Taller de carta de peticin Acampada Sur 7/nov/2011 - Javier Yankelevich (tarensus-mail@yahoo.

com) Hoja resumen

Introduccin Las cartas de peticin son el medio clave de la comunicacin con y entre las instituciones. Conocer sus reglas permite al individuo interactuar ms eficazmente con el universo institucional. La falta de esta habilidad tiene efectos claros de marginacin social, pues disminuye las posibilidades de gestionar, denunciar, producir evidencia jurdica y, en ltima instancia, hacer valer los derechos ciudadanos. El artculo 8vo constitucional consigna el derecho a la peticin pacfica y la obligacin que todo funcionario pblico tiene de dar respuesta: Los funcionarios y empleados pblicos respetarn el ejercicio del derecho de peticin, siempre que sta se formule por escrito [] A toda peticin deber recaer un acuerdo escrito de la autoridad a quien se haya dirigido, la cual tiene obligacin de hacerlo conocer en breve trmino al peticionario. Las cartas de peticin tienen un valor tctico en la medida en que permiten gestionar acciones o recursos institucionales en el corto plazo, pero tambin poseen un valor estratgico, por lo que su elaboracin debe considerarse incluso en contextos en que es previsible una negativa a lo solicitado. Este valor estratgico se cifra en: 1) La legitimidad para las acciones subsecuentes que emana del agotamiento de los cauces institucionales para solucionar problemas; 2) El valor jurdico de las copias que el remitente conserva como acuse de recibo, y que eventualmente pueden ser usadas como evidencia de negligencia; 3) El valor social que la colecta de firmas puede adquirir si genera vnculos organizativos entre los peticionarios; 4) El valor organizativo que tiene un documento que ordena las ideas sustenta argumentalmente las ideas. Formato Las cartas de peticin califican como cartas formales. Como tales, deben cumplir con requisitos mnimos de formato. No cumplir con estas reglas puede generar confusin al interior de la institucin en torno a la naturaleza y destino del documento o descrdito del remitente y su causa a ojos de los destinatarios, que juzgarn tanto la forma como el fondo del texto. Los requisitos mnimos son los siguientes: fecha en formato desarrollado del da en que se firma o comienza a colectarse firmas, asunto en que se describe en una frase el documento, nombre del destinatario y puesto, la forma PRESENTE en versales para indicar que se entrega en mano, un interlineado mnimo que facilite la lectura (1.5+), letra Arial o Times New Roman con tamao mnimo de 12 puntos, pginas numeradas, nombre y puesto del remitente, medios de contactarlo para la respuesta, rubrica personal, marcas de copia (ccp), anexos, listado de firmas. Estilo En su calidad de documentos formales, las cartas de peticin requieren un estilo especfico de redaccin y una estructuracin igualmente especfica. El estilo se caracteriza por ser indirecto (uso de la voz pasiva), neutral, desapasionado y corts, as como por incorporar un repertorio de frmulas retricas tales como por medio de este conducto, sin otro pendiente, me despido envindole un cordial saludo. La estructura clsica se compone de tres partes: 1) la introduccin, un prrafo en que se presente el documento y sintetice su contenido; 2) el cuerpo, un nmero variable de prrafos en que se describa el asunto y se presenten los argumentos y 3) el cierre, un prrafo en que se retome lo fundamental del cuerpo y se exponga explcitamente la peticin que motiva el escrito. En torno a la argumentacin, es indispensable sealar que, en trminos lgicos, debe ser clara y explcita; y, en trminos de sustento, debe apoyarse cuanto sea posible en evidencia anexa (documentacin) y recursos legales citados explcitamente (Constitucin, cdigos, reglamentos). Por tanto, cabe sealar que la fuerza de una carta de peticin es directamente proporcional a la calidad de la investigacin que la sostiene: una carta que se limita a sealar un problema y a exigir que se lo solucione es mucho menos potente que una que seala un problema, lo documenta con pruebas, demuestra que es responsabilidad jurdica de los destinatarios atender el asunto y propone un cauce de accin conjunto para hallar soluciones. Recomendaciones generales 1) Los destinatarios de las cartas formales tambin son personas, por lo que es necesario suponer reacciones emocionales frente a estos documentos. En este sentido, a menos que esto tenga un valor tctico, debe evitarse insultar, comandar, acusar o recriminar a los destinatarios: su opinin sobre el escrito puede influir en su tratamiento del mismo. Por el contrario, la propuesta de soluciones conjuntas contribuye a generar reacciones favorables. 2) Cuando la carta formal est lista para entregarse, es indispensable fotocopiarla en su estado final (con rubricas). Al entregarla debe solicitarse a quien la reciba que coloque un sello, una fecha y una firma de recibido en esta copia, que conservar el peticionario y debe archivar cuidadosamente. Este documento, debidamente sellado, posee valor jurdico. En caso de colecta de firmas, puede hacerse una versin digital del acuse de recibo y subirse a Internet para mostrar que el documento fue entregado en forma. 3) Es altamente recomendable que el documento sea ledo, revisado y comentado por un tercero no involucrado antes de hacerlo firmar o entregarlo. Esto permite una correccin fina y constituye una prueba de inteligibilidad (garantizar que todo se entienda) 4) Una colecta de firmas plantea cuestiones de orden tico: a) los firmantes deben conocer el documento en su totalidad antes de firmarlo; b) el documento que se hace firmar debe ser la versin final, es una falta tica cambiarlo cuando ya ha sido firmado por otros; c) el peticionario debe disear un medio de comunicarse con quienes suscriben su carta para informarles del desarrollo de la gestin: es responsable ante ellos del uso que se hace de su firma; d) las hojas de firmas deben indicar claramente a qu documento corresponden para evitar que sean usados para un fin distinto; e) el peticionario debe conservar en un lugar seguro una copia fotosttica de las firmas pero jams subir una versin digital de las mismas a Internet, pues compromete la seguridad de los signatarios. Si el documento es compartido por Internet debe nicamente mencionarse cuntas personas lo suscribieron. 5) En caso de que no se reciba respuesta en un tiempo razonable (una o dos semanas), puede enviarse una segunda carta en que se mencione esto y se coloque como anexo una copia del acuse de recibo. Si persiste la negligencia, debe considerarse el envo de una tercera carta, pero esta vez a los medios y a la Secretara de la Funcin Pblica, institucin encargada de vigilar el correcto funcionamiento del universo institucional. 6) La eleccin del destinatario y las instancias que recibirn copia del documento es fundamental. Es recomendable revisar los organigramas institucionales para conocer las funciones de los distintos funcionarios y hacer llegar el documento al escritorio correcto. Toma en cuenta que recibir copias de la carta no genera la obligacin de responder, pero puede ser importante como medida de presin contra el destinatario.