Iniciando o Microsoft Access

Desenvolvimento de Sistemas
O Access um Banco de Dados Ralacional que permite a criao de sistemas de gerenciamento de informaes bastantes sofisticados sem a necessidade de se conhecer uma linguagem de Banco de Dados. Um Banco de Dados fundamentalmente uma coleo de dados relacionados entre si. Sua agenda de telefones um exemplo de Banco de Dados que armazena informaes sobre pessoas que precisam ser contatadas por telefones ou correspondncia. Quando voc compra uma agenda em papelaria ela j vem organizada. Possui espaos especficos para serem preenchidos com dados das pessoas ou empresas que sero armazenados. Inicialmente iremos desenvolver um sistema de agenda de telefones.

Composio dos Banco de Dados

Um Banco de Dados do Access composto por 4 componentes que formam um arquivo de dados que possibilita a criao e a recuperao de informaes. A figura abaixo mostra o relacionamento entre estes componentes:

Tabela

Consulta

Formulrio

Relatrio

Tabela armazena os seus dados. Consultas ou queries renem informaes de uma ou mais tabelas, filtram as informaes das tabelas e permitem a visualizao atravs de formulrios e relatrios. Formulrios so janelas ou telas destinadas edio e visualizao dos dados das tabelas e consultas. Relatrios organizam os dados das tabelas e consultas de maneira a poderem ser impressos. Quando voc cria um Banco de Dados, o Access cria um contender que conter todos os componentes relacionados a esse banco.

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Criando o Banco de Dados Agenda

Existem trs etapas bsicas que devem ser executadas na elaborao de um Banco de Dados. Quanto mais tempo for gasto no planejamento de um Banco de Dados, menos trabalho de manuteno e acertos ser necessrio posteriormente. Para criar a agenda deveremos analisar: 1. o objetivo da agenda; 2. a estrutura da agenda; 3. os relatrios da agenda. Determinar o Objetivo do Banco de Dados O objetivo deve deixar clara a finalidade do Banco de Dados e quais informaes ele dever fornecer para os seus usurios. Como por exemplo, iremos automatizar uma agenda de telefones. Para o nosso sistema o objetivo da agenda de telefones ser armazenar nomes, endereo e telefones de pessoas. O Sistema dever possuir mecanismos para responder as seguintes perguntas atravs de consultas em vdeo ou relatrios: Qual o telefone da pessoa XXX Qual a pessoa que possui o telefone XXX Qual o endereo da pessoa XXX Qual o endereo da pessoa que possui o telefone XXX Imprimir toda agenda de telefones Imprimir a agenda de telefones da pessoas cujos nomes comeam com a letra XX Imprimir os dados da pessoa XXX Imprimir os dados do telefone XXX Determinar as Estruturas de Dados do Banco de Dados Nesta etapa, o usurio dever levantar todas as informaes necessrias para conseguir concretizar o objetivo do Banco de Dados. Para a agenda de telefones sero necessrios armazenar as seguintes informaes: Nome da Pessoa, Telefone e Endereo. Aps determinar todos os dados necessrios para compor o Banco de Dados, necessrio verificar o contedo referente a cada dado. Por Exemplo:

Campo Nome da Pessoa Telefone Endereo

Tamanho 30 16 50

Tipo Caracter Caracter Caracter

Portanto Nome da Pessoa pode possuir no mximo 30 caracteres (letras), Telefone 16 caracteres (XXXX) XXXX-XXXX e Endereo 50 caracteres (letra). Determinar os Relatrios do Banco de Dados

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Nesta etapas deveremos determinar os detalhes de cada um dos relatrios do sistema. Na agenda de telefones especificamos 4 relatrios: 1. Imprimir toda agenda de telefones 2. Imprimir a agenda de telefones da pessoas cujos nomes comeam com a letra XX 3. Imprimir os dados da pessoa XXX 4. Imprimir os dados do telefone XXX 5. Imprimir os dados do endereo XXX

Determinar os Relatrios

Iniciando a Construo do Banco de Dados Agenda no Access

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Clique no boto

Para o campo telefone pode ser estabelecido uma mscara para efetuar a entrada dos valores: Ex (XXXX) XXXX-XXX. Para isto clique sobre a propriedade mscara de entrada do campo Telefone e aparecer Clique sobre ... ....

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Em todo Banco de Dados faz-se necessrio determinar um campo denominado chave primria que ordena os dados das tabelas. Na tabela Dados interessante orden-la de acordo com os nomes das pessoas cadastradas, portanto iremos definir a chave primria como sendo o campo Nome da Pessoa. Todo campo que for chave primria no poder possuir valores repetidos apenas exclusivos.

Construo de um formulrio para preencher a tabela Dados Para preencher a tabela Dados iremos construir um formulrio denominado Dados para esta finalidade. Clique no boto na pasta formulrios

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O resultado obtido ser:

Construo da consulta Qual o telefone da pessoa XXX

Clique no boto

na pasta consultas

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Para finalizar a consulta deveremos estabelecer um parmetro de seleo, que neste caso ser um nome. Clique na opo Parmetros em Consulta no menu de opes:

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Construo de um formulrio para consulta do telefone Para preencher a consulta Pessoa iremos construir um formulrio denominado Pessoa para esta finalidade. Clique no boto na pasta formulrios

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O resultado obtido ser:

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Construo da consulta Qual a pessoa possui o telefone XXX

Clique no boto

na pasta consultas

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Para finalizar a consulta deveremos estabelecer um parmetro de seleo, que neste caso ser um nome. Clique na opo Parmetros em Consulta no menu de opes:

Iniciando o Microsoft Access Construo de um formulrio para consulta da pessoa

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Para preencher a consulta Telefone iremos construir um formulrio denominado Telefone para esta finalidade. Clique no boto na pasta formulrios

O resultado obtido ser:

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Construo da consulta Qual o telefone do endereo XXX

Clique no boto

na pasta consultas

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Para finalizar a consulta deveremos estabelecer um parmetro de seleo, que neste caso ser um nome. Clique na opo Parmetros em Consulta no menu de opes:

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Construo de um formulrio para consulta do telefone Para preencher a consulta Endereo iremos construir um formulrio denominado Endereo para esta finalidade. Clique no boto na pasta formulrios

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O resultado obtido ser:

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Construo do relatrio que imprime toda a agenda Para imprimir o formulrio Dados iremos construir um relatrio denominado Dados para esta finalidade. Clique no boto na pasta relatrios

Construo do relatrio que imprime os nomes da agenda que comear com uma certa letra ou nome de pessoa Para imprimir o formulrio Pessoa iremos construir um relatrio denominado Pessoas para esta finalidade. Clique no boto na pasta relatrios

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Construo do relatrio que imprime os dados de um dado telefone Para imprimir o formulrio Telefone iremos construir um relatrio denominado Telefone para esta finalidade. Clique no boto na pasta relatrios

Construo do relatrio que imprime os dados de um dado endereo Para imprimir o formulrio Endereo iremos construir um relatrio denominado Endereo para esta finalidade. Clique no boto na pasta relatrios

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