Guia Empalme Web

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Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2011-2012
ISSN 2248- 6259
Libertad y Orden Repblica de Colombia
Guas para l a gesti n pbl ic a te r r i tor i a l

D e re c h o s
D em
D e s a r ro l l o
on el fin de apoyar un buen proceso de empalme entre los mandatarios entrantes y salientes de las entidades territoriales, el Departamento Nacional de Planeacin (DNP) presenta esta gua con orientaciones conceptuales y metodolgicas. El proceso de empalme, como soporte transversal de la Prosperidad Democrtica, es fundamental para el buen gobierno y la transparencia, y junto con los Programas de gobierno de los mandatarios electos para el perodo de gobierno local 20122015, constituyen la base para la elaboracin de los planes de desarrollo de las entidades territoriales. Por lo tanto, lograr una transicin armoniosa entre la administracin que termina su periodo y el nuevo gobernante y su equipo de trabajo es el punto de partida de un buen gobierno y una de las claves del xito para el logro de los fines esenciales del Estado, y por lo tanto, para garantizar un mayor bienestar de la poblacin.
ocracia
P articipacin
www.dnp.gov.co www.portalterritorial.gov.co www.esap.edu.co
Gu as p ara l a gest in p blica te rri tori al

Gua para autoridades territoriales y ciudadana
ISSN 2248- 6259
Libertad y Orden Repblica de Colombia
G u a s pa ra la g est i n p bli ca te r r ito r ia l

D e re c h o s
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ocracia
P articipacin

Gua para autoridades territoriales y ciudadana
Guas para la gestin pblica territorial No. 2

ISSN 2248-6259
D e re c h o s
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D e s a r ro l l o
ocracia
Director Nacional
Direccin General
Honorio Miguel Henrquez Pinedo

Subdirectora de Alto Gobierno
Hernando Jos Gmez Restrepo

Subdireccin General
P articipacin
Agradecimientos y reconocimientos
Mara Magdalena Forero Moreno

Subdirectora de Proyeccin Institucional
Margarita Mara Ricardo vila

Subdirector Acadmico
Juan Mauricio Ramrez Corts

Secretara General
Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2011-2012. Gua para autoridades territoriales y ciudadana
Csar Augusto Lpez Meza

Subdirector Administrativo y Financiero
Tatiana Milena Mendoza Lara

Direccin de Desarrollo Territorial Sostenible
Germn Insuasty Mora

Secretaria General
Coordinacin editorial
Departamento Nacional de Planeacin
Direccin de Desarrollo Territorial Sostenible
Luisa Fernanda Sierra Aldana

Jefe de la Oficina Asesora Jurdica
Oswaldo Aharn Porras Vallejo

Direccin de Desarrollo Empresarial
Oswaldo Aharn Porras Vallejo

Grupo de Gestin Pblica Territorial
Edna Julieta Riveros Gonzlez

Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin
Mara Piedad Velasco

Direccin de Desarrollo Rural Sostenible
Maritza Pomares Quimbaya

Asesores
Jair Solarte Padilla

Jefe de Control Interno
Eurpides Gonzlez Ordez

Decano Facultad de Pregrado
Nicols Prez Marulanda

Direccin de Desarrollo Social
William Espinosa Santamara

Decana Facultad de Postgrado (E)
Riti Lucila Ahumada Farieta

Decana Facultad de Investigaciones (E)
Jos Fernando Arias Duarte

Direccin de Desarrollo Urbano
Mara de Jess Martnez Faras

Colaboracin especial:
Jos Alejandro Bayona Chaparro

Direccin de Estudios Econmicos
Paola Andrea Vargas Rojas Ethel Carolina Cerchiaro Figueroa ESAP Subdireccin de Alto Gobierno Calle 44 No. 53-37 CAN, Bogot, D.C. Pbx 2202790 ext. 7333 - 3152532 alto.gobierno@esap.edu.co www.esap.edu.co
Alfredo Javier Rosero Vera Diana Carolina Franco Medina Ingrid Johana Neira Barrero Jaime Alonso Osorio Usuga Jos Oswaldo Espinosa Cuervo Lina Margarita Bravo Ardila Norma Juliana Delgado Prez scar Ismael Snchez Romero Rafael Alberto Cern Bravo
Subdireccin de Finanzas Pblicas Territoriales
n la elaboracin de esta gua participaron con importantes aportes y contribuciones funcionarios de diferentes entidades del orden nacional y agencias de cooperacin internacional, a quienes el Departamento Nacional de Planeacin expresa sus agradecimientos: Presidencia de la Repblica. Ministerio de Proteccin Social. Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Direccin de Planeacin, Informacin y Coordinacin Regional. Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento. Viceministerio de Vivienda y Desarrollo Territorial. Viceministerio de Ambiente.
Gabriel Armando Piraquive Galeano

Direccin de Evaluacin de Polticas Pblicas
Luz Stella Carrillo Silva

Subdireccin de Ordenamiento y Desarrollo Territorial
Diego Rafael Dorado Hernndez

Direccin de Infraestructura y Energa Sostenible
Luz Helena Chamorro Arboleda

Grupo de Anlisis al Financiamiento del Desarrollo Territorial
Jean Philippe Pening Gaviria

Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas
William Augusto Jimnez Santa
Esta publicacin fue posible gracias al apoyo del gobierno de Estados Unidos a travs de su Agencia para el Desarrollo Internacional (USAID), bajo los trminos del Contrato No. AID-514-C-11-00001. Las opiniones expresadas en este material no representan aquellas de USAID y/o las del gobierno de Estados Unidos de Amrica.
Diana Margarita Quintero Cuello

Direccin de Justicia, Seguridad y Gobierno
Contadura General de la Nacin (UAE).
Realizacin editorial
Fundacin Nueva Cultura
Direccin editorial
Subcontadura General y de Investigacin. Subcontadura de Centralizacin de la Informacin. GIT - Control Interno.
Sonia Juliana Garca Vargas

Direccin de Regalas
Amparo Garca Montaa

Subdireccin de Desarrollo Ambiental Sostenible
Jos Miguel Hernndez Arbelez Fernando Chaves Valbuena

Edicin y didactizacin
Carolina Urrutia Vsquez

Grupo de Proyectos Especiales
Nota aclaratoria El uso de un lenguaje que no discrimine ni marque diferencias entre hombres y mujeres es una de las preocupaciones del equipo de trabajo que ha editado las Guas para la gestin pblica territorial. Sin embargo, con el fin de evitar la sobrecarga grfica que supondra utilizar siempre o/a para marcar la existencia de ambos sexos, hemos optado por emplear expresiones genricas, como autoridades territoriales o ciudadana, en el entendido que se refiere siempre a ambos sexos. Se deja la mencin explcita del femenino cuando la oposicin de sexos sea relevante en el contexto.
Claudia Alejandra Glvez Ramrez

Grupo de Comunicaciones y Relaciones Pblicas
Mariela Zuluaga Garca Mara Cristina Rincn Diego Fernando lvarez Mnica Valds Arcila Nelson Ricardo Amaya Espitia
Direccin grfica
Ministerio de Cultura. Ministerio de Educacin Nacional. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF). Polica Nacional. Programa Cercapaz (GIZ). Fondo de Poblacin de Naciones Unidas (UNFPA). Programa Integral contra las Violencias de Gnero MDGF.
Victoria Eugenia Peters Rada

Diagramacin
Giovanni Celis Sarmiento Departamento Nacional de Planeacin, 2011 Calle 26 No. 13-19 | PBX: (+57 1) 3815000 Bogot, D. C., Colombia www.dnp.gov.co
Impresin
Mara Cristina Rueda Traslavia Victoria Eugenia Prez Prez Rubn Daro Rojas Olier
Ilustracin
Imprenta Nacional de Colombia Impreso y hecho en Colombia l Printed in Colombia
Daniel Alberto Fajardo Bautista Victoria Eugenia Peters Rada Wilson Martnez Montoya Jorge Alberto vila Luz Marina Camacho Turriago
4 Presentacin
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Presentacin
l Departamento Nacional de Planeacin (DNP) y la Escuela Superior de Administracin Pblica (ESAP), con el apoyo de la Presidencia de la Repblica de Colombia, presentan la serie Guas para la gestin pblica territorial, con el propsito de brindar elementos y orientaciones conceptuales, tcnicas, metodolgicas y normativas para contribuir al fortalecimiento de los procesos democrticos de desarrollo integral y gestin de lo pblico de las entidades territoriales del pas. Esta serie de guas constituye el material bsico del Seminario de Induccin a la Administracin Pblica, al cual obligatoriamente y antes de su posesin segn el artculo 31 de la Ley 489 de 1998, deben asistir las autoridades departamentales, distritales y municipales electas para el perodo de gobierno 2012-2015. Adems, en el marco del Programa para la Generacin y Fortalecimiento de Capacidades Institucionales para el Desarrollo Territorial, establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014: Prosperidad para todos (Ley 1450 de 2011, artculo 16), las guas se concretan como un medio para cualificar y alcanzar mayores niveles de desempeo de las administraciones pblicas departamentales, distritales y municipales, con el fin de hacer ms efectiva la gestin pblica territorial, lograr transformaciones institucionales que promuevan el bienestar de la poblacin y el crecimiento del pas, y generar las sinergias para el cumplimiento efectivo tanto de los planes de desarrollo nacional y territoriales, como de los fines esenciales del Estado establecidos en la Constitucin Poltica de 1991.
Es importante sealar que esta serie de guas no solo es el producto del trabajo y de la cooperacin, colaboracin y articulacin de diferentes entidades del nivel nacional, departamental, distrital y municipal, sino que tambin incluye en su elaboracin los aportes hechos por el sector privado, la academia y los organismos multilaterales y de cooperacin internacional. De igual forma, los contenidos de las guas se trabajaron bajo un sello editorial propio, con el fin de hacerlos ms didcticos, facilitar el aprendizaje visual y lecto-escrito, e incorporar lenguaje ciudadano para que su lectura sea amena, sencilla y apta para todos los pblicos. Estamos convencidos que la serie de Guas para la gestin pblica territorial ser un material de primera mano y de permanente consulta para las administraciones pblicas territoriales, a cuyos nuevos mandatarios desde ya les auguramos los mayores xitos durante el perodo de gobierno local 2012-2015.
Hernando Jos Gmez Restrepo

Director General DnP
Honorio Miguel Henrquez Pinedo

Director nacional eSaP
6 | Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Introduccin
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Introduccin
Esta gua presenta un conjunto de recomendaciones y herramientas para realizar un proceso de empalme exitoso entre las administraciones saliente y entrante de las entidades territoriales.
on el fin de apoyar un buen proceso de empalme entre los mandatarios entrantes y salientes, el Departamento Nacional de Planeacin, en cabeza de la Direccin de Desarrollo Territorial Sostenible, presenta esta gua como una herramienta para contribuir con el empalme entre los equipos de gobierno entrante y saliente de manera que se dejan las bases para la formulacin de un plan de desarrollo local que es fundamental para la construccin de procesos de buen gobierno y transparencia como soporte transversal de la Prosperidad Democrtica. El adecuado inicio de una nueva administracin es el punto de partida de un buen gobierno y una de las claves del xito para el logro de los fines del Estado, por tanto, garanta de un mayor bienestar de la poblacin.
Notas claves
El Buen Gobierno es uno de los soportes transversales de la prosperidad democrtica planteados en las bases del Plan Nacional de Desarrollo (Ley 1450 de 2011). El Buen Gobierno es entendido como la capacidad del Estado de mejorar permanentemente su gestin, sus espacios de participacin y su interlocucin con los ciudadanos y el sector privado.
El proceso de empalme es una oportunidad para que los gobernantes entrantes y salientes
Reflexionen sobre los temas estratgicos. Piensen las iniciativas de desarrollo. Evalen los logros obtenidos. Identifiquen los obstculos que tuvieron que enfrentar. Aporten al diseo, ejecucin, seguimiento y evaluacin de polticas pblicas ms efectivas.
El compromiso de los mandatarios salientes

Si un gobierno saliente no entrega al nuevo mandatario y a su equipo la informacin necesaria y suficiente durante el proceso de empalme, limita la posibilidad de superar los obstculos ms importantes de la gestin territorial o potenciar las posibilidades de desarrollo para generar una mejor calidad de vida a la poblacin. Los alcaldes salientes deben preparar informacin completa, pertinente, veraz y clara sobre la situacin de la entidad territorial en materia de: desarrollo econmico y social, poltica financiera, presupuestal, contable y administrativa, estado de los planes, programas y proyectos desarrollados durante su gestin.
Dnde dice?
Constitucin Poltica de 1991, artculo 2.
Estructura de contenido Gua 2

Unidad 1
Aspectos generales del proceso de empalme

Explica el significado del proceso de empalme y las condiciones que se requieren para adelantarlo.
Unidad 2
D e re c h o s
D em
Recomendaciones para hacer el empalme

Presenta una propuesta metodolgica para adelantar el proceso de empalme, vlida tanto para el equipo entrante como para el saliente.
ocracia
D e s a r ro l l o
Unidad 3
P articipacin
Informacin requerida para el empalme

Hace un inventario de la informacin mnima que deben entregar y recibir las administraciones territoriales saliente y entrante.
Gua 2 Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2011-2012
Unidad 4
Acta de informe de gestin

Explica los principales aspectos del acta de gestin que, por ley, debe entregar la administracin saliente al nuevo equipo de gobierno.
Unidad 5
El papel de los ciudadanos en el empalme

Muestra cmo la ciudadana puede y debe vincularse a la gestin local en el proceso de empalme.
Unidad 6
Marco normativo del empalme

Presenta el marco legal en el cual est sustentado el proceso de empalme.
Anexos
Normatividad y formatos
Unidad
Qu es el empalme?
Unidad 1
Aspectos generales del proceso de empalme
Quines participan?
Cules son las responsabilidades de los participantes?
Caractersticas del proceso de empalme
Para qu sirve el empalme?
Cundo inicia y cundo finaliza?
Condiciones para hacer un buen empalme
12 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
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Qu es el empalme ?
En esta unidad
Los equipos de gobierno podrn: Precisar algunos conceptos sobre el proceso de empalme. Saber cul es la importancia de llevar a cabo un buen proceso de empalme. Diferenciar los actores y las responsabilidades que tienen frente al proceso. Identificar las caractersticas que debe tener el empalme. Conocer las condiciones mnimas para llevar a buen trmino el proceso.
El empalme es un proceso de inters pblico, formal y obligatorio, a travs del cual se hace entrega y se recibe la administracin pblica de las entidades territoriales, y se formaliza con la entrega de un informe de gestin.
El empalme
Da cuenta del estado de la entidad territorial en relacin con sus recursos administrativos, financieros, humanos y tecnolgicos, as como de la situacin en materia de desarrollo econmico, social, poltico, cultural, ambiental, de ordenamiento territorial, seguridad y convivencia ciudadana, orden pblico, etc. Es un espacio de dilogo, interaccin y comunicacin entre los equipos de gobierno entrante y saliente, con el fin de conocer de manera formal y oportuna la situacin de la entidad territorial y de la administracin. Como parte de este proceso, se entrega un informe de gestin.
objetivo principal?
Lograr la transicin armoniosa entre la administracin que termina su periodo y el nuevo gobernante y su equipo de trabajo, con el fin de evitar traumatismos en los procesos de gestin que repercutan en el desarrollo sostenible del territorio.
Cul es el
Notas claves
Recordemos que los procesos que hacen parte de la gestin pblica deben orientarse al logro de resultados que contribuyan con la visin colectiva de desarrollo, teniendo en cuenta la dinmica del territorio y la ciudadana.
Para pensar y comentar

Conoce la responsabilidad que tienen los funcionarios salientes y entrantes de realizar un proceso de empalme oportuno, integral y efectivo? Saba que una informacin oportuna, veraz e integral es fundamental para un proceso de empalme exitoso?
Dnde dice?
Ley 951 y Resolucin orgnica de 2005.
El empalme es un proceso que

En el marco de la gestin, es uno de los insumos para orientar el desarrollo deseado y posible definido en la visin colectiva. Permite la transicin de una administracin a otra.
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Quines participan en el empalme ?

Para saber ms
El mandatario saliente El mandatario electo

Como responsable de guiar los destinos de la Alcalda o Gobernacin durante los prximos cuatro aos y de orientar el desarrollo del territorio conforme al mandato ciudadano. Como responsable de entregar la administracin y los balances de su gestin.
Los rganos de control

Como responsables del proceso auditor, de vigilancia y control fiscal.
La ciudadana es representada en este proceso por organizaciones de la sociedad civil, as como instancias de participacin municipal y departamental como el Consejo Territorial de Planeacin, las juntas de accin comunal, las asociaciones de mujeres, de jvenes, entre otras.
Los funcionarios
Como servidores pblicos y soporte de la memoria institucional, responsables de organizar y entregar la informacin a cargo de su competencia.
La ciudadana
Como actor principal de la gestin pblica, que debe tener acceso a los informes resultantes del proceso de empalme.
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Aunque habr distintas maneras de entender y plantear soluciones, el propsito es el mismo: asumir la responsabilidad colectiva por el desarrollo de la entidad territorial.
Para saber ms
Del gobernante saliente y sus funcionarios

Proponer una agenda de trabajo que tenga como referente la visin y retos de desarrollo, liderada por el alcalde o gobernador y organizar un equipo responsable del proceso. Elaborar y organizar documentos, informes, bases de datos, etc., que permitan conocer el estado de la entidad territorial y de la Administracin. Entregar la Administracin, documentar el proceso de empalme que se adelante con el nuevo dirigente y su equipo as como prestar acompaamiento. Brindar orientaciones y recomendaciones pertinentes a la nueva Administracin para el buen desarrollo de la gestin pblica. Garantizar las condiciones logsticas para llevar a buen trmino el proceso de empalme. Elaborar el informe de gestin, incluyendo una evaluacin de los temas estratgicos locales (es preciso considerar en este los diferentes grupos poblacionales) con sus respectivos documentos soporte, luego debe entregarse al equipo entrante y a los rganos de control; tambin hay que socializarlo con las comunidades y el Consejo Territorial de Planeacin. Elaborar el documento de evaluacin y seguimiento del POT (para el caso de los municipios) donde se presente el balance de la ejecucin, especificando los temas que se deben fortalecer y aquellos que deben ajustarse para garantizar una adecuada planeacin fsico-territorial del municipio. Presentar estado de los procesos de gestin.
Del gobernante entrante y sus asesores

Conformar un equipo de trabajo con personas idneas y conocedoras de la situacin de los habitantes del territorio, de los diferentes sectores y reas temticas de inters para la nueva administracin. Acordar con el alcalde o gobernador saliente el plan de trabajo sobre los aspectos estratgicos de la entidad territorial y de la Administracin que quiere conocer e informarse. Preparar los formatos que se requieran sobre informacin insumo para el plan de desarrollo. Recibir, aprender y asumir los procesos que se adelantan en la Administracin y, de ser necesario, ajustarlos de acuerdo con las prioridades, recursos, competencias y la normatividad vigente. Recibir el informe de gestin, revisarlo, analizarlo y verificar que la informacin all consignada se encuentre libre de irregularidades.
Para mayor informacin consulte la cartilla Planeacin para el desarrollo integral en las entidades territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015, DNP
Para saber ms
En aquellos temas que requieren ajustes y cuando as sea necesario, se deben elaborar o compilar los estudios tcnicos que permitan adelantar el proceso de revisin del POT a la siguiente Administracin (zonificacin de amenazas, actualizacin catastral, mapas de aptitud de uso de la tierra, entre otros).
Administracin Saliente
Designa vocero de empalme e informa al mandatario electo. Prepara y organiza con anticipacin la informacin para el empalme. Coordina las reuniones definidas con el equipo entrante. Garantiza las condiciones logsticas para llevar a buen trmino el proceso de empalme.
Administracin Entrante
Designa delegados para conformar comisin de empalme y oficializa ante administracin saliente. Propone estrategia de empalme y coordina con equipo saliente (comisin). Participa en las reuniones definidas y organiza la recepcin de informacin. Analiza el contenido del informe de gestin y prepara observaciones de ser el caso.
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Continuacin
Caractersticas del
proceso de empalme
De la ciudadana
Conocer y revisar la informacin de empalme que se socialice durante este proceso y analizar la coherencia de la misma. Los Consejos Territoriales como representantes de la Sociedad civil tienen una responsabilidad importante frente al proceso de empalme, relacionada no slo con la revisin y validacin de la informacin presentada, sino tambin con las recomendaciones que pueden aportar frente a los programas y proyectos estratgicos que deben tenerse en cuenta por la nueva administracin
La entrega y recepcin de los asuntos y recursos pblicos del Estado es un proceso obligatorio tanto para los nuevos mandatarios como para los mandatarios salientes.
Es un proceso formal y acordado entre los equipos entrante y saliente, donde se definen tiempos, productos y responsables.
Es de obligatorio cumplimiento, conforme con lo establecido en el
De los rganos de control

Cumplir con la competencia establecida en las leyes sobre control fiscal, inspeccin, vigilancia, control y de auditora, que garantice y contribuya con procesos de empalme transparentes.
marco legal tanto para el equipo saliente como para el entrante.
Es de inters pblico porque se convierte en uno de los insumos para adelantar los procesos de rendicin de cuentas a la ciudadana.
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Para qu sirve?
Al mandatario saliente
El proceso de empalme sirve para que la nueva administracin territorial inicie sin traumatismos el nuevo perodo de gobierno de la entidad territorial, le d continuidad a los procesos en curso y pueda poner en marcha sus nuevos proyectos en beneficio de la ciudadana.
Al mandatario entrante
Le sirve para
Informar a la nueva administracin sobre el estado en que se encuentra la entidad territorial y hacer recomendaciones de gestin basadas en su experiencia. Dar a conocer las polticas, programas o proyectos que considera deben continuar una vez finalizado su mandato y que son fundamentales en el mediano y largo plazo. Rendir cuentas a los diferentes actores (sociedad civil, cuerpos colegiados, organismos de control, etc.). Tener sistematizadas las lecciones aprendidas y buenas prcticas, las cuales servirn de insumo para futuras aspiraciones electorales. Contar con un mayor voto de confianza por parte de la comunidad, la cual reconoce en estos actos un esfuerzo por mostrar los resultados de la gestin. Contar con informacin organizada ante cualquier requerimiento posterior de los organismos de control.
Le sirve para
Conocer en detalle la situacin de la entidad territorial y de la Administracin en los aspectos de desarrollo y gestin. Reflexionar sobre los temas estratgicos y normativos teniendo en cuenta los diferentes grupos poblacionales con un nfasis particular en quienes se encuentran en condicin de vulnerabilidad por razones de sexo, edad, etnia, ubicacin geogrfica, pobreza, pobreza extrema y condiciones de discapacidad o desplazamiento. Identificar las apuestas de desarrollo, programas o proyectos exitosos y convenientes, que son armnicos con su programa de gobierno y cuya continuidad podra generarle victorias tempranas a su administracin. Tomar como referencia las lecciones aprendidas para la implementacin de nuevas polticas, programas o proyectos.
Para saber ms
Se debe tener claridad sobre las apuestas territoriales contenidas en el Plan de Ordenamiento Territorial del municipio (POT, PBOT o EOT), en materia de polticas, programas y proyectos que deben incluirse en el plan de desarrollo en el marco de la vigencia en la cual se encuentre el POT.
Contar con informacin especfica y actualizada y ms elementos para iniciar la formulacin del plan de desarrollo. Identificar posibles indicadores y lneas de base y plantearse nuevas metas a partir de su programa de gobierno. Orientar la integracin del POT y sus acciones previstas con la propuesta de desarrollo para el municipio. Evaluar los recursos e instrumentos disponibles y la capacidad de la administracin territorial. Generar espacios de dilogo y reflexin que retroalimenten los procesos de gestin pblica a partir de la experiencia del mandatario saliente. Conocer los mandatos legales de su competencia y los procesos administrativos y judiciales que se encuentran vigentes y planificar los compromisos legales que tenga la entidad territorial. Identificar los aliados estratgicos y los espacios de participacin social que pueden complementar la capacidad de la administracin local para abordar los problemas y necesidades de la poblacin y del territorio. Conocer la situacin financiera de la entidad territorial: activos, pasivos y patrimonio, e ingresos y gastos.
Palabras claves
Grupos en condicin de vulnerabilidad son, por ejemplo, las mujeres, los jvenes, las personas en situacin de desplazamiento y los grupos tnicos.
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Continuacin
Para qu sirve?
Cundo inicia y cundo finaliza?

El empalme es un proceso de preparacin para el cambio de gobierno desde la proclamacin del candidato electo hasta la firma del acta de informe de gestin en la que se da cuenta de los recursos administrativos, financieros y humanos con los que se gobernar.
A la ciudadana
Le sirve para
Conocer los resultados de la gestin del gobierno saliente y la lnea de base para hacerle control social a la nueva administracin y consolidar procesos de participacin en la gestin. Prevenir rupturas en la gestin pblica que frenen el desarrollo del territorio. Incrementar su confianza en la institucionalidad pblica. Contar con informacin que facilite el ejercicio de control social en el nuevo periodo de gobierno. Conocer algunos aspectos de la gestin de la administracin saliente y elaborar propuestas para la continuidad de aspectos positivos o correctivos, segn sea el caso. Lograr una mayor y mejor participacin en los asuntos pblicos.
A los organismos de control
Les sirve para

Contar con informacin clara, veraz y oportuna para realizar las labores de control poltico, fiscal, etc. Sustentar las investigaciones que se deriven del ejercicio de sus competencias.
El empalme comienza despus de las elecciones y una vez los mandatarios entrante y saliente definen de comn acuerdo una agenda de trabajo (programacin de reuniones, entrega de bienes muebles e inmuebles, presentacin de informes, etc.). Se recomienda que el mandatario saliente realice actividades previas de organizacin de la informacin y preparacin del empalme. El proceso de empalme se cierra mediante un acto formal en donde se presenta el balance del proceso y se firma el Acta de Informe de Gestin, la cual, de acuerdo con la Ley, debe entregarse a ms tardar a los 15 das hbiles siguientes a la terminacin de la administracin saliente.
Notas claves
Tenga en cuenta que la Procuradura General de la Nacin expedir una circular con algunas de las directrices que deben tener en cuenta los mandatarios salientes y entrantes para el proceso de empalme.
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Condiciones para hacer un buen empalme

Acuerdo formal
Es necesario acordar el alcance, definir concertadamente la forma como se va a desarrollar el proceso y cumplirlo cabalmente.
La informacin es clave durante el empalme que conlleva un corte de cuentas de la administracin saliente y una oportunidad de resolver inquietudes para la Administracin entrante.
Integral
El proceso de empalme debe cubrir todas las reas del desarrollo y la gestin territorial y debe llegar al conocimiento de todos los detalles que requiera la nueva administracin.
Organizado
Conformar un equipo para el empalme, con participacin de ambas administraciones (entrante, saliente). Esto permite: Tener una visin integral de la situacin de la entidad territorial y de la Administracin.
Notas claves
De la calidad y la claridad de la informacin que se entregue depende el desarrollo de las polticas que se diseen para promover el desarrollo territorial y, por ende, generar mayor bienestar a la poblacin.
Transparente
La Administracin saliente debe estar en disposicin de presentar informes sobre la totalidad de asuntos relacionados con la gestin territorial, as como hacer un inventario y entregar informacin y estadsticas bsicas que soporten dichos informes; no solo porque es su obligacin legal, sino porque es derecho del nuevo mandatario conocer el estado en que recibe la nueva Administracin. En este sentido, es conveniente que se haga pblica la copia del informe general del empalme.
Voluntad y liderazgo
La voluntad y disposicin del gobernante saliente en el empalme y el liderazgo e inters del nuevo mandatario y su equipo son aspectos claves para el logro de los objetivos del proceso.
Unidad
1 Reuniones de la comisin de empalme
2 Nombramiento de voceros
3 Programacin del encuentro de mandatarios
Nueve actividades claves para hacer un buen empalme
4 Reunin de mandatarios
Unidad 2
5 Reuniones por dependencia o tema definido
Recomendaciones para hacer el empalme
6 Anlisis de la informacin
7 Aclaraciones y respuesta a inquietudes
8 Acta de informe de gestin
9 Reunin abierta con la comunidad
Consecuencias del empalme
Un buen empalme
Un mal empalme
28 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2
| 29
9 actividades claves para hacer un buen empalme

Claves para llevar a buen trmino el empalme
Esta unidad
le permitir: A la administracin entrante: Definir un esquema para garantizar un buen desarrollo del empalme. A la administracin saliente: Preparar y organizar con anticipacin la informacin que entregar al nuevo mandatario. Organizacin previa. Acuerdos que establezcan los responsables de cada equipo. Liderazgo de los mandatarios entrante y saliente (esto es fundamental).
El desarrollo de estas actividades ayudar a las administraciones entrante y saliente a realizar el empalme de manera organizada y en un clima de cooperacin que beneficie a la entidad territorial.
Reunin de mandatarios y conformacin de la Comisin Oficial de Empalme.
Acta de informe de gestin: la administracin saliente la consolida, elabora y entrega formalmente.
Reuniones de la comisin de empalme para analizar, discutir y entregar la informacin de cada dependencia o tema definido.
Reuniones por dependencia o tema definido para presentar y entregar informacin.
Reunin abierta con la comunidad y la administracin entrante.

Planear cmo se realizar el proceso de empalme garantizar que este sea ms sencillo y de mayor calidad. Un proceso claro y acordado entre los dos equipos desde el principio asegura un buen cierre para los que se van y un buen comienzo para los que llegan.
Nombramiento de voceros para iniciar el proceso de empalme.
Anlisis de la informacin en reuniones de la Comisin de Empalme del candidato electo
Aclaraciones y respuesta a inquietudes planteadas por el equipo entrante.
Programacin del encuentro de mandatarios.
| 31
Paso 1 1
Reuniones de la Comisin de Empalme
Se hacen para analizar, discutir y entregar la informacin de cada dependencia o tema definido. Se recomienda al mandatario actual, con el apoyo del Secretario de Planeacin o quien haga sus veces
Paso
2
de voceros
Nombramiento
Es importante que haya un acercamiento entre el gobierno saliente y el entrante, una vez elegido este ltimo. Y es importante que esto ocurra pronto para empezar el empalme.
Realizar una reunin previa

Con las diferentes dependencias e institutos descentralizados. Para sensibilizarlos y orientarlos sobre cmo organizar la informacin con el fin de adelantar el proceso de empalme una vez sea elegido el nuevo mandatario.
Para saber ms
Para mayor informacin consulte la cartilla Planeacin para el desarrollo integral en las entidades territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015 DNP
Se recomienda
Como el empalme incluye labores logsticas y operativas, se recomienda a los alcaldes y gobernadores salientes y entrantes, que Encarguen a una persona la coordinacin del empalme en cada equipo. Esta persona ser su vocero y contacto. Informen al otro equipo el nombre y los datos de su vocero.
Disear formatos estndar

Servirn para preparar un documento y elaborar diapositivas sobre la evolucin de los proyectos.
Elaborar resmenes ejecutivos y presentaciones sobre los avances y problemas relacionados con:
Visin prospectiva del territorio Planes estratgicos Planes de vida Plan de Ordenamiento Territorial Plan bsico esquema de ordenamiento territorial, entre otros. Incluir: contenido, avances y problemas
enfrentados en su desarrollo.
Paso
Notas claves
Es importante preparar una presentacin del estado actual de ejecucin del POT. Hay que precisar qu aspectos por desarrollar debe tener en cuenta la administracin entrante. Se recomienda dejar un acta de inicio formal del proceso de empalme.
Importante porque
El proceso de planeacin es integral y debe partir de
los elementos legales existentes.
Palabras claves
Vocero: es la persona que habla en nombre de otra o de un grupo. Por eso es quien sirve de contacto, a quien hay que preguntar.
Programacin del encuentro de mandatarios

Ambos voceros coordinan la fecha de encuentro entre los dos mandatarios para oficializar el inicio del proceso. Es importante que esto se haga formalmente para evitar malos entendidos.
Facilitan el desarrollo de las sesiones de trabajo con

el nuevo equipo de gobierno.
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Paso
Paso
Paso
Anlisis
6
de informacin
Reunin de mandatarios
En esta reunin de alcaldes o gobernadores se conforma la Comisin Oficial de Empalme y se hacen acuerdos para orientar el proceso.
Reuniones por dependencia

o tema definido
Definir las fechas de reuniones temticas o por dependencias Presentar al equipo de trabajo. Entregar el resumen ejecutivo y la presentacin que se ha preparado. Abrir un espacio de dilogo despus de la presentacin para: aclarar dudas y, si es necesario, programar nuevas reuniones donde se profundice en temas de inters de la futura administracin. En estas reuniones se presentar: La situacin del municipio o departamento en la materia. Las polticas que se han venido adelantando. Los inconvenientes que se han tenido. Las propuestas que se recomienda llevar a cabo en el corto, mediano y largo plazo. Es importante presentar un anlisis de los resultados de la gestin del mandatario saliente y las dificultades que tuvo en la ejecucin de su agenda programtica. Se recomienda incluir la evaluacin frente a las metas del pas, como primera infancia, salud sexual y reproductiva, empleo, pobreza, desigualdad, entre otras.
El equipo del nuevo mandatario debe analizar la informacin que se le ha entregado en cada una de las reuniones temticas o por dependencias, para Pensar la situacin actual de la entidad territorial. Considerar la forma en que la asumir la nueva administracin. Resolver inquietudes Organizar informacin que le servir para elaborar el nuevo Plan de Desarrollo. Una vez revisada la informacin, la Comisin de Empalme del candidato electo programar nuevas reuniones, por medio de su vocero, si lo considera pertinente.
Objetivos de la reunin
Instalar y formalizar la Comisin de Empalme, de la cual harn parte los voceros de ambos equipos. Concertar una agenda de trabajo. Definir: Los objetivos del proceso. La metodologa, el cronograma y las actividades que se realizarn para adelantar el empalme y las sesiones de trabajo. Los mecanismos para entregar la informacin: documentos, manuales, archivos, bases de datos, listas de chequeo, etc.
Programar sesiones temticas o por dependencias para presentar la informacin que ha preparado la administracin saliente. Contemplar nuevas reuniones para aclarar y atender solicitudes adicionales.
Paso
Aclaraciones y respuestas a inquietudes

Notas claves
Es fundamental generar espacios de retroalimentacin y anlisis conjunto.
En caso de que se generen inquietudes con respecto a la informacin entregada por el equipo saliente, se recomienda programar reuniones especficas entre los dos equipos para aclarar las dudas que surjan y reflexionar alrededor de ellas.
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Consecuencias del empalme

Un mal empalme
Paso
Cuando el mandatario saliente

No presente el informe. No adelante el proceso de empalme conforme con lo establecido y a tiempo. No comparezca a las citaciones de las Contraloras.
Cuando el mandatario entrante

Recibe a conformidad el acta de informe y NO verifica el estado de veracidad de la informacin
Acta de informe de gestin

La administracin saliente consolida y elabora el acta de informe de gestin y la entrega formalmente.
Dnde dice?
En la Ley 951 de 2005.
De manera complementaria al proceso, previo de empalme, el equipo tcnico de la entidad territorial debe elaborar el acta de informe de gestin para entregarla formalmente a la nueva administracin en los trminos de la ley. Se recomienda hacer pblica la presentacin del acta en una reunin abierta con la comunidad y la administracin entrante.
Podr recibir una multa de hasta cinco (5) salarios devengados. Podr ser sancionado disciplinariamente.
Asume la responsabilidad de los bienes, procesos y recursos que recibi.
Un buen empalme
Una transferencia exitosa es la garanta de una transicin armoniosa de la administracin de un mandatario a la de otro. Es la forma de prevenir rupturas que frenen los procesos de la gestin pblica y los objetivos de un buen gobierno. La administracin entrante puede solicitar informacin adicional cuando requiera mayor anlisis.
Paso
Reunin abierta con la comunidad

Se recomienda a la administracin entrante realizar esta reunin para que la ciudadana conozca los resultados del proceso de empalme y entienda el enfoque que la nueva administracin quiere dar a su gestin. De este modo se generan confianza y vnculos entre los ciudadanos y el Estado, representado por la nueva administracin.
36 | Marco normativo del empalme - Unidad 6
Unidad
Qu se debe entregar / pedir
Plan de desarrollo Esquema de ordenamiento territorial (municipios) Informacin sectorial Instrumentos y mecanismos de gestin Participacin ciudadana
Unidad 3
Gestin para el desarrollo territorial
Informacin requerida para el empalme
Fiscal y financiera
Gestin financiera
Presupuestal y tributaria Contable
Gestin administrativa
Recursos humanos Recursos fsicos y tecnolgicos
Contratacin
Gestin jurdica
Procesos judiciales
38 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3
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Temas claves para el proceso de empalme

Esta unidad
Le permitir: A la administracin saliente conocer y organizar la informacin que debe preparar por temas y sectores A la administracin entrante tener elementos para analizar la informacin e incorporarla en los prximos procesos de gestin y planificacin para el desarrollo del territorio. A los dos equipos de trabajo (entrante y saliente) tener elementos para organizar, presentar y analizar la informacin temtica
En esta unidad se presenta una clasificacin de los temas a entregar y recibir en el proceso de empalme. En el desarrollo de cada tema se presentan los elementos ms importantes que se deben tener en cuenta.
El proceso de empalme, como insumo principal para los prximos ejercicios de planificacin, debe dar cuenta de la situacin actual de la entidad territorial. En este sentido, se recomienda organizar y entregar la informacin segn las dimensiones del desarrollo (Poblacional, ambiental, natural y construido, socio-cultural, econmica y poltico-administrativa).
a administracin saliente tiene la responsabilidad de entregar al equipo que representa al nuevo mandatario toda la informacin que requiere para iniciar su gestin. De la misma forma, la nueva administracin debe preocuparse por la forma en que asumir sus responsabilidades, de acuerdo con las normas, recursos, procesos e instrumentos de los cuales disponga.
Para saber ms
Para mayor informacin sobre las dimensiones y su relacin con los procesos de planeacin del desarrollo, consulte la cartilla Planeacin para el desarrollo integral en las entidades territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015.

La informacin que la administracin saliente deje a la entrante se convierte en un insumo valioso para la formulacin del nuevo plan de desarrollo y para hacer ms efectiva la gestin.
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Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial

Qu se debe entregar / pedir?
En esta parte se presenta un balance de la informacin que debe prepararse para entregar al nuevo equipo de gobierno, en relacin con la gestin integral para el desarrollo. Esta debe organizarse a partir de los principales instrumentos de planificacin.
Para qu?
Acuerdo u Ordenanza por el cual se aprob el Plan de desarrollo (20082011).
Acuerdos por los cuales se aprobaron planes sectoriales y poblacionales.
Plan de desarrollo
Informes de gestin presentados a la Asamblea o Concejo y organismos de control.
Conocer la visin que se tiene de la entidad territorial, para continuar con acciones que promuevan su cumplimiento o reorientarla de acuerdo con la realidad actual.
Informes de seguimiento y autoevaluacin del Plan de desarrollo.
Revisar las polticas que se aprobaron y los esfuerzos realizados para incorporarlos en el nuevo ejercicio de planeacin. El lema no es empezar de cero. Desde los planes sectoriales y poblacionales se deben continuar construyendo las bases para el desarrollo territorial.
Informes de seguimiento a las metas del Plan de desarrollo emitido por el Consejo Territorial de Planeacin.
Facilitar la identificacin de ideas, programas y proyectos que por su importancia deben tener continuidad. Adems, contribuye a determinar cules son las problemticas que persisten en la entidad territorial.
Notas claves
La administracin saliente puede organizar y entregar la informacin reportada por
medio del SICEP (formatos L) y los informes de seguimiento al Plan de desarrollo que realiz la administracin. No olvide que la cooperacin internacional es un instrumento de la poltica exterior de los pases, que contribuye, a travs del apoyo tcnico y financiero, al logro de los objetivos desarrollo. Es importante que se identifiquen los procesos y proyectos que se adelantaron en el periodo de gobierno con recursos de cooperacin.
Conocer los proyectos de inversin que se ejecutaron en los ltimos aos y el nivel de recursos invertidos, como insumo para la formulacin del Plan de desarrollo (2012-2015).
Complementar la informacin de seguimiento al Plan de desarrollo, desde la perspectiva de los consejeros territoriales de planeacin, como representantes de la sociedad civil frente al cumplimiento de las metas del Plan y la ejecucin del Sistema General de Participaciones.
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Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Continuacin
Plan o esquema de ordenamiento territorial
Acuerdo mediante el cual se aprueba o aprob el POT, PBOT o EOT.
Identificar el modelo de ordenamiento adoptado para las zonas urbana y rural, al igual que los proyectos estratgicos que define el POT y que deben ser incluidos en el plan de desarrollo. Se debe tener en cuenta el estado de avance y prioridades de los proyectos, as como los que estn pendientes por ejecutar del POT.
Estudios tcnicos de amenazas, riesgo y vulnerabilidad.
Identificar los requerimientos que deben ser incluidos en el Plan de desarrollo en materia de revisin y ajuste del POT, en el marco de lo dispuesto en el Decreto 4002 de 2004 y de acuerdo con el estado de avance del POT y la vigencia en la que se encuentre este instrumento.
Notas claves
Para el caso de los municipios.
Como soporte que justifique la recalificacin de reas de riesgo no mitigable y otras condiciones de restriccin diferentes de las originalmente adoptadas en el POT, PBOT o EOT vigente y que deban ser tenidas en cuenta en el Plan de desarrollo y en la revisin y ajuste del POT.
Palabras claves
POT: Plan de ordenamiento territorial. PBOT: Plan bsico de ordenamiento territorial. EOT: Esquema de ordenamiento territorial.
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Continuacin
Para qu?
Plan o esquema de ordenamiento territorial
Informes de seguimiento al POT, PBOT o EOT vigente, avances en revisin y ajuste conforme al artculo 28 de la Ley 388 de 1997 y lo reglamentado en el Decreto 4002 de 2004.
Informar sobre el desarrollo e implementacin de instrumentos de gestin del suelo y financiacin del desarrollo urbano y la existencia y calidad de informacin relacionada con cartografa, catastro, ordenamiento territorial, usos del suelo, normas urbansticas, programas de reubicacin de asentamientos humanos, poltica de vivienda de inters social, entre otros, que permitan identificar la dinmica y estudios existentes sobre la actividad de la construccin y lo que se debe tener en cuenta en el Plan de desarrollo.
Notas claves
De acuerdo al estado de avance del POT y la vigencia en la que se encuentre este instrumento (corto, mediano o largo plazo, segn el artculo 28 de la Ley 388 de 1997), se deben identificar los requerimientos que deben ser incluidos en el Plan de Desarrollo.
Establecer el dficit de espacios, equipamientos y servicios pblicos, y los estudios existentes y polticas de expansin de los mismos. Verificar la existencia de un plan vial o estudio de movilidad (aplica para los departamentos) para articular el POT con los objetivos del Plan de desarrollo.
Identificar los estudios, planes y proyectos ambientales, el inventario y estado actual del patrimonio arquitectnico, histrico y cultural, e identificar planes y proyectos existentes para su conservacin, recuperacin y proteccin, con el fin de estudiar la necesidad de incluirlos en la formulacin del plan de desarrollo de centros histricos.
Instrumentos de gestin y financiacin del desarrollo URBANO
Documentos y actos administrativos que reglamentan los instrumentos de gestin y financiacin del desarrollo urbano que el municipio ha venido implementando (plusvala, valorizacin, transferencia de derechos de construccin y desarrollo, bancos inmobiliarios y similares).
Es importante que la administracin entrante reconozca los instrumentos que el municipio ha venido utilizando para implementar la adecuada gestin y financiacin del desarrollo urbano (vas, parques, equipamientos, proyectos de vivienda, entre otros), as como los resultados de este tipo de instrumentos. En este sentido, los nuevos alcaldes y concejales podrn tener un conocimiento de los recursos provenientes de estas fuentes y su destinacin. Por otra parte, si no se han venido utilizando esta serie de instrumentos que ofrece la Ley 388 de 1997, se debe informar a la nueva administracin municipal si estn incluidos como parte del POT del municipio para que priorice su reglamentacin en el Plan de desarrollo y, de esta forma, encontrar mecanismos para financiar proyectos de desarrollo urbano, que de otra manera la nueva administracin difcilmente podr adelantar con recursos propios.
Para saber ms
Los instrumentos de gestin y financiacin del desarrollo urbano y territorial son aquellos definidos en la Ley 388 de 1997 y sus decretos reglamentarios, con el fin de posibilitar que los municipios cuenten con herramientas para gestionar y financiar los proyectos contenidos en el POT, PBOT o EOT.
Notas claves
Es importante tener en cuenta que el POT se ejecuta del Programa de Ejecucin, el cual debe estar articulado con el plan de inversiones del Plan de Desarrollo.
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Para qu?
Para el anlisis de la informacin sectorial se recomienda comparar las estadsticas con estndares internacionales, nacionales, departamentales o entidades territoriales vecinas. En el Anexo 1 se presentan algunos indicadores sectoriales a tener en cuenta.
Informacin general sectores.
Conocer las polticas, programas y proyectos ms importantes ejecutados, en ejecucin y aquellos que requieren continuidad, junto con las evaluaciones realizadas a estos. Identificar proyectos innovadores que permitan avanzar en la visibilizacin de la ejecucin de la gestin pblica, atendiendo a principios de buen gobierno como equidad, inclusin, transparencia y participacin ciudadana. Establecer cules son las fuentes de financiamiento y la situacin financiera para el sector y su dinmica.
Informacin sectorial
Documento que presente la organizacin y funcionamiento del Consejo de Poltica Social.
Saber cules son las condiciones que facilitaron el cumplimiento de metas y las razones por las cuales hubo otras que no se alcanzaron. Estar al tanto de las estrategias de articulacin sectorial con otros niveles de gobierno, sectores y actores. Determinar la articulacin de los Planes de vida, etnodesarrollo e integracin fronteriza con los planes sectoriales. Conocer la informacin que deben rendir de manera sistemtica a entes de control y entidades departamentales y nacionales (SICEP, Procuradura, etc.)
Conocer la conformacin y funcionamiento del Consejo de Poltica Social, la agenda poltica y su cumplimiento, y los informes que el CPS, Consejo de Poltica Social, present a la Asamblea o al Concejo.
Dnde dice?
En este punto debe tomarse en cuenta la Directiva 009 de 2006 del Procurador General de la Nacin, que establece que las entidades territoriales deben contar con estadsticas que se desglosen como mnimo por edad y sexo. Tambin deben tenerse presentes las directivas de la Procuradura General de la Nacin 007 de 2004 y la Directiva 002 de 2010.
Notas claves
Es importante conocer las polticas, programas y proyectos que aportan a disminuir la exclusin e inequidad y que se consideran importantes para dar continuidad.
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Informacin poblacional
Informacin general por grupos poblacionales.
Conocer polticas, planes y programas que se han formulado o que estn en ejecucin para la primera infancia, infancia, adolescencia, juventud, persona mayor, situacin de discapacidad, situacin de desplazamiento, grupos tnicos, entre otros. Identificar estrategias y decisiones de poltica, tcnicas, financieras y de arquitectura institucional para gestionar estos asuntos por medio de la accin de poltica sectorial. Saber cules son las estrategias de planificacin y ejecucin financiera para el cumplimiento de las competencias por grupos poblaciones. Conocer los resultados poblacionales de acuerdo con las metas establecidas en el Plan de desarrollo. Tener lecciones aprendidas y recomendaciones territoriales para optimizar la gestin de estos asuntos poblacionales. Para el anlisis de la informacin poblacional, se recomienda comparar las estadsticas con estndares internacionales, nacionales, departamentales o entidades territoriales vecinas. En el caso de infancia y adolescencia se recomienda anexar el informe de gestin sobre infancia y adolescencia elaborado en el marco del proceso de rendicin pblica de cuentas.
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Continuacin
Documentos de estratificacin urbana o de la cabecera municipal, centros poblados, zona rural, fincas y viviendas dispersas rurales.
Conocer la situacin del municipio en la estratificacin, pues una clasificacin errada de esta acarrea responsabilidades fiscales. El incumplimiento de los deberes legales en este tema es materia de investigacin por parte de la Procuradura General de la Nacin, segn el rgimen establecido (Ley 732 de 2002).
Estratificacin
Decretos municipales o distritales por medio de los cuales se adoptaron los estratos.
Conocer el marco legal sobre el cual se adoptaron los estratos.
Instrumentos y mecanismos de gestin
Decreto de conformacin del Comit permanente de estratificacin.
Conocer quines lo integran y constatar que haya representantes de la comunidad y de las empresas de servicios pblicos domiciliarios.
Sisbn
Encuestas fsicas que son el soporte del Sisbn, Base de datos depurada y reporte de las depuraciones realizadas (municipio).
Es un insumo clave en el momento de la formulacin de programas sociales. Es importante recordar que los funcionarios encargados de administrar el Sistema han recibido entrenamiento especial en el tema, por ello se debe considerar estratgica su permanencia en la Administracin. Conocer el estado de las acciones que se han adelantado para actualizar y depurar las personas registradas en el sistema y su clasificacin. Al respecto, se recomienda verificar si se han realizado encuestas, utilizado controles de calidad y si se han generado correctivos.
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Continuacin
Para qu?
Continuacin
Es necesario identificar si el Banco existe legalmente y si est en funcionamiento, e identificar los puntos claves para que realmente funcione como instrumento de planeacin y de gestin de proyectos.
Acuerdo, Ordenanza o Decreto por el cual se crea el BPIM o BPID (Banco de Proyectos de Inversin).
Conocer los procedimientos as como tener la posibilidad de aclarar dudas e inquietudes.
Banco de programas y proyectos BPI
Manuales de procedimientos, de usuario, instructivos de instalacin y actualizacin.
Conocer el proceso de formulacin y evaluacin de proyectos de inversin pblica, que servirn de insumo para la ejecucin del Plan de desarrollo.
Metodologa general ajustada, MGA, para la identificacin, preparacin y evaluacin de proyectos de inversin, as como las guas sectoriales.
Dar cumplimiento a la Ley 152 de 1994 en relacin con la conformacin de la Red Nacional de Bancos de Proyectos.
Analizar e identificar si los proyectos apuntan a los objetivos del Plan de Desarrollo.
Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin, Ssepi.
Conocer los aspectos tcnicos de los diferentes proyectos y contar con criterios e informacin tcnica que facilite el proceso de toma de decisiones.
Reporte de proyectos radicados y registrados en el BPI.
Esto le permite al mandatario y a la ciudadana en general, verificar el estado de avance o retroceso de los proyectos en ejecucin.
Reporte de los conceptos emitidos sobre los proyectos de inters.
Notas claves
El banco de proyectos debe estar ligado a la formulacin del plan porque todos los proyectos que apuntan a objetivos, estrategias o programas, deben estar formulados, evaluados, viabilizados y registrados en el BPI.
Estado del seguimiento y evaluacin de los proyectos viabilizados en el BPI que se encuentren en ejecucin.
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Para qu?
Conocer los antecedentes de la creacin e identificacin del proyecto, el problema que se busca solucionar y el impacto esperado.

Tener claridad sobre la informacin de los estudios de prefactibilidad y factibilidad del proyecto, para facilitar la transferencia de informacin sobre cmo se va a desarrollar el proyecto durante de los aos de ejecucin. Estudios de la necesidad del proyecto. Conocer los compromisos financieros de los actores del proyecto, el estado de vigencias futuras y la rentabilidad esperada al comenzar su operacin.
Identificacin, estructuracin, ejecucin y seguimiento de proyectos
Estudios de diseo y estructuracin del proyecto (incluyendo el esquema financiero).
Conocer informacin sobre la empresa o entidad que ejecuta el proyecto, el cronograma y los trminos y condiciones de calidad para la etapa de ejecucin.
Transferir informacin sobre las actividades de control que se han hecho a los proyectos en desarrollo y sobre las actividades de supervisin que se encuentran pendientes.
Documentos contractuales de adjudicacin del proyecto.
Informes de control de los proyectos.
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Continuacin
Para qu?
Establecer si la poblacin desplazada por la violencia est debidamente organizada y si la entidad territorial cuenta con el Comit como instancia de participacin para la formulacin y seguimiento a la implementacin y ejecucin del PIU.
Plan integral nico (PIU)
Acto administrativo por medio del cual se conforma el Comit departamental o municipal de atencin integral a la poblacin desplazada por la violencia.
Verificar si la administracin de la entidad territorial cuenta formalmente con el PIU como un instrumento de gestin para la atencin integral a la poblacin desplazada por la violencia.
Acto administrativo por medio del cual se adopt o actualiz el Plan integral nico (PIU). El acto administrativo debe ir acompaado del respectivo documento que corresponde al PIU.
Establecer si la poblacin desplazada est recibiendo atencin integral para el goce efectivo de sus derechos.
Convenios y acuerdos institucionales
Informes o reportes de las acciones adelantadas por la administracin departamental o municipal sobre las acciones de atencin integral a la poblacin desplazada por la violencia (Ley 1190 y Autos de seguimiento 007 y 314 de la Corte Constitucional).
Fomentar la creacin de instancias asociativas y orientar esfuerzos a las existentes. Las figuras asociativas (agencias de desarrollo econmico, convenios interinstitucionales, asociaciones de municipios, etc.) son mecanismos de gestin que permiten a departamentos y municipios llevar a cabo proyectos estratgicos de desarrollo con otras entidades territoriales u otros actores, mediante la unin de esfuerzos administrativos y econmicos, el aprovechamiento de economas de escala que surjan de dichas alianzas y el fortalecimiento de las iniciativas cooperativas de gestin.
Que la nueva administracin conozca los compromisos que tiene la entidad territorial y los tenga en cuenta en el ejercicio de planificacin.
Notas claves
Un ejemplo es el Convenio que firm el municipio con Accin Social a travs del cual se establecieron los compromisos relacionados con la Superacin de la Extrema Pobreza en el municipio, dentro del marco de la Red Unidos.
Inventario de las figuras asociativas a las cuales pertenece la entidad territorial (objeto, proyectos, costos, etc.).
Documento con informacin bsica y compromisos existentes.
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Continuacin
Inventario de las organizaciones sociales y base de datos para convocatorias a la ciudadana.
Participacin ciudadana
Acuerdo mediante el cual se conforma el Consejo territorial de planeacin. Actas de reuniones del Consejo Territorial de Planeacin y proyectos de apoyo
Verificar si hay espacios, mecanismos y canales de participacin y comunicacin con los ciudadanos y si existe alguna motivacin para que ellos participen de lo pblico. Por ejemplo: consejos consultivos o comits comunitarios de mujeres, consejos municipales de juventud, entre otros. Es importante, entonces, conocer los programas y proyectos orientados al fomento de la participacin ciudadana y al apoyo de los consejos territoriales de planeacin.
Analizar la dinmica de la participacin en la gestin de la administracin saliente. Aqu se sugiere revisar si existe algn programa o proceso de formacin ciudadana.
Conocer la responsabilidad de la administracin con el Consejo Territorial de Planeacin, los procesos, procedimientos y la informacin relacionada con el nmero de miembros, los sectores que representan, sus nombres, decreto de nombramiento, direccin de la sede, etc. Conocer la lista de los consejeros para adelantar el proceso de renovacin conforme con lo establecido en la Ley 152 de 1994. Saber cmo son las relaciones entre la Administracin y el Consejo Territorial de Planeacin y si esta le presta apoyo administrativo y logstico al Consejo.
Notas claves
La Ley 152 de 1994 establece que las autoridades de las entidades territoriales deben prestar apoyo administrativo y logstico para el funcionamiento de los Consejos Territoriales de Planeacin.
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Continuacin
Actas de rendicin de cuentas a la ciudadana.
Consultar si la comunidad participa activamente en los procesos de planificacin, ejecucin y seguimiento y evaluacin. Verificar si existe informacin disponible, oportuna y accesible sobre la situacin de la entidad territorial y la gestin de la administracin para que sea consultada por la comunidad. Verificar si existen conceptos y recomendaciones del Consejo Territorial de Planeacin para la nueva administracin.
Conformacin del Consejo Consultivo de Ordenamiento.
El Consejo Consultivo de Ordenamiento es una instancia asesora de la administracin municipal o distrital en materia de ordenamiento territorial, que debern conformar los alcaldes de municipios con poblacin superior a los treinta mil (30.000) habitantes. Es importante que la administracin entrante verifique la existencia de dicho Consejo y quines son sus miembros. Este Consejo debe estar integrado por funcionarios de la Administracin y representantes de las organizaciones gremiales, profesionales, ecolgicas, cvicas y comunitarias vinculadas con el desarrollo urbano. Asimismo, los curadores urbanos forman parte de este Cconsejo en las ciudades donde exista esta institucin. Cuando no exista este Consejo en el municipio, es importante que se plantee su conformacin, teniendo en cuenta que entre sus funciones estn las de apoyar el seguimiento al Plan de ordenamiento y proponer al alcalde sus ajustes y revisiones cuando sea del caso.
Notas claves
El artculo 29 de la Ley 388 de 1997 establece la existencia de los Consejos Consultivos de Ordenamiento de Planeacin, como instancias asesoras.
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Informacin sobre gestin financiera

La elaboracin del plan de desarrollo debe partir de una identificacin racional y objetiva de los recursos con que contar la Administracin durante el periodo de gobierno.
Anexos
Continuacin
Informacin fiscal y financiera
Marco fiscal de mediano plazo (MFMP) y plan financiero.
Para qu?
Plan plurianual de inversiones.
Determinar si es necesario ajustar el presupuesto y tener claridad de las fuentes y recursos disponibles para la ejecucin del Plan de desarrollo. Conocer la situacin financiera de la entidad territorial y establecer los objetivos y metas de la misma.
El mandatario electo y su equipo deben conocer la realidad financiera de la entidad territorial, de una forma amplia y detallada, para lo cual la administracin saliente les debe suministrar la informacin necesaria durante el proceso de empalme. Se recomienda que el proceso de empalme sea particularmente objetivo, sustentado, detallado y estratgico en el tema fiscal, financiero y presupuestal, de tal manera que le permita a los gobernantes identificar las principales fuentes de recursos, sus destinaciones especficas y los gastos inflexibles. De esta forma se evidencia cul es el monto que puede dedicarse a inversin en programas y proyectos de inters del nuevo mandatario en el marco de la distribucin actual de competencias.
Verificar que el plan financiero contenga el informe sobre la situacin de los ingresos tributarios y no tributarios y de otras fuentes de recursos con las cuales haya contado la administracin (cooperacin internacional, aportes del sector privado, entre otros) y conocer las proyecciones que se estn discutiendo. Conocer un informe de los recursos que por diferentes conceptos haya recibido la Administracin por parte de otros niveles de gobierno, especialmente aquellos relacionados con la asignacin, giros y ejecucin del Sistema General de Participaciones, indicando las destinaciones establecidas por la ley y la orientacin que la entidad territorial ha dado a tales recursos.
Conocerlo y revisar los ajustes que se hayan realizado.
Dnde dice?
Esta informacin se encuentra en la ejecucin presupuestal y en el Marco fiscal de mediano plazo (MFMP).
Dnde dice?
Ley 819 de 2003.
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Continuacin
Para qu?
Continuacin
Plan operativo anual de inversiones.
Revisar la ejecucin del 2011 y la proyeccin para el 2012, de forma que la nueva administracin tenga elementos de los programas que se tiene previsto implementar en 2012 y definir el ajuste al presupuesto.
Informe sobre los procesos de ajuste y saneamiento fiscal. Conocer los procesos de ajuste y saneamiento fiscal que se hayan desarrollado en la entidad territorial y sus resultados a la fecha (en caso de que el departamento o municipio haya realizado este proceso). Informe sobre acuerdos de reestructuracin de deuda. Cuando la entidad territorial se encuentre en Ley 550 de 1999 (intervencin econmica). Estado de la deuda y vigencias futuras. Conocer el estado de la deuda de corto, mediano y largo plazo, y la relacin de crditos desembolsados y en trmite. El mandatario saliente debe entregar copia de contratos, tablas de amortizacin y estado actual de las operaciones de crdito pblico.
Para saber ms
La ley 550 de 1999 establece la intervencin financiera de las entidades territoriales, por parte del Estado nacional, cuando presentan un severo deterioro que amenaza su desarrollo armnico.
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Continuacin
Para qu?
Continuacin
Ejecuciones presupuestales.
Se debe tener como insumo de la planeacin financiera que va a iniciar la nueva administracin. Es importante conocer las ejecuciones presupuestales aprobadas durante el periodo de gobierno saliente.
Acuerdo o proyecto de presupuesto 2012. Conocer las asignaciones presupuestales y orientar el ejercicio de planificacin.
Plan anual mensualizado de Caja, PAC.
Conocer la dinmica durante la vigencia del Plan anual mensualizado de caja (PAC) y establecer los compromisos de pagos que tendr la entidad al finalizar el ao y la disponibilidad de recursos de tesorera.
Cuentas por pagar. Identificar acreedores y proveedores con quienes se tengan saldos pendientes.
Bases de contribuyentes.
Conocer el histrico de tarifas y el censo de contribuyentes por tipo de impuesto. Es importante dar a conocer las gestiones que se han hecho o se vienen adelantando para mejorar o potenciar los ingresos o rentas y recaudos de la entidad territorial.
Para saber ms
Esta informacin se puede encontrar en el Sistema de informacin para la captura de la ejecucin presupuestal, SICEP.
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Respetar estos rubros
Para tener en cuenta
El nuevo mandatario podr recomendar al Concejo o Asamblea, la modificacin de algunos aspectos del presupuesto aprobado dentro del nuevo Plan de desarrollo (o los ajustes al plan vigente), con el fin de incluir las partidas presupuestales que le permitan poner en marcha los programas prioritarios del nuevo plan. Toda modificacin representa un costo en organizacin, planificacin y capacidad de ejecucin. Por lo tanto, se debe procurar hacer solo los cambios imprescindibles y, sobre todo, respetar los siguientes rubros:
Los recursos asignados a proyectos en ejecucin.
Informacin presupuestal y tributaria
Aquellos en cuya gestin se involucre a las comunidades.
Los que representan el cumplimiento de compromisos previamente contrados, como pueden ser convenios de cooperacin tcnica y los acuerdos para el desembolso de recursos de cofinanciacin o de crdito.
No intentar exceder los topes totales de recursos presupuestales disponibles y su flujo proyectado de ingreso durante la vigencia.
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Continuacin
Para qu?
Estructura del rea financiera
Manuales de funciones, procedimientos del rea financiera y de usuarios del sistema que estn emplendose.
Conocer las gestiones adelantadas por la administracin anterior en relacin con la composicin y reestructuracin del rea financiera, y aquellas referidas a la puesta en marcha de sistemas integrados de informacin, sealando las etapas ejecutadas y las que se encuentren pendientes, as como los resultados de estos procesos. Entre dichos documentos se encuentran los mecanismos de articulacin dentro de las dependencias del rea presupuestal y financiera y de estas con las dems dependencias de la administracin.
Informacin contable
Estados contables, informes, formatos, movimiento contable y documentos complementarios.
Conocer los siguientes documentos contables: Balance general. Estado de actividad financiera, econmica y social. Estado de cambios en el patrimonio. Formatos CGN96.001, CGN96.002 y CGN96.003 (revisar si hay actualizaciones). Notas a los estados contables. Balance de tesorera a 31 de diciembre de la vigencia. Informe de gestin relativo al cumplimiento de los procedimientos relacionados con el saneamiento contable, conforme a la normatividad vigente. Los libros de contabilidad principales y auxiliares, comprobantes y documentos soporte. Los libros de contabilidad principales (diario y mayor) deben entregarse actualizados a la fecha de corte en que se elaboren y presenten los estados contables y comprendern la totalidad de los registros de las operaciones. Por su parte, los libros auxiliares deben entregarse actualizados hasta el da en el que se produzca el cambio de representante legal. Saldos actualizados con los respectivos informes de ejecucin presupuestal de ingresos y gastos, de manera que se puedan verificar con los registros efectuados en la Clase Cero. Informes de control interno contable, as como la correspondencia existente entre la Contadura General de la Nacin y el Ente Pblico, precisando aspectos que se encuentren pendientes por resolver. Los comprobantes en medios magnticos de las operaciones que efectu la Administracin a travs del procesamiento electrnico de datos. No olvidar las claves de acceso.
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Continuacin
Para qu?
Informacin contable
Archivo documental
Palabras claves
Las cuentas de orden son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores, que no afecta los estados financieros de la entidad. No obstante, es necesaria para registrar sus responsabilidades contingentes.
Continuacin
El mandatario saliente debe presentar un documento en donde detalle las partidas que dieron lugar al proceso de depuracin, tales como: Saldos pendientes de conciliar. Valores pendientes de recaudo o pago con elevada antigedad. Acreedores y deudores no identificados. Informe de saneamiento contable Diferencias entre las existencias fsicas de bienes y derechos y los saldos contables. Inexistencia de comprobantes de contabilidad o de sus documentos soporte, omisin en liquidacin de contratos, entre otros. Igualmente, debe revelar el impacto patrimonial e indicar los criterios utilizados para mantener partidas en cuenta de orden. Se debe especificar el grado de avance en que se encuentra el proceso de saneamiento contable.
El nuevo mandatario debe comprobar la existencia de archivos ordenados cronolgicamente con los documentos respectivos y solicitar: Copia de la Tabla de Retencin Documental de la entidad por cada dependencia. Acto administrativo de creacin del comit de archivos. Relacin de carpetas fsicas de archivo o el archivo fsico, tanto histrico como central y de gestin.
Notas claves Dnde dice?

Para guiar el proceso de administracin del archivo, se recomienda tener en cuenta la Ley 594 de 2000. Listado de series con sus respectivos tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
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Para qu?
Cuentas bancarias y de ahorros. Se debe soportar y conciliar la informacin con los extractos bancarios a la fecha de presentacin de los estados contables, y con los reportes diarios de bancos, para los das transcurridos entre la fecha de los estados contables y la del cambio de representante legal.
Informacin contable
Palabras claves
Pasivocol: Es el Sistema del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, que hace seguimiento y actualizacin de los clculos actuariales del pasivo pensional de las entidades territoriales. Fonpet: es el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales.
Acreedores. Es necesario identificar claramente aquellos con quienes se tengan saldos por cancelar.
Continuacin
Encargos fiduciarios. Relacionar con qu entidades fiduciarias se tienen estos encargos y explicar su objetivo.
Informacin necesaria para la verificacin de los recursos, obligaciones laborales e inversiones
Inversiones. Es necesario hacer la entrega fiscal de los ttulos o de los respectivos certificados de depsito en custodia. Tambin se debe suministrar la informacin relativa a las inversiones en ttulos desmaterializados que posea la entidad.
Responsabilidad en la informacin financiera e informe de control interno contable
Clculo actuarial de pensiones y obligaciones laborales. Debe indicarse si existe clculo actuarial vigente, si se est realizando el estudio, o si no se conoce el estado de esta obligacin, e indicar las razones o inconvenientes que han impedido su clculo. As mismo, el informe debe mencionar si existen pasivos laborales representativos. Adicionalmente, se recomienda entregar la base de datos actualizada del PASIVOCOL, el estado del clculo actuarial de los pasivos pensionales y el estado de cuenta en el Fonpet.
Copia del acto administrativo por el cual se constituyeron las cuentas por pagar de la vigencia 2010 y su estado de ejecucin.
La certificacin, mediante firma, de la informacin financiera, econmica y social que las entidades pblicas deben remitir a la Contadura General de la Nacin tienen que hacerla el representante legal y los dems funcionarios obligados, que se encuentren en ejercicio de sus funciones en el momento de envo de la misma. Esto, aunque la informacin se refiera al perodo inmediatamente anterior, en el cual el firmante no era el titular del cargo. Lo mismo aplica en el caso de las liquidaciones.
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Informacin sobre gestin administrativa

Para llevar a cabo un completo proceso de empalme, es necesario definir el estado de los temas propios de la administracin y la organizacin interna de la entidad territorial.
Continuacin
Para qu?
Recursos humanos
Organigrama, funcionarios y contratistas
Proveen detalles sobre el tamao de la administracin. Permiten estudiar si la entidad territorial cuenta con una estructura adecuada para el buen desempeo de las competencias a su cargo. Permiten saber si el tamao de cada dependencia guarda relacin con las funciones que debe desempear. Permiten analizar si el nmero de directivos, tcnicos y personal de servicio es adecuado para cada dependencia. Permiten determinar el perfil y experiencia de los funcionarios de la entidad territorial, para establecer potencialidades y falencias. Permiten determinar la magnitud de los gastos de personal y su composicin. Permiten determinar la situacin actual de la vinculacin de los funcionarios y el cumplimento de las normas de carrera administrativa y de contratacin. Permiten estudiar posibles estrategias para la racionalizacin de gastos.
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Anexos
Continuacin
Recursos humanos
Continuacin
Acto administrativo por medio del cual se fija la estructura de la administracin territorial. Planta de cargos vigente. Manuales de funciones por dependencia y cargo Relacin de los contratos de prestacin de servicios y de consultora vigentes. Inventario sector descentralizado (en caso de existir).
Para garantizar un adecuado empalme en esta materia, se sugiere que adems de diligenciar el Formato 4 del Acta de Informe de Gestin (anexo 3), se presente, discuta y entregue informacin de soporte sobre: Listado de dependencias de la administracin y las relaciones jerrquicas entre ellas. Listado de organismos descentralizados a que pertenecen. Relacin del nmero de la planta de personal detallando su experiencia y grado de profesionalizacin. Para ello, se debe identificar: el nmero de personas de carrera administrativa y los cargos de libre nombramiento y remocin, junto con sus escalas salariales. Listado de los contratistas y supernumerarios que se encuentren por fuera de la planta. Listado de cargos de carrera que se encuentren vacantes. El costo de la planta de personal por dependencia. Funcionarios, docentes, directivos y administrativos a cargo de la entidad territorial, su ubicacin, escalafn, antigedad, costo y fuente de financiacin, en el caso de los departamentos y municipios certificados. Informe sobre reestructuraciones administrativas efectuadas y sus resultados. Nmina de pensionados y trabajadores oficiales.
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Continuacin
Para qu?
Recursos humanos
Informacin sobre archivo municipal
Continuacin
Reglamentos internos y manuales de funciones y procedimientos
Para efectuar un completo anlisis sobre las funciones de la entidad territorial en relacin con su estructura organizacional y su recurso humano, es fundamental el estudio de los reglamentos internos y los manuales de funciones y procedimientos vigentes. Se debe diligenciar el Formato 10 del Acta de Informe de Gestin (anexo 3) y tratar estos temas en el proceso de empalme. Se recomienda leer cuidadosamente dichos documentos, ya que esta informacin dar una mejor idea sobre: Las dependencias que requieren mayor concentracin de personal debido a su elevado nmero de funciones. Y en sentido opuesto, aquellas que pueden liberar personal hacia otras oficinas por tener una baja carga de responsabilidades. Las reestructuraciones en trminos de procesos administrativos que debe impulsar la Administracin para lograr mayor eficiencia. Los cambios que se deben efectuar para eliminar aquellas funciones que se repiten en una y otra dependencia, y que por ello, generan descoordinacin y prdida de recursos, adems de abrir espacios para comportamientos administrativos inadecuados (riesgo de corrupcin). Aunque la nueva Administracin puede contar con nuevos colaboradores, no se pueden desconocer los derechos laborales existentes, como es el caso de los funcionarios de carrera administrativa. Antes de iniciar cualquier proceso de contratacin, se recomienda consultar el estatuto de carrera administrativa para los gobiernos territoriales. All hay informacin disponible sobre la manera en que debe proceder para disponer de nuevos cargos. El nuevo mandatario no debe olvidar que una reestructuracin o reorganizacin de la nmina no es sinnimo de despidos. Este proceso consiste en identificar las fortalezas y potencialidades del personal disponible y ubicarlos en aquellos cargos en donde pueden prestar un mejor servicio. Para tener claros los procesos, manuales y sistemas de archivo; su nivel de actualizacin, custodia y manejo.
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Continuacin
Los sistemas de desarrollo administrativo, control interno y gestin de calidad, y trmite.
El sistema de desarrollo administrativo. Se requiere establecer si el municipio o departamento ha formalizado la conformacin del comit tcnico institucional y de desarrollo administrativo. Es necesario saber quines lo conforman y el nmero del Acuerdo u Ordenanza emitido segn el caso; estado de avance en la elaboracin del diagnstico y el Plan de Desarrollo Administrativo; informes de seguimiento y evaluacin de este Plan por parte de los jefes de control interno, o quien haga sus veces.
Recursos humanos
Dnde dice?
Decreto 3622 de 2005, Ley 87 de 1993 y Ley 489 de 1998.
Las entidades territoriales deben fortalecer su capacidad administrativa y su desempeo institucional, de acuerdo con la normatividad vigente, para cumplir las competencias asignadas y contribuir al logro de los fines esenciales del Estado. Para ello deben implementar tres sistemas complementarios: desarrollo administrativo, control interno y gestin de calidad. La administracin saliente debe informarle a la nueva, acerca del estado de avance en la implementacin de cada uno de ellos, para asegurar as su continuidad.
El sistema de control interno. Se ha recomendado la evaluacin de los diferentes elementos del sistema de control interno de las entidades del Estado, a fin de establecer los ajustes necesarios, basados en la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno (MECI) el cual promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos. Para ello sigue las metodologas y procedimientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP). Se requiere informar a la nueva administracin, sobre los avances en este proceso: actividades realizadas por los gobernantes al respecto, conformacin y dinmica del comit de coordinacin de control interno, avances en las etapas de implementacin del MECI y los informes de la oficina de control interno, unidad de auditora interna o quien haga sus veces sobre la evaluacin al sistema y al plan de mejoramiento institucional. El sistema de gestin de calidad. Es una herramienta para dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes del Estado. Adopta un enfoque basado en los procesos que se surten en su interior y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones. Es necesario informar a la nueva administracin acerca de los avances en la implementacin y articulacin de este sistema con los de control interno y desarrollo administrativo, identificando a los funcionarios involucrados y su grado de formacin para el mismo, el diseo y adopcin de la poltica de calidad, el plan de auditoras internas, los informes de auditora y avances en certificacin de procesos. Estado de trmites. Revisar si el municipio o departamento ha realizado alguna gestin de este proceso ante el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP (www.dafp.gov.co).
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Continuacin
Para qu?
Permite identificar el nivel de dotacin fsica de la administracin y relacionarlo con el nmero de funcionarios. As, es posible determinar si es necesario ajustar el plan de compras o redistribuir los recursos existentes. Bienes muebles e inmuebles Permite conocer el estado de cada uno de los bienes muebles e inmuebles que recibe el mandatario entrante. Permite identificar la forma ms eficiente de usar los recursos, porque el mandatario electo podr establecer, de conformidad con los compromisos adquiridos en el programa de gobierno y las necesidades de la entidad territorial, si existe algn inmueble susceptible de privatizar, y por lo tanto que su venta se constituya en una posible fuente de recursos de inversin.
Recursos fsicos y administrativos
Ideas claves
Se recomienda hacer entrega de un inventario detallado de todos los bienes muebles e inmuebles. Adems, para efectos del Acta de Informe de Gestin, se debe diligenciar el Formato 3. El inventario contiene: Bienes muebles Listado de bienes por dependencia o entidad Fecha de adquisicin Condiciones de mantenimiento y estado de los bienes Aseguramiento Bienes inmuebles Ubicacin y extensin Situacin jurdica Valor catastral y comercial Utilizacin Aseguramiento
Para saber ms
Para obtener estos datos consulte: El registro de las propiedades inmuebles que reposa en el departamento de contabilidad. Los certificados de tradicin que reposan en el Registro de Instrumentos Pblicos. Las escrituras que responsan en la notara municipal. El registro de los bienes muebles que administra el almacenista.
Dnde dice?
Para mayor informacin ver el anexo 4.
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Continuacin
Conocer el estado de avance del plan de compras de 2011 para atender las obligaciones adquiridas, y garantizar que los proveedores que no han cumplido con sus compromisos, lo hagan. Plan de compras Revisar y ajustar el plan de compras de 2011, que seguramente elabor el mandatario saliente, para garantizar que la nueva Administracin cumpla con las metas previstas en el plan de desarrollo.
Recursos fsicos y administrativos

Plan estratgico de informtica y telecomunicaciones
Este plan es muy importante para que la Administracin oriente el proceso de planeacin de la infraestructura tecnolgica, los sistemas de informacin y las comunicaciones de la entidad territorial, de tal forma que se propenda por el adecuado uso y aprovechamiento de los recursos tecnolgicos como herramientas de apoyo para la buena gestin. El mandatario saliente debe informar al electo sobre los avances en materia de informtica y comunicaciones, en particular: Existencia de procesos de intercambio de experiencias entre las entidades territoriales, anlisis de las problemticas comunes y desarrollo de proyectos conjuntos para no duplicar esfuerzos y recursos, especialmente en desarrollo o puesta en marcha de sistemas de informacin. Cuntos y cules procesos de la gestin territorial (presupuesto, contabilidad, nmina, etc.) estn sistematizados, cules son sus costos, caractersticas y resultados alcanzados (en trminos de actualizacin de la informacin, tiempo requerido para la presentacin de informes, entre otros). Lista de licencias de los sistemas de informacin con los contratos de soporte y mantenimiento.
Palabras claves
El plan de compras es el instrumento de planeacin y gestin en el cual se plasma la programacin de las adquisiciones de bienes, servicios y obras que la entidad realizar para su funcionamiento durante un perodo fiscal determinado conforme a los recursos presupuestales asignados.
Notas claves
El servidor pblico debe responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin, como lo establece la Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico.
Existencia de internet, intranet, pgina web y otros recursos. Claves de los computadores y programas. Conformacin del comit de gobierno en lnea. Estado de la fase de interaccin del gobierno en lnea (GEL), que tiene que ver con la atencin al ciudadano y el estado de la fase de transaccin de Gel, que se relaciona con los trmites.
Unidad
Aspectos generales del acta de informe de gestin
Unidad 4
El acta de informe de gestin
Cul es su estructura?
Cundo y a quin debe entregarse?
90 | El acta de informe de gestin - Unidad 4
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del acta de informe de gestin ?

Qu es un acta de informe de gestin?
Es un documento escrito, elaborado por los representantes legales que administraron fondos o bienes del Estado en el ejercicio de sus funciones (alcaldes y gobernadores).
Aspectos generales
Cundo debe elaborarse?
El acta de informe de gestin debe elaborarse cuando: El funcionario se separa del cargo.
El acta de informe de gestin es un componente esencial del proceso de empalme y su entrega y recibo, por parte de los mandatarios saliente y entrante, es un mandato legal.
Cul es el contenido del acta de informe de gestin?

El acta debe relacionar
Los recursos materiales y financieros hacen
referencia al inventario de bienes muebles e inmuebles y al reporte de informacin financiera presupuestal y contable de la entidad territorial.
En esta unidad
Usted podr: Saber qu es el acta de informe de gestin. Saber cul es su contenido. Conocer cundo deben entregarse las actas. Saber qu pasa en caso de incumplimiento.
Los recursos humanos Los recursos administrativos hacen

referencia a la disponibilidad de instrumentos tcnicos y procedimientos para facilitar la gestin administrativa y fiscal y procurar mecanismos de control sobre los procesos jurdicos, los trmites de contratacin y el seguimiento a proyectos de desarrollo de la entidad territorial. hacen referencia a la composicin de la planta de personal ,en relacin con la estructura organizacional de la entidad territorial. Se trata de identificar el nmero de empleados, su tipo de vinculacin y sus calidades profesionales, y tambin evaluar sus respectivos manuales de responsabilidades y procedimientos.
Llega a trmino el perodo de la administracin.
Dnde dice?
Segn la Resolucin Orgnica 5674 de 2005 de la Contralora General de la Repblica.

Por qu el acta de informe de gestin puede ser una herramienta importante para la administracin saliente? De qu manera se puede lograr que el empalme sea un espacio de dilogo y reflexin y no exclusivamente una entrega de informacin?
Dnde dice?
Segn la Resolucin Orgnica 5674 de 2005.
La informacin del estado de los recursos suministrada por el acta de informe de gestin debe:
Estar desagregada por vigencias fiscales. Ser un insumo del proceso auditor y un referente de la rendicin de cuentas para los fines de la funcin de vigilancia y control fiscal de la Contralora General de la Repblica. Ser un insumo para el proceso auditor de las Contraloras departamentales y municipales.
Notas claves
No olvide que existen otros documentos de soporte para el proceso de empalme, aunque el acta de informe de gestin es una obligacin formal y muy importante. Esos otros documentos son definitivos para lograr una exitosa transicin y programacin de la nueva estrategia de desarrollo.
Dnde dice?
Ley 951 de 2005 y Resolucin Orgnica 5674 de 2005.
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acta de informe de gestin?

2
Situacin de los recursos de cada una
Cul es la estructura del
Como todo documento que contenga informacin pblica, el acta de informe de gestin debe ser clara y sus contenidos precisos. Para lograr ese objetivo debe estar presentada de la siguiente forma
Informe Ejecutivo
de la gestin de La administracin saliente: (principales Logros, programas, proyectos, actividades y resultados).
de las vigencias fiscales correspondientes al perodo de gobierno del mandatario saliente,
identificando los recursos financieros y bienes muebles e inmuebles (se debe adjuntar un inventario y los responsables).
Estructura actual de la planta de personal de la entidad territorial.
de Relacin ipales los princ as, program y estudios s proyecto enen que se vi ndo adelanta idad en la ent l. territoria
al Estado actu del plan de to ordenamien OT) territorial (P
os de la con resultad seguievaluacin y ecucin miento a la ej gencia durante su vi os y los proyect ejecutar. prioritarios a
Obras pblicas:
se debe sealar si est ejecutada o en proceso de ejecucin. Si la obra pblica termin en condiciones anormales (terminacin anticipada, caducidad, etc.) se debe efectuar el respectivo comentario
11
Situacin de nto desplazamie forzado.
e rm n nfo sti I Ge de
10
Concepto general de la situacin administrativa y financiera.
Reglamentos y manuales vigentes.
7
Contratacin
Ejecuciones presupuestales.
en la columna de observaciones.
Dnde dice?
Auto 383 de 2010 de la Corte Constitucional.
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Cando y a quin se debe entregar el acta?

P
ara presentar y aprobar formalmente el acta de gestin tenga en cuenta lo siguiente:
El ejercicio de presentar y aprobar formalmente el acta de informe de gestin corresponde a unas instancias determinadas y debe ajustarse a los plazos establecidos.
Ejercicio auditor
A quines?
Tiene un plazo de quince (15) das hbiles, siguientes a la finalizacin de su administracin, para presentar el acta de informe de gestin. A los mandatarios entrantes. A la Oficina de Control Interno de la Entidad. A la Contralora General de la Repblica. Al Concejo o Asamblea saliente y entrante.
Cundo?
Mandatario saliente
Dicha entrega debe ser realizada mediante un acto formal.
Si el rgano de Control, la dependencia de Control Interno o el funcionario que recibe la administracin encuentra irregularidades en el contenido del Acta, se dar inicio a un ejercicio auditor, y si hay lugar, se dar aplicacin a lo establecido en el artculo 17 de la Ley 42 de 1993, es decir, se levantar el fenecimiento y se iniciar un juicio fiscal.
Juicio fiscal
Durante el juicio fiscal se define si existe o no responsabilidad de la persona o personas a quienes se ha cuestionado el manejo de recursos pblicos. En caso de existir responsabilidad fiscal, es posible iniciar un proceso para recuperar el dinero sustrado al erario y, en general, buscar reparar los daos al patrimonio pblico.
Mandatario entrante
Tiene un plazo de treinta (30) das hbiles, despus de la recepcin del despacho, para realizar la revisin y verificacin del contenido del acta de informe de gestin. En este perodo el funcionario saliente puede ser requerido para hacer las aclaraciones que se precisen, salvo que medie caso fortuito o de fuerza mayor. En caso de que el servidor pblico entrante detecte irregularidades en los documentos y recursos recibidos debe, de inmediato, informar a los rganos de control, para que ejerzan las acciones de su competencia.
Responsabilidad fiscal
El proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contraloras con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores pblicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestin fiscal o con ocasin de esta, causen por accin u omisin y en forma dolosa o culposa un dao al patrimonio del Estado.
Dnde dice?
El tema de Responsabilidad Fiscal fue legislado en la Ley 610 de 2000.
Unidad
1. Consultar los informes de gestin presentados por la administracin
Unidad 5
El papel de los ciudadanos en el empalme
2. Analizar la informacin y reflexionar sobre su veracidad
Qu debe hacer y cmo hacerlo?

3. Participar en el evento que se programe para presentar el informe de gestin
4. Prepararse para el proceso de formulacin del nuevo plan de desarrollo
98 | El papel de los ciudadanos en el empalme - Unidad 5
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El papel de los
en el empalme
En esta unidad
La ciudadana y sus representantes podrn: Saber qu papel pueden jugar en el proceso de empalme. Tener unas recomendaciones para participar activamente y contribuir con el proceso de empalme.
ciudadanos
Cuatro acciones claves que involucran la consulta y el anlisis de la informacin sobre la gestin de sus gobernantes fortalecern la participacin de la ciudadana en el proceso de empalme.
El papel del ciudadano
1.
Consultar los informes de gestin presentados por la administracin

Para conocer los informes de la gestin de una administracin, la ciudadana puede recurrir a diferentes medios, como:
Cmo llevarlo a cabo
Consultas a travs de portales o pginas web de la Alcalda o Gobernacin. Medios de comunicacin, reportes periodsticos, revistas, peridicos, etc. Solicitud directa de los informes de gestin a la Alcalda o Gobernacin. Acercarse a los Consejeros Territoriales de Planeacin y consultar los informes que han elaborado sobre el seguimiento al plan de desarrollo. Consultar la evaluacin del plan de ordenamiento territorial con los miembros del consejo consultivo de Ordenamiento Territorial (en aquellos municipios con poblacin superior a 30 mil habitantes). Solicitud de los informes de rendicin de cuentas a la ciudadana, entre otros.

La ciudadana y sus representantes podrn: Ciudadano, sabe usted si el mandatario actual cumpli con sus propuestas de gobierno? Qu logr y que le falt terminar? Usted hace parte del Estado colombiano y por tanto debe participar activamente en todos los momentos de la gestin, y conocer cul es la apuesta al futuro de su municipio / departamento. Participar no es pelear, es generar dilogo y reflexin para mejorar el bienestar de todos.
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El papel de los ciudadanos

en el empalme
Continuacin de la pgina anterior
2. Analizar la informacin
suministrada y reflexionar sobre su veracidad
Los ciudadanos pueden aprovechar durante el empalme, el papel de los Consejos Territoriales de Planeacin como mxima instancia de planeacin de la sociedad civil en las entidades territoriales.
Cmo llevarlo a cabo
Los Consejeros Territoriales de Planeacin pueden presentar y socializar los informes de seguimiento al plan, as como generar reflexiones constructivas acerca de los avances y las apuestas que el nuevo equipo de gobierno deber tener en cuenta para generar procesos de desarrollo territorial de manera sostenible. Se recomienda al Consejo Territorial de Planeacin, preparar la informacin y realizar la programacin de encuentros con los ciudadanos de su respectivo sector y todos aquellos que participen para mirar objetivamente y de manera constructiva cul es la situacin actual de la entidad territorial frente a la propuesta de desarrollo y presentar recomendaciones a la nueva administracin. Se sugiere que este informe sea presentado al nuevo mandatario y su equipo de gobierno, previo el inicio del proceso de empalme.
Para saber ms
Es importante precisar que las recomendaciones del Consejo Territorial de Planeacin - CTP, no son vinculantes, pero s es un aporte fundamental en el proceso de gestin.
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El papel de los ciudadanos

en el empalme
Continuacin de la pgina anterior
3. Participar en el evento
que se programe para presentar el informe de gestin
Cmo llevarlo a cabo
Toda la comunidad debe estar atenta a la convocatoria que realice la administracin saliente para hacer entrega oficial del informe de gestin y de rendicin de cuentas a la ciudadana.
4. Prepararse para
el proceso de formulacin del nuevo plan de desarrollo
Si un ciudadano est informado y conoce los logros y acciones adelantadas por la administracin saliente y, a su vez, identifica los obstculos o dificultades que se enfrentaron, tendr insumos para participar, contribuir y hacer parte de la construccin de las polticas pblicas que se requieren para lograr la visin de desarrollo de su municipio/ departamento.
Notas claves
El empalme es un ejercicio importante para lograr que la comunidad se prepare y participe activamente en la formulacin de los nuevos planes de desarrollo.
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Unidad
Ley 152 de 1994
Unidad 6
Marco normativo
Ley 951de 2005
Resolucin Orgnica 5544 de 2003
Auto 383 de 2010 de la Corte Constitucional
104 | Marco normativo del empalme - Unidad 6
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Marco normativo
Ley 152 de 1994
(Artculo 39, numeral 2)
Para la entrega y recepcin de los asuntos y recursos pblicos del Estado colombiano.
Auto 383 de 2010 de la Corte Constitucional

Ordena a los gobernadores y alcaldes de las entidades territoriales priorizadas, que finalizan su perodo de funciones en el ao 2011 que en el informe final sobre su gestin, se incluya un captulo relacionado con la situacin del desplazamiento forzado en el cual:
En esta unidad
usted podr: Conocer el marco normativo del proceso de empalme y sus disposiciones.
Seala que: Una vez elegido el alcalde o el gobernador respectivo, todas las dependencias de la administracin territorial y, en particular, las autoridades y organismos de planeacin, le prestarn a los candidatos electos y a las personas que stos designen para tal efecto, todo el apoyo administrativo, tcnico y de informacin que sea necesario para la elaboracin del plan.
1.
Ley 951 de 2005

Tiene por objeto fijar las normas generales para la entrega y recepcin de los asuntos y recursos pblicos del Estado colombiano. Establece la obligacin de que los servidores pblicos -en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano- en calidad de titulares y representantes legales, as como los particulares que administren fondos o bienes del Estado, presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administracin, segn el caso, un informe de los asuntos de su competencia, as como de la gestin de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. Este informe lo deben presentar a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, Define el proceso de entrega y recepcin de los asuntos y recursos pblicos.
Se presente el censo con la caracterizacin de la poblacin desplazada que habita la jurisdiccin territorial correspondiente.
2.
Se diagnostique la situacin en el territorio de su jurisdiccin.
3. Se especifiquen 4.
las acciones adelantadas en materia de prevencin y proteccin durante su administracin.
Se muestre un balance de las acciones en el que se identifiquen logros, metas y dificultades.
5. Se describa la etapa
de implementacin del Plan Integral nico PIU, indicando el acto administrativo por el cual se adopta y armoniza con el Plan de Desarrollo.
Ley 1450 de 2010 (artculo 276)

Establece que los alcaldes y gobernadores, antes del 15 de diciembre del ltimo ao de su respectivo perodo de gobierno, entregarn a los nuevos mandatarios la informacin necesaria para efectos de la formulacin del nuevo Plan de desarrollo y la presentacin de los informes que requieran las entidades competentes.
Resolucin Orgnica es 5544 de 2003

Emitida por la Contralora General de la Repblica reglamenta La rendicin de cuentas. La revisin y unificacin de la informacin que se presenta a Contralora General de la Repblica.

Emitida por la Contralora General de la Repblica Reglamenta la metodologa para elaborar el Acta de Informes de Gestin, entendida como el conjunto de informacin administrativa, legal y financiera que debe acompaar un proceso de empalme. Modifica parcialmente la Resolucin Orgnica 5544 de 2003.
Bibliografa
Anexos
Bibliografa anexo 1
Departamento Nacional de Planeacin. Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2007 2008. Bogot: DNP. Correa Valds, Cecilia. Empalme a Nivel de Gobierno Departamental. Una experiencia con muchos adjetivos. Octubre, 2007. Gua Taller Procesos de Empalme Equipos de Gobierno. Programa ADAM Fundacin para Investigacin y Desarrollo de Tecnologa de Apoyo a la Gestin Decisin & Estrategia, 2007.
Lista de chequeo Entrega de documentos
anexo 2
Indicadores sectoriales
anexo 3
Anexos
Formato nico del acta de informe de gestin
anexo 4
Otros Formatos. Informe detallado sobre la composicin de la nmina
anexo 5
Normatividad
108 | Anexo 1 - Lista de chequeo de entrega de documentos
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Entrega de documentos
Documento
INFORMACIN FISCAL Y FINANCIERA Recursos financieros Formatos 1 y 2 del Acta de Informe de Gestin (ver anexo 3 de esta gua Marco Fiscal de Mediano Plazo (MFMP) Plan Financiero Plan Plurianual de Inversiones y sus ajustes Plan Operativo Anual de Inversiones en Ejecucin del 2011 y formulado para 2012 Informe sobre los procesos de ajuste y saneamiento fiscal Informe sobre los acuerdos de reestructuracin de la deuda cuando la entidad territorial se encuentra en Ley 550 Informe sobre la situacin de las fuentes de ingreso (Marco Fiscal de Mediano Plazo MFMP) Informe sobre la situacin de los recursos provenientes de las transferencias (nacionales y departamentales) (MFMP) Informe sobre la organizacin y estructura del rea financiera Informe sobre la situacin de la deuda Informe sobre la situacin de los rendimientos financieros Informe de las vigencias futuras y excepcionales INFORMACIN PRESUPUESTAL Ejecuciones presupuestales Formatos 7 y 8 del Acta de Informe de Gestin (ver anexo 3 de esta gua) Ejecuciones presupuestales aprobadas durante el gobierno anterior Acuerdo o proyecto del presupuesto de 2012 Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) Estado de las cuentas por pagar presupuestales Informacin contable Balance general Estado de la actividad financiera, econmica y social Estado de cambios en el patrimonio Formatos CGN96.001, CGN96.02, CGN96.003 Notas a los estados contables Informe de gestin relativo al saneamiento contable Informes de control interno contable Libros de contabilidad principales y auxiliares, comprobantes y documentos de soporte Intercambio de correspondencia con la Contadura General de la Nacin y el Ente Pblico Comprobantes, en medio magntico, de las operaciones que efectu la administracin por esta va Informes y comprobantes del archivo documental
Anexo 1 - Lista de chequeo
Documento
ESTRUCTURA ORGNICA Y RECURSOS HUMANOS Planta de personal Formato 4 del Acta de Informe de Gestin (ver anexo 3 de esta gua) Listado de dependencias de la administracin central y descentralizada Relacin de funcionarios con su cargo y tipo de contrato (incluye contratistas y supernumerarios) Costo total de la planta de personal (desagregarlo por dependencias) Municipios y departamentos certificados en el sector educativo: funcionarios docentes, directivos y administrativos a cargo de la entidad territorial, su ubicacin, escalafn, antigedad, costo y fuente de financiacin. Informe sobre reestructuraciones administrativas efectuadas y sus resultados Lista de reglamentos internos y manuales de funciones y procedimientos. Para ello, diligencie el formato 10 del Acta de Informe de Gestin. RECURSOS FSICOS Y ADMINISTRATIVOS Bienes muebles e inmuebles Formato 3 del Acta de Informe de Gestin (ver anexo 3 de esta gua) Plan de compras (ver anexo 4 de esta gua) Plan estratgico de informtica (ver anexo 4 de esta gua) INFORMACIN JURDICA Obras pblicas y contratacin Formatos 6 y 9 del Acta de Informe de Gestin (ver anexo 3 de esta gua) Relacin de los procesos de contratacin(indique aquellos en ejecucin y los ejecutados en trmite de liquidacin. As mismo, el estado de las prrrogas, adiciones y garantas. Por ltimo, la situacin de incumplimientos, sanciones y reclamos). Relacin de los procesos judiciales adelantados a favor o en contra de la administracin INFORMACIN DE LA GESTIN TERRITORIAL Programas, estudios y proyectos Formato 5 del Acta de Informe de Gestin (ver anexo 3 de esta gua) Acuerdo de aprobacin del Plan de desarrollo de la administracin anterior Acuerdos por los cuales se aprobaron los planes sectoriales Acuerdo de aprobacin del Plan de Ordenamiento Territorial Informacin cartogrfica, estudios de ordenamiento territorial, estudios de suelos Informacin catastral y cdigo urbanstico Licencias de construccin y estudios y propuestas de construccin Informes de administracin de los servicios pblicos y sus proyectos de expansin Plan vial Estudios ambientales Acuerdo de aprobacin de la estratificacin Estudios tcnicos sobre la estratificacin Informe sobre el estado actual de las acciones que se han adelantado para mejorar su administracin Norma de creacin del Banco de Proyectos y su respectivo manual de procedimientos Informacin sobre los proyectos inscritos y viabilizados
110 | Anexo 2 - Informacin e indicadores sectoriales
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Anexo 2 - Informacin e indicadores sectoriales

Divisin poltica administrativa. Situacin actual de la entidad territorial. Nivel de ruralidad. Interconexin vial. Estado de las fuentes hdricas Caractersticas topogrficas, fisiogrficas, geolgicas y ambientales. Determinacin y ubicacin en planos de las zonas que presenten alto riesgo por amenazas o riesgos naturales o condiciones de insalubridad, con el fin de localizar asentamientos humanos. Inventario de los asentamientos humanos que presenten altos riesgos para sus habitantes. Situacin de la fauna, vegetacin y suelos. Composicin de la poblacin, clasificada por reas, grupos de edad, etnia y sexo. Se sugiere identificar posibles inconsistencias entre informacin disponible en la entidad territorial y la oficial del DANE. Lnea de Base Familiar (LBF) en el marco de la Red Unidos. Reporte completo sobre el estado de los logros de la Red de la Superacin de la Pobreza Unidos para el municipio, tomando como fuente a INFOJUNTOS. Dinmica demogrfica (tamao, crecimiento, estructura, distribucin espacial y movilidad de la poblacin). Principales indicadores socioeconmicos, ambientales e institucionales: necesidades bsicas insatisfechas, ndice de calidad de vida, ndice de desarrollo humano, lnea de pobreza, ndice del desempeo territorial, entre otros. Actividades econmicas predominantes (definir cules estn consolidadas y cules estn deprimidas).
Estos son algunos de los temas e indicadores por sectores de competencia, los cuales se deben tener en cuenta en el proceso de empalme entre las administraciones entrante y saliente en los niveles departamental, distrital y municipal.
Saber si el municipio es certificado. En el caso municipal: informacin sobre el proceso para obtener la certificacin, si est avanzando, en qu estado se encuentra y cules requisitos se han cumplido. En el caso departamental: municipios certificados y no certificados. Tasas de analfabetismo. Coberturas urbanas y rurales desde preescolar hasta educacin superior. Poblacin en edad escolar y por grupo de edades. Gasto total del sector educativo, distribucin de la inversin en educacin por componentes (funcionamiento, inversin, docentes, calidad); gasto por zona urbana y rural; gasto por alumno. Docentes oficiales vinculados en las zonas urbana y rural; escalafn de los docentes. Promedio ponderado, por nmero de alumnos, de los resultados de las pruebas censales del Programa Nuevo Sistema Escolar en matemtica y lenguaje, del grado quinto. Nmero de personas en condicin de analfabetismo atendidas en programas de alfabetizacin. Identificar el porcentaje de estudiantes de grado 11 con dominio de ingls a nivel B1 (preintermedio). Identificar el porcentaje de establecimientos de educacin media que desarrolla programas de articulacin con la educacin superior y/o educacin para el trabajo y desarrollo humano. Resultados de las Pruebas Saber. Modelos flexibles para poblacin en edad escolar que no puede asistir al sistema regular por mltiples motivos, ejemplo: adolescentes privados de la libertad en el Sistema de Responsabilidad Penal Adolescente (SRPA)
Informacin general
Informacin sobre la existencia de un sistema de evaluacin de gestin y resultados. Informacin acerca del avance en los indicadores de seguimiento a los Objetivos de Desarrollo del Milenio.
Sector educacin
Las estrategias de articulacin con otros niveles de gobierno.
Acceso de poblacin en condicin de discapacidad a educacin as como en el tema tnico. Matrcula bruta y neta por nivel educativo, tanto de establecimientos oficiales como privados. Estudiantes matriculados en educacin no formal. Tasa de repitencia y tasa de desercin en todos los niveles. Entidades privadas que prestan el servicio de educacin bsica; nivel de matrcula privada por grado; nivel educativo de la poblacin. Estado fsico y dotacin de escuelas y colegios; metros cuadrados totales construidos por alumno (bibliotecas, aulas, entre otros) y por sector urbano o rural; nmero de bibliotecas; relacin de computadores sobre el nmero de estudiantes. Evaluacin de la poltica de gratuidad. Flujo de los recursos asignados para el sector, en el periodo anterior y de todas las fuentes (Sistema General de participaciones, regalas, recursos del presupuesto nacional, etc.).
Recreacin y deporte
En el departamento, el gobernador entrante y su equipo deben verificar si actualmente se est coordinando o si debe coordinarse algn tipo de accin con los municipios para fomentar la prctica del deporte, la recreacin y el aprovechamiento del tiempo libre. La administracin municipal saliente debe elaborar y entregar a la entrante un inventario con la informacin de infraestructura deportiva existente en las reas urbana y rural ,con el nmero de instalaciones deportivas y estado de las mismas.
Es importante que el mandatario electo y su equipo identifiquen las iniciativas y programas existentes para promover las prcticas deportivas, apoyar a deportistas de alto rendimiento y fomentar el aprovechamiento del tiempo libre de nios y jvenes. As mismo, debe analizar el flujo de los recursos asignados en el periodo anterior para estos sectores por el sistema General del Participaciones (SGP). Establecer el flujo de recursos para el sector por concepto de diferentes fuentes (SGP, recursos propios, IVA la telefona mvil, estampillas, etc.)
Notas claves
Los municipios certificados asumen la competencia en virtud de la certificacin. Son plenamente responsables del manejo integral de la educacin en su entidad territorial, una vez suscriban las correspondientes actas de entrega y recibo de los recursos (fsicos, financieros, humanos y tcnicos, destinados al sector).
112 | Anexo 2 - Informacin e indicadores sectoriales Continuacin
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Proteccin social, salud y bienestar

Para los municipios: informar si la entidad territorial est certificada. Para el departamento, tener el listado de municipios certificados y no certificados. Plan de salud y resultados alcanzados en el desarrollo de este. Se recomienda organizar la informacin de la siguiente manera: Recursos, presupuestales destinados por la entidad territorial, en el periodo anterior, al rgimen subsidiado, salud pblica y a atencin de la poblacin pobre no asegurada (si es certificado) con todas las fuentes. (SGP, Fosyga, rentas cedidas, recursos propios, etc.) distintos de gastos administrativos. Gastos administrativos dedicados a la supervisin y coordinacin del Sistema de Rgimen Subsidiado en el caso del municipio. Poblacin menor de 6 aos por grupos de edad simple, cules han sido las coberturas de vacunacin, por biolgicos, por grupo de edad, (polio, BCG, t, HIB, B, DPT y MMR). Nmero de sitios habilitados para vacunacin (red de fro) existentes. Contratacin de vacunas, controles, recursos financieros y humanos. Cumplimiento de las funciones de inspeccin y vigilancia. Nmero de casos de violencia contra la mujer, de acuerdo a la clasificacin dada en la Ley 1257 de 2008. Anlisis del seguimiento y evaluacin del cumplimiento del Plan Integral nico PIU para poblacin vctima de desplazamiento. Nmero de casos de denuncia por abuso sexual en nios, nias y adolescentes. ndice de empleo y desempleo. ndice de dependencia econmica. Identificar las poblaciones en condicin de desplazamiento por violencia u otro factor. Identificar las poblaciones por grupos tnicos. Identificar la poblacin con discapacidad.
Proteccin social, salud y bienestar

Bienestar: promocin social
Beneficiarios del programa de Proteccin social al adulto mayor y potenciales beneficiarios. Beneficiarios Programa nacional de alimentacin para el adulto mayor JLC. Beneficiarios Programa de Red Unidos. Restaurantes escolares. Existencia de Programas de prevencin, desestmulo y erradicacin del trabajo infantil y proteccin del trabajo juvenil. Nmero de cupos de desayunos escolares, infantiles; desayunos grado 1 de escolaridad y 2 en adelante, etc. Identificar informacin contenida en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.
Seguridad alimentaria y nutricional

Flujo de los recursos asignados en el perodo anterior para la seguridad alimentaria y nutricional por todas las fuentes (SGP, regalas, recursos del presupuesto nacional, etc.). Porcentaje de mujeres gestantes con diagnstico de anemia nutricional.
Proteccin social y salud

Situacin epidemiolgica. Razn de mortalidad materna. Mortalidad infantil - menores de 1 ao. Mortalidad en la niez - menores de 5 aos. Mortalidad por Enfermedad Diarreica Aguda, EDA. Mortalidad por Infeccin Respiratoria Aguda, IRA. Porcentaje de nacidos vivos con cuatro o ms controles prenatales. Porcentaje de atencin institucional del parto. Cobertura en la prestacin del servicio: actores del sistema ( EPS, ARS), nmero de afiliados, contratistas, servicios habilitados, recurso humano disponible. Inventario de la infraestructura y dotacin hospitalaria por procesos de habilitacin en salud. Nmero de afiliados al rgimen subsidiado. Nivel cobertura en el rgimen contributivo (Total afiliados a RC/(Poblacin total SISBEN 1 y 2)). Nmero de vinculados y recursos destinados. Porcentaje de embarazos en mujeres adolescentes 15 19 aos. Prevalencia de lactancia materna, cobertura de control prenatal, proporcin de parto institucional. Flujo de los recursos asignados en el periodo anterior para el sector por todas las fuentes (SGP, regalas, recursos del presupuesto nacional, etc.).
Atencin integral a la primera infancia

El departamento o municipio cuenta con poltica pblica, programa, propuesta, normatividad para la primera infancia. Poblacin menor de 6 aos. Cobertura de atencin integral y no integral a la primera infancia por modalidades. (ICBF, PAIPI, atencin privada). Acciones con familias gestantes, lactancia materna, vacunacin, estado nutricional, crecimiento y desarrollo. Conformacin mesas intersectoriales de primera infancia departamental y municipal reglamentadas, participantes; evidenciar logros. Poblacin entre 0 y 6 aos sin atender. Disponibilidad de infraestructura especializada con la que cuenta el municipio o departamento, para atender nios y nias de la primera infancia. Flujo de los recursos asignados en el perodo anterior para la atencin a la primera infancia, el sector, por todas las fuentes (SGP, regalas, recursos del presupuesto nacional, etc.). El departamento o municipio cuenta con el PAI-Plan de atencin integral a la primera infancia. Flujo de los recursos asignados en el perodo anterior para el sector por todas las fuentes (SGP, regalas, recursos del presupuesto nacional, etc.). Beneficiarios del programa de atencin a la primera infancia (Hogares infantiles, hogares comunitarios, etc.) Desnutricin global. Desnutricin Crnica. Bajo peso al nacer.
Dnde dice?
Documento CONPES 115 de 2008 y Documento CONPES 125 de 2009.
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Verificar si la entidad territorial cuenta con una institucin responsable de Cultura en el departamento o municipio; si no existe, ver quin ejerce las funciones de coordinar los asuntos relacionados con el desarrollo cultural del departamento.
Para municipios
Establecer el dficit de vivienda en la entidad territorial. Identificar y evaluar la efectividad de la instancia o dependencia encargada de la poltica
Hay una red departamental o municipal de bibliotecas Hay una biblioteca departamental o municipal: cul es su estado fsico, carcter (pblica, privada, mixta) y dotacin de la biblioteca. Se trabaja en articulacin con el Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas. Existe la Casa de cultura departamental o municipal, cul es el estado fsico, carcter (pblica, privada, mixta) y dotacin de la Casa de cultura.
Vivienda Alcantarillado
Existe el Consejo departamental o municipal de cultura, Consejos de reas artsticas, Medios alternativos o ciudadanos y Cinematografa, conformados y vigentes.
y gestin de programas de vivienda en la entidad territorial. Establecer acciones que est desarrollando para promover oferta en vivienda de inters social, con un enfoque diferencial.
Identificar las acciones que est desarrollando la entidad territorial para ampliar la cobertura
de viviendas de inters social (VIS).
Identificar las acciones que est desarrollando la entidad territorial para promover la oferta y
organizar la demanda de VIS.
Establecer la oferta de suelo disponible para vivienda de inters social. Identificar la demanda y establecer acciones de mejoramiento integral de barrios.
Cultura
Fuentes de financiacin de la cultura departamental: 1) Estampilla Procultura: Acto administrativo de creacin, informe anual de recaudo, destinacin del mismo 10% del recaudo anual a seguridad social de creadores y gestores, 10% del recaudo anual a bibliotecas y 20% girado ao a ao al FONPET; 2) Recursos IVA a la telefona celular. Fuentes de financiacin de la cultura municipal: 1) Estampilla Procultura: Acto administrativo de creacin, informe anual de recaudo, destinacin del mismo 10% seguridad social de creadores y gestores, 10% biblioteca municipal, 20% girado ao a ao al FONPET; 2) Sistema General de Participaciones; 3) Proyectos financiados con recursos IVA a la telefona celular. Existe el Consejo Departamental de Patrimonio conformado y vigente. Existe el Inventario de Patrimonio Cultural mueble, inmueble, arqueolgico e inmaterial. Existe la Red Departamental de Museos. Existen Escuelas de Formacin Artstica y Cultural. Se trabaja en articulacin con el Plan Nacional de Msica para la Convivencia. Existe la Red Departamental de Emisoras Comunitarias. Existe el Plan Decenal de Cultura. Existen convenios con el Programa Nacional de Concertacin y el programa Nacional de Estmulos.
Para municipios
La Administracin entrante debe verificar si el gobierno que termina cumpli con los requisitos
y con la adopcin de procedimientos generales exigidos por las normas.
Tipo de entidad prestadora. Tipo de sistema: mixto; aguas lluvias y aguas negras en forma independiente; slo aguas
negras.
Cobertura en la prestacin del servicio en el sector urbano y rural. Es importante que se

identifiquen y analicen las dificultades que se presentaron para la prestacin del mismo.
Costo total de la prestacin del servicio; y gasto pblico del sector dividido por componentes
(funcionamiento, inversin).
Forma de disposicin de las aguas residuales de aquellos sectores de la entidad territorial que no
cuentan con conexin a la red de alcantarillado.
Para departamentos y municipios

El nuevo mandatario y su equipo deben verificar si existe un convenio suscrito entre
Nacin, Departamento y Municipio, para adelantar la elaboracin y ejecucin de un plan departamental de agua. As mismo, deben verificar cuntos, con cules fuentes y por cuntas vigencias se comprometen recursos la entidad territorial. Adicionalmente, es necesario mirar a qu localidades cobija el Plan Departamental de Agua.
Qu localidades de la entidad territorial forman parte del Programa de Modernizacin

Empresarial que auspicia el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (MAVDT) y cul es el estado actual del avance.
Notas claves
Por su impacto en la salud pblica y la calidad de vida, la prestacin del servicio de alcantarillado es una de las prioridades de las administraciones locales.
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Para municipios
La Administracin saliente debe informar a la entrante cul es el prestador del servicio y hacer entrega de los registros peridicos sobre la gestin del servicio.
Aseo
Es importante que la Administracin que termina su gobierno entregue las siguiente informacin organizada a su sucesor: Tipo de entidad prestadora y tipo de servicios que ofrece. Cobertura del servicio en zonas urbanas y rurales. Calidad y oportunidad del servicio. Formas de disposicin final de los residuos slidos. Costo total de la prestacin del servicio y gasto pblico del sector, dividido por componentes (funcionamiento, inversin).
Se sugiere a la Administracin saliente preparar documentos e informacin para que en las reuniones con el nuevo equipo de gobierno puedan discutir aspectos como: Si la entidad territorial cuenta con patrimonio ecolgico y de qu tipo. Si la entidad territorial cuenta con informacin sobre los recursos naturales y el medio ambiente, o ha adelantado estudios ambientales. Si la administracin territorial ha participado en la elaboracin de planes, programas y proyectos ambientales regionales. Si se estn desarrollando iniciativas para proteccin del medio ambiente y las estrategias de ambientes saludables. Determinar si la administracin ha adelantado procesos par planeacin y gestin del riesgo por desastres naturales y cambio climtico. Inventario completo de los predios adquiridos por el municipio a la fecha, en el marco del cumplimiento con lo establecido en el Artculo 111 de 1993 (reas de importancia estratgica para la conservacin de recursos hdricos que surten de agua los acueductos municipales y distritales). Fecha de adquisicin, rea, localizacin, categora declarada por el municipio, por predio y rea total de predios adquiridos por el municipio). Descripcin general del territorio, destacando las reas o ecosistemas naturales que soportan con bienes o servicios ambientales el crecimiento socioeconmico del municipio. Determinacin de reservas forestales, parques naturales u otra figura de planificacin ambiental en el municipio.
Declaracin de reas o ecosistemas estratgicos bajo figuras de proteccin y su incorporacin en el POT, que sean necesarias. reas adquiridas o por adquirir de inters para acueductos municipales de acuerdo con lo dispuesto en el Artculo 111 de la Ley 99 de 1993. Determinacin de la problemtica ambiental del municipio, acciones emprendidas y estado de evolucin. Determinar si la administracin ha adelantado procesos para la planeacin y gestin del riesgo por desastres naturales y cambio climtico. Identificacin de los compromisos existentes entre la entidad territorial y la Corporacin Autnoma Regional, el Departamento Administrativo de Ambiente y/o el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Si se estn desarrollando iniciativas para proteccin del medio ambiente y las estrategias de ambientes saludables. Qu actividades de control y vigilancia ambiental realiza en el territorio del municipio o distrito con el apoyo de la fuerza pblica, en relacin con la movilizacin, procesamiento, uso, aprovechamiento y comercializacin de los recursos naturales renovables o con actividades contaminantes y degradantes de las aguas, el aire o el suelo. Ejecucin de obras o proyectos de descontaminacin de corrientes o depsitos de agua.
Consultar si la comunidad participa activamente en los procesos de planificacin, ejecucin y seguimiento y evaluacin. Verificar si existe informacin disponible, oportuna y accesible sobre la situacin de la entidad territorial y la gestin de la Administracin para que sea consultada por la comunidad. Verificar si los ltimos planes de desarrollo y los planes sectoriales se han elaborado consultando a la comunidad y si son ejecutados con activa participacin e involucrando a los ciudadanos. Solicitar informes acerca de la participacin ciudadana. Verificar si hay espacios, mecanismos y canales de participacin y comunicacin con los ciudadanos y si existe alguna motivacin para que ellos participen de lo pblico. Verificar si existe un inventario de las organizaciones sociales y de los diferentes mecanismos de participacin implementados.
ciudadana. Verificar si la entidad territorial tiene implementada oficina de quejas y reclamos. Averiguar cmo son las relaciones entre la Administracin y el Consejo Territorial de Planeacin y si la Administracin le presta el suficiente apoyo administrativo y logstico. Solicitar la entrega de la evaluacin de las estrategias empleadas para el goce efectivo del derecho a la participacin ciudadana en los aos de gobierno, as como la entrega de las memorias de las experiencias de la participacin que conduzcan a una mejora en los procesos.
Sector Ambiente
Dada la importancia de la participacin ciudadana en la gestin pblica, es importante que el gobernante que termina su perodo y aquel que lo sucede, dedique un espacio para discutir sobre este aspecto. Entre otros se recomienda:
Identificar la existencia de veeduras ciudadanas en la entidad territorial. Analizar la dinmica de la participacin en la gestin de la Administracin saliente. Aqu se sugiere revisar si existe algn programa o proceso de formacin
Notas claves
El alcalde y gobernador entrante deben asegurarse de conocer en detalle los riesgos ambientales que hay en el territorio y los instrumentos de prevencin de los que pueden hacer uso.
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rden pblico
Establecer, en coordinacin con las autoridades territoriales competentes, una base mnima de indicadores relacionados con: tasas de homicidios, poblacin desplazada, vctimas de minas antipersonal y/u otros artefactos explosivos, tasas de hurto simple y agravado, tasas de accidentalidad, casos de violencia intrafamiliar registrados, entre otros.
Desarrollo rural
Para departamentos
El nuevo mandatario debe verificar si existe y funciona el Comit Departamental de Desarrollo Rural y Reforma Agraria; si se est prestando asistencia tcnica rural a los municipios y en qu esquemas, y si se est realizando la vigilancia y control sanitario de la distribucin y comercializacin de alimentacin y de los establecimientos gastronmicos, as como del transporte asociado a dichas actividades, a excepcin del departamento de San Andrs, Providencia y Santa Catalina, por tener rgimen especial. Adicionalmente los municipios deben: Identificar la informacin relacionada con: superficie agrcola, toneladas de produccin agropecuaria y porcentaje de poblacin pobre segn el ndice de pobreza multidimensional. Nmero de familias rurales de la Red Unidos promovidas Nmero de Predios rurales formalizados Identificar qu alianzas de pequeos y medianos productores existen con el objetivo de promover proyectos con potencialidad exportadora. Identificar si se ha realizado el Comit de Reforma Agraria que reforma la Ley 160. Para municipios y departamentos preguntar qu ha hecho en reforma agraria, en la parte fitosanitaria. Identificar los diferentes programas que el Gobierno Nacional est aplicando en su municipio, identificando coberturas por caractersticas geogrficas y demogrficas, inversin realizada, crditos otorgados, etc. Identificar los usos del suelo y sus principales rubros productivos de carcter agropecuario. Identificar el nmero de productores asistidos y compararlo con el nmero de productores que requieren asistencia. Identificar el nmero de tcnicos disponibles. Verificar el nivel de inversin en capacitacin agropecuaria.
Justicia, seguridad y convivencia ciudadana

Establecer si existen planes de seguridad y convivencia ciudadana e identificar lecciones aprendidas y buenas prcticas en lo relativo a la prevencin social y situacional; la presencia y el control policial; la administracin de justicia, la atencin a las vctimas y la resocializacin de quien incurri en una conducta punible; la cultura de la legalidad y la convivencia y la ciudadana activa y responsable. Identificar las estrategias para incorporar en los planes de desarrollo en el captulo establecido en la ley 1257 de 2008. Identificar los mecanismos alternativos de resolucin de conflictos que se emplean y el nivel en el que los ciudadanos los usan como instancia de justicia. Verificar si se est aplicando el Sistema de Responsabilidad Penal de Adolescentes y cmo se da la participacin de la entidad territorial. Establecer si se cuenta con un mecanismo de apropiacin e impulso a la poltica de prevencin del reclutamiento y utilizacin de nios, nias y adolescentes por parte de grupos armados al margen de la ley y grupos delictivos organizados. Incluir indicadores de violencia contra las mujeres, en concordancia con las competencias misionales del municipio segn la ley 1257 de 2008. Identificar si en la entidad territorial funciona: el Comit de atencin a poblacin desplazada, el Consejo de poltica social, Comit de alertas tempranas. Con respecto a informacin relacionada con centros carcelarios es importante identificar: la tasa de hacinamiento carcelario, cupos carcelarios, estado de los centros de convivencia ciudadana, casas de justicia, servicios prestados para resolver conflictos de convivencia, cupos manejados por la personera y la comisaria de familia. Identificar indicadores de seguridad como: Nmero de homicidios, tasa de homicidios por cada 100.000 habitantes, nmero decasos de hurto comn (incluye personas, residencias, comercio), tasa de hurto comn por cada 100.000 habitantes, nmero de policas por cada 100.000 habitantes. Revisar si el municipio cuenta con sistemas integrados de emergencia y seguridad SIES. Revisar si el municipio ha implementado el plan de desarme.
Para municipios
Los alcaldes electos de los distritos y municipios categoras 1,2 y 3 deben verificar si se est realizando la vigilancia y control sanitario de la distribucin y comercializacin de alimentos y de los establecimientos gastronmicos, as como del transporte asociado a dichas actividades. As mismo, deben averiguar por los proyectos de desarrollo del rea rural que tengan impacto regional y/o que conserven la soberana alimentaria garantizando la seguridad alimentaria.
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Ciencia, tecnologa e innovacin

Inversin de la entidad territorial en actividades de ciencia, tecnologa e innovacin, como proporcin de los ingresos fiscales (si es municipio) o del PIB (si es departamento). Inversin de la entidad territorial en innovacin y desarrollo, como proporcin de los ingresos fiscales (si es municipio) o del PIB (si es departamento). Nmero de proyectos de CTeI y monto financiados a travs de regalas. Grupos de investigacin certificados por Colciencias por cada cien mil habitantes. Nmero de investigadores activos por cada cien mil habitantes. Nmero de empresas a las que se les otorg beneficios tributarios por inversin en proyectos de CTeI. Nmero de artculos, captulos y libros de investigacin publicados. Patentes de invencin solicitadas y concedidas. Identificar informacin relacionada con hectreas restauradas o inhabilitadas con fines de produccin. Revisar si la entidad territorial ha implementado el plan territorial de adaptacin al cambio climtico e incentivos para el uso de energas renovables Identificar el porcentaje de presupuesto destinado a acciones para enfrentar el cambio climtico. Identificar informacin relacionada con nmero de hectreas de ecosistema clave para regulacin de la oferta hdrica, nmero de cuencas ordenadas, nmero de cuencas con programas para la descontaminacin. Identificar los compromisos existentes entre la entidad territorial y la Corporacin Regional, el DAMA, y/o el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.
Ambiente
Gestin de riesgo
Revisar si en el municipio existe el comit local para la prevencin y atencin de desastres. Identificar la disponibilidad de informacin relacionada con: nmero de desastres declarados durante el ltimo ao, nmero de personas muertas por desastres en el ltimo ao, nmero de personas afectadas por desastres en el ltimo ao, prdidas en infraestructura de servicios y vivienda. Revisar si la entidad territorial ha implementado: sistemas de monitoreo de amenazas y alerta ante amenazas en operacin, evaluacin y zonificacin del riesgo ante desastres, estrategias de informacin pblica, si ha ejecutado obras de reduccin del riesgo e identificacin de asentamientos en condicin de alto riesgo, si ha elaborado planes de emergencia, contingencia y reconstruccin.
Identificar informacin relacionada con: tasa de informalidad, tasa de desempleo, tasa de desempleo juvenil, porcentaje de nios ocupados (5 a 17 aos) por ramas de actividad, nmero de empresas formalizadas, nmero de instituciones educativas en condiciones para el trabajo y el desarrollo humano.
Empleo
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Anexo 3 - Formato nico del acta de informe de gestin
Este es el formato que permite a las administraciones entrante y saliente, entregar/recibir los aspectos fundamentales del proceso de empalme.
1. Datos generales:
A. Nombre del funcionario responsable que entrega B. Cargo C. Entidad (razn social) D. Ciudad y fecha E. Fecha de inicio de la gestin F. Condicin de la presentacin: Retiro Ratificacin Separacin del cargo concepto
Vigencia fiscal ao Comprendida entre el da
ValoR (millones de pesos)

del mes y el da del mes
G. Fecha de retiro, separacin del cargo o ratificacin
2. Informe resumido o ejecutivo de la gestin:

Informe narrado, mximo de dos hojas, sobre la gestin adelantada, en la que se cubran los siguientes aspectos: principales logros, programas, proyectos, actividades y los resultados obtenidos por cada uno de los anteriores, contextualizados en trminos de economa, eficiencia y eficacia.
Ingresos operacionales Gastos operacionales Costos de venta y operacin Resultado operacional Ingresos extraordinarios Gastos extraordinarios Resultado no operacional Resultado neto B. Bienes mUeBles e inmUeBles (FoRmato 3)
3. Situacin de los recursos:

Detalle pormenorizado sobre la situacin de los recursos, por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el perodo comprendido entre la fecha de inicio de la gestin y la fecha de retiro, separacin del cargo o ratificacin, as: a. RecURsos FinancieRos (FoRmato 1 y 2)
concepto
concepto
ValoR(millones de pesos)
Terrenos Edificaciones Construcciones en curso Maquinaria y equipo Equipo de transporte, traccin y elevacin Equipos de comunicacin y computacin Muebles, enseres y equipo de oficina Bienes muebles en bodega Redes, lneas y cables Plantas, ductos y tneles Otros conceptos Nota: Adjunte relacin de inventarios y responsables.
ValoR (millones de pesos)

Activo total Corriente No corriente Pasivo total Corriente No corriente Patrimonio
124 | Anexo 3 - Formato nico del acta de informe de gestin Continuacin
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Anexo 3 - Formato nico del acta de
6. Obras pblicas:
Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el perodo comprendido entre la fecha de inicio de la gestin y la fecha de retiro o ratificacin, todas y cada una de las obras pblicas adelantadas, sealando si est en ejecucin o en proceso. El valor debe incluir adiciones o modificaciones. Si la obra pblica termin en condiciones anormales (terminacin anticipada, caducidad, etc.) se debe efectuar el respectivo comentario en la columna de observaciones (FoRmato 6). oBjeto de
la oBRa pBlica
informe de gestin
nomBRe
o Razn social del contRatista
nomBRe
o Razn social del inteRVentoR
estado ejecUtada en pRoceso (maRqUe x) (maRqUe x)

del mes
ValoR
ejecUtado
oBseRVaciones
4. Planta de personal:
Detalle de la planta de personal de la Entidad (FoRmato 4). concepto total nmeRo de
caRgos de la planta
(millones de pesos)
y el da del mes
Vigencia fiscal ao
Comprendida entre el da
nmeRo de
caRgos pRoVistos
nmeRo de
caRgos Vacantes
Cargos de libre nombramiento y remocin: A la fecha de inicio de la gestin. A la fecha de retiro, separacin del cargo o ratificacin. Variacin porcentual. Cargos de Carrera Administrativa: A la fecha de inicio de la gestin. A la fecha de retiro, separacin del cargo o ratificacin. Variacin porcentual.
7. Ejecuciones presupuestales:
Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el perodo comprendido entre la fecha de inicio de la gestin y la fecha de retiro o ratificacin, los valores presupuestados, los efectivamente recaudados y el porcentaje de ejecucin (FoRmato 7). Ingresos concepto del ingReso
Vigencia fiscal ao
ValoR pResUpUestado (millones de pesos)
ValoR RecaUdado (millones de pesos)

del mes
poRcentaje de RecaUdo
y el da del mes
Aportes de la Nacin Recursos propios Otros conceptos Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el perodo comprendido entre la fecha de inicio de la gestin y la fecha de retiro o ratificacin, los valores presupuestados, los efectivamente gastados y el porcentaje de ejecucin (FoRmato 8). Gastos concepto
Vigencia fiscal ao
5. Programas, estudios y proyectos:

Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el perodo comprendido entre la fecha de inicio de la gestin y la fecha de retiro o ratificacin, todos y cada uno de los programas, estudios y proyectos que se hayan formulado para el cumplimiento misional de la entidad (FoRmato 5). denominacin descRipcin estado ejecUtado (maRqUe x)
Vigencia fiscal ao Comprendida entre el da del mes
ValoR
asignado
en pRoceso (maRqUe x)
y el da
(millones de pesos)
del mes
ValoR pResUpUestado (millones de pesos)

ValoR ejecUtado (millones de pesos)

del mes y el da
poRcentaje de
ejecUcin
del mes
Funcionamiento Inversin Otros conceptos
126 | Anexo 3 - Formato nico del acta de informe de gestin Continuacin
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Anexo 3 - Formato nico del acta
informe de gestin
de
8. Contratacin:
Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el perodo comprendido entre la fecha de inicio de la gestin y la fecha de retiro o ratificacin, el nmero de contratos en proceso y ejecutados de acuerdo con los objetos contractuales (prestacin de servicios, adquisicin de bienes, suministro, mantenimiento, asesoras, consultoras, concesiones, fiducias, etc.) y modalidades de contratacin. No incluya los contratos de obra pblica reportados en el punto 6 de la presente Acta de Informe de Gestin. (FoRmato 9). modalidad de
contRatacin
11. Firma:
NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO SALIENTE, RESPONSABLE (Titular o representante legal)
oBjetos
contRactUales
no. de contRatos
en pRoceso
no. de contRatos
ejecUtados
ValoR total (millones de pesos)

del mes
12. Otras firmas:

En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada de que trata el artculo 8 de la Ley 951 de 2005.
Vigencia fiscal ao
del mes
y el da
Contratacin directa Proceso licitatorio
9. Reglamentos y manuales:
Relacione a la fecha de retiro, separacin del cargo o ratificacin, los reglamentos internos y/o manuales de funciones y procedimientos vigentes en la entidad. (FoRmato 10). denominacin
del Reglamento
NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO DE JERARQUA INMEDIATA INFERIOR (Autorizado) Relacin de la autorizacin previa del jefe inmediato: No. Fecha.
descRipcin
mecanismo
de adopcin y Vigencia
no. de acto
administRatiVo de adopcin
Fecha de
adopcin o Vigencia
y/o manUal
10. Concepto general:

Concepto General Gestin del funcionario que se retira, se separa del cargo o lo ratifican, en forma narrada mximo en dos hojas, sobre la situacin administrativa y financiera cumplida durante el perodo comprendido entre la fecha de inicio de su gestin y la de su retiro o ratificacin.
NOMBRE Y FIRMA JEFE DE CONTROL INTERNO O SU DELEGADO _________________________________ NOMBRE, CARGO, FIRMA y N C. C. PRIMER TESTIGO _______________________________ NOMBRE, CARGO, FIRMA y N C. C. SEGUNDO TESTIGO
128 | Anexo 4 - Otros formatos
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Anexo 4 - Otros formatos

Informe detallado sobre la composicin de la nmina
Dependencia Nombre del Funcionario Nivel Ocupacional Tipo de Contrato
En este formato se relaciona el nmero de empleados, el costo total de la nmina y las dependencias a las cuales estn adscritos. As mismo, muestra el grado de profesionalizacin, el nivel ocupacional, la antigedad y el tipo de contrato que tiene cada uno.
Grado de Profesionalizacin Antigedad Salario
Secretara de Educacin
No. empleados Total Dependencia
Valor Nmina
Secretara de Salud No. empleados Total Dependencia Valor Nmina
Secretara de Obras Pblicas
No. empleados Total Dependencia
Valor Nmina
Listar todas las dependencias del orden central y descentralizado No. empleados Total Dependencia Total nmina municipal / departamental Valor Nmina
130 | Anexo 4 - Otros formatos Continuacin
| 131
Este cuadro permite conocer la composicin de la nmina tanto del nivel central, como del nivel descentralizado y los costos que se derivan de ella.
Esquema que resume la composicin de la nmina

Nivel central Niveles ocupacionales Organismo Concejo Personera Contralora* Tesorera/Hacienda Secretara Educacin Secretara de Obras Pblicas Secretara de Planeacin Secretara de Turismo Secretara de Recreacin y Deportes (Listar secretaras o entidades del nivel central que sean necesarias) Total servidores nivel central *Si existe Nivel descentralizado Niveles ocupacionales Organismo Directivo Asesor Profesional Tcnico Administrativo Asistencial Otros Total Carrera Administrativa Tipo de Cargo Libre nombramiento Contratista y remocin Directivo Asesor Profesional Tcnico Administrativo Asistencial Otros Total Carrera Administrativa Tipo de Cargo Libre nombramiento Contratista y remocin
Cargos vacantes
Otro
Total
Valor de la nmina
Cargos vacantes
Otro
Total
Valor de la nmina
Empresas Sociales del Estado Empresas de SSPPDD Insitutos de deporte (Listar los establecimientos pblicos que sean necesarios) Total servidores nivel descentralizado
| 133
Inventario de bienes muebles

Funcionario responsable Dependencia Bienes Inmuebles asignados No. de identificacin del bien Fecha de adquisicin Precio de compra
Este cuadro permite conocer cules son los bienes muebles e inmuebles de la entidad territorial, cul dependencia los tiene en uso, cul es su estado, qu funcionario es responsable de ellos, as como la situacin jurdica en la que se encuentran.
Estado En uso Almacenado Dado de Baja
Mantenimiento Al da En mora Vigente
Pliza de seguro Vencida Tipo de pliza
Concejo Municipal Tesorera/Hacienda Secretara Educacin Secretara de Obras Pblicas Secretara de Planeacin Secretara de Turismo Listar todas las dependencias del orden central y descentralizado
Inventario de bienes inmuebles

Funcionario responsable Dependencia Descripcin Ubicacin Extensin Uso Actual Valor Catastral Concejo Municipal Tesorera/Hacienda Secretara de Educacin Secretara de Obras Pblicas Secretara de Planeacin Secretara de Turismo Listar todas las dependencias del orden central y descentralizado Comercial Condiciones fsicas Buen estado Situacin Pliza de seguro Deterioro jurdica del Vigente Vencida Tipo de inmueble pliza
| 135
Listado de procesos a favor y en contra de la administracin

Entidad Representante legal Periodo informado: No. Identificacin de proceso Clase de proceso Apoderado
Es frecuente que la entidad se encuentre involucrada en procesos judiciales a favor o en contra. Este cuadro permite conocer cules son esos procesos, las condiciones en las que se encuentran, los montos y quines son los apoderados.
Estado proceso
Monto provisin
Condicin del proceso
Ciudad Fallo o Valor donde se sentencia fallo o adelanta sentencia proceso
Tiempo duracin
No. Fecha Fecha Radicacin terminacin
Funcionario interno
Externo Valor Tiempo nombre y duracin
Valor
Criterio juridico
A En favor contra
Dnde dice?
Contralora General de la Repblica (SIDEF).
| 137
Plan de compras
Entidad Plan de compras Periodo informado No. Descripcin del bien Cantidad de bienes y servicios Nmero Unidad de medida Valor unitario de m edida del bien o servicio
El primer formato permite conocer las adquisiciones de bienes o servicios realizadas durante cada administracin. El segundo formato aporta elementos para evaluar los programas y software que tiene en uso la administracin.
Valor total de bienes o servicios adquiridos o prestados
Modalidad de adquisicin realizado
Rubro presupuestal
Perodo de adquisicin
FUente: Contralora General de la Repblica (SIDEF)
Plan estratgico de informtica

Nombre del programa o software adquirido Tipo de servicio que Fecha de adquisicin presta Costos Adquisicin Mantenimiento Estado Uso Desuso Resultados alcanzados
Tipo de Hardware
Fecha de adquisicin
Costos Adquisicin Mantenimiento
Estado Uso Desuso
138 | Anexo 5 - Normatividad
| 139
Anexo 5 - Normatividad
Ley
Ley 42 de 1993
Contenido
Comprende el conjunto de preceptos que regulan los principios, sistemas y procedimientos de control fiscal financiero; de los organismos que lo ejercen en los niveles nacional, departamental y municipal y de los procedimientos jurdicos aplicables. Tiene por objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participacin ciudadana. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y el funcionamiento de los municipios. Por la cual se establece la Ley Orgnica del Plan de Desarrollo. Por la cual se modifica la Ley 136 de 1994 y se dictan otras disposiciones. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracin pblica y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupcin administrativa. Por la cual se adopta el Cdigo Disciplinario nico. Por la cual se modifican la Ley 9 de 1989 y la Ley 3 de 1991 y se dictan otras disposiciones. Dicta disposiciones sobre los planes de ordenamiento territorial y directrices para el desarrollo urbano municipal, entre otros. Por la cual se establece un rgimen que promueva y facilite la reactivacin empresarial y la reestructuracin de los entes territoriales para asegurar la funcin social de las empresas y lograr el desarrollo armnico de las regiones y se dictan disposiciones para armonizar el rgimen legal vigente con las normas de esta ley. Por la cual se crean el Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal (SICE), el Catlogo nico de Bienes y Servicios (CUBS) y el Registro nico de Precios de Referencia (RUPR), de los bienes y servicios de uso comn en la Administracin Pblica y se dictan otras disposiciones. Por la cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contraloras. Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgnica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralizacin y se dictan normas para la racionalizacin del gasto pblico nacional. Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de los servicios de educacin y salud, entre otros. Por la cual se establecen nuevos plazos para realizar, adoptar y aplicar las estratificaciones socioeconmicas urbanas y rurales en el territorio nacional y se precisan los mecanismos de ejecucin, control y atencin de reclamos por el estrato asignado. Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico. Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
Se recomienda a la Administracin saliente elaborar un listado por secretaras de las principales normas que debe tener en cuenta el nuevo gobierno para el desarrollo de sus funciones, algunas de ellas son:
Ley
Ley 902 de 2004 Ley 951 de 2005
Ley 80 de 1993 Ley 87 de 1993 Ley 134 de 1994 Ley 136 de 1994 Ley 152 de 1994 Ley 177 de 1994 Ley 190 de 1995 Ley 200 de 1995 Ley 388 de 1997
Contenido
Por la cual se adicionan algunos artculos de la Ley 388 de 1997 y se dictan otras disposiciones. (Vigencia y revisin del plan de ordenamiento). Por la cual se crea el acta de informe de gestin.
Ley 1098 de 2006 Por la cual se expide el cdigo de la infancia y la adolescencia. Ley 1122 de 2007 Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones. Ley 1257 de 2008 Por la cual se dictan normas de sensibilizacin, prevencin y sancin de formas de violencia y discriminacin contra las mujeres. Decreto de 1222 Por el cual se expide el cdigo de rgimen departamental. de 1986 Decreto 855 de 1994 Decreto 111 de 1996 Decreto 4002 de 2004 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 en materia de contratacin directa. Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgnico de Presupuesto. El artculo 5 seala que el concejo municipal o distrital, por iniciativa del alcalde y en el comienzo del perodo constitucional de este, podrn revisar y ajustar los contenidos de largo, mediano o corto plazo de los Planes de Ordenamiento Territorial, siempre y cuando haya vencido el trmino de vigencia de cada uno de ellos, segn lo establecido en dichos planes. Tales revisiones se harn por los motivos y condiciones contemplados en los mismos Planes de Ordenamiento Territorial para su revisin, segn los criterios que establece el artculo 28 de la Ley 388 de 1997 Emitida por la Contralora General de la Repblica. Reglamenta la rendicin de cuenta, su revisin y unifica la informacin que se presenta a la Contralora General de la Repblica. Emitida por la Contralora General de la Repblica. Por la cual se reglamenta la metodologa para el Acta de Informes de Gestin y se modifica parcialmente la Resolucin Orgnica 5544 de 2003. Normas relativas a reestructuraciones que se hayan adelantado. Estatuto territorial de Presupuesto y acuerdos reglamentarios. Estatuto Contratacin Administrativa y Decretos Reglamentarios Ley de Presupuesto General de la Nacin Estatuto Tributario Por la cual se organizan, criterios y procedimientos que permitan integrar los sistemas de planificacin y la red nacional de Bancos de Programas y Proyectos.
Ley 550 de 1999
Ley 598 de 2000
Ley 610 de 2000 Ley 617 de 2000
Ley 715 de 2001 y 1176 de 2007
Resolucin Orgnica 5544 de 2003 Resolucin Orgnica 5674 de 2005 Otras disposiciones
Ley 732 de 2002
Ley 734 de 2002 Ley 819 de 2003
Resolucin 806 de 2005

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Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2011-2012

ISSN 2248- 6259

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www.dnp.gov.co www.portalterritorial.gov.co www.esap.edu.co

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Luisa Fernanda Sierra Aldana

Oswaldo Aharn Porras Vallejo

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Mara Piedad Velasco

Maritza Pomares Quimbaya

Jair Solarte Padilla

Eurpides Gonzlez Ordez

Nicols Prez Marulanda

William Espinosa Santamara

Riti Lucila Ahumada Farieta

Jos Fernando Arias Duarte

Mara de Jess Martnez Faras

Jos Alejandro Bayona Chaparro

Gabriel Armando Piraquive Galeano

Luz Stella Carrillo Silva

Diego Rafael Dorado Hernndez

Luz Helena Chamorro Arboleda

Jean Philippe Pening Gaviria

William Augusto Jimnez Santa

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Contadura General de la Nacin (UAE).

Subcontadura General y de Investigacin. Subcontadura de Centralizacin de la Informacin. GIT - Control Interno.

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Carolina Urrutia Vsquez

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