Manual de Tramite Version 1.1 Release 0001 - 1ra Parte

SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO
( SISTRAM )
Versin 1.1 Release 0.001
MANUAL DEL USUARIO
Lima, Agosto del 2009
Manual del Usuario - SISTRAM
INDICE
Acceso al Sistema y cambio de clave MANTENIMIENTO Tipos de Atencin Tipos de documentos Estados del Documento Estados del Funcionario reas Usuarios por reas Correlativo por reas y Documento Entes DOCUMENTOS Registrar documentos externos Registrar documentos externos-Otras Areas Derivar Documentos externos Recepcionar y asignar o derivar documentos externos Registrar y remitir documentos Internos Recepcionar y asignar o derivar documentos Internos CONSULTAS Documentos Emitidos Documentos Recepcionados REPORTES Documentos Emitidos Documentos pendientes por rea Documentos recepcionados Documentos derivados Estadstica de documentos ingresados ACCESO AL SISTEMA Cambio de clave Ao de proceso
ACCESO AL SISTEMA Y CAMBIO DE CLAVE Para poder ingresar al sistema se debe de ingresar usuario y la contrasea, el usuario est compuesto por la primera letra de su nombre y su apellido, de la misma forma est compuesta la clave.
Una vez ingresado al sistema lo primero que debe de hacer es cambiar la clave de acceso al sistema. Para poder efectuar dicho cambio debe de ir al men principal y dar click sobre la opcin Cambio de clave.
Seguidamente aparecer la ventana donde usted debe de ingresar la contrasea actual en el campo Password Anterior y la contrasea nueva en los dos siguientes campos, finalmente para reflejar los cambios en el sistema, debe de dar click sobre el Botn OK,
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Luego aparece el siguiente mensaje preguntado por la confirmacin de la accin.
Finalmente al dar click sobre el botn aceptar, aparece el mensaje de confirmacin del cambio satisfactorio de la clave de acceso.
Es importante hacer el cambio de la clave de acceso para evitar que otras personas puedan ingresar con nuestro usuario y hacer operaciones indebidas.
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MANTENIMIENTO
TIPO DE ATENCION Al dar click sobre la opcin de men
Se muestra la lista de los tipos de atencin.
Para poder registrar un nuevo registro se da click sobre el botn siguiente ventana:
y aparece la
Donde se puede registrar Descripcin.- Se registra el nuevo tipo de respuesta. Tipo.- Se selecciona de la lista. Estado.- se selecciona el estado del documento. Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje. . El sistema
Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de confirmacin.
Si se desea modificar algn registro se selecciona de la lista y se da click sobre el botn Modificar . Se muestra la informacin se hace las correcciones y . y se muestra la
finalmente se da click en el botn Grabar
Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn siguiente Pantalla:
TIPOS DE DOCUMENTOS Al dar click sobre la opcin de men
Se muestra la lista de los tipos de documentos.
Indice
y aparece la
Donde se puede registrar Descripcin.- Se registra el nuevo tipo de documento. Estado.- se selecciona el estado del documento. Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje. . El sistema
Si se desea modificar algn registro se selecciona de la lista y se da click sobre el botn Modificar . Se muestra la informacin se hace las correcciones y .
y se muestra la
ESTADOS DEL DOCUMENTO Al dar click sobre la opcin de men
Se muestra la lista de los estados del documento.
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y aparece la
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Donde se puede registrar Descripcin.- Se registra el nuevo estado del documento. Estado.- Se selecciona el estado del documento. Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje. . El sistema
y se muestra la
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ESTADOS DEL FUNCIONARIO Al dar click sobre la opcin de men
Se muestra la lista de los estados del Funcionario.
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y aparece la
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Donde se puede registrar Descripcin.- Se registra el nuevo Estado del Funcionario. Estado.- Se selecciona el estado del documento. Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje. . El sistema
y se muestra la
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AREAS Al dar click sobre la opcin de men
Se muestra la lista de las Areas.
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y aparece la
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Donde se puede registrar Destino.- Se define si es Interno Externo u otros. Descripcin.- Se registra el nuevo tipo de documento. Desc. Corta.- Descripcin corta del rea Responsable.- Responsable. Responsable.- Responsable. Estado.- Se selecciona el estado del documento. Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje. . El sistema
y se muestra la
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USUARIOS POR AREAS Al dar click sobre la opcin de men
Se muestra la lista de los usuarios por reas.
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y aparece la
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Donde se puede registrar Trabajador.- Se registra al trabajador. Area.- A la que se desea que el trabajador tenga acceso. Estado.- se selecciona el estado del trabajador. Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje. . El sistema
y se muestra la
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CORRELATIVO POR REA Y DOCUMENTO Al dar click sobre la opcin de men
Se muestra la lista de los Correlativos por rea x documento.
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y aparece la
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Donde se puede registrar Area.- Se registra el rea de la institucin Tipo de Documento.- se selecciona el tipo de documento. Ao.- Ao que se desea registrar. Correlativo.- El numero de donde se desea iniciar el contador. Sufijo.- Abreviatura del Documento. Estado.- Estado del registro. Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje. . El sistema
y se muestra la
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ENTES Al dar click sobre la opcin de men
Se muestra la lista de las Personas naturales o jurdicas que tienen contacto con la institucin.
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y aparece la
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Donde se puede registrar RUC.- Permite registrar el Rgimen Unico de Contribuyente. Ap. Paterno.- El apellido paterno de la persona. Ap. Materno.- El apellido materno de la persona. Nombres.- El nombre de la persona o la Razon social en caso que sea Juridica. Remitente.- La persona que representa a la Institucin. Telfono.- El telfono de la persona o empresa. Fax.- El fax de la de la persona o empresa. Luego para grabar el registro se da click sobre el botn Grabar solicita la confirmacin mediante el siguiente mensaje. . El sistema
Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn Pantalla:
y se muestra la siguiente
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DOCUMENTOS
REGISTRAR DOCUMENTOS EXTERNOS Para poder registrar un nuevo documento externo, se da click sobre la barra de Men a la Opcin Registrar Documentos Externos
Luego aparece la ventana donde se muestra la lista de todos los documentos registrados y que no han sido derivados por el rea de secretara general hacia las otras reas.
Para poder registrar un nuevo documento el usuario debe dar click sobre el botn nuevo , apareciendo la ventana que se muestra a continuacin.
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En esta ventana que nos va a permitir registrar el documento se registran los siguientes datos: Fecha del documento.- Fecha que presenta el documento Tipo de Documento.- Se debe seleccionar de la lista presente; si no existiese se puede ingresar por su mantenimiento. rea Origen.- El rea de donde se registra el documento, esta rea no se puede modificar Nmero del documento.- El nmero que presenta el documento Origen.- El nombre de la empresa que enva de documento. Puede ser tambin una persona Natural. Remitente.- el nombre de la persona que remite el documento. Asunto.- El asunto consignado en el documento. Fecha del registro.- fecha en el que se registro el documento en el sistema. Estado.- Estado inicial del documento. Usuario creador.- usuario que crea el documento en el sistema. Fecha de creacin.- Fecha en el que se crea el documento en el sistema. Usuario que modifico.- usuario que modifico el documento en el sistema. Fecha de modificacin.- Fecha en el que se modifica el documento en el sistema. Queja.- Indicador de queja.
Consideraciones especiales Origen.- El origen se puede seleccionar de la lista existente en el campo, pero en el caso que no exista se ingresa el nombre de la empresa o la persona y el sistema al detectar que no existe, pregunta si desea crearlo; al dar si, el sistema crea automticamente, le asigna un cdigo y lo muestra dentro de la lista existente. 30
Remitente.- En el caso del remitente, este campo aparece lleno si al seleccionar un registro en el origen ya tiene asociado el remitente; esta asociacin se hace en la opcin de entes, el cual se ha explicado lneas arriba. En el caso que no est asociado este campo aparece vaco y se puede registrar al remitente.
Una vez que se tiene ingresado el documento, para poder guardarlo se da click sobre el botn Grabar , el sistema hace la siguiente pregunta
Al dar click sobre el botn Aceptar; en ese momento el sistema asigna el correlativo correspondiente al documento; este correlativo es nico para la institucin. Finalmente aparece el siguiente mensaje de confirmacin.
Para retornar a la lista se da click sobre el botn ltimo documento registrado.
, el sistema muestra la lista con el
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REGISTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS OTRAS AREAS Para poder registrar un nuevo documento externo, se da click sobre la barra de Men a la Opcin Registrar Documentos Externos; la diferencia entre esta opcin y la anterior es que en esta opcin solo se muestran los documentos externos que fueron registrados por el rea.
Luego aparece la ventana donde se muestra la lista de todos los documentos registrados y que no han sido derivados por el rea de secretara general hacia las otras reas.
Para poder registrar un nuevo documento el usuario debe dar click sobre el botn nuevo , apareciendo la ventana que se muestra a continuacin.
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En esta ventana que nos va a permitir registrar el documento se registran los siguientes datos: Fecha del documento.- Fecha que presenta el documento Tipo de Documento.- Se debe seleccionar de la lista presente; si no existiese se puede ingresar por su mantenimiento. rea Origen.- El rea de donde se registra el documento, esta rea no se puede modificar Nmero del documento.- El nmero que presenta el documento Origen.- El nombre de la empresa que enva de documento. Puede ser tambin una persona Natural. Remitente.- el nombre de la persona que remite el documento. Asunto.- El asunto consignado en el documento. Fecha del registro.- fecha en el que se registro el documento en el sistema. Estado.- Estado inicial del documento. Usuario creador.- usuario que crea el documento en el sistema. Fecha de creacin.- Fecha en el que se crea el documento en el sistema. Usuario que modifico.- usuario que modifico el documento en el sistema. Fecha de modificacin.- Fecha en el que se modifica el documento en el sistema. Queja.- Indicador de Queja.
Consideraciones especiales Origen.- El origen se puede seleccionar de la lista existente en el campo, pero en el caso que no exista se ingresa el nombre de la empresa o la persona y el sistema al detectar que no existe, pregunta si desea crearlo; al dar si, el sistema crea automticamente, le asigna un cdigo y lo muestra dentro de la lista existente. 33
Remitente.- En el caso del remitente, este campo aparece lleno si al seleccionar un registro en el origen ya tiene asociado el remitente; esta asociacin se hace en la opcin de entes, el cual se ha explicado lneas arriba. En el caso que no este asociado este campo aparece vaco y se puede registrar al remitente.
Una vez que se tiene ingresado el documento, para poder guardarlo se da click sobre el botn Grabar , el sistema hace la siguiente pregunta
Al dar click sobre el botn Aceptar; en ese momento el sistema asigna el correlativo correspondiente al documento; este correlativo es nico para la institucin. Finalmente aparece el siguiente mensaje de confirmacin.
Para retornar a la lista se da click sobre el botn ltimo documento registrado.
, el sistema muestra la lista con el
DERIVACION DE DOCUMENTOS EXTERNOS Dar click sobre la barra de men, en la opcin Derivar documentos Externos
Luego aparece la siguiente ventana donde se muestran tres pestaas Indice 34
Documentos por derivar.- En esta pestaa aparecen todos los documentos que han sido registrados en el rea de mesa de Partes. Documentos derivados.- En esta pestaa aparecen todos los documentos que ya fueron derivados a un rea. Derivar documentos.- Es tercera pestaa muestra la accin de derivar el documento, la siguiente pantalla muestra la tercera pestaa; se aprecia lo siguiente: Se aprecia en la parte superior el detalle del documento que esta siendo derivado a una o varias reas; en la parte del medio de la pantalla se muestra una lista de las derivaciones que se han efectuado, y finalmente en la parte inferior de la pantalla se muestra el detalle de las derivaciones.
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Es importante tener en cuenta que para poder derivar un documento que se encuentre pendiente por derivar, primero se tiene que seleccionar el documentos y seguidamente saltar a la tercera pestaa(accin derivar documento) y all dar click sobre el icono Nuevo de la barra ; completar los datos rea destino, fecha que se deriva y en la parte inferior la indicacin. Para grabar los cambios de la nueva asignacin debe dar click sobre el icono Grabar .
Si se desea eliminar la derivacin al rea, se selecciona el registro y se da click sobre el botn Eliminar Si se desea anular la derivacin primero se tiene que eliminar todas las derivaciones y seguidamente dar click sobre el botn anular derivacin. Si desea imprimir el reporte Hoja de Ruta, debe dar click sobre el botn all aparecer el reporte que se muestra en la siguiente pantalla.
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Para poder mandar a imprimir el reporte se da click sobre el botn la siguiente pantalla:
donde aparecer
Al dar click sobre el botn aceptar se enva la el reporte a la impresora.
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Luego aparece el siguiente mensaje preguntado por la confirmacin de la accin.

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Se muestra la lista de los tipos de atencin.

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Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de confirmacin.

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finalmente se da click en el botn Grabar

Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn siguiente Pantalla:

TIPOS DE DOCUMENTOS Al dar click sobre la opcin de men

Se muestra la lista de los tipos de documentos.

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Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de confirmacin.

finalmente se da click en el botn Grabar

Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn siguiente Pantalla:

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ESTADOS DEL DOCUMENTO Al dar click sobre la opcin de men

Se muestra la lista de los estados del documento.

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Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de confirmacin.

finalmente se da click en el botn Grabar

Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn siguiente Pantalla:

Manual del Usuario - SISTRAM

ESTADOS DEL FUNCIONARIO Al dar click sobre la opcin de men

Se muestra la lista de los estados del Funcionario.

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Manual del Usuario - SISTRAM

Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de confirmacin.

finalmente se da click en el botn Grabar

Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn siguiente Pantalla:

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AREAS Al dar click sobre la opcin de men

Se muestra la lista de las Areas.

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Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de confirmacin.

finalmente se da click en el botn Grabar

Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn siguiente Pantalla:

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USUARIOS POR AREAS Al dar click sobre la opcin de men

Se muestra la lista de los usuarios por reas.

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Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de confirmacin.

finalmente se da click en el botn Grabar

Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn siguiente Pantalla:

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CORRELATIVO POR REA Y DOCUMENTO Al dar click sobre la opcin de men

Se muestra la lista de los Correlativos por rea x documento.

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Al dar click en aceptar, el sistema graba la transaccin y muestra el mensaje de confirmacin.

finalmente se da click en el botn Grabar

Para poder imprimir el listado se da click sobre el botn siguiente Pantalla:

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