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Trs puissant, le tableur vedette de Microsoft est souvent mal utilis.

Valables pour la toute rcente dition 2010 comme pour la version 2007, ces conseils vous permettront de tirer le maximum de ses ressources. Le millsime 2010 dExcel vient de sortir. Si vous tes un utilisateur de la version 2007, rassurez-vous, vous retrouverez vite vos marques. Linterface est la mme et la plupart des procdures sont inchanges. Seules diffrences : Excel 2010 est plus puissant (il existe en mode 64 bits, contrairement aux ditions prcdentes, ce qui rend les calculs plus rapides), il permet daccder plus facilement ses donnes (grce aux Office Web Apps) et dintervenir plusieurs, simultanment, sur le mme document. Bref, ce logiciel peut vous faire gagner beaucoup de temps. Voici quelques astuces pour le rendre encore plus efficace. Crez des listes pour simplifier la saisie Lentre de donnes est une opration fastidieuse, souvent source derreurs. Si vous avez des informations standards saisir (jours de la semaine, mois, annes) ou des squences numriques logiques (par exemple, rgion1, rgion2 ou une srie de multiples dun nombre 5, 10, 15), utilisez les listes automatiques. Ecrivez, par exemple, "lundi" dans une cellule, slectionnez la "poigne de recopie" (en passant le curseur sur le coin infrieur droit de la cellule) et tendez la slection vers le bas ou vers la droite : Excel compltera lui-mme la srie des jours de la semaine. Avec les squences numriques, il faut remplir au moins deux cellules pour que le logiciel puisse comprendre la rgle appliquer. Autre astuce : les listes semi-automatiques. Pour accder cette fonction, slectionnez Bouton Office (ou Fichier dans la version 2010), cliquez sur Options dExcel et sur Options avances, puis cochez Saisie semi-automatique des valeurs de cellule. Intressant lorsquil faut taper les mmes donnes, la suite. Supposons que vous deviez constituer un tableau en rptant plusieurs fois le nom de deux salaris : Paul Ducas et Marie Vici. Lorsque vous aurez saisi ces noms dans les deux premires cellules, Excel compltera automatiquement ds que vous entrerez les premires lettres de Paul Ducas dans la troisime, et ainsi de suite.

Enfin, vous pouvez crer vos propres listes. Pour cela, slectionnez Bouton Office> Options dExcel standard>Modifier les listes personnalises >Nouvelle liste [sous Excel 2010: Fichier>Options >Options avances > Modifier les listes personnalises>Nouvelle liste]. Il ne vous reste plus qu taper vos donnes dans le champ Entres de la liste. A la fin, cliquez sur Ajouter, puis OK. Vous pouvez alors faire apparatre la liste en utilisant la poigne de recopie.

Programmez des suites doprations prdfinies Plus technique, la mise en uvre de "macros" permet de faire excuter Excel des scnarios prdfinis, comme limportation rpte de donnes partir de fichiers diffrents ou encore llimination dlments de texte dans un tableau (par exemple, le mot "euros" quand tous les prix sont exprims dans cette monnaie), pour ne garder que les chiffres. Pour accder cette fonction, activez longlet Dveloppeur et cliquez sur Enregistrer une macro. Un bon conseil: travaillez sur un fichier de copie. Si une erreur survient en cours denregistrement, il suffira alors de supprimer la macro [Dveloppeur>Macros, puis effacez la macro concerne] pour repartir de zro sans altrer le texte original. Lenregistreur tant incapable dapprendre les scnarios complexes (comme oprer une srie de copiers-collers sur des ensembles de cellules de tailles diverses, entre diffrents fichiers et onglets), il peut tre judicieux de crer ses propres macros. Il faut alors crire vous-mme les instructions, ce qui ncessite de matriser le langage VBA (Visual Basic for Application). Une opration un peu dlicate, qui permet daccder des fonctionnalits qui napparaissent pas dans les menus. Liez couleur et contenu pour faciliter la lecture Pour rendre vos tableaux plus lisibles, vous pouvez adapter la taille des cellules, utiliser de la couleur Slectionnez la plage correspondante, faites un clic droit et droulez Format de cellule. Si vous voulez intgrer un texte un peu long sur plusieurs lignes, activez longlet Alignement et cochez Renvoyer la ligne automatiquement. En crivant votre texte, vous pourrez forcer un passage la ligne en tapant

Alt+Entre. Longlet Remplissage permet, lui, de colorer le fond. Pour lier la couleur au contenu (en choisissant, par exemple, le rouge pour dfinir un seuil dalerte en matire de satisfaction clients), utilisez le formatage conditionnel. Aprs avoir slectionn Accueil, Style, Mise en forme conditionnelle puis Nouvelle rgle, cliquez sur Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent, puis remplissez les listes affiches de faon obtenir Valeur de la cellule/infrieure /50%, et cliquez sur Format. Dans la fentre qui apparat, activez longlet Remplissage et choisissez le rouge. Les valeurs infrieures 50% figurent dsormais sur fond rouge. Vous pouvez aussi dcider de ne pas afficher les rsultats positifs, par exemple pour reprer plus vite les units dficitaires. Dans licne Accueil, cliquez alors sur la petite flche droite de Nombre, choisissez la catgorie Personnalise et crivez ;-0 dans Type.

Intgrez des graphiques dans vos tableaux Nhsitez pas intgrer des minigraphiques au sein mme des cellules: un camembert pour indiquer le degr de satisfaction dun besoin, des feux rouges et verts pour signifier latteinte ou non dobjectifs Aprs avoir slectionn les donnes, choisissez Accueil>Style>Mise en forme conditionnelle>Jeux dicnes. Pour que chiffres et minigraphiques ne se retrouvent pas dans la mme cellule, mais cte cte, dupliquez les informations sur une autre colonne : Accueil>petite flche droite de Nombre>Personnalise, puis tapez la formule ;; dans longlet Type. Les chiffres disparatront alors de la cellule ou de la colonne destine recevoir les graphiques. Contrlez les valeurs pour limiter les erreurs Reprer une erreur dans un tableau de plusieurs centaines de lignes peut vite tourner au cauchemar. La solution ? Lorsque cela est possible, nautorisez que des valeurs contrles. Imaginez, par exemple, que vous deviez saisir des donnes relativement encadres, com-me une srie de chiffres, compris entre 2005 et 2010. Allez dans

longlet Donnes et choisissez Validation des donnes, en haut droite de la slection Outils de donnes. Dans la liste Autoriser, optez pour Nombre entier, puis Comprise entreet incorporez respectivement 2005 et 2010 dans les champs Minimum et Maximum. Dsormais, si vous tapez un chiffre en dehors de cette fourchette, il sera refus. Idal pour viter les fautes de frappe ou dinattention. Pour identifier une erreur de formule indique par le message #Valeur, choisissez longlet Formules, puis cliquez sur Audit de formules et Reprer les antcdents. Cela permet de visualiser les "cellules sources" qui sont intervenues dans le calcul.