INTRODUCCIN A LA GESTIN EMPRESARIAL.

FUNDAMENTOS TERICOS Y APLICACIONES PRCTICAS Pedro Rubio Domnguez

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UNIDAD 7 Tema 27 El Control Presupuestario

MTODOS

DE

CONTROL

En este Tema se hace hincapi de la importancia del presupuesto como un instrumento de control. Se estudian los procedimientos y funciones del Control Presupuestario, identifica los elementos del proceso del presupuesto y loas distintos mtodos para la realizacin de los mismos. INTRODUCCIN El presupuesto de una empresa es muy similar al de una familia numerosa. Todos hemos hecho presupuestos desde la edad en la que recibamos el primer dinero de nuestros padres y tenamos que ajustar estos recursos mnimos a nuestro peculio de golosinas y cromos. El ama de casa tiene siempre el problema de estirar los gastos del hogar un poquito ms y poder llegar a fin de mes. Los presupuestos de una empresas son ms complejos y enunciados bajo trminos financieros y casi desconocidos para el ciudadano de a pi, pero en sus conclusiones finales no son tan diferentes a los del ama de casa. Los presupuestos de las empresas son tambin utilizados para un correcto control y en esto basaremos el estudio de este Tema. Los sistemas contables tradicionales siguen siendo utilizados por los gerentes de las empresas para formular normas y administrar los departamentos y funciones de los cuales son responsables. Puesto que la actividad econmica de la empresa es medida en trminos monetarios, la prueba definitiva de la eficacia del gerente ser el margen de beneficio obtenido en funcin de los recursos que le han sido confiados. Los niveles de beneficio que razonablemente se esperan de la gestin empresarial dependen de muchos factores econmicos y funcionales, incluyendo las caractersticas de los escenarios en el cual est operando la empresa. Una vez definido los beneficios que se esperan obtener, el gerente debe traducirlos a trminos econmicos en un amplio informe, donde deber prever razonadamente los objetivos de la empresa para un determinado ejercicio econmico. El presupuesto anual debe llevarse a cabo mediante un plan detallado de su realizacin que requerir la consideracin y compromiso de los responsables de cada centro presupuestario de costes. PROPSITO DEL PRESUPUESTO

Unos de los elementos ms tiles del control presupuestario es la oportunidad que ofrece para poder realizar una evaluacin o sntesis critica del funcionamiento y rentabilidad de cada rea funcional de la empresa. Las presiones diarias a las que se ve sometido el gerente de una empresa no le permite realizar un seguimiento coherente de la marcha del presupuesto. Por esta razn hay que potenciar la participacin de todos los responsables de la gestin para un correcto seguimiento y supervisin de la poltica presupuestaria de la empresa.

El principio de delegar la responsabilidad para el control de los costes, permite a la direccin un mayor conocimiento de la forma en la cual se utilizan los recursos disponibles. Si cada director de departamento es consciente de su participacin y responsabilidad en los presupuestos, ser el mejor sistema para conocer el equilibrio de la poltica de inversiones y de ganancias de la empresa. De todo ello podemos deducir que el control presupuestario tiene cuatro propsitos especficos: 1) Es una herramienta de planificacin para los directores de empresa. 2) Determina que recursos son necesarios disponer y en que invertirlos para lograr los mejores resultados. 3) Es un mtodo que integra los esfuerzos de los componentes de cada centro presupuestario de costes. 4) Los directores de empresa pueden adaptar sus planes respecto a los resultados y las alternativas a introducir como factor correctivo para su obtencin. Estos presupuestos estn preparados de forma que sirven para ejercitar el control sobre los gastos financieros y de forma desglosada, deben incluir los puntos de gastos en los cuales los gerentes puedan ejercitar su control dentro de un periodo de tiempo determinado. El proceso de planificacin presupuestario tiene cinco fases bien definidas: 1) Preparar los presupuestos de venta basados en los estudios de mercado y utilizando las previsiones de venta del equipo comercial y cualquier otro dato o conjeturas de la Direccin Comercial. 2) Calcular las tarifas de precios de los productos en funcin de las ventas esperadas y los costes de distribucin que deberemos asumir. 3) El departamento de produccin informar si los equipos y la mano de obra, disponibles y/u obtenibles pueden respaldar los niveles de venta programadas. 4) Evaluar las inversiones econmicas necesarias en funcin de la poltica de inversiones y de ganancias de la empresa. 5) Someter estas propuestas a la Direccin General para su aprobacin definitiva o la introduccin de algunos criterios discrepantes o diferentes en su apreciacin. Es necesario comenzar el proceso evolutivo de la empresa con objetivos bien definidos y planificados correctamente y como retornar a la empresa el capital invertido o cual seran las ventas mnimas a alcanzar a partir de la cual la empresa empieza a ganar dinero o una combinacin de dichas medidas. Deberemos dejar claro que los presupuestos son el conjunto de las opiniones de los responsables involucrados en esos presupuestos. Sin embargo, sigue siendo un requisito previo para cualquier proceso de planificacin, ofrecer un modelo de clculo y control permanente que garantice plenamente el cumplimiento de los objetivos que persigue el control presupuestario. PLANIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS

Los primeros pasos para la confeccin de los presupuestos pueden ser en principio: La El cifra de venta volumen a de conseguir, o produccin.

Todo ello depender de la situacin econmica de la empresa al principio de cada ejercicio econmico. En condiciones de excesos de mercancas o productos almacenados, las ventas y no la capacidad de produccin, se convierte en el factor crtico; sera todo lo contrario si existiese una cartera de pedidos no suministrados.

Las cifras que figuran en los presupuestos sern establecidas por los respectivos directores funcionales (Ventas, Produccin y Administracin). Cuando se establecen los presupuestos de ventas se deben preparar simultneamente los de produccin y fabricacin en trminos de utilizacin de los recursos propios de la empresa, como son: los equipos de produccin, la mano de obra directa al proceso productivo y las materias primas necesarias para completar el programa de fabricacin. Es importante distinguir entre los costes sobre los cuales se le puede exigir a un director funcional ejercer un cierto grado de control y los costes que surgen de las decisiones tomadas por la Direccin General. Los directores de departamento deben presupuestar y controlar los salarios, incentivos, consumos energticos, materiales y otros gastos de naturaleza similar, y es razonable que estas partidas sean incluidas exclusivamente dentro del presupuesto especfico de cada departamento. Sin embargo, otros costes indirectos a los productos y/o servicios que presta la empresa, como los referidos a la Direccin General, Marketing, Recursos Humanos, etc. no deben ser imputados de forma particular a ningn departamento funcional, sino al conjunto operativo de la empresa. CALCULO DE LOS PRESUPUESTOS

La planificacin y clculo del presupuesto se realiza mediante un cuidadoso estudio de todos los gastos que la empresa debe soportar para hacer efectiva y rentable su gestin. Un sistema contable claro y dinmico debe ser introducido para analizar los gastos producidos y cargar estos al centro presupuestario que le corresponda. Cuanto ms grande es la empresa, es mas difcil asegurar que gastos deben ser imputados al centro presupuestario correcto. En estos casos los documentos justificativos del gasto son codificados mediante un nmero o dgito que facilita su contabilizacin en un sistema muy similar a la clasificacin de los libros en las bibliotecas(C.D.U. Cdigo Decimal Universal). Con las cifras financieras reflejadas en el presupuesto anual, el gerente se apoyar en los datos que le aporta la contabilidad para estar informado peridicamente sobre la evolucin econmica de la empresa. Este procedimiento logra su mayor eficacia cuando aporta un desglose detallado por cada uno de los centros presupuestarios. Analizando los gastos por departamento podremos detectar las variaciones que se vayan produciendo, sobre todo, aquellos gastos excesivos que puedan afectar a la cuenta de resultados. La ventaja de este mtodo es que refleja claramente, a travs de las desviaciones detectadas, hasta que punto los mrgenes de eficacia se ven influenciados por el cumplimiento en el logro del presupuesto. Medir o comprobar los costos presupuestados se realizan con mas detalle, si analizamos individualmente a cada una de las partidas de gastos asignadas a cada departamento. CONTROL PRESUPUESTARIO

Las mltiples ocupaciones que tienen los directores de las empresas no les permiten ver con claridad la evolucin de la misma en toda su extensin. Es importante introducir unos ndices de gestin que informen a la direccin de cualquier desviacin sobre el plan previsto. El concepto de control presupuestario permite que las actividades en la empresa sean planificadas con antelacin y referidas a un periodo de tiempo determinado. Estos presupuestos estarn integrados por partidas de gastos que se consideran fijos y otros que debern ser variables; los primeros por definicin se consideran improbables que se vean alterados durante el periodo presupuestado, pero los segundos estn sujetos a las fluctuaciones de los precios del mercado. Entre estos ltimos estaran, por ejemplo, los precios de las materias primas, es decir, los procesos

inflacionarios

de

costes.

En algunas industrias, por ejemplo, la elaboracin de productos alimenticios, las fluctuaciones en los precios de origen de las materias primas pueden causar enormes trastornos en el control del presupuesto. Algunos de estos componentes estn sujetos a las variaciones en calidad y cantidad, debido a los cambios climatolgicos. Los precios pueden fluctuar al alza en porcentajes muy importantes y esto hace que sea casi imposible mantener un presupuesto vlido para el departamento de produccin. RESUMEN 1) En este tema hemos analizado de una forma global y finalista el papel de los presupuestos. Muchas empresas disponen de procedimientos muy detallados para establecer sus presupuestos por departamento y controlan los mismos en funcin a los presupuestos establecidos. 2) El tema de las inversiones financieras es cuidado con el mximo detalle dado que a cada departamento se le asigna una cantidad alcuota de estos recursos, y en la mayora de las veces cada director de departamento competir con los dems para obtener lo que justamente le corresponda. 3) En este aspecto existen a menudo divergencias en la mayora de las empresas y una de las tareas fundamentales de la Direccin General es crear un ambiente idneo donde tanto directivos como personal intermedio se esfuercen en lograr las metas de la empresa. 4) Sin embargo esto es muy difcil de lograr cuando los responsables de cada rea funcional anteponen muchas veces las prioridades de su departamento sobre las metas generales de la empresa. Por lo tanto el sistema de presupuestos puede ser a veces contraproducente en el sentido de que puede provocar rivalidades y competencias internas debido a los recursos econmicos asignados. EJERCICIO Despus de lo que Vd. ha estudiado en este tema y en los anteriores, trate de contestar la siguiente pregunta: Cul es el propsito del control financiero y en que forma permite al Director General de la empresa lograr una actuacin ms efectiva? PREGUNTAS 1) Cul es la prueba final de la eficiencia del Gerente? 2) Cul es la funcin del comit de presupuestos? 3) Cul es el resultado ms til obtenido con la aplicacin de los presupuestos? 4) Indique los propsitos objetivos del control presupuestario. 5) Cul es el punto de partida de cualquier presupuesto? 6) Qu tipo de puntos se deben incluir en un presupuesto departamental? 7) Qu otros puntos no son razonables incluir en un presupuesto departamental? 8) Indique los procesos principales en la planificacin del presupuesto. 9) Qu seguridad se puede esperar en las planificaciones de los presupuestos? 10) Por qu existen problemas con la contabilidad en las grandes empresas? 11) Qu es un sistema contable codificado? 12) Qu funcin cumple la contabilidad en la tarea de direccin?