UNIVERSIDAD TECNOLGICA INTERCONTINENTAL

Facultad de Tecnologa Informtica y Ciencias Exactas Taller de Programacin I

ALUMNA:

Andrea Acua
ORIENTADOR:

Prof. Lic. Jos Cabrera

EMBY - PARAGUAY 2007

MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA USUARIOS DEL SISTEMA DE GESTION DE COMPRA - VENTA

INDICE GENERAL
INTRODUCCIN........................................................................................ 1 DESCRIPCIN GENERAL DEL MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA Mantenimientos................................................................................ 2 Movimientos..................................................................................... 2 Men Compras.. 2 Men Ventas..2 Informes............................................................................................2 Ayuda............................................................................................... 2 Salida................................................................................................2 ACCEDIENDO AL SISTEMA..................................................................... 3 DESCRIPCION DE BOTONERA Y PROCESOS Bsqueda de registro............................................................ 3 Agregar Un Registro.......................... 4 Modificar O Eliminar Un Registro.. 4 VENTANAS DE MANTENIMINETOS DE ARCHIVOS REFERENCIALES Ventana De Productos.............................................................. 5 Ventana De Proveedores................................................... 5 Ventana De Clientes........................................................................ 5 Ventana De Ciudades...................................................................... 6 Ventana De Empleados................................... 6 Ventana De Usuarios....................................................................... 7 Ventana De Cargos.. 7 VENTANAS DE MOVIMIENTOS Ventana De Compras.. 9 Ventana De Ventas.. 10 Ventana De Pedidos.... 11 VENTANAS QUE PERMITE SACAR INFORMES Interfaz Para Informe De Compras Por Fechas.. 11 Interfaz Para Informe De Ventas Por Fechas. 12 Interfaz Para Informes De Archivos Referenciales. 12 AMBIENTE DE PROCESAMIENTO. 13 NIVELES DE USUARIO..13

INTRODUCCIN
La presente ayuda esta orientado especialmente para los usuarios del "Sistema Gestin de Compra-Venta", en el cual se especifican de forma detallada los procesos ms significativos que podran dificultar la correcta utilizacin del Sistema En primer lugar cabe destacar que el sistema presenta un entorno visual y muy bien descriptivo en cada procedimiento que se realice de modo que el personal a cargo del manejo del mismo no tendr ningn problema a la hora de llevar a cabo las tareas para la que esta preparado el sistema. Este sistema de gestin tiene como principal objetivo administrar, generar, actualizar y difundir a travs de informes en pantalla y en impresora, la informacin de datos necesarios para gestionar los procesos que se llevan a cabo dentro de una tienda de deportiva, a la hora de registrar un pedido o realizar una compra o una venta y controlar la existencia en el stock. El sistema tiene tres partes de procesos que se detallan y se especifican muy bien en el men principal del sistema, ellas son : el men de MANTENIMIENTO de archivos referenciales, registra PEDIDOS de clientes, COMPRAS, VENTAS y la salida de INFORMES (pantalla e impresora). Siempre existe la posibilidad que existiera alguna anomala, como mensajes emergentes del propio programa por errores internos, antes este tipo de sucesos podemos decir que ningn sistema informtico esta exento de errores, por lo tanto es preciso que informe al proveedor del sistema en caso de estos eventos...

1.

DESCRIPCIN GENERAL DEL MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA

MANTENIMINETOS Este es el MEN PRINCIPAL al que solo accede un usuario autorizado u encargado del mantenimiento el sistema. Modo de uso: Al hacer clic en las opciones del men se desplegaran los submens en los que podrn acceder haciendo clic sobre o con la combinacin de teclas ALT+<Letra subrayada de nombre del men>. Los submens tienen opciones referentes para activar ventanas para la insercin de datos. MOVIMIENTOS Esta opcin contiene los accesos a las ventanas de mantenimiento de archivos referenciales del sistema. Cada opcin de submen activara una ventana correspondiente a su nombre para los procesos de ALTAS BAJAS MODIFICACIONES de archivos referenciales. MENU COMPRAS Esta opcin contiene el acceso a la ventana para registrar las compras de artculos para la venta. MENU VENTAS Esta opcin contiene los accesos a las ventanas de movimientos para realizar los procesos de registro de pedidos de productos y registro de datos de las ventas efectuadas. MENU INFORMES Este men proporciona los datos pertinentes de las callones ms significativas de los procesos a travs de impresora y visualizado a travs de la pantalla como consulta. AYUDA Este men proporciona los diferentes temas para la utilizacin del sistema y algunas utilidades como una agenda y calculadora. SALIDA Permite cerrar de forma absoluta el sistema.

2. ACCEDIENDO AL SISTEMA
Para poder acceder al sistema se debe seguir los siguientes pasos: Seleccionar el icono del sistema y presione la tecla ENTER o DOBLE CLIC y la primera ventana que se visualizara es la de acceso de usuarios.

En la misma se puede observar que aparecen dos campos; uno para ingresar el nombre del usuario y otro para su clave correspondiente. Una vez ingresado los datos en ambos campos el sistema verificara si los datos ingresados son correctos y correspondientes a un usuario registrado del sistema, si los datos son correctos inmediatamente se iniciara el sistema desplegndose la ventana principal del sistema y en la parte superior de la pantalla aparecer el men principal. En el caso de que algunos de los datos fueran incorrectos o no estn registrados el sistema emitir un mensaje de error.

3. DESCRIPCION DE BOTONERA Y PROCESOS.

Botn Agregar: permite agregar nuevos datos. Botn Modificar: permite modificar los datos existentes. Botn Eliminar: permite eliminar los datos existentes. Botn Guardar: guarda los datos nuevos o los que haya ingresado en las modificaciones. Botn Cancelar: permite cancelar las operaciones Botn salir: permite abandonar la ventana actual. BUSQUEDA DE REGISTRO Cada ventana de mantenimiento contiene una grilla con los datos correspondiente a los archivos, para que nos muestre estos datos en sus respectivos para ya sea para MODIFICARLOS O BORRARLOS es necesario

hacer clic sobre el registro deseado, tambin se puede recorrer los registros con las teclas CURSORES de nuestro teclado. AGREGAR UN REGISTRO Para agregar un registro presione el botn AGREGAR, y se habilitara el primer campo para ingresar los datos y presione la tecla ENTER para confirmar lo ingresado, as sucesivamente hasta llegar cargar todos los campos activos y luego presione el botn GUARDAR, ingrese todos los valores necesarios sin dejar nada en blanco. MODIFICAR O ELIMINAR UN REGISTRO Para modificar un registro o eliminarlo deber realizar todo el mismo proceso de bsqueda que se ha explicado en punto anterior y presione el botn BORRAR en el caso que quiera eliminar el registro y se desea modificar, presione el botn MODIFICAR y modifique el campo y presione el botn GUARDAR para guardar las modificaciones actualizadas. 4. VENTANAS DE MANTENIMINETOS DE ARCHIVOS REFERENCIALES >>VENTANA DE PRODUCTOS En esta ventana se podrn registrar los datos pertinentes de los productos. El cdigo interno para cada producto es auto-numrico.

>>VENTANA DE PROVEEDORES En esta ventana se podrn registrar los datos de los proveedores. El cdigo interno para cada laboratorio es auto-numrico.

>>VENTANA DE CLIENTES Esta ventana permite el registro de clientes. El cdigo del cliente es autonumrico, se registrara el nombre y apellido, el numero de cedula, la direccin, se registraran adems el telfono, el RUC.

>>VENTANA DE CIUDADES

En esta ventana se podrn registrar los datos de las ciudades las ciudades.

>>VENTANA DE EMPLEADOS En esta ventana se podrn registrar los datos pertinentes a los empleados de la tienda. El cdigo interno para cada empleado es auto-numrico.

>>VENTANA DE USUARIOS

En esta ventana se podrn registrar los datos de los usuarios del sistema con su respectivo privilegio. El cdigo interno para cada empleado es autonumrico.

>>VENTANA DE CARGOS En esta ventana se podrn registrar los datos de los cargos para los de cada empleado. El cdigo interno para cada cargo es auto-numrico.

5. VENTANAS DE MOVIMIENTOS

>>VENTANA DE COMPRAS Esta ventana permitir registrar los datos pertinentes a las compras. Para el efecto los primero que debemos hacer es presionar el botn AGREGAR para empezar a introducir los datos. Se deber introducir los datos de la cabecera de la factura, para los campos de clientes y empleados se deber presionar la tecla ENTER y se visualizara todos los clientes y empleados elegir con el PUNTERO DEL MOUSE o recorrer los con los CURSORES del teclado y presionar ESCAPE para recuperar el registro. En el caso que existan demasiados datos se podr filtrar dichos campos ingresando los nombre de los clientes en el caso del campo cliente y el mismo caso para el campo empleado, se deber presionar ENTER y si los datos estn bien ingresados y corresponden a algn nombre ingresado solo recuperara ese registro filtrado por nombre. Para ingresar datos al detalle de la venta es necesario buscar un producto el cual se podr buscar ya sea por cdigo de producto o por su nombre, en el campo de cdigo de producto se ingresa el cdigo requerido y se presiona la tecla ENTER si corresponde el visualizaran los datos respectivos del requerido producto y si no existe el sistema informara. Para buscar por nombre ubicaremos el cursor del MOUSE sobre el campo de nombre del producto en cual podemos hacer ENTER para estirar un listado de productos o bien solo se ingresara el nombre del producto o sus iniciales para que se pueda filtrar nuestra bsqueda, en caso de coincidencia se desplegara el listado con el producto requerido solamente y se presiona ESCAPE para recuperarlo en caso de solo ingresar las iniciales se desplegara todos las coincidencias elegir una preaccionar ESCAPE para recuperar. Una vez que se haya ingresado todos los detalles solo se presiona el botn de GUARDAR para guardar el registro con sus respectivos detalles..

>>VENTANA DE VENTAS Esta ventana permitir registrar los datos pertinentes a las ventas. Para el efecto los primero que debemos hacer es presionar el botn AGREGAR para empezar a introducir los datos. Se deber introducir los datos de la cabecera de la factura, para los campos de clientes y empleados se deber presionar la tecla ENTER y se visualizara todos los clientes y empleados elegir con el PUNTERO DEL MOUSE o recorrer los con los CURSORES del teclado y presionar ESCAPE para recuperar el registro. En el caso que existan demasiados datos se podr filtrar dichos campos ingresando los nombre de los clientes en el caso del campo cliente y el mismo caso para el campo empleado, se deber presionar ENTER y si los datos estn bien ingresados y corresponden a algn nombre ingresado solo recuperara ese registro filtrado por nombre. Para ingresar datos al detalle de la venta es necesario buscar un producto el cual se podr buscar ya sea por cdigo de producto o por su nombre, en el campo de cdigo de producto se ingresa el cdigo requerido y se presiona la tecla ENTER si corresponde el visualizaran los datos respectivos del requerido producto y si no existe el sistema informara. Para buscar por nombre ubicaremos el cursor del MOUSE sobre el campo de nombre del producto en cual podemos hacer ENTER para estirar un listado de productos o bien solo se ingresara el nombre del producto o sus iniciales para que se pueda filtrar nuestra bsqueda, en caso de coincidencia se desplegara el listado con el producto requerido solamente y se presiona ESCAPE para recuperarlo en caso

de solo ingresar las iniciales se desplegara todos las coincidencias elegir una presionar ESCAPE para recuperar. Se podr cambiar el precio de venta y presionar ENTER para confirmar, luego ingresar la cantidad y se es correcta se presiona ENTER y automticamente se cargara el detalle a la grilla. Una vez que se haya ingresado todos los detalles solo se presiona el botn de GUARDAR para guardar el registro con sus respectivos detalles..

>>VENTANA DE PEDIDOS Esta ventana con la misma forma de utilizar que las anteriormente explicadas solo difieren en la funcionalidad que permite crear una nota de pedidos. En la interfaz de esta ventana aparece un botn para buscar un pedido previamente elaborado y poder imprimirlo en el momento que lo requiera el usuario.

6. VENTANAS QUE PERMITE SACAR INFORMES INTERFAZ PARA INFORME DE COMPRAS POR FECHAS Permite obtener un listado de las compras del rango de fechas ingresado con sus respectivos detalles. Solo es necesario ingresar los datos de fechas validos para poder sacar un informe de compras completo.

INTERFAZ PARA INFORME DE VENTAS POR FECHAS Permite obtener un listado de las ventas del rango de fechas ingresado con sus respectivos detalles. Solo es necesario ingresar los datos de fechas validos para poder sacar un informe de ventas completo.

INTERFAZ PARA INFORMES DE ARCHIVOS REFERENCIALES En esta interfaz de informe se necesita hacer un Clic sobre las opciones de informes ofrecidas y presionar el botn de PANTALLA para visualizar el informe correspondiente a su eleccin y para sacar por papel impreso presionar el botn de IMPRESORA. Permite ordenar los informes por Cdigo y Descripcin solo deber hacer un Clic sobre las opciones de ordenar por.

7. AMBIENTE DE PROCESAMIENTO 1. REQUISITO DEL HARDWARE Se definen en los siguientes : - Procesador Pentium de 233 Mhz., o superior - Memoria Ram de 64 Mb., o superior - Disco duro de 5 Gb., o superior - Monitor SVGA - Teclado configurado en espaol - Mouse mnimo con dos botones - Impresora 2. REQUISITO DEL SOFTWARE Se define en los siguientes: - Sistema Operativo Windows XP, o superior. 8. NIVELES DE USUARIO Al ingresar al sistema se solicita al usuario su contrasea, en funcin del cual el programa habilita las opciones para este usuario. Existen dos niveles de usuarios. @ Administrador del sistema, permite administrar el sistema de forma completa, como encargado de los datos y el buen funcionamiento del sistema.
@ Personal, solo permite el acceso a las opciones de informes de los datos y

movimientos de la empresa.