ACTUALIZACION DE LOS ESTANDARES DE CONSUMO DEL SISTEMA DE INVENTARIO DE PAPELERIA DEL GRUPOCOLBA EN LA UEN BARRANQUILLA

ANDRES FELIPE CALDERON OCHOA

INFORME DE PRCTICAS EMPRESARIALES

DIRIGIDO A LA INGENIERA: NATALY PUELLO PEREIRA COORDINADORA DE PRCTICAS

CORPORACION UNIVERSITARIA DE LA COSTA C.U.C. FACULTAD DE INGENIERIA PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL BARRANQUILLA 2010

Nota de aceptacin

Firma del presidente del jurado

Firma del jurado

Firma del jurado

DEDICATORIA

Dedico este trabajo primeramente a Dios, seguidamente a mi madre Luz Damary y a mi padrastro Carlos Gilberto por apoyarme y darme la motivacin para seguir adelante en mis estudios, a mi coordinadora de prcticas Nataly Puello quien me record que con perseverancia se llega lejos y por ultimo pero no menos importante a todo el cuerpo administrativo de Grupo Colba por haberme permitido ingresar a sus instalaciones y probar las delicias de mi primera experiencia laboral.

MISION

ASEOCOLBA S.A., empresa con presencia a nivel nacional en la prestacin de servicios integrales y especializados de aseo, cafetera, transporte, mantenimiento de instalaciones internas y externas, mediante el sistema de contratacin bajo la modalidad Outsourcing. Nuestro servicio esta soportado con el empleo de tecnologa idnea, talento humano calificado y comprometido con la satisfaccin del cliente, ofreciendo los costos ms competitivos del mercado, promoviendo el mejoramiento de la calidad de la vida de los colaboradores, en la bsqueda de la permanencia de la empresa en el tiempo. VISION Mantener y aumentar el recubrimiento del mercado nacional e incursionar en el mbito latinoamericano, ofreciendo nuestros servicios integrales con la misma eficiencia y calidad que siempre nos ha caracterizado. VALORES CORPORATIVOS Honestidad Respeto Integridad Confianza Espiritualidad Fortaleza

POLITICAS DE GESTION INTEGRAL

ASEOCOLBA S.A. organizacin dedicada a la prestacin de servicios integrales y especializados, posee como poltica integral satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes, preservar la salud e integridad fsica y mental de nuestros colaboradores y terceros, y conservar el medio ambiente, los equipos y las instalaciones. Lo anterior se realiza a traes de la ejecucin de servicios con los mas alto estndares y el establecimiento te una cultura de prevencin de accidentes de trabajo, lesiones personales, enfermedades profesionales, daos a la propiedad e impactos adversos al medio ambiente, todo esto fundamentado en la filosofa de mejoramiento continuo enmarcada en los diferentes sistemas de gestin establecidos en la organizacin. Nuestras actividades se desarrollan mediante la aplicacin de procedimiento seguro, eficiente y amigable con el medio ambiente, garantizando el cumplimiento de los requisitos del cliente los establecidos en la legislacin nacional vigente as como otros requisitos suscritos por la organizacin y aquellos adquiridos voluntariamente cmo mantener el liderazgo en lo relacionado con la prevencin. Para el logro de esta poltica, la alta direccin, dispone todos los recursos econmicos, tcnicos educativos y de asesora buscando garantizar: el compromiso, la competencia e idoneidad del personal en todos los niveles de la organizacin, la salud de los trabajadores, el control de los riesgos y de los aspectos ambientales asociados a las tareas realizadas con el fin de asegurar el logro de los objetivos e intereses de socios, clientes y proveedores.

POLITICA DE ALCOHOL, DROGAS Y NO FUMADORES ASEOCOLBA S.A. propicia un ambiente de trabajo sao, seguro y productivo apoyado en la prevencin del uso y abuso de alcohol, el tabaco y drogas siguiendo los siguientes parmetros: Concientizando a todo su personal haciendo uso de charlas sobre los

efectos negativos del uso y abuso del alcohol, el tabaco y las drogas. Practicando medidas especificas razonables a fin de disuadir a las personas a que no fumen en reas interiores o cerradas de los lugares de trabajo y/o de los lugares pblicos. Desarrollando campaas de promocin de entornos 100% libres de humo y de desestimulo del consumo de productos de tabaco. Tomando las medidas necesarias cuando se presente incumplimiento a esta poltica de acuerdo al reglamento interno de trabajo. Practicando pruebas para detectar oportunamente el uso y abuso de alcohol y drogas verificando el cumplimiento del objetivo de la poltica.

POLITICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL En ASEOCOLBA S.A. estamos comprometidos en trabajar de forma efectiva

para mejorar la calidad de vida de nuestros colaboradores y las comunidades donde ejercemos nuestras operaciones, para ello damos estricto cumplimiento a lo referenciado en el marco legal laboral y a los compromisos y requisitos de diversa ndole voluntariamente adquiridos.

ASEOCOLBA S.A., es una organizacin que a travs de su filosofa de mejoramiento continuo va mas all del compromiso con sus trabajadores y reconoce las necesidades de las comunidades donde opera, de ah su permanente inters por impulsar su desarrollo social, cvico y econmico, por medio de acciones concretas con los pobladores y las organizaciones que trabajan en pro del progreso social.

Las acciones que evidencian nuestro compromiso social estn enfocadas hacia la generacin de ingresos y apoyo a la gestin local en diferentes frentes, como el cultural, acadmico y deportivo, apoyamos la generacin de empleo a

travs de procesos de seleccin donde los miembros de la comunidad y la regin tiene un trato preferencial cada una de estas reas comprende programas desarrollados con grupos especficos de las comunidades, con el fin de responder a sus expectativas, satisfacer sus necesidades y estimular la concentracin, la participacin y la organizacin social.

Por todo lo anterior vinculamos en nuestros procesos de desarrollo a clientes, proveedores, autoridades y comunidad en general. Somos un buen vecino en toda la regin donde operamos ASEOCOLBA S.A., UNA EMPRESA SOCIALMENTE RESPONSABLE!

POLITICA DE SEGURIDAD EN COMUNICACIONES E INFORMATICA La empresa Aseos Colombianos ASEOCOLBA S.A., tiene como poltica brindar todos los recursos necesarios y suficientes para garantizar confidencialidad de la informacin que internamente se maneja.

Nuestro personal idneo y capacitado, con gran sentido de pertenencia, sabe y entiende la responsabilidad que tienen al manejar gran parte de datos e

informacin pertenecientes a la compaa; es por eso que ASEOCOLBA S.A. establece planes de capacitacin para el personal, relacionados con la seguridad en comunicaciones e informtica, as como tambin establece disposiciones para el manejo de archivos en sistemas computarizados, proteccin contra virus informativos, virus a travs del correo y obtencin de copias de respaldo.

INTRODUCCIN El escenario de los negocios es cada vez ms complejo y nuestras empresas deben competir innovando, ofreciendo productos y servicios diferenciados, personalizados para los clientes, y de esta forma la

diversidad y cantidad de productos y servicios ofertados crece, los tiempos de operacin se reducen y la demanda de calidad en el servicio es mayor. Este marco nos obliga a buscar nuevas herramientas que nos permitan asegurar altos niveles de servicio al mismo tiempo que incrementar la eficiencia, la productividad y mantener los costos controlados. La tecnologa informtica es una herramienta imprescindible para alcanzar estos objetivos y los sistemas base que se utilizan en la gestin logstica son: Sistema de Gestin de Almacenes WMS (Warehouse Management System) Sistema de Gestin de Transporte TMS (Transportation Management System) Sistema de Ruteo RS (Routing System) Los sistemas informticos son de suma importancia para llevar un control de los procesos optimizando el consumo de los recursos y de esta forma evitar gastos innecesarios en los procesos de compras. Para propsitos de este proyecto el enfoque estar dirigido hacia el sistema de gestin de almacenes y control presupuestal incorporando a los estndares actuales el consumo litogrfico por proceso.

1. JUSTIFICACION

El presente informe le proveer a la Empresa ASEOCOLBA S.A. un estndar actualizado que comprender los elementos de papelera y litografa de cada uno de los procesos en el software de inventario de la compaa, de manera que las compras tengan un mayor control, economa y se pueda evidenciar de una manera ms asertiva actualmente. los verdaderos requerimientos que se generan

Lo anterior generar solidez en el proceso de compra de insumos de papelera y litografa, la eliminacin de faltantes de inventarios, ya que el sistema generar un requerimiento para la compra de litografa cuando el inventario del mismo se encuentre bajo cierto nivel y no por medio de una requisicin adicional como se vena contemplando actualmente.

A partir de la generacin de un sistema de inventario por estndares y una conciliacin de precios con el proveedor se podr establecer frecuencias de pedido de litografa que permitan aprovechar descuentos en los precios unitarios de los diferentes formatos y documentos litogrficos a comprar por cantidad, lo que se convierte en un gana-gana entre la compaa GRUPOCOLBA y el proveedor, as como tambin contar con un presupuesto de papelera ms detallado, dado que se cuenta con requerimientos reales por cada proceso de documentos litografiados con el que no se contaba anteriormente establecidos en el sistema de inventarios.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

No es un misterio que en toda empresa para la ejecucin de cada uno de los procesos de las dependencias, debe de contar tanto con el talento humano como con las herramientas necesarias para el desarrollo de los procesos. La papelera y la litografa son una de estas herramientas del da a da, son indispensables sin importar el proceso o la dependencia en donde se encuentren, es por ello que las empresas cuentan con un presupuesto para este tipo de recursos.

Generalmente estos recursos son presupuestos por medio de unos estndares que son definidos por la organizacin segn una frecuencia especifica, ya sea semanal, mensual, bimestral, etc. Segn convenga a partir de unos precios de compra pactados entre el proveedor y la compaa.

Aunque se presentan caso en empresas cuyos presupuestos de papelera no estn ajustados a un estndar, dado que presentan variaciones constantemente a lo largo de un cierto periodo de tiempo, o en donde lo que

se tiene previsto no siempre es en realidad lo que se necesita dado el tipo de demanda que se puede presentar, como la impresin de formatos para nuevos contratos, litografa espordica, requerimientos por temporada, etc. Teniendo as una variacin en lo que cada uno de los procesos requiere.

Todos

estos

casos

mencionados

anteriormente

acompaados

de

procedimientos poco eficientes, dan como resultado que no haya papelera cuando se requiera, o que no se tenga un control exacto de que es lo que necesita cada proceso, generando as una distorsin de los verdaderos requerimientos y compras innecesarias o que se quedan cortas en muchas ocasiones. Entonces no est de ms preguntarse, Cules deben ser los estndares de litografa que permitan minimizar los costes y aumentar la disponibilidad de recursos formatos litografiados en la compaa durante el ao 2011?

3. DELIMITACION 3.1 DELIMITACION ESPACIAL El presente informe se realizar en las instalaciones de la empresa Grupocolba, en el rea correspondiente al proceso de compras.

3.2 DELIMITACIN TEMPORAL

El informe se realizara durante el ltimo mes de prcticas y pretende concluir a ms tardar el 29 de Diciembre del 2010.

4. OBJETIVOS 4.1 OBJETIVO GENERAL Actualizar los estndares del sistema de inventarios de papelera de la compaa GRUPOCOLBA en la UEN Barranquilla por medio de la incorporacin de estndares de consumo de litografa por proceso en el sistema de inventarios para el control de las compras. 4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS Describir el procedimiento actual de compra de papelera y litografa en la UEN Barranquilla. Cuantificar los requerimientos reales de litografa mediante una

encuesta directa con los responsables de cada proceso. Cotizar formatos litogrficos con el proveedor mejorando precios unitarios. Generar un consolidado valorizado del consumo litogrfico y establecer rangos de compra y frecuencias de pedido al proveedor. Actualizar formatos litogrficos por medio de cdigos para incluirlos en el S.G.C. de la compaa.

5 Marco de referencia 5.1 Marco terico conceptual

Clasificacin de los materiales. Los materiales utilizados por la Compaa necesarios para su mantenimiento y administracin, con el fin de definir sus procesos individuales de aprobacin se han clasificado segn su uso as: Materias Primas: son aquellos materiales que se requieren

directamente en la fabricacin del producto y son considerados como costo directo del producto. Su compra est asignada a recomendacin del Know How. Cualquier material diferente a los ya establecidos debe haber sido probados por la Compaa y su uso permanente debe ser aprobado por el rea de Calidad. Materiales o Refacciones de Mantenimiento: son aquellos

materiales destinados al mantenimiento de equipos de produccin y a la infraestructura misma de la Compaa. Su proceso de compra responde

a la oportunidad, pues son catalogados como materiales de calidad comercial que no afectan ni hacen parte del producto mismo. Herramientas, Materiales o Repuestos de Produccin

(Consumibles): son aquellos materiales que se requieren en el proceso de produccin, forman parte del desgaste propio del mismo y son de difcil identificacin en el costo unitario del producto, por lo que su gasto se lleva como un Indirecto de fabricacin. Su proceso de compras responde a la necesidad permanente de un nivel mnimo de inventarios, su compra es realizada por el rea de Compras previa necesidad presentada por el Jefe de Produccin o Mantenimiento. Materiales e Insumos (Papelera, Elementos de Limpieza y Cafetera): Corresponden a los dems materiales e insumos requeridos para las actividades diarias de la Compaa. Al ser considerados como artculos de disponibilidad comercial pueden ser adquiridos rpidamente. Su proceso de compra es ejecutado por el rea de Compras previa necesidad presentada por el Almacn. Uniformes y Elementos de Seguridad Industrial: son los elementos requeridos por los empleados de la compaa necesarios para su bienestar y seguridad laboral. Su necesidad de compra es definida por el rea de Recursos Humanos y realizada por el rea de Compras. Activos Fijos: Un activo fijo es aquel bien mueble o inmueble cuya vida til es mayor a un ao, no est destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad econmica de la empresa y se usa con la intencin de emplearlo en forma permanente en la produccin de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad. Nivel de inventarios disponible: representa las unidades mnimo de inventarios requeridas a tener almacenados segn las polticas previamente definidas de la compaa.

Formato

de

requisicin

de

materiales

cotizacin:

es

el

documento interno de la compaa que sustenta e identifica las necesidades de materiales de un empleado de la compaa, y que es de requerimiento con existencias fsicas de mismo en el almacn de materiales e insumos. Cotizacin: es el proceso de bsqueda de la mejor opcin para los intereses de la compaa. El proceso est sustentado en forma escrita a travs de cada uno de los posibles proveedores requeridos. Formato Orden de compra: documento comercial que soporta las condiciones del negocio pactadas con el proveedor, y que debe estar soportado en el sistema de informacin. Compras de carcter inmediato: Son considerados compras de carcter inmediato o urgente aquellas que cumplen con los siguientes requisitos: La ausencia del producto afecta la operacin normal de un equipo o una mquina de produccin o de prueba para el caso de los equipos de calidad. El producto no se mantiene en stock de inventarios. El producto no requiere de planeacin de inventarios. El producto es requerido en las instalaciones de la Compaa en forma inmediata o mximo en un da. El producto se utiliza para la reposicin de uno daado.

Por las caractersticas especiales de una compra urgente no es posible realizar el debido proceso de cotizaciones y autorizaciones, y dichas compras slo podrn ser firmadas por el Gerente del rea que la requiri.

Adicionalmente, sta urgencia debe justificarse va mail por el Gerente de rea. Clasificacin contable de la compra. Por poltica de la Compaa, las compras se pueden contabilizar como: Gasto: Se determina que la compra de un producto se lleva

directamente al gasto del rea que la solicit en el momento de la compra porque cumple los siguientes requisitos: Es puntual: obedece a un proyecto o tarea especifica Es eventual: No se ha comprado en el ltimo ao Se consume internamente y en el momento de la compra No se manejan existencias del producto en el almacn de materiales y suministros. Inventario: se determina que un producto se lleva como inventario cuando: Es un producto requerido con existencias en el almacn de materias y suministros Es un producto de compra normal y habitual. Su consumo se da como respuesta a una necesidad del usuario. Para ser facturado posteriormente se requiere el registro del inventario independiente de que sea una compra eventual o puntual. Personal Autorizado. Todas las solicitudes de compras deben ser firmadas por el personal autorizado y deben llevar el visto bueno del Gerente del rea que la requiri, en ausencia de ste, debe ser el Gerente Administrativo y en ausencia de l por el Gerente General. En

caso de existir la ausencia de todos los Gerentes el procedimiento debe continuar y se debe conseguir la autorizacin por correo del Gerente del rea. La orden de compra puede ser firmada electrnicamente como testimonio de la aprobacin correspondiente. 5.2 Marco legal

6 LIMITACIONES 6.1 DE TIEMPO El desarrollo del informe ser desarrollado durante el horario hbil de trabajo de lunes a sbado entre las 8:00 y las 18:00 horas, durante el ltimo mes del periodo de prcticas, los precios pactados con el proveedor solo tendrn validez a partir del 2011 segn lo acordado comercialmente. 6.1 DE ESPACIO

Solo se tendr acceso a los equipos localizados en el rea de compras dado que son los nicos habilitados con perfiles para acceder al sistema de inventarios de la papelera de la empresa para el estudio en cuestin.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA PARA LA PAPELERIA Y LITOGRAFIA DE LA UEN BARRANQUILLA