Jorge Salas G.

Empresarial

Consultora y Asesora

CONCEPTOS BSICOS SOBRE DIGITALIZACIN

INTRODUCCIN
La informacin, proveniente de cualquier fuente interna o externa a la empresa, viene sufriendo modificaciones constantes en el medio que lo porta. Hasta la dcada de los 80s, el papel era el medio ms frecuentemente usado, adems del video, films, microfilms, etc. Con el arribo de la microcomputadora, y sus constantes adelantos tecnolgicos, se abarataron los costos de uso de las PCs, como se las conoce, y se potenciaron los medios de produccin de informacin. Esta revolucin no slo afect las operaciones rutinarias de las empresas, sino que facilit el uso de este recurso en el diseo grfico y la imprenta. Hasta este punto el papel segua siendo el medio portador natural de informacin en sus diferentes formas (Reportes, Cartas, Grficos, etc.). Los funcionarios y trabajadores de las empresas, son conscientes que, uno de los ms ocultos cuellos de botella de los procesos, que se evidencian en su bsqueda, devienen de la deficiente o ausencia de informacin sobre revisiones de procesos y procedimientos, manuales obsoletos o desactualizados, etc. La produccin tradicional de estos, pasaba por el proceso de mecanografiado y dibujo (digitacin y diseo), impresin de prueba, discusin y anlisis de las partes involucradas, aprobacin final, impresin, distribucin y ... almacenamiento en armarios o estantes para revisarlos cuando se pueda. Desde comienzos de la dcada pasada, el uso del papel como fuente portadora de informacin viene sufriendo una modificacin radical con el ingreso de la Tecnologa de Imgenes de Documentos, el acceso cada vez ms directo a fuentes electrnicas de datos como el correo electrnico, Intranets e Internet. Esta evolucin tecnolgica, nos lleva a pensar en colocar en medios de almacenamiento electrnico, informacin de constante consulta, de vital importancia para las operaciones de la empresa, o de intercambio frecuente con otros usuarios. Hoy es posible colocar grandes cantidades de documentos o informacin en medios portadores como discos pticos (CDs), con el consiguiente beneficio de tenerlos en la punta de los dedos , con ventajas de ahorro de espacio, tiempo en recuperacin de datos, informacin compartida, innecesaria duplicacin de documentos, etc., es decir ahorro en diferentes formas. Esta forma de archivo electrnico, se prev que reemplazar a los archivos, archivadores, cajas , etc. en el corto plazo. Neo conceptos como PaperLess Office u Oficina sin Papeles han ganado terreno rpidamente en el acervo de las empresas e Instituciones, modificando las expectativas sobre productividad y competitividad. Estas experiencias nos llevan a pensar en modificar nuestros mecanismos de archivo y tender al uso de los recursos electrnicos existentes, pero antes debemos repasar algunos conceptos sobre uno de los trminos ms usados actualmente : Document Imaging.

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Qu es? Cunto nos costar implantarlo en nuestra empresa ? Cunto afectar nuestra cultura empresarial ?. Son preguntas que debemos absolver antes de emprender la aventura de digitalizar.

DIGITALIZACIN
CONCEPTOS GENERALES DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS El problema de las instituciones que manejan gran cantidad de documentacin, generada internamente o proveniente del exterior, es el poder obtener de manera inmediata, el estado o el contenido de un documento del cual se tiene alguna pequea referencia. Normalmente, el personal encargado de la administracin documentaria, organiza la documentacin de la manera ms ptima posible para la obtencin de documentos en forma rpida. Esto da resultados cuando la consulta de documentos se hace sobre datos ms o menos uniformes u homogneos. Sin embargo, cuando la consulta se hace teniendo pocos datos, o datos no previstos en la organizacin, surge la demora y consecuentemente la prdida de oportunidad. Otro de los problemas se manifiesta al momento de querer obtener el documento previamente identificado. Si el rea en donde se encuentran los documentos es extensa, la ubicacin de los mismos es incmoda. Por otra parte, el documento pudo haberse extraviado o deteriorado por el tiempo u otros factores. Si el documento es obtenido, durante la manipulacin (hasta llegar a su destino) puede extraviarse, perderse una de sus pginas o deteriorarse, si el documento es confidencial, pierde su condicin. 1. Catalogar documentos de slo imagen como manuscritos, fotografas, ilustraciones y mapas. 2. Restringe el mbito de bsqueda a ciertos documentos. La manera tradicional de preservar documentos, consista en almacenarlos en archivos, archivadores, cajas y normalmente despus de un tiempo, en stanos o depsitos especialmente dedicados, con personal dedicado a la bsqueda, compilacin y almacenamiento de informacin almacenada. Adicionalmente estos recursos de personal atendan requerimientos de recuperacin de informacin de usuarios, con la consiguiente demora en entrega de informacin, contaminacin ambiental, deterioro de los documentos almacenados, eventual prdida o sustraccin, etc. Esta forma de almacenamiento de informacin favorece la generacin de enfermedades respiratorias y alrgicas al personal encargado, con la consiguiente prdida de horas hombre laborables, posibilidades de prdida de informacin por siniestros, y si no existen seguros contra siniestros la prdida puede ser muy grave. Se puede pensar en tener copias de respaldo de documentos importantes, para limitar estas eventualidades, pero se incide en costos necesariamente. Otro inconveniente de esta forma de almacenar informacin, es el que los documentos importantes o confidenciales estn expuestos a revisin o sustraccin por personal no autorizado, es decir su seguridad es muy incierta. Estos inconvenientes han sido superados en la actualidad con la Tecnologa de Imgenes de Documentos.

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El uso de la tecnologa de imgenes de documentos, permite almacenar gran cantidad de informacin vital para las Instituciones, en dispositivos electromagnticos como discos duros, cartuchos, discos removibles, disquetes o en dispositivos de tecnologa ptico magntica (lser), como CD s, o arreglo de CDs en Jukeboxes inteligentes que autoalmacenan informacin. Esta informacin as contenida, permite que los usuarios autorizados puedan acceder directamente desde su computador, a la informacin almacenada, en segundos, incrementando la productividad de las Instituciones, y obteniendo beneficios adicionales que se detallan ms adelante.

DIGITALIZACIN Es un proceso electrnico mediante el cual por medio de un dispositivo denominado Scanner o rastreador, se transfiere un documento en imagen a un computador. Pensemos en una fotocopia electrnica. Escaneo. Procedimiento de registro de documentos mediante un rastreador electrnico (scanner). A la vez se puede definir qu plantilla se usar para el registro e ndice, el nombre del documento, si se efecta el proceso de ocr e ndice de texto completo, resolucin de escaneo del documento, orientacin, etc. Colocar la imagen de un documento, va scanner, en una computadora, no importando la media de almacenamiento, es el concepto bsico de DOCUMENT IMAGING. La imagen colocada en una PC (digitalizacin), mediante dispositivos electrnicos (Software y Hardware), debe permitir no slo la ubicacin fsica de la misma sino la ubicacin por diferentes medios que el software de aplicacin debe proveer. VENTAJAS Acceso inmediato a informacin Los usuarios autorizados, tienen acceso inmediato a la informacin archivada en un computador. La tecnologa actual permite que las imgenes almacenadas puedan ser accesadas mediante la bsqueda por texto completo, es decir por cualquier palabra o criterio que el usuario determine, as como por la confeccin de plantillas de registro de documentos para la recuperacin mediante fichas similares a la bibliogrficas, con la ventaja que el usuario no tiene la obligacin de conocer exactamente el contenido de los campos de las fichas llenadas, sino utilizar caracteres comodn para una bsqueda eficiente. Economa No hay necesidad de duplicar informacin comn para varias reas o dependencias de una Organizacin, la misma informacin puede estar al alcance de diferentes usuarios para sus fines. Si se realiza una copia de un documento para un usuario diferente, no se duplica el espacio utilizado de disco, sino que se crea una referencia con las mismas caractersticas del documento original. El ahorro de recursos logrado, reduce en poco tiempo el esfuerzo de la inversin efectuada en un Proyecto de esta naturaleza.

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La productividad se incrementa de forma dramtica con la explotacin adecuada de esta tecnologa, traducindose en incremento de la eficiencia general. Seguridad Los documentos almacenados proveen de total seguridad de acceso a usuarios debidamente autorizados, proveyendo niveles de seguridad tanto a usuarios como a folders electrnicos de documentos de manera jerarquizada y hereditaria. Integridad de Datos Las imgenes almacenadas no pueden ser editadas intencionalmente ni desde el mismo sistema ni por otro aplicativo de manejo de imgenes. Tampoco pueden ser vistas o editadas por otro aplicativo de manejo de imgenes, lo que garantiza la integridad de datos. Variedad de Informacin almacenada La informacin almacenada puede contener paginas de diferentes tipos: Documentos manuscritos Documentos tipeados a mquina de escribir mecnica, elctrica o electrnica. Documentos emitidos por computadora. Fotografas en blanco y negro o color (dependiendo del tipo de scanner). Grficos. Planos. Resultados de aplicativos de computador, etc. TIPOS DE RECONOCIMIENTO DE CARACTERES El texto contenido en la imagen debe poder ser "traducido" a texto ASCII, para poder trabajar con el resultado. Los principales procesos son: Se denomina OCR (OPTICAL CHARACTER RECOGNITION), cuando la imagen interpretada, contiene texto mecanografiado o impreso previamente por impresora de computador (matricial, de inyeccin de tinta o lser). Esta aplicacin es la ms utilizada en el trabajo con documentos digitalizados. Se denomina ICR (INTELIGENT CHARACTER RECOGNITION), cuando el texto contenido en la imagen es manuscrito. Este ltimo se aplica en casos muy especficos, y con software especfico. Se denomina OMR (OPTICAL MARKS RECOGNITION), a la interpretacin de marcas definidas en un formato preestablecido. POSIBILIDADES DE BSQUEDA El texto traducido mediante OCR debe permitir indizar el documento por texto completo o "Hipertexto", y ubicar el mismo por cualquier palabra o conjunto de palabras. APLICACIONES TPICAS 1. Bancos. Para el almacenamiento de informacin de clientes, operaciones, colocaciones, cuentas, documentacin legal, Actas del Directorio, documentos contables, etc.

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1. 1.

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Agencias de Estado y Municipalidades. Para el archivo de gran cantidad de informacin sobre dispositivos legales, Partidas de los Registros Civiles, etc. de

Centros de Educacin e Investigacin. Archivo de libros a disposicin investigadores y estudiantes, informes, investigaciones, monografas, etc. 1. 1.

Bufetes de Abogados y Servicios Legales. Archivo de compendios de disposiciones legales, Cdigos, documentos de casos, clientes, etc. Universidades. Archivo de documentos con contenido que debe ser puesto a disposicin de una red de usuarios, investigadores, Libros de planillas, Biblioteca, Informtica, etc. Industria. Para la administracin de Manuales Tcnicos, procesos, planos, diseos, etc. Gobierno y agencias federales. Para la administracin de documentos confidenciales, Normas Legales y Administrativas, Expedientes, etc. Seguros. Para llevar expedientes de siniestros, Plizas, seguimientos, etc. Clnicas / Hospitales. Para la administracin de documentos administrativos y asistenciales referidos a procedimientos, Historias Clnicas, etc.

1. 1. 1. 1.

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COSTO DE DIGITALIZAR CONSIDERACIONES PARA UNA EFECTIVA COMPARACIN DE COSTOS

SITUACIN ACTUAL 1. Espacio para almacenamiento de documentos. El espacio usado para almacenamiento o depsito de documentos cuesta anualmente US$35.00 por pie2. Multiplique su espacio utilizado en pies2 por este monto y tendr un monto aproximado del dinero que gasta en tener papeles en espacios que pueden y deben ser utilizados ms productivamente. US$35.00 /pie2 x cantidad de pies2 = Monto de gasto ineficiente. Agregue a estos factores el costo de adquirir y mantener estantes, archivadores, mantenimiento de locales de archivo, contaminacin ambiental. 2. Personal. Multiplique el costo directo y oculto de mantener personal a cargo de la administracin de documentos. N personas x costos (directos-indirectos y ocultos) = costo organizacional de administracin de documentos. 3. Costo de bsqueda y recuperacin de documentos. El tiempo que demanda la bsqueda de un documento cualquiera est cronometrado entre 15 y 2 horas por da y trabajador. Tiempo en bsqueda x No. de trabajadores implicados (Funcionarios, secretarias, personal administrativo/tcnico) = Costo implcito de operaciones. 4. Prdida fortuita o deliberada de documentos, traspapeleo. Calcule cuntas veces al ao se pierden documentos y cunto le cuesta a su Organizacin la reconstruccin de los mismos. SITUACIN DESPUS DE DIGITALIZACIN 1. Mayor cantidad de informacin a su alcance que antes. Esto permite a los Funcionarios depender menos de la bsqueda fsica de documentos y tomar mejores decisiones en menor tiempo. + Informacin - (menos tiempo) = Mayor productividad y eficiencia, 2. Informacin compartida. Todos los usuarios que tienen acceso al sistema pueden ver los mismos documentos en forma concurrente. Cada documento se comporta como si fuera el nico en cada cliente/usuario, salvo en la edicin que slo puede realizarla uno por vez. + Informacin + ms usuarios diferentes = explotacin potenciada. Por ejemplo, de un documento de 1000 pginas un usuario puede requerir ver la pgina 1, otro la 10, otro la 110, el siguiente la 200 y as sucesivamente, y el sistema atender a todos a la vez. 3. Copias. A cada usuario se le puede crear un "apartado de correo" en un folder y hacerle llegar copias de un documento. Este procedimiento no duplica el espacio utilizado en el disco, slo crea referencias al original, pero su comportamiento es independiente en cuanto al uso, La actualizacin afecta a todos (original y copias). Edicin mltiple secuencial y resultados compartidos = Productividad

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4. Acceso inmediato a documentos. Cualquier documento en cualquier folder puede ser visualizado de inmediato con pocos comandos, an si el usuario conoce muy poco de su contenido. Mayor rapidez de informacin = Incremento de productividad. 5. Duracin. El medio ptico de almacenamiento tiene una duracin promedio de 100 aos, contra la del papel que se deteriora por manipulacin, condiciones de almacenamiento, etc. 6. Integridad. Una imagen ingresada al sistema no puede ser alterada, lo que garantiza su integridad y fidelidad al original. LA EXPERIENCIA MUNDIAL ENSEA QUE 1 DE CADA 25 DOCUMENTOS ALMACENADOS EN PAPEL, SE PIERDE Y SU COSTO DE RECUPERACION NO ES MENOR A US$300.00

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