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A UA U L A L A

Vamos arrumar a casa?


V

oc se considera uma pessoa ligada e organizada? Muitas pessoas responderiam sim a essa pergunta. Outras diriam mais ou menos. Umas poucas teriam coragem de confessar que no. Talvez nem voc, nem a maioria das pessoas que voc conhece, tenha parado um momento para pensar no quanto importante para a vida de cada um possuir qualidades como ser organizado e estar ligado nas pessoas nossa volta. Por exemplo: se a empresa que fornece gua na sua cidade cobrasse uma conta de trs meses atrs e que voc tem certeza que pagou, voc saberia onde guardou o recibo? Se voc precisa fazer um pequeno conserto em sua casa, as ferramentas esto todas juntas no mesmo lugar? Voc daquelas pessoas que abre o chuveiro e depois vai procurar a roupa para vestir? daquelas que deixa a torneira aberta enquanto escova os dentes ou faz a barba? Se voc a ltima pessoa a usar o acar do aucareiro e percebe que ele est vazio, voc repe o acar para a prxima pessoa que for us-lo? Se voc for fazer um caf na cozinha de sua casa, quantos movimentos ter que fazer, quantas portas e gavetas ter que abrir? Pense um pouco em tudo isso. Ser que voc no est desperdiando recursos/dinheiro e energia com tarefas inteis e sem planejamento? Se a resposta for sim, ou mesmo talvez, voc no acha que a vida de todos, inclusive a sua seria melhor se voc se preocupasse com esses pequenos detalhes? Certamente que sim! O problema que a maioria das pessoas no se preocupa com isso em sua prpria casa, e acaba no se preocupando com isso em seu local de trabalho.

Mas, voc deve estar se perguntando: O que ser que essa aula tem a ver com a maneira como eu arrumo as coisas na minha casa? Exatamente tudo, caro aluno. Porque os programas de qualidade das empresas vo acabar mexendo com as idias que voc tem sobre como organizar as coisas na sua vida. Ento, nesta aula, vamos falar de uma srie de pequenas coisas que a gente pode fazer, que so bem simples, no custam quase nada e que contribuem grandemente para a melhoria de nosso ambiente de trabalho e das pessoas que nos cercam. Elas so aplicveis ao seu dia-a-dia profissional, mas podem perfeitamente ser usadas para melhorar pequenas coisas em sua prpria casa. um pacote de cinco fases, chamado de Mtodo 5S. No nada do outro mundo. apenas um conjunto de medidas de extremo bom senso, to simples que voc mesmo vai se espantar: Mas, s isso?!. S que, se forem seguidas risca, daro um resultado excelente! Acompanhe a nossa aula e julgue voc mesmo!

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Desperdcio e qualidade: dois bicudos que no se beijam


Um dos maiores problemas dos pases em desenvolvimento o desperdcio. Mais por inconscincia, incompetncia e ignorncia do que por m f, todos desperdiam: as famlias, as empresas, o governo. No Brasil, a construo civil parece ser a campe: aproximadamente um tero do material usado para ser jogado fora. Na agricultura, as perdas comeam na colheita, pioram no transporte e tornam-se criminosas no armazenamento. A indstria e o comrcio no ficam atrs. As empresas estatais, ento, nem se fala! Resultado: joga-se fora capital, trabalho e recursos naturais. Quem paga a conta? Ns, contribuintes e consumidores. E dentro da sua casa no diferente: se voc deixa luzes acesas no cmodo onde no h ningum; se deixa a torneira aberta enquanto ensaboa a roupa ou os pratos; se compra alimentos demais e eles estragam; se usa mais sabo ou detergente do que o necessrio; se deixa torneiras pingando, voc est contribuindo para todo esse desperdcio. E, mais uma vez, pagando a conta. Do ponto de vista da empresa e do cidado comum, desperdcio , pois, todo e qualquer recurso que se gasta alm do necessrio na fabricao de um produto, prestao de um servio, ou nas tarefas comuns do dia-a-dia. Esse recurso pode ser a matria-prima, os materiais de consumo, o tempo, o dinheiro, a energia etc. um gasto extra que acrescentado aos custos normais do produto ou servio e que no traz nenhuma melhoria para o cliente. E, na sua casa, aquele dinheirinho suado que some nas contas de gs, luz, gua... Segundo o fascculo 5 da srie Qualidade Total da Folha/Sebrae, so sete os tipos de desperdcio nas empresas: 1. 2. 3. Produo alm do estritamente necessrio. Ausncia de agilidade nos processos: produto ou servios em fila, esperando para serem executados. Transporte de produtos ou servios entre mquinas e sees.

Nossa aula

Leiaute (do ingls lay out) a distribuio ou organizao de objetos, que podem ser mveis, mquinas, equipamentos dentro de um determinado espao.

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4. 5. 6. 7.

Movimentos desnecessrios das mos e do corpo na realizao da tarefa (processo ou leiaute inadequados). Erros na concepo do produto: perdas de material, horas/homem, horas/ mquina. Produo com defeito: retrabalho ou perda total do trabalho. Estoques alm do necessrio.

Pois , todo esse desperdcio problema pr mais de metro para qualquer administrador! mesmo! Mas, d para diminuir bastante aplicando o Mtodo 5S. Que negcio esse? J vamos adiantando que coisa de japons, e vale a pena aprender. S que fica para a prxima parte da aula.

hora de pensar

Esta paradinha estratgica para voc pensar um pouco no significado da palavra desperdcio. Como sempre voc quem paga a conta, vamos propor um exerccio que faa voc refletir. Exerccio 1 Agora voc j tem uma noo melhor do que seja desperdcio. Ento, faa uma lista (a mais completa possvel) de coisas que voc faz na sua casa (ou no trabalho) e que podem ser encaradas como desperdcio de tempo, material, recurso ou energia.

O pacote japons contra o desperdcio


Ai, meu Deus! J vem essa histria de japons de novo! Brasileiro diferente. Aqui, isso no vai dar certo! Tudo bem, ns somos diferentes. Mas, voc vai ver como as fases desse mtodo tm tudo a ver com a gente. O Mtodo 5S surgiu no Japo no fim dos anos 60 e serviu de base para a implantao dos programas de Qualidade Total naquele pas. Ele chamado de 5S para lembrar as cinco palavras japonesas que do nome a cada uma de suas fases: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. Garantido, n? Fique por dentro Esse mtodo tambm conhecido por outros nomes: housekeeping (l-se rausqupin e pode-se traduzir por arrumao da casa), SOL e Dolho.

O principal objetivo de um programa baseado nos 5 esses a manuteno da ordem do local de trabalho, de forma que ele permanea sempre organizado, arrumado e limpo, sob condies padronizadas e com a disciplina necessria para que se consiga o melhor desempenho nas atividades de cada um. Os benefcios imediatos so: preveno de acidentes, melhoria da produtividade, reduo de custos, melhoria do ambiente de trabalho, uso eficiente do tempo, melhor aproveitamento dos materiais e equipamentos. Nesta altura do campeonato, voc j deve estar bastante curioso para saber os significados das palavras em japons. Vamos l, ento.

Sim para separar tudo o que intil


O primeiro S de seiri. Dependendo do autor, ele traduzido de vrias formas: descarte, organizao, senso de ordenao, separar, eliminar, suprimir. Para manter o S, a gente vai traduzir como Sim para separar tudo o que intil. a mesma coisa que todo o mundo faz quando inicia uma faxina: separa-se o que necessrio do que desnecessrio e joga-se fora o que no presta. Para fazer isso, deve-se usar os seguintes critrios: Se usado a toda hora, coloque no prprio local de trabalho; Se usado todo dia, coloque prximo ao local de trabalho; Se usado toda a semana, coloque no almoxarifado; Se no necessrio, descarte.

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Nessa fase, costuma-se usar a tcnica do carto vermelho (ou etiqueta vermelha): o grupo encarregado do trabalho vistoria o local e coloca cartes nas coisas que julga desnecessrias. Aps um prazo determinado, as etiquetas so verificadas. Os objetos, ferramentas e equipamentos que no tm anotaes de uso dentro do prazo estabelecido so retirados do local. Exemplos de coisas que podem ser descartadas: formulrios e papis desatualizados, coisas em grande estoque mas que so pouco usadas, mquinas quebradas ou sem utilizao, banco de dados no usados. Deve-se tambm usar o conceito de que um melhor, e ter somente uma ferramenta, uma mquina, um arquivo, uma hora para reunio, uma cpia e um original de documento, por exemplo. A aplicao do Sim para separar tudo o que intil traz como benefcios a otimizao dos espaos disponveis, a reduo de custos, a diminuio do tempo de procura, a melhoria da comunicao, e a agilizao do trabalho.

Sim para a arrumao


Depois que o seiri foi implantado e consolidado, vem o segundo S, de seiton, que os autores traduzem por arrumao, e que nada mais que o velho ditado: um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. O objetivo dessa etapa organizar os itens absolutamente necessrios e identificar e colocar tudo em ordem, para que seja fcil localiz-los. Vamos chamar essa fase de Sim para a arrumao. Algumas estratgias podem ser usadas nessa fase: Padronizao da nomenclatura, ou seja, o mesmo objeto ou a mesma informao devem ter o mesmo nome em todos os setores da empresa. Garantia da informao, ou seja, todas as pessoas devem ser informadas sobre o significado da padronizao adotada. Utilizao de rtulos, cores e painis visveis para facilitar a localizao e identificao de itens. Um exemplo clssico o painel com desenhos dos contornos das ferramentas. Uma simples olhada identifica a ferramenta que est faltando.

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Estabelecimento de critrios para a estocagem: itens mais usados devem estar mais acessveis; itens mais pesados devem ser guardados em locais mais baixos; itens devem ser localizados por meio de indicadores para localizao; itens devem ser indicados por nmeros; os locais de armazenamento devem ter indicadores de quantidade (estoque mximo e mnimo). Treinamento dos envolvidos.

So exemplos de intervenes de arrumao: mudana de leiaute, ou seja, na arrumao de mveis e equipamentos; identificao de materiais de escritrio, sistema de identificao de livros em uma biblioteca. A aplicao do Sim para a arrumao traz ordem para o local de trabalho, materiais e equipamentos; facilita o acesso a materiais; agiliza o trabalho.

Sim para a limpeza


O terceiro S o de seiso, que se traduz por limpeza, e que ns vamos chamar de Sim para a limpeza. No parece ser preciso vender a idia de que limpeza uma coisa fundamental. Pois nada mais gostoso do que tomar um banho e colocar roupas limpas, deitar em uma cama com lenis limpos, comer em uma mesa em que a toalha no esteja cheia de manchas... Para o cliente, a imagem de uma empresa limpa tambm extremamente positiva. E mesmo que os profissionais tenham a mesma competncia, em quem voc confiaria mais? No mecnico da oficina boca-de-porco, onde tudo sujo e bagunado, inclusive o profissional, ou num mecnico com macaco impecvel trabalhando em uma oficina limpa e arrumada, como o box de uma equipe de Frmula 1? Mas isso no s para o cliente, no. Serve para o empregado, tambm. O que importante, ento, compreender e acreditar que a limpeza no s trabalho do pessoal da faxina. Ela responsabilidade de todos, porque um ambiente limpo parece que melhora a vontade de trabalhar das pessoas. Ento, o objetivo eliminar o lixo e a sujeira (p, cavacos, manchas de leo) para tornar o ambiente de trabalho mais agradvel. Assim, todos devem deixar ferramentas e utenslios limpos antes de guard-los; as mesas, armrios, mveis e equipamentos devem estar limpos e em condies de uso; nada deve ser jogado no cho. A melhor maneira de limpar no sujar, por isso, as causas da sujeira devem ser eliminadas: entupimentos; vazamentos de gua, leo e ar; juntas estragadas; filtros entupidos; parafusos e porcas soltas; vidros trincados; rebarbas; fios soltos; vlvulas, mangueiras e canos em ms condies. Dizer Sim para a limpeza manter instalaes e equipamentos em perfeitas condies; e manter o local de trabalho continuamente limpo. As vantagens so bvias: condies mais favorveis de trabalho, maior produtividade de pessoas e mquinas, diminuio de perdas e danos de equipamentos, materiais e produtos.

Sim para a organizao


Depois que voc jogou fora o que no precisa, arrumou o que ficou, e deixou tudo limpinho, chegou a hora do quarto S: seiketsu, que significa padronizao, mas alguns traduzem tambm como higiene e que, na verdade, quer dizer manter o padro de organizao, arrumao e limpeza conseguidos nas fases anteriores. O quarto S o Sim para a organizao. Para isso, preciso que se estabeleam padres que permitam avaliar se as trs fases anteriores esto sendo cumpridas rigorosamente, no que diz respeito obedincia a regras de segurana e uso de equipamentos de proteo individual (EPI); uso de uniformes limpos; limpeza dos locais de trabalho; manuteno de condies de higiene nos banheiros, vestirios, locais de refeies e reas de descanso; utilizao de cores claras nos ambientes; presena de plantas para tornar os locais mais agradveis.

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Alguns recursos visuais so teis para a implementao dessa fase: Avisos de perigo e outras advertncias. Indicaes dos locais onde as coisas devem ser colocadas. Informaes sobre equipamentos e mquinas. Avisos de manuteno preventiva. Cores nas tubulaes e fios.

Todas as normas e padres devem ser reunidos em manuais que garantam que os procedimentos sejam seguidos correta e regularmente. Isso tem como conseqncia a manuteno da organizao, da arrumao e da limpeza; maior facilidade para a realizao das tarefas com melhores resultados; e a melhoria do relacionamentos entre as pessoas.

Sim para a disciplina


O ltimo S o shitsuke que quer dizer disciplina, segundo alguns autores, ou auto-disciplina, segundo outros. o Sim para a disciplina. Essa fase significa que o processo est consolidado, embora no definitivamente terminado. Portanto, existe sempre espao para encontrar uma forma mais simples de executar uma tarefa. A disciplina objetiva cumprir as quatro fases anteriores como uma rotina, um hbito.

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Em resumo, a disciplina: Reduz a necessidade de controle. Facilita a execuo de toda e qualquer tarefa ou operao. Evita perdas. Possibilita prever os resultados finais de qualquer operao. Divide a responsabilidade por todas as pessoas do grupo, sem sobrecarregar nenhuma. Reduz a necessidade de presses e controles e garante que os produtos fiquem dentro dos requisitos de qualidade. Disciplina significa fazer coisas simples como: Ao sair, deixar tudo limpo e em ordem. Devolver as coisas, no mnimo, nas mesmas condies em que as encontrou. Reparar ou substituir qualquer coisa que voc danifique ou quebre. Reabastecer qualquer item que usar at o fim: sabonete, papel higinico, papel da copiadora, gasolina, alimentos, bebidas etc. Colocar as coisas de volta aos seus lugares, para que os outros possam ach-las. Informar as pessoas que vo substitu-lo e/ou completar seu trabalho sobre a situao exatamente como ele est. No desperdiar tempo, dinheiro, materiais ou outros recursos. Planejar o ritmo de seu trabalho para que outros no fiquem sem trabalhar por sua causa. Evitar desperdcios, no usando papel, gua, eletricidade, ou qualquer outro recurso mais do que o necessrio.

Como voc v, tudo o que falamos nesta aula no novidade nenhuma. Basta apenas fazer com que as coisas sob sua responsabilidade estejam sempre prontas para qualquer inspeo. Ou ento, deixar para as outras pessoas as coisas como voc gostaria de encontr-las. tudo muito simples, mas um verdadeiro ovo de Colombo, se seguido risca. Experimente usar em sua prpria casa, ou em sua vida. Voc vai ver como tudo fica mais fcil.

hora de pensar

O mtodo dos 5S nada mais do que higiene, bom senso e disciplina. E isso a gente tem de praticar. Releia a aula e faa o exerccio prtico que apresentamos a seguir. Exerccio 2 Da lista que apresentamos abaixo, voc deve escolher dois itens e praticar os 5S com os itens escolhidos. a) b) c) d) e) Gaveta ou armrio de roupas. Carteira de dinheiro e/ou documentos. Armrio de ferramentas. Seu quarto. A cozinha de sua casa.