FICHE DE BONNES PRATIQUES DE LA FONCTION COMPTABLE ET FINANCIERE EXTERNALISEE

Pourquoi aujourd'hui parle t-on d'externaliser la fonction comptable ? C'est srement une des plus anciennes fonctions externalises, tout au moins sur un aspect, celui du recours l'expert comptable. Aujourd'hui l'approche est diffrente, et devant la complexit des rgles administratives, il est ncessaire de se renforcer sur son cur de mtier. Les fluctuations conomiques font qu'il est prfrable de transformer des charges fixes en variables et l'externalisation est un nouveau mode de management qui s'impose. Tout d'abord, on peut en donner une dfinition : Cest confier un prestataire, avec un engagement sur des rsultats, la responsabilit de tout ou partie de la fonction administrative et comptable avec, quand ils existent et quand le client le demande, reprise de tout ou partie du personnel et des moyens de production concerns . Les responsables Directeurs Administratifs et Financiers qui externalisent le font : Pour s'affranchir des volutions technologiques. Pour allger leur structure et avoir davantage de flexibilit. Pour avoir les ressources humaines les plus performantes. Pour matriser les cots.

Les fonctions comptables et financires ne sont pas le cur de mtier de l'entreprise. Elles sont de par leur nature trs codifies et standardises. Ces raisons plaident en faveur de l'externalisation de la fonction comptable. On trouve un certain nombre d'oprateurs : des intervenants souvent spcialistes dune fonction comptable, des cabinets de conseils, des cabinets d'audit et d'expertise comptable.

Le primtre externalisable Il est ncessaire de dfinir les diffrentes typologie des fonctions externalisables. Comptabilit gnrale : - Enregistrement, centralisation et contrle des oprations comptables. - Gestion des clients. - Gestion des fournisseurs. - Elaboration de situations intermdiaires et de comptes annuels. - Consolidation des comptes. - Reporting la maison mre.

Gestion et comptabilit analytique : - Gestion comptable des stocks. - Calcul des cots de revient. - Etablissement des budgets. - Etablissement des tableaux de bord. Gestion financire. - Prparation des oprations de trsorerie. - Prvisions de trsorerie et plan de financement. - Crdit management. Audit interne. - Fiabilit et scurit des systmes dinformation. - Contrle des procdures. - Tests de conformit. - Recommandations. - Sauvegarde des actifs. - Respect des statuts et des obligations lgales. Gestion administrative du personnel. - Administration du personnel : bulletins de paie et dclarations sociales. - Gestion du personnel : gestion des mouvements et des carrires. - Gestion des conditions de travail. - Gestion des actions de formation Juridique et fiscal. - Secrtariat juridique. - Tenue des registres lgaux. - Dclarations fiscales. Administratif. - Organisation administrative et comptable. - Secrtariat gnral. - Standard tlphonique. - Accueil et runions. - Reprographie. Il y a diffrentes formes d'externalisation : Partielle d'une fonction ou totale sur l'ensemble du primtre. Externe ou interne l'entreprise Avec mise en uvre ventuelle de moyens informatiques

Mthodologie pour entreprendre la dmarche 1.Engager une dmarche de rflexion stratgique sur l'opportunit. 2.Dfinir le primtre prcis de dpart et son volution ventuelle. 3.Evaluer les cots en interne des fonctions externalisables. 4.Mesurer les enjeux en termes d'quipements, d'changes d'informations, de transfert de personnel. 5.Examiner les incidences par rapport des fonctions connexes de l'entreprise. 6.Avoir une vision des prestataires ventuels. 7.Ecrire un cahier des charges permettant de lancer une consultation. Les Conditions de succs Les oprations russies sont souvent le fait d'une implication forte des 2 parties, l'entreprise cliente et le prestataire. C'est aussi le fait d'avoir dcid cette opration partir d'une rflexion stratgique, et de n'avoir pas pris cette dcision pour se dbarrasser d'un problme particulier. Parmi les lments qui sont des facteurs cls de succs, on relve : - Partage d'une culture commune Prestataire et Client. - Le choix du prestataire qui doit tre un spcialiste de l'externalisation et de la fonction qu'il prend en charge. - Une bonne communication en interne en particulier sur la planification de l'information. - Une interface fiable entre prestataire et client. - La mise au point d'indicateurs de mesure des rsultats et des procdures de suivi de la prestation. - La capacit d'assurer en interne la matrise d'ouvrage. Accompagnement des entreprises pour lexternalisation de la fonction comptable et financire La DRIRE et la CCIL conjuguent leurs efforts pour financer et guider dans le cadre du programme EXTRA, les entreprises qui souhaitent rflchir sur cette problmatique dexternalisation. - Prparation des dirigeants. - Accompagnement la dmarche de rflexion avec un consultant spcialis. - Mise en relation avec des prestataires adapts la typologie de lentreprise. - Accompagnement dans la mise en uvre dun contrat. Nhsitez pas nous contacter pour des prcisions sur lexternalisation : Michel BARRET Tl : 04 72 40 57 03 Fax : 04 72 40 57 45 e mail : barret@lyon.cci.fr mai 2001 Tmoignage: Monsieur DUCARRE, dirigeant d'une socit d'agro-alimentaire nous explique son exprience. Son entreprise ralise un C.A. de 98 MF. Avec 45 personnes dont 3 administratifs qui travaillaient en comptabilit avant sa dcision d'externaliser.

Notre choix pour l'externalisation de la fonction administrative et comptable rsultait d'une stratgie de concentration des forces de l'entreprise sur notre cur de mtier. Par ailleurs, nous avions de plus en plus de mal grer l'absentisme du personnel administratif, ce qui provoquait des retards frquents sur la production des documents comptables ainsi qu'une absence d'outil de gestion. Le but de l'externalisation tait de transformer la relation employeur / salaris en partenariat client / fournisseur. Lors du choix du prestataire, nous nous sommes tourns tout naturellement vers notre cabinet d'expertise comptable. De par sa profession, il est garant de la qualit des travaux, il matrise les nouvelles technologies et possde une culture de service. De plus, le Cabinet DECHANT & ASSOCIES, notre expert-comptable, constitue une garantie supplmentaire de scurit compte-tenu de sa taille, soit environ 90 personnes, et du fait de son exprience en matire d'externalisation Le primtre externalis est le suivant : Comptabilit gnrale, gestion clients, gestion fournisseurs, laboration situation comptable intermdiaire et comptes annuels. Gestion et comptabilit analytique : tableaux de bord mensuels, calcul des cots de revient, budget. Gestion financire : suivi de trsorerie. Gestion administrative du personnel : bulletins de paie et dclaration des charges sociales, gestion des entres et sorties de personnel. La mission est assure en nos locaux par des collaborateurs du cabinet qui interviennent avec des portables et la transparence de l'information est relle puisque nous pouvons consulter nos comptes tout moment sur un site Internet mis notre disposition. Un seul de nos administratifs a t repris par le prestataire, les deux autres ayant dsormais un rle d'assistance commerciale au sein de l'entreprise. La rdaction d'un contrat de prestation nous a permis d'obtenir un engagement : Sur les dlais, Sur la qualit du service, Sur une implication forte du prestataire dans le fonctionnement de l'entreprise, Sur la rversibilit de la mission. Le suivi de la mission est assur par un comit de pilotage dont l'objectif est de contrler l'excution du contrat. Au final, depuis la mise en place de l'externalisation de la fonction administrative et comptable, nous avons dcouvert d'autres avantages que ceux viss initialement. Nous constatons, en effet, une amlioration de la qualit du service, une meilleure ractivit la demande et une plus grande flexibilit de l'organisation. Ceci nous a permis dobtenir notre projet de bilan moins de 2 semaines aprs la date de clture de notre exercice social, et le tableau de bord est disponible 1 semaine aprs chaque fin de mois. De plus, il se dgage une vritable fiabilit de nos informations financires que lon a pu mesurer en comparant le rsultat de notre bilan avec les lments de gestion mensuels obtenus en cours dexercice. En clair, le niveau de service a volu positivement et je nai plus me proccuper de la partie administrative. Par ailleurs, le fait d'avoir une intervention extrieure permanente permet une confrontation rgulire des ides avec des spcialistes et d'accder ainsi des comptences.