Plan de Mejoramiento

FORMATO No INFORMACIN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO Informe presentado a la Contralora General de la Repblica Entidad: MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL
Representante Legal: CECILIA MARIA VELEZ WHITE NIT: 8999990017 Perodo Informado: 2008 Fecha de suscripcin : Fecha de Evaluacin 07-Dec-09 31-Dec-09
Porcentaje de Puntaje Puntaje Logrado Puntaje Plazo en Avance fsico de Avance fsico de Logrado por las por las metas atribuido metas semanas de ejecucin de las metas metas Vencidas ejecucin de las vencidas las Meta metas (Poi) (POMVi) metas
0.0
Numero consecutivo del hallazgo
Cdigo hallazgo
Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)
Causa
Efecto
Accin correctiva
Objetivo
Descripcin de las Metas
Unidad de Dimensin medida de las de la meta Metas
Fecha iniciacin Metas
Fecha terminacin Metas
Responsable
18 03 100
Con ocasin del hallazgo 17 correspondiente a recursos del proyecto de educacin rural (PER), en el Departamento del Magdalena, se establece un faltante de bienes del Estado que de las 2.122 unidades recibidas por la entidad territorial, solo se hizo entrega de 602 unidades lo que evidencia un faltante de 1.520 unidades. Fecha de Terminacin Metas: 31-Dic-09.
Falta de seguimiento a la entrega de elementos adquiridos con recursos del (PER), al Departamento del Magdalena
El sistema de seguimiento continua en diseo y est listo en un 80%. Se ha verificado que permita identificar el destino final de los bienes, con base en las inversiones reales. La versin final, ya piloteada, estar disponible en Faltante de marzo de 2010. Este retraso en el bienes con diseo no ha afectado el presunta seguimiento de la ejecucin del incidencia fiscal Proyecto porque la entrega de bienes comenzar en marzo de 2010. A la fecha no se han entregado bienes financiados con recursos del PER en las Entidades Territoriales Certificadas.
Contar con un sistema de seguimiento que permita conocer el destino final de los bienes a nivel de establecimientos educativos, donde se Sistema de puedan verificar seguimiento en montos y cantidades operacin adquiridas frente a lo efectivamente entregado. Esto ser importante para la ejecucin de todo el proyecto.
Sistema de seguimiento
100%
01/10/2009
30/03/2010
25.71
0.80
80%
20.6
0.0
0.0
PER
11 03 002
No obstante y con el fin de promover la informacin regional sobre infraestructura educativa, la El Ministerio no cuenta con un inventario priorizacin de los actualizado de la Infraestructura Escolar a establecimientos con Nivel Nacional. Fecha de Terminacin educativos las diferentes Metas: 30-Jul-09. fuentes de recursos y definicin de estrategias de mejoramiento de la cobertura.
La informacin que reposa en el Ministerio es la reportada por las entidades territoriales en el marco del SINEB y relaciona exclusivamente el nmero de establecimientos educativos, pero no refiere ni su estado fsico, ni su situacin jurdica.
Se han asignado recursos a 56 a secretarias de educacin certificadas , actualmente existen 6 entidades terriotriales con levantamiento de inventario finalizado, 35 entidades que se encuentran en proceso de levantamiento de 2008 y 15 que se encuentran iniciando el proceso. 16 entidades territoriales culminaron el levantamiento de informacin con recursos propios, 5 entidades estan en proceso de levantamiento y 1 entidad que esta en proceso de contratacin
Contar con un inventario de 90 Inventarios en infraestructura escolar proceso estatal consolidado
90 inventarios de infraestructura escolar estatal en proceso
90
01/01/2009
31/10/2010
95.43
78.00
87%
82.7
0.0
0.0
Direccin de Cobertura
11 03 002
Los 5.936 nuevos cupos reportados, responden a la dinmica de las Generando en instituciones y a Tomando como referente el plan de accin consecuencia que las iniciativas del para la vigencia correspondiente a la actividad de numero de Ministerio desde 2007 solamente cupos creados por los CERES para la vigencia el ao 2004 ya se objeto de auditoria, la meta proyectada que tan solo el 20 comprometieron equivalente a 8.000 nuevos cupos a travs de de diciembre de recursos por $225 estos centros, no se alcanz, Cumplimiento: 74% 2007 se millones. suscribieron los convenios 366, 367 y 368 de 2007.
1. Creacin de 20 nuevos CERES en 2009. Crear nuevos CERES y consolidar los actuales, mediante la vinculacin de stos a los procesos de acutoevaluacin y asistencia tcnica a travs de los encuentros regionales de redes de CERES.
1. 20 CERES.
20
01/01/2009
31/12/2009
52.00
20.00
100%
52.0
52.0
52.0
Mantener las acciones de desconcentracin de la oferta de educacin superior mediante la creacin y consolidacin de CERES.
2. Inclusin del 30% de los CERES en los 2. 30% del total procesos de de CERES. autoevaluacin en 2009. 3. Realizar 5 encuentros regionales de CERES 3. 5 encuentros como estrategia de regionales. consolidacin y sostenibilidad, en 2009.
30%
01/01/2009
31/12/2009
52.00
0.30
100%
52.0
52.0
52.0
Subdireccin de Acceso
01/01/2009
31/12/2009
52.00
5.00
100%
52.0
52.0
52.0
Cdigo hallazgo
Causa
Efecto
Accin correctiva
Objetivo
Responsable
11 03 002
En cuanto a las estrategias para fomentar la permanencia en la Educacin Superior, y el anlisis de la gestin desplegada por el Ministerio, en la vigencia objeto de auditoria, se encuentra que los resultados del SPADIES son an preliminares, debido a que no se cuenta con informacin completa, de donde se infiere que la tasa de desercin para el 2007 de 10.7 no es real, ni definitiva. Tan poco se encuentra que se haya realizado la publicacin de los informes de resultados del SPADIES y del libro sobre desercin estudiantil. Cumplimiento: 50% En el Ministerio de Educacin Nacional, no existe un registro de la propiedad intelectual relacionadas con los proyectos estratgicos que ese ejecutan, debido a que no se amparar los derechos de propiedad intelectual. Cumplimiento: 60%.
Al cierre de la vigencia solamente se tienen el texto de estos informes y con cifras que distan de los resultados a diciembre de 2007.
Reporte que no guarda relacin con el plan de accin proyectado para la estrategia en comento
Socializar el marco El libro ya se encuentra editado y terico y conceptual sobre actualizado con datos al 2008, falta la la metodologa de Publicacin de libro revisin final del prologo y proceder con seguimiento a la el tiraje definitivo desercin estudiantil
Publicacin de libro
01/01/2009
31/12/2009
95.43
0.90
90%
85.9
85.9
95.4
Subdireccin de Desarrollo Sectorial
18 04 001
No se amparan los derechos de propiedad intelctual, derivados de su ejecucin contractual y misional.
Generando incertidumbre acerca del valor de la propiedad intelectual que le corresponde.
La Oficina Asesora Jurdica ya adelant las gestiones ante la Subdireccin de Desarrollo Organizacional para que se elabore e implemente el procedimiento para el registro de derechos de propiedad intelectual, previa definicin jurdica de los aspectos a tener en cuenta.
Establecer un proceso organizado que Implementacin del garantice el registro procedimiento. de los productos cuando legalmente se requiera.
Documento
01/11/2009
30/11/2010
56.29
0.20
20%
11.3
0.0
0.0
Encuesta Nacional de Desercin Escolar. De acuerdo con la informacin remitida por la Entidad, se encontr que a 31 de diciembre de 2008 el Ministerio no concluy el proceso de la 12 02 002 Encuesta Nacional de Desercin Escolar, por tanto no ha logrado cumplir el propsito de conocer la cantidad de poblacin en riesgo de desercin escolar y por ende, no ha iniciado acciones que mitiguen este problema social.
Incumplimiento de metas y acciones.
El no beneficio a la poblacin estudiantil vulnerable por la inoportunidad en la construccin de los 46 colegios.
Se hizo la Encuesta Nacional de desercin escolar y se aplic a los 80 secretarias de educacion, se realiz el pilotaje de la parte correspondiente a los hogares. Se evidencia mediante el informe de resultado y las bases de datos.
Nmero de secretaras de educacin en Encuesta Nacional las que se de Desercin Escolar implement la a secretarios de encuesta a educacin, docentes secretarios de y estudiantes educacin, aplicada. docentes y Cumplir con la meta de estudiantes realizacin de la aplicada. Encuesta.
80
01/01/2009
31/12/2009
52.00
80.00
100%
52.0
52.0
52.0
Subdireccin de Permanencia
Realizacin de la prueba piloto Pilotaje de la con hogares Encuesta Nacional (desertores, de Desercin a grupo control y desertores realizado. padre o cuidador). Construccin y Dotacin de Establecimientos Educativos. Dentro del Plan Sectorial 2006-2010, el Ministerio de Educacin Nacional estableci como una de las actividades de la Poltica de Cobertura, el financiar el diseo, construccin y dotacin de nueva infraestructura educativa para 46 establecimientos educativos en las zonas marginales de extrema pobreza en diferentes entidades territoriales que de acuerdo con el Sistema de Informacin de Poblacin Desplazada SIPOD -, presentan El no beneficio Se han venido implementando alta recepcin de poblacin desplazada, a la poblacin acciones correctivas por parte del para que a su vez dichas entidades estudiantil Ministerio de Educacin Nacional y territoriales las entreguen en concesin por vulnerable por FONADE con el fin de solucionar Incumplimiento un periodo no inferior a doce (12) aos. la las dificultades o demoras que han de metas. Ahora bien, con corte a marzo de 2009 y inoportunidad surgido en desarrollo del proyecto. habiendo transcurrido tres aos desde el en la El proyecto a hoy, va acorde con inicio del proyecto, se pudo establecer que a construccin de las metas establecidas para el la fecha no se han terminado de construir los 46 colegios. 2010 los 46 establecimientos educativos propuestos, igualmente los procesos de contratacin para el diseo y para la construccin an no han iniciado en la mayora de los entes territoriales. As las cosas, contos anteriores y por funcionarios del MEN.31-12-06. Dados de baja con la Resolucin 997 de 2005Cerca de 2079 elementos de baja por $3.021.6 millones, no cuentan con Resolucin y acta de baja.e Tesorera. El MEN ha omitido los
01/01/2009
31/12/2009
52.00
1.00
100%
52.0
52.0
52.0
12 02 002
Ejecucin del proyecto de construccin, Entregar 33 dotacin y concesin infraestructuras educativa educativas a 2010 de conformidad con las Nota: Se aclara que el metas establecidas proyecto inicio el 1 de por el Ministerio. enero de 2008
33 infraestructuras educativas construidas y dotadas.
33
01/10/2009
30/09/2010
52.00
0.00
0%
0.0
0.0
0.0
Direccin de Cobertura
Cdigo hallazgo
Causa
Efecto
Accin correctiva
Objetivo
Responsable
Centros Regionales de Educacin Superior CERES. El programa de los Centros Regionales de Educacin Superior CERES como estratgica para desconcentrar la oferta, mejorar la calidad y ampliar la cobertura de cupos que promuevan programas a distancia y /o virtuales en educacin superior tcnica profesional tecnolgica y universitaria y que Incumplimiento 12 02 002 permitan el acceso de los jvenes, ha sido de metas. una de las actividades que el Ministerio de Educacin Nacional debe promover en diferentes regiones del pas. Para la vigencia objeto de la presente auditora, es decir 2008, la meta proyectada era la creacin de 50.000 nuevos cupos en los Centros Regionales de Educacin Superior CERES , cumplimiento que tampoco se evidenci. Se estableci que entre el ao 2007 l id d l 2009 h Aportes a EPS y Pensiones Nivel Central. De la muestra seleccionada de los contratos de prestacin de servicios profesionales En las carpetas suscritos por el Ministerio de Educacin de los contratos Nacional en la vigencia 2008, para anlisis y revisados no revisin, se encontr que en las carpetas no reposan los 14 04 100 obran las constancias de los pagos a los soportes de los aportes a salud y pensiones en los trminos pagos de establecidos en el Decreto 1703 de 2002, la aportes a EPS Circular Conjunta 001 del 6 de diciembre de y Pension 2004 de los Ministerios de Hacienda y Crdito Pblico y de la Proteccin Social y la Ley 1122 de 2007. Afiliacin al Sistema de Riesgos Profesionales. En la revisin de las carpetas de los contratos de prestacin de servicios profesionales suscritos por el Ministerio de Educacin Nacional en la vigencia 2008, se determin que no existe constancia escrita por parte de los contratistas sobre su intencin de afiliarse o no al Sistema General de Riesgos Profesionales, conforme lo establece el artculo 23 del Decreto 1703 de 2002 y el literal c) del artculo 1 del Decreto 2800 de 2003.
El no beneficio a la poblacin en la educacin superior con la creacin e nuevos cupos a travs de los CERES.
Se realizaron 5 (cinco) foros regionales para todos los CERES en funcionamiento, se convocaron 70 CERES que reunieran condiciones para autoevaluacin y se presentaron 40 y 15 CERES se benficiaron de planes de mejoramiento
1. Prestacin de servicios de asistencia tcnica por parte del Equipo Consolidar los CERES MEN en el 50% de en funcionamiento, los CERES en funcionamiento. mediante la presetacin de asistencia tcnica por 2. Inclusin del 40% de los CERES en los parte del MEN, la vinculacin de stos a procesos de autoevaluacin en los procesos de autoevaluacin y el 2010. apoyo en planes de mejoramiento. 3. Apoyar planes de mejormaiento en 10 CERES.
1. Porcentaje de CERES recibiendo asistencia tcnica. 2. Porcentaje de CERES participando de la autioevalucin.
50%
01/01/2010
31/10/2010
43.29
0.50
100%
43.3
0.0
0.0
40%
01/01/2010
31/10/2010
43.29
0.40
100%
43.3
0.0
0.0
Direccin de Educacin Superior
3. CERES apoyados en sus planes de mejoramiento.
10
01/01/2010
31/10/2010
43.29
10.00
100%
43.3
0.0
0.0
Incumplimiento de lo exigido por la Ley 100/93 y sus normas reglamentarias, generando incertidumbre sobre el pago de los aportes a Salud y Pensin por parte de los contratistas.
Los formatos mejorados fueron : Formato de Informe Final y Formato de Informe Parcial de Formato de informes Interventoria y adems el de mejorados certificado de cumplimiento. En la Disminuir la frecuencia ficha tcnica del proceso de casos en los que Administrar la Contratacin se no se presente adicion que debe ir como documentacin documento anexo para el pago el referente a la afiliacin documento Mi Planilla o la al SGSS S y P Proceso de pago en certificacin del representante legal Central de Cuentas o Revisor Fiscal segn lo indique la con verificacin de Ley. este punto Se cre un formato para que el contratista manifieste su voluntad de afiliarse a la ARP. Se modific la minuta del contrato expresando las condiciones dependiendo de la decisin de afiliacin o no. Se expidi una resolucin en la que se faculta a Pidad Nieto para firmar el formato de afiliacin y remitirlo a la ARP.
2 formatos mejorados
01/11/2009
30/07/2010
38.71
2.00
100%
38.7
0.0
0.0
1 proceso revisado y mejorado
01/11/2009
30/07/2010
38.71
1.00
100%
38.7
0.0
0.0
Subdireccin de Contratacin y Gestin Administrativa
14 04 100
La no exigencia por parte del Ministerio sobre la voluntad del contratista de afiliarse o no al Sistema de Riesgos Profesionales.
Incumplimiento de lo exigido por el Decreto 1703/02, generando una omisin por parte del Ministerio.
Garantizar que el MEN cuente con la evidencia de la voluntad del Incluir la modificacin Minuta contratistas de en la minuta modificada servicios profesionales de su afiliacin al Sistema de Riesgos Profesionales.
01/10/2009
31/10/2009
4.29
1.00
100%
4.3
4.3
4.3
Se contrato la elaboracin del curso virtual con la firma CEIPA y se defini la tabla de contenido del curso Supervisin Contratos de Prestacin de Servicios Profesionales. En las carpetas de los contratos de prestacin de servicios profesionales no reposan la totalidad de los Informes de Interventora sealados de 14 04 004 acuerdo con el texto del contrato. As como tampoco los Informes peridicos que deben presentar los contratistas, dependiendo del plazo contractual que permitan evidenciar el avance de la ejecucin del mismo y las condiciones de calidad.
1 curso virtual diseado
01/10/2009
31/01/2010
17.43
1.00
100%
17.4
0.0
0.0
Falta de seguimiento a la ejecucin contractual
Incumpliento en las obligaciones del contratista En proceso de desarrollo de los por supervisin contenidos dentro del curso. inadecuada e inoportuna del contrato.
Mejorar el ejercicio de 1 curso virtual producido la interventoria
Curso virtual
01/10/2009
28/02/2010
21.43
0.50
50%
10.7
0.0
0.0
Implementacin de un curso Virtual para interventores
1 curso virtual implementado
01/10/2009
30/03/2010
25.71
0.00
0%
0.0
0.0
0.0
Cdigo hallazgo
Causa
Efecto
Accin correctiva
Objetivo
Responsable
Gestin Documental. Las carpetas contentivas de la totalidad de los contratos remitidos para revisin y anlisis de la Comisin Auditora no contienen informacin completa, no estn foliadas, los documentos originales se conservan con las copias de forma indiscriminada e incluso con documentos borrador, la informacin se encuentra dispersa en diferentes dependencias, no se archiva en forma ordena, se conservan varias copias de un 19 05 002 mismo documento de forma fraccionada ni unificada su rotulacin. La Entidad no ha adoptado las tablas de retencin documental, como instrumento tcnico de gestin necesario para operar adecuadamente los archivos con su listado de series y sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les debi asignar el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos institucionales Contrato de Tercerizacin del Control Interno. Se encontraron deficiencias en la evaluacin tcnica de las propuestas presentadas en el proceso de contratacin de la tercerizacin del control interno del Ministerio de Educacin Nacional. Es as como se pas por alto la evaluacin jurdica y tcnica, soporte que obra en la carpeta 3 del contrato 584 de 2008 y que seala que si bien KPMG- Contratista obtuvo un puntaje aceptable, no cuenta con la experiencia suficiente en el sector pblico, en el Modelo Estndar de Control Interno - MECI y la 14 02 012 norma NTCGP 1000. En los productos entregados por KPMG no se observ el relacionado con la medicin de los indicadores establecidos en el sistema integrado de gestin y la propuesta de nuevos indicadores para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del control interno. Igualmente en el sondeo que se realizo con varios funcionarios del MEN que tuvieron contacto con la empresa KPMG, informaron que la empresa no aporto ningun valor agregado a lo ya realizado con contratos anteriores y por funcionarios del MEN. Planeacin e Indicadores de Gestin. Los Contratos 584, 125, 793, 704, 230, 227, 208, 243 y los Convenios 004, 596, 163, 559, 602, 797, 482, 226 y 014 de 2008 evidencian debilidades en la planeacin, 14 04 100 teniendo en cuenta que los mismos no reportan sus resultados bajo evidencia fsica que demuestre o soporte el alcance e impacto a nivel nacional y territorial de las actividades desarrolladas en los contratos y convenios referidos. Formatos de Interventora. En el diligenciamiento de los formatos de interventora se realiza una labor de copiar y pegar sin revisar el nmero del informe y las fechas que corresponden a la fecha real del informe de interventora, como se evidencia en los contratos 33 y 125, en los cuales hay varios informes parciales de interventora con el mismo nmero y con la misma fecha, pero con porcentajes de avances diferentes en el nivel de ejecucin del contrato, 14 04 004 induciendo esto a un error en el nivel de
Ineficiente manejo del archivo de gestin por la Deficiente mayora los gestin funcionarios documental. como por el responsable del archivo central
Organizar los expedientes de contratacin y realizar controles de Se realizaron brigadas de los documentos que organizacin y verificacin la base entregan los de datos contra el fsico,y se estn Mantener el adecuado abogados de la insertando los documentos que se cumplimiento de las Subdireccin de transfieren de las dependencias normas sobre gestin Contratacin para ser para completar la informacin de documental anexados a los los contratos, se estn realizando contratos y controles campaas para la foliacin de los de los prstamos que expedientes. se realizan de los expedientes de contratacin a los abogados.
En el tiempo establecido se organizarn 1.600 carpetas de contratos
3000
19-Sep-09
31/12/2009
14.71
1600.00
53%
7.8
7.8
14.7
Oficina de Atencin al Ciudadano
Productos Falta de entregados de experiencia del baja calidad contratista que no aportan seleccionado nada nuevo a para la la labor de ejecucin del control interno contrato. del
El Ministerio de Educacin incluyo en el Concurso de Mritos 07 de 2009 relacionado con la Tercerizacin de Auditoria Interna una modificacin en el pliego de condiciones en el siguiente sentido: - Exigencia de experiencia por parte de los proponentes en NTCGP 1000 - MECI. - Exigencia de experiencia de los proponentes en Auditoria Interna tercerizada
Mayor exigencia y experiencia especifica 1 pliego de Pliego de en normas aplicables condiciones ajustado conidciones al sector pblico
01/08/2009
30/09/2009
8.57
1.00
100%
8.6
8.6
8.6
Oficina de Control Interno
No planificacin sobre los contratos a realizar para medir el nivel de gestin.
Se contrato la elaboracin del curso virtual con la firma CEIPA y se defini la tabla de contenido del Celebracin de curso contratos que no aportan Mejorar el ejercicio de En proceso de desarrollo de los ningun valor a contenidos dentro del curso. la intervnetoria la gestin de la entidad Implementacin de un curso Virtual para interventores Se contrato la elaboracin del curso virtual con la firma CEIPA y se defini la tabla de contenido del curso
01/10/2009
31/01/2010
17.43
1.00
100%
17.4
0.0
0.0
1 curso virtual producido
Curso virtual
01/10/2009
28/02/2010
21.43
0.80
80%
17.1
0.0
0.0
01/10/2009
30/03/2010
25.71
0.00
0%
0.0
0.0
0.0
01/10/2009
31/01/2010
17.43
1.00
100%
17.4
0.0
0.0
10
Informes de interventora mal
En proceso de desarrollo de los Deficiencia en contenidos dentro del curso. la informacin que reposa en
1 curso virtual producido Mejorar el ejercicio de la intervnetoria Curso virtual
01/10/2009
28/02/2010
21.43
0.80
80%
17.1
0.0
0.0
Subdireccin de Contratacin y Gestin
Cdigo hallazgo
Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras) induciendo esto a un error en el nivel de ejecucin del contrato, lo cual no da credibilidad ni confiabilidad a su estado final. Idntica situacin se evidenci en los formatos de aprobacin de plizas, en los cuales la copia de datos de los anteriores contratos gener que se transcribiera exactamente lo mismo para otro tipo de actos. Esta situacin se encuentra en los contratos de prestacin de servicios 19 y 40 de 2008, cuyo formato se diligenci con el
Causa mal diligenciados
Efecto
Accin correctiva
Objetivo la intervnetoria
Responsable Gestin Administrativa
los informes de intervertoria.
01/10/2009
30/03/2010
25.71
0.00
0%
0.0
0.0
0.0
11
Actas de Inicio de Contratos. En los contratos 31, 21, 38, 33, 118 de 2008 se encontraron correcciones a lpiz de las La debilidad en Incertidumbre fechas de las actas de inicio originales, lo la funcin de en el inicio de Mejorar el ejercicio de 14 04 100 cual no ofrece credibilidad sobre la interventoria en la ejecucin de En proceso de desarrollo de los la intervnetoria documentacin que reposa en las carpetas, la ejecucin de los contratos. contenidos dentro del curso. generando incertidumbre sobre la veracidad los contratos. de la informacin que reposa en las carpetas. Implementacin de un curso Virtual para interventores Se contrato la elaboracin del curso virtual con la firma CEIPA y se defini la tabla de contenido del curso
Se contrato la elaboracin del curso virtual con la firma CEIPA y se defini la tabla de contenido del curso
01/10/2009
31/01/2010
17.43
1.00
100%
17.4
0.0
0.0
1 curso virtual producido
Curso virtual
01/10/2009
28/02/2010
21.43
0.80
80%
17.1
0.0
0.0
01/10/2009
30/03/2010
25.71
0.00
0%
0.0
0.0
0.0
12
Cumplimiento Objeto Contractual. En los contratos 31, 584, 704 y 156 de 2008 no reposa evidencia sobre todos los productos pactados en el contrato y sobre el recibo a satisfaccin de los mismos por parte del interventor, lo cual impide verificar el cumplimiento contractual y evidencia una 14 04 100 ausencia de las obligaciones estipuladas en las clusulas del contrato. As mismo, en Contrato 609 de 2008 cuyo objeto fue la elaboracin del manual tcnico de cartera, no se evidenci que el mismo fuera debidamente aprobado y adoptado por la Entidad.
01/10/2009
31/01/2010
17.43
1.00
100%
17.4
0.0
0.0
Falta de evidencia de los productos entregados a satisfaccin.
Podra configurarse una presunta incidencia fiscal, por no tener certeza sobre los productos entregados
En proceso de desarrollo de los contenidos dentro del curso.
1 curso virtual Mejorar el ejercicio de producido la intervnetoria
Curso virtual
01/10/2009
28/02/2010
21.43
0.80
80%
17.1
0.0
0.0
01/10/2009
30/03/2010
25.71
0.00
0%
0.0
0.0
0.0
13
14 02 013
Soportes Idoneidad Contratistas. En las carpetas de los contratos 31, 40, 18, 38, 125, 704, 118 y 495 de 2008 no reposan los respectivos soportes de estudio y laborales que acrediten las calidades acadmicas del contratista, ni tampoco la experiencia profesional requerida para el desarrollo del contrato. Lo anterior denota debilidades en la acreditacin de la idoneidad de los contratistas vinculados con el Ministerio de Educacin. As mismo, en el Convenio 602 de 2008 no est suficientemente sustentada la propuesta que present al MEN, corroborando lo antes sealado. Gestin Jurdica. La celebracin del Contrato 793 de 2008 cuyo objeto fue la revisin y verificacin de contratos de vigencias anteriores para determinar el estado de su ejecucin y su situacin contable, permiten establecer que el Ministerio de Educacin Nacional no esta realizando una juiciosa labor en cuanto al seguimiento jurdico y financiero de los contratos y convenios que suscribe. Adicionalmente la ausencia de documentos y de informacin en las carpetas de dichos contratos le impide al Ministerio el establecer su real y efectiva ejecucin, lo que podra generar desmedro econmico para la Entidad, como as lo reconoce el Ministerio al manifestar que a travs de la suscripcin del sealado Contrato 793 de 2008 se ha logrado recuperar mas de 900 millones de pesos.
No reposa en las carpetas los soportes que acrediten la idoneidad y/o experiencia del contratista para ejecutar el objeto contractual encomendado.
Imposibilidad de garantizar que el bien o servicio ejecutado en los contratos referidos tuvo la calidad requerida por el MEN.
El procedimiento en la prctica lo esta adelantando la Subdireccin de Talento Humano con los Asegurar la presencia Mejorar el proceso de controles que garantizan la revisin de soportes en las AF-GN-CN-SC-01-08 exacta de la informacin que carpetas contractuales respalda las HV. Falta actualizar la Ficha Tecnica
Proceso revisado, mejorado e implementado
1.00
01/10/2009
30/03/2010
25.71
1.00
100%
25.7
0.0
0.0
14
14 04 004
Se contrataron las firmas Edgar Falta de Nieto y Asociados y Reyes Sanear la liquidacin Contratos de gestin gestin judicial Presunta Consultores Ltda. quienes se Contratos de contratos de liquidacin de y jurdica por incidencia fiscal encentran adelantando la suscritos pendientes en el MEN contratos suscritos parte del MEN liquidacin de contratos pendientes desde noviembre de 2009
2.00
15/10/2009
31/12/2009
11.00
2.00
100%
11.0
11.0
11.0
Cdigo hallazgo
Causa
Efecto
Accin correctiva
Objetivo
Responsable
15
22 02 002
Seguimiento Aspecto Tecnolgico. En la mesa de trabajo sostenida entre el Jefe de la Oficina de Tecnologa del Ministerio de Educacin Nacional y el Equipo Auditor se estableci que el Contrato 141 de 2007 suscrito entre el Ministerio de Educacin Nacional y la firma Softmanagement, se ejecut conforme a lo pactado y dentro del trmino establecido para el mismo. No obstante, en revisin del avance de ejecucin se evidenci que en el mismo se realizaron algunos ajustes solicitados por los usuarios, tal es el caso de la planilla integrada SOI, lo cual denota que el desarrollo del contrato est en evolucin, y esto implica cambios y modificaciones al sistema. Las modificaciones internas o externas que realiza el Ministerio deben ser respaldas por un mapa de riesgos con soluciones rpidas que sirvan de gua para estos riesgos como las modificaciones de la planilla integradas. Acompaamiento Tecnolgico. Se encontr que a la fecha existen dos reportes pendientes por habilitar en el rea de produccin, los cuales ya se encuentran validados por los usuarios finales, esta mora genera un obstculo para el desarrollo del proceso que se adelanta en el registro de los recursos provenientes de Ley 21 de 1982. Se estableci que la Oficina de Tecnologa de la Entidad posee una herramienta denominada bolsa de mantenimiento para dar solucin a las necesidades de los usuarios del mencionado sistema con ocasin a las necesidades de aprendizaje de los usuarios, no obstante, resulta insuficiente el acompaamiento para el proceso aludido. Se evidenci que durante la vigencia 2008, el Ministerio de Educacin Nacional no efectu la capacitacin continua, destinada al equipo de ingenieros, sobre el Sistema Ley 21 de 1982, teniendo en cuenta que la gran mayora muchos de los requerimientos se generaron a la Bolsa de Horas ocasionando costos adicionales al Ministerio. Contratacin Bolsa de Horas. Se evidenci la existencia de un nuevo proceso contractual para el soporte y mantenimiento de la modalidad de bolsa de horas para suplir los requerimientos tcnicos planteados por los usuarios lderes con ocasin a la evolucin de los recaudos provenientes de Ley 21 de 1982. Adicionalmente, se estableci que existen requerimientos que no se han generado en produccin, ya que ha sido necesario esperar definiciones del rea para lograr los ajustes finales, tales como formulaciones, porcentajes de clculo entre otros elementos del negocio propios de la naturaleza del recaudo de Ley 21 de 1982. Duplicidad de funciones. El grupo de funcionarios del Ministerio de Educacin Nacional que adelanta el proceso de conciliacin, depuracin y registro de los recursos provenientes de Ley 21 de 1982, se ven precisados a realizar actividades idnticas para el mismo proceso que las realizadas por el contratista Softmanagement. Es as como por una parte, se contina con el anterior sistema manual de digitacin y por otra, realizan registro a travs del cargue automtico.
La no realizacin de un mapa de riesgos para apoyar las modificaciones hechas a la planilla integrada.
Falta de control sobre los riesgos que se originen por las modificaciones.
La Oficina de Tecnologa junto con la Subdireccin de Gestin Financiera establecieron los pasos que se deben seguir cada vez que se va a realizar un cargue de informacin. As mismo, cada uno de los requerimientos se solicita por medio de un formato de requerimiento donde se especifican objetivos, complejidad, justificacin y responsables, de esa manera se lleva el control de cada una de las solicitudes que el rea usuaria establece.
Evitar, detectar y mitigar los riesgos asociados con los cambios en el sistema de recaudos de Ley 21
Documentar el cumplimiento del procedimiento de control de cambios para cada requerimiento desarrollado en la aplicacin
Requerimiento s documentados
100%
14/10/2009
31/12/2009
11.14
1.00
100%
11.1
11.1
11.1
Oficna de Tecnologa
16
22 02 100
Falta de control en la contratacin de la llamada "Bolsa de Horas".
Falta de control en la Se encuentran 21 reportes contratacin de operativos en el ambiente de la llamada produccin "Bolsa de Horas".
Poner en produccin los reportes requeridos Terminar la puesta en Reportes por los usuarios y produccin de los solicitados e construidos mediante reportes implementados el contrato de "Bolsa de horas".
2.00
01/01/2009
31/12/2009
52.00
2.00
100%
52.0
52.0
52.0
Oficina de Tecnologa
17
22 02 100
La documentacin de los acuerdos de niveles de servicio se ha venido realizando a travs de Actas y reuniones peridicas con el proveedor para hacer el seguimiento a cada uno de los requerimientos y conocer el avance que se tiene de los mismos.
Documentar los requerimientos que son atendidos oportunamente gracias al contrato de una Bolsa de Horas con la firma de desarrollo de software
Se documentan los Acuerdos de Servicio y los respectivos Requerimiento requerimientos s documentos incluyendo su paso a ambiente de produccin
100%
14/10/2009
31/12/2009
11.14
1.00
100%
11.1
11.1
11.1
18
22 02 100
Falta de planeacin y control en el proceso de asignacin de funciones.
El Ministerio de Educacin suscribi un contrato con la firma Colgrabar con los dos alcances de Duplicidad de registro y depuracin de funciones que informacin, para cargue de generan costos archivos magnticos u automticos adicionales. y para digitacin de informacin fsica que se recibe mediante cordis.
Concentrar las actividades de registro y depuracin de informacin de aportes de Ley 21, segn fuentes de informacin en medio magntico, soportes fsicos y correspondencia que se reciba de los aportantes en un solo contratista
Proceso de registro y depuracin de Contrato en aportes de Ley 21 en ejecucin actualizacin permanente
15/10/2009
30/11/2009
6.57
1.00
100%
6.6
6.6
6.6
Subdireccin Financiera
Cdigo hallazgo
Causa
Efecto
Accin correctiva
Objetivo
Responsable
19
22 02 002
Riesgos externos. La Oficina de Tecnologa determin que existen riesgos externos que afectan el aplicativo, tales como los cambios de estructura en los archivos SOI que en los ltimos meses han ocurrido en tres oportunidades. Aunque se han realizado las respectivas modificaciones, las cuales se encuentran ratificadas en el ambiente de pruebas, la base de datos de pruebas no ha sido autorizada por el rea para ser puesta en produccin debido a que tiene informacin que va ser sometida a revisin, por tanto la Oficina de Tecnologa realizar copia de la base de datos de produccin y sobre esta se migrarn las nuevas estructuras para que puedan proceder a cargar todos los meses desde que se emiti el primer cambio en noviembre de 2008, esto con el fin de que la informacin quede disponible. Lo anterior denota que aunque la Oficina de Tecnologa de la Entidad determin los riesgos, no tena un plan de contingencia para la mitigacin de los mismos que le permitiera la puesta en marcha la referida migracin detos ante
La no realizacin de un plan de contingencia de los riesgos para apoyar las modificaciones hechas a la planilla integrada.
Falta de control sobre los riesgos que se originen por las modificaciones.
La Oficina de tecnologa junto con la Subdireccin de Gestin Financiera establecieron los pasos que se deben seguir cada vez que se va a realizar un cargue de informacin. As mismo, cada uno de los requerimientos se solicita por medio de un formato de requerimiento donde se especifican objetivos, complejidad, justificacin y responsables, de esa manera se lleva el control de cada una de las solicitudes que el rea usuaria establece. Adicionalmente, hay un ambiente de pruebas donde se valida el aplicativo y sus funcionalidades, un ambiente de preproduccin donde se carga la informacin, se valida si cumple con lo que debe cumplir, y el ambiente de produccin donde toda la informacin esta validada y certificada. Solamente se pasa al ambiente de produccin lo que cumpla con los requisitos de calidad y el paso a paso establecido y que est aprobado por el usuario.
Registrar en el sistema la informacin revisada por el rea usuaria siguiendo un proceso controlado
Definir un procedimiento controlado de registro de informacin de recaudos
Procedimiento controlado para ingresar la informacin de recaudos al sistema (Si/No)
01/10/2009
31/10/2009
4.29
1.00
100%
4.3
4.3
4.3
20
22 10 001
Defensa Judicial de la Entidad. De conformidad con la informacin remitida en el Formato 9 de la Cuenta Fiscal rendida a la Contralora General de la Repblica correspondiente a la vigencia 2008 y la visita realizada a la Oficina Jurdica, se estableci que la defensa judicial dentro de 1052 procesos a nivel nacional del Ministerio de Educacin Nacional, esta radicada en dos firmas externas de abogados que tienen a su cargo 915 y en tres funcionarios de planta de la Entidad con 87 procesos.
Debilidad las bases datos de Entidad.
Incertidumbre en en el estado de actual y la procesal de la defensa judicial de la entidad.
Se ha venido adelantando el proceso de verificacin del estado de los procesos judiciales mediante el desplazamiento de 4 (cuatro) servifores de la Oficna Jurdica a los diferentes puntos geogrficos donde se encuentran procesos abiertos de acuerdo con un cronograma y se conservan los reportes de las visitas efectuadas.
Cotejar la gestin de los apoderados y el estado real de los procesos, respecto de los informes que se reportan al MEN.
Visitas In SituDespachos judiciales a nivel nacional, en los cuales cursan los procesos en los cuales es parte el Miinsterio de Educacin Nacional..
Comisiones profesionales Oficina Asesora Jurdica y 20% de los procesos en curso revisados
20%
01/07/2009
30/06/2010
52.00
0.03
15%
7.8
0.0
0.0
Oficina Jurdica
21
15 01 100
Verificacin Formato nico de Hoja de Vida. No se atiende lo establecido en la resolucin 580 del 19 de agosto de 1999 del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (Artculo 4 Ley 190 de 1995 y Ley 443 de 1998), en lo que respecta a que el Formato nico de Hoja de Vida debe estar firmado por el jefe de personal o de contratos que certifica que la informacin suministrada ha sido constatada. Lo anterior se pudo verificar en las carpetas objeto de revisin.
23
15 06 005
Vacaciones Causadas. Analizada la informacin suministrada por la Entidad, se estableci que al cierre de la vigencia 2008, existan 15 funcionarios con 2 periodos de vacaciones causadas, es decir el 4.2%, 3 funcionarios con 3 periodos a la vigencia/09, 27 con 2 periodos causados al /09 (7.6%), generndose una situacin de desgaste del personal y falta de bienestar laboral, por el no disfrute oportuno de las vacaciones causadas.
Para las Hojas de Vida del personal nuevo que ha ingresado al MEN se implement una verificacin rigurosa de la documentacin que Las hojas de garantiza la axactitud de los Algunas hojas vida revisadas documentos por parte del Grupo de de vida no se tienen el Seleccin mediente la elaboracin encontraban formato de hoja de una certificacin de con la firma del de vida sin cumplimiento de requisitos firmada jefe de firma del jefe por la Coordinadora del grupo de personal como de personal, Seleccin, posteriormente la Hoja constancia de incumpliendo la de Vida es firmada por el que consta la normatividad Subdirector de Talento informacin all existente al HumanoTodas. Para las hojas de contenida respecto. vida anteriores se inici una revisin del archivo de servidores activos con el fin de verificar , actualizar y firmar aquellas que as l i La Subdireccin de Talento Algunos Humano solicito a los servidores funcionarios de del MEN no interrumpir las la entidad han vacaciones. Adicionalmente se acumulado Desgaste del remitieron correos directos a perodos de personal - falta aquellos servidores y sus vacaciones, en de bienestar superiores, que presentaban ms razn a la laboral. de un periodo vencido a agosto de insuficiencia de 2009 con el fin de que realizaran la personal de la programacin necesaria para el misma. disfrute de las vacaciones correspondientes.
Formatos de Hoja de vida verificados y firmados
Porcentaje de los Formatos de Hoja de Porcentaje Vida de servidores firmados
100%
02-Oct-09
30-Mar-10
25.57
0.50
50%
12.8
0.0
0.0
Subdireccin de Talento Humano
Porcentaje de No tener servidores servidores solo con con ms de un perodo un perodo de Porcentaje acumulado de vacaciones pediente vacaciones. por disfrutar.
100%
02-Oct-09
30-Jun-10
38.71
0.00
0%
0.0
0.0
0.0
Cdigo hallazgo
Causa
Efecto
Accin correctiva
Objetivo
Responsable
24
15 04 001
Capacitacin. Analizada la informacin suministrada por la Entidad, se estableci que al cierre de la vigencia 2008, existan 119 funcionarios de carcter provisional, es decir el 34.20%, que fueron beneficiarios de capacitacin con un costo para el MEN de $118.050.143.
Fallas en el procedimiento de ejecucin del programa de capacitacin. No se efectu programa de capacitacin para el ao 2007 adecuado a trminos a Resolucin 0884 de 1995.
Incumplimiento elaboracin la poltica de de la Resolucin restriccin sobre participacin de No. 0084 de los servidores provisionales en las 1995.
Se encuentra en proceso de
capacitaciones
Restringir la capacitacin a los servidores provisionales, de manera que nicamente se les provee la capacitacin en el puesto de trabajo
Generar una poltica de restriccin sobre participacin de los servidores provisionales en las capacitaciones
Poltica definida e implementada
15-Nov-09
30-Jun-10
32.43
0.00
0%
0.0
0.0
0.0
25
15 04 001
Indicadores de Impacto- Capacitacin. El Ministerio de Educacin Nacional no cuenta con indicadores que permitan medir el impacto de la capacitacin impartida durante el 2008, lo que impide que la Entidad conozca la eficacia en trminos de calidad, cantidad y oportunidad de los cursos y eventos programados y desarrollados frente al desempeo del funcionario en el puesto de trabajo y por ende, que se constituyan en fuente para proponer planes de mejoramiento.
Fallas en el procedimiento de ejecucin del programa de capacitacin.
Incumplimiento de la Resolucin No. 0084 de 1995.
La Subdireccin de Talento Humano dise las polticas y procedimiento para la medicin del Medir el impacto de la impacto y se encuentra capacitacin documentado en la Ficha Tcnica AFT-TH-DE-0301
Poltica y procedimiento diseado e implementado
Ficha tcnica
01-May-09
31-Aug-09
17.43
1.00
100%
17.4
17.4
17.4
26
15 04 001
Capacitacin en Archivo. Dentro del Plan Operativo - Capacitacin 2008 suministrado a la Comisin Auditora, se tena establecida una Capacitacin en Archivo con una destinacin de recursos financieros por valor de $7 millones, sin embargo en el reporte de la capacitacin realizada durante la vigencia objeto de auditoria no se evidencia su ejecucin, no obstante las falencias encontradas en dicho proceso al interior de la Entidad.
No llev a cabo el La Subdireccin de Talento programa de Incumplimiento Humano realiz los ajustes al plan Mantener el plan de capacitacin para del programa de el ao 2008 tal de capacitacin a 30 de noviembre capacitacin ajustado capacitacin. como se tena de 2009. establecido.
Plan ajustado
Documento
01-Nov-09
30-Nov-09
4.14
1.00
100%
4.1
4.1
4.1
27
19 05 002
Archivo de las Hojas de Vida. Se evidencia la existencia de situaciones que contraran las directrices establecidas en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo, a saber: Las carpetas de las hojas de vida contienen ms de 200 folios, Las carpetas no estn foliadas, No se les ha efectuado depuracin de los documentos repetidos, lo que genera prdida de tiempo en la consulta de la misma, Documentos con sello de original firmado por y evidencia falta de control y seguimiento a dicho proceso de archivo.
Ineficiente manejo del archivo de gestin por la Deficiente mayora los gestin funcionarios documental. como por el responsable del archivo central
La Subdireccin de Talento Humano adelant reuniones con los responsables del archivo en el MEN para determinar el mtodo de trabajo para organizar el archivo y as poder generar mesas de trabajo con el Archivo General de la Nacin en el 2010. Por otra parte, se solicit al proveedor un ajuste en el sistema de nmina que permita organizar las hojas de vida y llevar un consecutivo por cada cara.
Lograr unificacin de criterios sobre el archivo y manejo de las hojas de vida.
Poltica actualizada e Documento implementada
15-Oct-09
30-Apr-10
28.14
0.50
50%
14.1
0.0
0.0
29
1803003
El valor total asegurado es de $22.873 millones no obstante que el valor de los No cubrimiento bienes inmuebles y muebles asciende a Falta de total de los $30.288 millones, (dato tomado del Balance mecanismos de bienes frente a General a Diciembre de 2008) sin tener en control en la una posible cuenta las respectivas valorizaciones y los valuacion de ocurrencia de bienes entregados a terceros. Los bienes los inventario y un siniestro en inmuebles y muebles estn presuntamente bienes muebles menoscabo de infra-asegurados, lo que no cubriran lo e inmuebles los bienes de la amparado ante la eventual ocurrencia de un en siniestro que vaya en menoscabo de los bienes de la Entidad.
Se generaron los reportes de "Totales por Grupos de Activos Mantener asegurados Fijos" y se consolidaron los valores todos los bienes de la que son asegurables y este cuadro entidad por el valor se remiti al interventor de seguros histrico y al corredor de seguros
Generar listado de bienes actualizado para la aseguradora
Reportes enviados a la aseguradora
05/11/2009
05/04/2010
21.57
2.00
33%
7.2
0.0
0.0
Cdigo hallazgo
Causa
Efecto
Accin correctiva
Objetivo
Responsable
32
Se evidenci que, el registro contable del predio identificado matrcula No. 180-3686 Lote denominado Casita Blanca, hoy barrio La Paz ubicado en el Municipio del Carmen de Atrato, aparece registrado en la cuenta 18 04 001 160501018 -Terrenos Urbanos Choco, debindose registrar en la cuenta 1637 Propiedad, Planta y Equipo no Explotados, por cuanto el predio se encuentra invadido y no est cumpliendo con el fin social para el cual lo adquiri la Entidad.
Normatividad contable aplicada en forma erronea
Registros contables inexactos
De acuerdo con la recomendacin de la CGR se hace el ajuste con el Lote 354 comprobante 7 asiento 1 marzo de 2009
Estados contables que reflejen informacin confiable, razonable, objetiva y verificable.
Registro adecuado de los hechos financieros.
registro ajustado
01/03/2009
30/03/2009
4.14
1.00
100%
4.1
0.0
0.0
33
Segn avalo del predio identificado con la matricula No 50C-1493245, por valor de $10.797.2 millones. Se efectuaron registros Inexactitud en contables en las Cuentas de Valorizacin el clculo de 18 04 001 por $10.251.9 millones. Existe una presunta las diferencia entre el total de la valorizacin y valorizaciones el total de los registros contables, la cual asciende a $545.3 millones. Al predio identificado con Matrcula No 050N20200417, correspondiente al Lote A se le practic avalo por valor de $2.497.5. se Inexactitud en registraron estas valorizaciones por valor de el clculo de 18 04 001 $3.722.6 millones. Lo anterior establece las una presunta diferencia entre el valor total valorizaciones avaluado y el valor registrado contablemente, la cual asciende a $1.225 millones.
De acuerdo con la recomendacin de la CGR se hace el ajuste con el lote 354 comprobante 7 asiento 2 de marzo de 2009.
Registros contables
01/03/2009
30/03/2009
4.14
1.00
100%
4.1
0.0
0.0
34
De acuerdo con la recomendacin de la CGR se hace el ajuste con el lote 184 comprobante 1 asiento 1 de enero de 2009.
Registros contables
01/01/2009
28/02/2009
8.29
1.00
100%
8.3
0.0
0.0
35
El Ministerio de Educacin viene Inadecuado adelantando una revisin detallada cuidado en los de los avalos efectuados en los Respecto al Predio Lote A se evidencia una Desvalorizacin bienes aos 2004 y 2005 a fin de 18 04 001 presunta desvalorizacin de los activos de en el activo de inmuebles de la encontrar las razn de la diferencia la Entidad entre los aos 2004 y 2007. la entidad entidad reportada, de ser necesario se sealados acudir a un tercer avalo para subsanar posibles inconsistencias. El predio identificado con Matrcula No 050N20200420, correspondiente al Lote D se le practic avalo en noviembre de 2007, por Inexactitud en valor de $192.8 millones. Se registraron el clculo de 18 04 001 estas valorizaciones por $203.4 millones. las Lo anterior establece una presunta valorizaciones diferencia entre el valor total avaluado y el valor registrado contablemente, la cual asciende a $10.5 millones. Se evidencia que los registros contables de la valorizacin del predio Lote D no afectaron la cuenta 1999 denominada Valorizaciones, incumplindose lo establecido en el Plan General de 18 04 001 Contabilidad Pblica Manual de Procedimientos en lo atinente a los Principios de Registro y Revelacin y a la caracterstica de la informacin contable pblica relacionada con la oportunidad.
Informacin de avaluos confiable, razonable, objetiva y verificable.
Avaluos ajustados a la realidad
Avaluos ajustados
01/10/2009
31/03/2010
25.86
0.00
0%
0.0
0.0
0.0
36
De acuerdo con la recomendacin de la CGR se hace el ajuste con el lote 184 comprobante 1 asiento 2 de Enero de 2009.
Registros contables
01/01/2009
28/02/2009
8.29
1.00
100%
8.3
0.0
0.0
37
Inexactitud en el clculo de las valorizaciones
De acuerdo con la recomendacin de la CGR se hace el ajuste con el lote 184 comprobante 1 asiento 2 de Enero de 2009.
Registros contables
01/01/2009
28/02/2009
8.29
1.00
100%
8.3
0.0
0.0
38
El Ministerio de Educacin viene El Predio D presenta una diferencia entre el adelantando una revisin detallada avalo de 2004 por $203.4 millones y el Posible de los avalos efectuados en los avalo del 2007 por $192.8 millones, la cual deterioro en los Desvalorizacion aos 2004 y 2005 a fin de 18 04 001 asciende a $10.5 millones, lo que evidencia inmuebles de los activos encontrar las razn de la diferencia una presunta desvalorizacin de los activos avaluados reportada, de ser necesario se de la Entidad. acudir a un tercer avalo para subsanar posibles inconsistencias.
Informacin de avaluos confiable, razonable, objetiva y verificable.
Avaluos ajustados a la realidad
Avaluos ajustados
01/10/2009
31/03/2010
25.86
0.00
0%
0.0
0.0
0.0
Cdigo hallazgo
Causa
Efecto
Accin correctiva
Objetivo
Responsable
39
El Predio identificado con la Matrcula Inmobiliaria 095-28270, se le practic avalo en diciembre de 2007, por valor $118.7 millones. En dicho estudio se Inexactitud en efectuaron avalos a Terrenos y Muro en el clculo de 18 04 001 adobe, se evidencia que se hicieron las registros en las cuentas 160501010 por $1 valorizaciones milln y 199952002010 valorizacin terrenos urbanos Boyac por $117.7 millones, no se registra el avalu del muro en adobe, en avalos- otros activos. Existe una subestimacin en la cuenta 312531- denominada: Bienes de uso permanente sin contraprestacin, en cuanta de $783,1 millones, esto en virtud de lo establecido en el Rgimen de Contabilidad Pblica- Captulo IIIProcedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de hechos relacionados con las PPE-Numeral 25, prrafo tercero.
Se elev consulta a la CGN la cual respondi mediante concepto 200912-137813 de 5 de enero de 2010 en la cual informa que se debe informar en las notas a los Estados contables que estados financieros del MEN lo reflejen informacin correspondiente a la valorizacin confiable, razonable, del muro de adobe y reversar el objetiva y verificable. registro del muro. esta accin ya fu realizada por el MEN y se evidencia en el Lote 827, comprobante 1, asiento 1 de diciembre 31 de 2009
Registros contables
01/09/2009
30/12/2009
17.14
1.00
100%
17.1
0.0
0.0
40
1804001
Inexactitud en el clculo de las valorizaciones
De acuerdo con la recomendacin de la CGR se hace el ajuste en el Lote 354 comprobante 7 asiento 3 de Marzo de 2009.
Registros contables
01/03/2009
30/03/2009
4.14
1.00
100%
4.1
0.0
0.0
41
1804004
Falta de Las conciliaciones bancarias no fueron mecanismos de realizadas de manera oportuna, toda vez control que que segn oficio No. 2008IE6974 del 24 de permitan que la abril de 2008, a esta fecha apenas se Informacion informacin estaban remitiendo las conciliaciones poco oportuna fluya de correspondientes al mes de Enero de 2008, manera de igual forma las conciliaciones de junio y eficiente y julio del 2008 fueron enviadas al grupo de oportuna Tesorera hasta el 26 de agosto de 2008.
Se elabor el cuadro de seguimiento con fechas de entrega de las conciliaciones desde el Grupo de Contabilidad para el Grupo de Tesorera Se evidencia la elaboracin de la planilla de entrega de conciliaciones para los meses de enero, febreo, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre y noviembre de 2009 Conciliaciones Bancarias oportunas
Cuadro de seguimiento con las fechas de entrega de conciliaciones
Cuadro con seguimiento
01/01/2009
31/03/2010
64.86
1.00
100%
64.9
0.0
0.0
1- Efectuar levantamiento fsico aleatoria En la Entidad existen actas de inventarios individuales que sealan los funcionarios a quienes les fueron asignados activos fijos, algunas no estn firmadas por las personas Falta de La firma Reyes Consultores que tienen a cargo dichos bienes. As mecanismos de contratada por el Ministerio para Concentracin mismo, se estableci que no existen control en la adelantar el levantamiento y Presentar inventarios de inventarios criterios definidos para el inventario de los evaluacin de registro de los inventarios ya fsicos acordes con el en pocos elementos de salas de juntas por cuanto Inventarios y realiz el levantamiento al 100%, el reflejado en el sistema funcionarios algunos aparecen sin las placas y sin estar funcionarios registro en el sistema y la a cargo de ningn funcionario, situacin que responsables conciliacin de bienes dificulta la determinacin de responsabilidades e impide su correcta verificacin por parte del Ente Fiscalizador
01/11/2009
31/03/2010
21.43
1.00
100%
21.4
0.0
0.0
2- Registrar novedades de bienes en el sistema Inventarios firmados 3- Conciliar los bienes que se encuentran en el sistema con el fsico 4- Firmar los inventarios generados del sistema
01/11/2009
31/03/2010
21.43
1.00
100%
21.4
0.0
0.0
42
1803100
01/11/2009
31/03/2010
21.43
1.00
100%
21.4
0.0
0.0
01/11/2009
31/03/2010
21.43
0.90
90%
19.3
0.0
0.0
1- Efectuar levantamiento fsico aleatoria
01/11/2009
31/03/2010
21.43
1.00
100%
21.4
0.0
0.0
43
1803100
Falta de La firma Reyes Consultores mecanismos de contratada por el Ministerio para Presentar inventarios Se evidencia una concentracin de faltantes control en la Control adelantar el levantamiento y fsicos acordes con el de inventarios en tan solo una minora de evaluacin de inadecuado de registro de los inventarios ya Inventarios y sus funcionarios inventarios realiz el levantamiento al 100%, el reflejado en el sistema funcionarios registro en el sistema y la responsables conciliacin de bienes
2- Registrar novedades de bienes en el sistema
01/11/2009
31/03/2010
21.43
1.00
100%
21.4
0.0
0.0
3- Conciliar los bienes que se encuentran en el sistema con el fsico
Inventarios firmados 1 01/11/2009 31/03/2010 21.43

1.00
100%
21.4
0.0
0.0
Subdireccin de Contratacin y
Cdigo hallazgo
Causa
Efecto
Accin correctiva
Objetivo
Responsable
4- Firmar los inventarios generados del sistema Se encuentra que el Ministerio en sus Notas a los Estados Financieros para el ao 2008, no revela plenamente en las cuentas de valorizacin todos los inmuebles que fueron Errores de objeto de avalu. Para citar los casos del transcripcin de inmueble de San Juan Del Cesar (Guajira), datos donde no se encuentra especificada la valorizacin de terrenos por valor de $1.012 millones. Se encuentran errores en la descripcin de los asientos contables en el SIIF, especficamente en las cuentas de valorizacin.
Gestin Administrativa 1 01/11/2009 31/03/2010 21.43

0.90
90%
19.3
0.0
0.0
44
1801001
Informacin revelada en forma incompleta
Las Notas a los Estados Financiero se revelarn de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y se encuentran publicadas en la web, para lo que ya estaba entregado a diciembre de 2008 ya no es posible hacer la revelacin puesto que ya era un documento finalizado.
Revelacin de los hechos financieros.
Revelar detalladamente la informacion de los Estados Financieros
Notas Contables detalladas
01/01/2009
31/03/2010
64.86
1.00
100%
64.9
0.0
0.0
45
1801100
Confusin en la consulta de los Errores de documentos y transcripcin de registros datos contables por parte de terceros.
La funcionaria asignada para Cada vez que realizar el registro de los asientos se suba la La descripcin de los contables en SIIF (Martha Cada vez que se informacin a asientos este acorde a suba la informacin a Cifuentes) fue instruida para que SIIF se la transaccin que se SIIF se realizar un realice una verificacin de la realizar un realice descripcin del registro para punto de control punto de asegurar que correspondan con la control misma descripcin dada en STONE
100%
01/02/2009
15/03/2010
58.14
1.00
100%
58.1
0.0
0.0
46
Informacin Formato 5-A. El Ministerio de Educacin Nacional de Colombia, present el Informe Anual de la Cuenta correspondiente a la vigencia del 2008, el 20 de febrero del 2009, no obstante en la informacin reportada en el Formato 5 - A Contratos y/u Ordenes de Servicios Personales, que no contiene la misma informacin que fue remitida mediante solicitudes en desarrollo del proceso auditor. Es as como los contratos de prestacin de servicios profesionales aparecen relacionados en la Cuenta Fiscal, con 22 10 001 nmeros diferentes a los que en realidad tienen en la base de datos del Ministerio. Lo anterior dificulta el cruce de informacin. Ejemplo de lo anterior, sucede con los contratos que se relacionan a continuacin en los cuales, el primer nmero corresponde al reportado en la Cuenta Fiscal y el segundo, el de la base de datos el Ministerio: 16 31; 19 40; 22 51; 31 74; 57 -193; 60 -207; 61-209; 67 239; 2454; 25- 55; 28 - no aparece en la base de datos; 29 65; 39 -125; 32 - no aparece en ltos anteriores y por funcio Informacin Formato F-9. En el formato F-9 relacionado con los Procesos Judiciales de la Entidad, no aparece la informacin elemental completa como el nombre del demandante, nombre del demandado y estado actual del proceso. El Ministerio de Educacin argumenta que esta informacin 22 10 001 se encuentra en los reportes individuales de cada apoderado. Lo anterior denota debilidades en el control y supervisin de los procesos judiciales en contra de la Entidad y en los cuales pesa medida cautelar y rie con lo dispuesto en la Ley 42 de 1993 y la Resolucin Orgnica 5544 de 2003.
Inconsistencia entre la informacin reportada en el formato 5-A de la rendicin de cuenta y la informacin suministrada dentro del proceso de auditora.
Incumplimiento normativo en cuanto a forma y veracidad de acuerdo con lo establecido en la Resolucin orgnica 5544 de 2004.
Se elabor una Guia de diligenciamiento y/o ubicacin de la informacin y se remiti a Desarrollo Organizacional para su publicacin.
Mitigar los errores que puedan presentarse por inconsistencia en la informacin entregada en diferentes momentos
Informe de contratacin con informacin consistente
Informe
16/10/2009
28/02/2010
19.29
0.20
20%
3.9
0.0
0.0
47
Inconsistencia entre la informacin reportada en el formato F-9 de la rendicin de cuenta y la informacin suministrada dentro del proceso de auditora.
Se solicit a la Contralora General de la Repblica, la incorporacin de los Items: Demandante y Incumplimiento Demandado en el Formato 9, diseado por la misma para normativo en cuanto a forma diligenciamiento de las entidades y veracidad de pblicas acuerdo con lo establecido en Se le remiti a MJ- Mejia Jaramillo la Resolucin y PyG Asesoras Integrales la orgnica 5544 solicitud de revisin de la de 2004 informacin dentro de los procesos que adelantan a fin de complementar la informacin requerida
Unificacin de la informacin a reportar en el Formato 9, con la Elevar solicitud al disponible en el Organismo de Sistema de Control Control dieado en el Ministerio de Educacin Nacional.
Comunicacin
01/11/2009
31/12/2009
8.57
1.00
100%
8.6
8.6
8.6
Oficina Jurdica
Consolidar la informacin actualizada.
Comunicaciones a los apoderados del Ministerio
Comunicacione s
01/11/2009
31/07/2010
38.86
5.00
100%
38.9
0.0
0.0

Plan de Mejoramiento

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Plan de Mejoramiento

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

FORMATO No INFORMACIN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO Informe presentado a la Contralora General de la Repblica Entidad: MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL

Numero consecutivo del hallazgo

Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)

Descripcin de las Metas

Unidad de Dimensin medida de las de la meta Metas

Fecha iniciacin Metas

Fecha terminacin Metas

Contar con un inventario de 90 Inventarios en infraestructura escolar proceso estatal consolidado

90 inventarios de infraestructura escolar estatal en proceso

Numero consecutivo del hallazgo

Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)

Descripcin de las Metas

Unidad de Dimensin medida de las de la meta Metas

Fecha iniciacin Metas

Fecha terminacin Metas

Subdireccin de Desarrollo Sectorial

No se amparan los derechos de propiedad intelctual, derivados de su ejecucin contractual y misional.

Generando incertidumbre acerca del valor de la propiedad intelectual que le corresponde.

Incumplimiento de metas y acciones.

El no beneficio a la poblacin estudiantil vulnerable por la inoportunidad en la construccin de los 46 colegios.

33 infraestructuras educativas construidas y dotadas.

Numero consecutivo del hallazgo

Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)

Descripcin de las Metas

Unidad de Dimensin medida de las de la meta Metas

Fecha iniciacin Metas

Fecha terminacin Metas

1. Porcentaje de CERES recibiendo asistencia tcnica. 2. Porcentaje de CERES participando de la autioevalucin.

Direccin de Educacin Superior

3. CERES apoyados en sus planes de mejoramiento.

1 proceso revisado y mejorado

Subdireccin de Contratacin y Gestin Administrativa

Subdireccin de Contratacin y Gestin Administrativa

1 curso virtual diseado

Subdireccin de Contratacin y Gestin Administrativa

Falta de seguimiento a la ejecucin contractual

Mejorar el ejercicio de 1 curso virtual producido la interventoria

Subdireccin de Contratacin y Gestin Administrativa

Implementacin de un curso Virtual para interventores

1 curso virtual implementado

Subdireccin de Contratacin y Gestin Administrativa

Numero consecutivo del hallazgo

Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)

Descripcin de las Metas

Unidad de Dimensin medida de las de la meta Metas

Fecha iniciacin Metas

Fecha terminacin Metas

En el tiempo establecido se organizarn 1.600 carpetas de contratos

Oficina de Atencin al Ciudadano

Oficina de Control Interno

No planificacin sobre los contratos a realizar para medir el nivel de gestin.

1 curso virtual diseado

1 curso virtual producido

Subdireccin de Contratacin y Gestin Administrativa

1 curso virtual implementado

1 curso virtual diseado

Informes de interventora mal

1 curso virtual producido Mejorar el ejercicio de la intervnetoria Curso virtual

Subdireccin de Contratacin y Gestin

Numero consecutivo del hallazgo

Causa mal diligenciados

Descripcin de las Metas

Unidad de Dimensin medida de las de la meta Metas

Fecha iniciacin Metas