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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

INDICE

INSTALACIÓN........................................................................................... 5
COMPROBACIÓN DEL SISTEMA....................................................................... 6
SOPORTE MULTILINGÜE DE SABA CENTRA....................................................... 10
MENÚ DE ADMINISTRACION DE EVENTOS ...................................................... 12
ADMINISTRACION DE USUARIOS. ................................................................ 12
ADMINISTRAR EVENTOS............................................................................ 14
ADMINISTRAR PROGRAMAS. ....................................................................... 21
ADMINISTRAR CENTROS DE COSTE............................................................... 22
MENU ADMINISTRACION DE CONTENIDO ....................................................... 24
USO DE AGENDA BUILDER .......................................................................... 24
CÓMO CREAR UNA AGENDA ......................................................................... 24
ELIMINACIÓN DE CONTENIDO DE UNA AGENDA ............................................... 26
CÓMO GUARDAR UNA AGENDA ..................................................................... 26
CONTENIDO ADMITIDO ............................................................................. 28
ADMINISTRACION DE CATALOGO ................................................................. 34
MENU DE ADMINISTRADOR ........................................................................ 35
ADMINISTRAR DESCARGAS ......................................................................... 35
ADMINISTRAR ACCESO.............................................................................. 36
ADMINISTRAR PERSONALIZACION................................................................ 38
ADMINISTRAR LICENCIAS .......................................................................... 39
ADMINISTRAR AFILIACIONES ..................................................................... 40
ENVIAR CORREO A TODOS.......................................................................... 41
VISULAIZAR LA AYUDA ............................................................................. 41
SALIR .................................................................................................. 41
OTRAS OPCIONES .................................................................................... 42
MI AGENDA............................................................................................ 42
EVENTOS PUBLICOS.................................................................................. 43
GRABACIONES PÚBLICAS............................................................................ 44
ASISTIR A UNA REUNION .......................................................................... 45
PROGRAMAR REUNION ............................................................................... 45
INSCRIPCION ......................................................................................... 47
CATALOGO ............................................................................................. 47
MI PERFIL ............................................................................................. 47
DESCARGAS............................................................................................ 48
HERRAMIENTAS ...................................................................................... 48

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

Saba Centra 7.6 Versión 7.6.0

Guía acerca de los conceptos básicos


© 2007 Saba Software, Inc. Reservados todos los derechos.

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CPROGRAMA DE CAPACITACIÓN DEL ADMINISTRADOR

PREREQUISITO
 Disponibilidad de un PC

 Conexión Internet de alta velocidad

 Copia del Manual del administrador

OBJETIVOS
Ayudar a los Administradores en el manejo y uso de la herramienta Saba Centra, para que pueda
ayudar y capacitar a, los participantes que hagan uso de la herramienta y brindar soporte a los mismos.

 Manipular los archivos de sala de reunión

 Voz y grabación
 Configuración del sitio WEB de reuniones

 Personalización de las páginas WEB

 Procedimientos de instalación del software


 Soporte técnico en libre servicio

 DOCUMENTACIÓN
 Manual del administrador

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Manual del Administrador

Sistema de WEBconferencia Conferenceware

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I N S T A L A C I O N

PROCEDIMIENTO DE CONFIGURACION DEL SITIO WEB


INSTALACIÓN
1. Para configurar el sitio WEB para alojar las reuniones, necesita usted la dirección del siti o
Web do nde se reali zara la reunió n, un nombre de usuario y una contraseña.

2. Crear un directorio en la raíz (Root) de la ruta (Path) y darle un nombre significativo tal
como webconference, sin acentos ni mayúsculas.

Requisitos del servidor y del cliente

Para obtener información actualizada sobre los requisitos del servidor y del cliente, visite: Y busque
el apartado sobre los requisitos del servidor y del cliente de Saba Centra 7.6.

REQUERIMIENTOS TECNICOS
Para lograr esta implementación se requiere que en cada punto de conexión, se cuenten con los
requerimientos técnicos MINIMOS detallados:
 Acceso a Internet 128Kbps (256 Kbps recomendado)

 Computador Pentium III


 Windows 98
 128 RAM (256 recomendado)

 IE 5.0
 Tarjeta de sonido full dúplex

 Micrófono y parlantes

CARACTERÍSTICAS A CONSIDERAR
Cuando se inicia la búsqueda de una solución de WebConference es importante identificar
los principales aspectos y circunstancias que nos llevan a evaluar este tipo de Tecnología y los
potenciales beneficios que ésta nos llega a ofrecer, de tal manera que se pueda establecer un
presupuesto real de acuerdo a nuestras verdaderas necesidades.
Es necesario tener identificado el número de usuarios que se necesita comunicar mediante
este servicio.

Es importante también especificar la periodicidad de los eventos o conferencias a


desarrollarse a través de WebConference, pues de ello depende el tipo de conexión que se
establezca para este tipo de sesiones.

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Qué tipo de contenido o información será presentada a través de WebConference


(Presentaciones de Power Point, Aplicaciones de Software, documentos, etc.)
El grado de interactividad requerido por ejemplo el compartir aplicaciones, establecer
conversaciones de texto, compartir archivos, documentos, foros, votaciones en línea.

COMPROBACIÓN DEL SISTEMA

Este software hace un chequeo de los requerimientos del equipo conectado, que cumpla con todo lo
solicitado anteriormente. Mostrando la siguiente pantalla, se hace mención que esto solo hace
cuando es la primera vez que se va a conectar con este software.

El siguiente paso es la verificación de la red, acceso a Internet y del Audio

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El paso posterior es realizar la instalación del software esto, lo ejecuta de manera transparente al
usuario, sin tener que realizar nada adicional.

Otra de las verificaciones internas que realiza Saba Centra es la verificación de la red de conexión.

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Por ultimo verifica que se encuentren conectados los parlantes y micrófono que son elementos
indispensables para realizar la webconference, a más de realizar pruebas de audio.

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Finalmente se procede al ingreso del usuario y clave para acceder al software de Saba Centra, en el
cual el usuario puede seleccionar el idioma que muestre en sus opciones de menú y mensajes
entregados.

Una vez ingresado con su usuario y contraseña como administrador muestra la siguiente pantalla, en
la cual se pueden configurar cada uno de los parámetros necesarios que el docente u invitado a la
reunión requiera, además de las configuraciones propias del manejo de esta herramienta.

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A continuación se detallara cada una de las opciones más relevantes que deben ser manejadas y
administradas por el usuario administrador.

SOPORTE MULTILINGÜE DE SABA CENTRA

Saba Centra 7 es compatible con varios idiomas, es decir, se pueden instalar varios idiomas en un
único Servidor. Al mismo evento pueden asistir usuarios con versiones de la interfaz de Saba
Centra en idiomas distintos.

Los usuarios establecen su preferencia de idioma en la página Mi perfil y pueden modificarla en


cualquier momento. También pueden cambiar su idioma preferido en la página de inicio de sesión.

 En Centra, el audio, los datos y el contenido de los eventos no está traducido.


 Se recomienda que la configuración del sistema operativo del equipo del cliente y la
configuración regional coincidan con el idioma preferido del usuario. De lo contrario, podrían
surgir problemas de visualización y funcionamiento en Saba Centra si el sistema operativo
no admite las fuentes apropiadas.

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SOPORTE EN INFORMACIÓN

Puede acceder a la ayuda en línea desde las áreas siguientes:


 En la página principal de Saba Centra, haga clic en Ayuda.
 Si desea tener acceso como administrador, vaya al menú Administrador y haga clic en Ayuda
del administrador.
 En una sesión de Symposium o Conference, seleccione Contenido y Buscar en el menú Ayuda.
 Para obtener documentación, tanto pública como privada (requiere iniciar sesión), vaya a
http://support.saba.com/

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MENÚ DE ADMINISTRACION DE EVENTOS

ADMINISTRACION DE USUARIOS.

Esta opción puede crear usuarios dando un clic en el botón agregar usuario, para lo cual se abre la
siguiente pantalla:

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Aquí usted deberá llenar todos los campos que se encuentran señalados como (Obligatorios), a mas
indicar el grupo al que pertenecen es decir si serán usuarios administradores, lideres,
presentadores de seminarios Web, grabadores de seminarios Web o encuestadores de seminario.
Por ultimo definir en preferencias de:

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Este proceso se finaliza dando un clic en el botón de Agregar. De igual manera se procede cuando
deseamos crear un nuevo grupo al cual asignaremos los usuarios creados.

ADMINISTRAR EVENTOS.

En esta opción se puede crear eventos de reuniones que serán programadas para fechas
determinadas e inscribe a usuarios en los eventos. El proceso inicia en crear un nuevo evento según
fecha definida.

Al dar un clic en el botón Nuevo Evento se muestra la siguiente pantalla

Programación De Un Evento
Para programar un evento, siga estas instrucciones:
1. Inicie una sesión en Saba Centra Server como administrador de eventos.

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2. Haga clic en Administrar eventos.

3. Haga clic en Nuevo evento.


4. Escriba toda la información necesaria.
5. Haga clic en Crear para crear el evento y realizar cambios más adelante bien.

O bien
Haga clic en Crear y editar asistencia para crear el evento y agregar participantes.
O bien

Continúe configurando el evento introduciendo la información restante.

Elección de un Códec
La sección Audio de la página Administrar eventos habilita Voz sobre IP (VOIP) o la conexión
telefónica. Cuando elija VOIP, seleccione el códec adecuado. El códec (conversión de señales
digitales entre formatos analógicos) proporciona la mejor calidad de audio para un evento o
reunión.
Nota: Elija un códec cuya velocidad de bits sea baja si al menos alguno de los participantes
utiliza conexiones de banda ancha reducida. Para los usuarios de módem se recomienda utilizar
Saba Centra SC3

6. Cuando haya terminado, haga clic en Crear para programar el evento en el servidor
seleccionado

O bien
Haga clic en Crear y editar asistencia para inscribir a usuarios en un evento.

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

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Esta pantalla cuenta con seis partes las cuales serán descritas a continuación:

1. CALENDARIO.- Aquí se define el nombre del evento, fecha, hora, tiempo de duración, a
más de una pequeña descripción de la conferencia si se lo desea emplear.
2. CAPACIDAD DEL SISTEMA.- Indica el numero de plazas reservadas, significando el
numero de invitados o asistentes que estarán en la conferencia.
3. OPCIONES DE SESION.- Aquí se define si se va a grabar la conferencia a más de indicar
las direcciones de URL para definir los fondos o logos de bienvenida y cierre de sesión
propios de cada uno de los eventos.
4. CONTENIDO DE LA AGENDA.-
5. OPCIONES DEL EVENTO.- Aquí se define características propias del evento, es decir
indicar si es no un evento publico, si permite o no descargarse la gracias así como permitir el
ingreso de personas no registradas y una contraseña si se lo requiere.

6. OPCIONES DE AUDIO.- Se destaca la configuración del audio y el numero de


participantes que estén concurrentes o simultáneos conectados.
Para finalizar el proceso dar un clic en el botón de Crear y en caso de corregir algo dar un clic
en el botón de Crear y editar.

Eventos Sólo Para Usuarios Registrados


La nueva propiedad de evento Los asistentes deben ser usuarios registrados sólo permite la
asistencia a un evento determinado a los usuarios con una cuenta de usuario.

Cuando esta propiedad se selecciona, los usuarios sólo pueden asistir a un evento si proporcionan el
nombre de usuario y la contraseña de una cuenta registrada.

La selección de esta propiedad no evita que el evento aparezca en la lista de eventos públicos que se
muestra a los usuarios que no han iniciado sesión.

Esta propiedad aparece en la sección Opciones del evento en la página Editar evento.
Los usuarios pueden acceder a esta página haciendo clic en Modificar en la entrada de un evento en
la página Administrar eventos. De forma predeterminada, esta propiedad no está seleccionada.

Sugerencias Relativas A La Programación

 El servidor permite crear eventos con el mismo nombre.


 La fecha predeterminada es la fecha y hora actual del reloj del sistema del servidor. La
zona horaria proporciona una desviación con respecto al reloj del sistema de Saba Centra
Server para que el evento aparezca en la lista de eventos con la hora actual en la
programación del usuario.

 Los participantes inscritos pueden conectarse al evento en cualquier momento antes de la


hora de inicio programada.

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 Si se ha programado una hora determinada para un evento, dicho evento cambia


automáticamente de la pestaña “Futuros” a la pestaña “Pasado” en la página Ver mi agenda
del usuario, una vez pasada esa hora.
 El líder está incluido en el cómputo de inscripciones y todos los miembros de un grupo se
cuentan individualmente.
 La licencia del servidor determina si se permite a los usuarios crear eventos.

Configuración De Laboratorios Virtuales (Sólo Para Eventos De Symposium)

Después de crear un evento, si está habilitada la integración VTMS de Surgient, para asignar un
laboratorio virtual para el evento:

1. En la página principal, haga clic en Administrar eventos.


2. Haga clic en el enlace Agregar laboratorio del evento que desee.

3. Especifique la siguiente información:


 Nombre: cualquier nombre para el laboratorio; adopta el nombre del evento de forma
predeterminada.
 Configuración: en la lista desplegable, elija la plantilla de configuración del laboratorio.

 Hora de inicio: hora y fecha de inicio del laboratorio; adóptala hora de inicio del evento
de forma predeterminada.

 Duración: duración del laboratorio; adopta la duración del evento de forma


predeterminada.
 Profesor: en la lista desplegable, seleccione un profesor para el laboratorio.
 Número de laboratorios: especifique el número total de participantes, incluido el
profesor; adopta el límite de inscripción de forma predeterminada.
4. Haga clic en Agregar para guardar la configuración del laboratorio.

Cómo Inscribir A Usuarios O Grupos

Una vez creado un evento, puede inscribir a usuarios o grupos de usuarios. Para inscribir a usuarios
o grupos en un evento, siga estas instrucciones:

1. Inicie una sesión en Saba Centra Server como administrador de eventos.


2. Haga clic en Administrar eventos.
3. Localice el evento en el que desee inscribir a los usuarios y haga clic en Editar inscripción.

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

4. Si es necesario, haga clic en la pestaña Agregar a la inscripción.

5. Busque el nombre del usuario o grupo de usuarios que desea inscribir y haga clic en
Inscribir.

Si inscribe a varios usuarios o grupos a la vez, seleccione los usuarios o grupos activando las casillas
situadas junto a los nombres de inicio de sesión o haciendo clic en Seleccionar todos para
seleccionar todos los usuarios y grupos de la página. A continuación, haga clic en Inscribir los
usuarios seleccionados.

Los usuarios y grupos seleccionados quedan inmediatamente inscritos en el evento.

Si Saba Centra Server está configurado para el envío automático de correos electrónicos, se abre
el correo electrónico de inscripción para permitir:

 Cambiar el asunto.
 Escribir más texto (en dos lugares del mensaje).

 Hacer clic en la casilla de verificación ¿Desea incluir texto opcional en mensaje saliente?
para incluir una URL en la página Asistentes invitados. Consulte “Asistentes invitados” para
obtener más información.

 Hacer clic en Enviar correo electrónico para enviar mensajes de correo electrónico.

Funciones Especiales De Un Evento

Al programar un evento o inscribir a usuarios, los usuarios quedan inscritos automáticamente como
participantes. Designe un líder para dirigir el evento.

Designe un grabador para grabar el evento utilizando el grabador de eventos del cliente y un host
de aplicación remota para compartir una aplicación remota.

Si se trata de un evento de Conference, designe como copresentadores un máximo de otros cuatro


participantes inscritos. Debe especificarlos antes de iniciar el evento y dispondrán de acceso al
rango completo de herramientas interactivas. En los eventos de Symposium, los líderes pueden
promocionar a copresentador a un participante únicamente durante la sesión.

Asignación De Funciones Especiales

Utilice las siguientes instrucciones para asignar funciones especiales a un evento de Symposium o
Conference:

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1. Inicie una sesión en Saba Centra Server como administrador de eventos.

2. Haga clic en Administrar eventos.


3. Busque el evento y haga clic en Editar inscripción.
4. Si es necesario, haga clic en la pestaña Inscripción actual.

5. Busque la persona a la que desea asignar un perfil especial.


6. En las columnas Líder, Grabador, Copresentador o Servidor, haga clic en No.
Saba Centra Server actualiza la columna, en la que ahora aparecerá Sí, y la persona quedará
designada para el perfil especial (esta función opera como un conmutador).

Sugerencias

 Sólo se puede asignar el perfil de líder a un usuario en cada momento. Si asigna el perfil de
líder a otro usuario, este último se convierte en el líder.

 Un líder o copresentador puede asimismo tener el perfil de grabador. El perfil de grabador


se puede asignar a más de una persona.

 El perfil de servidor de aplicaciones remotas también se puede asignara varios usuarios.

 Un evento de Conference puede tener hasta cuatro copresentadores.

Asistentes Invitados

La opción de usuario invitado permite a los usuarios asistir a un evento de Symposium, Conference o
eMeeting sin estar previamente registrados e inscritos.
Los usuarios invitados sólo pueden acceder a un evento privado a través de la página para asistentes
invitados. Una dirección URL lleva a los usuarios directamente a la página para invitados.

Nota: Los asistentes invitados se incluyen en el cómputo del límite de inscripcióny del número de
cuentas activas.

Para utilizar esta función, seleccione Permitir asistentes invitados en la zona Opciones del evento.
En el caso de eMeeting, esta opción está seleccionada de manera predeterminada. Si esta opción no
está seleccionada, los usuarios no pueden asistir al evento desde la página de invitados amenos que
se hayan inscrito previamente.
Siga estas instrucciones para localizar la dirección URL del evento:
1. Inicie una sesión en Saba Centra Server como administrador de eventos.
2. Haga clic en Administrar eventos.
3. Localice el evento.

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

4. Haga clic en el enlace Modificar asociado al evento.

5. Copie la URL para invitados en la zona de Opciones del evento.

ADMINISTRAR PROGRAMAS.

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ADMINISTRAR CENTROS DE COSTE.


Aquí usted podrá obtener y asignar costos a los servicios brindados a mas de obtener un reporte
del tiempo de uso de la conferencia, tipo de conferencia, reproducciones, usuarios asistentes al
evento con lo cual se podrá tener una mejor administración de los costos.

Para acceder a esta opción debe dar un clic en el enlace Actividad del centro de coste (centro
de coste no asignado)

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

MENU ADMINISTRACION DE CONTENIDO

Saba Centra dispone de Saba Centra Agenda Builder, que permite recopilar, secuenciar y
empaquetar el contenido en una agenda y de Saba Centra Recording Studio para crear y editar
contenido.

Nota: Para utilizar Agenda Builder y Recording Studio es necesario disponer de los privilegios
adecuados.

USO DE AGENDA BUILDER


Agenda Builder funciona como una aplicación independiente que permite ordenar el contenido que se
va a utilizar en un evento. No es necesario disponer de acceso a Internet.

Cómo Abrir Agenda Builder

Antes de utilizar por primera vez la aplicación, descargue Agenda Builder desde Saba Centra
Server. Cuando haya descargado Agenda Builder desde Saba Centra Server, podrá tener acceso a la
aplicación sin conectarse al servidor.

Al dar clic en esta opción del menú Agenda Builder automáticamente empieza la descarga de este
programa el cual nos permitirá subir todos los contenidos y herramientas que el usuario los vaya a
utilizar para la conferencia que fue planificada e invitada a un grupo de personas para que formen
parte de la misma.

Para abrir Agenda Builder siga estas instrucciones

1. Inicie una sesión en Saba Centra Server con los privilegios apropiados.
2. Haga clic en Agenda Builder.

Para acceder directamente a Agenda Builder, haga clic en Inicio y seleccione Programas, Centra,
Centra Agenda Builder.

CÓMO CREAR UNA AGENDA


Utilice Agenda Builder para insertar, entre otros, archivos de texto, gráficos, PowerPoint, sonido,
vídeo y multimedia en una agenda.

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

Para insertar un archivo en una agenda, siga estas instrucciones según muestra la siguiente
pantalla:

3. En Agenda Builder, haga clic en Importar Contenido.


4. Seleccione el archivo que desee insertar y haga clic en Abrir.
5. Seleccione el formato de importación:

 GIF para diapositivas con texto y gráficos sencillos.


 JPG para diapositivas con fotografías y gráficos complejos.

 HTML para las animaciones de PowerPoint o si desea cambiar el tamaño de la diapositiva.


El tamaño de archivo será grande en este caso.

Nota: La función de importación ofrece la posibilidad de importar diapositivas de


PowerPoint con una resolución de 640 x 480 o de 800 x 600 para mejorar la visualización.
Seleccione el tamaño de la imagen en el menú desplegable Seleccionar el tamaño de imagen
que aparece durante la importación.
6. Haga clic en Aceptar y agregue otros elementos o guarde la agenda.

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

Arrastrar Y Soltar Contenido En Una Agenda

Utilice la funcionalidad Arrastrar y soltar para agregar contenido a una agenda. Haga clic y
arrastre el archivo hasta la agenda. El archivo se insertará debajo del elemento seleccionado
previamente en el panel de la agenda.

Adición De Una Evaluación


Incluya una evaluación en la agenda para obtener la opinión de los participantes sobre el evento.
Para agregar una evaluación, siga estas instrucciones:

Nota: Las evaluaciones no se pueden agregar a una agenda durante un evento.


1. Haga clic en Evaluación.
2. Escriba toda la información necesaria.
3. Haga clic en Aplicar.
4. Haga clic en Guardar.

Nota: La evaluación puede guardarse e importarse en otra agenda.

ELIMINACIÓN DE CONTENIDO DE UNA AGENDA


Para eliminar contenido de una agenda, siga estas instrucciones:
1. En el área Agenda, seleccione el contenido que desee eliminar.
2. Pulse la tecla Supr.

3. En el cuadro de diálogo de confirmación de la eliminación, haga clic en Aceptar.

CÓMO GUARDAR UNA AGENDA


Después de crear la agenda, guárdela en una unidad local y cárguela en Saba Centra Server. La
extensión de archivo de las agendas es .saz.
Para guardar una agenda, siga estas instrucciones:

1. Haga clic en Archivo y elija Guardar o Guardar como (para guardar la agenda con otro
nombre).

2. Seleccione la carpeta donde guardará la agenda y escriba el Nombre de archivo.


El nombre de la agenda puede constar como máximo de 255 caracteres, incluidos los
espacios en blanco. Los siguientes caracteres no están permitidos en el nombre de la
agenda: \ / : * ? " < >| %_ ; !@$ &
3. Haga clic en Guardar.

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

Sugerencias Para Crear Una Agenda

 En el cuadro de diálogo Seleccionar un archivo sólo aparecen los tipos de archivo admitidos.
Para agregar tipos de archivo no admitidos, utilice la funcionalidad Arrastrar y soltar o elija
*.* en el menú desplegable Archivos de tipo.

 Las opciones que aparecen en el cuadro Editar propiedades varían en función del tipo de
archivo importado.
 Los elementos importados en la agenda se insertan directamente en la jerarquía de la
agenda justo después del elemento que esté seleccionado.
 Los elementos de la agenda se pueden arrastrar y soltar para cambiarlos de posición.

 Utilice sólo un color como fondo en las diapositivas de PowerPoint para que el tamaño de
archivo no aumente.
 No incluya más de 500 elementos en una agenda.
 Abra dos ventanas de Agenda Builder. Copie los elementos de una agenda.

Consideraciones Relativas Al Idioma En Las Agendas

 Para actualizar una agenda (archivo .saz) es necesario que la configuración regional del
equipo sea la misma que la del equipo que se utilizó para crear la agenda.

 Para cargar en Saba Centra Server una agenda creada con una versión anterior de Agenda
Builder, es necesario abrir y guardar el archivo .saz de la agenda en la versión actual de
Agenda Builder y, a continuación, realizar la carga.

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

CONTENIDO ADMITIDO
A continuación, se enumeran los diversos tipos de archivo que se pueden agregar a una agenda y las
condiciones para su utilización. Salvo que se indique lo contrario, estos archivos aparecen en la
ventana multimedia.

PIZARRA.- Es una pizarra en la cual usted puede escribir para indicar algo e incluso los
participantes tambien pueden hacer uso de la misma.

WEB SAFARI.- Permite realizar un enlace a la pagina web.

COMPARTAP.- Esta herramienta permite compartir la pantalla del presentador para que
pueda ver como se realiza el proceso.

ENCUESTA.- Aquí se nos permitirá realizar encuestas del evento desarrollado según
tema definido, para ver si se cumplió o no con los objetivos planteados.

Un ejemplo de cómo manejar esta herramienta. Simplemente se da un clic en este icono y despliega
la siguiente pantalla en donde deberá ingresar la pregunta y respuesta(s) a la misma.

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

EVALUACION.- Sirve para generar evaluaciones de acuerdo a sus necesidades,


presentado una pantalla similar a la siguiente:

Tipo Descripción

Texto y gráficos Las extensiones de archivo admitidas son .txt, .htm, .html, .gif,
.jpg, .jpeg, .png, .bmp.
Archivos HTML que se muestran en un navegador HTML. Los
archivos HTML pueden incluir JavaScript y contenido incrustado,
como imágenes y archivos Flash (.swf). Los usuarios necesitan los
plugins apropiados (como Flash, Shockwave, etc.) para ver el
contenido.
Se admite el uso de archivos de Word, (.doc), Acrobat (.pdf) y
Excel (.xls). Los participantes deben tener la aplicación instalada
en sus equipos para ver el contenido.
El tamaño total del archivo debe ser inferior a 10 MB.
El archivo (.gif y .jpg) puede insertarse en una agenda como
imagen de fondo. Haga clic en Archivo, Importar y seleccione el
archivo.

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

PowerPoint La extensión de archivo admitida es .ppt.


Se necesita PowerPoint 2000 SR2 o superior
El tamaño total del archivo debe ser inferior a 10 MB para las
sesiones en vivo.
Evite utilizar fondos complejos o de varios colores

Las diapositivas se pueden importar como archivos .gif, .jpg o


HTML.

Nota: PowerPoint XP/2003 con animaciones no se puede importar


como html en un equipo con Microsoft Office 2000. Deben
importarse como archivos .gif o .jpg.

Audio y vídeo Los tipos de archivo y extensiones admitidos son AVI (.avi), QT
(.qt), MP3 (.mp3), SUN (.au), QUICKTIME (.mov), MPEG 1 (.mpg),
MPEG (.mp2), REAL (.ra, .rm), WAV (.wav) y Windows Media (.wmv,
.asx).
Para algunos formatos pueden ser necesario utilizar una aplicación
de reproducción de contenido o un plugin para el navegador, como
Flash, Shockwave, Active Movie, DirectX Media Runtime,
Quicktime, Real Player o Reproductor de Windows Media.
Los participantes deben disponer de la versión 8.0 o superior de
Real Player para ver los archivos de contenido de Real Networks
(.ra, .rm).
Los participantes deben tener instalado el Reproductor de
Windows Media para ver los archivos de Windows Media (.asx).

Contenido de Saba Centra Marcadores de posición de herramientas de Saba Centra, Pizarra,


Web Safari y CompartAp

Agendas existentes de Saba Centra Symposium o Saba Centra


Conference creadas con Agenda Builder
Evaluaciones y encuestas

Otros contenidos URL (Uniform Resource Locator, Localizador uniforme de


recursos), enlace a un sitio Web
Contenido almacenado en el catálogo de contenidos o en Saba
Centra Knowledge Center.

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

Una vez definidos los herramientas que se van a utilizar en la conferencia usted deberá dar un clic

en el icono de guardar, el mismo que permitirá guardar toda la información requerida,


con el nombre que usted lo identifique y con la extensión .saz propia de Saba ejecutando una
comprensión de su información.

USO DE RECORDING STUDIO

Inicio de Recording Studio

Puede iniciar Recording Studio de varios modos. Dependiendo de cómo inicie Recording Studio, se
abrirá en el modo Studio Timeline Editor (STE) o Studio Recorder (SR).
Puede iniciar Recording Studio en el modo STE:

 Eligiendo editar una grabación existente en Centra (Administrar eventos > Administración
de grabaciones > Editar).
 Haciendo doble clic en el archivo CCRZ nativo de RecordingStudio. El cliente de Recording
Studio debe estar instalado ya en la máquina. El cliente se instala la primera vez que se
inicia Recording Studio desde Centra.
 Puede iniciar Recording Studio en el modo SR:
 Eligiendo crear una nueva grabación en Centra (Administrador de contenidos > Crear
grabación).

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

 Haciendo doble clic en el acceso directo de Recording Studio en el escritorio.

 El acceso directo se crea la primera vez que se inicia Recording Studio desde Centra y se
descarga el cliente de Recording Studio.
 Seleccionando la opción Recording Studio en el menú Inicio. Se agrega una entrada de
Recording Studio al menú Inicio la primera vez que se inicia Recording Studio desde Centra
y se instala el cliente de Recording Studio en la máquina.

CREACIÓN DE GRABACIONES

Para crear una grabación:

1. Prepare la grabación realizando las siguientes tareas opcionales:

 Importe una agenda para la grabación haciendo clic en el botón Importar y


seleccionando un archivo de agenda con la extensión .saz.

 Importe contenido, incluidas diapositivas de PowerPoint, haciendo clic en el botón


Importar.

 Cree contenido para la pizarra haciendo clic en el botón Pizarra.


 Utilice la opción de compartir aplicación para mostrar cómo funciona el software y
ayudar a los usuarios durante la grabación haciendo clic en el botón CompartAp.

2. Inicie la grabación haciendo clic en el botón Grabar.


 Para grabar voz, mantenga pulsado el botón Hablar. Para hablar con manos libres,
bloquee el botón Hablar utilizando el botón Bloquear.
 Cambie al modo de pantalla completa durante la grabación haciendo clic en el botón
Pantalla completa.
 Utilice el control deslizante para ajustar el volumen de audio de los auriculares y del
micrófono.

3. Guarde la grabación:
 Cambie a Studio TimelineEditor (STE) haciendo clic en el botón Editor de Studio
Recorder.
 Guarde la grabación en el formato de Centra (.ccrz) o expórtela al formato de archivo
WMV o WAV.

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

EDITAR GRABACIONES

Para editar una grabación:

En Recording Studio, puede abrir y editar grabaciones que estén en formatos dearchivo CCRZ,
CCRF y EXE. Al editar una grabación, puede:

 Agregue contenido utilizando el botón Importar.


 Elimine contenido seleccionando el área de contenido en la escala de tiempo y haciendo clic
en el botón Eliminar.

 Sustituya el audio seleccionando el área en la escala de tiempo y haciendo clic en el botón


Grabar audio.

 Combine (copie y pegue) las grabaciones de Centra abriendo grabaciones compatibles


(versión7.5 o posterior) y copiando y pegando las seleccione sen el editor de escala de
tiempo.

 Agregue, elimine o cambie el nombre de los puntos de índice utilizando los botones
correspondientes del editor de escala de tiempo.

 Corte, copie y peque desde el editor de escala de tiempo. Cuando termine, guarde la versión
final como grabación de Centra (.ccrz) o genere un archivo WMV o WAV. También puede
publicar la grabación en CMSoen Knowledge Basede Saba, si se hadefinidouna en el servidor
de Centra.

GUARDAR GRABACIONES

Puede guardar una grabación en el formato deCentra (.ccrz) o exportar la al formato de archivo
WMV o WAV. Las grabaciones guardadas en el formato de Centra se pueden publicar, reproducir y
editar en Centra. Las grabaciones exportadas a formato WMV o WAVse pueden reproducir en un
reproductor de medios de otra empresa. Además, puede elegir crear una reproducción de la
grabación sin conexión (se especifica en las propiedades de la grabación) al publicar la grabación en
CMS.

Guardar grabaciones en el formato Transportable Recording Studio

Puede usar uno de los siguientes métodos para guardar una grabación en el formato de archivo de
Centra:

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MANUAL DEL ADMINISTRADOR WEBCONFERENCE

 En el menú Archivo, seleccione Guardar. Para una nueva una grabación, se le pedirá un
nombre y una ubicación para el archivo CCRZ. Para una grabación existente, se reemplaza el
archivo CCRZ original; o
 En el menú Archivo, seleccione Guardar como. Se le pedirá que indique un nombre y una
ubicación para el nuevo archivo CCRZ.

Guardar grabaciones en los formatos de archivo WMV o WAV

Para guardar una grabación en los formatos de archivo WMV oWAV:

1. En el menú Archivo, seleccione Exportar.

2. Seleccione WMV o WAV en la lista desplegable Guardar como tipo.

3. Especifique la ubicación y el nombre de archivo de la grabación.

ADMINISTRACION DE CATALOGO

Esta herramienta nos permite administrar los múltiples catálogos los cuales pueden ser importados
o exportados mediante esta utilidad.

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MENU DE ADMINISTRADOR

ADMINISTRAR DESCARGAS
Aquí usted tendrá la oportunidad de descargarse varios módulos que le permitirán que sus trabajos
sean más sencillos y sin complicaciones.

Entre los programas mas usados tenemos el Instalador del cliente del Saba Centra el mismo que le
hará que usted mismo pueda personalizar su agenda como cliente del software.
Administración de procesos por lotes, permite añadir y crear eventos sin necesidad de estar
conectados como usuarios administradores, será el usuario líder quien pueda realizar esta función.

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ADMINISTRAR ACCESO
Aquí usted podrá definir o asignar a cada uno de los usuarios a una nueva entrada de acceso a la
defina anteriormente. En esta opción muestra la siguiente pantalla de todos los usuarios validados
como usuarios permitidos al acceso de dominio:

Si damos clic en el botón de Agregar entrada nos muestra otra pantalla en la que cual podemos
buscar al usuario que deseamos ejecutar el cambio de perfil o simplemente buscarlo en la lista de
usuarios desplegados y dar un clic en el botón agregar seleccionados, produciendo como efecto el
añadir ese usuario a la lista de entrada de acceso.

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Los botones de Seleccionar todos marcan a todos los usuarios de la lista. El botón Anular selección
elimina los usuarios seleccionados y el botón Agregar todos marca a todos los usuarios para realizar
la operación descrita.

Los botones de Edición/Eliminar

 Edición.- Permite editar los privilegios asignados a ese usuario en esa entrada de acceso.
 Eliminar.- Borra al usuario de la lista de acceso.

La pantalla de edición de privilegios es la siguiente:


En la cual usted podrá dar un clic en la opción que necesite el usuario seleccionado o deseleccionar
opciones de acuerdo a los requerimientos y necesidades que el usuario amerite.
Para grabar los cambios realizados simplemente de un clic en el botón de Actualizar.

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ADMINISTRAR PERSONALIZACION
En esta opción se puede personalizar cada una de las opciones que se hará mención:

 Pancarta (fondo de la pantalla de presentación de los usuarios, así como activar o


desactivar los botones de ayuda y tutoriales)

 Pie de pagina
 Inicio de sesión
 Varios (nombres de títulos de opciones)
 Correo electrónico
Es decir usted puede cambiar logos o fondos de cada una de las opciones de acuerdo a sus
requerimientos, para darle al usuario invitado una mejor presentación y descripción del evento.

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ADMINISTRAR LICENCIAS
Muestra información de las licencias de dominio de este software empleado.

Si damos un clic a la palabra Ver nos muestra una información mas detallada de las licencias y
usuarios concurrentes, como se puede ver en la siguiente pantalla:

Si damos clic en el botón Informe de uso de licencias nos muestra una información mas detallada de
esta opción ejecutada.

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ADMINISTRAR AFILIACIONES
Nos muestra información sobre las afiliaciones, así como del ingreso de nuevas afiliaciones al
producto para lo cual se debe llenar un formulario, el cual se muestra en la siguiente pantalla:

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ENVIAR CORREO A TODOS


Aquí permite enviar un correo a todos los usuarios de la base de datos existente.

VISULAIZAR LA AYUDA
Nos brinda un enlace en línea al acceso de ayuda y soporte técnico de cualquier índole, para lo cual
se debe ingresar el usuario y password asignados por el administrador del sistema.

SALIR
Con esta opción se cierra la sesión del programa.

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OTRAS OPCIONES

Este conjunto de opciones aparece para ayudar a los usuarios a realizar su tarea:

Los usuarios pueden utilizar los enlaces de esta página para realizar las siguientes tareas:
 Prepararse para hablar en un evento.

 Invitar a otros usuarios a participar en un evento.


 Importar una presentación.

 Compartir una aplicación.

MI AGENDA

Muestra todos los eventos que se presentaran a futuro, continuos y pasados, describiendo hora y
tiempo de duración de cada uno de ellos.
Desde aquí se puede:

 Asistir (Se muestra en una nueva pantalla el ingreso al evento seleccionado)


 Anular inscripción (Sirve para anular la inscripción al evento seleccionado)
 Examinar contenido (Muestra el contenido que el dirigente del evento a de utilizar en su
exposición).

Puede cambiar su información de cuenta de usuario de Saba Centra editando el perfil.


Nota: El inicio de sesión no puede cambiarse.
Para editar su perfil de usuario, siga estas instrucciones:
1. Inicie una sesión en Saba Centra Server.
2. En a página Ver mi agenda, haga clic en Mi perfil.

3. Edite todos los campos que sea necesario.


4. Haga clic en Enviar. Se abre la página Ver mi agenda.

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EVENTOS PUBLICOS
Despliega todos los eventos que fueron designados o creados como eventos públicos.

Desplegando información detallada del evento y un enlace de Asistir el cual con lleva a una
instalación transparente al usuario para luego desplegar la información detallada del evento la cual
puede ser impresa.

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GRABACIONES PÚBLICAS
Presenta una lista de grabaciones que fueron definidas como publicas las cuales pueden ser
reproducidas por la persona que lo requiera. La pantalla que se presenta es la siguiente:

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Una vez selecciona la grabación a visualizar usted podrá reproducir el contenido o descargarlo el
mismo, para lo cual si elegimos descarga el contenido se deberá indicar la ubicación del archivo a
descargarlo para luego ejecutarlo.

ASISTIR A UNA REUNION

A través de esta opción se podrá ingresar a la reunión programada previamente, para lo cual se
debe ingresar el identificador (el cual se encuentra en el envió de correo electrónico del usuario
que ha sido registrado como invitado) y dar clic en el botón de Asistir.
Abriendo una ventana con la sesión del usuario invitado para el ingreso al evento.

PROGRAMAR REUNION
Esta opción permite generar una nueva reunión de una conferencia o evento proyectado, en el cual
se debe definir su nombre, fecha, tipo a más de algunas opciones adicionales de las cuales esta
conformada esta opción y se describe a continuación:
1. Calendario (definición de fecha, hora, tiempo de duración, a mas de una descripción de la
reunión que se llevara a acabo)
2. Disponibilidad de plazas (sirve para indicar el numero de participantes o invitados que
asistirán a la reunión)
3. Opciones de la reunión (para definir si es un evento publico, si se va a grabar la reunión, a
mas de designar una clave para ingresar al evento)

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4. Invitación por correo ( sirve para enviar un correo a todos los invitados, haciendo una
pequeña descripción del titulo y tema de la reunión)

5. Asistencia (sitio en el cual se añade las direcciones de correo de todas las personas que
acudirán a la reunión)

6. Finalizar proceso

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INSCRIPCION
Permite dar opción a la inscripción a un evento o reunión previamente definidos.

CATALOGO
Muestra el catalogo de documentos que se puede visitar a enlaces web de acuerdo a un orden de
categorías según sea la necesidad del participante.

MI PERFIL

Describe toda la información referente al usuario, a mas de indicar el grupo al cual pertenece,
también permite desplegar esta información ya sea en (la agenda, eventos públicos y grabaciones
publicas) de la pagina principal.

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DESCARGAS
Despliega una lista de programas que el usuario puede descargarlas, dando un clic en el nombre del
programa que requiera.

HERRAMIENTAS
Es una lista de herramientas útiles para la administración de este programa, lo cual facilita y
permite un trabajo mas optimo.

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