contacto inicial con el auditado puede ser informal o formal, y se debera establecer por las personas responsables de dirigir el programa de auditora, o por el lder del equipo auditor. El propsito del contacto inicial es: a) Establecer canales de comunicacin. b) Suministrar informacin sobre el tiempo propuesto y la conformacin del equipo de auditora. c) Solicitar acceso a documentos pertinentes, incluidos registros. d) Determinar las reglas de seguridad en el sitio aplicables. e) Hacer los arreglos para la auditora. f) Llegar a un acuerdo mutuo sobre la necesidad de personas acompaantes tales como observadores o guas para el equipo de auditora.

6.3

Revisin de documentos

Antes de las actividades de auditora en el sitio, la documentacin del auditado debera ser revisada para determinar la conformidad del sistema con los criterios de la auditora. La documentacin puede incluir documentos y registros pertinentes del sistema de gestin, y reportes de auditora anteriores. La revisin debera tener en cuenta el tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin, y los objetivos y alcance de la auditora. Puede ser necesaria una visita preliminar al sitio, para tener una visin general adecuada de la informacin disponible. Si el lder del equipo auditor considera que la informacin es inadecuada, debera informar al cliente de la auditora, a las personas responsables de dirigir el programa de auditora y al auditado. No se deberan gastar ms recursos en la auditora sino hasta que se resuelvan estos problemas. 6.4 Preparacin de las actividades de auditora en el sitio 6.4.1 Preparacin del plan de auditora

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El lder del equipo auditor debera preparar un plan de auditora para suministrar la informacin necesaria para el equipo auditor, el auditado y el cliente de la auditora. El plan debera facilitar la programacin y la coordinacin de las actividades de auditora. La cantidad de detalles suministrados en el plan de auditora reflejan el alcance y complejidad de la auditora. Por ejemplo, los detalles pueden ser diferentes entre las auditoras inicial y las siguientes, y tambin entre las auditoras internas y externas. El plan de auditora debera ser suficientemente flexible para permitir cambios, como por ejemplo en el alcance de la auditora, que pueden llegar a ser necesarios a medida que progresan las actividades en el sitio. El plan de auditora debera incluir o describir: a) Los objetivos de la auditora. b) Los criterios de la auditora y cualquier documento de referencia. c) El alcance, incluida la identificacin de las unidades organizacionales y funcionales y los procesos por auditar. d) Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de auditora en el sitio. e) El tiempo y duracin esperados para las actividades de auditora en el sitio, incluidas reuniones con la gerencia del auditado y las reuniones del equipo auditor. f) La asignacin de los recursos apropiados a las reas crticas de la auditora. El plan de auditora tambin debera incluir, segn el caso: h) La identificacin del representante del auditado para la auditora. i) El idioma de trabajo y de presentacin de reportes de la auditora, cuando sea diferente del idioma del auditor y/o auditado. j) Los tpicos del reporte de auditora (incluido cualquier mtodo de clasificacin de no conformidades), formato y estructura, fecha esperada de su entrega y distribucin. k) Arreglos logsticos (desplazamiento, instalaciones en el sitio, etc.) l) Aspectos relacionados con la confidencialidad. Cuando se realiza una auditora conjunta, el lder del equipo nombrado para la auditora debera especificar los mtodos de comunicacin con el auditado, cmo se va a realizar la auditora, y la preparacin y distribucin del reporte de auditora. El cliente de la auditora debera revisar y aceptar el plan de auditora, y dicho plan se debera presentar al auditado antes de comenzar las actividades de auditora en el sitio. Cualquier objecin presentada por el auditor se debera resolver entre el lder del equipo auditor, el auditado y el cliente de la auditora. Cualquier plan de auditora revisado se debera acordar entre las partes antes de continuar con la auditora.

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6.4.2 Asignacin de trabajo al equipo auditor El lder del equipo auditor, en consulta con el equipo auditor, debera asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad de auditar procesos especficos del sistema de gestin, funciones, sitios, reas o actividades. Estas asignaciones deberan tener en cuenta la necesidad de independencia, competencia y uso efectivo de recursos por parte del auditor, al igual que las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en formacin y expertos tcnicos. Se pueden hacer cambios en las asignaciones de trabajo a medida que progresa la auditora, para asegurar el logro de los objetivos de sta. Los miembros del equipo auditor deberan revisar la informacin pertinente relacionada con sus asignaciones de auditora, y preparar los documentos necesarios para dichas asignaciones. 6.4.3 Preparacin de documentos de trabajo Los documentos de trabajo los debera preparar y usar el equipo auditor con propsitos de referencia y registro de los procedimientos de la auditora, y pueden incluir: a) Listas de verificacin y planes de muestreo para la auditora. b) Formatos para registro de informacin, tales como evidencia de soporte, hallazgos de la auditora y registros de las reuniones. El uso de las listas de verificacin y formatos no debera restringir el alcance de las actividades de la auditora que pueden cambiar como resultado de la informacin recolectada durante la auditora. Los documentos de trabajo, incluidos los registros que resultan a partir de su uso, se deberan retener, al menos hasta finalizar la auditora. La retencin de documentos despus de finalizar la auditora se describe en el numeral 6.7.1. Los documentos que contienen informacin confidencial o patentada se deberan proteger adecuadamente en todo momento por parte de los miembros del equipo de auditora.

6.5

Realizacin de actividades de auditora en el sitio

6.5.1 Realizacin de la reunin de apertura Se debera llevar a cabo una reunin de apertura con la gerencia del auditado, o en donde sea apropiado, con las personas responsables de las funciones o procesos por auditar. El propsito de una reunin de apertura es: a) Revisar el plan de auditora. b) Presentar un breve resumen de cmo se realizarn las actividades. c) Confirmar los canales de comunicacin. d) Brindar una oportunidad para que el auditado haga preguntas.

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Ayuda prctica Reunin de apertura En muchos casos, por ejemplo en auditoras internas en una organizacin pequea, la reunin de apertura puede consistir en comunicar que se est realizando una auditora y en explicar la naturaleza de sta. Para otras situaciones relacionadas con la auditora, la reunin debera ser formal y se deberan llevar registros de asistencia. La reunin debera estar presidida por el lder del equipo auditor. Los siguientes aspectos se deberan considerar en una reunin de apertura, segn el caso: a) Presentacin de los participantes, incluido un perfil de sus funciones. b) Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de la auditora. c) Confirmacin del cronograma de la auditora y otras medidas pertinentes con el auditado, tales como la fecha y la hora de la reunin de cierre, cualquier reunin interina entre el equipo auditor y la gerencia del auditado, y cualquier cambio de ltima hora. d) Los mtodos y procedimientos que se van a usar para realizar la auditora, incluido notificar al auditado que la evidencia de auditora ser solamente una muestra de la informacin disponible y que por lo tanto es un elemento de incertidumbre en la auditora. e) Confirmacin de enlaces de comunicacin formales entre el equipo auditor y el auditado. f) Confirmacin del idioma que se va a usar durante la auditora. g) Confirmacin de que durante la auditora se mantendr informado al auditado del progreso de la auditora. h) Confirmacin de que hay disponibilidad de los recursos e infraestructura necesarios para el equipo auditor. i) Confirmacin de aspectos relacionados con la confidencialidad. j) Confirmacin de los procedimientos pertinentes de seguridad en el trabajo, de emergencia y de seguridad para el equipo auditor. k) Confirmacin de la disponibilidad, funciones e identidad de los guas. l) El mtodo de presentacin de reportes, incluida cualquier clasificacin de no conformidades. m) Informacin acerca de las condiciones en las cuales se puede terminar una auditora. n) Informacin acerca de cualquier sistema de apelacin en cuanto a la realizacin o resultados de la auditora.

6.5.2 Comunicacin durante la auditora

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Dependiendo del alcance y complejidad de la auditora. Puede ser necesario hacer arreglos formales en cuanto a comunicacin durante la auditora. El equipo auditor debera reunirse peridicamente para intercambiar informacin, evaluar el progreso de la auditora y reasignar trabajo entre los auditores, segn se requiera. Durante la auditora, el lder del equipo auditor debera comunicar peridicamente el estado de la auditora y cualquier inquietud al auditado y al cliente de la auditora, segn el caso. La evidencia recogida en la auditora, que sugiera un riesgo inmediato y significativo (por ejemplo: de seguridad, ambiental o de calidad), debera reportarse sin demora al auditado, y segn el caso, al cliente de la auditora. Cuando la evidencia de auditora disponible indique que los objetivos de la auditora no se pueden alcanzar, el lder del equipo auditor debera reportar las razones al cliente de la auditora y al auditado, para determinar la accin apropiada, Esta accin puede incluir la reconfirmacin del plan de auditora, la terminacin de la auditora o un cambio en los objetivos de la auditora y/o alcance de la auditora. Cualquier necesidad de cambio en el alcance de la auditora que pueda llevar a ser evidente a medida que progresan las actividades de auditora en el sitio, debera ser revisado y aprobado por el cliente de la auditora, y segn el caso, por el auditado. Cualquier inquietud acerca de un aspecto externo al alcance de la auditora se debera observar y reportar al lder del equipo auditor, para su posible comunicacin al cliente de la auditora y al auditado. 6.5.3 Funciones y responsabilidades de los guas y observadores Los guas y observadores pueden acompaar al equipo de auditora pero no son parte de l. No deberan influenciar ni interferir con la realizacin de la auditora. En donde se asignan guas, deberan brindar asistencia al equipo de auditora y actuar a solicitud del lder del equipo auditor. Sus deberes pueden incluir: a) Establecer contactos y citas para las entrevistas. b) Arreglar las visitas a partes especficas del sitio u organizacin. c) Asegurar que los miembros del equipo auditor conozcan y respetan las reglas concernientes a los procedimientos de seguridad en el sitio. Los guas tambin pueden atestiguarla auditora en nombre del auditado. A solicitud del auditor, los guas pueden aclarar o ayudar a recolectar informacin correcta. 6.5.4 Recoleccin y verificacin de la informacin La Figura 3 proporciona una visin general del proceso de recoleccin de informacin para llegar a conclusiones de la auditora.

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Fuentes de informacin

Recoleccin mediante muestreo apropiado

Informacin

Verificacin

Evidencia de auditora

Evaluacin contra los criterios de auditora

Hallazgos de la auditora

Revisin

Conclusiones de las auditoras

Figura 3. Visin general del proceso de recoleccin de informacin para llegar a conclusiones de auditora La informacin pertinente a los objetivos, alcance y criterios de la auditora, incluida la informacin pertinente a las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos se debera recolectar mediante el muestreo apropiado durante la auditora y se debera verificar. La evidencia de auditora se debera verificar como tal.
NOTA La evidencia de auditora se basa en las muestras de informacin disponible. Por lo tanto, existe un elemento de incertidumbre en auditora, y las personas que acten con base en las conclusiones de la auditora deberan tener conocimiento de esta incertidumbre.

Los mtodos de recoleccin de informacin incluyen: a) Entrevista. b) Observacin de actividades.

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c) Revisin de documentos. Ayuda prctica Fuentes de informacin y realizacin de entrevistas Las fuentes de informacin seleccionadas pueden variar de acuerdo con el alcance y complejidad de la auditora y pueden incluir: a) Entrevistas con empleados y otras personas. b) Observacin de actividades, y de las condiciones y medio de trabajo circundante. c) Documentos, tales como la poltica, objetivos, planes, procedimientos, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos, pedidos, etc. d) Registros, como por ejemplo los de inspeccin, actas de reuniones, reportes de auditora, registros de programas de seguimiento, y resultados de mediciones. e) Resmenes de datos, anlisis e indicadores de desempeo. f) Registros de la base de los programas de muestreo del auditado pertinentes y los procedimientos para asegurar el control de calidad de los procesos de muestreo y medicin. g) Registros de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentacin de los clientes y dems informacin pertinente de partes externas y clasificacin de proveedores. h) Bases de datos computarizadas y sitios en la red. Las entrevistas son uno de los medios de recoleccin de informacin ms importantes y se deberan llevar a cabo de una manera adaptada a la situacin y a la persona entrevistada. Sin embargo, el auditor debera considerar lo siguiente: a) Las entrevistas se deberan realizar con personas de diferentes niveles y funciones que realizan actividades o tareas dentro del alcance de la auditora. b) La entrevista se debera realizar durante las horas de trabajo normales y en el sitio de trabajo normal de la persona entrevistada. c) Se debe procurar que la persona entrevistada se sienta cmoda antes de comenzar la entrevista. d) Se debera explicar la razn de la entrevista y las notas que se tomen durante sta. e) Las entrevistas se pueden iniciar solicitndole a la persona que describa su trabajo. f) Se deberan evitar las preguntas que predispongan las respuestas (preguntas capciosas). g) Los resultados de la entrevista se deberan resumir y revisar con la persona entrevistada. h) Se debera agradecer a las personas entrevistadas por su participacin y 6.5.5 Generacin de los hallazgos de la auditora cooperacin.
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La evidencia de la auditora se debera evaluar contra los criterios de la auditora, para generar los hallazgos de la auditora. Los hallazgos de la auditora pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora y/o identificar una oportunidad de mejora. El equipo de auditora se debera reunir lo necesario para revisar los hallazgos de auditora en etapas apropiadas durante la auditora. Las conformidades se deberan resumir para indicar lugares, funciones, procesos o requisitos que fueron auditados. Si se incluyeron en el plan de auditora, tambin se deberan registrar los hallazgos de conformidad en las auditoras individuales y su evidencia de soporte. Tambin se deberan registrar las no conformidades y su evidencia de soporte. Las no conformidades se pueden clasificar y se deberan revisar con el representante de la auditora apropiado. El propsito de la revisin es obtener reconocimiento de que la auditora es precisa y que se entiende cules son las no conformidades. Se debe intentar al mximo resolver cualquier divergencia de opiniones concerniente a la evidencia y/o hallazgos de la auditora, y se deberan registrar los puntos no resueltos. 6.5.6 Preparacin de las conclusiones de la auditora El equipo auditor se debera reunir antes de la reunin de cierre, para: a) Revisar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin recolectada durante la auditora, contra los objetivos de la auditora. b) Acordar las conclusiones de la auditora teniendo en cuenta la incertidumbre en sta. c) Preparar recomendaciones, si se especifican en los objetivos de la auditora. d) Discutir las acciones complementarias de la auditora, si es apropiado. Ayuda prctica Conclusiones de la auditora Las conclusiones de la auditora pueden tratar aspectos tales como: a) La extensin de la conformidad del sistema de gestin con los criterios de la auditora. b) La implementacin y mantenimiento efectivos del sistema de gestin. c) La capacidad del proceso de revisin de gestin para asegurar la conveniencia, suficiencia y eficacia del sistema de gestin. Las conclusiones de la auditora pueden conducir a recomendaciones relativas a mejoras, relaciones la reunin de cierre 6.5.7 Realizacin de comerciales, certificacin o registro o futuras actividades de auditora. Se debera realizar una reunin de cierre para presentar los hallazgos de la auditora y las conclusiones de manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y acordar, si es apropiado, el perodo de tiempo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas. Entre los participantes en la reunin de cierre se deberan encontrar el auditado y tambin el cliente de la auditora y otras partes. Si es
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necesario, el lder del equipo auditor debera notificar al auditado sobre situaciones encontradas en la auditora, que podran menoscabar la confianza que se puede tener en las conclusiones de la auditora. Por ejemplo, en muchos casos, en auditoras internas en una organizacin pequea, la reunin de cierre puede consistir en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditora. En otras situaciones de auditora, la reunin debera ser formal, y se deberan llevar actas y registros de asistencia. La reunin, presidida por el lder del equipo auditor, se debera realizar con la gerencia del auditado y las personas responsables de las funciones auditadas. Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos y/o conclusiones de la auditora, entre el equipo auditor y el auditado, se debera discutir y en lo posible, resolver. Si no se resuelve, ambas opiniones se deberan registrar. Si as se especifica en los objetivos de la auditora, se deberan presentar recomendaciones para mejoras. Se debera hacer nfasis en que las recomendaciones no son obligatorias. 6.6 Preparacin, aprobacin y distribucin del reporte de auditora

6.6.1 Preparacin del reporte de auditora El lder del equipo auditor debera ser el responsable de la preparacin y contenido del reporte de auditora. El reporte de auditora debera proporcionar un registro completo, exacto, conciso y claro de la auditora. El reporte de auditora debera incluir o hacer referencia a lo siguiente: a) Los objetivos de la auditora. b) El alcance de la auditora, particularmente la identificacin de las unidades organizacionales y funcionales o los procesos auditados y el perodo de tiempo abarcado. c) La identificacin del cliente de la auditora. d) La identificacin de los miembros del equipo auditor. e) Las fechas y lugares en donde se realizaron las actividades de auditora en el sitio. f) Los criterios de la auditora. g) Los hallazgos de la auditora. h) Las conclusiones de la auditora. El reporte de auditora tambin debe incluir o hacer referencia a los siguientes aspectos, segn sea pertinente:

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i) El plan de auditora. j) La lista de representantes del auditado. k) Un resumen del proceso de auditora, que incluya los obstculos encontrados que pueden menoscabar la confianza que se tenga en las conclusiones de la auditora. l) Confirmacin de que se han cumplido los objetivos de la auditora dentro del alcance de la auditora, de acuerdo con el plan de auditora. m) Las reas no incluidas, aunque estn dentro del alcance de la auditora. n) Las opiniones divergentes no resueltas, entre el equipo de auditora y el auditado. o) Recomendaciones para mejora, si se especifican en los objetivos de la auditora. p) Planes de acciones complementarias acordados. q) Una declaracin de la naturaleza confidencial del contenido. r) La lista de distribucin del reporte de auditora. 6.6.2 Aprobacin y distribucin del reporte de auditora El reporte de auditora se debera emitir dentro del perodo de tiempo acordado. Si esto no es posible, se deberan comunicar al cliente de la auditora las razones de este retraso y se debera acordar una nueva fecha para su emisin. El reporte de auditora debera estar fechado, revisado y aprobado como se defina en los procedimientos del programa de auditora. Posteriormente, el reporte de auditora se debera distribuir a los receptores destinados por el cliente de la auditora. El reporte de auditora es propiedad del cliente de la auditora y se debera respetar y proteger apropiadamente la confidencialidad, por parte de los miembros del equipo auditor y los receptores del reporte. 6.7 Terminacin de la auditora

6.7.1 Retencin de documentos Los documentos concernientes a la auditora se deberan retener o destruir, mediante acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora y requisitos reglamentarios y contractuales aplicables. A menos que lo exija la ley, el equipo auditor y las personas responsables de dirigir el programa de auditora no deberan revelar el contenido de los documentos, cualquier informacin obtenida durante la auditora, o el reporte de auditora, a ninguna otra parte, sin la aprobacin explcita del cliente de la auditora, y cuando sea apropiado, la aprobacin del auditado. Si se exige revelar el contenido de un documento de auditora, se debera informar lo ms pronto posible al cliente de la auditora y al auditado.

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6.7.2 Finalizacin de la auditora La auditora est completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditora y el reporte de auditora aprobado ha sido distribuido. 6.8 Realizacin de actividades complementarias a la auditora

Las conclusiones de la auditora pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y de mejora, segn el caso. Estas acciones no se consideran parte de la auditora y usualmente las realiza el auditado dentro de un perodo de tiempo acordado. El auditado debera mantener informado al cliente de la auditora acerca de el estado de estas acciones, segn sea apropiado. El cumplimiento y eficacia de la accin correctiva se deberan verificar de acuerdo con un procedimiento apropiado. Esta verificacin puede ser parte de una auditora posterior.
NOTA Los objetivos del programa de auditora pueden incluir actividades complementarias por parte del equipo auditor. Estas actividades se considera que agregan valor, al hacer uso de la experiencia de los miembros del equipo auditor. En estos casos, se debera tener cuidado para mantener la independencia en actividades de auditora posteriores.

7. 7.1

Competencia de los auditores Generalidades

La confianza y la seguridad en el proceso de auditora dependen de la competencia del personal que realiza la auditora. Para llegar a ser auditor, una persona debera: - Poseer los atributos personales esbozados en el numeral 7.3. - Demostrar capacidad para aplicar el conocimiento y habilidades necesarios para realizar las auditoras esbozadas en el numeral 7.2. Educacin, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditora son los medios por los cuales una persona adquiere el conocimiento apropiado y habilidades para llegar a ser un auditor. Tambin son indicadores de competencia. Parte del conocimiento y habilidades son comunes para los auditores de sistemas de gestin de la calidad y ambiental y algunos son especficos para los auditores de la disciplina individual. El numeral 7.2.1 trata sobre el conocimiento y habilidades que se aplican tanto a auditores de sistemas de gestin de la calidad como a los de sistemas de gestin ambiental, el numeral 7.2.2 trata sobre el conocimiento adicional y las habilidades que se aplican a los lderes del equipo auditor, el numeral 7.2.3 comprende aquellas reas que se aplican solamente a auditores de sistemas de gestin de la calidad, y el numeral 7.2.4 comprende aquellas reas que se aplican nicamente a auditores de sistemas de gestin ambiental. Los numerales 7.2.1, 7.2.3 y 7.2.4 se aplican a los auditores que trabajan en ambos sistemas, de calidad y ambiental. El concepto de competencia se ilustra en la Figura 4.

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Competencia

Calidad Conocimientos y habilidades especificos en calidad (7.2.3) Conocimientos y habilidades genricos (7.2.1)

Ambiental Conocimientos y habilidades ambientales especificos (7.2.4)

Educacin

Experiencia formacin laboral del auditor (7.4) Atributos personales (7.3)

Experiencia en auditoras

Figura 4. Concepto de competencia Este numeral tambin describe un proceso para evaluar auditores y lderes de equipos auditores, al igual que el desarrollo profesional y mantenimiento de la competencia. El proceso de evaluacin comprende cuatro pasos principales, que son: a) Identificar los tipos y niveles de conocimiento y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditora (7.6.3). b) Establecer identificadores de educacin, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditora (7.6.4). c) Seleccionar el mtodo de evaluacin apropiado (7.6.5). d) Completar la evaluacin comparando los resultados contra los indicadores identificados (7.6.6).

7.2

Conocimiento y habilidades

7.2.1 Conocimiento y habilidades genricos de los auditores de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental Los auditores de sistemas de gestin de la calidad/ambiental deberan poseer conocimiento y habilidades en las siguientes reas: a) Principios, procedimientos y tcnicas de auditora, para posibilitar que el auditor seleccione los que son apropiados para diferentes auditoras, y asegurar que las

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auditoras se realizan de manera coherente y sistemtica. Un auditor debera estar en capacidad de: - Aplicar los principios, procedimientos y tcnicas de auditora. - Planificar y organizar el trabajo efectivamente. - Realizar la auditora oportunamente. - Priorizar y enfocarse en aspectos importantes. - Recolectar informacin mediante entrevistas, escuchando y observando, y revisando documentos, incluidos los registros. - Verificar la exactitud de la informacin recolectada. - Confirmar la suficiencia y conveniencia de la evidencia de la auditora, para corroborar los hallazgos de la auditora y las conclusiones. - Evaluar los factores que puedan afectar la fiabilidad de los hallazgos de la auditora y las conclusiones. - Entender la conveniencia y las consecuencias de usar tcnicas de muestreo. - Registrar las actividades de auditora a travs de documentos de trabajo. - Preparar reportes de auditora que sean claros y concisos. - Mantener la informacin confidencialmente. - Comunicar efectivamente, ya sea mediante las habilidades lingsticas personales o con la ayuda de un intrprete competente. b) Documentos del sistema de gestin y de referencia, para posibilitar que el auditor comprenda el alcance de la auditora y aplique los criterios de la auditora. El conocimiento y habilidades deberan incluir: - Aplicacin de los sistemas de gestin en diferentes organizaciones. - Interaccin entre los componentes del sistema de gestin. Normas del sistema de gestin de la calidad o ambiental, procedimientos aplicables u otros documentos del sistema de gestin usados como criterios de auditora.

- Diferencias entre los documentos de referencia, y su prioridad. - Sistemas de informacin y tecnologa para el manejo, autorizacin, distribucin y control de documentos, datos y registros. c) Situaciones organizacionales, para posibilitar que comprenda el contexto operacional de la organizacin. El conocimiento y habilidades en estas reas deberan incluir: - Tamao, estructura, funciones y relaciones organizacionales.

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- Procesos generales del negocio y terminologa relacionada. - Hbitos culturales y sociales del auditado. d) Leyes y reglamentaciones aplicables, y otros requisitos pertinentes a la disciplina, para posibilitar que el auditor conozca los requisitos que se aplican a la organizacin auditada y trabaje de acuerdo con ellos. El conocimiento y habilidades en esta rea deberan comprender lo siguiente, segn sea aplicable: - Contratos y convenios. - Mano de obra, seguridad en el lugar de trabajo y condiciones laborales. - Actividades, productos y servicios. - Tratados y convenios internacionales. - Medio ambiente

7.2.2 Conocimiento y habilidades genricos de los lderes del equipo auditor Los lderes de un equipo auditor deberan tener conocimiento adicional y habilidades en cuanto a liderazgo en auditora, para posibilitar que el equipo de auditora realice la auditora de una manera eficiente y eficaz. El conocimiento y habilidades en esta rea deberan incluir: - Planificacin de la auditora y uso efectivo de recursos durante la auditora. - Representacin del equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado. - Organizacin y direccin de los miembros del equipo auditor. - Direccin del equipo auditor para obtener las conclusiones de la auditora. - Prevencin y resolucin de conflictos. - Preparacin y terminacin del reporte de auditora. 7.2.3 Conocimiento y habilidades especficos para los auditores del sistema de gestin de la calidad Los auditores del sistema de gestin de la calidad deberan tener conocimiento y habilidades en: a) Mtodos y tcnicas relacionados con la calidad, para posibilitar que el auditor examine los sistemas de gestin de la calidad y genere hallazgos y conclusiones de auditora. El conocimiento y habilidades en esta rea deberan incluir: - Terminologa de calidad. - Principios de gestin de calidad y su aplicacin.

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- Herramientas de gestin de calidad y su aplicacin (por ejemplo: control de procesos estadsticos, modo de falla y anlisis de efectos, etc.). b) Productos, incluidos los servicios y procesos operacionales, para posibilitar que el auditor comprenda el contexto tecnolgico en el cual se realiza la auditora. El conocimiento y habilidades en esta rea deberan incluir: - Terminologa especfica del sector. - Caractersticas tcnicas de los procesos y productos, incluidos los servicios. - Procesos y prcticas especficas del sector.

7.2.4 Conocimiento y habilidades especficas de los auditores de sistemas de gestin ambiental Los auditores de los sistemas de gestin ambiental deberan tener conocimiento y habilidades en: a) Mtodos y tcnicas de gestin ambiental, para posibilitar que el auditor examine los sistemas de gestin ambiental y genere hallazgos de auditora y conclusiones apropiados. El conocimiento y habilidades en esta rea deberan incluir: Terminologa ambiental. Principios de gestin ambiental y su aplicacin. Herramientas de gestin ambiental (tales como evaluacin de aspecto/impacto ambiental, evaluacin del ciclo de vida, evaluacin del desempeo ambiental, etc.).

b) Ciencia y tecnologa ambiental, para posibilitar que el auditor comprenda las relaciones fundamentales entre las actividades humanas y el medio ambiente. El conocimiento y habilidades en esta rea deberan incluir: El impacto de las actividades humanas sobre el medio ambiente. El medio ambiente (aire, agua, tierra). El manejo de los recursos humanos (combustibles fsiles, agua, flora y fauna). La interaccin de los ecosistemas. Los mtodos generales de proteccin ambiental. Las tcnicas de seguimiento y medicin

c) Los aspectos tcnicos de las operaciones, para posibilitar que el auditor comprenda la interaccin de las actividades, productos, servicios y operaciones del auditado, con el medio ambiente. El conocimiento y habilidades en esta rea deberan incluir: Terminologa especfica del sector. Los aspectos ambientales e impactos de las actividades, productos y servicios. Los mtodos para evaluar la importancia de los aspectos ambientales.
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Las caractersticas crticas de los procesos operacionales, productos y servicios. Las tcnicas de seguimiento y medicin. Las tecnologas para prevencin de la contaminacin.

7.3

Atributos personales

Los atributos personales contribuyen al desempeo exitoso de un auditor. Un auditor debera ser: a) tico: justo, veraz, sincero, honesto y discreto. b) De mente abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos. c) Diplomtico: posee tacto en el trato con las personas. d) Buen observador: informado en forma constante y activa de los alrededores fsicos y actividades. e) Perceptivo: consciente instintivamente y capaz de entender y adaptarse a situaciones. f) Verstil: capaz de adaptarse a situaciones diferentes. g) Tenacidad: persistente, enfocado en lograr objetivos. h) Decisivo: llega a conclusiones oportunas con base en razonamiento y anlisis lgico. i) Confiado en s mismo: acta y funciona independiente mientras interacta efectivamente con los dems.

7.4 Educacin, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditora 7.4.1 Auditor Para adquirir la experiencia necesaria para llegar a ser auditor, una persona debera: a) Haber terminado un nivel educativo suficiente que le permita la adquisicin de conocimiento y habilidades definidas en el numeral 7.2. b) Experiencia laboral en una posicin tcnica, gerencial o profesional que involucra el ejercicio de criterio, resolucin de problemas y comunicacin con otro personal gerencial o profesional, clientes y/u otras partes interesadas. Parte de la experiencia laboral debera ser en la posicin en la cual las actividades emprendidas contribuyen al desarrollo de conocimiento y habilidades en: El campo de gestin de la calidad para auditores de sistemas de gestin de calidad, y
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El campo de gestin de la calidad para auditores de sistemas de gestin ambiental.

c) Formacin como auditor, que contribuya al desarrollo del conocimiento y las habilidades descritas en el numeral 7.2.1. La formacin la pueden brindar personas de la misma organizacin o una organizacin externa. d) Experiencia de auditora en las actividades de auditora descritas en el numeral 6. La experiencia de auditora general debera abarcar todo el proceso de auditora y toda la norma de sistema de gestin de la calidad o ambiental. Esta experiencia se debera haber obtenido bajo la supervisin y orientacin de un lder del equipo auditor en la misma disciplina. Este entrenamiento en el trabajo debera ser actual. 7.4.2 Lder del equipo auditor Antes de asumir la responsabilidad de liderar un equipo auditor, un auditor debera adquirir experiencia actuando como auditor lder, para desarrollar el conocimiento y habilidades descritos en el numeral 7.2.2. Esta experiencia se debera obtener bajo la supervisin y orientacin de otro auditor que sea competente como lder de equipos auditores. 7.4.3 Auditores que auditan tanto sistemas de gestin de calidad como de gestin ambiental Los auditores de sistemas de gestin de la calidad o ambiental que desean llegar a ser auditores en la segunda disciplina deberan: a) Poseer la formacin y experiencia laboral necesaria para adquirir el conocimiento y habilidades para la segunda disciplina, y b) Haber realizado auditoras que comprenden todo el sistema de gestin en la segunda disciplina, bajo la supervisin y orientacin de un auditor que sea competente como lder de un equipo auditor en la segunda disciplina. Los lderes del equipo auditor en una disciplina no deberan llegar a ser lderes de equipo auditor en la segunda disciplina, sino hasta cumplir con a) y b). 7.5 Mantenimiento y mejora de la competencia

7.5.1 Desarrollo profesional continuo El desarrollo profesional continuo tiene que ver con el mantenimiento y mejora del conocimiento, habilidades y atributos personales. Esto se puede lograr a travs de varios medios, como por ejemplo experiencia laboral adicional, formacin, estudios privados, entrenamiento, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades pertinentes. Los auditores deberan demostrar un desarrollo profesional continuo. Las actividades de desarrollo profesional continuo deberan tener en cuenta los cambios en las necesidades del individuo y la organizacin, la prctica de la auditora, las normas y otros requisitos. 7.5.2 Mantenimiento de la capacidad de auditar

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Los auditores deberan mantener y demostrar su capacidad para auditar, a travs de su participacin continua en auditoras de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. 7.6 Evaluacin del auditor

7.6.1 Etapas de la evaluacin La evaluacin de los auditores ocurre en las siguientes etapas diferentes: La evaluacin inicial de las personas que desean convertirse en auditores como parte de un programa de auditora. La evaluacin adicional de la competencia de un auditor ocurre como parte del proceso de seleccin del equipo auditor, descrito en el numeral 6.2.4. Evaluacin continuada del desempeo del auditor, para identificar las necesidades de mantenimiento y mejora del conocimiento y habilidades como parte del proceso de evaluacin del auditor.

La evaluacin inicial y continua de los auditores y de los lderes de los equipos auditores se debera planear, implementar y registrar de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora, para obtener un resultado que sea objetivo, coherente, justo y confiable. El proceso de evaluacin debera identificar las necesidades de formacin y otras necesidades de mejora de habilidades. La figura 5 ilustra la relacin entre la evaluacin inicial de un auditor, la seleccin del equipo auditor, el desarrollo profesional continuado, el mantenimiento de la capacidad de auditar y el proceso continuo de evaluacin de auditores.

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Inicio

Desarrollo posterior

Evaluacin inicial (7.6.2)

No se cumplen indicadores

Se cumplen indicadores Desempeo adecuado

Evaluacin continuada del desempeo (7.6)

Auditor

Necesario desarrollo posterior

Mantenimiento de la competencia (7.5)

Seleccin del equipo auditor (6.2.4)

Auditora (6)

Figura 5. Etapas de la evaluacin 7.6.2 Evaluacin del proceso de evaluacin El proceso de evaluacin comprende cuatro pasos principales, que son: a) Identificacin de los tipos y niveles de conocimiento y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditora (7.6.3). b) Establecimiento de indicadores de educacin, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditora (7.6.4). c) Seleccin del mtodo de evaluacin apropiado (7.6.5). d) Finalizacin de la evaluacin mediante la comparacin de los resultados contra indicadores identificados (7.6.6). La figura 6 ilustra los pasos en el proceso de evaluacin inicial. Este proceso tambin se puede usar para realizar la evaluacin continuada de los auditores, y para la seleccin del equipo auditor.
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Inicio

Identificacin del conocimiento y habilidades apropiados para satisfacer las necesidades del programa de auditora (7.6.3)

Un ejemplo del conocimiento y habilidades necesarios para un programa de auditora se encuentra en la tabla 3, columnas 1 y 2

Establecimiento de indicadores de educacin, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditorias (7.6.4)

En la tabla 1 se presenta un ejemplo de los indicadores que un organismo de certificacin / registro puede usar cuando selecciona personal para ser auditores En la tabla 3, columna 3, se presenta un ejemplo de indicadores para un programa de auditora interna

Seleccin del mtodo de evaluacin apropiado (7.6.5, tabla 2)

En la tabla 3, columna 4, se presentan ejemplos de mtodos de evaluacin usados en un programa de auditora interna.

Realizacin de la evaluacin y comparacin de los resultados contra los indicadores, habilidades y conocimientos identificados (7.6.6)

Las personas que no satisfacen los criterios pueden necesitar formacin adicional, experiencia de trabajo, etc.

Figura 6. Proceso de evaluacin inicial 7.6.3 Establecimiento de los niveles apropiados de conocimiento y habilidades Las organizaciones deberan identificar los tipos y niveles de conocimiento y habilidades apropiados para las necesidades de su programa de auditora (vase el ejemplo en la Tabla 3). El tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin. Los objetivos y extensin del programa de auditora. Los requisitos de certificacin, registro y acreditacin. La funcin del proceso de auditora en la gestin de la organizacin. El nivel de confianza requerido en el programa de auditora, y
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La complejidad del sistema de gestin.

7.6.4 Establecimiento de indicadores de educacin, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditora La organizacin debera establecer los indicadores de educacin, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditora, que se espera que brinden los tipos y niveles de conocimiento identificados de acuerdo con el numeral 7.6.3 (vase tambin el ejemplo de la Tabla 3). La Tabla 1 ilustra los indicadores de educacin, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditora, que pueden aplicar las organizaciones que realizan auditoras internas o externas. Estos indicadores no son apropiados en todas las circunstancias. En algunos casos, se necesitan indicadores ms altos, y en otros son apropiados indicadores ms bajos. Para auditores que realizan auditoras de certificacin o auditoras de complejidad similar, estos deberan ser los indicadores mnimos. Tabla 1. Ilustracin de los indicadores de educacin, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en auditora
Auditor Educacin Educacin secundaria (vase la nota 1) 5 aos (vase la nota 2) Al menos dos aos del total de 5 aos Auditor en ambas disciplinas Nada adicional Lder de equipo auditor Nada adicional

Experiencia laboral total Experiencia laboral en el campo de gestin de la calidad o gestin ambiental Formacin de auditor

Nada adicional 2 aos en la segunda disciplina (vase la nota 3)

Nada adicional Nada adicional

Experiencia como auditor

24 horas de formacin Nada adicional en la segunda disciplina (vase la nota 4) 4 auditoras 3 auditoras completas 3 auditoras completas completas y no y no menos de 15 y no menos de 15 menos de 20 das das de experiencia das de experiencia de experiencia de como auditor en la como auditor, en la auditor como auditor segunda disciplina funcin de un lder de en formacin equipo auditor Las auditoras Las auditoras deberan estar Las auditoras deberan estar terminadas durante deberan estar terminadas durante los dos ltimos aos terminadas durante los ltimos tres aos consecutivos. los dos ltimos aos. consecutivos.

40 horas de formacin como auditor

NOTA 1 La educacin secundaria es la parte del sistema educativo nacional que viene despus de la etapa primaria o elemental, y que termina antes de entrar a la universidad o a una institucin educativa similar. NOTA 2 El nmero de aos de experiencia laboral se puede reducir en un ao si la persona ha culminado estudios posteriores a la secundaria apropiados.

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NOTA 3 La experiencia de trabajo en la segunda disciplina puede ser simultnea a la experiencia laboral en la primera disciplina. NOTA 4 La formacin en la segunda disciplina tiene como fin adquirir conocimiento de las normas, leyes, regulaciones, principios, mtodos y tcnicas pertinentes.

7.6.5 Mtodos de evaluacin La evaluacin la puede realizar una persona o un panel que use uno o ms de los mtodos seleccionados de la Tabla 2. Al usar la Tabla 2, se debera observar que: Los mtodos esbozados representan una variedad de opciones y no se pueden aplicar en todas las situaciones. La confiabilidad de los diversos mtodos esbozados puede ser diferente. Tpicamente, se debera usar una combinacin de mtodos para asegurar un resultado que sea objetivo, coherente, justo y confiable.

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Tabla 2. Mtodos de evaluacin Mtodo de evaluacin Revisin de los registros Objetivos Verificar los conocimientos del auditor Ejemplos Anlisis de registros de educacin, formacin, empleo y experiencia de auditora Entrevistas personales y telefnicas.

Entrevistas

Observacin

Revisin posterior a la auditora

Evaluar atributos personales, habilidades comunicativas, verificar informacin, comprobar el conocimiento y adquirir informacin adicional. Evaluar los atributos Juego de roles, auditoras personales, el conocimiento con testigos, desempeo y habilidades y su en el trabajo aplicacin. Suministrar informacin en Revisin del reporte de donde no puede ser posible auditora y discusin con o apropiada la observacin colegas, clientes, auditados directa. y con el auditor Evaluar los atributos personales, el conocimiento y habilidades y su aplicacin. Brindar informacin acerca de cmo se percibe el desempeo del auditor. Pruebas orales y escritas, pruebas psicomtricas.

Pruebas

Retroalimentacin positiva y negativa

Encuestas, cuestionarios, referencias personales, testimonios, quejas.

7.6.6 Terminacin de la evaluacin El ltimo paso de la evaluacin es comparar la informacin recolectada sobre la persona, contra los indicadores identificados en el numeral 7.6.4. Cuando una persona no satisface los indicadores, se requieren formacin, trabajo o experiencia de auditora adicionales. Luego de esto, debera haber confirmacin de que se han cumplido los indicadores.

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Tabla 3. Ejemplo de una estructura para evaluacin de auditor en un programa de auditora interna
reas de conocimiento y habilidades 7.2 Procedimientos, procesos tcnicas de auditora Indicador identificado de educacin, experiencia laboral y experiencia en auditora 7.6.4 y Capacidad para realizar una auditora de acuerdo con Haber terminado un curso interno de formacin en procedimientos internos, comunicndose con colegas conocidos auditora. en el sitio de trabajo. Haber realizado tres auditoras como miembro de un equipo de auditora interna. otros Capacidad para aplicar las partes pertinentes del Manual del Haber ledo y comprendido los procedimientos Sistema de Gestin y procedimientos relacionados. pertinentes a los objetivos, alcance y criterios de la auditora. Nivel identificado de conocimiento y habilidades 7.6.3 Mtodos de evaluacin

Revisin de los registros formacin Observacin por colegas.

de

Sistemas de gestin y documentos de referencia

Situaciones organizacionales

Capacidad para describir la estructura y la cultura local de la organizacin y aspectos sobre demarcacin. Leyes, regulaciones y otros Capacidad para entender e identificar la aplicacin de las leyes y requisitos reglamentaciones pertinentes relacionadas con los procesos, productos y/o descargas al medio ambiente. Herramientas y tcnicas Capacidad para describir los mtodos de control de calidad relacionadas con la calidad internos. Capacidad para diferenciar entre los requisitos del Manual de Control de Calidad durante el proceso y en los ensayos finales. Productos, servicios y procesos Capacidad para discutir acerca de los productos, su proceso de operacionales fabricacin, especificaciones y uso final.

Principios y tcnicas de gestin Capacidad para comprender la importancia de la proteccin ambiental ambiental/prevencin de la contaminacin. Ciencia y tecnologa ambiental Capacidad para identificar los mtodos de prevencin de la contaminacin pertinentes a los procesos, productos o servicios. Aspectos tcnicos y ambientales Capacidad para enumerar los aspectos ambientales de la de las operaciones organizacin (por ej: qumicos en uso, sus reacciones entre s, y el impacto potencial sobre el medio ambiente en caso de derramamiento o liberacin). Capacidad para describir los mtodos de proteccin ambiental de la organizacin.

Revisin de los registros de formacin Pruebas Entrevistas Haber trabajado para la organizacin al menos Revisin de los registros de empleo durante un ao. Haber asistido a un curso de formacin en leyes, Revisin de los registros de pertinente a las actividades y procesos que son el formacin tema de esta auditora. Haber recibido formacin en la aplicacin de Revisin de los registros de mtodos de control de calidad. formacin Haber demostrado uso de procesos internos y procedimientos de ensayo finales, en el sitio de trabajo. Haber trabajado en la oficina de planeacin de Revisin de los registros de empleo produccin como funcionario de planeacin de procesos. Haber trabajado en el departamento de servicios. Haber recibido formacin en conciencia ambiental. Revisin de los registros de formacin Haber completado con xito un curso de qumica. Revisin de los registros de educacin Haber completado un curso de formacin interno Revisin de los registros de en almacenamiento, mezcla, uso e impacto formacin, contenido del curso y ambiental de productos qumicos. resultados Haber demostrado el uso de mtodos correctos de almacenamiento, mezcla y uso de productos qumicos en el sitio de trabajo.

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Anexo ZZ (Normativo) Normas internacionales y europeas correspondientes, para las cuales no se dan equivalentes en el texto En el momento de publicacin de esta norma internacional, la edicin del siguiente documento era vlida. Los miembros de ISO e IEC llevan registros de las normas internacionales vlidas actualmente. EN-ISO 9000:2000 ISO 9000:2000, Quality Management Systems- Fundamentals and Vocabulary

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