Proyecto Mutic Las Tic en Las Pymes

PROYECTO MUTIC
LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN (TIC) EN LAS PYME

MADRID, 22 DE FEBRERO DE 2.005
En colaboracin con:
Plan de Consolidacin y Competitividad de las Pyme
En la nueva sociedad empresarial, desconcentrada e interconectada, van perdiendo significado los trminos de grande, pequea y mediana empresa, porque el triple ingrediente de creatividad, informacin y tecnologas de la informacin, hace que cualquier empresa pueda abordar, trabajando en red, retos de cualquier envergadura.
(Carlos Tirado en La PYME del siglo XXI. Tecnologas de la Informacin, Mercados y Organizacin Empresarial. Fundesco, 1995)
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Las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en las PYME
INDICE
INDICE ................................................................................................... 3 SUMARIO ................................................................................................ 6 INTRODUCCIN ...................................................................................... 8 LA INFORMACIN COMO ACTIVO EMPRESARIAL .................................. 10 LA PROBLEMTICA DE LAS PYME.......................................................... 12 SITUACIN ACTUAL............................................................................. 12 EVOLUCIN DE LAS TECNOLOGAS....................................................... 14 TELECOMUNICACIONES ....................................................................... 14 INFORMTICA..................................................................................... 15 LAS TIC Y LA EMPRESA: BENEFICIOS.................................................... 18 GESTIN DE LOS PROCESOS (ERP) ....................................................... 18 CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LA DOCUMENTACIN .............................. 19 CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LOS DATOS. TOMA DE DECISIONES.......... 20 CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS ........................................... 20 INTERCONEXIN CON PROVEEDORES .................................................... 20 TRANFERENCIA DE FICHEROS............................................................... 21 COMUNICACIN INTERNA .................................................................... 21 COMUNICACIN EXTERNA: NUEVOS CANALES DE DISTRIBUCIN ............. 22 LAS TIC COMO NUEVAS OPORTUNIDADES DE NEGOCIO ....................... 23 EMPRESA DESCENTRALIZADA (GROUPWARE) ......................................... 23 EMPRESA VIRTUAL (OUTSOURCING)...................................................... 24 TELETRABAJO (SOHO) ......................................................................... 25
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NEGOCIO ELECTRNICO (E-BUSINESS) ..................................................25 IMPLEMENTACIN DE LAS TIC EN LA EMPRESA.................................... 29 PLANIFICACIN Y DIMENSIONADO DEL SISTEMA .....................................29 SEGURIDAD DE LA INFORMACIN ..........................................................31 CALIDAD DE LA RED.............................................................................32 ACLARANDO EQUVOCOS Y QUITANDO MIEDOS ................................... 34 SEGURIDAD EN INTERNET.....................................................................34 SISTEMAS INFORMTICOS ....................................................................35 BUENAS PRCTICAS EN LAS EMPRESAS................................................ 38 EJERCICIOS PRCTICOS DEL USO DE LAS TIC EN PYMES DE LA COMUNIDAD DE MADRID...................................................................... 41 SISTEMA INFORMTICO PARA LA MEDIDA DE COSTES ..............................43 SISTEMA INFORMTICO PARA EL CONTROL DE LA PRODUCCIN ................47 SISTEMA INFORMTICO PARA LA GESTIN DE LA CALIDAD Y MEDIOAMBIENTE .................................................................................51 DISEO Y DESARROLLO DE UN PORTAL WEB CORPORATIVO Y DE UNA EXTRANET PARA LA GESTIN DE LOS PROYECTOS CON LOS CLIENTES .......55 DISEO DE UN PORTAL WEB CORPORTATIVO Y SISTEMA INFORMTICO PARA LA GESTIN DE PROYECTOS (INSTALACIONES) ...............................60 SISTEMA INFORMTICO PARA LA GESTIN DE LAS COMPRAS, VENTAS Y LOGSTICA DE ALMACENES ...................................................................65 SISTEMA INFORMTICO PARA LA GESTIN DEL DESMONTAJE, ALMACENAMIENTO, EVALUACIN Y RECICLAJE DE CABLES........................68 SISTEMA DE SEGURIDAD INFORMTICA .................................................72 PORTAL CORPORATIVO EN INTERNET MULTILINGE .................................76 SISTEMA INFORMTICO PARA LA GESTIN DE LA FACTURACIN Y LA CONTABILIDAD....................................................................................80 ANEXO I: PROYECTO MUTIC (UTILIZACIN DE LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES) EN LA COMUNIDAD DE MADRID........................................................................................... 84 ANEXO II: INFORME DIAGNSTICOS SOBRE USO DE LAS TIC EN LAS PYMES DE LA COMUNIDAD DE MADRID ......................................... 86 LIDERAZGO Y ESTRATEGIA ...................................................................89 PERSONAS Y FORMACIN .....................................................................90
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SEGURIDAD Y PROTECCIN DE DATOS .................................................. 92 MANTENIMIENTO ................................................................................ 94 RECURSOS TIC ................................................................................... 95 RESULTADOS EN LAS PERSONAS .......................................................... 97 RESULTADOS EN LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS..................................... 98 RESULTADOS EN LOS PROCESOS .........................................................100 RESULTADOS EN LA CADENA DE VALOR (Clientes y Proveedores) .............101 GESTIN Y RESULTADOS CLAVE ..........................................................103 PUNTUACIONES TOTALES DE LAS EMPRESAS DIAGNOSTICADAS ..............105 D.A.F.O. ...........................................................................................106 ANEXO III: AYUDAS EN EL DESARROLLO DE PROYECTOS CON LAS TIC...................................................................................................... 110 AYUDAS FINANCIERAS........................................................................110 AYUDAS TCNICAS.............................................................................112 PUNTOS DE INFORMACIN..................................................................115 ANEXO IV: TRMINOS Y ACRNIMOS UTILIZADOS............................. 117 BIBLIOGRAFA ................................................................................... 121
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SUMARIO
Mediante el presente documento se trata de mostrar la necesidad por parte de las PYMEs de la Comunidad de Madrid de la Utilizacin de las Tecnologas de la Informacin y de las Comunicaciones (MUTIC, el acrnimo de este ttulo, ha sido precisamente utilizado para denominar el proyecto dentro del cual se ha realizado esta publicacin y que consiste en analizar y promover el uso de las mencionadas tecnologas), as como plantearemos la problemtica y la situacin actual de las PYMEs frente al reto que supone el uso de las citadas tecnologas. Un captulo, el tercero, se ha dedicado a describir la evolucin histrica de las Telecomunicaciones y de la Informtica para entender de una manera sencilla cmo hoy en da estos conceptos son inseparables uno del otro, dando lugar a la Tecnologa de la Informacin y las Comunicaciones (TIC). Aunque la necesidad y las ventajas que supone para la empresa la Utilizacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones estn implcitas en todos los prrafos del documento, se ha considerado conveniente un apartado especfico para el concepto de BENEFICIO inmediato de gestin que ofrecen las TIC a la empresa. Constituye el captulo cuarto. Las nuevas oportunidades de negocio que ofrecen las TIC estn descritas en el quinto captulo. Las consideraciones generales que se han de tener en cuenta al implementar las TIC en la empresa se especifican en el captulo sexto. Adems se ha incluido la presentacin y ventajas obtenidas por la puesta en prctica de diez proyectos de aplicacin de las TIC en diez PYMEs de esta Comunidad Autnoma. La utilidad que se pretende aporten dichos ejemplos a otras empresas no es tanto el poder replicar las mencionadas prcticas, sino el mostrar evidencias de que el uso de las TIC tambin es ventajoso para las PYMEs. No es algo exclusivo de las grandes empresas. Es ms, renegar de las TIC se ha de convertir en una rmora con vistas a la competencia en el mercado con las grandes empresas y con otras PYMEs de otras Comunidades y otros pases de la Unin Europea. Finalmente se han aadido una serie de anexos donde se presenta el Proyecto MUTIC (anexo I), motivo de este documento, datos estadsticos sobre la situacin de las PYMEs en cuanto al uso de las TIC en la Comunidad de Madrid (anexo II) e informacin sobre ayudas financieras y tecnolgicas en la implantacin de mejoras en las empresas madrileas a partir de las TIC (anexo
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III). Por ltimo, el anexo IV incluye los trminos tcnicos, junto a sus definiciones, utilizados en el presente documento. Sealar por ltimo que este informe o publicacin forma parte y ha sido posible gracias al Proyecto MUTIC, ya mencionado, relacionado con la Utilizacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en las PYMEs de la Comunidad de Madrid. Este proyecto ha sido realizado por la Cmara Oficial de Comercio e Industria de Madrid con la finalidad de evaluar la necesidad de estas tecnologas dentro de las PYMEs madrileas y, sobre todo, promover y facilitar su introduccin y empleo como un medio necesario en la mejora de la competitividad de las empresas y del tejido productivo de esta Comunidad. La Cmara Oficial de Comercio e Industria de Madrid ha contado en la realizacin de este proyecto con la colaboracin de la empresa consultora OKyaku Europe Consulting, S.L. El Proyecto MUTIC ha sido parcialmente subvencionado dentro del Plan de Consolidacin y Competitividad de la PYME (PCCP), financiado por el Instituto Madrileo de Desarrollo (IMADE), el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, FEDER.
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INTRODUCCIN
Las nuevas tecnologas de la informacin estn ya plenamente implantadas en la sociedad y resultan imprescindibles en el futuro devenir de la misma. Histricamente la sociedad ha ido continuamente evolucionando. Desde un inicio eminentemente cazador y recolector (paleoltico), pasando a un sistema de produccin exclusivamente agropecuario (neoltico), continuando con la introduccin de la concepcin y elaboracin de productos artificiales (en contraposicin a los naturales que ofrece la naturaleza), inicialmente de forma artesanal para a finales del siglo XVIII comenzar la automatizacin de las actividades productivas (industria). En el siglo XX, tras el importante avance en la electrnica, tiene lugar la revolucin de las comunicaciones y sobre todo la del tratamiento de la informacin, desembocado en una sociedad en la que prima cada vez ms la seleccin, acumulacin y gestin de la informacin. Hasta el punto de que se asume por la globalidad la frase Informacin es Poder. Esta adecuada adquisicin y gestin de informacin cobra ms importancia en entornos competitivos, como es el caso del mundo empresarial. Si hasta ahora tradicionalmente los recursos a gestionar en las empresas se limitaban a los materiales y los humanos, aparece de pronto un nuevo recurso intangible como es la Informacin, que tambin requiere una adecuada gestin, con toda seguridad ms complicada por lo novedoso de dicho recurso (desconocimiento), su naturaleza de intangibilidad (que impide su cuantificacin), su enorme cantidad de orgenes y canales de distribucin,... La obtencin y tratamiento de la informacin contribuye adems a mejorar la gestin de los recursos tradicionales: motivacin de los empleados, optimizacin de los procesos, en tiempo y coste, mejora en la calidad de productos y servicios, seleccin de los proveedores ms adecuados,... Todo ello para aumentar la capacidad competitiva e incrementar los beneficios obtenidos. Si en las grandes empresas existe ya desde hace varios aos conciencia de la importancia de este nuevo recurso, y se destinan recursos humanos y materiales para la mejor gestin posible de la informacin, en las PYMEs la situacin es ms decepcionante en este punto, seguramente tambin porque tradicional y errneamente las PYMEs se centran ms en los procesos generadores de productos y servicios y desatienden los procesos estratgicos de gestin de los recursos. Es necesario, por tanto, concienciarse de la importancia de la informacin y de una adecuada dotacin y empleo de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones.
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Las ventajas que deben considerar las PYMEs para integrar las nuevas tecnologas de la informacin y las comunicaciones son: Mejora de procedimientos internos de trabajo. Incremento y mejora de las relaciones con clientes y proveedores. Creacin de nuevos canales de distribucin. Mayor flexibilidad y agilidad de las empresas frente al cambio. Amplio control del negocio mediante los sistemas de informacin. Introduccin de procesos de reingeniera y calidad. La empresa sin papel.
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LA INFORMACIN COMO ACTIVO EMPRESARIAL
El futuro de las empresas, ya se ha dicho, est muy supeditado a la adecuada seleccin, acumulacin y tratamiento de la informacin. Los mercados, donde la competencia es cada vez mayor, son tambin dinmicos y estn en continuo cambio, y adems cada vez ms rpido, lo que exige flexibilidad de adaptacin as como informacin clave: de la demanda, de la competencia, de innovaciones tecnolgicas,... La informacin se convierte en un activo empresarial. Esta informacin, presente y necesaria en las empresas, puede ser de diversos tipos o clasificarse segn el criterio elegido de formas distintas: Informacin interna / externa: La interna es la que se genera y circula dentro de las empresas y corresponde a sus procesos internos o recursos propios: de personal, de compras, de ventas, de produccin,... La externa es la que proviene de agentes exteriores a la empresa pero de utilidad para su funcionamiento: clientes, proveedores,... Informacin en bruto y elaborada: La informtica, y especialmente Internet, ha multiplicado enormemente la informacin disponible. Cualquiera que sea el tema, la informacin disponible en Internet sobre el mismo, aumenta continuamente. Esta situacin hace imprescindible dotarse de herramientas y personas que seleccionen y elaboren informacin, necesidad que se hace ms importante a medida que se sube en la estructura organizacional (nivel de decisin).
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Informacin informal y formal: En general, la informacin formal es aquella reconocida por la empresa y frecuentemente registrada en algn tipo de soporte (papel, informtico,...). La informacin informal, en contraposicin, no suele estar autentificada y no existe un registro reconocido de la misma. Puede llegar a estar en contradiccin con informacin formal. Pero en ocasiones llega a desempear un papel tan importante como la informacin formal.
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LA PROBLEMTICA DE LAS PYME
Si hasta ahora el crecimiento de las PYMEs era posible por su flexibilidad de adaptacin, y la intuicin y experiencia de sus dirigentes, el ritmo de cambio que ha adquirido el mercado y el continuo aumento de la competencia (entrada en un mercado nico europeo, globalizacin,...) hace necesario reforzar las virtudes tradicionales enriquecindolas con previsin. Toda previsin pasa inexorablemente por dotarse de informacin, pero no de una informacin genrica sino que cada empresa necesita una informacin especfica a sus circunstancias: mercado, competidores, recursos propios, recursos externos (ayudas, patentes y licencias, etc.). El determinar y acceder a la mejor informacin y el tratamiento de la misma no es sencillo. Es necesario buscarla tanto en el entorno local, como en el regional o autonmico, en el nacional, europeo y global. Interesa adems la referente a todos los procesos de la empresa. As la mejora del proceso de ventas requiere un preciso conocimiento de la demanda del mercado, las tendencias del mismo, la competencia con sus fortalezas y debilidades, fiabilidad en la tramitacin de los pedidos, agilidad en los sistemas de pago,... La produccin exige una adecuada seleccin de materiales lo que necesita informacin de los mismos as como de sus proveedores. Tambin es necesario mantener al da la informacin sobre tecnologas, avances en la investigacin y el desarrollo, la aparicin de nuevas mquinas, la automatizacin de las actividades, la determinacin de los costes productivos, la identificacin de la no-calidad y evaluacin de su coste,...
SITUACIN ACTUAL
Aunque el gasto en I+D crece continuamente en nuestro pas (superior al 10% respecto al ao anterior desde el 2000, alcanzando el 14,2% en el 2003 respecto al 2002, segn datos del INE) y que una de cada cinco PYMEs se considera innovadora (INE, Encuesta de Innovacin, 2001-2003), la inversin en I+D en Espaa dista mucho de la de otros pases (en porcentaje sobre PIB, estamos un punto por debajo de la media EU-25 Eurostat, Yearbook 2004) y de estar presente en las estrategias de las PYMEs, por lo que esta inversin resulta insuficiente para garantizar el slido crecimiento de la Sociedad de la Informacin.
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Si la Unin Europea ha establecido el objetivo de alcanzar en 2010 una inversin media en I+D respecto al PIB del 3%, la situacin presente, a nivel nacional, dista bastante de este objetivo, aunque es algo mejor a nivel regional (a nivel nacional el valor porcentual de esta inversin era del 1,1% en el ao 2003, siendo en la Comunidad Autnoma del 1,81%). Las mejoras de productividad se han venido basando en la flexibilidad y agilidad para implantar y adaptarse a los avances tecnolgicos ajenos (mayormente traducidos en nueva maquinaria ms eficaz, rpida y potente en cuanto a prestaciones). Sin embargo el futuro econmico est en riesgo si las PYMEs no profundizan en su empleo de las nuevas tecnologas (aunque slo sea porque las mquinas de nueva generacin incorporan estas tecnologas), as como en la innovacin y la mejora de la competitividad estructural (gestin). Como causas del deficiente desarrollo del sistema espaol de Innovacin sealar la escasa dedicacin de recursos por parte de las empresas, la poca consideracin hacia la I+D+I por parte de la mentalidad empresarial mayoritaria (el famoso que inventen ellos de Unamuno), la escasa incorporacin de tecnlogos a las empresas, el fomento pblico de la mejora de la capacidad de investigacin en detrimento del desarrollo tecnolgico, la baja financiacin por el mercado financiero, la desconexin existente entre el sistema pblico y universitario de investigacin y el mundo empresarial, que ocasiona un desaprovechamiento de muchos de los conocimientos desarrollados y las deficiencias de las administraciones, que no siempre impulsan suficientemente el desarrollo tecnolgico, la formacin y capacitacin en las nuevas tecnologas en las PYMEs y no facilitan la coordinacin entre ellas.
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EVOLUCIN DE LAS TECNOLOGAS
Hace aos, era sencillo poder hablar de manera diferenciada de los conceptos de Telecomunicaciones, por una parte, y de Informtica por otra. Sin embargo, y lo podremos ver a travs de esta publicacin dedicada a las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC) y la Empresa, cmo a travs del tiempo, y en especial hoy da, los dos campos se han mezclado de tal manera que la frontera de divisin de ambos es totalmente difusa, pues ambas tecnologas han llegado a converger de tal forma, tanto en el desarrollo como en las aplicaciones, que no se puede hablar de la una sin hacerlo de la otra. A modo ilustrativo, y de forma breve, intentaremos reflejar la evolucin histrica de las dos tecnologas mencionadas. En dicha evolucin vamos a descubrir cmo una tecnologa depende de la otra y viceversa.
TELECOMUNICACIONES
Desde que en 1876 A. Graham Bell invent el telfono hasta hace relativamente pocos aos, las comunicaciones de voz, ante el usuario, haban evolucionado muy poco. Durante aproximadamente un siglo, el mayor esfuerzo se centr en generar una red, lo ms extensa posible, para poder acceder a la mayora de los puntos del globo. Esta red consista, bsicamente, en la instalacin de pares de cables (dos hilos), que permita el envo de la seal elctrica de voz con un ancho de banda de 4 KHz. Durante este mismo tiempo, el sistema de conmutacin para el direccionamiento de las llamadas desde el punto origen al punto de destino fue evolucionando desde la clsica clavija manejada por la operadora, pasando por los dispositivos electromecnicos rotatorios y de barras cruzadas, hasta la conmutacin elctrica del microswitch (micro-conmutadores o interruptores). Es en la dcada de los 60, cuando por primera vez se plantea por las grandes empresas con centros de clculo para el procesado de datos, la necesidad de envo de los mismos a travs de la lnea telefnica y hacia terminales distantes del propio centro de clculo. Esta necesidad se resolvi, con toda la problemtica de la falta de idoneidad del cable de pares, mediante la modulacin/
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demodulacin de los datos en seal analgica para poder simular una seal sonora semejante a la voz. Esto hizo evolucionar el dispositivo MODEM a variantes digitales, imprescindibles hasta el da de hoy para el envo de datos a travs de la lnea telefnica, y por otra, los protocolos de comunicacin para una correcto intercambio entre diferentes equipos. El que las lneas telefnicas dedicadas (alquiladas nicamente para tal efecto) slo fuesen rentables con altos niveles de uso, llev a la utilizacin para transmitir datos de la red telefnica pblica a travs de los procesos de conmutacin de las centrales, que al ser electromecnicas insertaban ruido elctrico en la seal, que a nivel de voz no supona un gran problema, pero s a la hora de la transmisin de datos. Un nuevo avance en este campo, sin entrar en detalles tcnicos al respecto, fue el uso de conmutacin de paquetes (conjunto de datos) que dio como resultado la norma estndar llamada X.25 y que ha sido utilizada extensamente en la ltima dcada. El avance ms significativo, y podemos decir que radical, de los ltimos tiempos en las telecomunicaciones, ha sido la digitalizacin de la seal de voz. Esta nueva situacin ha dado como resultado la posibilidad de un sistema de conmutacin puramente electrnico, y por tanto sin ruido elctrico aadido, as como la factibilidad de utilizar nuevos medios y mtodos de transmisin datos que aportan grandes ventajas y facilidades para poder enviar y recibir audio, datos y vdeo conjuntamente. Cabe mencionar el sistema RDSI (Red Digital de Servicios Integrados) puesto de moda en los ltimos tiempos, si bien ya han apareciendo y estn generalizndose nuevas tcnicas que aportan mayores facilidades (ATM, ADSL, Fibra ptica, etc.). Por ltimo sealar el papel preponderante que en un futuro no muy lejano van a desempear las comunicaciones inalmbricas, y en especial la telefona mvil digital una vez que el actual sistema GSM sea reemplazado por una nueva tecnologa de mayor capacidad de transmisin. Ya podemos ver cmo han sido las necesidades de la transmisin de datos de los grandes ordenadores, en un principio, la que han obligado al avance y desarrollo de las telecomunicaciones para dar respuesta a dichas necesidades.
INFORMTICA
Se ha mencionado cmo en un principio la informtica estaba basada en la utilizacin de grandes ordenadores ubicados en departamentos centralizados llamados centros de teleproceso, a los que llegaban los datos para la elaboracin de determinados trabajos. Pasados los datos a tarjetas perforadas, y procesados en el ordenador, se editaban en papel continuo los correspondientes informes que se enviaban a los departamentos solicitantes. Una innovacin, en la dcada de los 80, fue la concepcin y desarrollo de terminales tontos desde los que se poda acceder al servidor central donde se realizaban determinados trabajos que podan luego recogerse en impresoras centralizadas. Esta situacin, que aportaba ya una cierta descentralizacin de los
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trabajos informticos, es la que plante la necesidad de envo de datos a travs de la lnea telefnica y que hemos mencionado en el apartado anterior. La sucesiva miniaturizacin de los componentes electrnicos dio opcin, para trabajos departamentales, el instalar mini-ordenadores con su correspondiente impresora, que facilitaban el tratamiento local de datos e informes. No exista una interconexin de los mismos y la compatibilidad vena por la posibilidad de intercambio de los dispositivos de almacenamiento de datos. Esto supuso un nuevo paso en la descentralizacin de la informtica. Es la aparicin de PC (Ordenador Personal) el punto de inflexin del avance en la informtica, y base de la descentralizacin de la misma en el entorno empresarial. En su primera etapa el PC ser utilizado de una forma individual como elemento simplificador de tareas, tanto en lo referente al manejo de datos, como en el almacenamiento de los mismos. Durante esta etapa la posibilidad de compartir datos y aplicaciones viene dado por el intercambio de los disquetes (constitua el nico elemento de memoria permanente dado que no exista an el disco duro actual). Pronto surge la necesidad de un intercambio ms rpido y eficaz, con lo que se plantea la posibilidad de la interconexin de los diferentes PCs. Surge con ello, como primera instancia, el concepto de la Red Local (LAN), la cual, a travs del correspondiente cableado interconecta los ordenadores personales dentro de un rea determinada.
Dentro del concepto de LAN, el modelo ms extendido es de trabajo Cliente Servidor, que en su variante ms simplificada y primitiva, consiste en un procesador central (servidor), que puede ser perfectamente una unidad PC dedicada, y que controla todo el proceso de intercomunicacin de los diferentes dispositivos informticos de la Red. Tambin la necesidad de interconectar centros de trabajo alejados entre s para el intercambio de informacin hace realidad la Red Extendida (WAN). En este caso el intercambio de datos exige la utilizacin de redes de transporte de operadoras telefnicas con las que se contrata dicha facilidad. De nuevo es la
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necesidad de envo de datos la que ha motivado el desarrollo de nuevas aplicaciones en telecomunicacin para poder realizar con eficacia y fiabilidad la transmisin de los mismos. Dentro de esta configuracin la ms utilizada responde a una Red LAN local con dispositivo (Router) que gestiona la salida y entrada de datos, con capacidad de control y direccionamiento de las llamadas salientes y entrante. Hay que resaltar que como resultado espectacular del concepto WAN, ha aparecido la mayor red actualmente conocida, Internet, que partiendo de una red extendida de interconexin (WAN) para las universidades y centros militares americanos (proyecto militar ARPA), posteriormente accesible al mundo comercial, ha supuesto la red de mayor informacin y capacidad de operacin y comunicacin existente a nivel mundial.
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LAS TIC Y LA EMPRESA: BENEFICIOS
El papel de las pequeas y medianas empresas, dentro de economa actual, es fundamental, dado que un gran porcentaje (superior al 95%) de la industria y de la empresa espaola est dentro del concepto PYME. Como consecuencia de su propia estructura, la PYME corre unos riesgos ms elevados en proporcin a sus propias inversiones como consecuencia de diversos factores: Incertidumbre del entorno; flexibilidad y rapidez en el mbito de la competencia; menor influencia en el mercado; necesidad de demostrar continuamente su capacidad y solvencia;... Todo esto les exige el ser ms eficaces y mantener una cierta tensin en su posicionamiento en el mercado. En cambio, de acuerdo con los Informes Anuales de la Pequea y Mediana Empresa, los datos de facturacin y productividad por empleado son inferiores a medida que el nmero de empleados disminuye. De lo anterior se deduce que, las PYMEs necesitan recurrir a todos los medios que tengan a su alcance para poder obtener la mayor ventaja posible frente a la competencia, y en especial ante aquellas empresas con mayor capacidad de dotarse de los mismos, siendo las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones uno de los medios, que por su accesibilidad econmica actual y su polivalencia dentro del entorno empresarial, pueden constituir una excelente herramienta para la consecucin de los objetivos planteados. Al objeto de ver la conveniencia de la implantacin de las TIC en la empresa, iremos desgranando las posibles ventajas a obtener de las mismas para una mayor productividad, y por ello tambin de beneficio.
GESTIN DE LOS PROCESOS (ERP)

Este es quiz el ejemplo ms conocido, tanto en cuanto es origen de la informtica en la empresa. Si bien en un principio esta facilidad se aplic a travs de las grandes bases de datos de gestin (Administracin y Produccin) en los grandes ordenadores centralizados, la disponibilidad de una informtica distribuida, tanto a nivel local (LAN) como a distancia (WAN), hacen posible la integracin de todos los procesos de una corporacin, con las facilidades que ello
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comporta en cuanto a conocimiento en tiempo real de las variables de cada uno de los procesos individualizados y su interaccin con el proceso global. Este acceso en tiempo real permite, de una manera fcil la modificacin, de ser posible, de las variables que puedan estar afectando al resultado final.
ING. VALOR ING. VALOR OFERTAS OFERTAS
ALMACN ALMACN DE ENTRADAS DE ENTRADAS
COMPRAS COMPRAS
CONTABILIDAD CONTABILIDAD
PEDIDOS PEDIDOS CLIENTES CLIENTES
GESTIN GESTIN PRODUCCIN PRODUCCIN
ALMACN ALMACN PRD. TERMIN. PRD. TERMIN.
Entre los procesos susceptibles de gestionar desde una aplicacin informtica ERP estn: Compras y Aprovisionamiento Ventas y Expedicin Distribucin de Existencias e Inventarios Logstica y Produccin Proyectos Medicin y Distribucin de Costes Administracin Financiera Contabilidad Personal y Nminas Sistema de Calidad
CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LA DOCUMENTACIN

Bien es sabido que una de las mayores tareas de cualquier empresa es el control y fcil acceso a toda la documentacin editada internamente para los distintos procesos de realizacin de las actividades del negocio. Una adecuada red local que nos permita trabajar en conexin con los diferentes departamentos de la empresa que generan la documentacin base del negocio, agiliza el acceso directo a dicha documentacin, con la ventaja incuestionable de
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que se acceder a la documentacin de ltima versin, sin necesidad de un continuo reparto de papel que, como es sabido, requiere en ocasiones un gran esfuerzo de control para evitar el manejo de copias ya caducadas. La capacidad de almacenamiento que nos permite la tecnologa actual evita de una manera directa el espacio de archivo de copias que repercute de una manera directa en el rea de negocio disponible.
CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LOS DATOS. TOMA DE DECISIONES

Una adecuada implantacin de las TIC en la empresa aporta una gran agilidad y flexibilidad en la obtencin y presentacin de los datos disponibles en los diferentes departamentos, ya estn situados en rea prxima, ya en otros lugares geogrficos, lo cual facilita enormemente el anlisis de los mismos, su comparacin con los objetivos planteados para el desarrollo del negocio y por tanto agiliza y mejora la calidad de la toma de decisiones para la adecuacin de los diferentes ratios y procesos con vistas a alcanzar las cifras planteadas como necesarias.
CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

Dada la limitacin de los recursos financieros de las PYMEs, su aprovechamiento al mximo en una cuestin fundamental. Hoy da con las facilidades aportadas por las TIC, los propios bancos disponen de facilidades para un control de sus cuentas rpido y seguro mediante servicios tipo banca en casa. Tal es as que algunos bancos entregan de forma gratuita a sus clientes los medios y aplicaciones para realizar esta facilidad. Por lo normal se poseen diversas cuentas en diferentes sucursales, y la opcin de conocer en cada momento la situacin de cada una de ellas, as como la posibilidad de realizar traspasos y transferencias desde el propio puesto de trabajo puede rentabilizar al mximo los fondos existentes, en muchos casos simplemente evitando cargos imprevistos de demora en el pago de determinadas cantidades.
INTERCONEXIN CON PROVEEDORES

Es conocida la aplicacin EDI (Electronic Data Interchange o Intercambio Electrnico de Datos), que permite realizar transacciones como son los pedidos de compra, notificaciones de entrega, reserva de stocks disponibles, acuse de recibos, facturas, rdenes de pago, etc. entre los ordenadores de proveedores y cliente. El uso de esta aplicacin es ya, a veces, una exigencia de los propios clientes, como es el caso de la Industria del Automvil. El EDI no es simplemente una nueva aplicacin sino una nueva herramienta de gestin, que permite una reduccin de los costes y una mejora de las condiciones de entrega y recepcin de los productos, evitando papeleos y discrepancias entre lo solicitado y lo servido. En EEUU, donde el EDI se est
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aplicando hace aos, algunas empresas han reportado una reduccin sustancial (hasta el 60%) en los costes de gestin de pedidos.
COMPRAS
LOGSTICA
EDI
GESTIN COMERCIAL
COMERCIAL
ARCHIVO Y GESTIN DE DATOS
DISTRIBUC.
TRANFERENCIA DE FICHEROS
Hoy las TIC permiten, de una manera sencilla y econmica, poder enviar en una red, ya sea local o extendida, toda la informacin posible de productos y servicios (datos, audio e imagen), de tal manera que podemos entregar una especificacin completa de aquello que queremos notificar o promocionar. sta es una de las grandes facilidades de transaccin de documentacin entre los diferentes departamentos de una empresa, de tal manera que es posible el envo de planos y especificaciones (por ejemplo desde Desarrollo a los departamentos de Fabricacin), ya sea para un anlisis de las mismas, ya sea para incluir directamente en los procesos de fbrica. Esta misma ventaja se puede utilizar para hacer llegar informacin tanto a clientes como a proveedores. El grado de rapidez que se alcanza en el intercambio de informacin llega a alterar la forma de ejecutar los procesos. As, por ejemplo, la edicin de nuevas especificaciones de un determinado producto o proceso puede llevarse a cabo simultneamente al planteamiento de las necesidades, ya sea por Comercial, Desarrollo o Fbrica, pudiendo disponer de las nuevas especificaciones en un tiempo realmente corto.
COMUNICACIN INTERNA
La disponibilidad de una red de comunicacin en la empresa permite de una manera fcil, rpida y econmica realizar notificaciones a nivel individual y de grupo, evitando tareas de reparto de correo con el retraso que ello implica, as como las inherentes situaciones de no recibido que casi siempre suponen retrasos en actividades y decisiones que en determinadas ocasiones pueden ser
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importantes. Hoy da existen mltiples aplicaciones de correo electrnico interno de sencillo manejo y coste reducido.
COMUNICACIN DISTRIBUCIN
EXTERNA:
NUEVOS
CANALES
DE
Al igual que en el apartado anterior, las TIC facilitan poder realizar comunicaciones con el exterior (Administracin Pblica, proveedores, clientes, etc.) pudiendo inclusive realizar, por ejemplo a nivel comercial, un reparto globalizado de informacin de las novedades que queremos que conozcan nuestros actuales y tambin potenciales clientes. sta, indudablemente, es una de las facilidades aportadas por Internet. Este tipo de comunicacin nos permite ofrecer, de una manera sencilla, no slo productos y servicios, sino tambin soluciones globales a los problemas de nuestro sector de actuacin, con lo que pasamos del negocio orientado al producto, a un negocio orientado totalmente al cliente, facilitando una mayor fidelizacin de dichos clientes.
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LAS TIC COMO NUEVAS OPORTUNIDADES DE NEGOCIO
En este apartado vamos a revisar las posibilidades que en la actualidad pueden aportar las TIC en el entorno empresarial como consecuencia de la aplicacin de los nuevos desarrollos, tanto en telecomunicaciones con las altas velocidades de transmisin de datos (ATM, ADSL, Fibra ptica), como en la informtica con la evolucin en los sistemas de almacenamiento de datos en los equipos informticos (CD-ROM, DVD-ROM) que permiten el memorizar una gran cantidad de datos, tanto en capacidad como en densidad, en un fichero con una gran definicin y fiabilidad, junto con la capacidad de reproduccin de esos mismos datos. Hay que mencionar el entorno Multimedia, puesto de moda en el mbito de las TIC, y que trata de sistemas capaces de manejar cualquier tipo de informacin (datos, sonido, imagen, etc.), y que exige una tecnologa que pueda codificar, almacenar y posteriormente reproducir los entornos de informacin mencionados. Hoy esta tecnologa est disponible en mercado, y adems con un precio realmente asequible que puede realizar las tareas de comunicacin ms avanzadas. As pues esta integracin tecnolgica de las telecomunicaciones y de la informtica, tal como anuncibamos desde el principio, hoy da aporta nuevas facilidades de negocio a travs de un sistema debidamente dimensionado para las necesidades de la empresa, contemplando adems las posibilidades de un futuro ms o menos inmediato.
EMPRESA DESCENTRALIZADA (GROUPWARE)

La implantacin de una correcta y adecuada interconexin de los diferentes puestos y centros de trabajo mediante las facilidades de las redes locales y extendidas, as como el modelo cliente servidor (informtica distribuida), nos permite trabajos conjuntos (reuniones virtuales) en la que se pueden estar interviniendo varias personas desde su propio puesto de trabajo, compartiendo sus respectivos datos y mejorando, una vez ms, la ejecucin de los procesos.
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Dentro de esta aplicacin, la ms conocida es la teleconferencia, en donde cada asistente o grupo de asistentes de un puesto determinado puede visualizar, tanto a los asistentes de otro o varios puestos de trabajo, as como a los documentos, productos o herramientas que puedan utilizarse dentro de la reunin. Son evidentes las ventajas de esta facilidad en cuanto a ahorro de tiempos y costes de los desplazamientos, as como de la posibilidad de establecer una reunin de forma ms o menos inmediata, no esperando a un plazo de das para su concertacin en un lugar determinado (donde han de coincidir todos los participantes). Otra de las facilidades que nos permiten las TIC es poder poner en comn (trabajo en grupo), para un equipo determinado de personas encargadas de la realizacin conjunta de una actividad determinada, la documentacin elaborada por cada uno de ellos, de tal manera que cada uno pueda ver cmo va evolucionando el proyecto, as como las interacciones de las actividades de sus compaeros pueden afectar a su propia actividad, dando la oportunidad de realizar las recomendaciones necesarias al respecto. Las facilidades anteriores son totalmente aplicables, por ejemplo, en la realizacin de una oferta en donde han de intervenir diferentes departamentos, pudiendo estar unos alejados de otros, de tal manera que la informacin de cada uno de ellos est disponible a los dems, en especial al rea de Comercial responsable de la oferta, pudiendo tomar decisiones casi en tiempo real de las modificaciones de la propia oferta. Los contactos de los diferentes puestos pueden ser de diferentes formas en funcin de la necesidad, bien a travs de una simple llamada telefnica, bien trabajando sobre un mismo documento en pantalla conversando telefnicamente, bien mediante contacto visual de ambas personas a travs de la transmisin de imagen.
EMPRESA VIRTUAL (OUTSOURCING)

En relacin con la cita situada al comienzo del documento, las TIC permiten a cualquier empresa acometer cualquier tipo de tarea que redunde en un beneficio. Hoy es conocido el cmo muchas empresas, en especial las de gran tamao, estn subcontratando las tareas menos rentables por su estructura y especializacin, de tal manera que el producto o servicio que ofrecen a sus clientes sigue siendo el de su propio catlogo, si bien en l intervienen otras empresas que producen o realizan parte, e incluso puede ser todo, del producto o servicio vendido. Actualmente las TIC ofrecen la posibilidad de que un reducido ncleo central con la debida experiencia y solvencia, pueda acometer proyectos de gran tamao mediante la diversificacin de tareas a otras empresas especializadas, y no solamente por el hecho de poder acceder a ellas mediante correo electrnico con una comunicacin continua, sino que con una adecuada interconexin mutua podemos intercambiar, por una parte las especificaciones que deseamos, y por otra, obtener datos de avance de cada uno de los proyectos integrados en el proyecto general, de tal manera que podemos intervenir en la toma de decisiones de las empresas subcontratadas, si as fuera necesario.
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A este fenmeno, que en su caso extremo utpico podra hablarse de una sola persona en la gestin de los proyectos, se le ha dado en llamar la empresa virtual, tanto en cuanto la realizacin de los productos y servicios estaran realizados por otras empresas coordinadas por una que casi fuera inexistente (en el sentido de no llegar incluso a contar con instalaciones).
TELETRABAJO (SOHO)
La Info-comunicacin, como en algunos entornos se conoce a lo que nosotros estamos denominando a la implantacin de las TIC, est permitiendo la creacin de una gran nmero de las llamadas Oficina en Casa (SOHO: Small Office Home Office), as como autnomos que a travs de un PC conectado a Internet y con las necesarias aplicaciones software, realizan diversas tareas para otras empresas como clientes suyos en sus propio locales, en su gran mayora en su propia casa, sin necesidad de desplazamientos diarios, sino a travs de la transaccin de la documentacin necesaria. El teletrabajo permite aplicar una flexibilidad de horario que redunda directamente en la productividad y sta orientada en la consecucin de objetivos. En cuanto a la empresa subcontratista redunda en el dimensionado de la propia plantilla que se refleja de una manera directa en los costes. Y uno de los beneficios secundarios e indirectos para ambos y que cada vez toma mayor relevancia, es la evitacin de la contaminacin ambiental mediante la reduccin del nmero de trayectos al puesto de trabajo.
NEGOCIO ELECTRNICO (E-BUSINESS)

Si bien el concepto de negocio abarca mltiples acepciones dentro del entorno empresarial, y pudiramos decir que todo lo ya mencionado a lo largo de este documento entrara dentro de dicho concepto, la denominacin de negocio electrnico est ms orientado, como consecuencia de las ltimas facilidades aportadas por las comunicaciones y la informtica, a las gestiones de carcter comercial y de marketing que facilitan dichas tecnologas, y en especial a travs de la utilizacin de la red Internet que ha puesto de moda estos trminos. Ya el EDI, trmino genrico del intercambio electrnico de datos, y mencionado como una de las facilidades aportadas por las TIC, estara plenamente integrado en este apartado, si bien, tanto en cuanto es una realidad que nos viene heredada de una informtica menos evolucionada, y que era utilizada por las grandes compaas a travs de una conexin especfica para tal aplicacin, se ha considerado en el apartado anterior. Entre las diferentes aplicaciones dentro del llamado negocio electrnico, nos referiremos a las ms significativas, si bien las facilidades aportadas por las TIC en el momento actual, pueden proporcionar otras utilidades adicionales. PUBLICIDAD DE AMPLIO ESPECTRO (WORLD WIDE WEB) Como cualquier negocio tradicional, dentro del negocio electrnico lo primero es darse a conocer. Para ello la herramienta primordial es lo que viene en llamarse la pgina WEB dentro del entorno WWW, que nos puede poner en contacto con
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clientes potenciales a travs de todo el mundo, tanto en cuanto Internet es una red utilizada por millones de usuarios de todos los pases. Podemos destacar las ventajas ms significativas de este aplicacin, que entre otras, son: La interactividad nos da la capacidad de recibir directamente la respuesta del cliente al mensaje publicitario. El recurso a utilizar no es escaso, no hay que repartirse el tiempo o el espacio en pantalla. El acceso a los clientes es econmico. Permite personalizacin de la publicidad segn tipo de cliente y tratarlos como tomadores de decisiones inteligentes. Disponibilidad de 24 horas de publicidad operativa. El cliente se siente realmente libre en la prospeccin de la publicidad. Lo hace l mismo. Los tiempos de acceso al mercado son casi inmediatos. Se puede analizar la respuesta de aceptacin de la publicidad en funcin de los accesos. La informacin se convierte en un producto por s mismo.
Dada esta repercusin, un adecuado diseo de la pgina WEB es una herramienta de publicidad de primer orden, tanto en cuanto en ella podemos aportar informacin de empresa, soluciones globales, servicios, productos, etc., pero teniendo en cuenta que a travs de la propia informacin aportada estamos aportando imagen. De ah que la sencillez, claridad y calidad de la pgina WEB sean caractersticas esenciales. Por ello se hace conveniente: No basta con poner un catlogo on line, de ellos hay cientos. Los usuarios valoran la esttica, la velocidad de acceso y la facilidad de bsqueda de la informacin. Los cibernautas, adems, aprecian elementos que aporten un valor aadido: motores de bsqueda, objetos multimedia, etc. Hay que diferenciarse sin perder de vista las velocidades de acceso. Gestionar rpidamente las expectativas necesidades como sugerencias. del cliente, tanto en sus
Incitar a una primera conexin a travs de anuncios en los medios de comunicacin, en servidores Internet de anuncios publicitarios y los buscadores de los diferentes operadores.
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COMERCIO ELECTRNICO (E-COMMERCE) Si bien todos los aspectos del negocio electrnico son importantes, dentro de dicho concepto el ms destacado es el llamado comercio electrnico, tambin conocido como la tienda electrnica, tanto en cuanto es el que de una manera directa hace realidad el beneficio directamente contable, por ello es uno de los aspectos ms interesantes a corto y medio plazo para las empresas. Esta es la actividad que nos va a permitir transacciones econmicas de los diversos productos puestos en venta directa para nuestros clientes a travs de la red de comunicaciones, siendo Internet la ms utilizada, a travs de la propia pgina WEB ya mencionada en el apartado anterior. Los atractivos que ofrece Internet en el mbito del comercio electrnico son mltiples: Para los clientes: Una oferta permanente de productos y servicios (24 horas). Acceso a formularios que permiten dinamizar la bsqueda. Informacin de detalle para facilitar la decisin de comprar. Internacionalizacin y continuo crecimiento de la oferta de productos. Coste mnimo de acceso a un gran mercado, que suele incluir descuentos y promociones.
Para las empresas: Bajo coste de entrada y operacin del servicio. Abierto 24 horas, todos los das del ao, en el mundo entero. Posibilidad de actualizacin de ofertas de forma inmediata. Acceso a un nmero de clientes prcticamente independientemente del tamao de la empresa. Bajo de nivel de riesgo. Permanencia de la estructura de Internet como apuesta general de comunicacin. ilimitado
SERVICIOS CONTINUOS (ON LINE) Dentro del comercio electrnico, con esta expresin nos estamos refiriendo a aquellas facilidades que permiten obtener, de una manera sencilla y eficaz, unos servicios en tiempo real (on line), bien sea mediante una simple llamada telefnica, bien a travs de un PC.
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Entre los casos ms conocidos en este tipo de aplicacin pueden mencionarse la reserva de billetes (viajes, hoteles, espectculos, etc.), pero tambin pueden englobarse dentro de este concepto la adquisicin de otro tipo de productos a travs de la venta interactiva, tanto en cuanto la red Internet est operativa de una forma continua (libros, msica, fotografas,...).
INTERNET/INTRANET
APLICACIONES PARA INTERNET
SERVIDORES WEB
PGINAS WEB
INTRANET
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IMPLEMENTACIN DE LAS TIC EN LA EMPRESA
A continuacin vamos a exponer una serie de consideraciones generales que hay que tener en cuenta a la hora de la implantacin de un Sistema de Infocomunicaciones en la empresa. Pues si bien, comparadas las ventajas que aportan las TIC a la gestin respecto de su valoracin econmica, se obtiene una relacin realmente ventajosa, la evolucin tecnolgica, tanto de equipos como de aplicaciones, hace necesario tener en cuenta determinadas cuestiones que pueden incidir en su aplicacin a corto y medio plazo.
PLANIFICACIN Y DIMENSIONADO DEL SISTEMA

Tanto en lo referente a las aplicaciones de telecomunicaciones como a los equipos y aplicaciones informticas, es necesario realizar una planificacin y dimensionado en relacin con la capacidad y las necesidades reales, de tal manera que la relacin prestaciones / costes sea la ms rentable posible. Los factores a tener en cuenta son: 1. Tipos de aplicaciones y sus posibles usuarios Como primera medida es definir las necesidades de cada uno de los puestos de trabajo contemplando, no slo la realidad presente, sino tambin planificando las posibles necesidades futuras que de acuerdo con los planes de la empresa puedan aparecer. 2. Necesidad de interconexin de los diferentes puestos Este anlisis nos va indicar las necesidades de establecer las redes adecuadas de interconexin. Incluye el anlisis del tipo de informacin intercambiar (datos, imgenes, videos, etc.) que ha de incidir necesariamente en el tipo de medio de interconexin, as como los equipos informticos de control y gestin de las transmisiones (routers, servidores, etc.). 3. Frecuencia y facilidades de acceso a la red Uno de los elementos importantes en el dimensionado del sistema son los tiempos de acceso a las diferentes facilidades a las que queramos
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acceder, que va a incidir de una manera directa al tipo de red de comunicacin. 4. Velocidad de transmisin Hay que destacar que este punto, que a su vez queda condicionado por la densidad de datos a transmitir, influye de una manera importante en la eleccin del tipo de red de telecomunicaciones a utilizar, as como de la capacidad de los diferentes equipos informticos a instalar. 5. Aplicaciones globales de negocio a implantar a corto o medio plazo Es importante tener en cuenta este tipo de aplicaciones a hora de dimensionar todo el sistema, tanto en cuanto nos va a permitir tener un equipamiento suficiente con vistas a la integracin de nuevas facilidades, de tal manera que la misma no nos obligue a hacer nuevas inversiones, dejndonos obsoletos equipos en funcionamiento. El coste no es lo ms significativo. Para este tipo de valoraciones, dado que las variables aportadas por el mercado en lo referente a telecomunicaciones y en aplicaciones informticas, se hace necesario disponer de personal cualificado en el rea de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. Esta disponibilidad puede venir dada por personal propio (contratacin interna), o por personal exterior (subcontratacin) en funcin de la rentabilidad de las actividades a realizar, planificacin, instalacin y mantenimiento, y la capacidad propia del negocio. Una eleccin de solucin errnea puede dar lugar a una gran cantidad de problemas y gastos adicionales, entre las que cabra destacar: Ineficiencia en el trabajo. Como consecuencia de los continuos problemas de comunicacin en especial tiempos de espera. Degradacin de la Calidad ofrecida. La posible diferenciacin respecto de la competencia que puede aportarse con la incorporacin de las TIC, puede quedar en un simple intento. Costes ocultos. Consecuencia repeticiones innecesarias. del mal servicio y necesidad de
Obsolescencia. Por falta de una adecuada planificacin de las necesidades actuales y futuras con un conocimiento de la situacin y evolucin del mercado.
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SEGURIDAD DE LA INFORMACIN
La privacidad de las comunicaciones es de vital importancia en muchos casos. Dada la interdependencia de la informtica y las telecomunicaciones, siendo estas ltimas elementos de acceso pblico, la seguridad, segn a qu niveles, puede ser causa de una problemtica compleja, si bien existen en la actualidad elementos suficientes para cubrir dichas necesidades. Desde el punto de vista de la informacin, a nivel de seguridad, puede dividirse en dos categoras: Informacin sensible: Aquella que puede causar prdida en la Organizacin, si personas ajenas a la misma acceden a ella, ya sea en simple modo lectura, o inclusive su posible modificacin. Informacin crtica: Aquella que puede causar una prdida o serio trastorno a la Organizacin si dicha informacin no est disponible para la persona que tiene derecho a usarla en el momento que lo necesita.
Desde el punto de vista de negocio, se hace necesaria la evaluacin de los riesgos que pudieran darse en el momento en que la informacin pueda filtrarse al exterior. Estos riesgos, a nivel de empresa pueden estar incluidos dentro del siguiente declogo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Interrupcin del negocio Desventaja competitiva Decisiones errneas de la Direccin Informacin histrica errnea Impacto negativo de los ingresos Costes excesivos Fraude y malversacin de fondos Prdida y destruccin de archivos Contabilidad incorrecta Sanciones por incumplimiento de la legislacin vigente
De acuerdo con los criterios anteriores, a la hora de la implantacin de un Sistema de Infocomunicaciones en la empresa conviene establecer un Plan de Seguridad, teniendo en cuenta las variables de Disponibilidad, Confidencialidad e Integridad (D, C, I) de la informacin, siempre dentro de las necesidades reales. Los posibles niveles necesarios son:
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1. Disponibilidad: Clase urgente: Obligatoriedad de estar disponible en todo momento. Necesidad de seguridad de acceso de primer nivel. Clase importante: Admite cierto retraso en su disponibilidad. Requiere un segundo nivel de seguridad. Clase necesaria: No impacta de forma importante pero es necesaria su recuperacin. Clase no crtica: No requiere redundancia ni acceso a zona segura.
2. Confidencialidad: Clase secreta: De acceso restringido de carcter eminentemente estratgico. Mxima seguridad de acceso. Clase confidencial: Puede daar la marcha de Organizacin. Estricto control de acceso. Clase no confidencial: Puede acceder cualquier persona de la Organizacin bajo secreto Profesional. Control de acceso externo de la red. Clase pblica: Puede ser conocida por el exterior. No existe control de acceso.
3. Integridad: Clase especial: Necesidad de que sea la ltima, autorizada y correcta. Revisin y autorizacin peridica repetitiva. Clase normal: No afectara a la Organizacin de no ser la correcta. Revisin y autorizacin espordica segn necesidad. Clase bsica: Informacin de solo lectura sin incidencia en la marcha del negocio. No necesita revisin ni autorizacin.
De acuerdo con todos estos trminos y niveles, respecto de la documentacin almacenada y accesible en red, si as se han definido segn las necesidades reales de la empresa, pueden establecerse los niveles de proteccin y mecanismos de disponibilidad que se consideren necesarios, ya sea de redundancia, ya sea de acceso, ya de cifrado si fuera necesario.
CALIDAD DE LA RED
Una adecuada planificacin y dimensionado de la Red que nos d como resultado una mnima tasa de errores, alta disponibilidad, rpidas recuperaciones en posibles cadas, etc., as como la utilizacin de equipos y aplicaciones informticas que respondan a las necesidades reales de la empresa, inclusive, si fuera necesario, con las debidas redundancias de lneas y equipos, han de incidir
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necesariamente en la calidad de manejo de la misma, as como de la calidad de la informacin, tanto a nivel interno como externo, haciendo su utilizacin fcil y agradable, de tal manera que la imagen del sistema, y por ende de la empresa sea de un alto nivel, que incluso pueda invitar a su utilizacin y aprovechamiento en todas sus facilidades, con lo que ello supone en cuanto a mejora de la productividad y rentabilidad.
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ACLARANDO EQUVOCOS Y QUITANDO MIEDOS
El uso de la Tecnologas de la Comunicacin por parte de las PYMEs viene lastrado por una serie de equvocos y miedos referentes principalmente a dos aspectos: La seguridad en Internet Implantacin y Mantenimiento de un Sistema Informtico
SEGURIDAD EN INTERNET
Algunos de los riesgos que los usuarios tienen ms en cuenta a la hora de utilizar Internet son los ataques a la confidencialidad, autenticidad e integridad de la transferencia de informacin, incluido el correo electrnico. Otro tipo de inseguridad viene fomentado por una serie de noticias, si no frecuentes s muy destacadas en la prensa, referentes a la captacin de nmeros de tarjetas bancarias que usuarios sin escrpulos (delincuentes) utilizan como si fueran ellos los poseedores de dichas tarjetas. Curiosamente, las estadsticas demuestran que este delito es ms frecuente en la vida normal ajena a Internet. Hoy da resulta sencillo hacer frente a estos ataques mediante los protocolos de comunicaciones basados en procedimientos criptogrficos. Existen sistemas que permiten realizar pagos a travs de Internet de forma annima y tan segura como con los procedimientos tradicionales. Tales sistemas se denominan "dinero o monedero electrnico" (digital cash / electronic wallet). Los requisitos para que un sistema electrnico de transacciones comerciales sea seguro son: Confidencialidad: El cifrado de los datos contenidos en las transacciones comerciales electrnicas permite que slo sean accesibles a las partes que intervienen. Autenticidad: La firma digital y la certificacin autentifican tanto al titular del medio de pago, como al proveedor. La certificacin por parte de
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un tercero (notario electrnico) garantiza la identidad de las partes que intervienen en la transaccin. Integridad: La firma digital tambin asegura que el contenido de las transacciones no pueda ser alterado por terceros, sin ser descubiertos.
MECANISMOS DE SEGURIDAD Los ms importantes son los siguientes: Protocolos de Seguridad Los protocolos de encriptacin ms en uso por los servidores seguros son: Protocolo SSL (Secure Sockets Layer) Protocolo S-HTTP (A nivel de aplicacin)
Ambos protocolos permiten tanto el cifrado como la autentificacin digital. Si su navegador WEB est conectado a un servidor con capacidades SSL, el servidor establecer su identidad expidiendo una copia de su clave pblica encuadrada en un certificado. IP VPN Una Red Privada Virtual (VPN) permite obtener las ventajas que aporta una Red de rea Amplia (WAN), transmitiendo informacin entre diferentes lugares. En el servicio IP VPN los datos llegan a circular encriptados a travs de la red global de Internet del proveedor, beneficindose de un coste mucho menor y un servicio ms escalable que las tradicionales WAN.
SISTEMAS INFORMTICOS
IMPLANTACIN Cuando en la empresa se realiza una inversin en equipos y aplicaciones informticas surgen una serie de dudas que normalmente no se tienen cuando se invierte en otra clase de activos. Estas dudas son an frecuentes en pequeas empresas, y actan de freno en la automatizacin y modernizacin de las mismas, lo cual necesariamente va a condicionar el futuro de su negocio. De todos es conocido que la tecnologa avanza a gran velocidad y los programas cada vez necesitan ms memoria, por tanto la eleccin de la plataforma informtica es el primer reto que se ha de vencer.
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Es fundamental a la hora de implementar un Sistema Informtico que se haga de una forma racional, atendiendo a las necesidades especficas y evitando soluciones generales. La solucin vlida para la empresa vecina, no necesariamente ha de ser la ms adecuada en el caso de nuestra empresa. Actualmente y segn datos del INE, el 55% de las PYMEs en Espaa utilizan redes de rea local para el intercambio de informacin entre sus ordenadores. ste es un hecho de gran importancia ya que alrededor de esta red se puede ir construyendo toda la infraestructura informtica de la empresa de una forma distribuida y con posibilidad de crecimiento paulatino de acuerdo con las necesidades reales. La introduccin de un Sistema Informtico requerir, por tanto, en primer lugar de una fase de Diseo, seguida por una Actualizacin peridica, de acuerdo en cada momento con la necesidad real (que va evolucionando) y las posibilidades tecnolgicas que ofrece el mercado. Adems de la determinacin del hardware necesario, tambin hay que dotarse de las aplicaciones informticas requeridas en la gestin y funcionamiento de la empresa (software). De alguna forma ambas partes van ligadas ya que las prestaciones de hardware han de adecuarse a los requisitos del software a usar. En la eleccin de las aplicaciones software la decisin ms trascendente se refiere a si adquirir programas comerciales o realizados a la medida de la propia empresa. Cada opcin tiene sus ventajas e inconvenientes, y se requiere acometer un proceso de seleccin en el que se distinguen las siguientes fases: 1. Determinar los requisitos y prestaciones buscados. Evaluar tambin las posibilidades de inversin. Determinar la oferta del mercado, tanto en aplicaciones estandarizadas y cerradas (sin opcin a cambios) como en adecuaciones o productos a la medida. Analizar las alternativas, sus ventajas e inconvenientes, tanto a corto plazo como a medio plazo, y elegir la mejor solucin.
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Esta tarea no es trivial por lo cual debe ser realizada por profesionales con la preparacin informtica adecuada (consultora). Para PYMEs pequeas en personal o volumen de negocio, la opcin lgica es apoyarse en los servicios de empresas especializadas en asesoramiento informtico, siempre ms econmico que incorporar tcnicos informticos. Es lo que se conoce como Outsourcing. AMORTIZACIN El empresario debe concienciarse de los tiempos cortos de amortizacin de los equipos informticos (hardware). Se deben actualizar a tiempo, pues con ello se aumenta el rendimiento de los empleados y de la empresa en general.
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MANTENIMIENTO En general debemos decir lo mismo que para la implantacin, se necesita personal cualificado y nos lo pueden proporcionar empresas especializadas. Respecto a las aplicaciones software, deben poder ser fcilmente mantenidas y tener la facilidad de que se le puedan aadir nuevos requisitos del cliente. Hay que tener precaucin con los contratos de mantenimiento, y clarificar qu cubren y qu no cubren. En el software a medida, el que los cdigos fuente estn a disposicin del cliente constituye un factor de seguridad muy importante ante el futuro de la aplicacin.
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BUENAS PRCTICAS EN LAS EMPRESAS
En este captulo se pretende recoger una serie de ideas o buenas prcticas, algunas de ellas muy sencillas, que pueden ser de utilidad para las mejoras de las empresas. Aunque algunas estn ya muy difundidas, an se detectan empresas, normalmente las ms pequeas, donde no se emplean. Esta relacin no es ms que una muestra. Seguramente habr otras buenas prcticas aqu no incluidas. Otras, ya se han presentado en este documento. Adems, el captulo siguiente recoge en ms detalle cinco ejercicios prcticos de automatizacin a partir de las comunicaciones y la informtica que tambin son prcticas de gran utilidad. La siguiente lista de buenas prcticas o recomendaciones se ha procurado ordenar, aunque hay algunas que encajan en ms de un grupo de los considerados, e incluso en todos, sin embargo no se ha querido repetirlas. EQUIPAMIENTO O HARDWARE Las soluciones buenas en otras empresas no tienen por qu serlo en la suya, o en cualquier caso no las mejores. Lo ms caro no tiene porque ser lo mejor. Tampoco los productos de precio ms bajo, resultan al final los ms baratos. Existen herramientas financieras como el renting que ayudan a las empresas en la adquisicin de equipamiento informtico o de comunicaciones. Si no dispone de los conocimientos suficientes, busque el asesoramiento de expertos de confianza. Tenga presente que el hardware informtico hay que amortizarlo a corto plazo. Adecue sus inversiones en lnea con ello. Otro tipo de equipamiento, por ejemplo en comunicaciones, no requiere ser reemplazado en periodos cortos. Para su adquisicin, prevea tambin
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sus necesidades futuras y su posible crecimiento. No por ajustar su inversin, tenga que cambiar de equipamiento con brevedad. APLICACIONES INFORMTICAS No use software sin licencia. Adems de ser un delito, muchos problemas de funcionamiento en las redes de datos de muchas empresas son consecuencia de instalacin de aplicaciones a partir de copias pirata. Dote a la infraestructura informtica de su empresa de un buen programa de antivirus. Mantngalo adems actualizado. Es preferible prevenir que curar!. Incluya adems otros elementos de seguridad que pueda necesitar. Djese asesorar por un experto. Realice copias de seguridad de la informacin en su sistema informtico. Evitar riesgos de prdidas de datos. Antes de adquirir cualquier aplicacin para su negocio, analice lo que necesita y evale las alternativas. Muchas veces, como ya se ha dicho con anterioridad, podr optar entre soluciones estandarizadas o comerciales y aplicaciones adaptadas a sus necesidades concretas. Aunque a priori una aplicacin comercial es ms barata que otra realizada a la medida, no siempre es as. Considere tambin el coste de los mantenimientos, la formacin, las licencias, la adecuacin de sus procedimientos y organizacin a una aplicacin diferente a la forma de hacer en su empresa hasta la fecha,... A la hora de adquirir una aplicacin informtica, no ha de olvidarse que ha de ser fcil de aprender. Y ello depende tanto de la aplicacin como de la capacidad y formacin del personal propio que ha de usarla. Aunque tcnicamente y en sus prestaciones hay aplicaciones mejores y peores, desde el punto de vista de la empresa, es preferible una aplicacin regular que se use a una muy buena que no se utilice. Si sus necesidades de mantenimiento y asesoramiento en informtica y comunicaciones no son tales como para que incluyan en su organizacin personal con este perfil, limtese a contratar dichas funciones de soporte (outsourcing). Cuando adquiera una aplicacin informtica donde es posible adquirir un servicio de mantenimiento, asegure antes en qu consiste y si responde a sus necesidades. Muchas veces dichos contratos no dan derecho a pedir lo que uno necesita sino a recibir lo que el proveedor decide, independientemente de cuales sean sus necesidades concretas. Existen sencillas aplicaciones informticas que facilitan el trabajo cotidiano de su organizacin. Un posible ejemplo son aplicaciones para el envo de faxes directamente desde un ordenador.
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SERVICIO DE COMUNICACIONES La gran competencia entre diversidad de operadores de comunicaciones ha de ser rentabilizada por las empresas. Sin embargo, hay que saber evaluar las ventajas que cada uno ofrece y contrastarlas con nuestras necesidades. De nuevo puede ser interesante el asesoramiento de expertos. Adems existen equipos, por ejemplo centralitas telefnicas, que permiten ser programadas para rentabilizar las ofertas de los operadores.
INTERNET Pierda el miedo a Internet!. Es ms seguro de lo que se piensa y muchas de las noticias negativas que circulan son resultado de campaas malintencionadas o de informadores que por desconocer de lo que hablan tergiversan la verdad exagerndola. Un dato, es ms fcil que le roben con tarjeta de crdito en su uso habitual fuera de Internet que en Internet. Tenga presente que Internet no es una posibilidad sino una realidad que est transformando el mundo y la vida. Igual en otra poca lo pudo hacer la imprenta o el telfono. Analice seriamente si es conveniente seguir ignorndolo. Anmese a conocerlo, le sorprender gratamente!. Procure, sin ms, informarse adecuadamente y tomar las medidas preventivas necesarias. Igual que hace en su vida normal. Tambin le pueden robar en su empresa, en su casa, en la calle,... y a pesar de ello hace una vida normal con una serie de precauciones mnimas. Igual es en Internet,... pero con niveles de seguridad mayores. Promueva en su empresa el uso generalizado del correo electrnico, es ms rpido, mayor calidad, mayores prestaciones y ms barato. Huya de la generacin de pginas web sin un anlisis previo. El sitio en Internet de su empresa representa su tarjeta de presentacin en la red, y ofrece una imagen de su compaa que presumiblemente se desea sea lo mejor posible. Cuidado con los diseos inadecuados, los contenidos sin actualizar, los fallos en los accesos a las pginas o imgenes,... Un ejemplo ms de cmo lo barato a veces se vuelve caro. De poco sirve un sitio en Internet si luego no pasa la gente por l. Ms importante que la realizacin de la web es asegurar el paso de internautas. Se imagina un anuncio publicitario de sus productos o incluso su misma empresa en medio del desierto del Sahara?. Desarrollar una web corporativa es algo ms que un diseo.
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EJERCICIOS PRCTICOS DEL USO DE LAS TIC EN PYMES DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Como consecuencia del anlisis realizado a las PYMEs de la Comunidad de Madrid sobre el uso de las TIC y como resultado de las visitas realizadas por los equipos consultores expertos a una muestra de las empresas interesadas en ello, se han seleccionado y realizado varios proyectos diferentes para mostrar a los empresarios de La Comunidad de Madrid las posibilidades de mejorar sus procesos y procedimientos de trabajo, y aumentar su rentabilidad y competitividad con el uso de estas tecnologas. En este captulo se pretende describir estos proyectos considerando que pueden ser de utilidad para otras empresas con problemticas similares o, sin ms, ilustrativos de las posibilidades reales que las TIC ofrecen a las empresas, y en particular a las PYMEs, que son el objeto de este proyecto. Estas descripciones se han estructurado de la forma siguiente: Descripcin de la Empresa: Facilitar la identificacin de empresas similares. Problemtica a resolver: Permitir identificarse a otras empresas, similares o no, que presenten tambin estos problemas. Objetivo y Descripcin del Proyecto: Mejoras que persigue el proyecto y una breve descripcin del mismo (en el presente documento intencionadamente se ha procurado evitar conceptos tcnicos, de ah que no nos hayamos extendido en la descripcin de los proyectos).
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Beneficios esperados: Ventajas que estas aplicaciones aportan en los negocios de las empresas que las han implantado. Posibilidades de Futuro: Se pretende incluir otras facilidades a incluir en estas aplicaciones que pudiesen ser de utilidad e inters en otras empresas, bien en el presente, bien en el futuro. Equipamiento: Se han descrito las necesidades tanto hardware como software. Tambin se ha procurado orientar sobre las inversiones necesarias en estos proyectos. Sin embargo es necesario indicar que no es fcil cuantificar econmicamente este tipo de proyectos, pues est supeditado a multitud de variables: nmero de usuarios (condicionar evidentemente el nmero de equipos hardware a comprar as como las licencias software), aplicaciones comerciales o desarrolladas a la medida de las necesidades de cada empresa, prestaciones que ofrezcan estas aplicaciones, herramientas utilizadas en el desarrollo de dichas aplicaciones,... Ejemplo de cmo estas variables pueden variar el precio es que en el mercado es posible encontrar aplicaciones informticas para una gestin integral de la empresa que van desde menos de 6.000 a 600.000 . Es algo similar a lo que acontece en el mercado automovilstico, donde hay una gran disparidad de precios entre un utilitario pequeo y un automvil de lujo (por ejemplo, Mercedes), por no mencionar vehculos realizados a la medida (Rolls Royce), aunque al final todos no dejan de ser cuatro ruedas y un motor.
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SISTEMA INFORMTICO PARA LA MEDIDA DE COSTES

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Este proyecto se ha realizado para una empresa que tiene como actividades fundamentales, la consultora de Comunicacin, la Comunicacin externa, manejo de las situaciones de emergencia o crisis, Formacin en tcnicas de oratoria, comunicacin, realizacin de presentaciones, gestin de sesiones de comunicaciones como pueden ser foros divulgativos, etc... Se trata por tanto de una empresa cuyo negocio es la realizacin de proyectos conforme le son requeridos y contratados por sus clientes. En el caso de esta empresa se trata de asistencia y consultora en temas de informacin, comunicaciones y relaciones de la empresa con su entorno y los medios de comunicacin. Pero cambiando los contenidos, presenta gran parecido en la gestin de sus actividades (proyectos especficos a la medida de los clientes) con otras empresas que tambin tengan como actividad realizar servicios o generar productos nicos conforme los demanda cada cliente. Empresas con estas caractersticas nos las podemos encontrar en todos los sectores: fabricacin de maquinaria a la medida, construccin, fabricacin de mobiliario, multitud de servicios (transporte, limpieza,). En este proyecto TIC se aborda una aplicacin informtica pensada para la medicin, registro y gestin de costes, y en concreto se enfoca a la adecuacin en la medida de los costes de ejecucin de proyectos. Ni que decir tiene que la necesidad presente en la empresa beneficiaria de este proyecto es muy posible que tambin se d en otras empresas. Y la solucin desarrollada en este proyecto es tambin con toda seguridad vlida para cualquier empresa que realice proyectos y tenga necesidad o quiera medir y controlar los costes y rentabilidades de sus proyectos. PROBLEMTICA A RESOLVER Existe una problemtica funcional, con su correspondiente problemtica operativa, que se manifiesta en la inexistencia de una medida y gestin adecuada de los costes reales de los proyectos que realizan con los clientes. No se realiza ningn tipo de Anlisis de Costes. Ni, consecuentemente, se hace un adecuado control de los mismos, que permita conocer en detalle la rentabilidad de cada proyecto y facilite un criterio slido para la fijacin de precios y preparacin de los presupuestos. Se deben medir y conocer en cada momento los costes de las empresas, de manera sistemtica, y es conveniente que esto se automatice lo ms posible para: Ganar en agilidad. Aumentar la fiabilidad de los datos.
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Facilitar su procesamiento para el anlisis (porque la medicin de los costes no tiene mucho valor si no es un medio para obtener informacin para el anlisis y la toma de decisiones lo ms acertadas posibles).
Operativamente, una aplicacin informtica podra simplificar y, en consecuencia agilizar el clculo de costes de los proyectos. Adems al incrementar la capacidad de procesamiento, se facilita la extraccin en cualquier momento de informacin complementaria de utilidad e incluso su presentacin en forma grfica, lo que en ocasiones facilita obtener conclusiones. OBJETIVO Y DESCRIPCIN DEL PROYECTO Con el presente proyecto se pretende desarrollar un sistema informtico que permita: Medir los costes reales de los Proyectos de Consultora de Comunicaciones (a partir de la suma de los consumos realizados en los mismos: materiales, mano de obra directa M.O.D., subcontratacin, otros gastos especficos del Proyecto) y la carga de la parte proporcional de los Costes Indirectos. Esta medicin tiene lugar durante la ejecucin de los Proyectos. Evaluar los costes tericos de los Proyectos a partir de las necesidades en material, subcontratacin, mano de obra directa y otros gastos estimados. Este clculo se efecta antes de ejecutar el Proyecto. (En el caso de empresas que como sta ejecutan Proyectos para los clientes, este coste terico sirve para la realizacin de Ofertas o Presupuestos). Comparar los Costes Tericos y los Reales, tanto en su valor final como en el de las partes en que se haya fraccionado, y la distribucin de estos costes. ESTRUCTURA
COSTE
MATERIALES
OPERACIONES
ESTRUCTURA (Gastos Generales)
M. O. D. MATERIALES
M. O. D.
MATERIALES
SU.CONTRATAC OTROS GASTO

RECARGO DE RECARGO DE M. O. D.
OTROS GASTOS
SUBCONTRATAC.
RECARGO DE RECARGO DE MATERIALES
M. O. D.
MATERIALES
RECARGO DE RECARGO DE ESTRUCTURA
MQUINAS
ESTRUCTURA
M..UINAS
Modelo Terico de Costes considerado
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La medicin de los costes reales (directos e indirectos) de los proyectos durante la realizacin de los mismos, permite: Conocer los costes de la empresa y su distribucin. Detectar desviaciones de coste con suficiente antelacin.
La aplicacin informtica para el clculo y gestin de costes se ha estructurado en cuatro partes: Recargos de los Costes Indirectos (Materiales, M.O.D., Equipamiento y General). Estructura de los Proyectos a cuantificar sus costes. Clculo de los costes tericos (tambin denominados como estndar). Clculo de los costes reales.
BENEFICIO ESPERADO Los principales beneficios que se esperan conseguir a travs de este Proyecto son: 1. Mejorar la calidad de las estimaciones de costes de los proyectos: Se evitarn proyectos con prdidas o escasas ganancias e incluso poder elaborar ofertas ms competitivas (en la medida que se tengan controlados los costes internos). Ha de notarse necesariamente en la cuenta de resultados. 2. Controlar y reducir los costes internos (mejora de los procesos): la medicin de los costes (fijos y variables) aporta informacin para poder trabajar internamente sobre los procesos (en este caso, principalmente sobre el proceso de diseo) y adecuar su calidad y coste de forma que resulten lo ms competitivos posibles. Ello ha de contribuir a aumentar el negocio de la empresa (y en consecuencia los beneficios). 3. Disponer de ms informacin para analizar el coste de los proyectos: la disposicin de informacin minuciosa y detallada de los costes de los proyectos y procesos, facilita la deteccin de desviaciones de forma gil con la ventaja que supone para la aplicacin de acciones correctivas que minimicen los riesgos. POSIBILIDADES DE FUTURO El presente proyecto no incluye la gestin de las incidencias de calidad relacionadas con los proyectos, y sus actividades o tareas. Una posibilidad de mejora futura o de ampliacin de la aplicacin informtica actual podra ser la inclusin de la gestin de la calidad de los proyectos. No resultara de una complejidad excesiva y permitira incrementar las prestaciones del sistema. Otra posible mejora y ampliacin sera la introduccin o vinculacin con herramientas que gestionan la planificacin de los proyectos, es decir, el detallar
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las actividades que cada proyecto comprende (esto ya existe en la aplicacin actual), la designacin de responsables, la asignacin de plazos de realizacin y de hitos de revisin y validacin. Tampoco se tratara de una ampliacin compleja y en consecuencia econmicamente asequible. Por ltimo, el avance de la tecnologa puede permitir en el futuro el intercambio de informacin con los clientes (mediante el canal de Internet y haciendo uso de una zona de acceso restringido Extranet), mejorando la imagen, facilitando el desarrollo de los proyectos y aumentando las ventas y la rentabilidad. EQUIPAMIENTO El equipamiento necesario es el siguiente: Ordenadores conectados en red y con el correspondiente sistema operativo. Una aplicacin informtica para el Clculo de Costes. Instalada la Base de Datos en el Servidor de la red, podr trabajarse con ella desde cualquier terminal de la red. Existen aplicaciones informticas comerciales de Costes, las ms de las veces integradas en sistemas globales de gestin de las empresas o Sistemas ERP. Sin embargo, muchas veces, han sido concebidas para grandes empresas lo que frecuentemente exige una servidumbre excesiva que una PYME no se puede permitir. Adems, han de estar basadas en metodologas de clculo de costes que se consideren adecuadas. Otra alternativa, es el desarrollo de aplicaciones a la medida (como el proyecto que nos ocupa). El inicial incremento de precio frente a aplicaciones comerciales, muchas veces se compensa sobradamente si se prescinde de pagos por licencias adicionales, contratos de mantenimiento innecesarios o costes internos de adecuacin de las organizaciones y sus sistemticas de trabajo a la nueva aplicacin (una aplicacin a la medida, como su nombre indica, es la aplicacin la que se adapta a las empresas).
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SISTEMA INFORMTICO PRODUCCIN

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Este proyecto piloto a partir empresa ubicada en la capital Podemos decir que se trata prestigio en el campo de las elctricas.
PARA
EL
CONTROL
DE
LA
de las TIC se ha realizado para una pequea madrilea dedicada a la reparacin de motores. de un taller electromecnico, con reconocido reparaciones electromecnicas de las mquinas
Sin embargo el control de la produccin en el sentido de conocer la cantidad de recursos que se dedican a la misma (a cada proyecto productivo en el caso de la empresa que nos ocupa o de cualquier otra que trabaje o produzca por proyectos; a cada orden de fabricacin en negocios de fabricacin en serie) y el coste que representan para la empresa, es una necesidad bastante elemental para cualquier empresa, lo que hace de este proyecto piloto de gran inters para cualquier PYME madrilea. PROBLEMTICA A RESOLVER La empresa dispone de un Sistema de Gestin de la Calidad certificado segn la norma internacional ISO 9001 (2000), por tanto tiene perfectamente definidos sus procesos claves y procedimientos. Sin embargo, no hay un control preciso de las actividades de produccin (reparaciones), ni se imputan los costes adecuadamente, especialmente los de mano de obra, por tanto no se puede realizar una analtica de costes y de la rentabilidad productiva (de cada reparacin de motor contratada). La ausencia de una medicin de los costes reales, no permite disponer informacin fiable con la que evaluar si el procedimiento de cuantificacin de los presupuestos es adecuado. Por ello se decidi automatizar la definicin (presupuestos) y seguimiento de reparaciones (produccin) y la gestin de recursos (operarios y mquinas) asignados a las mismas, as como los movimientos y el control de existencias. OBJETIVO Y DESCRIPCIN DEL PROYECTO La meta del sistema informtico desarrollado es facilitar el control de las reparaciones (produccin), desde que se reciben las peticiones del cliente, hasta que se entregan los motores reparados al mismo. La aplicacin incluye la realizacin de presupuestos (demandados en ocasiones por los clientes como paso previo para la eleccin del taller de reparacin), la asignacin de recursos a las reparaciones encargadas y programadas, el control de los costes de las reparaciones realizadas (que podrn ser despus comparadas con los presupuestos y analizadas las desviaciones con vistas a mejorar en el futuro), etc..., dotando a la operacin y gestin del Negocio de la fiabilidad y agilidad necesarias, de forma que se contribuya a la mejora de la rentabilidad y competitividad de la empresa.
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Adicionalmente, se pretende facilitar la integracin de la relacin de proveedores y clientes, enlazando la herramienta informtica desarrollada dentro de este proyecto con otra anterior destinada al registro de los datos de proveedores y clientes, la tramitacin de los pedidos (compras y ventas), la gestin de cobros y pagos y la contabilidad. Con el presente proyecto principalmente se pretende: Gestionar las reparaciones electromecnicas de motores (pero en otra empresa podra haber sido otra produccin distinta), desde la entrada de la Orden de Trabajo, hasta los Partes de Actividad desarrollados por los operarios y referidos a la mquina reparada, pasando por una gestin de presupuestos que facilitar las valoraciones de las distintas reparaciones tipificadas. Registrar las Reparaciones y Mantenimientos realizados, de forma que se disponga del historial de cada cliente registrado. Identificar todos los materiales utilizados para reparaciones y mantenimientos, y controlar sus stocks, automatizando el registro de entradas y salidas. Enlazar con los mdulos que gestionan las operaciones relacionadas con la compra y aprovisionamiento de materiales: edicin de pedidos y entradas de material mediante los albaranes. Se completa con el registro de las facturas de cada pedido de compra de material.
Para que la aplicacin informtica pueda atender estos fines es necesario registrar informacin de clientes y proveedores, materiales (permite definir un stock mnimo de seguridad para cada artculo), plantilla y almacn. BENEFICIO ESPERADO Los principales beneficios que se esperan conseguir a travs de este Proyecto son: 1. Mejorar el Servicio ofrecido: al ser responsable de la gestin de las actividades relacionadas con la reparacin (produccin) de los motores de los clientes, la herramienta informtica proporciona de forma fcil y fiable informacin histrica que permite mejorar el servicio a los clientes. 2. Evitar que por olvido alguna inspeccin quede sin realizar en el momento adecuado: al tratarse de una gestin automtica se evita depender de la memoria de las personas eliminando los riesgos de que queden reparaciones encargadas no tanto sin realizar, pero s demoradas en exceso. 3. Asegurar la disponibilidad de Recursos: al controlar de forma automtica las entradas y salidas de material, facilitando el detectar el agotamiento de existencias, y los partes de actividad de los operarios.
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4. Disponer informacin fiable del nivel de ocupacin y rendimiento de los recursos (operarios y mquinas). De utilidad para establecer polticas salariales acorde con el rendimiento de las personas, y para decidir las inversiones en maquinaria. 5. Conocer los (produccin). costes reales de cada proyecto de reparacin
6. Mejorar continuamente el procedimiento de realizacin de los presupuestos, en lo que a su valoracin econmica se refiere. POSIBILIDADES DE FUTURO Con visin de futuro, ya se ha adelantado que esta aplicacin adicionalmente ofrece las bases mnimas para: Gestin del Proceso de Venta de Servicios (de reparacin de motores): edicin y registro de presupuestos, pedidos de clientes y facturas. De no disponerlo dentro de la aplicacin de Gestin de la Produccin, se puede aadir la informatizacin del proceso de Compras y Aprovisionamiento de los materiales necesarios. Gestin de Cobros (Ventas) y Pagos (Compras) y Contabilidad.
Pero, adems, puede ser ampliada dotndola de nuevas prestaciones que faciliten an ms la gestin del Negocio de la Empresa. Entre ellas podemos citar: Gestin de Personal (RR. HH.) Gestin de Calidad Otros procesos automatizados
EQUIPAMIENTO El equipamiento necesario para la puesta en uso de esta aplicacin informtica es: Un Ordenador, al menos donde resida y desde el que se use dicha aplicacin. Si se dispone de ms ordenadores, ser posible el uso de la aplicacin desde todos ellos si stos estn conectados en red. La aplicacin residir entonces en uno de ellos que da Servicio al resto (Servidor). Este ordenador ha de disponer de un sistema operativo (el ms difundido entre las PYMEs es MS Windows).
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Obviamente, como en todos los casos, es necesario dotarse de la aplicacin informtica que automatice los procesos deseados. La aplicacin informtica dispone de una base de datos nica (SQL Server) que residir en el ordenador Servidor.
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SISTEMA INFORMTICO PARA LA GESTIN DE LA CALIDAD Y MEDIOAMBIENTE

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Este proyecto se ha desarrollado para una empresa productora de Artes Grficas, con una trayectoria de ms de 30 aos en el sector; y tiene clientes en sectores econmicos tan dispares como telecomunicaciones, automocin, publicidad, industria farmacutica, etc. La empresa dispone de Sistemas de Gestin de la Calidad y Medioambiente con certificacin ISO 9001 e ISO 14001 respectivamente. Si se pretende establecer las caractersticas de las empresas para aprovechar un proyecto piloto como el presente, deben disponer de una Gestin de la Calidad y Medio Ambiente concebida conforme las normas internacionales ISO antes mencionadas. En el caso de empresas que slo estn certificadas respecto a la ISO 9001, tambin podran aprovechar un sistema informtico como el de este proyecto, prescindiendo de la parte correspondiente a la gestin de los recursos y tratamiento de los residuos dentro del medio ambiente. PROBLEMTICA A RESOLVER La elaboracin y certificacin de un Sistema de Gestin de la Calidad y Medioambiente respecto a la normativa internacional ISO 9001 (2000) e ISO 14001 requiere la generacin de una serie de registros o evidencias de una serie de hechos o actividades que tienen lugar en toda empresa: no conformidades, reclamaciones de clientes, auditoras internas, revisiones del Sistema de Calidad, etc. Adems es necesario el seguimiento y control de los hechos relacionados con tales registros, sobre todo cuando hay acciones correctivas o preventivas implicadas en los mismos. Este seguimiento y control se centraliza en un Departamento de Calidad, que en el caso de muchas PYMEs, se reduce a un Responsable de Calidad. Una gestin inadecuada del Sistema de Calidad y Medio Ambiente puede poner en riesgo la renovacin de las certificaciones. OBJETIVO Y DESCRIPCIN DEL PROYECTO Con el presente proyecto se pretende establecer un medio donde centralizar todos los datos relativos a la gestin de la calidad y medioambiente conforme a sus respectivas normas. Dicha centralizacin facilitar: El archivo, control y gestin de los registros de medioambiente (vertidos, consumos, materias primas y auxiliares, emisiones y residuos,..).
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El archivo y control de los registros de calidad (no conformidades, quejas o reclamaciones de clientes, acciones correctivas y preventivas,...). La supervisin de la gestin de la calidad a realizar por el Responsable de Calidad dentro de la empresa. La informatizacin de los registros de calidad simplifica la generacin de estadsticas. Facilita tambin el acceso del personal (al menos del que trabaja con o prximo a un ordenador) a la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad y Medio Ambiente que todo el personal debe conocer y aplicar.
La presente aplicacin permite la edicin sobre soporte informtico de los registros referentes al Sistema de Gestin de la Calidad y Medio Ambiente. Entre estos registros podemos citar: Anlisis de vertidos Consumo de agua y energa Materias primas y auxiliares Gestores y Transportistas de Residuos Emisiones y Residuos No Conformidades (pueden estar relacionadas con la Recepcin de materiales o con la ejecucin de los Procesos) Quejas o Reclamaciones de Clientes Auditoras Internas (planificadas para la verificacin del seguimiento y aplicacin del Sistema de Calidad y Medio Ambiente) Acciones Correctivas y Preventivas (consecuencia de no conformidades, quejas y auditoras internas) Homologacin de Proveedores Revisiones del Sistema de Calidad y Medioambiente
Incluye un ndice de todos los documentos de la empresa en relacin con la Calidad y Medioambiente (manual, procedimientos, instrucciones de trabajo,...) con la facilidad incluida de poder abrir los ficheros de dichos documentos para su consulta, todo ello desde un terminal informtico (PC) enlazado al servidor de la red informtica. Adems es posible identificar la instrumentacin utilizada en la Empresa y registrar sus calibraciones y verificaciones, de manera que la propia aplicacin avise sobre las fechas en que cada equipo ha de someterse a las calibraciones y verificaciones necesarias.
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El sistema informtico tambin dispone de un registro de toda la maquinaria utilizada en la empresa (de toda ella, la ms importante es la de impresin grfica) y gestiona su mantenimiento y reparaciones, como parte constitutiva y garante del Sistema de Calidad de la empresa.
SISTEMA DE CALIDAD
HOMOLOGACIONES
NO CONFORMIDADES
AUDITORAS
CERTIFICACIONES
BENEFICIO ESPERADO Los beneficios que se fundamentalmente son: esperan conseguir a travs de este Proyecto
1. Reduccin en los servicios de riesgos relacionados con la Calidad y Medio Ambiente: El acceso de la Direccin de Calidad de la empresa de forma ms fcil y rpida a los registros de calidad y medio ambiente vinculados a los productos fabricados, procesos y servicios prestados, agiliza la deteccin de desviaciones y su correspondiente correccin, con la consiguiente reduccin de riesgos. 2. Simplificar el trabajo del departamento de Calidad: la informatizacin en red permite descentralizar la carga de datos, agilizar la disponibilidad de la informacin de calidad y medio ambiente en relacin con la ejecucin de los servicios y simplificar la supervisin y gestin. Todo ello se traduce en la reduccin de tiempos necesarios para estas actividades. 3. Disponer de ms informacin para analizar los procesos y establecer estrategias de mejora: la aplicacin facilita la disposicin de ms datos y de forma ms rpida lo que aporta ms informacin para su ulterior anlisis. Las decisiones que se tomen a partir de esta informacin necesariamente estarn mejor justificadas y orientadas. Decisiones mejores reducen los riesgos (vuelve sobre el beneficio primero).
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POSIBILIDADES DE FUTURO El sistema informtico de este proyecto podra permitir el acceso remoto, mediante terminales porttiles empleados por el personal mvil. Esta mejora probablemente no resulta tan necesaria en el caso de la empresa beneficiaria de este proyecto piloto (el nico personal mvil es el comercial y el de reparto de los pedidos una vez se han terminado), pero s es muy interesante en otras empresas y negocios donde el personal de la empresa no tiende a estar concentrado en unas determinadas instalaciones (ejemplos muy evidentes de stos podemos citar la construccin, el servicio de transporte, la consultora cunado hay una gran parte de trabajo que se ejecuta en las instalaciones de los clientes,). La mejora futura de las comunicaciones de telefona mvil (ancho de banda y fiabilidad) facilitar la edicin de registro de calidad en el momento en que se produzcan las incidencias. En la sede de la empresa se dispondr conocimiento de estos registros en el mismo momento que stos se originan. EQUIPAMIENTO El equipamiento necesario para un proyecto como ste se limita a un conjunto de ordenadores conectados en red (aunque en alguna empresa muy pequea pudiera limitarse a un nico PC) con el correspondiente sistema operativo (en el caso de PYMEs, lo ms frecuente es el uso de MS Windows) y una aplicacin software concebida para la gestin de la Calidad y Medio Ambiente, que acostumbra a ser a la medida del Sistema de Gestin de la Calidad y Medio Ambiente de la empresa (ha sido el caso en este proyecto). Dicha aplicacin consta de una Base de Datos centralizada en un ordenador servidor sobre la que cargan datos las personas de la empresa en la medida que van generando registros de calidad. El precio de una aplicacin informtica de este tipo est supeditado a las prestaciones de que se la dote. A mayor nmero de utilidades, el trabajo necesario para su realizacin es mayor, y por tanto tambin el coste y, en consecuencia, el precio. Sealar, sin embargo, que en el caso de una aplicacin como la desarrollada en este proyecto para la Gestin del Sistema de la Calidad y Medio Ambiente ninguna de las utilidades incluidas es de difcil ejecucin, por lo que el precio est ms condicionado por la cantidad (de prestaciones incluidas) que por su dificultad.
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DISEO Y DESARROLLO DE UN PORTAL WEB CORPORATIVO Y DE UNA EXTRANET PARA LA GESTIN DE LOS PROYECTOS CON LOS CLIENTES
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Empresa proveedora de servicios de diseo y preimpresin dentro del sector de Artes Grficas. Sus clientes directos pertenecen al sector de artes grficas, pero en muchas ocasiones tienen que intercambiar informacin tcnica con clientes en sectores que conocen la actividad (i.e., publicidad) o no (i.e., automocin, industria farmacutica). Hasta ahora, los clientes de esta empresa se concentran dentro de un mismo grupo reducido de empresas, pero con vistas al futuro, y ante la cada vez mayor competitividad y dificultad del sector, se busca ampliar la cartera de clientes, tanto a nivel nacional como internacional. Por todo ello, y con el propsito de promocionar la empresa y sus servicios y productos, se ha decidido recurrir tambin al canal de Internet introduciendo un portal presencial de la empresa. Este sistema de promocin es compatible con los tradicionales de catlogos, anuncios publicitarios, Por las caractersticas de los proyectos que realiza esta empresa de diseo de productos para su impresin grfica, hasta el momento en que un diseo es definitivamente aprobado por el cliente, es necesario realizar distintos prediseos que se someten a la revisin del cliente. Se trata de diseos grficos, que en los tiempos presentes se realizan con herramientas de diseo asistido por ordenador, es decir, que los diferentes diseos estn en un soporte informtico (aunque puedan pasarse a papel si as se desea). La Extranet desarrollada dentro de este proyecto piloto pretende habilitar un camino seguro y de acceso restringido y controlado para hacer llegar a los clientes de forma fcil y rpida los diferentes diseos de sus proyectos para que sean revisados y manden sus comentarios y comenzar cuanto antes las correcciones necesarias (o tambin, obviamente, validar el diseo). PROBLEMTICA A RESOLVER La problemtica a resolver con la primera parte del proyecto, el portal web corporativo, ya se ha mencionado en el apartado anterior: promocionar la empresa y sus productos mediante un medio que permite de forma fcil y barata abarcar un mercado global. El diseo y desarrollo de un portal corporativo de la empresa en la red de Internet, y el uso de esta red para el intercambio de informacin (eso s, de forma protegida y segura) debera ser una ayuda y soporte en la bsqueda de un incremento de la captacin de clientes (ventas) y, por tanto, en la mejora del negocio.
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Respecto a la Extranet (de la que tambin en el apartado anterior se ha justificado el porqu de su necesidad), la problemtica que da a da se plantea a la empresa consiste en como conseguir agilizar la revisin de los diseos proyectos en curso para dar un mejor servicio al cliente y reducir los plazos de ejecucin de los proyectos y aumentar sus rentabilidades (se quieren reducir los tiempos muertos de los mientras los prediseos estn para ser revisados por los clientes; dado que no es procedente urgir a los clientes en el tiempo para sus revisiones, al menos se ha buscado agilizar la llegada a manos de los clientes de los diseos). Este problema se ha llegado a analizar con algunos clientes, y entre las propuestas de mejora que se apuntaban, se inclua sta. La empresa ha constatado que, si no se planifican y desarrollan acciones que resuelvan el problema se seguir incurriendo en: Costes de no calidad significativos por ineficiencia en el proceso de produccin. Despreocupacin de los operarios de algunos proyectos por mediar mucho tiempo entre cada prediseo y sus correcciones. Podra incluso contribuir a evitar desmotivacin del personal, al disear y trabajar con el riesgo de que el producto no se ajuste a la idea del cliente y sea trabajo perdido.
Esta Extranet, como emplazamiento restringido para gestiones giles y ms fciles, est concebida para usar con los clientes. En otras situaciones, empresas o sectores, podra ser interesante una Extranet destinada a las relaciones y gestiones con los proveedores, o incluso con proveedores y clientes, lo que contribuye a mejorar la cadena de valor que constituyen proveedores empresa clientes (en los diagnsticos TIC dentro de este Proyecto MUTIC, uno de los elementos que se analiza es precisamente cmo se aprovechan las TIC para mejorar la eficacia de la cadena de valor). Ni que decir tiene, pensando en otras posibles empresas y negocios para las que pudiera ser til un proyecto informtico como ste, que los potenciales destinatarios son muchos, por no decir todos. Toda empresa es susceptible de hacerse presente en Internet para darse a conocer tanto ella como sus productos y servicios. Aunque tambin es verdad que segn los sectores, estar presente en Internet es ms o menos interesante y conveniente. En cuanto a la agilizacin de las gestiones con los clientes tambin es posible en todo tipo de empresas, aunque el beneficio es ms evidente en unos sectores y actividades que en otros. Que duda cabe que no resulta tan provechoso en el sector del comercio, sobre todo del minorista (aqu en algunos casos lo recomendable sera un canal de venta sobre Internet, que si se restringe los posibles clientes a unos autorizados, estaramos ante una Extranet). Tampoco las ventajas son muy evidentes cuando no es necesaria una relacin continua y frecuente entre proveedor y cliente durante la ejecucin de los proyectos contratados.
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OBJETIVO Y DESCRIPCIN DEL PROYECTO El objetivo del proyecto es doble, por un lado desarrollar un Portal Web Corporativo para la promocin de la empresa, sus productos y sus servicios. Por otro lado, una Extranet para el intercambio de informacin con los clientes, que permita mejorar la rentabilidad del proceso productivo y la atencin a los clientes. Dado que el acceso a la Extranet es restringido a clientes de la empresa con proyectos en curso, es necesaria una gestin de usuarios, para lo que se recurre a una identificacin facilitada por la empresa como cdigo de cliente y una clave de acceso, para poder entrar en el sistema en su parte restringida.
INDEX
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Nuestros Departamentos
Estructura del portal corporativo en Internet del proyecto
Lo ms significativo y especfico de la parte de proyecto de la Extranet lo constituye cmo la han de utilizar los clientes y los medios tecnolgicos utilizados para facilitar a los clientes la documentacin a revisar: Cliente: Los clientes acceden a los ficheros correspondientes de sus carpetas, donde se aloja la informacin necesaria de su proyecto actual, de manera que puede verificar, chequear y validar los trabajos realizados por parte la empresa, pudiendo generar su validacin por correo o mandando las modificaciones necesarias a travs del mismo. En ningn caso el cliente puede modificar los prototipos o bocetos de preimpresin, y simplemente recoger los comentarios o validaciones.
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Tecnologa: Tipologa y formatos de los documentos (ficheros) enviados los clientes (Cerrados: PostScripts, TIFF-IT y PDF y Abiertos: para PC o Mac).
BENEFICIO ESPERADO Los beneficios principales que se esperan conseguir a travs de este Proyecto son: 1. Mejor comunicacin con el cliente: Mejorar la comunicacin en cuanto a su facilidad, rapidez y comodidad, generando confianza y mejorando la imagen. 2. Mayor comunicacin con el cliente: Las caractersticas de sencillez de esta comunicacin favorece que sta sea mayor lo que contribuye a un mejor entendimiento cliente-proveedor y reduce los proyectos fallidos y las quejas de clientes. 3. Reduccin de la duracin de los proyectos: al agilizar algunas de sus actividades. Incidir fcilmente en la mejora de costes. 4. Reduccin de costes y aumento de la rentabilidad: Analizar las requerimientos y agilizar los procesos de modificacin, ajustes y validacin, reduciendo los costes de no calidad. 5. Mejora en la productividad del personal: Evitando la despreocupacin y desmotivacin. POSIBILIDADES DE FUTURO Las posibilidades que ofrece Internet y la comunicacin con el cliente, son una fuente de crecimiento que abre una gran cantidad de posibilidades para el futuro. Si comenzamos por el Portal Corporativo, es lgico que con el tiempo ample, complete y vaya actualizando el contenido recogido. La Extranet es muy posible que vaya tambin evolucionando desde su primer estado o concepcin, buscando dar un servicio mejor y ms completo a los clientes. Las propias sugerencias de los clientes, harn que el sistema crezca y se adapte hacia aquellos puntos de mejora que aporten valor a la empresa y al cliente. Tambin es posible ampliar la Extranet a otros elementos de la cadena de valor como son los proveedores, mantenimiento de la maquinaria, EQUIPAMIENTO El equipamiento necesario se concreta en: El portal web corporativo y el sistema Extranet ha de estar alojado en un Servidor de Internet, que en este proyecto se ha subcontratado el alojamiento y servicio de comunicaciones a un proveedor especializado (lo
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que habitualmente se denomina un ISP, siglas de Internet Service Provider. La razn de elegir un proveedor externo de estos servicios es triple: o Seguridad: garantizar la integridad y proteccin de la informacin de la empresa tanto en el portal como en la Extranet, y evitar accesos no deseados a la Extranet requiere una importante dotacin de medios informticos de proteccin y seguridad, que en el caso de una PYME supone unas inversiones de difcil amortizacin y en consecuencia largos tiempos entre modernizaciones, y no sucede as en un ISP. Personal experto: Necesidad de personal especializado en la gestin de los equipos y servicio de comunicaciones a Internet. Tampoco en una PYME es fcilmente amortizable la inversin en la contratacin de este personal. Equipamiento: Inversiones en equipamiento (ordenador servidor, adems de elementos de seguridad ya mencionados) y accesos adecuados (velocidad, capacidad) de comunicaciones.
Para acceder a la administracin, gestin de contenidos, acciones FTP de subida y bajada de ficheros a la Extranet, etc., la empresa dispone de una lnea ADSL y de conexin a Internet con un acceso restringido a su servicio de alojamiento.
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DISEO DE UN PORTAL WEB CORPORTATIVO Y SISTEMA INFORMTICO PARA LA GESTIN DE PROYECTOS (INSTALACIONES)
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Este proyecto se ha desarrollado para una empresa dedicada al diseo, desarrollo y ejecucin de proyectos de instalaciones (electrificacin, procesos de produccin y ahorro de energa, climatizacin y tratamiento de aire, manejo de fluidos, control de procesos industriales,..) en los sectores residencial e industrial. La empresa tiene una gran variedad de clientes, tanto nacionales como extranjeros, siendo parte importante de sus ventas las exportaciones a mercados muy competitivos. PROBLEMTICA A RESOLVER Es necesario gestionar los proyectos y saber su avance, qu cantidad de recursos consumen y disponer de informacin para evaluar los costes reales de cada uno de ellos, y as ver su rentabilidad. Actualmente y en relacin a los costes de los proyectos (instalaciones): No se dispone de datos (mediciones) suficientes y adecuadas para una cuantificacin precisa. La automatizacin en el registro de los datos facilitar y agilizar el clculo de los costes reales. El anlisis de costes no se realiza de manera sistemtica, ni con la frecuencia adecuada (en parte es justificable si la informacin necesaria para ello es deficitaria). No disponen de una aplicacin informtica especfica para el clculo de costes. El no llevar a cabo un adecuado control de costes, impide conocer la rentabilidad de cada proyecto, y de cada una de sus partes o actividades, con la importante incidencia que esto puede tener en los resultados claves del negocio.
Respecto al desarrollo e instalacin dentro de Internet de un portal web, los objetivos se concretan en: Permitir que ms empresas puedan llegar a conocer la empresa y sus servicios (marketing promocional), como paso previo para posibles futuras ventas. Que potenciales clientes que lleguen a conocer la empresa y sus servicios por otro camino, puedan utilizar la informacin de la web para hacerse una idea ms competa de la empresa, y si adems su aspecto visual
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resulta atractivo refuerce la intencin del cliente a contratar con la empresa. OBJETIVO Y DESCRIPCIN DEL PROYECTO El proyecto, en su parte de gestin de los proyectos, tiene como objetivo facilitar la gestin de los recursos y la medicin y anlisis de los costes de los proyectos. El proyecto en su parte de gestin y control de las instalaciones y servicios que la empresa realiza se resume en: Estructurar los proyectos (instalaciones, mayormente).
PROYECTO
SUBPROYECTO 1 SUBPROYECTO 1
SUBPROYECTO 2 SUBPROYECTO 2
.......
SUBPROYECTO N SUBPROYECTO N
ACTIVIDAD 1 ACTIVIDAD 1
ACTIVIDAD 2 ACTIVIDAD 2
....
ACTIVIDAD N ACTIVIDAD N
Operacin 11 Operacin
Operacin 22 Operacin
...
Operacin N Operacin N
Presupuestar las obras, realizando las siguientes acciones: Determinar los costes de materiales y mano de obra propia o subcontratada que componen el proyecto. Determinar los descuentos de la obra. Establecimiento del coeficiente de incremento que nos dar el precio de venta. Determinacin del margen bruto.
Imputaciones a los proyectos tanto de sus costes como de los ingresos (facturacin): Costes: Apuntes contables a travs de asientos. Facturas de compras acompaadas de albaranes de entrega. Facturas de compras directas (pequeos gastos pagados por el empleado).
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Imputacin de gastos manutencin, etc.).
propios
de
los
empleados
(traslado,
Imputacin de horas de personal propio a la obra.
Ingresos: Facturas de la venta generadas a raz de las certificaciones de las instalaciones correspondientes.
Respecto al portal web corporativo, se pretende permita difundir ampliamente la empresa y sus capacidades, as como los servicios que comercializa (funcin de marketing) y de esta forma reforzar la accin comercial. Se representan a continuacin, a modo de rbol, todas las pginas de que est compuesto el sitio Web as como la navegabilidad que presenta:
INDEX HOME
Corporativo
Calidad
Servicios
Contacto
Composicin Actividad Historia
S. Industriales
S. Hoteleros
Automocin Alimentacin Aeronutica/Aviacin Logstica Agua Instalaciones mecnicas Instalaciones de pintura Instalaciones elctricas Otras instalaciones
La tabla con el contenido de las diferentes pginas es la siguiente:
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Presentacin del grupo tipo flash. Index Claves de grupo (textos, palabras, etc.), Imgenes, logo. Home Colores corporativos, Estructura de mens, Imgenes, logo En ella se relata: Quin es la empresa, a qu se dedica, cuntos son sus empleados, la forma de trabajo, historia y evolucin, objetivos o misin, imgenes de la nave u oficina, Etc. Se describen de forma general cada uno de los tipos de servicios: Industriales y Hoteleros De este men cuelgan 10 pginas para indicar los servicios de Automocin, Alimentacin, Aeronutica... en donde se dar una breve descripcin de cuales son los servicios que suelen ofrecer, los requisitos , un ejemplo de cada uno de ellos, etc. Textos e imgenes de los servicios Hoteleros
Corporativo
Servicios
Servicios Industriales
Servicios Hoteleros Calidad
Sello de calidad y certificaciones Direccin de correo electrnico, telfono fijo y mvil, Nombre de personas de contacto.
Contacto Esta pgina da acceso a otra donde se da la posibilidad de rellenar un formulario para realizar comentarios sobre la web, o los servicios prestados, etc.
BENEFICIO ESPERADO Los beneficios principales que se esperan conseguir a travs de este Proyecto son: 1. Gestin automatizada de los proyectos: Simplificar el trabajo actual y proporcionar mayor informacin y medios para un anlisis ms gil y eficaz. 2. Reduccin de riesgos en los presupuestos: La elaboracin del presupuesto tras una simulacin de todo el proyecto, considerando los trabajos y materiales necesarios, as como los costes de los mismos, reduce los riesgos de desviaciones, ms frecuentes cuando se da un peso preponderante a la intuicin.
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3. Determinar los costes reales de los proyectos: La carga de datos de consumos asociados a cada trabajo de cada proyecto y la identificacin de los costes reales de los mismos permite un control minucioso y fcil del coste de cada obra en cada momento de avance de la misma anticipando la deteccin de problemas y obteniendo suficiente informacin para implantar mejoras en futuros proyectos. 4. Aumentar la promocin de la empresa: Internet constituye un canal que facilita y agiliza la comunicacin e intercambio con los clientes y proveedores y debe ser referencia en la bsqueda de un incremento de la venta y mejora del negocio. POSIBILIDADES DE FUTURO En la medida que el sistema incluye un desmembramiento de las obras hasta el nivel elemental de operaciones, no resultara complicado la introduccin de datos referentes a la calidad de los trabajos para las obras, as como el seguimiento del avance de las mismas. La disposicin de ms informacin para un anlisis posterior, permite tomar mejores decisiones, con la consiguiente reduccin de riesgos y aumento en la calidad. Tambin sera posible completar la informatizacin de la Empresa aadiendo e integrando nuevos mdulos informticos correspondientes a otros procesos: Compras, Ventas, Logstica de Almacenes, Tesorera y Contabilidad, Recursos Humanos, Calidad y Medio Ambiente,... hasta completar la informatizacin de la gestin integral del Negocio. Incorporar al portal web de la compaa servicios de valor aadido que mejore por ejemplo el funcionamiento de la cadena de valor formada conjuntamente con proveedores y clientes.
EQUIPAMIENTO En el equipamiento necesario una vez ms hay que incluir: Una serie de ordenadores unidos en red a un ordenador servidor. El nmero de PCs depender del nmero de puestos de acceso a la aplicacin que se deseen. Estos ordenadores han de disponer de MS Windows como sistema operativo. Adems, ser necesaria una aplicacin informtica que, en casos como el de este proyecto, en el que se busque una aplicacin adaptada a la sistemtica de trabajo del cliente, suelen ser necesarias aplicaciones a la medida. El portal web corporativo ha de estar alojado en un Servidor de Internet, que como en este proyecto habitualmente se subcontrata a una empresa especializada en dar servicio en Internet (ISP).
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SISTEMA INFORMTICO PARA LA GESTIN COMPRAS, VENTAS Y LOGSTICA DE ALMACENES

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
DE
LAS
La empresa de este proyecto se dedica a la realizacin de proyectos de jardinera (parques, plazas, rotondas, calles, medianas y orillas de carreteras y autovas,) y a la venta de plantas y productos de jardinera. La empresa tiene una gran variedad de clientes, todos nacionales. Por ltimo, es una empresa comprometida con el medioambiente y su objetivo es demostrar que el respeto por el medioambiente y la rentabilidad econmica no son incompatibles. PROBLEMTICA A RESOLVER Hasta la fecha la realizacin de los procesos de Compras, Ventas y Control de Existencias as como sus entradas y salidas (Logstica) son eminentemente manuales. La realizacin manual de pedidos de materias primas, el alta de entradas de materiales y la tramitacin de entregas y facturas sobre las ventas a los clientes ralentiza el trabajo con actividades que por repetitivas se acaban por convertir en tediosas. Adems, esta gestin manual dificulta conocer con precisin y rapidez el inventario de existencias (materias primas y productos comercializados). OBJETIVO Y DESCRIPCIN DEL PROYECTO Los objetivos buscados son los siguientes: Editar de forma automtica los pedidos de compra. Incrementar y controlar desde un sistema informtico las entradas de materias primas y productos en los almacenes, la expedicin de productos vendidos, as como cualquier regulacin o alteracin de stocks que se pueda producir. Editar automticamente los albaranes que acompaan a la expedicin de los productos vendidos (cuando stos tengan sentido) as como las facturas.
Completan esta aplicacin la posibilidad de registrar las cantidades de materiales pedidos y pendientes an de recibir y los productos comprometidos con los clientes o con los proyectos de jardinera a abordar y an no expedidos. Es posible adems asociar a cada artculo un stock mnimo de forma que el Sistema pueda avisar de aquellos materiales por debajo del stock mnimo y de los que previsiblemente sera conveniente hacer acopio.
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BENEFICIO ESPERADO Los beneficios principales que se esperan conseguir a travs de este Proyecto son: 1. Automatizacin de la gestin de Compras: Simplificar el trabajo actual y se reducir el trabajo tedioso y poco creativo dejando tiempo para otras actividades de mayor valor aadido. Adems la automatizacin tambin mejorar la gestin del proceso. 2. Automatizacin de la gestin de Ventas: Agilizar el trabajo actual y mejorar la gestin del proceso. 3. Gestin de la Logstica de Almacenes: Automatizar el registro de entradas en almacenes (materias primas), salidas de productos terminados y el control de existencias o inventarios.
PEDIDOS DE COMPRAS
ALMACENES
INVENTARIOS
ALBARANES Y FACTURAS DE VENTAS
POSIBILIDADES DE FUTURO Podra completarse la informatizacin de las Compras automatizando el envo de los pedidos a los proveedores (EDI, fax,...). Tambin facilitara la gestin la obtencin de estadsticas de compras, ventas, renovacin de inventario,... La gestin de almacenes se puede mejorar aadiendo identificadores de cdigos de barras y dando de alta las entradas y salidas mediante lectores. De nuevo sera posible completar la automatizacin de la gestin de la empresa informatizando el resto de procesos: Produccin, Control de Costes, Finanzas y Contabilidad, Recursos Humanos,... EQUIPAMIENTO El equipamiento necesario se concreta en:
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Ordenadores y perifricos (impresoras) conectados en red. Uno de los ordenadores har las funciones de Servidor. La aplicacin informtica correspondiente. Para la gestin de los Procesos de Compras, Ventas y Logstica existen en el mercado diversas aplicaciones cerradas. Sin embargo la logstica y las formas habituales de proceder de la empresa aconsejan aplicaciones a la medida que siempre se atendrn con exactitud a las formas particulares de trabajar.
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SISTEMA INFORMTICO PARA LA GESTIN DEL DESMONTAJE, ALMACENAMIENTO, EVALUACIN Y RECICLAJE DE CABLES
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Este proyecto se realiz para una empresa cuya actividad principal era Logstica y Mudanzas, pero que ha ido diversificando sus actividades en el rea de servicios. La empresa en su proceso de diversificacin, ha ido adaptndose a los nuevos retos tecnolgicos y de mercado que han aparecido en el sector servicios, en concreto, en el de las actividades que desarrolla. Recientemente se le ha adjudicado un contrato para la recoleccin y reciclado de todo el cableado de cobre que en su da se utiliz para servicios de telefona y hoy ya ha quedado sin uso al ser reemplazado por nuevos productos (fibra ptica). Este proyecto es a nivel nacional. PROBLEMTICA A RESOLVER La empresa no dispone de herramientas que controlen el almacn y las operaciones de reciclaje. Se utiliza el SW Ofimtico para llevar el control de ventas y no existe una base de datos adecuada para la automatizacin e integracin de la gestin de procesos. No hay integracin alguna entre aplicaciones, ni control preciso de las actividades de produccin, ni se imputan los costes de mano de obra adecuadamente; por tanto, no se puede realizar una analtica de costes. Adems el nuevo proyecto emprendido presenta alguna caracterstica especial como es adems de cuantificar el material recogido, el gestionar su disgregacin en componentes elementales (cobre, plstico,) y la gestin a realizar en el reciclado o eliminacin de cada uno de stos. OBJETIVO Y DESCRIPCIN DEL PROYECTO Prioritariamente, llevar a cabo la implantacin del SW adecuado para el control del almacn, evaluacin del material y reciclaje del mismo, en la actividad de desmontaje de cables de telecomunicaciones. Con el presente proyecto se pretende fundamentalmente: Gestionar automticamente el control de almacn y del material de cableado extrado de la red de telefona que ya est sin uso por obsoleta.
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Identificar, medir y gestionar las operaciones de separacin de componentes que integran el cableado retirado as como su reciclaje o eliminacin, segn proceda en cada caso. Facilitar las operaciones (compra y venta) relacionadas con la gestin de las contratas, transportistas, incluidos vehculos, y clientes del material recuperado una vez descompuesto, dentro de este proyecto.
Para que la aplicacin informtica pueda atender estos fines es necesario registrar informacin de proveedores, materiales (base y elementos en que se descomponen), almacenes (dado que permite disponer y registrar ms de uno), vehculos, clientes (a los que transferir los elementos recuperados bien para ser reciclados, bien para una eliminacin ecolgicamente adecuada) e incluso hasta inspecciones de mantenimiento posibles (cada inspeccin tendr su propia periodicidad de realizacin). A partir de esta informacin de partida, es posible: Conocer las existencias de cada material (cableado extrado y elementos en que se va separando) para proceder a las operaciones de reciclaje. Registrar las entradas de material (albaranes de compra), salidas (despacho de material) e incluso regularizaciones por altas o bajas que se generan de forma anmala o por regulacin de inventario. Edicin de pedidos, albaranes y facturas de compra y venta de materiales.
PROCESO DE COMPRA
CIRCUITO FSICO CIRCUITO ADMINISTRATIVO CONTRATA BRIGADA VEHCULO BSCULA ARTCULOS
CABLES GENRICOS PRODUCTOS de PROCESO CABLES ESPECFICOS
ALBARN DE ENTRADA
COMPROBACIN
PARTE DIARIO DESMONTE
INFORME
Almacn 1
CABLES GENRICOS
ALMACEN Almacn 2
PRODUCTOS de PROCESO
Almacn 3
CABLES ESPECFICOS
CERTIFICACIN
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PROCESADO DE CABLES
Almacn 1
CABLES GENRICOS
ALMACEN Almacn 2
Almacn 3
CABLES ESPECFICOS
TABLA PROCESADO CABLES ESPECFICOS

Decremento CABLE GEN.
Incremento PDTO PROC.
Decremento CABLE ESPC.
PROCESADO DE CABLES
PROCESO DE VENTA
ARTCULOS
CABLES GENRICOS PRODUCTOS de PROCESO CABLES ESPECFICOS
CLIENTE
PRESUPUESTO ALMACEN Almacn 2

CONTRATO
Almacn 1
CABLES GENRICOS
Almacn 3
CABLES ESPECFICOS
ALBARN DE SALIDA
Decremento CABLE GEN.
SUMINISTRO
Incremento PDTO PROC.
Decremento CABLE ESPC.
AJUSTE PONDERADO DE CABLES
NOMBRE VEHCULO TRANSPORTISTA
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BENEFICIO ESPERADO Los principales beneficios que se esperan conseguir a travs de este Proyecto son: 1. Facilitar la gestin y control del proceso de desmontaje de cableados obsoletos: asegurando el buen desarrollo de las contratas, tanto en el cumplimiento de la programacin de las mismas, como en la confirmacin de las cantidades previstas en la extraccin. 2. Asegurar la disponibilidad del Material de reciclaje: al controlarse de forma automtica las entradas y salidas de materiales y poder definirse stocks de seguridad, se facilita el detectar el agotamiento de existencias. 3. Separacin del cableado obsoleto en componentes bsicos: para su posterior venta o tratamiento. Control de las existencias de estos materiales bsicos. 4. Facilitar el proceso de Venta: la automatizacin de la edicin de y el seguimiento de contratos y pedidos facilita la gestin de su situacin. POSIBILIDADES DE FUTURO Completar la informatizacin de la Empresa aadiendo e integrando nuevos mdulos informticos correspondientes a otros procesos: Tesorera y Contabilidad, Recursos Humanos, Calidad y Medio Ambiente,... hasta completar la informatizacin de la gestin integral del Negocio. Distribuir la aplicacin a otras localidades de la geografa espaola donde la empresa aborde las distintas fases de este proyecto de extraccin y reciclado de cableado de telecomunicaciones obsoleto. EQUIPAMIENTO El equipamiento necesario para la puesta en marcha de esta aplicacin informtica es: Un Ordenador al menos donde resida y desde el que se use dicha aplicacin. Si se dispone de ms ordenadores, ser posible el uso de la aplicacin desde todos ellos si stos estn conectados en red. La aplicacin residir entonces en uno de ellos que da Servicio al resto. MS Windows como sistema operativo. Adems, ser necesaria una aplicacin informtica que, en casos como el de este proyecto, en el que se busque una aplicacin adaptada a la sistemtica de trabajo del cliente, suelen ser necesarias aplicaciones a la medida.
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SISTEMA DE SEGURIDAD INFORMTICA

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Este proyecto se ha desarrollado para una empresa proveedora de equipos de navegacin para la flota martima. Su actividad abarca la ingeniera, marketing, comercializacin, suministro, instalacin, puesta a punto, entrenamiento, asesoramiento y mantenimiento de toda clase de equipos y sistemas electrnicos aplicados a todo tipo de buques, pesqueros, mercantes y deportivos. La empresa tiene mltiples clientes, tanto organismos oficiales como privados, ya sean nacionales o internacionales. PROBLEMTICA A RESOLVER La empresa no presentaba: Definida una poltica de Seguridad de la Informacin adecuada. Recursos y procedimientos bsicos para asegurar la proteccin de la informacin informatizada y garantizar su inviolabilidad, privacidad e integridad. Desarrollado un Plan de Continuidad de Negocio frente a Contingencias.
Como consecuencia de ello haba llegado a tener un accidente con la prdida de informacin importante del negocio y la necesidad de dedicar un gran esfuerzo (coste) para recuperar la informacin que al final consigui no perderse. Adems, no cumpla la legislacin: La Ley Orgnica de Proteccin de Datos (L.O.P.D.) en ninguno de sus artculos. hay que prestar punto de la Ley de preocupacin, de Datos) puede
La Seguridad Informtica es uno de los aspectos a los que siempre especial atencin y el no cumplimiento de ningn Orgnica 15/1999 y el Real Decreto 994/1999 debe ser punto pues ante una inspeccin de la A.P.D. (Agencia de Proteccin dar lugar a sanciones importantes. OBJETIVO Y DESCRIPCIN DEL PROYECTO
El presente Proyecto contempla todos los dominios o reas relativas a la Seguridad de los Sistemas de Informacin, tanto en sus aspectos tcnicos como organizativos, para poder garantizar la Confidencialidad, Disponibilidad e Integridad de los distintos activos de informacin de la empresa. Adems en el desarrollo e implantacin de las distintos procedimientos y Normas de Seguridad, se tuvieron en cuenta las leyes vigentes en este sentido, como la
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Ley 15/1999 (Ley Orgnica de Proteccin de Datos- L.O.P.D.) y el Real Decreto 994/1999 que la desarrolla. La Metodologa seguida en este Proyecto, ha sido la siguiente: Reunin de Arranque del Proyecto. Realizacin y Mantenimiento de Inventarios Informticos (Hardware, Software y Aplicaciones), creando una herramienta SW especfica tanto en servidores y red, como en la informtica distribuida (PCs). Realizacin de Diagnosis Detallada de Seguridad en todos los dominios de la misma, creando una herramienta SW que facilite la obtencin de resultados. Anlisis del estado de la red de datos, utilizando equipos sniffer y SW de anlisis de dominios de colisin. Determinacin de ficheros de datos usados en la empresa y calificacin de los mismos. Designacin de responsables de ficheros y de su seguridad dentro de la organizacin de la empresa. Normas de Seguridad Informtica: Creacin de un programa SW para la realizacin de manera automtica e implantacin de la Norma de Seguridad para Copias de Respaldo; y de otro, que asociado al programa de Inventarios, permita la adecuada implantacin de la Norma de Seguridad para gestin de equipos. Formacin especfica y concienciacin en Seguridad Informtica para Responsable de Proyecto y responsables de ficheros. Firma de acuerdos de Confidencialidad con empleados y proveedores que manejan informacin sensible o crtica. Creacin del documento de Seguridad para el FDCP (Fichero de Datos de Carcter Personal). Preauditora de Seguridad Informtica de salida.
En el Informe de Seguridad Informtica inicial, se utilizan los grficos tipo radar y de barras generados por la herramienta SW para la representacin de la situacin respecto del ptimo, en cada dominio de seguridad. En la siguiente pgina se muestran algn ejemplo de parte las grficas posibles mediante esta herramienta desarrollada.
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ACCESO A LA RED- WAN/LAN Actual nivel de Seguridad
GESTIN 3
PROGRAMA DE AUDITORA
PROCEDIMIENTOS DE CONEXIN EXTERNA
0 PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO SEGURIDAD DE LA RED
TEST DE PENETRACIN
VALIDACIN DE CONEXIONES EXTERNAS
SITUACIN ACTUAL
ACCESO A LA RED - WAN/LAN Mejora Potencial- Por Pregunta (10 Sup.)
4 - V A LID A C I N D E C O N E X IO N E S E X T E R N A S - Q 2 5 - T E S T D E P E N E T R A C I N - Q 2 4 - V A LID A C I N D E C O N E X IO N E S E X T E R N A S - Q 1 6 - P R O G R A M A D E E N T R E N A M IE N T O - Q 1 7 - P R O G R A M A D E A UD IT O R A - Q 2 7 - P R O G R A M A D E A UD IT O R A - Q 1 5 - T E S T D E P E N E T R A C I N - Q 1 2 - P R O C E D IM IE N T O S D E C O N E X I N E X T E R N A - Q 1 2 - P R O C E D IM IE N T O S D E C O N E X I N E X T E R N A - Q 4 2 - P R O C E D IM IE N T O S D E C O N E X I N E X T E R N A - Q 3
11,3% 7,5% 7,5% 6,3% 5,0% 5,0% 5,0% 2,5% 2,5% 2,5% 2,0% 4,0% 6,0% 8,0% 10,0% 12,0%
0,0%
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BENEFICIO ESPERADO Los beneficios principales conseguidos con este Proyecto son: 1. Seguridad Fsica de la Sala de Servidores y Red: Para poder garantizar la integridad y disponibilidad de la informacin. 2. Seguridad de la Red LAN/WAN 3. Seguridad Lgica de Servidores 4. Seguridad en la Informtica distribuida 5. Seguridad en las Copias de Respaldo (Backups) 6. Cumplimiento de la L.O.P.D. POSIBILIDADES DE FUTURO Para completar el Sistema de Gestin normativa, se podra proceder a la implantacin de una herramienta informtica para el control y gestin de los Sistemas de Calidad y Medioambiente, segn ISO 9001 e ISO 14001. Esto facilitara extraordinariamente el mantenimiento administrativo de las mismas, independientemente de la subcontratacin de recursos ajenos para esta actividad si no se dispone de internos que puedan llevarla a cabo. EQUIPAMIENTO El equipamiento necesario ms relevante en un proyecto de Seguridad Informtica es: Equipamiento Hardware (HW) y Software (SW) de seguridad ante virus y la entrada en la red local de intrusos con intenciones aviesas (antivirus y firewalls). Equipamiento para poder realizar copias de respaldo o de seguridad de la informacin recogida en la red informtica de la empresa (se recomienda que la realizacin de estas copias de respaldo se pueda automatizar para evitar olvidos y agilizar la operacin). Equipamiento adicional, destinado por ejemplo a mantener unas condiciones ambientales adecuadas del Servidor (equipos de aire acondicionado), o poder anticiparse a daos mayores ante incendio en la sala del Servidor (sistemas antiincendio, extintores,), o una caja fuerte ignfuga donde guardar las copias de respaldo de los datos informatizados,
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PORTAL CORPORATIVO MULTILINGE EN INTERNET

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA La empresa de este proyecto basa su actividad en el diseo y fabricacin de maquinaria y equipos para la recuperacin de materias reciclables, en beneficio del medio ambiente y de los procesos industriales. La empresa tiene una gran variedad de clientes, tanto nacionales como extranjeros, de hecho ms del 30% de sus ventas son exportaciones a mercados muy competitivos o de difcil acceso. PROBLEMTICA A RESOLVER La poltica de la empresa no potencia adecuadamente el uso de Internet para la difusin de la Imagen de la Empresa, Promocin de Productos y Servicios, Captacin de Nuevos Clientes, etc. La Web que exista hasta este proyecto estaba diseada slo con un fin informativo, perdiendo la potencialidad que permitira a distribuidores y clientes contactar con la empresa y acceder a ms informacin de la misma. El diseo, por otro lado, estaba ya un tanto obsoleto. Por otra parte y en relacin con los resultados de la cadena de valor, en los procesos de venta y postventa, tampoco se ha recurrido a Internet, desaprovechando la posibilidad de apertura de mercados de exportacin y fortalecimiento de la captura de clientes y pedidos que tiene la empresa. OBJETIVO Y DESCRIPCIN DEL PROYECTO El objetivo del proyecto se centra en el desarrollo del negocio mediante: El facilitar ms informacin a los clientes (reales o potenciales), mejorando los contenidos y posibilidades de la Web. Los clientes podrn ahora consultar de los distintos tipos de productos que la empresa realiza (muchos de ellos son a la medida de lo que cada cliente necesita, aunque se parta de una base estandarizada), comercializa y que incluso, en un futuro, permita la consulta del estado de sus pedidos (entrara dentro del apartado de posibilidades de futuro de una aplicacin como sta). La potenciacin del uso de Internet tanto en el proceso de Compras como en los procesos de Venta y posterior asistencia a los Clientes (Postventa).
Se representan a continuacin, a modo de rbol, todas las pginas de que est compuesto el sitio Web as como la navegabilidad que contiene la aplicacin:
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Conzcanos Historia Sistema
INDEX HOME Contacte con nosotros Solicitar informacin
Sector recuperacin de metales
Sector tratamiento de residuos slidos
Sector recuperacin de papel, cartn y plsticos
Otros sectores
Prensas de metales Prensas aplasta coches Prensas aplastadoras de bidones, latas y filtros Estaciones de Transferencia Plantas de enfardado RSU Abre bolsas y pincha botellas Cizallas Pela cables Prensas cizalla
Prensas verticales Guillotinas
Prensas pulper
Sistemas de alimentacin y transporte Autocompactadores, compactadores y contenedores
Prensas para productos agrcolas
Trituradores Prensas para productos txicos Prensas continuas enfardadoras Prensas para productos textiles Plantas de clasificacin y tratamiento
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El contenido se desarrolla en las siguientes pginas: ndice o Index: presentacin animada de la empresa. Pgina Principal dependientes. o Home: enlace a cada una de las pginas
Conzcanos: descripcin de la empresa, sus actividades, sus empleados, etc. Historia: la historia y evolucin de la empresa. Sistema: descripcin del Sistema de la Empresa. Sector de la recuperacin de papel, cartn y plsticos: introduccin al sector y enlace a las secciones indicadas en el mapa. Sector tratamiento de residuos slido: introduccin al sector y enlace a las secciones indicadas en el mapa. Sector recuperacin de metales: introduccin al sector y enlace a las secciones indicadas en el mapa. Otros sectores: introduccin al sector y enlace a las secciones indicadas en el mapa. Contacte con nosotros: informacin de contacto de la empresa.
El portal web desarrollado para esta empresa dispone de versiones en varios idiomas, tratando facilitar su consulta en diferentes pases donde vende sus productos o pretende hacerlo. Entre estos idiomas del portal web, adems del espaol, estn el ingls, francs, alemn, Dentro del proyecto se ha prestado servicio de consultora en la bsqueda de un proveedor adecuado de Internet donde alocar el portal web (hosting), y todo lo relacionado con la gestin de accesos remotos al portal y la asignacin y gestin dentro de la compaa de direcciones y cuentas de correo electrnico. BENEFICIO ESPERADO Los beneficios principales que se esperan conseguir a travs de este Proyecto son: 1. Mejorar la imagen de la empresa y aumentar las ventas: implcita al desarrollo de un portal web informativo de la empresa y sus productos, en el que se ha cuidado especialmente la presentacin para su fcil acceso (buscadores) y lectura (multilinge) en pases extranjeros comercialmente interesantes. 2. Mejorar la cadena de valor: Internet constituye un canal que facilita y agiliza la comunicacin e intercambio con los clientes y proveedores y debe ser referencia en la bsqueda de un incremento de la productividad o
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mejora del negocio. En el caso de la comercializacin en pases extranjeros, se convierte en el canal de informacin y comunicacin con sus agentes comerciales o distribuidores en esos pases. POSIBILIDADES DE FUTURO Aadir una parte restringida a la gestin con los clientes (Extranet) donde stos pudieran hacer llegar sus requerimientos y pedidos y despus hacer el seguimiento del estado de ejecucin de los mismos. Tambin sera posible enriquecer el portal con una nueva Extranet, esta vez con los proveedores, para la adquisicin de todos los materiales necesarios en la fabricacin de la maquinaria comprometida. Se puede completar la informatizacin de las Compras, bien de clientes bien a proveedores, automatizando el envo de los pedidos (EDI, fax,...). En el caso de la automatizacin de los pedidos, stos se pueden integrar automticamente en el mdulo de gestin de las Compras o las Ventas de un posible Sistema Integrado de Gestin informatizada del conjunto del negocio.
EQUIPAMIENTO El equipamiento necesario en este proyecto coincide con el de algn anterior, por lo que no es novedoso: El portal web corporativo ha de estar alojado en un Servidor de Internet, para lo que se ha subcontratado el alojamiento y servicio de comunicaciones a un ISP (Internet Service Provider). Para acceder de manera remota a la administracin de los contenidos en el portal web de la empresa, sta dispone de una lnea ADSL y de conexin a Internet con un acceso restringido a su servicio de alojamiento.
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SISTEMA INFORMTICO PARA LA FACTURACIN Y LA CONTABILIDAD

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
GESTIN
DE
LA
La empresa de este proyecto est especializada en el diseo y fabricacin de equipamiento de centros de control de comunicaciones y control de emergencias. La empresa est presente en proyectos donde la innovacin tecnolgica es necesaria para dar soluciones rpidas, eficaces y fiables. Adems, la presencia en todo el territorio y el contar con un producto muy competitivo les hace enfrentarse en este momento al reto de la internacionalizacin. PROBLEMTICA A RESOLVER Las aplicaciones informticas que tiene la empresa son inconexas y no se benefician de las ventajas de utilizar una nica base de datos que sea utilizada globalmente por diferentes mdulos de una misma herramienta Software (SW). Esto, unido al proceso de internacionalizacin iniciado, exige la implantacin de un Sistema de Informacin que integre la informtica (ERP) para todas las reas de la empresa, con el fin de conseguir la eficacia de los procesos del negocio y mantener una flexibilidad continua, mediante la capacidad de responder rpida y eficientemente a las diversas exigencias del mercado sacando el mximo partido al flujo de informacin de la organizacin, y de proveedores y clientes. OBJETIVO Y DESCRIPCIN DEL PROYECTO Dentro de la problemtica indicada, se ha considerado prioritario y es objetivo de este proyecto implantar una aplicacin informtica: que permita la gestin integrada de las reas econmico-financieras y administracin, y con la que puedan integrarse, en un futuro, las reas operativas.
La aplicacin se presenta sobre una pantalla general donde aparecen distintas barras con funcionalidades y comandos de uso comn. Sobre ella se despliegan las ventanas de cada mdulo que se estructuran bsicamente en dos zonas diferenciadas: La primera, constituida por los mdulos de la aplicacin. La segunda, resto de la pantalla, se utiliza para desplegar las funciones que desarrolla el mdulo seleccionado. En esta segunda zona, tenemos:
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Accesos a tablas de datos Maestros, Diarios y Documentos de Cliente. Informes y Registros de Cambios y Movimientos, as como otros comandos para navegar en la aplicacin, hacer un seguimiento de actividades peridicas y de configuracin.
REGISTROS MAESTROS
Existencias, Proveedores, Clientes, Etc.
MOVIMIENTOS Y CAMBIOS
REGISTROS DE COMPRAS REGISTROS

Ofertas, Pedidos, Facturas, Etc.
REGISTROS DE VENTAS
Pedidos, Albaranes. Facturas, etc.
DIARIOS
El contenido de las funcionalidades de la aplicacin en las reas sealadas, se resumen en: Mdulo de Contabilidad: bsico para configurar la empresa desde el punto de vista contable, asegurando, con sus apuntes, que la entrada de datos es nica, con utilidades como: o o o Plan contable Gestin de Bancos Esquema de cuentas
Mdulo de gestin de la cartera de cobros y pagos, que se concreta en: o o Gestin de documentos de cobro Gestin de documentos de pago
Mdulo de Proveedores, para la gestin de compras y pagos:
(Actualizan los Maestros)

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o o o
Tabla de Proveedores Gestin de Pedidos y Albaranes Facturacin
Mdulo de Cliente, para la gestin de ventas y cobros: o o o Tabla de Clientes Gestin de Pedidos y Albaranes Facturacin
BENEFICIO ESPERADO Los beneficios principales que se esperan conseguir a travs de este Proyecto son: 1. Automatizacin de la gestin de Compras: Simplificar el trabajo actual y se reducir el trabajo tedioso y poco creativo dejando tiempo para otras actividades de mayor valor aadido. Adems la automatizacin tambin mejora la gestin del proceso. 2. Automatizacin de la gestin de Ventas: Agilizar el trabajo actual y mejorar en igual forma que en el caso anterior la gestin de este proceso. 3. Gestin de Finanzas y Contabilidad: Permitir a la Direccin usar toda la potencialidad de las aplicaciones informticas y toda la informacin en ella recogida, para el anlisis y la toma de decisiones. POSIBILIDADES DE FUTURO Ya se ha indicado en los objetivos del proyecto que, posteriormente, deberan integrarse al sistema informtico las reas operativas. Adems, podra completarse la informatizacin con la integracin de la gestin del Sistema de Gestin de la Calidad, facilitando as su mantenimiento, que actualmente utiliza excesivos recursos en la redaccin en papel de registros requeridos por el mismo. Tambin se pueden aadir o enriquecer la automatizacin del negocio con sistemas informticos para la gestin de los RR.HH., las relaciones comerciales diarias y la gestin de la satisfaccin de los clientes (CRM),
EQUIPAMIENTO El equipamiento necesario para la puesta en uso de esta aplicacin informtica es: Un Ordenador, al menos donde resida y desde el que se use dicha aplicacin. Si se dispone de ms ordenadores, ser posible el uso de la
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aplicacin desde todos ellos si stos estn conectados en red. La aplicacin residir entonces en uno de ellos que da Servicio al resto. Los ordenadores han de disponer de un sistema operativo (el ms difundido entre las PYMEs es MS Windows). Obviamente, como en todos los casos, es necesario dotarse de la aplicacin informtica que automatice los procesos deseados.
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ANEXO I: PROYECTO MUTIC (UTILIZACIN DE LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES) EN LA COMUNIDAD DE MADRID
El proyecto MUTIC fue concebido por la Cmara Oficial de Comercio e Industria de Madrid con el propsito de contribuir a la implantacin y utilizacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en las Pequeas y Medianas Empresas de la Comunidad de Madrid. El principal objetivo del mismo es contribuir a mejorar y aumentar la competitividad de las empresas madrileas en general, y de las PYMEs en particular a travs de la innovacin utilizando las TIC. Este proyecto tiene lugar al amparo del Plan de Consolidacin y Competitividad de la PYME (PCCP), financiado por el Instituto Madrileo de Desarrollo (IMADE), el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, FEDER.
La necesidad de este proyecto vena determinada por: Un mercado nico europeo libre de aranceles lo que facilita, cuando no promueve, el aumento de la competencia para las empresas madrileas.
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Una realidad reciente dentro de la Unin Europea de ampliacin a pases tecnolgicamente preparados (ms en formacin que en equipamiento) pero con coste de mano de obra ms bajos, lo que a priori facilita su capacidad competitiva. Una situacin de partida deficiente en cuanto a la automatizacin (informatizacin y telecomunicaciones) de las empresas pequeas y medianas de la Comunidad.
Con tal propsito, se establecieron los siguientes objetivos para este proyecto: Realizar un anlisis para la propia Cmara Oficial de la Cmara de Comercio e Industria de Madrid y el Gobierno de la Comunidad de Madrid (representado por el Instituto Madrileo para el Desarrollo Econmico IMADE) del estado de la Utilizacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TICs) con el propsito de impulsar su implantacin y desarrollo. Este anlisis se lleva a cabo a partir de la realizacin de 20 diagnsticos sobre la situacin en cuanto a implantacin y utilizacin de las Tecnologas de la Informacin (Informtica) y las Comunicaciones en una seleccin sobre las empresas interesadas. Este anlisis se ha incluido en esta publicacin. Seleccionar y realizar diez proyectos diferentes de utilizacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, para mostrar a los empresarios de La Comunidad de Madrid las posibilidades de aumentar su rentabilidad y competitividad con la utilizacin de dichas tecnologas. Informar a los empresarios de La Comunidad de Madrid de las ayudas, subvenciones y deducciones que existen para abordar proyectos de este tipo. Facilitar informacin sobre Empresas y Centros Tecnolgicos de la Comunidad de Madrid que puedan ayudarles a desarrollar proyectos relacionados con las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
85 _______________
II
ANEXO II: INFORME DIAGNSTICOS SOBRE USO DE LAS TIC EN LAS PYMES DE LA COMUNIDAD DE MADRID
El anexo recoge las evaluaciones obtenidas por las 20 empresas participantes en el Proyecto MUTIC, su posicin respecto al resto de participantes, para cada uno de los criterios evaluados. En cada criterio tanto de AGENTES como de RESULTADOS, se recogen unos comentarios genricos respecto a su implantacin en las empresas y los resultados y mejores prcticas realizadas. Cada criterio tiene su grfico que, muestra la evaluacin cualitativa de las empresas diagnosticadas y ofrece la posibilidad de comparacin entre ellas, manteniendo siempre el anonimato de cada evaluacin. La metodologa utilizada en los diagnsticos del proyecto MUTIC para las PYMEs de la Comunidad de Madrid responde a un modelo expresamente desarrollado para este proyecto, a partir de otros modelos de evaluacin, tanto referentes a las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, como a otros aspectos de la innovacin tecnolgica y gestin de las organizaciones empresariales. Los principios que han regido la concepcin de este modelo son: La introduccin de toda tecnologa, y por tanto tambin de las TICs, debe responder SIEMPRE a la necesidad de resolver o paliar problemas, u optimizar la realizacin de actividades. Las tecnologas han de estar al servicio de las personas y las organizaciones, y NUNCA al revs. El empleo de cualquier tecnologa ha de hacerse SIEMPRE desde un conocimiento y formacin adecuados, unos procedimientos claramente definidos y un aseguramiento de la legislacin aplicable.
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86
La dependencia que llega a producirse en procesos y negocios respecto a las tecnologas, exige el ASEGURAMIENTO de un correcto y continuo funcionamiento. Dado que las ms de las PYMEs dedicadas a negocios distantes de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones carecen de una adecuada preparacin e informacin sobre estas tecnologas, se hace necesario el ASEGURAR una fuente externa de informacin y orientacin PREPARADA, EFICAZ y HONESTA. La automatizacin mediante tecnologas TIC de determinadas actividades repetitivas y escasamente creativas favorece la SATISFACCIN DE LAS PERSONAS. La fiabilidad en el tratamiento de la informacin mediante medios tecnolgicos es sensiblemente SUPERIOR a la del tratamiento manual.
En el presente modelo de estudio de la implantacin y utilizacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, se realiza una evaluacin cualitativa sobre los diez elementos siguientes: AGENTES: Liderazgo y Estrategia Personas y Formacin Seguridad y proteccin de Datos Mantenimiento Recursos TIC
RESULTADOS: Resultados en las Personas Resultados en los Productos Resultados en los Procesos Resultados en la Cadena de Valor Gestin y Resultados Claves
87 _______________
MODELO DE DIAGNSTICO TIC

DE LAS NECESIDADES A LOS AGENTES FACILITADORES
PERSONAS PERSONAS
RECURSOS TIC RECURSOS TIC
PROCESOS PROCESOS
SEGURIDAD Y SEGURIDAD Y PROTECCIN DE PROTECCIN DE DATOS DATOS
PRODUCTOS Y PRODUCTOS Y SERVICIOS SERVICIOS CADENA DE CADENA DE VALOR VALOR (Clientes y (Clientes y Proveedores) Proveedores) GESTIN Y RESULTADOS
PERSONAS Y PERSONAS Y FORMACIN FORMACIN
MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO LIDERAZGO Y ESTRATEGIA
RESULTADOS
Para evaluar los criterios del modelo, se ha conseguido de formas diversas la informacin necesaria o de inters para el anlisis de cada empresa. La relacin entre las fuentes de datos utilizadas y los criterios se muestra en la siguiente tabla:
CRITERIOS
Liderazgo y Estrategia Personas y Formacin Seguridad y Proteccin de Datos Mantenimiento Recursos TIC Resultados en las Personas Resultados en los Productos y Servicios Resultados en los Procesos Resultados en la Cadena de Valor Gestin y Resultados Clave
Datos de la Empresa
Visita de Diagnstico
Fuentes Externas
_______________
88
LIDERAZGO Y ESTRATEGIA
Cmo los lderes promueven y facilitan la introduccin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones como herramientas de utilidad en la mejora de los procesos y del negocio, estando implicados personalmente en asegurar que tales tecnologas se implanten, contemplndolas en las estrategias de la empresa apoyndolas mediante polticas, planes, objetivos y metas COMENTARIOS GENERALES La situacin de las empresas evaluadas con respecto a este criterio puede considerarse como Media - Alta. La direccin de las empresas muestran una buena disposicin para impulsar la innovacin tecnolgica en sus empresas y consideran que es necesario estar preparados tecnolgicamente para poder competir. El 86% de las empresas diagnosticadas han obtenido la valoracin de normal. Slo una empresa ha conseguido la valoracin de favorable. Mientras que el 10% han obtenido la valoracin de desfavorable. Entre las fortalezas ms relevantes identificadas en alguna empresa, adems de la total disposicin de la direccin a la mejora tecnolgica, estn: La innovacin tecnolgica forma parte de la poltica y estrategia de la empresa, si bien no est formalizada en un plan estratgico en la gran mayora de ellas. El cliente es el objetivo fundamental de toda poltica y estrategia. Dentro de la poltica de la empresa est la de potenciar adecuadamente el uso de Internet para la difusin de su imagen, la difusin de las caractersticas de sus productos / servicios, la captacin de nuevos clientes y las comunicaciones. La direccin est comprometida y personalmente implicada en el uso e implantacin de las tecnologas de informacin y comunicacin. La empresa cuenta con lderes que establecen y comunican una direccin clara a su organizacin alineada con su poltica y estrategia.
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes: La gran mayora de las empresas no tiene documentada su poltica y estrategia. No se contempla explcitamente la innovacin tecnolgica en la estrategia.
89 _______________
No hay poltica establecida para la proteccin de la Propiedad Industrial. La poltica de la empresa no incluye el uso del comercio electrnico (Empresa a Empresa , Empresa a consumidor, Empresa a Administracin, etc.) No se planifican, ni se analizan las inversiones con detalle. La poltica de adquisicin de herramientas HW/SW no se planifica ni desarrolla desde una perspectiva global de gestin de clientes, personas y procesos.
Figura 1
5
VALOR MEDIO: 2,95

4
1: Muy Desfavorable 2: Desfavorable 3: Normal 4: Favorable

1 3
5: Muy Favorable
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
PERSONAS Y FORMACIN
Cmo la organizacin asegura, desarrolla y aprovecha el conocimiento y capacidad de las personas que la componen respecto a la implantacin y utilizacin de las TICs, tanto a nivel individual como de equipos, o de la organizacin en su conjunto; y cmo planifica la adquisicin de las capacidades y conocimientos carentes, aunque necesarios COMENTARIOS GENERALES La situacin de las empresas evaluadas en relacin con este criterio puede considerarse Media. El 57% de las empresas han obtenido una valoracin de desfavorable o muy desfavorable. Frente al 43% de las empresas diagnosticadas que han obtenido una valoracin de normal.
_______________
90
Entre las fortalezas ms relevantes identificadas estn: La empresa proporciona oportunidades que estimulan la implicacin y respaldan un comportamiento innovador y creativo. La plantilla est constituida por personal cualificado y con capacidad para desarrollar sus actividades. El personal de la organizacin est suficientemente familiarizado con el uso de herramientas informticas. Se fomenta y valora la capacidad y actitud de las personas para asumir los cambios derivados de la innovacin tecnolgica. Se reconoce oportuna y adecuadamente, los esfuerzos de las personas y equipos para la innovacin tecnolgica. Se fomenta el trabajo en equipo y las actividades multifuncionales.
Figura 2
5
1: Muy Desfavorable 2: Desfavorable 3: Normal
VALOR MEDIO: 2,40

3
4: Favorable 5: Muy Favorable

1
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EM PRESAS
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes: La gran mayora de las empresas diagnosticadas no disponen de un plan de formacin en tecnologa y de comunicaciones. No se desarrollan planes de recursos humanos coherentes con una estrategia de innovacin tecnolgica. No se dispone de un sistema evaluacin de capacidad y adecuacin de las personas; siendo este punto vital para una empresa que apueste por la innovacin tecnolgica. La insuficiente formacin, preparacin, de la plantilla, hace que la calidad de los productos / servicios se resienta.
91 _______________
No se desarrollan programas de motivacin unidos a objetivos, que midan la creatividad, el adecuado uso de las herramientas informticas con orientacin al cliente,... No utilizan metodologas innovadoras para mejorar la forma de trabajo.
SEGURIDAD Y PROTECCIN DE DATOS

Cmo la organizacin protege su informacin, asegurando su integridad, autenticidad y confidencialidad, y protege el funcionamiento de los canales por la que sta transita, vigilando, al mismo tiempo, el cumplimiento de la legislacin vigente al respecto COMENTARIOS GENERALES La situacin de las empresas evaluadas en relacin con este criterio puede considerarse Baja, siendo el criterio de los diez considerados que ha obtenido peor valoracin. El 48% de las empresas diagnosticadas han consigo una valoracin de muy desfavorable. El 48% de las empresas diagnosticadas han obtenido una valoracin de desfavorable. Slo una empresa ha conseguido una valoracin de favorable. Entre las fortalezas ms relevantes identificadas en alguna empresa, estn: Se han implantado medidas en los PC's y se actualizan peridicamente para: o o evitar perdidas de datos en los sistemas (back-ups) asegurar la integridad de los sistemas.
Se utilizan sistemas de contrasea (password) para controlar el acceso a la informtica de la compaa, si bien en muchos casos no hay constancia de que se cambien regularmente. Disponen de cortafuegos o firewalls en el router de conexin a la RTC. Una empresa ha adaptado sus sistemas y procedimientos para cumplir con la L.O.P.D.
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes: No hay procedimientos proteccin de datos. escritos sobre seguridad informtica y
_______________
92
No hay un administrador de la red informtica, ni est asignada la funcin de seguridad y proteccin de datos informticos dentro de la empresa. No se cumplen la totalidad de los requisitos de la LOPD. Los ficheros de datos de carcter personal no estn registrados en la Agencia de Proteccin de Datos. La ubicacin Seguridad. del Servidor, incumple todos los estndares de
El servidor no dispone de SAI (Sistema de Alimentacin Ininterrumpida), que garantice el apagado ordenado en caso de ausencia de red elctrica. No se dispone de un Plan de Continuidad del Negocio frente a Contingencias. No estn identificados los ficheros de datos de carcter personal. Las copias de seguridad no son probadas de manera sistemtica para verificar la bondad del proceso de back-up. Las copias de seguridad no estn suficientemente protegidas y normalmente se guardan en la misma ubicacin que el servidor. No existen acuerdos de confidencialidad establecidos por la empresa para las personas que manejan datos de carcter personal.
Figura 3
5
1: Muy Desfavorable 2: Desfavorable 3: Normal 4: Favorable 5: Muy Favorable
VALOR MEDIO: 1,65
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
93 _______________
MANTENIMIENTO
Cmo planifica y gestiona la organizacin el aseguramiento del correcto funcionamiento de sus recursos TIC, para garantizar el eficaz y continuo funcionamiento de sus procesos COMENTARIOS GENERALES La situacin de las empresas evaluadas en relacin con este criterio puede considerarse Media. El 29% de las empresas diagnosticas han obtenido la valoracin de desfavorable. El 71% de las empresas han obtenido la calificacin de normal. Entre las fortalezas ms relevantes identificadas en alguna empresa, estn: La gran mayora de las empresas diagnosticadas disponen de mantenimiento y soporte tcnico de la su infraestructura informtica, realizado a travs de un empresa externa (subcontratacin).
Figura 4
5
VALOR MEDIO: 2,70

1
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes: El mantenimiento se pone en marcha por excepciones; no hay ninguna planificacin especfica, ni informes de necesidades de actualizacin. No se analizan formalmente los procesos con el fin de determinar sus posibles mejoras tecnolgicas.
_______________
94
No se utilizan las tecnologas ms eficientes para la mejora de los procesos de la empresa. No se establecen prioridades y objetivos para la introduccin de mejora o innovacin tecnolgica. Ante determinados problemas, manifiestan dificultad para encontrar en el mercado tcnicos y soporte adecuado en tiempo y forma. No se realiza un buen control de las actividades de mantenimiento realizadas por el subcontratista, para evitar fallos de disponibilidad.
RECURSOS TIC
Cmo los recursos TIC de que dispone la organizacin son los adecuados a sus productos y procesos, a su capacidad y preparacin para su desempeo, y a la situacin tecnolgica presente en el sector y en el mercado COMENTARIOS GENERALES La situacin de las empresas evaluadas en relacin con este criterio puede considerarse de Media - Alta. El 29% de las empresas diagnosticadas han conseguido la valoracin de favorable. El 19% de las empresas diagnosticadas han conseguido la valoracin de normal. Por el contrario el 52% de las empresas tienen una valoracin de desfavorable. Entre las fortalezas ms relevantes identificadas en alguna empresa estn: Todas las empresas diagnosticadas tienen sus ordenadores conectados en una red local (LAN), con cableado estructurado RJ45. Todas las empresas diagnosticadas tienen actualizados los sistemas operativos en sus ordenadores (NT, 2000 o XP). Todas las empresas disponen de SW Ofimtico (Editor de Texto, Hoja de Clculo, Editor de Bases de Datos). Disponen de aplicaciones SW bsicas de gestin. Los recursos en comunicaciones son suficientes y estn actualizados (centralita, ADSL, acceso inalmbrico, etc.). Disponen de conexin a Internet y correo electrnico.
95 _______________
El nmero de impresoras de que disponen parece adecuado para satisfacer sus necesidades. Disponen de terminales lectores de cdigo de barras.
Figura 5
5
VALOR MEDIO: 2.80 1: Muy Desfavorable 2: Desfavorable 3: Normal

2 4

1
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes: No se vigila el entorno tecnolgico, o slo en alguna rea (mercado, competencia, estado del arte, clientes, proveedores) No se gestionan las tecnologas vigentes para apoyar la mejora. No se dispone de pgina web, lo que representa una perdida de potencialidad para la captacin de nuevos clientes. No se dispone de una gestin informatizada que facilite informacin fiable para la gestin de inventarios. No se homogenizan los sistemas operativos y no estn registrados. No existe un proceso de inventario documentado de las tecnologas disponibles en la empresa. No se dispone de recursos que permitan el envo de mailing desde las aplicaciones informticas. No existe una intranet, donde las posibilidades de optimizacin de recursos informticos permita crecer de una forma controlada, escalonada, fcil y segura.
_______________ 96
Las aplicaciones informticas o bases de datos estn aisladas, lo que dificulta el poder compartir la informacin entre las diferentes reas de la empresa. Algunos ordenadores son obsoletos o no estn actualizados, lo que puede ocasionar faltas de eficacias y disponibilidad.
RESULTADOS EN LAS PERSONAS

Qu logros est alcanzando la organizacin con la introduccin y empleo de las TIC en relacin con las personas que la integran COMENTARIOS GENERALES La situacin de las empresas evaluadas en relacin con este criterio puede considerarse Media-Alta. El 86% de las empresas diagnosticadas han obtenido una valoracin de normal. El 9% han obtenido una valoracin de desfavorable. Una empresa ha alcanzado la valoracin de favorable. Entre las fortalezas ms relevantes identificadas en alguna empresa, estn: En el 70% de las empresas diagnosticadas, las personas claves de la organizacin manejan y controlan adecuadamente las herramientas TIC usadas en su empresa. Prcticamente en todas las empresas diagnosticadas, el grado de satisfaccin sobre su equipamiento HW / SW y Comunicaciones es medio o alto. Flexibilidad del equipo humano en el desempeo de sus funciones y adaptacin a cambios.
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes: La informacin de inters para los empleados (calendario, convenio, etc.) no est disponible en los recursos informticos. Aunque se evidencia que el grado de utilizacin de las TICs es aceptable, para la actividad de la empresa, existe un margen de mejora que se vera potenciado con la formacin adecuada. No se miden la motivacin y satisfaccin de las personas mediante encuestas e indicadores adecuados. La comunicacin interna, tanto a nivel personal como de grupo, es manifiestamente mejorable.
97 _______________
No se dispone de la formacin adecuada para el reciclaje del personal.

Figura 6
5
VALOR MEDIO: 2,95

2 3

1
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
RESULTADOS EN LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

Qu logros est alcanzando la organizacin con la introduccin y empleo de las TIC en relacin con la mejora de sus productos y servicios COMENTARIOS GENERALES La situacin de las empresas evaluadas en relacin con este criterio puede considerarse Media. El 14% de las empresas diagnosticadas han obtenido la valoracin de favorable. El 43% han conseguido la valoracin de norma. Frente al 43% restante que han obtenido la valoracin de desfavorable. Entre las fortalezas ms relevantes identificadas en alguna empresa, estn: Se identifican las expectativas del mercado en cuanto a innovacin tecnolgica de productos y servicios. Se introducen nuevos productos innovaciones tecnolgicas. o servicios que incorporan
Se identifican las posibilidades de mejora tecnolgica de los productos y servicios.
_______________ 98
Se determina la apreciacin por el mercado de las mejoras o innovaciones tecnolgicas introducidas tanto en relacin con los productos y servicios, como en relacin con el soporte tcnico. Se controlan informticamente, los datos de la empresa: contabilidad, facturacin, compras, ventas, gestin de inventarios.
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes: No se controla la rentabilidad de las lneas de productos. El rea comercial no utiliza herramientas informticas permitiran una mejor planificacin de las ventas. que le
El mximo beneficio de las aplicaciones informticas implantadas en la empresa, solo se obtendr cuando todas estn integradas en una sola herramienta. No existe una sistemtica de costes asociada a los distintos productos/servicios. La falta de capacidad productiva propicia algunas veces la perdida de una mayor cuota de mercado. No se lleva un control exhaustivo de las actualizaciones necesarias en las aplicaciones SW de la empresa. Esto puede originar perdida de potencial de las herramientas utilizadas.
Figura 7
5
VALOR MEDIO: 2.75 1: Muy Desfavorable 2: Desfavorable 3: Normal

2 4

1
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
99 _______________
RESULTADOS EN LOS PROCESOS

Qu logros est alcanzando la organizacin con la introduccin y empleo de las TIC en relacin con la mejora de sus procesos COMENTARIOS GENERALES La situacin de las empresas evaluadas en relacin con este criterio puede considerarse Media-Baja. El 62% de las empresas diagnosticadas han conseguido la valoracin de desfavorable. El 29% ha obtenido la valoracin de normal. Una empresa ha obtenido la valoracin de favorable. Una empresa ha conseguido la valoracin de muy desfavorable. Entre las fortalezas ms relevantes identificadas en alguna empresa, estn: Se dispone de herramientas informticas que facilitan la gestin de procesos claves de la empresa. Existen registros que facilitan la gestin del servicio postventa, si bien no se percibe en estas empresas la sistematizacin de los mismos, sobre la base de procedimientos formales y documentados. Se dispone de herramientas informticas para tramitar los pedidos de ventas y gestionar los datos de clientes. Se realizan anlisis de costes, con la informacin que el sistema de gestin da en cuanto a zonas, proveedores, productos y clientes. Disponen de un sistema de calidad certificado respecto a la norma ISO 9001, lo que asegura el conocimiento y definicin de los procedimientos de trabajo.
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes: Los programas informticos de que disponen no estn integrados en una nica herramienta, lo que puede dar lugar a inconsistencias y errores. El rea de fabricacin no est informticamente integrada con la de diseo, crendose ineficiencias. No se utilizan simuladores de posibles situaciones de demanda y necesidad de produccin que permitan conocer con anticipacin los recursos necesarios y los plazos de disponibilidad.
_______________ 100
No se toman medidas, segn indicadores establecidos, para evaluar la mejora que las herramientas informticas introducen en los procesos. En los anlisis de costes que realizan algunas empresas, podra mejorarse el rendimiento y reducirse considerablemente el esfuerzo requerido para realizar estos anlisis si se dispusiera de mayor informacin en soporte electrnico y el procesado y ordenado (graficas, estadsticas,..) posible de estos datos fuese ms potente. No se dispone de herramientas informticas que permitan la gestin de los costes derivados de los reparos de los clientes. Solo el 14% de las empresas diagnosticadas estn la certificados en medioambiente segn la norma ISO 14001.
Figura 8
5

1 3
VALOR MEDIO: 2,35
5: Muy Favorable
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
RESULTADOS Proveedores)
EN
LA
CADENA
DE
VALOR
(Clientes
Qu logros est alcanzando la organizacin con la introduccin y empleo de las TIC en relacin con la mejora de las actividades o procesos que interrelacionan con clientes y proveedores, as como en la satisfaccin de tales clientes y proveedores
101 _______________
COMENTARIOS GENERALES La situacin de las empresas evaluadas en relacin con este criterio puede considerarse Media. Aproximadamente el 50% de las empresas han obtenido la valoracin de normal, mientras que el otro 50% ha obtenido la valoracin de desfavorable. Entre las fortalezas ms relevantes identificadas en alguna empresa, estn: En la mayora de las empresas diagnosticadas, en general los clientes quedan satisfechos tanto de productos, como de servicios suministrados por la empresa . Casi todas las empresas diagnosticadas, tienen una relacin personalizada y de asesoramiento sobre productos y servicios con sus clientes. Hay implicacin con los clientes para debatir y abordar necesidades y clarificar requisitos que puedan tener origen o respuesta en la tecnologa. Orientacin y cercana al cliente, lo que permite un anlisis detallado de la vida til de cada producto.
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes: No hay indicadores internos basados en medidas objetivas. Informatizacin de la Logstica, como eslabn de la cadena de valor por donde la Empresa contempla oportunidades de crecer. Falta de predisposicin y capacidad tcnica de integracin informtica de procesos con proveedores y clientes. El intercambio de informacin de requisitos tcnicos de los pedidos presenta un amplio margen para la mejora. No se practican medidas de la percepcin que los clientes tienen de la accin innovadora y de la capacidad tecnolgica de la empresa. No se miden los costes de no calidad, por lo que difcilmente, en consecuencia, puede hacerse una gestin de estos costes. La gestin de clientes y proveedores, en la que las TIC juega un papel importante, no est desarrollada, as: o No utilizan los recursos de una pgina Web propia para acercar la empresa a los otros agentes de la cadena de valor (Clientes y Proveedores).
_______________ 102
No realizan transacciones de comercio electrnico.
Figura 9
5

1 3
VALOR MEDIO: 2,50
5: Muy Favorable
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
GESTIN Y RESULTADOS CLAVE

Qu logros est alcanzando la organizacin con la introduccin y empleo de las TIC en relacin con la mejora en la gestin de la direccin, la reduccin de costes, el incremento de las ventas y, en definitiva, una mayor rentabilidad econmica del negocio COMENTARIOS GENERALES La situacin de las empresas evaluadas en relacin con este criterio puede considerarse Media-Alta. El 10 % de las empresas diagnosticadas han alcanzado la valoracin de favorable. El 71 % de las empresas han obtenido la valoracin de normal. El 19 % de las empresas diagnosticadas han obtenido la valoracin de desfavorable. Entre las fortalezas ms relevantes identificadas en alguna empresa, estn: La direccin de la empresa usa aplicaciones informticas para el anlisis de los datos y la toma de decisiones. Casi en el 50 % de las empresas diagnosticadas, las inversiones realizadas en los ltimos aos para la automatizacin de la empresa mediante la adquisicin de herramientas HW y SW han sido significativas.
103 _______________
La Empresa dispone de soluciones informticas que permiten que diversas funciones y departamentos trabajen de una forma eficaz. En casi el 50% de las empresas diagnosticadas los ndices del anlisis financiero muestran con carcter general una buena evolucin, resaltando el incremento de ventas.
Figura 10
5
VALOR MEDIO: 2,90

4

2 3

1
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
Entre las deficiencias encontradas destacan las siguientes: No existe ninguna sistemtica de medida de los costes de los productos ni de los procesos. No se hace un enfoque adecuado del empleo de las TICs como elemento diferenciador de la empresa en el sector de mercado donde realiza su actividad, que ayude a encontrar nuevas oportunidades de negocio. No estn explicitados y cuantificados los objetivos a alcanzar en cuanto a los indicadores clave de los procesos de negocio. No existe ninguna sistemtica de medida de los costes de los productos ni de los procesos. No disponen de un cuadro de mando con indicadores adecuados, que faciliten a la Direccin la toma de decisiones ms adecuada. El Sistema de Gestin de la Calidad est soportado directamente por la buena voluntad de los usuarios, no disponiendo de una herramienta informtica para su gestin, lo que genera importantes cuellos de botella, consumo excesivo de recursos, e incumplimientos en la redaccin de documentos asociados al mantenimiento del mismo.
_______________ 104
No disponer de pgina Web ni usar Internet para el intercambio de informacin, como vas para incrementar la productividad o mejorar el negocio.
PUNTUACIONES DIAGNOSTICADAS
TOTALES
DE
LAS
EMPRESAS
COMENTARIOS GENERALES Desglosando la puntuacin total en los dos bloques de criterios evaluados: La valoracin media de las empresas evaluadas en el conjunto de los criterios de Agentes est entre Normal y Desfavorable (2,50) lo que indica un camino importante a recorrer en la definicin de los procesos y procedimientos, establecimiento de indicadores de control y herramientas de gestin. Respecto a los criterios de Resultados, si bien la media es algo mayor (2,69), est igualmente por debajo de la valoracin Normal, quedando un amplio margen para la mejora en estos criterios. Podemos concluir que la media del conjunto de resultados es consecuencia del conocimiento, experiencia, esfuerzo y dedicacin de las personas y especialmente a la entrega de los socios fundadores, a la direccin y gestin de las mismas y no de las metodologas de gestin implantadas.
AGENTES
5
Figura 11
RESULTADOS
VALOR MEDIO DE TODO EL PROYECTO RESULTADOS : 2,69

1 3
5: Muy Favorable
0 1
VALOR MEDIO DE TODO EL PROYECTO - AGENTES: 2,50

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
105 _______________
Atendiendo a las valoraciones totales (Agentes + Resultados) obtenidas por las empresas evaluadas: Solamente una empresa ha obtenido una valoracin media mayor o igual que 3 (Normal), habiendo obtenido una valoracin de 3,1. Diez empresas han obtenido una valoracin mayor de 2,5 y menor de 3. Tres empresas ha obtenido una valoracin de 2,2. El resto de la empresas (6) estn 2,3 y 2,5. La puntuacin media total obtenida por las empresas evaluadas es de 2,60, entre normal y desfavorable. La distribucin de las valoraciones obtenidas presenta una variacin de 0,90 puntos. Lo que manifiesta una cierta disparidad entre las empresas diagnosticadas en cuanto al uso e implantacin de las TIC.
Figura 12
5
MEDIA TOTAL: 2,60

2 3
2,20 2,70 2,80 2,70 2 ,90 2,70 2 ,30 3,10 2 ,80 2,60 2,30 2, 20 2 ,50 2,90 2,70 2,50 2,4 0 2,50 2,20 2,90

1
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
EMPRESAS
D.A.F.O.
Saltndose el orden del acrnimo que da ttulo a este apartado, se ha preferido comenzar por los aspectos favorables para concluir con los desfavorables. FORTALEZAS Apuesta de la direccin de las empresas por la innovacin tecnolgica y profesionalidad y flexibilidad del equipo humano. La innovacin tecnolgica forma parte de la poltica y estrategia de Empresa.
_______________ 106
El cliente es objetivo fundamental de la estrategia de las empresas. La infraestructura informtica y red de datos adecuada a las necesidades de la empresa. Los ordenadores estn conectados en una red local (LAN), con cableado estructurado RJ45 y conexin a Internet. Disponer de la certificacin de calidad ISO 9000 lo que facilita la identificacin y definicin de los procedimientos. Se controla informticamente la informacin clave de la empresa. Se dispone de aplicaciones informticas de contabilidad y de gestin bsicas. Fuerte introduccin, dentro de sus lneas de negocio, de productos o servicios con innovaciones tecnolgicas.
OPORTUNIDADES Diferenciacin con la competencia por calidad de servicio conocimiento de los productos y variedad de ellos. La integracin de las distintas herramientas informticas facilitara a la Direccin la gestin de la Empresa y la toma de decisiones. Establecer alianzas tecnolgicas con otras empresas o entidades. Mejorar las comunicaciones y concretamente el uso de Internet como herramienta de comercial, marketing, compras y servicio post-venta. Mejorar la eficiencia del proceso comercial y la relacin con los clientes mediante la automatizacin. Utilizar la tecnologa como elemento de mejora de la calidad y el servicio. Mejorar la gestin empresarial mediante el empleo de herramientas informticas que permitan controlar eficazmente los recursos internos, los procesos y sus costes para aumentar la eficiencia de los procesos y reducir los costes, aumentando as la rentabilidad y competitividad de la empresa. Conocer de forma peridica el grado de satisfaccin de los clientes y as poder establecer los objetivos de mejora. Desarrollo de una pgina Web interactiva, para facilitar el intercambio de informacin con proveedores y clientes, mejorando as la imagen de la empresa y aumentando las posibilidades de negocio. Diversificacin hacia los servicios de venta por Internet.
107 _______________
DEBILIDADES No disponer de un plan tecnolgica, formalizado. Los costes de los adecuadamente. estratgico, con enfoque de innovacin
procesos
no
se
miden,
analizan
gestionan
No hay establecido ningn sistema de mejora continua de los procesos. Insuficiente implantacin tecnolgica logstica, costes, almacn...). en algunas reas (comercial,
Carencia de un sistema informtico integrado y completo de gestin empresarial. No se dispone de una sistemtica de medida de los costes de los productos, ni tienen una aplicacin informtica para su clculo. No se miden ni se gestionan los costes de no calidad. No existe una cultura de Mejora Continua, que involucre a proveedores y clientes. Carencia de un sistema informtico integrado y completo de gestin empresarial. Carencias bsicas en el conocimiento del impacto de las medidas de seguridad y proteccin de datos. No se cumplen los preceptos establecidos en la Ley 15/1999 (L.O.P.D.). No se dispone de una herramienta informtica para la gestin del Sistema de Calidad, lo que puede generar un consumo excesivo de recursos e incumplimientos en la redaccin de la documentacin asociada al mantenimiento del mismo. No se dispone de un plan de formacin tecnolgica que permita la utilizacin adecuada de las nuevas tecnologas en la empresa y el reciclaje de la plantilla.
AMENAZAS La falta de anlisis en los costes, impide su mejora lo que constituye una amenaza para la competitividad de la empresa. El hecho de no controlar los costes de no calidad, puede derivar en un detrimento de la competitividad y disminucin de la rentabilidad del negocio. El no cumplimiento de la Ley Orgnica de Proteccin de Datos (LOPD), puede dar lugar a sanciones administrativas.
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La falta de seguridad informtica puede dar lugar a problemas de disponibilidad de informacin y recursos crticos. Perdida de mercado ante la falta de operatividad de soluciones de comercio electrnico en Internet, con mayor impacto posiblemente en el acceso a mercados internacionales, como elemento de expansin del negocio. El no disponer de un sistema de planificacin de las inversiones tecnolgicas puede poner en riesgo la competitividad de la empresa. Competidores cuya tecnologa en planificacin, gestin y explotacin, les haga ms competitivos en rentabilidad y como consecuencia en captacin de clientes. Evolucin tecnolgica, que tiende a reducir o estandarizar la actividad tradicionalmente servida por la empresa. Requisitos reguladores costosos medioambientales de los productos. en cuanto a requerimientos
El presente estudio estadstico se circunscribe a las 20 PYMEs participantes en la fase de Diagnsticos TIC del Proyecto MUTIC. No hay voluntad alguna de extrapolar los resultados y conclusiones al conjunto de las PYMEs madrileas. El nmero de empresas diagnosticadas es insuficiente para extrapolar sus resultados. Pero s que es verdad que las PYMEs participantes no han sido elegidas buscando de forma consciente un determinado resultado final. Adems hay una representacin variada de empresas por zonas geogrficas, sectores y tamaos, lo que quiz a ms de uno le lleve a pensar que la realidad mayoritaria de las PYMEs de la Comunidad de Madrid en cuanto a la introduccin y uso de las TIC como herramientas para la mejora y aumento de la competitividad no debe diferir en exceso de la fotografa que resulta de los 20 diagnsticos realizados.
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III
ANEXO III: AYUDAS EN EL DESARROLLO DE PROYECTOS CON LAS TIC
La modernizacin de las empresas requiere de unas inversiones en esfuerzo y dinero no siempre posibles, al menos en la medida deseada. El presente anexo pretende informar a las empresas de la Comunidad de Madrid sobre ayudas que pueden encontrar para el desarrollo de proyectos que impliquen la utilizacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. Estas ayudas se han diferenciado en dos tipos: financieras y tcnicas.
AYUDAS FINANCIERAS
En este apartado se han preferido presentar las posibilidades de financiacin econmica existentes y orientar en la bsqueda concreta de la ayuda necesaria (siguiendo el proverbio si das un pez a un hombre comer un da, si le enseas a pescar comer toda la vida), ms que listar la relacin concreta de ayudas existentes en el momento de la edicin de este libro, que seguramente no sern todas las convocadas a lo largo del ao y algunas ya estarn cerradas al llegar este libro a los lectores. Entre las fuentes de financiacin podemos citar: Ayudas de la Unin Europea gestionadas directamente por su administracin en Bruselas. Se encuadran dentro del VI Programa Marco. Las hay de diversos tipos. Existen programas e iniciativas comunitarias gestionadas desde el Gobierno de la Comunidad de Madrid. Ayudas Nacionales, principalmente las promovidas por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio dentro del Programa de Fomento de la Investigacin Tcnica (PROFIT). El PROFIT se convoca anualmente.
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Ayudas Regionales, gestionadas principalmente por el Instituto Madrileo de Desarrollo de la Comunidad de Madrid (IMADE) dentro del Gobierno de la Comunidad. Dentro de las ayudas del Instituto Madrileo de Desarrollo de la Comunidad de Madrid podemos destacar: Plan de Consolidacin y Competitividad de la PYME: Destinado tanto a PYMEs como a Organismos Intermedios sin nimo de lucro. El tipo de ayuda es subvencin a fondo perdido. Contempla diversas lneas ayuda dentro de: Sociedad de la Informacin e Innovacin en tcnicas empresariales (Diseo, Redes Interempresariales de Cooperacin, Sistema de Calidad e Innovacin de procesos: Gestin y Organizacin en la PYME). Convocatoria anual. El plazo de solicitud acostumbra a concluir el primer mes del ao. Plan de Innovacin Empresarial (PIE): Contempla cuatro lneas de ayuda, todas en relacin con aspectos de innovacin tecnolgica y nuevas tecnologas. Tres destinadas a PYMEs (Creacin de empresas de base tecnolgica y vinculada a nuevas tecnologas; Contratacin de servicios externos avanzados de consultora e Ingeniera para la introduccin y uso de nuevas tecnologas; Inversiones en activos derivados de la implantacin de las nuevas tecnologas) y una a todas las empresas (Actividades de I+D tecnolgico en procesos, productos y servicios). El tipo de ayuda es subvenciones a fondo perdido y ayudas de carcter financiero. Sus objetivos son incrementar el nivel de ciencia y tecnologa, impulsar la implantacin de nuevas tcnicas de gestin, etc. Convocatoria anual. Perodo de solicitud hasta final primer mes del ao. Sin embargo, en principio, este plan fue concebido para un plazo que conclua en el presente ao 2005. Con vista pues a los aos venideros, no hay informacin sobre la renovacin de este plan o su sustitucin por otro similar (o diferente).
Entre las iniciativas promovidas dentro del Gobierno de La Comunidad de Madrid, por la Consejera de Economa e Innovacin Tecnolgica, est Madridinnova, que es un conjunto de iniciativas destinadas a la implantacin de nuevas tecnologas en las empresas de la Comunidad de Madrid, que incluye entre otras: La red de Centros de Difusin Tecnolgica (CDTs) La red de Centros de Acceso Pblico a Internet (CAPIs) Polgonos y Parques Cientficos y Tecnolgicos Red de Agentes de Innovacin (normalmente dentro de los CDTs) Ayudas directas (las anteriormente mencionadas)
Ayudas Locales, promovidas por administraciones locales. Son ms escasas y se circunscriben a mbitos reducidos. El acceso a la informacin de las mismas ha de efectuarse la ms de las veces contactando directamente con la administracin convocante.
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Entidades de Crdito. Suelen consistir en prstamos o crditos a bajo inters. La entidad principal en este tipo de ayudas en el mbito estatal es el ICO (Instituto de Crdito Oficial). Pero tambin existe alguna entidad bancaria privada que est ofreciendo prstamos para la introduccin de las nuevas tecnologas, con unos intereses y costes de estudio nulos. Deducciones Fiscales. Dentro de las deducciones por actividades de Investigacin, Desarrollo e Innovacin Tecnolgica se incluye un incentivo fiscal (10% de deduccin) para aquellas actuaciones por parte de las PYMEs que tengan como objetivo mejorar su acceso a Internet, as como el desarrollo del comercio electrnico y la mejora, en general, de sus procesos mediante la incorporacin de tecnologas de la informacin y de las comunicaciones. Tambin son deducibles (5%) los gastos de formacin del personal en el uso de las nuevas tecnologas.
AYUDAS TCNICAS
Intentar listar las organizaciones, sobre todo madrileas, con capacidad para ayudar tcnicamente a las empresas de la Comunidad de Madrid en proyectos que impliquen las TIC, resulta una labor complicada, tanto por la cantidad de ellas existentes, como por el riesgo inevitable de olvidar alguna injustamente. Tampoco es propsito de este documento publicitar ninguna empresa privada. Este conjunto de organizaciones, en una primera clasificacin, se pueden separar entre las que son oficiales o, en cualquier caso, sin nimo de lucro, y las empresas, en las que la prestacin de esta ayuda tcnica forma parte de su negocio. Entre las entidades sin nimo de lucro, merece mencin especial la Cmara Oficial de Comercio e Industria de Madrid. La Cmara de Madrid es un rgano consultivo y de colaboracin con las Administraciones Pblicas. Representa, promueve y defiende los intereses generales de los agentes econmicos de la regin, y presta numerosos servicios a las empresas que ejercen su actividad en la Comunidad de Madrid. La Cmara comprende las actividades ejercidas por cuenta propia, en comisin o agencia, en el sector extractivo, industrial, de la construccin, comercial, y de los servicios, singularmente de hostelera, transporte, comunicaciones, ahorro, financieros, seguros, alquileres, espectculos, juegos, actividades artsticas, as como los relativos a gestora, intermediacin, representacin o consignacin en el comercio, tasaciones y liquidaciones de todas las clases, y los correspondientes a agencias inmobiliarias, de la propiedad industrial, de valores negociables, de seguridad y de crditos. En su carcter de rgano consultivo y de colaboracin con las Administraciones Pblicas, participa activamente como Organismo Intermedio en los programas de ayudas mencionados en el apartado anterior de ayudas financieras. Adems, esta institucin siempre ha procurado facilitar el acercamiento de las empresas de Madrid a las tecnologas ms actuales. En este sentido, dispone dentro de su organizacin de un Departamento para la Innovacin
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Tecnolgica del que depende, por ejemplo, la red de Centros de Difusin Tecnolgica, con sus Agentes de Innovacin, de que dispone. Tambin desde este Departamento para la Innovacin Tecnolgica de la Cmara Oficial de Comercio e Industria de Madrid se ha realizado el Proyecto MUTIC al que pertenece esta publicacin. Volviendo sobre el inters de acercamiento a las empresas, sus socios, se recurre tanto a los medios de comunicacin tradicionales (revistas, publicaciones) como a la comunicacin global que proporciona Internet. El portal web de la Cmara Oficial de Comercio e Industria de Madrid incluye la informacin de los servicios tcnicos que presta. As se facilita tanto su utilizacin como el conocimiento de sus actividades, a quienes optan por comunicarse con ella por esta va. Esquematizados, los servicios que la Cmara Oficial de Comercio e Industria de Madrid ofrece son: Apoyo a la Empresa Comercio Exterior Estudios Econmicos Formacin Innovacin y Nuevas Tecnologas (TIC) Medio Ambiente Bases de Datos Delegaciones
Adems otros servicios directamente sobre su portal web. Dentro de los servicios de Innovacin y Nuevas Tecnologas encontramos (informacin recogida y ampliable en la propia web de la Cmara Oficial de Comercio e Industria de Madrid): Asesoramiento tecnolgico: SUMA que es una iniciativa de la Cmara Oficial de Comercio e Industria de Madrid cuyo objetivo es proporcionar a las empresas madrileas un servicio de asesoramiento tecnolgico que les ayude a modernizar sus estructuras de trabajo. Red de Centros de Difusin de Tecnologa: integrados dentro de la iniciativa Madridinnova. Ponencias de jornadas realizadas. Certificacin digital: Camerfirma.
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Nexopyme: ayudas para la informatizacin de empresas y servicios online para empresas de zonas objetivo 2. Chambertrust: sello de confianza en internet para aumentar la confianza en las transacciones online de las empresas. Las empresas pasan a formar parte de una base de datos internacional de empresas que han sido validadas (se comprueba que la web corresponde a la empresa, que la empresa existe y que tipo de productos vende). Formacin. Premios e-iniciativas. Observatorio del comercio electrnico: Datos y Cifras. Publicaciones. Casos de xito en innovacin. Autodiagnstico de innovacin. Nueva Ley de Regulacin de Internet. Subvenciones: se incluyen aqu los proyectos que dentro del Plan de Consolidacin y Competitividad de la PYME (PCCP) la Cmara de Madrid patrocina. Este Proyecto MUTIC, como ya se ha indicado, es uno de ellos.
Respecto a empresas privadas de La Comunidad de Madrid relacionadas con las TIC podemos agruparlas en: Proveedores de equipamiento: En este grupo estn las tiendas vendedoras de hardware informtico y de comunicaciones. Se recomienda surtirse de proveedores de confianza que dispongan de productos de calidad y con preparacin para asesorar tcnicamente con vistas a una mejor adquisicin. Proveedores de contenido: Vendedores y diseadores de aplicaciones informticas o de comunicaciones. Pueden ser fijas conforme a un diseo invariable realizado por el fabricante o adaptables a las necesidades de los clientes. Se aconseja asegurarse de que el producto que se adquiere responde a lo que se necesita, tanto en prestaciones, facilidad de aprendizaje y manejo, exigencias de mantenimiento y administracin,... Proveedores de servicio: Destacan tres tipos de servicio: Comunicaciones: Tanto de voz como de datos, tanto fija como mvil. Buscar el servicio ms econmico pero sin menoscabo de la calidad. Infrmese de las ofertas y posibilidades de ahorro disponibles en el mercado. Servicio de Internet: En ingls, Internet Service Provider (ISP). Puede proporcionar tanto el acceso a Internet como la ubicacin en sus
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servidores de la web de la empresa, entre otros servicios. Hay que proveerse de un servicio rpido y de calidad. De nuevo es de mucha importancia un servicio profesional que nos asesore adecuadamente. Mantenimiento: Tanto de equipos de comunicaciones e informticos como de aplicaciones y contenidos. Ante cualquier inversin sobre las TIC, tngase siempre presente las necesidades de mantenimiento. En la mayora de las PYMEs econmicamente es ms ventajoso dotarse de un servicio de mantenimiento y atencin externo (outsourcing). Formacin: Preparacin del personal en el uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. Aunque la oferta es muy amplia, la calidad ofrecida no es siempre la idnea. Consultora: Asesoramiento especializado a las empresas en todos los aspectos relacionados con las TIC: necesidades y adquisicin de equipamiento, de contenidos, de servicios,... Pretende cubrir las carencias formativas en este campo dentro de las empresas, especialmente en las PYMEs.
PUNTOS DE INFORMACIN
Con el propsito de facilitar la localizacin de informacin sobre ayudas de inters para las PYMEs de la Comunidad de Madrid, y aparte de dirigirse a las entidades como delegaciones ministeriales o europeas, el Instituto Madrileo de Desarrollo de la Comunidad de Madrid, la Cmara de Comercio e Industria de Madrid, Agrupaciones Empresariales,... se recomienda el uso de Internet, como por otro lado caba esperar desde una publicacin para el fomento del uso de las TIC. A parte de los portales informativos que todas las administraciones tienen y en donde se llega incluso a incluir ficheros de los impresos de solicitud de subvenciones, queremos resear como ms interesantes para este cometido, los siguientes: Cmara Oficial de Comercio e Industria de la Comunidad de Madrid: Adems del servicio directo que presta en sus instalaciones, por va telefnica, e incluso por correo electrnico, en su dominio web (www.camaramadrid.es) incorpora todos los servicios mencionados con anterioridad. Gobierno de La Comunidad de Madrid: Incluye informacin de todas las consejeras y de las ayudas por stas gestionadas. La direccin es www.madrid.org. Dentro del dominio web del Gobierno se incluye el Boletn Oficial de la Comunidad de Madrid. Instituto Madrileo de Desarrollo de La Comunidad de Madrid: Es la entidad de la Administracin Regional ms relacionada con el fomento de las TIC y la que gestiona las ayudas para proyectos con estas tecnologas. Es su direccin web (www.imade.es) se encuentra informacin detallada de las ayudas que gestiona, incluyendo los formularios de solicitud. Adems enlaces de inters como: Madridinnova o IDEAM.
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El Sistema madri+d: es una red de trabajo que agrupa a instituciones pblicas y privadas de investigacin y a las asociaciones empresariales regionales, que cubre los aspectos esenciales de comunicacin entre el sector productor de conocimiento y el sector industrial con el objetivo de mejorar la competitividad de la regin mediante la transferencia de conocimiento. El Sistema madri+d es una imagen de marca para la Comunidad de Madrid que se proyecta internacionalmente mediante la activa participacin en el VI Programa Marco Europeo. En su portal web (www.madrimasd.org) encontraremos informacin tcnica sobre: I+D+I, Innovacin Tecnolgica, y Ciencia y Sociedad.
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IV
ANEXO IV: TRMINOS Y ACRNIMOS UTILIZADOS
Se definen a continuacin una serie de trminos y acrnimos pertenecientes al entorno TIC, que por su carcter especfico pueden resultar confusos a los no iniciados en este tipo de lenguaje, de ah su inclusin como una gua con carcter orientativo. Acceso Bsico RDSI: Canal de conexin a la red RDSI, formado por dos canales de informacin o voz y un canal de datos. Los canales de informacin en RDSI se designan mediante la letra B y los de datos por la letra D, por lo que es habitual referirse al acceso bsico RDSI como 2B+D. ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line): Lnea de abonado digital asimtrica. Permite la transmisin de datos a mayor velocidad en un sentido que en el otro (de ah la adjetivacin "asimtrica" en su denominacin). Tpicamente 2 megabits/segundo hacia el usuario y 300 kilobits/segundo desde el usuario. Puede alcanzar muchos kilmetros de distancia de la central. La velocidad de transmisin de datos es de 64 kilobits/segundo por cada canal B. El uso de un canal B equivale a una llamada telefnica, por lo que cuesta el doble utilizar los dos canales. ATM (Asynchronous Transfer Mode): Modo de Transmisin Asncrono. Sistema de transmisin de datos de muy alta velocidad con capacidad de integrar todo tipo de servicios. CD-ROM: Acrnimo de la expresin anglosajona Compact Disk Read Only Memory (Disco Compacto de Memoria de Slo Lectura). Se trata de una unidad de memoria porttil basado en lectura lser lo que permite un alto nivel de compactacin de la informacin. Inicialmente no poda ser borrado y regrabado. Actualmente, aunque ya es posible, no es una operacin rpida por lo que se suele reservar para copias de seguridad.
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Correo Electrnico (E-Mail): Aplicacin informtica que permite el envo y recepcin de mensajes entre usuarios de ordenador. ERP: Acrnimo del ingls Enterprise Resources Planning (Planificacin de los Recursos de la Empresa). Sistema informtico concebido para la gestin y planificacin de los recursos productivos de las empresas. Escner: Dispositivo informtico que permite registrar imgenes impresas (fotografas, documentos, etc.) permitiendo almacenarlas en fichero en un ordenador. FTP (File Transfer Protocol): Acrnimo ingls que denomina el protocolo internacional utilizado para la transferencia de ficheros entre diferentes sistemas informticos. GSM (Global System for Mobile Communications): Sistema de comunicacin de telefona mvil en tecnologa digital. Internet: Conjunto de redes interconectadas y desplegadas por todo el mundo que proporciona todo tipo de informacin y permite la comunicacin entre usuarios a travs de una serie de aplicaciones definidas. IP (Internet Protocol): Acrnimo que identifica el protocolo de comunicaciones entre dispositivos informticos conectados a Internet. ISO (International Standard Organization): Organizacin Internacional de Estandarizacin que define normas, entre otras algunas relacionadas con la interconexin entre sistemas informticos. ISP (Internet Service Provider): Empresas dedicadas a alquilar espacio de memoria en sus ordenadores donde alojar los contenidos web y aplicaciones para presentar va Internet, as como a prestar el servicio de comunicaciones en Internet para organizaciones en general y particulares. I+D: Investigacin y Desarrollo. Tambin se utilizan en ocasiones los acrnimos I+D+I e I+D+IT para designar la Investigacin, Desarrollo e Innovacin Tecnolgica. Just in Time: Expresin anglosajona que se traducira como justo a tiempo y que hace referencia a estrategias de produccin encaminadas a producir conforme se demanden los productos y en los momentos de dichas demandas evitando de esta forma el almacenaje de existencias producidas, con el consiguiente ahorro de costes (reduccin del inventario). Conceptualmente, esta estrategia, globalmente aplicada, acabara con los inventarios. Sin embargo, slo es posible desde los principios de demandas planificadas adecuadamente en el tiempo, sistemas productivos eficientes y una logstica de distribucin rpida y equilibrada en precio. LAN (Local Area Network): Acrnimo de la expresin inglesa respecto de Red de rea Local (el acrnimo en espaol no se usa). Se refiere a una Red que interconecta equipos situados en ubicaciones prximas.
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Main Frame: Supercomputador. Ordenador de gran capacidad prestaciones que acta de servidor central en grandes empresas.
altas
Mdem: Acrnimo de modulador demodulador. En el mbito que nos ocupa, dispositivo que permite la conexin de un equipo informtico a la red de telefona bsica. Tambin se usa frecuentemente para la transmisin de datos por RDSI. Navegador: Programa informtico que permite el acceso al World Wide Web desde un ordenador. OSI (Open Systems Interconnection): Acrnimo ingls del Modelo estndar definido por la ISO para la interconexin de sistemas informticos. Pgina Web: Cualquier pantalla de informacin en la red Internet a la que se accede desde un ordenador a travs del navegador. PC (Personal Computer): Ordenador personal, frente al gran ordenador o main frame que le precedi. No se trata de terminales tontos de un gran ordenador-servidor, sino que disponen de su propia capacidad de procesado. RDSI (Red Digital de Servicios Integrados): Red de comunicaciones digitalizada que proporciona unas prestaciones superiores a las que presenta la red telefnica bsica. Router: Expresin inglesa que designa a un dispositivo que permite la interconexin de redes de telecomunicacin. La traduccin espaola respondera al trmino direccionador dado que es el dispositivo que encamina las seales de entrada y salida. Scanner: Trmino ingls para el dispositivo escner visto anteriormente. Servidor: Ordenador de superiores prestaciones y capacidad que hace las funciones de control y gestin centralizada de ciertos servicios en una Red de rea Local o de rea Extensa. Software: Conjunto de programas y aplicaciones informticas en su sentido ms amplio. TQM (Total Quality Management): Acrnimo ingls de la Gestin de Calidad Total, que son el conjunto de estrategias destinadas a la mejora de los procesos internos de las empresas. WAN (Wide Area Network): Acrnimo ingls respecto de la Red de rea Extendida. Consiste en una Red que interconecta equipos situados en lugares geogrficos distantes. Web: En sentido literal red o telaraa y por asimilacin se aplica a Internet. Por extensin se denomina as al conjunto de informaciones ubicadas en un ordenador con el formato preciso para que puedan ser accedidas a travs de World Wide Web.
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World Wide Web: Expresin inglesa que podra traducirse por Telaraa Mundial (donde el trmino telaraa quiere representar el entramado de conexiones necesario para hacer posible el fluir de informacin entre mltiples ordenadores). Se refiere a la aplicacin estndar de Internet que permite la visualizacin, a travs de la pantalla de un ordenador, de informacin multimedia de la ms variada naturaleza ubicada en diferentes ordenadores desplegados por todo el mundo. WWW: Acrnimo de la expresin inglesa World Wide Web.
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BIBLIOGRAFA
La siguiente bibliografa ha sido usada como referencia en la estructuracin de este documento as como en la profundizacin de algunos conceptos e ideas. Algunos de los artculos utilizados se han extrado de Internet (se indica en estos casos la direccin web de origen): Las Tecnologas de Management Consulting la Informacin en la Empresa, Europa
Las PYMEs y las Telecomunicaciones, Fundacin Cotec para la Innovacin Tecnolgica Informtica en la Pequea y Mediana Empresa, Fundacin Cotec para la Innovacin Tecnolgica Tecnologa de Informacin para las PYMEs, Jess Antonio Gaxiola Melndrez Profesor Investigador del Instituto Tecnolgico de Sonora, Junio 2002, www.itson.mx/dii/gaxiola Las Nuevas Tecnologas de la Informacin y las PYME, Armengol Torres Sabat Consultor en Comunicaciones Interactivas, Abril 1996, www.ictnet.es/+atorres/docs/ti_pymes/ti_pymes.htm Desembarco en la red, www.estrategia.net/estrategia/cs22/rep.htm Comercio Electrnico, Recomendaciones sobre comercio electrnico, www.geocities.com/CapeCanaveral/2566/intro/comercio.htm Pginas web del Instituto Madrileo de Desarrollo (www.imade.es), de Madri+d (www.madrimasd.org) y de la Cmara Oficial de Comercio e Industria de Madrid (www.camaramadrid.es)
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EVOLUCIN DE LAS TECNOLOGAS

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LAS TIC Y LA EMPRESA: BENEFICIOS

GESTIN DE LOS PROCESOS (ERP)

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ING. VALOR ING. VALOR OFERTAS OFERTAS

ALMACN ALMACN DE ENTRADAS DE ENTRADAS

PEDIDOS PEDIDOS CLIENTES CLIENTES

GESTIN GESTIN PRODUCCIN PRODUCCIN

ALMACN ALMACN PRD. TERMIN. PRD. TERMIN.

CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LA DOCUMENTACIN

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CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LOS DATOS. TOMA DE DECISIONES

CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

INTERCONEXIN CON PROVEEDORES

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