IV - Propuesta de Sistema de Ion Integrado

2010
Entregable: 4
PROYECTO SIINTEL UNHEVAL
PROYECTO SIINTEL Sistema Integrado Inteligente - UNHEVAL

Etapa 1: Arquitectura Organizacional Sistmica
Esta etapa 1 se desarrolla en cuatro entregables necesarios para la definicin de la Arquitectura Organizacional Sistmica, el cual tiene como objetivo identificar las necesidades de sistematizacin mediante la Gestin por Procesos en el marco del Modelo de Sistema Viable (MSV) de la Universidad Nacional Hermilio Valdizn (UNHEVAL). Los entregables abarcan desde una aproximacin primaria al entorno, hasta la identificacin del MSV, tal como se detalla a continuacin: I. MARCO REFERENCIAL: Se identifica y describe los principales elementos constitutivos del entorno y se presenta una descripcin general de la UNHEVAL. II. CONCEPTUALIZACIN DE LOS SUB SISTEMAS DEL MODELO DE SISTEMA VIABLE DE LA UNHEVAL: Se genera un marco de estructura viable que sirva a la definicin del sistema integrado de la UNHEVAL. III. IDENTIFICACIN Y MAPEO DE PROCESOS: Se presenta el mapa de procesos versin 0.9 con su respectiva documentacin, luego de revisiones documentarias, trabajo de campo y validaciones con los involucrados. IV. PROPUESTA DE SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO: Del anlisis del mapa de procesos y los sistemas de informacin en el marco del MSV de la UNHEVAL, se propone la integracin del sistema de informacin. El Proyecto SIINTEL se alinea a los trabajos realizados por Calidad y Acreditacin Universitaria y la Direccin de Informtica de la UNHEVAL, en un esfuerzo conjunto de gestionar la complejidad.
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JHON ARTURO APOLINARIO SEBASTIAN CYBERSOL S.R.L. 1 05/02/2010
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PROYECTO SIINTEL
ENTREGABLE N TITULO : : IV PROPUESTA DE SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO
EQUIPO DE TRABAJO Gerente del Proyecto Equipo Tcnico : : - Carlos Alberto Santacruz Zevallos - Jimmy Daza ngel - Juan Milln Gonzales Equipo de Desarrollo (*) : lvaro Daniel Livia Aguilar Dick Johnny Primo Godoy Jhon Wilder Lama Alcedo Juan Obed Lpez Rojas Mirtha Nino Salvador Walter Justo Capcha Yudith Nedi Nolasco Jorge Jhon Arturo Apolinario Sebastian
*EN CALIDAD DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES
Hunuco Per 2010
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CYBERSOL S.R.L., es un grupo de investigacin y desarrollo orientado a la creacin de objetos tecnolgicos para la mejora de situaciones problemticas complejas. CYBERSOL S.R.L., se desempea en distintos mbitos y niveles, desde organizacionales, hasta estudios del entorno. Todas las aplicaciones se basan en la sistmica como herramienta de acceso a los sistemas complejos. En el mbito organizacional, estamos orientados al estudio, diagnstico y diseo organizacional. En este campo se cuenta con mltiples herramientas como las del Planeamiento estratgico, BSC, Gestin por/de procesos, Gestin de Proyectos, Sistemas de Informacin, Herramienta multicriterio, Modelo de Sistema Viable, entre otros, dependiendo del problema organizacional presentado. Para el abordamiento de sistemas complejos, anlisis del entorno y requerimientos de propuestas integrales en el accionar de una determinada entidad, se aplica herramientas como la Prospectiva, Dinmica de Sistemas, Simulacin, Investigacin Operativa, entre otros. Del mismo modo se concretan propuestas especficas para el sector pblico mediante los Proyectos de Inversin Pblicos. El equipo de trabajo de CYBERSOL S.R.L. ha venido participando de diversos eventos como Congresos Internacionales, Nacionales y Regionales en calidad de expositores y participantes. Adems se ha participado en proyectos importantes a nivel internacional, como el proyecto FONDECYT y apoyo al INNOVA CHILE orientados al desarrollo sostenible y la energa. Por otra parte se viene participando en iniciativas y propuestas integrales de gestin organizacional y para la conservacin del medio y el desarrollo sostenible en la regin de Hunuco, Per.
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PROYECTO SIINTEL
El Proyecto Sistema Integrado Inteligente (SIINTEL), es una propuesta completa para la transicin del enfoque tradicional al enfoque de sistema viable para la gestin de la Universidad Pblica peruana. Este Proyecto consta de 4 etapas: ETAPA I: Arquitectura Organizacional Sistmica es la Identificacin y mapeo de procesos en el marco del Modelo de Sistema Viable. Esta primera etapa contempla la descripcin del funcionamiento de la universidad de manera integral mediante un modelo de procesos, el cual se muestra a travs del mapa de procesos. Los procesos identificados dan cuenta del quehacer de la universidad tanto en los aspectos estratgicos, de apoyo, misionales y de autoevaluacin con fines de acreditacin y mejora. Este modelo o mapa que representa la funcionalidad del sistema se elaborar segn los estndares establecidos por la Metodologa del IDEF0. La arquitectura de procesos relevada se enmarca posteriormente al Modelo de Sistema Viable por ser un modelo de organizacin integral e inteligente, permitiendo as plantear requerimientos de integracin en base al anlisis del modelo obtenido. ETAPA II: Diagnstico de procesos y del MSV. Esta etapa contempla el seguimiento y control de los procesos y mecanismo de viabilidad en base la identificacin de la arquitectura organizacional integrada planteada en la etapa anterior. Esta etapa consta de cuatro pasos: o CONTROL DE PROCESOS: se realiza una descripcin adecuada de los procesos a controlar mediante el cuadro y la matriz de control de procesos. o DIAGNOSTICO DE PROCESOS: se sistematiza la situacin actual de los procesos, mediante la hoja de diagnstico, el cuadro de actividades y datos con toma de tiempos, el anlisis de datos (diagrama de pescado, tabla de frecuencias e histogramas) o IDENTIFICACIN DE MEJORAS Y MECANISMO DE VIABILIDAD: se reconocen procesos, reas y acciones de mejora, mediante la hoja de trabajo para anlisis de procesos mejorados, las tablas de mejora con tiempos y el registro de acciones de mejora. Adems se identifican los mecanismos de atenuacin, amplificacin, transductores y autorregulacin que presenta el modelo viable de la universidad, y la pertinencia de la estructura del modelo. o PLANIFICACION DE LA MEJORA: aqu se programa las actividades de mejora identificadas y se muestra mediante el diagrama Gantt y el plan de acciones de mejora de procesos y mecanismo. ETAPA III: Rediseo de procesos en el marco del Modelo de Sistema Viable. Esta etapa comprende el trabajo en equipo por procesos identificados segn el plan de mejora planteado. Adems se desarrolla el diseo de propuestas de implementacin de mecanismos de viabilidad. Las actividades a realizarse contemplan el rediseo de la arquitectura de procesos, procedimientos, datos y mecanismos de funcionamiento viable de la UNHEVAL. ETAPA IV: Diseo del Sistema Integrado Inteligente. Es el resultado final del proyecto, el cual pretende poner en funcionamiento una universidad viable o inteligente. Esta abarca la propuesta para el inicio del Sistema de Gestin de Calidad de la UNHEVAL con miras a la acreditacin y mejora de los servicios segn estndares ISO, y la propuesta para el diseo del sistema de informacin integrado, para su posterior desarrollo. La UNHEVAL ha dado el primer paso en este proceso de cambio hacia la viabilidad. Aqu se desarrollar slo la PRIMERA ETAPA DE SIINTEL, es decir el relevamiento de la ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL SISTEMICA. LA SEGUNDA Y TERCERA ETAPA NO SE IMPLEMENTAR POR SER UNA PROPUESTA GENERADA POR EL PROYECTO, CON MIRAS A LA MEJORA DE LA CALIDAD DEL SERVICIO QUE OFRECE LA UNHEVAL. DICHA IMPLEMENTACION REQUIERE DEL COMPROMISO DE LA COMUNIDAD VALDIZANA.
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SIINTEL ETAPA I ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL SISTMICA
La etapa 1 del proyecto SIINTEL se desarrolla en cuatro entregables necesarios para la definicin de la Arquitectura Organizacional Sistmica, el cual tiene como objetivo identificar las necesidades de sistematizacin mediante la Gestin por Procesos en el marco del Modelo de Sistema Viable (MSV) de la Universidad Nacional Hermilio Valdizn (UNHEVAL). Los entregables abarcan desde una aproximacin primaria al entorno, hasta la identificacin del MSV, tal como se detalla a continuacin: I. ENTREGABLE I (MARCO REFERENCIAL): Se identifica y describe los principales elementos constitutivos del entorno primario (sus componentes) y secundario (sus factores). Adicionalmente se presenta una descripcin general de la UNHEVAL. Este marco referencial sirve de base para la conceptualizacin del MSV (II) y la identificacin y mapeo de procesos (III). ENTREGABLE II (CONCEPTUALIZACIN DE LOS SUB SISTEMAS DEL MODELO DE SISTEMA VIABLE DE LA UNHEVAL): Se define y contextualiza los subsistemas mediante la aplicacin del mtodo VIPLAN, para generar un marco de estructura viable que sirva a la definicin del sistema integrado de la UNHEVAL. ENTREGABLE III (IDENTIFICACIN Y MAPEO DE PROCESOS): Se releva informacin organizativa y estndares de calidad y acreditacin universitaria para la formulacin de un primer modelo que contempla macroprocesos bsicos y estandarizados. Con la primera aproximacin terica se inicia el trabajo de campo en las diferentes unidades acadmicas y administrativas de la universidad. Producto de este trabajo de mejora continua del modelo y luego de validaciones independientes y mediante talleres, se obtuvo el mapa de procesos versin 0.9 que se presenta en este proyecto, con su respectiva documentacin. ENTREGABLE IV (PROPUESTA DE SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO): Luego de haber analizado el modelo de procesos, se enmarcan estos en el MSV de la UNHEVAL. Del mismo modo se analizan los sistemas de informacin o aplicativos que vienen funcionando en la universidad. De estos dos anlisis, se propone los mdulo necesario que integren el funcionamiento de la universidad de manera automtica.
II.
III.
IV.
El Proyecto SIINTEL se alinea a los trabajos realizados por la Direccin de Calidad y Acreditacin Universitaria y la Direccin de Informtica de la UNHEVAL, en un esfuerzo conjunto de gestionar la complejidad.
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PRESENTACIN DE LA PROPUESTA DE SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO
Despus de haber analizado todos los procesos que funcionan en la universidad, con su respectiva documentacin, se observ que existen procesos que pueden automatizarse, otras automatizadas que en algunos casos requieren un cambio total de sistemas de informacin y en otras mejorar algunos procesos y actividades. Esto nos sirve como base para realizar una propuesta sobre las mejoras que se pueden hacer en los procesos y plantear la necesidad de tener un sistema de informacin integrado, basndonos en la transicin que se realizar del enfoque de procesos al Modelo de Sistema Viable con la finalidad de tener un universidad que funcione y se adapte rpidamente a los cambios permanentes que se dan en el entorno. Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive actualmente, requiere de promover y redisear los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas ante los ms fuertes competidores. Desde hace ya varios aos, se ha dado mayor importancia a las Tecnologas de Informacin y su alineacin con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Hoy ms que nunca la universidad requiere de herramientas que le proporcionen control y centralizacin de su informacin, esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. En el presente informe se inicia con una breve y concisa definicin de un sistema de informacin integrado (ERP) que nos ayudar a entender mejor la propuesta que se plantea. Posteriormente mencionamos algunas de las caractersticas del mismo que darn mayor sustento a la propuesta de sistema de informacin integrado. Como siguiente paso realizamos un marco metodolgico donde explicamos cmo se realizar la transicin del enfoque de procesos al modelo de sistema viable. Luego de haber realizado el marco metodolgico, se analizan cada uno de los sistemas de informacin existentes en la UNHEVAL para determinar el estado actual de los mismos, y verificar si los mismos ayudan a lograr la misin de la universidad. As mismo analizamos brevemente los macroprocesos y su definicin. Finalmente, despus de haber analizado los macroprocesos con su respectiva definicin listamos las observaciones ms importantes hechas a las mismas y que se encuentren relacionados con la necesidad de automatizar o mejorar algunos de los procesos.
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PROPUESTA DE SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO
Segn Microsoft (2007) uno de los factores de mayor importancia al determinar la calidad de un sistema de gestin de la informacin es la integracin de los datos. Un sistema integrado en el que los datos se ingresen una sola vez y asegura informacin confiable para la toma de decisiones. Sin este nivel de integracin, solo existen conjuntos de datos que no tiene coherencia entre ellos. En el caso de la UNHEVAL se observa que esta integracin de los datos mencionada anteriormente no existe, ya que por ejemplo se duplican esfuerzos al ingresar los datos de los alumnos en el proceso de admisin y matricula. Entonces surge la pregunta Por qu no se integran los datos de la universidad?, y es ms si a esto le agregamos la existencia de muchos procesos que no funcionan integrndose a los procesos misionales de la universidad; surge entonces la necesidad de contar con un sistema de informacin integrado de la UNHEVAL. I. CONCEPTOS Enterprise Resource Planning (ERP)
El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa, su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa (www.adpime.com). Por otro lado, Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como "paquetes de sistemas configurables de informacin dentro de los cuales se integra la informacin a travs de reas funcionales de la organizacin". Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planeacin de recursos empresariales (ERP) como un sistema que permite coleccionar y consolidar la informacin a travs de la Empresa. De lo anterior podemos concluir que un ERP son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Lo ms destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la informacin de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y segura. Para definir correctamente a un ERP hace falta mencionar claramente sus caractersticas, las cuales son: Son sistemas integrales. Son sistemas modulares. Son adaptables. Los objetivos principales de los sistemas ERP son: - Optimizacin de los procesos empresariales. - Acceso a informacin confiable, precisa y oportuna. - La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. - Eliminacin de datos y operaciones innecesarias. - Reduccin de tiempos y de los costes de los procesos.
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El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin. En la siguiente Figura 1, se observan algunas de las relaciones posibles entre los mdulos, ya sea compartiendo o intercambiando informacin.
Figura 1: Relaciones entre algunos de los mdulos de un sistema de informacin integrado (Elaboracin propia) En la figura 1, podemos observar que existe una comunicacin permanente entre los distintos mdulos a travs del sistema ERP, lo que facilita el control e integracin de datos que puedan ser utilizados en el respectivo modulo y as mismo ayude a la gerencia a la toma ptima de decisiones. Los mdulos comparten archivos e intercambian datos entre s. Despus de haber visto al ERP en la forma como interacta con los diferentes mdulos, ahora identificamos cuales son los principales componentes de un sistema ERP.
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Figura 2: Componentes del ERP (Navarro, 2005) * SCM: Supply Chain Management ** CRM: Customer Relationship Management Como podemos apreciar en la figura 2 tomada del libro "Sistemas de Informacin Integrados, (ERP)" los ERP incluyen varios componentes: El hardware, en el que el requerimiento mnimo es un servidor, pero son frecuentes las llamadas granjas de servidores multiprocesador con requerimientos de seguridad, tolerancia a fallos, redundancia, etc. El software. Los sistemas operativos predominantes hoy en da son Windows, Unix, en distintas versiones, AS/400 y Linux. Gestor de base de datos. Suele ser comn entre los fabricantes de software ofrecer la posibilidad de escoger entre distintos motores de base de datos. Aplicacin. Este componente es el corazn del sistema, ya que proporciona la funcionalidad requerida por el usuario, reflejando los procesos internos de la empresa. En cuanto a qu mdulos contiene un ERP, de nuevo el abanico de posibilidades es amplio como puedes ser: Gestin Financiera (agrupa tpicamente las funciones de Contabilidad, Tesorera, Presupuestos y Activos Fijos). Ventas/Compras/SCM (incluye la funcionalidad referida a la gestin de la cadena de suministro, aprovisionamientos, gestin del ciclo de ventas desde la presentacin de ofertas hasta la facturacin, etc).
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Fabricacin (control y gestin de los procesos de fabricacin); Gestin de Almacenes/Logstica (permite al usuario la gestin de almacenes en sus distintas variantes); Gestin de Proyectos (Control y gestin de los proyectos en sus distintas fases.) CRM (Gestin de la empresa con sus clientes, como clientes potenciales, gestin documental, datos e informes, referencias, marketing, ofertas, pedidos, etc.); Recursos Humanos (Gestin de la empresa con sus empleados, como datos personales, carreras, control de presencia, etc). Interfaz de Usuario. Todos los componentes anteriores no serviran de nada sin una adecuada interfaz que permita al usuario trabajar con la aplicacin. Hoy en da es cada vez ms habitual que sea el propio navegador web, es decir el Explorer o Firefox.
II. METODOLOGA 2.1. Descripcin de la metodologa Para realizar la transicin del enfoque de procesos de la UNHEVAL al Modelo de Sistema Viables y plantear la necesidad de tener un sistema de informacin integrado, utilizamos la metodologa de la Figura 3.
Figura 3: Metodologa (Elaboracin propia) A continuacin detallamos cada uno de los pasos de la metodologa:
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2.1.1. Anlisis de los Sistemas de Informacin Una vez identificados los sistemas de informacin existentes en la UNHEVAL, de acuerdo al Plan estratgico de Tecnologa de Informacin de la Direccin de Informtica de la Universidad Nacional Hermilio Valdizan (Malpartida, 2009), lo describimos brevemente mostrando las principales funciones que realizan cada uno de ellos.
Tabla 1: Funcin de los sistemas de informacin (Elaboracin propia)
SISTEMA DE INFORMACIN Sistema de caja
FUNCIONES Registra ingresos. Registra egresos. Emite comprobantes y cheques por concepto de ingresos y egresos para la rendicin de cuentas a tesorera. Registra datos generales, notas e imgenes de los alumnos. Registra carga acadmica de los docentes. Registra cursos. Emite reportes de datos generales, notas, cursos, promedios ponderados de los alumnos. Emite actas. Emite estadsticas de matriculados. Controla imgenes y datos generales de los alumnos. Controla cursos y notas. Verifica matricula. Verifica condicin del alumno (Regular o irregular). Inscripcin de postulantes. Emite ficha de inscripcin y carnet del postulante. Lectura de ficha ptica. Publicacin de resultados generales e ingresantes. Entrega de constancia de ingreso. Registra material bibliogrfico. Clasifica y codifica material bibliogrfico. Inscripcin y registro de usuarios. Emite prstamo del material bibliogrfico. Elabora comprobantes y cheques. Realiza consolidaciones bancarias. Realiza pagos a proveedores. Introduce datos al SIAF Elabora informe Recepciona pagos. Recepciona recibos. Realiza depsitos en los bancos. Registra tiempo de servicios. Registra el historial de los recursos humanos. Registra meritos, dependencias y cargos. Registra y emite niveles remunerativos. Emite relaciones del personal que labora en la UNHEVAL. Elabora y reporta planillas. Elabora cuadros presupuestales. Reporta remuneraciones asignables y bruto. Registra cuota patronal. Emite informacin a la SUNAT, PDT y AFP.
Sistema acadmico
Sistema de admisin
Sistema de biblioteca
Sistema de tesorera
Sistema de escalafn
Sistema de planilla
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Sistema electrnico de contratacin del estado (SEACE) Sistema de inventario de mobiliario institucional Sistema integrado de administracin financiera (SIAF) Programa de declaracin telemtica (PDT) Sistema de logstica Confrontacin de operaciones auto declaradas (COA) Elabora plan de contratacin. Registra las convocatorias. Elabora el proceso de seleccin. Reporta proceso de contratacin. Registra alta de bienes. Modifica datos por asignacin de uso. Registra las nuevas cuentas contables. Registra baja de bienes. Elabora reportes de devengados. Elabora reportes de remuneraciones asignable y bruto Emite declaraciones. Elabora plantilla electrnica. Emite informacin de retenciones. Emite informacin a remuneraciones. Elabora cuadro de cotizaciones. Elabora bases para el proceso de seleccin. Elabora y emite rdenes de compra. Registra la programacin y ejecucin de las labores de control. Registra Informes de labores de control. Reporta actividades de las labores de control. Registra y reporta el plan anual de control para los ejercicios econmicos. Registra datos de la entidad. Emite declaraciones a la SUNAT. Emite informes para tesorera de los factores contables.
Sistema de auditora gubernamental (INFOPRAC) y (SAGU)
La tabla 1 nos permite identificar con claridad las funciones que realizan cada uno de los sistemas de informacin de la UNHEVAL, as mismo nos permite ver de manera implcita que cada uno de los sistemas de informacin se relaciona con uno o ms procesos de la UNHEVAL. Lo que a continuacin se realiz es hacer un anlisis del estado y el software que utiliza cada uno de los sistemas de informacin de la UNHEVAL, para esto nos ayuda la tabla 2.
Tabla 2: Estado de los sistemas de informacin (Elaboracin propia)
SISTEMA DE INFORMACIN
ESTADO ACTUAL
SOFTWARE QUE UTILIZA Lenguaje de programacin: Visual Basic. Base de datos: SQL Server. Lenguaje de programacin: Visual Basic. Base de datos: SQL Server. Lenguaje de programacin: Visual Basic 6.0.
Sistema de caja
Uso normal
Sistema acadmico
Uso normal
Sistema de admisin
Uso normal
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Uso deficiente u obsoleto Sistema de tesorera Uso normal Uso normal Uso ptimo Uso normal Uso normal Uso normal Uso normal Uso normal Base de datos: SQL Server 2000 Enterprise. Lenguaje de programacin: ISIS y WINISIS Lenguaje de programacin: Visual Basic. Base de datos: SQL Server 7. Lenguaje de programacin: Access. Lenguaje de programacin: Visual Fox Pro 6.0 Lenguaje de programacin: Visual Basic 6.0. Lenguaje de programacin: Visual Fox Pro 6.0 Lenguaje de programacin: Visual Fox Pro 6.0 Lenguaje de programacin: Visual Basic, Access. Lenguaje de programacin: Visual Basic. Lenguaje de programacin: Access, Fox Pro. Lenguaje de programacin: Fox Pro 6.2.
Sistema de escalafn Sistema de planillas Sistema electrnico de contratacin del estado (SEACE) Sistema de inventario mobiliario institucional de
Uso normal Uso deficiente u obsoleto
Sistema integrado de administracin financiera (SIAF) Programa de telemtica (PDT) Sistema de logstica Sistema de auditora gubernamental (INFOPRAC) y (SAGU) Confrontacin de operaciones auto declaradas (COA) declaracin
En esta tabla podemos observar que los distintos sistemas de informacin que funcionan en la UNHEVAL tienen un uso normal, existiendo dos que quedaron obsoletos y requieren de cambios inmediatos como es el sistema de biblioteca y el sistema de planillas. Lo que significa que algunos de los procesos involucrados al utilizar estos sistemas de informacin tienen una funcionalidad deficiente. 2.1.2. Anlisis de los macroprocesos En esta parte describimos brevemente cada uno de los macroprocesos identificados en la UNHEVAL, mencionando el objetivo principal del mismo y su descripcin; para posteriormente ubicarlos de acuerdo a la funcin que cumple cada macroproceso en cada uno de los subsistemas de modelo de sistema viable.
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Tabla 3: Descripcin de los macroprocesos (Elaboracin propia)
MACROPROCESO
OBJETIVO
A11. Planificacin Estratgica
Implementar el marco estratgico de la UNHEVAL, que conduzca al cumplimiento de los objetivos institucionales.
A12. Planificacin Operativa
Conducir al cumplimiento de los objetivos estratgicos y misionales.
A13. Alianzas Estratgicas y Convenios
Formalizar las relaciones de apoyo mutuo entre las instituciones y la UNHEVAL.
A21. Investigacin
Generar conocimientos cientficos en diversas reas que aporten a la solucin de problemas del entorno.
DESCRIPCIN Que: Formula, programa y difunde objetivos y acciones estratgicas a mediano y largo plazo, las cuales deben estar enmarcados en las normativas sectoriales e internas. Para que: Orientar y trazar la lnea directriz de gestin institucional, para dar cumplimiento a las expectativas de las autoridades y comunidad general. Para quien: Para el proceso A11: Planificacin Operativa y para todas las unidades acadmicas y administrativas de la UNHEVAL. Que: Formular objetivos y plan de acciones a corto plazo, alineadas al PEI, con su respectivo presupuesto. Para que: Implementar un instrumento de direccionamiento que organiza con la debida anticipacin su gestin institucional, con el presupuesto necesario para el cumplimiento de sus objetivos y funciones institucionales. Para quien: Para las unidades ejecutores (centros de costos) tales como las; unidades administrativas y acadmicas de la UNHEVAL, y para los macroprocesos; A2: Gestin de los procesos misionales, A3: Gestin de procesos de apoyo, A4: Gestin de la mejora. Que: Suscribe alianzas estrategias y convenios con las instituciones para satisfacer los requerimientos de la UNHEVAL. Para que: Formalizar las relaciones de apoyo mutuo entre las instituciones y la UNHEVAL. Para quien: Unidades acadmicas y administrativas y como informacin a los procesos misionales. Que: Gestiona, desarrolla y difunde proyectos de investigacin. Para que: Fortalecer la actividad
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investigadora en la universidad y aportar al conocimiento cientfico y tecnolgico de la regin para la solucin de problemas. Para quien: Para la universidad, entidades pblicas, privadas y poblacin interesada y provee de informacin a los procesos de A123: Programacin del presupuesto, A31: Gestin de la Normatividad, A3343: Programacin de capacitaciones de personal, A3455: Control de Servicios, A133: Suscripcin de convenios, 3441: Organizacin de expediente, A3322: Evaluacin de Requerimientos de personal, A3213: Ejecucin de Gastos, A226: Graduacin titulacin. Que: Realiza la gestin y control de las actividades acadmicas que permiten cumplir la correcta difusin de conocimiento a los estudiantes. Para que: Formar profesionales. Para quien: La sociedad, interesados, ANR, y para los procesos A3441 Organizacin de expediente para la adquisicin de bienes y servicios, A3211 Recaudacin de ingresos, A3322 Evaluacin de requerimiento de personal, A3213 Ejecucin de gastos, A123 Programacin del presupuesto, A131 Establecimiento de relaciones interinstitucionales, A3321 Ampliacin de contrato, A2133 Publicacin de resultados de investigacin, A352 Codificacin de materiales bibliogrficos, A3513 Gestin para adquisicin de material bibliogrfico. Que: Realiza la extensin universitaria y proyeccin social. Para que: La transferencia de conocimientos y ayuda social. Para quien: Para las Empresas (pblicas o privadas), Ministerios (Salud, Educacin, etc.), Municipalidades distritales y provinciales, Gobiernos regionales, Representantes de la poblacin. Adems como
A22. Formacin Profesional
Formar profesionales a travs de la asimilacin, produccin, aplicacin y difusin de conocimientos cientfico, humanstico, tecnolgico; que aborden eficazmente la solucin de los problemas del desarrollo humano integral de la regin y del pas.
A23. Extensin universitaria y proyeccin social
Ayudar a la poblacin necesitada y transferir conocimientos a los diferentes profesionales de las organizaciones pblicas y privadas.
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informacin para los procesos A2244: Desarrollo y Evaluacin de Actividades de Enseanza Aprendizaje, A123: Programacin del Presupuesto, A132: Formulacin de Proyecto de Convenio, A311: Evaluacin de requerimiento de normatividad, A312: Formulacin del proyecto de diseo organizacional y documentacin normativa, A3322: Evaluacin de requerimiento de personal, A3441: Organizacin de expediente para la adquisicin de bienes y servicios. Que: Analiza los requerimientos, formula, actualiza y disea la estructura organizacional y el marco normativo general de la institucin, y los reglamentos y directivas de las unidades administrativas. Para que: Implementar el marco normativo general para ayudar al cumplimiento de las funciones misionales de la universidad. Para quien: Para las unidades acadmicas y administrativas, interesados y para los macroprocesos: A1: Gestin Estratgica. A2: Gestin de los procesos A3 Gestin de procesos de apoyo, Misionales, A4: Gestin de la mejora de los servicios. Que: Administra la ejecucin del Presupuesto Anual, y contabiliza todas las operaciones contable que realiza la institucin. Para que: Proveer a la universidad de recursos financieros. Para quien: Rector, Direccin Nacional de Presupuesto Pblico - MEF, Interesados, unidades administrativas y acadmicas, Contadura Pblica, SUNAT y para los procesos: A322. Gestin Contable, A343: Consolidacin de informacin de bienes y Servicios, A344: Ingreso de Bienes y Servicios, A332: Ingreso de personal.
A31. Gestin de la Normatividad
Implementar el marco normativo general (normas tcnica de gestin, reglamentos, procedimientos y directivas), necesario para el cumplimiento de la misin de la UNHEVAL.
A32. Gestin Econmica y Financiera
Proveer a la universidad de recursos financieros, para el cumplimiento de sus funciones
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Que: Organiza y controla el talento humano dentro de la universidad, teniendo en cuenta las leyes, reglamentos y decretos vigentes. Para que: Lograr que el desempeo del personal sea el ms adecuado para el cumplimiento de los objetivos de la UNHEVAL. Para quien: Para los siguientes procesos; A3213.Ejecucin de gastos, A311.Evaluacin de requerimiento de normatividad, A312.Desarrollo del proyecto de formulacin de normas, directivas y reglamentos internos, A123.Programacin del presupuesto, A3451.Inventario de bienes, Unidades acadmicas y administrativas, A2311.Organizacin de representantes en EUyPS. Que: Cuida la adquisicin y uso de los bienes y servicios sea el ms ptimo mediante la aplicacin adecuada de las leyes vigentes. Para que: Contar con bienes y servicios adecuados que se van a utilizar en la UNHEVAL y evitar el mal uso de los recursos econmicos. Para quien: Para realizar los siguientes procesos; A123.Programacin del presupuesto, A3213.Ejecucin de gastos, A364.Gestin de bienestar universitario, A311.Evaluacin de requerimiento de normatividad, A312.Desarrollo del proyecto de formulacin de normas, directivas y reglamentos internos, A322.Gestin contable, A3215.Evaluacin del presupuesto ejecutado. Que: Planifica, administra y brinda el servicio de prstamo de material bibliogrfico. Para que: Contribuir a la formacin del estudiante. Para quien: A123 Programacin del presupuesto, A2241Planificacin de las
A33. Gestin de RR. HH.
Lograr que el desempeo del personal sea el ms adecuado para el cumplimiento de los objetivos de la UNHEVAL.
A34. Gestin de bienes y servicios
Contar con bienes y servicios adecuados que se van a utilizar en la UNHEVAL.
A35. Gestin de Materiales Bibliogrficos
Apoyar a las actividades acadmicas de enseanza, investigacin y proyeccin social.
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actividades de enseanza aprendizaje, A3441: Organizacin de expediente para la adquisicin de bienes y servicios. Que: Organiza actividades de desarrollo humano y brinda servicios de bienestar universitario. Para que: Proporcionar bienestar fsico y mental a la comunidad valdizana. Para quien: Para los alumnos, docentes y administrativos, as como informacin para los procesos A11: Planificacin estratgica, A344: Ingreso de bienes y servicios, A345 Control de bienes y servicios. Que: Promueve, conduce, facilita y desarrolla el proceso de autoevaluacin y acreditacin de las carreras profesionales y mejorar la calidad de los servicios administrativos que brinda la UNHEVAL. Para que: Mejorar la calidad de los servicios que brinda la UNHEVAL. Para quien: CONEAU, Rector, Facultades, as como informacin a los procesos A412: Formulacin de planes, proyectos y convenios relacionados a la calidad, A311: Evaluacin de Requerimientos de Normatividad, A312: Formulacin del proyecto de diseo organizacional y documentacin normativa A132: Formulacin de Proyecto de Convenio, A123: Programacin del Presupuesto. Que: Evala y verifica las actividades que realiza la institucin, tanto a los procesos de formacin como para los dems procesos de administracin, en base al Sistema de Control Interno de la UNHEVAL. Para que: Lograr que la gestin de sus recursos, bienes y operaciones se efecte de manera correcta y eficientemente.
A36. Desarrollo humano y bienestar universitario
Proporcionar bienestar fsico y mental a la comunidad valdizana.
A41. Gestin de la Calidad y la Acreditacin Universitaria
Mejorar la calidad educativa y de servicios.
A42. Control Interno
Monitorear el desempeo de las unidades acadmicas y administrativas para la mejora de la gestin institucional y al logro de los objetivos y metas institucionales trazadas.
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Para quien: Contralora General de la Repblica, Alta Direccin (Rector, Vicerrector Acadmico y Administrativo), las unidades administrativas y acadmicas y como informacin para los procesos A3441. Organizacin de expediente para la adquisicin de bienes y servicios. Leyenda: : Macroprocesos estratgicos : Macroprocesos de apoyo : Macroprocesos misionales : Macroprocesos de evaluacin
En esta tabla 3, estn los catorce macroprocesos identificados en la UNHEVAL, las cuales estn descritos brevemente con la finalidad de compararlos con cado uno de los subsistemas del Modelo de Sistema Viable, para posteriormente lograr su transicin. Es decir esta tabla nos ayudar a identificar y ubicar cada uno de los macroprocesos de la UNHEVAL dentro de los subsistemas del Modelo de Sistema Viable.
2.1.3. Descripcin de los subsistemas del Modelo de Sistema Viable En la figura 4 se observa cada uno de los subsistemas que componen el Modelo de Sistema Viable, ahora definimos de manera breve y concisa a cada de ellos, para ir comparndolo con la descripcin de cada uno de los macroprocesos de la UNHEVAL.
Figura 4: Modelo de Sistema Viable (del modelo de Stafford Beer, 1985)
SUBSISTEMA 1: Funcin de Operacin, que hace posible que la organizacin genere sus productos o servicios. El resto de los sistemas, del dos al cinco, tienen como misin servir al Sistema Uno. SUBSISTEMA 2: Funcin de Coordinacin, se ocupa de las actividades de coordinacin, siendo su principal funcin amortiguar las oscilaciones que se producen como consecuencia del funcionamiento de las operaciones elementales contenidas en el Sistema Uno y sus interacciones. SUBSISTEMA 3: Funcin de Cohesin, es el responsable de la estabilidad interna de la organizacin. ste sistema es el encargado de velar por lo interno y el ahora, proporcionando la sinergia entre las actividades primarias del sistema. Solamente y por excepcin, cuando las actividades primarias no pueden llegar a acuerdo, el control por
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parte de la funcin de cohesin debe ser ejercido. Representa las estructuras y controles dispuestos para establecer las reglas, recursos, derechos y responsabilidades del sistema 1, y para proveer de una interfaz con los subsistemas 4 y 5. SUBSISTEMA 4: Funcin Inteligencia, este sistema debe contribuir a crear un contexto apropiado en la organizacin a fin de prever escenarios de accin que respondan a retos y externalidades en forma oportuna. Debe permitir visualizar el afuera y el maana, para ser capaz de responder a los retos percibidos en el entorno. Para ello debe proporcionar a la organizacin la informacin relevante sobre el entorno en el cual opera. En otras palabras, se preocupa del entorno de la organizacin y de su desarrollo futuro, por lo que es el fundamento para la adaptacin de la organizacin. En consecuencia, es la que desarrolla filtros para monitorear la informacin del entorno que le permita reconocer los patrones de tendencias futuras, con base en los comportamientos histricos. SUBSISTEMA 5: Funcin Poltica, el sistema 5 se encarga de definir la identidad de la organizacin. Despus de recoger toda la informacin que le llega de la empresa, define sus polticas y estrategias, con el objetivo de balancear las demandas de las diversas partes de la organizacin y dirigir la organizacin en su totalidad. La funcin poltica es normativa y da clausura a los ciclos de aprendizaje de la organizacin, cuidando la integridad e identidad organizacional del sistema.
Para el desarrollo de los siguientes apartados se bas en la conceptualizacin del modelo de sistema viable de la UNHEVAL, el cual se detalla en el ENTREGABLE II SIINTEL. 2.1.4. Transicin de los macroprocesos a los subsistemas del MSV Una vez ya definidos los macroprocesos ahora pasamos a ubicarlos en cada subsistema de acuerdo al Modelo de sistema viable como se muestra a continuacin:
Tabla 4: Transicin de los macroprocesos (Elaboracin propia)
MACROPROCESO A11. Planificacin Estratgica
DESCRIPCIN (Que) Formula, programa y difunde objetivos y acciones estratgicas a mediano y largo plazo, las cuales deben estar enmarcados en las normativas sectoriales e internas. Formular objetivos y plan de acciones a corto plazo, alineadas al PEI, con su respectivo presupuesto. Suscribe alianzas estrategias y convenios con las instituciones para satisfacer los requerimientos de la UNHEVAL. Gestiona, desarrolla y difunde proyectos de investigacin. Realiza la gestin y control de las actividades acadmicas que permiten cumplir la correcta difusin de conocimiento a los estudiantes. Realiza la extensin universitaria y proyeccin social. Analiza los requerimientos, formula, actualiza y disea la estructura organizacional y el marco normativo
SUBSISTEMA 1 2 3 3* 4 X
A12. Planificacin Operativa A13. Alianzas Estratgicas y Convenios A21. Investigacin
A22. Formacin Profesional A23. Extensin universitaria y proyeccin social A31. Gestin de la Normatividad
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general de la institucin, y los reglamentos y directivas de las unidades administrativas. Administra la ejecucin del Presupuesto Anual, y contabiliza todas las operaciones contable que realiza la institucin. Organiza y controla el talento humano dentro de la universidad, teniendo en cuenta las leyes, reglamentos y decretos vigentes. Cuida la adquisicin y uso de los bienes y servicios sea el ms ptimo mediante la aplicacin adecuada de las leyes vigentes. Planifica, administra y brinda el servicio de prstamo de material bibliogrfico. Organiza actividades de desarrollo humano y brinda servicios de bienestar universitario. Promueve, conduce, facilita y desarrolla el proceso de autoevaluacin y acreditacin de las carreras profesionales y mejorar la calidad de los servicios administrativos que brinda la UNHEVAL. Evala y verifica las actividades que realiza la institucin, tanto a los procesos de formacin como para los dems procesos de administracin, en base al Sistema de Control Interno de la UNHEVAL.
A32. Gestin Econmica y Financiera A33. Gestin de RR. HH.
A34. Gestin de bienes y servicios A35. Gestin de Materiales Bibliogrficos A36. Desarrollo humano y bienestar universitario A41. Gestin de la Calidad y la Acreditacin Universitaria
A42. Control Interno
En la tabla 4 se logra ubicar cada de los macroprocesos de la UNHEVAL en funcin a cada uno de los subsistemas del Modelo de Sistema Viable con la finalidad de identificar las falencias del mapa de procesos para con el Modelo de Sistema Viable y nos permita hacer propuestas de sistemas automatizados. 2.1.5. Relacin de los Sistemas de Informacin con los macroprocesos Despus de haber descrito y analizado los sistemas de informacin en las tablas 3 y 4, los ubicamos de acuerdo a la relacin que tienen con los macroprocesos, es decir la tabla 5 nos mostrar que un mismo sistema de informacin interacta con uno o ms macroprocesos y viceversa en el caso de los macroprocesos.
Tabla 5: Relacin de los sistemas de informacin con los macroprocesos (Elaboracin propia)
MACROPROCESO A11. Planificacin Estratgica A12. Planificacin Operativa A13. Alianzas Estratgicas y Convenios A21. Investigacin A22. Formacin Acadmica
SISTEMAS DE INFORMACIN No existe No existe No existe No existe Sistema acadmico
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A23. Extensin universitaria y proyeccin social A31. Gestin de la Normatividad Sistema de admisin No existe No existe Sistema de tesorera Sistema de caja Sistema integrado de administracin financiera. Sistema de inventario de mobiliario institucional. Programa de declaracin telemtica Sistema de logstica Sistema de auditora gubernamental Confrontacin de operaciones autodeclaradas. Sistema de escalafn Sistema de planillas SEACE Sistema de tesorera Sistema de caja Sistema de logstica Sistema de inventario de mobiliario institucional. Sistema de biblioteca No existe No existe No existe
A32. Gestin Econmica y Financiera
A33. Gestin de RR. HH.
A34. Gestin de bienes y servicios A35. Gestin de Materiales Bibliogrficos A36. Desarrollo humano y bienestar universitario A41. Gestin de la Calidad y la Acreditacin Universitaria A42. Control Interno
En la tabla 5 se observa claramente que la mayora de los macroprocesos de la universidad no cuentan con un sistema de informacin, lo que hace suponer una deficiente y retardada accin en los diferentes tramites que se realizan en la misma. Y es ms se puede observar tambin que la UNHEVAL no cuenta con un sistema de control que monitoree las funciones que se llevan a cabo en la misma para que las labores que se realicen en ella se den de la manera ms ptima, lo que significa que la universidad viene funcionando en algunos casos de manera muy intuitiva con la finalidad de que slo cumpla con las funciones las para los cuales se la creo y pueda ciertamente sobrevivir y no tanto para lograr su desarrollo y adaptacin a los cambios inmediatos que se dan en el entorno. Si a todo esto le agregamos la existencia de dos sistemas de informacin obsoletas en la UNHEVAL, tenemos pues urgencias en replantear la manera de trabajar y automatizar los diferentes procesos en la UNHEVAL. III. PROPUESTA DEL SISTEMA DE INFORMACIN INTEGRADO En el apartado 2 de este informe se describieron cada uno de los macroprocesos y los Sistemas de Informacin que funcionan en la UNHEVAL, pero sigue quedando un vacio pues aun no se tiene las observaciones ms importantes hechas a cada uno los macroprocesos; para esto se hizo una revisin de cada una de las fichas de procesos, encontrando muchas observaciones que nos ayudarn a entender de mejor manera la necesidad de contar con un Sistema de Informacin Integrado.
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3.1. Propuesta de diagnostico y automatizacin de los macroprocesos Aqu se detallan las observaciones realizadas a los macroprocesos con miras a proponer sistemas de informacin para la UNHEVAL, para ello se elabor una ficha de diagnostico y automatizacin de cada macroproceso en funcin a las deficiencias encontradas al recopilar informacin para la elaboracin del mapa de procesos. Esta ficha de diagnostico y automatizacin de los macroprocesos tiene partes fundamentales que nos ayudarn a entender mejor la necesidad de realizar un rediseo de procesos y en otros la necesidad en algunos casos inmediata de plantear un sistema de informacin, estas partes fundamentales son: Estado actual: Donde se mencionan a los elementos y las interrelaciones que se dan en el macroproceso en la actualidad. o Elementos: Los cuales identifican a los procesos involucrados en el macroproceso, para luego determinar cules de ellos estn alineados al logro del objetivo del macroproceso y cules no; esto nos permitir tener una idea general sobre en qu medida el macroproceso est trabajando eficientemente de acuerdo al objetivo para el cual se la cre con respecto a los procesos que la involucran. Interrelaciones: En esta parte se trata de identificar como se estn dando en la actualidad las interrelaciones entre los procesos, con la finalidad de saber si existe o no una comunicacin fluida y eficiente entre las mismas.
Iniciativas: Aqu mencionamos dos iniciativas como son las modificaciones planteadas y la automatizacin que se podra realizar: o Modificaciones: En esta parte se plantea las modificaciones que se podran realizar a los procesos, en base al estado actual, como son la eliminacin (E), aumento (A) y rediseo (R); todo con la finalidad de mejorar la manera de trabajar y lograr una mayor eficiencia del macroproceso. o Automatizacin: Aqu determinamos las necesidades de automatizacin de algunos o todos los procesos del macroproceso, teniendo como esquema urgente (U) si el proceso requiere de manera inmediata la implantacin de un sistema de informacin con la finalidad de que pueda lograr sus objetivos para los cuales existe; y posterior (P) si la implantacin de un sistema de informacin se puede realizar a uno o ms procesos para lograr eficiencia y eficacia en el logro de sus objetivos. Anlisis del sistema de informacin: Aqu se mencionan si el macroproceso cuenta o no con un sistema de informacin, en el caso que cuente con uno o ms, se analiza de manera descriptiva la forma como se encuentra trabajando (estado) el o los sistemas de informacin con los cuales interacta u opera el macroproceso. Recomendaciones: En esta parte se detallan algunas recomendaciones generales para el macroproceso que permita mejorar su forma de trabajo y alcance sus objetivos; y a la vez ayude a lograr que la universidad se transforme en una institucin que brinde una educacin de calidad.
Ahora detallamos cada una de las fichas de diagnostico y automatizacin:
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CDIGO MACROPRO CESO OBJETIVO A11 Planificacin Estratgica VERSIN 0.6 FECHA 05-02-10
Implementar el marco estratgico de la UNHEVAL, que conduzca al cumplimiento de los objetivos institucionales. PROPUESTA Procesos orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Planificacin Estratgica: - Los procesos del macroproceso A11: Planificacin Estratgica, se encuentran casi en su totalidad orientados en el cumplimiento del ELEMENTOS objetivo del macroproceso (tres de sus cuatros procesos), ya que el proceso A112: Diagnstico organizacional, realiza las acciones A111: previas para la formulacin de los objetivos estratgicos, y el Programacin de proceso A113: formulacin del PEI, se encarga de definir las actividades para estrategias, as mismo el proceso A114: aprobacin y difusin del formular el PEI PEI, se encarga de su distribucin. A112: Diagnstico - Mientras que el proceso A111: Programacin de actividades para institucional formular el PEI, no aporta en su totalidad al cumplimiento del A113: Formulacin objetivo del macroproceso, ya que el proceso no cuenta con del PEI lineamientos ni directivas para la conformacin de la comisin de A114: Aprobacin desarrollo y para la formulacin del PEI. y difusin del PEI Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Planificacin Estratgica: - No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta manera en el cumplimiento de los objetivos generales. - El macroproceso A11: Planificacin Estratgica no se relaciona con las dems macros, tanto en la recopilacin de la informacin y difusin del plan, a excepcin de la interrelacin con el macroproceso A12: Planificacin Operativa. - No existe retroalimentacin de informacin entre los procesos del macroproceso A11: Planificacin Estratgica, es decir, en los INTERRELACIONES procesos que se realizan de manera secuencial no existe una relacin entre el proceso A114: Aprobacin y difusin del PEI y el proceso A111: Programacin de actividades para formular el PEI. Este ltimo debera de proveer de informacin sobre las deficiencias del PEI evaluadas para la nueva programacin. De manera similar se da en los dems procesos. - Disear e implementar un proceso que se encargue del MODIFICACIONES Seguimiento y Evaluacin del PEI, de tal manera que mida ELIMINAR (E) los avances y logros de la gestin institucional y permita A AUMENTAR (A) integrar los procesos y adems conducir a un cambio de REDISEO (R) comportamiento del macroproceso, de reactivo a proactivo.
INICIATIV A S
ESTADO ACTUAL
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- Redisear el proceso A114: Aprobacin y Difusin del PEI, de tal manera que dicho proceso no se encargue slo de la aprobacin y distribucin del plan, sino de involucrar a todas las unidades organizacionales en el cumplimiento de las metas propuestas, mediante el alineamiento y ejecucin de sus planes operativos. - Redisear el proceso A111: Programacin de Actividades para Formular el PEI, de tal manera que busque el involucramiento de las unidades organizacionales tanto en la elaboracin como en la ejecucin del plan estratgico institucional. Con el rediseo del proceso, puede aumentar las funciones del proceso y por ende una variacin del nombre del proceso. R
AUTOMATIZACION URGENTE (U) POSTERIOR (P)
ANLISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIN
- Si se crea el proceso Seguimiento y Evaluacin del PEI, ste requerir tener informacin en tiempo real, para la toma de decisiones de la alta direccin. Por ello se recomienda implementar un modulo de un sistema de informacin que se P encargue de medir los indicadores del plan estratgico y generar informacin esencial para el direccionamiento de la universidad. - No existe ningn software que se usa actualmente, a excepcin de los aplicativos de OpenOffice. - Es necesario la implementacin de un sistema de informacin de Planeamiento Institucional. La implementacin de un tablero de comando sera de gran ayuda para el desarrollo de la gestin estratgica en general. Aqu se debe hacer nfasis en el seguimiento del PEI.
CDIGO MACROPRO CESO OBJETIVO
A12 Planificacin Operativa
VERSIN
0.6
FECHA
05-02-10
Conducir al cumplimiento de los objetivos estratgicos y misionales. PROPUESTA ELEMENTOS Procesos orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Planificacin Operativa: A121: Planificacin - Los procesos del macroproceso A12: Planificacin Estratgica, del proyecto de se encuentran en su totalidad orientados en el cumplimiento del formulacin del POI objetivo del macroproceso, ya que estos contribuyen en la A122: formulacin del plan operativo desde organizacin del proceso Sensibilizacin y hasta la difusin de sus resultados. Capacitacin A123: Programacin del Presupuesto A124: Formulacin Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo del del Presupuesto macroproceso Planificacin Operativa: A125: No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta manera Consolidacin del en el cumplimiento de los objetivos generales. POI A126: Aprobacin y Difusin del POI
ESTADO ACTUAL
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- Existe una dbil interrelacin entre los macroprocesos A11: Planificacin Estratgica y A12: Planificacin Operativa, debido a que el PEI actualmente no es un componente indispensable para la formulacin del POI, ya que slo se requiere unos lineamientos INTERRELACIONES bsicos en el cual enmarcar la materializacin del plan de corto alcance para la UNHEVAL como es el POI. Esto se puede explicar debido a que a diferencia del PEI, actualmente el POI si es obligatorio. - Disear e implementar un proceso que se encargue del Seguimiento y Evaluacin del POI, de tal manera que mida los avances y logros de la gestin institucional y permita MODIFICACIONES integrar los procesos y adems conducir a un cambio de ELIMINAR (E) comportamiento del macroproceso, de reactivo a proactivo. A La creacin de este proceso es opcional, debido a que AUMENTAR (A) existe un proceso similar pero enfocado en la evaluacin y REDISEO (R) control al presupuesto ejecutado (subproceso que se encuentra en el proceso A311: Administracin del Presupuesto). - Los procesos A123: Programacin del Presupuesto y el AUTOMATIZACION nuevo propuesto Seguimiento y Evaluacin del POI, URGENTE (U) P necesitan ser automatizados para realizar un mejor POSTERIOR (P) monitoreo. - Actualmente se usa el Software SIAF SP suministrada por el MEF, el cul esta en continuo mejoramiento, ao tras ao. - As mismo se usa los aplicativos OpenOffice. - Es opcional la construccin de un mdulo de Planificacin Operativa que conformara parte del Sistema de Planeamiento institucional, con las opciones de realizar: el seguimiento y ANLISIS DE SISTEMAS DE evaluacin de los objetivos y metas a corto plazo; y, la evaluacin INFORMACIN de los objetivos a corto plazo de los planes operativos de las unidades administrativas y acadmicas. Cabe resaltar que el modulo referente al presupuesto lo contiene el SIAF, por ello se puede crear otro modulo que se encuentra relacionado con el mdulo de planificacin operativa o que se manejen en forma separada. INICIATIVAS
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CDIGO MACROPRO CESO OBJETIVO A13 VERSIN 2 FECHA 28-12-09
Alianzas Estratgicas y Convenios Suscribir alianzas estrategias y convenios con las instituciones, para satisfacer los requerimientos de la UNHEVAL. PROPUESTA Procesos orientados al cumplimiento de los objetivos del macroproceso Alianzas Estratgicas y Convenios: - El proceso A131: Establecimiento de relaciones interinstitucionales se encuentra orientado al cumplimiento del objetivo del macroproceso de manera parcial, ya que no siempre se realiza la bsqueda de instituciones para la suscripcin de un convenio. - El proceso A132: Formulacin de Proyecto de Convenio se encuentra orientado al cumplimiento del objetivo del macroproceso de manera parcial, cumple con formular el proyecto salvaguardando los intereses de la universidad. - El proceso A133: Suscripcin de convenios se encuentra orientado al cumplimiento del objetivo del macroproceso, su objetivo es lograr la suscripcin de convenios entre las instituciones. Procesos no orientados al cumplimiento de los objetivos del macroproceso Alianzas estratgicas y convenios: - No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta manera al cumplimiento de los objetivos generales. - El macroproceso A13: Alianzas estratgicas y convenios se relacionan con los dems macros de manera parcial, los flujos de informacin son de una sola direccin. - No existe retroalimentacin de informacin entre los procesos del macroproceso A13: Alianzas estratgicas y convenios; es decir en los procesos que se realizan de manera secuencial no existe una relacin entre el proceso A133: Suscripcin de convenios y el proceso A131: Establecimiento de relaciones interinstitucionales. Este ltimo debera de proveer de informacin a los dems procesos sobre instituciones que necesitan algn tipo de suscripcin de convenio con la universidad. E - Disear e implementar el proceso que se encargue del control y monitoreo de los convenios suscritos; no hay relacin de comunicacin y flujos de informacin con las A instituciones con las que la universidad firmo convenios.
ESTADO ACTUAL INICIATIVAS
ELEMENTOS - A131. Establecimiento de relaciones interinstitucionales - A132. Formulacin de proyecto de convenio - A133. Suscripcin de convenios
INTERRELACIONES
MODIFICACIONES
ELIMINAR (E) AUMENTAR (A) REDISEO (R)
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Redisear el proceso A133: Suscripcin de convenios; Eliminando tramites innecesarios que lo nico que hacen es atrasar la suscripcin de convenios. Redisear el proceso A131: Establecimiento de relaciones interinstitucionales; crear un manual de procedimientos con el objetivo de conseguir firmar alianzas estratgicas y convenios con universidades y centros de investigacin. Crear un software de gestin de documentos para administrar el flujo de documentos de todo tipo permitiendo la recuperacin de informacin de ellos y determinando el tiempo que se encuentran los documentos. Este software tambin debe contener los flujos de informacin que vienen desde otras dependencias.
AUTOMATIZACION
URGENTE (U) POSTERIOR (P)
ANLISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIN -
No existe ningn software que se usa actualmente a excepcin de los aplicativos de OpenOffice y algunas utilitarios de oficina. Es necesario implementar un software de gestin documentaria para la administracin del flujo de informacin y el rediseo de la pagina web, esta pgina web debe estar actualizndose a diario con las ofertas de becas, cursos, convenios que otras universidades e instituciones ofrece.
CDIGO MACROPROC ESO OBJETIVO Investigacin
A21
VERSIN
0.6
FECHA
05-02-10
Generar conocimientos cientficos en diversas reas que aporten a la solucin de problemas del entorno. PROPUESTA Procesos orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Investigacin: El proceso A211: Gestin de Investigacin, est parcialmente orientado al cumplimiento del objetivo del macroproceso ELEMENTOS investigacin, debido a que los subprocesos que ste contiene presentan ciertas debilidades en el cumplimiento de sus objetivos. A211: Gestin de la Investigacin En el proceso A212: Desarrollo de Proyectos de Investigacin los subprocesos: A2122: Ejecucin de Proyectos y A2123: Evaluacin A212:Desarrollo de de Proyectos de Investigacin se orientan al cumplimiento de Proyectos de objetivos del macroproceso Investigacin. Investigacin En el proceso A213: Difusin de Resultados de Investigacin el A213: Difusin de proceso A2133: Publicacin de Revistas de Investigacin, aporta al Resultados de cumplimiento del objetivo del macroproceso Investigacin. Investigacin Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Investigacin: No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta manera en el cumplimiento de los objetivos generales.
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Entre los macroprocesos de A21: Investigacin, y el macroproceso de A22: Formacin Profesional, no se realiza coordinaciones necesarias para considerar aspectos de investigacin en los currculos de estudios de pregrado. Entre los macroprocesos de A21: Investigacin y el macroproceso de A23: Extensin Universitaria y Proyeccin Social, no existen mecanismos de coordinacin. Los resultados de investigacin se deberan transferir mediante las actividades de proyeccin y extensin universitaria. El proceso de A211: Gestin de Investigacin no tiene una estrecha vinculacin con los organismos de desarrollo del mbito regional que ayude a la formulacin de alternativas de solucin pertinentes a la problemtica social. Lo cual dificulta que el proceso A212: Desarrollo de Proyectos de Investigacin, oriente sus proyectos a dichas alternativas. Implementar un proceso de Transferencia de Resultados de Investigacin a fin de que dichos resultados puedan ser utilizados en la solucin de problemas. Dicho Proceso debe contemplar identificacin de beneficiarios adems de mecanismos de transferencia. Implementar un proceso que se encargue de llevar un control de los proyectos que pueden ser presentados a entidades A que brindan financiamiento o cofinanciamiento a proyectos de investigacin (Gestin para el Financiamiento de Proyectos de Investigacin). Implementar el subproceso Seleccin de Investigadores Universitarios dentro del proceso A212: Desarrollo de Proyectos de Investigacin, que se encargue de coordinar la participacin de los alumnos en el desarrollo de proyectos con los institutos de investigacin. En el subproceso A2113: Establecimiento de Lneas de Investigacin, se debe considerar actividades que realicen la priorizacin de las lneas de investigacin en los Institutos de Investigacin. En el subproceso A2121: Elaboracin de Propuestas de Proyectos de Investigacin, se hace necesario redisear las actividades de evaluacin de las propuestas a fin de seleccionar proyectos de impacto social, productivo y empresarial. Redisear el proceso de A213: Difusin de Resultados de Investigacin considerando la presentacin de los trabajos de investigacin en certmenes que conduzcan a la divulgacin y confrontacin de nuevos conocimientos adems de la realizacin de eventos cientficos. Adems se debe considerar mecanismos de evaluacin de la eficacia de los medios de difusin. En el subproceso A2111: Planeacin de las Actividades de Investigacin, del proceso A211: Gestin de la Investigacin, se nota la ausencia de actividades que contrarresten la debilidad organizativa en los institutos de investigacin para impulsar las investigaciones a travs de las facultades. El R subproceso A2112: Actualizacin del RGI y Formatos de Investigacin, presenta ciertas deficiencias ya que no est cumpliendo con adecuarse a los estndares internacionales de investigacin. El subproceso A2113: Establecimiento de
INTERRELACIONES -
MODIFICACIONES ELIMINAR (E) AUMENTAR (A) REDISEO (R)
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Lneas de Investigacin, no considera mecanismos que posibiliten que estas lneas se formulen de acuerdo a la solucin de problemas. Por ltimo las propuestas que se han trabajado en el subproceso A2114: Elaboracin de Propuesta de Convenios, son por iniciativa de las entidades interesadas. En el subproceso A2121: Elaboracin de Propuestas de Proyectos de Investigacin, del proceso A212: Desarrollo de Proyectos de Investigacin, se hace necesario implementar mecanismos de calificacin y seleccin de proyectos de investigacin relevantes y de impacto social y empresarial en la regin o en el quehacer acadmico de la UNHEVAL. El proceso A213: Difusin de Resultados de Investigacin no est considerando la presentacin de los resultados de investigacin en eventos de trascendencia y la organizacin de certmenes que conduzcan a la divulgacin y confrontacin de nuevos conocimientos. Mientras que en el subproceso A2131: Organizacin de la difusin no existe una adecuada difusin de la ejecucin de las jornadas de investigacin a la comunidad universitaria. Implementar un sistema de informacin que gestione la informacin de las principales necesidades de proyectos de investigacin segn las prioridades de la regin. Se hace necesario contar con un sistema de informacin que permita ingresar el contenido de los proyectos de investigacin y ayude a categorizar e identificar los posibles beneficiarios de los proyectos de investigacin segn los U resultados de stos. Es necesario la implementacin de un sistema de informacin que gestione informacin sobre las instituciones que financien proyectos de investigacin. Automatizar la presentacin y evaluacin de los avances y artculos finales de los proyectos de investigacin. La Direccin Universitaria de Investigacin hace uso de un software para la revisin de los artculos cientficos, dicho software es propiedad del editor. En la actualidad la Direccin Universitaria de Investigacin cuenta con un software que est en proceso de implementacin para el ingreso de resultados de investigacin. De acuerdo a las consideraciones anteriormente detalladas, se propone un sistema que contenga tres mdulos bsicos sobre los cuales se puede aadir funcionalidades; el primer mdulo de gestin se debe encargar principalmente de establecer los lineamientos, cronogramas y restricciones de modo que se pueda controlar el avance de las actividades de investigacin realizadas; el segundo mdulo de desarrollo debe manejar las propuestas, los proyectos de investigacin en ejecucin, por etapas y segn lo cronogramado; y finalmente el tercer mdulo de evaluacin debe contar con formatos de calificacin y software para la verificacin de originalidad y otros requerimientos definidos por el administrador. Este mdulo debe de contar principalmente con un banco de proyectos, en el cual se registrarn los proyectos aprobados y de manera adicional las propuestas.
AUTOMATIZACIN URGENTE (U) POSTERIOR (P) -
ANLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIN
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A22 FORMACIN PROFESIONAL
VERSIN
0.6
FECHA
05-02-10
Formar profesionales a travs de la asimilacin, produccin, aplicacin y difusin de conocimientos cientfico, humanstico, tecnolgico; que aborden eficazmente la solucin de los problemas del desarrollo humano integral de la regin y del pas. PROPUESTA Procesos orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Formacin Profesional: - El proceso A221: Elaboracin o Actualizacin de Documentos Normativos y de Gestin Acadmica, est parcialmente orientado al cumplimiento del objetivo del macroproceso (dos de sus tres sub procesos), porque contribuye a la formacin profesional ya que norma y programa las actividades mediante reglamentos, directivas y calendario acadmico para el correcto funcionamiento de los procesos de apoyo internos, y el proceso principal de enseanza - aprendizaje (A224). ELEMENTOS: - El proceso A222: Admisin, est orientado al objetivo, ya que A221: Elaboracin o contribuye con la seleccin de los postulantes para su Actualizacin de formacin en las diferentes carreras profesionales. Documentos - El proceso A223: Matrcula, est orientado al objetivo, ya que Normativos y de acredita la condicin del estudiante para brindarle el servicio de Gestin Acadmica formacin. A222: Admisin - El proceso A224: Enseanza Aprendizaje: est orientado al objetivo, pero no en su totalidad, ya que ste difunde y aplica A223: Matrcula conocimientos, mas no lo genera (sub proceso A2244). A224: Enseanza - El proceso A226: Graduacin y Titulacin: est orientado al Aprendizaje objetivo, ya que refuerza o complementa a la formacin, con la A225: Registro de aplicacin de los conocimientos adquiridos durante los aos de Documentos estudios ya sea en la realizacin de las prcticas pre Acadmicos profesionales o en las investigaciones realizadas en el proyecto A226: Graduacin y de tesis. Titulacin - El proceso A225: Registro de Documentos Acadmicos, contribuye al objetivo del macroproceso, ya que almacena informacin de los procesos de apoyo (A222, A223, A226) y operativo (A224) de formacin profesional, adems genera documentacin importante. Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Formacin Profesional: No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta manera en el cumplimiento de los objetivos generales. - El macroproceso A22: Formacin Profesional no recibe la contribucin del otro macro A21: Investigacin, ya que las investigaciones son realizadas por docentes ms no por alumnos. - El macroproceso A22: Formacin Profesional se relaciona INTERRELACIONES parcialmente con el macroproceso A23: Extensin Universitaria y Proyeccin Social, ya que slo algunos alumnos realizan proyeccin social espordicamente y en el desarrollo de una asignatura cuyo docente est encargado de la proyeccin social. - En el proceso A222: Admisin, la informacin que se obtiene
ESTADO ACTUAL
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de los ingresantes no son compartidas con el proceso de matrcula (A223), y con el proceso de gestin de materiales bibliogrficos (A3513) necesarios para el registro de los estudiantes y la obtencin del carnet de biblioteca. En el proceso A221: Elaboracin o Actualizacin de Documentos Normativos y de Gestin Acadmica, se deben modificar las actividades con la finalidad de establecer mecanismos para elaborar el plan de formacin profesional con la participacin de las facultades. Del mismo modo para la elaboracin del calendario acadmico, ya que slo se coordina con la direccin de admisin y la unidad de procesos acadmicos. Redisear el proceso A222: Admisin, ya que todos los datos de los ingresantes deberan pasar al proceso de matrcula, y al proceso de gestin de material bibliogrfico (se evitara la toma de fotos para obtencin del carnet). En el proceso A223: Matrcula, se debera asesorar a las comisiones de asuntos acadmicos de las facultades para que solucionen los casos que se presentan y no llegue hasta la direccin de asuntos acadmicos. Redisear los subprocesos de A224: Enseanza Aprendizaje, ya que se debera capacitar y asesorar a las comisiones de currculos de las facultades para la actualizacin y seguimiento de currculo de estudios. Tambin se debe evaluar los objetivos, instrumentos de enseanza y la metodologa de evaluacin que plantean los docentes y realizar su seguimiento. En el proceso de registro de documentos acadmicos se debera tener acceso al software de registro de notas para facilitar la elaboracin de los certificados de estudios (se evitara pedir los reportes de notas a los alumnos, y evitar la espera del trmite administrativo, firma de las autoridades, entre otros). En el sub proceso A2264: Emisin del Diploma Grado de Bachiller o Ttulo Profesional del proceso de A226: Graduacin y Titulacin, la actividad enviar el expediente al vicerrector, no genera valor en el proceso. R
INICIATIVAS
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Automatizacin del control del grado de cumplimiento de los slabos, en el proceso de enseanza aprendizaje. En el proceso de registro de documentos acadmicos, se puede automatizar, la actividad elaboracin de certificados de estudios, desde el registro de las solicitudes que actualmente se realiza manualmente. En el sub proceso sustentacin de informe de PPP, tesis, informe de experiencia profesional o examen de suficiencia profesional (A2263), del proceso A226: Graduacin y Titulacin, se debera contar con una base de datos para registrar a los egresados que aprobaron la sustentacin e iniciar el trmite para otorgar el diploma de bachiller o ttulo profesional, as como el registro de informes de PPP, tesis e informes de titulacin aprobados, para luego facilitar la verificacin de la existencia de los mismos en el nuevo proceso evaluacin de propuestas para obtencin de grado de bachiller o ttulo profesional (proceso A2261).
En el sub proceso A2264: Emisin del Diploma Grado de Bachiller o Ttulo Profesional del proceso de A226: Graduacin y Titulacin, la actividad de caligrafiado del P diploma que se demora de 7 a 8 das, se debera realizar de manera automtica y no de forma manual. Actualmente existen dos sistemas de informacin en el macroproceso A22: Formacin Profesional; uno en el proceso A222: Admisin (software para inscripcin y calificacin de exmenes) y el otro en el proceso A225: Registro de Documentos Acadmicos (software para realizar matrcula y registro de notas). El software de registro de notas solamente es utilizado para generar reporte notas, emitir actas de notas, ms no para la elaboracin de certificados. A los programas existentes se les puede aadir los siguientes mdulos: Para registrar el currculo de estudios, registrar los slabos que entregan los docentes, y realizar su evaluacin y el seguimiento para el cumplimiento del desarrollo de los slabos. As como el registro de los egresados aptos para obtener el grado de bachiller o ttulo profesional, para facilitar el trmite, a los cuales tendran acceso las facultades y la unidad de grados y ttulos.
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CDIGO MACROPRO CESO OBJETIVO A23 VERSIN 0.6 FECHA 05-02-10 Extensin Universitaria y Proyeccin Social.
Ayudar a la poblacin necesitada y transferir conocimientos a los diferentes profesionales de las organizaciones pblicas y privadas. PROPUESTA Procesos orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Extensin Universitaria y Proyeccin Social: - El proceso A231: Gestin del desarrollo de la EUyPS, se encuentra orientado al cumplimiento del objetivo de macroproceso, ya que sus subprocesos contribuyen al desarrollo de la gestin. - El proceso A232: Desarrollo de la Extensin Universitaria, tambin se encuentra casi en su totalidad orientado al cumplimiento del objetivo del macroproceso (dos de sus ELEMENTOS tres subprocesos), ya que el subproceso A2321: - A231: Gestin Coordinacin de eventos y acciones de EU, realiza las del desarrollo de acciones previas para la ejecucin y el subproceso A2322: la EUyPS Desarrollo de eventos y acciones de EU, ejecuta lo - A232: Desarrollo planificado. de la Extensin - Por ltimo el proceso A233: Desarrollo de la Proyeccin Universitaria Social, se encuentra orientado al cumplimiento del objetivo - A233: Desarrollo del macroproceso, ya que sus subprocesos se encargan de la Proyeccin de realizar todas sus actividades desde la organizacin, Social hasta su difusin. Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Extensin Universitaria y Proyeccin Social: Existe un subproceso (A2323: Difusin de eventos y acciones de EU) perteneciente al proceso A232: Desarrollo de la Extensin Universitaria, el cual no difunde los resultados y el impacto de las capacitaciones realizadas, sino se orienta a la documentacin que en casos excepcionales se publican. - El macroproceso A23: Extensin Universitaria y Proyeccin Social, no se viene realizando en forma coordinada con el macroproceso A22: Formacin Profesional. Esto se refleja en la carencia de actividades de EUyPS en la mayora de las carreras profesionales, siendo avalado por la inexistencia de normatividad referida al tema. Adems, la informacin obtenida como resultado de los procesos A232: Desarrollo de la Extensin Universitaria y A233: Desarrollo de la Proyeccin Social, no aportan a la informacin que maneja el macroproceso INTERRELACIONES A21 Investigacin, motivo por el cual no se consiguen soluciones que sean producto de una proyeccin de la universidad hacia su entorno mediante el desarrollo de proyectos cientficos para la sociedad. Estas irregularidades confirman la existencia de una universidad no orientada hacia el desarrollo de los tres procesos misionales como transformacin obligatoria por el cual tienen que pasar todos los estudiantes valdizanos, coadyuvando a una formacin deficiente. Se puede manifestar que la UNHEVAL no brinda una formacin integral, ya que se orienta en su mayora a la formacin
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acadmica. Las relaciones de comunicacin y flujo de informacin del proceso A231: Gestin del desarrollo de la EUyPS con los procesos A232: Desarrollo de la Extensin Universitaria y 233: Desarrollo de la Proyeccin Social, se realiza en forma parcial. Estos debido a que no se cuenta mecanismos de monitoreo durante el proceso de ejecucin de la EUyPS. El proceso A232: Desarrollo de la Extensin Universitaria, no tiene una relacin directa con el proceso A233: Desarrollo de la Proyeccin Social, pero debera tener de manera complementaria de acuerdo al objetivo del macroproceso A23: Extensin Universitaria y Proyeccin Social. Esto se sustenta en la necesidad de manejar proyectos que abarquen mdulos de apoyo y capacitacin para el desarrollo de determinada poblacin objetivo. En el proceso A232: Desarrollo de la Extensin Universitaria, existen inconvenientes en la disponibilidad, manejo de los recursos e incumplimiento de los objetivos y resultados a obtener. Se debe de implementar un subproceso de Monitoreo de la EUyPS dentro del proceso A231: Gestin del Desarrollo de la EUyPS, el cual contribuir al cumplimiento de los objetivos propuestos mediante el seguimiento de las actividades realizadas por los A procesos de desarrollo de la EUyPS (A232 y A233). Existen deficiencias para contar con entidades cooperantes y recursos para el desarrollo de las actividades de EUyPS, por lo cual se debera de implementar el proceso de Gestin de Requerimientos de EUyPS, el cual ayudar a la captacin de entidades cooperantes y la adquisicin de recursos, para el beneficio de las empresas y sociedad. La informacin, del subprocesos A2323: Difusin de eventos y acciones de EU, es manejado internamente con poca difusin a la sociedad. Es por eso que se debe redisear cumpliendo sus objetivos establecidos. El subproceso A2311: Organizacin de representantes R en EUyPS, debe considerar asignacin previa evaluacin considerando los resultados obtenidos por las actividades realizadas en experiencias de aos anteriores.
MODIFICACIONES ELIMINAR (E) AUMENTAR (A) REDISEO (R) INICIATIVAS -
Los subprocesos A2322: Desarrollo de Eventos y Acciones de EU, A2332: Ejecucin de Proyectos y Programas de PS y A2313: Planificacin de la EUyPS, deben automatizarse mediante un tablero de indicadores en lnea que permitan monitorear la informacin resultante de los procesos de ejecucin de EUyPS para la planificacin de actividades y la toma de decisiones. Esta automatizacin tambin debe incluir al nuevo subproceso Monitoreo de la EUyPS.
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En el proceso de A231: Gestin del desarrollo de la EUyPS, se muestran deficiencias en el manejo de la informacin (informes, documentacin, resultados), obtenido de los procesos: de Desarrollo de la Extensin y Desarrollo de la Proyeccin Social. El manejo de un sistema de informacin para gestionar dicha informacin ayudara a superar los inconvenientes sealados. Los procesos de A232: Desarrollo de la Extensin Universitaria y A233: Desarrollo de la Proyeccin Social, se realizan de una manera independiente de acuerdo a los profesionales que lo realizan. Sera conveniente uniformizar la documentacin de la informacin que se maneja, detallando actividades que se estn realizando y puedan ser manejados a travs de un gestor de base de datos o de informacin. Para un mejor desarrollo de la EUyPS, y en base a las consideraciones anteriormente detalladas, se propone trabajar en funcin a tres mdulos; el mdulo de gestin, el cual se encargar de establecer objetivos, cronogramas y restricciones y otros necesarios para la gestin de la EUyPS, as como tambin debe incorporar la funcionalidad de monitoreo; el mdulo de EU, registrar las actividades realizadas y el porcentaje de avances y cumplimiento de objetivos, el cual facilitar las funcionalidades de control; finalmente el mdulo de PS, el cual debe contar con similares funcionalidades que el anterior por ser la automatizacin de un proceso de ejecucin.
A31 Gestin de la normatividad
VERSIN
0.6
FECHA
05-02-10
Implementar el marco normativo general (normas tcnica de gestin, reglamentos, procedimientos y directivas), necesario para el cumplimiento de la misin de la UNHEVAL. PROPUESTA Procesos orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Gestin de la Normatividad: ELEMENTOS - Los procesos del macroproceso A31: Gestin de la Normatividad, se encuentran en su totalidad orientados en el A311: Evaluacin cumplimiento del objetivo del macroproceso, ya que los proceso de Requerimientos A111: Evaluacin de Requerimientos de Normatividad, A112: de normatividad Formulacin del Proyecto de Diseo Organizacional y A312: Formulacin Documentacin Normativa y el proceso A313: Aprobacin y del proyecto de Difusin del Diseo Organizacional y Documentacin Normativa, diseo se encargan de evaluar el requerimiento de actualizacin y/o organizacional y creacin de una documentacin normativa y del diseo documentacin organizacional, hasta su formulacin y aprobacin. normativa
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A313: Aprobacin y difusin del diseo organizacional y documentacin normativa: INTERRELACIONES INICIATIV A S MODIFICACIONES ELIMINAR (E) AUMENTAR (A) REDISEO (R) Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Gestin de la normatividad: No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta manera en el cumplimiento de los objetivos generales. Todos los procesos se encuentran relacionados. El proceso A312: Formulacin del Proyecto de Diseo Organizacional y Documentacin Normativa, debe de implementar procedimientos para la elaboracin de una R amplia variedad de normatividad, ya que algunos resultados (documentos normativos) son transcripciones de otra. En el proceso A312: Formulacin del Proyecto de Diseo Organizacional y Documentacin Normativa, se debe automatizar la actividad levantamiento de informacin para la elaboracin de la documentacin normativa, permitiendo que la comunicacin, la cual puede ser una solicitud de un P requerimiento de informacin digital con las unidades administrativas y acadmicas se realice en forma rpida y confiable, por medio de una plataforma que funcione en INTRANET. Solo se usan los aplicativos OpenOffice. No es necesaria la implementacin de mdulos para este macro, pero se recomienda tener una interfaz de registros documentarios y base de datos que permita la publicacin y bsqueda de los documentos que son elaborados.
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CDIGO MACROPRO CESO OBJETIVO A32 Gestin Econmica y Financiera VERSIN 0.6 FECHA 05-02-10
INICIATIVAS
Proveer a la universidad de recursos financieros para el cumplimiento de sus funciones. PROPUESTA Procesos orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Gestin Econmica y Financiera: - El proceso A321: Administracin del Presupuesto, se encuentra orientado casi en su totalidad en el cumplimiento del objetivo del macroproceso, ya que los subprocesos A3211: Programacin de Presupuesto Mensual y A3214: Modificacin del Presupuesto Institucional, se encargan de la programacin y modificacin del presupuesto, mientras que el subproceso A3215: Evaluacin al Presupuesto Ejecutado, se encarga de evaluar y analizar la ejecucin del presupuesto. Los subprocesos A3212: Recaudacin de Ingresos y el proceso A3213: Ejecucin de Egresos, realizan la ejecucin del presupuesto previamente ELEMENTOS planificado y sujeto en ocasiones al dinero recaudado de la institucin. Todos estos subprocesos se encuentran alineados al A321: macroproceso debido a que estn regulados por el MEF, pero Administracin del algunas de ellas se encuentran con algunas deficiencias en su Presupuesto. desempeo; tal es caso del proceso A3211: Programacin de A322: Gestin Presupuesto Mensual, ya que la mayor parte de la programacin Contable. del presupuesto lo realiza en base de estimaciones y datos histricos; y del subproceso A3215: Evaluacin del Presupuesto Ejecutado, la evaluacin lo realiza con informacin registrada en el SIAF, en la mayora de los casos. - El proceso A322: Gestin contable, se encuentra orientado en su totalidad en el cumplimiento del objetivo del macroproceso, ya que sus actividades se encargan de integrar toda la informacin contable. Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Gestin Econmica y Financiera: No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta manera en el cumplimiento del objetivo del macroproceso. - El subproceso A3215: Evaluacin del Presupuesto Ejecutado, presenta problemas en la interrelacin con los procesos INTERRELACIONES encargados de ejecutar el presupuesto, ya que estos no informan directamente a dicho proceso. MODIFICACIONES - Redisear el proceso A3215: Evaluacin del Presupuesto ELIMINAR (E) Ejecutado, el cul debe enfocarse no solo a la evaluacin R AUMENTAR (A) del presupuesto ejecutado, sino tambin evaluar el logro de los objetivos establecidos en el POI. REDISEO (R) AUTOMATIZACION
URGENTE (U) POSTERIOR (P)
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Actualmente se usa el Software SIAF SP suministrada por el MEF (modulo contable y presupuestario), el cual se encuentra en continuo mejoramiento, ao tras ao. Paralelo al SIAF- SP se usan los sistemas de informacin de Sistema de Caja y el Sistema de Tesorera (*) As mismo se usa los aplicativos OpenOffice. El macroproceso debe tener dos mdulos: Presupuesto y Contable, donde se registran todas las afectaciones del presupuesto. (*) Por el momento no se puede recomendar, ya que no se han analizado dichos sistemas de informacin en el presente proyecto, por ello se recomienda evaluar dichos aplicativos informticos, de acuerdo a los requerimientos del macroproceso.
A33
VERSIN
0.6
FECHA
05-02-10
Gestin de Recursos Humanos (RR.HH.)
Lograr que el desempeo del personal sea el ms adecuado para el cumplimiento de los objetivos de la UNHEVAL. PROPUESTA Procesos orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Gestin de RR. HH.: El proceso A331: Consolidacin de Informacin de Recursos Humanos, cumple de manera parcial porque los planes operativos que enva a la alta direccin se realizan sin tener un diagnostico situacional y los requerimientos generalmente son solo transcripciones de los aos pasados, lo mismo para las ELEMENTOS actualizaciones de los documentos de gestin, no se realiza un A331:Consolidacin diagnostico de la situacin actual. de Informacin de El proceso A332: Ingreso de Personal, cumple con realizar la Recursos Humanos adecuada seleccin para los contratos, ampliacin de contratos A332: Ingreso de y nombramientos de personal. Personal El proceso A333: Rotacin y Ascensos Personal, cumple A333: Rotacin y parcialmente con la evaluacin para la adecuada distribucin Ascensos Personal del personal dentro de la universidad, debido a que los cargos A334: Control de de confianza se asignan sin previa evaluacin de capacidades. Personal El proceso A334: Control de Personal, cumple con el control del A335: Elaboracin personal que labora dentro de la universidad. de Planillas El proceso A335: Elaboracin de Planillas, cumple con la elaboracin de los resmenes de planillas para el pago de las remuneraciones del personal que labora en la UNHEVAL. Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Gestin de RR. HH.: No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta manera en el cumplimiento de los objetivos generales. A nivel de macroprocesos, no existe una relacin definida de forma explcita entre el proceso que distribuye las resoluciones de cambio de estado del personal, y las unidades organizacionales afectadas. INTERRELACIONES Las interrelaciones dentro del macroproceso gestin de RR. HH. no presentan problemas crticos en la informacin que fluye entre los procesos, sino en el tiempo en que tarda cada proceso en emitir una respuesta, sobre todo en lo que es
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consolidacin de informacin de recursos humanos, las resoluciones de nombramiento, contrato, rotacin, ascensos, de los procesos de ingreso de personal y rotacin y ascensos. Es necesario sealar que existen algunas relaciones innecesarias como el paso de algunos flujos desde los procesos A332.Ingreso de Personal, A333.Rotacin y Ascensos Personal y A334: Control de Personal, hasta el proceso de A331: Consolidacin de Informacin de Recursos Humanos, lo que retrasa el tiempo de respuesta del macroproceso. Estos deberan de tener ms autonoma y comunicacin con los procesos externos. Disear e implementar un proceso que se encargue de la Elaboracin de Planes para Recursos Humanos, ya que en la actualidad no se realizan estudios para determinar las mejoras en la gestin de RR. HH. por lo que este proceso se debera de encargar de elaborar el plan A operativo y los documentos de gestin necesarios para el buen desempeo de las tareas dentro de la gestin de recursos humanos. Este proceso podra incluirse dentro del macroproceso consolidacin de informacin. Redisear el proceso A331: Consolidacin de Informacin de Recursos Humanos, debido a que los planes operativos y los documentos de gestin no deben de elaborarse sin un previo estudio y diagnostico. Esto perjudica la direccin en la gestin de recursos humanos ya que si no se sabe a dnde se quiere llegar menos se va a saber cul es el camino seguir; o podramos limitar el objetivo del proceso solo a la integracin y difusin de la informacin del personal e implementar el proceso de elaboracin de R planes para recursos humanos. Redisear el proceso A333: Rotacin y Ascensos Personal, debido a que los cambios de jefes y directores se realizan a peticin exclusiva del rector. Este mecanismo se debera de cambiar, ya que es necesario una evaluacin ms rigurosa de las capacidades, especializaciones y experiencia de un personal propuesto para el cargo.
INICIATIVAS
Se requiere actualizar el software de elaboracin de planillas existente, para optimizar el tiempo en actividades U repetitivas. Los software que vienen funcionando para la gestin de los recursos humanos dentro de la universidad son: Software para control de asistencia (Access) Sistema de escalafn (Access) Sistema de planilla (Visual Fox Pro 6.0) SEACE (Visual Basic 6.0) Estos vienen trabajando de forma independiente. Para un ptimo uso de los sistemas de informacin en la gestin de los recursos humanos dentro de la UNHEVAL se debera integrar las diferentes bases de datos en una sola y se debera tener en cuenta las siguiente recomendaciones: 1. Usar un administrador de base de datos ms potente y de preferencia de cdigo abierto que puede reducir los gastos en licencias.
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2. Hay tener en cuenta la compatibilidad con los software que provee el estado como son el SIAF, SIGA y otros con los que debera ser capaz de interactuar amigablemente. 3. En el control de asistencia todo debe ser automatizado para optimizar el tiempo del personal encargado de verificar la asistencia del personal, y si es posible que el software se encargue de todo los procedimientos. 4. En caso de inasistencias injustificadas, cada jefe debe ser capaz de verificar si uno de sus subordinados registro o no su ingreso para laborar desde la comodidad de su oficina sin necesidad de tener que acercarse a la oficina de recursos humanos, esto para evitar que los trabajadores registren su ingreso con otra persona. 5. En caso de la asistencia de docentes se debera incluir al software su horario de clases para registrar su ingreso y salida. 6. Se debe implementar un software para el control de licencias y permisos. Teniendo en cuenta que si los jefes inmediatos son los que dan el visto bueno de los permisos a la direccin de personal, slo debe llegar la informacin del permiso y el software debe almacenar el tiempo que le queda para permiso a cuenta de vacaciones y establecer parmetros para licencias por salud y capacitaciones.
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CDIGO MACROPRO CESO OBJETIVO A34 Gestin de Bienes y Servicios VERSIN 0.6 FECHA 05-02-10
Contar con bienes y servicios adecuados que se van a utilizar en la UNHEVAL. PROPUESTA Procesos orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Gestin de Bienes y Servicios: El proceso de formulacin de proyectos de inversin cumple con la adecuada evaluacin de requerimientos de PIP, elaboracin de perfiles y evaluacin de los mismos. El proceso de ejecucin de proyectos de inversin cumple de forma parcial debido a que en algunos proyectos incumplen lo estipulado dentro del perfil y existe muchos retrasos. El proceso de consolidacin de informacin de bienes y servicios cumple de manera parcial por que los planes ELEMENTOS operativos y las actualizaciones para los documentos de A341: Formulacin de gestin que enva a la alta direccin se realizan sin tener un proyectos de inversin diagnostico de la situacin actual, y en la elaboracin del A342: Desarrollo de calendario de adquisiciones aun no se capacita al personal proyectos de inversin de la universidad en usar el software SIGA, que facilita A343: Consolidacin realizar los requerimientos de bienes. de informacin de El proceso de aprovisionamiento de bienes y servicios bienes y servicios cumple con la adquisicin de lo que se requiere en la A344: universidad Aprovisionamiento de Control de bienes y servicios cumple de manera parcial con Bienes y Servicios el control de bienes porque cuando existe la perdida de A345: Control de bienes en muy pocas ocasiones se realizo el reintegro de los bienes y servicios bienes y por lo general el proceso se prolonga demasiado A346: Supresin de sin ubicar el responsable de la perdida; esto sucede con ms Bienes frecuencia en los centros de produccin. El proceso supresin de bienes cumple con dar de baja y disponer de los bienes que ya no se usan en la universidad.
ESTADO ACTUAL
No se encuentran alineados a lograr el objetivo del macroproceso Gestin de Bienes y Servicios: No existen procesos innecesarios, todos aportan de cierta manera en el cumplimiento de los objetivos generales. El Macroproceso de A34: Gestin de Bienes y Servicios no se relaciona de manera explcita con los procesos de Formacin acadmica para comunicar de la existencia de los bienes solicitados para la adquisicin. Internamente la informacin que fluye dentro de este Macroproceso es la adecuada, aunque la velocidad con que se transmite esta informacin no es la mas optima por lo que las mejoras deben comenzar por este punto, como es el optimizar los tiempos de respuesta ante una solicitud de informacin ya sea de otro proceso o de un cliente externo. Disear e implementar un proceso que se encargue de la Elaboracin de Planes de Bienes y Servicios, ya A que en la actualidad no se realizan estudios para determinar las mejoras en la gestin de bienes y
INTERRELACIONES
V A S
INICIATI
MODIFICACIONES ELIMINAR (E) AUMENTAR (A)
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REDISEO (R) servicios por lo que este proceso se debera de encargar de elaborar lo planes operativos y los documentos de gestin necesarios para el buen desempeo de las tareas dentro de la gestin de bienes y servicios teniendo en cuenta los planes y objetivos de la institucin; podra incluirse en el proceso de consolidacin de informacin de bienes y servicios o crear otro en el mismo nivel de jerarqua. Redisear el proceso A344: Aprovisionamiento de Bienes y Servicios, con el fin de reducir los trmites para compras de bajo costo. Redisear el proceso A343: Consolidacin de Informacin de Bienes y Servicios, para no confundirlo con elaboracin de planes de bienes y servicios, en caso que este se implemente. Redisear el proceso A342: Desarrollo de Proyectos de Inversin, para tener un mejor control de los proyectos R de inversin pblica que se van ejecutando. Esto debido a que en algunos casos no se cumple con lo establecido en el expediente tcnico y el proceso de control no es muy eficiente. Redisear el proceso A345: Control de Bienes y Servicios, para evitar la prdida de bienes que se da con mucha frecuencia en los centros de produccin. Aqu se debera implementar mecanismos ms eficientes de control de bienes. Implementar sensores o detectores en los equipos y en las puertas de la UNHEVAL, para reducir las prdidas de bienes, as tambin implementarlos en los centros de produccin ya que la tasa de prdida de bienes es alta y U resulta muy difcil y costoso adquirir nuevos equipos. Esta propuesta abarca la automatizacin de los procesos de A344: Aprovisionamiento de Bienes y Servicios, y, A345: Control de Bienes y Servicios. Los software que vienen funcionando para la gestin de bienes y servicios dentro de la universidad son: Sistema de inventario de mobiliario institucional (Visual Fox Pro 6.0) Sistema de logstica (Visual Basic) SIGA Al igual que la mayora de software que funciona en la UNHEVAL vienen trabajando de forma muy independiente de lo cual genera mucha variedad que dificulta la integracin, para el mejor funcionamiento de la gestin de bienes u servicios se puede tomar en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. Usar un administrador de base de datos ms potente y de preferencia de cdigo abierto que puede reducir los gastos en licencias teniendo en cuenta la integracin con los dems procesos como son; recursos humanos, gestin econmica financiera y gestin estratgica. 2. Realizar una capacitacin en el uso del software SIGA que se viene implementando en la oficina de logstica para facilitar sobre todo lo que es material de oficina 3. Descentralizar el registro de semovientes (ganado), para que los centros de produccin agilicen sus trmites.
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A35
VERSIN
0.6
FECHA
05-02-10
Gestin de Materiales Bibliogrficos
INICIATIVAS ESTADO ACTUAL
Apoyar con informacin bibliogrfica a las actividades de formacin acadmica, investigacin y proyeccin social. PROPUESTA Procesos orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Gestin de Materiales Bibliogrficos: - El proceso A351: Planificacin de Materiales Bibliogrficos, se encuentra parcialmente orientado al cumplimiento del objetivo del macroproceso, ya que dos de sus subprocesos estn orientadas al objetivo (subproceso A3511: ELEMENTOS Elaboracin del Plan Operativo de la Gestin de Materiales A351: Bibliogrficos y el subproceso A3513: Gestin para Planificacin de Adquisicin de Material Bibliogrfico). - El proceso A352: Codificacin de Materiales Bibliogrficos, Materiales se encuentra orientado al cumplimiento del objetivo de Bibliogrficos macroproceso, ya que sus subprocesos contribuyen al A352: registro y control de los materiales bibliogrficos Codificacin de disponibles. Materiales Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo del Bibliogrficos macroproceso Gestin de Materiales Bibliogrficos: A353: Prstamo - Existe un subproceso (A3512: Elaboracin o Actualizacin de Materiales de Reglamentos y Directivas de la Gestin de Materiales) Bibliogrficos perteneciente al proceso A251: Planificacin de Materiales Bibliogrficos, el cual no se viene actualizando a las nuevas modalidades de gestin de los materiales bibliogrficos, ocasionando la insatisfaccin de los usuarios en el proceso A353: Prstamo de Materiales Bibliogrficos. - El macroproceso A35: Gestin de Materiales Bibliogrficos, cumple su objetivo con el apoyo del macroproceso A34: Gestin de Bienes y Servicios, para el trmite de los requerimientos de materiales bibliogrficos. Pero no se viene realizando en forma coordinada con los macroprocesos A21: Investigacin, A23: Extensin Universitaria y Proyeccin Social, ya que no cuenta con los informes que estas disponen. Slo el macroproceso A21: INTERRELACIONES Formacin Profesional, enva sus informes de PPP y Tesis. - El proceso A351: Planificacin de Materiales Bibliogrficos, viene cumpliendo con los requerimientos de materiales bibliogrficos coordinadamente con el proceso A352: Codificacin de Materiales Bibliogrficos, para su registro y disponibilidad. Los reglamentos internos de servicios no estn de acorde a los requerimientos del proceso A353: Prstamo de Materiales Bibliogrficos. - Debido a la poca disponibilidad de los recursos MODIFICACIONES bibliogrficos en el proceso A353: Prstamo de ELIMINAR (E) Materiales Bibliogrficos, que no satisface las A AUMENTAR (A) necesidades de los usuarios, se implementara un REDISEO (R) proceso de Gestin del Servicio Bibliogrfico Virtual.
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En el subprocesos A3512: Elaboracin o Actualizacin de Reglamentos y Directivas de la Gestin de Materiales, se deben considerar actividades que realizan estudios de las modalidades de gestin y servicio de los materiales bibliogrficos. Los materiales bibliogrficos que se disponen no cubren algunos requerimientos de los usuarios, es por eso que se debe establecer actividades en el subproceso A3513: Gestin para Adquisicin de Material Bibliogrfico, donde se consideren la informacin bibliogrfica de Investigacin y Extensin Universitaria y Proyeccin social, as como algunas modalidades de adquisicin de los informes de tesis y PPP del proceso Formacin profesional. El subproceso A3513: Gestin para Adquisicin de Material Bibliogrfico, debe involucrar criterios de seleccin de acuerdo a las carreras profesionales.
ANLSIS DE SISTEMAS DE INFORMACIN
En el procesos A352: Codificacin de Materiales Bibliogrficos, existen los subproceso A3522: Clasificacin, catalogacin y Etiquetado del Material Bibliogrfico y proceso de A3524: Registro del Material Bibliogrfico, que manejan el Software Micro ISIS, para la catalogacin registros. Se debe considerar un software de clasificacin de acorde a la estructuracin de la formacin profesional de las facultades y que de soporte para la modalidad del servicio bibliogrfico virtual.
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CDIGO MACROPRO CESO OBJETIVO A36 VERSIN 0.6 FECHA 05-02-10
Desarrollo humano y bienestar universitario Planificar y desarrollar actividades fsicas y servicios, satisfaciendo los requerimientos de la UNHEVAL PROPUESTA Procesos orientados al cumplimiento de los objetivos del macro proceso desarrollo humano y bienestar universitario: - El proceso A361 Gestin de talleres formativos se encuentra orientado al cumplimiento del objetivo de macroproceso de manera parcial, cumple con elaborar planes en arte y deporte, y el desarrollo de planes. - El proceso A362 Gestin de servicios de comedor universitario se encuentra orientado al cumplimiento del objetivo de macro proceso, cumple con entregar becas a los alumnos que solicitan comedor universitario as como tambin crear el plan de actividad nutricional. - El proceso A363 Desarrollo de servicios de salud se encuentra orientado al cumplimiento del objetivo de macro proceso de manera parcial, cumple con brindar atencin mdica a los pacientes que acuden al centro mdico. Procesos no orientados al cumplimiento de los objetivos del macro proceso desarrollo humano y bienestar universitario: - No existen procesos innecesarios, todos aportan de alguna manera en el cumplimiento de los objetivos generales. El macroproceso A36: Desarrollo humano y bienestar universitario no se relaciona con las dems macros, a excepcin con formacin profesional, quien le provee de informacin sobre los alumnos beneficiarios de Bienestar universitario. No existe retroalimentacin de informacin, ni flujo de informacin entre los procesos A361: Gestin de talleres formativos, A362 Gestin de servicios de comedor universitario, A363 Gestin de servicios de salud, del macro proceso A36: Desarrollo humano y bienestar universitario. Disear e implementar un proceso que se encargue de la administracin del personal en Bienestar Universitario; no existe control del personal que labora en la direccin de A Bienestar Universitario. Disear e implementar un proceso que se encargue del programa de vigilancia epidemiolgica. Disear e implementar un proceso que se encargue de la evaluacin y seguimiento de servicios de salud prestados. Redisear el proceso A361: Gestionar talleres formativos; no cuenta con procedimiento para el desarrollo de sus actividades. Redisear el proceso A362: Gestionar servicios de salud, no cuenta con procedimientos estructurado para el desarrollo de R sus actividades. Redisear el proceso A363: Gestin de servicios de comedor universitario pues no cuenta con procesos estructurados para el desarrollo de sus actividades y cumplir con su objetivo.
ESTADO ACTUAL
ELEMENTOS - A361. Gestin de talleres formativos. - A362. Gestin de servicios de comedor universitario. - A363. Desarrollo de servicios de salud.
INTERRELACIONES
INICIATIVAS MODIFICACIONES ELIMINAR (E) AUMENTAR (A) REDISEO (R) -
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- Si se crea el proceso Administracin del personal de Bienestar universitario, Evaluacin y seguimiento de los servicios de salud y Programa de vigilancia epidemiolgica esta deber ser almacenado y que dicha informacin sea P obtenida en tiempo real para la generacin de informacin y la toma de decisiones del interesado. Para ello se recomienda implementar un modulo de sistema de informacin que se encargue de la gestin documentaria. - No existe ningn software que se usa actualmente a excepcin de los aplicativos de Office. Es necesario crear un software para control de los beneficiarios del comedor universitario y control de la asistencia de los mismos, y a travs de una comunicacin en tiempo real con el sistema acadmico verificar que los alumnos con mayor rendimiento acadmico sean beneficiarios del comedor. Tambin este sistema permitira registrar la participacin de todos los alumnos en los diferentes talleres formativos y lograr que el alumno logre su desarrollo integral.
A41
VERSIN
0.6
FECHA
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Gestin de la Calidad y la Acreditacin Universitaria
Mejorar la calidad educativa y de servicios. PROPUESTA Procesos orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Gestin de la Calidad y la Acreditacin ELEMENTOS Universitaria: - El proceso A411: Actualizacin, Implementacin y Control de la A411: Documentacin, se encuentra orientado casi en su totalidad al Actualizacin, cumplimiento del objetivo del macroproceso, ya que sus Implementacin y subprocesos se centran slo en la actualizacin de la Control de la documentacin normativa relacionada a la autoevaluacin y Documentacin acreditacin de la EAP, dejando de lado la documentacin sobre A412: la calidad. En este mismo caso se encuentran los procesos Formulacin de A412: Formulacin de Planes para Promover la Calidad Planes para Universitaria y el proceso A413: Sensibilizacin y Promover la Asesoramiento. Calidad - El proceso A414: Desarrollo de la Autoevaluacin de las Universitaria Carreras Profesionales, se encuentra orientado en su totalidad al A413: cumplimiento del objetivo del macroproceso, ya que se encarga Sensibilizacin y de desarrollar todo el proceso de autoevaluacin y de solicitar la Asesoramiento acreditacin de las carreras profesionales. A414: Desarrollo - Por ltimo el proceso A415: Seguimiento del Avance de de la Acreditacin, al igual que los dems procesos se encuentra casi Autoevaluacin de en su totalidad orientado al cumplimiento del logro del objetivo las Carreras del macroproceso, por dos razones; se enfoca slo en la Profesionales autoevaluacin y acreditacin de las carreras profesionales y por A415: Seguimiento realizar un seguimiento parcial a dichas actividades. del Avance de
ESTADO ACTUAL
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Acreditacin Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo del macroproceso Gestin de la Calidad y la Acreditacin Universitaria: Todos los procesos contribuyen en su totalidad o parcialmente en el cumplimiento del objetivo del macroproceso, es decir no existe ningn proceso innecesario ni apartado del objetivo del macroproceso. - El proceso A414: Desarrollo de la Autoevaluacin de las Carreras Profesionales, se encuentra casi aislado de todos los procesos de este macroproceso, ya que el desarrollo de dicho proceso es autnomo por cada EAP y por ende no est sujeto a ningn seguimiento y evaluacin. - El macroproceso A41: Gestin de la Calidad y la Acreditacin Universitaria no se relaciona con el macroproceso A42: Control Interno, por ms que ambos buscan el mismo objetivo (mejorar la calidad de los servicios que brinda la universidad). - Redisear e implementar los proceso A415: Seguimiento del Avance de Acreditacin, A414: Desarrollo de la Autoevaluacin de las Carreras Profesionales, de manera que ambos procesos se retroalimenten y generen mejores resultados. Redisear los procesos A411: Actualizacin, Implementacin y Control de la Documentacin y A412: Formulacin de Planes, Proyectos y Convenios Relacionados a la Calidad, orientndose en brindar un marco normativo y estratgico para la mejora de la calidad universitaria, mas no en algo especfico. A consecuencia del rediseo se requiere crear nuevos procesos que se encarguen de la ejecucin de los planes y proyectos de calidad. El proceso A414: Desarrollo de la autoevaluacin de las carreras profesionales, requiere de automatizacin de sus subprocesos, para que ayude en la recopilacin de informacin y en procesamiento de la informacin obtenida.
INTERRELACIONES
INICIATIVAS
No existe ningn software que se usa actualmente, a excepcin de los aplicativos de OpenOffice. Se recomienda la construccin de un aplicativo que contenga el mdulo de autoevaluacin de las carreras profesionales, con capacidad de almacenar la informacin del proceso y monitorear sus actividades.
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CDIGO MACROPRO CESO OBJETIVO A42 Control Interno(*) VERSIN 0.6 FECHA 05-02-10
Monitorear el desempeo de las unidades acadmicas y administrativas para la mejora de la gestin institucional y al logro de los objetivos y metas institucionales trazadas. PROPUESTA Procesos orientados al cumplimiento del objetivo del ELEMENTOS macroproceso Planificacin Operativa: - Los procesos existentes; A421: Planeacin de la Implementacin del SCI. y A423: Evaluacin de la implementacin del SCI, an no A421: Planeacin contribuyen en su totalidad al cumplimiento del objetivo del de la macroproceso, ya que estos procesos solo se encargan de Implementacin implementar el Sistema de Control Interno de la UNHEVAL. del SCI. A422: Implementacin del Sistema de Procesos no orientados al cumplimiento del objetivo del Control Interno. macroproceso Planificacin Operativa: Todos los procesos contribuyen en el cumplimiento del objetivo del (**) A423: Evaluacin macroproceso, a excepcin del proceso A422: Implementacin del de la Sistema de Control Interno, el cual an no se implementa. implementacin del SCI. - El macroproceso A42: Control Interno, debe buscar la interrelacin con el macroproceso A41: Gestin de la Calidad y la Acreditacin Universitaria, ya que los dos se orienta a la mejora de la calidad del servicio que brinda la UNHEVAL. - Se recomienda el disear e implementar el proceso A422: Implementacin del Sistema de Control Interno, el cual debe estar enmarcados a la directiva vigente y al plan de trabajo A desarrollado en el proceso A421: Planeacin de la implementacin del SCI.
ESTADO ACTUAL INICIATIVAS
INTERRELACIONES
MODIFICACIONES ELIMINAR (E) AUMENTAR (A) REDISEO (R) AUTOMATIZACION URGENTE (U) POSTERIOR (P)
- Los aplicativos que se usan para el procesamiento de informacin y redaccin de informes son los aplicativos de licencia gratuita OpenOffice.
(*) El presente macroproceso se encuentra en plena implementacin. Por tal razn se recomienda disear todo sus procesos, teniendo en cuenta la normatividad existente. (**) El presente proceso no se encuentra en funcionamiento actualmente, pero se consider por la existencia de la normatividad.
Las versiones de la ficha de diagnostico y automatizacin, mostradas anteriormente tuvieron una variacin de acuerdo a: La versin 0.1 se encontraba dentro de la ficha de los macroprocesos y slo se detallan algunos comentarios u observaciones del macroproceso. La versin 0.2 se estructura la ficha tambin dentro de la ficha de macroprocesos pero que ya constaba de dos partes: el estado actual y las propuestas.
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La versin 0.3 hace necesaria la propuesta de una ficha independiente teniendo como estructura la versin 0.2 debido a que se haca demasiado extenso y no manejable la ficha de los macroprocesos. La versin 0.4 tiene una propuesta de estructura de diagnostico y propuesta a los macroprocesos. La versin 0.5 se trata de una ficha que estaba estructurada en 3 partes: estado actual, interrelacin y automatizacin. La versin 0.6 que es la actual consta de las partes ya explicadas anteriormente, antes de presentar a cada una de las fichas de diagnostico y automatizacin de cada macroproceso.
3.2. Propuesta para la UNHEVAL De las observaciones percibidas al realizar el mapa de procesos de la UNHEVAL, y despus de hacer un anlisis de cada una de ellas segn la ficha de diagnostico y automatizacin, resalta la necesidad de automatizar algunos procesos y en algunos casos mejorar los ya existentes, y as tener un Sistema de Informacin Integrado de la UNHEVAL. Este Sistema de Informacin Integrado de la UNHEVAL debe tener las siguientes caractersticas esenciales en funcin a la realidad de la universidad: Usar un administrador de base de datos ms potente y de preferencia de cdigo abierto que puede reducir los gastos en licencias. Debe ser capaz de interactuar amigablemente con los Sistemas de informacin que proporciona el gobierno (SIAF, SIGA, SEACE, PDT, INFOPRAC y SAGU) y con los que cuenta la UNHEVAL, de forma que se evite esencialmente la duplicidad de datos y permita obtener informacin en tiempo real. El sistema debe de contar con un sistema de indicadores integral en la UNHEVAL, para as poder lograr una gestin adecuada y tener la informacin oportuna y precisa para la toma de decisiones en tiempo real, ya que actualmente la gran mayora de los procesos identificados no cuentan con un sistema de indicadores para evaluarlos y tampoco se cuenta con un sistema automatizado que permita verificar el comportamiento y evolucin de dichos indicadores con la finalidad de buscar la mejora en la universidad.
En base a estas caractersticas fundamentales el Sistema de Informacin de acuerdo a la realidad de la UNHEVAL, se plantea el siguiente esquema, donde se muestra con que mdulos trabajara. (Figura 5)
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Figura 5: Sistemas de Informacin para la UNHEVAL (Elaboracin propia)
En esta parte se explican de manera descriptiva algunos de los mdulos que deberan de funcionar o implementarse. o Sistema acadmico en lnea Debera de implementarse un sistema web que funcione en Internet y entre otras cosas permita: a los estudiantes consultar sus calificaciones acadmicas, contenidos de cursos, revisin de carpeta, horario de clases, etc.; a los profesores consultar el historial acadmico de los estudiantes; a los directores de las escuelas realizar de manera automatizada la gestin del programa acadmico; al pblico obtener informacin sobre el plan de estudios. El sistema permitira compartir informacin entre diferentes unidades tanto acadmicas como administrativas de la Universidad. Para esto este sistema se tendra que integrar principalmente con el sistema de acadmico y de admisin. Sistema de biblioteca El sistema que funciona actualmente en la biblioteca es un sistema obsoleto que no cumple con muchas de las funciones como bsquedas inteligentes. Este sistema Cliente/Servidor de biblioteca que se plantea permitira el manejo integral de todo el sistema de la biblioteca. El sistema permite efectuar la gestin de catalogacin, Control de seriales, Circulacin y administracin de usuarios, aspectos de mantenimiento, registro de deudas y todos los procesos de bsqueda tpicos de un sistema bibliotecario; as mismo este
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sistema debera funcionar tambin en Internet y mediante la gestin del conocimiento rescatar los libros ms solicitados por los usuarios, con la finalidad de ponerlos a disposicin de ellos en archivos electrnicos.
Sistema de informacin de recursos humanos Este sistema debera de reemplazar al sistema de planillas de la UNHEVAL que se encuentra obsoleta. El sistema integrado de informacin y manejo de recursos humanos, sera sistema web que funciona en red y entre otras cosas permitira consultar y procesar informacin referente a hojas de vida de empleados y dependientes, la estructura de la planta de personal, liquidacin de nmina, pagos y descuentos de nmina, aportes a entidades externas, liquidacin de prestaciones sociales, interfaz presupuestal, interfaz contable, seleccin y contratacin, cuotas partes, cesantas, seguridad social, vacaciones, evaluacin de desempeo, concursos, embargos, jubilaciones, certificados y procesos de gestin de la Oficina de Recursos Humanos. Sistema de control de proyectos de investigacin Este es un sistema que permitira el registro de la informacin de los proyectos de investigacin que alientan las diferentes facultades y profesores de la Universidad. Permitira el registro y control de la informacin de los proyectos patrocinados por la Universidad y por entidades externas tanto nacionales como internacionales.
Sistema de registro acadmico Este sistema permitira manejar la informacin de los estudiantes desde que se inscriben hasta que se gradan, realizar de la programacin acadmica, matrcula, adiciones y cancelaciones, registro de calificaciones, procesos para grados, certificados, homologaciones y transferencias de los estudiantes y producir diversos informes estadsticos en forma de texto y grficamente sobre los procesos propios de registro acadmico. Igualmente permitira el manejo de todos los procesos de admisiones como las solicitudes de ingreso a la Universidad, calificaciones de exmenes especiales, manejo de excepciones, publicacin de admitidos y dems resultados del proceso de admisin. Este sistema tambin debera contener un modulo especial donde se registre la evaluacin a los docentes por parte de los estudiantes, con la finalidad de mejorar las estrategias de enseanza-aprendizaje y contar con docentes idneos y adecuados para lograr un sistema educativo de calidad en la UNHEVAL. Sistema econmico financiero Este sera un sistema cliente servidor cuyos principales mdulos serian el de Gestin del Presupuesto, Gestin de Tesorera y Gestin contable; este sistema debra de integarase a los que ya viene funcionando en la universidad como son el SIAF, SEACE, SIGA, etc. El sistema de Gestin del presupuesto, es un sistema que apoya al usuario desde la formulacin del presupuesto (de ingresos y egresos) por cada una de las dependencias hasta el trmite y ejecucin del mismo.
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Este sistema debe ser capaz de efectuar seguimiento a los trmites realizados sobre el presupuesto: Formulacin, Apropiacin, Registros y ejecuciones, Ajustes, Modificacin, Anulaciones y Reversiones. El sistema adems debe proveer histricos de las modificaciones realizadas al proyecto de presupuesto y de las vigencias pasadas de presupuesto para realizar anlisis de apropiaciones o ejecuciones. El mdulo Gestin de Tesorera permitira administrar las obligaciones contradas por y ante la organizacin: Cuentas por pagar, Portafolios de Inversiones Financieras, Obligaciones Financieras Deuda Pblica. Optimizar y agilizar las actividades relacionadas con tesorera: Generacin automtica de pagos, Conciliacin Bancaria, Emisin de cheques, Manejos de recibos y Consignacin, Pagos a Proveedores en medio magntico, Planeacin a travs de Flujos de Caja, Control y flujo de documentos valores. El mdulo de Gestin Contable, apoyara las actividades del rea contable como registro o contabilizacin automtica de las operaciones generadas en otras reas, de comprobantes contables en forma automtica, generacin de ajustes por inflacin, depreciaciones, valorizacin y gastos diferidos, entre otros. Adicionalmente debe permitir la obtencin de Informes de balances y anlisis financieros para determinar el marco econmico de la organizacin, y la clasificacin de movimientos contables por: Centros de costos, Centros de Utilidad, Centros de Informacin o Eventos. o Sistema de apoyo universitario Este sistema permitira registrar a los alumnos beneficiarios del comedor y verificar la asistencia de los mismos, y a travs de una comunicacin en tiempo real con el sistema acadmico verificar que los alumnos con mayor rendimiento acadmico sean beneficiarios del comedor. Tambin este sistema permitira registrar la participacin de todos los alumnos en los diferentes talleres formativos y lograr que el alumno logre su desarrollo integral. 3.3. Relacin de los macroprocesos con los sistemas de informacin En esta parte mostraremos despus de haber propuesto los sistemas de informacin (mdulos) que debe de tener la universidad, las relaciones que estos tienen con uno o ms de los catorce macroprocesos de la UNHEVAL.
Tabla 6: Relacin de los macroprocesos con los mdulos (Elaboracin propia)
MDULO Sistema acadmico en lnea
MACROPROCESOS Formacin profesional Gestin de la normatividad. Gestin de materiales bibliogrficos. Gestin de RR.HH Extensin universitaria y proyeccin social. Gestin econmica y financiera. Planificacin operativa. Desarrollo humano y bienestar universitario. Gestin de bienes y servicios. Gestin de materiales bibliogrficos. Gestin de RR.HH Gestin econmica y financiera. Planificacin operativa.
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Sistema de informacin de recursos humanos Gestin de RR.HH Gestin econmica y financiera. Planificacin operativa. Extensin universitaria y proyeccin social. Investigacin Gestin de RR.HH Gestin econmica y financiera. Planificacin estratgica. Planificacin operativa. Planificacin estratgica. Extensin universitaria y proyeccin social. Formacin profesional Gestin econmica y financiera. Gestin de RR.HH Desarrollo humano y bienestar universitario. Extensin universitaria y proyeccin social. Gestin de RR.HH Gestin econmica y financiera. Planificacin operativa. Extensin universitaria y proyeccin social. Desarrollo humano y bienestar universitario. Gestin de RR.HH Gestin econmica y financiera. Planificacin operativa. Planificacin estratgica.
Sistema de control de proyectos de investigacin
Sistema de registro acadmico
Sistema econmico financiero
Sistema de apoyo universitario
En esta tabla se puede observar cmo se relacionan los siete mdulos o sistemas de informacin con los catorce macroprocesos de la UNHEVAL, permitindonos entender que existir una comunicacin permanente y fluida entre ellas haciendo que la funcionalidad de los procesos de la UNHEVAL mejoren significativamente.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Del anlisis realizado al mapa de procesos se concluye que la UNHEVAL presenta un mal funcionamiento de sus procesos estratgicos, misionales y de mejora. Con respecto los procesos de apoyo, stas muestran un funcionamiento regular, ya que en su gran totalidad estn normadas. Es preciso sealar que la propuesta detallada en el presente informe tiene como base el anlisis del MAPA DE PROCESOS DE LA UNHEVAL y LA CONCEPTUALIZACION DEL MODELO DE SISTEMA VIABLE DE LA UNHEVAL La validez de la propuesta se fundamenta en el concepto de la integridad del sistema viable y el anlisis de estado actual de la universidad. ES NECESARIO CONTINUAR CON LA SIGUIENTE ETAPA DEL PROYECTO SIINTEL, YA QUE NO ES POSIBLE GESTIONAR LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS, NI TAMPOCO FORMULAR UN PROYECTO DE SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO SIN HACER UN DIAGNSTICO Y MEJORA DE LOS PROCESOS IDENTIFICADOS POR EL PRESENTE PROYECTO.
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REFERENCIAS: Microsoft Business Solutions (2007). Planificacin de recursos empresariales (ERP). Kumar, K., y Hillegersberg, J. v. (2000). Enterprise resource planning: Introduction. Communications of the ACM, 43(4), 22-26, desde: http://0delivery.acm.org.millenium.itesm.mx/10.1145/340000/332063/p22-kumar.pdf? Orton y Marlene (2004). Summit: ERP software. Summit, desde: http://www.findarticles.com/p/articles/mi_qa3993/is_200409/ai_n9449287 Tomas Navarro (2005). Sistemas de Informacin Integrados (ERP). Malpartida Garay, Katherine (2009). Plan estratgico de tecnologa de informacin de la direccin de informtica de la Universidad Nacional Hermilio Valdizan
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IV - Propuesta de Sistema de Ion Integrado

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PROYECTO SIINTEL Sistema Integrado Inteligente - UNHEVAL

JHON ARTURO APOLINARIO SEBASTIAN CYBERSOL S.R.L. 1 05/02/2010

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*EN CALIDAD DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES

Hunuco Per 2010

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SISTEMA DE INFORMACIN Sistema de caja

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Sistema de auditora gubernamental (INFOPRAC) y (SAGU)

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Uso normal Uso deficiente u obsoleto

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A11. Planificacin Estratgica

A12. Planificacin Operativa

Conducir al cumplimiento de los objetivos estratgicos y misionales.

A13. Alianzas Estratgicas y Convenios

Formalizar las relaciones de apoyo mutuo entre las instituciones y la UNHEVAL.

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A22. Formacin Profesional

A23. Extensin universitaria y proyeccin social

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A31. Gestin de la Normatividad

A32. Gestin Econmica y Financiera

Proveer a la universidad de recursos financieros, para el cumplimiento de sus funciones

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A33. Gestin de RR. HH.

A34. Gestin de bienes y servicios

Contar con bienes y servicios adecuados que se van a utilizar en la UNHEVAL.

A35. Gestin de Materiales Bibliogrficos

Apoyar a las actividades acadmicas de enseanza, investigacin y proyeccin social.

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A36. Desarrollo humano y bienestar universitario

Proporcionar bienestar fsico y mental a la comunidad valdizana.

A41. Gestin de la Calidad y la Acreditacin Universitaria

Mejorar la calidad educativa y de servicios.

A42. Control Interno

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Figura 4: Modelo de Sistema Viable (del modelo de Stafford Beer, 1985)

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MACROPROCESO A11. Planificacin Estratgica

A12. Planificacin Operativa A13. Alianzas Estratgicas y Convenios A21. Investigacin

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A32. Gestin Econmica y Financiera A33. Gestin de RR. HH.

A42. Control Interno

SISTEMAS DE INFORMACIN No existe No existe No existe No existe Sistema acadmico

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A32. Gestin Econmica y Financiera

A33. Gestin de RR. HH.

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Ahora detallamos cada una de las fichas de diagnostico y automatizacin:

PROYECTO SIINTEL UNHEVAL

PROYECTO SIINTEL UNHEVAL

AUTOMATIZACION URGENTE (U) POSTERIOR (P)