Formulacin de un proyecto Al pensar en la formulacin de un proyecto surgen varios interrogantes que de alguna manera ayudan a construir el marco referencial

de dicho proyecto:

La viabilidad y puesta en funcionamiento de un proyecto se da en tres momentos o etapas: 1. El estudio inicial o perfil Que se elabora a partir de la informacin existente, del juicio comn y de la opinin que da la experiencia. En trminos monetarios solo presenta estimaciones globales de las inversiones, costos o ingresos, sin entrar en detalles. Aqu se busca determinar si existe alguna razn que justifique el abandono de una idea antes de que se destinen los recursos. En este aspecto ser necesario tener en cuenta adicionalmente, un perfil cultural, es decir, las caractersticas propias de la regin, el sector que se va a intervenir, sus potencialidades o deficiencias (dofa). Estudio de investigacin o pre factibilidad Se basa principalmente en informacin de fuentes secundarias para definir, con cierta aproximacin las principales variables tcnicas, de mercadeo, de produccin, financieras y administrativas. Esta etapa se caracteriza por descartar soluciones con mayores elementos de juicio. Estudio final o de factibilidad Se elabora sobre la base de los antecedentes precisos obtenidos mayoritariamente a travs de fuentes primarias de informacin. Constituye el paso final del estudio preinversional.

2.

3.

Alcance del estudio de los proyectos En trminos generales son cinco los estudios particulares que deben de realizarse para evaluar el proyecto: 1. Viabilidad comercial o del mercado Indicar si el mercado es o no sensible al bien o servicio producido por el proyecto y la aceptabilidad que tendra por su consumo o uso. Estudia los fenmenos de oferta y demanda, las caractersticas del mercado, definido este como un espacio social, virtual, flexible y dinmico, conformado por la organizacin como tal, por sus usuarios reales y potenciales y por los competidores teniendo en cuenta el ciclo de vida de los productos o servicios. Viabilidad tcnica Estudia las posibilidades materiales, fsicas, qumicas de producir el bien o servicio que espera generarse del proyecto. Involucra los costos directos e indirectos de fabricacin del producto o de prestacin del servicio. Viabilidad de la plataforma jurdica Contempla dos mbitos el externo, que nos muestran las regulaciones jurdicas existentes que hacen o no

2.

3.

viable la puesta en marcha del proyecto y las de carcter interno, que nos remiten a revisar los procedimientos, el anlisis de informacin para identificar el tipo de servicios que la empresa est obligada a prestar, de acuerdo con la filosofa Institucional (misin, visin y valores corporativos). 4. Viabilidad de la gestin Se refiere a la capacidad administrativa para emprenderlo. Define las condiciones mnimas que se hacen necesarias para emprender el proyecto tanto en lo funcional, como en lo estructural. Por lo tanto define el organigrama, manuales de funciones y procedimientos, estrategias operativas y cronograma del proyecto. Viabilidad financiera Estima la rentabilidad de la inversin. Para ello se determinan los recursos financieros (fijos y corrientes), los ingresos estimados, los costos operacionales, las fuentes de Financiamiento, as como un cronograma de la inversin

5.

Clasificacin de los proyectos Existen muchas clasificaciones de proyectos; una muy conocida y simple es la que distingue entre:

Proyectos de tipo Econmico. Proyectos de tipo Social.

Los primeros (los econmicos) se relacionan directamente con la produccin; los otros (los sociales y para nuestro caso deportivos), comprenden proyectos que se han denominado "indirectamente productivistas ", entre ellos los proyectos de vivienda, educacin, salud, familia, atencin a grupos especiales, etc. Indicadores de gestin de un proyecto Los indicadores de un proyecto son descripciones operativas (cantidad, calidad, grupo destinatario, tiempo y localizacin,etc.) de los objetivos y resultados de la intervencin, que cubran lo esencial y que puedan medirse de manera fiable mediante costos razonables. Los indicadores permiten evaluar el desempeo del proyecto frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con grupos de referencia. Para permitir un seguimiento eficaz, los indicadores objetivamente verificables deben a menudo detallarse ms o hacerse ms operativos durante la fase de ejecucin. Cada proyecto establece sus indicadores de gestin en concordancia a los objetivos y metas, sin embargo se podra presentar una clasificacin general de ellos: 1. ndices de eficiencia Evalan la Participacin en el mercado, el desarrollo de nuevos productos, la rotacin de los inventarios, la desercin de clientes, etc. ndices de eficacia Dan cuenta de la Razn de Rendimiento obtenida sobre los recursos Utilizados (pesos, horas, %, etc.) ndices de efectividad Determinan el cumplimiento y la responsabilidad del proyecto. ndices de impacto Son los factores que determinan la competitividad del proyecto (satisfaccin del cliente interno y externo). ndices de igualdad Establecen la justicia, la imparcialidad, la igualdad. ndices de actividad Determinan la relacin entre el nmero de actividades planeadas y el nmero de actividades desarrolladas. Es necesario entonces, fijar indicadores de gestin para cada uno de los frentes del proyecto como lo son:

2.

3.

4.

5.

6.

Mercadeo, finanzas, produccin, administracin, recurso humano, informtica, investigacin y desarrollo. El funcionamiento de cada uno de estos aspectos no hace por s mismo el logro del proyecto. Su interaccin, su coordinacin, es la que garantiza el logro de los objetivos trazados. Decimos entonces, que la realizacin de un proyecto determinado, debe de dar cuenta a una problemtica real; por lo tanto, el anlisis de los problemas es fundamental para anticiparse a sus posibles soluciones.

Escritura del proyecto 1. Denominacin del proyecto Su objetivo es identificar el proyecto e indicar el marco institucional desde el cual se realizar. Se ha de hacer referencia a la institucin responsable de la ejecucin del proyecto y si es del caso hacer mencin del organismo patrocinante. No hay que confundir el ttulo del proyecto con el enunciado del problema. Naturaleza del proyecto Se refiere a la esencia del mismo. Descripcin del proyecto Se define y se caracteriza la idea central de lo que se pretende realizar, tipo, clase, mbito que abarca, se analiza el contexto en el que se ubica desde el punto de vista de la organizacin, como se define en el plan de desarrollo o en las declaraciones polticas del Gobierno o sector. Igualmente considerar los antecedentes de la actual situacin. Cules han sido los proyectos anteriores, presentes y futuros que se han gestado o gestarn para la solucin de los problemas identificados. Fundamentacin o justificacin Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solucin, hay que justificar por qu este proyecto que se formula es la propuesta de solucin ms adecuada o viable para resolver este problema. Marco institucional (organizacin responsable de la ejecucin) Ser necesario indicar la naturaleza de su organizacin, su mandato, situacin jurdica y administrativa, instalaciones y servicios, estructura orgnica y procedimientos administrativos, personal, etc. Finalidad del proyecto (impacto que se espera lograr) Para esto se debe justificar debidamente el proyecto y sus objetivos, que sea posible verificar cuantitativa o cualitativamente su marcha. Se trata de determinar los problemas que deben resolverse. Objetivos (para qu se hace) Se constituyen desde la Poltica de la Institucin a la cual se le formula el proyecto. Se formulan como situacin positiva de la situacin detectada. En torno a los objetivos se da la coherencia al conjunto de actividades que componen el proyecto (costos, estrategias, tiempos, etc.) Objetivos generales Basados en las consideraciones o polticas macroeconmicas sectoriales a las que el proyecto puede contribuir. Se definen como el antiproblema o situacin positiva. Objetivos especficos Son formulaciones positivas de que expresan los antiefectos del problema detectado

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10. Metas (cunto se quiere hacer, servicios que se prestarn y/o necesidades que se cubrirn) Para que los objetivos adquieran un carcter operativo hay que traducirlos a logros especficos, es decir, hay que indicar cunto se quiere lograr, indicadores objetivamente verificables y sus fuentes de verificacin. 11. Beneficiarios (destinatarios del proyecto, a quin va dirigido) Se trata de identificar los beneficiarios inmediatos y quienes sern los beneficiarios finales. 12. Productos (resultados de las actividades) Los productos de tipo social o cultural pueden ser de dos clases:

.-Resultados Materiales: (por ejemplo: nmero de cooperativas creadas, escuelas construidas, .-Servicios prestados: (personas capacitadas, servicios proporcionados, crditos otorgados, etc.)

instalaciones, etc.).

13. Localizacin fsica y cobertura espacial Consiste en determinar el emplazamiento o el rea donde se ubicar (manzana, barrio, vereda, corregimiento, municipio, departamento, etc.). 14. Especificacin operacional de las actividades Consiste en identificar con que acciones se generarn los productos, actividades necesarias. Se realiza un inventario de las actividades a realizar, se distribuyen las unidades peridicas de tiempo, insertas en una secuencia operativa (cronograma). Se indica la cantidad y calidad de los insumos necesarios (recursos humanos, equipo, dinero, bienes, etc.), involucrados en cada operacin. 15. Determinacin de los recursos Pretende verificar con qu insumos y con quines se realizar el proyecto. Se distinguen entre ellos los recursos humanos, los financieros, los tcnicos y los materiales. 16. Clculo de los costos de ejecucin El presupuesto en cuanto a presentacin sistemtica del costo y el beneficio de un proyecto. 17. Financiacin del proyecto Se deben identificar las principales fuentes de financiacin de las inversiones del proyecto para cada una de las necesidades establecidas o para el conjunto de ellas. 18. Gerencia del proyecto Vela por el seguimiento de las etapas del proceso administrativo (planeacin, organizacin, direccin, control, evaluacin permanente). Establece el organigrama, funciones del personal, mecanismos de control y evaluacin, los canales de informacin. Identificacin de problemas Generalmente los problemas se hacen evidentes por ser expresiones o manifestaciones externas que afectan a la comunidad. Un problema se refiere a una situacin que denota inconveniencia, insatisfaccin o un hecho negativo. Se puede reflejar en la carencia de algo bueno o por la existencia de algo malo. Existen diversas formas de identificar problemas, siendo el ms usado el mtodo participativo de "lluvia de ideas", que permite arribar a un registro de situacin, esto es, un listado simple de los principales problemas que aquejan a la poblacin objetivo de la entidad ejecutora. Anlisis de problemas Una vez que ha sido determinado el problema fundamental, se analizan sus causas y sus efectos. El punto de partida para solucionar un problema es analizarlo correctamente, con la ayuda del instrumento metodolgico denominado "rbol de problemas". El anlisis de efectos mediante esta tcnica consiste en representar grficamente los efectos identificados como consecuencia del problema

rbol de problemas

El rbol de problemas Qu cosa es el rbol de problemas? El rbol de problemas es una tcnica que se emplea para identificar una situacin negativa (problema central), la cual se intenta solucionar mediante la intervencin del proyecto utilizando una relacin de tipo causa-efecto. Como se elabora el ARBOL DE PROBLEMAS: PASO 1: Identificar los principales problemas con respecto a la situacin en cuestin. PASO 2: Formular en pocas palabras el problema central. PASO 3: Anotar las causas del problema central. PASO 4: Anotar los efectos provocados por el problema central. PASO 5: Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de un rbol de Problemas. PASO 6: Revisar el esquema completo y verificar su lgica e integridad. El rbol de objetivos Los problemas de desarrollo identificados en el rbol de problemas se convierten, como soluciones, en objetivos del proyecto como parte de la etapa inicial de disear una respuesta. Los objetivos identificados como componentes o productos de un proyecto se convierten en los medios para encarar el problema de desarrollo identificado y proporcionar un instrumento para determinar su impacto de desarrollo. ANLISIS DE INVOLUCRADOS Son los involucrados directa o indirectamente o afectados por el problema de desarrollo y sus posibles soluciones. Grupos de la poblacin, con base en caractersticas tales como localizacin, nivel de ingreso, etnia, gnero, edad, etc., mujeres, nios, grupos indgenas y de la tercera edad Se colocan los intereses de cada grupo, en relacin con el problema de desarrollo. Los intereses tambin pueden reflejar soluciones sugeridas por cada grupo que est perjudicado por el problema de desarrollo. Se colocan los problemas especficos o condiciones negativas de la manera que son percibidos por el grupo de involucrados, en relacin con el problema de desarrollo. Es importante sealar que los problemas percibidos deben ser planteados en forma negativa; no deben constituir soluciones encubiertas.