PLAN :

Introduction : 1. Schma relatant les relations entre lensemble des intervenants dans le processus de gestion quotidienne des agences. 2. Diagnostic des procdures de traitement des :
A. Commandes hebdomadaires auprs de lusine. B. Livraisons en provenance de lusine. C. Traitement des commandes : Chargement, pointage, prlvement, consignation, D. Traitement des Retour de marchandises E. Retour Emballages F. Retour Casse et VNC lusine G. Factures davoir H. Versement la banque

3. Journe Type au sein de Lagence CDM RABAT : 4. Conclusions : ANNEXES

Diagnostic des procdures de traitement 1) Commandes hebdomadaires auprs de lusine :

Les agences passent leurs commandes auprs de lusine hebdomadairement, les prvisions des quantits et produits commander se basent sur : Linventaire des disponibilits en stock. Les Stocks en produits mis en promotion. Estimation des ventes moyennes.

Le Bon de commande hebdomadaire est tabli sur un tableau EXCEL et faxe avant midi la veille de la date de livraison (chaque lundi avant midi). Une fois fax le bon de commande est joint au justificatifs denvoi et class dans un classeur rserv cet effet. Dans certains cas un BON DE COMMANDE QUOTIDIENNE est utilis, pour faire face un imprvu, ou pour les commandes des Grandes Surfaces. ** (Bon de commande hebdomadaire et quotidienne en ANNEXES) **

2)

Livraisons en provenance de lusine :

Les livraisons en provenance de lusine se font 7h Chaque matin. Deux agents sont

chargs de contrler les quantits livres ainsi que de superviser les ouvriers lors de la manutention, du dchargement et du pointage des marchandises livres. Ds larrive le chauffeur remet un BON DE LIVRAISON en 3 exemplaires : 1 original classer dans les archives de lagence 2 cachet et retourn lusine pour accuser rception.

Toute entres ou sorties de Vins ou demballage est systmatiquement justifie par la saisie sur le Systme afin dditer un tirage qui accompagnera le dossier comportant les deux bons de livraisons cachets lusine Ce dossier est sign par les superviseurs du dchargement et par le chauffeur. (minimum deux signataires) Pour le classement de lagence, joindre le BL au Tirage systme.
(Le tirage doit tre vis par lagent de saisie et le contrleur

3)

Traitement des commandes : Chargement, pointage, prlvement, consignation:

A. Rception de la commande : Les Grandes surfaces faxent leurs commandes la veille de la date de livraison Les autres Clients transmettent leurs commandes directement au vendeur/livreur ou au commercial B. Vrification des disponibilits en stock : Vrifier la disponibilit en stock des produits commands C. Bon de prlvement manuel : Remplir manuellement le bon de prlvement conformment aux commandes reues ou transmises par Vendeur/Livreur. D. Manutention, pointage et contrle des produits chargs : Les ouvriers procdent la manutention et au chargement des produits livrer dans les vehicules, sous le contrle du superviseur (magasinier ou autre) qui pointe la marchandise rellement charge abord. E. Validation du bon de prlvement : Aprs pointage et vrification des produits et quantits charges, le bon de prlvement doit tre sign par au moins 2 personnes : - Le Vendeur/Livreur. - Superviseur du chargement. F. Saisie sur Systme du bon de prlvement : Une fois Valid, le bon de prlvement doit tre saisi sur le systme par le

responsable. G. Edition de la facture (B.L) : Pour les Clients Grandes Surfaces Des factures/ B.L sont dites en plusieurs exemplaires (voir dtails dans chapitre : procdures de facturation GS) Pour les autres clients le vendeur tabli des factures manuelles qui seront saistes leurs tours sur le systme ds le retour des vendeurs. H. Edition facture de gratuit, Dotation ou bon de consignation, le cas chant : Dans le cas normal les gratuits sont mentionnes dans la facture de vente. Mais dans des cas particuliers En cas de livraison de gratuit ou de dotation particulire une facture dite nulle est tablie pour justifier la sortie du stock.

I. Validation de lensemble des informations saisies sur le systme par agent charg de la clture quotidienne du systme. A la fin de chaque journe, aprs la saisie de lensemble des donnes (prlvement, retour, reprises, caisse, encaissement ..) un contrle minutieux est fait par le responsable avant de clturer le systme

4) Traitement des retours