Aanwijzingen bij het ontwerpen van een visueel management bord

Praktische aanwijzingen bij het ontwerpen van een visueel management bord voor een productie team. Informatie voor en door het team.
2011 Struiksma OTV 06-21220930 http://www.leanworker.nl Uitgebracht onder de leanworker vrije documentatie licentie, versie

De Basis
Wat is het doel ? Wat willen we voorkomen? Wat willen we verbeteren?

Een plus of een min. In beide gevallen een mogelijkheid om te leren.

Meetsysteem. Praktisch, eenvoudig, spreekt aan en wordt gedragen.

Actie of positieve lessen aanpak

Wat hebben we bereikt Wat hebben we kunnen voorkomen Wat hebben we verbeterd

De onderwerpen
De onderwerpen op het bord zijn zaken die het team aanspreken, maar die ook aansluiten bij het bedrijfsdoel en het doel dat de klant voor ogen heeft. De onderwerpen zijn: Veiligheid Los van de formele procedure, is het goed om op het bord een visuele weergave te hebben van onveilige situaties, bijna ongevallen en ongevallen. Hang op het bord een plattegrond van het teamgebied, met daarbij rode prikkertjes. Elke situatie kan door het team op de plattegrond met een prikkertje worden weergegeven.

2011 Struiksma OTV 06-21220930 http://www.leanworker.nl Uitgebracht onder de leanworker vrije documentatie licentie, versie

Kwaliteit Kwaliteit (of gebrek aan kwaliteit) leent zich goed voor weergave in kruisjeslijsten. Maak daarbij onderscheid op het bord, tussen inkomende fouten en team interne fouten. Bij elke soort hoort een andere probleem eigenaar en andere aanpak. Om de ontwikkeling in de tijd te volgen is het goed om van het totaal aantal fouten een lijngrafiek bij te houden. Per week kunnen alle kruisjes opgeteld worden en dat getal wordt in een lijngrafiek gezet. Tijd Tijd staat in dit geval voor; doorlooptijd en leverstiptheid. Voor teams die een veel producten in korte tijd maken ( bijvoorbeeld fabricage van huishoudelijke apparatuur), is doorlooptijd een goede meting. Hoe lang duurt vanaf het moment dat een order bij het team neergezet is, tot het moment van uitleveren. Soms komt dit ook dicht in de buurt van een productiviteitsmeting. Leverstiptheid heeft in dit geval meer te maken met het tijdstip waarop het team zelf de order krijgt, fysiek maar ook op papier. Als het team meer bezig is met producten die in een langere periode worden gemaakt (bijvoorbeeld: complexe niet-standaard of semi-standaard producten), dan valt onder de kop tijd de planning en grip op de voortgang. De planning moet omgezet worden in een visueel, makkelijk te begrijpen document. Op het bord wordt dat document weergegeven en per dag wordt daarop de voorgang weergegeven. Het is belangrijk om in dat geval niet de focus te hebben op het einddoel, maar te werken met tussenliggende doelen. Dus het is beter om per dag een doel te stellen, en daarop te sturen. Onder de kop tijd wordt ook vaak de aanwezigheid van teamleden geplaats. Dat overzicht heeft direct te maken met de planning van het werk.

2011 Struiksma OTV 06-21220930 http://www.leanworker.nl Uitgebracht onder de leanworker vrije documentatie licentie, versie

Kosten / productiviteit Bij de term kosten zullen veel mensen direct denken aan Euros. Op zich logisch, maar niet erg praktisch op de werkvloer. Kosten en productiviteit kunnen goed gemeten worden d.m.v praktische en eenvoudige metingen zoals: Het aantal stappen dat per dag gelopen wordt Het aantal keren dat je op zoek moet naar iets Het aantal keer dat je moet wachten, en hoelang er keer. De tijd die je nodig hebt om een productiehandeling uit te voeren De hoeveelheid producten per tijdseenheid. % overwerk ..

Zoek dus naar zaken die door het team makkelijk zelf gemeten kunnen worden en makkelijk op het bord weergegeven kunnen worden. Verbeteringen / verbeterprojecten Succes en erkenning zijn sterk motiverende factoren. Op het bord is dus ruimte om verbeterprojecten te etaleren en te volgen. Zorg dat er constant 5 a 6 verbeterprojecten lopen, per team. De projecten worden in een eenvoudige stappen planning weergegeven. (Gantt Chart) De planning is onderwerp van het reguliere teamoverleg en de voortgang wordt bijgehouden. Onder deze kop kunnen we ook de 5S verbeterplannen laten vallen, die bijvoorbeeld het gevolg zijn van een audit Ontwikkeling van het team Continu verbeteren betekent ook dat het team zich continu ontwikkelt. Niet in een razend tempo, maar wel gestaag. De productietaken en regelende taken worden benoemd en op een lijst weergegeven. Per taak wordt aangegeven, welk teamlid die taak beheerst. Dat overzicht geeft inzicht in de taakvolwassenheid van het team en de flexibiliteit, en is ook basis voor de ontwikkelplanning. De planning hangt ook op het bord en is onderwerp van het teamoverleg en de voortgang wordt kort-cyclisch bijgehouden. Voorstellen In sommige organisaties wordt het visueel management bord ook gebruikt om voorstellen in te dienen, en de voortgang van behandeling te volgen. Aan 1 klapper hangen dan lege voorstel bladen. Als een voorstel is ingevuld, wordt het rechts daarvan opgehangen. Als de teamleider het voorstel in behandeling neemt gaat weer
2011 Struiksma OTV 06-21220930 http://www.leanworker.nl Uitgebracht onder de leanworker vrije documentatie licentie, versie

een stap naar rechts. Als het uiteindelijk afgehandeld is dan hangt het uiterst rechts, met op het blad de uitslag (in uitvoering door , of afgewezen) Mededelingen van buiten en algemene team info Ruimte voor bijvoorbeeld meldingen van klanten, informatie van het management, Ook kan hier algemene team informatie op staan, zoals vakantierooster, verjaardagen,..

2011 Struiksma OTV 06-21220930 http://www.leanworker.nl Uitgebracht onder de leanworker vrije documentatie licentie, versie