Diccionario de Terminologa archivstica

AGO 5 Posted by Anglica Prado

La siguiente es la edicin electrnica del Diccionario de Terminologa Archivstica publicado en 1995 por la Subdireccin General de los Archivos Estatales de Espaa.
A
ABREVIATURA Representacin escrita sincopada (abreviatura por contraccin) o apocopada (abreviatura por suspensin) de una palabra. (V. PALEOGRAFA, SIGLA). ACCESIBILIDAD Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su control archivstico y su estado de conservacin. (V. tb. ACCESO, AUTORIZACIN DE CONSULTA, LEGISLACIN ARCHIVSTICA, PLAZO DE RESERVA, RESTRICCIN DE CONSULTA). ACCESO (1) Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental, de acuerdo con la normativa vigente. (2) En tratamiento automtico de datos, mtodo de utilizacin de una memoria para la entrada y salida de datos, en un orden independiente de su posicin en el soporte. (V. tb. ACCESIBILIDAD, AUTORIZACIN DE CONSULTA, LEGISLACIN ARCHIVSTICA, PLAZO DE RESERVA, RESTRICCIN DE CONSULTA). ACONDICIONAMIENTO Conjunto de operaciones materiales que se derivan de la organizacin de un fondo (ordenacin fsica, signaturado. sellado, foliacin) y que dan como resultado la formacin de las unidades de instalacin. (V. CONSERVACIN, INSTALACIN, ORDENACIN FSICA, SELLAR, SIGNATURA TOPOGRFICA). ACTA (1) Documento redactado con unas caractersticas internas y externas determinadas que lo validan, para consignar la realizacin de un acto o la constancia de un hecho. (2) Documento que relata lo tratado y acordado en una reunin de un rgano colegiado, redactado y validado por la persona que acta de secretario. (V. tb. DIPLOMTICA). ACTA DE ENTREGA (V. INGRESO DE FONDOS, PRSTAMO DE DOCUMENTOS, RELACIN DE ENTREGA). ACTA DE EXPURGO (V. ELIMINACIN). ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA Conjunto de acciones, regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una oficina de la Administracin, que se materializan en un tipo documental. ACUMULACIN Almacenamiento indiscriminado de fondos como resultado de la falta de control archivstico de la produccin de documentos a los que no se les aplica en el momento oportuno la identificacin y la valoracin preceptivas y que. por tanto, constituye una distorsin sustancial del funcionamiento del sistema archivstico. (V. ORGANIZACIN).

ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS Organizacin responsable de la aplicacin de la poltica archivstica a travs de la direccin, planificacin y control de los programas establecidos. ADQUISICIN Procedimiento de ingreso de documentos en un archivo mediante su compra. (V. INGRESO DE FONDOS). AGREGACIN DE DOCUMENTOS Accin de aadir a un expediente documentos que formen parte del mismo, producidos en una fecha posterior al ingreso de ste en el archivo. Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible incorporarlos a la unidad de instalacin en la que dicho expediente se encuentra ubicado, se formar una nueva unidad que quedar perfectamente relacionada con aqulla mediante las oportunas tablas de concordancias y referencias cruzadas. (V. DESGLOSE (1)). ANAQUEL (V. BALDA). ARCHIVADOR (1) En los archivos, mueble generalmente metlico que sirve para la instalacin ordenada de documentos. (2) Mueble que contiene, debidamente ordenadas, fichas, micro-fichas, carretes de microfilme. etc. comnmente llamado fichero. ARCHIVADOR DE PLANOS (V. PLANERO). ARCHIVAR (1) Conjunto de operaciones intelectuales y fsicas que componen las diferentes fases del tratamiento archivstico propias de cada uno de los tipos de archivo, segn la etapa del ciclo vital de los documentos. (2) Dar por terminado un expediente o asunto dentro de un procedimiento administrativo o judicial, es decir, transferirlo al archivo (archvese). ARCHIVERO Profesional con titulacin universitaria superior, cuyo campo de actividad se centra en la direccin, investigacin, programacin y desarrollo de las tcnicas adecuadas para el tratamiento archivstico de los fondos documentales. ARCHIVSTICA Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos (tipologa, organizacin, funcionamiento, planificacin, etc.) de los archivos y el tratamiento archivstico de sus fondos documentales. ARCHIVO (1) Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas, pblicas y privadas. En funcin del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administracin Central, perifrica, autonmica, local, judicial, etc. En funcin del mbito de sus fondos: nacionales, generales, regionales, provinciales, de distrito, municipales, etc. En funcin de la personalidad jurdica de la institucin productora: archivos pblicos y privados. En funcin del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestin, centrales, intermedios o histricos. (2) La institucin cultural donde se rene, conserva, ordena y difunden los conjuntos orgnicos de documentos para la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. (3) El archivo es tambin el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgnicos de documentos. ARCHIVO ADMINISTRATIVO Todo archivo que rene los documentos que corresponden a cualesquiera de las tres primeras etapas de su ciclo vital (archivo de gestin, archivo central, archivo intermedio). ARCHIVO CENTRAL Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trmite y cuando su consulta no es constante. En virtud de la normativa vigente, con

carcter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los 30 aos de antigedad. ARCHIVO DE CORPORACIONES LOCALES Es aqul que rene los documentos producidos por los ayuntamientos, diputaciones o instituciones que les han precedido en sus funciones. ARCHIVO DE DISTRITO Es aqul cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por un solo rgano judicial o administrativo con demarcacin territorial especfica, o por los que le hayan sucedido en su jurisdiccin o competencia exclusiva, y por lo tanto ofrecen inters administrativo o histrico para todos los territorios incluidos en dicha demarcacin. Son, entre otros, archivos de distrito los Archivos de las Reales Chancilleras de Valladolid y Granada. ARCHIVO ECLESISTICO Es el archivo privado que rene los fondos documentales producidos por los rganos de la Iglesia Catlica regular y secular y de otras confesiones. ARCHIVO DE EMPRESA Es el archivo que rene los fondos documentales producidos por una organizacin mercantil o industrial, de carcter pblico, mixto o privado. ARCHIVO FAMILIAR Es el archivo privado que rene los fondos documentales de una o varias familias relacionadas y de sus miembros, relativos a asuntos privados, principalmente la administracin de sus bienes y, ocasionalmente, a sus actividades pblicas. ARCHIVO GENERAL Es el archivo constituido por fondos documentales producto de la actividad de instituciones de mbito nacional, supranacional o, incluso, autonmico, tanto vigentes como extinguidas. Su carcter de nacional, supranacional o autonmico no deriva de la localizacin fsica o dependencia jurdica del mismo, sino del mbito del organismo productor. ARCHIVO DE GESTIN Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que rene su documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con carcter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los cinco aos de antigedad. ARCHIVO HISTRICO Dentro del ciclo vital de los documentos, es aqul al que se ha de transferir desde el archivo intermedio la documentacin que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminacin por parte de la Comisin Superior Calificadora de documentos Administrativos. Tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito, adquisicin, etc. (V. tb. ARCHIVO HISTRICO PROVINCIAL). ARCHIVO HISTRICO PROVINCIAL Es aqul cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por sujetos y/o organismos cuyas actividades administrativas y/o competencias no supera el mbito provincial. Dentro del ciclo vital de los documentos, ejerce el papel de archivo intermedio y archivo histrico. ARCHIVO INTERMEDIO Dentro del ciclo vital de los documentos, es aqul al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales (o de los archivos de gestin en el caso de los archivos histricos provinciales) cuando su consulta por los organismos productores es espordica y en el que permanecen hasta su eliminacin o transferencia al archivo histrico. En virtud de la normativa vigente, con carcter general y salvo excepciones, los archivos intermedios no pueden conservar documentos que superen los cincuenta aos de antigedad. ARCHIVO NACIONAL Es el archivo constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya jurisdiccin abarca todo el territorio nacional. (V. tb. ARCHIVO GENERAL). ARCHIVO NOBILIARIO Es el archivo familiar de una o varias familias de la nobleza. (V. ARCHIVO PRIVADO).

ARCHIVO DE OFICINA (V. ARCHIVO DE GESTIN). ARCHIVO PRIVADO Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas en el transcurso de actividades no regidas por el derecho pblico. ARCHIVO DE PROTOCOLOS Conjunto orgnico de documentos producidos por la actividad de uno o varios notarios de un mismo distrito y que se mantienen en este archivo bajo la custodia del notario-archivero hasta que transcurre un periodo de cien aos, fecha en que se transfieren al archivo histrico provincial correspondiente. ARCHIVO PBLICO Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas en el transcurso de actividades administrativas regidas por el derecho pblico. Desde el punto de vista de la consulta es aqul cuyos fondos son accesibles de acuerdo con la reglamentacin establecida. ARCHIVO REGIONAL Es aqul cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por instituciones cuya actividad no supera el mbito regional. ARCHIVO DE SEGURIDAD Depsito en el que se conservan las copias en cualquier soporte de documentos originales existentes en archivos, con la finalidad de garantizar la informacin de aqullos en caso de prdida o destruccin. ARCHIVOLOGA (V.ARCHIVSTICA). ARCHVONOMA (V.ARCHIVSTICA). ASIENTO Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripcin de un instrumento de consulta. ASUNTO Contenido especfico de cada una de las unidades documentales (documento, expediente) de una serie que permite individualizarlos dentro del conjunto, de caractersticas homogneas, en el que estn integrados. (V. tb. ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA, COMPETENCIA, FUNCIN). AUTENTICACIN Procedimiento mediante el cual se confiere a una copia valor jurdico para que pueda sustituir al documento original, mediante determinadas diligencias, que, segn las distintas frmulas que adopten y la autoridad que la respalde, constituyen diferentes tipos de copia: autorizada, certificada, compulsada, testimonio, traslado, etc. La autenticacin no presupone la veracidad o falsedad del contenido del documento copiado. AUTENTIFICACIN (V. AUTENTICACION). AUTGRAFO Documento que procede intelectual y materialmente del autor. Tambin es denominado holgrafo. (V. HETEROGRAFO). AUTORIZACIN DE CONSULTA Permiso excepcional concedido por la autoridad administrativa competente para acceder a documentos excluidos de la consulta segn la legislacin vigente. AYUDANTE DE ARCHIVOS Profesional con titulacin de diplomado universitario cuyo campo de actividad se centra en la aplicacin de las tcnicas adecuadas para el tratamiento archivstico de los fondos documentales, segn criterio y directrices del archivero. B BALDA Estante horizontal de un armario o de una estantera.

BALDUQUE Cinta de algodn, roja en origen, empleada en los archivos para atar legajos o expedientes. C CAJA Unidad de instalacin, generalmente en formato normalizado, realizada en cartn de Ph neutro o en cualquier otro material que permita la adecuada conservacin de los documentos. CAMISA Cubierta en papel doblada para proteccin de documentos o expedientes. CARTULA Cartn rgido que sirve para proteger ambos lados del legajo, atravesado por el balduque que lo sujeta, cuyo lado visible contiene los datos de su localizacin.. CARPETA Contenedor formado por dos tapas de cartn unidas por un material ms flexible y que sirve para la conservacin, generalmente en horizontal, de uno o varios documentos, con lo que se forma una unidad de instalacin. CARPETILLA Cubierta en cartulina doblada para proteccin e individualizacin de documentos o expedientes. CARTELA (1) Parte integrada en la unidad de instalacin que contiene los datos para su localizacin. (2) En microfilmacin, conjunto de datos tcnicos tiles fotografiados al inicio de un rollo de microfilme. Tambin denominada ficha tcnica. CATLOGO Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto especfico, se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razn de una afinidad temtica, cronolgica, paleogrfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano. (V. INSTRUMENTO DE CONSULTA). CENSO DE ARCHIVOS Instrumento de control y difusin, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la informacin sobre archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio Documental, y sobre su accesibilidad. (V. INSTRUMENTO DE CONSULTA). CERTIFICACIN (1) Accin por la que se declara la verdad o la existencia de un hecho y queda reflejada en el oportuno documento. (2) Documento en el que se plasma la accin expresada en el apartado anterior. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestin y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histrico. CIFRA Forma de escritura que utiliza smbolos, nmeros y letras cuyo significado habitual ha sido alterado de acuerdo con una clave, de tal manera que slo pueden entenderlo quienes la conocen. Habitualmente es utilizada por algunos Departamentos Ministeriales para comunicar mensajes reservados. (V. CLAVE). CLASIFICACIN Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organizacin, dentro de la fase del tratamiento archivstico denominada identificacin. CLAVE Lista con la correspondencia entre los signos cifrados y los de la escritura comn, que permite traducir los documentos redactados en cifra. COLECCIN DOCUMENTAL

(1) Conjunto de documentos reunidos segn criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgnica ni responde al principio de procedencia. (2) Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivos de conservacin o por su especial inters. COLECCIN FACTICIA (V. tb. COLECCIN DOCUMENTAL (2)) COMISIN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Es el rgano especfico del Ministerio de Cultura de Espaa que. a propuesta de la Direccin General del Libro. Archivos y Bibliotecas, tiene como competencias especficas el estudio y dictamen sobre los plazos de transferencia, posible eliminacin, acceso y utilizacin de los documentos y series documentales previamente valorados, y cualquier asunto sobre materia archivstica relacionada con sus competencias. (V. tb. SELECCIN, VALORACIN). COMODATO Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante una frmula jurdica en virtud de la cual el comodante conserva la propiedad de stos y elcomodatario adquiere su uso. COMPETENCIA Atribuciones encomendadas en carcter exclusivo a un organismo de la Administracin para resolver los asuntos referentes a una determinada materia. COMPULSA Diligencia que garantiza la fidelidad exacta de la copia con el original que se coteja. CONFIDENCIALIDAD (V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, PLAZO DE RESERVA, RESTRICCIN DE CONSULTA). CONSERVACIN Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservacin o prevencin de posibles alteraciones fsicas en los documentos, y, por otra, la restauracin de stos cuando la alteracin se ha producido. CONSERVACIN PERMANENTE Situacin derivada de la fase de valoracin que afecta a los documentos que han desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser eliminados. CONSULTA Examen directo de la documentacin por parte de los usuarios (investigadores. Administracin, etc.), sin que ello implique necesariamente la autorizacin para que stos reproduzcan y/o divulguen total o parcialmente los datos contenidos en los documentos. (V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, PLAZO DE RESERVA, RESTRICCIN DE CONSULTA). CONTROL DE ENCABEZAMIENTOS AUTORIZADOS En descripcin, el control de formas normalizadas de trminos, incluyendo nombres (de personas, geogrficos o de entidades, de materias, etc.) usados como puntos de acceso. CONTROL DE FONDOS Conjunto de operaciones realizadas en los archivos para el adecuado seguimiento, comprobacin e inspeccin fsica, administrativa e intelectual de los fondos. (V. DESCRIPCIN, IDENTIFICACIN, INGRESO DE FONDOS, INSTRUMENTO DE CONTROL, VALORACIN). COPIA Reproduccin, simultnea o no. del texto de un documento, generalmente definida por su funcin o por su procedimiento de realizacin. (V. AUTENTICACIN, LEGALIZACIN DE DOCUMENTOS, REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS). COPIA DE SEGURIDAD Copia de un documento realizada para conservar la informacin contenida en el original caso de prdida o destruccin del mismo. (V. ARCHIVO DE SEGURIDAD). CRONOLOGA Disciplina que tiene por objeto el estudio cientfico de los elementos del documento que pueden determinar su datacin.

(V. DATA). CUADRO DE CLASIFICACIN Instrumento de consulta resultado de la fase de identificacin, que refleja la organizacin de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominacin de secciones y series, fechas extremas, etc.). (V. CLASIFICACIN). CUADRO DE ELIMINACIN Relacin de documentos y/o series contenidas en el manual de normas correspondiente, cuya propuesta de eliminacin ha sido previamente autorizada, por los rganos competentes. (V. SELECCIN, VALORACIN). CUADRO DE VALORACIN Y SELECCIN Instrumento resultante de la fase de valoracin de un fondo que precisa los documentos que se deben conservar y aquellos otros que se deben eliminar al final de un perodo determinado especificando el procedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo, cambio de soporte, etc.). (V. ELIMINACIN, VALORACIN). CUSTODIA Responsabilidad jurdica que implica por parte de la institucin archivstica el control y la adecuada conservacin de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. D DATA Fecha que aparece en un documento y que puede aportar dalos cronolgicos (data crnica) y/o datos toponmicos (data tpica) sobre la redaccin de dicho documento. (V. CRONOLOGA). DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de la programacin, seguimiento y control de las funciones de descripcin. (V. tb. DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIN, DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIN). DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIN Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de la programacin, seguimiento y control de las funciones de conservacin. (V. tb. DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIN, DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIN). DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIN Dentro de la estructura del archivo (2), la unidad encargada de las funciones de referencia y difusin. (V. tb. DEPARTAMENTO DE CONSERVACIN, DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIN). DEPSITO (1) Conjunto de espacios destinados a la conservacin de documentos en una institucin archivstica. (2) Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante una forma jurdica en virtud de la cual el depositario (el archivo) se compromete a guardarlos, sin que ello implique adquisicin de uso, y, en su caso, a restituirlos (depsito voluntario). No pueden considerarse como depsito los fondos ingresados por transferencia ya que la propiedad de los mismos es del Estado y no del organismo productor. (3) En determinados supuestos de la Ley de Patrimonio Histrico Espaol, el depsito puede ser el resultado de la actuacin de la Administracin competente para garantizar la conservacin y/o consulta de determinados fondos o archivos (depsito necesario). DERECHO A LA INFORMACIN Reconocimiento legal por el que se autoriza a los ciudadanos a acceder a los registros y archivos que no estn legalmente sujetos a restriccin de consulta. DESCRIPCIN Fase del tratamiento archivstico destinada a la elaboracin de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos. DESGLOSE (DE DOCUMENTOS) (1) Accin de separar dentro de un procedimiento administrativo o judicial uno o ms documentos del expediente al que pertenece.

(2) Por extensin, en el campo del tratamiento archivstico, es la accin de segregar de un conjunto determinados documentos que por diferentes razones (conservacin, formato, materia, etc.) pasan a formar nuevas unidades de instalacin que debern mantener su relacin con el fondo del que proceden mediante las oportunas tablas de concordancias y referencias cruzadas. (V. AGREGACIN DE DOCUMENTOS, INCORPORACIN DE DOCUMENTOS, V. tb. COLECCIN FACTICIA). DESTRUCCIN DE DOCUMENTOS Destruccin fsica de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores histricos. Esta destruccin se debe realizar por cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de reconstruccin de los documentos. (V. ELIMINACIN, CUADRO DE ELIMINACIN). DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS Reincorporacin de unidades fsicas y/o documentales al lugar que les corresponde en el depsito, una vez finalizada su salida temporal (consulta, exposicin, prstamo, etc.). DIFUSIN Funcin archivstica fundamental cuya finalidad es por una parte, promover y generalizar la utilizacin de los fondos documentales de los archivos, y por otra, hacer partcipe a la sociedad del papel que desempean los archivos en ella. Actividades propias de esta funcin son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes pedaggicos, etc. (V. tb. DEPARTAMENTO DE REFERENCIA Y DIFUSIN, INSTRUMENTO DE REFERENCIA, REFERENCIA). DIPLOMA Documento solemne generado por una cancillera en cuyo registro quedar constancia de su expedicin. DIPLOMTICA Es la disciplina que tiene por objeto el estudio y crtica de la tradicin, forma y elaboracin de los documentos escritos resultantes de acciones jurdicas y actividades administrativas, realizadas por personas fsicas o jurdicas. DOCUMENTO Toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos. Se incluyen los ejemplares no originales de ediciones (Ley de Patrimonio Histrico Espaol, art. 49). Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal. (V. tb. ACTA, DIPLOMTICA). DOCUMENTO QUIRGRAFO Es el concerniente a una obligacin contractual que no est autorizado por notario ni lleva signo alguno oficial o pblico. DOCUMENTO RESERVADO (V. RESTRICCIN DE CONSULTA). DONACIN Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante el cual el propietario, previa aceptacin por parte del Estado, cede la propiedad sobre los mismos. Se convierte en legado cuando media una manda testamentaria. E EDADES DE LOS DOCUMENTOS (V. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS). ELIMINACIN Procedimiento archivstico que consiste en la identificacin de los documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoracin. ENCABEZAMIENTO En descripcin, nombre, palabra o frase al comienzo de un asiento en un instrumento de descripcin y que sirve como punto de acceso a los documentos descritos. ESTANTE (V. BALDA). ESTANTEO

Accin de colocar las unidades de conservacin en los lugares que les correspondan en los depsitos. ESTANTERA Mueble compuesto de estantes, anaqueles o baldas. ESTUDIO INSTITUCIONAL En identificacin, anlisis de la institucin que ha generado el fondo objeto de estudio, centrndose en la evolucin de su estructura orgnica y sus funciones, informacin que debidamente estructurada podr formar parte de instrumentos de la fase de descripcin. EXPEDIENTE Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto. EXPOLIO Enajenacin ilegal de documentos que supone despojar de la propiedad o titularidad de un bien del patrimonio documental a sus titulares, tanto por accin (venta fraudulenta, exportacin ilegal, destruccin, etc.), como por omisin (conservacin deficiente, etc.). EXPURGO (V. SELECCIN, ELIMINACIN). EXTRACTO (1) Resumen del contenido de un documento que presenta de forma concisa los aspectos sustanciales del mismo y que constituye la base de la elaboracin de ciertos instrumentos derivados de la fase de descripcin (inventario, catlogo, etc.). (2) Tipo documental caracterstico de la actuacin administrativa del siglo XIX y primer tercio del XX que sintetiza el desarrollo de un expediente y que, en algunas ocasiones, contiene actuaciones que no se plasman necesariamente en documentos independientes. F FACSMIL Reproduccin fidedigna de un original generalmente por procedimientos mecnicos, que recogen sus aspectos formales (grafa, color, etc.). (V. tb. COPIA). FECHA (V. tb. DATA). FECHAS EXTREMAS Son aqullas que indican el momento de inicio y conclusin de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. FOLIACIN Operacin incluida en los trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. (V. ACONDICIONAMIENTO). FONDO Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias. FONDO ABIERTO Aqul que est siendo generado por un organismo productor que contina en el ejercicio de sus competencias. FONDO CERRADO Aqul cuyas series han dejado de producirse por desaparicin del organismo y/o las competencias que las generaban. FRACCIN DE SERIE Cada una de las divisiones cronolgicas de una serie, que resultan del establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminacin y que constituyen, por tanto, la base de las operaciones de transferencia y seleccin. (V. tb. VALORACIN). FUNCIN Conjunto de competencias homogneas que delimitan cada uno de los grandes campos de actuacin administrativa o de los poderes pblicos. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS COMUNES

Son las genricas que sirven de base para el ejercicio de las competencias de cualquier organismo (personal, gestin econmica, etc.). (V. tb. GESTIN ADMINISTRATIVA, IDENTIFICACIN, VALORACIN). FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ESPECFICAS Son aqullas que constituyen la razn de ser de un organismo y que le distinguen de cualquier otro. Por ejemplo, entre las funciones administrativas especficas del Ministerio de Obras Pblicas est la construccin de carreteras. (V. tb. COMPETENCIA, GESTIN ADMINISTRATIVA, IDENTIFICACIN, VALORACIN). G GESTIN ADMINISTRATIVA Conjunto de actuaciones regladas que realizan los organismos de la Administracin para ejercer las funciones administrativas comunes y especificas que tienen encomendadas. GESTIN DE DOCUMENTOS (V. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS). GESTIN DE USUARIOS Conjunto de operaciones, generalmente informatizadas, que permiten controlar y coordinar el movimiento de fondos y las dems actividades que implica en los archivos la atencin de las demandas de informacin tanto de los ciudadanos como de la Administracin. GRUPO DE FONDOS Cada una de las agrupaciones en que pueden organizarse intelectualmente los fondos de un archivo (1) (2), generalmente con criterios en los que predomina la finalidad de unificar procedencias de mbito superior. (V. tb. SECCIN, SERIE). GUA Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las caractersticas fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentacin. Adems, recoge la informacin sobre el archivo, su historia y formacin, horarios y servicios a los usuarios. (V. INSTRUMENTO DE CONSULTA). GUA DE FUENTES Instrumento de referencia que describe los fondos relativos a un tema concreto en uno o varios archivos (1) (2). (V. tb. INSTRUMENTO DE CONSULTA). GUA INTERFONDOS Instrumento de referencia que describe la documentacin de varios archivos (1) (2), independientemente de si se refiere al mismo o a diferente tema. (V. tb. INSTRUMENTO DE CONSULTA, GUA DE FUENTES). H HETERGRAFO Documento que procede intelectualmente pero no materialmente del autor. (V. tb. AUTGRAFO). HOLGRAFO (V. AUTGRAFO). I IDENTIFICACIN Fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. (V. CLASIFICACIN, ORDENACIN, ORGANIZACIN). INCORPORACIN DOCUMENTOS Accin de aadir unidades documentales, expedientes, o series, al conjunto al que pertenecen originariamente, cualquiera que sea la causa que haya motivado su separacin. Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible incorporarlos a la unidad de instalacin a la que pertenecen, es necesario formar una nueva que quedar perfectamente relacionada con aquella mediante las oportunas tablas de concordancias y relaciones cruzadas. (V. tb. AGREGACIN DE DOCUMENTOS, DESGLOSE).

NDICE Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripcin. (V. INSTRUMENTO DE CONSULTA). INGRESO (DE FONDOS) Entrada de documentos en un archivo para su custodia, control y conservacin, por la va regular de transferencia o la extraordinaria de adquisicin, por compra, por pago de impuestos, donacin, depsito, etc. (V. RELACIN DE ENTREGA). INSTALACIN (1) Ubicacin de las unidades de conservacin en el depsito previa organizacin del espacio. (V. ACONDICIONAMIENTO). (2) Conjunto de medios fsicos dispuestos para la adecuada conservacin de los documentos. (V. ACONDICIONAMIENTO, ORDENACIN FSICA). INSTRUMENTO DE CONSULTA Documento sobre cualquier soporte, publicado o no. que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales, o bien los elementos de identificacin y valoracin de una serie, con el fin de establecer un control fsico, administrativo y/o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localizacin y recuperacin. En funcin de la fase de tratamiento archivstico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir: instrumentos de control (fases de identificacin y valoracin) e instrumentos de referencia (fases de descripcin y difusin). (V. CONTROL DE FONDOS, INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN, INSTRUMENTO DE REFERENCIA). INSTRUMENTO DE CONTROL Es aqul que se elabora en las fases de identificacin y valoracin. Por lo tanto, son instrumentos de control los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificacin, registros topogrficos, registro grfico de depsitos; y en la fase de valoracin: relaciones, calendarios de conservacin, registros generales de entrada v salida, relaciones de eliminacin, informes/propuestas de eliminacin, relaciones de testigos resultantes de muestreo, etc. (V. tb. CONTROL DE FONDOS, INSTRUMENTO DE CONSULTA). INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN Instrumento de referencia que, dentro de la fase de descripcin, proporciona informacin sobre archivo/s, fondo/s o serie/s. Son: las guas, inventarios, catlogos e ndices. (V. INSTRUMENTO DE CONSULTA). INSTRUMENTO DE DIFUSIN Instrumento de referencia que, dentro de la fase de difusin, relaciona fondos documentales de archivos, como los catlogos de exposiciones, los directorios de archivos, los censos de archivos, etc. INSTRUMENTO DE REFERENCIA Instrumento de consulta que se elabora en las fases de descripcin y difusin. Son instrumentos de referencia: los instrumentos de descripcin y los instrumentos de difusin. INVENTARIO Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organizacin y que, por motivos de localizacin, se encuentran fraccionadas en unidades de instalacin. El inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introduccin histrica explicativa de la evolucin del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificacin del fondo descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de instalacin, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse con los ndices correspondientes. (V. tb. INSTRUMENTO DE CONSULTA, INSTRUMENTO DE CONTROL). INVENTARIO GENERAL TOPOGRFICO (V. REGISTRO TOPOGRFICO). L LEGADO

(V. DONACIN). LEGAJO Unidad de instalacin que contiene documentos atados con balduque, a veces protegida por dos tapas de cartn. LEGALIZACIN DE DOCUMENTOS Accin de dar al documento la forma legal para que pueda surtir todos sus efectos administrativos, jurdicos, etc. (V. tb. AUTENTICACIN). LEGISLACIN ARCHIVSTICA Conjunto de leyes, reglamentos y normas tcnicas que regulan la conservacin, tratamiento archivstico y proteccin jurdica de los documentos. (V. SISTEMA ARCHIVSTICO). M MANUAL DE NORMAS Instrumento resultante de las fases de identificacin y valoracin que rene toda la informacin relativa a los aspectos orgnicos y funcionales de la/s serie/s documental/es as como las instrucciones relativas a periodos de transferencia, acceso y eliminacin y/o conservacin permanente. (V. tb. INSTRUMENTOS DE CONTROL). MANUSCRITO Texto escrito a mano o, por extensin, dactilografiado. MlCROFILMACIN (V. MICROGRAFIA). MICROFILME (V. MICROFORMA). MICROFORMA Trmino genrico que designa todo tipo de soporte fotogrfico (microfilme, microficha, etc.) utilizado para reproducir microimgenes, y que designa tambin cada uno de los ejemplares realizados. MICROGRAFA Conjunto de procedimientos asociados a la reproduccin de documentos que tienen como resultado una microforma. MINUTA (1) Durante la Baja Edad Media y el Antiguo Rgimen, la minuta es la redaccin previa al documento definitivo que consigna el texto completo del acto administrativo, jurdico, etc.. abreviando, en cambio, u omitiendo, las frmulas jurdicas y de estilo que figurarn necesariamente en el documento original. (V. COPIA). (2) Con la generalizacin del uso de la mquina de escribir, la minuta se convierte en un documento idntico, copiado simultneamente al original y sin ningn signo de validacin, algunas veces lleva una media rbrica y un sello que indica que es tal minuta. (V. COPIA). (3) En las ltimas dcadas, se llama minuta al ejemplar del documento original, idntico a ste, dotado, por tanto, de los mismos signos de validacin y que queda en el archivo del sujeto productor. (V. ORIGINAL MLTIPLE). MUESTREO Tcnica de seleccin, segn criterios sistemticos (numricos, alfabticos, topogrficos) o cualitativos, de una cierta proporcin de documentos en representacin de un conjunto. N NIVEL DE DESCRIPCIN El lugar que ocupa la unidad de descripcin en la jerarqua del fondo. O ORDENACIN Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin, que consiste en establecer, secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las categoras y grupos definidos en

la clasificacin. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivstico denominada identificacin. ORDENACIN FSICA Dentro del acondicionamiento, operacin que refleja en las unidades documentales y de instalacin la secuencia establecida por la ordenacin intelectual. ORGANISMO PRODUCTOR Persona fsica o jurdica, pblica o privada, que en el ejercicio de sus competencias genera un fondo o un conjunto de fondos. ORGANIZACIN Proceso que mediante las etapas de clasificacin y ordenacin, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura de un fondo. ORIGINAL Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma en que se emiti. La originalidad lleva implcita la autenticidad diplomtica o administrativa y la autenticidad jurdica, pero no la veracidad del contenido. Pueden considerarse tambin documentos originales los autgrafos, hetergrafos y los originales mltiples. ORIGINAL MLTIPLE Documento del que en origen se emiten tantos originales cuantos sean necesarios para la tramitacin del asunto, teniendo todos ellos el mismo valor. (V. MINUTA (3)). P PALEOGRAFA Disciplina cuyo objeto es el estudio y la interpretacin de las escrituras antiguas. PATRIMONIO DOCUMENTAL Totalidad de documentos de cualquier poca generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su funcin por cualquier organismo o entidad de carcter pblico, por las personas jurdicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades pblicas y por las privadas, fsicas o jurdicas, gestoras de servicios pblicos en lo relacionado con la gestin de dichos servicios. Tambin los documentos con una antigedad superior a los cuarenta aos, generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carcter poltico, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carcter privado. Por ltimo, integran el Patrimonio Documental los documentos con una antigedad superior a los cien aos, generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fsicas. PIEZA (V. DOCUMENTO, UNIDAD DOCUMENTAL). PLANERO Mueble destinado a la conservacin horizontal o vertical de planos, mapas, grabados, carteles o de otros documentos de gran formato. (V. tb. ARCHIVADOR). PLANO Documento cartogrfico que representa mediante diferentes tcnicas cualquier superficie, volumen o perspectiva. PLAZO PREVENTIVO DE CONSERVACIN Perodo durante el cual se mantiene en suspenso la decisin de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa. (V. tb. VALORACIN, ELIMINACIN). PLAZO DE RESERVA Perodo de tiempo durante el cual, segn la normativa vigente, una documentacin no puede ser consultada pblicamente. (V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, CONSULTA, RESTRICCIN DE CONSULTA). PLAZO DE VIGENCIA ADMINISTRATIVA Perodo, reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie documental, de manera simultnea o sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado.

(V. VALORACIN). PRESCRIPCIN Momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos administrativos. (V. VALOR PRIMARIO). PRESERVACIN (V. PREVENCIN). PRSTAMO DE DOCUMENTOS Accin que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusin cultural. La devolucin suele quedar consignada en un documento denominado acta de devolucin. (V. ACTA DE DEVOLUCIN). PREVENCIN Conjunto de procedimientos intelectuales y mecnicos destinados a asegurar la perdurabilidad de los documentos. (V. tb. CONSERVACIN). PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Principio fundamental de la archivstica que establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivados del principio de procedencia son: A) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificacin interna de un fondo debe responder a la organizacin y competencias de la institucin u organismo productor. B) El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organizacin dada al fondo por la institucin u organismo productor, ya que sta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento. PRINCIPIO DE RESPETO A LA ESTRUCTURA (V. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA). PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL (V. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA). PROCEDENCIA La organizacin o persona que ha creado, reunido y/o conservado y utilizado los documentos en el desempeo de su actividad como persona fsica o jurdica. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Cauce formal de la serie de actos por el que discurre la actividad administrativa para la realizacin de un fin. PRODUCTOR (V. PROCEDENCIA). R RED DE ARCHIVOS (V. SISTEMA ARCHIVSTICO). REFERENCIA Funcin archivstica cuya finalidad es informar a los usuarios sobre la naturaleza de los documentos conservados en cada archivo sobre el o los temas elegidos, las condiciones de accesibilidad, los instrumentos de consulta que permitan identificarlos y los medios de obtener reproducciones. (V. tb. DIFUSIN). REGISTRO (1) Documento sobre el que se plasma la accin administrativa y jurdica de control de la expedicin, salida, entrada y circulacin de los documentos. Es un instrumento de control, normalmente en forma de volumen que contiene la inscripcin, generalmente numerada en orden cronolgico, de informaciones consideradas de suficiente inters como para ser exacta y formalmente asentadas. Estas informaciones suelen proceder directamente de los actos administrativos (por ejemplo, el Registro Civil) o de actos administrativos ya reflejados en otros documentos a los que jurdicamente el registro puede sustituir. (V. REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS, REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS, REGISTRO GRFICO DE DEPSITOS). (2) Oficina en la que se realiza generalmente la accin de registrar y es designada con el mismo nombre.

REGISTRO DE DEPSITOS (V. REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS, REGISTRO TOPOGRFICO). REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos que sirven de prueba legal de su entrada en un archivo. (V. REGISTRO, REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS). REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS Instrumento de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de fondos que sirve de prueba legal de su salida de un archivo. Existe un registro de salidas temporales para prstamos y exposiciones. (V. REGISTRO, REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS). REGISTRO GRFICO DE DEPSITOS Instrumento de control que indica el emplazamiento en los depsitos de las estanteras, planeros, ficheros, etc., y su nivel de ocupacin, lo que permite obtener informacin sobre la utilizacin actual o futura del espacio disponible. La informacin contenida en este instrumento deber ponerse en relacin siempre con la del registro topogrfico. REGISTRO TOPOGRFICO Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservacin de un depsito de archivo. (V. REGISTRO GRFICO DE DEPSITOS). RELACIN DE ELIMINACIN Lista de documentos propuestos para su eliminacin previa autorizacin. (V. SELECCIN, VALORACIN). RELACIN DE ENTREGA Lista de las fracciones cronolgicas de las series documentales que se transfieren y que acompaa a stas en los traslados reglamentarios. (V. INGRESO DE FONDOS, TRANSFERENCIA). RELACIN DE TRANSFERENCIA (V. RELACIN DE ENTREGA). REPERTORIO DE SERIES Instrumento de control que puede servir como instrumento de referencia, y permite conocer la distribucin en el depsito de cada una de las fracciones cronolgicas de una serie documental, su volumen, fecha de ingreso, fecha de salida, etc. (V. FRACCIN DE SERIE, INSTRUMENTO DE CONTROL). REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados mediante cualquier tecnologa y en distintos soportes. REPROGRAFA (V. REPRODUCCION DE DOCUMENTOS). RESERVA (V. RESTRICCIN DE CONSULTA). RESTAURACIN Conjunto de procedimientos tcnicos destinados a devolver al papel sus condiciones primigenias, que comportan desde operaciones bsicas como el lavado, oreo, secado, blanqueo, nebulizacin, alisado, etc., hasta aqullas ms complejas que exigen la utilizacin de equipamiento especfico (reintegracin, laminacin, fumigacin, etc.). (V. tb. CONSERVACIN). RESTRICCIN DE CONSULTA Limitacin temporal del derecho de acceso a los documentos establecida por las disposiciones legales para garantizar la reserva de determinados datos cuya difusin puede afectar a la intimidad o el honor de las personas, la seguridad y defensa del Estado, la averiguacin de los delitos, la propiedad intelectual, etc. (V. ACCESIBILIDAD, ACCESO, PLAZO DE RESERVA). RESUMEN (V. EXTRACTO (1)). S

SALIDA DE FONDOS Procedimiento mediante el cual las series que son objeto de transferencia o eliminacin causan baja definitiva en el archivo que hasta ese momento tena la responsabilidad de su custodia, control y conservacin. (V. REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS). SALIDA TEMPORAL DE DOCUMENTOS (V. PRSTAMO DE DOCUMENTOS). SECCIN DE ARCHIVO Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificacin de un archivo y que puede corresponder a una parte de un fondo, a un fondo o a un conjunto de fondos. SECCIN DE FONDO La subdivisin orgnico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Cuando el organismo productor posee una estructura jerrquica compleja, cada sub-grupo puede tener tantos sub-grupos subordinados como sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgnica hasta la unidad administrativa subordinada ms pequea. SECCIN FACTICIA (V. COLECCIN DOCUMENTAL (2)). SELECCIN Operacin intelectual y material de localizacin de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoracin. (V. ELIMINACIN, PRESCRIPCIN, VALOR ARCHIVSTICO, VALOR HISTRICO, VALOR INFORMATIVO, VALOR JURDICO, VALOR LEGAL, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO). SELLAR Aposicin de sello(s). SELLO En el sentido general del trmino, es una impronta obtenida sobre un soporte mediante la aposicin de una matriz que presenta los signos propios de una autoridad o de una persona fsica o moral con el fin de testimoniar la voluntad de intervencin del que sella. Suele designar a la impronta impresa sobre cera u otra materia blanda, por oposicin a la bula impresa sobre una materia metlica. Por extensin, la palabra puede designar tambin la matriz de donde se saca esta impronta. SERIE Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento. (V. tb. FONDO, FRACCIN DE SERIE). SERIE ABIERTA Aquella que es generada por un sujeto productor que contina en el ejercicio de sus actividades administrativas. SERIE CERRADA Aquella que ha dejado de producirse por desaparicin del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la norma de procedimiento. SERIE FACTICIA (V. COLECCIN DOCUMENTAL (2)). SERIES COMPLEMENTARIAS Son aqullas que, respondiendo a trmites administrativos diferentes, contribuyen todas a la realizacin de un mismo objetivo, resultando as una informacin complementaria. SERIES PARALELAS Son aqullas que materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestin econmica, gestin de personal, etc.) y que, en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoracin, sern objeto de estudio global debido a su homogeneidad informativa. (V. tb. SERIES COMPLEMENTARIAS). SIGILOGRAFA Disciplina histrica que tiene por objeto el estudio de los sellos en todos sus aspectos. Describe matrices c improntas y hace su estudio crtico, desde el punto de vista histrico, cronolgico,

artstico, tcnico y de valor probatorio: tipos, leyendas, modos de aposicin y naturaleza diplomtica y jurdica, as como sus mtodos de conservacin. SIGLA Abreviatura por suspensin que consiste en representar una palabra o grupo de palabras por sus iniciales. SIGNATURA TOPOGRFICA Numeracin correlativa por la que se localizan todas las unidades de instalacin de un depsito. SISTEMA ARCHIVSTICO Conjunto de normas e instituciones que participan en la direccin, seguimiento, coordinacin e inspeccin de los programas para la conservacin, tratamiento y difusin del Patrimonio Documental. Componen el sistema archivstico los archivos, los servicios archivsticos, la Administracin de archivos, la legislacin archivstica y el personal. SISTEMA DE CLASIFICACIN (V. CLASIFICACIN, CUADRO DE CLASIFICACIN, IDENTIFICACIN, ORGANIZACIN). SOPORTE Material fsico en el que se registra la informacin (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnticos, pelculas fotogrficas, etc.) (V. DOCUMENTO). SUJETO PRODUCTOR Cada una de las unidades que conforman la estructura de un organismo de la Administracin, y cada una de las personas fsicas o jurdicas que en el desarrollo de sus actividades generan series documentales. T TABLA DE CONCORDANCIAS Instrumento que presenta en columnas las equivalencias entre las signaturas antiguas y nuevas. Tambin se aplica este trmino para relacionar los componentes de una misma unidad de instalacin que se conservan separadamente por razones de espacio. (V. tb. AGREGACIN DE DOCUMENTOS, INCORPORACIN DE DOCUMENTOS). TABLA DE EQUIVALENCIAS (V. TABLA DE CONCORDANCIAS). TASACIN Dentro de un procedimiento de adquisicin, donacin, salida temporal (exposiciones, etc.), es la accin de asignar a un documento o conjunto de documentos el valor econmico que les corresponde. TCNICO DE ARCHIVOS (V. AYUDANTE DE ARCHIVOS). TEJUELO Etiqueta adherida a la unidad de instalacin donde se indica su signatura y cualquier otro dato que facilite su acondicionamiento y localizacin. TESAURO Vocabulario controlado de trminos organizados mediante relaciones y dependencias jerrquicas o de cualquier otro tipo, cuya finalidad es facilitar el almacenamiento y la recuperacin de la informacin. TESTIGO Impreso normalizado que sustituye a una unidad documental y/o de instalacin desplazada de su colocacin habitual, en el cual deben figurar la signatura, el destino y la fecha de salida. TIPO DOCUMENTAL Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos (por ejemplo, el expediente personal). (V. EXPEDIENTE, FONDO, SERIE). TRAMITACIN Paso de un asunto oficial por los trmites sucesivos que requiere su resolucin. TRAMITE Forma de actuacin concreta del procedimiento administrativo. (V. tb. TRAMITACIN).

TRANSFERENCIA Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. (V. ACTA DE ENTREGA, CUSTODIA, REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS, RELACIN DE ENTREGA). TRATAMIENTO ARCHIVSTICO Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y fsico de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos. (V. DESCRIPCIN, IDENTIFICACIN, VALORACIN). TRATAMIENTO AUTOMTICO DE DATOS Operaciones informticas ejecutadas con equipos mecnicos o electrnicos que permiten la rpida utilizacin de grandes cantidades de informacin para agilizar la gestin y tratamiento de los archivos. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Conjunto de procedimientos u operaciones tcnicas que, basados en el estudio y anlisis de la produccin, tramitacin, utilizacin e informacin contenida en los documentos, tiene como resultado el establecimiento de normas sobre las transferencias, la eliminacin y/o conservacin permanente, y accesibilidad de las series documentales. TRA (V. SELECCIN). U UNIDAD DE CONSERVACIN (V. CAJA, CARPETA, LEGAJO, UNIDAD DE INSTALACIN). UNIDAD DE DESCRIPCIN (V. UNIDAD DE TRATAMIENTO ARCHIVSTICO). UNIDAD DOCUMENTAL Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente. UNIDAD FSICA (V. UNIDAD DE INSTALACIN). UNIDAD DE INSTALACIN Agrupacin de unidades documentales homogneas destinadas a su colocacin en los depsitos (caja, carpeta, legajo, etc.). Debe contar con una signatura unvoca. UNIDAD DE TRATAMIENTO ARCHIVSTICO Elemento de un fondo documental cuyas caractersticas le identifican como objeto sobre el cual se deben aplicar las tareas correspondientes a cada una de las fases de la metodologa archivstica. Siempre que esta metodologa se aplique dentro de la dimensin orgnico-funcional, este elemento bsico es la serie: en el caso contrario, podr identificarse con la unidad documental. V VALIDACIN Accin de dotar un documento original de la forma y signos necesarios para que pueda surtir todos sus efectos administrativos y/o jurdicos. VALOR ADMINISTRATIVO Aqul que posee un documento para la Administracin de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades. (V. VALOR PRIMARIO). VALOR ARCHIVSTICO Conjunto de valores administrativos, legales, probatorios y/o informativos, que justifican la conservacin permanente de los documentos. (V. VALOR HISTRICO, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO). VALOR CONTABLE Aqul que tienen los documentos que pueden servir de explicacin o justificacin de operaciones destinadas al control presupuestario.

(V. tb. VALOR FISCAL). VALOR FISCAL Aqul que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias. (V. tb. VALOR PRIMARIO). VALOR HISTRICO Aqul que posee el documento como fuente primaria para la historia. (V. CONSERVACIN PERMANENTE, VALOR SECUNDARIO). VALOR INFORMATIVO Aqul que sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la Administracin y que tambin puede ser testimonio de la memoria colectiva. (V. VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO). VALOR INTRNSECO Valor propio de un documento que depende de factores como su contenido, las circunstancias de su produccin, la presencia o no de signatura/s, sello/s, etc. VALOR JURDICO Aqul del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn. (V. VALOR PRIMARIO). VALOR LEGAL Aqul que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley. (V. VALOR PRIMARIO). VALOR PERMANENTE (V. VALOR HISTRICO, VALOR JURDICO, VALOR ARCHIVSTICO). VALOR PRIMARIO Aqul que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institucin de carcter fiscal, judicial, jurdico-administrativo. etc. (V. VALOR ADMINISTRATIVO, VALOR CONTABLE, VALOR FISCAL, VALOR JURDICO, VALOR LEGAL). VALOR PROBATORIO (V. VALOR JURDICO). VALOR SECUNDARIO Aqul que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histrico e informativo. (V. VALOR ARCHIVSTICO, VALOR HISTRICO, VALOR INFORMATIVO). VALORACIN Fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso, y conservacin o eliminacin total o parcial. (V. ELIMINACIN, SELECCIN, VALOR ADMINISTRATIVO, VALOR ARCHIVSTICO, VALOR FISCAL, VALOR HISTRICO, VALOR INFORMATIVO, VALOR JURDICO, VALOR LEGAL, VALOR PERMANENTE, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO). VALORACIN ECONMICA

(V. Tasacion)