Audit Komunikasi

AUDIT KOMUNIKASI

Istilah audit komunikasi diperkenalkan oleh George Odiorne (1954). Dengan menggunakan istilah audit itu, ia hendak menunjukkan bahwa proses-proses komunikasi bagaimanapun dapat diperiksa, dievaluasi dan diukur secara cermat dan sistematik sebagaimana halnya dengan catatan-catatan keuangan. Kegiatan-kegiatan komunikasi sebagai pelaksanaan dari sistem komunikasi ataupun program komunikasi khusus dapat diukur, sehingga kualitas dan kinerja ekesekutif, pejabat dan staf komunikasi dapat diketahui dan bila diperlukan dapat diperbaiki secara sistematik. Audit komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan meningkatakan efektivitas organisasi.

Alasan dan Tujuan Audit Komunikasi 1. Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik 2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun yang potensial dapat terjadi; dan peluang-peluang apa yang terbuang percuma 3. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan-tindakan operasional lainnyabaik pada tingkat organisasi maupun pada tingkat unit lokal 4. Ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-kegiatan komunikasi 5. Ingin menerapkan patok banding (benchmarking) 6. Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok banding yang sudah ditetapkan 7. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi dalam organisasi 8. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakn dan perencanaan komunikasi baru SUMBANGAN ILMIAH DARI AUDIT KOMUNIKASI 1. Mengukur secara tepat arus informasi, isi pesan. Dan sikap maupun persepsi penanggung jawab komunikasi tentang kedua hal tersebut. 2. Memberikan data empiris yang akurat tentang sikap, persepsi dan perilaku komunikasi; 3. Menggunakan berbagai teknik pengukuran, dan kemungkinan untuk penggunaan suatu gabungan antara berbagai teknik pengukuran tersebut dalam pengumpulan data. 4. Membuat pengukuran komunikasi dalam jangka waktu panjang dan berulang-ulang. 5. Menggunakan prosedur baku dalam penerapan alat-alat; dan pengumpulan data maupun

analisis data. MODEL-MODEL DALAM AUDIT KOMUNIKASI Model-model dominan dalam audit komunikasi pada dasarnya dapat dimasukkan ke dalam 3 kategori, yaitu stuktur konseptual (conceptual structure model) yang dicetuskan oleh Howard Green Baum. Model Riset Evaluasi (Org. Comm. Evaluation atau OCE) yang dirintis oleh Keith Davis dan model Profile Situasional (Org. Comm. Profile) MODEL STRUKTUR KONSEPTUAL Menurut Howard Green Baum Komunikasi keorganisasian sebagai sebuah sistem memiliki maksud atau tujuan akhir (purpose), tata kerja atau prosedur pelaksanaan (operational prosedures) dan struktur (structures) Sistem komunikasi keorganisasian memadukan sekelompok sub sistem, yakni jaringan-jaringan komunikasi fungsional, yang masing-masing terkait pada tujuan organisasi.

Dalam teori komunikasi organisasi dikenal empat subsistem komunikasi pokok: 1. Jaringan komunikasi regulasi (regulative) 2. inovasi (innovative) 3. integrasi (integrative) 4. informasi (informative) atau instruksi (instructive) Dilihat dari kepentingan organisasi, jaringan komunikasi tersebut bermanfaat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi, yang menurut James Price (1968) dapat dibedakan menjadi 4 kategori, yakni: 1. Keseragaman (conformity) 2. Penyesuaian (adaptiveness) 3. Semangat kerja (morale) 4. Pelembagaan (institutionalization)

HUBUNGAN ANTARA TUJUAN-TUJUAN KOMUNIKASI DAN TUJUAN-TUJUAN ORGANISASI

TUJUAN-TUJUAN JARINGAN KOMUNIKASI Regulatif Inovatif Integratif Informatif/instukrtif

TUJUAN-TUJUAN ORGANISASI Konformitas Adaptasi Morale Institusionalisasi

Produktivitas

MODEL PROFIL KOMUNIKASI KEORGANISASIAN Profil Komunikasi Keorganisasian (Organizational Communication Profile) disingkat OCP pada dasarnya merupakan model analisis fungsional sistem organisasi. Analisis fungsional secara sederhana dapat diuraikan sebagai penggunaan pengetahuan dari ilmu sosial untuk memeriksa keadaan masa kini (dalam) suatu organisasi yang dimaksudkan untuk menemukan jalan-jalan yang dapat digunakan untuk memperbaikinya. Proses dalam organisasi, menurut pengamatan Edgar Schein (1969) meliputi 6 unsur kritis yang selalu membutuhkan pemeriksaan, yaitu: 1. Komunikasi 2. Peran dan fungsi masing-masing anggota dalam berbagai kelompok (member roles dan functions in groups) 3. Pemecahan masalah dan pembuatan keputusan kelompok (group problem solving dan decision

making) 4. Norma-norma kelompok dan pertumbuhan kelompok (group norms and decision making) 5. Kepemimpinan dan kewenangan (leadership and authority) 6. Kerjasama maupun persaingan antar kelompok Pemeriksanaan atas proses organisasi mempunyai dasar etiologis , yakni menentukan sumber penyebab dari peristiwa. Misalnya mencari situasi tertentu mana suatu jens ganjaran dapat meningkatkan komitmen karyawan. Pembuat analisis fungsional mencoba mencari faktor-faktor penyebab atau pengaruh yang menimbulkan persoalan-persoalan yang timbul dengan harapan ia dapat mengatasi persoalanpersoalan tersebut. Model analisis fungsional ini memandang komunikasi keorganisasian sebagai faktor penyebab efektif dan tidak efektifnya kerja fungsional organisasi atau sebagai simtom atau gejala tidak sehatnya organisasi. Secara positif dapat dikatakan bahwa proses komunikasi atau kemantapan proses komunikasi dapat menimbulkan hubungan kerja yang efektif dan produktivitas yang tinggi. Atau secara negatif pemeriksaan proses komunikasi dapat menghasilkan informasi yang dapat menjelaskan peristiwa-peristiwa kritis-berbagai simptom-dalam organisasi, seperti ketidakpuasan karyawan, anjloknya produktivitas, keresahan karyawan, meningkatnya jumlah karyawan yang keluar dan mengendornya kerjasama kelompok. Gangguan dari berbagai variabel dalam proses komunikasi, seperti distorsi informasi, hambatanhambatan dalam iklim komunikasi, arus informasi, teknologi komunikasi, pesan kekuasaan, proses interpersonal dan proses kelompok, kepemimpinan dan konflik dapat dilihat sebagai sumber ketidakefetifan organisasi maupun sebagai dampak dari ketidakefektifan tersebut.

KOMPONEN KOMPONEN DARI VARIABEL-VARIABEL DALAM PROFIL KOMUNIKASI KEORGANISASIAN Variabel Komponen-komponen 1. Kepuasan Organisasi Kepuasan Karyawan Tentang Kerja, Supervisi, Gaji dan Tunjangan, termasuk fasilitas, promosi karyawan, teman sejawat-sekerja 2. Iklim Komunikasi Pengalaman dan persepsi karyawan tentang: saling percaya (trust), partisipasi dalam pembuatan keputusan, pemberian dukungan, keterbukaan dalam komunikasi ke bawahan, kerelaan mendengar komunikasi dari bawahan, keprihatinan untuk tingkat kinerja yang tinggi. 3.Kualitas Media Persepsi karyawan tentang berbagai dokumen tertulis (bulletin, laporan, pedoman, dll) 4. Kemudahan perolehan informasi Persepsi karyawan tentang perolehan informasi dari berbagai sumber 5. Penyebaran informasi Persepsi karayawan tentang penyebaran informasi dalam struktur organisasi, penyebaran informasi penting/khusus, penyebaran informasi tentang peristiwa terkini MODEL EVALUASI KOMUNIKASI Model Komunikasi Keorganisasian (Organizational Communication Evaluation; disingkat OCE) merupakan pemeriksaan dan penilaian atas praktek dan kegiatan-kegiatan komunikasi pada situasi tertentu. Sebagai perspektif fungsional, OCE membangun data tentang variabel penting yang terkait dengan kerja sistem komunikasi, seperti fungsi-fungsi komunikasi, jaringan komunikasi, sistemsistem komunikasi formal dan informal, proses-proses komunikasi dalam konteks berpasangan (dyadic), kelompok (group) dan publik (public). Manfaat dari OCE tidak dapat dilihat secara langsung dan gamblang, karena sering disertai munculnya masalah-masalah etika yang membutuhkan pertimbangan bijaksana