TALLER No5

1. Normas legales establecidas para el correo y mensajeria:

o DECRETO XXX DE 2003: Por el cual se reglamentan los servicios

postales y se dictan otras disposiciones.

o LEY 962 DE 2005: Esta ley es una iniciativa que entre otras materias,
pretende dotar de validez a la información y a las comunicaciones
vinculadas con los servicios electrónicos del Estado.
o DECRETO 229 DE 1995 (febrero 1 ): por el cual se reglamenta el
Servicio Postal.

2. Tratamiento que las empresas tienen establecido para el envió de

correo electrónico y fax:

o Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que

dispongan de Internet y servicios de correo electrónico,
reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de
acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las
unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos,
garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales
recibidas y enviadas.

Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del

comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las
disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.

RECOMENDANCIONES PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO

ELECTRÓNICO: A continuación encontraran las recomendaciones más
relevantes que los ayudaran a usar esta herramienta adecuadamente.

No lo use para resolver temas complejos. El correo electrónico es para

transmitir información, no es muy bueno para resolver problemas
complejos, ya que la comunicación y la retroalimentación son lentas y
algo limitadas. No envíe mensajes obscenos. Consideren que a
cualquiera puede molestarle.

Identifique claramente la persona a la cual le enviará el correo verifique

que es la persona que necesita, recuerde que existen nombres parecidos
u homónimos.
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Piense bien a quién va a enviar un mensaje. Use la lista más pequeña

que sea posible. No conteste "Responder a Todos" a no ser que sea
estrictamente necesario!!!.

Cuando sea necesario enviar mensajes a un grupo amplio de

destinatarios, adicione el siguiente texto al final del mensaje: "FAVOR NO
RESPONDER A ESTE CORREO", si el mensaje no debe ser respondido.
En el caso en que el mensaje deba ser respondido adicione: "EN CASO
DE RESPONDER ESTE MENSAJE, POR FAVOR HÁGALO SOLO AL
REMITENTE Y NO A TODAS LAS PERSONAS".

Si el mensaje requiere de acción por parte de alguien en específico,

diríjalo a esa persona. Ponga los demás nombres en la lista de "Cc:"
(Con copia CC).

Utilice el campo CCO (Con copia Oculta), cuando se envíe o se responda

un mensaje que incluya direcciones por fuera de la empresa. También,
cuando envíe mensajes que incluyan muchas personas o grupos
corporativos. Esto con el fin de no publicar las direcciones de correo al
exterior y que después seamos saturados de correos con basura.

Utilice con prudencia las listas de direcciones. No envíe copias de correo

electrónico a personas que no necesitan ese mensaje. Actualice con
frecuencia su libreta personal de direcciones, grupos personales y
contactos.

No envíe correos masivos sin importancia, con asuntos personales o que

no tienen relación con el trabajo, este tipo de mensajes molestan y hacen
perder tiempo a quienes van dirigidos. No envíe correos (ni internos ni
externos) en los cuales se hable mal de alguien

Cree grupos personales de usuarios en su libreta de direcciones o

contactos, para que la comunicación se realice sólo entre las personas
afines a su actividad.

No mantenga muchos mensajes en la caja de entrada de su Buzón. Ud.

debe tener el menor número posible de mensajes en la caja de entrada,
cree carpetas personales y mueva los mensajes de la caja de entrada a
estas carpetas. Puede organizar estas carpetas, por temas, por labores,
por proyectos, mensajes pendientes etc.

Procure que su mensaje no sea mayor de dos pantallas. Organice su

mensaje y use "viñetas ", Colores, tipos de letra cuando sea posible.
Ponga un asunto claro y elocuente. Así como un libro necesita un buen
título, un mensaje de correo electrónico necesita una línea de asunto. Si
el mensaje es extenso, indíquelo en el encabezado, Si hay una fecha en
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juego, póngala en la línea del asunto. Eso ayudará a fijar el nivel de

precisión y urgencia adecuado. Si hay un lugar, especifíquelo. Dígale al
destinatario qué quiere. Una vez diga de qué se trata el mensaje,
cuéntele lo que espera que el destinatario haga: ¿Confirmar la fecha?
¿Leer el plan de negocios? ¿Hacer correcciones al informe?. También
diga la fecha para la que espera la respuesta. Por supuesto, siempre será
tan pronto como sea posible, pero es mejor ser específico al respecto:
“Entre más pronto, mejor, pero lo necesito a más tardar el jueves”

Ejercite el buen gusto, sea respetuoso. Una cuenta de correo electrónico

no es una licencia para abusar u ofender a la gente.

Sea Breve. Debe pensar en el tiempo del destinatario y en los costos de

la comunicación. Los mensajes funcionan mejor si son cortos y van al
grano.

Describa brevemente quién es usted, si el destinatario no lo sabe

todavía. Utilice una firma, casi todos los programas de correo le permiten
crear una. Se trata de un pequeño bloque de texto que se incorpora
automáticamente a los mensajes que envía. Su objetivo es darle a la
gente una idea de quién es usted: nombre, empresa, cargo, teléfono (si
quiere que la gente lo tenga); Considérela como su tarjeta de
presentación virtual.

Tenga conciencia de que el correo electrónico puede ser archivado y bajo

ciertas circunstancias no ser confidencial. No exagere. Evite los mensajes
marcados como "urgentes " o "prioritarios", a menos que en realidad lo
sean.

Emplee las letras mayúsculas con prudencia. Cuando alguien utiliza

mayúsculas en todo un mensaje, muchas personas perciben que está
gritando, además es más difícil de leer.

Evite responder a los mensajes con palabras como: “OK”, “LISTO”,

“ENTERADO”. Tómese el respeto de redactar una respuesta apropiada
siempre y cuando el mensaje lo amerite Si va a disfrutar de su periodo de
vacaciones o se va a ausentar de su puesto por varios días, delegue en
otra persona la lectura de su correo, haga uso de las herramientas que
para esto tiene su cliente de correo.

No envíe documentos o imágenes adjuntos mientras no sea estrictamente

necesario, ya que estos utilizan muchos de los recursos del sistema y son
de mayor dificultad para leer.

Limite el número de archivos anexos. Los archivos anexos (attachments)

son útiles para enviar documentos largos en formatos específicos, pero no
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son un sustituto para el texto de un mensaje. Toma cierto tiempo abrir un

anexo; con frecuencia, el destinatario prefiere revisar el siguiente mensaje
y dejar el archivo anexo para más tarde. Si usted envía uno de estos
documentos, asegúrese de explica qué es?

Cuando envíe documentos adjuntos, estos deben ser en los programas

estándares de la compañía: Works, Word, Excel y Power Point. Sólo
envíe en otros programas en casos específicos y cuando este seguro que
la persona a la que se lo envía tiene estos programas. Procure siempre
enviar los documentos del menor tamaño posible, haga uso de los
programas que comprimen el tamaño de los archivos.

Por seguridad y para evitar el contagio de virus, las siguientes

extensiones están restringidas para el ingreso y salida de mensajes de
Internet: VCBS, MP3, CHM, SCR, EXE, SHS, OCX, HTA, BMP, PIF, DLL,
VCF, GIF, BAT, INI, HTR, AVI, COM, INF, HTT, PPS.

Al reenviar un mensaje que fue remitido a un grupo de personas entre las

que se encuentra usted, es posible que entregue valiosa información
personal que puede ser rastreada. Por ello, antes de pulsar la tecla
Forward ó reenviar, borre todas las direcciones que aparezcan en el
encabezado del mail. Si recibe un correo sospechoso o no deseado,
desconfié siempre de el.

Cuando reciba un mail con un archivo adjunto NO LO EJECUTE hasta

que no lo revise con un antivirus actualizado, si el adjunto es de un
correo de un desconocido TENGA MAS PRECAUCIÓN (lo recomendable
es borrarlo).

o Servicio de Fax: Es la recepción y/o envío de documentos por este

medio. El propósito es agilizar las comunicaciones enviadas y
recibidas en la Institución.

Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y

enviadas por este medio, tendrán la validez de cualquier mensaje de
datos, por lo tanto no siempre es necesario enviar el original de la
comunicación no obstante, si con la transmisión de un documento vía fax
queda satisfecha la comunicación, no se envía el original y se contribuye
a los procesos de austeridad institucional, cuando es absolutamente
necesario el envío del original, debe hacerse el mismo día.

Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y

enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información
que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de
retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de
correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el
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control y establecer los procedimientos adecuados para su

administración.

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico,
deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su
permanencia y durabilidad.

Normas para el trámite de comunicaciones vía fax.

• Hacer los controles que garanticen la recepción o envío de la

información y archivar las comunicaciones recibidas por este medio,
en el asunto o serie correspondiente, con el fin de garantizar la
consulta o comprobación.
• Las oficinas productoras que utilizan papel químico para la impresión
de los fax, deben reproducir este documento sobre el papel que
garantice su permanencia y durabilidad,. En las transferencias al
Archivo Central, no se recibirán series y subseries que incluyan
documentos en papel térmico.
• No se tramitarán fax personales.
• Elaborar en cada oficina el directorio de fax de las instituciones o
personas que tienen relación con los procesos de la oficina, para
lograr eficiencia en la comunicación.
• Las comunicaciones que no cumplan lo estipulado en este
reglamento, guías y procedimientos del Archivo, NO serán radicadas
y se devolverán con un formato, indicando el porqué se realiza la
devolución, con el fin de corregir las inconsistencias y mejorar los
procesos.
3. En qué consiste el embalaje: El Embalaje es el recipiente o
envoltura que sirve para agrupar y transportar productos. Otras
funciones propias del embalaje son las de proteger el contenido,
informar sobre sus condiciones de manejo, requisitos legales,
composición, ingredientes, etc.

Los modelos más habituales son los siguientes:

o Caja de madera: El embalaje de madera se utiliza para transportar

productos pesados (motores, maquinaria, etc.) como contenedor o
para determinados productos tradicionales de gama alta (puros,
bebidas alcohólicas, etc.) Las cajas para productos agrícolas se
componen de finas láminas de chopo grapadas entre sí.
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o Caja de solapas: También llamada coloquialmente caja americana, la

caja plegable es un embalaje de cuatro caras laterales que se cierra
tanto en su parte superior como inferior por medio de cuatro solapas.
Generalmente fabricada en cartón, su gran versatilidad y alta
resistencia al apilamiento la han convertido en la más popular de las
cajas.

o Caja con rejilla incorporada: Se llama así a la caja de cartón

ondulado que contiene una rejilla de cartón o cartoncillo. La rejilla
incorporada sirve para individualizar botes o botellas de cristal
utilizándose tradicionalmente en cajas para seis y doce botellas de
vino.

4. Servicios de correo y mensajeria existentes en Colombia:

Actualmente nuestro país cuenta con muchas oficinas de correo
y mensajeria a nivel nacional e internacional, aéreo, marítimo y
terrestre, entre ellas tenemos:

- Aeroenvios
- Servientrega
- Tcc
- Velotax
- Deprisa
- rapidísimo
- Coordinadora