Reingenieria de Procesos

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE ADMINISTRACIN Ctedra: CAMBIO ORGANIZACIONAL
REINGENIERIA DE PROCESOS
UDELAR - CIENCIAS ECONMICAS CTEDRA CAMBIO ORGANIZACIONAL
REINGENIERA DE PROCESOS ASPECTOS GENERALES

Hammer y Champy Otros
DEFINICIN Es la revisin fundamental y el rediseo radical de los procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas crticas y contemporneas de rendimiento tales como: costos, calidad, servicio y rapidez.
Fuerzas que impulsan: Clientes, competidores, cambio
CARACTERSTICAS Distincin con calidad: no parte de los

procesos actuales, sino que los descarta e introduce nuevos
Enfoque:
orientacin a procesos ambicin infraccin de reglas uso creativo de la informtica
Diamante del sistema de negocios

Cundo se aplica?
Si los procesos perdieron capacidad de generar valor Si, tienen capacidad, pero se percibe una amenaza en el futuro Tienen la capacidad pero quieren ser lderes en la industria.
Cundo no se aplica?
Cuando el beneficio no justifica el costo Cuando el lder no est comprometido o est por retirarse
LOS ACTORES
Lder: alto ejecutivo Dueo del proceso: gerente responsable Equipo de reingeniera: diagnostica y supervisa Comit directivo: formula polticas Zar de la reingeniera: tcnicas e instrumentos
DEFINICIN DE PROCESO
Conjunto de actividades, tareas, operaciones, con un principio y un fin para desarrollar una transformacin de los insumos en un determinado producto (bien o servicio) de valor para el cliente.
DIRECCIN COMERCIALIZACIN
PROVEEDOR
PRODUCCIN
FINANZAS
CLIENTE
PROCESOS
ORGANIZACIN
ESQUEMAS DE DESCOMPOSICION DE PROCESOS
PROCESO
ACTIVIDADES 1, 2, 3, ...
SUBPROCESO SUBPROCESO SUBPROCESO

PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO
VERIFICACIN Mediciones Requisitos del Cliente
Especificacin
Proceso
Producto Servicio
VALIDACIN
Procesos de Nuestros Proveedores Nuestros Procesos Procesos de Nuestros Clientes
MACROPROCESOS DE UNA ORGANIZACIN Barros Vera

PLANIFICACION DEL NEGOCIO ADMINISTRACION DE MERCADOS
ADMINISTRACION DEL RECURSO FINANCIERO
DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS
ADMINISTRACION DE LA RELACION CON EL PROVEEDOR
ADMINISTRACION DE LA PRODUCCION DEL BIEN O SERVICIO
ADMINISTRACION DE LA RELACION CON EL CLIENTE
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS Y OTROS RECURSOS
ESCALA Y ALCANCE DE LOS PROCESOS
ACTIVIDADES DE SOPORTE
INFRAESTRUCTURA RECURSOS HUMANOS DESARROLLO DE TECNOLOGA ABASTECIMIENTO

LOGISTICA LOGISTICA DE ENTRADA OPERACIONES DE SALIDA MARKETING SERVICIOS Y VENTAS
ACTIVIDADES PRIMARIAS
UDELAR - CIENCIAS ECONMICAS Visin de la ORGANIZACIONAL Valor (M. Porter, 1985) Cadena de CTEDRA CAMBIO
Ejemplo Texas Instrument

REINGENIERIA, Hammer y Champy Comunicaciones con el cliente Concepto Desarrollo
CLIENTE
Manufactura
MERCADO
Formulacin de estrategia
Desarrollo de productos
Diseo y apoyo para los clientes
Despacho de pedidos
Desarrollo de capacidad manufacturera

Definicin de un Proceso Ejemplo: Proceso Abastecimiento

Diagramacin simple del proceso
Un operario solicita a Almacenes papel para hacer cuadernos Si no hay en stock, Almacenes solicita a Compras
Compras pide cotizaciones y resuelve a quin comprar
Das despus el proveedor entrega el papel y la Factura
Tesorera emite el cheque correspondiente
Contadura le ordena a Tesorera que pague la factura
Fbrica recibe el papel y Contadura la factura
Definicin de un Proceso Ejemplo Proceso Abastecimiento

CLIENTE: Fbrica, proveedor ENTRADAS: pedido de papel, presupuesto del proveedor, factura ACTIVIDADES: solicitar a Almacenes, recibir presupuestos, decidir adjudicacin, realizar compra. SALIDAS o RESULTADOS: pedido de cotizacin, papel, cheque. MEDIDAS DE CONTROL (Indicadores de resultados del proceso): tiempo de aprovisionamiento, cantidad de defectos.
REINGENIERIA: Hammer y Champy (1993) REINGENIERIA: Hammer y Champy (1993)
PASOS A SEGUIR
Identificacin de los procesos candidatos

Enumerar los principales procesos Determinar los lmites Evaluar la importancia estratgica
Seleccin de procesos
Disfuncin: fragmentacin, complejidad, etc. Importancia: impacto en el cliente Factibilidad: tcnica, econmica, cultural y poltica
Comprender los procesos actuales: Observarlos, Diseo

identificar objetivos, aprender y entender qu es lo crtico
ENTENDER LOS PROCESOS (Hammer y Champy) Conocer ciertos aspectos de los procesos:
qu es lo que hace (productos) cmo lo hace (bien o mal) cuestiones crticas que gobiernan el desempeo
Disponer de una visin de alto nivel

entender QU y POR QU, ms que cmo se hacen las cosas considerar las metas y los problemas fundamentales de los clientes, de manera de generar una relacin que les ayude
Error
Tratar de analizarlo en detalle, ms que comprenderlo
Referenciar
Buscar empresas que hacen algo en forma ptima y averiguar cmo lo hacen para emularlas. Puede limitar o ampliar la visin
Mtodos principales para el rediseo

REINGENIERIA: Peppard y Rowland (1995)
- Rediseo sistemtico: trabaja a partir de

procesos existentes, revisarlos y crear nuevos procesos para lograr los objetivos planteados. Puede usar referenciamiento (benchmarking) corto plazo ms incremental
- Mtodo de hoja en blanco Volver a pensar la

forma como se ofrece el producto o servicio y disear nuevos procesos a partir de cero. Ms radical Ms resistido
Rediseo sistemtico de procesos existentes: Reglas a aplicar (ESIA)

ELIMINE:
INTEGRE:
Sobreproduccin Tiempos de espera transporte proceso Inventarios Defectos/fallas SIMPLIFIQUE: Duplicacin Formas Reformateado Procedimientos Inspeccin Comunicacin Conciliacin Tecnologa Areas con problema Flujos Procesos
Puestos de trabajo Equipos Clientes Proveedores
AUTOMATICE:
Sucio Difcil Peligroso Aburrido Captura de datos Transferencia de datos Anlisis de datos
Hoja en blanco: cmo disear un proceso nuevo

Responder las siguientes preguntas:

Cules son las necesidades que queremos satisfacer y para quin? Porqu se adapta? Contribuye a la estrategia de la organizacin? Dnde es el mejor lugar para prestar el servicio? Cul es el mejor momento para hacerlo? Cmo lo hacemos? Qu procesos, con quines, con qu tecnologa. Cmo definira a un competidor? Cmo se vera el proceso ideal? Y la organizacin?
Etapas:
Entender los procesos existentes Verificar las especificaciones Disear el proceso Ratificacin
RECONSTRUCCIN DE PROCESOS
REINGENIERIA: Hammer y Champy (1993)
Varios oficios se combinan en uno Los trabajadores toman decisiones Ejecutar el proceso en orden natural El trabajo se realiza en el sitio razonable Reduccin de verificaciones y controles Minimiza la conciliacin Unico punto de contacto: Gerente de caso Centralizacin-descentralizacin
EL NUEVO MUNDO DEL TRABAJO TIPOS DE CAMBIOS EN LAS ORGANIZACIONES REINGENIERIA: Hammer y Champy
Departamentos: de funcionales a equipos por procesos o casos Oficios: de tareas simples a multidemensionales Trabajador: de controlado a facultado Capacitacin: de entrenamiento a educacin Desempeo: de actividad a resultados Valores: de proteccionistas a productivos Gerentes: de supervisores a entrenadores Estructuras: de jerrquicas a planas Ejecutivos: de anotadoresECONMICAS de tantos a lderes UDELAR - CIENCIAS
CTEDRA CAMBIO ORGANIZACIONAL
Contribucin de la Tecnologa de Informacin y Comunicacin (TIC): Cambio de paradigmas

ANTES
Informacin en un solo lugar Expertos para trabajos complejos Hay que optar por centralizacin o descentralizacin Los gerentes toman todas las decisiones
AHORA
Informacin donde se la requiere Un generalista puede hacer un trabajo complejo La centralizacion y la descentralizacion son posibles simultneamente Tomar decisiones es parte del oficio de todos
FACILITADOR TI
Sistemas expertos Modelos de simulacin Redes de telecomunicaciones
BD compartidas, Intranet, Correo electrnico
Acceso a BD, DWH, modelos de simulacin, Data Mining
Contribucin de la Tecnologa de Informacin y Comunicacin (TIC): Cambio de paradigmas

ANTES
Se requieren oficinas para recibir, almacenar, consultar y trasmitir informacin Contacto personal Uno tiene que descubrir donde estn las cosas Los planes se revisan peridicamente
AHORA
La informacin se puede enviar y recibir desde donde uno est Contacto eficaz Las cosas le dicen a uno donde estn
FACILITADOR TI
Radiocomunicacin, INTERNET, Laptops, Handys, celulares, TPL, Correo electrnico Video cmaras, teleconferencia Identificacin automtica y tecnolgica del rastreo (track and trace del Correo) Computadoras de alto rendimiento
Los planes se revisan instantneamente
Sistemas Integrados de Gestin
Qu son?: sistemas informticos que soportan toda la operativa de la empresa de una forma integrada
Sistemas Integrados de Gestin

Antes
Mdulos contables Concentrados en la registracin de informacin Mltiples sistemas o base de datos no vinculados: diversos ingresos mltiples controles necesidad de cerrar conciliar la informacin Intercambio de informacin manual Demoras en el acceso a la informacin
Ahora
Mdulos que abarcan toda la empresa Concentrados en ayudar en la operativa de la empresa Un slo sistema, con mltiples mdulos: ingreso por nica vez bases de datos integradas controles una sola vez controles automticos Intercambio electrnico Informacin en lnea
La Informtica ...
Tecnologa como medio facilitador de la innovacin
Permite a las empresas redisear sus procesos preguntndose: cmo podemos aprovechar la tecnologa para hacer cosas que no estamos haciendo?
P.e.: consultas de historias clnicas en lnea, pagar un cheque en cualquier sucursal, firmar un expediente sin ver un papel, realizar una transferencia electrnica por Internet, etc.
Tecnologa no es lo mismo que automatizacin Importancia de romper reglas

Desafo: buscar reglas que la tecnologa permita romper y ver qu oportunidades crea
P.e.: hay que conciliar la cuenta corriente con el saldo contable, hay que crear una carpeta de compra, hay que enviar una copia de la O.C. al Almacn, ... los saldos contables estn el 15!
Conexin manual entre sistemas

Base de datos Base de datos
Sistema de Sistema de Facturacin Facturacin
Sistema de Sistema de Contabilidad Contabilidad
Integracin de sistemas (Bases de datos compartidas)
Base de datos
Sistema de Sistema de Facturacin Facturacin
Sistema de Sistema de Contabilidad Contabilidad
Qu es un sistema integrado?
Sistema integrado Sistema integrado

Compras Compras
Ingreso de Ingreso de rdenes rdenes Consulta de Consulta de stock stock
Produccin Produccin
Ventas Ventas
Contabilidad Contabilidad
Ejemplo de Integracin Recepcin de Mercadera

Confirmacin Confirmacin baja O.C. baja O.C. Actualizacin Actualizacin de Stocks de Stocks Actualizacin Actualizacin de Costos de Costos Control de Control de Calidad Calidad Recepcin Recepcin Liquidacin Liquidacin Fiscal Fiscal Cuentas a Cuentas a Pagar Pagar
etc. etc.
Desempeo Desempeo Proveedor Proveedor Flujo de Caja Flujo de Caja
LA ADMINISTRACIN DEL CAMBIO EN UN PROCESO DE REINGENIERA

Peppard y Rowland
LA ADMINISTRACIN DEL CAMBIO EN UN PROCESO DE REINGENIERA

Peppard y Rowland
Revisin
Crear el entorno(CE)
Visin
Procesos Analizar, diagnosticar rediseados

y redisear los procesos (ADR)
GESTIN DEL CAMBIO
Volver realidad la estrategia (VER)
Proceso piloto y aplicacin (PP)
Reestructurar la empresa (RE)

LA ADMINISTRACIN DEL CAMBIO - Crear el entorno -
CE ADR RE PP
VER
Pasos para crear el entorno:

Crear una visin Obtener el apoyo de la gerencia Formular un plan y proporcionar la capacitacin necesaria Identificar los procesos centrales Nombrar al equipo/realizador del programa Comunicar la visin y objetivos, la necesidad de mejora y el plan
LA ADMINISTRACIN DEL CAMBIO - Analizar, diagnosticar y redisear -
CE ADR RE PP
VER
Pasos :
1. Reclutar y entrenar equipos 2. Identificar resultados y vinculaciones entre los procesos 3. Analizar los procesos actuales y medirlos 4. Diagnosticar la situacin 5. Verificar las especificaciones para la mejor prctica 6. Redisear los procesos, de manera sistemtica o a partir de hoja en blanco, o un poco de ambos 7. Revisar las necesidades del personal en el nuevo proceso 8. Revisar requerimientos tcnicos del nuevo proceso 9. Ratificar el nuevo diseo del proceso
LA ADMINISTRACIN DEL CAMBIO - Reestructurar la empresa -
CE ADR RE PP
VER
Pasos :
1. Revise los recursos humanos de la empresa: estructura, competencia y motivacin 2. Revise la estructura y capacidad tecnolgica 3. Formule el nuevo mtodo empresarial 4. Defina los nuevos papeles, gue y capacite a los empleados 5. Proporcione servicios de reubicacin de personal, fuera y dentro de la empresa, segn se requiera 6. Genere una nueva infraestrucutra tecnolgica y de aplicaciones
LA ADMINISTRACIN DEL CAMBIO - Proceso piloto y su aplicacin -
CE ADR RE PP
VER
Pasos :
1. Seleccionar el proceso piloto 2. Formar el equipo para el proceso piloto 3. Comprometer a clientes y a proveedores seleccionados en el proceso 4. Lanzar el proceso piloto, vigilarlo y apoyarlo 5. Revisar el proceso piloto y retroalimentar el aprendizaje a otros equipos del proceso 6. Decidir la prioridad de la aplicacin y empezar a ponerla en prctica por fases en toda la empresa
CE ADR PP RE
VER
LA ADMINISTRACIN DEL CAMBIO - Visin en realidad -
Pasos :
1. Juzgar el rendimiento del proceso con la reingeniera 2. Capitalizar el rendimiento alcanzado, reconocindolo como producto del proyecto y difundindolo adecuadamente 3. Identificar nuevos usos para las capacidades ofrecidas por los procesos de reingeniera 4. MEJORAR CONTINUAMENTE
REINGENIERA EN LA GERENCIA
Cmo modificar el trabajo gerencial para redisear con xito si la prctica de la administracin no cambia, la reingeniera fracasar
James Champy
Preguntas a responder
QU NEGOCIO?
? CULTURA QU
CMO HAREM OS E L TR A B A J O ?
CON QU CLASE DE PERSONAS?
QU NEGOCIO?
Analizar el horizonte histrico mundial de los negocios actuales. Qu cambios impone su industria particular y cules son las causas Detalles, hechos, nmeros que explique el grado de dificultad que enfrenta la empresa Propsito y visin: quines queremos llegar a ser? Expresado en nmeros, metforas y conceptos. Significado personal: movilizar las energas personales
QU NEGOCIO?
Qu ve usted en su mercado? Qu significa tener competencia global? Qu aporta esto a la argumentacin a favor del cambio? Cul es el contexto histrico en el que se opera? Qu puede aprender del pasado? Qu capacidades especficas se necesitarn para operar en el futuro, en su industria, tal como se redefinir? Para quin es su negocio, a quines trata de servir y cmo debe proceder para servirles?
QU CULTURA?
Determinar qu valores comparten profundamente las personas Identificar el comportamietno malo: dnde estn las malezas Expresar los valores y conductas hacia los cuales debemos avanzar Examinar si los procesos administrativos sustentan estas aspiraciones en cuanto a valores y comportamientos Empezar a ensear, a hacer y a vivir los valores que se aspira que definan la cultura.
CMO HAREMOS EL TRABAJO?
Facultar: va junto con aprender. Es crucial ver las equivocaciones como aprendizaje. Significa que hay que soltar el control, prestar atencin a las ideas de los empleados. Definir: Los clientes quieren que no se cometan errores: cero defecto. Definir normas y objetivos desde el punto de vista del cliente. Funcionar como una sola compaa Medir: la satisfaccin del cliente, rendimiento del personal. Los procesos de medida y recompensa deben reforzar la cultura que un quiere crear. Comunicar: Hacer conocer el porqu de la reingeniera. Utilizar varios medios. UDELAR - CIENCIAS ECONMICAS
CTEDRA CAMBIO ORGANIZACIONAL
CON QU ? PERSONAS
Educar: en forma continua y extensa. A todo nivel. Enseanza formal, ayuda de colegas, crtica constructiva de los trabajadores. Contratar: emplear procesos sofisticados de seleccionar y contratar. Tratar con respeto a las personas. No aplicar prcticas obsoletas: antigedad o jerarqua La paga: realizarla en funcin del valor que cada uno agrega. Tiene que sostener el negocio y la cultura. El nuevo pacto: respetar, participar en la solucin de problemas, vivir en la cultura
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CARACTERSTICAS Distincin con calidad: no parte de los

Diamante del sistema de negocios

ESQUEMAS DE DESCOMPOSICION DE PROCESOS

SUBPROCESO SUBPROCESO SUBPROCESO

VERIFICACIN Mediciones Requisitos del Cliente

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Procesos de Nuestros Proveedores Nuestros Procesos Procesos de Nuestros Clientes

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MACROPROCESOS DE UNA ORGANIZACIN Barros Vera

ADMINISTRACION DEL RECURSO FINANCIERO

DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS

ADMINISTRACION DE LA RELACION CON EL PROVEEDOR

ADMINISTRACION DE LA PRODUCCION DEL BIEN O SERVICIO

ADMINISTRACION DE LA RELACION CON EL CLIENTE

ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS Y OTROS RECURSOS

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ESCALA Y ALCANCE DE LOS PROCESOS

INFRAESTRUCTURA RECURSOS HUMANOS DESARROLLO DE TECNOLOGA ABASTECIMIENTO

Ejemplo Texas Instrument

Diseo y apoyo para los clientes

Desarrollo de capacidad manufacturera

Definicin de un Proceso Ejemplo: Proceso Abastecimiento

Compras pide cotizaciones y resuelve a quin comprar

Das despus el proveedor entrega el papel y la Factura

Tesorera emite el cheque correspondiente

Contadura le ordena a Tesorera que pague la factura

Fbrica recibe el papel y Contadura la factura

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Definicin de un Proceso Ejemplo Proceso Abastecimiento

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REINGENIERIA: Hammer y Champy (1993) REINGENIERIA: Hammer y Champy (1993)

Identificacin de los procesos candidatos

Comprender los procesos actuales: Observarlos, Diseo

identificar objetivos, aprender y entender qu es lo crtico

Disponer de una visin de alto nivel

Mtodos principales para el rediseo

- Rediseo sistemtico: trabaja a partir de

- Mtodo de hoja en blanco Volver a pensar la

Rediseo sistemtico de procesos existentes: Reglas a aplicar (ESIA)

Puestos de trabajo Equipos Clientes Proveedores

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Hoja en blanco: cmo disear un proceso nuevo

Responder las siguientes preguntas:

Contribucin de la Tecnologa de Informacin y Comunicacin (TIC): Cambio de paradigmas

BD compartidas, Intranet, Correo electrnico

Acceso a BD, DWH, modelos de simulacin, Data Mining

Contribucin de la Tecnologa de Informacin y Comunicacin (TIC): Cambio de paradigmas

Los planes se revisan instantneamente

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Sistemas Integrados de Gestin

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Sistemas Integrados de Gestin

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Tecnologa no es lo mismo que automatizacin Importancia de romper reglas

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Conexin manual entre sistemas

Sistema de Sistema de Facturacin Facturacin

Sistema de Sistema de Contabilidad Contabilidad

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