EL COLEGIO DE MICHOACN A.C.

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CMPUTO

CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Prefacio.................................................................................................................................................................................... 3 Misin...................................................................................................................................................................................... 3 Visin ...................................................................................................................................................................................... 3 Planeacin................................................................................................................................................................................ 3 Inventario y adquisiciones....................................................................................................................................................... 4 Asignacin e instalacin.......................................................................................................................................................... 8 Mantenimiento ( interno y externo)......................................................................................................................................... 9 Seguridad................................................................................................................................................................................. 12 Servicios .................................................................................................................................................................................. 15

PREFACIO Con el fin de apoyar el logro de los objetivos y mejorar los servicios del Departamento de Cmputo, se ha instrumentado el presente manual de polticas y procedimientos que tiene como propsito fundamental formalizar los servicios y la normatividad correspondiente para agilizar la solicitud y otorgamiento de los mismos. Asimismo permitir al personal que integra el Departamento de Cmputo, orientar sus actividades siendo ste una gua que les permita conocer la operacin del rea y comprender la importante labor que llevan acabo para apoyar los objetivos de las reas del Colegio. MISIN Coordinar y controlar las actividades relacionadas con el apoyo tcnico general en materia informtica, desarrollo de sistemas, automatizacin de procesos, soporte tcnico de redes y actualizacin permanente en lo relativo a tecnologas de informacin. VISIN Proporcionar atencin de primer nivel a todos los usuarios, asegurando el adecuado funcionamiento de su infraestructura de cmputo y ofreciendo servicios pertinentes para asegurar el uso ptimo de los bienes informticos. Desarrollar proyectos integrales, planear, elaborar e implementar servicios de cmputo y sistematizacin de sistemas.

PLANEACIN Con el fin de que el Departamento de Cmputo, la Coordinacin Administrativa y el Comit de Informtica cuenten con informacin de apoyo para la elaboracin del programa de inversin en materia informtica, as como el dictamen tcnico de los requerimientos de las reas, es necesario que stas enven su Programa de Desarrollo Informtico, en el que se describa la infraestructura informtica instalada, as como sus perspectivas de desarrollo en la materia para el mediano plazo ( anual ), ste deber entregarse a mas tardar el 15 de Noviembre de cada ao.

INVENTARIO Y ADQUISICIONES Inventario Con el propsito de identificar la infraestructura informtica instalada en el COLMICH, el Departamento de Cmputo en colaboracin con el Departamento de Recursos Materiales se responsabiliza de la actualizacin del inventario de los bienes informticos. Si se trata de equipos a dar de alta, el rea de Recursos Materiales deber dar de alta en el sistema y enviar copia de factura o equivalente que demuestre propiedad del equipo.

Bajas Tratndose de equipo a dar de baja, se debern enviar al Departamento de Recursos Materiales los dictmenes tcnicos correspondientes.

Procedimiento de Dictamen de Baja de bienes informticos

Etapas Descripcin Responsable Normas y Requisitos 1. Revisin de Revisa y detecta en la base de datos Departamento de Los dictmenes de baja de bienes se originarn del procedimiento de reportes de fallas de los reportes de fallas de bienes Cmputo reporte de fallas de bienes informticos bienes informticos informticos.

Formatos Base de datos Registro y control de servicios y bienes informticos

Los dictmenes de baja se (Forma 1) elaborarn tambin para los bienes que se encuentran en estado de obsolescencia. 2. Elaboracin de Elabora dictamen tcnico de baja de Departamento de Los dictmenes debern contener Dictamen tcnico de los aspectos tcnicos baja de bienes. Dictamen de baja de bienes informticos, imprime y Cmputo correspondientes. Deber elaborarse entrega original con tres copias a bienes informticos Forma 2 con original y tres copias secretaria general

Autoriza y enva al Departamento Secretara General de Recursos Materiales

Recibe dictamen, sella de recibido Departamento de Se atendrn a lo dispuesto en las normas para la administracin y copia del Departamento de Recursos baja de bienes muebles y en el Cmputo y aplica procedimiento de Materiales manual de integracin. desincorporacin

Cualquier movimiento por parte del Departamento de Cmputo se notificar por escrito al Departamento de Recursos Materiales.

En los meses de junio y diciembre se reportar el inventario de software y hardware de la institucin, con el objeto de cumplir el requerimiento de la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo.

Adquisicin y arrendamiento de bienes y servicios informticos Con el propsito de garantizar la compatibilidad con la infraestructura informtica instalada en el Colegio, todas las adquisiciones de bienes y servicios en materia informtica, quedan sujetas al procedimiento previsto por la Ley Federal de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, previa autorizacin del Comit de Informtica mediante los oficios de dictamen tcnico. Los proyectos de adquisicin por compra o arrendamiento de bienes informticos y servicios, debern ajustarse a lo estrictamente indispensable para el cumplimiento de sus objetivos y contar en el oficio de dictamen tcnico favorable del Comit de Informtica, previo a la solicitud de compra de bienes y contratacin de servicios. Cabe sealar que en lo que respecta a la adquisicin de bienes considerados en el programa de inversin, el Comit de Informtica emitir el dictamen una vez que la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico autorice el oficio de Autorizacin de Inversin Definitiva correspondiente. Toda adquisicin ser realizada en estricto apego a la Ley Federal de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y al Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestacin de Servicios relacionados con bienes muebles, as como en los dems ordenamientos que sobre el particular emitan las dependencias normativas y globalizadoras del Gobierno Federal. En el caso de que se decidiera realizar licitacin pblica para la adquisicin de algn bien o servicio, el Comit de Informtica designar un representante que vigilar exclusivamente los aspectos tcnicos sobre la particular licitacin.

Control de Inventario del Software Es responsabilidad del Departamento de Cmputo el control de las licencias de software, la documentacin que acredite al COLMICH como usuario legal del software, as como asegurarse de contar con el nmero de licencias requeridas. Adems de evitar y prohibir el uso de programas sin licencia por parte del propietario mismo.

Es indispensable por lo tanto, registrar ante el fabricante de software donde se adquiera, con la finalidad de contar con el apoyo, soporte tcnico y estar al da con respecto a actualizaciones o modificaciones que se hagan a los mismos. Cuando un empleado se separe del COLMICH se verificar el software instalado en el equipo; especialmente lo referente a las licencias.

ASIGNACIN E INSTALACIN

Instalacin nicamente el Departamento de Cmputo est autorizado para realizar la instalacin de cualquier tipo de software en los equipos propiedad del COLMICH. Queda estrictamente prohibido a los usuarios instalar cualquier software ajeno al autorizado. Queda estrictamente prohibido a los usuarios instalar juegos y aplicaciones (Freeware) en el equipo de cmputo. Todo software que no cumpla con la poltica establecida ser borrado del equipo en que se encuentre. Tanto los medios de distribucin del software original (discos), las licencias que acreditan al COLMICH como usuario legal, as como los manuales asociados quedarn bajo custodia del Departamento de Cmputo.

MANTENIMIENTO No se autorizar la contratacin de mantenimiento preventivo o correctivo de bienes que sean de la institucin, as como no se dar servicio correctivo o preventivo a bienes que no estn inventariados por el Departamento de Recursos Materiales. Todos los equipos cuentan con un periodo de garanta sealado por el fabricante, durante el cual se deben hacer las reclamaciones al proveedor en caso de fallas. La limpieza interna del equipo y sus componentes debern ser realizadas nicamente por el personal del rea de soporte tcnico. ste se realiza cada 6 meses. Tambin se puede hacer la solicitud bajo el procedimiento de reporte de falla de bien informtico.

Etapas Descripcin Responsable Normas y Requisitos 1.- Reporte de Reportar a travs de un oficio, correo rea solicitante o Los reportes de falla se recibirn de lunes a fallas en bienes electrnico o llamada telefnica la usuario del bien viernes en horario de 8:00 a 3:00 hrs. informtico. falla del bien. informticos. La notificacin deber contener los siguientes datos: Nombre de usuario Departamento o centro Fecha y hora del reporte Descripcin de falla, y justificacin en caso de reportes urgentes

Formatos

Se les dar prioridad a los reportes que justificadamente sean urgentes, los cuales sern atendidos por el Departamento de Cmputo a la brevedad

Recibe y registra el reporte de fallas

Departamento Cmputo

de El Departamento de Cmputo deber Base de datos mantener un registro de reportes en la base Registro de de datos denominada Registro de Servicios servicios

2. Atencin de Recibe reporte, asigna tcnico e indica Departamento de El jefe de departamento ser el responsable reportes de fallas hora y fecha en que debe atender el Cmputo (personas de nombrar al encargado del servicio y en ausencia nombrar un sustituto. Con el fin de autorizadas) reporte dar continuidad a los servicios que presta el rea.

Acude al rea solicitante y revisa el Tcnico bien informtico

El usuario del bien informtico deber estar presente en la fecha y hora que se estableci para atender su reporte de fallas o en su caso designar un responsable En caso de que la falla deba ser atendida por un tcnico externo, el Departamento de Cmputo solicitar el servicio al Departamento de Recursos Materiales.

3. Reparacin de Repara el bien informtico y requisita Tcnico asignado bien el reporte de fallas anotando las actividades que llevo acabo; en caso de no ser reparable se generar el dictamen de baja de bienes.

Entrega al usuario el reporte de los servicios realizados y solicita revisin de su equipo. Revisa el equipo y firma de conformidad el original del reporte de fallas y lo devuelve al tcnico.

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Archiva la copia del reporte de fallas.

Departamento Cmputo

de Los reportes de fallas se conservan en archivos durante 2 aos y 2 aos mas en archivo muerto

El Departamento de Cmputo no har servicios de mantenimiento correctivo ni preventivo de equipos externos al Colegio ya que no cuenta con el personal, las instalaciones y los materiales necesarios para satisfacer estas necesidades.

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SEGURIDAD PLAN DE DESASTRE Y RECUPERACIN

Seguridad de datos El usuario del equipo restringir el acceso a informacin confidencial en su equipo. Cada usuario que tenga claves de acceso en su equipo deber anotarlo en un papel y entregarlo al Departamento de Cmputo en un sobre cerrado y firmado, con su nombre y los datos del equipo. Este sobre slo se abrir en caso de emergencia. Si por algn motivo el usuario cambia su clave de acceso deber actualizar el documento entregado. En caso de que los archivos que utiliza el usuario tengan clave de acceso nica, sta se proporciona solamente al rea de cmputo. En caso de que los archivos de datos cuenten con clave personal, no es responsabilidad de cmputo el restaurar dichas claves, son claves de uso estrictamente de manejo y administracin del usuario que las activ.

Dao fsico o robo En caso de dao fsico o prdida por robo, el responsable del equipo debe reportarlo inmediatamente al Departamento de Recursos Materiales, para seguir con los procedimientos correspondientes.

Recuperacin de datos En caso de falla o error en algn equipo, sistema o medio de almacenamiento, se utilizar el respaldo de informacin a fin de reestablecer el sistema a su estado original de compra.

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Virus Los virus son programas o instrucciones en los disquetes o medios de almacenamiento de los equipos de cmputo; estos programas tienen el objeto de alterar el funcionamiento de un sistema intencionalmente, sus efectos van desde la alteracin de la informacin, destruirla o modificarla, el virus es transmisible entre equipos a travs de la red (Internet) disquetes, cintas, etc. El COLMICH, a travs del Departamento de Cmputo, tiene la obligacin de contar con las licencias necesarias de software antivirus con lo cual es posible minimizar el acceso de virus en los equipos, este software ser actualizado de manera peridica. Es responsabilidad del usuario asegurarse que la informacin recibida a travs de red o disquete no contenga virus. Si algn usuario detecta virus en el equipo asignado, deber reportarlo al rea de cmputo para que se tomen las medidas preventivas y correctivas segn sea el caso.

Para prevenir la infeccin de virus 1. No utilizar software ilegal dentro de los equipos. 2. Verificar los disquetes con el software antivirus instalado para tal fin, recordando que stos pueden ser ms nuevos que el antivirus y pasar desapercibidos.

Responsabilidades Es responsabilidad del usuario contar con respaldo de la informacin que maneja en sus actividades diarias, eso incluye la informacin grabada tanto en su disco como en el espacio particular otorgado en el sistema de red. Es responsabilidad de los usuarios encargados de la operacin, administracin y/o mantenimiento de un sistema departamental o institucional, contar con sus respaldos debidamente actualizados para fines de seguridad.

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Cuando un empleado se separe del COLMICH, el Departamento de Cmputo deber verificar la informacin almacenada por el usuario y depurar del medio de almacenamiento de la misma, as mismo los otros equipos que cuenten con informacin del mismo usuario. Si es necesario copiar, por ser informacin personal, el usuario deber proporcionar algn medio de almacenamiento para dicho fin. No es responsabilidad del Departamento de Cmputo el contar con respaldos de informacin personal de los usuarios.

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SERVICIOS Se debe realizar el siguiente procedimiento en caso de solicitar un servicio especial al Departamento de computo, como son, Desarrollo de base de datos, Transmisin de video por Internet, programacin de Videoconferencia, Digitalizacin de audio y video, en general todo servicio diferente a los de reparacin informtica.

Etapas 1. Solicitud de servicios

Descripcin Solicita a travs de un oficio o forma de correo electrnico el servicio especial que en materia de informtica se requiera.

Responsable rea solicitante ( Coordinadores, Jefes de Departamento o Investigadores )

Normas y Requisitos Se entiende como servicios especiales en materia de informtica los siguientes: Desarrollo de bases de datos. Adecuaciones adicionales o correcciones a sistemas, bases de datos o programas; Instalar o desinstalar programas Inicializar nuevos equipos Adquisicin de software Transmisiones de video por Internet Videoconferencias En general todo servicio que difiera de reparacin de bienes informticos

Formatos

El departamento de cmputo deber solicitar la adquisicin de software al Departamento de Recursos Materiales.

Las solicitudes debern contar con lo siguiente:

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a) b) c) d) e)

Tipo de servicio Especificaciones detalladas Fecha de solicitud Lugar donde se instalar el servicio Personal con quien se tendr contacto directo para la prestacin de servicio

2. Recepcin de solicitud

Recibe la solicitud de servicios especiales, se registra en la base de datos de registro y control de servicio

Departamento de Cmputo

Base de En todos los casos se registran las Registro de solicitudes de servicios especiales en materia de informtica en la base de registro control de servicios

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