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BFN Conseils.

(Total Production Management)

UNE NOUVELLE APPROCHE DU CONTROLE DES STOCKS


Van Chen NGUYEN * et Jean BUFFERNE *

RESUME : L'inventaire des stocks dont la ralisation est exige au moins une fois durant l'exercice fiscal est une opration coteuse et qui ne rpond pas dans les Entreprises aux proccupations des gestionnaires qui souhaitent valuer la prcision de leur gestion. L'utilisation de mthodes statistiques permet : - de s'affranchir de la ralisation d'un inventaire physique, - d'apprcier la Qualit de la gestion des magasins. "Une Entreprise doit procder une fois par an, la date d'arrt du bilan, un inventaire physique, en relevant et en vrifiant sur place (Magasins et Ateliers) les quantits de chaque article existant rellement en stock. Les Entreprises qui tiennent un inventaire comptable permanent (enregistrement des mouvements permettant de connatre de faon continue tout au long de l'anne les quantits et les valeurs des stocks) peuvent utiliser la mthode dite d'inventaire tournant pour rpondre cette obligation." L'inventaire est une opration coteuse par les perturbations qu'il provoque dans la marche de l'Entreprise et par le Personnel affect cette opration. On peut d'ailleurs se demander s'il est bien raisonnable de dclarer une valeur de stock au Franc prs (certains sont encore tents par les centimes) alors que: - toute opration de comptage est statistiquement soumise une erreur, - les prix unitaires adopts pour valoriser les matires, en-cours, produits finis et pices de rechange sont imprcis, - les provisions pour dprciations sont estimes, - d'autres estimations interviennent dans la construction du bilan. En aucun cas l'inventaire, mme ralis sous forme d'inventaire tournant, ne rpond au besoin des responsables qui dans un esprit QUALITE TOTALE souhaitent apprcier la Qualit de leur gestion, en particulier dans le cas d'une GPao ou d'une GMao. Nous avons mis au point une mthode statistique qui s'applique tous les types de stock (Matires premires, Produits finis, Pices de rechange) et permet : - d'apprcier la Qualit de la gestion des stocks, - d'affirmer, tout instant et en particulier la clture de l'exercice fiscal, avec un risque d'erreur connu que le stock informatique reprsente le stock physique en magasin plus ou moins %. - de faire accepter par les diffrents partenaires (Financiers, Commissaires aux Comptes, etc..) qu'il est plus raliste d'adopter une attitude probabiliste et de dire que la valeur du stock se situe avec une probabilit de 95 % entre 700 et 720 KF que d'affirmer qu'elle est de 715678,96 F aprs un inventaire exhaustif. La meilleure manire de faire accepter cette approche statistique est de dmontrer, comme le permet notre mthode, que le stock est bien gr durant toute l'anne et que les anomalies constates sont exploites dans un souci permanent d'amlioration.

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Deux questions principales se posent l'Entreprise : 1 re QUESTION :

Peut-on faire confiance au stock informatique ?

La rponse cette question doit permettre de juger si la prcision obtenue correspond la limite que l'on a dfinie comme acceptable. Cette limite correspondant un risque de rupture de stocks due un stock physique diffrent du stock informatique et entranant soit un arrt de production soit un report de programme par manque de matire premire ou de pices de rechange. Si l'on se situe en dehors de cette limite la seule mesure corrective possible est la ralisation d'un inventaire physique. 2 me QUESTION

Est-il possible sans effectuer un inventaire de dclarer une valeur de stock qui sera prise au bilan de l'Entreprise?
La rponse cette question permettra de prouver aux Commissaires aux Comptes que la valeur du stock fournie par le systme de gestion reprsente le stock rel. 1 - METHODOLOGIE 1.1 / 1er Test : La rponse la premire question (Peut-on faire confiance au stock informatique ?) est obtenue en dterminant le pourcentage de cases dfectueuses partir d'un plan de sondage classique (chantillons de cases tires au hasard). Une case dfectueuse tant dfinie par la non conformit des rfrences ou des quantits existant physiquement dans une case par rapport aux donnes informatiques. L'intervalle de confiance est calcul pour tout le magasin partir du nombre de cases dfectueuses releves lors du sondage. Mais pour se placer dans l'hypothse d'une loi de Gauss et limiter chaque chantillon 50 cases l'intervalle de confiance est calcul sur le cumul des chantillons. On pourra ainsi affirmer (voir tableau N2) qu'il y a une probabilit de 95 % pour que le nombre de cases contenant des quantits diffrentes de celles fournies par le systme informatique se situe entre 3 et 8 % du nombre de cases totales en magasin. Cet intervalle est compar aux limites que l'on s'est fixes. Remarque : On peut aussi rpondre cette premire interrogation en appliquant ce contrle les normes US MILITARY STANDARD. Le plan de sondage correspondant tant bas sur : Le niveau de qualit acceptable (N Q A) La confiance que l'on a dans la gestion du stock concern. Par exemple pour un magasin de 700 cases et un NQA de 2,5 le plan MIL-STD simple consiste contrler au hasard 80 cases et accepter le stock comme conforme si K, nombre de cases pour lesquelles il existe une erreur est infrieur ou gal 5. Si ce nombre K est suprieur 5 le stock doit tre refus. Ce qui signifie que l'on ne pourra avoir confiance en lui qu'aprs avoir ralis un "TRI" c'est dire avoir contrl tout le stock par un inventaire.

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1.2 / 2me Test : Pour rpondre la 2me question (Est-il possible, sans effectuer d'inventaire de dclarer une valeur de stock qui sera prise au bilan de l'Entreprise ?) on doit estimer l'cart entre la valeur thorique du stock et sa valeur observe. Pour cela nous avons choisi d'effectuer un test de comparaison de moyennes et de dispersion de mesures effectues de faon appareille. Ce test permet : - de vrifier que les diffrences constates sur les stocks sont dues au hasard (Hypothse de nullit), - d'affirmer avec un risque que nous avons choisi gal 5% qu'il n'y a pas de diffrence significative entre les valeurs informatiques et relles du stock. Le calcul pour chaque case de l'chantillon du rapport : p = Valeur stock info. / Valeur relle stock permet de dterminer la moyenne pr et l'cart type de ce rapport caractrisant le stock total magasin l'instant du sondage (voir Tableau N1). 1.3 / 3me test : On peut, pour rpondre la deuxime question, affiner le deuxime test et exploiter l'ensemble des contrles par chantillonnage effectus tout au long de l'exercice en calculant: - la moyenne X des moyennes pr de chaque chantillon - l'cart type de ces diffrentes moyennes Ce qui permettra d'affirmer sur la priode considre et en particulier en fin d'exercice avec une probabilit de 95% que le stock informatique reprsente X fois le stock rel plus ou moins 2 carts type. 2 / EXEMPLE D'APPLICATION Le schma N 1 ci-joint reprsente l'organisation mise en place pour appliquer cette mthode. Celle-ci, utilise par sondage priodique nous permis, avec l'accord de nos Commissaires aux Comptes, de nous affranchir de la ralisation de l'inventaire ; ceci pour un stock de 300 MF sur 10 magasins et 20.000 units de stockage (Soit environ 60 % de la valeur totale des stocks et encours de la Socit). Nous avons vrifi qu'un sondage mensuel sur 50 cases tires au hasard pour chaque magasin est statistiquement suffisant. Dans notre cas, ceci se traduira par un contrle de 6000 cases (50 cases x 12 mois x 10 magasins) par rapport aux 20 000 cases existantes et qui devraient tre comptes dans un inventaire traditionnel.(soit une diminution de 70 % des contrles). 3 / CONCLUSION Cette mthode fournit un outil de mesure de la valeur d'un stock et d'valuation de la prcision de cette mesure. Les sondages permettent d'valuer priodiquement la Qualit de la Gestion l'aide d'indicateurs reprsentatifs (ce qui n'est pas obtenu par un inventaire tournant et encore moins par un inventaire ralis une fois par an). Enfin elle permet de s'affranchir d'un inventaire physique en le remplaant par des sondages beaucoup moins onreux.

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Il est trs important de noter que cette mthode statistique devient un outil de progrs si chaque test est accompagn, sous l'autorit des responsables : - d'une analyse des erreurs (mme si le rsultat du test permet de conclure une acceptation du stock) - d'une dcision d'action. C'est aussi un outil de management qui permet de dfinir aux responsables de stocks des objectifs concernant la Qualit de leur gestion et de mesurer sans ambigut les rsultats obtenus.

* Van

Chen NGUYEN: Ingnieur des Mines St Etienne - Cabinet BRASI * Jean BUFFERNE: Ingnieur E.E.I.M - BFN Conseils