Prevencin de Fraude / Integridad Institucional

Ernesto Carrasco
Head Office Colombia

www.kroll.com

PERFIL CORPORATIVO KROLL

Kroll

Lder Global en Investigaciones, Inteligencia de Negocios y Consultora de Riesgos

Kroll es pionero en el tema de Investigacin de Fraude y Consultora de Riesgos Mas de 35 aos de experiencia Kroll es el lder global en la industria, con los estndares ticos mas altos, capacidad en un

mayor numero de pases y recursos multidisciplinarios 27 pases, 55 oficinas y 3,000 consultores

6 oficinas en Latinoamrica y el Caribe Miami Sao Paulo Buenos Aires Ciudad de Mxico Bogot Islas del Caribe Conocimiento Local con Experiencia Global abogados, periodistas, contadores, financieros, economistas, politlogos y tcnicos en

sistemas

Kroll

Nuestra especialidad reside en abordar reas de riesgo menos controlables

Alta capacidad de control

Operaciones Tecnologa de la informacin Finanzas

Cumplimiento regulatorio Riesgo interno Litigios Seguridad, Entorno poltico Fraude, Corrupcin Prcticas comerciales desleales Socio, Competidor, Mercado Economa Riesgo externo

Baja capacidad de control

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RIESGOS DE FRAUDE Y CORRUPCIN EN LA ORGANIZACIN

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Situacin Actual
Colombia ha logrado grandes avances en temas econmicos y de seguridad durante los

ltimos aos, lo que genera un nivel de optimismo en el pas y liderazgo en la regin.

Esto en gran medida obedece a la apertura de negocios e inversiones. El Banco

Mundial hace referencia a 7 reas regulatorias que reform Colombia para la apertura:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Facilit apertura de empresas. Mejor el acceso al crdito. Agiliz el comercio fronterizo. Fortaleci la proteccin de los inversionistas. Simplific los permisos de construccin. Simplific el registro de propiedades. Simplific el pago de impuestos.

Esto lleva grandes ventajas para la economa, pero as mismo, puede generar riesgos que si no son controlados oportunamente dan lugar a que surjan temas de corrupcin.

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Situacin Actual
En la ltima encuesta de Fraude realizada por The Economist Intelligence Unit y Kroll, los empresarios colombianos mostraron una mayor preocupacin por el riesgo de fraude en comparacin con los ltimos aos. Esta preocupacin se refleja en los siguientes datos:

- 85% de los encuestados dijo haber sido vctima de un fraude en

sus empresas u organizaciones.

- 89% dijo sentirse ms expuesto al riesgo de fraude.

- Y el 95% afirm estar dispuesto a invertir en medidas de

prevencin.

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Situacin Actual
En la misma encuesta sobre fraude, empresarios en Latinoamrica respecto de tipologas de fraude consideraron:

45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 2009

Kroll 7

39% 31% 27% 21% Robo activos Fsicos Robo Informacin

Corrupcin
Fraude Comercial

Situacin Actual
Comparativo 2008 -2009 por sectores:

Incremento de afectacin para el sector financiero.

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Situacin Actual
Los servicios financieros son los ms afectados en trminos de cuanta de los fraudes:

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Cmo mitigar los riesgos de fraude?

El riesgo de fraude tiene un impacto tanto econmico como de reputacin, siendo ste

ltimo ms difcil de percibir, medir y recuperar, especialmente en industrias como la de servicios financieros donde la confianza es un factor crtico para un cliente.
Basados en nuestra experiencia, creemos que una efectivo plan de Integridad Institucional

requiere de:
Reforma integral y multi-dimensional para incluir a las diferentes instancias de

direccin y control elevando el tema al ms alto nivel. Formulacin de una poltica especialmente enfocada a los delitos de gran impacto. Establecer una amplia coalicin en contra de cualquier actividad de amenaza con todas las reas de intereses, incluyendo proveedores y tomadores de decisin. Evaluacin permanente de nuevas modalidades de riesgo y nuevas tipologas de fraude. Implementacin de recursos y mecanismos para detectar, denunciar, investigar, procesar y comunicar. Dar seguimiento al xito y el progreso del programa mediante la definicin de ndices de medicin y mtricas de resultados. Apoyar a las reas ms vulnerables o susceptibles a fraude.

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Cmo crear una cultura de prevencin

PROGRAMA DE INTEGRIDAD Y TRANSPARENCIA

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Integridad Institucional

La empresa privada ha generado una cultura sobre compliance o cumplimiento, normas que provienen de los Estados Unidos, y que apoyan las funciones de control interno o auditora. Sin embargo, esta normatividad es insuficiente para detectar y prevenir temas de fraude. Un programa para poder atacar el fraude debe ser corporativo, transversal y dinmico. Debe comprometer a las instancias directivas ms altas e irradiarse en todo la organizacin.

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Integridad Institucional
Un programa de lucha contra el fraude -o en su connotacin positiva de Integridad Institucional- debe estar concebido como una estrategia que permita minimizar el riesgo de fraude, busca concientizar a todos los empleados y crear una cultura de Cero Tolerancia.

La estrategia de integridad debe considerar: 1. El diseo de un programa que cubra toda la organizacin o sombrilla: Estructura, competencias y funcionamiento de las diferentes reas. Capacidad de deteccin e investigacin. Tratamiento transparente.

2. Capacitacin y desarrollo dirigido a todo el personal de la organizacin.

3. Continuidad, anlisis y seguimiento para identificar nuevas prcticas en materia de prevencin de fraude.

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Establecimiento de Objetivos
Qu es fraude y a quin le corresponde mitigarlo.

Definiciones
Cultura de Integridad Institucional.

Visin

Estrategia

Implementar una poltica de prevencin de fraude.

Metas

Especficas, alcanzables, medibles y realistas.

Plan de Trabajo

Plan detallado sobre el trabajo que se necesita realizar y cmo debe organizarse. Cunto tiempo ser requerido para cumplir con las metas establecidas. Programa de entrenamiento y capacitaciones para las unidades que directamente estn relacionadas con el tema.

Programa

Programa de Entrenamiento

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1. Evaluacin / Diagnstico

La evaluacin se centra en dos reas principales:

Evaluar de manera inicial el mbito de funciones crticas en la organizacin

Anlisis de Probabilidad/Importancia de los riesgos

Para la evaluacin inicial se realiza un anlisis comparativo en relacin con las mejores polticas o prcticas internacionales: Dnde estamos para dnde vamos. Esta gestin de puntos comparativos ayuda a identificar los procesos y actividades ms vulnerables al fraude.

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2. Programa para una Conciencia tica

La concientizacin es una herramienta esencial para abordar el tema

de integridad y requiere:
La importancia generada por la alta gerencia Comunicacin a nivel institucional

Lnea tica

Poltica de Cdigo de tica Programa de induccin

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Sesiones de capacitacin

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3. Programa de Prevencin
El programa de prevencin debe cumplir los requerimientos especficos

establecidos por la institucin.

La adaptacin de los programas requiere las siguientes medidas preventivas

como parte integral de un sistema de alerta:

Verificacin de antecedentes previos a contratacin y descripcin de funciones

Informes de Incidentes

Lnea tica

Control para autoevaluaci n

Estrategias dinmicas

Entrevistas

Declaracin anual por escrito

Campaas para sensibilizar

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4. Deteccin
Las herramientas ms efectivas en la deteccin de fraude son las siguientes:

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5. Respuesta
Un plan de respuesta debe asegurar que la institucin u organizacin:
Cuente con polticas y prcticas para protegerse contra el fraude. Comunique al personal sus polticas y prcticas sobre Integridad Institucional mediante una declaracin formal por escrito. Prepare un Informe Anual sobre fraude y gestin de riesgos. Lleve a cabo verificaciones peridicas a terceros a fin de determinar si se han presentado conductas nuevas o sospechosas. Desarrolle y mantenga controles efectivos para la prevencin del fraude, incluyendo capacitaciones. Lleve a cabo investigaciones exhaustivas y rpidas en caso de fraude de manera objetiva y transparente. Tome las medidas legales y/o disciplinarias adecuadas contra los autores directos e indirectos por conductas ilegales.

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METODOLOGA

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Metodologa Kroll
La metodologa que utiliza Kroll en un proyecto de Integridad Institucional se extiende a los riesgos internos de la organizacin y los externos que tienen injerencia en la misma.
Fraud Profile Deposition (FPD). Declaracin del Perfil del Fraude.
FACTOR DINMICO

Consecuencias de Fraude Mtodos de Fraude Indicadores de Fraude

FRAUDE Incentivo / Presin Nivel Perfil Fraude

El Detonador
Actitud / El Mitigante Racionalizacin
/ Actitud

FACTOR HUMANO

Oportunidad

FACTOR ESTTICO

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Metodologa Kroll
Una empresa debe revisar riesgos de distinta ndole:

Interno: propio organizacin

Riesgo Interno

de

la

Econmico: derivado de la actividad de la organizacin

Riesgo Econmico

Empresa

Riesgo Natural

Natural: aquel que no depende de la organizacin pero que tiene que lidiar con este

Externo: del entorno o por agentes fuera de la organizacin

Riesgo Externo

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Metodologa Kroll

Cualquier estrategia que pretenda implementar una organizacin para la prevencin de fraude, o Integridad Institucional, debe considerar tres factores claves para cada accin o control empresarial:

Los procesos de la organizacin: estratgicos, fundamentales y de soporte. Las personas: estableciendo perfiles acordes a las funciones y responsabilidades que desempean en la organizacin. Los Sistemas: que son la base de la operacin y las herramientas fundamentales del da a da de toda empresa.

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Validacin de procesos
El Fraude es una actividad que se manifiesta a partir de las vulnerabilidades que tiene una empresa en sus procesos.

Para contrarrestar el riesgo de fraude es necesario hacer una aproximacin sobre los procesos estratgicos y fundamentales de cada organizacin, como por ejemplo:
Polticas y procedimientos de seguridad. Polticas de seguridad de la informacin. Perfiles de las personas involucradas en los procesos. Revisin de procedimientos internos, pruebas de cumplimiento y

segregacin de funciones. Anlisis del manual de cumplimiento y su aplicacin en la empresa, as como muestreo de procesos de alto riesgo.

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Algunos ejemplos de riesgos de fraude en el sector Financiero

Kroll ha realizado a diferentes compaas de bolsa trabajos de prevencin e investigacin de fraude, citamos algunos ejemplos de riesgos que se desprenden de la operacin:
-

Falta de control de la informacin. En empresas de bolsa es un factor crtico controlar informacin personal, empresarial y financiera de clientes. En la prctica se ha logrado identificar un inadecuado manejo de la informacin de los clientes. Seguridad en la informacin. Es importante revisar y actualizar polticas de seguridad de la informacin. El mercado de Bolsa exige un alto nivel de agilidad y de eficiencia, que en ningn momento puede traducirse en desconocer los procesos y procedimientos de control en el back office, para evitar que se aumenta el riesgo operacional de las empresas. Se ha logrado identificar prcticas de servicio al cliente que generan alto riesgo operativo (ejemplo: transacciones a favor de terceros para evitar 4x1.000). La capacitacin y concientizacin en el personal interno de la organizacin en temas de fraude es muy poca o inexistente.

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GRACIAS

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