AY0809 October Semester

IT Project Management

Tutorial 3: Initiating Processes

Objectives:
1. Discuss the initiating process
2. Understand implications of each of the initiating processes

Students are encouraged to prepare their draft answer before class, as this will help 
them to discuss the questions and answers during the tutorial session.

1. Using the template below, describe the key initiating processes, the related 
project management knowledge areas and the outputs of these processes.

KNOWLEDGE  INITIATING OUTPUT

AREA (list the initiating processes for the  (what is the output of this 
related knowledge area) process)
 Project  • Conduct stakeholder analysis • Stakeholder analysis
integration  • Develop business case •  Business case
management • Develop project charter • Project charter
• Develop scope statement • Scope statement
• Hold kick­off meeting • Kick­off meeting

2. What is the main purpose of performing a stakeholder analysis? When should it 
be done and who should see results?

The main purpose of performing a stakeholder analysis is to make sure the project 
knows who all the key project stakeholders are and how to manage relationships 
with them.

It should be done as soon as possible, and only the project manager and key team 
members should see it, if it is written down, due to its sensitive contents.

3. “The project charter is a useful communication tool”.  
Explain the statement above and provide examples to support your answer.

A project charter formally recognizes the existence of a project and is signed by key 
project stakeholders to show their support and concerns related to the project. It is a 

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consolidated source of information about the project and can be referenced 
throughout the project lifecycle

Key contents include the following
– The Project Title (name) and Date of authorization
– The Project Manager’s name and contact information

– Schedule information
 Planned start date
 Planned end date
 Schedule of milestones (if available)

­ Budget information
­ Project information
 Project objectives (business needs or other justification of project)

­ Approach
 description of how the project objectives will be met
 list important assumptions
 references to related documents e.g. communications plan, quality 
management plan, scope management plan
­ Roles and responsibilities matrix
 Names, roles, positions and contact information
­ Sign­off section
 For signatures of key project stakeholders
­ Comments section
 Allow stakeholders to document important information they want to include

4. What is the purpose of a kick­off meeting? What key topics should be on the 
agenda? Discuss the process for holding a kick­off meeting. Who should attend? 

The kick­off meeting is held to officially start work on the project, raise the profile of 
the project and to energize the stakeholders and get them enthusiastic about working 
on the project. (People do not like to work on low profile and insignificant projects)

­ Introduction of attendees
­ Review of project background
­ Review of project­related documents (i.e. business case, project charter)
­ Discussion of project organizational structure
­ Discussion of project scope, time and cost goals

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­ Discussion of other important topics
­ List of action items from meeting

Key stakeholders should attend, including the project champion, sponsor, 
users/customers of the products or services produced during the project, and project 
team members.

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