Excel 2007 Intermedio

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO
I II
Introduccin ............................................................................................................................. 1 Funciones................................................................................................................................. 2 1 2 Asistente de Funciones ........................................................................2 Funcin SI ANIDADO...........................................................................5 2.1 Operador Y............................................................................... 12 2.2 Operador O: ............................................................................. 13 2.3 Comparaciones: .......................................................................... 14 2.4 Ejercicios de la Unidad.................................................................. 15 3 Otras Funciones ............................................................................... 16 3.1 Sumar.Si .................................................................................... 16 3.2 Funciones del tipo CONTAR ........................................................... 17 3.3 Funciones de Fecha...................................................................... 20 3.4 Funciones Matemticas................................................................. 21 3.5 Funciones de Texto ...................................................................... 23 3.6 Funciones en Matrices .................................................................. 27 3.7 Funciones de Bsqueda ................................................................ 31 4 Manejo de Datos en Excel .................................................................. 33 4.1 Ordenar Datos............................................................................. 33 4.2 Subtotales .................................................................................. 35 4.3 Texto en Columna........................................................................ 38
III
Frmulas y reas ................................................................................................................... 42 1 2 3 4 Definicin de reas ........................................................................... 42 Desplazarse por celdas remotas.......................................................... 45 Modificar y Borrar reas .................................................................... 45 Ejercicio de la Unidad ........................................................................ 46
IV V
Auditoria de datos ................................................................................................................. 47 1 Seccin Auditora.............................................................................. 47
Trabajo con libros ................................................................................................................. 50 1 2 3 Organizacin de los libros abiertos ...................................................... 50 Divisin de ventanas en paneles ......................................................... 51 Inmovilizacin de secciones ............................................................... 53
VI
Pegado Especial .................................................................................................................... 55 1 Pegar Vnculos ................................................................................. 55
ii
MS EXCEL 2007 INTERMEDIO 2 Otras opciones ................................................................................. 56
VII Proteccin .............................................................................................................................. 58

1 2 3 4 5 Introduccin .................................................................................... 58 Proteccin de hojas........................................................................... 59 Proteccin de celdas.......................................................................... 59 Proteccin de libros........................................................................... 60 Proteccin de archivos....................................................................... 61
VIII Tablas Dinmicas .................................................................................................................. 62 IX

Solucin de Ejercicios: ......................................................................................................... 65 1 2 3 Ejercicios de la Unidad Si ................................................................... 65 Ejercicios Otras Funciones.................................................................. 65 Ejercicio BuscarV .............................................................................. 65
Anexo...................................................................................................................................... 66 1 Anexo de Funciones .......................................................................... 66 1.1 Funciones matemticas y trigonomtricas ....................................... 66 1.2 Caso Especial SUBTOTALES........................................................... 66 1.3 Funciones lgicas......................................................................... 67 1.4 Funciones de texto....................................................................... 69 1.5 Funciones de bsqueda y referencia ............................................... 69 1.6 Funciones estadsticas .................................................................. 71 1.7 Funciones de fecha y hora............................................................. 71 1.8 Funciones financieras ................................................................... 71 1.9 Frmulas Matriciales .................................................................... 71 2 Anexo de Comandos Rpidos.............................................................. 73 2.1 Teclas para introducir datos .......................................................... 73 2.2 Teclas para introducir datos en una hoja de clculo .......................... 73 2.3 Teclas para trabajar en las celdas o la barra de frmulas ................... 73 2.4 Teclas para modificar datos ........................................................... 74 2.5 Teclas para insertar, eliminar y copiar una seleccin ......................... 74 2.6 Teclas para moverse dentro de una seleccin................................... 74 3 Anexo de Teclas para seleccionar datos y celdas ................................... 75 3.1 Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas ............................... 75 3.2 Teclas para ampliar la seleccin con el modo Fin activado.................. 76 3.3 Teclas para seleccionar celdas con caractersticas especiales .............. 76
iii
MS EXCEL 2007 INTERMEDIO INTRODUCCIN
Introduccin
El objetivo de un curso de Excel Intermedio principalmente es lograr entregar las herramientas que a Ud le permitan el manejo de conceptos y tcnicas para personalizar los libros de trabajo y utilizar funciones que faciliten el manejo complejo de datos. Adems, se pretende que, una vez finalizado el curso, usted sea capaz de realizar clculos que dependan de ciertas condiciones especficas, para lo cual se revisarn las funciones de clculo condicional. Se dar especial nfasis al manejo de extensas listas de datos en Excel, las que tcnicamente denominamos bases de datos. Para ello se revisarn herramientas y funciones incorporadas en Excel tales como Ordenar, Subtotales, Filtros, funciones de bsqueda de datos y funciones de clculos en bases de datos. Esperamos que una vez revisados estos temas, y realizados los ejercicios propuestos en este manual y por el relator, usted pueda sacar ms provecho a Excel y solucionar problemas que, a travs de las herramientas convencionales, demandaran mayor tiempo y, generalmente, provocaran resultados poco precisos.
MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES
II
Funciones
1 Asistente de Funciones El Asistente de Funciones permite al usuario de Excel utilizar en forma sencilla la amplia gama de funciones que ste trae incorporadas, a travs de cuadros de dilogo que facilitan la entrada de datos y la comprensin de la funcin. Bsicamente, el Asistente de Funciones trabaja con datos ingresados en rangos o en celdas que contienen la informacin puntual que utilizar la funcin. Ejemplo con Funcin PROMEDIO En el ejemplo siguiente, se ver la forma en que trabaja el asistente de funciones.
a) Construya la siguiente tabla:

tem MTB MPC SIMM DD TCP KMM T-VD 1 Sem. 55.000 50.000 50.000 105.000 14.000 185.000 180.000 2 Sem. 64.900 59.000 59.000 123.900 16.520 218.300 754.020 Promedio
b) Ubquese en la celda donde desea que aparezca el resultado de la funcin (en este caso, la celda que contendr el promedio del primer y segundo semestre del tem MTB). c) Presione el botn del Asistente de Funciones Esto har aparecer el siguiente cuadro de dilogo, en el cual deber seleccionar la categora Estadsticas y la funcin Promedio
Este cuadro nos muestra las categoras1 en las cuales estn clasificadas las funciones de Excel, el nombre de la funcin y, en la parte inferior, la sintaxis o forma de escribir la funcin. d) Al presionar el botn Aceptar aparecer el siguiente cuadro:
De no saber a qu categora pertenece una determinada funcin, se debe seleccionar la categora Todas, que muestra todas las funciones ordenadas alfabticamente
MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES e) En el cual debe sealar el rango que aportar los datos para calcular el promedio. Tambin es posible presionar la flecha de color rojo que aparece junto a la casilla Nmero 1, lo que har desaparecer este ltimo cuadro para as marcar el rango con el Mouse. Luego podemos presionar [Enter], con lo que obtendremos nuestro promedio, apareciendo lo siguiente en la celda que tenamos seleccionada: =PROMEDIO(B2:C2) Ejemplo con funcin PAGO Otra forma que tiene el Asistente de solicitar datos es a travs de celdas puntuales que contengan informacin necesaria para la funcin. As ocurre en el siguiente cuadro:
Esta funcin (PAGO, en la categora Financieras) solicita las celdas en las que se encuentra la Tasa de Inters Mensual, el Nmero de Cuotas y el Valor de un prstamo, para calcular el monto de la cuota. Para esto se debe ingresar, en cada casilla, la referencia de la celda correspondiente, quedando de la siguiente forma: =PAGO(A1;A2;A3) Suponiendo que es en esas celdas donde se encuentra la informacin. Los punto y coma entre cada trmino de la funcin indican que no son rangos, sino datos independientes.
MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES 2 Funcin SI ANIDADO Para comenzar debe entender que la funcin SI es la manera de poder tener ms de una solucin ante algn problema. La sintaxis de esta funcin es: = SI ( PRUEBA LOGICA ; VALOR VERDADERO ; VALOR FALSO ) Esta es la base de la funcin donde: Prueba lgica : es el parmetro seccin donde realiza una aseveracin que de ser cierta arrojar el resultado que se encuentra en el VALOR VERDADERO. En cambio si la prueba lgica no se cumple, entonces entregar el resultado que aparece en el VALOR FALSO. Valor Verdadero : en este parmetro se puede asignar un texto, un nmero, una celda, una frmula o una funcin. Valor Falso : al igual que en el parmetro anterior, puede contener un texto, un nmero, una celda, una frmula o una funcin. El ingreso de parmetros tiene el mismo orden. A continuacin se presenta la funcin Si a modo de diagrama de posibles resultados a partir de la condicin:
V a lor S i C ond ic = V erda de ro V S i C on dic in F V alor S i C on dic = F als o
Ilustracin 1 Diagrama para la confeccin de la funcin SI
El diagrama anterior corresponde a la construccin de la siguiente funcin SI: = SI (Condicin ; Valor Si Condic = Verdadero ; Valor Si Condic = Falso)
MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Ejemplo 1 Debe construir una funcin que de acuerdo al monto de la celda A3, debe calcular la fraccin de esta. Para el caso: Si la cifra de la celda A3 es superior a 100 entonces deber calcular el 5% de la misma celda para cualquier otra cifra se deber calcular el 3% de esa celda.
Usando el diagrama quedara lo siguiente:
A 3 * 5%
S i A 3 > 100
A 3 * 3%
Ilustracin 2 Diagrama aplicado de la funcin Si
= SI ( A3 > 100 ; A3 * 5%; A3 * 3% )

Prueba lgica: Compara la cifra que est en A3 con 100 Valor Verdadero: Multiplica el valor de la celda A3 con 5% Valor Falso: Multiplica el valor de la celda A3 con 3%
200 x 5% = 10
10 x 3% = 0,3
Luego, al comprender el funcionamiento que tiene la Funcin Si podr darse cuenta que se puede incluir otra funcin SI en el VALOR VERDADERO tanto como en el VALOR FALSO, naciendo de esta forma el termino de SI ANIDADO.
Es decir un SI dentro de otro SI, teniendo una sintaxis de esta forma:

VALOR FALSO
= SI ( P. L. ; VALOR VERDADERO ; SI ( P. L. ; V. V. ; V. F. ) )
Resultado 1
Resultado 2
Resultado 3
Grficamente es:
V a lor S i C on d ic = V e rda d e ro V S i C o n d ic i n F S i 2da C on d ic i n V V a lo r S i 2d a C o n d ic = V e rd a de ro
F V a lo r S i 2d a C o n dic = F a ls o
Ilustracin 3 Diagrama Construccin Funcin Si Anidado
El anidar la Funcin SI Anidado le da la opcin de tener no solamente 2 alternativas de salida como en el caso anterior, sino que puede tener 3 (como en la grfica), y ms an. El S Anidado se utiliza bsicamente cuando lo que manda el resultado (Prueba lgica) esta parcelada en ms de una posibilidad.
Como Regla, si se tienen 3 resultados se requieren 2 funciones Si. Si se requieren 5, se requieren 4, y as.
Ejemplo 2 Debe confeccionar una funcin que de acuerdo al monto de la celda A3, puede arrojar tres posibles clculos diferentes: si el monto de la celda A3 es inferior a 100 entonces deber calcular el 5% de la misma celda,
MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES si el monto est entre 100 y 200 calcular el 3% de esa celda para el resto de los casos calcular el 1% de la celda.
A 3 * 5% V S i A 3 < 10 0 F S i A 3< = 200 F A 3 * 1% V A 3 * 3%
Ilustracin 4 Diagrama Funcin Si aplicada

=SI( A3<100 ; A3*5% ; SI( A3<=200 ; A3*3% ; A3*1% ) )
1 Prueba lgica Corta las cifras menores de 100
Valor Verdadero: Multiplica la celda A3 con 5%
Valor Verdadero: Multiplica la celda A3 con 3%
Valor Falso: Multiplica la celda A3 con 1%

Ilustracin 5 Resultados esperados en la Hoja de Clculo con funcin SI Anidado
10 x 5% = 0,5
150 x 3% = 4,5
300 x 1% = 3
En la siguiente tabla podemos ver un ejemplo:
La columna A contiene una lista de alumnos, mientras que en las columnas B, C y D podemos ver tres notas obtenidas en pruebas. En la columna E aparece el promedio simple de dichas notas, que puede ser tomada como nota final. Este promedio, como puede suponer, se obtiene con la siguiente funcin en la celda E2 =PROMEDIO(B2:D2)
MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES La cual posteriormente fue copiada a las celdas siguientes de dicha columna. La columna F, que tiene el ttulo Estado, pretende mostrar si el alumno, finalmente, ha aprobado o reprobado, a partir del promedio final. En este caso, entonces, necesitamos una funcin en la celda F2 que nos muestre el texto Aprobado, en el caso que la nota de E2 sea mayor o igual que 4,0, el texto Reprobado, en caso que el valor de E2 sea menor a 3,0 y por ultimo Nivelacin si se encuentra en el rango intermedio.. Es decir, necesitamos que la funcin que escribamos en la celda F2 evale en primer lugar el valor de la celda E2 y, a partir de esa evaluacin, escriba el texto correspondiente. En estas circunstancias, donde en una misma celda podemos requerir dos resultados distintos, utilizamos la funcin SI. Para trabajar con esta funcin, nos ubicamos en primer lugar en la celda en la cual se desea obtener el resultado, que en este caso es la celda F2. A continuacin presionamos el botn que llama al Asistente de funciones .
En las categoras Lgicas y Todas podemos encontrar la funcin SI. Una vez seleccionada, Excel nos muestra un cuadro de dilogo en el que nos solicita 3 parmetros:
El primer parmetro, Prueba_lgica, nos pide que ingresemos la condicin que se desea Excel verifique para determinar la accin a seguir. En Valor_si_verdadero se debe indicar lo que Excel debe hacer en caso que la prueba lgica arroje como resultado verdadero. Y en Valor_si_falso se debe sealar qu hacer en caso que el resultado de la prueba lgica sea falso. En nuestro ejemplo, la prueba lgica sera E2>=4,0. Esto hace que Excel se pregunte si el valor de la celda E2 es mayor o igual a 4. En caso que eso sea verdadero, la accin a seguir es que aparezca el texto Aprobado en la celda. En caso contrario, es decir, que el valor de E2 sea inferior a 4, requerimos que en la celda aparezca la nueva funcin si que permita preguntar nuevamente y responder a las ltimas 2 Preguntas. En nuestro caso, entonces, quedara:
10
En el valor_si_falso se ingresara nuevamente la funcin SI, seleccionada desde el rea de copiar funciones que se encuentra al lado izquierdo de la barra de formulas) Al realizar esta operacin tendremos que volver a colocar informacin en la Prueba_logica, esta es E2<3,0, responder entonces por el Valor_si_Verdadero la alternativa Reprobado y ya por ultimo la alternativa Nivelacin:
Una vez ingresados los parmetros sealados, se debe presionar el botn Aceptar. Inmediatamente, en la celda F2, aparecer el resultado de la funcin. Puede copiar la funcin a las celdas ubicadas ms abajo, para as ver la funcin aplicada a toda la lista de alumnos:
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Notar en la respuesta al ejercicio que no existe ningn alumno directamente Reprobado, pero si usted cambia la nota correspondiente a la PRUEBA 2 de LUIS CORNEJO a un 1,5, vera cambiar su ESTADO a Reprobado. Pero no solamente se pueden incorporar elementos ms complejos al valor verdadero o falso, tambin se pueden incorporar otros operadores tales cmo los operadores O e Y a la PRUEBA LOGICA. Estos operadores hacen que existan ms de una comparacin en la Prueba lgica, y segn sea el caso el valor verdadero aparecer si se cumplen VARIAS COMPARACIONES o UNA DE VARIAS COMPARACIONES. 2.1 Operador Y Este operador obliga a que se cumplan varias condiciones para que aparezca el valor verdadero, basta que una de estas condiciones no se cumpla para que entregue el valor falso. Es decir: Y(Verdadero; Verdadero)= Verdadero Y(Falso; Verdadero)= Falso Sintaxis = SI ( Y ( P.L. ; P.L. ; P.L. ; ... ) ; VALOR VERDADERO ; VALOR FALSO ) Ejemplo: Debe confeccionar una funcin que:
=SI(
si (la cifra de la celda A3 es inferior a 100) adems (en la celda B3 tiene el texto LUNES) y (en la celda C3 el nmero es un 20) entonces calcular el 5% de la celda A3, en todos los dems casos deber calcular el 3% de la celda A3.
Y(A3<100 ; B3=LUNES ; C3=20) ; A3*5% ; A3*3%))
Prueba lgica 1 Corta las cifras menores de 100
Prueba lgica 2 Toma solo las que sean lunes
Prueba lgica 3 para las cifras iguales a 20
Valor Verdadero: Calcula el 5% de A3
Valor Falso: Calcula el 3% de A3
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Ilustracin 6 Resultados esperados en la Hoja de Clculo con Si Anidado y Funcin Y( )
50 x 3 % = 1,5
300 x 3% = 9
50 x 5% = 2,5
2.2
Operador O: Con este operador bastar con que una de las pruebas lgicas se cumplan para que aparezca el valor verdadero y slo aparecer el valor falso si todas las pruebas lgicas no se cumplen. Es decir: O(Verdadero; Verdadero)= Verdadero O(Falso; Verdadero)= Verdadero
Sintaxis = SI ( O ( P.L. ; P.L. ; P.L. ; ... ) ; VALOR VERDADERO ; VALOR FALSO ) Ejemplo Debe confeccionar una funcin en que si: la cifra de la celda A3 es inferior a 100, o en la celda B3 tiene el texto LUNES o en la celda C3 el nmero es un 20 entonces calcular el 5% de la celda A3, 13
MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES en todos los dems casos calcular el 3% de la celda A3. A3*5%; A3*3%))
=SI(O(A3<100 ; B3=LUNES ; C3=20);
2 Prueba lgica Toma solo las que sean lunes
3 Prueba lgica Corta las cifras iguales a 20
Valor Verdadero: Calcula el 5% de A3
Valor Falso: Calcula el 3% de A3
Ilustracin 7 Resultados esperados en la Hoja de Clculo con Si Anidado y Funcin O( )
200 X 5% = 10
50 X 5% = 2,5
200 X 3% = 6
Se pueden anidar un mximo de 64 funciones si Se pueden colocar un mximo de 255 pruebas lgicas dentro de un operador Y u O
2.3
Comparaciones:
SI SI ANIDADO Se utiliza cuando se tienen ms de 2 alternativas de resultado (hasta 65 alternativas) SI_Y Se utiliza cuando es necesario que se cumplan varias condiciones simultneamente SI_O Se utiliza cuando hay varias condiciones pero basta una para que sea verdadera
Se utiliza cuando se tienen 2 alternativas de salida
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES 2.4 Ejercicios de la Unidad Copie y resuelva los siguientes ejercicios: Ejercicio 1:
NOMBRE Jessica Paola Carlos Ricardo 70 50 70 40 MATEMATICAS CASTELLANO 55 60 48 20 30 68 32 45 HISTORIA PROMEDIO RESULTADO
El resultado de cada alumno se evala de la siguiente forma

si su promedio es menor a 40 si su promedio es mayor o igual a 55 Malo Muy Bueno
si su promedio es mayor o igual a 40 pero menor a 55 Bueno
Ejercicio 2:
Nombre Daniela Soto Soto Jorge Opazo Daz Arturo Palominos Caracamo Elba Yaez Correa Edward Montecinos Oses Vctor Pinochet Allende Gladys Marn Del Ro Benedictina Soto Varas Juan Pinto Lagarrigue Sueldo $ $ $ $ $ $ $ $ $ 556.000 650.000 850.000 500.000 450.000 1.200.000 1.500.000 995.000 980.000 Departamento Contabilidad Sistemas Administracin Sistemas Sistemas Administracin Contabilidad Sistemas Bodega Antigedad 5 4 8 6 3 4 6 5 6 Tiene aguinaldo?
Solo tienen aguinaldo personas del departamento de sistemas con una antigedad superior a 4 aos
15
3 3.1
Otras Funciones Sumar.Si Esta funcin le permite realizar una suma condicional de los valores incluidos en un determinado rango. Esta funcin se mostrar en el siguiente ejemplo.
DEUDORES DEL SISTEMA NOMBRE JUAN FARIAS JOS VENEGAS LUIS DIAZ MARA ROSSETI LUIS DIAZ JESS BRAVO CLAUDIO JIMNEZ PRESTAMO 27.694 10.228 26.025 11.717 22.523 77.380 18.797 PAGO 27.694 3.429 25.239 2.306 11.547 70.523 16.037 6.799 786 9.411 10.976 6.857 2.760 DEUDA
Cuanta es la deuda sobre $ 6.000? Cunto debe Lus Daz?
En esta planilla, lo que se solicita es calcular el monto total adeudado por sobre $6.000 y lo adeudado, en particular, por el seor LUIS FARIAS. Esto es imposible de realizar a travs de una suma normal, por lo que se debe utilizar la funcin SUMAR.SI. Esta funcin tiene la siguiente sintaxis: =SUMAR.SI(rango_de_busqueda; criterio_de_busqueda; rango_a_sumar) lo que aplicado al primer caso de nuestro ejemplo quedara: =SUMAR.SI(D4:D10; >6000; D4:D10) Ya que en el rango D4:D10 es donde se encuentran los montos de las deudas, entre las que se debe buscar el criterio >6000, y en ese mismo rango se encuentran los datos que se desea sumar. Para el segundo caso, la funcin quedara: =SUMAR.SI(A4:A10; LUIS DIAZ; D4:D10) ya que en el rango A4:A10 es donde se debe buscar el nombre LUIS DIAZ, para conocer el total de su deuda. 16
MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES 3.2 Funciones del tipo CONTAR Estas funciones tienen como objetivo contar el nmero de celdas en las cuales se encuentra un valor determinado, como se ve en el siguiente ejemplo:
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Total Invitados Confirmados No Asistirn Confirmados Faltan por confirmar Nombre Duncan Ana Nicholas April Shannon Grover Soledad Paula Rona 2 N A A 2 1 Confirmados A N Invitados 1 INVITACIONES B C
Ejemplo Se desea saber el nmero de personas que no han sido llamadas para confirmar su asistencia. Esto podemos conseguirlo a travs de la funcin CONTAR.BLANCO, la que precisamente permite conocer la cantidad de celdas en blanco o vacas dentro de un rango determinado. Su sintaxis es la siguiente: =CONTAR.BLANCO(rango) Suponiendo que la construccin de la planilla hubiese comenzado en la celda A1, en el ejemplo, la frmula debiese quedar: =CONTAR.BLANCO(B4:B12) Para una segunda pregunta: Se desea saber el nmero de personas que han confirmado su asistencia.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Se debe utilizar la funcin CONTAR.SI. Como su nombre lo indica, esta nos permite saber la cantidad de celdas que contiene un valor determinado, en nuestro caso, aquellas que tengan la expresin A. La sintaxis es la siguiente: =CONTAR.SI(rango; criterio) Aplicado a nuestro caso, quedara =CONTAR.SI(B4:B12; A) Lo que nos arrojar el valor 3 como resultado, puesto que son tres las celdas que contienen el valor A. Cuando estamos buscando un valor de texto o numrico determinado, que no se encuentra en ninguna celda, se debe ingresar este a la funcin entre comillas, como se hizo con la expresin A. Si en cambio, queremos utilizar como criterio de bsqueda el contenido de una celda, se ingresa la referencia, sin comillas (por ej., C15). Para obtener la cantidad de personas que no asistirn, se debe escribir la misma funcin, con la precaucin de cambiar A por N.
Recuerde que cuando utiliza la funcin Sumar.Si y Contar.Si debe escribir el trmino de la misma forma como se encuentra en el listado, respetando espacios, acentos, etc. De lo contrario no entregar el resultado esperado Nunca debe ingresar datos repetidos en la columna de bsqueda de lo contrario el dato duplicado jams lo encontrar
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Ejercicio de la Unidad Copie y resuelva el siguiente ejercicio:
NOMBRE Jos Jaime Anibal Marta Jos Cecilia Jos AP_PATERNO Mena Rios Fierro Caro Esquivel Cornejo Bilbao COMUNA PROVIDENCIA SANTIAGO SANTIAGO SANTIAGO PROVIDENCIA PROVIDENCIA SANTIAGO COMPRAS 63254 85748 45876 95632 74586 25487 35698
Calcule: Las compras de la gente de Santiago
Cuantas personas viven en Providencia Cual es el total de las compras de las personas de Nombre Jos que viven en Providencia
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3.3
Funciones de Fecha Estas funciones permiten realizar clculos contra valores ingresados como fecha o con formato de Fecha, dentro de las cuales e tiene : Ao, Mes, Da, Dia Semana, etc. Para este ejercicio se usar la siguiente ventana con informacin:
Funcin AO Esta funcin permite extraer el ao para fechas con formato de fecha o numeracin de fecha (se debe recordar que toda fecha tiene asociada una numeracin). La funcin se trabajar de la siguiente forma:
Al ingresar la celda evaluada (la celda C2), se extraer el ao de pedido para ese pedido. Entregar entonces 1994. Calcule para el resto de las fechas copiando la frmula hasta el final de la tabla.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Funciones MES DIA Para las funciones MES y DIA se realiza el mismo procedimiento que para la funcin Ao. Funcin DIASEM (Da de la semana) Esta funcin permite extraer el da de la semana para fechas con formato de fecha o numeracin de fecha. Por defecto la funcin devuelve para el da DOMINGO el nmero 1, y para el SABADO el nmero 7. Por otro lado se puede dar otra asignacin de secuencia dentro de las disponibles: por ejemplo el LUNES se le asocia el nmero 1 y el DOMINGO el 7 que es la que se usa. La funcin se trabaja de la siguiente forma:
Num_de_serie = Fecha o el nmero que representa a una fecha Tipo = Es un nmero, se usa :
Tipo 1 2 3 para domingo 1 a sbado 7 lunes 1 a domingo 7 lunes 0 y domingo 6.
Si se selecciona la primera fecha, es decir, la celda C2 y el Tipo 2, entregar el valor numrico 4 correspondiente al da Jueves. 3.4 Funciones Matemticas Estas funciones permiten realizar clculos y formatear de mejor forma los valores numricos que normalmente se trabaja en una planilla o base de datos, por ejemplo: Entero, Redondear, Truncar, etc.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Para este ejercicio se usar la siguiente ventana con informacin:
Las celdas B7, B8, B9, B10 y B11 son parte del clculo que utilizarn las funciones. Funcin ENTERO Esta funcin permite sacar el valor entero de una cifra. Segn el ejemplo se extrae la parte entera de un nmero con decimales, es decir, del nmero $ 17.130,78 sacara el $17.130 sin subir el ltimo nmero en uno por terminar en 78. Verificar entonces la celda B7. Funcin REDONDEAR Esta funcin permite redondear un nmero a un nmero de decimales especificado. Segn el ejemplo si se redondea a cero decimales el valor $17.130,78 y sacar el valor $17.131. En la celda B8, por otro lado si se redondea a un decimal el valor $17.130,78 sacar el valor $17.130,8. Verificar entonces la celda B9. Funcin TRUNCAR Esta funcin permite Truncar un nmero a un entero, suprimiendo parte de dicho nmero. Segn el ejemplo se ver que Truncar a cero decimal el valor $17.130,78 y sacara el valor $17.130. En la celda B10, por otro lado Truncar a un decimal el valor $ 17.130,78 sacara el valor $17.130,7. Si Verificar entonces la celda B11. En ambos forma de redondear o truncar un nmero, si se seala un nmero negativo como indicador de decimales a redondear o truncar, abarcar el redondeo a nivel de unidades, decenas y centenas. Truncar a 3 decimales el valor $ 17.130,78 sacar el valor $17.000.-
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES 3.5 Funciones de Texto Esta funcin permite realizar clculos sobre textos, buscando informacin, extrayendo caracteres, entre otras. Alguna de estas funciones son: Concatenar, Largo, Texto en Columna, Encontrar, etc. Para este ejercicio se usar la siguiente ventana con informacin:
Funcin MAYUSC (Mayscula) Esta Funcin permite cambiar el contenido de un texto se encontraba escrito con minscula a mayscula. Para desarrollar este ejercicio se cambiar el contenido de la celda C3. La funcin trabaja de la siguiente forma:
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES En el cuadro se colocar la celda que se desea modificar (A3). Al presionar ACEPTAR entregar el contenido en Mayscula. Repita despus esta accin con la funcin MINUSC (Minscula). Funcin ENCONTRAR Esta funcin permite encontrar un carcter o un conjunto de caracteres seguidos en un texto ingresado en una celda. Para desarrollar este ejercicio se ingresa funcin en la celda B13 utilizando la celda A13. La funcin trabaja de la siguiente forma:
Texto_buscado = Texto o carcter que se desea encontrar en otro texto. Dentro_del_texto = Texto evaluable. Num_inicial = Carcter de donde se comenzara a buscar. El texto buscado ser la celda un espacio en blanco ( ), dentro del texto ser la celda A13 y por ltimo, el nmero inicial ser a partir del primer carcter a la izquierda del texto (1).
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Al realizar esto y despus copiar la formula hacia abajo se obtendr:
Para la celda A13 (Juan Soto) Encontrar=5 quiere decir que el espacio en blanco esta en el carcter nmero 5 de la palabra. Funcin LARGO Esta funcin permite calcular la cantidad de caracteres de un texto ingresado en una celda. Para desarrollar este ejercicio se ingresar la funcin en la celda C13 dependiendo de la A13. La funcin trabaja de la siguiente forma:
En el cuadro se colocar la celda que se desea modificar (A13); Al presionar ACEPTAR la funcin entregar el nmero de caracteres de este texto. Copie la funcin para el resto de los textos y obtendr lo siguiente:
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Funcin CONCATENAR Esta funcin permite unir el contenido de varios textos en una sola celda. Para desarrollar este ejercicio se cambiar el contenido de la celda D20 utilizando las celdas A20, B20 y C20. La funcin trabaja de la siguiente forma:
Al ingresar los campos como se seala,colocar espacios entre las celdas para que no quede la informacin pegada una a otra. Es decir con un espacio para separar nombres y apellidos.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Al terminar de seleccionar las celdas, presione Aceptar y luego copie la formula al resto de las celdas. El resultado a ser el siguiente:
3.6
Funciones en Matrices Una matriz es un conjunto de datos ordenados en filas y columnas. En Excel, todas las planillas y tablas que se construyen pueden ser consideradas matrices, de acuerdo a la definicin inicial. Sin embargo, para efectos de este apartado, se entender por matriz un grupo de datos que sern operados en conjunto2, generando una matriz de resultados.
A primera vista, todos los rangos en Excel son operables en conjunto. Pero esto no es as, ya que en el fondo, los rangos de datos tambin podran ser tomados como datos independientes (por ej., la funcin SUMA(A1:A3) es igual a SUMA(A1; A2; A3)), lo que no alterara el resultado final, como se ver con las matrices en que ocurre.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Funcin PROMEDIO La primera funcin en matrices que se presenta es la funcin PROMEDIO, a travs del siguiente ejemplo:
Lo que se busca en esta tabla no es obtener el promedio general de ventas (lo que conseguiramos a travs del Asistente de Funciones), sino que obtener el promedio particular de cada uno de los vendedores. Esto se consigue usando los siguientes pasos: a) Seleccionar la celda inicial de la matriz de destino (E4). b) Escribir la frmula =PROMEDIO(SI($A$4:$A$12=D4; $B$4:$B$12; "")) (sin dejar de tener seleccionada la matriz antes sealada). c) En lugar de presionar [Enter], presionar, conjuntamente, las teclas Ctrl+Shift+Enter. Esto har aparecer, al comienzo y al final de la frmula, un juego de llaves ( {} ), lo que indica que esta no es una frmula normal, sino una frmula matricial. d) Copiar la frmula a las 4 celdas siguientes. La frmula contiene una funcin promedio normal, pero en su interior se encuentra una funcin SI que, como se sabe, realiza una comparacin lgica. Si esta comparacin es verdadera (es decir, si encuentra el contenido de D4 en alguna celda del rango $A$4:$A$12), la funcin SI aportar las celdas con los datos correspondientes para que la funcin PROMEDIO calcule ese valor. De no ser as, nada aportar a la funcin, lo que se representa por medio de un juego de comillas (). De no presionar Ctrl+Shift+Enter para obtener el juego de llaves, Excel no reconocera esta como una funcin matricial, por lo que slo obtendramos el promedio general de todas las ventas.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Funcin MMULT Ahora, se presenta la funcin MMULT. Esta puede ser encontrada por medio del Asistente de Funciones. Es de gran utilidad y su forma de utilizar es un tanto particular, por lo que detallar en el siguiente ejemplo:
En este caso, lo que se busca es obtener, a partir de la multiplicacin de las dos matrices existentes (Horas por ocupacin y Precio por Hora) los valores para la matriz resultante (Tabla de Tarifas). Y esto es lo que podemos conseguir a travs de la funcin MMULT, que sirve, precisamente, para multiplicar los valores de dos matrices. Los pasos a seguir son los siguientes: a) Marcar la matriz de destino (E10:E13) b) Comenzar inmediatamente a escribir la siguiente frmula: =MMULT(B4:E7; B10:B13) c) Presionar Ctrl+Shift+Enter, tal como lo hiciramos en el caso del promedio matricial. Esto har aparecer el ya mencionado juego de llaves al comienzo y al final de la funcin, y adems, copiar la funcin al resto de las celdas que componen la matriz de resultado. La frmula. MMULT es el nombre de la funcin que multiplica los valores de dos matrices numricas. La matriz B4:B7 es la que contiene los valores de Horas por ocupacin, y la matriz B10:B13 contiene los datos de Precio por Hora. La matriz resultado se generar a partir de estas dos. El contenido de una celda de la matriz de resultados no puede ser alterada por s sola. Para cualquier cambio que se desee realizar (por ejemplo, cambiar una parte de la frmula) en primer lugar se debe, seleccionar la matriz de destino completamente.
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FORMA DE TRABAJO MATRIZ 1 MATRIZ 2 CON FUNCION RESULTADO =Y*A+Z*B =MMULT(MATRIZ1; MATRIZ2) =Y*C+Z*D =Y*E+Z*F
A C E
B D F
Y Z
Funcin FRECUENCIA La tercera y ltima frmula de matrices que se ver es la funcin FRECUENCIA. Esta se utiliza para determinar cuantos casos de una lista entran en ciertas categoras ya definidas, como puede verse en el siguiente ejemplo:
En este caso, lo que se pretende es determinar cuntos alumnos se encuentran en los rangos determinados en la matriz Distribucin de Notas. Cabe sealar que Excel ve los intervalos de arriba hacia abajo, es decir, el primer intervalo ir desde donde se seale hasta el segundo intervalo (en este caso, el primer intervalo ir de 100% a 91%) y, adems, que las etiquetas Sobresaliente, Notable, etc., son slo nombres que no tienen relevancia en la frmula. Los pasos para esta frmula son los siguientes: a) Seleccionar la matriz de destino (I4:I9) b) Escribir la frmula =FRECUENCIA(E4:E12; H4:H12) c) Presionar Ctrl+Shift+Enter. Esto har que automticamente se copie la frmula al resto de la matriz. Como puede verse, los pasos son idnticos a los utilizados con MMULT, al igual que los datos que ponemos en la frmula, ya que E4:E12 representa la fuente de datos sealados y los intervalos se encuentran en H4:H12, que es el segundo dato ingresado.
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FORMA DE TRABAJO MATRIZ 1 1 2 3 4 5 MATRIZ 2 2 5 MIDE LAS CIFRAS HASTA EL 2 MIDE LAS CIFRAS SOBRE 2 Y HASTA EL 5 CON FUNCION =FRECUENCIA(MATRIZ1; MATRIZ2) RESULTADO 2 3
3.7
Funciones de Bsqueda Las funciones de bsqueda son pequeas funciones que permiten, a travs de un dato, buscar la informacin correspondiente en la base. Esta informacin corresponder a un registro puntual de la base de datos. Existen dos de estas funciones, Buscar Vertical y Buscar Horizontal, las que trabajan en forma casi idntica.
Funcin BuscarV La funcin Buscar Vertical se utiliza cuando la estructura de la base de datos es la tradicional, es decir, los campos en sentido vertical, mostrados de izquierda a derecha, y los registros en sentido horizontal, mostrados de arriba a abajo. Es necesario, para que esta funcin trabaje de la forma esperada, que el valor a buscar se encuentre en el primer campo o columna, y que esta ltima se encuentre ordenada de menor a mayor. Para ver el desempeo de la funcin, construya la siguiente tabla partir de la celda A1:
RUT 1234-5 6789-1 1011-2 9834-6 5694-8 5364-8 1012-7 6548-9 APELLIDO PEREIRA CAUDILLO HURTADO FABRE LATORRE KAPLAN SIYAMA KAPLAN NOMBRE NANCY JOSE LUIS YVONNE JULIAN JEANNINE PATRICIA FRANCISCO JULIAN CARGO ASISTENTE COMERCIAL REPRESENTANTE REPRESENTANTE REPRESENTANTE REPRESENTANTE ASISTENTE COMERCIAL REPRESENTANTE ASISTENTE COMERCIAL
Aplicacin a) Ordene enseguida la tabla por RUT (Para esto, debe seleccionar la tabla, ir al men Datos, opcin Ordenar, y luego indicar que desea hacerlo por RUT). b) Si cre la tabla a partir de la celda A1, escriba lo siguiente a partir de la celda A15:
rut:
apellido: nombre: cargo:
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES En la celda B17 (junto a apellido:), escriba lo siguiente: =BUSCARV($B$15; $A$1:$D$9; 2) En la celda aparecer el texto #N/A. Para subsanar este error, escriba el rut 1234-5 en la celda B15. Esto har que, en lugar de #N/A aparezca la palabra PEREIRA. Se puede ver, entonces, que la funcin BUSCARV busca un valor en el primer campo de una base de datos, para luego devolver el valor de ese registro en una columna sealada por nosotros. La sintaxis de la funcin es, entonces, la siguiente: =BUSCARV(valor_a_buscar; matriz_de_busqueda; indicador_de columna) Como se vio en el ejemplo, valor_a_buscar puede ser una referencia (una celda que contiene el valor), pudiendo tambin ser un valor determinado. En este ltimo caso, el valor debe ir entre comillas (por ejemplo, 1234-5). Es preferible, para darle mayor dinamismo a la frmula , trabajar con referencias. Ahora es posible copiar la frmula al resto de las celdas (nombre y cargo), pero cuidando de cambiar el indicador de columna (3 para nombre y 4 para cargo). Se ver entonces que, junto a los textos, aparecen los datos correspondientes al rut que se ha anotado en celda B15. Se puede cambiar este RUT, y la informacin mostrada en las celdas cambia, de acuerdo al RUT que se haya ingresado. Para el caso que la base tenga una estructura en filas (las filas representan los campos y las columnas los registros), se debe verificar que la fila en la que se desea buscar datos sea la primera, y que se encuentre ordenada de menor a mayor. Enseguida, la frmula a utilizar es la siguiente: =BUSCARH(valor_a_buscar; matriz_de_busqueda; indicador_de_fila) Como esta base no contiene los campos en columnas sino en filas, el ltimo no corresponde al nmero de columna, sino a la fila de la cual se desea extraer los datos.
Recuerde que cada vez que en una funcin utilice textos, estos deben tener la misma ortografa que en nuestra base de datos
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Ejercicio de la Unidad Copie y resuelva el siguiente ejercicio:
Nombre
Sueldo
Depto
Gratific.
Gratificacin
Camila Carmen Carola Ignacio Isabel Jessica Jorge Manuel Paola Vernica 4
568000 154000 250000 475000 800200 350000 100000 987000 258000 369000
A A B B B A A A B A
A B
25% 20%
Manejo de Datos en Excel El manejo de datos en Excel est referido principalmente a la posibilidad de manipular, para su anlisis, bases de datos. Como base de datos consideraremos aquellas tablas que estn organizadas en columnas, a las que llamaremos campos. En una base de datos, cada uno de los campos representa un tipo de dato distinto. Las filas representan grupos de datos referentes a un mismo tem, a los que llamaremos registros. Dentro de las opciones de manejo de datos de Excel, revisaremos principalmente cmo ordenarlos, calcular Subtotales, realizar selecciones de informacin por medio de Filtros, y funciones de Bsqueda.
4.1
Ordenar Datos Ordenando las listas de datos segn un criterio establecido como puede ser alfabtico, numrico o cronolgico, le ayudar a encontrar fcilmente los datos de la lista. Para ordenar datos tenemos las siguientes alternativas:
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Ubiquese en el encabezado de la columna a ordenar (si es solo una la que se utilizar para organizar la base de datos) y en la etiqueta de inicio vemos las opciones de ordenar como aparece en la imagen:
Y ordenamos en forma ascendente o descendente. Otra opcin es seleccionar una de las celdas pertenecientes a la lista y entrar al orden personalizado
En esta ventana podemos ordenar usando: Seleccionar la columna a ordenar
Seleccionar si el criterio para odenar es relativo al valor que se encuentra en la celda, su formato (de fuente o trama) o por su icono
Si queremos realizar una organizacin ascendente, descendente o si se trabajara el orden con alguna lista personalizada
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Podemos adicionalmente agregar nuevos niveles de orden, eliminar alguno de esos niveles o copiarlo si se requiere Finalmente podemos modificar el orden de los niveles, entrar a las opciones de orden y marcar si tenemos o no encabezamientos en nuestro listado 4.2 Subtotales Tal como su nombre lo indica, la funcin Subtotales permite generar Subtotales para determinados tems dentro de una tabla. Para apreciar esta opcin, construya la siguiente tabla:
Esta tabla contiene las ventas de cada producto en cada regin. Lo que se pretende es conocer el subtotal de ventas para cada una de las regiones. Los pasos para crear Subtotales son los siguientes: a) Ordenar la tabla por la columna por la cual se desea subtotalizar (en este caso, la columna Regin)
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES b) Ir a la etiqueta Datos y seleccionar el botn Subtotales. Esto har aparecer el siguiente cuadro:
c) En la casilla Para cada cambio en: se debe elegir la columna por la cual se subtotalizar la tabla, que en este caso es Regin. d) Luego seleccionar la funcin del subtotal. Lo ms frecuente es utilizar Suma, pero se puede escoger tambin promedio, producto, etc. e) Seleccionar la columna cuyos datos se considerarn en el calculo del subtotal (en nuestro ejemplo, Ventas, ya que es la nica que contiene valores). Si hubiesen varias columnas con valores y se desea incluir ms de una, simplemente se debe seleccionar dentro de la lista. Las opciones de la parte inferior pueden ser seleccionadas de acuerdo a las necesidades. La opcin Reemplazar Subtotales actuales se utiliza cuando la tabla ya ha sido subtotalizada y se desea volver a hacerlo por un nuevo criterio. La opcin Salto de pgina entre grupos genera saltos de pgina que harn que los tems del subtotal aparezcan impresos en pginas independientes. Al estar seleccionada la opcin Resumen debajo de los datos, los Subtotales aparecern al final de tem. De no estarlo, los Subtotales, aparecern arriba del tem, ocupando el total general la primera fila de la tabla. La siguiente figura nos muestra el resultado de la funcin una vez que se ha escogido en Para cada cambio en:, Regin; Usar funcin:, Suma; Agregar subtotal a:, Ventas; y la opcin Resumen debajo de los datos.
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Aqu se ha agregado una lnea para cada subtotal, y una lnea para el Total General. Adems, han aparecido los botones para esquemas, al lado izquierdo de la pantalla. Estos botones permiten, al aparecer el signo -, mostrar slo el subtotal seleccionado y no su detalle. El signo - se transformar a +, permitiendo ver el detalle de ese subtotal. Asimismo, los botones numerados de 1 a 3 que se encuentran en la parte superior izquierda de la hoja sirven para seleccionar entre los tres posibles niveles con que contamos. El nivel 1 mostrar slo el total general; el nivel 2 muestra los Subtotales de cada tem y el total general; y el nivel 3 permite ver el detalle, los Subtotales de cada tem y el total general. Para quitar los Subtotales se debe ir al men Datos, escoger Subtotales y presionar el botn Quitar Todos. Esto har que se eliminen automticamente las lneas que Excel haba agregado y desaparezcan los botones de esquema.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Ejercicio de la Unidad Copie y resuelva el siguiente ejercicio: Ventas Vendedor Roberto Maria Roberto Roberto Jorge Jorge Jorge Roberto Jorge Jorge Roberto Roberto Maria Jorge Jorge Unidades 15 18 19 25 26 26 28 31 33 35 41 42 44 50 60 Tipo Pago Crdito Cheque Crdito Crdito Cheque Crdito Cheque Cheque Contado Contado Contado Contado Crdito Cheque Contado
Use subtotal para calcular el total de unidades vendidas por cada vendedor 4.3 Texto en Columna Esta herramienta permite dividir un texto por algn carcter en comn, llmese carcter a un espacio, un smbolo, u otro.
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Para explicar este comando, se ver que entre el rango A3:A10 existe texto que se desea separar en dos: en una celda el nombre y en la otra el apellido. Marque una celda dentro de las base y en la etiqueta Datos pinche el boton de TEXTO EN COLUMNA, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
En ste se deber reconocer si el texto esta delimitado (separado por algn carcter) o tiene algn ancho fijo (igual nmero de caracteres entre un dato y otro).
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES Se seleccionar la opcin por defecto, Delimitado, y se presionar Siguiente>, aparecer entonces el siguiente cuadro de dilogo:
Si no esta marcada la opcin ESPACIO, seleccinela ya que por esta opcin se delimita cada uno de los textos en el ejemplo. De no estar el separador que usted desea en la lista, seleccione Otros: y luego en la casilla derecha de ste ingrese el carcter que corresponda como separador. Presione siguiente y se ver:
Observar (zona inferior del cuadro de dilogo) que se ha separado el texto en dos. Formato de los datos en columnas: Esta opcin del cuadro de dilogo permite asociar un formato de los textos separados (si fuese necesario) a cada columna. Al presionar Finalizar se ver el siguiente cuadro:
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Si presionar el Botn ACEPTAR generar el cambio a partir de la celda activa. Ntese que esta opcin puede ser cambiada en el paso 3, esto lo encuentra en la opcin DESTINO. El resultado ser el siguiente:
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FRMULAS Y REAS
III
Frmulas y reas
En la gran mayora de las ocasiones, al construir en Excel una frmula, utilizamos referencias de rangos (por ejemplo, H2:H25) en lugar de constantes numricas, puesto que de esa forma hacemos ms sencilla la frmula, adems de flexibilizar el trabajo de Excel al obligarlo a actualizar la frmula cada vez que se modifican los datos contenidos en el rango. Sin embargo, en algunos casos, estas referencias pueden ser difciles de manejar, sobre todo cuando se trata de referencias remotas (referencias que estn ubicadas en otra hoja o libro), puesto que estas deben ir precedidas del nombre de la hoja y un signo de exclamacin (por ejemplo, Hoja1!H2:H25). Para esos casos, podemos definir nombres de reas, los que adems de facilitar la construccin de frmulas, nos permiten movernos ms cmodamente dentro de secciones distantes de la hoja o del libro.
Definicin de reas En un libro nuevo, tenemos tres hojas vacas, nombradas como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. En la Hoja2 construya la siguiente planilla:
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FRMULAS Y REAS En la Hoja3 escriba los siguientes datos:
En la Hoja1 necesitaremos calcular las sumas de los sueldos por departamento y el total de empresa, como se muestra en la imagen siguiente:
En la Hoja2 seleccionaremos el rango C2:C7 y luego, en el cuadro de nombres de Excel, escribiremos Finanzas y presionamos Enter:
Cuadro de nombres
De esta forma, el rango C2:C7 pasar a llamarse, de ahora en adelante, Finanzas. Entonces, la frmula que escribiremos en la celda B5 de la Hoja1 deber decir =SUMA(Finanzas) (La palabra Finanzas, al ser un nombre de rea y no un simple texto, no debe ir entre comillas en la funcin). De esta sencilla forma hemos dado un nombre para el grupo de celdas sealado, el que de ahora en adelante nos permitir manejar de mejor forma las funciones de Excel. Cabe destacar que los nombres de rea deben ser nicos dentro de un libro de Excel. Otra forma de crear nombres para las reas es ingresar a la etiqueta formulas e ir a Administrador de nombres donde aparece esta ventana donde:
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FRMULAS Y REAS
Vamos al botn Nuevo y en la ventana completamos:
Nombre: Para el nombre del rango que estamos creando mbito: Donde decidimos si el rango va a ser solo para la hoja o el libro. Comentario: Para escribir alguna nota en relacin al rango que se est creando Hacer referencia a: Corresponde al rango de celdas que vinculadas al rango. Tambin podemos crear nombres a partir del encabezado de la columna o el titulo de la fila, para realizar esto debemos presionar el botn de Crear desde la seleccin donde podemos escoger dentro de las alternativas
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FRMULAS Y REAS Podemos decir que el titulo a designar se encuentra en las filas tanto la primera (la de la superior) como la ultima (la de la inferior), o escoger a la columna como la que contiene el nombre del rango a crear, la primera (en este caso la izquierda) o la ultima (la derecha) 2 Desplazarse por celdas remotas En el ejemplo anterior, definimos a las celdas C2:C7 de la Hoja2 con el nombre Finanzas, para facilitar los clculos. Adems de eso, podemos facilitar los movimientos dentro del libro gracias a la misma opcin.
Si est ubicado en la Hoja1, abra la lista de nombres y seleccione el nombre del rango al cual desea desplazarse. En este caso, seleccione el nombre Finanzas. Note que automticamente Excel cambia a la Hoja2, donde adems selecciona el rango C2:C7, que es el rea que contiene dicho nombre. 3 Modificar y Borrar reas Si se ha definido un rea, y se agregan datos a continuacin de esta, los nuevas valores no pasarn a formar parte del rea ya definida. Una forma de solucionar este problema es insertar una celda en blanco en medio del rea, y en esas celdas nuevas escribir los nuevos datos. Esta solucin, sin embargo, no siempre es realizable, y los nuevos datos deben ser agregados al final de la lista. En esos casos, es necesario modificar el rea existente.
El rea Finanzas originalmente definida
Nuevo valor agregado, que no pasa a formar parte del rea Finanzas
Para modificar un rea, abra la etiqueta frmulas, y luego seleccione la opcin Administrador de Nombres. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FRMULAS Y REAS En este cuadro usted debe seleccionar el nombre del rea que desea modificar. En la casilla inferior aparecer el rango al cual hace referencia dicha rea. Seleccione con el mouse el nuevo rango y luego presione el botn Aceptar. El rea originalmente definida quedar as incluyendo los datos que usted haya seleccionado:
Si lo que desea es borrar un rea ya existente, en la ventana mostrada anteriormente slo debe seleccionar el rea a borrar y luego presionar el botn Eliminar. Con esto, el rea deja de existir en el libro. Debe notar, sin embargo, que al eliminar un nombre de rea que estaba siendo utilizado por alguna frmula o funcin, esta inmediatamente arroja el mensaje de error #NOMBRE?, que indica que Excel no ha sido capaz de reconocer el nombre que est incluido en la frmula.
El nombre de un rango de celdas no puede: Llevar espacios tener caracteres especiales (* , , - , etc.), salvo el guin bajo ( _ )
Ejercicio de la Unidad
ASIGNE NOMBRE A LAS CELDAS DE LOS INDICADORES PORCENTUALES Y COMPLETE EL CUADRO
INDICADORES AFP ISAPRE 12% 7%
Nombre Marcia Fres Carmen Geisse Fabiola tapia Hernan Cossio Luis Lobos
Sueldo Base 120000 260000 550000 180000 220000
Gratificacin 20000 30000 50000 25000 22000
Sueldo Imp.
Dscto. AFP
Descto Isapre
Liquido a pagar
Base + gratificacin
Sueldo Sueldo Sueldo Imponible Imponible por Imponible por la menos los el % de AFP Isapre descuentos
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AUDITORIA DE DATOS
IV
Auditoria de datos
Las funciones de Auditoria de Excel permiten tener una impresin grfica de las relaciones entre las celdas incluidas en una o varias frmulas. En este sentido, no tienen ninguna relacin con el concepto de Auditoria normalmente utilizado por nosotros. Existen dos conceptos que son sumamente relevantes para comprender y utilizar estas opciones. Esos conceptos son el de Precedente y Dependiente. Se dice en Excel que una celda es precedente cuando su valor afecta a otra celda que contiene una frmula. Es decir, si la celda A1 contiene el valor 50, la celda A2 el valor 2, y la celda A3 contiene la frmula =A1*A2, entonces la celda A1 es precedente de la celda A3, al igual que la celda A2; puesto que los valores de estas dos celdas modificarn inmediatamente el resultado de la frmula. Una celda es dependiente, en cambio, cuando su valor depende de otras celdas, a travs de frmulas o funciones. En este sentido, entonces, siempre que exista una celda que es precedente, debe existir una celda que sea dependiente. Esto, sin importar que una celda sea precedente de muchas, o que una dependa de mltiples celdas (como ocurre en el caso de frmulas que incluyen rangos de celdas). 1 Seccin Auditora En Excel existe la barra de herramientas de Auditoria, la que generalmente est oculta. Para verla, basta a la etiqueta Frmulas, seleccionar Auditoria de frmulas, y en seguida se ver lo siguiente:
En la planilla de ejemplo que sigue a continuacin revisaremos las herramientas de Auditoria:
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AUDITORIA DE DATOS Los valores fijos son Precio, Costo, Unidades Vendidas, Sueldos, Publicidad y Gastos Varios. Ingreso de Ventas =B6*B3 Costo de Ventas =B6*B4 Ganancia Bruta =B7-D7 Total Gastos =suma(B10:B12) Ganancia Neta =B8-D12 Margen de Ganancia =B15/B8
Al estar ubicados en la celda B15 (que contiene una frmula), podemos presionar el primer botn de la barra de Auditoria, Rastrear precedentes: Automticamente aparecen dos flechas de color azul. Una de ellas apunta a la celda que contiene la Ganancia Bruta, mientras que la otra apunta a la celda que contiene el Total de Gastos. Si volvemos a presionar el botn Rastrear precedentes, se ver que ahora se nos muestran los precedentes de las celdas recin mencionadas. Si volvemos a presionar el botn, aparecer un tercer nivel de precedencia: La imagen muestra dos niveles de precedencia, donde podemos ver que la Ganancia Neta depende de dos celdas, las que a su vez dependen de otras celdas. En el caso del Total de Gastos, como la frmula incluye un rango de celdas, este aparece sealado en su conjunto a travs de un borde azul que rodea las celdas que lo componen.
Para quitar niveles de precedencia, podemos presionar el segundo botn de la barra de Auditoria, que elimina los indicadores de precedentes.
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AUDITORIA DE DATOS
Si lo que se desea es ver qu celdas dependen de Publicidad, se debe en primer lugar ubicarnos en esa celda, es decir, B11. Una vez all, presionamos el tercer botn de la barra, Rastrear dependientes.
Si continuamos presionando hasta el tercer nivel de dependientes, obtendremos algo similar a la imagen siguiente:
Aqu podemos ver que de Publicidad depende Total Gastos. De este depende, a su vez, la Ganancia Neta, de la cual, finalmente, depende el Margen de Ganancia. Con el cuarto botn de la barra, Quitar dependientes, podemos ir eliminando de uno en uno los niveles de dependencia.
Si lo que se desea es quitar todas las flechas de una vez, podemos utilizar el quinto botn, que precisamente se llama Quitar todas las flechas.
Cabe sealar que pueden ser vistos en forma simultanea precedentes y dependientes de distintas celdas, sin necesidad de quitar flechas. Para eso, basta con pedir a Excel los precedentes o dependientes de una celda, luego moverse a otra celda, y en ella nuevamente pedir sus precedentes o dependientes.
Si usted est ubicado en una celda que contiene un mensaje de error, puede presionar el botn Rastrear error, que le mostrar las celdas incluidas en la frmula que pueden estar provocando el error.
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TRABAJO CON LIBROS
Trabajo con libros

El trabajo con mltiples libros, o con un solo libro que tenga grandes extensiones de datos puede resultar un tanto engorroso. Para evitar esto, puede utilizar algunas opciones que se describen a continuacin, y que pueden facilitar la tarea. 1 Organizacin de los libros abiertos Por ejemplo, al tener tres libros abiertos, y necesitar desplazarse entre ellos, ya sea para intercambiar informacin o consultar datos, el mtodo habitual consiste en ir a la etiqueta Vista, dentro de ella vamos a la opcin de cambiar ventanas donde encontrar, en la parte inferior, una lista de los libros abiertos actualmente:
Etiqueta Vista
Libros abiertos
En este men, los libros aparecen en orden inverso en el cual fueron abiertos. En este caso, por ejemplo, el libro Libro2 (nmero 3) fue el primero en ser abierto, seguido de Libro3 y, finalmente, Libro4. El libro con el nmero 1 es el que est actualmente en uso, hecho que es resaltado por el visto bueno ( ) que aparece a la izquierda del nombre del libro que actualmente se encuentra en primer plano.
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TRABAJO CON LIBROS Para cambiar a otro libro dentro de los que ya estn abiertos, basta con seleccionar el nombre del libro en la lista que aparece en el men. Inmediatamente aparecer en primer plano, mientras que el que anteriormente estaba en uso pasa a quedar en segundo plano (no es visible por el momento, hasta que vuelva a seleccionarlo). Otra forma de moverse a travs de distintos libros abiertos es trabajar con las ventanas de cada libro en su tamao normal y no maximizadas, como es lo habitual. Para esto, basta con minimizar el tamao de la ventana del libro actualmente en uso:
En la esquina superior derecha de la pantalla usted ver dos grupos de botones de control, idnticos entre ellos. El primero corresponde a la ventana general de Excel, y est ubicado dentro de la barra de ttulo de la aplicacin. El segundo grupo corresponde a la ventana del libro activo en este momento. El primer botn del grupo corresponde a Minimizar, que convierte el libro en un botn en la parte inferior de la ventana de Excel. El segundo corresponde a Restaurar, que devuelve el libro a su tamao normal, mientras que el tercero, Cerrar, cierra el libro que estamos viendo. Al minimizar los tres libros abiertos, se ver lo siguiente: Los tres libros aparecen en la parte inferior de la ventana de Excel, en forma de botones, cada uno con el nombre del archivo. Basta con restaurar el libro con que deseemos trabajar para que se ample el rea visible y podamos manipular los datos contenidos en l.
Divisin de ventanas en paneles Cuando un libro tiene grandes extensiones de datos que necesitamos ver simultneamente, puede ser til dividir en paneles la ventana que estamos utilizando.
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TRABAJO CON LIBROS
En la etiqueta Vista seleccione la opcin Dividir . Inmediatamente su libro de trabajo aparecer como se muestra en la imagen siguiente:
Divisin Vertical
Divisin Horizontal
El libro aparece entonces dividido en cuatro porciones, las que si bien se pueden manejar en forma independiente, corresponden al mismo libro de trabajo. Cada una de estas cuatro porciones se puede mover en todas direcciones para mostrar porciones completamente distintas de la hoja de clculo. Si no desea ver el libro cortado en cuatro, sino slo en dos porciones, puede arrastrar una de las lneas de divisin hasta el borde del libro para que desaparezca. De esta forma, adems, puede modificar el tamao de las secciones para que se ajusten a sus necesidades, como se muestra en la imagen siguiente:
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TRABAJO CON LIBROS
Como puede ver, en la ventana se ha quitado la divisin vertical, mantenindose slo la divisin horizontal, la que adems ha sido desplazada hacia la izquierda. De esta forma, podemos ver en la izquierda de la pantalla las columnas A y B, mientras que en la zona derecha podemos ver las columnas H, I, J, etc. En ambas secciones, adems, podemos desplazarnos hacia la izquierda o la derecha, para ver otras partes del libro. 3 Inmovilizacin de secciones Si tiene un libro que contenga una lista de ms de 25 filas, seguramente se encontrar, al desplazarse hacia abajo, que despus de cierto punto, los ttulos de las columnas desaparecen, puesto que la fila 1, que los contiene, avanza hacia arriba para dejarnos ver las filas de ms abajo. En ese caso, tal vez, se encuentre con el problema que no puede saber a ciencia cierta cul de las columnas contiene el dato que usted necesita, impidindole de esa forma interpretar o manipular adecuadamente su informacin. Para solucionar este problema, usted puede inmovilizar secciones dentro de la hoja de clculo. De esta forma, ciertos trozos de informacin se mantendrn siempre visibles, mientras que puede desplazarse por el resto de la hoja.
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TRABAJO CON LIBROS
Opciones para crear la inmovilizacin
Las lneas de divisin de ventana pueden ser la base para inmovilizar
Para esto, debe ubicarse en la celda que est justo debajo y a la derecha de las secciones que desea inmovilizar. Por ejemplo, si mira la imagen anterior, puede notar que la fila 1 contiene los ttulos de las columnas, por lo que seguramente puede necesitar inmovilizarlas, y as saber siempre a qu corresponde cada dato. Adems, la columna A contiene los nmeros de CI que identifican a cada persona, por lo que tambin podra necesitar dejarlos fijos, para as saber siempre a qu persona corresponde cada dato, si es que se desplaza demasiado hacia la derecha. En ese caso, entonces, puesto que desea inmovilizar la fila 1 y la columna A, debe ubicarse en la celda B2, puesto que es la que se encuentra a la derecha y debajo de las secciones a inmovilizar. Una vez ubicado en esa celda, debe ir a la etiqueta Vista y seleccionar la opcin Inmovilizar paneles.
Al desplazarnos ahora hacia abajo o hacia la derecha, seguiremos viendo la fila 1 y la columna A:
Columna A seguida de la columna E
Fila 1 seguida de la fila 10
Para quitar estos paneles fijos, basta con ir al men Ventana y seleccionar la opcin Movilizar paneles.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO PEGADO ESPECIAL
VI
Pegado Especial
En Excel, como en Windows en general, existe la posibilidad de tomar datos de un lugar y trasladarlos o copiarlos a otra ubicacin. Sin embargo, en Excel, al realizar esta accin, nos encontramos con que ste suele copiar todo lo que se encuentra en la celda a la nueva ubicacin, es decir, formatos, bordes, funciones, frmulas, etc.
Puede ocurrir, sin embargo, que en la nueva ubicacin deseemos obtener algo relacionado con el origen, pero un poco distinto. 1 Pegar Vnculos Suponga que, en la planilla mostrada ms arriba, usted desea obtener en la celda B9 el valor contenido actualmente en la celda D2. Pero, usted requiere que el valor de B9 se actualice inmediatamente cada vez que se presente un cambio en D2. Para eso, usted debe ubicarse en D2 y presionar el botn Copiar.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO PEGADO ESPECIAL A continuacin, nos ubicamos en la celda de destino, que en este caso es B9, y en la etiqueta inicio, activamos la lista de el boton de Pegar y entramos a Pegado Especial. Aparecer el siguiente cuadro:
Puesto que lo que se desea es que la celda B9 dependa de D2, entonces se debe presionar el botn Pegar vnculos. De ahora en adelante, entonces, cualquier cambio que le ocurra a la celda D2 se ver reflejado inmediatamente en la celda B9. 2 Otras opciones Siguiendo con el ejemplo anterior, suponga que desea obtener el resultado de la suma de los sueldos en otra ubicacin, por ejemplo, la celda B12. Si usted se ubica en la celda D8 (que contiene en estos momentos la suma), selecciona Copiar y luego en la celda B12 presiona el botn Pegar, se dar cuenta que aparece el valor 0. Esto ocurre porque, al copiar, Excel modifica los parmetros con los cuales opera la suma, y por lo tanto, ya no considera el rango D2:D7 original, sino que toma B6:B11, que no contiene datos que podamos operar. En la celda B12, entonces, en lugar de presionar el botn Pegar, debe repetir la misma opcion descrita anteriormente para entrar al Pegado Especial. Ver aparecer la ventana que indicbamos ms arriba. En ella encontrar las siguientes opciones:
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO PEGADO ESPECIAL La opcin Todo realiza un pegado normal, como los que estamos habituados a obtener por medio del botn Pegar. La opcin Frmulas toma solamente las frmulas, ubicndolas en la nueva posicin, ignorando formatos y otras posibilidades. Valores, en cambio, traspasa a la celda de destino el valor contenido en la celda de origen. Si ese valor depende de una frmula o funcin, entonces Excel copia a la celda de destino solamente el resultado de la frmula, y no la frmula completa. Sin embargo, con esto la celda de destino queda desvinculada de los datos que generan el resultado. La opcin Formatos copia el formato completo de la celda de origen (tipo y tamao de letra, color de texto y de fondo, formato de nmero, etc.) y se lo asigna a los datos contenidos en la celda de destino, sin reemplazarlos. Comentarios va a dejar en la celda de destino los mismos comentarios que hayamos ingresado en las celdas de origen. Validacin traslada a la celda de destino las opciones de validacin que hayamos establecido para la celda de origen. Por ltimo, la opcin Todo excepto bordes ignora los bordes, pero copia todo lo dems contenido en la celda de origen. Es decir, textos, valores, frmulas, formatos, etc. Cabe destacar que, excepto la ltima, todas las opciones son excluyentes entre ellas. Es decir, si seleccionamos pegar slo los formatos, no podemos al mismo tiempo pegar los valores. Para eso se debe realizar la operacin nuevamente.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO PROTECCIN
VII
Proteccin
1 Introduccin Existen distintos niveles de proteccin que permiten definir un esquema flexible de cmo el usuario podr acceder a los libros o a parte de stos. Proteccin a nivel celda La proteccin a nivel celda permite proteger la celda de modificaciones accidentales y tambin ocultar la frmula subyacente. Para activar la proteccin a nivel celda debe activarse previamente la proteccin a nivel hoja. Proteccin a nivel hoja Esta proteccin permite proteger el contenido, los objetos y los escenarios definidos en la hoja, as como evitar que otros usuarios cambien accidentalmente o intencionadamente sus contenidos. Proteccin a nivel libro La proteccin a nivel libro permite bloquear el tamao y movimiento de las ventanas, as como la estructura del libro (nmero y nombre de sus hojas), para que no puedan ser eliminadas, renombradas, movidas. Esta operacin impide cualquier operacin que suponga la adicin de nuevas hojas. En todos las protecciones descritas anteriormente, se accede desde la etiqueta Revisar...
Proteccin a nivel archivo Permite proteger el archivo en dos niveles: Acceso y Modificaciones. Se logra asociando una contrasea (palabra clave) al libro. De este modo, cada vez que se desee abrir el libro Excel solicita la password para su apertura o su modificacin.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO PROTECCIN 2 Proteccin de hojas a) seleccione el men Revisar/Proteger Hojas y en el desplegable escoja la opcin Proteger hoja. b) En la nueva ventana se selecciona el elemento que se desea proteger, Por defecto el usuario solo tiene la autorizacin de Seleccionar celdas, pero podemos dar mas acciones si estas se van tiqueando, cada tiquet representa una autorizacin que se dar al usuario.
c)
Aunque nos dice que la contrasea es opcional la lgica indica que si queremos proteger una hoja se debe hacer de manera que tenga alguna palabra clave. Al asignar u clave se debe repetir al momento de aceptar esta ventana.
Cuando terminamos el proceso de proteccin notamos inmediatamente que los botones de la barra de formato (negrita, cursiva, alineaciones, etc) quedan desactivados imposibilitando la realizacin de cambios. Intente Eliminar o Insertar Filas y Columnas y vea lo que sucede. Este nivel de proteccin inhabilita hacer cambios en todas las celdas de la hoja donde se asigna la contrasea, pero en ocasiones necesitamos autorizar la modificacin de ciertas celdas dentro de una hoja y mantener la proteccin para las dems, para esto existe 3 Proteccin de celdas Por defecto la proteccin a nivel celda est activada. Si activa la proteccin de hoja no podr efectuar modificaciones en toda la hoja de clculo. El procedimiento para eliminar esto consiste en desbloquear las celdas que s se desea permitir su modificacin y a continuacin activar la proteccin de la hoja. Para desbloquear las celdas se debe: 59
MS EXCEL 2007 INTERMEDIO PROTECCIN a) Seleccionar la o las celdas que se quiera modificar luego de realizar la proteccin y luego desde el men Formato/Celdas (ficha Proteger).
b) Como se ve en la imagen aparece con ticket la alternativa de Bloqueada, por lo que se debe sacar y luego realizar la proteccin de la hoja como se revis en el punto anterior normalmente. c) La alternativa de Oculta hace que la barra de frmulas quede inactiva ocultando por lo tanto las frmulas o funciones que en la celda contiene. 4 Proteccin de libros el botn Proteger
a) seleccione Libro,
b) en el cuadro de dilogo Proteger libro indique lo que desea proteger, La Estructura hace referencia a la cantidad de hojas, su ubicacin y nombre. Y Ventanas protege el tamao de las ventanas del libro no permitiendo que se puedan ocultar, mostrar o cerrar. Aunque en esta alternativa la contrasea tambin es opcional es recomendable introducirla para aumentar el nivel de seguridad que estamos asignando. Luego en la nueva ventana volvemos a escribir la contrasea escogida y se acepta.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO PROTECCIN
Finalmente al aceptar quedo listo el nivel de seguridad asignado, intente ahora eliminar o insertar una hoja, intente cambiarle el nombre o ubicacin a una hoja y vea lo que sucede. 5 Proteccin de archivos Para proteger un archivo opere de la siguiente forma: a) seleccione el botn de office/Guardar como. Se visualizar el cuadro de dilogo Guardar como, b) Haga clic en el botn Herramientas/Opciones Generales (se ver el cuadro de dilogo Opciones para guardar), este cuadro permite introducir dos contraseas o passwords3. c) cuando termine de hacer las definiciones haga clic en Aceptar. Excel le pedir que conforme las contraseas para evitar posibles errores.
Una de proteccin que impedir que toda persona que desconozca la contrasea pueda abrir el libro. Y una segunda que permitir a los usuarios que la conozcan poder efectuar modificaciones en el libro.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO TABLAS DINMICAS
VIII
Tablas Dinmicas
Si se construye la tabla siguiente, podremos ver que los clculos que aparecen en la parte inferior presentan ciertas dificultades a la hora de ser realizados:
Producto Ao Mes Ventas 4.873 Unidades Vendedor Regin
Lcteos Lcteos Verduras Lcteos Lcteos Verduras Verduras Lcteos Verduras Lcteos Verduras Lcteos Verduras Lcteos Lcteos Lcteos Verduras Verduras Lcteos
1992 1992 1992 1992 1992 1992 1992 1992 1993 1993 1993 1993 1993 1993 1993 1993 1993 1993 1993
Ago Dic Jul Jul Jun Oct Oct Oct Apr Dic Dic Ene Feb Feb Mar Mar Oct Sep Sep
7.686 797 7.612 5.575 8.165 7.191 3.338 450 2.733 7.047 6.544 4.923 8.076 8.751 2.741 6.955 2.956 75
2.730 5.563 3.868 3.656 9.970 983 39 1.695 9.265 2.790 9.888 9.550 8.160 3.670 1.773 6.290 8.722 1.242 3.216
Buchanan Davolio Buchanan Buchanan Davolio Buchanan Davolio Davolio Davolio Davolio Davolio Davolio Davolio Davolio Buchanan Davolio Buchanan Buchanan Buchanan
Norte Norte Norte Sur Este Sur Norte Oeste Este Oeste Oeste Oeste Sur Sur Oeste Norte Este Oeste Este
Total ventas 96.488 Total unidades Ventas Davolio Norte 17.618 Ventas Davolio Sur Ventas Davolio Este Ventas Buchanan Norte Ventas Buchanan Sur 15.777 Ventas Buchanan Este 7.030 7.030 12.999 6.025 5.670 15.777 5.575 5.670 12.999 450 93.070 1992 14.877 1993 2.741
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO TABLAS DINMICAS Como se ve, en el cuadro resumen inferior se pretende conocer las ventas divididas por Vendedor, y a su vez divididas por regin. Estas, finalmente, se dividen por ao. Estos clculos, como se puede imaginar, son bastante complejos y tediosos de realizar, puesto que es necesario ir seleccionando celda por celda hasta obtener el resultado buscado. Este procedimiento puede originar que se comentan errores al seleccionar las celdas, los que a simple vista podran no ser notados, pero luego ser bastante significativos. En lugar de hacer este tipo de clculos, entonces, podemos utilizar las tablas dinmicas. sta es, seguramente, una de las herramientas ms poderosas y verstiles que MSExcel posee para el anlisis de datos. Adems, es bastante sencilla de usar, puesto que cuenta con asistente que nos gua a travs de los cuatro pasos necesarios para llegar a nuestra tabla. Para comenzar a construirla, debemos ir a Insertar/Tabla Dinmica. Aparecer entonces el siguiente cuadro de dilogo:
Este es el primer paso de un total de dos, y consiste en indicar el origen de los datos con los cuales se construir la tabla. La opcin por omisin un rango, de habernos ubicado dentro de la base de datos aparece marcado automaticamente. Tambin se pueden usar datos externos (como una base de datos Dbase, Foxpro, Etc.), rangos que hayan sido usados con una funcin Consolidar u otra Tabla Dinmica. Una vez indicado el origen de los datos, se presiona el botn Siguiente >.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO TABLAS DINMICAS
Panel de Tabla Dinmica
Vista de Dinmica
Tabla
Para disear la tabla dinmica de toman los campos de la tabla y se van ubicando en los distintos sectores fila, columna, datos o valores los elementos que se usarn, La seccin PAGINA har que ese campo, por ejemplo Ao, sea convertido en una lista desplegable, la que nos muestra los aos disponibles. Al seleccionar alguno de ellos, el contenido de la tabla cambiar para mostrarnos slo los datos correspondientes a ese Ao. Tambin se incluye, en la lista desplegable, la opcin (Todos), que nos mostrar toda la informacin, independiente del Ao. La seccin COLUMNA nos permite ubicar los campos que deseamos que nuestra tabla muestre ordenados en columnas. Puede ser ubicado ms de un campo en esta seccin. De ubicar ms de un campo, el primer campo ubicado aparecer subdividido por el segundo. De ubicar un tercer campo, ste subdividir, a su vez, al segundo. La seccin FILA funciona exactamente igual que la seccin COLUMNA, con la diferencia que los datos puestos all estarn ordenados en filas. La seccin DATOS sirve para ubicar los campos que deseamos que la tabla muestre como resultado o valor.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO SOLUCIN DE EJERCICIOS:
IX
Solucin de Ejercicios:
1 Ejercicios de la Unidad Si 1.=PROMEDIO(B2:D2) =SI(E2<40; MALO; SI(E2<55; BUENO; MUY BUENO) 2.=SI(Y(C2=SISTEMAS; D2>4); TIENE AGUINALDO;
NO TIENE AGUINALDO) 2 Ejercicios Otras Funciones 1.2.3.=SUMAR.SI(C2:C8; SANTIAGO; D2:D8) =CONTAR.SI(C2:C8; PROVIDENCIA) UTILIZANDO EL ASISTENTE SE LLEGA A LO SIGUIENTE:
{=SUMA(SI($A$2:$A$8="Jos"; SI($C$2:$C$8="PROVIDENCIA"; $D$2:$D$8; 0); 0))} 3 Ejercicio BuscarV 1.=BUSCARV(C2; $F$2:$G$3; 2; 0)*B2
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO ANEXO
Anexo
1 1.1 Anexo de Funciones Funciones matemticas y trigonomtricas
Descripcin
Funcin CONTAR.SI
Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco dentro de un rango que coincida con los criterios especificados ENTERO Redondea un nmero hacia abajo al entero ms prximo MMULT Devuelve el producto matricial de dos matrices REDONDEAR Redondea un nmero a un nmero especificado de dgitos RESIDUO Devuelve el resto de la divisin SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos SUMA Suma sus argumentos SUMAR.SI Agrega las celdas especificadas mediante unos criterios determinados TRUNCAR Trunca un nmero y lo convierte en entero
1.2
Caso Especial SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del men Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede camabiarse modificando la frmula SUBTOTALES.
S i nt ax is SUBTOTALES(nm_funcin;ref1,ref2,...) Nm_funcin es un nmero de 1 a 11 que indica qu funcin debe ser utilizada para calcular los subtotales dentro de una lista.
Nm_funcin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Funcin PROMEDIO CONTAR CONTARA MAX MIN PRODUCTO DESVEST DESVESTP SUMA VAR VARP
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO ANEXO Ref1, Ref2 es el rango o referencia para el cual desea calcular los subtotales.
Observaciones Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarn por alto para no repetir los clculos. La funcin SUBTOTALES pasa por alto las filas ocultas. Esto es importante cuando slo desea obtener el subtotal de los datos visibles que resulta de una lista filtrada. Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES devolver el valor de error #VALOR!. Ejemplo SUBTOTALES (9;C3:C5) generar un subtotal de las celdas C3:C5 utilizando la funcin SUMA. 1.3 Funciones lgicas
Funcin FALSO NO O SI VERDADERO Y Descripcin Devuelve el valor lgico FALSO Invierte la lgica de sus argumentos Devuelve VERDADERO si algn argumento es VERDADERO Especifica un texto lgico para ejecutar Devuelve el valor lgico VERDADERO Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos
Caso Especial - SI Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. S i nt ax is SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_ lgica es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO ANEXO Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula.
O bse r vac i one s Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Vea el ltimo de los ejemplos citados a continuacin. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones.
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1.4
Funciones de texto
Descripcin Une varios elementos de texto en uno solo Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre maysculas y minsculas) Quita los espacios del texto Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando por la posicin que se especifique Busca un valor de texto dentro de otro (no se diferencia entre maysculas y minsculas) Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de texto Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto Quita del texto todos los caracteres que no se imprimen Pone el texto en letra mayscula Pone el texto en letra minscula Da formato a un nmero y lo convierte en texto Convierte un argumento de texto en un nmero
Funcin CONCATENAR DERECHA ENCONTRAR ESPACIOS EXTRAE HALLAR IZQUIERDA LARGO LIMPIAR MAYUSC MINUSC TEXTO VALOR
1.5
Funciones de bsqueda y referencia

Descripcin Busca los valores en un vector o matriz Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para devolver el valor de una celda Devuelve la traspuesta de una matriz
Funcin BUSCAR BUSCARH BUSCARV TRANSPONER
Caso Especial : BUSCARV Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. S i nt ax is BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas; ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO ANEXO Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparacin deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podra devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del men Datos y seleccione la opcin Ascendente. Los valores de la primera columna de matriz_de_comparacin pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. El texto escrito equivalente. en maysculas y minsculas es
Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparacin; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_comparacin y as sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de columnas de matriz_de_comparacin, BUSCARV devuelve el valor de error #REF! Ordenado Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolver el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A.
O bse r vac i one s Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor ms grande que sea menor o igual a valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_de_comparacin, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A.
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO ANEXO 1.6 Funciones estadsticas

Descripcin Cuenta cuntos nmeros hay en la lista de argumentos Cuenta cuntos valores hay en la lista de argumentos Devuelve una distribucin de frecuencia como una matriz vertical Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos Devuelve la mediana de los nmeros dados Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos Devuelve el promedio de los argumentos Devuelve el promedio de los argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos
Funcin CONTAR CONTARA FRECUENCIA MAX MAXA MEDIANA MIN MINA PROMEDIO PROMEDIOA
1.7
Funcin AHORA AO DIA DIAS360 DIASEM FECHA HOY MES
Funciones de fecha y hora

Descripcin Devuelve el nmero que representa la fecha y la hora actuales Convierte un nmero en el ao correspondiente Convierte un nmero que representa una fecha en el da del mes correspondiente Calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das Convierte un nmero en el da de la semana correspondiente Devuelve el nmero que representa una fecha determinada Devuelve el nmero que representa la hora actual Convierte un nmero en el mes correspondiente
1.8
Funcin
Funciones financieras
Descripcin
PAGO Devuelve el pago peridico de una anualidad PAGOINT Devuelve el pago de intereses de una inversin durante un perodo determinado
1.9
Frmulas Matriciales Para un Excel Avanzado, es posible aplicar funciones matriciales con las formulas anteriores. Ejemplo:
Crear un total basndose en varias condiciones Utilice la siguiente frmula para calcular el valor total de las celdas F5:F25, donde B5:B25 contiene "Neptuno" y el rango C5:C25 contiene la regin denominada "Oeste". =SUMA(SI(O(B5:B25="Neptuno";C5:C25="Oeste"),F5:F25;0)) Para calcular el valor total de las celdas F5:F25, donde B5:B25 contiene "Neptuno" o "Tierra firme", utilice la siguiente frmula. =SUMAR(SI(Y(B5:B25="Neptuno";B5:B25="Tierra firme"),F5:F25;0))
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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO ANEXO Ambas frmulas son frmulas matriciales y deben introducirse presionando CTRL+MAYS+ENTRAR. Para obtener mayor informacin sobre frmulas matriciales, consulte la ayuda de su Excel o asista a nuestros cursos de Excel Intermedio Avanzado.
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2 2.1
Anexo de Comandos Rpidos Teclas para introducir datos En este tema se estudian: Teclas para introducir datos en una hoja de clculo Teclas para trabajar en las celdas o la barra de frmulas
2.2
Teclas para introducir datos en una hoja de clculo

Para Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la seleccin Comenzar una nueva lnea en la misma celda Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la seleccin Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la seleccin Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la seleccin Cancelar una entrada de celda Eliminar el carcter situado a la izquierda del punto de insercin o eliminar la seleccin Eliminar el carcter situado a la derecha del punto de insercin o eliminar la seleccin Eliminar texto hasta el final de la lnea Desplazarse un carcter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha Ir al comienzo de la lnea Repetir la ltima accin Modificar un comentario de celda Crear nombres a partir de rtulos de fila y columna Rellenar hacia abajo Rellenar hacia la derecha Definir un nombre
Presione ENTRAR ALT+ENTRAR CTRL+ENTRAR MAYS+ENTRAR TAB MAYS+TAB ESC RETROCESO SUPR CTRL+SUPR Teclas de direccin INICIO F4 o CTRL+Y MAYS+F2 CTRL+MAYS+F3 CTRL+J CTRL+D CTRL+F3
2.3
Teclas para trabajar en las celdas o la barra de frmulas

Presione Para Modificar la celda activa y, a continuacin, borrarla, o eliminar el carcter anterior en la celda activa al modificar el contenido de las celdas Completar una entrada de celda Introducir una frmula como frmula matricial Cancelar una entrada en la celda o en la barra de frmulas Presentar la Paleta de frmulas, despus de escribir un nombre de funcin en una frmula Insertar los nombres de argumentos y los parntesis de una funcin, despus de escribir un nombre de funcin en una frmula Insertar un hipervnculo Activar un hipervnculo Modificar la celda activa y colocar el punto de insercin al final de la lnea Pegar un nombre definido en una frmula Pegar una funcin en una frmula Calcular todas las hojas de todos los libros abiertos Calcular todas las hojas del libro activo Calcular la hoja activa Iniciar una frmula
RETROCESO ENTRAR CTRL+MAYS+ENTRAR ESC CTRL+A CTRL+MAYS+A CTRL+ALT+K ENTRAR (en una celda con hipervnculo) F2 F3 MAYS+F3 F9 CTRL+ALT+F9 MAYS+F9 = (signo igual)
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Presione ALT+= (signo igual) CTRL+; (punto y coma) CTRL+MAYS+: (dos puntos) CTRL+MAYS+" (comillas) CTRL+` (comilla simple izquierda) CTRL+' (apstrofo) ALT+FLECHA ABAJO Para Insertar una frmula de Autosuma Introducir la fecha Introducir la hora Copiar el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de frmulas Alternar entre mostrar valores o frmulas en las celdas Copiar una frmula de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de frmulas Presentar la lista de Autocompletar
2.4
Teclas para modificar datos En este tema se estudian: Teclas para modificar datos Teclas para insertar, eliminar y copiar una seleccin Teclas para moverse dentro de una seleccin
Presione F2 ESC RETROCESO F3 ENTRAR CTRL+MAYS+ ENTRAR CTRL+A CTRL+MAYS+A F7
Para Modifique la celda activa y coloque el punto de insercin al final de la lnea Cancelar una entrada en la celda o en la barra de frmulas Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carcter precedente en la celda activa mientras se modifica el contenido de la misma Pegar un nombre definido en una frmula Completar una entrada de celda Introducir una frmula como frmula matricial Presentar la Paleta de frmulas, despus de escribir un nombre de funcin en una frmula Insertar los nombres de argumentos y los parntesis de una funcin, despus de escribir un nombre de funcin en una frmula Mostrar el cuadro de dilogo Ortografa
2.5
Teclas para insertar, eliminar y copiar una seleccin

Presione Para Copiar la seleccin Cortar la seleccin Pegar la seleccin Borrar el contenido de la seleccin Eliminar celdas Deshacer la ltima accin Insertar celdas vacas
CTRL+C CTRL+X CTRL+V SUPR CTRL+GUIN CTRL+Z CTRL+MAYS+SIGNO MS
2.6
Teclas para moverse dentro de una seleccin

Presione Para Moverse de arriba a abajo dentro de la seleccin (abajo), o bien moverse en la direccin que se haya seleccionado en la ficha Edicin (men Herramientas, comando Opciones) Moverse de abajo a arriba dentro de la seleccin (arriba), o bien moverse en la direccin que se haya seleccionado en la ficha Edicin (men Herramientas, comando Opciones)
ENTRAR MAYS+ENTRAR
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Presione TAB MAYS+TAB CTRL+PUNTO CTRL+ALT+FLECHA DERECHA CTRL+ALT+FLECHA IZQUIERDA Para Ir de izquierda a derecha dentro de la seleccin o desplazarse una celda hacia abajo si slo se ha seleccionado una columna Ir de derecha a izquierda dentro de la seleccin o desplazarse una celda hacia arriba si slo se ha seleccionado una columna Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la siguiente esquina de la seleccin Desplazarse hacia la derecha entre selecciones no adyacentes Desplazarse hacia la izquierda entre selecciones no adyacentes
Anexo de Teclas para seleccionar datos y celdas En este tema se estudian: Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas Teclas para ampliar la seleccin con el modo Fin activado Teclas para seleccionar celdas con caractersticas especiales Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas
Presione Para Seleccionar la regin actual alrededor de la celda activa (la regin actual es un rea de datos ubicada entre filas y columnas en blanco) Ampliar la seleccin una fila o columna Ampliar la seleccin a la ltima celda que no est en blanco de la misma columna que la celda activa Ampliar la seleccin hasta el comienzo de la fila Ampliar la seleccin hasta el comienzo de la hoja de clculo Ampliar la seleccin hasta la ltima celda utilizada en la hoja de datos (esquina inferior derecha) Seleccionar toda la columna Seleccionar toda la fila Seleccionar toda la hoja de clculo Seleccionar slo la celda activa cuando estn seleccionadas varias celdas Ampliar la seleccin una pantalla hacia abajo Ampliar la seleccin una pantalla hacia arriba Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las celdas de una hoja Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estndar Activar la ampliacin de una seleccin utilizando las teclas de direccin Agregar otro rango de celdas a la seleccin; o utilice las teclas de direccin para moverse al principio del rango que desee agregar y, a continuacin, presione F8 y las teclas de direccin para seleccionar el siguiente rango Ampliar la seleccin hasta la celda de la esquina superior izquierda de la ventana Ampliar la seleccin hasta la celda inferior derecha de la ventana
3.1
CTRL+MAYS+* (asterisco) MAYS+tecla de direccin CTRL+MAYS+tecla de direccin MAYS+INICIO CTRL+MAYS+INICIO CTRL+MAYS+FIN CTRL+BARRA ESPACIADORA MAYS+BARRA ESPACIADORA CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA MAYS+RETROCESO MAYS+AV PG MAYS+RE PG CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA CTRL+6 CTRL+7 F8 MAYS+F8
Ctr+ MAYS+INICIO Crt+ MAYS+FIN
75
MS EXCEL 2007 INTERMEDIO ANEXO Sugerencia Cuando utilice las teclas de desplazamiento (como RE PG y AV PG) con la tecla BLOQ DESPL desactivada, la seleccin se mover la distancia que se desplace. Si desea conservar la misma seleccin mientras se mueve, active primero BLOQ DESPL.
3.2
Teclas para ampliar la seleccin con el modo Fin activado

Presione Para Activar o desactivar el modo Fin Ampliar la seleccin hasta la ltima celda que no est en blanco de la misma columna que la celda activa Ampliar la seleccin hasta la ltima celda utilizada en la hoja de datos (esquina inferior derecha) Ampliar la seleccin hasta la ltima celda en la fila actual. Esta tecla no estar disponible si se activ la casilla de verificacin Teclas de desplazamiento para transicin en la ficha Transicin (men Herramientas, comando Opciones)
FIN FIN, MAYS+tecla de direccin FIN, MAYS+INICIO FIN, MAYS+ENTRAR
3.3
Teclas para seleccionar celdas con caractersticas especiales

Presione Para Seleccionar la regin actual alrededor de la celda activa (la regin actual es un rea de datos ubicada entre filas y columnas en blanco) Seleccionar la matriz actual, que es la matriz a la que pertenece la celda activa Seleccionar todas las celdas con comentarios Seleccionar las celdas de una fila que no coincidan con el valor en la celda activa de esa fila. Se debe seleccionar la fila que comience con la celda activa. Seleccionar las celdas de una columna que no coincidan con el valor en la celda activa de esa columna. Se debe seleccionar la columna que comience con la celda activa. Seleccionar slo las celdas a las que se hace referencia directa en frmulas de la seleccin Seleccionar slo las celdas a las que se hace referencia directa o indirecta en frmulas de la seleccin Seleccionar slo las celdas con frmulas que hagan referencia directa a la celda activa Seleccionar todas las celdas con frmulas que hagan referencia directa o indirecta a la celda activa Seleccionar slo celdas visibles de la seleccin actual
CTRL+MAYS+* (asterisco) CTRL+/ CTRL+MAYS+O (letra O) CTRL+\ CTRL+MAYS+|
CTRL+[ (corchete de apertura) CTRL+MAYS+{ (llave de apertura) CTRL+] (corchete de cierre) CTRL+MAYS+} (llave de cierre) ALT+; (punto y coma)
76

Excel 2007 Intermedio

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Auditoria de datos ................................................................................................................. 47 1 Seccin Auditora.............................................................................. 47

Pegado Especial .................................................................................................................... 55 1 Pegar Vnculos ................................................................................. 55

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO 2 Otras opciones ................................................................................. 56

VII Proteccin .............................................................................................................................. 58

VIII Tablas Dinmicas .................................................................................................................. 62 IX

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO INTRODUCCIN

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES

a) Construya la siguiente tabla:

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES

V a lor S i C ond ic = V erda de ro V S i C on dic in F V alor S i C on dic = F als o

Ilustracin 1 Diagrama para la confeccin de la funcin SI

Usando el diagrama quedara lo siguiente:

Ilustracin 2 Diagrama aplicado de la funcin Si

= SI ( A3 > 100 ; A3 * 5%; A3 * 3% )

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES

Es decir un SI dentro de otro SI, teniendo una sintaxis de esta forma:

V a lor S i C on d ic = V e rda d e ro V S i C o n d ic i n F S i 2da C on d ic i n V V a lo r S i 2d a C o n d ic = V e rd a de ro

Ilustracin 3 Diagrama Construccin Funcin Si Anidado

A 3 * 5% V S i A 3 < 10 0 F S i A 3< = 200 F A 3 * 1% V A 3 * 3%

Ilustracin 4 Diagrama Funcin Si aplicada

1 Prueba lgica Corta las cifras menores de 100

Valor Verdadero: Multiplica la celda A3 con 5%

2 Prueba lgica Corta las cifras menores de 200

Valor Verdadero: Multiplica la celda A3 con 3%

Valor Falso: Multiplica la celda A3 con 1%

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES

En la siguiente tabla podemos ver un ejemplo:

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES

Prueba lgica 1 Corta las cifras menores de 100

Prueba lgica 2 Toma solo las que sean lunes

Prueba lgica 3 para las cifras iguales a 20

Valor Verdadero: Calcula el 5% de A3

Valor Falso: Calcula el 3% de A3

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES

=SI(O(A3<100 ; B3=LUNES ; C3=20);

1 Prueba lgica Corta las cifras menores de 100

2 Prueba lgica Toma solo las que sean lunes

3 Prueba lgica Corta las cifras iguales a 20

Valor Verdadero: Calcula el 5% de A3

Valor Falso: Calcula el 3% de A3

Ilustracin 7 Resultados esperados en la Hoja de Clculo con Si Anidado y Funcin O( )

Se utiliza cuando se tienen 2 alternativas de salida

El resultado de cada alumno se evala de la siguiente forma

si su promedio es mayor o igual a 40 pero menor a 55 Bueno

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Cuanta es la deuda sobre $ 6.000? Cunto debe Lus Daz?

Calcule: Las compras de la gente de Santiago

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MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES

apellido: nombre: cargo:

En esta ventana podemos ordenar usando: Seleccionar la columna a ordenar

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FUNCIONES

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FRMULAS Y REAS

MS EXCEL 2007 INTERMEDIO FRMULAS Y REAS

Vamos al botn Nuevo y en la ventana completamos:

ASIGNE NOMBRE A LAS CELDAS DE LOS INDICADORES PORCENTUALES Y COMPLETE EL CUADRO

INDICADORES AFP ISAPRE 12% 7%